Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Control y aseguramiento de la calidad – Grupo 23

Angie Jiménez Bohórquez – Código: 20142015055

¿Qué es un manual de funciones?

Un manual de funciones es una herramienta de gestión de talento humano que
permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos, así
como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias
exigidas para el desempeño de estos. Igualmente, engloba el diseño y la
descripción de diferentes puestos de trabajo estableciendo las normas de
coordinación entre ellos, no solo especifica los requisitos para el cargo, también
la interacción con otros procesos y responsabilidades.
Los pasos a seguir para construir de manera correcta el manual de funciones
son los siguientes:
1. Identificación del cargo: Hace referencia a identificar el nombre o
denominación del empleo, el código y el nivel jerárquico al que pertenece.
El nombre debe ser sencillo y claro para dar una idea de su naturaleza.

2. Identificación del área o proceso al cual se asigna el empleo: Es

importante precisar la ubicación funcional del empleo en la dependencia
de la institución, pues ésta le ayudará a identificar su participación en la
ejecución de las funciones del área y en los procesos asignados a ésta
(estratégicos, misionales, de apoyo o de evaluación y control) elementos
que, a su vez, son claves para construir el propósito principal y las
funciones esenciales del empleo. Señale de manera clara la
dependencia/área y, de ser necesario, el proceso en el cual se han de
desempeñar las funciones.

3. Descripción del contenido funcional del empleo: este paso está

conformado por la descripción del propósito principal, donde se explica lo
que el empleo debe lograr o su razón de ser, es decir, el producto o
servicio que ofrece y que lo caracteriza. También es necesario incluir en
este paso la descripción de las funciones esenciales, que hace referencia
a las funciones necesarias para el cumplimiento del propósito principal del
empleo.

4. Descripción de los conocimientos básicos o esenciales: Describa los

saberes que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño
del empleo para realizar las funciones esenciales tales como: teorías,
principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos. Estos
conocimientos básicos o esenciales no se refieren a los certificados o
títulos de un determinado estudio formal, aluden a las competencias
 funcionales propias del empleo, para atender de manera eficiente y eficaz
las funciones esenciales del empleo.

5. Fijación de los requisitos de formación académica y experiencia: estos

dos requisitos sirven para predecir otros requisitos, habilidades y
destrezas como capacidad de aprendizaje o el manejo de las relaciones
interpersonales necesarias para el ejercicio de cargo.

Una vez realizados los anteriores pasos se puede formar el manual de funciones,
sin embargo, es necesario tener en cuenta que deben ser actualizados
frecuentemente, ya sea por aparición de nuevas tareas o por exigencias del
medio externo, como el mercado, proveedores, gobierno, comunidad, etc. Cada
vez que ocurren cambios importantes se debe analizar el cargo y modificar sus
descripciones para que esté no pase a ser obsoleto.

Errores comunes en el análisis y descripción del manual de funciones:

- No definir previamente la aplicación que se le dará al manual como un
instrumento, si se trata de un fin en si mismo, esté nunca será utilizado.
- Realizar todo el análisis y las descripciones desde la división de personal,
sin tener en cuenta la participación activa de los ocupantes de los empleos
y sus respectivos directores.
- El objetivo del cargo no es identificado en términos de resultados
concretos, es decir que solo se redacta un resumen de sus funciones, y
de esta manera se confunden medios con fines.
- Colocar varios objetivos interdependientes para un mismo cargo, en lugar
de escoger el objetivo superior o finalidad del cargo.
- Recargar las descripciones con detalles innecesarios.
- Describir de forma incompleta y superficial el cargo, de tal manera que no
se logre diferenciar de otros cargos.
- No actualizar el manual de funciones, permitiendo que se vuelva obsoleto.

Bibliografía
- Departamento administrativo de la función pública. Guía para establecer
o modificar el manual de funciones y de competencias laborales.
Bogotá, D.C., Colombia, 23 de septiembre de 2015. Disponible en la web
en:
http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/GuaEstabl
ecerModificarManualFuncionesYCompetenciasLaborales_+ActualizadaS
eptiembre2015/fe0e4657-1e36-4715-8d8d-3fcebf57e34a

- José Castillo Aponte, 1994, Gestión total del personal. Editorial

Grijalbo, ISBN 9586390934, 9789586390934