informe

La gestión de archivos está comprometida con la gestión administrativa del estado

de tal manera que debe realizar adaptaciones a las nuevas tecnologías,
adoptando procesos tecnológicos nacionales e internacionales avalados por el
Archivo General de la Nación que permitan la integración completa de las partes
implicadas como lo son la tecnología y la archivística
Para facilitar el acceso a la información, se establecen sistemas de gestión que
permitan el almacenamiento de los archivos de manera segura, para lo cual se
destaca el SGDEA (Sistema de Gestión de Documento de Archivo). Este sistema
tiene ciertas características que, como se explica en la guía de implementación de
un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, garantizan la
seguridad de los documentos de archivo como lo es la prohibición de la
modificación de los documentos una vez declarado como documento de archivo
(Guía Implementación de –SGDEA, pag 16)
De igual manera permiten realizar toda la programación de la gestión del archivo
desde su creación hasta su disposición final, todo esto siguiendo los principios
archivísticos. El SGDEA está diseñado para soportar todo tipo de documento,
desde correos electrónicos hasta documentos soportados en papel. Algunos de los
beneficios del SGDEA abarcan toda la gestión administrativa de la entidad ya que
aporta trasparecía agilidad para la rendición de cuentas, deducción de costos y
tiempos asociados a la parte física de los archivos incluido el ahorro de espacio
físico.
La implementación del SDGEA supone retos como la disposición de recursos,
educación del personal que hará uso de las nuevas tecnologías, entre otras.
Se debe, además, realizar una planeación inicial del proyecto en la que se defina
su alcance; plantear sus objetivos que deben ser específicos, realizables y con
fechas; tener claro la normatividad; tener un plan de gestión del riesgo enfocado
en el análisis, identificación, monitoreo y control de cada riesgo generalmente
asociados a los retos administrativos y técnicos.
En este punto sería importante mencionar que una vez entrado en aplicación
dicho sistema se generan otros riesgos, riesgos documentales relacionados con
las características de los documentos
------ hasta aquí llegue con la parte del primer documento la guía del SDGEA
(muy largo) y voy a integrarlo con el documento de los riegos documentales para
finalizar con énfasis en el riesgo de contratación en la nube-------