TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
Desarrollo:
MEMORANDO
FECHA: NOVIEMBRE 23 DE 2018
DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
Con un cordial saludo, me dirijo a ustedes para informar que la Gerencia de Calidad
realizará Auditoria Interna de Observación al proceso del alcance; con el objeto de
verificar y evaluar que se estén aplicando los procesos inherentes a la prestación del
servicio y acción de las transferencias documentales dentro de la institución.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir
objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de
mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. La visita será realizada
por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de
Gestión Documental, el Líder de Transferencias Documentales, el Líder de Archivo
Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el 10 de Diciembre del presente año a las
7:30 a.m. con una duración de 6 horas, en las instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el
proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda
recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 07
de Diciembre próximo.
Atentamente,

Gerencia de Calidad
APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
Gerencia de Calidad FECHA: DICIEMBRE 10 DE 2018
Hora 7:30 am
Representante de ANGELA RIVEROS
Calidad:
Auditor Líder: PATRICIA DURANGO
Equipo Auditor: LEIDA RODRIGUEZ
MANUEL MENDOZA
SECTOR COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
CIERRE PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
Gerencia de Calidad FECHA: DICIEMBRE 12 DE 2018
Hora 4:00 pm
Representante de ANGELA RIVEROS
Calidad:
Auditor Líder: PATRICIA DURANGO
Equipo Auditor: LEIDA RODRIGUEZ
MANUEL MENDOZA
Objetivo. • Determinación del grado de conformidad del sistema de
Gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma NTC ISO 9001.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de
calidad para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad. Verificar y evaluar que se están
aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente,
horario, oportunidad de atención y acción de las
transferencias documentales dentro del edificio y con el
operador de archivo inactivo dentro de los estándares
establecidos como modelo.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa
Alcance: Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna
Criterio NTC ISO 9001
Política de Gestión Financiera.
Metodología Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor
Líder antes del 05 de Diciembre próximo.

FIRMA DE ASISTENTES A REUNION DE APERTURA

CARGO NOMBRE FIRMA

Representante de Calidad ANGELA RIVEROS
Auditor Líder PATRICIA DURANGO
Equipo Auditor LEIDA RODRIGUEZ
Equipo Auditor MANUEL MENDOZA

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
Desarrollo:
No. Documento revisado Observaciones del documento
Manual de Calidad Señalización y exhibición del
proceso a auditar en lugar visible

Procedimientos Operativos Tiempos de atención paso a paso

dentro del proceso

Instrucciones de trabajo paso a paso Registro de cada servicio con

observaciones u hallazgos

Formatos y Registros Procedimiento de atención de

transferencias documentales de
archivos de gestión a archivo
Documentación Completa central

Procedimientos de entrega y
transferencia documental de
archivo central hacia archivo
inactivo

Se comentan los hallazgos

encontrados al coordinador de
gestión documental

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Desarrollo:/
El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta
gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
amplia de partes interesadas a desarrollar.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Desarrollo:/
Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Cumplimi
Lista de Verificación ento Evidencias y Observaciones
Si No
Manual de Calidad x Copias controladas del manual
de calidad
Procedimientos Operativos x
Instrucciones de trabajo paso a x
paso
Formatos y Registros x
Documentación completa x
*Horario de apertura del servicio x
*Señalización y exhibición del x
proceso a auditar en lugar visible x
*Tiempos de atención paso a
paso dentro del proceso

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Diciembre 12 de 2018 Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1 Manual de Se diligencia a x
Formatos y mano y es poco
Registros entendible la
escritura
2
3
La empresa presento las acciones correctivas para dar respuestas a las no
conformidades encontradas
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Desarrollo:/
 Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos,
quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimientos con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.
  La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las nuevas
publicaciones oficiales del archivo general de la nación, con el propósito de
evitar que en el transcurso del tiempo se puede perder información valiosa
sobre la actualización de los procesos inherentes.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
Desarrollo:/
Ver punto a. de esta actividad.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Desarrollo:/
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.