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Tema Ofimatica Mad PDF
Tema Ofimatica Mad PDF
Auxiliares
Administrativos de la
Junta de Andalucía
Volumen 2
“Segundo ejercicio.
Nuestra editorial publicó los libros para esta categoría profesional en el mes de julio, por
lo que desconocía la versión que se solicitaría en la prueba práctica; optamos por incluir la
versión 2007 de los paquetes ofimáticos, por ser la de uso más habitual.
Por ello, en el presente boletín de actualización incluimos los programas de Word y Excel
2003, ofreciéndoles así a nuestros clientes las versiones de las que serán examinados en la
prueba práctica.
TEMA
21
ESQUEMA INICIAL
1
2
Barra Interface
Grupo Desplegado
Ventana de documento
En la parte inferior observará la barra de estado, que le mostrará las páginas, el idioma y la
vista en la que está trabajando. Esta la estudiará con más detenimiento en el siguiente apartado.
Pasaremos ahora a clasificar las distintas formas que tiene de ver un documento para ver las
diferentes ventanas que pueden aparecer.
Barra de estados
– Le permite elegir la vista en la que quiere visionar el documento cuando está trabajando
en él.
UNIDAD FORMATIVA 2
APLICACIONES INFORMÁTICAS DE TRATAMIENTO DE TEXTOS
Barra Herramientas
2. Modo Insertar texto
2.2. Modo Insertar texto
El modo Insertar texto es el que tiene por defecto activado el Office 2007, el texto que vaya
Palabras insertadas
Insertar
Figura 11. texto
Insertar texto
– Usar el ratón y la posibilidad de cortar con su botón derecho una vez seleccionado el
carácter o caracteres a borrar.
– Copiar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles sin que desaparezca del
documento.
TRUCO:
Al igual que en otras ocasiones puede serle útil el acceso por teclado a estas
opciones.
Copiar: CTRL + c Cortar: CTRL + x Pegar: CTRL + v
Podrá ver que en cada elemento aparece un icono a la izquierda que indica de qué programa
procede el elemento, ya que el portapapeles permite guardar en él elementos de diversos progra-
mas distintos del Sistema Operativo.
Una vez abierta la ventana del portapapeles, podrá seleccionar si quiere pegar todo lo que hay
en su documento, eliminarlo todo, o elegir el elemento que necesite y trasladarlo a su documento
o eliminarlo.
También dispondrá de una serie de opciones referentes al portapapeles que podrá seleccio-
nar como guste.
Insertar símbolos
Deshacer y rehacer
Una vez abierto el documento, observará que puede escribir lo que desee. Por defecto apa-
rece un tipo de letra Times New Roman con tamaño de fuente 12, que luego podrá cambiar (lo
veremos en el apartado de Formato) para que su documento tenga un aspecto más profesional.
La otra forma de abrir un nuevo documento es con Word en uso. Para ello nos iremos al grupo
Archivo que vimos anteriormente y señalaremos Nuevo.
Podrá elegir entre algún tipo de plantilla o un documento en blanco. De momento elija un
documento en blanco para empezar a trabajar y le aparecerá el mismo formato que cuando abrió
Word directamente.
El documento inicial presenta formato por defecto para empezar a trabajar direc-
tamente. Utilice las posibilidades del programa para dar a sus trabajos un aspecto más
profesional.
TRUCO:
Para realizar las tareas antes expuestas, puede utilizar combinaciones de teclas para
ganar rapidez:
Abrir fichero: CTRL + A Guardar fichero: CTRL + G
Guardar como: F12 Cerrar: CTRL + F4
Word 2003 realiza copias de seguridad de su documento cada 10 minutos por defecto, este
tiempo lo puede modificar en las opciones de gestión de ficheros vistas anteriormente. Si necesita
recuperar uno de los archivos temporales llevados a cabo por el programa, deberá ir al directorio
que se indique como Autorrecuperación en el cuadro de diálogo anterior, en la pestaña ubicación
de archivos.
Menú ventanas
4.1. Introducción
Gracias a las diversas opciones de formato ofrecidas por Word, podrá darle a sus documentos
el aspecto de una presentación profesional.
Para simplificar un poco la tarea, dividiremos la elección de estilos y formatos en tres apar-
tados básicos de menor a mayor envergadura: texto, párrafo y dedicaremos un capítulo aparte al
formato de página.
4.2. Fuente
En este apartado podrá ver cómo modificar las fuentes para darle diversos matices a sus do-
cumentos. Podrá cambiar el tipo, el tamaño, el color, enfatizar, subrayar, tachar, etc.; en el interfaz
de Word 2003, podrá encontrar los elementos más utilizados en la parte de comandos rápidos.
También podrá modificarlo todo desde el grupo Formato, entrando en Fuente.
Si observa el cuadro de diálogo del apartado Fuente, podrá realizar cambios más precisos en
el tipo de fuente, además de los ofrecidos en los botones rápidos
Podrá ver ahora una tabla con las teclas rápidas asociadas a los cambios de formato más
usuales.
Negrita Control + N
Cursiva Control + K
Subrayado Control + S
Formato de Párrafo
En relación a la figura anterior podrá ver en ella los siguientes elementos, que le permitirán
gestionar el formato de los párrafos en su documento (recomendable haber puesto antes todos
los botones de acceso rápido en dos filas, para tener la mayoría en la barra).
1.4. Justificado: alinea el texto tanto por la derecha como por la izquierda,
introduciendo los espacios que considere necesario para ello.
2. Interlineado: le permitirá elegir el espacio existente entre las líneas de texto y la distancia
entre el final de un párrafo y el siguiente.
3. Bordes y sombreados: le permitirá realizar sombreados en los párrafos que desee con
diversos colores y posibilidades, así como definir bordes y recuadros para el mismo.
Se podrá elegir también algún tipo de efecto, y distintos tipos de líneas para confeccionar
el borde.
Viñetas
4.2. Listas numeradas: similar a la viñeta, le permitirá hacer una lista por orden
numérico en lugar de con símbolos. Formato Numeración y Viñetas. El botón de
acceso rápido ejecutará la orden predefinida en el anterior apartado.
Listas numeradas
4.3. Esquema numerado: Inicia una lista con varios niveles y automatiza la numera-
ción de los mismos para facilitar esta tarea al usuario.
Esquema numerado
5. Sangrías: ante todo deberá saber qué es una sangría ¿verdad? La sangría establece la
distancia entre el margen izquierdo del documento y el párrafo.
Con los botones de comando Aumentar y Disminuir sangría, puede hacer que el párrafo
que esté editando se encuentra a más o menos distancia del margen izquierdo del do-
cumento.
Desde el cuadro de diálogo también puede definir la sangría del párrafo de un modo más
exacto.
También puede utilizar la regla de Word para definir la sangría del párrafo. Veamos primero
cómo hacer que esta aparezca a la hora de editar el documento.
Una vez que ha visto las sangrías, veremos cómo trabajar con las tabulaciones. Las tabula-
ciones son los puntos de referencia que toma Word 2003 para hacer las sangrías y para alinear
los textos. Se pueden fijar manualmente desde la regla y hay varios tipos que veremos a conti-
nuación.
Haciendo clic sobre el elemento que nos permite elegir el tipo de tabulación a colocar, irá
pasando por las diversas tabulaciones existentes:
Solo tendrá que hacer clic sobre la regla en el lugar en el que quiera insertar la tabulación
seleccionada y se aplicará al párrafo seleccionado en ese momento. Para modificar su posición
solo debe arrastrar la tabulación donde desee y para eliminarla arrástrela fuera de la regla.
Verá ahora un ejemplo práctico de uso de las tabulaciones, para hacer un cuadro.
También puede editar las distintas tabulaciones desde el cuadro de diálogo del grupo Párrafo,
logrando el mismo efecto que desde la regla.
Para terminar con el formato de párrafos, veremos una tabla con las teclas de acceso rápido
más usuales.
5.1. Introducción
En este apartado verá cómo realizar el diseño de página que mejor se adapte a las necesi-
dades del documento, viendo posteriormente una visualización preliminar antes de la impresión
definitiva del mismo.
Para todo ello deberá situarse en la ficha Diseño de página, desde donde podrá controlar
todos los apartados necesarios.
5.2.1. Márgenes
Aquí podrá ver cómo configurar los márgenes de su documento.
5.3.2. Zoom
Una vez ha seleccionado la vista que desee, puede además utilizar el zoom para alejarse o
acercarse al documento, de manera que le resulte lo más cómodo posible trabajar con él.
Podrá observar que además del cuadro de diálogo existen botones de comando para acceder
directamente a las funciones más usuales.
– Para ver el documento a tamaño normal.
– Para ver una página en una ventana.
– Para ver dos páginas en una ventana.
– Para que el ancho de la página coincida con el de la ventana.
También se puede usar durante la elaboración del mismo para comprobar que los formatos
aplicados quedan tal y como se desea.
Creación de encabezado
Una vez elija el tipo de encabezado, solo tendrá que editarlo para que muestre lo que usted
desee.
Editado de encabezado
Le aparecerá una barra de herramientas contextual exclusiva para el trabajo con encabezados
y pie de página, que le facilitará las labores más usuales.
En esta barra de herramientas aparecen facilidades para insertar elementos habituales como
imágenes o la fecha o/y hora. Así como algunas opciones para mostrar el encabezado y la posición
que este ocupará dentro del documento.
En lo que respecta a los pies de página es aplicable todo lo visto para los encabezados, aun-
que lógicamente deberá dirigirse a la parte inferior de la página.
Para acceder a este apartado lo hará también desde el menú Insertar y elegirá esta vez
Número de página, lo que hará que se desplieguen las distintas opciones que se le presentan.
Número de página
Para modificar el formato de los números de página, únicamente debe entrar en el menú
correspondiente y realizar los cambios que necesite para su documento, tal y como se muestra
en la figura.
– Color de fondo.
– Bordes de página. Verá que el cuadro es igual al de los bordes para el párrafo pero se
aplicará a todo el documento a nivel de página.
Bordes Página
Para terminar con la configuración de la página, podrá ver cómo insertar saltos de página y
de sección.
Columnas
Notas de página
¿Qué son las notas? Son comentarios sobre partes del documento que usted desea que
consten en él. Por ejemplo, en obras literarias se usan para aclarar ciertos aspectos que se deben
a la traducción literal de la palabra o algún comentario del autor.
Se pueden insertar al pie de página, Word las irá enumerando ordenadamente, o bien se irán
acumulando todas al final del documento .
Word le ofrece una serie de opciones de impresión que podrá elegir desde el grupo Herra-
mientas Opciones
6.2.1. Introducción
¿Se imagina tener que escribir 300 cartas iguales únicamente cambiando el nombre del
destinatario? Gracias a la opción Correspondencia de Word podremos usar listas de datos para
que él automáticamente vaya generando los documentos cambiando simplemente el campo que
le hayamos indicado. En los apartados siguientes veremos paso a paso cómo realizar este trabajo,
que puede ser muy útil en determinadas ocasiones.
6.2.2. Creación del documento modelo para envío masivo: cartas, sobres,
etiquetas o mensajes de correo electrónico
Lo primero que tendremos que hacer para llevar a cabo un documento de envío masivo, será
generar el modelo base sobre el que trasladaremos los distintos datos a modificar.
Para ello nos iremos al grupo Herramientas y dentro de cartas y correspondencia, elegiremos
lo que deseemos llevar a cabo: carta, sobre, etiqueta o email. Todos se harán de la misma forma,
cambiando simplemente el formato de los mismos.
Combinar correspondencia 1 y 2
Tras elegir el formato adecuado, deberá escribir el cuerpo del mensaje, es decir, la parte del
mensaje que se mantendrá invariable para todos los destinatarios del documento.
Una vez creado el cuerpo del documento, deberá pasar al punto siguiente para ver cómo
crear la lista de destinatarios para asociarlos al escrito.
Tendrá que ir rellenando las distintas entradas con los nombres y datos de los destinatarios,
añadiendo en cada caso una Nueva entrada. Como podrá observar, hay muchas columnas de
datos. Si usted lo desea puede Personalizar columnas para quedarse con los datos que vaya a
necesitar.
Una vez haya terminado de editar la lista, la guardará para futuras ocasiones. Se guarda por
defecto en la carpeta de orígenes de datos en formato Access.
Bien, ya tiene su lista de datos generada y lista para su uso, ya solo le queda insertarlos en
el documento para terminar.
Para ello deberá ir a la barra de herramientas y deberá seleccionar Insertar campo combinado
en el lugar que desee del documento. Le aparecerán como opciones todas las columnas que tenía
en la lista de datos que creó anteriormente.
Una vez haya insertado todos los campos que necesite para su documento, puede generar
una vista previa para ver cómo queda antes de generar el resultado final.
En nuestro documento hemos usado únicamente tres campos: tratamiento, nombre y di-
rección. Como observamos que ha quedado tal y como deseamos, procederemos a generar las
cartas en un nuevo documento Word, aunque podremos imprimir o mandar email directamente.
A) Sobres
Al comenzar la correspondencia tendrá que elegir el formato Sobres para crearlos. Una vez
hecho esto el proceso es idéntico al de crear una carta. Deberá elegir el formato de sobre que
desee así como la dirección del texto y el formato de la fuente. Podrá ver todo el proceso en la
figura siguiente.
Sobres
B) Etiquetas
Para generar etiquetas, como habrá podido imaginar, el proceso será similar al del sobre,
pero eligiendo esta vez Etiqueta. Se abrirán también una serie de opciones para dar formato a las
etiquetas y se generará una tabla para rellenarlas. Para ver el resultado de la inserción de campos
en la generación de etiquetas, no olvide actualizar las etiquetas. Podrá ver también el proceso en
la siguiente figura.
Mediante este grupo podrá elegir el estilo predefinido deseado para el texto seleccionado.
Posteriormente podremos usar estos estilos para generar índices y plantillas, puesto que Word los
identifica separadamente.
Dispondrá de una gran multitud de estilos a seleccionar para diversas opciones de trabajo en
el documento. Dentro de los estilos a usar, podremos cambiar de grupo de estilos.. Vemos que
podremos elegir entre formatos de fuente atendiendo a criterios generales, color, etc. Mediante
los temas predefinidos podremos elegir entre una gran variedad de estilos combinados.
Temas
Cuando abrimos un documento nuevo, Word nos permite seleccionar si queremos trabajar
con alguna plantilla en particular.
Una vez elegida la plantilla deseada podrá trabajar sobre ella tal y como desee.
Posteriormente desde el grupo archivos solo tendrá que seleccionar Guardar como plantilla
para obtener la plantilla deseada.
Por supuesto podrá modificar la plantilla como desee y guardarla para futuros usos.
1.1. Introducción
Las aplicaciones informáticas de hojas de cálculo son aquellas que nos permitirán trabajar
con fórmulas, cuentas y gestionar datos numéricos para realizar operaciones de todo tipo con
ellos, así como para organizarlos para una mejor comprensión de los mismos.
Entre las diversas opciones que se encuentran en el mercado, elegiremos Excel, que se en-
cuentra dentro del paquete Office 2003, para estudiarlo en este capítulo.
En el panel representado en la figura podrá configurar el trabajo con Excel a su gusto. Para
configurar los comandos más utilizados y que aparezcan en la barra de botones rápidos, lo mejor
es utilizar la vista de herramientas en dos filas. También podemos personalizar las herramientas.
Iremos viendo con qué se corresponde cada una de las partes del Interfaz de EXCEL. Para
mayor claridad, dividiremos la pantalla en tres partes que pasaremos a estudiar a continuación.
1. Cinta de comandos y herramientas: desde esta parte de la pantalla podrá realizar sus
operaciones con Excel. Ampliaremos la vista de la misma y veremos sus partes.
c a d
g b
f
a) Grupos: los comandos se agrupan según su funcionalidad
b) Barras de acceso rápido: situaremos aquí, mediante las opciones de configuración
vistas anteriormente, los botones de comando más usados, para tener un acceso
más rápido a los mismos.
c) Título: muestra el título del documento editado.
d) Ayuda: desde aquí podrá acceder a la ayuda de Excel.
e) Barra de referencia: le muestra siempre sobre qué celda de la hoja nos encontramos.
f) Barra de fórmulas: le permitirá introducir las fórmulas que deberán ser posteriormen-
te ejecutadas por el programa.
2. Hoja de trabajo: en este bloque de la pantalla, aparecerán las celdas, los encabezados y
los libros. Básicamente es donde se desarrollará todo nuestro trabajo con Word. Equivale
a la página en blanco de un documento de texto.
a) Indica el documento sobre el que estamos trabajando.
b) Botón para seleccionar todo: selecciona todas las celdas del documento.
c) Encabezados de fila: le indican el número de fila.
d) Pestañas de Hoja: dentro de un mismo documento puede tener varias hojas, por
ejemplo, para unas cuentas anuales podemos tener una hoja por mes. Con esta parte
de la pantalla podrá moverse por las distintas hojas que conforman su documento.
Barra
Ayuda
VISTAS
– Vista normal: es la que aparece por defecto para trabajar y muestra la pantalla estudia-
da. Aparecerán tantas celdas como sea necesario para llevar a cabo sus necesidades.
– Vista previa de salto de página: muestra una vista preliminar a la impresión donde se
interrumpen las páginas en los saltos de página indicados.
También podremos recurrir al zoom, para acercarnos más o menos a la hoja de cálculo.
Por último, en este apartado veremos la inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, que es
importante a la hora de manejar documentos de grandes dimensiones, para no perder la noción
de lo que significan las celdas.
Accederemos a esta opción desde el grupo de Ventana.
Excel inmovilizará los paneles situados arriba y a la izquierda de la celda activa. Pruebe sus
efectos en un ejercicio práctico.
Veremos un poco en qué consiste cada tipo de valor que podemos introducir.
A) Numéricos
Los valores numéricos son números que pueden ser introducidos mediante los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8 y 9 así como por separadores del tipo + - ( ) / % E e . €.
Hay que tener en cuenta que Excel, al igual que ocurre en contabilidad, tomará un número
único entre paréntesis como negativo.
Para introducir una fracción, deberá escribir un 0 primero, y dejar un espacio. De no ser así
Excel tomará el valor como una fecha.
El número E o e, será tenido en cuenta como una anotación científica. Es decir, multiplicará
el número que vaya situado antes por 10 elevado al número tras E.
El porcentaje tras un número, le indicará al Excel que debe tomar ese número como un tanto
por ciento.
El símbolo del Euro, hará que esa celda tome el formato moneda, aunque no aparezca como
tal en la barra de fórmulas.
Cuando un número no cabe en la celda, Excel lo pasa automáticamente a notación científica.
En cuanto al formato numérico hay poco más que añadir, pasaremos al siguiente tipo.
B) Alfanuméricos
Este tipo de formato está compuesto por caracteres numéricos y letras, así como diversos
símbolos. Cuando no quepa en la celda, tomará las celdas adyacentes en blanco para visualizarlo,
aunque quedará guardado en la celda en la que es escrito.
Excel tomará este tipo de datos como etiquetas o nombres.
C) Fecha/Hora
Podemos introducir en las celdas valores de fecha u hora. Para ello solo debemos introducirla
tal y como queramos que aparezca. Existen varios formatos para ello.
Si introduces como año únicamente los dos últimos dígitos, Excel tomará la fecha que se
corresponda con los mismos comprendida entre 1929 y 2029.
D) Fórmulas
Las fórmulas en Excel deben ir precedidas de un =. Pueden estar formadas por constantes,
referencias a celdas, operaciones, nombres y funciones.
Las distintas operaciones que pueden utilizarse en una fórmula pueden agruparse en cuatro
tipos:
– Operadores aritméticos: se usan para obtener resultados numéricos.
– Operadores de texto: se usan para concatenar celdas que contengan texto.
– Operadores relacionales: se usan para realizar comparaciones. Proporcionarán un valor
lógico verdadero o falso.
– Operadores de referencia: se usan para indicar que en la fórmula intervienen varias celdas.
La prioridad a la hora de resolver las operaciones sigue el mismo criterio que en las matemá-
ticas, como no podía ser menos.
Una vez introducida la fórmula, si Excel verifica que es incorrecta, nos avisará para que la
modifiquemos. Lógicamente solo podrá verificar la estructura de la misma y no los resultados que
nosotros esperemos de ella.
E) Funciones
Una función es una fórmula especial predefinida en Excel que admite uno o varios valores en
su argumento y que nos devuelve un resultado.
Hay que respetar la sintaxis de la misma para que Excel no nos indique error. Básicamente
hay que saber que los argumentos SIEMPRE van entre paréntesis y cuando hay más de uno se
separan por; Como argumentos podremos utilizar valores constantes, referencias a celdas, fór-
mulas u otras funciones.
A) Rangos
¿Cómo seleccionar un rango de celdas? Para ello deberá pulsar el botón izquierdo del ratón
en la primera celda que desee seleccionar y arrastrar el mismo sin soltarlo hasta la última. Al
soltar el botón del ratón observará que las celdas quedan marcadas y podrá llevar a cabo la ope-
ración que desee.
Observe que cuando estamos seleccionando celdas, el cursor adquiere la forma de una pe-
queña cruz blanca.
Si quisiera añadir alguna celda no adyacente a la selección, deberá situarse sobre ella y pul-
sar CTRL a la vez que la selecciona con un clic.
B) Columnas
También podremos seleccionar columnas completas. Para ello deberá situarse sobre el iden-
tificativo superior de la misma y pulsar el botón izquierdo del ratón.
Selección de columnas
Para seleccionar varias columnas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada
una de ellas.
C) Filas
Al igual que ocurría con las columnas, podrá seleccionar una fila situándose sobre el identifi-
cativo de la misma y pulsando el botón izquierdo del ratón.
Selección de Filas
Para seleccionar varias filas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada una
de ellas.
D) Hojas
Para seleccionar una hoja completa, deberá hacerlo desde el botón Seleccionar hoja visto
anteriormente.
Recuerde que: Para borrar rápidamente el contenido de una celda, sitúese sobre
ella y pulse el botón SUPR.
Error de escritura
Imagine que ha cometido un error en su hoja Excel al escribir una etiqueta que aparece en
multitud de celdas. Sería un verdadero inconveniente tener que ir manualmente una por una
modificándolo, ¿verdad? Para evitar estos casos, tenemos la herramienta Buscar, que añade la
funcionalidad de reemplazar o no, según necesite. Accederemos a las opciones de búsqueda
desde el grupo Edición.
Buscar y reemplazar
Podrá ver las distintas opciones que le ofrece la herramienta Buscar, lo mejor será que vaya
probando cada una de ellas para familiarizarse con su utilización.
Para eliminar una celda de la hoja de cálculo deberá acceder al comando Eliminar. Veamos
en la figura adjunta su uso.
Eliminar celda
Para insertar y/o eliminar filas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas,
aunque seleccionaremos en este caso la opción de Fila en los menús correspondientes. Se inser-
tará una fila encima de la celda que tengamos seleccionada o se eliminará la fila seleccionada.
Usando el ratón: si no desea hacer uso del portapapeles o de la opción Copiar y Pegar,
podemos utilizar el ratón para copiar las celdas seleccionadas a un lugar adyacente en la
hoja, o extenderlas a un rango. Para ello deberá seleccionar las celdas e ir hacia la esquina
inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra. Una vez hecho esto deberá pulsar CTRL
y el botón izquierdo del ratón para posteriormente elegir el área en que pegará las celdas
seleccionadas.
Al igual que antes, nos posicionamos hasta que aparezca la cruz negra, pulsamos el botón
izquierdo del ratón y nos desplazamos hasta que deseemos. Posteriormente usaremos el icono de
opciones de autorrelleno para elegir Copiar celdas.
¿Cómo podemos mover las celdas de sitio? Al igual que para copiar, existen varias opciones.
– Cortar y Pegar: se hará igual que el copiar y pegar visto anteriormente pero ahora deberá
cortar, por lo que desaparecerá el primer grupo de celdas. Esta opción hace uso del
portapapeles para dejar los datos mientras que se pegan en la hoja de nuevo.
– Mover usando el ratón: ahora deberá posicionarse en la selección realizada hasta que
aparezca una cruz como la de la figura.
Una vez aparezca, pulsará el botón izquierdo del ratón y desplazará las celdas seleccio-
nadas hasta la nueva posición elegida.
Veremos en este capítulo las operaciones básicas para poder continuar con nuestro apren-
dizaje.
Guardar como…
Veamos primero qué es un rango en Excel. Un rango es un conjunto de celdas definido entre
la celda superior izquierda y la celda inferior derecha.
Se pueden usar para agilizar la creación del documento, ya que permiten ser nombrados para
acceder a ellos, rellenarlos automáticamente según los datos que contengan en parte de ellos,
y seleccionarlos .
Rango en Excel
A continuación veremos cómo realizar operaciones con rangos que agilicen nuestro trabajo.
Para usar esa opción, deberá escribir un par de datos, seleccionarlos y cuando vea en la parte
izquierda del rango la cruz negra, pulsar el botón izquierdo del ratón y extender el rango en el sentido
en el que lo necesite, rellenándose los datos automáticamente. Antes de terminar, puede elegir otra
forma de rellenar el rango con el botón de autorrelleno. Veamos unas imágenes al respecto para
aclararlo mejor.
Mediante este relleno rápido de rangos, podrá usar fechas, días de la semana y series nu-
méricas.
También podrá seleccionar rangos tridimensionales. ¿Qué es esto? Se llaman así a los rangos
que se seleccionan en varias hojas del documento simultáneamente.
Para ello deberá seleccionar primero las hojas en las que el rango será efectivo mediante
el botón CTRL y pinchando en las hojas que vaya a utilizar. A continuación seleccione el rango
deseado y la selección se llevará a cabo en todas las hojas indicadas.
A) Número
A un número dentro de una celda podrá aplicarle diversos formatos en función de cómo de-
see visionar el mismo. Vamos a ver cómo elegir entre las opciones que Excel presenta.
Para modificar el formato del visionado del número en una celda disponemos de dos posibili-
dades, desde el ratón una vez seleccionadas las celdas cuyo formato desea modificar, usando la
opción Formato de Celdas, o bien, desde el menú de herramientas principal situándose sobre el
grupo Formato y seleccionando celdas.
Una vez haya accedido a la pantalla de configuración del formato de Números, se le mostra-
rán diversas opciones que pasaremos a comentar a continuación.
Formatos de Número
Ahora veremos el significado de cada una de las opciones que aparecen en la figura:
– General: sin formato específico. Admite todo tipo de número y si este no cabe en la celda
lo pasa automáticamente a notación científica.
– Número: permite elegir el número de decimales, el separador de miles y cómo visualizar
los números negativos.
– Moneda: permite elegir el número de decimales, el símbolo de la moneda a utilizar y
cómo visualizar los números negativos.
– Contabilidad: permite elegir el número de decimales y el símbolo de moneda. Difiere de
los anteriores en que alineará la columna en base a la coma decimal y los símbolos de
moneda.
– Fecha: permite elegir entre distintas formas de expresar las fechas contenidas en esas
celdas.
– Hora: permite elegir entre distintas formas de expresar las horas contenidas en esas
celdas.
– Porcentaje: las celdas con este formato multiplican el valor de la misma por 100 y mues-
tran el símbolo del porcentaje tras el número (%). Permite elegir el número de decimales
a mostrar.
– Fracción: permite escoger entre varios formatos para expresar los números contenidos
en las celdas en forma de fracción.
– Científica: permite elegir el número de decimales que podrán ser visualizados. Para con-
seguirlo Excel pasará a notación científica en lugar de cortarlos.
– Texto: usando este formato la celda será tratada como un texto aunque haya números
presentes en ella.
– Especial: contiene algunos formatos especiales que facilitarán la visualización de datos,
como el código postal, números de teléfono, etc.
– Personalizada: le permitirá crear un formato tomando como partida uno de los presenta-
dos en el desplegable.
Ya hemos visto cómo presentar los números en las celdas, seguiremos dándole formato a las
mismas en otras opciones no menos interesantes.
B) Alineación
Si estudió anteriormente el capítulo de Word recordará que en las tablas teníamos la posibili-
dad de alinear los datos dentro de las celdas en función de nuestras necesidades. Bien, Excel en
ese sentido no deja de ser una tabla con celdas rellenas de datos, por lo que parece lógico que
también nos permita esa posibilidad. Pasaremos ahora a ver cómo acceder a ella. Lo haremos
desde la tabla principal de herramientas, en el grupo Alineación.
Alineación de celdas
Observará que le permite escoger entre diversos posicionamientos de los datos dentro de la
celda con los botones de comando que se presentan, permitiendo los justificados centrado, a la
izquierda y a la derecha.
Combinar
Permite combinar varias celdas en diversas formas para poder mostrar los datos contenidos
en ellas.
También puede abrir el cuadro de diálogo de ese grupo y modificar el formato de las celdas
de una manera más exacta.
C) Fuente
Como era de esperar, también le permitirá modificar el tipo de fuente aplicada a los datos
dentro de una celda.
Para ello puede hacer uso de los botones de comando de acceso rápido dedicados a la Fuen-
te situados en la barra de herramientas principal.
Formatos de fuente
Excel le permitirá elegir el tipo de fuente, su tamaño, su color y cambiar su formato pasán-
dolo a negrita, cursiva o subrayándolo. Abriendo el cuadro de diálogo podrá ver algunas opciones
más a la hora de configurar las opciones de visualización de la fuente con la que se mostrarán
los datos.
D) Bordes
Dentro de las posibilidades de formato de las celdas, se encuentra la de dotar a las mis-
mas de bordes. Cuando elija un conjunto de celdas y seleccione esta opción podrá elegir entre
distintas maneras de dotar de bordes a la selección realizada, según le convenga más para la
presentación de sus datos.
Podremos acceder desde el botón del ratón eligiendo Formato de celdas y luego la pestaña
Bordes o situándonos en el botón de comando rápido correspondiente.
Bordes
E) Relleno
Para dar una apariencia más interesante a nuestro documento Excel podemos usar el relleno
de celdas para dar a éstas diversos colores o tramas. Podrá acceder a estas opciones, al igual que
ocurrió con la configuración de bordes, desde el ratón o desde el botón de comando del Grupo
Formato, eligiendo celdas y luego situándose en la pestaña Tramas.
Tramas
F) Protección
También podrá decidir si una celda o conjunto de celdas quedan bloqueadas para que su
contenido no pueda ser modificado, u ocultas, para realizar operaciones con ellas pero que no
resulten visibles.
Accederá a estas opciones desde el ratón y Formato de celdas o desde el grupo Formato.
Hay que tener en cuenta que para que una celda pueda ser protegida, lo debe estar antes la
hoja de cálculo, ya que se deben habilitar los derechos de acceso en la misma.
También hay una forma más rápida de ajustar el ancho de las columnas usando el ratón en
la propia hoja de trabajo.
Para ello deberá situarse en el filo de la cabecera de la columna a modificar y pulsando el
botón izquierdo del ratón deberá arrastrar dicho borde hasta la anchura deseada.
Opción autoajustar columna… añadir lo otro que había para que se vea como es.
Por último, en lo que respecta al ancho de una columna, podrá predeterminar el ancho de
las columnas de Excel predeterminado. Por defecto las columnas tienen un ancho de 10,71 que
podrá modificar hasta el que desee. Se cambiarán todas las columnas que no tuvieran ya asig-
nado un ancho especial.
Todos los métodos vistos para modificar el ancho de columna, a excepción del Ancho prede-
terminado, son aplicables al ajuste de Alto de una fila. La aplicación es idéntica a la del ancho
de columna con la salvedad de que ahora elegiremos Alto de fila a la hora de las modificaciones.
Desde el ratón también se ajusta igual, pero situándonos en las cabeceras de fila en lugar de las
de columna.
Para volver a mostrar los elementos deseados, seleccionamos el área en la que se encuen-
tran los elementos que queremos hacer visibles y elegimos la opción Mostrar.
Con respecto a la hoja de cálculo también podemos realizar algún que otro cambio que me-
jore la lectura a posteriori del documento.
Podrá modificar el nombre asignado a su etiqueta, así como el color de esta. Para ello puede
ir al botón comando Formato y elegir la opción deseada, o una vez seleccionada la hoja pulsar el
botón derecho del ratón y buscar ahí la opción que necesite.
Formato condicional
Podremos desplegar varias opciones para regular las condiciones de aplicación de formato
que veremos a continuación, pudiendo añadir hasta 3 condiciones con el botón agregar.
Formato condicional
Si elige por ejemplo Resaltar celdas cuando sea mayor que… deberá indicar el valor de
referencia y mostrará tal y como le haya indicado las celdas que cumplan la condición.
Así mismo podrá añadir nuevas reglas o borrar las existentes tanto en las celdas selec-
cionadas, como en la hoja entera.
4.1. Fórmulas
La introducción de fórmulas es uno de los elementos por los que Excel y las hojas de cálculo
tienen tanta utilidad. Permiten automatizar cálculos dentro de las hojas de cálculo y presentarlos,
además de modificarlos automáticamente si cambian los datos sobre las que están referenciadas.
Iremos viendo varios aspectos de las fórmulas, para llegar a comprender y manejar correcta-
mente la utilización de estas en el documento.
GRUPO DE Ejemplo
ORDEN DE PRIORIDAD
OPERADORES de operadores
Relacionales Tras “De Texto”. Todos con < , > , <= , < > , >=
igual prioridad, de izq. a dcha. ,=
Copia de fórmulas
Hay varios tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas, que pasaremos a ver a conti-
nuación.
– Referencias Relativas: es la opción que toma Excel por defecto. Toma los contenidos de
las celdas indicadas. Cuando la fórmula se copia a otra celda, las casillas referenciadas
cambian, ya que las toma en función de la distancia a la celda en la que se encuentra la
fórmula.
– Referencias Absolutas: se indican mediante el símbolo $ tanto en la fila como en la co-
lumna de la celda referenciada. Se mantendrá esa celda aunque se copie la fórmula a
otro lugar de la hoja de cálculo.
– Referencias Mixtas: mediante el uso de las dos anteriores formas de referenciar, pode-
mos dejar fija una fila o columna y que el resto sea relativo.
Veamos algunos ejemplos de uso de los tipos de referencias vistos anteriormente.
A) Tipos de errores
Puede cometer errores al introducir la fórmula en la barra de fórmulas. En casos en los que
Excel detecte que el formato es inapropiado, directamente le mostrará un cuadro de diálogo indi-
cándole cuál es bajo su criterio la forma correcta de escribirla. Usted puede elegir esa corrección
o no.
En otros casos el error puede surgir al terminar de escribir la fórmula y no aparecer el resulta-
do deseado en la casilla. Veamos los mensajes que puede escribir Excel en dicha casilla.
– ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
– #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser intentar sumar textos.
– #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
– #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula (puede que le falte un
número para ser una referencia válida o algo).
– #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
– #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
– #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
– #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Aparte de estas muestras de error, podrá ver en otros casos un pequeño triángulo verde en la
parte superior izquierda de la celda. Esto quiere decir que al Excel no le cuadra mucho la fórmula
de esa casilla en relación a las adyacentes.
Para poder establecer las reglas que seguirá Excel para detectar los errores, nos iremos a las
opciones de Excel en su apartado Comprobación de Errores, accediendo a éstas desde el Grupo
Herramientas Opciones.
4.2. Funciones
Las funciones no son sino fórmulas que Excel tiene predefinidas para facilitar su utilización.
Es una de las características más importantes de la hoja de cálculo y supone que se faciliten
enormemente los cálculos para los que están pensadas.
En este apartado aprenderá a manejar las funciones e introducirlas dentro de fórmulas para
obtener los resultados deseados.
A) Suma
La sintaxis de la función es la siguiente:
SUMA(arg1;arg2;…;argN)
Como argumento podemos incluir cualquier elemento de la hoja Excel que nos devuelva un
número, es decir, podemos incluir números, referencias a otras celdas, funciones o números con
operaciones.
Comenzaremos por lo más usual, que es realizar la suma de varias casillas adyacentes.
B) Productos
La sintaxis es prácticamente idéntica a la suma,
PRODUCTO(num1; num2;…;numN)
Una vez hecho esto le aparecerá una ventana donde puede introducir una breve descripción
de la operación que desea realizar o bien introducir directamente la función deseada.
Tras elegir la función deseada, en este caso optaremos por la SUMA, le pedirá los argumentos
de la función para poder realizar la operación deseada.
Selección de argumentos
Gráfico de Excel
TRUCO: Si pulsa la tecla F11 con los datos seleccionados se creará un gráfico bási-
co que luego podrá mover y modificar como desee.
Modificación de gráfico
4.4.1. Imágenes
Podrá insertar imágenes desde un fichero o prediseñadas. Para hacerlo solo tendrá que diri-
girse al apartado Insertar imagen dentro del grupo Insertar de la barra de herramientas.
Inserción de imágenes
4.4.2. Autoformas
Las autoformas sirven para dibujar elementos que sirvan para entender mejor el documen-
to… flechas, cuadros, globos de texto, etc.
Para insertar una autoforma deberá ir también al menú Insertar y elegir en este caso el apar-
tado Imágenes Autoformas… le aparecerá una selección de las posibles autoformas a insertar
en su documento.
Inserción de WordArt