Gestor de Información Escolar “GIE”

Autores:

William David Morales Sánchez

Angie Dayana Briceño Zapata

John Alexander Rincón Rodríguez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Servicios Financieros

Bogotá D.C.

Programa: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

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2017
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Gestor de Información Escolar “GIE”

Autores:

William David Morales Sánchez

Angie Dayana Briceño Zapata

John Alexander Rincon Rodríguez

Trabajo presentado para la fase de identificación ​AP1-AA1-Ev1-Formulación de

Proyecto

Tecnólogo en análisis y desarrollo de sistemas de información

Instructores:

Tutor vocero - Tutor Comunicaciones Elsa Paola Mora Holguín

Tutor técnico Edgar José Chamorro Gutiérrez

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Introducción

Es un proceso de organización, dirección y toma de decisiones en el ámbito escolar ya que

implica una serie de procedimientos que permitirán a los planteles educativos una mayor
organización para un bien para los estudiantes, maestros y planteles educativos.

También Conocer las características que hacen peculiares y diferentes a las organizaciones
escolares de las demás organizaciones así como diferentes perspectivas de análisis de las
organizaciones escolares y comprender las finalidades de las reformas educativas, siendo
capaz de posicionarse y tomar decisiones sobre cuáles deben ser las finalidades de la
educación en la sociedad contemporánea
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Conclusiones

El uso de las tecnologías permite dentro de la educación cambiar el entorno del espacio y el
tiempo escolar. Las tecnologías se han convertido en la razón por la cual los centros
educativos han evolucionado en los aspectos pedagógicos y los de gestión
administrativa. Anteriormente todos los procesos eran manuales, más lentos y probablemente
menos exactos, en ello se debe considerar la necesidad de mayor cantidad de recursos
tecnológicos para mayor agilidad y precisión en los procesos que se requieran.
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Tabla contenido

1. Problemática identificada………………………………………………..…..6

2. Justificación del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”…………..……...……...……………………………………….…..…7

3. Alcance del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”…………….……...………………………………………….……..…8

4. Beneficiarios del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”…………...…..………...………………………………………...……9

5. Impacto del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”…………….……...…………………………………………..….…....10

6. Restricciones del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”……………...……..………...……………………..…………...……11
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7. Riesgos del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”………….……………...……………………………………….……12

8. Productos del proyecto Gestor de Información Escolar

“GIE”……………….…...……………………………………………….…13

Problemática Identificada

El colegio no maneja la información de forma adecuada, precisa y actualizada sobre la

información de cada estudiante, desde sus datos básicos, hasta las actividades curriculares

que desarrollan, manejo de las notas y nivelaciones, afectando con esto a los docentes y

administrativos ya que por la gran cantidad de estudiantes no les alcanza el tiempo, además

de estudiantes y padres de familia.

La característica más común de la problemática, toda la información de los estudiantes,

como su hoja de vida escolar la llevan a mano, creando una gran cantidad de archivo,

generando mucho gasto de papel, siendo muy vulnerables a la alteración de la información,

además cunado surge la necesidad de la búsqueda de información sobre un estudiante, esta

es una actividad muy dispendiosa.

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Siendo afectados principalmente por la mala gestión y desorganización, si el problema

persiste la atención se para los estudiantes y padres de familia va a desmejorar la imagen

de la institución, además los funcionarios administrativos encargados de manejar los

diferentes procesos pueden presentar niveles de estrés muy altos y afectar su salud.

Justificación del proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

El sistema de información GIE, nos ofrece la posibilidad de tener toda la información

adecuada, precisa y actualizada de cada estudiante, información sea requerida para ser
administrada por la institución educativa, una hoja de vida escolar por cada estudiante,
evitando que se afecte a los docentes, administrativos, quienes tendrán tiempo para realizar
otras actividades más productivas, además de los estudiantes y padres de familia quienes
tendrán la posibilidad obtener la información al instante, brindando la posibilidad de
conocer la trayectoria institucional del estudiante, realizar mediciones y conocer más sobre
las competencias de cada estudiante, todo esto en tiempo real.

La institución estudiantil requiere un medio para el registro y búsqueda de de

información de estudiantes, tener registro de los docentes, registros administrativos, tener
gestión de cursos, trimestres y horarios reportes de notas por parte de los docentes, que los
estudiantes puedan consultar y descargar sus notas.
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Evitando el gasto de grandes cantidades de papel, generando con esto un gasto menos
para la institución, disminuyendo en un gran porcentaje el archivo, evitando la alteración
de información, además cualquier dato o información va a ser muy fácil de obtener.

Los beneficios más notorios serán la buena gestión y organización, mejorando la

percepción de la institución, logrando dar más tiempo a funcionarios y docentes, generando
una muy buena imagen a los estudiantes y padres de familia, por la calidad en la atención,
evitando que la atención sea tan demorada.

Alcance del proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

Este sistema a permitirá llevar el registro de la información de los estudiantes, además

permitirá la medición y percepción del impacto en los estudiantes para saber si hay la
necesidad de realizar ajustes en el Proyecto Educativo Institucional PEI, debido a que se
van a poder obtener cifras reales, muy exactas, información adecuada, precisa y
actualizada, además de asistencia técnica, con el fin de obtener todos los datos necesarios
de cada estudiante de una manera organizada, confiable y correcta.

Se lograrán mejoras en la institución misma, que se reflejarán en la optimización del

servicio, ahorro del tiempo, para obtener un mayor credibilidad, permitiendo conocer en
tiempo real esta información, a su vez permitirá controlar la información sobre los
estudiantes, lo cual facilitará saber cuál necesita más atención en cuanto a su desempeño
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escolar, toda la información sobre el estudiante es muy importante, teniendo en cuenta que
permitirá orientar a la institución en su progreso de una forma oportuna, confiable y veraz.

Beneficiarios del Proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

Los beneficiarios directos vendrían siendo todos los que estén relacionados
directamente con el proyecto, entre los cuales estarían: Los docentes, administrativos,
estudiantes y padres de familia.
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Los beneficiarios directos vendrían siendo el personal de docencia, estudiantes, los

administrativos y los padres de familia al tener un sistema de información ágil y oportuna.

Los beneficiarios indirectos serían los que se relacionen con el software, entre los cuales
tendríamos los técnicos, programadores y diseñadores gráficos.

Impacto del proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

El impacto de nuestro proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”, plantea una

herramienta de almacenamiento, búsqueda y análisis de información muy útil, para los
docentes, administrativos, estudiantes y padres de familia, pues esta permitirá que se logre
una mayor gestión y organización, pues todo parte de su organización y calidad de
servicio, el principal beneficiado será el usuario del sistema, a la vez generando ganancias
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para la institución educativa que implemente este sistema de información, además de los
diferentes impactos en ámbitos como:

Economía: Este producto tendrá la capacidad de permitir que los usuarios ahorren
tiempo y trabajo. Además se presentara un ahorro considerable en el gasto de papelería.

Ambiental: Al implementar nuestro sistema de búsqueda, este contribuirá a la

disminución de la contaminación, debido al que se disminuirán considerablemente gasto de
papelería.

Tecnológico: El innovar para una institución educativa es primordial a través de la

tecnología, significa un considerable aporte a su desarrollo delos estudiantes, pues el uso
de las tecnologías, se convierte hoy en día en una necesidad primordial. Esta innovación
destara el interés de los estudiantes.

Restricciones del proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

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Una de las restricciones más notable para el proyecto ​Gestor de Información Escolar
“GIE”​, sería el alimentar esta base de datos, lo cual se debe hacer mediante un proceso
manual lo cual podría presentar demoras en la implementación.

Riesgos del proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

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Siempre existirán los riesgos, en cuanto al desarrollo e implementación del Software,

los cuales puede afectar las actividades comunes de la institución educativa en cuanto a los
procesos que esta cumple, es por eso que se hace necesario identificar estos riesgos, para
estar preparados y encontrar una pronta solución y así evitar traumatismos, unos de los
riegos más comunes pueden ser:

●La exposición de información a virus, fraudes, la perdida de información de vital

importancia para la institución educativa.

●La falla en funciones del sistema en la ejecución de los procesos y funciones, por
procedimientos de personas que participan en dicho proceso.

●La constante actualización del sistema para que no se obsoleto, y desarrolle sus
funciones de forma eficaz.

Productos del proyecto Gestor de Información Escolar “GIE”

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●Página web donde se ofrezca los servicios del producto y sus características, que
permita hacer ver interesante el producto.

●Ingreso al sistema para docentes y estudiantes.

●Formularios para el ingreso de información por parte de docentes y estudiantes, que

sean muy visuales.

●Generar ventas y facturación de productos.

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