3/20/2019

Auditorias IFS

En camino a la
certificación

Marzo 8 de 2019

Auditoría inicial

Primera auditoría que se realiza a una empresa.

Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre la empresa y la entidad de

certificación seleccionada.

Se audita la empresa en su totalidad, tanto los documentos como los procesos.

Se evalúan todos los requisitos del referencial.

En el caso de una auditoría previa, el auditor que lleve a cabo esta auditoría será
diferente del que llevó a cabo la anterior.

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Auditoría de seguimiento
Se lleva a cabo cuando una no conformidad Mayor ha sido identificada y el resultado final de la
auditoría es 75%.

El auditor sólo se centra en la implantación efectiva y eficiente de la acción correctiva propuesta

para el cierre de la no conformidad Mayor.

Plazos:
Se debe llevar a cabo dentro de los 6 meses desde la auditoría anterior.

Si se presenta una “Fallo en producción” se debe realizar la auditoria por lo menos 6 semanas
después de la auditoría anterior .

Si se trata de otro fallo, el plazo es responsabilidad de la Entidad Certificadora tomar decisiones.

Si la auditoria falla se realiza una nueva auditoría.

Se debe realizar “in situ” por el mismo auditor que realizó la auditoria anterior.

Auditoria de renovación
Es una auditoría completa realizada después de la auditoría inicial cuyo resultado es la emisión
de un certificado nuevo.

Ese deben evaluar todos los requisitos.

Se presta especial atención a las desviaciones y no conformidades detectadas durante la

auditoría anterior, así como al grado de implantación y a la eficacia de las acciones correctivas y
preventivas definidas en el plan de acción.

Las compañías son responsables de mantener su certificación.

El portal de auditoría IFS genera automáticamente un aviso a la compañía 3 meses antes de
que caduque el certificado
La Entidad de Certificación debe anunciar nuevas fechas en el portal IFS, “función de agenda”,
al menos14 días antes de la fecha de la auditoría.

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Auditoria de extensión
Se llevan a cabo entre dos auditorías: iniciales, de renovación o seguimiento siempre que se
presenten situaciones como:

Nuevos procesos

Nuevos productos

Productos estacionales

Siempre que haya cambios con respecto a lo visto en la auditoría inicial, en el estudio HACCP
( especialmente los PCC) y/o en los productos y/o alcances tecnológicos.

Auditoria de extensión

La EC debe llevar a cabo una evaluación de riesgos y decidir si se debe

llevar a cabo una auditoría de extensión o no y, si aplica, qué requisitos
deben ser auditados y cuál es la duración adecuada.

Si la auditoría de extensión demuestra el cumplimiento:

• Certificado actualizado con nuevo alcance.
• Informe de la auditoría corresponde a un anexo del informe de auditoria
actual
• La misma “due date” de finalización de validez que el certificado actual.

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Auditoria de extensión
Auditoría de extensión para productos A y B procesados en diferentes épocas del año.

Auditoría inicial (auditoría principal):

Basada en las actividades del proceso de A y en la documentación relativa al proceso de B.
Certificado: “Producción de A – la producción de B será comprobada durante una auditoría de
extensión en el mes X”
Auditoría de extensión:
Certificado: actualizado en – “Producción de productos A y B.”
Auditoríade renovación:
Certificado: “Producción de productos A y B. Se debe llevar a cabo una auditoría de
extensión posteriormente para ver el procesado de los productos.

Procesos estacionales
La auditoria “principal” siempre deberá levarse a cabo durante la etapa de procesado de mayor
riesgo.
Se garantizará que todos los procesos que tienen un impacto en la seguridad alimentaria son
auditados incluso si los procesos son estacionales.

Si no es posible para el auditor evaluar las diferentes etapas de procesado se puede:

• no llevar a cabo una auditoria de ampliación; el certificado solo deberá indicar solo las etapas
que han sido auditadas.

• realizar una auditoria de ampliación para evaluar las etapas que no se han auditado, el
certificado deberá especificar todas las etapas auditadas.
.
Lo fundamental es que el certificado deberá ser transparente, claro y solo deberá
especificar lo que se ha auditado.

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Empresas multicentro con gestión

centralizada
La oficina principal será auditada antes que los centros de producción; los
resultados más relevantes se consideraran en los informes de auditoria de cada
centro de produccion.

Cada centro de producción se auditara por separado, en un periodo de máximo

12 meses despues de la auditoria de la oficina central, tendrán sus propios
informes y certificados.

Si la central de gestión no tiene actividad productiva, no podrá ser

certificada como empresa independiente..

Empresas multicentro con gestión

centralizada
En caso de detectarse una no conformidad Mayor o un KO con una D durante la auditoria de la
oficina central, todos los establecimientos de producción se verán afectados y el certificado de
éstos será cancelado

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Alcance de la auditoria
Alcances de producto (1-11)

1.Carne
2.Pescado
3.Huevos
4.Leche
5.Fruta/ verduras
6.Cereales/panadería/confitería
7.Productos combinados
8.Bebidas
9.Aceites/grasas
10.Productos secos
11.Alimentos para mascotas

Alcance de la auditoria
Alcances tecnológicos (A-F)
relacionados con el riesgo del proceso
Alcance Etapa de procesado IFS – incluyendo procesado / Clasificación orientada a la tecnología que considera
Técnologico tratamiento / manipulación / almacenamiento también los riesgos de productos
IFS
A P1 Esterilización (p. e. latas) Esterilización (en envase final) con la finalidad de destruir agentes
patógenos Productos esterilizados (p. e. en autoclave) en su envase
final.
B P2 Pasteurizado térmico, UHT/ llenado aséptico, llenado en Pasteurizado con la finalidad de reducir riesgos de seguridad
caliente Otras técnicas de pasteurizado, como alimentaria (y proceso UHT)
pasteurizado a alta presión, microondas
C P3 Irradiación de alimentos Productos procesados: Tratamiento con la finalidad de modificar
el producto y /o ampliar la fecha de caducidad y/ o
P4 Conservación: Salado, marinado, azucarado, acidificado,
reducir riesgos de seguridad alimentaria con técnicas de conservación
encurtido, curado, ahumado, etc. Fermentación,
y otras técnicas de procesado. Nota – excepción: se atribuye la
acidificación
irradiación a esta categoría, aunque esté destinada a la destrucción
P5 Evaporación / deshidratación, filtrado al vacío, secado de microorganismos.
en congelación, microfiltrado (con tamaño de malla
inferior a 10 µ)

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Alcance de la auditoria
Alcances tecnológicos (A-F)
relacionados con el riesgo del proceso
Alcance Etapa de procesado IFS – incluyendo procesado /
Técnologico tratamiento / manipulación / almacenamiento
IFS
D P6 Congelación (al menos – 18 °C / 0 °F) incluyendo almacenamiento
Procesos de congelación rápida, enfriado, re- frigerado y
almacenamiento respectivo en frío
P7 Inmersión, rociado, fumigado antimicrobiano
E P8 Envasado MAP, envasado al vacío
P9 Procesos para prevenir la contaminación del producto, en
particular contaminación microbiológica, lo que implica un
estricto control de higiene y/ o infraestructuras específicas
durante la manipulación, tratamiento y/ o procesado, como
tecnología de «sala blanca» (temperatura controlada en la sala de
trabajo por la seguridad del producto, desinfección tras la
limpieza, sistemas de presión positiva de aire como filtrado
inferior a 10 µ)
P10 Técnicas específicas de separación: filtrado como ósmosis inversa,
uso de carbón activo, etc.
Clasificación orientada a la tecnología que
considera también los riesgos de productos
Sistemas y tratamientos para mantener la
integridad o seguridad del producto
Tratamientos con la finalidad de mantener la calidad y/ o
integridad de los productos incluyendo tratamientos para
eliminar la contaminación y/ o prevenirla.
Sistemas y tratamientos para prevenir la
contaminación del producto Procesos para prevenir la
contaminación del producto, en particular contaminación
microbiológica, por medio de un estricto control de higiene
y/ o infraestructuras específicas durante la
manipulación, tratamiento, procesado y/ o envasado (por
ejemplo MAP)

Alcance de la auditoria
Alcances tecnológicos (A-F)
relacionados con el riesgo del proceso
Alcance Etapa de procesado IFS – incluyendo procesado / Clasificación orientada a la tecnología que
Técnologico tratamiento / manipulación / almacenamiento considera también los riesgos de productos
IFS
F P11 Cocción, horneado embotellado, relleno de productos viscosos, Cualquier otra manipulación, tratamiento,
elaboración de cerveza, fermentación (p. ej. vino), desecado, procesado no listado en A, B, C, D, E
fritura, asado, extrusión, batido

P12 Recubrimiento, empanado, rebozado, troceado, loncheado,

cortado a dados, desmembrado, mezclado / combinado,
rellenado, sacrificado, clasificado, manipulado, envasado.
Almacenamiento bajo condiciones controladas (atmósfera)
excepto temperatura
P13 Destilado, purificado, cocinado al vapor,
humectación, hidrogenizado, triturado

Nota: para determinar el alcance de la auditoría IFS sólo se utilizan los alcances tecnológicos (de A a F).
Las etapas de procesado (de P1 a P13) se utilizan sólo para determinar la duración de la auditoría.

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Alcance de la auditoria

• Antes de que se lleve a cabo la auditoria, el alcance deberá haber sido definido y acordado
entre la empresa y la entidad de certificación.
• Estará definido con claridad y sin ambigüedades.
• Hará referencia a los alcances de productos auditados y alcances tecnológicos.
• Durante la auditoria se verificará la aplicación del alcance.
• Se revisara y convendrá al inicio de la auditoria, tras haber realizado una evaluación
inicial de riesgos
• Incluirá la actividad completa de la empresa y no solo la línea de
producción dedicada a productos con marca del distribuidor.

Alcance de la auditoria

Si bajo circunstancias excepcionales, si la empresa decide excluir algunas líneas de

producto, el informe de auditoria y el certificado deberán mencionar esta exclusión.

La identificacion de exclusiones sera solo una situacion

excepcional y solo puede estar relacionada
con exclusiones de producto.

Solo para aquellas situaciones excepcionales donde la

empresa auditada quisiera excluir producto(s) del alcance
de la auditoria, IFS ha desarrollado un cuestionario que
las entidades de certificación rellenaran, a fin de
determinar si la exclusión es posible.

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Ejemplo Alcance de auditoria

- Una compañía produce champiñones, y mezclas de
champiñones y verduras:
Sólo el alcance 5
- Una compañía produce una comida con champiñones,
verduras y mezcla de carne:
Sólo el alcance 7
• Si la carne se procesa in situ (ningún paso P):
Alcances 1+7 son necesarios para calcular el
tiempo de auditoría
• Si la carne y las verduras son procesadas in situ:
Alcances 1+5+7 son necesarios para calcular el
Scope 5: tiempo de auditoría
only mixed - La empresa produce comidas con champiñones/vegetales/mezclas
vegetables de carne y pedazos/tiras de carne como producto final:
Alcances 7+1 para el alcance de auditoría

Ejemplo Alcance de auditoria

- Si la empresa produce escalope

empanado/chuletas:
Alcance de producto 1
- Si la empersa produce pasta
rellena con queso feta:
Alcance de producto 7

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Procesos subcontratados

Los procesos subcontratados y/o productos no se

encuentran bajo el alcance de la certificación de la
empresa.

IFS Food certificará la conformidad de la gestión de la

subcontratación bajo la responsabilidad de la empresa.

Las actividades de almacenamiento y /o transporte

subcontratadas no se consideraran como procesos
subcontratados y se gestionaran en los capitulos IFS
Food relevantes

Si el proceso subcontratado es un proceso de

congelacion y /o descongelacion, tambien se acepta un
certificado IFS Logistica para el lugar designado a llevar a
cabo el proceso subcontratado

Procesos subcontratados

Los productos comercializados, serán excluidos del

alcance de la auditoria IFS Food.

Si una empresa que fabrica alimentos quisiera

certificar productos comercializados, puede
realizarse una auditoria combinada con IFS Broker.

No es necesario hacer mención de

esto en el certificado.

Se especificara en el perfil de la empresa del

informe de auditoria que la empresa comercializa
con este tipo de productos; sin embargo, no se
incluiran en la certificacion
IFS Food

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Proceso de certificación
No se permite a un auditor realizar mas de 3 auditorias consecutivas en una misma
ubicación de empresa sin importar el tiempo que transcurra entre ellas.

Es responsabilidad de la empresa verificar que la

entidad de certificación seleccionada este
acreditada para llevar a cabo certificaciones
basadas en IFS Food.

La auditoria tendrá lugar cuando los productos del

alcance de auditoria estén siendo procesados.

Cuando una Entidad de Certificación no tiene acceso directo a un auditor IFS Food
o no puede firmar un contrato a corto plazo con otra EC para acceder a sus
auditores, IFS permite la siguiente excepción: Las auditorias pueden realizarse por
un equipo compuesto de un auditor IFS Food autorizado y un experto tecnico.

Duración de la auditoria

La duración mínima de una auditoria, se define basándose en:

• La cantidad total de personas (empleados a media jornada, personal de turno,

personal temporal, personal administrativo, etc.).

• Cantidad de alcances de producto.

• Cantidad de etapas de proceso.

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Duración de la auditoria

La duración calculada de la auditoria no incluye el

tiempo de preparación de la auditoria ni la
generación del informe.

La duración mínima de la auditoria siempre

deberá ser de 0,75 días.

La duración normal de un día de auditoria es de 8

horas.
Independientemente de la duración de la auditoria
in situ, se calculara un mínimo de 2 horas de
preparación de la misma.

Duración de la auditoria

1 / 3 de la duración de la auditoria como mínimo al área de producción.

El tiempo de generacion del informe de auditoria se calcula como norma general en 0,5 dias.

Para empresas multicentro, la duración de la auditoria podría reducirse en un máximo de 0,5

días, si los requisitos ya han sido auditados en la oficina central de gestión.

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Evaluación de los requisitos

El auditor evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviación o no conformidad.

Para poder determinar si se cumple un determinado requisito de IFS Food, el auditor debe evaluar
cada uno de los requisitos de la norma.

En las normas IFS se habla de desviaciones o no conformidades cuando el requisito

no está correctamente implementado.

B
IFS C
Requisitos
IFS D
Si se presenta al
MAYOR menos 1, la
empresa no obtiene
IFS A
la certificación

Requisitos
B
KO
D = KO

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DESVIACIONES
RESULTADO EXPLICACIÓN PUNTOS EXPLICACIÓN

A Conformidad total respecto al 20 Implementacion perfecta

requisito especificado en la
norma
B Conformidad casi total, si 15 Buena implementacion, pero
bien se algunas posibilidades de
evidencia una pequeña mejora
desviación
C Tan sólo se ha implementado 5 Implementacion basica-
una pequeña parte del muchos temas del trabajo
requisito diario tienen que mejorar
D El requisito de la norma no ha -20 La implementacion no es
sido suficiente o no se ha realizado
implementado en absoluto

NO CONFORMIDADES
RESULTADO EXPLICACIÓN PUNTOS EXPLICACIÓN

KO No hay implementación del se resta el En general, una puntuación

requisito KO 50% de la final de la auditoría IFS < 75 %
puntuación resulta en no certificacion
total posible.
MAYOR Cuando no se cumplan 15 % de la Se otorga un certificado con nivel
requisitos de legislación, máxima básico, siempre y cuando, esta no
seguridad del producto, puntuación conformidad sea finalmente
disfunciones internas (p.ej. total posible. solucionada y controlada durante la
proceso completamente no auditoría de seguimiento.
regulado ni
controlado) y/o problemas con
los clientes. Además, esta no
conformidad Mayor se puede
dar en casos cuando la no
conformidad detectada conlleva
peligro para la salud

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Si el auditor considera un requisito no aplicable para la

empresa, debe utilizar la notación N/A: no aplicable, y
proporcionar una breve justificación en el informe de auditoría.

1.2.4 Responsabilidad de la alta dirección

2.2.3.8.1 Sistema de control de cada PCC
(Punto Crítico de Control)
3.2.1.2 Higiene personal
4.2.1.2 Especificaciones de materias primas
4.2.2.1 Cumplimiento de la formulación
4.12.1 Gestión de materiales extraños
4.18.1 Sistema de trazabilidad
5.1.1 Auditorías internas
5.9.2 Procedimiento de retirada y
recuperación
5.11.2 Acciones correctivas

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Evaluación de los requisitos

Un hallazgo de auditoría debe:

• hacer referencia a un requisito específico
• estar relacionado con hechos objetivos
• ser descrito con precisión y verificable
• representar hechos objetivos de una manera comprensible
• proporcionar una base para la evaluación de acuerdo con el sistema IFS.

Al responder a las preguntas “qué, dónde, por qué y efecto resultante” el auditor da
suficiente información dentro de un hallazgo descrito, con el fin de tener una idea
clara de la situación encontrada.

Evaluación de los requisitos

Las acciones correctivas tienen que ser implementadas dependiendo del tipo y
la severidad de la desviación en un plazo determinado.

Este periodo de tiempo tiene que ser acordado por el auditor y la entidad de
certificación.

Tras un año, en la próxima auditoría de IFS, la eficiencia y la mejora serán

comprobadas.

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Software de auditoría auditXpress

El software de auditoría auditXpress de IFS permite a auditores y a entidades de

certificación realizar informes de auditorías uniformes.

Con ayuda del software se puede elaborar informes y subirlos directamente a la base de
datos.
Gracias a su compatibilidad con Excel, se pueden además incluir planes de acción de

Para que también empresas certificadas en IFS o aquellas que quieran serlo se puedan
beneficiar del software, IFS ofrece una versión especial para auditorías internas.

Aplicación-IFS Audit Manager

Con esta aplicación, IFS ofrece la posibilidad de asistir a los auditores internos durante sus
auditorías.

Se accede a las listas de chequeo en el móvil o tableta simplificando la auditoría y reducir el

tiempo de escritura y toma de notas; además se pueden guardar fotos.

A través de una conexión al software de auditoría auditXpressX en la versión PRO de la

aplicación, se pueden preparar directamente sobre la marcha y generarse en el ordenador.

Además, la aplicación le ofrece planes de acción y una herramienta planificadora para sus
auditorías.

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Requisitos IFS Auditoria interna

5.1 Auditorías internas

5.1.1 KO N° 8: Se realizarán auditorías internas efectivas según un programa definidoy convenido de

auditorías que cubra al menos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y la frecuencia de las
auditorías internas se determinarán con un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados. Esto es
también aplicable a ubicaciones de almacenamiento propias o subcontratadas por la empresa.

5.1.2 Al menos una vez al año se llevarán a cabo auditorías internas de actividades que sean críticas para
la seguridad alimentaria y las especificaciones del producto.

5.1.3 Los auditores serán competentes e independientes del departamento auditado.

5.1.4 Los resultados de las auditorías serán comunicados a la dirección y a las personas responsables de los
departamentos afectados. Se establecerán, se documentarán y se comunicarán al personal afectado las
acciones correctivas necesarias y el plazo para su implantación.

5.1.5 Se documentará cómo y cuándo se verificarán las acciones correctivas derivadas de las auditorías
internas.

Como llevar a cabo la auditoria

Auditoria Interna: Proceso sistemático,

independiente y documentado para obtener Plan de auditoria: Descripción de las
evidencias objetivas y evaluarlas de manera actividades y de los detalles acordados de una
objetiva con el fin de determinar el grado en que auditoría
se cumplen los criterios de auditoría

Programa de auditoría. Acuerdos para un Criterios de auditoria: Conjunto de requisitos

conjunto de una o más auditorías planificadas usados como referencia frente a la cual se
para un periodo de tiempo determinado y compara la evidencia objetiva
dirigidas hacia un propósito específico.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la

existencia o veracidad de algo.

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Principios de auditoria

• Enfoque basado en evidencia

• Infependencia

• Confdencialidad

• Integridad

• Presentación imparcial

• Debido cuidado profesional

• Enfoque basado en riesgos

Programa de auditoria

El alcance de un programa de auditoría debería basarse en el tamaño y la

naturaleza del auditado, así como en la naturaleza, funcionalidad,
complejidad, el tipo de riesgos y oportunidades, y el nivel de madurez de los
sistemas de gestión que se van a auditar

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Programa de auditoria

El programa de auditoría debería incluir la información e identificar los recursos

que permitan que las auditorías se realicen de forma eficaz y eficiente dentro de
los periodos de tiempo especificados.

• objetivos del programa de auditoría;

• riesgos y oportunidades asociados con el programa de auditoría y las acciones para
tratarlos;
• alcance (extensión, límites, ubicaciones) de cada auditoría dentro del programa de
auditoría;
• calendario (número/duración/frecuencia) de las auditorías;
• tipos de auditoría, tales como internas o externas;
• criterios de auditoría;
• métodos de auditoría a emplear;
• criterios para seleccionar a los miembros del equipo auditor;
• información documentada pertinente.

Riesgos y oportunidades del

programa de auditoria

Los responsables de gestionar el programa de auditoría

deberían identificar y presentar al cliente de la auditoría los
riesgos y oportunidades considerados al desarrollar el programa
de auditoría y los requisitos de recursos, para que puedan
tratarse adecuadamente.

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Riesgos del programa de

auditoria
• La planificación: determinar el alcance, número, duración, ubicaciones y calendario de las
auditorías;
• Los recursos: conceder insuficiente tiempo, equipos y/o formación para desarrollar el programa de
auditoría o para realizar una auditoría
• La selección del equipo auditor: competencia general insuficiente para realizar auditorías
eficazmente
• La comunicación: procesos/canales de comunicación externos/internos ineficaces;
• La implementación: auditoría, o no tener en cuenta la seguridad y confidencialidad de la
información;
• El control de la información documentada: determinación ineficaz de la información
documentada necesaria requerida por los auditores y las partes interesadas pertinentes, fracaso a la
hora de proteger adecuadamente los registros de auditoría para demostrar la eficacia del programa de
auditoría;
• El seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoria: seguimiento ineficaz de los
resultados del programa de auditoría
• La disponibilidad y la cooperación del auditado y la disponibilidad de evidencias a muestrear.

Oportunidades del programa de

auditoria

• Permitir llevar a cabo múltiples auditorías en una única visita.

• Minimizar el tiempo y las distancias viajando al sitio.

• Igualar el nivel de competencia del equipo auditor con el nivel de competencia necesario para
alcanzar los objetivos de la auditoría.

• Alinear las fechas de la auditoría con la disponibilidad del personal clave del auditado.

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Plan de auditoria

Cada auditoría individual debería basarse en unos objetivos, un alcance y unos criterios de
auditoría definidos.

Estos deberían ser coherentes con los objetivos globales del programa de auditoría.

Se deberían definir los objetivos, el alcance y los criterios para una auditoría individual.

Incluye factores tales como la ubicación, las funciones, las actividades y los procesos que se van
a auditar, así como el periodo de tiempo cubierto por la auditoria.

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