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2016

MANUAL DE CIERRE Y
APERTURA SIGESP

Unidad de TIC
Mayo, 2016

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO_SIGESP

1.CIERRE SIGESP
El Sistema Integrado de Gestin para Entes del Sector Pblico SIGESP es un sistema
administrativo integrado, conformado por una serie de mdulos, que una vez implantados permiten dar
respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y
administrativo en las organizaciones pblicas.
El sistema est desarrollado en 2 niveles de mdulos, estos son los principales o bsicos y los
auxiliares.
Los mdulos principales o bsicos son los que registran todos los Estados Financieros, estos son
Contabilidad Presupuestaria de Gastos, Contabilidad Presupuestaria de Ingresos, Formulacin de
Presupuestos y Planificacin Estratgicas y Contabilidad Patrimonial o Fiscal (este ltimo depende de
la naturaleza de la institucin).
Los mdulos auxiliares son en los que se registra o procesa la informacin, estos modulos son rdenes
de Compras, Cuentas por Pagar, Caja y Banco, Activos Fijos, Nmina, Control de Viticos, Inventario,
Solicitud de Ejecucin Presupuestaria y Obras.
El resto de los mdulos son para configuraciones (configuracin), mantenimiento y Acceso (Instala y
Seguridad) y definiciones (Proveedores y Beneficiarios).
El Mdulo Integrador por medio de una rutina llamada Integracin, realiza asientos Presupuestarios o
Contables afectando as los diferentes Estados Financieros, estas afectaciones varan de acuerdo al
mdulo de origen o a la configuracin de la afectacin.
Los mdulos integrados permiten:

Obtener informacin fsico-financiera de la ejecucin de presupuesto en forma precisa y

oportuna.

Integracin contable y presupuestaria.

Integracin de los registros e informacin del sistema de recursos humanos.

Automatizacin e integracin del sistema de control y seguimiento de obras.

Reconversin de los procesos y registros administrativos de forma tal que faciliten el control.

Vinculacin del plan con el Presupuesto.

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Al finalizar cada ao fiscal, deben llevarse a cabo una serie de pasos para cerrar los mdulos
primarios del sistema: Contabilidad Patrimonial y Contabilidad Presupuestaria de Gasto; dicho
proceso debe ejecutarse tomando en cuenta algunas actividades fundamentales.
1.1. Mantener la fecha del sistema al 31/12: mientras el personal de las reas administracin no haya
concluido sus procesos y de indicaciones al rea tcnica, de debe mantener como fecha del sistema
el 31/12, con el fin de que cuando se ejecute el cierre de los procesos este toda la informacin
cargada. Esta accin se lleva a cabo de la siguiente manera:

Abrir la consola Linux e ingresar al servidor SIGESP

Ejecutar el comando crontab -e para editar el archivo crontab, ah se debe descomentar la lnea

que corre el script date.sh, ubicado en la ruta /home/backup/dates.sh, guardar los cambios y salir.
1.2. Respaldar la Base de Datos (BD): una vez que el personal de la Unidad de Administracin (UA)
notifique al rea tcnica que los procesos estn completos para ejecutar el cierre, la Unidad de
Informtica (UI) debe hacer un respaldo de la BD fundacitearagua_ao en curso.
1.3. Emitir reportes correspondientes previos al cierre: antes de la realizacin del cierre, es
responsabilidad del rea de contabilidad tener impresos y en su custodia los siguientes reportes:

Mayor Analtico de cada mes (Libro Mayor).

Listado de Comprobantes (libro Diario).

Balance de Comprobacin Mensual.

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Estado de resultados mensual.

Balance General Mensual.

Conciliaciones Mensuales.

Imagen 1.3_Ruta para la generacin de reportes contables

Nota: mensualmente las unidades de contabilidad y presupuesto deben conciliar sus registros
generando Estado de Resultados, Balance General Nivel 1,2,3, Acumulado por cuentas;
adicionalmente el Libro de Banco debe estar conciliado con el Movimiento Contable de Banco.
1.4. Cerrar el Presupuesto de Gastos: una vez emitidos los reportes respectivos se debe cerrar el
presupuesto de gasto a travs de la ruta mostrada en la siguiente imagen:

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Imagen 1.4_Cierre del Presupuesto de Gastos

1.5. Realizar el Cierre Contable: el proceso de cierre se realiza automticamente por el sistema cuando
se genera el Comprobante Contable de Cierre con fecha al 31/12 luego de vez cerrado el
presupuesto de Gasto, para lo que se debe tener:

Conciliacin bancaria hasta el mes de diciembre.

Conciliacin del presupuesto de contabilidad.

Cierre por el sistema de los meses de enero a noviembre.

Una vez generado lo arriba expuesto, se debe ingresar a la ruta que muestra la imagen:

Imagen 1.5_Cierre Contable

1.6. Emitir reportes correspondientes posterior al cierre: una vez realizado el proceso de cierre, se
deben generar los reportes siguientes:

Comprobante contable de cierre

Balance General al 31/12

Estado de Resultados de Enero a Diciembre

Balance de Comprobacin Enero a Diciembre

Acumulado por Cuenta Enero a Diciembre

Conciliaciones Bancarias mes de Diciembre

2.CONFIGURACIN DE APERTURA
2.1. Respaldar la Estructura la de BD del ao saliente: realizar desde el pgAdmin (administrador

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de BD PostgreSQL) un respaldo con extensin .sql de la estructura de la base de datos de nombre

fundacitearagua_XXXX, donde XXXX es el ao que se esta cerrando, seleccionando en las
opciones de archivo (File Options) el Format tipo Plain y al Rolename se le asigne el usuario
postgres; adems, en el Dump Options #1 se deben seleccionar las opciones Only schema y
Use Insert commands

Imagen 2.1_Respaldo de la BD
2.2. Crear la BD del ao entrante: crear la base de datos fundacitearagua_XXXX, asignando como
propietario a postgres y donde XXXX corresponde al ao que se esta aperturando.

Imagen 2.2_Creacin de la BD

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2.3. Restaurar la BD: ir a la barra de herramientas del pgAdmin, seleccionar la opcin SQL, abrir la
base de datos con extensin sql creada en el punto 2.1 y ejecutarla.

Imagen 2.3_Restauracin de la BD
2.4. Cambiar la codificacin de la BD: situados en la nueva BD, seleccionar la opcin SQL, y
ejecutar el siguiente comando para cambiar el encoding UTF8 a latin9:
update pg_database set encoding=16 where datname='fundacitearagua_XXXX';
(donde XXXX corresponde al ao que se esta aperturando)

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Imagen 2.4_Asignacin de codificacin latin9

2.5. Editar archivos de configuracin: actualizar los siguientes archivos con el nombre de la nueva
base de datos:

(ruta SIGESP)/base/xml/sigesp_xml_configuracion_apr.xml

(ruta SIGESP)/base/xml/sigesp_xml_configuracion.xml

(ruta SIGESP/sigesp_config.php

Imagen 2.5.1_Edicin de archivo sigesp_xml_configuracion_apr.xml

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Imagen 2.5.2_Edicin de archivo sigesp_xml_configuracion.xml

Imagen 2.5.3_Edicin de archivo sigesp_config.php

Esta informacin debe ser reemplazada por los datos reales de conexin:

hostname= IP del servidor destino.

port= Puerto de comunicaciones del motor de la BD.

database= Nombre de la BD destino.

login= Usuario para acceder a la BD.

password= contrasea del usuario para acceder a la BD.

gestor= gestor de BD escrito en mayscula.

2.6. Configuracin del directorio virtual: en caso de ser necesario, se debe modificar en la base de
datos del ao que se est cerrando el directorio virtual, el cual se llamar a travs de la siguiente

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ruta:
http://servidor/dirvirtual/sigesp_conexion.php
Donde servidor debe sustituirse por la ruta del servidor donde est alojado el sistema, y
dirvirtual sustituirse por la carpeta de ubicacin del mismo. Ejemplo:
http://localhost/sigesp/sigesp_conexion.php
Una vez definido el directorio virtual, se debe actualizar el campo dirvirtual ubicado en la tabla
sigesp_empresa, ejecutando el siguiente SCRIPT:
update sigesp_empresa set dirvirtual='DIRECTORIO VIRTUAL';
Utilizando el ejemplo anterior, el SCRIPT quedara de la siguiente manera:
update sigesp_empresa set dirvirtual='sigesp';
3.FASES DE APERTURA
3.1. Respaldar Constraints: se deben respaldar los constraints que posteriormente sern eliminados
para evitar inconvenientes en el traspaso de data. Para ello se debe ir a la ruta: pgAdmin ->
fundacitearagua_XXXX -> Schemas -> public -> Tables -> nombre_tabla -> Constraints ->
nombre_constraints, seleccionar y copiar todo el texto que muestra el SQL pane ubicado en la
sub-pantalla inferior derecha, pegarlo en la opcin SQL de la barra de herramientas y guardar con
extensin .sql el Query en el equipo.

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Imagen 3.1_Respaldar Constraints

3.2. Deshabilitar Constraints: en vista de que al momento realizar la transferencia de los bsicos se
generan problemas, se deben deshabilitar algunos constraints a travs de la ruta: pgAdmin ->
fundacitearagua_XXXX -> Schemas -> public -> Tables -> nombre_tabla -> Constraints ->
nombre_constraints -> Delete/Drop.

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Imagen 3.2_Deshabilitar Constraints

Los Constraints que se deben deshabilitar son los siguientes:

Tabla rpc_proveedor:
- fk_rpc_prov_empresa___sigesp_e
- fk_rpc_prov_rpc_tipoo_rpc_tipo

Tabla scb_movbco:
- res_scb_movbco_numconint

Tabla spi_dt_cmp:
- fk_spi_cuentas_estructuras__spi_dt_cmp

Tabla spg_dt_cmp:
- fk_spg_dt_c_spg_cuent_spg_cuen

Tabla srh_evaluacion_pasantia:
- srh_evaluacion_pasantia_codemp_fkey

3.3. Deshabilitar NOTNULL: modificar en la tabla sno_periodo la columna fidintconper

deshabilitando el valor NOTNULL.

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Imagen 3.3_Deshabilitar NOTNULL

Antes de realizar la Transferencia de maestros modificar en el php.ini los valores de memory_limit,
input_time, execution_time, y max_input_vars para alargar el tiempo de los querys, ya que para el
traspaso de histrico de nminas es necesario.
3.4. Editar el php.ini: en el archivo /etc/php5/apache2/php.ini deben editarse los siguientes
parmetros:

memory_limit = 2048M

max_input_time = 1600

max_execution_time = 1800

max_input_vars = 40000

3.5. Transferencia de Maestros: Ingresar al sistema seleccionando la base de datos del ao saliente,
ir al mdulo Apertura y seleccionar la BD de apertura, donde XXXX corresponde al ao entrante.
Luego, escoger la opcin Procesos, Traspaso de Datos Bsicos, seleccionar de uno a uno cada tem,
excepto los campos Presupuesto de Gasto y Presupuesto de Ingreso, procesarlo y esperar
que el sistema arroje el mensaje La operacin se realiz de manera exitosa. Sistema
siglas_sistema. IMPORTANTE: NO SE DEBE PROCESAR UN TEM SI EL ANTERIOR
HA PRESENTADO FALLAS O SE ESTA EJECUTANDO.

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Imagen 3.4.1_Seleccin de la BD de Apertura

Imagen 3.4.2_Traspaso de Datos Bsicos

Imagen 3.4.3_Traspaso de Maestros de Datos Bsicos

Antes de transferir los maestros del campo Nmina, se debe editar la Informacin Nmina

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ubicada en la parte inferior de la pantalla, seleccionando todas las nminas cuyos datos se desean
traspasar y actualizando la Fecha de las Nminas Mensuales al 01/01/AO_APERTURA y la
Fecha de las Nminas Semanales al PRIMER_DOMINGO_AO/01/AO_APERTURA.

Imagen 3.4.4_Traspaso de Maestros de Nmina

Traspaso de movimientos: Ese punto no se hace ya que se supone que se cierran todas las ordenes
de compra y servicios y pagos en diciembre y no se dejan movimientos.

Imagen 3.4.5_Traspaso de Movimientos

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Para hacer seguimiento al proceso, por si se generan fallas durante el mismo, se pueden revisar
los LOG de las operaciones realizadas, a travs de la ruta:
Ruta SIGESP: /vista/apr/resultados
Nota:
En caso de presentarse alguna falla, es muy posible que est relacionada con los datos por
defecto, ya que el sistema a veces no los transfiere todos, para ello, se deben analizar
cuidadosamente aquellos sistemas donde se presente el inconveniente y hacer el traspaso de manera
manual.
3.6. Transferencia de Saldos y Movimientos en Trnsito: se hace a travs de la ruta Apertura ->
Procesos -> Traspaso de Saldos y Movimientos en Trnsito, para realizar este proceso se deben
haber completado TODAS las conciliaciones bancarias, la transferencia se hace de manera
individual, seleccionando el banco y la cuenta, se elige la opcin Movimientos en Trnsito en caso
de traer registros del ao anterior y finalmente se debe colocar la Fecha Final del Perodo Anterior
(31/12/XXXX) y la Fecha Inicial Nuevo Perodo (01/01/XXXX).

Imagen 3.5_Transferencia de Saldos y Movimientos en Trnsito

3.7. Traspaso de Solicitudes: de acuerdo a la naturaleza de la institucin, se transferirn las
solicitudes de pago Solo Contables o Con afectacin Presupuestariade la siguiente manera:

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Indicar la fecha del primer da del nuevo ejercicio 01/01/XXXX. Ejemplo: 01/01/2014.

Colocar como criterio de bsqueda la fecha desde y hasta del perodo de las solicitudes pendientes.
Ejemplo: del 01/01/2013 al 31/12/2013.

Indicar como prefijo el ao que se est cerrando. Ejemplo: 2013.

Seleccionar el tipo de solicitud: Pago Parcial o Contabilizada, el primer caso hace referencia a
aquellas solicitudes aun falte una fraccin por cancelar y el segundo son aquellas donde no se ha
cancelado nada.

Se busca y procesan las solicitudes.

En el caso de las Solicitudes compromete y causa, es decir, aquellas que tengan afectacin
presupuestaria, se debe seleccionar nicamente la Estructura Presupuestaria a afectar (consultar
previamente con el rea de presupuesto para saber en cuales aplica).

3.8. Traspaso de Movimientos Iniciales de Inventario: este proceso transfiere las existencias
remanentes de los artculos del almacn, se sugiere realizar un mantenimiento previo al mdulo a
travs de la ruta: Instala -> Procesos -> Mantenimiento -> Preprocesar Existencias Inventario ->
Ejecutar. Luego ir al mdulo de apertura y desde la ruta: Procesos -> Traspaso Movimiento Inicial
de Inventario seleccionar la opcin Procesar.
3.9. Ejecutar Mantenimiento Contable y Presupuestario: desde la base de datos que se est
aperturando, ingresar al mdulo Instala y ejecutar los reprocesamientos de saldos contables y
presupuestarios.
3.10.Habilitar Constraints: cargar nuevamente los constraints inhabilitados en el punto 3.2, abriendo
desde la consola sql del PgAdmin los respaldos previamente generados.

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Imagen 3.9_Habilitar Constraints

Es posible que al momento de la restauracin el constraints res_scb_movbco_numconint arroje el
error La tabla contiene valores duplicados, para solucionarlo se debe ejecutar una sentencia que
le asigne valores distintos al campo numconint de la tabla scb_movbco. Como opcin se puede
ejecutar un UPDATE que llene el numconint con valores de otro campo que sean diferentes o que
incremente el monto (revisando posteriormente que no existan valores duplicados antes de restaurar
el constraint), por ejemplo:
UPDATE scb_movbco set numconint = monobret +1;
Habilitar NOTNULL en la columna fidintconper de la tabla sno_periodo.
Para esto debes hacer un update llenando el campo con valores nmericos. Update sno_periodo set
fidintconper= 0 where fidintconper is null.
Verificar los campos : estciespg, estciespi y estciescg y colocalos en 0 en la tabla sigesp_empresa
de la bd del ao aperturado: Si no se hace esto el sistema arroga el siguiente mensaje de Warning: "Ya
fu procesado el Cierre Presupuestario, No pueden efectuarse movimientos, Contacte al Administrador
del Sistema", aunque esto lo debi hacer el mismo proceso de apertura.
3.11.Verificar los parmetros del php.ini: el archivo /etc/php5/apache2/php.ini debe tener los
siguientes parmetros:

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engine = On
short_open_tag = On
asp_tags = Off
precision = 14
y2k_compliance = On
output_buffering = 4096
zlib.output_compression = Off
implicit_flush = Off
serialize_precision = 100
allow_call_time_pass_reference = Off
safe_mode = Off
safe_mode_gid = Off
safe_mode_allowed_env_vars = PHP_
safe_mode_protected_env_vars = LD_LIBRARY_PATH
expose_php = On
max_execution_time = 1800
max_input_time = 1600
memory_limit = 2048M
error_reporting = E_ALL & ~E_DEPRECATED
display_errors = Off
display_startup_errors = Off
log_errors = On
log_errors_max_len = 1024
ignore_repeated_errors = Off
ignore_repeated_source = Off
report_memleaks = On
track_errors = Off
html_errors = Off
variables_order = "GPCS"
request_order = "GP"
register_globals = Off

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register_long_arrays = Off
register_argc_argv = Off
auto_globals_jit = On
post_max_size = 8M
magic_quotes_gpc = Off
magic_quotes_runtime = Off
magic_quotes_sybase = Off
default_mimetype = "text/html"
enable_dl = Off
file_uploads = On
upload_max_filesize = 2M
max_file_uploads = 20
allow_url_fopen = On
allow_url_include = Off
default_socket_timeout = 60
pdo_mysql.cache_size = 2000
define_syslog_variables = Off
sql.safe_mode = Off
mysql.allow_local_infile = On
mysql.allow_persistent = On
mysql.cache_size = 2000
mysql.max_persistent = -1
mysql.max_links = -1
mysql.connect_timeout = 60
mysql.trace_mode = Off
mysqli.max_persistent = -1
mysqli.allow_persistent = On
mysqli.max_links = -1
mysqli.cache_size = 2000
mysqli.default_port = 3306
mysqli.reconnect = Off

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mysqlnd.collect_statistics = On
mysqlnd.collect_memory_statistics = Off
pgsql.allow_persistent = On
pgsql.auto_reset_persistent = Off
pgsql.max_persistent = -1
pgsql.max_links = -1
pgsql.ignore_notice = 0
pgsql.log_notice = 0
sybct.allow_persistent = On
sybct.max_persistent = -1
sybct.max_links = -1
sybct.min_server_severity = 10
sybct.min_client_severity = 10
bcmath.scale = 0
session.save_handler = files
session.use_cookies = 1
session.use_only_cookies = 1
session.name = PHPSESSID
session.auto_start = 0
session.cookie_lifetime = 0
session.cookie_path = /
session.serialize_handler = php
session.gc_probability = 0
session.gc_divisor = 1000
session.gc_maxlifetime = 1440
session.bug_compat_42 = Off
session.bug_compat_warn = Off
session.entropy_length = 0
session.cache_limiter = nocache
session.cache_expire = 180
session.use_trans_sid = 0

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session.hash_function = 0
session.hash_bits_per_character = 5
mssql.allow_persistent = On
mssql.max_persistent = -1
mssql.max_links = -1
mssql.min_error_severity = 10
mssql.min_message_severity = 10
mssql.compatability_mode = Off
mssql.secure_connection = Off
soap.wsdl_cache_enabled=1
soap.wsdl_cache_dir="/tmp"
soap.wsdl_cache_ttl=86400
soap.wsdl_cache_limit = 5
ldap.max_links = -1
max_input_vars = 40000
3.12.Crear el Asiento de Apertura: para este proceso se debe ingresar a la base de datos del ao
entrante, y ejecutarlo de alguna de las siguientes maneras:

Mtodo automtico: ir a la ruta Apertura -> Procesos ->Apertura Ejercicio Contable -> Procesar.

Mtodo Manual: en caso de que el mtodo anterior presente algn inconveniente, se debe ir a la
ruta: Contabilidad Patrimonial -> Procesos -> Comprobante Contable.

Al Crear el Asiento de Apertura de manera automatica coloc 31-12-2010 por tal razn hay que
actualizar la fecha por base de datos en las tablas sigesp_cmp y scg_ dt_cmp quitando el
constraints fk_scg_dt_c_sigesp_cm_sigesp_c de la tabla scg_dt_cmp actualizando el unico
registro en la tabla sigesp_cmp y los registros de scg_dt_cmp a travs del siguiente query:
update scg_dt_cmp set fecha= 'aofinalizado-12-31' where fecha='2010-12-31'; update
scg_dt_cmp set fecha= '2015-12-31' where fecha='2016-01-19';

3.13.Definir la nueva estructura Presupuestaria de Gastos: ingresar a la ruta Configuracin ->

Configuracin -> Presupuesto de Gasto -> Estructura Presupuestaria, para cargar los Proyectos /

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Acciones Centralizadas, Acciones Especficas y Centros de Costos activos para el ao que se est
aperturando. Luego ir a la ruta Contabilidad Presupuestaria de Gasto -> Procesos -> Apertura ->
Mensual y enlazar la estructura para la apertura de cuentas.
3.14. Revisar y adecuar el mdulo de Configuracin: ubicados en la base de datos nueva es
importante revisar el mdulo de configuracin, ya que hay ocasiones donde se trae algunas tablas
maestras sin registros o nicamente asigna un valor por defecto, tales como:

Sigesp -> Control Numrico (Tabla sigesp_ctrl_numero)

Sigesp -> Ubicacin geogrfica -> Municipios (Tabla_)

Sigesp -> Ubicacin geogrfica -> Parroquias

Para dar solucin, se debe realizar desde el pgAdmin un respaldo con extensin .backup de las

tablas con la data completa ubicadas en la BD del ao anterior, luego situarse en las tablas
correspondientes de la BD nueva para hacer la restauracin.

Imagen 3.13_Respaldar tabla con registros completos de la BD anterior

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Imagen 3.14_Restaurar tabla con registros completos en la BD nueva

3.15.Aperturar las cuentas Presupuestarias: en este proceso se realiza la apertura mensual de las
cuentas presupuestarias a travs de la ruta: Contabilidad Presupuestaria de Gasto -> Procesos ->
Apertura -> Mensual.

Imagen 3.15_Apertura de Cuentas Presupuestarias

Otros elementos a verificar.
Verificar la transferencia de la tabla municipios.
Revisar en configuracin empresa que tengas inicio de periodo en ao aperturado
En seguridad procesos asignar presupuesto a usuarios... revisar que todas las estructuras estn
asignados a los usuario de presupuesto y al Administrador.
Para aperturar las cuentas Presupuestarias mensual, hay que aperturar el mes de Enero

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Revisar la tabla sigesp_conceptoretencion, la misma no debe tener vaca, ya que si lo est no se

genera el reporte. Ese es un pequeo detalle de la apertura no se exporta la data de esa tabla, para
solucionarlo debes exportar la data del 2015 y posteriormente importarla. Se recomienda hacerlo en
formato plano .sql con comandos insert .
Para hacer la apertura en el mdulo de contabilidad presupuestaria de gasto, debe estar hecho el
asiento de apertura.
Finalmente se puede iniciar con el flujo normal de los procesos en el Sistema Integrado de
Gestin para Entes del Sector Pblico (SIGESP).