28/3/2019 DOCUMENTACIÓN : PLIEGO DE ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

DOCUMENTACIÓN : PLIEGO DE ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

Prof. Dr. José Rodriguez de Rivera

Departamento de Ciencias Empresariales - Universidad de Alcalá de Henares
(1992-1999)

1. Definición del Documento de Especificaciones de Exigencias Funcionales (Functional Performance Specifications- FPS)

El pliego o cuaderno de especificaciones o exigencias funcionales (las que debe satisfacer el producto)[1] es un documento en que el solicitante formula sus necesidades y
exigencias - o las de aquel que le ha encargado transmita al proveedor del producto, servicio o sistema pedido - en términos de "funciones referidas al usuario" (funciones de
servicio que definen el portador de valor) así como otras exigencias o condicionamientos (constraints).

Además, el documento debe presentar criterios para poder evaluar el nivel de criterios de evaluación (dentro de ciertos márgenes de flexibilidad).

Los términos de:

- Funciones referidas al usuario

- Condicionamientos/obligaciones

- Criterios de evaluación

- Nivel del criterio de evaluación

- Flexibilidad de un nivel

se exponen en el Glosario-MV.

El demandante del producto es una persona u organización que busca un producto, servicio o sistema (serducto) con las características del FPS, y que se plantea la compra o
adquisición del objeto, servicio o sistema, para él o para otros.

La creación de este conjunto ordenado de informaciones sobre exigencias a cumplir tiene como objetivo superior ayudar en la configuración del producto de forma que realmente
defina la "respuesta" que se da por el sistema productor de valor a la demanda del sujeto de necesidades, dentro de los condicionamientos existentes y realizada de la forma más
económica posible.

Esta definición corresponde casi exactamente a la norma francesa de Análisis de Valor[2] donde se define este documento ("Cahier" de exigencias u obligaciones funcionales).

En el cumplimiento funcional hay que distinguir tres tipos o niveles de exigencias:

1) Exigencias que "tienen que" cumplirse

2) Exigencias "que deben" cumplirse

3) Exigencias "que pueden" cumplirse.

Asimismo deben explicitarse las magnitudes técnicas más relevantes: lugar del trabajo, tiempos precisos, ratios de rendimiento, tolerancias admisibles, etc. y costes implicados.

La elaboración de estos pliegos de exigencias funcionales emplea básicamente el método del Análisis Funcional (como elemento central del AV tradicional o del Valu
Management).

La formulación en "funciones" no incluye pues - todavía - las referencias posteriores a las soluciones técnicas, que permitirán satisfacer las necesidades consideradas (en productos
servicios) o problemas tenidos en cuenta (en un sistema). Se consideran además sólo un mínimo de condicionamientos iniciales.

El "documento" puede existir ya al comienzo del desarrollo de un producto, y servir de marco orientador general al trabajo de configuración detallada (quizá fruto de un anteri
análisis funcional realizado por el mismo solicitante). Pero el equipo de configuración podrá someterlo a una crítica constructiva e incluso intentará introducir las correcciones qu
considere necesarias para cumplir mejor los deseos del solicitante.

Si el peticionario no entrega tal pliego al comienzo del desarrollo deberá ser desarrollado por el equipo de configuración (para ello hay que insertarlo en el plan de trabajos).

2. Objetivos y utilidades del Pliego o Cuaderno de Exigencias funcionales

Esta forma de plantear la descripción o formulación de lo que hoy se denomina el contenido de "la voz del cliente" (o usuario) permite delimitar las metas y ámbitos d
prestaciones del serducto que mejor optimice el cociente de valor-funcional por coste deseado por el cliente.

Para que este documento constituya una buena formulación del documento base para la configuración y desarrollo (“baseline”) deberá reflejar adecuadamente l
necesidades o problemas del destinatario del item a configurar. Para ello – mediante, por ejemplo, un método como el descrito en el tratamiento de la “voz del cliente”
deberán explorarse todas las oportunidades o posibilidades - y esto en término de funciones - lo que a su vez estimulará al productor o suministrador del bien en cuestión
optimizar su serducto y encontrar la mejor propuesta.

Hay que tener en cuenta que el documento FPS facilita mucho, en la comunicación entre ofertante y solicitante, el examen y comparación de diferentes propuestas e
referencia a "funciones" - lo que por su mayor nivel de abstracción, permiten concentrarse en lo esencial sin perderse en detalles accidentales.

Los "pliegos o cuadernos de exigencias funcionales" ayudan a cumplir varios fines esenciales en la configuración de un producto o servicio:

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1) Expresar y describir "en términos de funciones" las necesidades a satisfacer (necesidades funcionales - concepto que debe distinguirse del de los medios u objetos con qu
cumplirlas).

La exigencia "formular en términos de funciones" diferencia claramente este tipo de documento básico de otros documentos similares utilizados en el diseño y desarrollo d
productos en que se describen características físicas, duración etc. pero no en términos funcionales (por ejemplo: el PDS - ver anexo).

El solicitante debe conocer sus necesidades y el entorno en que se plantea la satisfacción de esas necesidades por un producto, y deberá usar el producto generado.

2) Establecer una base de referencia en la relación entre los socios en la cadena-red de producción de valor.

En esta relación, el solicitante asume la responsabilidad de definir adecuadamente sus necesidades y los fines que debe realizar el objeto. El productor o realizador deb
conocer tecnologías, disponer de medios de producción y evaluar costes. Es responsable de la busca y selección de soluciones y de la optimación de la realización.

3) Suministrar informaciones para el posterior uso del objeto por el sujeto de las necesidades a satisfacer.

El pliego elaborado servirá de base a las instrucciones para el uso y mantenimiento del futuro producto.

* Otras utilidades del Pliego de Exigencias Funcionales

Entre otras utilidades de este instrumento destacan las siguientes:

v Ayudar a la configuración y preparación de productos competitivos durante todo su ciclo de vida.

v Mejorar la comunicación entre Marketing, Compras, I+D y prevenir errores que perjudicarían la calidad del objeto desarrollado.

v Ayudar a los responsables de decisiones sobre el producto al facilitarles informaciones para evaluar y comparar alternativas de proyectos, ofertas, concursos, etc.

v Ahorrar esfuerzos, tiempos, y costes en la realización de una preparación de producto, y facilitar la comunicación entre el realizador y los departamentos afectad
durante el proceso de creación del objeto.

v "Documentar" exigencias etc.: hacer disponible y accesible en cualquier momento el "know-how" adquirido durante el proceso de creación del objeto.

3. Campos de aplicación del Pliego de Exigencias Funcionales

El nivel de abstracción (se habla de funciones, exigencias técnicas etc., sin bajar a los detalles de tecnologías o materiales empleados), permite desarrollar técnicas d
solución de problemas generales y su aplicación a cualquier tipo de producto en cualquier sector industrial: automoción, aero-espacial, textil, etc. Es decir, se puede aplicar
cualquier tipo de serducto: producto material, servicios, procedimientos administrativos, sistemas de gestión, problemas de organización, sistemas integrados, software o su
variantes, etc.

Debe tenerse en cuenta que el solicitante podría ser tanto el usuario directo del serducto a definir y elaborar, como un servicio de Marketing de una compañía que quisie
vender un determinado tipo de serducto. También podría tratarse de un comprador que a su vez lo obtiene para otro usuario, o un diseñador que debe integrarlo com
subsistema en otro serducto más complejo y amplio.

Se puede emplear el documento para comunicación entre empresa y cliente, o dentro de la empresa o red, entre distintos departamentos o unidades de producción.

En cuanto que su punto de partida son las "necesidades" o "problemas" que el objeto deberá satisfacer o solucionar, y dado que el usuario es quien indica en gran parte l
"funciones ideales" este instrumento puede aplicarse tanto a productos existentes en proceso de mejora, como a productos nuevos: basta comparar solucion
(cumplimientos ideales funcionales) con lo existente o con lo planificado hasta el momento en una innovación.

4. Articulación del Pliego de Exigencias Funcionales:

Los contenidos del pliego de exigencias se articulan en varias partes:

1) Presentación general del problema

2) Expresión funcional de necesidades

3) Variantes o alternativas (si hay lugar)

4) Marco de respuesta.

5) Formas de presentar las relaciones entre exigencias

4.1 Presentación general del problema:

Presenta globalmente la concepción del serducto al diseñador, fabricante o distribuidor para facilitar una rápida y clara comprensión de los problemas y necesidades m
importantes a solucionar y satisfacer (resume la formulación funcional de necesidades: ver 4.2)

Se insertan indicaciones sobre el mercado (productos existentes, importancia del mercado, previsión de vida comercial), para completar la información y motivar
diseñador, productor o distribuidor. Deben especificarse contexto y metas del proyecto de desarrollo - así como información sobre si se trata de una parte o subsistema de u
programa más amplio ya emprendido o en preparación, o si habrá posteriores desarrollos etc.

Se deben especificar datos del entorno y sus condicionamientos y obligaciones (personas, contexto social, otros equípos etc.).

6.1.1 Informaciones base:

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Para delimitar el campo general del problema que debe resolver el configurador de un producto se inserta en primer lugar: un concepto global del producto en referencia a l
principales necesidades o exigencias que debe satisfacer (formulación-síntesis de necesidades)

Este concepto debe contener las informaciones esenciales para la toma de decisiones en todos los departamentos afectados por el desarrollo: no sólo referentes a
configuración intrínseca del producto, sino abarcar también resultados de ventas previstos, ciclo de vida comercial, situación de demanda prevista en el mercado para objeto
semejantes etc.

6.1.2 Contexto global:

En segundo lugar se debe informar al configurador sobre el "contexto global de desarrollo del proyecto 'nuevo producto X'". Esto implica informar sobre:

- Localización en- y relaciones del proyecto con el programa marco (p.ej. en una unidad de gestión por familias de productos).

- Estudios previos

- Estudios paralelos, si son accesibles o públicos

- Consecuencias previstas para la empresa: en estrategia, mejora de capacidad tecnológica o formación del personal, etc.

- Partes afectadas por el desarrollo: en el peticionario (interno o externo), servicios o personas que utilizarán el producto etc.

- Naturaleza de las prestaciones pedidas al desarrollo: p.ejemplo: estudiar la factibilidad del producto, desarrollar maquetas o prototipo etc.

- Eventualmente, sigilo o confidencialidad del desarrollo.

6.1.3 Formulación "precisa" de las necesidades o exigencias primordiales a satisfacer

En tercer lugar, dado que el desarrollo se adecuará a las necesidades a satisfacer, es preciso definir la principal finalidad del objeto a desarrollar, para el futuro usuario
desde su perspectiva.

6.1.4 Condicionamientos, variables etc. respecto a las posibilidades de desarrollo del producto estudiado:
Esto incluye describir:

v medios o elementos existentes en ese entorno (Means): personas, equipos, medios y materiales etc.

v condicionamientos/restricciones a respetar (p.ej. en aprovisionamientos, canales de distribución, problemas de mantenimiento o almacenamiento etc.).

v elementos variables o modificables (y los plazos para conseguirlo)

Estas entidades se seleccionan según su posible influjo en el desarrollo.

Para cada entidad de dicho entorno considerada como relevante se deben aportar sus características: dimensión, estética, propiedades etc. Asimismo se deberá suministrar
medio de representarlas: diagramas, planos, esquemas de relación entre esos elementos etc.

4.2 Expresión "funcional" de necesidades:

Constituye el elemento central del FPS.

Esta formulación en términos de funciones se basa en el resultado del "Análisis funcional"[3] realizado a partir de la definición global del problema (arriba: punto 4.1.1)
servirá para pasar a un mayor detalle y ayudar a la validación de los datos iniciales. Dicha formulación funcional constituye el punto básico del cuaderno de exigencias
establece el marco de referencia para el diálogo entre peticionario y configurador.

La expresión funcional se articulará en los necesarios niveles de precisión.

La formulación funcional especifica:

Ø Las funciones referidas al usuario y las restricciones e imposiciones sobre el serducto (que limitan el ámbito de libre decisión en diseñador, productor o distribuidor)

Ø Los criterios de evaluación (estimación) correspondientes a dichas funciones

Ø Los niveles de dichos criterios indicando cuáles son imperativos (dentro de ciertas tolerancias) o los que son deseables pero están abiertos a negociación - con may
espacio de flexibilidad.

Es necesario que estas formulaciones de necesidades se realicen en forma concisa y evitando equívocos o ambigüedad. Ayuda a visualizar la estructura funcional el uso d
gráficos, diagramas o árboles (de funciones), acompañados por comentarios breves.

A menudo se insertan datos sobre precios o costes de referencia, globalmente antes y ahora en referencia a "costes target" (ver capítulo sobre el cálculo económico
controlling).

Pueden aplicarse ratios de tradeoff a los niveles de cumplimiento de los distintos criterios y a los costes por funciones dados como pauta de referencia.

En mayor detalle este elemento se articula así:

a) Exigencias internas y externas.

Hay que distinguir dos tipos de exigencias funcionales en la configuración del producto: externas e internas (a este nivel de distinción aún no se diferencia entre la dimensió
de utilidad al usuario o al productor).

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Las exigencias externas se refieren a niveles de cumplimiento funcional o a prescripciones sobre los objetos (materiales o servicios) que las realizan, impuestos desde
exterior de la empresa.

En general se determinan a partir de:

Ø resultados obtenidos en los estudios de mercado, que podrían obligar, p.ejemplo, a añadir determinadas prestaciones funcionales a un producto (p.ejemplo, mejora d
seguridad mediante nuevos sistemas de electrónica en el control del frenado),

Ø las prescripciones y normativas sobre protección del consumidor, del entorno etc.

Las exigencias internas se refieren ante todo al potencial productivo y de gestión de la propia empresa, p. ejemplo, a condicionamientos, posibilidades, etc. del laborator
de I+D, de las instalaciones, de informatización (CAD, CIM etc.). Aquí son decisivos los condicionamientos derivados del nivel de calidad posible en el centro productivo.

b) Las restricciones o condicionamientos básicos

Limitan la libertad del configurador del producto: p.ejemplo, por medidas anticontaminantes en el uso del mercurio, o en el diseño de un motor que provocara demasiad
ruido etc. Estas limitaciones se especifican como obligatorias en el pliego de especificaciones. Aquí se consideran las condiciones-marco-obligatorio, impuestas al proyec
de producto: Por ejemplo, podrían haberse definido previamente límites a:

· costes (utilizando el sistema de c. planificados o de costes por actividad)

· fechas y plazos: de obtención de planos, de obtención de materiales y componentes, de plazos de entrega etc.

· plan de organización: p.ejemplo, en configuración de un equipo de proyectos, en creación de una unidad logística etc.

c) Los criterios de evaluación de las funciones.

Esto permite, p.ejemplo, su ponderación al realizar un Análisis de Valor o de Valor Util. Los criterios traducen a términos operacionables las exigencias funcionales, por el
deberán ser comparables cuantitativa o cualitativamente (por escalas ordinales, p.ej.).

Los criterios se referirán a:

c1) El valor funcional desde la perspectiva del usuario ("peso" relativo de las funciones)

c2) El nivel de cumplimiento funcional: p.ejemplo, distintos niveles de ahorro en combustible, o distintos trayectos de frenado etc.

Respecto a estos niveles debe distinguirse:

Ø niveles impuestos

Ø niveles de cumplimiento deseable pero opcional

Ø grado de flexibilidad en niveles de cumplimiento, sometibles a consideraciones de compromisos (tradeoffs), sopesando diversas posibilidades (más revoluciones de u
motor implica menor esperanza de vida, más filtro de escape implica más consumo de potencia no aplicable a la tracción etc.)

En la evaluación del nivel de importancia de las funciones o del grado de cumplimiento funcional es preciso atender al entorno:

q A veces es posible "segmentar" el mercado y establecer distintos niveles de cumplimiento funcional (según poder adquisitivo, hábitos etc.), sin cerrarse a una posib
posterior mejora de tales niveles en los segmentos peor servidos, y aprovechando todo el potencial del desarrollo para los mejores.

q Si las especificaciones se limitan a las funciones-fin, no abarcan pues las funciones técnicas (según la definición "real" de producto), pero sí permiten evaluar desde
dimensión funcional los logros del desarrollo técnico (sobre éste punto véase el working dedicado a la Innovación y Tecnología).

d) Procedimientos de evaluación de funciones

Los métodos prácticos para llevar a cabo la evaluación de funciones, p.ejemplo, mediante el Análisis del Valor Util, o según sistemas de ordenamiento de preferencias, con
método Saaty-AHP etc. Asimismo, se incluyen los métodos de evaluación de utilidad por cumplimiento funcional (curvas de conversión de datos técnicos, p.ejemplo,
puntos de evaluación).

e) Datos sobre Precios o Costes:

Se trata de información económica sobre objetos similares, de la competencia etc. para poder enmarcar el análisis funcional en un proceso de preparación de decisiones sob
VALOR (cociente calidad precio o cociente entre prestaciones y costes).

4.3 Propuestas alternativas - Variantes posibles

No se trata de objetos alternativos, sino de otras constelaciones o grupos de funciones asociadas en un objeto (si es posible), pero dentro del marco delimitado por l
funciones-base o punto de partida. La busca de alternativas o variants se refiere a posibles modificaciones en la formulación de las necesidades funcionales que pueden s
propuestas por el diseñador, fabricante o distribuidor en comparación con las propuestas inicialmente por el cliente o solicitante.

En el uso de este elemento del FPS, el solicitante o cliente debe examinar atentamente las sugerencias hechas por el diseñador, productor o distribuidor. Tales sugerencias
plantean en un ámbito de total libertad (análogamente a lo que sucede a la fase de creatividad del VM), pero el solicitante deberá poder indicar en qué direcciones desea
desarrollen los siguientes pasos y avances en la definición del contenido del serducto.

Se trata de un elemento o paso en el proceso de preparación del FPS en que se estimula la creatividad y se pone la base a la "innovación".

Las variantes afectan por tanto a las funciones (sobre todo a las secundarias en que se concretan las primarias), y a sus sucesivos niveles de articulación. Debe tomarse
arbol de funciones como un conjunto de nudos de decisión, donde al descender desde lo más global a lo más concreto siempre queda lugar a decisiones alternativas.

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Por ejemplo: en la concepción de una lavadora, como objeto destinado a separar la suciedad del objeto lavado, a nivel de funciones secundarias puede indicarse la funció
"conseguir químicamente la disolución de ciertas substancias", pero también existe, al menos científicamente, aunque quizá todavía no realizable técnicamente, la alternativ
de "conseguir físicamente, mediante ultrasonidos, la separación de las moléculas de suciedad".

4.4 Marco de respuestas:

Esta parte del cuaderno va más allá de las "exigencias funcionales" y prepara la forma de implementarlas o realizarlas en objetos (materiales o intangibles - de tipo servicio
Sin embargo, dado que generalmente existen múltiples respuestas o soluciones a las cuestiones sobre funciones, conviene dar al configurador del producto una pauta pa
ordenar o encasillar sus distintas respuestas que le permita además comparar facilmente sus elementos.

Esta configuración del marco u ordenación de las respuestas deberá facilitar la comparación entre distintas propuestas. Sólo se tienen en cuenta aspectos directamen
vinculados al producto: operaciones, precios unitarios, realización etc.

Para ello se emplean ciertos formularios (o listados de chequeo, p.ej. en una base de datos). Es útil el empleo de una retícula o matriz con filas y columnas que permita
insertar y ordenar las funciones o exigencias a cumplir con los elementos realizadores (en este punto el Pliego de Exigencias Funcionales se asemeja a las matric
funciones-objetos-costes del tradicional AV o a las empleadas en el QFD).

Las respuestas dadas aquí servirán luego para elaborar el auténtico cuaderno de "especificaciones" o de "recepción" (por ejemplo, en la homologación de un producto).

Estos datos se ordenan:

a) En referencia a la función o exigencia a cumplir:

¨ objeto-solución propuesto para su cumplimiento (a veces un mismo objeto podrá satisfacer a varias exigencias funcionales)

¨ nivel de cumplimiento respecto a los criterios elaborados, o respecto a una forma de control de grado de realización

¨ coste de realización o precio de adquisición correspondiente a la realización de cada función (según matriz funciones-costes en AV)

¨ justificación o fundamentación técnica y económico-organizacional de la decisión sobre soluciones elegidas.

b) Respecto a la totalidad del producto:

¨ Coste de realización de la versión base, y diversas opciones alternativas variantes opcionales, incluso no previstas en los datos anteriores del pliego de exigencias

¨ medidas tomadas para cumplir con restricciones y sus consecuencias económicas

¨ costes previstos de infraestructura, inversión, coste de capital, mantenimiento etc.

¨ desglose del producto (en arbol de Gozinto o en mezcla etc.) en sus subconjuntos, módulos, partes normalizadas o estandarizadas etc. Así como descomposición parale
de costes

¨ previsiones sobre garantía de calidad, fiabilidad

¨ perspectivas de evolución tecnológica en el campo del producto

¨ expectativas de- y ciclo de vida previsto para la solución

etc.

5. Organización del proceso de preparación del documento FPS

La preparación de estas informaciones organizadas será distinta según la forma de gestión integral del producto, p.ejemplo, si se desarrolla como actividad
normal en un departamento de I+D o en un "proyecto" vinculado a una nueva SBU etc. Es decir, deberá adecuarse a la "fase" de desarrollo del producto en
que se considere necesario utilizarlo. En todo caso, el departamento responsable de la realización y aplicación de los Pliegos de Exigencias debe precisar
una serie de "reglas" que encaucen la elaboración de cada pliego de exigencias, y definan los grados de cumplimiento de éstas.
Es necesario definir los roles y tareas de las personas participantes, el plan de trabajo, la evolución del FPS durante el transcurso del desarrollo.

5.1 Personas participantes en el grupo de trabajo que elabora el FPS

Los participantes en la elaboración del FPS son:

El solicitante o comprador
Este puede ser una organización que desea de un proveedor o fabricante que le suministre un producto. En este caso, el solicitante tendrá un
representante que puede ser el responsable de decisión en un proyecto de Value Management. También puede tratarse de un ejecutivo de la
organización que pide un producto o preproducto a otro departamento, y en este caso deberá definir los problemas a solucionar, y alguna de las
metas (precios, tiempos límites etc.).
Asimismo debe elegir al jefe de grupo de trabajo

El grupo de trabajo
Sus miembros son seleccionados atendiendo a sus capacidades para definir las necesidades y conocer la aplicación del producto que debe
satisfacerlas; deben también poseer competencias en las áreas de logística de aprovisionamientos, distribución, mantenimiento, almacenamiento -
Se aplican principios similares a los del grupo de trabajo del estudio VM.

(Posiblemente) El diseñador, fabricante o suministrador / distribuidor

Esto, especialmente, cuando pertenecen a la misma organización que el solicitante. También cuando se trata de lazos externos, uno de los posibles
suministradores puede ser convocado como experto, sobre todo si los aspectos técnicos quedan fuera del campo propio de competencias del grupo.

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En caso de expertos externos hay que salvaguardar derechos de propiedad industrial o confidencialidad.

5.2 Plan de trabajo

El plan de trabajo en el proceso de definición de exigencias y su articulación puede descomponerse en fases y pasos parciales:

Fases básicas Pasos elementales Anotaciones sobre esos Herramientas a

pasos emplear
1. Definición del serducto
1.1 Definición del serducto Herramientas comunes
necesitado del Val. Mngt.

1.2 Objetivos centrales Precio, tiempo límite para

elaborar el FPS
1.3 Contexto del proyecto para las respuestas al FPS
1.4 Elección del jefe de Definir exigencias del
equipo - o de un responsable perfil de cualificación
de decisión del lider de equipo
2. Reunir 2.1 Mercado:
informaciones -productos existentes
- importancia mercado
- vida comercial prevista
2.2 Contexto del proyecto Posible inserción en un
programa mayor
2.3 Estudios anteriores o en
curso
2.4 Miscelánea Estándares, patentes, otros
desarrollos
3. Análisis funcional 3.1 Identificación de Relativas a todas las fases Uso técnicas del
funciones de servicio del ciclo de vida del Análisis de Funciones
producto
3.2 Estructurar, ordenar
jerárquicamente funciones
3.3 Identificar restricciones
3.4 Costes-target de funciones
4. Ejecución de los
otros elementos FPS
5. Redactar y validar Eventual. Escribir apéndices
FPS informativos
6. Presentación y
aprobación del FPS

Notas:

El solicitante debe definir, bajo el control del encargado del desarrollo de su producto, las líneas generales del producto, por ejemplo, como parte
integrante de un producto mayor. Esto es habitual en el cada vez más frecuente caso de las subcontrataciones o compras de subconjuntos. Como
criterior orientador deberá definirse aquí, igual que en AV, la necesidad o función básica del objeto a desarrollar (es decir, desde la perspectiva del
usuario o peticionario que lo representa).
Eventualmente debe efectuarse una redacción de informes parciales a lo largo del proceso de desarrollo del cuaderno (cuando es un sistema muy
complejo y necesita más tiempo)

5.3 Evolución del FPS a lo largo del proceso de desarrollo, preparación etc. de un producto

El grado de precisión y características del FPS, que define la "configuración" de un producto variarán según las fases de trabajo en la concepción,
desarrollo, preparación etc. - sobre todo, cuando se trata de productos más complejos, o de complejidad en las relaciones entre distintos socios que preparan
partes o subsistemas de un conjunto mayor. Esta evolución del FPS precederá a una definitiva descripción de las especificaciones técnicas.
En cambio, en productos sencillos será facil y rápido el lograr la forma definitiva.

5.4 Uso del FPS

(para el caso de productos de complejidad media)

a) Evolución del FPS y avance de un proyecto

El solicitante escribe una primera versión del FPS (FPS 0) que se envía a los posibles suministradores para indagar su actitud y propuestas ante la
propuesta. Esta versión, con un máximo en flexibilidad, será corregida de acuerdo a sus respuestas y sugerencias.
Se logra así una versión estabilizada que será la base de consultas posteriores y convocatoria de ofertas para las partes etc. del proyecto.
Los diferentes competidores ofertantes (externos, de otros departamentos) pueden aprovechar el margen de flexibilidad restante para preparar las
propuestas que les parezcan más satisfactorias.
Hay que examinar y comparar dichas propuestas documentadas desde el marco de pautas preparadas en el FPS para medir cumplimientos funcionales.
Una vez especificadas las últimas opciones será necesario establecer las especificaciones técnicas correspondientes, antes de lanzar la orden de lanzamiento
del pedido o fabricación.

b) Preparación del FPS: estudio de factibilidad; aplicación del FPS para determinar precios de propuestas
Según la fase del proyecto será necesario un mayor o menor grado de precisión en el FPS.
Al comienzo, el FPS se mantiene a un nivel global, pero debe incluirse el estudio de factibilidad y la justificación económica del proyecto.

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El documento se precisa a lo largo del avance del proyecto y suministrará criterios para evaluar ofertas (respecto al valor funcional ofertado y al precio
solicitado).

c) La "Respuesta" al FPS
En el caso de uso externo del FPS.
El diseñador, fabricante o suministrador debe tomar en cuenta el conjunto de necesidades funcionales formuladas en el FPS antes de seguir trabajando
sobre el desarrollo de una respuesta.
El grado de precisión de una respuesta deberá estar en consonancia con el FPS enviado a los ofertantes - esto evita gastos inútiles en estudios que no
responden a lo demandado.
En principio, la respuesta debe centrarse en el cumplimiento de las "funciones" - antes de entrar en cuestiones técnicas de cómo realizarlas -, así como en
los niveles de prestaciones (y de exigencias secundarias de calidad - según la terminología del QFD).
El FPS se utiliza así como herramienta para la comunicación (la hace más objetiva, exacta y libre de equívocos). Al aprovechar los márgenes de
flexibilidad y la petición de variantes alternativas, el FPS posibilita incrementar el potencial creativo y la participación de todos los implicados en el
proyecto.

d) Formas de utilización
Básicamente se trata de:
d1) un uso interno, en el curso de desarrollo de un proyecto,
d2) un uso externo: entre distintos centros participantes en un proyecto en red-cadena de producción de valor.
d1) Uso interno:
El FPS puede prepararse durante la fase del estudio "de funciones" en el Análisis del Valor y esto bastaría en muchos casos.
En otros caso, donde la importancia del proyecto y su amplitud lo requiera, será necesario efectuar un desarrollo y cambios del FPS desde la propuesta
inicial hasta la formulación definitiva técnica.
Entonces se le administra de la forma habitual en "Organización por Proyectos" de un "Management de la Configuración": con controles predeterminados
(milestones) o con modificaciones "ad-hoc" que deben comunicarse a todas las distintas líneas del desarrollo.
A veces será necesario crear un grupo especializado, auxiliar, competente en la formulación de las necesidades funcionales. Luego los dos grupos, el inicial
y el auxiliar, deberán seguir desempeñando sus papeles en el diálogo entre solicitante y diseñador/fabricante/suministrador.
d2) Uso externo.
Se da en el caso de que elementos básicos del proyecto deban ser realizados fuera, lo mismo que cuando se necesitan aportaciones de ciertos
suministradores especializados (en general serán proveedores estables).

ANEXO

Existen muchos tipos de directrices para elaborar “pliegos de especificaciones” que no consideran – como el procedimiento expuesto arriba – la dimensión
“valor funcional”. Estos procedimientos sirven de ayuda al “Control Técnico” de proyectos de desarrollo..
Entre ellos destaca el clásico procedimiento del “Product Design Specifications”. El origen de este tipo de documentos se encuentra en el ámbito militar.
Son muy conocidos los procedimientos normalizados: MIL-STD-490 A, Specifications Practices,

Pliego de especificaciones para el diseño (Product Design Specifications - PDS)

Es un documento que debe describir todas las características esenciales, usos, y condiciones de utilización previstas para el producto a diseñar y desarrollar[4].

En el libro de Stuart Pugh (1991)[5] se describe con mayor detalle la forma en que se prepara y utiliza el PDS.

Es posible sistematizar sus categorías en los seis grupos siguientes:

1) Características del producto: propiedades, nivel de prestaciones, coste-target, metas de calidad y fiabilidad, estética, exigencias de ergonomía, tamaño, peso, y modularización.

2) Vida del producto: lapso de tiempo previsto de vida del objeto, duración de sus distintas partes o módulos (p.ej.: 10.000 km para un filtro de aceite), períodos de garantzía, d
almacenaje permitido (p.ej. en alimentos condimentados o conservados) - manteniendo los niveles de prestaciones descritos en el punto 1.

3) El uso por parte del cliente: como la instalación del objeto, su mantenimiento, forma de disponer de él, documentación necesaria (instrucciones de uso, etc.)

4) Consideraciones a atender en el desarrollo del producto: tiempo, riesgos inherentes a al tiempo de desarrollo, entorno previsto, materiales (riesgos posibles), condiciones d
seguridad, estándares, procedimientos de test o comprobación, recursos precisos (p.ej. un diseño en CAD con un programa de prestaciones como KATIA), patentes y licencia
determinaciones o reglamentaciones locales, etc.

5) Factores para su producción: volumen de producción prevista, infraestructuras precisas, selección de procesos y procedimientos de fabricación, montaje, embalaje, formas d
transporte etc.

6) Definición del segmento de mercado y plan de marketing: identificación de clientes, asesoramiento competitivo, ventana de mercado (precio, espacios de venta, promoció
dimensión del mercado y cuota de participación, etc.

El documento PDS suministra la información necesaria al equipo o departamento de diseño y desarrollo del producto sobre toda la gama de exigencias que debe satisfacer el obje
en preparación (producto, servicio o sistema).

Al desarrollar el contenido del PDS, habría que asegurar:

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28/3/2019 DOCUMENTACIÓN : PLIEGO DE ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

- Definir metas cuantificadas para las variables críticas (o valores estimados)

- Definir importancias relativas o criterios de compromiso (tradeoff) para items posiblemente en conflicto con otros

- Resolver inmediatamente conflictos de especificaciones, o ajustando las metas o formulando tradeoffs.

- Asegurarse de que las prioridades sobre especificaciones están de acuerdo con los beneficios al cliente definidos en las fases de desarrollo denominadas: definición final d
producto y metas del proyecto

- Crear un documento unificado en lugar de dispersarlo en distintos pliegos separados para las especificaciones relativas al marketing o a producción.

Bibliografía

Adamy, David (1987): Preparing and Delivering Effective Technical Presentations. Norwood, Mass: Art House.
Boehm, Barry W. (comp.)(1989): Tutorial: Software Risk Management. Washington DC.: IEEE Computer Society.
Eggerman, W.V. (1990): Configuration Management Handbook. Blue Ridge Summit, PA.: TAB Books Inc.
U.S. Specifications Practices – Military Standard 490 A. Washington DC: U.S. Department of Defense.
U.S. Technical Reviews and Audits for Systems, Equipments, and Computer Software. Military Estándar 1521 B, Notice 1. Washington, DC.: U.S.
Department of Defense.
U.S. Department of Defense. Preparation of Statement of Work (SOW). Military Handbook 245 B. Washington, DC.: U.S. Department of Defense.

[1]En Francia, el término "Cahier des charges fonctionnel" (CdCF) está definido, por la asociación de normas (equivalente a nuestro AENOR) denominada AFNOR, en
la norma sobre Análisis de Valor, X 50-150. Los principios generales, contenido, modalidades de uso del cuaderno se definen en la norma X 50-152 capítulo 6 : Plan de
trabajos de una acción de Análisis de Valor.
[2]Norma AFNOR X 50-150: El pliego de exigencias funcionales es "el documento en que se define la utilidad exigida por el usuario, o por un representante del usuario,
en forma de funciones y especificaciones".
[3]La forma de desarrollar el Análisis Funcional se describe en la sección especial con dicho nombre.
[4] Wilson, Cl.C./ Kennedy, M.E./ Trammel, C.J.(1996): Superior product development: managing the process for innovative products. Cambridge, Mass.: Basil
Blackwell Inc.
Wilson, Cl.C./Kennedy, M. (1989): Quantification of Critical Product Characteristics for Superior Product Development. En: ASM Winter Annual Meeting. San
Francisco Calif. december 1989.
[5] Pugh, Stuart (1991): Total Design: Integrated Methods for Successful Product Engineering. Wokingham, England: Addison-Wesley.

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