ANEXO 3
LISTA DE CHEQUEO
Check List Condiciones De Distribución
1. Proceso de Dispensación
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
1.1. ¿Se cuenta con procedimientos X
operativos estándar, para mantener las
condiciones de calidad en la dispensación?
[7]
1.2. ¿Se cuenta con registros y X
documentación para mantener las
condiciones de calidad en la dispensación?
[7]
1.3. ¿Se mantiene las condiciones de X
calidad del medicamento, en el
almacenamiento hasta la entrega del
producto? [7]
1.4. ¿Se realizan los controles de X
temperatura y humedad en la dispensación
de productos farmacéuticos? [6]
1.5. ¿Se realiza algún tipo de inspección en X
el proceso de embalaje? [4]
1.6. ¿Se tiene estandarizado el proceso de X
empaque, embalaje, envase y preparación
del pedido? [4]
1.7. ¿Se realizan auditorías por parte de la X
IPS? [8]
1.8 ¿Le realizan auditoria a su distribuidor? X
[2]
1.9. Como distribuidor de segundo y tercer X
nivel de complejidad ¿implementa el
Sistema de Distribución de Medicamentos
en Dosis Unitaria? [2]
1.10. ¿Se sigue el protocolo que contiene el X
procedimiento del Sistema de Distribución
de Medicamentos en Dosis Unitaria? [2]
1.11 ¿Cuándo se realiza reempaque o X
reenvase de medicamentos se asegura la
máxima legibilidad y durabilidad de las
etiquetas y rótulos? [2]
1.12 ¿Cuándo se realiza dispensación de X
medicamentos se verifica que la fórmula u
orden médica cumpla con la plenitud de las
características y contenido de la
prescripción señalados en el decreto 2200
de 2005 y resolución 2003 de 2014? [2]
1.13 ¿Cuándo se entrega los medicamentos X El que informa los usos del
al paciente, se informa sobre su uso medicamento es el químico
adecuado? [2] farmacéutico.
1.14 ¿Al momento de transportar X
medicamentos se colocan en recipientes
seguros que garanticen la protección
adecuada contra todos los aspectos
externos? [2]
1.15 ¿Cuándo se realizan envíos de X
medicamentos se tiene el registro de envió
y se conserva hasta el momento de entrega?
[2]
2. Criterios de calidad
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
2.1. ¿Se define, se mantiene y se garantizan X
las especificaciones de temperatura durante
el envío de los medicamentos? [7]
2.2. ¿Se cuenta con criterios de aceptación X
o tolerancias para la cadena de frío y el
control de humedad? [7]
2.3. ¿Se cuenta con un procedimiento para X
la contratación de un tercero que realiza la
distribución? [7]
2.4. ¿Se garantizan las condiciones de X
calidad en almacenamientos temporales?
[8]
3. Condiciones de dispensación y almacenamiento
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
3.1. ¿Se mantienen los requisitos de X
temperatura y humedad en el interior de la
IPS? [7]
3.2. ¿Se realizan pruebas a los embalajes X
del medicamento? [7]
3.3. ¿Se cuenta con una protección para la X
luz solar en los medicamentos en el
almacenamiento? [6]
3.4. ¿Cuenta con un control de entradas y X
salidas de envíos o paquetes? [4]
3.5. ¿Se cuenta con un tiempo estimado de X
almacenamiento temporal? [4]
3.6. ¿La información de las etiquetas de los X
contenedores o embalaje es suficiente y
adecuada? [4]
3.7. ¿Para garantizar la calidad del X
medicamento en almacenamiento y en
distribución se cumplen las siguientes
características en estibamiento: Por lo
menos a 10 cm. (4 pulgadas) del pisoPor lo
menos a 30 cm. (1 pie) de las paredes y de
otras pilas (estibas)A no más de 2,5 m (8
pies) de altura (por regla general) [3]
3.8. ¿Se clasifican los medicamentos según X
características específicas? y con qué fin se
clasifican de la manera que lo hacen? [3]
3.9. ¿Cuentan con pisos de material X
impermeable, resistente, uniforme y de
fácil limpieza y sanitización? [8]
3.10. ¿Se realizan almacenamientos X
temporales? [8]
3.11. Se cuenta con un procedimiento para X
el embalaje de productos farmacéuticos. [1]
4. Servicio
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
4.1. ¿Se determina la calidad en el nivel de X Para pendientes y oportunidad
servicio? [8] de entrega
4.2. ¿Se manejan indicadores de calidad? X No se tienen indicadores, pero
[8] se esta en la etapa de
formulación y construcción.
4.3. ¿Se cuenta con indicadores de tiempos X Se encuentra en la etapa de
de entrega? [8] formulación y construcción.
5. Sistemas de información
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
5.1. ¿Se realiza una verificación y X
documentación de las entregas? [4]
5.2. ¿Se tiene un sistema que permite tener X Solo para medicamentos de
trazabilidad del proceso de dispensación? alto costo
[4]
5.3. Se cuenta con procedimientos para el X
mantenimiento, calibración y validación de
equipos utilizados para el registro de las
condiciones de temperatura y humedad. [1]
6. Devoluciones
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
6.1. ¿Se tiene establecido el proceso de X Se encuentra en actualización
devolución de medicamentos? [4]
6.2. ¿Se evalúan los riesgos que puede X Se debe tener el control del
tener, el cambio de un medicamento por usuario
otro, aunque cumpla con las condiciones?
[4]
6.3. ¿Se cuenta con tiempo estimado de X Lo que se demore el
entrega de un medicamento que tuvo laboratorio en recoger el
proceso de devolución? [4] medicamento
6.4. ¿Se solicita al proveedor, con la debida X
antelación, el cambio o la devolución de
medicamentos con fechas próximas de
vencimiento, conforme con las condiciones
de la negociación? [2]
7. Riesgos
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
7.1. ¿Se cuenta con personal capacitado en X Todo el personal debe tener
los procesos y procedimientos de estudios para el manejo de
dispensación? [8] medicamentos.
7.2. Se realiza clasificación de riesgos para X No hay dispositivos de alto
los dispositivos médicos [1] riesgo, únicamente jeringas y
agujas
7.3. ¿Cuenta con procedimiento de X Se está realizando el
evaluación técnica de productos procedimiento para
farmacéuticos [1] implementarlo
8. Recursos Humanos
CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
8.1. ¿Cuenta con un plan de capacitaciones X
para el personal? [8]
8.2. ¿Cuentan con EPP necesarios para X
ejecutar las labores diarias en el manejo de
los productos farmacéuticos? [8]
8.3. Se cuenta con un responsable técnico X Se tiene un tercero para la
para la prestación de servicios de calibración de equipos que es
mantenimiento y verificación de la BioSigma o Técnica
calibración para equipos biomédicos de
Clases IIb y y, el cual debe ser profesional
en ingeniería biomédica o ingenierías
afines o personal técnico debidamente
acreditado, los cuales deben estar
registrados en el INVIMA. [1]
8.4. Cuenta con un programa de fármaco y X
tecno vigilancia [1]
Bibliografía
[1]- Decreto Número 4725. (2005). In. Bogotá.
[2]- Resolución Número 1403. (2007). In. Bogotá.
[3] - John Snow, Inc./DELIVER en colaboración con la Organización Mundial de la
Salud. Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros
insumos básicos sanitarios. 2003. Arlington, Va.: John Snow, Inc./DELIVER, para la
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.
[4]- United States Pharmacopeia Drug Quality and Information Program and
collaborators. 2007. Ensuring the
Quality of Medicines in Resource-Limited Countries: An Operational Guide. Rockville,
Md.: The United States
[5]- Pharmacopeial Convention. Available online:
[Link]/worldwide/dqi/resources/technicalReports
[6]- Nogueira, F. H. (2011). Quality of essential drugs in tropical countries. Revista da
Sociedade Brasileira de Medicina Tropical, 582-586
[7]- Rafik H. Bishara, P. (2006). Cold chain management - An essential component of
the global pharmaceutical supply chain. American Pharmaceutical Review.
[8] - INVIMA. (2015) Manual de buenas prácticas de almacenamiento y distribución de
medicamentos.
