Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

La combinación de correspondencia se usa para

crear varios documentos a la vez. Estos documentos
tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos.
Solo varían secciones específicas del documento,
que se personalizan. Entre los documentos que
Word puede crear con la combinación de
correspondencia se
incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de
correo. Existen tres documentos relacionados con el
proceso de combinación de correspondencia:
Su documento principal
Su origen de datos
El documento combinado
Encontrará más información sobre cómo usar datos
de Excel para combinar correspondencia en el vídeo
siguiente, que forma parte de un curso de
aprendizaje: Optimizar la combinación de
correspondencia.

Paso 1: Preparar los datos en

Excel para la combinación de
correspondencia
 El paso más importante del proceso de combinación
de correspondencia es configurar y preparar los
datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como
origen de datos de la lista de destinatarios.
Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar
los datos para una combinación de correspondencia.
Asegúrese de lo siguiente:
Los nombres de columna en la hoja de cálculo
coinciden con los nombres de campo que desea
insertar en la combinación de correspondencia. Por
ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre
en el documento, deberá separar columnas de
nombre y apellidos.
Todos los datos que se combinarán están presentes
en la primera hoja de la hoja de cálculo.
Las entradas de datos con porcentajes, monedas y
códigos postales tienen el formato correcto en la
hoja de cálculo para que Word pueda leer
correctamente los valores.
La hoja de cálculo de Excel que se usará en la
combinación de correspondencia se almacena en su
equipo local.
Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se
completan antes de que se conecte a su documento
de combinación de correspondencia en Word.
Notas:
 Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información de un
archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt) y usar el Asistente para importar
texto para crear una nueva hoja de cálculo.
Para más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para combinar correspondencia
en Word.

Paso 2: Iniciar la combinación

de correspondencia
En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en
blanco.
En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar
combinación de correspondencia, elija Iniciar
combinación de correspondencia y el tipo de
combinación que quiere ejecutar.

Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista

existente.
 Busque su hoja de cálculo de Excel y luego
elija Abrir.
Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de
combinación de correspondencia que esté creando en Word.

Editar la lista de distribución de correo

Puede limitar quién recibe el correo.
Elija Editar lista de destinatarios.

En el cuadro de diálogo destinatarios de

combinación de correspondencia, desactive la
casilla junto al nombre de cualquier persona que no
desee que reciba sus correos.
Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para que sea más fácil encontrar los nombres y
direcciones. Para obtener más información sobre cómo ordenar y filtrar elementos,
consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinación de correspondencia.

Paso 3: Insertar un campo de

combinación
Puede insertar uno o más campos de combinación
de correspondencia para que obtengan la
información de su hoja de cálculo y la inserten en el
documento
Para insertar un bloque de direcciones para un
sobre, una etiqueta, un mensaje de correo
electrónico o una carta
En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e
insertar campos, elija Bloque de direcciones.
En el cuadro de diálogo Insertar bloque de
direcciones, elija un formato para el nombre del
destinatario, tal como aparecerá en los sobres.

Elija Aceptar.
Elija Archivo > Guardar.
Para insertar una línea de saludo en un mensaje
de correo electrónico o una carta
En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e
insertar campos, elija Línea de saludo.

En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo,

haga lo siguiente:
En el formato de la Línea de saludo, cambie el
saludo si es necesario seleccionando el saludo
(Estimado es el predeterminado), el formato del
nombre del destinatario y la puntuación final (el
valor predeterminado es una coma).
y
En Línea de saludo para nombres de destinatarios
no válidos, elija una opción en la lista de saludos.
Elija Aceptar.
Elija Archivo > Guardar.
Para insertar datos de una hoja de cálculo en un
mensaje de correo electrónico o una carta
En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e
insertar campos, elija Insertar campo de
combinación.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de
combinación, en Campos, elija un nombre de
campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y
elija Insertar.
Repita el paso 2 según sea necesario y
elija Cerrar cuando haya terminado.
Elija Archivo > Guardar.
Para obtener más información acerca de agregar
campos de la hoja de cálculo en el documento de
combinación, consulte Insertar campos de
combinación de correspondencia. Además, si está
interesado en obtener más información acerca de
las opciones para configurar el mensaje de correo
electrónico, consulte Combinación de correos
electrónicos en Word.

Paso 4: Obtener una vista

previa y finalizar la
combinación de
correspondencia
Después de insertar los campos de combinación de
correspondencia que desee, obtenga una vista
previa de los resultados para confirmar que el
contenido sea correcto y ya estará listo para
completar el proceso de combinación de
correspondencia.
En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una
vista previa de los resultados.

Elija los botones de

registro Siguiente o Anterior para desplazarse a
través de los registros en el origen de datos y ver
cómo aparecerán los registros en el documento.
En el grupo Finalizar, elija Finalizar y
combinar e Imprimir documentos o Enviar
mensajes de correo electrónico.

Paso 5: Guardar la
combinación de
correspondencia
Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá

conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de

combinación de correspondencia para su próxima correspondencia en masa.

Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word

le pregunte si desea mantener la conexión.

Usar la combinación de correspondencia para crear y enviar correo masivo, etiquetas y sobres

La comunicación con los clientes forma parte de los

procedimientos diarios de las organizaciones. Dicha
comunicación puede tomar diferentes formas: cartas
de bienvenida, anuncios especiales, correos
electrónicos de agradecimiento o facturas, por
nombrar tan solo unas pocas. La característica de
combinación de correspondencia de Word puede
ayudar a las organizaciones a producir diversas
formas de comunicación escrita de manera más
eficiente.
Con el proceso de combinación de correspondencia,
su organización puede crear un lote de cartas o
correos electrónicos personalizados para enviar a los
contactos profesionales. Cada carta o correo
electrónico puede incluir tanto contenido estándar
como personalizado. Puede elegir, por ejemplo,
saludar a cada destinatario por su nombre, usar su
dirección de correo o agregar información exclusiva
como un número de suscripción. Toda la
información que use para personalizar la carta o el
correo electrónico procede de entradas de su origen
de datos, que puede ser una lista de distribución de
correo.
Con la combinación de la carta o el correo
electrónico y una lista de distribución, puede crear
un documento de combinación de correspondencia
que envía correo masivo a personas específicas o a
todas las personas de la lista de distribución de
correo. También puede crear e imprimir etiquetas
postales y sobres con la combinación de
correspondencia.

Proceso de combinación de
correspondencia
El proceso de combinación de correspondencia
tiene tres documentos implicados en la creación e
impresión de cartas y correos electrónicos, o de
etiquetas y sobres.
El documento principal
Este documento contiene texto y gráficos (un
logotipo o una imagen, por ejemplo) que son
idénticos para todas las versiones del documento
combinado. Un ejemplo de contenido idéntico es el
remite de un sobre, del cuerpo de una carta o del
cuerpo de un correo electrónico.
La lista de distribución de correo
Este documento contiene los datos que se usan para
rellenar la información en el documento principal.
Por ejemplo, una lista de distribución de correo
contiene las direcciones que se imprimirán en las
etiquetas o en los sobres.
El documento combinado
Este documento es una combinación del documento
principal y la lista de distribución de correo. La
información se extrae de la lista de distribución de
correo y se inserta en el documento principal, lo que
produce el documento combinado (la carta, el
correo electrónico, las etiquetas o los sobres)
personalizado para diferentes personas de la lista de
distribución.

¿Qué documento de envío de correo

masivo desea crear?
Cartas
Cree e imprima un lote de cartas
personalizadas para todos los contactos de una lista
de distribución de correo. Cada carta se imprime en
una hoja de papel separada.
Correo electrónico
Cree y envíe mensajes de correo electrónico para
cada persona de la lista de distribución de correo
con información personalizada insertada desde la
lista.
Sobres
Cree e imprima un lote de sobres para
correspondencia.
Etiquetas
Cree e imprima hojas de etiquetas postales; cada
etiqueta es una dirección de correo única.
¿Qué tipo de lista de distribución de
correo usa?
Word puede extraer datos de una amplia variedad
de orígenes de datos para combinar
correspondencia. Si no tiene una lista de
distribución de correo, puede crear una durante el
proceso de combinar correspondencia. A
continuación, encontrará una lista con algunos
orígenes de datos que puede usar para combinar
correspondencia fácilmente.
Hoja de cálculo de Microsoft Excel
Una hoja de cálculo de Excel funciona bien como
origen de datos para combinar correspondencia si
todos los datos tienen el formato correcto y están
en una hoja para que Word los pueda leer. Para más
información, vea Preparar el origen de datos de
Excel para combinar correspondencia en Word.
Microsoft OutlookLista de contactos
Puede recuperar su Outlook lista de contactos en
Word. Para obtener más información, vea Usar los
contactos de Outlook como un origen de datos para
una combinación de correspondencia.
Archivo de datos de Word
Su documento de Word debe contener una sola
tabla. La primera fila de la tabla necesita contener
los encabezados y el resto de las filas deben
contener los registros que quiera combinar. Para
obtener más información, vea Configurar una nueva
lista de combinación de correspondencia con Word.
Consulte también los otros orígenes de datos que
puede usar como una lista de distribución de
correopara la combinación de correspondencia.
Cuando haya elegido el documento de envío de
correo masivo y la lista de distribución de correo
esté preparada, siga con el proceso: realice la
combinación de correspondencia y envíe el mensaje
al cliente.