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ACTIVIDAD 3
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ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE INVENTARIOS
ADMINISTRACIÓN Y MATERIAL
ACTIVIDAD 3
CONTROL DE INVENTARIOS
ÍNDICE
1. Modelos de control de inventarios.
1.1 Generalidades.
1.1.1 Probabilístico.
1.1.2 Determinístico
1.2 Clasificación.
1.3 Componentes.
1.4 Costos involucrados.
3. Niveles de inventarios.
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1.1.1 Probabilístico.
Se supone que la demanda se conoce sólo en términos de probabilidades. El modelo más
sencillo considera aplicable el teorema central del límite, por lo cual estima que la demanda
sigue una distribución normal.
1.2 Clasificación
La clasificación general de los modelos de inventarios depende del tipo de demanda que
tenga el artículo. Esta demanda puede ser de dos tipos determinística o probabilística; en el
primer caso la demanda del artículo para un periodo futuro es conocida con exactitud y
probabilística en el caso que la demanda del artículo para un periodo futuro no se conoce
con certeza, pero se le puede asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia. Sin
lugar a dudas todo artículo se clasifica en algunas de las dos anteriores categorías; pero
pueden subclasificarse en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones que
se relacionan a continuación.
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• Tipo de reposición: dependiendo del tipo de reposición se dice que un modelo puede
ser de reposición instantánea cuando el artículo es comprado y de reposición
continua cuando el artículo es producido en una planta manufacturera.
• Costo por ordenar o fijo: Este costo se causa en el mismo instante que se lanza una
orden de producción o una orden de compra. Se llama fijo no depende de la cantidad
pedida o fabricada, pero a diferencia del costo fijo contable que siempre se causa, este
se origina si se da la orden (si no se da la orden no se causa). En otras palabras, si hay
que realizar un tipo de acondicionamiento especial para iniciar la producción de un
artículo, y no hay demanda del artículo, el costo no se causa ya que el acondicionamiento
especial no se realiza. Dentro de este costo se puede involucrar la preparación de las
máquinas para iniciar una producción, combustibles necesarios. alistamiento de materia
prima, papelería, servicios y salarios involucrados.
El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es la herramienta que
permite visualizar esta relación y determinar fácilmente, cuáles artículos son de mayor
valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo
tomas de decisiones más eficientes.
Esta relación empírica fue formulada por Paretto y ha tenido mucho éxito en la gestión
empresarial gracias a su sencillez y a su utilidad, pues permite concentrar la atención y
los esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar.
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• Existencias A.
Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén y, en conjunto, pueden
sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor
económico más relevante para el aprovisionamiento.
• Existencias B.
Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores, pues tienen un valor económico medio. A pesar de ello, se debe mantener un sistema
de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30 % de los artículos del almacén, con un valor de entre el 10 y el 20 % del almacén.
• Existencias C.
Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con
los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50 % de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o 10 % del valor
total del almacén.
Ejemplo sencillo de esta técnica de administración: Una tienda de joyería, dispone de existencias A, B y C. Los relojes de alta gama suponen apenas un 20%
del total de artículos almacenados, pero su valor en el inventario es muy alto. Las cadenas y colgantes son más numerosos en el almacén, pero representan
un valor medio en el inventario. Las alianzas de boda son muy numerosas, sin embargo su valor en el inventario es muy bajo.
Dentro de los sistemas más comunes utilizados para realizar esta clasificación A, B y C se encuentran:
Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en su
precio.
Paso 3. Clasificar como artículos tipo A, al 15% del total de artículos. Estos artículos
deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 4: Clasificar como artículos tipo B, al 20% de los artículos restantes en el mismo
orden.
Clasificación por valor total: Este es muy similar al utilizado para clasificar por precio
o costo unitario; solo que se toma en cuenta para la clasificación el valor total del
inventario y requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para cada
nivel de clasificación.
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Paso 1: Promediar los valores totales invertidos en los inventarios de los productos de un
determinado período.
Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en el total de
dinero invertido.
Paso3: clasificar como artículos tipo A. el porcentaje del total de artículos que determine el
analista para esta clasificación. Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 5: Clasificar como productos tipo C el resto de los artículos. Estos corresponden a los de
menor inversión en el inventario.
Paso 6: Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad de los
pedidos.
Clasificación por utilización y valor: Para este método solo se toma en cuenta, mediante
datos históricos, la utilización o consumo de cada uno de los artículos con su correspondiente
costo.
Al igual que en el método anterior se requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de
importancia para cada nivel de clasificación.
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Paso 1: obtener el consumo de cada artículo para una misma unidad de tiempo y el costo de
cada unidad de producto. Con base en estos datos se obtiene el valor del inventario
consumido.
Paso 2: Ordenar los artículos en orden descendente con base en el valor del inventario
consumido.
Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al porcentaje del total de artículo determinado por el
analista para esta clasificación. Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 5: clasificar como productos tipo C al resto de los artículos. Estos corresponden a los de
menor valor dentro de los productos consumidos.
Clasificación por su aporte a las utilidades: En este método la clasificación de los productos
se realiza de la misma forma que se utilizó en la clasificación por precio unitario; con la
diferencia que se realiza con el dato de utilidades de cada uno de los productos. Como es
evidente se requiere calcular el precio de venta y los costos unitarios de cada una de las
referencias.
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• Cuanto menor sea el tamaño del pedido, mayor será la frecuencia de rotación de stock y menor será el nivel de productos almacenados. La frecuencia de
rotación mayor eleva el coste de renovación del almacén (generado por el movimiento de entradas frecuentes), pero disminuye el coste de mantenimiento
(almacén más pequeño...).
• Cuanto mayor sea el tamaño del pedido, mayor será el nivel medio de almacén y su coste de mantenimiento, pero el número de pedidos y el coste de
realización de pedidos serán más pequeños.
El lote de pedido (Q) es la cantidad de unidades que se van a solicitar en cada pedido. Para calcular esta cantidad, hay que considerar que cada realización
de un pedido tiene un coste asociado (coste por pedido o CP) y un coste de almacenamiento (CA), además del propio coste de adquisición (CAd) del
producto, que es el que figura en la factura.
CAd=V*P
CP= Cp ((
V
Q
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Incluye los gastos de las instalaciones, la maquinaria, la mano de obra, etc. Se calcula multiplicando el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio.
CA= Ca ((
Q
2
Se calculan sumando los tres costes anteriores (adquisición, emisión de pedido y almacenamiento).
CT= V * P + Cp ((V
Q
+ Ca ((
Q
2
Ahora que se disponen de estos datos, y con el fin de minimizar estos costes totales, se obtiene el lote económico o tamaño óptimo de pedido.
Q* = Cp * V * 2
Ca
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El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que indica que es necesario realizar un
pedido nuevo para evitar una rotura de stock.
Para calcularlo, se parte del Stock de seguridad (SS), que es la cantidad mínima que
tiene que haber en el almacén. Además hay que considerar cuál es el plazo de entrega
del proveedor (PE) y la demanda media (DM).
PP= SS + ( PE * DM )
Como se ha visto, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcularlo,
hay que tener en cuenta el plazo máximo de entrega (PME), que son los días que
tardarían en llegar los productos si hubiese un retraso. El SS debería ser lo
suficientemente alto como para cubrir la demanda media (DM).
SS= ( PME - PE ) * DM
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Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una
señal, papel, una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales,
etc. Las mismas indican que debe hacerse un nuevo pedido, hasta la forma más sofisticada
como son el llevarlo por programas de computadora.
• Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando
se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es
conocer las existencias.
Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto óptimo de pedido para un
artículo de inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). Tiene en
cuenta los diferentes costos financieros y de operación y determina el monto de pedido que
minimice los costos de inventario de la empresa.
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Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un
artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP). Este modelo
puede utilizarse para controlar los artículos “A” de las empresas, pues toma en consideración
diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los
costos de inventario total.
El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método gráfico, 3) un método
analítico.
Costos Básicos. Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario
pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de
inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características
claves.
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Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementación de este modelo
están:
• Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un
pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra, procesamiento y la verificación
contra entrega.
Estos se expresan en términos de gastos o costos por pedido.
• Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener un
artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre los más comunes se encuentran los
costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el
costo de oportunidad.
Estos son expresados en términos de costos por unidad por periodo.
• Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de mantenimiento
del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice.
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La función del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor
mínimo para la función. La línea de costo total representa la suma de los costos de
pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de
pedido.
El primer paso para obtener la ecuación del costo total es desarrollar una expresión
para la función de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.
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CT = Costo Total.
CP = Costo de pedido.
P = Costo por pedido.
Q = Cantidad pedida.
El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el número de pedidos. Como el número de pedidos es igual al uso durante el periodo
dividido entre la cantidad de pedido, entonces:
Costo del Pedido= (U)/(C), donde U = uso durante el periodo y C = cantidad del pedido.
El costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2).
Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se expresa:
La ecuación del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido y costo de mantenimiento de inventario como sigue.
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la función de costo
total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente fórmula. CEP = 2PU/M. Punto de
reformulación. Una vez que empresa ha calculado su cantidad económica de pedido debe
determinar el momento adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone
que los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del inventario llega a cero.
De hecho se requiere de un punto de reformulación de pedidos que se considere el lapso
necesario para formular y recibir pedidos.
Suponiendo una vez más una tasa constante de uso de inventario, el punto de
reformulación de pedidos puede determinarse mediante la siguiente fórmula.
Son muchos los beneficios del sistema justo a tiempo, entre ellos:
Siga los siguientes pasos para implementar un sistema del tipo justo a tiempo:
• Todos los centros de trabajo deben tener una carga uniforme de producción
diaria constante.
• Evite cambios en el plan de producción durante algún periodo de tiempo.
• Produzca aproximadamente la misma combinación de producción cada día,
usando una secuencia repetitiva si se producen varios artículos en la misma línea.
a esto suela llamarse “ensamblaje de modelo combinado”.
• Cambie la cantidad de inventario de artículos finales para responder a las
fluctuaciones de la demanda, en lugar de hacerlos mediante fluctuaciones en los
niveles de producción.
• El tiempo inactivo de máquinas y trabajadores debe utilizarse para mantener el equipo y evitar fallas.
g) Exija al proveedor aseguramiento de calidad y lleve a cabo un programa de calidad de cero defectos.
• Debido a que no existen reservas de inventario de seguridad, deben eliminarse los errores que llevan a producir artículos defectuosos.
Para mantener esos colchones amortiguadores es costoso para la empresa y hay críticos que
argumentan que ello puede, además fomentar la ineficiencia y el trabajo lento. Esos críticos
también argumentan que con una cuidadosa planeación los inventarios pueden reducirse
substancialmente y en muchos casos hasta ser eliminados, lo cual se logra mediante la
utilización del sistema de inventarios Justo a Tiempo, (JAT).
• Comprar solamente los materiales necesarios para la producción del día a día.
• Mantener la planta libre de producto en proceso.
• Despachar inmediatamente a los clientes la producción terminada cada día.
De acuerdo con lo anterior, las materias primas deberían recibirse en la bodega justo a tiempo
para ser comenzadas a procesar, las diferentes partes de un producto deberían ser procesadas
justo a tiempo para ser ensambladas y los productos deberían ser terminados justo a tiempo
para ser despachados a los clientes.
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En el modelo tradicional de producción una estación de trabajo le envía a la siguiente el lote que
ha procesado sin tener en cuenta si dicha estación está lista para recibirlo, lo que ocasiona una
acumulación y dispersión innecesaria de inventario que permanece allí por días hasta semanas,
ocasionando altos costos financieros y operativos a la empresa. En este modelo los lotes son
empujados de una estación a otra.
En el modelo JAT, contrariamente al modelo tradicional; los lotes no son empujados sino
jalados. Desde el final de la cadena de producción se envía una señal a la estación precedente
pidiéndole la cantidad exacta de materiales o productos que se necesitarán en las próximas
horas en el ensamblaje (o despacho), de productos; y solamente esa cantidad deberá ser
provista. La misma señal es enviada hacia atrás a las estaciones precedentes de forma que ese
flujo parejo y estable de materiales y partes garantiza que no haya acumulación de inventarios
prácticamente en ningún lugar de la planta.
De esta forma, las estaciones de trabajo sólo responden a jalonazo originado al final de la
cadena de ensamble, que a su vez ha respondido a las órdenes de los clientes.
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La empresa porque al recibir las materias primas justo a tiempo evita mantener un alto volumen de
materias primas, con los consecuentes ahorros de bodegaje, manipuleo y de costos financieros.
Sus proveedores porque garantizando una provisión de materiales justo a tiempo aseguran la
lealtad de sus clientes y por ende la obtención de contratos de abastecimiento a largo plazo.
Además, ellos pueden mejorar su propia eficiencia puesto que, a su vez, también deberían
implementar el JAT con sus respectivos proveedores. Es importante en este punto tener en cuenta
que cuando se adopta la disciplina JAT los proveedores seleccionados no necesariamente deben
ser los de más bajo precio. Los proveedores marginales de los que la empresa no dependa o
aquellos incapaces de abastecer justo a tiempo deberían ser suprimidos.
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En el ambiente justo a tiempo debe adoptarse un modelo de manufactura flexible en el que todas
las máquinas requeridas para la elaboración de un producto en particular se agrupan en un solo
sitio, con lo que las máquinas de un mismo tipo quedan dispersas por toda la planta de acuerdo
con los requerimientos. Lo anterior supone la creación de múltiples líneas de flujo de producción
en la cual todas las tareas para procesar un determinado lote se realizan en un mismo sitio pues
este fluye a través de las diferentes máquinas allí ubicadas según los requerimientos técnicos.
Este sistema, también conocido con el nombre de Producción por Módulos o Producción Modular,
supone, entonces, la creación de especies de mini fábricas dentro de la fábrica, lo que, junto con
la disminución de los inventarios de todo tipo generalmente trae como resultado adicional la
disposición de un mayor espacio en la planta que puede destinarse a otros usos productivos.
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• Disminución del costo de manipuleo de materiales y productos, ya que los lotes no se mueven entre diferentes sitios dentro de la planta, sino unos pocos
centímetros o metros de una máquina a otra.
• Las múltiples líneas de flujo de producción hacen innecesario almacenar unidades parcialmente terminadas en espera del próximo paso en el proceso de
producción, debido a que una máquina solamente procesa la cantidad requerida por la máquina o estación que le sigue. Se disminuyen, por lo tanto, los niveles
de inventario de producto en proceso hasta el punto de que puede realizarse su control en forma visual y permanente, lo cual es imposible en el modelo tradicional
en el que grandes cantidades de producto en proceso se acumulan a través de la planta esperando ser movidos de un sitio a otro.
Desde el punto de vista de la manufactura el tiempo de ciclo se define como el tiempo que toma convertir las materias primas en productos terminados, tiempo
que está sujeto a la duración de las actividades que se identifiquen como restricciones del proceso.
Si bien la producción modular, como parte del concepto de manufactura flexible, conduce a la identificación y eliminación de las restricciones de los diferentes
procesos aumentando la frecuencia con la que son terminadas las unidades solicitadas por los clientes y posiblemente también el volumen, muchas veces esas
restricciones también se presentan en operaciones como diseño, compras, despachos, facturación, etc.
Ello supone que las actividades involucradas en dichas operaciones también deban ser analizadas con el fin de reducir al máximo el tiempo de respuesta a los
pedidos de los clientes.
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Cuando estos tiempos son amplios se hace necesaria la programación de altos lotes de producción que implican el aumento de inventarios que deben esperar
muchos días y hasta semanas antes de ser vendidos o procesados en la siguiente estación. Por lo tanto, una forma de reducir el tamaño de los lotes es reduciendo
los tiempos improductivos y de preparación, los que también redundará en la reducción de los tiempo de respuesta a los pedidos de los clientes.
Además de la producción modular, el entrenamiento y compromiso de los trabajadores, lo mismo que el mayor grado de automatización posible, son factores
decisivos en el logro de la reducción de estos tiempos. Es por ello que una de las principales preocupaciones de las empresas para finales de este siglo sea el
desarrollo de su recurso humano, factor sin el cual el modelo JAT sería inútil.
• Sistemas computarizados de información gerencial y control de manufactura que incluyen el uso de la Intranet y la conexión vía intercambio electrónico de datos
(EDI) con clientes y proveedores.
• Manufactura asistida por computadora que incluye el uso de máquinas de control numérico y máquinas.
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V. Control de la calidad.
Para que el sistema JAT brinde el resultado deseado las empresas que lo adopten deben desarrollar un sistema de control total de la calidad que significa que
ningún defecto debe ser permitido en materias primas recibidas de los proveedores, ni en productos en proceso, ni en productos terminados, ni en el servicio a los
clientes internos y externos.
El control total de la calidad comienza con los proveedores, que en caso de no cumplir con el propósito de cero defectos, deberían ser reemplazados.
En la planta el monitoreo continuo es responsabilidad de los mismos trabajadores que manipulan los productos, pues esta es la única forma de garantizar que las
partes del producto pasen de una estación a otra libres de defectos, lo cual garantiza, además, la disminución o eliminación de producción de segunda calidad y
los desperdicios.
Dado que el sistema JAT supone que una estación de trabajo solo debe producir lo que requiere la siguiente, cuando dicho requerimiento se ha completado, los
trabajadores pueden o pasar a otras máquinas dentro del módulo o realizar algún otro tipo de actividad como control de calidad y mantenimientos menores.
Esta condición obliga a que todo el personal en la empresa desarrolle habilidades de trabajo en equipo para lo cual se requiere de entrenamiento proporcionado
por profesionales especializados en este tema.
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Para fijar los máximos y el mínimo se deberán tener en cuenta los siguientes
factores:
Una vez fijados los máximos y los mínimos tendrán que ser revisados
periódicamente, a fin de ajustarlos a la realidad del negocio.
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3. Niveles de inventarios.
La administración y control de los niveles de los inventarios dependen del éxito o
fracaso de una empresa. El punto de partida corresponde a una regla general que
expresa dos escenarios claros, mantener niveles muy elevados de inventarios o
mantener niveles insuficientes de inventario.
Desde el punto de vista logístico, la cuestión más importante vinculada a los inventarios
es su costo y solamente puede mantenerse bajo, si el volumen de inventarios es
extremadamente bajo.
Obviamente una ruptura del inventario, es decir que no esté disponible un producto,
cualquiera que sea el sistema de inventario empleado, tiene un costo que es deseable
evitar. Por lo tanto, es necesario un adecuado balance entre la necesidad de
inventarios y el costo de mantenerlos.
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3. Niveles de inventarios.
Los sistemas de inventario justo a tiempo (JAT) (Just – in Time), (Kan – ban)
en japonés, han sido desarrollados por empresas japonesas. Actualmente
han sido adoptadas por empresas occidentales modernas, para obtener una
disminución considerable de los costos logísticos y mejorar utilidades. Esto es
clave cuando el costo de capital es alto y cuando la competitividad del
producto se enfrenta a un mercado mundial.
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4. Bibliografía:
Müller, M. (2005). Fundamentos de Administración de Inventarios. Editorial norma.
Guerrero Salas, H. (2009). Inventarios Manejo y Control. (1ª edición). Editorial. Ecoe ediciones.
5. Webgrafía:
Alliot Group. (2013). Niveles de Inventarios Adecuados. Consultado el 09 de junio de 2014, en
http://www.ora.com.ve/download/cdt_71.pdf
Tesis Digitales UNMSM. (2013). Capítulo III Sistemas de Inventarios. Consultado el 09 de junio de 2014, en
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/martinez_ra/cap03.pdf
Tesis Digitales UNMSM. (2013). Capítulo II Los Inventarios. Consultado el 11 de junio de 2014, en
http://w4.escolapia.cat/terrassa/aulavirtual/assignat/empresa/Inventaris_esp.pdf