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Componentes e implementación de un
proceso de auditoria
Gestión Estratégica del Mantenimiento

Introducción

• Medir el sistema de gestión de mantenimiento es

fundamental para determinar oportunidades de mejora lo
cual no se logra solamente empleando indicadores. Es
necesario desarrollar un procedimiento que permita medir
el sistema en forma integral. En esta unidad se presenta
un proceso de medida junto con una herramienta que
puede ir variando en función a la experiencia y lo que se
desea medir.

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Objetivos

• Medir los resultados de la Gestión del Mantenimiento.

• Comparar el estado de la organización del mantenimiento.
• Satisfacer la necesidad de una auditoria de la gestión de
mantenimiento apropiada formalmente estructurada para realizarla
anualmente.
• Asegurar niveles altos de rentabilidad.
• Crear conciencia que es posible medir resultados para concentrar
esfuerzos en los puntos débiles.

1.- Importancia de la Auditoria de

Gestión del Mantenimiento

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1.1.- ¿Porqué el Mantenimiento?

Para mantener un alto nivel de contribución de
ganancia de la compañía, la organización de
mantenimiento debe tener un nivel alto de preparación
en las diferentes áreas:

• Los mecanismos (procesos) deben existir dentro de la

organización de mantenimiento.
• La primera tarea de la función de mantenimiento es manejar las
fallas en la organización.

• Los resultados de la organización del mantenimiento dependen de

la ejecución apropiada del plan de mantenimiento y el rendimiento
general de la mano de obra.
• El nivel correcto de tecnología de mantenimiento debe mantenerse
para apoyar el plan de mantenimiento.
• La especialización con respecto a los sistemas técnicos
específicos debe mantenerse.
• Un ambiente de mantenimiento apropiadamente diseñado.
• Un alto nivel de desarrollo personal de mantenimiento.

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1.2.- La Necesidad del Mantenimiento

La función mantenimiento es una disciplina que ha

crecido rápidamente en el mundo industrial, por las
siguientes razones:

• Incrementa la sofisticación del equipo de producción.

• La necesidad de un alto retorno de inversión.
• Los altos costos de mantenimiento.
• La complejidad de la función de mantenimiento.

1.3.- Los Objetivos del Mantenimiento

“Es la tarea de la función de mantenimiento

apoyar al proceso productivo con niveles
adecuados de disponibilidad, confiabilidad y
operabilidad a un costo aceptable”

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1.4.- El Ciclo de Mantenimiento Planificación de la

Politicas de Gestión
Mantenimiento Organización
Objetivos
Diseño del Sistema Mano de Obra
(Ciclo) Fallas Recursos
Financiamiento

Estrategia de Operación del Mantenimiento

Mantenimiento Plan de GESTION DEL
En condición Mantenimiento MANTENIMIENTO Ejecución de
Overhaul
Gestión de la Estrategia de largo plazo

Paradas Programación Tareas

Reemplazo Servicios Planificación de T areas
Diseño Inspecciones Adquisiciones
R.O.O.F.
Gestión de Tareas
Gestión del Rendimiento
Retroalimentación de Tareas Gestión de la Calidad
Detalles de tareas

Gestión Operacional de
Inspección de Repuestos

corto plazo Resultados de

Costos

Resultados de
Rendimiento

Optimización de la
Estrategia Historia del
Mantenimiento
RCM
Análisis de Datos
Monitoreo
Auditoria del
Mantenimiento

Medida del
Rendimiento del
Mantenimiento

1.5.- Estrategias de Mantenimiento

ESTRATEGIAS DE
MANTENIMIENTO

DISEÑO DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO

MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO
BASADO EN EL USO PREDICTIVO

Overhaul Reemplazo Servicio de Mantenimiento Monitoreo de

Inspecciones
Programado Programado Rutina Oportuno Condición

Reemplazo de Reemplazo en
Componentes bloque

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2.- Los componentes del Proceso de

auditoria de la Gestión del
Mantenimiento

2.1.- Categorías Principales

• Efectividad del planeamiento de mantenimiento.

• Especialización y competencia del personal.
• Recursos de equipo del mantenimiento.
• Procesos de gestión.
• Politica de mantenimiento.
• Clima y cultura de la organización.
• Seguridad.
• Sistemas.

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2.1.1.- Efectividad del Planeamiento de

Mantenimiento
a. Entrenamiento y aptitud del personal de planeamiento de
mantenimiento
– Educación técnica, entrenamiento en técnicas y sistemas de
planeamiento, y características del personal de mantenimiento
b. Organización de la función planeamiento del mantenimiento.
– Campo de control, apoyo del empleado, estructura de la organización,
reporte funcional, nivel de información del jefe de planeamiento al jefe de
mantenimiento así como el volumen de trabajo y sus relaciones con el
personal.

c. Planeamiento del trabajo.

– Definición de la orden de trabajo.
d. Planeamiento del recurso.
– Planeamiento de materiales, mano de obra, equipo de mantenimiento, la
logística.
e. Planeamiento preventivo para evitar que ocurran incidentes
negativos.
– Planeamiento de seguridad, requisitos de calidad y el mantenimiento
oportuno.
f. Atributos de la tarea planeada.
– Nivel de prevención, planeamiento de la cobertura, del plazo de espera y
de la efectividad.

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g. Programación del trabajo.

– Técnicas de programación, programación del tiempo,
programación del rendimiento.
h. Apoyo de la tarea.
– Documentación de la tarea, y retroalimentación de
datos de trabajo.

2.1.2.- Especialización y Competencia del

Personal

a. Entrenamiento y desarrollo del personal.

– Educación básica de la ingeniería, entrenamiento
aprobado de ingeniería, trayectoria de crecimiento de
la carrera, sistema de guía y adiestramiento,
educación escolar técnica o académica, experiencia.
b. Habilidades de las personas.
– Entrenamiento directivo, habilidades de negociación,
para resolver problemas y para la gestión del tiempo,
y entrenamiento de supervisión.

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c. Habilidades técnicas.
– Mantenimiento preventivo, mantenimiento centrado
en la confiabilidad, monitoreo de condición, sistemas
del mantenimiento, control de costos, control del
mantenimiento, eliminación de fallas, aprendizaje
aprobado, esquema de entrenamiento del auxiliar del
obrero y localización de fallas

2.1.3.- Recursos de Equipo del Mantenimiento

a. Talleres.
– Taller con capacidad suficiente, especialización del taller, área de
recepción de trabajos, área de despacho de trabajos, recursos para lavar
el equipo, almacenamiento de trabajos en proceso, espacio para sub-
almacenaje, almacén de herramientas.
b. Herramientas y equipos.
– Suficiencia general de herramientas y equipos, lista de herramientas del
trabajador, disponibilidad general de herramientas y equipos, recursos
para manejar materiales (grúas), recursos de mecanizado, recursos de
soldadura, recursos para el servicio de los equipos, recursos de equipos
de pruebas, bancos de trabajo, cajas de herramientas, servicios
adecuados.

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c. Recursos de la oficina
– Suficiencia general de los recursos de oficina, apoyo de personal,
recursos de registros, recursos de tipeo, recursos de computadoras,
recursos de impresión.
d. Recursos del personal
– Recursos de servicios higiénicos, recursos para el refrigerio de los
trabajadores, recursos de vestuarios.
e. Ambiente de trabajo
– Adecuada iluminación, adecuada calefacción o enfriamiento, facilidad de
mantenimiento, mejora de las instalaciones, control de almacén de
herramientas, control de subalmacenes, áreas verdes.
f. Apoyo en el trabajo
– Manuales de mantenimiento, manuales de partes, catálogos de stock,
planos de diseño, manuales de registros

2.1.4.- Proceso de Gestión

a. Visión y Misión de la organización.

b. Visión y misión del departamento de mantenimiento.
c. Valores esenciales.
d. Planes a mediano y largo plazo.
e. Metas y objetivos para todos los niveles.
f. Presupuesto.
g. Medida del desempeño.
h. Métodos y procedimientos.
i. Eficiencia de costos.

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j. Reconocimiento.
k. Remuneración.
l. Entrenamiento.
m. Políticas de personal y de gestión.
n. Evaluación del rendimiento
o. Solución de problemas.
p. Comunicación.
q. Selección.
r. Necesidades del cliente.
s. Autorización de la aprobación.
t. Organigramas.
u. Proceso disciplinario.

2.1.5.- Aplicación de la Política del

Mantenimiento
a. Política general de mantenimiento.
b. Procedimientos del mantenimiento.
c. Aplicación de política y procedimientos.
d. Aplicación de estrategias de mantenimiento.
e. El mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM).
f. Análisis de datos del mantenimiento.
g. Técnicas de análisis de datos de mantenimiento.
h. Modelos de optimización del mantenimiento.
i. Conocimiento del impacto de la ganancia.

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j. Analista de mantenimiento.
k. Actualización de la política.
l. Política de confiabilidad.
m. Política de prevención.
n. Política de monitoreo de condición.
o. Política de reparación.
p. Política de overhaul.
q. Política de reemplazo.

2.1.6.- Clima y Cultura Organizacional

a. Trabajo en equipo. h. Motivación.
b. Actitud. i. Relaciones en el
c. Productividad. departamento.
d. Creatividad. j. Relaciones con otros
e. Sensibilidad de cambio departamentos.
f. Reconocimiento. k. Relaciones con la máxima
autoridad de gestión.
g. Respuesta a los desarrollos
tecnológicos l. Supervisión.
m. Entrenamiento

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n. Filosofía de los errores. v. Trabajo terminado.

o. Confianza. w. Calidad.
p. Enfoque del cliente. x. Relaciones del trabajo.
q. Ética. y. Condiciones de trabajo.
r. Asistencia en el trabajo
s. Falta por enfermedad.
t. Agravios.
u. Pérdidas y rehacer el
trabajo.

2.1.7.- Seguridad y Manejo del Entorno

a. Equipo de protección personal

b. Control de Salud e Higiene Industrial

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2.1.8.- Sistemas
a. Registro del equipo.
– Adecuado sistema de registro de equipos, numeración física del equipo,
clasificación del equipo, estructura del equipo, ubicación del equipo,
dependencias del equipo, repuestos del equipo, uso del equipo.
b. Gestión de la orden de trabajo
– Suficiencia del sistema de gestión de la orden de trabajo, definición de
tareas y orden de trabajo, estructura de la orden de trabajo, orden de
trabajo como base para colección de costos, tarjetas de tareas y
trabajos, documentación de la tarea, retroalimentación de los datos de
trabajo.
c. Programación
– Suficiencia del sistema de programación, técnicas de programación,
recursos de programación, tiempo y asistencia.

d. Control de existencias.
– Suficiencia del sistema, emisiones y retorno de repuestos,
determinación de los niveles de existencias, revisión anual de
existencias, supervisión de la rotación de artículos, frecuencias de
supervisión de “sin existencias”.
e. Gestión de trabajo
– Suficiencia del sistema, gestión de backlog, utilización del personal y
control de la eficiencia, control de las modificaciones, control de la
garantía, estructura de responsabilidad de la eficiencia.
f. Control de costos
– Suficiencia del sistema, sistema del presupuesto, distribución de costos,
recursos de sistema de costos, costos de mantenimiento bajos.

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g. Condición del equipo y observación del desempeño

– Suficiencia del sistema, monitoreo de condición e inspección, monitoreo
del rendimiento del equipo, resultados del monitoreo del rendimiento del
equipo, implementación del RCM, análisis de datos de falla del equipo,
eliminación de la falla.
h. Historial del equipo.
– Suficiencia del sistema
i. Soporte.
– Suficiencia de los reportes, seguridad del sistema, base de
implementación del sistema, funcionamiento del sistema, amplitud de
implementación, sistemas (drives) que soportan la gestión del
mantenimiento, entrenamiento en tecnología del mantenimiento.

3.- Implementación del Proceso de

Auditoria

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3.1.- Diseño del Proceso de Auditoria

1. Selección de componentes y categorías.

2. Selección de unidades de operación.
3. Estándares de rendimiento.
4. Diseño de la lista de verificación de la auditoria.
5. Combinación de resultados

3.1.1.- Selección de Componentes y Categorías

1. Trabajar críticamente según el presente formato
componente por componente y hacer modificaciones a
los mismos según se requieran.
2. Categorizar los diferentes componentes bajo títulos que
tengan sentido para el equipo de gestión.
3. Priorizar los componentes en cada categoría y darles un
factor de peso

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PUNTAJE PONDERADO DEL COMPONENTE

puntaje ponderado del componente  (puntaje del componente factor de peso)

PUNTAJE DE LA CATEGORIA

 Puntaje ponderado total 

Puntaje de la Categoría    100%
 Peso total Puntaje máximo por componente 

PUNTAJE TOTAL DE LA AUDITORIA

  puntaje de categoria  Factor de peso 
Puntaje total auditoria   

  Pesos 


3.1.2.- Selección de Unidades de Operación

• Puede realizarse para la Planta como una unidad total.

– Precede el próximo ciclo anual de diseño de gestión.
• Se puede segmentar la organización del mantenimiento
en sus unidades lógicas y hacer la auditoria por unidad
operativa.
– Precede el ciclo anual de diseño de la unidad.
– Los resultados se pueden usar para identificar las
unidades de operación con problemas.

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3.1.3.- Estándares de Rendimiento

• Para cada nivel debe de definirse un estándar que si se

alcanza constituirá un 100% de éxito.
• Puede hacerse al mismo tiempo que la selección del
componente.

3.1.4.- Diseño de la Lista de Verificación de Auditoria

• Se debe de tener una lista separada por categoría.

• Se debe tener una lista resumen que combine los resultados de
las diferentes categorías.
• Cada lista deberá tener como mínimo lo siguiente:
– Número del componente.
– Nombre del componente.
– Peso del componente.
– Puntaje del componente.
– Puntaje ponderado
• Un agregado será: un titulo, equipo que hace la auditoria, fecha,
nombre de la unidad, organización, etc.

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3.1.5.- Combinación de Resultados

• Los resultados se darán por cada categoría, teniendo en
cuenta cada uno de sus componentes los cuales
tendrán pesos diferentes en función a su importancia
dentro de la empresa
• Se dará un resultado general de la auditoria mostrando
cada una de las categorías los cuales tendrán pesos
diferentes en función a su importancia dentro de la
empresa

Ejemplo de Resultado por categoría

Categoría A: Efectividad del Planeamiento del Mantenimiento
Peso Puntaje Puntaje
Efectividad del Planeamiento del
Nº ( /10) ( /10) Ponderado
Mantenimiento
(%)
A-1 Educación técnica del personal de mantenimiento 10 7 70

A-2 Entrenamiento en administración del personal de 10 6 60

mantenimiento

A-3 Sistemas de entrenamiento del personal de 8 7 56

mantenimiento

A-4 Características del planeador de mantenimiento 8 5 40

A-5 Alcances del campo de control del planeador 8 7 56

A-6 Apoyo a los empleados de mantenimiento 7 6 42

A-7 Volumen de trabajo del planeador de mantenimiento 7 6 42

A-8 Definición de la orden de trabajo por el planeador de 10 7 70

mantenimiento

A-9 Planeamiento de materiales para mantenimiento 7 7 49

A-10 Planeamiento de logística de materiales 7 6 42

Total 82 64,3

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Diagrama Radial que representa los resultados de la

categoría

A-1
100
A-10 80 A-2
60
40
A-9 A-3
20
0

A-8 A-4

64,3 %
A-7 A-5

A-6

Ejemplo de resultado de la auditoria

Peso Puntaje Puntaje
Nº Categoría de la Auditoria ( /10) ( /100) Ponderado
(%)

A Efectividad del planeamiento del 10 64,3 64,3

mantenimiento

B Especialización y competencia del personal 8 51,2 41,0

de mantenimiento

C Recursos de mantenimiento 10 56,2 56,2

D Procesos de gestión del mantenimiento 8 45,9 36,7

E Aplicación de la política de mantenimiento 10 51,2 51,2

F Clima y cultura organizacional del 8 65,4 52,3

mantenimiento

G Seguridad y manejo del entorno de 10 64,8 64,8

mantenimiento

H 8 70 56,0
Sistemas de mantenimiento
Total 72 58,7

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Diagrama Radial que representa los resultados de la

auditoria

A
80.0
H 60.0 B
40.0
20.0
G 0.0 C

F D
58,7 %
E

3.2.- Organización del Proceso de Auditoria

1. Programando la auditoria.
2. Composición del grupo de auditoria.
3. Realizando la auditoria.
4. Evaluando los resultados de la auditoria.

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3.2.1.- Programando la Auditoria.

• La auditoria debe de programarse bien por adelantado.

Planearla por lo menos con tres meses de adelanto.
• Debe permitirse un tiempo para la misma auditoria.
– Dependiendo del tamaño de la unidad a auditar y del
número de personas involucradas en la misma, la
auditoria puede tomar desde dos días hasta una
semana.

3.2.2.- Composición del Grupo de Auditoria.

• Una auditoria puede realizar:
– Con un grupo de la misma planta.
– Un grupo combinado de la planta con gente externa a ella.
– Un grupo de gente externa ajena a la planta.
• En cuanto al numero y clase de personas:
– Los miembros del equipo deben de ser Gerentes Senior de
Mantenimiento con un alto nivel de visión y experiencia en el campo.
– Debe consistir en mas de una persona pero menos de cuatro.

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3.2.3.- Realizando la Auditoria.

• El equipo de auditoria debe preparase a sí mismo.
• Reunirse primero con el equipo de gestión del mantenimiento
teniendo como objetivo:
– Reunirse con los gerentes máximos.
– Saber hacia donde se inclina la organización del mantenimiento.
– Empezar a recopilar información con respecto a los éxitos de
mantenimiento.
• Luego se visita a una de la unidades de operación siguiendo la
siguiente rutina:
– Reunión con los gerentes/supervisores de mantenimiento.
– Visita a las oficinas administrativas.
– Visitar los talleres individuales de la unidad.

– Segunda visita a los gerentes/supervisores de la unidad de operación.

• Después de visitar todas las unidades, se visita al equipo de
gestión por segunda ves.
• No dar ningún informe sobre el resultado de la auditoria.
• Importante reunir toda la información relevante.

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3.2.4.- Evaluando los Resultados de la

Auditoria.
• Evaluar cada una de las categorías junto con cualquier anotación
o comentario que se pueda haber apuntado durante el desarrollo
de la auditoria.
• Debe presentarse un informe final que debe de contener por lo
menos los siguiente:
– Resumen ejecutivo.
– Resumen global de los puntajes.
– Áreas donde la compañía actuó excepcionalmente bien.
– Áreas donde la compañía debe de mejorar considerablemente.
– Anexos con los resultados detallados de la auditoria.

Bibliografía

• Coetze, Jasper L. (1998). Maintenance. Maintenance

Publishers (Pty) Lda Republic of South Africa.

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FIN DE LA UNIDAD

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