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Gestion Eficaz Del Tiempo
Gestion Eficaz Del Tiempo
CONTENIDO
INTRODUCCION ................................................................................... 4
¿QUÉ ES LA GESTION DEL TIEMPO? ............................................................. 7
CONSECUENCIAS DE UNA MALA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO ............................... 8
Consecuencias profesionales. ................................................................ 8
Consecuencias para su equipo. .............................................................. 8
Consecuencias para la empresa ............................................................. 8
Consecuencias personales .................................................................... 9
¿CÓMO EMPEZAR A ORGANIZARME? ........................................................... 10
Definir sus objetivos ......................................................................... 10
Tareas activas y tareas reactivas........................................................... 10
Reconocer lo importante frente a lo urgente. ........................................... 11
Priorizar ........................................................................................ 12
APOYOS PARA LA PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO .............................................. 15
Apoyos Técnicos .............................................................................. 15
Apoyos psicológicos .......................................................................... 15
CONOCER Y SABER EVITAR LAS TRAMPAS DEL TIEMPO ..................................... 17
Evite las trampas del tiempo ............................................................... 17
Evitar iras y acaloramientos innecesarios. ................................................ 19
El exceso de reuniones improductivas ..................................................... 19
La hora tranquila ............................................................................. 20
RESUMEN DE GESTION DEL TIEMPO ........................................................... 21
DELEGACIÓN ..................................................................................... 22
Ventajas de la delegación ................................................................... 23
Para el directivo ........................................................................... 23
Para el empleado .......................................................................... 24
Para la empresa ............................................................................ 24
Cómo llevar a cabo la delegación. ......................................................... 24
Qué tareas a delegar ......................................................................... 26
La organización debe estar madura para una delegación eficaz ...................... 28
Qué hacer cuando sale mal ................................................................. 31
Controlar los progresos ...................................................................... 31
El papel de jefe y colaborador en la delegación ......................................... 32
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Gestión Eficaz del Tiempo y Técnicas de Delegación
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INTRODUCCION
Quien no sabe administrar su tiempo no sabe administrar ninguna otra cosa. Esta cita
célebre de Peter Drucker nos muestra la importancia que tiene administrar
adecuadamente nuestro tiempo como punto de partida para ser más eficaces y
eficientes en nuestros puestos de trabajo y, como veremos más adelante, para poder
delegar y organizar a nuestros colaboradores.
La mayor parte de los directivos se quejan de la larga lista de tareas que deben
realizar, de la imposibilidad de cumplir con su agenda. Pero es realmente falta de
tiempo, o más bien incapacidad de saber gestionarlo adecuadamente
NO TENGO TIEMPO. Todos en alguna ocasión de nuestra vida usamos esta expresión,
y además, y lo que es más preocupante, intentamos buscar argumentos que la
justifiquen y nos auto-convencemos de la realidad que queremos ver. Pensamientos
como:
“mi trabajo es muy complejo, requiere saber tantas cosas que debo de
hacerlo yo directamente”.
“termino antes haciéndolo yo que explicando lo que hay que hacer, no tengo
tiempo ahora de explicar nada”.
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disfrutamos de él. Por otro lado la sociedad actual tiende a movernos cada vez más
de prisa a que abarquemos más, a llenarnos de más información.
Por otro lado hay que aprender a rechazar las ansias de abarcar más. Decía Robert
Fritz “el momento más importante de su vida es ahora mismo”, por ello debemos
dedicarle el tiempo preciso a este momento y llenarlo del contenido adecuado.
Manejando según seamos capaces de hacerlo.
En la actualidad ligado al deseo de abarcar más hay múltiples técnicas de cómo leer
más de prisa, escucha rápida, aprendizaje rápido y demás. En realidad es como
comer más de prisa o caminar más rápido podemos hacerlo pero terminará
lastimándonos. Debemos actuar al ritmo que nos resulte cómodo, dedicándole los
cinco sentidos y dedicando el tiempo a aquello que realmente merece la pena.
El principio de Pareto actúa también en la gestión del tiempo, al igual que en otras
muchas facetas de la empresa y de nuestra vida, es decir, el 80% de las que cosas
importantes que logramos lo hacemos con el 20% de nuestro tiempo, la clave por lo
tanto está en detectar y aislar lo que realmente es importante en nuestro trabajo y
minimizar aquellas otras cosas menos importantes y que realmente nos están
robando nuestro tiempo y efectividad.
Una de las principales amenazas para cumplir con la ley de Pareto y hacer más
grande el 20% del tiempo actual es la cantidad de fragmentaciones que sufrimos en
el día a día, y hay que tener presente que la fragmentación del tiempo no
incrementa nuestra productividad si no todo lo contrario.
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Tener una visión de conjunto más eficaz tanto de nuestras actividades como
de las prioridades.
Tener más tiempo libre para los amigos, la familia y para nosotros mismos.
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Por lo tanto el tiempo en un directivo debe ser empleado con la meta de conseguir
los objetivos fundamentales asignados y en el nivel que nos corresponde, el resto de
tareas es una mala gestión de nuestro tiempo.
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CONSECUENCIAS PROFESIONALES.
A todos nosotros nos valoran por nuestros resultados obtenidos, no por la cantidad de
tiempo que dediquemos para conseguirlos o nuestra presencia en la empresa. Por lo
que habría que preguntarse, cuánto tiempo le dedicamos realmente a conseguir
nuestros resultados, a trabajar por aquello que me han contratado y que es lo que
realmente el jefe espera de mi.
Los grupos que trabajan para un jefe muy ocupado suelen defender la dedicación al
trabajo como valor fundamental, trabajar con poca delegación en resultados y mucha
en tareas concretas, con escasa formación continua en sus puestos y bastante
resistencia al cambio.
Al no delegar y organizar de una forma eficaz se crea una excesiva dependencia del
jefe, la mayoría de las ocasiones en tareas no claves para los resultados del puesto
y/o de la unidad de negocio.
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CONSECUENCIAS PERSONALES
Si gestionamos nuestro tiempo alargándolo llegará un momento que terminemos
viviendo para el trabajo, y esto puede llegar a ser una enfermedad en sí misma, un
exceso de dependencia del trabajo, que no sepamos desconectar y a diario, aunque
sea fin de semana terminemos dedicándolo un espacio de tiempo al trabajo, incluso
pasándonos por nuestro puesto a hacer alguna pequeña cosa que estaba pendiente.
Vivir para el trabajo termina siendo no tener tiempo libre ni para la familia ni para
usted mismo, y éstos son aspectos complementarios para un equilibrio adecuado.
Estar a gusto consigo mismo con su vida le influirá positivamente en su vida laboral, y
viceversa. Las personas que no son capaces de vivir por igual su vida laboral, personal
y familiar terminan sufriendo notando desajustes personales y profesionales.
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Las tareas que no aportan a la función de su puesto, aquellas por las que no le
felicitarán, que forman parte de lo que llega cotidianamente y ha de sacar se
denominan tareas reactivas.
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La siguiente tabla marca las prioridades que debemos ejercer sobre lo importante y
urgente. Sobre la lista de tareas diseñada anteriormente, ya tiene claro que son
importantes las tareas activas y no importantes las tareas reactivas, ahora hay que
añadir la urgencia de la tareas y siguiendo la presenta tabla establecer un orden de
prioridades según la misma.
URGENTE NO URGENTE
Importante 1 2
No importante 3 4
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La siguiente tabla marca las prioridades que debemos ejercer sobre lo importante y
urgente. Sobre la lista de tareas diseñada anteriormente, ya tiene claro que son
importantes las tareas activas y no importantes las tareas reactivas, ahora hay que
añadir la urgencia de la tareas y siguiendo la presenta tabla establecer un orden de
prioridades según la misma
PRIORIZAR
Priorizar el empleo de nuestro tiempo, sobre lo hasta aquí dicho, se convierte en la
piedra angular de la gestión de un directivo. Priorizar es establecer un orden en las
tareas diarias, con el fin de evitar la tiranía de lo urgente y concentrarnos en lo
importante. Los buenos directivos se caracterizan por poder hacer muchas cosas a la
vez, pero dedicándose en varios bloques a una sola tarea
Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas se pueden
clasificar las tareas en:
Las tareas A o muy importantes son las que tienen un mayor efecto sobre los
objetivos. Sólo pueden ser llevadas a cabo por la persona en cuestión, bien
ella sola o en colaboración con su equipo.
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Las tareas C o rutinarias son las de menos valor y las que más tiempo de
trabajo consumen.
Un análisis ABC no significa ocuparse sólo de las tareas A y renunciar a las C, sino
ordenar todas ellas asignando tiempo según prioridades. Esta decisión significará
asignar más tiempo a las tareas importantes y llevar esta decisión a la práctica:
Hacer en primer lugar lo más importante.
Planificar una o dos tareas de las clasificadas como A (dos o tres horas por
tarea aproximadamente).
Por último señalar la importancia de planificarnos nuestro tiempo con una doble
visión diaria y semanal que nos permita tener siempre una visión general de nuestras
tareas, actividades y evolución de proyectos.
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Existe un mañana, las cosas no urgentes pueden esperar, a través de la planificación les
dedicaremos la importancia que requieren en el momento adecuado.
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APOYOS TÉCNICOS
Son apoyos técnicos todos aquellos que nos ayudan a hacer una planificación
adecuada de nuestro tiempo y de los proyectos a desarrollar. No entraremos a
desarrollarlos en este tema, al no ser objeto del mismo, pero si al menos citarlos
para recuerdo. Entre los más importantes y usados están:
Uso de calendarios. Tanto de vista mensual como semanal. Con esta técnica
se empieza marcando la fecha límite de entrega del trabajo y se va marcando
los hitos importantes que debe ir cumplimentando hasta esa fecha. Con este
método del calendario hacia a tras puede ver rápidamente que si falla en
cualquier fecha intermedia, puede acelerar los trabajos para la fecha
intermedia siguiente, y de esta forma siempre tiene presente las tareas
importantes a realizar.
APOYOS PSICOLÓGICOS
Los apoyos psicológicos le van a ayudar a valorar positivamente el trabajo hecho y a
ir enfrentándose en cada paso con mayor energía. Para ello algunos consejos:
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Llegar al trabajo sabiendo que debe hacer ese día, que es lo importante y urgente
que debe resolver, esto es algo que se puede anticipar, una horita el fin de semana
para planificarse la semana entrante, o de forma diaria mientras va al trabajo dar un
rápido repaso a las actividades a hacer ese día. Esto le ayudará a centrarse, a llegar
ya haciendo cosas con energía positiva.
En muchas ocasiones nos vamos a casa con la sensación de no haber hecho nada en
todo el día, esto no es cierto, en realidad la sensación es que no hemos hecho nada
de lo realmente importante, y nos olvidamos de las cosas urgentes que hemos ido
resolviendo a lo largo del día. Para evitar esta sensación y ayudar a planificarnos es
muy útil hacer una lista de cosas a hacer e ir tachándolas progresivamente, así
veremos que realmente hemos hecho cosas y nos dará información de aquello que
nos queda pendiente.
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La revista Fortune hizo una encuesta entre más de cincuenta directivos que
ordenaron por orden de importancia los factores que más influían en la perdida de su
tiempo. La lista fue la siguiente:
Teléfono.
Relaciones públicas
Exigencias familiares.
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Superar el miedo a decir que no. A muchas personas le resulta difícil decir
que no y se terminan cargando con tareas que realmente no son suyas bien
por un exceso de querer agradar o bien por deseos de integrarnos más en el
grupo. La realidad es que muchos aceptan invitaciones por no saber decir que
no o se hacen cargo de trabajos que realmente no les corresponden. Y
finalmente estos actos o tareas terminan destrozando nuestro tiempo. Es por
ello que debemos con tacto y empatía a prender a decir que no. Ante un acto
que le invitan agradecerlo, desearles lo mejor, pero decir claramente que
aunque nos gustaría no podemos asistir.
Educar a los demás a que está ocupado. Muchos directivos se jactan de que
siempre tienen su puerta abierta en todo momento. Es necesario ser cercano
y estar disponible a los demás pero controlando en todo momento la gestión
de su tiempo. Hay momentos en que se puede tener la puerta cerrada, y sólo
atender si realmente es algo urgente e importante, todo lo demás se debe
resolver diciendo “ me parece interesante quedamos mañana a tal hora en mi
despacho para verlo”. Existe un mañana y si acostumbra a la gente a que está
ocupado y eso sí les recibe cuando les haya dicho, será más respetado por
todos y además podrá dedicarle el tiempo que realmente necesita la persona
que vino a verle. De esta forma irá educando a las visitas internas a que
respeten su tiempo.
Educar a las visitas externas. En relación con las visitas externas lo más
eficaz es establecer un horario fijo para recibirles.
Lo mismo debe ocurrir con las interrupciones telefónicas, no es ser más importante
decir siempre que está reunido, pero cuando está centrado en los temas importantes
o atendiendo una reunión no deben pasarle llamadas, si anotarlas y contestarlas
adecuadamente después todas ellas. El teléfono es uno de los principales ladrones
del tiempo, pero también es una imagen que sus colaboradores y clientes tienen de
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Antes de concluir asegúrese de que todos los puntos han quedado cubiertos.
Hay muchas tareas que nos gusta hacer y que tendemos a ocuparnos de ellas aunque
no sean de nuestra inmediata responsabilidad, e igualmente en muchos casos
tendemos a aplazar a aquellas cosas que no nos gusta hacer. Ambas cosas pueden dar
lugar a problemas de tiempo y debemos controlarlas adecuadamente.
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Igualmente las reuniones dirigidas por nosotros, aunque no es tema para desarrollar
aquí, debemos de optimizarlas al máximo desarrollando las habilidades necesarias
para hacer reuniones eficaces y breves.
LA HORA TRANQUILA
“Las grandes ideas no vienen en momentos bulliciosos, sino en la tranquilidad”
Nietzsche. Esta famosa frase nos da una idea de la importancia que tiene tomarnos
un tiempo para nosotros mismos dentro del trabajo. Reservarnos una cita, pero con
nosotros mismos. Para ello debemos reservar en nuestra agenda, igual que hacemos
para los clientes o reuniones, una cita con nosotros mismos, reservándola en la
agenda, cerrando las puertas, en esos momentos no estamos para nadie. Y dedicar
esa hora a centrarnos en los problemas más importantes que tengamos.
Enumeración de los ladrones del tiempo más frecuentes. Nuestro día ideal, en cuanto
a gestión del tiempo se refiere sería:
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Apoyos psicológicos
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DELEGACIÓN
Podemos definir la Delegación como “el proceso que nos
permite conferir a un colaborador el encargo de realizar
una función, concediéndole autoridad y la libertad
necesarias para su ejecución, pero conservando siempre
la responsabilidad final sobre el resultado”
Si bien hay que tener presente que la delegación es una técnica que funciona a
medio largo plazo, nunca a corto plazo, Un error que se comete habitualmente es
pretender transmitir en una sesión una serie de instrucciones, sin evaluar el grado de
comprensión real que tiene el colaborador sobre las mismas y sin tener en cuenta las
dificultades a encontrar. En estos casos más que delegando estamos abdicando.
Para delegar correctamente es necesario dejar un tiempo y una puerta abierta para
que nos pueda consultar y transmitir todas sus dudas y dificultades. Y hasta pasar un
tiempo prudente no podemos pedir cuentas de resultados. Por lo tanto la delegación
conlleva: tiempo, paciencia y seguimiento para asegurarnos de que se hace
correctamente.
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Hay trabajado que nos gustan y evitamos delegarlos. Todos los directivos que
han ascendido de ser técnicos a directivos, les gusta y hasta se relajan
haciendo trabajos que antes hacían. En realidad ahora no se les paga por ello,
y si calcularan el valor de su tiempo haciendo estas labores se darían cuenta
de cómo malgasta la empresa el dinero. Por ello es fundamental evitar caer
en hacer esas tareas que nos gustan, por pura gestión y efectividad de nuestro
tiempo y trabajo, y para delegar de forma efectiva en nuestra gente.
Miedo a que los reconocimientos sean para sus empleados. Los buenos
directivos saben que cuando se está reconociendo el trabajo de su equipo se
está reconociendo también el trabajo propio.
No sabemos cómo delegar. Es una técnica y se aprende, nadie nació enseñado, este
capítulo puede ayudar a resolver esas dudas. Y a aclarar las múltiples ventajas que la
delegación tiene en las organizaciones actuales, no sólo para la organización y el
empleado sino también para el directivo que a través de ella podrá incrementar sus
resultados.
VENTAJAS DE LA DELEGACIÓN
Para el directivo
Permite abordar las funciones realmente de dirección, las más importantes y por la
que realmente le pagan, liberándonos de tareas rutinarias. Esto implica la posibilidad
de adentrarnos en nuevos proyectos en nuevas ideas.
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Para el empleado
Para la empresa
Desarrolla a cada miembro del equipo y sus capacidades profesionales. Teniendo más
gente preparada para promoción y/o rotación.
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cada persona tenemos nuestro estilo, nuestra forma de hacer la cosas, por lo que en
él como hay que dejar la suficiente libertad de acción.
4. Dar tiempo. En un primer momento hemos delegado una función, ahora el jefe lo
que debe hacer es mantenerse próximo, supervisando de forma cercana, Este control
le va a asegurar que su colaborador no sólo realiza la tarea sino que además la
realiza bien, que es realmente el objetivo que perseguimos al delegar.
5. Mantener un control sobre los resultados. Una vez que el colaborador ya sabe
hacer la tarea sólo le debe remitir los resultados obtenidos, estableciendo controles
periódicos sobre los resultados de la tarea delegada.
“encargamos a un colaborador que nos sustituya en una reunión con alto nivel
de carga técnica donde íbamos a ir los dos, pero finalmente sólo asistirá
él.Por cuestiones personales el jefe debe ausentarse del país durante una
semana y ha dado instrucciones concretas de que no se le moleste. El jefe da
instrucciones de que vaya a la reunión según teníamos previsto cogiendo el
avión de las seis de la mañana para estar en Madrid a las nueve y poder así
asistir a la reunión que comienza a las diez, y que mantenga una reserva de
hotel para esa noche por si la reunión se alarga. A la vuelta, el jefe a primera
hora, le llama su despacho para que le informe de los resultados de la
reunión. Encontrándose que finalmente no había ido pues por problemas de
niebla se suspendió el vuelo y al no estar autorizado para ir en su propio
coche o coger un coche de alquiler decidió quedarse en el trabajo. Llamó a la
persona encargada de reservas de viaje de la compañía quien no le autorizó a
coger un transporte alternativo, pues en el procedimiento de la empresa se
recogía expresamente que a ese destino los viajes se harán siempre en Avión”
Este ejemplo, sin duda exagerado y que puede extrapolarse a la falta de toma de
decisiones dentro de una organización, muestra la necesidad de que cuando
delegamos a cualquier nivel se debe delegar la autoridad para la toma de decisiones
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El siguiente gráfico muestra los pasos precisos para una correcta delegación y que en
todo momento hemos de tener presentes:
Abordaremos aquí las funciones a delegar a los colaboradores como individuos, las
funciones que resultan más efectivas si las delegamos son:
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“En una orquesta el director de orquesta no tiene por que saber tocar
todos los instrumentos y aunque los sepa, en ningún caso se le pide
que lo haga mejor que los miembros de la orquesta, se le pide
comprensión general y coordinación de movimientos. Un buen
directivo es aquel que tiene visión general, sabe escuchar y tomar
decisiones“
Como norma de oro debemos delegar todo aquello que pueda realizar
suficientemente bien uno de los colaboradores.
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Por otro lado hay una serie de tareas que nunca deberemos delegar y que tienen que
ver con:
Tampoco deberemos delegar las tareas urgentes ya que como hemos dicho al
principio la delegación es una técnica que funciona a medio largo plazo. Una
tarea urgente no se debe delegar salvo que estemos muy seguros de que el
colaborador realmente la sabe hacer bien, en caso contrario estaremos
abdicando y comprometiendo a nuestro colaborador.
De de forma evidente no se deben delegar las tareas que son propias del
directivo, aunque si, como decíamos más arriba parte de ellas. Entre esas
tareas no debemos delegar el establecimiento de objetivos, la asignación de
funciones, aspectos disciplinarios y motivadores, el control y seguimiento de
las tareas.
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para ello se deben de dar una serie de condicionantes que de no existir deberíamos
propiciarlos:
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de hacer o tomar una decisión. Esta “delegación hacia arriba” son propias de
organizaciones donde los directivos nunca ceden realmente la autoridad. Se
debe exigir a los colaboradores que tomen decisiones en todo lo que se les ha
delegado y sólo deleguen “hacia arriba” cuando se escapa de su ámbito de
actuación.
Hay que ser consciente de que cuanto más claras sean las definiciones de
funciones de los puestos o de los departamentos, de las actividades que han
de desempeñar, de la autoridad que se delega y que cada uno tiene dentro de
la organización y de las relaciones interdepartamentales, más fácil será la
delegación puesto que se hará en un entorno organizado.
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No basta delegar una tarea y/o función y marcharse sin más, los directivos deben
controlar los resultados de la delegación para controlar que todo se lleva a cabo de
forma correcta y en el tiempo esperado. No se trata de vigilar cada movimiento ni
como se hace la tarea, sino de controlar los resultados finales y los progresos y
evolución del trabajo.
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NIVEL 2. Una vez que tienes claro, como jefe, que la persona es capaz de
recabar de forma adecuada la información, hay que invitarle a que proponga
soluciones y alternativas para analizarlas conjuntamente. “Coge la
información disponible y dime posibles acciones que harías con ella”.
Tipo de liderazgo. En cuyo caso las personas que se mantienen en los niveles 1
y 2 nunca llegan a delegar autoridad realmente, ni responsabilidad. Son
siempre omnipresentes y no permiten el desarrollo de sus colaboradores.
Si bien existen situaciones en que el nivel de autoridad no tiene que ver con
el estilo de liderazgo sino con la tarea/o función en sí misma, en esos casos la
delegación de autoridad se debe enfocar de modo distinto:
Decisiones que son realmente propias del directivo, en estos casos se delega
parte de tareas, recogida de información…. Pero no se habían delegado las
funciones y toma de decisión propiamente dichas.
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El jetmánager. Es muy rápido o cree serlo en realizar las tareas. Piensa que con el
tiempo que debe invertir en explicar las tareas, los objetivos los procedimientos de
trabajo, discutir las estrategias, enseñar y formar a la gente, le sale más rápido y
rentable hacerlo él mismo.
“De todos los músculos que hay en una empresa el más importante es el
cerebro. El talento y la inteligencia son las herramientas básicas del
dirigente.”
EL LÍDER COACH
Una de las funciones de un directivo es enseñar a sus colaboradores y desarrollar sus
equipos, no sólo en funciones técnicas, sino en mostrarles la cultura de empresa, la
visión que desde cada puesto de debe tener y el conocimiento de la compañía y
entorno necesarios para la toma de decisiones eficaces.
“Lo mejor que puedes hacer por los demás no es enseñarles tus riquezas sino
hacerles ver la suyas.” Goethe.
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Fomentar el liderazgo
Facilitar la motivación
Aumentar la autoestima
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RESUMEN DE DELEGACION
La delegación es el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de
realizar una función, concediéndole autoridad y la libertad necesarias para su
ejecución, pero conservando siempre la responsabilidad final sobre el resultado”
De forma general se podrán delegar todas aquellas tareas que no tengan que
ver con la función principal del puesto y las que requieran de un nivel de
conocimiento técnico altamente cualificado.
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CASOS PRÁCTICOS
CASO I. ENCARGO DE REORDENACIÓN DE ESPACIOS EN OFICINA
Janet me parece que ya no queda sitio suficiente en la oficina para guardar más
cosas. Hay cajas de material de escritorio por el suelo, detrás de las mesas, varios
armarios estorban en el pasillo y pilas de papeles se amontonan encima de cada
mueble. Todo está en desorden con una apariencia fatal y sin espacio.
Ponte en contacto con proveedores de muebles de oficina para ver qué es lo que
tienen y que ideas nos pueden dar, aquí tienes los proveedores habituales usa estos o
los que tu consideres. Si es posible podríamos hacer todo el cambio para verano, aún
quedan cuatro meses y por presupuesto no nos deberíamos gastar más de 36.000
euros. Cualquier problema que te surja no dudes en comentármelo.
Por ejemplo Janet yo creo que este grupo de armarios archivadores debería quitarse
de aquí y ponerse apoyados contra la pared. De esa forma en su lugar podíamos
poner unas estanterías cerradas para la papelería de oficina. Esas estanterías las he
visto en “Muebles de Oficina Martínez “, dígale que llama de mi parte somos viejos
amigos y le atenderá estupendamente además de hacernos buen precio. Y ya de paso
pídale también presupuesto de esos armarios que van desde el suelo hasta el techo
que sería ideales para colocarlos en esa pared que no tiene ventanas dejándolos
mezclados con estantes y puerta y si fueran de color amarillo daría alegría a esa zona
oscura. Por su parte esas cajas de archivos, que se hallan sobre los armarios
deberían….”
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Este es el miedo que tienen muchos directivos cuando delegan que las cosas
no se hagan como ellos las harían, y esto no importa, posiblemente Janet las
haría mejor, igual o incluso peor pero si están dentro de los parámetros
adecuados es suficiente, de pulir y sugerir siempre estamos a tiempo.)
Janet con el encargo que le han hecho empieza a trabajar en ideas de posible
redistribución del espacio, fotocopiadora, fax, armarios, para ganar en espacio de
archivo y aspecto de la oficina, con ello se hace una idea del tipo de muebles, ha
consultado a algunos proveedores que se han desplazado a la oficina y con todo ello
tiene unos planos de nueva disposición con ideas sobre tipo de muebles. Con todo
ello se va a ver a su jefe para mostrarle las distintas opciones antes de tomar una
decisión.
Una vez Janet con su jefe ha tomado la decisión que creen más oportuna pide
presupuestos, informando a su jefe de que estos se encuentran dentro del gasto
previsto, y ordena la ejecución de los trabajos. Los cambios importantes de espacio
que se producen, y que sobre el papel eran adecuados son supervisados directamente
por Janet y si observa algún aspecto que va apareciendo que considera relevante lo
comunica a su jefe.
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□ Falta de delegación.
□ Retrasar decisiones.
□ Falta de organización y planificación personal.
□ Cansancio para concentrarme por las mañanas.
□ Pausas café y comida demasiado largas.
□ Correo ordinario y electrónico.
□ Búsqueda de expedientes, búsqueda de información.
□ Vigilancia constante sobre empleados.
□ Consumo de tiempo en asuntos no prioritarios.
□ Asistencia a reuniones innecesarias.
□ Aplazamiento de tareas no agradables.
□ Excesiva confianza en la memoria.
□ Falta de momentos de tranquilidad.
□ Desplazamientos trabajo, entre oficinas, viajes.
□ Demasiadas interrupciones personas y teléfono.
□ Exceso de visitas.
□ Incapacidad de decir no.
□ Falta de objetivos escritos.
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BIBLIOGRAFÍA
Puchol L, y otros. El libro de las habilidades directivas. Díaz de Santos. Madrid
2003.
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