AUDITORI ́A EN DATATECH

Esteban Barrios ingresó al Departamento de Ingenieri ́a de Datatech hace seis añ os luego de
haber obtenido su grado en Ingenieri ́a Electrónica y Telecomunicaciones. Muy pronto se
convirtió en un experto en procesamiento de señ ales análogas y después de dos añ os de estar
en la compañ i ́a fue promovido al cargo de Ingeniero de Diseño Senior. Después de trabajar dos
añ os como Ingeniero de Diseñ o Senior fue promovido a Gerente de Proyecto y le solicitaron
liderar un proyecto de desarrollo de producto de una li ́nea de productos relativamente pequeñ a.
Mientras Esteban buscaba un espacio en su escritorio para colocar su taza de café, su
computador sonó dándole aviso de la llegada de otro correo electrónico. Esteban generalmente
no le prestaba mucha atención a la llegada de nuevos correos, pero por alguna razón, este le
llamó la atención. Girando su silla para estar de frente al computador en la mesa detrás de su
escritorio, leyó la li ́nea de contenido del mensaje: Reporte de Auditoriá del Proyecto de
Desarrollo del Computador Portátil ALFA. Esteban observó que el mensaje iba dirigido al
Vicepresidente de Desarrollo de Productos y que le habi ́an enviado una copia a él.
Inmediatamente lo abrió y leyó el mensaje.

Datatech habi ́a adoptado recientemente la poli ́tica que todos los proyectos en curso debi ́an ser
auditados periódicamente. Esta poli ́tica fue implementada la semana pasada y Esteban fue
informado que su proyecto seri ́a el primero en ser auditado por un equipo de expertos internos
y externos.

Datatech es una compañ i ́a productora de computadores de escritorio y computadores portátiles

que son distribuidos a través de una red de proveedores de valor agregado. Después de haber
terminado su trabajo durante nueve meses en el proyecto de una li ́nea de computadores de
escritorio, a Esteban se le solicitó que gerenciara el proyecto de desarrollo de una nueva li ́nea
de computadores portátiles.

Al solicitarle a Esteban que trabajara como Gerente de Proyecto del proyecto de desarrollo de
computadores portátiles, el Vicepresidente de Desarrollo de Productos le transmitió la
importancia de terminar este proyecto en un añ o. Para enfatizar su punto sobre este tema, el
Vicepresidente le comentó que para ahorrar tiempo, él mismo habi ́a tomado la decisión de
impulsar este proyecto sin tener que pasar por el proceso normal de selección y aprobación de
proyectos. Esteban habi ́a terminado con éxito el proyecto de los computadores de escritorio en
un periodo similar y le comentó al Vicepresidente que su objetivo le pareci ́a muy razonable.
Esteban agregó, además, que teni ́a confianza que el proyecto se terminari ́a a tiempo y dentro
del presupuesto asignado.

Esteban no perdió tiempo en planear el proyecto. Basado en el éxito del proyecto de

computadores de escritorio, decidió modificar la EDT que él habi ́a utilizado en este proyecto y
aplicarla al nuevo proyecto. Se acordó de las semanas de planeación que tuvo que dedicar para
desarrollar la EDT del proyecto de los computadores de escritorio. Esa vez involucró a todo el
equipo del proyecto, aunque esta era una li ́nea de extensión directa de producto. El nuevo
proyecto era más complicado y simplemente no habi ́a suficiente tiempo para involucrar a todos
los miembros del equipo. ¿Cuál era la idea en malgastar tiempo y recursos valiosos en reinventar
la rueda?

Después de haber modificado la EDT, Esteban programó una reunión con el Vicepresidente de
Desarrollo de Productos para discutir sobre el personal del proyecto. Como era ti ́pico en otros
proyectos de desarrollo de producto de Datatech, Esteban y el Vicepresidente acordaron que el
personal debi ́a provenir de la División de Ingenieri ́a. Esteban en su rol como Gerente de
Proyecto, serviri ́a de interlocutor con otras áreas funcionales como Mercadeo, Compras,
Finanzas y Producción.

A medida que el proyecto progresaba, comenzó a retrasarse en el cronograma. Esteban

encontró necesario programar reuniones semanales para ver cómo se terminari ́an las
actividades no previstas. Por ejemplo, la semana pasada el equipo se dio cuenta que nadie habi ́a
sido asignado al diseño de las bisagras para incorporar la pantalla a la base.

De hecho. Esteban se encontró cada vez más en modo de crisis. Por ejemplo, esta mañ ana el
grupo de Producción envió un correo electrónico terrible dirigido a Esteban. El grupo de
Producción anotaba que ellos apenas se acababan de enterar del proyecto de los computadores
portátiles y con base en el diseñ o que les presentaron ellos no podri ́an fabricar la tarjeta de
circuito impreso por la gran extensión de superficie para el montaje de componentes que se
requeri ́a. Esteban respondió a este mensaje diciendo que el grupo de Ingenieri ́a estaba haciendo
su trabajo y que habi ́a diseñ ado un computador portátil de “estado del arte”. Agregó que era un
problema del grupo de Producción el decidir cómo producirlo.

Igual de preocupante fue la crisis que se presentó a principios de la semana. El Vicepresidente

de Desarrollo de Productos solicitó incorporar al computador portátil un nuevo tipo de interfaz
que le permitiri ́a al computador portátil, sincronizar información con el Smartphone que
Datatech estaba a punto de lanzar. Esteban explicó que incorporar la interfaz requeriri ́a cambios
de aproximadamente un 40% del computador y demorari ́a el lanzamiento como mi ́nimo varios
meses. No obstante, el Vicepresidente fue inflexible en que el cambio debi ́a realizarse.

A medida que Esteban colocaba el reporte de Auditori ́a sobre el escritorio, él reflexionaba sobre
la conclusión del reporte de que “el proyecto debi ́a cancelarse inmediatamente”. A juicio del
equipo de auditori ́a el proyecto se atrasó tanto en el cronograma que el costo para terminarlo
no se justificaba.

1. Enumere al menos 15 problemas y sus alternativas de solución.

Ítem PROBLEMA SOLUCION

El Vicepresidente no cumplió con el proceso
Establecer estándares para la selección y
1 normal de selección y aprobación
aprobaciones de los proyectos
de proyectos
A pesar de no hacer participar con el equipo
Para las competencias de Esteban, debe de
2 de proyectos, Esteban no perdió el tiempo en
incorporarse la gestion de proyectos.
planear el proyecto.
No participan de las reuniones de los
Generar la participación y el involucramiento
3 proyectos a todo el equipo de proyectos
del equipo de proyectos.
durante la planeación.
Establecer procedimeintos para manejar los
4 No tiene prioridad a los correos electrónicos
correos electrónicos con alta importancia.
La apreciación de Esteban, al indicar que le Realizar control y monitrero de los proyectos
5 parecía razonable el tiempo para terminar el con herramientas adecuadas para este
proyecto sin antes evaluar el proyecto. proceso.
Establecer estándares para no variar EDT, en
6 Modificar una EDT de un proyecto anterior. caso se requiera establecer procedimientos
de modificación.
Esteban tien el rol de interlocutor con áreas Esteban debe de elaborar una matriz RACI
7
funcionales. para los niveles de comunicación
 Establecer el EDT del proyecto de manera
8 Tareas sin asignación (diseño de bisagras)
integral.
El grupo de producción no puede fabricar la
tarjeta de circuito impreso por la
9 Establecer tareas adecuadas y programadas
gran extensión de superficie en el montaje
de componentes que se requería.
Diseñar un computador portátil de “estado Definir los diseños a niveles de ingenierías
10
del arte” detalladas
Afirmar que los problemas de las áreas
Involucrar al equipo en todas las actividades
11 funcionales no son problemas del equipo de
que se desarrollan.
proyecto.
El Vicepresidente solicita incorporar al
Realizar la revisión periódicamente de los
12 computador portátil un nuevo tipo
riesgos identificados.
de interfaz, sin evaluar los riesgos.
Realizar el seguimiento de cada miembro del
El Vicepresidente es inflexible a
13 equipo, exigiendo objetivos y metas
los argumentos de Esteban.
cumplidas.
14 Atraso del proyecto en el cronograma. Realizar controles del cronograma
Cumplir con los cronogramas y presupuestos
15 Sobrecosto del proyecto.
del proyecto.

2. Desarrolle un reporte de Lecciones Aprendidas (al menos 5) del proyecto de

computadores de escritorio que le hubiera servido a Esteban para evitar los problemas
que enfrentaba el proyecto de desarrollo del portátil.

 Nunca iniciar un Proyecto si no está claro el Alcance.

 Evitar una pobre definición de requerimientos o falta de documentación de los
mismos.
 Asignar tiempos reales.
 No iniciar un proyecto o una etapa sin un plan de trabajo aprobado.
 Evitar la ejecución sin planificación.
 Evitar que la gerencia de proyecto ofrezca soluciones / tiempos sin involucrar ‘‘al
que si sabe’’.

3. Desarrolle un reporte de Lecciones Aprendidas (al menos 5) del proyecto de desarrollo

del portátil que permita evitar problemas en proyectos posteriores para DATATECH.

 Saber decir (y a tiempo) cuando los recursos del equipo de proyecto no son los
adecuados.
 Asignar al Proyecto, al Director de Proyecto adecuado.
 Evitar la falta de comunicación entre diferentes equipos del proyecto y/o entre los
diferentes niveles.
 Nunca podremos identificar los riesgos al 100% ... debemos estar preparados para
‘‘el plan B’’.
 Si es necesario, haz un ‘‘alto’’ en el Proyecto; es mejor hacer eso que continuar.

4. ¿Qué le recomendariá usted al equipo de auditoriá para determinar si se debe

cancelar o no el proyecto?

Al equipo de auditoria recomendaría la evaluación si el proyecto es acertado o no.

Proyectos desacertados

– El objetivo del proyecto no se propuso bien porque la información no era la

adecuada para conocer, en el momento de la respuesta, el estado del conocimiento o
del mercado en donde se desarrollaría el proyecto.

–Por falta de comunicación con la dirección, el proyecto no estaba en la línea de lo

que la dirección deseaba, por lo que le faltó el apoyo de esta.

–La dinámica del sector fue tan rápida que la competencia obtuvo antes los objetivos
propuestos en el proyecto. Esta circunstancia puede darse, mayormente, en proyectos
que requieran un tiempo largo.

Proyectos acertados

– La planificación no fue lo suficiente ajustada en el costo y el tiempo de realización.

proyectos.