Manual de Usuario

“Gestion Empresarial INTEVEP S.A Nomina”

Preparado por: Urdaneta Jose – Patricia Yepez

“Gestion Empresarial INTEVEP S.A”

Diciembre, 2013
TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO I

II. Introducción…………………………………………………………………………x

III. Información General de la Aplicación………………………………………......x

CAPÍTULO II

1. Descripción Técnica de la Aplicación……………..…………...…………………x

1.1. Periodos de la Nómina ……………..…………...…………………x

1.2. Estatus del Registro de Gestión …………………………x

1.3. Estatus de la Nómina ………………………..x

1.4. Ejecucion Calculo de Nomina …………………………………..x

1.5. Diagrama Ejecucion de la Nomina ………………x

1.6. Periodos de Nomina ……………………………………………………………x

1.7. Ejecucion Calculo de Nomina ………………………………………………x

1.8. Adelanto quincenal ……………………………………………………….x

2. Nómina Regular ……….…………………………………………x

2.1. Ajuste regular – Corrección …………….…......…………......…………x

2.2. Adelanto de Utilidades …………….…….………………………......……x

2.3. Ajustes de Utilidades …………...…………......………….......x

2.4. Adelanto Regular - Vacaciones ………………...……….......x

2.5. Nómina Guardería ………………...……….......x

2.6. Nómina Adelanto de Prestaciones ………………...……….......x

2.7. Proceso general de Calculo de Nomina ………………...……….......x

2.8. Estructura del Modulo de Cálculo de la Nómina ……...……….......x

2.9. Visualizacion del Cálculo de Nómina ………………...……….......x

3. Tablas y registros de Nómina ………………...……….......x

4. Cuadros Informacion Tecnica

5. Diagramas de casos de usos

Tabla de Figuras.

Fig 1. Entrada al Sistema

Fig 2. Sap Easy Access.

Fig 3. Transaccion PPOME.

Fig 4. Menu Medidas de Personal.

Capítulo I
GENERALIDADES

1. CONTROL DE VERSIONES Y DE CAMBIOS

El versionamiento y los cambios producidos de este documento, así como las

fechas y responsables de los mismos, se reflejan en la siguiente tabla:

Responsable Fecha Estado Cambios

efectuados
“Nombre del Día/mes/año “En desarrollo, en Versión Original
responsable” revisión”
 II. Introducción

El presente manual de sistema ha sido preparado como herramienta de

aplicacion para el personal de XXXXX XXXX XXX. El mismo tiene como
función conocer y comprender el proceso de cálculo de la Nómina describiendo
las principales relaciones con otros módulos del sistema y sus efectos en dicho
cálculo en el ambiente SAP-HCM.

El manual permite introducir al usuario bajo el programa estandar (SAP),

especificamente en el area de Nomina, así como también describir: todas las
etapas que se encuentran presentes en el calculo de la misma, cumpliendo con
el propósito de facilitar el aprendizaje de analisis usuario- aplicación SAP HR,
para así lograr que las actividades llevadas a cabo en lo referente al calculo de
Nomina Administrativa sean eficientes y productivos, permitiendo reducir el
tiempo de respuesta y la adaptacion al cambio.

III. Información General de la aplicación

La aplicación (SAP, Sistemas Aplicaciones y productos en procesamiento de

datos). El nombre de SAP es al mismo tiempo el nombre de la Empresa y el
del sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos
completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la
administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero
esta diseñado para trabajar con otros módulos.

La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las

funciones de una empresa. Esta es la característica más importante del
sistema SAP y significa que la información se comparte entre todos los
módulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se
comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

El módulo HCM SAP, permite una gestión eficiente de la información y

procesos tanto cualitativos como cuantitativos del personal de una
organización, e integra toda esta información y procesos tanto con los demás
módulos de SAP como con posibles aplicaciones externas.
Entendemos como organización una empresa individual que cuenta con
diferentes departamentos como Recursos Humanos, Finanzas, I+D, CO entre
otros. Para cualquier organización, los recursos humanos, son considerados
como el activo más importante. Luego, para mantener los datos relacionados
con los empleados requeriremos de un sistema que garantice la consistencia y
fiabilidad de los mismos dentro de la organización.
Capítulo II

1. Descripción Técnica de la Aplicación

El sistema SAP R/3 tiene un conjunto de normas estándares en el área de

software de negocios. El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estándares para
las necesidades enteras de información de una compañía.

Durante la definición de un modelo de Cálculo de nómina apoyado en la

funcionalidad de SAP (SAP HCM PY), una de las actividades de más
relevancia e importancia es la creación de los conceptos claves de nómina
(CC-Nóminas) que serán los custodios de la información generada durante el
proceso. Posterior a un análisis exhaustivo de las diferentes asignaciones,
deducciones, acumulados, beneficios, préstamos, reportes de gastos,
acumulados, promedios, retroactividades y conceptos provenientes de tiempos,
la creación de cada una de dichas interpretaciones a la manera de CC-
Nóminas es la actividad más importante.

El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen alemán, creado por

SAP. Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los
procesos que se llevan a cabo en una empresa, a través de módulos.

Las aplicaciones o módulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes áreas:

Financiera, logística y de Recursos Humanos. Estos tres grupos no son
independientes unos de otros. Además de éstos, existen otros componentes,
llamados Cross Aplications, que son válidos para todas las aplicaciones.

Los principales módulos del sistema R/3 incluyen cientos de procesos de

negocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones
de gestión e información.

Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que

existe una conexión implícita entre los procesos financieros y logísticos, y
también con los humanos.
Los diferentes módulos que componen el sistema R/3 son:

Finanzas:
FI (Gestión financiera)
CO (Controlling o Contabilidad de costes)
EC (Controlling Corporativo)
IM (Gestión de inversiones)
TR (Tesorería)
Logística:
LO (Logística general)
SD (Ventas y Distribución)
MM (Gestión de Materiales)
PP (Planeamiento de la producción)
PM (Mantenimiento)
QM (Control de calidad)
PS (Sistema de control de proyectos)
WM (Gestión de almacenes)
Recursos Humanos:
PA (Administración de personal)
PD (Desarrollo y planificación personal)
IS (Solución vertical para industrias)

Además de estas soluciones estándares, el ambiente de desarrollo de SAP y

su sistema de información, proveen a los clientes con poderosas herramientas
para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales
(personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 ofrece a los
usuarios su propio lenguaje de programación de cuarta generación (ABAP/4),
creado especialmente para las necesidades comerciales.

El amplio rango de servicios que ofrece el sistema, sin embargo, es solamente

una de las causas del éxito del sistema R/3. SAP soporta el concepto de
sistema abierto, construcción de interfaces (GUIs), servicios, sobre los actuales
estándares.
1.1. Periodos de la Nómina

Determina el período para el que se crea un resultado del cálculo de la nómina.

La duración de los períodos de cálculo de nómina pueden diferir; por ejemplo,
un período de cálculo de nómina puede ser un mes, una semana.

1.2. Estatus del Registro de Gestión:

El proceso de cálculo de los diferentes tipo de nóminas en un periodo

están determinados por los estatus del registro de gestión.

1 Libre para el cálculo

Permite el bloqueo de los datos para pasado y presente, para realizar el cálculo
de la Nómina Regular.
2 Libre para corrección
Permite la modificación de los datos del pasado y presente, para hacer
correcciones.
Registro de Gestión: Controla las etapas individuales del cálculo de nómina.

Menú Sap Easy: Recursos Humanos > Calculo De Nómina > America >
Venezuela > Herramientas > Registro de Gestión o Transacción PA03.

1.3. Estatus de la Nómina

3 Verificar resultados de Nómina

Congela el estado de la Nómina para la emisión de reportes y la verificación de
resultados. Bloquea los datos de infotipos en el pasado y presente.
4 Finalizada
Cierra el periodo de Nómina y da comienzo a otro periodo.
Antes de poder visualizar el estatus de Nomina accedemos a la PA20 atraves
del menu SAP Easy Acces.

Posteriormente de haber elegido el numero de personal, indicamos el numero

de Infotipo en este caso es el 003 para visualizar el estatus de Nomina

Infotipo 0003: Visualizacion Estatus de la Nómina

1.4. Ejecucion Calculo de Nomina.

A continuacion se muestra el acceso a la transaccion ejecucion de

Nomina.

Fig. Transaccion PC00_M17_CALC, Ejecutar Nomina.

1.5. Diagrama Ejecucion de la Nomina.

El calculo de la nomina pasa a traves de ciertas etapas hasta su

posterior finalizacion, como lo son la simulacion, la Liberacion, inicio de calculo,
correcciones y posterior finalizacion. A continuacion se muestra su
diagramacion:
Fig. Diagrama Proceso de Nomina.

1.6. Periodos de Nomina.

La Nomina puede estar establecida en distintos periodos de tiempo de
acuerdo a las politicas o acuerdos de cada sociedad.

Fig. Periodos de las Nominas

1.7. Ejecucion Calculo de Nomina.

Por medio de la transaccion PC00_M17_CALC, se genera el programa

de calculo de nomina.

Fig. Programa de calculo de Nomina.

1.8. Adelanto quincenal.

Corresponde a la nómina que se calcula y paga durante los quince

primeros días del mes. Posee las siguientes características:

1 Se cancela 40% del salario básico sin deducciones.

2 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
3 Motivo de Nómina Especial A001.
4 Variante recibo de pago INTEVEP.
2. Nómina Regular.

Se emplea para cancelar el pago a los trabajadores. Posee las

siguientes características:

1 Cancela el porcentaje (%) del salario básico que corresponde al

trabajador.
2 Refleja los pagos adicionales realizados.
3 Refleja las Deducciones Legales y/o voluntarias.
4 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
5 Variante recibo de pago: INTEVEP.

2.1. Ajuste regular – Corrección.

Esta nómina se utiliza para realizar recálculos debido a que debe

cancelarse algún retroactivo, por concepto de pagos o deducciones registrados
tardíamente (fuera del periodo actual), a uno o varios trabajadores.
1 Debe especificar la fecha de ejecución.
2 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
3 Con Liquidación Especial B (Nómina Corrección).
4 Variante recibo de pago INTEVEP..

2.2. Adelanto de Utilidades.

Esta Nómina se utiliza para cancelar las utilidades acumuladas por los
trabajadores al mes de Octubre.

1 Se cancelan dentro de la nómina regular bajo el concepto /710 Adelanto

de Utilidades.
2 Los periodos en que se ejecuta son los siguientes:
Empleados Mensuales, periodo 10
3 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
4 Variante recibo de pago INTEVEP
2.3. Ajustes de Utilidades

Esta Nómina se utiliza para cancelar las utilidades acumuladas en los

meses de noviembre y diciembre.

1 Se cancelan dentro de la nómina regular bajo el concepto /711 Ajuste de

Utilidades.
2 Se cancela en el mes de diciembre
Empleados Mensuales, periodo 12
3 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
4 Variante recibo de pago ZAGR RECIBO INTEVEP.
2.4. Adelanto Regular - Vacaciones
Nómina de adelanto regular con motivo de nómina especial ZVAC y se
utiliza para cancelar las vacaciones y bono vacacional a los trabajadores.

1 Se cargan por el infotipo 9020

2 Debe especificar la fecha de ejecución.
3 Aplica para todas las áreas de nómina (excepto Jubilados).
4 Se ejecuta bajo la transacción ZVX.
5 Variante recibo de pago INTEVEP.

2.5. Nómina Guardería

Esta nómina especial se utiliza para cancelar el pago de guardería

a los trabajadores.
1 Debe especificar la fecha de ejecución.
2 Aplica para todas las áreas de nómina.
3 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
4 Motivo especial ZGUA.
5 Variante recibo de pago RECIBO INTEVEP.

2.6. Nómina Adelanto de Prestaciones

Esta nómina especial se utiliza para cancelar el adelanto de prestaciones a los
trabajadores.

1 Debe especificar la fecha de ejecución.

2 Aplica para todas las áreas de nómina.
3 Se ejecuta bajo la transacción PC00_M17_CALC.
4 Motivo especial SN01.
5 Variante recibo de pago ZAGR RECIBO INTEVEP.
2.7. Proceso general de Calculo de Nomina

2.7.1 Proceso general cálculo de la Nómina

2 Clasificacion de Insumos:
2.7.2 Proceso general de Calculo de Nomina.
3 Infotipos requeridos para la Nómina
Los insumos requeridos para el cálculo de la nómina son almacenados en
las tablas (Infotipos), los cuales permiten llevar un registro histórico de los
datos ingresados o modificados por cada trabajador y que repercuten en el
cálculo de la nómina.

2.8 Estructura del Modulo de Cálculo de la Nómina

-Infotipos requeridos para la Nómina.
2.8.1 Estructura del Modulo de Cálculo de la Nómina.
-Información requerida para el pago de la Nómina.

2.8.2 Integración con otros módulos de SAP_HCM

2.8.3 Infotipos de Nómina

(INFOTIPO 0014).
En el infotipo 0014 Devengos/deducciones periódicas, se puede
introducir montos o cantidad/unidad de un CC-Nómina (claves concepto de
nómina) que se pagan o descuentan periódicamente. Los devengos y
deducciones periódicas son elementos de remuneración adicionales que
pueden ser registrados en cualquier período de cálculo de nómina.

(INFOTIPO 0015).
El infotipo Pagos Complementarios (0015) permite registrar un importe
y/o un valor y una unidad de medida bajo un concepto de nómina, el cuál
permite realizar pagos o deducciones adicionales en un periodo determinado.
Estos se realizan de forma irregular y siempre deben registrarse en el momento
de su origen, ellos no tiene vigencia para periodos subsiguientes.

(INFOTIPO 0267).
En el Infotipo Pagos complementarios nómina especial (0267) es posible
almacenar CC-nóminas que pueden cancelarse bajo nóminas regulares ó
nóminas especiales.
Ejemplos: Pago de préstamo Nuevo empleado, Computador Personal
(Inicial y adicional), Personal, Gasto de registro, Pago de Guardería.

(INFOTIPO 0399).
El Infotipo Impuesto sobre la renta (0399) es obligatorio para cada
empleado, permite calcular el porcentaje de retención que debe ser deducido
de los ingresos del empleado, de acuerdo a la información suministrada a
través de la forma Agente de Retención de Impuestos AR-I.
2.9 Visualizacion del Cálculo de Nómina
Clúster de Nómina: permite visualizar los resultados detallados del cálculo
de la nómina.

La ruta de Menú SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la nómina /

América / Venezuela / Herramientas / PC_PAYRESULT.

3. Tablas y registros de Nómina.

Algunas tablas almacenadas en el clúster de la nómina son:

 RT: Es la tabla de resultados de la nómina, en ella se almacenan los
registros de los cc-nóminas que han sido procesados
completamente.
 WPBP: Tabla que contiene la información básica del empleado,
como ejemplo: área de nómina, área de personal, sociedad, grupo de
personal, subdivisión, entre otros.

 BT: Contiene la información para el pago de la nómina.

  SI: Contiene la información básica para el seguro social (IT0400).

1 SI_EVAL: Contiene la información de los aportes al seguro social.

1 TAX: Contiene la información básica para el Impuesto sobre la
renta (IT0399).

1 TAX_EVAL: Contiene la información de las retenciones realizadas.

 PS_EVAL: Contiene la información de las utilidades acumuladas

y canceladas.
 INCE_EVAL: Contiene la información de los aportes realizados
al INCE.

 LPH_EVAL: Contiene la información de los aportes realizados al

FAOV.
3.2. Recibo de Pago
3.2. Transferencia Bancaria

La función de Report crea automáticamente una fecha de ejecución de

programa y una característica de Identificación. Estos datos se utilizan para
crear las transferencias bancarias y generar los cheques pertinentes
Menú SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la Nómina / América /
Venezuela / Nomina / PC00_M17_CDTA0 - Programa. ant. ISM : Transferencia
Fecha y Hora de la transferencia. Al visualizar el resultado cuando presiona el
campo Lista, recuerde almacenar la fecha de ejecución y código para uso
posterior. Ejemplo 20.06.2012, 17361P.

Menú SAP EASY: Recursos Humanos / Cálculo de la Nómina / América /

Venezuela / Nómina / PC00_M17_FFOT - Crear ISM
 Al ejecutar el reporte aparecerá la ventana que se muestra a
continuación. Presione sobre el código resaltado pasando así a la siguiente
pantalla.

En la siguiente pantalla se presentan las columnas de información tales como

la fecha de ejecución, el identificador, el monto total de la transferencia
bancaria, el tipo de moneda, el usuarios que ejecuta el reporte. La clave del
receptor, el formato del banco elegido.

Seleccionar el registro y presionar el botón Download resaltado en la imagen.

Aparece una ventana. Presione Match Code para buscar la ubicación donde
almacenar el archivo a ser transferido.

Presione el botón aceptar. Si los datos son satisfactorios debe aparecer el

siguiente mensaje en la parte inferior.
Se genera un archivo txt con los datos necesarios para realizar la transferencia.
Cada banco define las estructura del archivo.

3.3. Contabilizacion de Nomina (Pasos):

Menú SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la nómina / América /
Venezuela / actividades siguientes / por periodos de nómina / evaluación /
transferencia FI/CO / PC00_M99_CIPE - Preparar asientos.

3.3.1 Log Ejecución Contabilización:

En el log se visualizan los números de personal tratados y una estadística; si

fuera necesario, puede desglosarse el árbol para visualizar información
detallada.
3.4. Análisis de Documentos

Menú SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la Nómina / América /

Venezuela / Actividades Siguientes / Por Periodos de Nómina / Evaluación /
transferencia FI/CO  PCP0 - Tratar FI/CO

3.4.1. Resumen del Documento

Puede llevar a cabo las siguientes actividades:

1 Visualizar el documento
2 Liberar el documento
3 Visualizar documentos de Finanzas (Sólo después de contabilizados).
3.5. Comprobante de Contabilización

2 Liberar Documento:
3 Contabilizar Documento:
3.6 Reportes SAP HCM Estandar:

3.6.1 Dentro de los reportes estandar tenemos:

1 Altas y bajas
2 Lista de empleados
3 Lista de cumpleaños
4 Aniversarios Servicio

3.6.2 Vinculados a Nomina:

1 Transacción PC00_M99_CWTR
2 Transacción PC00_M17_CLJN

3.6.2 Reportes SAP HCM Adhoc-Query S_PH0_48000510:

1 Se utiliza para realizar informes sobre datos HR que no están incluidos
en los estándar.
4. Cuadros Informacion Tecnica:
4.1. Version de software

Software Versión
SAP R/5 ERP 6.0 HR y ABAP

4.2. Ambiente

Recurso Versión
Modulo SAP HR 720

4.3. Servidores

Servidor Dirección IP
Xxxxxxxxxxx xxx.xx.xx.xx
Xxxxxxxxxxx xxx.xx.xx.xx
Xxxxxxxxxxx xxx.xx.xx.xx

4.4. Personal responsable

Nombre y Apellido Cargo Indicador Teléfonos

Xxxxxx xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxxxx
Xxxxxx xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxxxx