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El Libro Diario 4

GENERALIDADES.
Se comentó en capítulos anteriores que la actividad contable está regulada por normas
expresamente señaladas en el Código de Comercio.

Con frecuencia se encuentran contadores que hacen caso omiso de algunas de ellas,
aduciendo que tales normas estaban bien para la Venezuela aldeana que existía en el año 1955
(año en que fue promulgado el Código de Comercio vigente), pero que ya están fuera de
actualidad debido a que no están acorde con la dinámica actual de los negocios y la moderna
tecnología que se utiliza para hacer los registros.

Estamos de acuerdo con estos contadores, pero sólo en cuanto a que el Código de Comercio
necesita ser sometido a una actualización en la mayoría de sus aspectos.

Sin embargo, mientras ello no ocurra, debemos seguir cumpliendo con las normas allí
establecidas, especialmente con aquellas que tienen relación con el registro de las
transacciones en los libros.

Es cierto que, en esta época, pocas son las empresas que no disponen de un computador, a
través del cual hacen los registros de las transacciones. Eso está bien. Pero esta práctica, no
exime a la empresa de tener que hacer los registros, en forma resumida, en los libros legales
que ordena el Código de Comercio.

La empresa que incurra en ese error, puede tener dificultades si, en cualquier momento, recibe
la visita del SENIAT, o por cualquier otro acto de tipo judicial que amerite la presentación de
tales libros ante un tribunal. En todo caso, es responsabilidad del contador, mantener los libros
actualizados.

Por lo expresado, en el Centro de Contadores se sigue poniendo mucho énfasis en que los
alumnos aprendan a manejar los libros legales con idoneidad y que, luego, cuando vayan a
ejercer la profesión, no pierdan de vista cumplir con estas normas.

Por otra parte, el computador jamás sustituirá la figura del contador en una empresa. El
computador es sólo una máquina preparada para procesar unos datos que el contador le
suministra. Por lo tanto, antes que nada, se debe aprender cómo llevar una contabilidad "a
mano". Habiendo logrado esto, le será fácil llevarla a través de un computador.

Centro de Contadores 57
Contabilidad Financiera

Por lo expuesto, se sugiere al alumno poner mucha atención a las explicaciones que a
continuación se le darán en torno a los libros de contabilidad.

LIBROS DE CONTABILIDAD.
Los libros que se utilizan para llevar la contabilidad pueden ser clasificados en dos grupos:

a) Libros obligatorios.
b) Libros no obligatorios.

LIBROS OBLIGATORIOS.
Están conformados por aquel grupo de libros cuya obligatoriedad de llevarlos está estipulada
por el Código de Comercio y el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA). Son
ellos:

FIRMA PERSONAL SOCIEDADES ANÓNIMAS


SOCIEDADES RESPONSABILIDAD LIMITADA
LIBROS COLECTIVAS COMANDITA POR ACCIONES
Libro Diario Sí Sí
Libro Mayor Sí Sí
Libro de Inventarios Sí Sí
Libro de Compras - IVA Sí Sí
Libro de Ventas - IVA Sí Sí
Libro de Socios o de accionistas Sí
Libro de actas de asambleas Sí
Libro de actas de administradores Sí

Como se indicó anteriormente, todos los libros mencionados son obligatorios en el caso de
sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades en
comandita por acciones. Cuando se trate de una firma personal o de una sociedad colectiva,
sólo son obligatorios los libros Diario, Mayor, Inventarios, Compras - IVA y Ventas - IVA.

Por ahora, sólo se conversará acerca de estos últimos. Del resto se hablará en los
capítulos relacionados con aquel tipo de sociedades en el curso de Contabilidad Superior.

Precisamente, el Artículo 32 del Código de Comercio dice:

"Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá


obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios".

Este mismo artículo señala que, además de estos libros, "podrá llevar cualesquiera otros
auxiliares que considere conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones".

Por su parte, el Artículo 70 (Reglamento IVA), establece la obligatoriedad de llevar el libro de


Compras y de Ventas, cuando dice:

58 Centro de Contadores
El Libro Diario

“Los contribuyentes del impuesto, además de los libros exigidos por el Código de Comercio,
deberán llevar un libro de Compras y otro de Ventas.

En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus
operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante
facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así
como las notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y
otros comprobantes y documentos por los que se comprueben las ventas o prestaciones de
servicios y las adquisiciones de bienes o recepción de servicios.”

EL LIBRO DIARIO.
También denominado libro de primeras entradas, viene a ser éste el primer libro que
interviene en el registro de las transacciones. Las características de este libro y sus objetivos
están claramente señaladas en el Artículo 33 y 34 del Código de Comercio.

Se trata de un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser
previamente presentado al Tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al Juez ordinario
de mayor categoría que exista en la localidad.

Como evidencia de haber sido legalizado, en la primera página se le estampa un sello en el que
consta el nombre de la empresa, el destino que se le dará a este libro y la cantidad de folios
que contiene. Tal sello deberá ser firmado por el Juez y su secretario o por el Registrador
Mercantil, según el caso (Ilustración 4.1).

Es importante recordar que, para que éste y cualquier otro libro sea legalizado, es
indispensable la presentación del documento de registro de la empresa que está solicitando
este servicio.

Una vez legalizado el libro diario, se procederá como lo indica el Artículo 34 del Código de
Comercio; es decir, se asentarán diariamente las operaciones que haga la empresa, de forma
que cada partida exprese con claridad quién es el deudor y quién es el acreedor.

No obstante, en vez de registrar las operaciones día a día, también se permite registrarlas a
base de resúmenes mensuales, con la condición de que sean conservados todos los
documentos que respaldan las operaciones que han sido realizadas cada día.

CLASES DE LIBRO DIARIO.


El libro diario puede ser de diferentes tipos, atendiendo al aspecto bajo el cual se le estudie.

Atendiendo a Diario principal o general


su jerarquía Diario auxiliar
CLASES DE
LIBRO DIARIO
Atendiendo a Diario de dos columnas o diario común
su forma Diario multicolumnar o diario americano

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Contabilidad Financiera

FECHA DESCRIPCIÓN RF DEBE HABER

3 de JULIO del año 2000

( 5 0 ) C I N CU E N T A
L I B R O D E DI A R I O
N°. 74 1 DE 2 RECIBO RM: 979477 FECHA : 03/07/2000
C E N T R O D E CO N T A D O R E S
CECONTA C.A.

Ilustración 4.1. Legalización del Libro Diario

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El Libro Diario

DIARIO PRINCIPAL.
Es el libro en el que se van a registrar todas las transacciones que la empresa haya realizado,
bien sea cada día o a base de resúmenes, los cuales no pueden abarcar períodos superiores a
un mes. Es de hacer notar que éste, es el único diario que es obligatorio legalizar antes de
poner en uso; de ahí su carácter de "principal".

Las empresas que utilizan sistemas computarizados para llevar su contabilidad (que
actualmente son la mayoría de ellas), ya no utilizan el tradicional libro de diario encuadernado.

Desde hace ya algún tiempo, el Registro Mercantil legaliza libros Diario de hojas removibles,
debidamente numeradas, en las que se estampa el sello de tal Registro, de forma que ello
permite imprimir los asientos, directamente de la computadora, a través de los cuales se
registran las transacciones realizadas por la empresa, a través de un asiento resumen
mensual.

DIARIOS AUXILIARES.
En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se utilizan diarios
auxiliares no legalizados para registrarlas y, luego, el resumen de ellas, es lo que se registra
en el diario principal.

Por ejemplo, las empresas que realizan diariamente muchas ventas, utilizan un diario auxiliar
de ventas en el cual se registran esas ventas una por una y en forma diaria. Llegado el fin del
mes, se suman y, el total vendido en ese período, es lo que se registra en el diario principal o
legalizado.

Por supuesto, cualesquiera de estos diarios auxiliares pueden ser considerados como diarios
principales, si antes de ponerlos en uso son presentados al Registro Mercantil para ser
legalizados. Así, podría existir un diario principal de ventas, un diario principal de compras, un
diario principal de egresos, etc. En este caso, el resumen mensual de cada uno de estos
diarios, no sería necesario registrarlo en el diario principal general ya que, al estar los diarios
auxiliares legalizados, hacen innecesario ese registro.

DIARIO COMÚN.
Ya hemos apuntado que, atendiendo a su forma, el libro diario se puede presentar bajo dos
modalidades: El diario común o de dos columnas y diario multicolumnar o diario
americano.

El diario común es la forma de diario más difundida y más frecuentemente utilizada.

Por ser este tipo de diario el más sencillo y el de más fácil manejo, es en el que nos basaremos
para desarrollar el presente tema. En capítulos posteriores, explicaremos con detenimiento los
demás tipos de diario.

Se comenzará por explicar el tipo de rayado que tiene el diario común, así como el objetivo de
cada una de sus columnas.

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(1)
(2) (3) (4) (5)
FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
(Año)
(mes) (día)

Ilustración 4.2
Diario común (o de dos columnas)

Como usted puede observar en la Ilustración 4.2, el rayado del diario común consta, realmente,
de cinco columnas. No obstante, en la práctica, cuando se habla de un determinado tipo de
diario, éste es identificado por la cantidad de columnas en las cuales se pueden registrar cifras.
En el diario común, sólo se pueden registrar cifras en las columnas 4 y 5. Expliquemos a
continuación el uso que se le da a cada una de las cinco columnas.

Columna 1: FECHA.
En esta primera columna se escribirá el mes y el día en que se está registrando la transacción.
Es decir, en la parte superior, al comenzar cada una de las páginas, se escribe el año. Luego,
frente al registro de cada una de las transacciones, se va escribiendo el mes y el día en que
ese registro está siendo hecho.

Columna 2: DESCRIPCIÓN.
La segunda columna, que como se puede observar es la más ancha, está destinada, en
primer lugar, a escribir el nombre de las cuentas que intervienen en el registro de la transacción
y, en segundo lugar, a dar una explicación lo más clara posible, pero en forma muy resumida,
de las características de la transacción que está siendo registrada.

Columna 3: REFERENCIA.
Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el Libro Mayor. En
el Capítulo 5, se explicará lo relacionado con este último y, en ese momento, se terminará de
aclarar lo relacionado con esta columna.

Columna 4: DEBE.
Se registrará en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las cuentas que
recibieron algo o se les cargó, como consecuencia de la transacción realizada.

Columna 5: HABER.
En esta última columna, por el contrario, se registrarán las cifras que entregaron las cuentas
que intervinieron. Es decir, los abonos o créditos.

EL ASIENTO DE DIARIO.
El asiento de diario puede ser definido como el método utilizado para registrar en el diario las
transacciones que una empresa realiza.

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Este método de registro está sustentado en la teoría del cargo y el abono, ya explicada en el
Capítulo 3. Se recomienda al alumno que, antes de seguir adelante, repase dicho tema con la
finalidad de refrescar esos conocimientos.

Como recordará, la teoría del cargo y el abono o de la partida doble, se fundamenta en que:

"En toda transacción hay una o varias cuentas que reciben (a las que se les carga) y una
o varias cuentas que entregan la misma cantidad (a las que se les abona)".

Pues bien, veamos cómo, basándonos en esta teoría, son registradas las transacciones en el
diario por medio de asientos.

Operación Nº 1
El 02-01-2012, los señores Pedro Rivas y José Méndez constituyeron una empresa, HOGAR
C.A., que se dedicará a la compra y venta de artículos electrodomésticos. Para formar el
capital, cada uno aportó Bs. 5.000,oo en efectivo que fueron depositados en el Banco
Venezuela a nombre de la empresa, según planilla de depósito Nro. 825.

Como puede observar en la Ilustración 4.3, en la columna "FECHA" escribimos el año 2012, en
la parte superior. Luego, en la primera línea utilizable y frente al número asignado al asiento,
se anota el mes y el día en el que se registra la transacción.

De inmediato, se procede a determinar qué recibió la empresa y qué cuenta controla lo que la
empresa recibió.

¿Qué recibió la empresa?


Recibió dinero que se depositó en el banco por Bs. 10.000,oo.

¿Qué cuenta recibió?


BANCOS. Si bancos recibió, se registra la cantidad en el debe.

Observe la Ilustración 4.3. Se comienza el asiento escribiendo el nombre de la cuenta que


recibe: BANCOS, la cual se escribe inmediatamente después de la línea en que termina la
columna de fecha. La cifra que recibió el banco, Bs.10.000,oo, se escribe en la columna del
debe.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 02 --- 1 ---
BANCOS 10.000,oo

Ilustración 4.3

El siguiente paso consiste en determinar qué entregó la empresa y la cuenta o cuentas que
controlan lo que entregó:

¿Qué entregó la empresa?


Entregó a los Sres. Rivas y Méndez, un documento (documento de constitución) donde
consta que la empresa les debe Bs. 10.000,oo por el aporte que ellos hicieron al capital de
la misma.

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¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?


CAPITAL se llama la cuenta que controla la aportación inicial que hacen los dueños de la
empresa para que ésta pueda iniciar sus operaciones.

Si Capital entrega, se le abona Bs. 10.000,oo. En la Ilustración 4.4 se puede observar la


técnica para registrar el abono.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 2 --- 1 ---
BANCOS 10.000,oo
CAPITAL 10.000,oo
Asiento inicial. Registro del aporte a Capital

Ilustración 4.4

Las cuentas que se abonan se escriben en la línea inmediatamente disponible y se comienzan


a escribir más a la derecha de manera que, a simple vista, se logren diferenciar las cuentas
cargadas de las abonadas. Observe cómo, Capital, fue escrita más a la derecha.

Por lo demás, la cifra que entregó la cuenta Capital, Bs. 10.000,oo, deberá ser anotada en el
haber ya que Capital "entregó".

Por último, como se explicó en temas anteriores, es necesario completar el asiento con un
concepto o explicación en el que, en forma resumida, se mencionen algunos detalles
adicionales de la transacción.

En este caso, la explicación consistiría en mencionar en qué banco se hizo el depósito de


dinero y quiénes lo aportaron.

En la Ilustración 4.5 se puede ver el asiento ya completo. Allí se expresa con claridad todo lo
que se necesita saber de la transacción realizada, fundamentalmente, qué cuenta recibió (se
cargó), qué cuenta entregó (se abonó) y el respectivo concepto.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 2 --- 1 ---
BANCOS 10.000,oo
CAPITAL 10.000,oo
Asiento inicial. Para registrar aportación al capital...

Ilustración 4.5
En lo que se refiere a la columna de referencia, ya se comentó que, por la relación que esta
columna tiene con el libro denominado mayor, será explicado lo relacionado con ella, cuando
se hable de ese libro en el próximo capítulo.

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Sigamos con prácticas de asientos de diario. No obstante, en lo sucesivo no detallaremos tanto


la explicación, con el objetivo de ir logrando que sea usted el que analice la transacción y haga
el asiento.

Se recomienda que lea cada transacción realizada pero no mire el asiento presentado a
continuación. Primero hágalo usted y, luego, compare lo que usted hizo con el asiento que se
le mostrará. Ello es un excelente método para lograr que, en poco tiempo, domine todo lo
relacionado con asientos de diario.

Operación Nº 2
El 04-01-2012 se compró a Mueble Centro C.A, factura Nº 25, diferentes muebles por
Bs. 1.000,oo para ser utilizados en la oficina, los cuales fueron cancelados con el cheque 7126
del Banco Venezuela.

¿Qué recibió la empresa?


Muebles por Bs. 1.000,oo.

¿Qué cuenta controla los muebles?


MOBILIARIO. A Mobiliario se le carga Bs. 1.000,oo.

¿Qué entregó la empresa?


Dinero del que poseía en el banco por Bs. 1.000,oo

¿Qué cuenta controla el dinero que la empresa tiene en el banco?


BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 1.000,oo. En la Ilustración 4.6 se muestra el asiento
con su correspondiente concepto.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 4 --- 2 ---
MOBILIARIO 1.000,oo
BANCOS 1.000,oo
Compra de muebles a Mueble Centro C.A. factura 25

Ilustración 4.6

Operación Nº 3
El 06-01-2012 se compró mercancía para la venta a Suplidora C.A. según factura 456 por
Bs. 5.000,oo. Fueron aceptadas dos letras de cambio de Bs. 2.500,oo cada una con
vencimiento 30-01-2012 y 15-02-2012.

¿Qué recibió la empresa?


Mercancía comprada por Bs. 5.000,oo.

¿Qué cuenta controla la mercancía que se compra para la venta?


COMPRAS. A Compras se le carga Bs. 5.000,oo

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¿Qué entregó la empresa?


Letras de cambio para ser pagadas en fechas futuras por Bs. 5.000,oo.

¿Qué cuenta controla las letras de cambio que la empresa debe?


EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES. A Efectos por Pagar Proveedores se le abona
Bs. 5.000,oo.
Observe el asiento que debe hacerse en la Ilustración 4.7.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 6 --- 3 ---
COMPRAS 5.000,oo
EFECTOS A PAGAR PROVEEDORES 5.000,oo
Compra según factura Nº 456 a Suplidora C.A.
Aceptadas letras de cambio así:
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012

Ilustración 4.7

Operación Nº 4
El 08-01-2012 se vendió mercancía según factura 260 al Sr. Romero por Bs. 4.000,oo bajo
las siguientes condiciones:

a) Bs.1.000,oo de contado. Se recibió efectivo que se mantuvo en la caja.


b) Bs. 3.000,oo a crédito. El Sr. Romero aceptó dos letras de cambio con vencimiento
15-01-2012 y 30-01-2012 por Bs.1.500,oo cada una.

¿Qué recibió la empresa?


Dinero por Bs. 1.000,oo que se mantiene en caja.

¿Qué cuenta controla el dinero que está en la caja?


CAJA. A Caja se le carga Bs. 1.000,oo

¿Qué más recibió la empresa?


Letras de cambio aceptadas por el cliente Sr. Romero para ser cobradas en diferentes
fechas por Bs. 3.000,oo.

¿Qué cuenta controla las letras de cambio que la empresa tiene por cobrar?
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. A Efectos por Cobrar Comerciales se le carga
Bs.3.000,oo.

¿Qué entregó la empresa?


Mercancía para la venta por Bs. 4.000,oo.

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¿Qué cuenta controla la mercancía que la empresa vende?


VENTAS. A Ventas se le abona Bs. 4.000,oo. Analice el asiento que aparece en la
ilustración 4.8

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 8 --- 4 ---
CAJA 1.000,oo
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES 3.000,oo
VENTAS 4.000,oo
Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260.
Aceptación letras así:
Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo
Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo

Ilustración 4.8
Operación Nº 5
El 15-01-2012 se pagó a Eleoccidente un recibo de luz por Bs. 520,oo con el cheque No. 7127
del Banco Venezuela

Observe la Ilustración 4.9 y luego regrese aquí para analizar la transacción.

¿Qué recibió la empresa?


Un servicio. Es decir, energía eléctrica

¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió?


GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA. A Gastos de Energía Eléctrica se le carga
Bs. 520,oo.
¿Qué entregó la empresa?
Dinero del que tiene en el banco.

¿Qué cuenta controla el dinero que la empresa tiene en el banco?


BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 520,oo.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 15 --- 5 ---
GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA 520,oo
BANCOS 520,oo
Pago Eleoccidente cheque 7127 Banco Venezuela

Ilustración 4.9

En las siguientes transacciones nos limitaremos a mencionar la operación y, de inmediato, se le


muestra el asiento que debe hacerse. Usted deberá analizarlo y asimilarlo. Por supuesto, si le
queda alguna duda, consúltela con su profesor al llegar a clase.

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Operación Nº 6
En enero 16 se compró un camión a Motores C.A. por Bs. 15.000,oo según factura 2168 y se
pagó como sigue:

a) Cuota inicial Bs. 5.000,oo. Cheque Nº 7128 Banco Venezuela.


b) Se aceptaron 5 letras de cambio a diferentes vencimientos por Bs. 2.000,oo cada una
(ver Ilustración 4.10).

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 16 --- 6 ---
EQUIPO DE TRANSPORTE 15.000,oo
BANCOS 5.000,oo
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES 10.000,oo
Compra vehículo Motores C.A. Factura 2168…

Ilustración 4.10

Operación Nº 7
El 17-01-2012 se vendió al cliente P. Rivas mercancía a crédito por Bs. 12.000,oo. El cliente
nos firmó la factura 261 para ser pagada el 25-01-2012. (Ver asiento en Ilustración 4.11).

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 17 --- 7 ---
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 12.000,oo
VENTAS 12.000,oo
Venta a crédito según factura 261…

Ilustración 4.11

Operación No. 8
El 20-01-2012 se contrató con la empresa Seguros Atlántico, C.A. una póliza de seguro que
cubre el riesgo de incendio por un año. El monto de la prima fue Bs. 600,oo, pagado con
cheque 7129 del Banco Venezuela.
El asiento que debe hacerse puede verlo en la ilustración 4.12. Comentémoslo:
¿Qué recibió la empresa?
Un servicio. Es decir, la seguridad de que, en caso de un incendio, los daños serán
cubiertos por la compañía de seguros.
¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió?
Por cuanto la prima de seguro pagada cubre el riesgo de incendio durante los próximos
doce meses, la cuenta que controla este egreso se llama GASTOS DE SEGURO. A esta
cuenta se le cargará Bs. 600,oo.

68 Centro de Contadores
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¿Qué entregó la empresa?


Un cheque por Bs. 600,oo contra el Banco Venezuela.

¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?


BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 600,oo.
El asiento sería:
FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 20 --- 8 ---
GASTOS DE SEGURO 600,oo
BANCOS 600,oo
Pago de Póliza...

Ilustración 4.12

Operación Nº 9
El 21-01-2012 se cobró una letra por 1.500,oo que debía el cliente Sr. Romero.

FECHA Ref
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
2012 .
Enero 21 --- 9 ---
CAJA 1.500,oo
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES 1.500,oo
Cobro letra a Sr. Romero...
Ilustración 4.13

Operación Nº 10
El 22-01-2012 se compró mercancía por Bs. 14.000,oo. Se canceló Bs. 1.000,oo con el
cheque 2169 del Banco Venezuela y por el resto, se firmó una factura para ser pagada en 30
días.

El asiento correspondiente puede verlo en la Ilustración 4.14. Sin embargo, comentémoslo.

¿Qué recibió la empresa?


Mercancía por Bs. 14.000,oo.

¿Qué cuenta controla la mercancía que se compra?


COMPRAS. A Compras se le carga Bs. 14.000,oo

¿Qué entregó la empresa?


Dinero del que tiene en el banco por Bs. 1.000,oo
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 1.000,oo.

¿Qué más entregó la empresa?


Una factura aceptada para ser pagada en 30 días por Bs. 13.000,oo.

Centro de Contadores 69
Contabilidad Financiera

¿Qué cuenta controla las deudas que la empresa contrae cuando están respaldadas por
la aceptación de una factura?
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES. A Cuentas por Pagar se le abona Bs. 13.000,oo.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 22 --- 10 ---
COMPRAS 14.000,oo
BANCOS 1.000,oo
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 13.000,oo
Compra de mercancía...

Ilustración 4.14

Operación Nº 11
El 25-01-2012 el cliente Sr. P. Rivas hizo un abono de Bs. 8.000,oo a cuenta de la factura
No. 261 que debe.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 25 --- 11 ---
CAJA 8.000,oo
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 8.000,oo
Abono de P. Rivas a cuenta de la factura 261...

Ilustración 4.15

Operación Nº 12
El 28-01-2012, del dinero que existía en caja, se depositó en el Banco Venezuela Bs. 9.000,oo,
según planilla de depósito 3256.

FECHA Ref
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
2012 .
Enero 28 --- 12 ---
BANCOS 9.000,oo
CAJA 9.000,oo
Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...

Ilustración 4.16

Operación No. 13
El 30-01-2012 se pagó Bs. 1.600,oo por el alquiler, con el cheque 2170 del Banco Venezuela.

70 Centro de Contadores
El Libro Diario

FECHA
DESCRIPCIÓN Ref. DEBE HABER
2012
Enero 30 --- 13 ---
GASTOS DE ALQUILERES 1.600,oo
BANCOS 1.600,oo
Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.

Ilustración 4.17

Operación Nº 14
El 30-01-2012 se vendió mercancía de contado por Bs. 11.000,oo. El cliente pagó con el
cheque 3528 del Banco Andino.

En este caso se considera conveniente aclarar que, el hecho de que el cliente pague con un
cheque, no quiere decir que se afecte la cuenta Bancos. Realmente, el cheque recibido
pertenece al banco donde el cliente tiene su dinero. Para efectos del asiento, los cheques
recibidos de terceros serán considerados como efectivo que recibe la caja. Por tal razón, se le
carga a Caja. Ver asiento en Ilustración 4.18.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 30 --- 14 ---
CAJA 11.000,oo
VENTAS 11.000,oo
Ventas de contado...

Ilustración 4.18

Operación Nº 15
El 30-01-2012 se pagó con cheque la nómina de empleados cuyo monto bruto alcanzó a
Bs. 6.000,oo, de los cuales corresponde Bs. 2.500,oo a empleados del departamento de
ventas y Bs. 3.500,oo al departamento de administración. De esta cantidad, se dedujo
Bs. 160,oo por concepto de seguro social.

¿Qué recibió la empresa?


Un servicio por parte de los empleados.

¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió?


GASTOS DE SUELDOS. Por lo tanto, a esta cuenta se le hará un cargo de Bs. 6.000,oo.

¿Qué entregó la empresa?


Dinero del que tenía en el banco por Bs. 5.840,oo.

¿Qué cuenta controla el dinero en bancos?


BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 5.840,oo.

Centro de Contadores 71
Contabilidad Financiera

¿Qué más entregó la empresa?


Al deducir a los empleados los Bs. 160,oo por concepto de Seguro Social, la empresa,
automáticamente, se convierte en deudora de ese Instituto. Quiere decir que, la empresa,
"entregó" al Seguro Social el derecho de que le cobre Bs. 160,oo. De hecho, la empresa
tendrá que pagarlos en el transcurso del mes siguiente.

¿Qué cuenta controla las retenciones por seguro social que la empresa hace a sus
trabajadores?
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR. Por lo tanto, a esta cuenta se le
abonará Bs. 160,oo.

FECHA
DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER
2012
Enero 30 --- 15 ---
GASTOS DE SUELDOS 6.000,oo
BANCOS 5.840,oo
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR 160,oo
Para registrar la nómina...

Ilustración 4.19

Como habrá podido constatar, es muy sencillo registrar transacciones en el diario de dos
columnas por medio de los denominados asientos de diario.

Ante cualquier transacción realizada por la empresa:

1) Determine qué recibe la empresa.


2) Identifique la cuenta o cuentas que controlan lo que la empresa está recibiendo.
3) A esa cuenta o cuentas se les CARGA.
4) A continuación, determine qué está entregando la empresa.
5) Identifique la cuenta o cuentas que la empresa está entregando.
6) A esa cuenta o cuentas se les ABONA.

A manera de resumen, se le muestran todos los asientos hechos, presentados en forma


correlativa en las Ilustraciones 4.20 y 4.21.

Como allí puede observar, cuando se termina una página, sencillamente se procedió a sumar
las columnas y, en la última línea, se escriben los totales anotando en la columna de
conceptos la palabra "van". (Ver Ilustración 4.20).

Luego, en la primera línea de la siguiente página, se escribe la palabra vienen, además de los
totales que se vienen arrastrando de la página anterior. (Ver Ilustración 4.21)

72 Centro de Contadores
El Libro Diario

Folio 2
FECHA
DESCRIPCIÓN RE DEBE HABER
2012
Enero 2 --- 1 ---
BANCOS 10.000,oo
CAPITAL 10.000,oo
Asiento inicial. Para registrar aportación a capital según
documento de constitución y depósito 825 Banco Venez.
Enero 4 --- 2 ---
MOBILIARIO 1.000,oo
BANCOS 1.000,oo
Compra de muebles a Mueble Centro C.A. Fact. 25
cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.
Enero 6 --- 3 ---
COMPRAS 5.000,oo
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES 5.000,oo
Compra según factura Nº. 456 a Suplidora C.A.
Aceptadas letras así:

Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012


Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012
Enero 8 --- 4 ---
CAJA 1.000,oo
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES 3.000,oo
VENTAS 4.000,oo
Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260. Aceptación letras
así:

Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo


Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo
Enero 15 --- 5 ---
GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA 520,oo
BANCOS 520,oo
Cancelación recibo Eleoccidente con cheque Nº. 7127
Banco Venezuela
Enero 16 --- 6 ---
EQUIPOS DE TRANSPORTE 15.000,oo
BANCOS 5.000,oo
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES 10.000,oo
Compra vehículo a Motores C.A. Fact. Nº. 2168. Cheque
Nº. 7128 Banco Venezuela. Letras…
VAN 35.520,oo 35.520,oo

Ilustración 4.20

Centro de Contadores 73
Contabilidad Financiera

Folio 3
FECHA
DESCRIPCIÓN RE DEBE HABER
2012
VIENEN 35.520,00 35.520,oo
Enero 17 --- 7 ---
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 12.000,oo
VENTAS 12.000,oo
Venta a crédito según factura...
Enero 20 --- 8 ---
GASTOS DE SEGURO 600,oo
BANCOS 600,oo
Pago de Póliza...
Enero 21 ---9---
CAJA 1.500,oo
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES 1.500,oo
Cobro letra a Sr. Romero
Enero 22 --- 10 ---
COMPRAS 14.000,oo
BANCOS 1.000,oo
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 13.000,oo
Compra de mercancía...
Enero 25 --- 11 ---
CAJA 8.000,oo
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 8.000,oo
Abono a cta. fact. 261 P. Rivas...
Enero 28 --- 12 ---
BANCOS 9.000,oo
CAJA 9.000,oo
Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...
Enero 30 --- 13 ---
GASTOS DE ALQUILERES 1.600,oo
BANCOS 1.600,oo
Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.
Enero 30 --- 14 ---
CAJA 11.000,oo
VENTAS 11.000,oo
Ventas de contado...
Enero 30 --- 15 ---
GASTOS DE SUELDOS 6.000,oo
BANCOS 5.840,oo
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR 160,oo
Para registrar la nómina...

TOTAL DEL MES 99.220,oo 99.220,oo


Ilustración 4.21

74 Centro de Contadores
El Libro Diario

Al finalizar el mes, se totaliza en la última línea de la página que en ese momento se esté
utilizando, poniendo el concepto total del mes. (Ver Ilustración 4.21).

Por último, constate siempre que ambos totales, el del debe y el del haber, sean iguales, pues
obligatoriamente deben serlo. Debe ser así ya que los asientos han sido hechos basándonos
en el principio de partida doble. Es decir, a cada cargo le corresponde su abono.

Cuando los totales no coinciden, probablemente se debe a errores cometidos, los cuales deben
ser encontrados y corregidos.

TIPOS DE ASIENTO.
Atendiendo a la cantidad de cuentas afectadas o la cantidad de transacciones registradas en
cada asiento, éstos se clasifican en:

a. Asientos simples.
b. Asientos compuestos.

ASIENTOS SIMPLES.
Son aquellos a través de los cuales se registra una o varias transacciones de la misma
naturaleza, en el que sólo intervienen dos cuentas: una que recibe, a la que se le carga, y otra
que entrega, a la que se le abona.

Ejemplo:

Las ventas de contado ocurridas en el mes de enero de 2012 alcanzó a Bs. 7.400,oo.

El asiento sería:

FECHA
DESCRIPCIÓN RE DEBE HABER
2012
Enero 31 --- 16 ---
CAJA 7.400,oo
VENTAS 7.400,oo
Para registrar ventas de contado del mes….

ASIENTOS COMPUESTOS.
A este grupo pertenecen los asientos en los que intervienen tres o más cuentas para registrar
una o varias transacciones simultáneamente.

Ejemplo:

Durante el mes de enero de 2012 se compró mercancía por Bs. 3.000,oo en las siguientes
condiciones:

Centro de Contadores 75
Contabilidad Financiera

Contado en efectivo: Bs 400,oo


Contado con cheques: Bs. 900,oo
Crédito (Facturas): Bs. 1.100,oo
Crédito (Letras): Bs. 600,oo

Asiento:

FECHA Ref
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
2012 .
Enero 31 --- 17 ---
COMPRAS 3.000,oo
CAJA 400,oo
BANCOS 900,oo
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 1.100,oo
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES 600,oo
Para registrar compras...

Observe que se trata del registro de varias transacciones en cuyo asiento intervienen más de
dos cuentas. Se trata, por lo tanto, de un asiento compuesto.

NORMAS LEGALES QUE REGULAN LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS EN


EL DIARIO.
El Artículo 36 del Código de Comercio menciona con claridad una serie de normas en torno a
la actividad de registrar transacciones en el diario.

De acuerdo con este artículo, se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.


2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4. Borrar los asientos o parte de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los
libros.

76 Centro de Contadores
El Libro Diario

EJERCICIOS

EJERCICIO 4.1.

Conteste en forma breve las siguientes preguntas:

1. De acuerdo con el Código de Comercio y el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor


Agregado (IVA), todo comerciante, sea que actúe como persona natural o como jurídica,
está en la obligación de llevar libros de contabilidad.

Diga qué libros debe llevar:

a) Una firma personal.


b) Una sociedad en nombre colectivo.
c) Una sociedad anónima.
d) Una sociedad de responsabilidad limitada.
e) Una sociedad en comandita por acciones.

2. Los libros obligatorios deben ser registrados antes de ser puestos en uso. Diga dónde
puede cumplirse con ello y cuál es el procedimiento.

3. Defina el libro diario.

4. Clasifique el libro diario en cuanto a su jerarquía y en cuanto su forma.

5. Explique qué se entiende por:


a) Diario común o de dos columnas.
b) Diario multicolumnar.

6. Defina asiento de diario: para qué sirve y en qué teoría contable está basado.

EJERCICIO 4.2.

Las operaciones que se mencionan fueron hechas por el comerciante Ángel Vielma en el mes
de octubre de 2012.

Octubre 02: Constituyó un negocio denominado ALMACENES VIELMA con un capital de


Bs. 2.000,oo que depositó en el Banco Regional mediante la planilla 2090 del
02-10-2012.

Octubre 05: Se compró equipo para la oficina a Tecnomáquina C.A. por Bs. 800,oo según
factura 7290. Se pagó como cuota inicial Bs. 200,oo con el cheque 2101 del
Banco Regional y se aceptaron 5 giros de Bs. 120,oo cada uno para ser
pagados cada 10 días.

Centro de Contadores 77
Contabilidad Financiera

Octubre 06: Se compró muebles por Bs. 400,oo a Mueblería La Mesa según factura 5305.
Se pagó Bs. 240,oo con el cheque 2102 del Banco Regional y por el resto
fueron aceptados 2 giros de Bs. 80,oo c/u. con vencimiento 21-10-2012 y
05-11-2012.

Octubre 08: Se compró mercancía así:


a) Distribuidora Planeta: Bs. 500,oo de contado. Se obtuvo un descuento del
10% y el neto se pagó con el cheque 2103 del Banco Regional.
b) Almacenes Araya: Bs. 1.200,oo según factura 9809. Se aceptaron 4
giros de Bs. 300,oo cada uno con vencimiento a 15, 30, 45, y 60 días
respectivamente.
c) Importaciones La Tierra: Bs. 1.000,oo según factura 10403 a 30 días.

Octubre 10: Se vendió mercancía así:


a) Almacenes La Luna: Bs. 860,oo de contado según factura 501. Se
concedió descuento del 5%.
b) Apolo C.A.: Bs. 1.800,oo. Factura 6201. El cliente aceptó dos letras de
Bs. 900,oo c/u con vencimiento a 15 y 30 días.
c) El Cuarteto C.A.: Bs. 1.640,oo. El cliente aceptó la factura 6202 a 45 días.

Octubre 15: Se Depositó en el Banco Regional todo el efectivo que hay en caja excepto
Bs. 40,oo que se dejan para pagos menores. Planilla 2096.

Octubre 15: Se pagó sueldos por Bs. 400,oo. Se retuvo el 4% por Seguro Social y el 1%
por Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Política Habitacional). Por el
neto se emitió el cheque Nº. 2104 del Banco Regional.

Octubre 25: Se cobró a Apolo C.A. la letra que venció en esta fecha por Bs. 900,oo.

Octubre 26: Se pagó con el cheque 2105 del Banco Regional a Tecnomáquina C.A. la letra
vencida el 15-10-2012 por Bs. 120,oo.

Octubre 28: Se pagó a Almacenes Araya la letra vencida el 23-10-2012 por Bs. 300,oo.
Cheque 2106 del Banco Regional.

Octubre 31: Se emitió el cheque 2107 del Banco Regional por Bs. 80,oo para cancelar a
Mueblería La Mesa la letra vencida el 21-10-2012.

Octubre 31: El cliente El Cuarteto pagó la mitad de la factura 6202. Se le concedió


descuento del 5% por pronto pago.

Octubre 31: Se depositó en el Banco Regional Bs. 1.679,oo del efectivo existente en
caja. Planilla 2921.

Octubre 31: Se pagó los sueldos correspondientes a la segunda quincena de octubre por
Bs. 480,oo. Se dedujo Bs. 16,oo por Seguro Social, Bs. 4,80 por concepto de
Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Política Habitacional). Por el
neto fue emitido el cheque 2108 del Banco Regional.

78 Centro de Contadores
El Libro Diario

Octubre 31: Se emitió el cheque 2109 del Banco Regional para cancelar el alquiler de
octubre por Bs. 320,oo.

Octubre 31: Se compró mercancía de contado por Bs. 840,oo y se pagó con el cheque 2110
del Banco Regional.

Octubre 31: Se vendió mercancía a crédito al cliente Apolo C.A. por Bs. 400,oo según
factura 6203. Aceptó giro a 30 días.

Octubre 31: Se pagó el recibo de la luz por Bs. 78,oo con el cheque 2111 del Banco
Regional.

Octubre 31: Se compró diversos suministros de oficina por Bs. 56,oo pagados con cheque
2112 del Banco Regional.

Octubre 31: Se pagó con el cheque 2113 del Banco Regional diversos gastos de ventas por
Bs. 400,oo y de administración por Bs. 468,oo.

Se pide: Registrar las operaciones mencionadas en un diario de dos columnas.

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