¿CÓMO REVISAR UN EXPEDIENTE JUDICIAL?

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Expediente Judicial
Definición y ubicación legal
La doctrina ha definido al expediente judicial como:
…un instrumento público. El concepto de expediente judicial se corresponde
con la tercera acepción del vocablo proceso. Se le puede definir como el legajo
de actuaciones o piezas escritas que registran los actos procesales realizados
en un juicio, ordenadas cronológicamente y foliadas en forma de libro, provistas
de una caratula destinada a su individualización. En definitiva, como expresa
Rosemberg, el expediente es un legajo de papeles, pero sujeto a normas para
su formación y conservación….
Cónsono con lo anterior, el artículo 25 del Código de Procedimiento Civil establece lo
siguiente:
…Los actos del Tribunal y de las partes, se realizarán por escrito. De todo
asunto se formará expediente separado con un número de orden, la fecha de
su iniciación, el nombre de las partes y su objeto. Las actuaciones deben
observar el orden cronológico, según la fecha de su realización y la foliatura
del expediente se llevará al día y con letras, pudiéndose formar piezas distintas
para el más fácil manejo, cuando sea necesario…
De lo anterior queda en evidencia, que un expediente judicial no es más que el legajo
de actuaciones de forma escrita y estructurada que recoge los actos procesales ocurridos
en el Tribunal, ordenados de forma cronológica por la fecha de su realización en forma
de libro y con una caratula que permite distinguirlo de los demás existentes en el
despacho judicial. Dicho conocimiento por más sencillo que parezca, es necesario
tenerlo, ya que como lo expresa el artículo 25 del código ejusdem, es una obligación
legal del Tribunal aperturar un expediente Judicial para cada una de las causas que son
sometidas a su conocimiento, pudiéndose formar piezas distintas del mismo, para su
fácil manejo cuando sea necesario.

Lee también: Qué es la falta de jurisdicción

¿Cómo revisar un Expediente Judicial?

Para revisar un expediente judicial, es necesario conocer de manera sencilla su
estructura, que en términos generales es de la forma siguiente:

Caratula
Es la portada del expediente. En ella se encuentra el nombre del Juzgado que conoce la
causa, el número o nomenclatura del expediente que le otorga el Tribunal ( Ejm. 14.003-
17 o 7.895), el nombre de las partes, el tipo de juicio u solicitud que se este tramitando
y la fecha de distribución o la fecha del auto de admisión dependiendo del caso.
Libelo de demanda o escrito de solicitud
La demanda como se ha dicho en otras ocasiones es el documento presentado ante el
Juez donde está contenida la pretensión procesal que se busca hacer valer; es decir,
es la materialización física y escrita de los derechos que se quiere o pretende hacer valer
en juicio. De allí que dicho escrito sea el que le permita al estudiante o al ciudadano,
saber qué proceso judicial se ésta llevando a cabo, que tipo de procedimiento será
aplicado y cuál es la petición que quiere sea tutelada por el Tribunal a juicio de la parte.

Instrumentos fundamentales o anexos

Luego del escrito de solicitud o el libelo de demanda, se encuentran los documentos
que considera la parte son indispensables para que sea sustanciada su causa, los cuales
pueden ser documentos públicos o privados, dependiendo del caso.

Auto de Distribución
Puede ocurrir que existan varios Tribunales que tengan la misma competencia para
conocer de un mismo asunto y por ende mediante un sorteo, se distribuyan de manera
equitativa las causas que son introducidas por los justiciables. Dicho sorteo legal es
materializado mediante un auto de distribución en el cual se indica el Tribunal que debe
conocer de la causa.

Pronunciamiento del Tribunal

En materia procesal civil, la regla general de conformidad con el artículo 10 del Código
de Procedimiento Civil, es que el Tribunal debe pronunciarse sobre la admisión o no
de la causa, dentro de los tres (03) días siguientes a que es recibida (salvo disposiciones
especiales y atendiendo a la naturaleza del asunto), ya que sino está obligado el Juzgado
a notificar a las partes (Art. 233 del Código ejusdem) para que comiencen los lapsos
respectivos. Sin embargo debe entenderse que en esta etapa procesal pueden ocurrir
muchas situaciones jurídicas:
1. El Tribunal admite la demanda o la solicitud y comienza el procedimiento respectivo;
2. El Tribunal niega la admisión de la demanda y por ende comienza el lapso de apelación a esa
decisión;
3. El juzgado se declara incompetente para conocer del asunto o la falta de jurisdicción y
comienza el procedimiento especial en estos casos;
4. El Tribunal considera que existen vicios en el escrito de solicitud o el libelo de demanda que
pueden ser subsanados y dicta un despacho saneador para que sean corregidos;
5. El Juez del Juzgado se INHIBE para conocer de la causa por existir una de las causales
contenidas en el artículo 82 del Código de Procedimiento Civil y comienza el lapso de
allanamiento (Art. 86 del Código ejusdem).

Es por ello que al revisar un expediente judicial, justo después del auto de distribución
se debe analizar de manera detenida cual ha sido el pronunciamiento del Tribunal para
entender lo que ocurre de manera posterior, ya que como se indico supra, se pueden
presentar muchas situaciones jurídicas diferentes a la admisión o negativa de admisión
de la demanda o escrito de solicitud.
Asimismo, al revisar un expediente judicial éste puede tener varias piezas para su fácil
manejo o varios cuadernos separados por exigencia legal (Ej. las medidas cautelares de
conformidad con el artículo 604 del Código de Procedimiento Civil o la incidencia de
tacha de falsedad de documento público o privado Art. 438 y siguientes del
Código ejusdem); es por lo que si un expediente tiene varias piezas y cuadernos ¡No se
asusten!, analicen de manera calmada que ocurrió en el mismo y si tienen dudas de
alguna figura jurídica, revisen en nuestra página web o en internet en general y tal vez
podrán encontrar su explicación de manera detallada.

Conclusión
De lo anterior puede concluirse que en nuestro proceso civil los actos del Tribunal y de
las partes, deben ser realizados por escrito y por ende a través de la formación de
un expediente judicial con un número de orden, la fecha de su iniciación, el nombre
de las partes y su objeto, como una forma de distinguir las distintas causas que son
sometidas al conocimiento de los Tribunales. Es decir no es más que el legajo de
actuaciones de forma escrita y estructurada que recoge los actos procesales ocurridos
en una causa determinada en el Juzgado respectivo y que es aperturado por exigencia
legal. Esperamos te haya gustado el artículo y nos vemos en una próxima oportunidad.