MÓDULO

Área: NEGOCIOS

1 Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP

Módulo: Conociendo los ERPs
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Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP

Conociendo los ERPs

Índice

1. Introducción...................................................................................................................................................... 1
2. ¿Qué es un ERP? ............................................................................................................................................... 2
2.1 Origen de los ERPs ....................................................................................................................................................... 2
2.2 Propósito de los ERPs .................................................................................................................................................. 3
2.3. Tipos de ERP ............................................................................................................................................................... 4
a. Generalistas ............................................................................................................................................................... 4
b. Especializados............................................................................................................................................................ 4
2.4 Estructura de los ERPs ................................................................................................................................................. 4
2.5 Cómo elegir un ERP ..................................................................................................................................................... 6
2.6 Lenguajes de Programación en los ERP ....................................................................................................................... 7
a. “Caja Negra” .............................................................................................................................................................. 7
a. Diseñado “a la medida” ............................................................................................................................................. 7
b. Código abierto ........................................................................................................................................................... 8
c. Pago por uso .............................................................................................................................................................. 8
2.7. Roles de usuarios ........................................................................................................................................................ 9
3. Cierre .............................................................................................................................................................. 11
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Mapa de Contenido

Origen

Propósito

Generalistas

Tipos

Especializados

ERP Estructura

Elección de ERP

Lenguaje de Programación

Roles de usuario
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RESULTADO DE
Explica a través de una descripción por escrito qué son los ERPs e identifica sus
APRENDIZAJE
funcionalidades básicas y su función al interior de una empresa.
DEL MÓDULO

1. Introducción
Hoy en día, producto de la globalización y de la necesidad de obtención de información oportuna y precisa,
se presenta un tema de mucha relevancia en el mundo empresarial: los Software de Gestión Integrada o bien
conocidos ERP.

La idea de generar los ERP nace específicamente de la necesidad de las empresas por controlar y
gestionar la información que se genera en cada una de las unidades o departamentos existentes en un
sólo sistema.

Cabe mencionar que dicho sistema debe ser capaz de integrar y presentar en el momento que se
necesite, de manera de ser de utilidad para la toma de decisiones.

La información debe estar disponible en todo momento, no sólo

para los dueños, sino para cada uno de los empleados que forman
parte de la empresa. Los empleados son quienes interactúan
directamente con los sistemas, y quienes en definitiva proveen de
información a éstos, a fin de que sean capaces de entregar la
información financiero, contable, operativa, entre otra.

En Contabilidad existe definido un principio básico para todo

negocio: la Puesta en Marcha. Sin duda el contar con información
en línea, en todo momento, le da más fuerza aún a éste, puesto
que permite a la Alta Administración las herramientas necesarias
para detectar potenciales desviaciones que puedan atentar contra
la mencionada continuidad.
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2. ¿Qué es un ERP?
ERP son las siglas de “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”.

ERP es un sistema informático de gestión y de datos

único, donde converge toda la información de una
empresa, la cual es utilizada para tomar decisiones.

Podemos decir entonces que un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite la integración
de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística,
el inventario y la contabilidad.

2.1 Origen de los ERPs

El nacimiento de los ERP se puede remontar a la necesidad de
planificación y gestión de recursos bélicos asociados a la Segunda
Guerra Mundial. En este conflicto, los ejércitos necesitaban organizar
una serie de procesos involucrados, tales como planificación y control
del personal, materiales, alimentos; por lo que debían contar con algo
que les permitiera no sólo dar ordenamiento a cada uno de estos
temas, sino también centralizarlo. Con este primer enfoque,
inicialmente “militar” los sistemas de información fueron
evolucionando para dar soporte a todo tipo de empresas en sus
necesidades de gestión cotidianas.

Hoy en día, los ERPs poseen un funcionamiento integrado, es decir, tiene un panel de acceso único, el que
opera a través de interfaces, sin embargo, poseen distintos menús modulares, razón por la que cuentan con
una base de datos única y centralizada, la que contiene la totalidad de la información de la empresa.
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2.2 Propósito de los ERPs
El propósito de los ERPs dentro de las empresas, es apoyarlos a
través del otorgamiento de respuesta a sus problemas, así como
un eficiente manejo de información que permita la toma de
decisiones.

Los ERPs pueden ser utilizados en todo tipo de empresas y su

selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el
tipo de empresa, procesos, recursos, etc. Sin embargo, dada su
complejidad y los costos asociados sólo es posible que empresas
de gran tamaño lo adquieran.

Básicamente, un software de estas características ayuda a las empresas a realizar una administración
adecuada de los distintos procesos que posean, a través de la automatización de éstos, así como al control de
todos los bienes que posee la organización (stock e inventario) o que realiza (flujos de trabajo).

Una empresa con un ERP posiblemente esté en ventaja respecto a otra que
no disponga de un sistema de este tipo...
¿Por qué?

Porque a través de este software la empresa automatiza su gestión, por ende posee un mayor control de lo
que hace y un ahorro de costes (eficiencia y eficacia). Dichos beneficios producidos por la implementación de
un ERP hacen a las empresas más competitivas, debido a que facilita la realización de acciones, como por
ejemplo rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar; con lo que automáticamente llegará a toda la
empresa, frente a acciones manuales como rellenar un formulario en papel, lo que traería consigo el riesgo
de pérdida en el envío, así como mayor trabajo asociado a la carga de la información.

Cabe mencionar que un ERP no sólo sirve para realizar acciones específicas, sino que en general integra las
actividades de todos los departamentos de una compañía en una sola aplicación, permitiendo modificar
datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.
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2.3. Tipos de ERP
a. Generalistas
Los ERP generalistas, también llamados horizontales, es el tipo de software que sirve para la administración
de cualquier empresa y tiene posibilidades de configuración que permite personalizar la solución para un
determinado caso.

b. Especializados
Los ERP especializados, también llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores
específicos como la sanidad, la distribución, los medios audiovisuales o la construcción por indicar varios
ejemplos. Da soluciones con un software especializado para determinada industria, y responde a necesidades
puntuales.

2.4 Estructura de los ERPs

Tal como ya se indicó, la estructura de un sistema ERP es
modular, es decir, se encuentra dividido en partes
independientes, puesto que intenta organizar y vertebrar a
todos los departamentos de una compañía, razón por la que al
igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERPs
se organizan en módulos (normalmente asociados a los
departamentos de la empresa).
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Los módulos fundamentales de una empresa son:

CRM

Recursos
Finanzas
Humanos

Ventas

Compras Otros...

Logística

a. Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiación (préstamos),

inversiones, contabilidad, etc.
b. Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa,
proveedores, etc.
c. Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios
de venta, etc.
d. Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.
e. Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales,
horas extra, impuestos, etc.
f. CRM (Customer Relationship Management o Sistema de Gestión de Relaciones con Clientes): es un
subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, contratos,
etc.).
g. Otros: dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, entre
ellos destacan, gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental,
Business Intelligence.
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2.5 Cómo elegir un ERP
Si bien es cierto que no todas las empresas tienen un ERP, sí podemos decir que todas las medianas y grandes
empresas lo poseen (o algo similar a un ERP).

Al momento de elegir un ERP, los dilemas con los que se enfrenta una empresa son:

Lo cual conlleva gastos importantes de desarrollo y

Desarrollar un ERP propio?
mantenimiento de software.

O ¿usar uno existente en el

Lo que permite ahorra costes
mercado?

Pero… ¿se adaptará plenamente a la realidad y filosofía de la empresa?

La tendencia en los últimos años, respecto al uso de los ERPs existentes en el mercado ha ido decantando,
quizás con módulos adicionales desarrollados específicamente para la empresa, o adaptados para que se
ajusten a las necesidades específicas, no obstante lo anterior siguen existiendo muchas empresas que utilizan
ERPs de diseño interno.

Cuando la empresa ya ha elegido el ERP más adecuado (ya sea por desarrollo propio, o de los existentes en el
mercado), un siguiente paso, no menos difícil, es implementar el ERP dentro de la empresa. Para ellos es
necesario considerar que un ERP tiene una forma de funcionar y una organización de datos a los que tendrán
que adaptarse tanto los empleados como los directivos de la compañía.

Para elegir el ERP más adecuado para la empresa, se deben tener en cuenta diversos factores, entre ellos
destacan:

 Grado de especialización: No es lo mismo un laboratorio farmacéutico

que una cadena de supermercados, por ejemplo.
 Tamaño: No es lo mismo tener 50 empleados que 50.000.
 Escalabilidad del ERP: Si será posible que el software se adapte a la
previsión de crecimiento que tiene la empresa.
 Seguridad: No es lo mismo una empresa de gestión de centrales
nucleares que una envasadora de hortalizas.
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Según estudios realizados, se estima que un 10% de los proyectos de implementación de un ERP no llegan a
buen término por distintas dificultades: el mal uso que le dan los empleados, por errores en el diseño, por
presentar fallas en las interfaces, etc. Uno de los fracasos más conocido fue el de la multinacional “Nike”, que
no sólo gastó decenas de millones de dólares en desarrollar un ERP, sino que su implantación fue un desastre
con nefastas consecuencias económicas, hasta que decidieron tomar la opción de desistir del cambio y
abandonarlo.

2.6 Lenguajes de Programación en los ERP

De manera general, sabemos que los lenguajes de programación más utilizados en los ERP son ABAP
(lenguaje propio de la empresa SAP), Java y lenguajes .NET como C#, además de los lenguajes propios de
desarrollos web cuando se trata de aplicaciones web.

Sin embargo, no existe información específica sobre el lenguaje en que están desarrollados. A continuación
veremos algunas características que explican esta situación.

a. “Caja Negra”
La comparación con una “caja negra” nace a partir de que se sabe lo
que hace el software, pero no cómo lo hace internamente. Todo esto,
dado que los sistemas se instalan, se inicializan y se pueden comenzar a
utilizar (introducir facturas, realizar apuntes contables, extraer informes
de situación, etc.), sin necesidad de realizar mayores modificaciones o
adecuaciones.

En el caso de requerirse, deben solicitarse de forma específica a la

empresa que realiza la implementación, de tal forma que estos cambios
se añadan a la funcionalidad requerida, sin embargo, cualquier trabajo adicional a la implementación tendrá
asociado un costo adicional, el que debe quedar plasmado en un contrato de mantenimiento que suele ir
incluido en el propio proyecto de implantación de un ERP.

a. Diseñado “a la medida”
También es muy frecuente que en el área de Sistemas de la empresa se diseñe un producto a la medida, el
que considera cada uno de los requerimientos específicos de la empresa, considerando que el soporte se
realizará al interior de la misma, por ende el apoyo técnico estará disponible en todo momento. La situación
antes mencionada suele ocurrir en empresas medianas o grandes, donde existe un pequeño o gran
departamento de informática.

Si la empresa es una compañía cuyos procesos de negocios son muy cambiantes o varían mucho a corto-
mediano plazo, es importante que el ERP elegido tenga consideradas fórmulas de adaptación fáciles, de
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manera de invadir lo menos posible el funcionamiento del sistema, evitando potenciales errores o
inconsistencias en la información.

b. Código abierto
El mercado ofrece algunos ERPs “open source” (código abierto) los cuales permiten
que cualquier persona con conocimientos informáticos puede modificar el software.
Estos software son gratuitos en teoría, puesto que lo que es gratis realmente son las
licencias del software, la implantación del mismo, es decir los servicios de
consultoría no son gratuitos; razón por la que disponer del software puede no ser
útil si no sabemos cómo implantarlo, configurarlo y hacerlo funcionar.

c. Pago por uso

Aquellos software que asocian pago por uso, implican que se adquiere un ERP, al cual se accede vía web, y se
paga por tiempo utilizado o por número de usuarios. Esto es recomendable para empresas pequeñas o
medianas, por el ahorro de costes en cuanto a mantenimiento y hardware, pues la empresa no maneja estos
factores.

Sin embargo, los datos de la empresa quedan almacenados por un tercero al estar
en la nube (e-cloud), lo cual puede tener riesgos de seguridad.

Para palear este inminente riesgo, las mismas empresas que ofrecen estos
servicios, mantienen copias de seguridad y acceso a datos con securización y
encriptado, lo que hace que en general estos sistemas puedan calificarse como
seguros.

IMPORTANTE

El lenguaje de programación resulta fundamental si se elige al final la opción de desarrollar un ERP propio y desde
cero. En caso contrario, es necesario preguntarse si deseamos que sea vía web o no, considerando el acceso que
será necesario o la ubicación desde donde tendremos que acceder.

Por ejemplo, si necesitamos acceder a los datos de forma remota desde múltiples puntos, la respuesta es que
necesitamos tecnología web; por el contrario, si se trabaja en una oficina todo el tiempo, y en ésta se realizan
todas las operaciones, lo adecuado es no contar con un acceso vía web.
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2.7. Roles de usuarios
La primera mirada para definir los roles de usuarios en la empresa es
analizando la estructura jerárquica y funcional de ésta, es decir, analizar
su organigrama.

En la mayoría de las empresas existen muchos departamentos cuyos

usuarios comparten actividades, funcionalidades, responsabilidades y
niveles de seguridad, tales como: compras, ventas, producción,
contabilidad, financiero, almacén, etc.

 Normalmente los roles se segmentan de dicha forma, asignando a los usuarios de cada
departamento un rol común, por ejemplo se define un rol de comprador, el que posee las
atribuciones correspondientes, y se asigna a quienes realizan esa actividad al interior de la
empresa.

Usuarios Rol Común

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 El responsable de cada departamento puede tener un rol superior, con una capacidad de
interacción y análisis con el ERP de nivel superior, tales como acceso a otras pantallas, manipulación
de datos de configuración o sensibles, visibilidad para ciertos datos, etc. Por ejemplo, un jefe del área
de compras tendrá la atribución de autorizar las compras realizadas por los empleados. Cabe
mencionar que la dirección y los responsables de áreas más amplias que las circunscritas a un solo
departamento poseerían roles de mayor nivel.

Responsable: Rol superior

 Esta estructura no siempre es válida, pues en ocasiones se dispone de personal “multitarea”, que
ejerce funciones más transversales entre los distintos departamentos, caso en el cual a esos
usuarios se les concede diversos roles, aunque ello puede ocasionar algún tipo de conflicto entre sí,
o en determinados ERP, si el usuario es mono-rol, se realiza mediante la configuración de un nuevo
rol que combina varios de ellos.

Obviamente, los roles, deberían ser previamente consensuados entre el consultor y el interlocutor
válido en la empresa cliente, debiendo someterse a validaciones y revisiones asociadas a la adecuada
segregación de funciones, lo cual ayuda a la empresa a organizar de mejor forma sus procesos.

Personal Multirarea: Diversos roles

Entonces, podemos decir que basta estudiar el organigrama de una empresa para que se deduzcan los roles
necesarios. El número de columnas puede variar en función de las áreas funcionales de cada empresa, tanto
incrementarse como decrecer.
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Por ejemplo…

Configuración por roles de los usuarios de una empresa, las leyendas indicarían lo siguiente:

✓: Rol de usuario
Ⓡ: Rol de responsable área
★: Rol de administrador, accesos máximos

Usuario/Rol Ventas Compras Producción Almacén Contable Financiero

Usuario 1 ✓
Usuario 2 ✓ ✓
Usuario 3 Ⓡ ✓ Ⓡ
Usuario 4 ✓ ✓
Usuario 5 Ⓡ ✓
Usuario 6 ✓ Ⓡ
Usuario 7 ✓
Usuario 8 Ⓡ Ⓡ
… ✓ ✓
Admin ★ ★ ★ ★ ★ ★

Por supuesto, el nivel de detalle de esta matriz puede ampliarse, aunque algo básico como lo anterior es
suficiente para muchas empresas y es el primer paso para una configuración más compleja en el futuro:

• Desglose de cada columna en base a si se le autoriza al usuario a: añadir, editar o borrar registros.
• Acciones admitidas y/o restringidas por formulario y/o tabla.
• Permisos para determinados tipos de transacciones.

3. Cierre
¿Qué aprendí?
Durante este módulo han conocido qué es un ERP y cuáles son sus principales características asociadas,
pudiendo identificar claramente cuál es la naturaleza de éstos y por qué se genera la necesidad de contar con
ellos, es decir, para qué sirven los sistemas integrados.

Además han podido observar la estructura básica de todo ERP y el funcionamiento e interrelación que genera
en las distintas áreas de la empresa.
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Desafíos
Es necesario promover, en todos los niveles de la organización, una predisposición al cambio de los procesos
de negocio y su operativa. Esto significa en muchos casos, un cambio en la cultura empresarial existente, lo
cual sólo será posible si todo el personal está implicado, pudiendo obtener resultados óptimos.

Cliente y proveedor deben colaborar estrechamente no sólo para automatizar los procesos existentes, sino
para rediseñarlos, eliminarlos, mejorarlos, permitiendo de este modo un mayor aprovechamiento de las
funcionalidades aportadas por el nuevo Software.

Hay que buscar que los procesos verticales sean sustituidos por horizontales, en los que la información sea
visible por todos los implicados y que se mejore la rapidez, servicio, calidad e innovación.

El cliente debe comunicar al consultor las particularidades de su negocio. El consultor aporta el conocimiento
operativo del Software y debe traspasarlo al cliente. Esta sinergia debe concluir en un rediseño de los
procesos de negocio que busque el máximo aprovechamiento del ERP.

El cliente debe tener claro qué quiere mejorar, cuánto y en qué plazo. El consultor debe ayudar a que la
simbiosis Software/Cliente dé el máximo beneficio o ROI.

APORTE A TU FORMACIÓN

El objetivo fundamental de este módulo fue presentar a los estudiantes la importancia en la integración de cada
uno de los procesos existentes en las empresas, de manera de poder optimizarlos y hacerlos eficientes en su
funcionamiento, mediante la utilización de las herramientas disponibles en el mercado que son beneficiosas para
la toma de decisiones de cualquier negocio.
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Bibliografía

Obligatoria
Manual de SAP R/3. Bilioteca SAP Mc Graw Hill. Osborne - McGraw-Hill, 2000. 889 páginas.

Utilización del Sistema SAP R/3. Raquel Hijon Neira. Universidad Pontificia Comillas, 2006.

Los Sistemas ERP en la práctica. Jose Vicente Tomas Miquel. Universidad Politecnico de Valencia. 2009.

Complementaria
Como Implantar un ERP. Adolfo Blum( E-book)

Fundamentos Organizativos de los sistemas integrados de Gestión (ERP). Salavdor Bueno Avila. Ed.
Universitario.

Software ERP: El nuevo gran hermano de las organizaciones ( E-Book). Pablo Iacub.