¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar:

Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos
van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos
son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos
de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se
compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el
carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar:

En toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores
para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor.
las especificaciones para el proceso de compra están encadenados con
requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas,
fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y
necesidades de la organización.

3. Planear las compras:

A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de lo que lo
principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma.
Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y
con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la
comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos de productos
ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores,
adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento
justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros
es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a
negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de obtener
descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y
aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las características entre ellos encajan materiales
delicados y los que tiempo corto plazo como los que se pueden vencerse
estando en comercialización.
4. Evaluar y seleccionar proveedores:
Todas empresas u organización en funcionamiento inmediato deben disponer
siempre de una lista destacada en donde se encuentran seleccionados los
proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
Organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la organización
debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de
hacer el suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por
la empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya
características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica
a empresas que brinden servicios.
Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los
proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que
tiene la organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener
un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad
de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre la
cantidad de pedidos de servidos.
5. Realizar el trámite de compra:
Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que
se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del
gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado:

Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente
seleccionados deben seguir supervisión previa como la verificados y/o
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización.
Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos
necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en
la factura con lo que se tiene en el espacio físico

CLASIFICACION DE DOCUMENTACION DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNOS
DOCUMENTOS DONDE SE RECOPILEM
LAS CARACTERISTICAS ESPECIFICAS
DEL PRODUCTO O SERVICIO
Documento con las metodologías del
proceso de compra
Documentos de los datos de la
selección y evaluación de los
proveedores
Documentos de órdenes de compras
Los datos del pedido, los requisitos
que describen claramente el
producto, para la aprobación del
EXTERNOS
REQUISITOS LEGALES, Y NORMAS
INTERNACIONALES donde acoplan las
características estándares que debe tener
cada producto.
Catálogos de los equipos necesarios
para obtener el producto o servicio.
Hojas de seguridad, hojas de la
utilidad de la materia prima
producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del
producto.