Contabilidad informatizada

Las hojas de cálculo y sistemas de información contable requieren contadores

para introducir los datos financieros en ellos y luego algoritmos matemáticos
calcular la información en los libros de contabilidad necesarios y estados
financieros. Los sistemas informáticos permiten también a los contadores crear
análisis de tendencias y reportar cualquier variación de forma rápida y precisa.
Además, las transacciones de todas las divisiones de la compañía son accesibles
a través de los sistemas contables computarizados, brindando a los contadores el
mejor acceso a la información financiera.

Beneficios de la contabilidad informatizada

La contabilidad computarizada ofrece varias ventajas más que la contabilidad
manual; los contadores procesan más información y más rápido, las fórmulas
verifican los totales calculados y los errores son menos frecuentes. Los sistemas
de contabilidad también son personalizables por industria, proporcionando a los
contadores la oportunidad de utilizar plantillas predefinidas para su libro mayor.
Los contadores también pueden almacenar varios años de información financiera
con relativa facilidad, dándoles la oportunidad de revisar la información del año
anterior sin clasificación a través de pilas de libros de papel.

El mejor método
La mayoría de las empresas utilizan un sistema de contabilidad computarizado
para el registro y la presentación de su información financiera. Este sistema
permite a las empresas registrar con precisión las transacciones comerciales y
generar informes financieros con rapidez para revisión de la dirección.

Mientras que las funciones de la contabilidad manual han cambiado, nunca

desaparecerán por completo. Los contadores deben revisar la información
presentada en los informes financieros del sistema de contabilidad y asegurar que
sea exacta y válida. También deben asegurarse de que toda la información
financiera sigue los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y otras
directrices de los organismos reguladores.
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras

para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta
producir las informaciones finales.

Ventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado

• Mediante un Sistema Computarizada se pueden tener procedimientos adicionales del

Control Interno.

• A través de estos se pueden mantener actualizados los saldos de las cuentas, como
las cuentas del mayor auxilia, los registros del inventarios permanente y en general la
mayor parte de las cuentas del mayor general.

• Pueden generar información adiciona casi sin costo extra, ya que mediante el
Sistema del Contabilidad puede ser llevado a diario de ventas, y con el computador se
puede reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas diarias por
departamentos de ventas por vendedor y por un producto.

• Se dispone de retroalimentación instantánea a medida que se van realizando las

transacciones; la persona que realiza las transacciones tiene acceso inmediato a la
información contable útil para ejecutar una transacción corriente.

• Pueden ser procesadas de manera rápida y eficiente grandes cantidades de datos

ahorrando así tiempo en cada paso del proceso contable.

Desventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado Para Los Auditores:

• Alto costo de inversión para instalarlo.

• Alto y complejo costo de mantenimiento
• Alto costo para el entrenamiento del personal
• Confiabilidad del Programa (deben ser confiables)
• La lógica de estos deben ser comprensibles y con aplicaciones adecuadas.
• Alto costo de desarrollo
• Numero limitado de reportes y consultas
• Estos dependen del sistema de uso en la entidad auditada
• Tienen necesidad de mantenimiento

COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO

SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL: Se desarrolla trabajando manualmente, y se

utilizan algunas maquinas como sumadoras o calculadoras.

SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA:

Se valen de computadores

¿POR QUÉ LA MAYORÍA DE GRANDES EMPRESAS LLEVAN UN INVENTARIO

COMPUTARIZADO Y BAJO QUE SISTEMA DE INVENTARIO TRABAJAN?

Debido a que estos sistemas les ofrecen muchas oportunidades para logar sus
objetivos de maneras eficaces y confiables; y estos brindan diversos beneficios por el
uso de estos sistemas, como rapidez, oportunidad, mayor volumen de producción,
protección contra errores, realizan pases automáticos al mayor, la preparación
automática de informes, la impresión automática de documentos.

¿QUES ES EL DAC EASY?

Es un sistema computarizado usado por empresas a nivel nacional o internacional. A

este programa cada año le son realizados modificaciones, y le son agregadas nuevas
versiones. Cumple con los principio de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
En este sistema computarizado se pueden utilizar para las diferentes empresas
existentes de servicios, comerciales y manufacturas.

¿COMO FUNCIONA EL DAC EASY?

Este programa funciona a través de las principales tareas que realiza, como son:

1) Crear varias empresas

2) Crear su propio catalogo de cuenta
3) Posibilidad de trabajar con multiuso
4) Tiene dos años fiscales abiertos
5) Tiene entrada recurrentes
6) Tiene un modulo de contabilidad general
7) Impresión y visualización de reportes
8) Tiene la ventaja de que se puede crear conciliaciones bancarias
9) Crear su propia empresa
10) Se tiene la opción de elegir un catalogó de cuentas o crear uno nuevo
11) Balance inicial
12) Control de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos de la empresa
13) Crea su cuenta interfases y delimita los años
¿CUALES SON LOS MODULOS QUE CONTIENE EL DAC EASY Y QUE FUNCION
REALIZAN?

El Dac Easy esta formado por Siete (7) módulos con los que se pueden trabajar
integrados o de manera individual.
Estos módulos son:

1) Contabilidad general 5) Cuentas por pagar

2) Efectivo 6) Facturación
3) Cuentas por cobrar 7) Compras
4) Inventario

Estos módulos ofrecen las ventajas de que cuando un usuario aprende a manejar un
modulo aprende a manejar los otros debido a la gran consistencia y similitud que
existe en cada uno de ellos.

SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA.

Los conceptos de los diarios especiales y los mayores y los auxiliares se aplican los
sistemas de contabilidad computarizada, como también a los sistemas manuales. En
consecuencia, los diarios especiales y los mayores auxiliares operan mucho mas
fácilmente en los sistemas computarizados. Se ha hecho énfasis en los dos propósitos
de los diarios especiales consiste en reducir la cantidad de tiempo destinado a escribir
los asientos de diarios y trasladarlos a las cuentas de mayor. En un sistemas
computarizado, el contador solamente los asientos de diarios. Todas las escrituras y el
traslado a la cuenta de mayor general y del mayor general lo maneja la maquina sin
ningún esfuerzo humano adicional.

VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO

La ventaja principal del computador es su increíble velocidad. El tiempo requerido para

que un computador mayorice una transacción o determina su saldo de una cuenta es
de aproximadamente unas pocas millonésimas de segundo. Esta velocidad origina
varias ventajas comparativamente con los sistemas de contabilidad manuales, como
los siguientes:

• SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE

DATOS: Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por día.
Al procesar volúmenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran
cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable, incluyendo el registro de
transacciones, su traslado a las cuentas del mayor y la preparación de registros
contables, informes y reportes.

• SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS: La velocidad con

la que un computador puede procesar los datos, permite que las empresas mantengan
actualizadas las cuentas del mayor auxiliar, los registros de inventarios permanentes y
las mayorías de las cuentas del mayor general.

• SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA: Con

un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas. Más aun el computador
puede además reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas
diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto.

• SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN

TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES: En los sistemas computarizados en línea de
tiempo real (OLRT), el empleado que ejecuta la transacción puede disponer de un
Terminal en comunicación directa con el computador. Por tanto, el empleado tiene
acceso inmediato a la información contable útil para ejecutar una transacción
corriente.

• SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN

SISTEMA COMPUTARIZADO: La aprobación de cada venta a crédito, constituye un
procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades únicas del
computador.

Tal procedimiento del control puede no ser práctico en un sistema manual,

especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente.

DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones
son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes
beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

• Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado

• El costo de mantenimiento es alto y complejo
• El alto costo en el entrenamiento del personal
• Los programas deben ser confiables
• La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas
• Elevado costo de desarrollo
• Limitado numero de reportes y consultas
• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada
• Necesidad de mantenimiento del sistema, debido a las modificaciones que habrá
tenido la aplicación en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de
aplicaciones

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado

son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO

Los computadores se pueden programar para ejecutar tareas mecánicas con una gran
velocidad y exactitud. Por ejemplo, se pueden programar para leer informaciones, para
ejecutar cálculos matemáticos, para reorganizar los datos en cualquier formato
deseado. Sin embargo, los computadores no pueden pensar. Por tanto, no son capaces
de analizar las transacciones comerciales. Si la guía humana los computadores no
pueden determinar cuales transacciones se deben registrar contablemente o cuantas
de deben debitar y acreditar para registrar adecuadamente una transacción.

Con estas habilidades y limitaciones en mente, se exploraran los efectos de los

sistemas computarizados sobre el ciclo contable básico.

¿POR QUÉ LA MAYORIA DE GRANDES EMPRESAS ELEVAN UN INVENTARIO

COMPUTARIZADO Y BAJO QUE SISTEMA DE INVENTARIO TRABAJAN?

Las mayorías de las empresas trabajan con un sistema de inventario computarizado,

por que dicho sistemas les brindan numerosas oportunidades para obtener sus
objetivos de manera eficaz y confiable y los mismos brindan muchos beneficios sobre
los distintos sistemas manuales.

BENEFICIOS OBTENIDOS POR LA UTILIZACION DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO.

RAPIDEZ Y OPORTUNIDAD.
Puede proporcionar informaciones con mayor rapidez que uno manual, por que las
computadoras realizan en forma instantánea tareas que consume mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.

VOLUMEN DE PRODUCCION
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema
computarizado por su rapidez de procesamiento.

PROTECCION CONTRA ERRORES

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con
mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con las características de
minimizar los errores.

PASES AUTOMATICOS AL MAYOR

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con
un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume
bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable
manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita
errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un debito como
un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.