Organización de Centros de Computo

CASO DE ESTUDIO

Caso de estudio: Centro de Computación Profesional

El Centro de Computación Profesional (CCP), compañía que desde hace más de 25

años se dedica a la capacitación en computación a nivel técnico, tiene 8 planteles en
diferentes ciudades. Sus oficinas corporativas se encuentran en la ciudad Capital.

2005

En este año se inicia el área de Sistemas de Información en CCP, que contaba con un
sistema automatizado que:
- Registraba los pagos de los alumnos y los datos de los mismos.
- Los reportes que generaba sólo eran cortes de caja y un reporte de adeudo.
- Se encontraba centralizado en un solo equipo ubicado en la caja de cada escuela.
- Diariamente se depuraba la información de los movimientos del día, lo que implicaba la
inexistencia de datos históricos de operaciones y movimientos.

No existía un área de informática como tal, ya que el área de Investigación y Desarrollo

enfocaba todos sus esfuerzos al desarrollo de planes y programas de estudio y no a la
operación administrativa de la compañía.

Existía un área de mantenimiento de computadoras, con tres integrantes cuya función

específica era proporcionar mantenimiento correctivo y preventivo a las computadoras de
la compañía.

En el área de contabilidad se contaba con 3 computadoras en las que se utilizaba un

paquete en el cual se manejaba toda la información contable y la nómina, la cual se
procesaba mediante hojas de cálculo. En las escuelas se controlaban los adeudos de
alumnos mediante kárdex manual.

A mediados de este año se inició un análisis funcional de la empresa, del cual resultó la
necesidad de diseñar un sistema automatizado que apoyara los procesos transaccionales
más críticos de la operación de la escuela: admisiones, control de grupos, cuentas por
cobrar y caja.

2006

Se inicia el desarrollo del sistema automatizado en AASA, creado por una casa de
software; a finales de este año se hace una instalación prototipo en una de las
escuelas.

1
 CASO DE ESTUDIO

2007

Se inicia la implantación de los cuatro módulos iniciales del sistema integral AASAsoft:
admisiones, control de grupos, cuentas por cobrar y caja, y de una red local de 4
computadoras por escuela. El proceso de implantación culminó en octubre de este mismo
año.

No se hizo ningún cambio o recorte de personal al automatizar, a pesar de que las

personas que ocupaban los puestos no estaban capacitadas para usar una computadora,
a excepción de las cajeras.

2008

Se instaló un nuevo sistema contable en el corporativo el cual estaba integrado por el

sistema de chequera que se instaló en las unidades; se inicio la concentración de
información a través de módems. También se instaló un sistema de inscripción de
alumnos para el área comercial. En este mismo año se creó el departamento de sistemas
con tres integrantes. Posteriormente, éste se convirtió en Gerencia y se integró el área de
mantenimiento de computadoras.

2009

Resultado de un proyecto de reingeniería administrativa y del avance normal de la

compañía:

Se actualizan los sistemas en operación.

Se diseña e instala un sistema de emisión de credenciales
Se diseña un sistema de control de acceso, el cual alimenta al sistema de control de
asistencia de alumnos y apoya el control de los adeudos mediante un semáforo que indica
al alumno:
si tiene algún pago pendiente, semáforo rojo
si debe hacer su pago, semáforo amarillo
si está al corriente, semáforo verde
Se diseña e instala un sistema de control de asistencia de alumnos mediante código
de barras.
Se diseña e instala un sistema de información ejecutivo para el Director General de la
compañía, con la información más relevante de la operación de las escuelas.
Se instala un sistema corporativo de control de activos, básicamente para el control de
equipo computacional, mediante códigos de barras.
Se desarrolla otro sistema de administración del servicio del área de sistemas en el
que se administra el servicio de hardware, software académico y software administrativo

2
 CASO DE ESTUDIO

que proporciona el área de sistemas.

Se crea una nueva área dependiente de sistemas, llamada Cómputo Académico, que
se encargará de diseñar soluciones para incrementar la eficiencia del uso de las
computadoras y administración del software para uso de los alumnos.
En este mismo año se instaló en cada una de las unidades una computadora con
conexión a Internet para uso de alumnos y se inicia la instalación de Internet con
enlaces de alta velocidad. Al final del año se contaba con 2 escuelas y el corporativo
con acceso dedicado.
Se publica el Sitio W eb de CCP en Internet.

2010

Se continúa con la instalación de las redes de Internet en las demás escuelas y se crea el
área de comunicaciones, dependiente del área de sistemas de información.
Se instala un sistema de control de calificaciones de los alumnos.
Se instala un sistema de asignación de equipo computacional a las escuelas
dependiendo de la cantidad de alumnos inscritos en cada escuela.
Se instala un sistema corporativo concentrador de la información de escuelas que
genera reportes para las juntas directivas.
Se inicia un proyecto de “documentación electrónica”, cuya finalidad es publicar en
Internet todas las políticas y procedimientos de CCP.
Se instala correo electrónico como medio de comunicación oficial.

Actualmente CCP tiene todas sus escuelas conectadas a Internet con enlaces de alta
velocidad y, además, aprovecha su infraestructura computacional y de comunicaciones
para promover el aprendizaje y desarrollo organizacional: http://www.ccp.edu./Virtual/

12
 CASO DE ESTUDIO

Las funciones de automatización continúan en todas sus áreas.

Se presenta en la hoja previa el diagrama de sistemas actual y a continuación la

estructura organizacional del área de sistemas.

Preguntas del caso de estudio

1. La empresa ha utilizado una combinación de alternativas entre el “método tradicional” y

la compra de paquetes. ¿Qué área recomienda desarrollar por outsourcing?

2. ¿Sería factible implantar un sistema de administración integral tipo de empresa?

Explique su respuesta.

3. ¿Qué factores han propiciado la automatización actual de CC?