PRINCIPIO 7: DOCUMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE REGISTROS

La Documentación asegura la presencia demostrable del sistema HACCP.

Los registros proveen documentación que se ha cumplido con los límites críticos o
de que se ha tomado una acción correctiva apropiada cuando se ha excedido de los
límites establecidos. De igual forma provee de los medios necesarios para el
monitoreo de manera que se pueda realizar los ajustes necesarios al proceso para
evitar una pérdida de control.

Los documentos también ofrecen información a los empleados acerca de las

actividades que se llevarán a cabo y acuerdos alcanzados en la empresa. La
documentación requerida derivada de la aplicación del sistema HACCP puede ser
incluido en la documentación de calidad o como se requiera.

Objetivo:

Establecer los procedimientos, especificaciones y registros para el seguimiento y

control de los procesos de elaboración requeridos.
Mantener los registros con datos precisos y exactos de cada etapa de proceso
de conserva de Espárrago Verde, que permita optimizar el cumplimiento de las
atribuciones de la organización.

1. Propósito.- El propósito de este procedimiento es establecer los métodos de

revisión, aprobación, distribución y modificación del Manual HACCP y sus
formas relativas.

2. Alcance.- Este procedimiento se aplicará a todas las áreas del sistema

HACCP, las cuales son gobernadas por el uso de procedimiento de monitoreo,
acciones correctivas y registros asociados y se aplicarán al control de Manual
HACCP y documentos afines.

3. Responsabilidad.- La responsabilidad para asegurar que los pasos de este

procedimiento son implementados y que se cumplen depende del:

Coordinador del Equipo HACCP.

Miembros del Equipo HACCP.

Si el personal responsable se encuentra ausente, esta responsabilidad será

asumida por el staff de relevo determinado.

4. Manual HACCP

El Manual HACCP consta de 12 puntos ya conocidos y donde es aplicable: los

procedimientos de Calibración y de Capacitación al personal, así como los
programas de apoyo: procedimiento operacionales de saneamiento, normas de
procedimiento operacional.
 El Manual HACCP es elaborado por el Equipo HACCP, el Coordinador del Equipo
realizará la revisión y el Director del Equipo firmará la hoja de control de versiones
y se mantendrá como primera página en el Manual. Esto sucederá cada vez que
exista una nueva versión.
Asimismo cuando se realice las modificaciones en los capítulos y/o registros el
Coordinador del Equipo HACCP será el responsable de guardar las hojas
reemplazadas de los manuales HACCP y SSOP.
En la hoja de Control de Versiones del Manual se indicará: el número de versión,
fecha de versión, detalles de la modificación y aprobación de la versión.

5. Frecuencia

 Semestral por el personal designado por la empresa

 Anual por empresas certificadas para revisar el Plan HACCP en su totalidad.

6. Cambios al Manual HACCP

Los cambios del Manual serán efectuados por el Equipo HACCP.

Las copias desactualizadas serán devueltas al Coordinador y destruidas
(Guardando una sola copia, esta copia se sellará como REEMPLAZADO).

7. Función de los Registros

Los registros dejan constancia de la existencia de las desviaciones, frecuencias

de estas, así como de las acciones correctivas que se toman para disminuir o
evitar un peligro de contaminación.
Como parte del sistema HACCP la empresa ha considerado establecer tipos de
registros.

a. El documento HACCP y la documentación de apoyo, que se utilizó como

base para el desarrollo del sistema.
Dentro de los documentos de apoyo tenemos: Un resumen de los pasos
preliminares tomados en el desarrollo del plan (Cuaderno de actas)

b. Registros de monitoreo: Se mantienen estos tipos de registro para

demostrar el control de los Puntos Críticos de Control (PCC). La revisión
oportuna por el Director Gerente, Jefe de Calidad asegura que los PCC están
siendo controlados de acuerdo al documento HACCP.
Los registros del programa de saneamiento.

c. Registros de Acciones Correctivas: Estos registros permiten a la Empresa

a identificar problemas recurrentes y de esta forma modificar el documento
HACCP. Las acciones correctivas establecidas en el documento son a corto
plazo para restablecer el control y volver a comenzar el proceso lo más pronto
posible sin más desviaciones del proceso.

d. Registros de Actividades de verificación: Estos registros son esenciales

para asegurar que los procedimientos de control utilizados están funcionando
 apropiadamente y que son calibrados dentro de los rangos apropiados para
el control seguro del proceso.

El manual cuenta con los siguientes registros:

 Registro de actividades de Verificación

 Registro de las pruebas microbiológicas registradas como sigue:
 Registro microbiológico de agua
 Reportes microbiológicos del producto final.

7. Preservación Física de los Registros.

Todos los registros del plan HACCP se encuentran archivados en la oficina.
a. Los registros son archivados en orden cronológico, identificados de color
azul, son de fácil acceso cuando se requiera ser revisados por la Gerencia
de la Empresa y/u otro organismo externo autorizado.
b. Los archivos se mantienen en reserva por espacio de doce meses.

8. Llenado de Registros

Los registros deben ser llenados adecuadamente sin enmendaduras o

borrones
Los datos deben ser auténticos, no adulterado en caso de existir error en el
llenado se tachará éste y se colocara en las observaciones el dato real
especificando la hora en que se produjo.
Todo registro debe ser firmado por la persona responsable del llenado.
El llenado de los registros se realizará en forma directa.
Deben ir registradas las acciones correctivas tomadas.
Solo existirá un registro original el cual es revisado por el Coordinador
diariamente, posteriormente revisa el Jefe de Planta y el Director líder del
Equipo HACCP.

9. Control de los Registros.

Cuando se realice alguna modificación al registro, el Equipo HACCP será el

encargado de aprobar.
Los registros que sean obsoletos serán destruidos y 01 copia será guardada
y se colocará con sello rojo de reemplazado.
Se cuenta con un formato de Control de Registros.

La Empresa cuenta con formatos en el área de oficina.

10. Seguridad de Documentos y Registros

Los Documentos y Registros, se encuentran guardados y protegidos de la

manipulación de personal ajeno, dentro de la oficina de la Planta.

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Y CODIFICACIÓN

 Codificación de los documentos: Los documentos son codificados de acuerdo
al orden jerárquico de ellos.

- Manual HACCP para Conserva de Espárrago Verde

- Manual de Procedimientos Operacionales Estándar de Saneamiento

- Manual de Buenas Practicas de Manufacturas
- Manual de Capacitación
- Manual de Identificación, Trazabilidad, Retiro y Recuperación del
Producto
- Manual de Control de Plagas

LISTA MAESTRA DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

REGISTROS DE LAS SSOP

Seguridad del Agua (SSOP)

 Registro de Hipoclorito de Calcio

Condiciones y Limpieza de la Superficie (SSOP)

 Registro de Limpieza y Desinfección Diaria (sala de proceso)

 Registro de Verificación de Limpieza y Desinfección (Sala de Proceso)

 Registro de Entrega de Herramientas

Exclusión de Pestes (SSOP)

 Registro de Desratización
 Registro de Trampas de Luz

Prevención de contaminación Cruzada (SSOP)

 Registro de Control de Seguridad y Saneamiento de Personal

 Registro de Limpieza y Desinfección Diaria (Zona Externa)

 Registro de Verificación de Limpieza, Desinfección y Seguridad (Zona
Externa)
 Registro de Control de Guantes y Tocas del Personal

 Registro de Entrega de Indumentaria

 Registro de Mantenimiento
 Exclusión de Desecho de Producción – XY (Guía de Remisión)
 Exclusión de Desecho de Producción – Z (Guía de Remisión)

REGISTRO DEL HACCP

 Registro de Proveedores
 Registro de Control de Desinfección y Desinfestación de Materia Prima

 Registro de Ingreso de Materia Prima

 Registro de Cajas de producto terminado

 Registro de Control en Faja de Selección

 Registro de Calidad en el Empaque
 Registro de Control de Temperaturas de Exhausting
 Registro de Control de Temperaturas de Esterilizado
 Registro de Solicitud de Acciones Correctivas Preventivas
 Registro de Inspección de Embarque
 Registro de Fichas Técnicas de insumos y Materiales

 Registro de Toma de Muestra de Materia Prima

 Registro de Toma de Muestras Microbiológico

REGISTROS DE CONTROL DE PRODUCCION

 Registro de Control de Almacenamiento de Materia Prima

 Registro de distribución de Materia Prima a Faja de Selección

 Registro de Ph de líquido de gobierno

REGISTROS DE CONTROL DE PERSONAL

 Registro de Incidencias del Personal

REGISTRO DE DOCUMENTOS / LISTA DE MODIFICACIONES

Código de Fecha de Emisión de

Fecha de Modificación /
Documento Documento Documento
Inicial
(si es aplicable)

Equipo de HACCP

Manual de Programación de Higiene y

Saneamiento
Manual HACCP de conserva de espárrago
verde
Registros de Auditorías Internas de HACCP
Registros del Sistema de Gestión

Registro de Evaluación de Control de Calidad

Cronograma / Registro de Higiene