MODULO 3

La planeación incluye: seleccionar la misión y objetivos o metas, y las acciones

necesarias para alcanzarlos. Ello implica tomar decisiones.

La esencia de la planificación se basa en cuatro aspectos principales:

1. Contribución al propósito y objetivos

2. La planeación precede al resto de las funciones y está íntimamente ligada al

control.

3. Su generalización: la planificación es una tarea que deben llevar a cabo

todos los administradores en los distintos niveles y puestos dentro de una
organización.

4. La eficiencia de los planes se mide en función de la contribución de cada

plan al logro de los objetivos, teniendo en cuenta el costo y los demás factores
necesarios para formularlo y operarlo.

TIPOS DE PLANES

El plan es un producto de la planificación, es un resultado esperado en función

del camino seleccionado para lograrlo. El propósito de los planes se encuentra
en: la previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de
eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo
(secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Entre los
diversos tipos de planes figuran: propósitos, misión, objetivos o metas,
políticas, reglas, estrategias, procedimientos, programas, presupuestos.

Propósitos

El propósito de algo nos está marcando cuál es el fin. el fin de una organización
está dado por la direccionalidad que desea seguir para el logro de sus
resultados. Ese fin se ve relacionado con el entorno en el cual desea o
proyecta llevar a cabo su tarea. El propósito de una organización es su papel
primario.

Misión

La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de

otras de su tipo. Es identificar la función que cumple esta organización en la
sociedad.Se compone fundamentalmente de integrar las respuestas a estos
interrogantes: ¿Quiénes son los clientes? ¿Cuáles son los productos / servicios
claves? ¿Cuál es el mercado objetivo? ¿Cuál es la tecnología básica? ¿Qué
interés existe por el talento humano? ¿Qué imagen corporativa se desea
proyectar?
Objetivos

Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirigen
las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos. Los
objetivos y/o metas deben ser, en lo posible, verificables; ello implica que
deben tener intensión, medida y plazo.

Políticas

Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten

conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Las políticas
generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las cuales se
basarán las políticas de los departamentos. Hay diversos tipos de políticas;
entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir con base en
los precios, política en publicidad o política departamentales.

Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:

- Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión de quienes

deban aplicarla.

-Las políticas deben declararse por escrito.

-Debe ser difundidas y revisadas periódicamente

-Existen políticas sobre producción, finanzas, recursos humanos, relaciones

públicas, etc.

-Existen políticas relacionas con planeación, control, organización; favorecen la

coordinación y el trabajo en equipo.

Reglas

Tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas. Una regla
requiere que se tome o no una acción determinada y específica con respecto a
determinada situación, representa una guía de la acción. Casi siempre son
planes operacionales que buscan sustituir el proceso de decisión individual
limitando el grado de libertad de las personas en determinadas circunstancias.

Estrategias

Indican un programa de acción y los recursos necesarios para alcanzar

objetivos amplios. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema
de objetivos y políticas una descripción de lo que se desea que sea la empresa
en el largo plazo.
Procedimientos

Establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es

decir, son planes de trabajo o ejecución. Corresponden a planes operacionales
y se representan a través de flujo gramas.

Programas

Pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos

de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica.

Presupuesto

Constituye un plan expresado en términos numéricos. Está relacionado con

dinero, ya sea a través de ingresos o de gastos de un determinado periodo de
tiempo. Es una herramienta de control.

PASOS DE LA PLANEACIÓN

Cada vez que se realiza alguno de los tipos de Planes se sigue una secuencia
de pasos:

1. Conciencia de Oportunidades: Las oportunidades representan puntos

favorables del exterior de la organización, haciendo una proyección en el
tiempo se las puede relacionar con los puntos fuertes y débiles dentro de la
empresa.

2. Establecimiento de Objetivos: El definir objetivos y/o metas, implica

reconocer dónde se desea estar, qué se quiere lograr y cuándo.

3. Consideración o Desarrollo de Premisas: Se pretende es establecer, difundir

y obtener consenso para utilizar premisas críticas de planeación como
pronósticos, políticas básicas y los planes ya existentes de la organización. El
principio básico de las premisas de planificación dice: “cuanto las personas
encargadas de la planeación más comprendan y estén más de acuerdo en
utilizar premisas de planeación congruentes, más coordinada será la
planeación de la organización”

4. Determinación de Cursos Alternativos de Acción: Se deben buscar y

examinar los diferentes cursos de acción posibles para lograr los resultados
esperados. El problema es reducir el número a las más probables.
 5. Evaluación de Cursos Alternativos de Acción: La evaluación implica que se
deben ponderar cada alternativa posible en relación a las premisas y a los
objetivos previamente fijados.

6. Selección de un Curso de Acción: Es el punto real de toma de decisión. Se

supone que el beneficio principal siempre debe ser el organizacional.

7. Formación de Planes Derivados: En esta etapa se deben establecer los

planes de apoyo necesarios para respaldar al plan básico.

8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: Los

presupuestos representan la suma total de ingresos y gastos, con las utilidades
o superávit resultante.

Proceso de planificación: En los pasos de la planificación lo complejo, es definir

el período de planeación. La clave para elegir el periodo óptimo de
planificación parece que es el principio de compromiso: “la planificación lógica
abarca un periodo futuro necesario para cumplir, a través de una serie de
acciones, los compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas
hoy”.

Los objetivos establecen resultados finales y deben establecerse subobjetivos u

objetivos parciales que permitan ir acercándose en el camino elegido al
resultado final esperado.

Para definir jerárquicamente los objetivos se deben establecer las premisas o

pronósticos en los distintos plazos de proyección. Ese objetivo general, se
relaciona con el pronóstico de más cercano plazo y se definen objetivos, y así
sucesivamente hasta definir los objetivos individuales. En cada nivel jerárquico
se van definiendo los objetivos. Cada administrador en su nivel se preocupa
por alcanzar diferentes clases de objetivos.

Administración por objetivos (A.P.O.)

Se puede definir a la APO como un sistema administrativo completo que

integra diversas actividades administrativas de forma sistémica. Alrededor de
este tema se crea una filosofía se basa en que los directivos definen a nivel
general del área los objetivos y luego se deja librado a cada individuo definir el
objetivo individual, que aporta al general, y los planes necesarios para
concretarlos. Se puede considerar a la APO como una forma de dirigir y no
como una adición a la labor administrativa.

Proceso de APO:

1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la

Organización.
2. Clarificación de roles. Además, se determinan los puntos de control
necesarios para lograr los resultados.

3. Establecimiento de objetivos para los subordinados.

4. Reciclaje de objetivos. Los objetivos pueden ser cuantitativos (son los

verificables) y cualitativos (son difíciles de medir).

Ventajas de la APO: Permite una mejor administración. Clarificación de la

organización. Compromiso personal. Desarrollo de controles eficaces

Desventajas de la APO: Deficiencias en la enseñanza del sistema. Deficiencia

en la provisión de reglas a quienes establecen la metas. Dificultad para definir
las metas. Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Peligro de inflexibilidad.
A veces en la obsesión porque las metas sean verificables se cuantifica
cualquier cosa.

La planificación estratégica: es el proceso de mantener una relación viable

entre recursos y resultados, teniendo en cuenta las oportunidades cambiantes
del mercado. La estrategia involucra definir el propósito o misión de la
organización, los objetivos generales, la adopción de los cursos de acción y la
asignación de recursos necesarios para lograr los fines. La función fundamental
de las estrategias y de las políticas es unificar y dar dirección a los planes. Para
que las estrategias sean eficaces y eficientes se deben poner en práctica, y el
nivel de detalle para la consecución de las mismas se logra utilizando las
tácticas.

PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

1. Insumos: se refiere a los recursos necesarios para la ejecución de la

actividad.

2. Perfil de la empresa: se debe determinar dónde se encuentra la empresa y a

dónde se pretende ir.

3. Orientación de la alta dirección: el personal encargado de la toma de

decisiones a nivel superior es quien selecciona las alternativas, por ende se
involucra su perfil personal con el de la empresa.

4. Propósito y objetivos principales: son los resultados esperados en los

tiempos definidos para establecerlos.

5. Ambiente externo: se deben reconocer e identificar claramente las

oportunidades y las amenazas.

6. Ambiente interno: reconocer los puntos fuertes y los débiles que posee la
estructura en cuanto a recursos, personal, tecnología, etc., para afrontar y
decidir de manera diferente ante la situación externa.
 7. Desarrollo de estrategias alternativas: optar por diferentes estrategias,
especializarse o concentrarse, es decir, ofrecer uno o varios productos en un
mercado.

8. Evaluación y selección de la estrategia: se debe realizar la evaluación de las

diferentes alternativas estratégicas evaluando los riesgos de cada una de ellas.
Para la selección es muy relevante el perfil de quien es el responsable de esta
decisión.

9. Planeación a mediano y corto plazo, implementación y control: Se deben

realizar todos los programas necesarios. Se definen, además, los puntos
críticos de control y los estándares de medición a evaluar para el logro
eficiente de los resultados.

Debe existir coherencia y contingencia entre los planes dentro de los distintos
niveles y en los diferentes plazos de ejecución para el desarrollo de la
estrategia seleccionada.

La estrategia general de las empresas grandes y diversificadas puede

constituir una jerarquía. En el nivel superior de la pirámide está la estrategia
corporativa. En este nivel, los ejecutivos trazan la estrategia general de largo
plazo. Se toman decisiones respecto de las industrias en la que la empresa
desea compartir o competir. Asimismo, por lo general, se selecciona un
portafolio de negocios con el propósito de obtener sinergias entre las diversas
unidades de negocios. En el segundo nivel de la jerarquía se desarrollan
estrategias de negocios. El propósito de la estrategia de negocios es la
obtención de una ventaja competitiva en un área de la línea de productos en
particular. En el tercer nivel jerárquico se desarrollan estrategias funcionales. El
objetivo es apoyar las estrategias de negocios y corporativa formando una red
coordinada de objetivos, planes y programas de largo, mediano y corto plazo.

Existen cinco fuerzas de la industria:

-Competencia entre empresas. -Posibilidad de acceso al mercado de nuevas

empresas. -Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos. -Poder de
negociación de los proveedores. - Poder de negociación de los compradores o
clientes.

Sobre la base del análisis de la industria, una empresa puede adoptar

estrategias genéricas, porque pueden adaptarse a muy diferentes tipos de
organizaciones.

1. Estrategia general de liderazgo de costos: Persigue la reducción de

costos. El objetivo es que una compañía posea una estructura de costos bajos
en comparación con la de sus competidores. Este tipo de estrategia se utiliza
generalmente en la producción a granel.
2. Estrategia de diferenciación: Se propone ofrecer algo único en la
industria en lo referente a productos o servicios.

3. Estrategia de enfoque o concentración: Limita su atención a un

segmento de mercado, una línea de productos en particular, una región
geográfica específica u otros aspectos convertidos en el punto focal de los
esfuerzos de la empresa.

Deficiencias de la planeación estratégica se atribuyen a: -Inadecuada

preparación de los administradores en planeación estratégica. -Excesiva
vaguedad de las metas de la organización. - Imprecisa identificación de las
unidades de negocios. -Insuficiente vinculación entre planeación estratégica y
control. -Instrumentación eficaz de estrategias.

Para ser eficaz, la planeación estratégica debe trascender la sola asignación de

recursos y perseguir objetivos organizacionales. Para la instrumentación
exitosa de estrategias se debe:

-Comunicar las estrategias a todos los administradores clave responsables de

tomar decisiones.

-Desarrollar y comunicar premisas de planeación. -Revisar las estrategias.

-Desarrollar estrategias y programas de contingencias. -Adecuar la estructura
organizacional a las necesidades de plantación. -Crear un clima empresarial
que induzca a la planeación.

Insumos: se refiere a los recursos necesarios para la ejecución de la actividad.

Para identificar de cuánto se cuenta para realizar la planificación se puede

utilizar como herramienta la matriz “BCG”, que permite identificar la posición
en el mercado del negocio y a través de ella se puede asignar recursos en
función de esa ubicación.

Ambiente interno: es importante reconocer los puntos fuertes y los débiles que
posee la estructura en cuanto a recursos, personal, tecnología, etc., ya que
esta información servirá para afrontar y decidir de manera diferente ante la
situación externa. Generalmente, con la información que se obtiene del análisis
del ambiente externo e interno se realiza la Matriz FODA.

-La estrategia DA persigue la reducción al mínimo, tanto de Debilidades como

de Amenazas. Puede implicar para la compañía la formación de una sociedad
en participación, el atrincheramiento o incluso la liquidación por cierre.

-La estrategia DO pretende la reducción al mínimo de las debilidades y la

optimización de las oportunidades.
-La estrategia FA se basa en las Fortalezas de la organización para enfrentar
Amenazas en su entorno. El propósito es optimizar las primeras y reducir al
mínimo las segundas.

-La situación más esperada es aquella en la que una empresa puede hacer uso
de sus Fortalezas para aprovechar Oportunidades (estrategia FO).

Si hablamos de “proceso”, hablamos de pasos programados sistemáticamente,

enmarcados en un determinado tiempo y lugar. Es posible identificar Procesos
de Fabricación, Procesos de Control, Procesos de Calidad. Y uno de los procesos
más apelados en las Organizaciones son los Procesos de Toma de Decisiones.
La Libertad del individuo está determinada, por su capacidad de decidir, y la
capacidad de decidir se mide por la capacidad de elegir. Elegir: es optar entre
dos o más alternativas, opciones o cursos de acción. cuantas más alternativas
para elegir u optar, mayor será la capacidad de decisión y... el individuo gozará
de mayor libertad. En algunas situaciones los individuos no pueden optar, se
trata de situaciones de monopolios artificiales y monopolios naturales. A estos
casos se los conoce como “Opción o Decisión Hobson”.

Tomar Decisiones nos compromete con el entorno, con otras personas y con
nosotros mismos. La Decisión nos compromete en el momento de la toma
optar por algo conlleva a excluir algo. La Toma de Decisión nos compromete
con situaciones futuras: luego de la Decisión viene la acción o las acciones
consecuentes de la Decisión.

Tomar decisiones se sintetiza a contestar preguntas de manera permanente:

qué hacer y qué no hacer, cómo hacer, con quién, con qué, cuánto recursos
insumir. La toma de decisiones a nivel individual, se caracteriza porque una
persona hace uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una
alternativa a un problema que se le presente en la vida. En el lenguaje común
suele decirse que las correctas decisiones deben ser racionales.

El decisor deberá conformarse con las limitaciones personales, de la situación,

de los recursos y del tiempo disponible para salir adelante. Eso significa que la
racionalidad del individuo y/o del grupo siempre estará Acotada. Nunca
podremos ser absolutamente racionales…

De todos modos, el análisis de cada situación hará posible de que puedan

tomarse las decisiones adecuadas en tiempo y forma. Este aspecto se conoce
como satisfaciente: el proceso de selección de un curso de acción satisfactorio
o aceptable frente a determinadas circunstancias y entorno.

Clasificaremos a las decisiones en programadas y en no programadas.

Decisiones programadas o rutinarias: Son aquellas que se toman

frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas.
También se las llama decisiones estructuradas. Las decisiones programadas se
toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas,
que facilitan la toma de decisiones. Las decisiones programadas se usan para
abordar problemas recurrentes. En cierta medida, las decisiones programadas
limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir
qué hacer. Las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para
tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo.

Decisiones no programadas o no rutinarias: También denominadas no

estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se
presentan con poca frecuencia. Será necesario contar con información en
cantidad y calidad suficiente para que las decisiones no rutinarias puedan
tomarse conociendo el riesgo de cada alternativa conocida.

Un modelo clásico de toma de Decisiones parte de tres pilares fundamentales:

los Insumos, el Proceso propiamente dicho y la Salida.

-Insumo: trata, de todas las influencias, externas que sirven como fuente de
información acerca de las alternativas o cursos de acción.

El Medio Ambiente Sociocultural: también tiene una influencia y efecto decisivo

en este componente y etapa; corresponden a elementos del propio ambiente,
de los individuos.

-Proceso: con todo el bagaje de insumos, el individuo realiza el Proceso de

Toma de Decisiones propiamente dicho. Como todo proceso, está ordenado en
etapas de manera secuencial y sistemática.

Reconocimiento de la Situación de Decisión: En muchos casos la necesidad es

de fácil reconocimiento; en otras, el individuo transcurre un camino tan
racional como sea posible.

Búsqueda de información: a continuación el individuo emprende la búsqueda

de información útil para elegir. Su primer recurso será apelar a experiencias
anteriores , de no ser suficiente recurrirá a datos suministrados por el medio
ambiente; también podrá combinar distintas fuentes de datos.

Evaluación de Alternativas: evaluar es identificar ventajas y desventajas; es

cotejar costos con beneficios; es calcular el peso relativo de lo positivo y de lo
negativo.

-Salida: luego de la evaluación, el individuo transita tres pasos más:

La Elección y Planificación: es necesario no sólo elegir sino planear cómo se

ejecutará la Decisión. La Ejecución: llevar a cabo lo planeado.
La Evaluación o control: esta evaluación se presenta a la luz de las propias
expectativas.

PASOS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONALES

1. Identificación del problema.Se toma una decisión cuando se ha identificado

un problema que debe ser resuelto de alguna forma.

2. Definición de objetivos y/o metas de resolución del problema.

3. Obtención de información.

4. Búsqueda de alternativas. Todo curso de acción presenta casi siempre

varias alternativas. Es importante en este punto considerar el factor limitante,
es algo que se interpone en el camino del cumplimiento de un objetivo
deseado. El principio del factor limitante es el siguiente: “para seleccionar el
mejor curso de acción alternativo se deben identificar y trascender los factores
que más firmemente se oponen al cumplimiento de una meta.”

5. Evaluación de alternativas. Una vez determinadas las alternativas que

correspondan, el siguiente paso de la planeación es evaluarlas y seleccionar
aquellas cuyas contribuciones resultan ideales para el cumplimiento de la
meta. Para la evaluación se utilizan:

-Análisis marginal: La evaluación de alternativas puede implicar el empleo de la

técnica de análisis marginal para la comparación de los ingresos adicionales
producidos de costos adicionales. Cuando el objetivo es optimizar las
utilidades, esa meta se logra igualando los ingresos adicionales.

-Análisis de costo-beneficio : Persigue la mejor proporción de beneficios y

costos.

6. Selección de una alternativa: los administradores pueden emplear tres

enfoques básicos:

-Experiencia: tomar las decisiones en función de hechos pasados.

-Experimentación: tomar la decisión para adquirir experiencia

-Investigación y análisis: tomar la dedición para investigar y analizar las

opciones que se tienen.

Si se toma una decisión en condiciones de certeza implica que se conoce con

certeza lo que va a ocurrir. La condición más probable en la que debe tomar
decisiones el administrador es en condición de incertidumbre, donde no posee
mucha información confiable. O en condición de riesgo en donde asume cierta
probabilidad de ocurrencia de un evento determinado.

MODULO 4
El control establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente. Se aplica: a las cosas, a las personas y a los
actos. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones.
Localiza los sectores responsables de la administración. Proporciona
información acerca de la ejecución de los planes. Reduce costos y ahorra
tiempo al evitar errores. El control actúa en todas las áreas y en todos los
niveles de una empresa.

Abarca las funciones básicas y áreas clave de resultados como:

-Control de marketing: Se efectúa mediante el estudio de informes y

estadísticas donde se analiza si las metas de mercado se han cumplido o no.

-Control de ventas: Los pronósticos y presupuestos, son esenciales para el

control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza
de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas
correctivas adecuadas.

-Control de producción: Busca el incremento de la eficiencia, la reducción de

costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,

-Control de calidad: Se refiere al cuidado que para comprobar una calidad

específica, tanto en materias primas como en los productos terminados.

-Control de inventarios:

Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes ;

protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de
existencias en el almacén.

-Control de compras: verifica actividades como selección adecuada de los

proveedores, evaluación de la cantidad y calidad, control de los pedidos,
comprobación de precios, etc.

-Control de finanzas: Proporciona información acerca de la situación financiera

de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
 -Control de recursos humanos: Su función es la evaluación de la efectividad en
la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal
y del cumplimiento de los objetivos de este departamento.

Sistema y procesos de control

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

-Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir.

-Control como verificación de alguna cosa.

-Control como comparación con algún estándar de referencia.

-Control como función administrativa. Este tiende a asegurar que las cosas se
hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y
dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se
repitan.

Puede hablarse, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones,

funciones, medios y responsables que garanticen, conocer la situación de un
aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar
decisiones para reaccionar ante ella. Los sistemas de control deben cumplir con
requisitos para su funcionamiento eficiente: Ser entendibles. Seguir la forma de
organización. Rápidos. Flexibles. Económicos.

El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de
información. Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo
se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.

Es necesario que el sistema de control funcione de tal forma que permita

obtener la información necesaria y en el momento preciso. Debe permitir
conocer qué está sucediendo alrededor conocer la reacción a esos cambios
externos. Un sistema de control con un enfoque estratégico debe ser capaz de
medir el grado de cumplimiento de esos objetivos.

Proceso básico de control: todo sistema de control debe atravesar por éstas
tres etapas:

1. Establecimiento de estándares y puntos críticos. 2. Medición del

desempeño. 3. Corrección de las desviaciones.

El establecimiento de estándares y puntos críticos permite orientarse sobre

indicadores que le informen sobre la situación de la organización. En base a
estos indicadores se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento de
los componentes de la organización, lo que se define como medición y
evaluación del desempeño. En cada organización, existe una serie de aspectos
de los cuales depende, su posición competitiva. Esta valoración permite tener
una idea de qué y cuáles son los puntos críticos de la organización. La
evaluación del desempeño debe medirse a través de criterios como estabilidad,
eficiencia, eficacia y mejora del valor, si se toman como referencia estándares
regulados o planificados, expresarán el nivel de efectividad, y si se toma como
punto de partida la competencia, expresarán el nivel de competitividad de la
organización. Después de efectuada la comparación entre los indicadores y el
real, se analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para
corregir el comportamiento, podría implicar incluso reorientar el rumbo de la
gestión.

Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una

unidad de medida que sirve como modelo, con base en la cual se efectúa el
control. Son criterios establecidos; representan la expresión de las metas de
planeación de la Empresa. Los estándares pueden ser físicos o pueden
estipularse en términos monetarios.

Tipos de control:

-Control anticipante: Este incluye la creación de políticas, procedimientos y

reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. Sirve para anticiparse a los errores y permite disminuir los
costos de reelaboración de productos.

-Control en tiempo real: Este incluye la dirección, vigilancia y sincronización de

las actividades, según ocurran. Se va evaluado el proceso a medida que va
sucediendo el mismo.

-Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la

información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones
futuras del estándar aceptable.

Requisitos para controles eficaces: Medición de resultados, Corrección,

Retroalimentación.

Sistema Organizacional
Sistema: Conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos que
interactúan entre sí, con un objetivo determinado.

Modelo: es una abstracción o aproximación empleada para representar la

realidad. Existen cuatro tipos de modelos de sistemas: Matemático: es una
representación aritmética de la realidad. Narrativo: son descripciones de la
realidad. Esquemático: es una representación gráfica de la realidad. Físico: es
una representación tangible de la realidad.
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS:

-El contexto o ambiente .Un sistema siempre está en función de un contexto o

ambiente, donde existe una relación mutua.

-Límites. Separan el entorno respecto del sistema. Las características

particulares de una frontera varían en función de que un sistema sea físico o
abstracto. En un sistema físico el limite es una demarcación natural
determinada por la estructura básica del sistema y por los objetivos y fines del
mismo. En los sistemas abstractos, los límites son definidos por un observador.

-Entradas y Salidas. Son elementos que permiten que el sistema interactúe con
su ambiente. Una entrada es cualquier cosa que ingresa al sistema proveniente
del entorno. Una salida es cualquier cosa que egresa del sistema, cruzando los
límites hacia el medio circundante.

-Procesos. Esto supone la transformación de las entradas en salidas útiles.

-Subsistemas. Cuando un componente es en sí mismo un sistema, se lo llama

subsistema. Cada subsistema dentro de un sistema, se conecta con otros para
lograr un fin determinado.

-Retroalimentación. La retroalimentación es la salida que se utiliza para

efectuar cambios en las entradas o procesamientos. La retroalimentación es de
gran importancia para los administradores. Existen 2 (dos) tipos de
retroalimentación:

Retroalimentación negativa: Se efectúa mediante un ciclo de control. Es la del

tipo correctivo. Un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior;
esta información es aplicada al sistema como una entrada y se realizan los
ajustes necesarios de acuerdo con las metas predeterminadas.

Retroalimentación positiva: refuerza la operación de un sistema haciendo que

continúe con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades.

Clasificación de Sistema
La clasificación estará orientada a los Sistemas de información, el control y la
toma de decisiones.

a) Un Sistema puede ser abstracto o físico.

Sistema Abstracto: es sólo conceptual. Un producto de la mente humana.

Sistema Físico: es un conjunto de elementos materiales que opera en relación

con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en común.

b) También pueden ser abiertos y cerrados.

Sistemas abiertos: adaptan en forma permanente a los cambios que se
generan en el ambiente donde actúan. Intercambian información, materiales y
energía con su ambiente.

Sistemas Cerrados: No interactúan con el medio ambiente. Es de destacar que

la tendencia natural de los sistemas cerrados es hacia la entropía, ya que no
hay entradas desde el ambiente que propicien o favorezcan la adaptación.

c) Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticas

Sistemas Determinísticos: es determinístico cuando trabaja en forma previsible,

la interacción de sus componentes se conoce con total certeza y cuando su
evolución se puede determinar con precisión.

Sistemas Probabilísticos: es aquel cuyo comportamiento no se conoce con

certeza.

d) Sistemas Hombre – Máquina: es un Sistema de Información, ya que actúa el

hombre en forma conjunta con una computadora, producen una salida para la
toma de decisiones.

En la empresa existen 2 (dos) tipos de Sistemas de información: los sistemas

tácticos y los sistemas estratégicos.

Una empresa no depende sólo de sus recursos materiales sino también de

cómo aproveche sus “activos intangibles”, y esto depende de que exista un
adecuado flujo de información entre la empresa y su entorno, y entre las
distintas entidades de la empresa.

Las empresas manejan dos tipos muy distintos de recursos: los recursos o
activos “visibles” Y por otro lado están los activos “invisibles”. El crecimiento
de los activos visibles depende de flujos de dinero.

La capacidad tecnológica de una empresa crece cuando sus miembros son

capaces de procesar información recolectada.

Hay tres tipos de flujo de información: La entrada de información procedente

del entorno; el movimiento de la información dentro de la empresa; y la salida
de información desde la empresa hacia el exterior.

Atributos de la Información
Son las características que tienen significado para el usuario de cada elemento
de la información. algunos atributos son:

Exactitud: Describen si la información representa un suceso exactamente

como es.
Forma: Es la estructura real de la información. Incluye dimensiones: Que sea
cuantificable. Nivel de agregación. Medio de presentación. La Forma puede ser
clasificada de manera: Cuantitativa o Cualitativa. Impresa o Visual. Sintetizada
o Detallada.

Frecuencia: La frecuencia de la información es la medida de cuán a menudo

se la requiere, reúne o produce.

Alcance: El alcance es la amplitud de acción de los acontecimientos, lugares,

personas y cosas que representan la información.

Fuentes de Información: es el origen de donde se recibe, recopila o produce la

información. Las fuentes pueden ser internas o externas. Las fuentes internas
son aquellas que se originan dentro de la empresa. Fuente externa el origen de
la información se produce desde afuera de la organización.

Temporalidad: Se refiere a que la información puede estar orientada hacia el

pasado presentes o futuras.

Relevancia: La información es relevante si una persona la necesita en una

situación particular de toma de decisiones o de resolución de un problema.

Completitud: la información es completa.

Oportunidad: La información es oportuna.

Sistemas de Información: Los Sistemas de Información son la base de

muchas de las actividades que ocurren en las empresas y en la sociedad. El
objetivo que se busca con estos sistemas es asegurar que la información sea
exacta y confiable y esté disponible cuando se la necesite.

Las actividades generales se pueden resumir de la siguiente manera:

1- Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa.

2- Actúa sobre los datos captados para producir información.

3- Produce información para el usuario.

Los gerentes son aquellos que están mejor capacitados para administrar y
utilizar la información con el fin de tomar decisiones oportunas y eficientes.

La gerencia necesita información por las siguientes razones: La “Explosión” de

la Información. El ritmo rápido del cambio. La creciente complejidad de la
administración. El mejoramiento de la producción. Actividades organizativas
interdependientes. El reconocimiento de la información como recurso.

Todo lo desarrollado se complementa con los siguientes conceptos:

- Extensión

-Integración: Un Sistema de información se compone, de varios subsistemas

que a pesar de formar un sistema unificado, pueden considerarse en como
verdaderos sistemas.

-Coordinación

-Transformación de los datos en información: El dato se convierte en

información cuando éste, después de pasar por un proceso llamado Interfase
Hombre – Máquina, resulte de utilidad para un administrador.

-Apoyo a las actividades de la organización: Las actividades organizativas se

ven respaldadas por los sistemas de información.

-Aumento de la eficiencia

-Procesamiento electrónico de datos