INTRODUCCIÓN

Cuando las empresas o negociaciones desean incrementar su clientela y por

consecuencia sus ingresos extienden sus negocios a territorios diferentes a aquel
donde se encuentran ubicados, es allí donde nacen las agencias, sucursales y casa
central o matriz. Resulta una manera muy efectiva para ampliar cualquier negocio y
es por ello la importancia del estudio mediante el siguiente trabajo de investigación.
Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, así como ejemplo prácticos
para visualizar el contexto de cada una de las ideas para el buen entendimiento de este
tema. El establecimiento de estas oficinas de distribución, pueden hacerse adoptando
la forma de una agencia o de una sucursal. Entendiéndose que estas no trabajan
igualen sus procesos contables además de poseer diversas características que las
distinguen. En el presente trabajo se de abordaran estos temas para encontrar la
importancia que posee cada una y las diferencias que las distinguen.
 AGENCIAS

El concepto de Agencia difiere según los autores, sin embargo varios

concuerdan con que Las agencias son entes económicos independientes que se
encargan de fomentar los negocios de otros entes económicos. Actúan en nombre y
por cuenta de un tercero de manera independiente. Tienen su propio capital y
responden a sus derechos y obligaciones en forma también independiente.

Tal como afirma Bejarano, M. (2012).

“En algunas ocasiones la actividad de las agencias es comprar.
Esto sucede principalmente con productos agrícolas estacionales
en que la agencia se dedica a comprar en la región en la época de
la cosecha, algodón, semilla, etc. por cuenta y orden de la casa
matriz. ” (p.28)

Por otro lado Barrera, L. (2010). Dice

“Agencia es una entidad que ejerce sus actividades con
independencia económica y administrativa y su función consiste
en distribuir los productos de un tercero, al cual se le conoce como
Casa Matriz u Oficina Principal. Las agencias cuentan con local
comercial para distribuir los bienes y servicios a donde
normalmente el cliente acude a comprar los productos”.

Bases legales

Razones para su establecimiento

La razón por la que una empresa establece de Agencias o
sucursales, surge del crecimiento de sí mismas, conllevando al
establecimiento de puntos de distribución de los bienes y servicios que
ofrece, ya sea a nivel local (en la misma ciudad), nacional o internacional.

En el caso particular de empresas de envíos, las agencias o sucursales

surgen como una necesidad operativa. Se requiere que existan puntos de
distribución intermedios donde pueda recibirse la correspondencia enviada, para
desde este punto proceder a la entrega de los paquetes de acuerdo con sus
rutas establecidas.

Operaciones normales
a) Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea
aprobado el crédito, enviada la mercancía y facturada.

b) Algunas veces efectúan la cobranza de los clientes y la envían a la

empresa a la que sirven.

c) Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos

menores.

d) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.

Las agencias tienen personalidad jurídica independiente de la empresa a la que sirven.

Por lo tanto, gozan de independencia administrativa y económica, y no tienen que
registrar sus operaciones en la forma que lo hace la empresa que vende.

Contabilidad
La casa central puede llevar la contabilidad referente a la agencia de dos formas:

• Para determinar las utilidades que produce la agencia

• Sin determinar las utilidades de la agencia, integrando así los gastos de la

agencia a los de la casa central.

Cuentas utilizadas para el control

 • Muestras de la agencia: Esta cuenta pertenece al activo circulante y
está constituida por toda aquella mercancía en exhibición que tiene la agencia.

• Embarque para la agencia: Es una cuenta de resultados. Se acredita

por el valor de la mercancía que se envía a la Agencia, cuando la casa central
usa inventario físico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el
sistema de inventario permanente.

• Fondo dijo de la agencia: Es una cuenta de activo circulante. En ella

se registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para
su financiamiento.

• Gastos de la agencia: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos

los gastos en que se incurre por parte de la agencia.

• Ventas de la agencia: Cuenta de Resultados. Se registran aquí todas

las ventas realizadas por la casa central a través de la agencia.

• Pérdida y ganancia de la agencia: Cuenta puente de Resultados. Se

utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia.

Ejemplo

Registre las siguientes operaciones de una Agencia y su Casa Central:

a) Se envían muestras a la agencia por ¢10.000,0

b) Se establece un fondo de caja en la agencia por ¢5.000,00

c) La agencia notifica a la casa central, venta de mercancías

por ¢100.000,00. La casa central entrega las mercancías utilizando un
porcentaje de utilidad del 35% del precio de venta.

d) La casa central solicita que se le repongan gastos por ¢2.800,00

e) La casa central paga ¢600,00 de gastos correspondientes a la agencia.

Se pide:

• Hacer los asientos usando inventario físico, suponiendo:

• Sin determinar la utilidad de la agencia

• Determinando la utilidad de la agencia

Determinando utilidad Sin determinar utilidad

Muestras de la Muestras de la
10.000,00 10.000,00
agencia agencia
Embarques para Embarques
10.000,00 10.000,00
a) la agencia para la agencia
P/reg. Envío de P/reg. Envío de
muestras a la muestras a la
agencia agencia
--------//------- --------//--------
Fondo fijo de la Fondo fijo de
5.000,00 5.000,00
agencia la agencia
Bancos 5.000,00 Bancos 5.000,00
b) P/reg. P/reg.
Establecimiento de Establecimiento
un fondo de caja en de un fondo de
la agencia caja en la agencia.
-------//-------- --------//--------
Cuentas por Cuentas por
cobrar o bancos 100.000,00 cobrar o 100.000,00
bancos
Ventas de la Ventas
100.000,00 100.000,00
agencia
P/reg. Ventas por P/reg. ventas
cuenta de la agencia. efectuadas
------//--------- -------//---------
c)
Costo de venta No se hace este
65.000,00
de la agencia asiento
Embarques para
65.000,00
la agencia
P/reg. Costo de las
mercancías vendidas
por la agencia.
-------//-------- ---------//-------
Gastos de la Gastos
2.800,00 2.800,00
d) agencia
Bancos 2.800,00 Bancos 2.800,00
 P/reg. Reposición de P/reg. Pago de
gastos realizados gastos realizados
por la agencia por la agencia.
-------//-------- -------//---------
Gastos de la Gastos de la
600,00 600,00
agencia agencia
Bancos 600,00 Bancos 600,00
e) P/reg. Pago de gatos P/reg. Pago de
a cargo de agencia gastos de la
agencia
-------//------------ -------//---------
Ventas de la No se hace este
100.000,00
agencia asiento
Costo de ventas
65.000,00
de la agencia
Gastos de la
3.400,00
agencia
Pérdidas y
f)
ganancias - 31.600,00
agencia
P/reg. Para cerrar la
cuentas de gastos,
costos e ingresos de
la agencia y
determinar su
utilidad.

SUCURSALES

A medida que crece la empresa, ésta puede abrir sucursales con el objeto de
poner al mercado sus productos dentro de un territorio mayor, aumentando en esa
forma sus utilidades. Comúnmente una sucursal está situada a cierta distancia de la
casa principal y por lo general mantiene existencia de mercancías, vende mercancías,
hace recaudos sobre cuentas por cobrar y paga algunos de sus gastos de operación.
Conviene destacar que una sucursal desde el punto de vista contable, es un centro de
utilidades claramente identificable y ofrece la oportunidad de poner en práctica los
principios de contabilidad por áreas de responsabilidad.

Castañeda, J. (2002) lo define como:

 “Son centros de distribución locales que funcionan como unidades
mercantiles separadas, aunque están siempre sujetas a la autoridad de la
casa u oficina principal, quien es el ente que determina el grado de
independencia que se le concederá a cada sucursal. Las normas y
procedimientos generales de la Empresa en sí, serán siempre los mismos
que se aplicaran en las sucursales, pero puede delegarse en ellas toda la
autoridad que se requiera para la administración de sus propias
operaciones. El resultado de las operaciones de las sucursales, será
evaluado de acuerdo con sus Estados Financieros. Las sucursales pueden
vender o prestar el servicio, facturar, manejar efectivo recibido para
cancelar sus propias compras o gastos” (p.7)

La sucursal, por otra parte, puede disfrutar de mayor autonomía a

administrativa a diferencia de la agencia, recibiendo por lo menos, la mayor parte de
sus existencias de la casa matriz y ocupándose de efectuar sus propias ventas. Puede
decidir sobre la concesión de crédito y cobrar sus cuentas, pagando a veces sus
propios gastos. Así la sucursal se convierte virtualmente en un establecimiento
independiente, sujeto a la dirección de sus planes por la casa matriz y a las
instrucciones que ésta emita relativamente a la contabilidad, estando igualmente
sujeta a inspecciones periódicas.

Castañeda, J. (2002) explica que, existen dos tipos de sucursales:

“1. Sucursales Locales:

Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El
establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es
difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a
la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor
servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan
sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas
contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar
diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de
ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de
mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer
compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde
el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy
elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más
 eficiente delos recursos financieros de la empresa.

2. Sucursales Extranjeras:
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados
ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí
las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la
distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace
indispensable una mayor independencia. ” (p.8)

Bases legales

Razones para su establecimiento

Según Diaz, S. (2013):

“1. Inciden en el aumento de las ventas.

2. Mejoran la prestación del servicio.
3. Se mantiene existencias con mayor coeficiente de rotación.
4. Se coloca la mercancía de acuerdo a las demandas de la localidad.”

Operaciones que realiza

Contabilidad

CASA CENTRAL

La casa central o matriz es la localización de la oficina central donde la mayoría, o

casi todas, las funciones de una organización se concentran. La casa matriz, en
general, alberga a los directivos de una organización, que en definitiva son los que
toman las decisiones estratégicas y señalan el rumbo de la organización. El término es
usado especialmente con relación a organizaciones militares o grandes corporaciones.

Perez, O. (s.f) dice:

“Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia

o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones,
 abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio.” (p.1)

Funciones

 Administración y distribución de mercancía a las agencias y sucursales.

 Financiamiento económico entre las diferentes agencias y sucursales.

 Establecer objetivos comunes y orientación para el cumplimiento y logro

entre las agencias y sucursales

 Control de operaciones

Contabilidad

La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en
su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones,
información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de
agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o
agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o
agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de
inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control
especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada
por la casa matriz.

Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida

por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío
deben razonarse como gastos de ventas.
Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión
deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un
control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del
agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a
realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades
netas.

Registro y control de la propiedad, planta y equipos utilizados por sucursales

Las propiedades, plantas y equipos son activos de empresa, para usarlos en

producción de bienes y servicios, arrendados a terceros o para uso y de los cuales se
espera una duración de más de un periodo.

Un activo debe ser reconocido como parte del rubro cuando es probable que éste
provea a la empresa beneficios económicos futuros y cuando su costo pueda ser
cuantificado confiablemente.

Estos deben ser registrados y mantenidos a costo de adquisición o construcción,

incluidos los derechos de importación e impuestos no recuperables respecto de la
compra, y deben presentarse rebajados de su correspondiente depreciación
acumulada.

Las mejoras en propiedad, planta y equipos se suman a su valor en libro cuando es

probable que se generen beneficios económicos futuros en exceso de los ya
obtenidos.
Asientos de ajustes y eliminación

1.- Ventas $ 375,000.00

Costo de ventas $ 375,000.00

2.- Ventas $ 160,000.00

Pérdida y Ganancias $ 160,000.00

3.- Pérdidas y Ganancias $ 119,000.00

Gastos de venta $ 55,500.00

Gastos de admón. $ 61,000.00

Gastos financieros $ 2,500.00

4.-Sucursal cuenta de inversión $ 75,648.00

Pérdidas y Ganancias Suc. $ 75,648.00

5.- Sucursal cuenta corriente $ 14,500.00

Sucursal cuenta de inversión $ 14,500.00

6.- Pérdidas y Ganancias Plaza $ 41,000.00

Pérdidas y ganancias Sucursal $ 75,648.00

Utilidad del ejercicio $ 116,648.00

Las eliminaciones de los saldos recíprocos y de las operaciones entre compañías que
impliquen realización de utilidades, duplicación de costos de ventas, etc., en buen juicio
sujeto al principio de consolidación de estados financieros, deben eliminarse para evitar
duplicar información en los estados consolidados.

Inversiones. La memoria de las inversiones que hizo la Casa Matriz, está compuesta
por los siguientes elementos:

En la CASA MATRIZ En la COMPAÑÍA FILIAL

1205 Inversiones: Acciones Patrimonio en la Filial
Adquisición del grupo de 9.000 Aportes de capital 6.000
cuotas de capital Reservas obligatorias 3.000
Utilidades en la Filial 1.000 Utilidades del ejercicio 1.000
Revalorización patrimonio 1.800 Revalorización patrimonio 1.800
Ajustes integrales 1.800
Total inversiones 13.600 Total patrimonio 11.800

La diferencia entre las cuentas recíprocas entre la compañía Casa Matriz y la Filial,
resulta de los ajustes integrales por inflación aplicados en la Casa Matriz de acuerdo a
las normas de contabilidad para este tipo de inversiones.

Para eliminar ese mayor valor se hace contra la cuenta de ajustes por inflación que está
consolidado en la cuenta de resultados de la matriz.

La hoja de trabajo debe considerar la siguiente eliminación que se plantea como

registro de contabilidad, pero que no requiere registros en los libros de contabilidad, en
ninguna de las compañías.
 Código Cuenta Débito Crédito
3115 Capital social 6.000
3305 Reservas obligatorias 3.000
3405 Revalorización patrimonial 1.800
3605 Utilidades del ejercicio (Filial) 1.000
3605 Utilidades del ejercicio. (Matriz) 1.800
1205 Inversiones. Acciones 13.600
Registra la eliminación de cuentas recíprocas

Con este registro planteado en la hoja de trabajo, las cuentas recíprocas de inversiones
en la Casa Matriz contra las cuentas de patrimonio de la Filial, quedan en ceros.

Estados financieros combinados de la casa central y sucursales

Son un único conjunto de estados financieros de dos o más entidades controladas por
un único inversor. Combinar estados financieros significa presentar la información
contable de dos empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y
el Balance General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado
financiero para las dos empresas.

Para efectuar la combinación de ambos estados financieros, debe previamente

prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas recíprocas entre
ambas. Esto con el objetivo de presentar la información real y no estados financieros
de conjunto engañoso o fuera de la realidad

Casa matriz Sucursal Eliminaciones Estado de resultados Balance general

Cuenta Debe Haber Deber Haber Deber Haber Debe Haber Debe Haber
Caja 15.000 7.500 22.500
100.00
Bancos 100.000
0
Deudores
30.000 8.000 38.000
clientes
Vinc. Econ.
5.000 5.000 0
Sucur. Efec
Vinc. Econ.
10.000 10.000 0
Sucur. Mcia
Deudores varios 20.000 20.000
Inv. Inicial 40.000 40.000 0
Terrenos 50.000 50.000
150.00
Edificios 150.000
0
10.00
Proveedores 2.500 12.500
0
Prov. Casa
10.000 10.000 0
matriz
Cuentas por
5.000 5.000 0
pagar casa mat
300.0
Capital social 0
00
Utilidades 67.00
67.000
retenidas 0
180.0 250.00
Ventas 70.000
00 0
160.00
Compras 10.000 170.000
0
Despacho a 50.00
50.000 0
sucursales 0
Despacho de
50.000 50.000 0
casa matriz
_____
Gastos 27.000 12.000 ______ _______ ______ 39.000
__
607.00 607.0
Subtotales 87.500 87.500 65.000 65.000
0 00
Inventario final.
Matriz $50.000 _______ 70.000
sucurs $20.000
320.00
Subtotales 249.000
0
Utilidad del ______
71.000 _______ 71.000
ejercicio _
320.00 450.50
Sumas iguales 320.000 450.500
0 0
 CONCLUSION

Al culminar el trabajo de investigación se pudo conocer de un tema tan

importante para todo administrador como son, las agencias y sucursales y su
contabilización de cuentas cada una de estas y su casa central. Se concluyó que es una
forma de crecimiento de una empresa a través de adquisiciones de otras entidades,
que no constituyen una entidad jurídica separada, en donde existe una matriz que las
controla o dirige. Para poder entender esta expansión interna, se partirá de la
definición de sucursal como órgano subordinado que depende económicamente de
otra principal denominada matriz, del cual forma parte y tiene su misma razón o
denominación social, aunque situada en una región diferente. Las sucursales se
originan como consecuencia de la descentralización de operaciones causada por la
buena marcha de las actividades, entendida como un alto volumen de operaciones
fuera del domicilio de una sociedad, que constituyen la finalidad de la misma; la cual
fija establecimientos permanentes para continuar realizando su objeto en lugares
distintos al domicilio fiscal, sea dentro o fuera del país. Son muchas las operaciones
que se pueden hacer entre la casa matriz y las subsidiarias y viceversa, tales como
envío de mercancías, emisión de bonos, préstamos entre compañías, traspaso de
bienes.
 REFERENCIAS BIBLOGRÁFICAS

Bejarano, M. (2012). Agencias y Sucursales. Edición Generalidades.

Barrera L. (2010). Consolidación de estados financieros. [Consulta: 2015, Mayo]

Edición electrónica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2010a/657/

Castañeda, J. (2002). Fusión de sociedades. Trabajo de investigación no publicado,

Universidad Pedagógica Experimental Libertador. [Consulta: 2015, Mayo] Edición
electrónica gratuita. Texto completo en:
http://es.slideshare.net/joselyn091/referencias-7453002

Diaz, S. (2013). Agencias y sucursales. [Consulta: 2015, Mayo] Edición electrónica

gratuita. Texto completo en:
https://www.google.co.ve/url?sa=t&rct=j&q=&rja&uact=8&ved=0CCkQFjAC&url=
http%3A%2F%2Fzorayadiaz.bligoo.es%2Fmedia%2Fusers%2F21%

Perez, O. (s.f). Agencias y Sucursales. [Consulta: 2015, Mayo] Edición electrónica

gratuita. Texto completo en: http://www.galeon.com/contausac/index.html