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Tiempo Efectivo
Una selección de diez años de artículos en el Canasto
Tiempo Efectivo
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la obra y hacer obras derivadas para cualquier finalidad, incluso comercial. Debes reconocer adecua-
damente la autoría, proporcionar un enlace a la licencia e indicar si se han realizado cambios. Puedes
hacerlo de cualquier manera razonable, pero no de una manera que sugiera que tienes el apoyo del
licenciador o lo recibes por el uso que hace. Más información:
http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.es
i
Piensa como un hombre de acción y actúa
como un hombre de pensamiento
— Henry Bergson
ii
Introducción
iii
rar mi nivel de este idioma. Busqué en Google, En el momento de escribir este texto, hay 3.440
pero por mi gran sorpresa no encontré ningún artículos publicados en el Canasto. La gran ma-
blog español dedicado a mi tema favorito. yoría los he escrito yo, pero también he podido
contar con la ayuda de 73 autores invitados
Visto las estrellas alineadas así, el resultado
que, entre otros, me han ayudado a mantener el
era obvio: combinando mi interés en la producti-
blog vivo durante mis vacaciones. Puedo decir
vidad personal, mi experiencia en crear blogs,
que casi todos los expertos hispanohablantes
mi búsqueda de un proyecto nuevo en castella-
en la productividad personal han colaborado en
no y la falta de blogs sobre la productividad per-
algún momento.
sonal en castellano, el único resultado podría
ser montar mi propio blog de productividad per- Desde mi perspectiva, el Canasto es mucho más
sonal en español. que un blog. Es un centro de aprendizaje, es
una comunidad, es una manera de ser, … y es
Creó una nueva cuenta en mi servidor, instalé
mi manera de contribuir a crear un mundo me-
WordPress, busqué un tema con un diseño senci-
jor.
llo y el día 1 de diciembre publiqué el primer
post en el blog llamado el Canasto. Desde hace un poco más de cinco años, el Ca-
nasto también es mi principal fuente de ingre-
Muchas personas me han preguntado por el ori-
sos. El enorme éxito del blog ha hecho posible
gen de este nombre. Sencillamente he revisado
dedicarme el 100% a ayudar miles de profesio-
los pocos documentos que tenía sobra la produc-
nales, equipos de trabajo y organizaciones a me-
tividad personal en castellano en busca de una
jorar su efectividad; un trabajo de que disfruto
palabra relacionada con la productividad, pero
cada momento.
sin que sea una palabra muy utilizada y con po-
sibilidad de registrar un dominio. En uno de es- Este éxito no ha sido posible sin el gran apoyo
tos textos encontré un capítulo sobre los ‘Canas- de mis lectores, quien me han animado con sus
tos de Entrada’. emails, tweets, comentarios y críticas o simple-
mente visitando el blog.
Ha pasado mucho desde entonces.
Para dar las gracias a todos los que me han apo-
yado, he creado este libro con una selección de
iv
lo que en mi opinión es lo mejor que he publica-
do en estos diez años.
— Jeroen Sangers
v
1
Hábitos Productivos “Somos lo que hacemos, día a día.
de modo que la excelencia no es
un acto, sino un hábito”
– Aristóteles
Prepárate para ser más productivo
¡Enhorabuena! Has decido mejorar tu productivi- y el método que eliges para ser más eficaz, an-
dad personal—sino, no estarías leyendo este ar- tes de implementarlo hay que estar preparado.
tículo. Seguramente has empezado con la lectu-
ra de algunas fuentes de información sobre el PASOS PREVIOS PARA LA IM-
tema: artículos en los diarios, posts en blogs, PLEMENTACIóN DE UN MéTO-
una revista dedicada a la productividad e inclu- DO DE PRODUCTIVIDAD
so has leído algún libro. Más que suficiente para Probablemente nadie te ha enseñado cómo hay
tener algunas ideas sobre qué hacer para mejo- que organizarte y planificar el trabajo. Nadie te
rar tu gestión del tiempo. ha explicado cómo utilizar el calendario y la lis-
ta de tareas. Has empezado a desarrollar tu pro-
¿Ahora qué haces? Hay mil cosas en tu manera
pio sistema de trabajo en el colegio. Luego, ba-
de vivir y trabajar que puedes cambiar y que se-
sado en las experiencias—qué funciona y qué
gún los gúrus te harán más productivo. ¿Por dón-
no—has añadido nuevos hábitos y has elimina-
de empiezas? No puedes cambiarlo todo a la
do algunos otros. El resultado es un patchwork
vez. ¿Qué es mejor: buscar un buen gestor de ta-
de hábitos que llevas utilizando desde hace mu-
reas, empezar con algunos trucos , utilizar un
cho tiempo. Cambiar tus hábitos productivos no
método sencillo de gestión del tiempo o esfor-
es fácil, especialmente porque los has utilizado
zarte para implementar un método completo de
durante muchos años. Para mejorar las probabi-
productividad personal?
lidades de éxito, te comparto algunos consejos
Cada persona es diferente en necesidades, en prácticos:
experiencia previa, en gustos, en disponibilidad
y conocimiento de tecnología… Una de las razo- DETERMINA EL OBJETIVO
nes por las que existe tanta literatura sobre la Stephen Covey habla de comenzar con un fin
productividad personal es el hecho de que no en mente. Antes de empezar con un proceso tan
hay una solución universal. Sea cual sea la ruta
7
difícil, creo que es importante tener claro qué es logrado las dos cosas a la vez. Antes de empe-
exactamente lo que quieres conseguir. zar con la implementación de un método de pro-
ductividad, hay que saber y aceptar que no vas
He visto demasiadas veces a personas decepcio-
a obtener resultados rápidos. Las cosas que va-
nadas porque esperaban obtener más tiempo
len la pena requieren su tiempo.
libre, pero al final sólo han conseguido hacer
más trabajo en el mismo tiempo. ¿Cuál es el re- HAZ UN RESET
sultado deseado? ¿Por qué quieres esforzarte a En este momento seguramente ya utilizas una
mejorar tu productividad personal? ¿Quieres te- agenda y una lista de tareas. La tentación de
ner los fines de semana libre de trabajo, quieres usar el sistema actual es muy atractiva, pero es
sobrevivir en la oficina o quieres conseguir tus peligrosa. Un nuevo método de productividad
sueños en el futuro? seguramente implica una nueva manera de ver
las cosas. Si mantienes tu lista de tareas actual,
Tener claro qué deseas conseguir te ayudará,
te quedarás atrapado en la manera actual de
porque da motivación en los momentos difíci-
pensar.
les, porque facilita el seguimiento del progreso
y porque es la única manera de saber si lo has Es mejor tratar la información en tu sistema ac-
conseguido. tual como input para el nuevo sistema. Imprime
tus tareas, déjalas en tu bandeja de entrada y
PREPáRATE PARA UNA LARGA borra toda la información—tareas, proyectos,
BATALLA etiquetas, contextos…—del gestor de tareas.
Cambiar tus hábitos productivos no es fácil. Estu-
dios científicos han mostrado que necesitas en- BUSCA AYUDA
tre 18 y 256 días para formar nuevas rutinas, de- Estás en el punto de hacer una cosa muy difícil,
pendiente de la dificultad de la rutina que estás pero no estás solo. Si es posible, empieza a tra-
creando. Cambiar varios hábitos a la vez es to- bajar en tus hábitos junto con otras personas,
davía más difícil. Piensa un momento en las per- para que podáis discutir los problemas. Si lo ha-
sonas que han conseguido dejar de fumar y al ces solo, explica a tu familia, tus amigos y tus
mismo tiempo han completado una dieta para compañeros lo que estás haciendo y qué quie-
perder peso. Yo no conozco a nadie que haya res lograr. La presión externa puede ayudarte.
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Especialmente tus compañeros de trabajo te se- personal?). Habrá imprevistos, bajadas de mo-
guirán atentamente cuando les explicas que vas ral, complicaciones, pero también suerte inespe-
a mejorar tu productividad, y eso puede ser el rada y momentos de estar en La Zona. No pue-
catalizador para continuar en momentos difíci- des prevenir el futuro.
les. Finalmente, en momentos difíciles también
Lo mejor es aplicar pequeños avanzas y eva-
puedes buscar ayuda de un buen profesional
luar frecuentemente para ajustar el rumbo. Te
que realmente conoce el método de productivi-
aconsejo planificar un momento cada sema-
dad que estás implementando.
na—yo prefiero hacerlo los viernes por la tar-
TEN UN PLAN B de—para verificar si tus acciones de esta sema-
Cuando trabajas en tus hábitos productivos, pa- na están alineadas con tus objetivos. Sólo hay
sas por diferentes estados de ánimo. Habrá mo- que reflexionar alrededor de estas tres pregun-
mentos de baja motivación: notarás que tu in- tas:
box de correo se ha vuelto a llenarse mientras
1. ¿Cómo he progresado durante la semana
has estado creando tu lista de tareas; tu sistema
pasada?
ya está obsoleto. Al principio aún puedes conse-
guir la auto-disciplina para mantenerlo todo ac- 2. ¿Cuáles serán mis objetivos para la semana
tualizado, pero después de una lucha de varias que viene?
semanas tiras la toalla. Es casi inevitable que
3. ¿Qué necesitaré para conseguirlo?
vas a caer del vagón en algún momento.
Ahora que sabes qué va a pasar, ¿qué harás OLVíDATE DE LAS HERRAMIEN-
cuando pasa? ¿Cómo vas a volver a motivarte? TAS
Crea tu plan B antes de empezar. Existen un montón de aplicaciones para ayudar-
te a gestionar tus tareas. Lo primero que mu-
SE áGIL chas personas hacen al empezar con un método
Estás al punto de empezar un proceso muy lar- de productividad es buscar el software perfecto.
go, que seguramente te va a costar varias sema- Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que
nas o incluso meses para finalizar (¿realmente también limita tu manera de pensar a solo la
es posible acabar de mejorar la productividad funcionalidad ofrecida por la herramienta elegi-
9
da. Es mejor enfocarte primero en el método y
sólo cuando sabes exactamente cuáles son tus
requerimientos y cómo trabajas podrás elegir la
herramienta que mejor se adapta a tu manera
de trabajar.
10
5 hábitos para ser una persona más productiva
Siendo que solo tenemos 24 horas al día, debe- rea y concéntrate en la misma hasta terminarla
mos buscar trabajar lo más inteligente que poda- y así sucesivamente.
mos para obtener el mayor valor por nuestro
tiempo. Con lo anterior en mente, he compila- 2. HAZ DE TUS METAS COSAS
do una lista con los 5 hábitos que me han ayuda- CONCRETAS
do a ser más productiva y que estoy segura tam- Antes de empezar a hacer cualquier cosa es im-
bién los ayudarán a ustedes si los adoptan. portante saber para qué, ¿cuál es el punto?.
Siempre que emprendas un nuevo proyecto defi-
1. UNA TAREA A LA VEZ ne, en primera instancia, cual va a ser el resulta-
Soy consciente de que la mayoría de nosotros do de terminar el proyecto, por ejemplo, si vas a
manejamos varios "proyectos" al tiempo y que desarrollar un sitio web entonces dibuja en pa-
nuestra lista de quehaceres es más larga que el pel una versión inicial del sitio terminado.
número PI. Sin embargo, la multi-tarea no es la
solución cuando queremos calidad. Tener claro el objetivo (a donde se quiere lle-
gar), hace que podamos tomar acción (escoger
Los seres humanos podemos procesar solo una caminos que nos acerquen a nuestro destino
cierta cantidad de información al tiempo por eso aunque en el tiempo debamos cambiar de carre-
es que, por ejemplo, no somos capaces de escu- tera). Para simplificar, lo que quiero decir es:
char y entender a dos personas hablándonos al siempre se claro(a) con los resultados que quie-
tiempo. Es mucho mejor tomarnos el tiempo de res obtener pero flexible con el proceso (accio-
terminar la tarea x del proyecto x antes de aten- nes a tomar).
der la tarea y del proyecto y.
3. USA EL PRINCIPIO DE PARE-
En lo posible, busca concentrarte solo en una
tarea a la vez y una vez terminada elige otra ta-
TO (REGLA 80/20)
11
Nuestros listados to-do tienden a estar llenos de menores a 3 horas) y durante el bloque total so-
tareas, pero, ¿cuántas realmente son importan- lo trabajaras en dicha tarea, una vez se acaba
tes?. Mantén tu lista de quehaceres simple, limí- el bloque de tiempo, debes haber acabado la
tala a las 2 o 3 tareas cruciales para el avance tarea determinada. Por ejemplo, para realizar
en los proyectos en los que estés trabajando y este artículo especial hice una división de tareas
ya, 2 o 3 tareas, las cuales, en caso de que no de la siguiente forma:
hagas más nada durante todo el día, te permiti-
✓ Decidir el tema a desarrollar (15 mins)
rán ir a dormir tranquilo(a). Lo anterior te obliga-
rá a reflexionar y elegir ese 20% de tareas que ✓ Outline artículo: ideas principales y puntos
agregan el 80% de valor. claves a transmitir (30 mins)
12
do estás cansado(a) demoras horas haciendo lo
que con energía te hubiera tomado minutos y
además el resultado ni siquiera es igual de bue-
no?.
13
El método científico para mejorar tu productivi-
dad
Un científico entraba en su laboratorio después pesar de que este evento fue un accidente, fue-
de dos semanas de vacaciones con su familia. ron las habilidades de observación y razona-
No era el científico más organizado y en un rin- miento de Fleming que hicieron posible el des-
cón de su laboratorio encontraba una pila de cubrimiento.
placas de petri con cultivos de Staphylococcus
Todos hemos oído hablar del método científico.
que ha utilizado para algunos experimentos an-
tes de su ausencia.
ASí LO HAGO YO
Al inspeccionar las placas, notó que estaban Ya sabes que me gusta el tema de la productivi-
contaminadas con un hongo, lo que significaba dad personal. Leo un montón de posts, libros y
que el científico tenía que destruir las placas artículos científicos sobre este tema. Pero antes
porque ya no servían para sus experimentos. de aplicar un consejo a mi manera de organizar-
me, quiero asegurarme que realmente funciona.
Pero también observó algo extraño en uno de
los cultivos contaminados: las colonias de Lo que ha funcionado para otra persona o en un
Staphylococcus que se encontraban alrededor experimento controlado, no necesariamente fun-
del hongo habían sido destruidos, mientras las cionará para mi. Cada persona es diferente, ca-
colonias a más distancia del hongo estaban en da entorno es diferente y no existen soluciones
buenas condiciones. únicas cuando se trata de los hábitos producti-
vos.
Una hipótesis se formó en la mente del científi-
co, Alexander Fleming. Se planteó la hipótesis Por eso siempre estoy haciendo pruebas. Antes
de que el hongo, Penicillium, estaba producien- de aceptar una solución, quiero comprobar su
do una sustancia anti-bacteriano. efecto. Aplico el método científico a la crea-
ción de mis hábitos productivos y te recomien-
El descubrimiento accidental de un antibiótico do que tu también empiezas a hacerlo.
rápido y eficaz cambió el curso de la historia. A
14
LOS PASOS DEL MéTODO Yo hago el seguimiento de mis experimentos en
un Kanban en la aplicación Trello. Te he compar-
CIENTíFICO
tido una plantilla de este Kanban, para que la
Existen muchas descripciones del método cientí-
puedes copiar. He creado una columna para ca-
fico, pero para nuestro objetivo quiero explicar
da uno de los pasos de método científico más
la versión clásica de cinco pasos:
una columna para experimentos históricos.
1. Observa y mantén tus sentidos
abiertos y observa el mundo a tu
alrededor. Verás que encontrarás
muchas pistas sobre posibles pro-
blemas en tu forma de organizarte.
Cada vez que tengo una idea o pregunta basa-
Se curioso y hazte preguntas.
da en mis observaciones creo una tarjeta nueva
do una pregunta interesante, analiza el pro- tas’. Más o menos una vez a la semana reviso
blema y busca soluciones. Seguramente no las ideas nuevas y calcula el retorno de mi in-
eres el primero en encontrar este problema versión para poder ordenar las diferentes ideas
nalmente los hechos observados y las posi- buscar información para buscar posibles solucio-
4. Experimenta para validar tu hipótesis Si no hay nada en la tercera columna, la del hi-
pótesis, paso la primera tarjeta. He decidido
5. Saca una conclusión. ¿Has podido validar que este columna sólo puede contener una tarje-
tu hipótesis? Sino, vuelve a empezar. ta a la vez, para limitar así el número de prue-
bas simultáneas.
UN KANBAN PARA TUS EXPE-
RIMENTOS
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Una vez que he desarrollado mi hipótesis, paso ratura científica tampoco daba ninguna respues-
la tarjeta a la siguiente columna y empiezo a di- ta definitiva.
señar y ejecutar el experimento. La clave en es-
Decide que su hipótesis inicial será “Si me levan-
te fase es elegir muy bien las métricas.
taré más temprano, seré capaz de completar
Al completar la prueba, llega el análisis de los más tareas que requieren que me enfoco”.
resultados. Tengo la suerte de tener suficiente
Una vez establecido la hipótesis, empieza a dise-
conocimiento de estadísticas, pero para la ma-
ñar su experimento. En su lista de tareas ya utili-
yoría de la personas, esto será el paso más difí-
za una etiqueta para aquellas tareas que requie-
cil. ¿Has podido confirmar tu hipótesis?
ren tiempo y energía y por tanto ya cuenta con
ASí FUNCIONA EL MéTODO datos históricos sobre el número de tareas de
enfoque que es capaz de terminar por día. José
CIENTíFICO EN LA PRACTICA
decido levantarse cada día una hora antes de
José, uno de mis clientes de consultoría, ha em-
su hora habitual y así tener la primera hora sin
pezado con este método hace poco, y una de
interrupciones para sus tareas de enfoque. Du-
sus primeras observaciones fue que ha visto que
rante el experimento anota sus experiencias en
muchos blogs hablan de los beneficios de empe-
los comentarios de la tarjeta en Trello.
zar el día más temprano. José ha registrado es-
ta observación en una tarjeta en la primera co- Después de dos semanas José analiza sus resul-
lumna de su Kanban. Para calcular el retorno de tados. Efectivamente, ha podido incrementar el
la inversión, José utilizo la secuencia de Fibo- número de tareas de enfoque que termina cada
nacci y asigna un nivel — subjetivo — de inver- día de por media 3 a 4. ¡Un incremento de 33%!
sión de 3 y un retorno de 5. Pero resulta que no le sirve de nada, porque el
análisis estadística da un valor p demasiado ba-
Unas semanas más tarde, José decide investi-
jo debido a la poca cantidad de datos. Los resul-
gar esta observación. En internet encuentra mu-
tados no confirman la hipótesis.
cha información — poca fiable — que parece
confirmar los beneficios de levantarse más tem- Ahora José tiene que decidir qué hacer: conti-
prano, aunque también hay algunos informes nuar el test para conseguir más datos o dejar el
que dicen lo contrario. Su investigación de la lite- experimento. Revisando sus notas de la investi-
16
gación, José sabe que el experimento ha tenido
efectos negativos a su estado de ánimo debido
a la falta de sueño. Mientras estaba haciendo la
prueba ha añadido una nueva tarjeta a su Kan-
ban: “Dormir al menos ocho horas al día” y José
decido pasar el experimento a la columna histo-
ria para dedicarse a este otro experimento.
¡EXPERIMENTA!
No debes creer lo que te dicen los expertos y gu-
rus. Se como José: experimenta y encuentra
qué funciona para ti utilizando el método científi-
co.
17
Cuellos de botella. Factores limitantes de nues-
tra productividad
Por muy eficiente que uno sea, estar completa- Los ‘cuellos de botella’ son factores limitantes
mente ‘al día’, sin tener ninguna tarea ni proyec- que determinan la velocidad y el tiempo en la
to pendiente, es una utopía. consecución de un proceso productivo.
18
cómoda y sin obstáculos. Es muy posible que La clave estará en determinar: ¿Cuál es la próxi-
dejes los papeles amontonados pendientes ma acción física a realizar? ¿Por qué no se reali-
de archivar porque tu mueble archivador está za?
a los topes y te dejas los dedos cada vez que
Algunos motivos podrían ser:
intentas embutir un nuevo papel.
19
Quick wins, las cosas pequeñas que te cam-
bian la vida
20
mesa de trabajo organizada. ¿Cómo te senti- Para mucha gente la Lista de Espera es un
rías si vuelves a tener tus prioridades claras? quick win. El concepto es sencillo y tener esta
lista da tranquilidad.
La combinación de ser consciente del problema
y de sentir el resultado deseado te da la ener- Toma un bloc de notas y apunta todas las cosas
gía que necesitas para empezar. que esperas de otras personas: todo lo que has
delegado, todos los pedidos que has hecho, ca-
QUICK WINS da pregunta sin respuesta.
Luego solo hay que planificar los pasos que de-
bes hacer en el camino hacia tu resultado de- Una vez a la semana revisas esta lista y tachas
seado. Puedes hacer pasos muy grandes, pero las cosas finalizadas. Si hay cosas que todavía
a veces eso no es posible; piensa que con mu- no están hechas tendrás que tomar una deci-
chos pasos pequeños también puedes llegar le- sión: ¿Vas a pedir una respuesta o puedes espe-
jos. rar otra semana más?
Intenta primero buscar un Quick Win (ganancia Intenta mantener esta lista durante un mes para
rápida): una acción que requiere poco esfuerzo mirar si puedes notar el efecto del quick win.
pero que da un resultado relativamente grande.
EN ESPERA
21
10 formas de piratear tu cerebro para aumen-
tar tu productividad
Todos hemos experimentado en algún punto ese que introduces alguna rutina de ejercicio en tu
momento del día en el que estás sentado frente día a día, por pequeña que sea.
a tu escritorio o mesa y de repente te das cuen-
Las personas que hacen ejercicio por la mañana
ta de que has perdido toda tu concentración.
no sólo son más propensas a seguir esa rutina
Esa concentración (y, con ella, tu productividad diariamente, sino que también esto promueve
mental) empieza a descender a pesar de que sa- una mejor calidad del sueño.
bes que tienes una lista kilométrica de tareas
Y ¿adivina qué? Una mejor calidad del sueño
por hacer.
también aumenta nuestra efectividad y produc-
Sin embargo, hay una serie de ‘pirateos’ menta- tividad de las actividades realizadas por el día.
les que te recomiendo realizar cuando te en-
cuentres en una situación así, y que te ayudarán 2. ABORDA TU PEOR TAREA
a aumentar tu productividad y energía para EN PRIMERA POSICIóN
conseguir ejecutar todas las actividades que te De vez en cuando vas a tener que hacer tareas
propongas. por las que darías todo el oro del mundo a cam-
bio de que otros las hiciesen. Sin embargo, de-
1. HAZ EJERCICIO POR LA MA- bes hacerlas, y lo mejor es que sean lo primero
ñANA del día que te quitas de encima.
Cada día, los trabajos están más digitalizados y
Si las pospones, seguirán en tu mente atormen-
consisten en sentarnos largas horas frente a
tándote todo el día pensando en que debes ha-
una mesa y un ordenador como si estuviésemos
cerlas, y tumbarán toda tu energía y productivi-
pegados con pegamento a ese espacio.
dad de otras tareas.
Como ya puedes imaginar, este es un estilo de
vida muy poco saludable, así que asegúrate de 3. DEJA LAS REDES SOCIALES
22
Sé que quizás te eches las manos a la cabeza Es necesario que comas y bebas suficiente agua
con esto, pero pasar (o más bien malgastar) tu a lo largo del día. Eso de saltarte una comida
tiempo diario en comprobar Twitter y Facebook “porque tengo mucho que hacer” es inexcusa-
para saber qué pasa en la vida de otros sólo es ble.
una pérdida de tiempo y de productividad.
Si no comes y te deshidratas, verás como tu rit-
¿Qué es más importante para ti: ver lo que está mo se hace mucho más lento. Y causará que tu
tomando todo el mundo para comer en Insta- productividad se vaya directa al cubo de la basu-
gram o construir estrategias para hacer crecer ra. Guarda barritas de proteínas en cajones que
tu negocio si por ejemplo tienes uno? tengas a mano para esos momentos en los que
no puedas hacer una comida en condiciones.
4. TERMINA LAS TAREAS SIM-
PLES EN CUANTO LAS RECI- 7. DESCONECTA DE LA TECNO-
BAS LOGíA
Si hay alguna tarea (como contestar un email Cuando realmente necesites estar más producti-
que acabas de recibir) que puedas despachar vo que nunca—porque debas hacer una activi-
en menos de 5 minutos, hazlo en cuanto la reci- dad que requiera toda tu atención—, elimina to-
bas. Si la dejas para más tarde, cuando tengas das las posibles distracciones.
mayor tiempo libre, terminarás tomándote más
Cierra tu correo electrónico, desvía las llamadas
de esos 5 minutos iniciales que habrías tardado.
al buzón de voz, cambia tu teléfono al modo vue-
lo, y desenchufa cualquier otra tecnología que
5. SAL DE TU OFICINA
pueda distraerte.
Si trabajas en una oficina, o pasas muchas ho-
ras en un espacio cerrado, asegúrate de tomar
8. ORGANíZATE EL DOMINGO
un día a la semana para disfrutar del aire libre,
incrementar tu creatividad, y evitar “quemarte”
POR LA MAñANA
Tomar una hora cada domingo por la mañana
o agobiarte por pasar tanto tiempo encerrado.
para organizar toda la semana siguiente no sólo
6. ALIMENTA TU MáQUINA ayuda a tener una semana más productiva, sino
23
también a preparar tu mente de forma adecua-
da para empezar el lunes con más fuerza.
9. AUTOMATIZA Y SISTEMATI-
ZA TODO
Identifica cada proceso, acción o tarea que nece-
sites hacer y crea métodos para que cada paso
sea más sencillo. ¿Hay alguna parte de una acti-
vidad en particular que te ralentice o te frustre?
24
7 Pequeñas acciones que mejoran tu producti-
vidad a lo largo del día
¿Despiertas lleno de energía o estresado y des- Si hacemos cálculos, tomando en cuenta que la
motivado? ¿Tomas una taza de café o sales co- vida adulta comienza a los 18 años. Entonces tie-
rriendo sin desayuno? ¿Haces ejercicio o prefie- nes cerca de 68 años como un adulto. (86 - 18 =
res dormir un poco más? 68) Tal vez un poco menos en promedio o un po-
co más si tienes suerte. (68 años como un adul-
Las mañanas, son claves para continuar el día
to) x (365 días al año) = 24.820 despertares.
de la mejor forma.
Vamos a abrir los ojos 25.000 veces en nuestra
Así como en las películas. Si una película es bue-
edad adulta, y decidir qué hacer a continuación.
na desde el inicio, lo más probable es que se
ponga aún más interesante después. O como es- Una vez que lo pienso, me he dado cuenta que
te artículo, que empieza bien y se pone aún me- he desaprovechado un montón de esas maña-
jor. nas. Por eso rescate la importancia de desarro-
llar buenos hábitos por la mañana y así obte-
Así que sigue leyendo y descubre estas peque-
ner el máximo provecho de tus 25.000 maña-
ñas acciones que puedes poner en práctica a
nas.
partir de hoy, para tener mejores hábitos de ma-
ñanas y días productivos. LA IMPORTANCIA DE LAS MA-
Durante toda tu vida despertarás 30,000 maña- ñANAS PARA TODO TU DíA
nas en promedio. Resulta que, el éxito de tu día se basa en lo que
haces constantemente, es decir, se basa en tu
Según las nuevas estadísticas mundiales, las rutina de mañana. Por eso, antes de empezar
personas están viviendo más años en todo el con esas pequeñas acciones diarias, quiero re-
mundo. En España y el resto de Europa se calcu- saltar la gran importancia de los primeros minu-
la que se puede vivir más de 82 años. En otros tos del día.
países como Japón hasta 86 años en promedio.
25
Como veremos, las mañanas son importantes mejora. A diferencia de las personas que sacan
porque nuestra fuerza de voluntad es más fuer- más ventaja del turno nocturno.
te en la mañana que en cualquier otro momen-
to del día. EL PODER DE LAS RUTINAS
EN TUS MAñANAS
La investigación ha demostrado que la fuerza
Es necesario re-diseñar tus mañanas para ayu-
de voluntad es un recurso perecedero, que se
darte a alcanzar tus metas y aspiraciones dia-
va perdiendo conforme la usamos. La fuerza de
rias. Seguramente alguna vez has iniciado la ma-
voluntad es como un músculo, se fatiga por ex-
ñana con demasiado estrés, convirtiendo todo
ceso de uso. A medida que avance el día, tomar
ese día en un laberinto sin salida.
decisiones, resistir la tentación y el control de
las emociones de nuestra fuerza de voluntad se La mayoría de los comportamientos improducti-
agota. A medida que nuestra fuerza de volun- vos o no saludables son el resultado de decisio-
tad se agota nuestro autocontrol se erosiona. nes lentas y graduales que se suman durante el
tiempo y que se convierten en hábitos, una ma-
El resultado es que somos más propensos a to-
ñana perdida aquí, una mañana improductiva
mar malas decisiones, ceder a la improductivi-
por allí.
dad y otras fallas de autocontrol conforme avan-
za el día. La buena noticia es que, nuestro sumi- La buena noticia es que los resultados excepcio-
nistro de fuerza de voluntad es más fuerte en nales son también el resultado de decisiones
las mañanas. diarias consistentes (hábitos).
Esta investigación sobre la fuerza de voluntad Las pequeñas acciones que forman parte de tu
nos lleva a concluir que las mañanas son los rutina de mañana, le envían señales al cerebro
más adecuados para determinados tipos de tra- de que es hora de entrar en el modo de trabajo.
bajo. Es por esto que, los líderes exitosos toman Además, una rutina adecuada por la mañana, te
el control de sus mañanas. ayuda a superar la falta de motivación, porque
se vuelve inconsciente y no requiere esfuerzo.
Además, se ha visto que las personas que son
más productivas en un turno matutino, logran Vamos a explorar, algunas de estas pequeñas
concentrarse más por lo que su rendimiento acciones diarias que, se pueden incluir como
26
parte de tu rutina de mañana para convertirlas La lectura del correo electrónico te pone en una
en un hábito y ayudarte a alcanzar cada uno de mentalidad reactiva. Por eso, yo recomendaría
estos objetivos. que pospusieras la actividad de revisar cual-
quier correo o notificación hasta por lo menos
ESTAS SON 7 PEQUEñAS AC- 10 a.m.
CIONES QUE PUEDES INCOR-
2. Antes de levantarte completamente,
PORAR EN TUS MAñANAS A
siéntate y respira profundamente
PARTIR DE AHORA:
Antes de levantarte por completo de cama, sién-
Empezar tu día con ciertas acciones correctas,
tate y respira por un segundo. Esto ayudara a tu
te permitirán mantener una actitud positiva a lo
sangre a circular en vertical nuevamente, lo que
largo del día, tomar mejores decisiones, mante-
evita ese ligero mareo cuando recién despier-
nerte enfocado y mejorar tu productividad com-
tas.
pletamente.
27
4. Tiende tu cama Aquí esta una rutina de estiramientos que te to-
ma 1 minuto realizarla:
Seguramente estás pensan-
do que esta acción suena
más a un deber de ‘mama’.
Pero se ha comprobado, que
tender tu cama te vuelve
más productivo durante el
día. Es como si acabaras tu
primer tarea por hacer del
día. Al parecer, tender la ca-
ma (y otras tareas para sen-
tirse bien como hacer ejerci-
cio y cocinar tu propia comi-
da) es algo que se llama un
hábito de base. Estos, son aquellas rutinas que También es importante realizar actividad física.
desencadenan un efecto positivo hacia otras ruti- Si tú tienes la oportunidad de realizar actividad
nas o hábitos del día. física, incorpórala también como parte de tu ruti-
na de mañanas.
5. Muévete
Si te pasa como a mí que por el invierno es difí-
Si estás acostumbrado a realizar tu rutina de cil, recorre la rutina de ejercicio para las tardes
ejercicio por la mañana. Perfecto. en esta temporada, pero no dejes de estirar por
las mañanas.
Si por el contrario, no realizas ningún tipo de ac-
tividad física por la mañana (además de salir co-
6. Desayuna sano
rriendo de casa al trabajo). Entonces es un buen
momento para incorporar pequeños ejercicios Aun sabiendo la importancia del desayuno, lo
de estiramiento por poco tiempo. Esto ayuda a dejamos constantemente en un segundo plano.
oxigenar todos tus músculos y a dar una carga Dándole prioridad a otras actividades como a tu
28
Comer adecuadamente antes de iniciar tus acti- El método que te sugiero es, elegir tres grandes
vidades te ahorra más tiempo del que te quita. tareas para hacer ese día. Estas son las tareas
Desayunando lograrás mantener tus niveles de importantes, aquellas tareas que moverán tu tra-
glucosa estables, lo que mejora tu concentra- bajo adelante. Se trata de tareas como la planifi-
ción. Por el contrario si no desayunas tu nivel de cación a largo plazo, el pensamiento estratégi-
rendimiento disminuye, perdiendo tiempo al es- co, la toma decisiones complejas. Tareas que
cuchar tu estómago hambriento. Tú no quieres son importantes y desafiantes. Las tareas que
interrumpir esa tarea creativa más para encon- requieren pensamiento profundo, la disciplina y
trar algo de comer. la motivación interna que solo tus mañanas pue-
den lograr.
Un desayuno sano y completo debe de incluir lo
siguiente: Proteína (huevo, jamón, pavo, leche o En base a estas tres selecciona solo una. Esta
yogurt) Cereal (pan integral, avena) y una pieza debe ser la más importante con la que estarás
de fruta. comenzando tu día.
Este esquema puede ayudarte a visualizarlo me- Una vez concluida puedes iniciar las siguientes.
jor: La diferencia: inicias cada tarea motivado por
haber terminado la anterior y no desmotivado al
ver toda la lista restante.
29
1. Respiro profundamente y me levantó de cama a las 5:25 a.m.
3. Tiendo la cama
5. Desayuno
7. A trabajar...
— Tania Sanz
30
10 hábitos para ser una persona exitosa
31
es más que rodearnos de personas afines a posibilidades. La solución a esto es cambiar es-
nuestra forma de pensar, ten en cuenta que las ta mentalidad consumista a una mentalidad con
grandes amistades te pueden ayudar a alcanzar miras a invertir. Gastar tu dinero de esta forma
tus metas más rápido; también, hay que hacer inteligente, hará crecer tus inversiones conside-
lo que realmente nos gusta y dedicar nuestro rablemente.
tiempo a cosas que nos hagan feliz de verdad.
8. CONOCER TUS FORTALE-
5. RELAJARSE Y TOMARSE ZAS
DESCANSOS DE VEZ EN CUAN- Todos tenemos fortalezas y debilidades, o defec-
DO tos y virtudes. Para alcanzar el éxito es esencial
Las personas que creen que descansar es no potenciar esas fortalezas que todos tenemos, y
ser productivo, son menos productivas. Hay que que a veces escondemos, y mejorar las debilida-
saber parar en el momento en que la mente es- des para que o te limiten o frenen.
tá agotada. Lo ideal sería llegar a un equilibrio
entre trabajo y descanso para aumentar tu pro-
9. MEJORAR TUS CAPACIDA-
ductividad. DES
Enfócate en cómo puedes superarte y ser mejor
6. PLANEAR Y PRIORIZAR de lo que ya eres. Para eso, céntrate en conse-
No dejes para mañana lo que puedas hacer guir en los siguientes 30 días la fórmula para
hoy. Haz una lista de cosas que tengas que ha- ser el mejor en tu industria.
cer y realiza las más importantes, no pases a la
siguiente sin haber terminado la anterior, persi- 10. VISUALIZACIóN
gue tu objetivo hasta conseguirlo, cueste lo que Mejora la imagen que tienes de ti mismo y del
cueste. Y establece límites de tiempo para lle- mundo que te rodea para que tus metas crezcan
var a cabo la tarea. hacia objetivos más altos. Las personas tienden
a tener pensamientos pesimistas del tipo: “no
7. ADMINISTRAR EL DINERO soy suficientemente bueno en esto” o “no soy
Tendemos a gastar dinero en cosas innecesarias capaz de esto”. Estos pensamientos nos limitan
(smartphones, dispositivos electrónicos u otras y nos desaniman, pero francamente lo que te
cosas de valor) y a vivir por encima de nuestras limitan no son estas percepciones, de hecho se
32
puede cambiar a mejor, sino lo que te limita es
la forma en la que te percibes a ti y a los que te
rodean. Un buen ejercicio para visualizarme co-
mo yo quiero es escribiéndolo y visualizando la
forma en que actuaré en los momentos más difí-
ciles. Repitiendo este proceso, poco a poco esos
pensamientos se convertirán en realidad.
— Andrés Gananci
33
Eficacia y eficiencia
34
Definir tus metas
¿Ya has definido tus metas a corto y largo pla- rar la definición de este objetivo para motivarte,
zo? Según Steve Pavlina “Si no tomas el tiempo realmente, a perder peso.
para definir que quieres hacer en tu vida, pasa-
El primer error en esta meta es que está escrito
rás el resto de tu vida realizando las metas de
en futuro, que no motiva para tomar acción: (al-
los demás.” En el modelo de David Allen, las me-
gún día) voy a perder peso. Para tener una meta
tas está en los niveles de 30.000 pies (1-2 años)
desafiante es mejor imaginarte que ya has llega-
y 40.000 pies (3-5 años).
do a la meta; eso da el mensaje adecuado a tu
En este artículo explico como puedes definir tus subconsciencia. Entonces en lugar de «Voy a
metas de una manera que realmente funcione; perder peso» ponemos:
metas inteligentes que son específicas, medi-
bles, realizables (pero desafiadores) y con fe- Pierdo peso
chas de finalización.
¿ES ESPECíFICO?
Empiezo con un ejemplo: un amigo te dice que No mucho. ¿En qué manera vas a perder peso?
estás más gordo que antes. Porque sois buenos No es necesario especificar cada acción indivi-
amigos no te enfadas, pero en cambio tomas un dual (para eso tenemos los planes de proyecto),
papel en blanco para apuntar un nuevo objeti- pero debes hablar del ‘qué’ sin mencionar el ‘có-
vo: mo’ Adaptamos nuestra meta:
35
de kilos para perder, un importe en euros para
Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y
ganar, tantos clientes por conseguir,… Solo si
comiendo sano antes del marzo del año
tus metas son medibles puedes hacer un segui-
que viene.
miento y usarlas para motivarte. En nuestro
ejemplo queremos perder 10 kilos: Ahora tenemos una meta específica, medible,
realizable y desafiadora con fecha final. Para
Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y los emprendedores entre los lectores: este méto-
comiendo sano do también puedes aplicar para establecer los
objetivos de la empresa.
¿ES REALIZABLE Y DESAFIA-
DOR?
Depende de tu situación, perder diez kilos pue-
de ser mucho o poco. No es lo mismo perder 10
kilos si pesas 50 kilos o si pesas 150 kilos. En el
primer caso, es probable que realmente no con-
fíes en tus posibilidades de llegar a la meta, y
por eso no estarás motivado. Y si tan solo pones
la meta a 1 kilo no te sientas desafiado para em-
pezar a trabajar.
¿PARA CUANDO?
Una meta sin fecha final es solo un sueño.
¿Cuántas veces has encontrado una amiga que
no has visto desde hace años para decirla que
la llamarás algún día? ¿Y cuantas veces real-
mente has llamado? Una fecha final, junto con
una cantidad, te permite saber dónde estás y
cuanto te falta. Necesitas una fecha final:
36
4 pasos para definir y planificar tus objetivos
37
LA VISIóN GENERAL En mi experiencia, fijar objetivos anuales es im-
El primer paso para crear mi plan anual es anali- portante, pero no es suficiente. Hay que pasar a
zar el año que viene con vista de pájaro. Para la acción. He visto demasiados planes que, una
eso utilizo el Calendario Compacto del año ac- vez definidos, no han sido consultados nunca
tual que ya indica los días festivos de Lleida. más. Es una gran perdida del tiempo.
Marco con un lápiz las fechas de los grandes
En este momento, no se trata de crear un plan
eventos y las vacaciones para así tener una vi-
muy detallado en forma de una diagrama de
sión general del año.
GANTT sino simplemente hay que desglosar los
objetivos anuales en objetivos por mes.
FIJAR 3 OBJETIVOS
Ahora viene la pregunta clave: ¿Cuáles son las Para cada uno de los próximos doce meses me
3 grandes cosas que quiero cambiar en mi vi- pregunto: ¿Qué debería hacer este mes para
da y en mi trabajo durante los próximos doce avanzar lo suficiente hacia mis metas anuales?
meses? La respuesta a esta pregunta son mis dos o tres
objetivos del mes.
Reviso todo el material que tengo para evaluar
las diferentes opciones. Habitualmente, hago Lo último que tengo que hacer para pasar a la
primero una lista rápida de unos 20–30 objeti- acción es un recordatorio al principio de cada
vos que luego ordeno por prioridad. Finalmente mes para revisar y adaptar los objetivos del
me quedo sólo con los primeros tres grandes ob- mes. Puedes apuntar el recordatorio en el calen-
jetivos. dario—si realmente te comprometes a revisar
tus objetivos el mismo día cada mes—o como
Una vez he elegido los objetivos, intento definir-
una acción repetitiva en tu gestor de tareas.
los bien. Ya sabéis, un buen objetivo es medi-
ble, específico, definido en el tiempo, asequible DESCARGA GRATIS MI PLANTILLA PARA EL PLAN
y sostenible. ANUAL
DESGLOSAR EN OBJETIVOS Te deseo mucho éxito con tus objetivos para es-
MáS PEQUEñOS te año.
38
Crear un plan mensual en 3 pasos sencillos
Cada mes que empiezas sin tener un plan, será Para poder crear un buen plan mensual necesi-
un mes perdido. Quiero decir que seguramente tas tener toda la información a mano:
harás muchas cosas, pero es probable que no
✓ El plan anual dónde has apuntado tus objeti-
avances hacia tus grandes objetivos.
vos de este año, complementado con el des-
En la lucha diaria para apagar los fuegos simple- glose por mes.
mente pierdes los objetivos de la vista. Hay tiem-
✓ El plan del mes pasado. Es posible que aún
po de sobras para lograr las metas, así que hoy
haya cosas que no has podido hacer.
decides dedicarte a los temas urgentes y la se-
mana que viene ya volverás a enfocarte en tus ✓ El calendario para tener una idea de la es-
metas. Pero entonces saldrán otras urgencias y tructura del mes: los días festivos, los gran-
así pasarás todo el mes procrastinando sin avan- des eventos, días llenas de citas, días con
zar de verdad. tiempo libre, etc.
Está bien que hayas creado un plan anual, pero Basándote en estos datos puedes empezar a
este plan no vale para nada si no lo consultas crear el plan para este mes.
frecuentemente ni lo adaptas a los cambios.
2. FIJAR LOS OBJETIVOS
Para poder cumplir tus objetivos para este año,
Ahora llega el momento de reflexionar: ¿Qué
hay que dividir estos objetivos grandes en par-
quieres conseguir durante este mes? Igual a
tes más manejables.
tus objetivos anuales, hay que limitar el número
Recomiendo reservar 10 minutos en tu agenda de cambios que quieres conseguir en un mes. Es
al final de cada mes para planificar el mes que mejor enfocarte en dos o tres grandes metas y
viene, siguiendo estos pasos: hacerlas bien.
1. RECOPILAR DATOS
39
Puedes seguir estas tres estrategias—o una com- desglosas los tres objetivos que has elegido en
binación de ellas—para definir tus metas para el partes más pequeñas.
mes que viene:
Para cada una de las semanas del mes hay que
✓ Simplemente copiar los objetivos que ya ha- decidir que deberías hacer para avanzar lo sufi-
bías pensado para este mes desde tu plan ciente hacia las metas mensuales. Estos objeti-
anual. Es una buena estrategia para princi- vos semanales, los apuntas en el mismo docu-
pios de año, cuando aún no te has desviado mento por debajo de tus metas para el mes y ya
demasiado de tus planes. tienes tu plan mensual preparado.
✓ Puedes volver a utilizar los objetivos que has DESCARGA GRATIS MI PLANTILLA PARA EL PLAN
fijado el mes pasado y que todavía no has MENSUAL
conseguido. En este caso es recomendable
Ahora, sigue tu plan y tendrás más probabilida-
primero identificar la causa del retraso.
des de tener un mes productivo.
✓ También puedes optar por crear objetivos
completamente nuevos, aunque siempre te-
niendo en cuenta que encajan dentro de tu
plan anual.
40
¿Sabes cómo planificar tu semana?
Yo siempre he considerado una semana la uni- contrar tiempo para avanzar en mis objetivos. Es
dad básica de planificación. difícil encontrar un momento en el día para las
acciones que realmente valen la pena.
Una semana tiene un ritmo, con cinco días labo-
rables y dos días de descanso. Una semana tam- Antes no tenía este problema, porque yo o era
bién es suficiente para avanzar de verdad. el dueño de mi tiempo. Tenia un horario laboral
fijo establecido por la empresa y también mis
Un día es demasiado corto; puedes hacer mu-
actividades de ocio como el deporte tenían un
chas cosas durante un día, pero no creo que
lugar fijo en la agenda. En la actualidad, ya casi
realmente avanzas en tus proyectos en solo un
nadie vive y trabaja así.
día.
Ahora, cada semana es diferente. A veces tengo
Un mes es demasiado grande; no sé cuanto pue-
que viajar, tengo cursos planificados, grandes
do conseguir en un mes. Además, los meses son
proyectos en que quiero avanzar…
irregulares: a veces tienen 30 días, a veces 31 o
incluso 28. Sería mejor si todos los meses consis- He encontrado que con una buena planificación
tirían de exactamente cuatro — o cinco — sema- en combinación con mis rutinas — o rituales —
nas, ¿verdad? soy capaz de dedicar cada día una parte de mi
tiempo en progresar hacia mis metas.
Yo me quedo con las semanas para hacer la pla-
nificación y no soy el único. Modernos métodos Cada viernes creo mi plan para la semana que
de gestión de proyectos también trabajan por viene. En este plan elabora cuales son mis obli-
semanas. gaciones — citas y tareas con fecha final en la
semana — y cuáles son mis deseos — habitual-
Mi vida es bastante dinámico, es decir que hay
mente una parte de mi plan mensual.
muchas tareas que son para ya. (¿La tuya tam-
bién es así?) El resultado es que me cuesta en-
41
Una semana sin plan será una semana en que tiempo libre habitualmente son las más pro-
haré muchas cosas, pero sin avanzar de verdad. ductivas.
Pero cuando tengo un plan para la semana, me
3. ¿Dónde están los límites?
siento el dueño de mi progreso.
Una pregunta relacionado con el punto an-
DISEñA TU SEMANA: terior que sirve para ayudarte a conseguir
Estos son los pasos que yo sigo para planificar equilibrio. Si no reservas tiempo para cosas
cada semana: importantes, no las harás. Y si no pones lími-
tes, habrá tareas que sacaran tiempo de las
1. Fijar objetivos
cosas importantes de tu vida. Seguramente
¿Cuáles son las 2–3 cosas que quieres con- ya tienes algunos límites establecidos: ‘la
seguir esta semana? No estoy hablando de comida empieza a las 14:00’, ‘no trabajar
tareas, sino de hitos en tus proyectos más en los fines de semana’, ‘al menos dos ve-
importantes. ¿Dónde quieres estar en una ces a la semana al gimnasio’, ‘no abrir el
semana? Asegúrate de mantener este objeti- email más que cinco veces al día’, ‘no en-
vo a la vista durante toda la semana. Yo uti- trar en las redes sociales antes de la 12:00’.
lizo mi propia plantilla, que tengo colgada
al lado de mi ordenador. 4. ¿Hay equilibrio?
Mira qué tienes planificado en tu agenda y
2. Identificar el tiempo libre
la lista de acciones. ¿Están todas tus áreas
Si eres como yo, sabes que es muy fácil lle- de responsabilidad presentes? ¿Crees que
nar todo el tiempo disponible con trabajo. podrás dedicar suficiente atención a cada
Pero también es importante descansar. Es área?
curioso, pero habitualmente tengo mis mejo-
res ideas para proyectos en que estoy tra- DESCARGA GRATIS MI PLANTILLA PARA EL PLAN
bajando justo en mi tiempo libre. ¿Qué tar- SEMANAL
de de la semana te la reservas para ti?
¿Qué planes de ocio hay? Yo he observado
que las semanas en que he priorizado el
42
La fuerza de visualizar las metas
Nuestro cerebro es un maestro en procesar infor- bro no daba atención hasta el momento que em-
mación. Procesa cada imagen enviado por nues- pecé interesarme para ese coche. Otro ejemplo
tros ojos y cada sonido capturado por nuestros del filtro reticular en acción puedes ver en el si-
orejas. Algunos partes de la información se guar- guiente vídeo.
da en la memoria y algunos partes de la infor-
La parte increíble del filtro reticular es que pue-
mación serán enviados al centro de atención. Tu
des configurarlo con tus intenciones y enfoque.
cerebro sabe que es importante para ti y solo
Al mirar el vídeo por la primera vez te has enfo-
enfoque en esas partes de la información. Gra-
cado en la pilota y tu cerebro automáticamente
cias a ese filtro (el filtro reticular o más oficial
ha dejado fuera toda la información no relacio-
Sistema de Activación Reticular) eres capaz de
nado a la pilota. La segunda vez has cambiado
oír cuando llaman tu nombre en una sala llena
tu enfoque y por tanto has notado otras cosas
de ruido.
en el vídeo. Esa propiedad puedes usar para pro-
Puedes mostrar la misma foto a diez personas, gramar tu filtro reticular para que busque infor-
y todos vean otra cosa, dependiente de su filtro mación e ideas que te llevan hacia tus resulta-
reticular. Mi padre, que pasa horas trabajando dos exitosos.
en su jardín seguramente se fija en las plantas,
Debes elegir bien las descripciones de tus pro-
mientras yo probablemente me enfoque en las
yectos y metas, describiendo claramente el re-
chicas en la foto. Se nota la existencia del filtro
sultado exitoso. Si por ejemplo tienes una entra-
reticular el momento que los intereses cambian.
da en la lista de proyectos ‘Implementar comi-
Me recuerdo que al momento que hemos com-
siones compartidas’, puedes cambiarlo en algo
prado un coche nuevo de repente las calles esta-
como ‘Comisiones compartidas lanzado exitosa-
ban llenos de coches del mismo modelo, mien-
mente’. Y si miras a la lista de 40+ proyectos y
tras antes casi nunca vi ese modelo. No es que
cada proyecto describe claramente el resultado
esas coches no estaban allí antes, pero mi cere-
exitoso, cada vez que revisas esa lista estás re-
43
programando tu filtro reticular para que ayude a
conseguir cada resultado.
44
¿Cómo pasar de soñarlo a ejecutarlo? La regla
del 90–10
“El mundo es de los soñadores” dicen algunos tiempo ejecutando. ¿Por qué?, porque resulta
por ahí. No estoy de acuerdo con esta frase, por- mucho más fácil soñar que hacer. Soñar en lo
que creo que está incompleta. Creo que algo que queremos ser o en lo que queremos hacer
más preciso y realista sería algo como “El mun- no requiere ningún esfuerzo, y es un proceso na-
do es de los soñadores que, después de soñar, tural. Vemos un comercial de televisión y empe-
se esfuerzan y trabajan para ejecutar y hacer zamos a soñar con tener eso que nos mostraron
realidad ese sueño”. No es una frase muy pega- en el comercial. Vamos camino al trabajo y em-
josa o comercial, pero se acerca más a la reali- pezamos a soñar que estamos en otro lugar o
dad. en otra situación, donde no tenemos que cum-
plir un horario o donde podemos llegar a traba-
La web está inundada de frases motivacionales
jar a una hora donde no hay tanto tráfico en la
y de imágenes con playas paradisiacas de fon-
carretera. Pero todo termina allí, en una simple
do invitándonos a creer que “los que lo sueñan
aspiración y en un “qué bueno sería…”.
son los que lo logran” o “creer es poder”. ¿Cuán-
tos de los que leen esas frases son capaces de Todo se queda allí, porque para pasar de ser
salir a aplicarlas a su vida? ¿Cuantos retienen la una aspiración a ser una realidad hay que en-
frase hasta el otro día o son capaces de recor- frentarse a ese otro 10%, a ese momento al que
dar lo que leyeron si les preguntan una hora pocos se atreven: Al momento de la ejecución.
más tarde? No muchos lo hacen, porque este es el momen-
to de la materialización, ese donde toca empe-
Hay algo erróneo con esta dinámica. ¿Qué es lo
zar a pensar, organizar y ejecutar. Ya se vuelve
que está mal? Que la gente pasa más tiempo
menos natural y cómodo, porque toca esforzar-
soñando que ejecutando.
se y gastar tiempo en pensar cómo se va a eje-
Actualmente, la gente pasa el 90% de su tiempo cutar. Nos gastamos la vida pensando en lo que
soñando y visualizando, y sólo el 10% de su nos gustaría hacer, pero nos asustamos cuando
45
llega la hora de pensar en cómo lo vamos a ha- minos del proceso. Aún no estamos ejecutando,
cer. simplemente pensando en algo un poco más sin-
cronizado con la realidad.
¿Alguna vez te has puesto a pensar porqué hay
tan poca gente en la cima de sus profesiones o Trata de sacar tiempo para responder algunas
de sus campos? ¿Por qué tan pocos logran la preguntas sencillas, que serán clave a la hora
maestría? No existe una ley natural que limite el de afrontar esa transición entre el proceso de
número de cupos, lo que sucede es que son soñarlo y el proceso de hacerlo:
muy pocos los que entienden que el grueso de
✓ ¿Qué puedo hacer hoy mismo para empezar
su tiempo y energía no lo deben gastar en so-
a hacer realidad eso que estoy soñando?
ñar, sino en ejecutar ese sueño.
46
cer, irán acompañados (en mayor medida Esta forma de acercase a lo que sueñas y a lo
que al principio) de formas concretas de có- que piensas, aumentará la probabilidad de que,
mo ponerlas en práctica y cómo ejecutar- en algún momento, logres sincronizar lo que
las. sueñas con lo que realmente quieres, y que lo-
gres materializar eso que piensas en algo con-
2. Nos daremos cuenta que eso que tanto so-
creto, en algo que puedas ejecutar. Tal vez,
ñábamos no lo queremos ejecutar. Muchas
cuando menos lo pienses, estarás rumbo a ha-
veces, cuando empezamos a pensar en có-
cer parte de ese grupo de élite que entiende
mo hacer eso que tanto soñamos, nos da-
que no vale la pena soñar si no se va a ejecutar.
mos cuenta que no lo queremos hacer, que
no lo queremos ejecutar. Cuando pasamos — Juan Esteban Bravo Álvarez
de soñarlo a pensar en cómo ejecutarlo, de-
ja de ser atractivo para nosotros. Esto es
normal que suceda, ya que no todo lo que
pensamos que queremos hacer en realidad
lo queremos hacer. Pero no hay de qué
preocuparse, ya que si esto sucede también
trae una ventaja: Mientras más rápido pase-
mos por esta etapa menos tiempo y energía
estaremos gastando en aspirar a algo que
en realidad no nos interesa. Esto deja el ca-
mino libre para empezar a soñar e idear
otras cosas.
47
Como planificar tu día para lograr tener tiem-
po libre
La falta de tiempo es un problema típico. Todos ¿Cuántas veces has usado frases para justificar-
nosotros queremos acabar con las tareas del te como: “falta de motivación” o “falta de fuerza
día y no solo eso tener más tiempo libre para ha- de voluntad”?
cer eso que nos encanta.
La buena noticia es que ni la motivación, ni la
Sin embargo, algunos días no hay suficiente ca- fuerza de voluntad son necesarias para lograr
fé en el mundo para lograr terminar esa larga tomar acción y planificar tu día correctamente.
lista de tareas pendientes. Porque se trata de establecer hábitos en tu ruti-
na diaria.
¿Te suena familiar?
Vamos a ello.
Por eso en este artículo quiero presentarte los 3
mejores secretos para gestionar mejor tu tiem- 1) PROGRAMA TUS ACTIVIDA-
po, dejar la pereza y tener tiempo extra (sin
DES POR HORARIOS Y NO POR
motivación requerida).
LISTAS DE COSAS POR HACER
Antes de continuar, tengo esta tarea para ti: Para muchas personas (yo la primera) es más
fácil visualizar lo que hay que hacer si se escri-
7899879473827482370 be. Y está bien, pero no es suficiente con solo
hacer la lista.
Honestamente, ¿leíste la numeración completa?
Las listas de tareas son sólo el primer paso. Por-
Seguramente no. Al igual que, más de una vez
que la parte más importante es asignarles un
has querido encontrar el botón de encendido pa-
tiempo en tu horario. ¿Por qué?
ra lograr empezar y terminar una tarea.
48
Te hace ser realista sobre lo que puedes hacer. pueden surgir de repente. Como: una llamada
Te permite hacer tareas cuando es eficiente, no importante, una junta, distracciones, etc.
sólo porque es el #7.
Si una actividad sin distracciones y sin cosas ur-
Hasta que está en tu calendario y se asigna una gentes te toma 30 minutos. Entonces dale un es-
hora, esa lista de cosas por hacer es sólo una pacio de 45 o 50 minutos por si algo ocurriera
lista de buenos deseos. de improviso.
Piensa cuando ibas en el colegio, tus clases y Construir tu horario te ayuda a enfrentar la rea-
actividades estaban por horarios y no por listas. lidad y saber cuánto tiempo tienes disponible
Era una forma de asegurar que se hiciera todo para hacer una determinada actividad.
lo planeado.
De tal forma que cuando se termine, sabes exac-
Si lo analizas, esto tiene una gran ventaja: colo- tamente que sigue sin tener que pensarlo mu-
cas el trabajo en donde mejor puede realizar- cho.
se.
OK. Pero, ¿Cómo puedo construir mi
Tal vez estés pensando:
horario?
Pero Tania, hay cosas urgentes que Esa pregunta nos lleva al siguiente punto.
cambian el plan de último minuto
2) CONSTRUYE TU HORARIO
Te entiendo.
DE ATRáS HACIA DELANTE
Construir tu horario no tiene que ser perfecto. A veces damos por hecho que el día tiene 24 ho-
Algunas cosas cambiaran. De todos modos, es ras y a partir de que despertamos podemos pla-
necesario tener un plan, de lo contrario perde- near el día.
rás más tiempo.
Es un gran error.
Para planear correctamente es necesario que
Planear el día de mañana a tarde solo hace que
contemples esas cosas ‘urgentes’ que sabes
todo se posponga aún más. Porque llega la no-
che y aún tienes mil cosas por hacer. El estrés y
49
la falta de tiempo no son una buena combina- El segundo grupo obviamente experimento más
ción. control sobre el trabajo. Los resultados mostra-
ron que la fatiga mental percibida fue menor en
Cuando planeas de atrás para adelante das por
este grupo.
hecho la hora en la que terminaras con el traba-
jo. Dejando tiempo extra para hacer lo que Para manejar proyectos a largo plazo, necesitas
más te gusta. leer el siguiente y último punto.
Al establecer una fecha límite y trabajar hacia Una buena idea es, hacer un plan semanal.
atrás para que todo encaje te da una sensación
Durante el trabajo, nuestras tareas son relativa-
de tener más control. Y no solo eso, esto lo ayu-
mente similares. Así que no será demasiado es-
da a trabajar mejor: porque te obliga a ser efi-
fuerzo para ti, planear con antelación y bajo ho-
ciente.
rarios tu semana.
Está comprobado que cualquier cosa que au-
Solo así estarás un paso adelante de los proyec-
menta tu percepción de control sobre una situa-
tos que tienes que tienen que salir a flote. Sa-
ción puede disminuir tu nivel de estrés.
brás cada día lo que estás haciendo con cada
Un estudio reciente comprobó estos resultados hora. Sabrás cada semana lo que estas hacien-
mediante un experimento de oficina simulada. do con cada día de la semana y sabrás cada
Se les pidió a un grupo de participantes que ter- mes lo que estas haciendo con cada semana
minaran un número de tareas dadas con un ho- del mes.
rario ya establecido. Mientras que a un segundo
Como sabes este plan será a grandes rasgos y
grupo, se les pidió que planearan las tareas con
puede verse modificado. Pero tendrás un dibujo
su propio horario.
50
general de lo que hay que pintar, sin salirte de Elige un día de la semana para hacer tu plan.
la raya. Mejor si es el lunes temprano o el domingo por
la tarde.
Esto también aplica para tu tiempo libre. ¿No me
crees? … Estos son los pasos a seguir:
En un estudio científico se demostró que las per- 1. Escribe tu lista de tareas y pendientes por
sonas que planificaban su tiempo libre tenían hacer. Si es una lista muy grande, divídela
una mejor percepción de calidad de vida. en varias listas pequeñas.
Con todo esto, no quiero decir que seas una má- 2. Reparte tus tareas a lo largo de los días y
quina y todo este por horarios. Pero si es impor- establece un horario para cada tarea. Se
tante tener un plan incluso para tu merecido fin realista, e incluye dentro del horario esas
de semana. cosas ‘urgentes’ que puedan surgir.
Ahora que nos fijamos en la imagen completa, 3. Contempla tu tiempo libre distribuyendo
serás capaz de ser más productivo en cada hora esas tareas de atrás hacia adelante. Empe-
que tiene tu jornada laboral y la mejor parte es zando con tu hora de salida hacia tu hora
que estarás haciendo espacio para tu tiempo li- de entrada al trabajo.
bre.
Y tú, ¿Cómo planeas tus actividades laborales?
TOMA ACCIóN HOY ¿Te queda tiempo libre?
Tanto hacer el plan como seguirlo a lo largo de
la semana, se trata de un hábito.
— Tania Sanz
51
El gran secreto para ser más productivo: traba-
jar menos horas
Hay muchísima gente que está convencido de No solo en empresas, pero también, como de-
que la persona que trabaja 45 horas a la sema- muestra esta gráfica publicada en The Econo-
na es más productiva que alguien que sólo tra- mist, en nivel macro-económico .
baja 35 horas.
Desde entonces, todos los estudios y casos han Yo también lucho cada semana con este proble-
mostrado el mismo resultado: trabajar muchas ma. Como tengo la libertad de planificar mi pro-
horas perjudica la productividad. pio horario laboral, tengo la tendencia de llenar
todas mis horas con trabajo, porque “siempre
52
quedan más cosas para hacer”. Pero es un Si reduces el número de horas que trabajas, es-
error… tás obligado a enfocarte mejor. Es cuando en-
tras en modo pre-vacaciones y te concentras en
El número de horas dedicado a algo to tiene nin-
los resultados que deseas conseguir.
guna correlación con el volumen de trabajo ter-
minado o el valor producido por este trabajo. Sé que es un cambio mental bastante radical,
Mira, por ejemplo, a estos días en que has traba- que para la mayoría de las personas — incluido
jado mucho, pero al final del día te quedas con yo — resulta difícil de implementar. La clave es-
la sensación de no haber avanzado nada. tá en dejar de medir cosas por hora, porque las
horas no afectan los resultados.
Obviamente, tu jefe y tus clientes no saben esto.
Ellos quieren que trabajas más horas para así ¿Cuantas horas trabajas y cómo puedes reducir
obtener más valor. este número?
53
Productividad natural: la efectividad que lle-
vas dentro
A veces, cuando hablo con mis clientes de un do cuenta de que ya aplicaba los principios de
flujo de trabajo efectivo, me comentan que les productividad antes de conocer métodos como
parece muy complicado. Getting Things Done.
El error es mío. En lugar de explicar todos los pa- Mira si te reconoces en esto:
sos y enseñar un diagrama complejo, tenía que
haber empezado con lo que están haciendo ya YA ERES PRODUCTIVO
en este momento. Porque la verdad es que to- Te llega material que requiere tu atención. Una
dos ya aplicamos los principios de productivi- parte del material ha sido creado por otras per-
dad en el día a día, aunque no de forma cons- sonas sin ninguna implicación de tu parte, como
ciente. los mensajes de email o las fotos de tus amigos
en Instagram. También hay material que proce-
Si te fijas en tu forma natural de organizar y de de tus propios pensamientos y que te apare-
aplicas los mismos pasos a la planificación y or- ce mientras avanzas en tu día. Estás viendo pu-
ganización de tu trabajo, verás que este mismo blicidad para una tablet y piensas: “Me gustaría
flujo de trabajo ya no es tan difícil de entender, tener algo así”. O quizás te das cuenta de que
porque es una expresión gráfica de lo que lle- todavía no sabes que quieres hacer en las vaca-
vas haciendo desde hace muchos años. ciones de navidad.
De vez en cuando necesitas un espejo para dar- Cuando te llega material nuevo, tomas decisio-
te cuenta de lo que estás haciendo. Es muy fácil nes sobre qué hacer con todo esto. ¿Qué hago
ver errores en el comportamiento de los demás con este email del cliente? ¿Guardaré el menú
y muy difícil detectar tus propios fallos. que he recibido de este restaurante nuevo? ¿De-
bo hacer un retweet de esta cita que me ha ins-
Mis clientes son mi espejo. Cuando más observo
pirada? En la realidad, lo que te estás pregun-
cómo trabajan, más aprendo sobre cómo yo fun-
ciono. Gracias a estas observaciones me he da-
54
tando para cada cosa es “¿cuál es mi compromi- este email o hacer una llamada? ¿O quizás es
so?” mejor hacer una pausa para tomar un café?
Una vez decidido, habrá cosas que harás al ins- MEJORAR TU PRODUCTIVI-
tante (como el retweet). Otras cosas dejas para
DAD PERSONAL
hacer más tarde y para eso te aseguras crear
¿También te organizas así? Aunque no de forma
un recordatorio para no olvidarlo. El jueves de
consciente, ya estás aplicando un flujo de traba-
la semana que viene tienes que dar una forma-
jo. ¿Lo has reconocido? Aunque no sabes nada
ción para un cliente (obviamente, lo tienes apun-
de la productividad personal, hay cosas que ya
tado en tu agenda). Hay que comprar pasta fres-
las haces bien de forma natural.
ca en el supermercado (apuntado en la lista de
compras). El número de teléfono de un provee- Si quieres ser más productivo, el único que de-
dor quieres guardar en caso de que necesitas bes hacer es tomar consciencia del orden natu-
llamarlo (está apuntado en la aplicación de con- ral y optimizar cada paso en este proceso.
tactos).
El primer paso es descargar mi plantilla de flujo
Cuando hay que hacer algo, el único que debes de trabajo para aplicar los pasos de forma cons-
hacer es consultar tus herramientas de organi- ciente.
zación para acordarte de las opciones disponi-
bles. Cuando estás en el supermercado para ha-
cer las compras de la semana, utilizas una lista
de compras. Cada mañana miras en tu agenda
para saber cuáles son tus obligaciones para es-
te día. Además, si la situación cambia, modificas
la información en tus herramientas. ¿El cliente te
llama para anular la reunión de mañana? Direc-
tamente eliminas la cita de tu calendario.
55
5 razones para mantener la cabeza vacía
1. CON LA CABEZA VACíA TEN- ideas cuando no toca, pero todos estos pensa-
mientos te provocan un poquito de estrés.
DRáS MENOS ESTRéS
El trabajo moderno es muy diferente al trabajo
2. CON LA CABEZA VACíA SE-
de hace 100 años. Ahora trabajamos básicamen-
te utilitzando nuestra cabeza. Planificar proyec-
RáS MáS FIABLE
Tu subconsciente es poco fiable. Por la mañana,
tos y citas, lluvias de ideas, establecer priorida-
recuerdas que tienes que llamar a un cliente a
des, gestionar compromisos,… Cada una de es-
las cinco, pero por la tarde ya han pasado tan-
tas cosas ocupa una pequeña parte de tus pen-
tas otras cosas que te olvidas de llamarlo. Si
samientos. Seguramente tienes docenas de co-
siempre piensas en las cosas en el momento
sas en tu cabeza que todas requieren una pe-
equivocado, nunca serás fiable.
queña parte de tu atención.
Esto no solo pasa en la oficina; también cuando 3. CON LA CABEZA VACíA TEN-
estás leyendo un libro en el sofá estás pensan- DRáS UNA VISIóN GLOBAL DE
do en el trabajo que debes hacer el día siguien- TU TRABAJO Y DE TU VIDA
te y mientras estás jugando con tus hijos te sa- Tu subconsciente no tiene una visión global, lo
len ideas para el nuevo plan de negocios. que dificulta el poder establecer prioridades. La
prioridad es una característica muy subjetiva,
Tu mente no sabe de contextos o de horarios.
que depende de las otras cosas que tienes que
Puede ser que ya estás acostumbrado a tener
56
hacer. Si una tarea es prioritaria esta tarea es Si tienes la cabeza vacía puedes concentrarte
más importante que las demás. mejor, y esta concentración la necesitas para lle-
gar al estado de flow. Mihaly Csikszentmihalyi
Por tanto, para poder establecer tus priorida-
es el inventor del concepto flow, un estado de
des, necesitas una visión completa de todas las
concentración y enfoque en que el tiempo desa-
cosas que debes hacer. Si mantienes en tu cabe-
parece.
za todas tus cosas que debes hacer no tendrás
un orden ni una visión completa. Pensamientos sueltos sobre tus tareas y otras
cosas evitan el flow, porque no te puedes con-
Solo si mantienes un buen sistema fiable fuera
centrar o enfocar.
de tu cabeza tendrás esta visión general de tus
prioridades. NO ES NECESARIO TENER LA
4. CON LA CABEZA VACíA CABEZA LLENA
¿Es posible relajarte leyendo un libro al sofá si
ERES MáS CREATIVO Y PRO- tienes una vida ocupada?
DUCTIVO
El espacio en tu cabeza es limitado, es como la ¿Es posible ser consciente de tener muchas co-
memoria de tu ordenador que solo tiene parte sas para hacer y dormir bien?
de la información en presente y guarda el resto
¿Puedes ser muy productivo y al mismo momen-
en el disco duro.
to relajado?
Si sacas las cosas administrativas cómo la lista
Claro que todo esto es posible, si mantienes la
de tareas de tu cabeza, queda más espacio dis-
cabeza vacía. Con la cabeza vacía eres más fia-
ponible para la tarea actual y serás más creati-
ble, trabajas con más enfoque, eres más produc-
vo.
tivo, estimulas tu creatividad y además evitas el
estrés.
5. CON LA CABEZA VACíA ES
MáS FáCIL ENTRAR EN EL ES-
TADO DE FLOW
57
Productividad vs Estrés: Tener el control
La vida cotidiana nos trae situaciones que nos pan los ojos ante un peligro haciendo que ‘lo
generan estrés. Muchos de los factores estresan- que no se ve no existe’.
tes que habitan en nuestras vidas son del todo
✓ No asuma más de lo que sea capaz de so-
innecesarios. La mayoría de las veces llevamos
portar
una vida más complicada porque no nos hemos
No se exija demasiado. Tenga una buena opi-
parado a reflexionar si lo podríamos hacer de
nión de sí mismo. Somos humanos: buenos
otra forma.
en unas cosas y malos haciendo otras pero
CAMBIE CONDUCTAS DE SU no se compare con otros. Póngase metas rea-
listas. La experiencia no siempre es buena
VIDA PARA TENER EL CON-
consejera: conductas pasadas no dictan ac-
TROL ciones presentes.
✓ No ignore los problemas
Enfréntese a sus problemas. Dele sólo la im- ✓ Sólo preocúpese por cosas reales que de-
portancia que tienen. No más. Una vez que pendan de usted
estudiamos el problema, la mayoría de las De las preocupaciones que usted tiene, divi-
veces sacamos como conclusión que el pro- da sus preocupaciones entre las que puede
blema es menos importante de lo que pensá- hacer algo al respecto y las que no puede ha-
bamos (¿no os ha pasado nunca que tenéis cer nada por no depender de usted su resolu-
un problema y habéis dicho de iros a dormir ción. Ahora olvídese de los problemas en los
para ‘consultarlo con la almohada’ sabiendo que usted no puede hacer nada: una posible
que al día siguiente el problema se ve de otra avería del coche encontrándose de viaje o
forma?). Hay que enfrentarse al problema no una huelga de pilotos de avión cuando usted
ignorarlo. No evitemos una situación que nos ha de visitar a un cliente son problemas que
evoca miedo como hacen los niños que se ta- están fuera de su alcance. No tiene sentido
preocuparse por cosas que usted no puede
58
cambiar. Céntrese únicamente en las cosas ses, apunte la cita en su agenda para
que usted puede controlar; sólo de aquellas cumplirlo como un compromiso más.
que usted puede realizar alguna acción para
•…
solucionarlo. Analice el problema. Tendemos
a pensar que nuestros problemas son peores ✓ No se coma usted sólo los problemas
de lo que en realidad son. Nuestra mente Pida ayuda en momentos de necesidad. No
siempre tiende a ponerse en lo peor ante una es síntoma de debilidad.
situación nueva o desconocida.
✓ Deshágase de todo lo negativo
✓ Hágase un entorno más cómodo
Incluido gente tóxica, cigarrillos o bebidas.
Haga cambios para evitar las situaciones que Creer que la nicotina o el alcohol le va a tran-
le provocan estrés: quilizar es equivocado. Si hay personas que
es inevitable tratar con ellas pero el trato con
• Si le estresa llegar tarde a un cliente, fuér-
ellas le provoca estrés, reduzca el tiempo y
cese a salir antes de casa.
la comunicación con ellas al mínimo.
• Si viaja en coche y le estresa los atascos
✓ No se ‘moleste’ con temas de debate
de ciudad, escoja un camino más largo pe-
Es malo para su tranquilidad hablar sobre te-
ro menos transitado.
mas que a usted generalmente le encienden
• Si le estresa llegar tarde a casa y tener como fútbol o política. Elimínelos.
que preparar la cena, localice un lugar ca-
✓ Mantenga su sentido del humor. Y sonría
mino a casa donde pueda comprar la ce-
Potencie la capacidad de reírse de sí mismo.
na para su familia.
Reírse ayuda a su cuerpo a luchar contra el
• Si le estresa el tener su casa en desorden, estrés. Piense que algo va mal si usted no tie-
planifíquese para dedicar "sólo" 15 minu- ne ganas ni de sonreír.
tos al día a cada habitación de la casa.
ADEMáS USTED CUENTA CON
• Si le estresa haberse apuntado a inglés o
LA PRODUCTIVIDAD PERSO-
saxofón y perderse la mayoría de las cla-
59
NAL PARA EVITAR FUEGOS ✓ El perfeccionismo
Dése por satisfecho cuando el trabajo realiza-
POR ESTRéS
do ha alcanzado el nivel de calidad deseado.
✓ Aprenda a decir “no”
Tampoco tiene motivo el dedicarle más tiem-
Que no le dé vergüenza responder "no" a al-
po del necesario a redactar un correo de po-
gunas propuestas. No se llene de responsabi-
ca importancia.
lidades adicionales que le va a costar cumplir
y que, seguro, le van a generar dosis extras ✓ Coma y duerma bien y haga ejercicio
de estrés.
QUIERO MANTENER MI ES-
✓ Analice sus prioridades y su lista de tareas
pendientes
TRéS BAJO CONTROL
Siempre estaremos expuestos a situaciones que
Analícelas. A lo mejor está asumiendo más
nos van a provocar estrés. Es posible convivir ba-
de lo que puede soportar. Cuestiónese si to-
jo situaciones estresantes sin necesidad de lle-
das las tareas que tiene pensado hacer debe-
gar a caer en estrés máximo. Si tomamos el con-
ría hacerlas. ¿Qué ocurre si alguna de ellas
trol de nuestras acciones nunca llegaremos a un
no la hace?
grado de estrés que perjudique a nuestra felici-
✓ Planifique y agende tiempo para imprevis- dad y a la planificación de las tareas con las
tos
que nos habíamos comprometido.
La incertidumbre forma parte de su trabajo.
Los 3 consejos para convivir con el estrés:
Es inocente pensar que la planificación pensa-
da por usted va a seguirse sin contratiempos. 1. Estar alerta para darse cuenta
Ser consciente en todo momento que se en-
✓ No intente hacer dos tareas de 45 minutos
cuentra en entornos de estrés; debe escu-
en una hora
char las señales que le envía su cuerpo y
Si ha calculado cuanto tiempo le va a supo-
saber que si se deja llevar caerá en estrés
ner realizar una tarea, no pretenda tenerla
siendo más complicado retornar a su posi-
terminada en un tiempo record. Que no sea
ción habitual de tranquilidad.
motivo de estrés pensar que hace poco por-
que usted no termina todo lo planificado.
60
2. Planifique su tiempo
Si controla sus tareas conociendo cuáles
son, cuánto tiempo y el trabajo que le van a
llevar evitará sorpresas desagradables. To-
dos los trabajos tiene un grado de incerti-
dumbre (de interrupciones, de modificacio-
nes de citas en agenda, …) que debe asegu-
rar como parte de su trabajo. Recuerde que
la Productividad Personal le ayuda a priori-
zar y a mantener sus tareas bajo control.
— Antonio Parcela
61
Cómo decidir qué hacer
Es viernes; son las once de la mañana y acabas ignoras todas las tareas que requieren más
de salir de una reunión. Sacas las hojas con tus tiempo que el tiempo disponible hasta el
notas de la reunión del bloc de notas y las dejas próximo compromiso en el calendario.
en tu bandeja de entrada. ¿Qué vas a hacer aho- Otro filtro que aplicas al revisar las accio-
ra? nes es el nivel de energía disponible. De-
bes intentar de hacer tareas complicadas
EL CALENDARIO en momentos con mucha energía y guardar
El primero que debes hacer es consultar tu ca- tareas más fáciles para momentos con po-
lendario para saber si tienes algún compromiso. ca energía.
Si hay alguna cita, ya sabes qué debes hacer Finalmente evalúas a las prioridades de las
ahora. tareas. ¿Cuál de estas tareas te avanza más
hacía tus objetivos? ¿Qué tarea tiene más
LA LISTA DE ACCIONES efecto en tu vida?
Si tu calendario muestra un espacio vacío, tie-
nes tres opciones: 2. En lugar de trabajar en tareas predefinidas
puedes procesar la bandeja de entrada. Ha-
1. Puedes consultar tu lista de acciones para bitualmente solo hay que hacerlo una o dos
elegir la próxima tarea para hacer. Como veces al día. Tú mismo notas cuándo debes
tienes la lista de acciones dividida por con- hacerlo: si consultas la lista de acciones y
texto, es posible consultar sólo las accio- sientes que puede haber algo más para ha-
nes que físicamente puedes hacer en tu si- cer que no está en esta lista, probablemen-
tuación actual. Si por ejemplo estás en la te es hora de procesar el inbox para comple-
oficina, solo miras en las listas @oficina, tar la lista.
@ordenador, @teléfono, @jefe y @compañe-
ro.
3. Otra posibilidad es dar tu atención a una in-
Luego aplicas un filtro mental a esta lista y terrupción. Puede ser que un compañero te
62
pregunta algo o que recibes una llamada.
Sabiendo todas las cosas que tienes que ha-
cer (porque están en la lista de acciones),
puedes evaluar si vale la pena dar atención
a la interrupción o no.
Otra cosa que puede pasar es que al proce-
sar la bandeja de entrada encuentras algo
que es tan importante que sería mejor dejar
de procesar y primero finalizar esta tarea.
No hay problema trabajar en cosas al mo-
mento que aparezcan mientras tienes claro
que en este momento no estás haciendo las
cosas de tu lista.
63
El impactante poder de las Tareas Más Impor-
tantes
Muchas veces cuando explico a alguien que vi- algún momento debo cruzar la calle, pero como
vo en Lleida, me preguntan por el mal tiempo aún no puede ver los pasos de zebra, todavía
en esta ciudad. Es verdad que no es el lugar con no he decidido por dónde paso. Cada semáforo
el mejor clima de España, pero, en comparación que encuentro en mi camino es un punto de deci-
con el tiempo en Holanda, tampoco hace tan sión. ¿Qué hago, continuo a este lado o cruzo?
mal tiempo. Hay varios factores que influyen mi decisión: el
estado del semáforo, el tráfico en esta zona de
La imagen que la gente asocia con Lleida es la
la calle, el número de semáforos que espero te-
niebla. Cada invierno tenemos unas semanas
ner delante, las posibles rutas hacia mi destino,
con una niebla denso y durante varios días se-
cuánta gente hay esperando al semáforo, etc.
guidos no puedo ver el cielo ni el final de la ca-
No puedo prever ninguno de estos factores; así
lle.
tomo las decisiones sobre la marcha.
64
cribir este texto), ya tengo bastante claro lo que La planificación ágil consiste de aplicar peque-
probablemente haré después (procesar mi ños cambios, revisar el resultado de estos cam-
email), pero no tengo ni idea qué voy a hacer bios y luego decidir cuáles son los próximos
por la tarde o mañana. cambios a implementar.
Igual con mi caminada por la niebla, tengo expe- La clave es enfocarte en sólo algunos proyectos
riencia previa que me ayuda a tener una idea a la vez y mantener una pila de posibles futuros
de cómo será mi tarde, pero no lo sé con seguri- proyectos. Básicamente, los métodos ágiles apli-
dad, porque todavía está fuera de mi campo de can el principio de la niebla a la planificación:
visión. Es probable que trabajaré durante dos o hay una pequeña parte visible — los sprint de
tres horas y que seguramente terminaré tareas scrum — y una gran cantidad de posibilidades
no demasiadas complicadas de mi lista zombi, disponibles para el futuro que todavía está invisi-
porque sé que por las tardes habitualmente ten- ble.
go poca energía.
También en los métodos de productividad per-
Si aceptas que estás trabajando en la niebla, sa- sonal podemos encontrar el principio de la nie-
brás que planificar con muchos detalles no tiene bla. Por ejemplo, en Getting Things Done existe
sentido. Basta con tener claro a dónde quieres la lista ‘Algún día/Quizás’ con todas las opcio-
llegar y conocer todas las opciones disponibles nes para el futuro, mientras la parte visible está
en este momento. Es mejor tomar las decisiones en la lista de ‘Próximas Acciones’.
sobre la marcha.
En esta lista de ‘Próximas Acciones’ constan to-
LA PLANIFICACIóN áGIL dos tus compromisos para hacer lo antes posi-
La forma de colaborar en proyectos ha cambia- ble y es el recurso que utilizas para decidir qué
do enormemente en la última década, especial- hacer.
mente en los proyectos de desarrollo de soft-
ware. Donde antes cada proyecto empezaba
¿CUáNTA VISIBILIDAD TIE-
con una planificación detallada de todos los pa- NES?
sos necesarios, en la actualidad se utilizan méto- David Allen recomienda revisar la lista ‘Algún
dos ágiles como Scrum. día/Quizás’ durante la Revisión Semanal y por
tanto podemos concluir que parte de una visibili-
65
dad de una semana. También explica que la ma- ¿Realmente necesitas una lista tan grande para
yoría de los profesionales tienen unas 100–150 decidir qué hacer o quizás puedes ya identificar
acciones en su lista de ‘Próximas Acciones’ ¡Más acciones que seguramente no harás hoy?
de cien compromisos para hacer una acción en
Durante muchos años he seguido estrictamente
los próximos siete días!
el método GTD, pero nunca he dejado de sentir-
Yo creo que es una cantidad excesiva de tareas, me abrumado por la gran cantidad de cosas en
incluso cuando las tienes categorizado por con- mi lista. No es extraña, porque una lista tan
texto, tiempo y energía. Como ya he explicado, grande asume que tengo la capacidad de prede-
yo trabajo en la niebla, es decir, en un entorno cir lo que pasará en los próximos días. Cada se-
que cambia constantemente de forma imprevisi- mana estaba intentando adivinar cuanto trabajo
ble y no puedo mantener tantos compromisos. podía hacer en el futuro y cada semana fallaba,
Porque el compromiso es un recurso limitado. generando tareas residentes en mi sistema.
Propongo que haces el siguiente ejercicio: esti- El principal atractivo de una lista de Tareas Más
ma el tiempo necesario para hacer cada una de Importantes es que te ayuda a enfocar a unas
las acciones en tu lista de tareas y calcula el pocas cosas que quieres o debes hacer hoy. El
tiempo total. Luego determina tu grado de liber- concepto de las Tareas Más Importantes, o tam-
tad: ¿cuantas horas al día eres capaz de traba- bién conocido como las tareas clave ha cambia-
jar de forma proactiva?, o ¿cuántas horas tienes do mi manera de planificar. Yo trabajo en la nie-
a tu libre disposición para poder tachar las ta- bla; no puedo predecir el futuro. Además, para
reas de tu lista? Ahora tienes una idea del volu- poder elegir con eficacia la siguiente acción es
men de trabajo en tu lista de acciones. ¿Cuantos mejor tener menos opciones disponibles. Por
días laborables puedes llenar con tus compromi- cierto, ya no las llamo Tareas Más Importantes,
sos actuales? sino tengo una lista con acciones para hoy,
agrupadas por contextos.
EL PODER DE LAS TAREAS
¿Tiene sentido tener ocho tareas grandes en tu
MáS IMPORTANTES
contexto ‘@oficina’ si sólo puedes completar
El objetivo principal de una lista de acciones es
dos de este tipo de acciones al día? Estoy segu-
ayudarte a decidir qué hacer en cada momento.
66
ra que eres capaz de identificar aquellas tareas
que no harás hoy.
67
Controla tu cerebro mientras trabajas y mejora
tu concentración
Hoy fue uno de esos días en el que el estrés es- Seguramente tú también has tenido días así. Se-
tuvo a tope. Era justo la fecha límite para entre- guramente alguna vez te preguntaste ¿Por qué
gar un reporte, el cual he venido posponiendo es tan complicado lograr concentrarse?
durante varias semanas. Intenté concentrarme
La gran mayoría de las personas tiene proble-
para lograr terminarlo lo más pronto posible, pe-
mas de concentración lo que afecta el rendi-
ro cada vez que empezaba a trabajar en el re-
miento máximo en nuestras actividades intelec-
porte, algo me distraía.
tuales.
El teléfono sonó varias veces con llamadas ur-
Pero tengo buenas noticias que darte, porque
gentes, hubo momentos en los que compañeros
controlar tu cerebro y mejorar tu rendimiento
del trabajo tocaban a la puerta, y para rematar
mental es mucho más fácil de lo que piensas.
las alertas del móvil por correos que responder
Existen algunas acciones que deben ser converti-
no paraban de llegar. Mi estrés por acabar ese
das en hábitos para lograr mantener una con-
reporte solo se incrementaba cada vez más.
centración y aumentar el rendimiento intelec-
Decidí poner el letrero de ‘no molestar’ fuera de tual.
la puerta, apagar el móvil e intentar concentrar-
Las distracciones pueden ser externas como
me solo en terminar ese reporte.
las llamadas constantes o internas como mis
Mi concentración no logro mejorar. Varios pensa- pensamientos sobre la comida familiar.
mientos daban vueltas en mi cabeza. Me acorde
Generalmente las distracciones externas pue-
de la comida familiar pendiente, del regalo de
den ser más fáciles de controlar. Pero ¿qué hace-
Navidad para el intercambio, y del hambre que
mos con nuestros propios pensamientos fuera
tenía en ese momento. Por más que trataba de
de control?
concentrarme en ese reporte, mis pensamientos
me interrumpían constantemente.
68
Para aprender a manejar nuestros pensamien- teresante es que esa parte es la que nos diferen-
tos y lograr concentrarnos mejor, necesitamos cia del mundo animal.
saber cómo funciona nuestro cerebro mientras
La corteza frontal es el lugar en el que seleccio-
trabajas.
namos nuestros pensamientos. Es el lugar en el
¿CóMO FUNCIONA EL CERE- que decidimos que pensar.
BRO MIENTRAS TRABAJO? Gracias a esta parte podemos tener metas co-
El cerebro está dividido en varias partes, cada mo: “Voy a la tienda a comprar leche”, tampoco
una de ellas tiene una o varias funciones especí- seríamos capaces de crear planes: “Salgo de ca-
ficas. Por ahora solo nos enfocaremos en una sa, camino dos cuadras, compro la leche y vuel-
sola: la corteza prefrontal. vo a casa antes de la hora de cenar”.
69
2. No es capaz de retener información por mu- 2. Que aquellos pensamientos que no son ne-
cho tiempo. cesarios no suban a tu autobús.
3. Es costosa metabólicamente, es decir utili- 3. Que el tanque de gasolina este lleno. Re-
za demasiada energía. El cerebro solo pue- cuerda que este pequeño autobús utiliza
de trabajar con la glucosa disponible en tu mucha energía.
cuerpo.
Suena muy simple de realizar, pero aparecen va-
Para explicar un poco mejor como funciona tu rios problemas en el transcurso:
cerebro mientras trabajas, usaré una metáfora:
1. Los pasajeros que quieres que permanez-
Imagina que esta parte del cerebro es como un can a bordo, están bajándose constante-
muy pequeño autobús, en el que caben solo mente del autobús. Obligándote a ti conduc-
muy pocos pasajeros a bordo, pero nunca está tor a regresar por ellos para que vuelvan a
vacío. subir.
Tú eres el conductor de ese autobús y los pasa- 2. Además de que estos pasajeros importan-
jeros son los pensamientos que tienen en su tes están bajando, suben otros pasajeros
equipaje la información que necesitas para reali- (pensamientos) que no tienen la informa-
zar una tarea determinada. ción que necesitas para cumplir tu tarea. Es-
tos pasajeros hay que estarlos bajando del
Para seguir con esta metáfora, supongamos que
autobús para darle asiento a los que en ver-
esa tarea determinada es conducir el pequeño
dad importan.
camión de un punto a otro.
3. Tu tanque de gasolina se agota cada vez
Para lograr llegar al otro punto son necesarias
que avanzas, cada vez que se baja un pasa-
tres cosas:
jero importante y cada vez que sube otro
70
¿Te parece muy loco para ser real? Para concentrarte mejor al realizar una tarea im-
portante es necesario que tu tanque de combus-
Déjame contarte que esto está pasando en tu
tible este lleno.
cerebro mientras intentas realizar alguna tarea
importante. La glucosa no se trata de un recurso no renova-
ble. Después de comer y de un periodo de des-
Tus pensamientos vienen y van. Tú haces todo
canso adecuado, tu tanque se llena nuevamen-
lo posible por retener aquella información que
te.
necesitas para concluir tu tarea. Pero a tu mente
llegan toda clase de pensamientos innecesarios Todo lo que comes, pero principalmente los car-
que te obligan a perder la concentración y a dis- bohidratos, se convierte en energía para el cuer-
minuir tu rendimiento mental. po en forma de glucosa.
Lo ideal sería que pudieras concentrarte, mante- Los carbohidratos simples como la miel o el azú-
niendo a solo aquellos pasajeros importantes a car de mesa son absorbidos y transformados en
bordo hasta el final. Esto tendría grandes venta- glucosa mucho más rápido. Sin embargo, este
jas: tipo de azucares debe de ser limitado en tu ali-
mentación. Ya que son causantes de caries, obe-
✓ Terminarías eficazmente y efectivamente la
sidad, diabetes e incluso algunos tipos de cán-
tarea asignada
cer.
71
RA MEJORAR MI CONCENTRA- Apóyate con recursos visuales
CIóN? Cuando este priorizando tus actividades, saca
Lo que tienes que hacer para mejorar tu concen- esa información de tu mente y ponla en un lu-
tración y mantener tus niveles de energía es sim- gar visible. Puede ser escribiendo y en el mejor
plemente realizar la tarea importante cuando de los casos con una imagen.
tus niveles de energía estén llenos.
Los visuales tienen grandes ventajas:
Estas son algunas estrategias para lograr admi-
✓ Sacar de tu cabeza información ayuda a man-
nistrar tu energía:
tener tu concentración. Es como si bajaras vo-
Prioriza tu tarea más importante luntariamente a un pasajero innecesario de
tu autobús.
Tu tarea más importante o la más desgastante
intelectualmente tiene que ser realizada justo ✓ Usar visuales, ahorra energía disponible. Co-
cuando tienes tú tanque lleno de glucosa. mo ya sabes esto aumenta tu rendimiento
mental, es decir que mejora tu concentración.
Por ejemplo: si tus actividades diarias comien-
zan por la mañana, la tarea más importante del De esta forma sólo usaras tu cerebro para inte-
día debe ser realizada antes que cualquier otra ractuar con información y no para almacenar in-
cosa. formación, como una lista de cosas por hacer.
¿Por qué? Porque es justo el momento en el que Cuando tu tanque de combustible este
eres capaz de mantener tu concentración. Tu pe-
vacío, cambia de actividad
queño autobús puede mantener los pensamien-
tos necesarios abordo. Esta parte es la que más trabajo nos cuesta.
Nos encaprichamos en terminar una tarea a pe-
Las tareas menos importantes que requieran de sar de que no logramos concentrarnos.
menos concentración de tu parte puedes hacer-
las después. Aprender a decir que no a aquellas Esto ocurre porque nuestra energía disminuye
actividades que no son prioridad, es difícil pero cada vez que intentamos concentrarnos una
72
Eso me paso a mí intentando de acabar ese re- ✓ La corteza prefontal, es la parte de cerebro
porte. Mis niveles de glucosa disminuyeron y mi en la cual decidimos que pensar.
cerebro era incapaz de concentrarse en acabar
✓ Cuando estás trabajando, tu cerebro utiliza la
esa tarea.
energía disponible en tu cuerpo.
Es algo parecido a esos cochecitos de control
✓ Algunos procesos mentales, como concentrar-
remoto que usan baterías recargables. Cuando
se en una tarea, toman más energía que
la batería esta por agotarse y el cochecito no
otros. Las distracciones también consumen
avanza, la batería se agota cada vez más mien-
energía.
tras apretamos el botón de acelerar. Lo mejor es
cargar la batería e intentar acelerar el cochecito ✓ Mientras menos energía, más difícil es con-
en otro momento. centrarse.
Cuando no logres concentrarte, aprovecha tu Los puntos que tienes que poner en práctica hoy
tiempo y cambia de actividad a otra que no re- mismo son:
quiera de un gran esfuerzo mental. Una vez
que tu tanque vuelva a estar lleno, regresa a ✓ Realiza la tarea más importante justo cuando
esa actividad importante. tus niveles de energía estén llenos.
Estas acciones deben de convertirse en hábitos ✓ Apóyate en imágenes para organizar las ta-
en tu rutina diaria. Ya que los hábitos son alma- reas o los puntos de una tarea.
cenados en nuestro cerebro como acciones auto-
✓ Cuando tu tanque de energía este vacío, cam-
máticas que no consumen energía.
bia de actividad a otra que no genere dema-
De esta forma lograras aumentar tu rendimiento siado esfuerzo mental.
intelectual, mantener tu concentración y mejo-
rar tu rutina diariade forma saludable. — Tania Sanz
EN RESUMEN
Los puntos que hay que saber son:
73
Empieza cada día produciendo gracias a la ruti-
na del fin del día
Ya sabes que soy un aficionado de los Sólo soy capaz de conseguirlo cuando el día an-
checklists o listas de control, porque ayudan a terior me he preparado bien. Cada día acabo mi
crear rutinas o rituales sin tener que enfocar de- día laboral con los mismos cuatro pasos:
masiado en lo que estás haciendo.
✓ Procesar el inbox de email;
Los checklist son especialmente útiles en los mo-
✓ Procesar el inbox de mi gestor de tareas;
mentos débiles, cuando hay poca capacidad de
concentración. Habitualmente hay dos momen- ✓ Escribir en mi diario;
tos clave al día en que necesitas un checklist: al
inicio del día y al final del día. ✓ Preparar la primera tarea para mañana.
La rutina de la mañana sirve para tener un plan En total, estas cuatro acciones no me cuestan
para el resto del día, pero la clave para empe- más que cinco minutos, pero el retorno de esta
zar los días bien está en la rutina para terminar inversión es enorme, especialmente gracias a la
el día, porque es en este momento cuando de- última tarea.
jas todo preparado para el día siguiente.
Cuando esta mañana me senté al ordenador pa-
Soy un despistado, especialmente durante la pri- ra empezar a trabajar, encontré esta pantalla:
mera hora de la mañana cuando todavía
me estoy despertando. Es justo durante es-
te momento débil cuando necesito un me-
canismo de compromiso que me ‘obliga’
empezar el día con la tarea que tenía plani-
ficada y me ayuda a esquivar las distraccio-
nes — redes sociales, email, tareas de po-
co valor…
74
Gracias a la nueva posibilidad de Split View en
OS X he podido preparar dos aplicaciones que
ocupan todo el espacio de la pantalla:
75
El principio de Pareto
El principio de Pareto o la regla del 80/20 ha Si eliminas el 80% de las tareas no-productivas
sido descubierto por Vilfredo Pareto, quién ob- te puedes concentrar en las tareas realmente
servo que, en Italia, el 20 por ciento de la pobla- importantes. Mira por ejemplo en la buzón de
ción poseía el 80 por ciento de la propiedad. correo. ¿Puedes identificar el 20% de los mensa-
jes más importantes? Entonces dales más aten-
Aunque no hay que tomar los números 80 y 20
ción a estos correos y contesta el resto más rápi-
literalmente (también puede ser 60 y 40), se
do. ¿Y son todas las reuniones de esta semana
puede observar el principio de Pareto en mu-
igual de importante?
chas situaciones. En muchas empresas, el 80%
de la facturación viene de solo 20% de los clien- El principio de Pareto no solo actúa en las ta-
tes y los departamentos técnicos saben que un reas, pero también está presente en tus proyec-
20% de los usuarios causan el 80% de los pro- tos, áreas de responsabilidad y metas. Puede
blemas. ser que estás trabajando en proyectos que te
van a costar mucho tiempo y que no te darán
Para poder mejorar tu productividad personal es
muchos resultados. ¿Puedes parar estos proyec-
importante saber que solo 20% de las tareas ya
tos?
dan el 80% del resultado. El truco está en identi-
ficar el 20% y enfocarte en esas tareas. Si por Si sabes aplicar el principio de Pareto, tu vida
ejemplo quieres limpiar tu casa pero no tienes pudría cambiar. Si te interese saber más sobre
tiempo para limpiar todas las habitaciones, no la regla de 80/20, te consejo leer el libro La se-
tiene sentido limpiar la habitación de invitados mana laboral de 4 horas, que tiene un capitulo
que casi nunca utilizas. La cocina y el baño se- entero dedicado a Pareto.
rán tu primero objetivo, porque se usan estos es-
pacios mucho.
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Cómo ganar 2 horas productivas al día en un
instante
¡Venga ya! ¿2 horas en una jornada de 8? (bue- de interés para ir autoformándote. La actuali-
no, para muchos de nosotros se acercará aún zación de conocimientos es un deber para to-
más a 10 horas diarias), son un 25% de producti- dos. No dejes nunca tu puesta al día.
vidad. ¡Imposible!
✓ Si tienes flexibilidad de horario y trabajas con
Pues de verdad es posible y encima es muy fácil objetivos semanales, podrías estar en casa
de hacer. El coste de entrada es nulo, no hace antes para disfrutar de tu familia y/o aficio-
falta instalar ningún Software, pero sí hay una nes. Esto presupone que tu jefe sabe planifi-
curva de aprendizaje: deberás superar tu incre- car y que tu tiempo le importa algo más de
dulidad y romper para siempre con tu nefasta dos pepinos. Si no es así, te hará esperar has-
rutina de trabajo. ta las 18:00 para pedirte un informe para el
día siguiente a las 08:00 (¿te suena de algo?).
¿QUé HARíAS CON 2 HORAS
✓ Si eres un culo inquieto, podrías tener tiempo
MáS DE TIEMPO AL DíA?
de estudiar un proyecto personal antes de
Antes de entrar en los detalles de cómo realizar
lanzarlo.
este milagro, imagina lo que son 2 horas produc-
tivas al día: ✓ Si ya lo has lanzado (es mi caso, acabo de
lanzar un blog), se trata de 120 minutos para
✓ Es más tiempo para resolver asuntos pendien-
convertir ideas en acciones y hacer que tu
tes atrasados: tu jefe estará más contento, o
blog se mueva.
lo que es lo mismo, padecerás menos estrés
en tu entorno laboral.
VALE, YA ME HAS CONVENCI-
✓ Si estás hecho una maquina en Geting Things DO ¿CUáL ES EL SECRETO?
Done (GTD) y no tienes nada atrasado, siem- Cuando entras en el trabajo y enciendes el orde-
pre podrás pasar más tiempo leyendo blogs nador, no arranques Outlook (o el programa de
77
correo que utilizas) hasta pasadas dos horas de Parkinson nos cuenta que el trabajo se expande
tiempo. Si entras a las 09:00, entonces, no hasta llenar el tiempo disponible para que se
abras Outlook hasta las 11:00 de la mañana. termine. Hay muchas formas de interpretar esta
ley, una de ellas es que si no fijas un marco de
Eso es todo. Acabas de ganar 2 horas producti-
tiempo para la gestión de tus emails, acabarás
vas de altísima calidad (las primeras por la ma-
pasando todo el día respondiendo a emails y es-
ñana). ¡Enhorabuena!
cribiendo emails. Otro corolario de esta ley es
que el tiempo dedicado a cualquier tema de la
APELANDO A LAS LEYES: PA-
agenda es inversamente proporcional a su im-
RETO Y PARKINSON portancia. Da que pensar, ¿verdad?
El amigo Pareto, nos dice que un 20% de nues-
tras tareas van a generar 80% los resultados, o Así que si casamos a Parkinson con Pareto, lo
lo que viene a ser los mismo, 80% de tus actua- mejor que podemos hacer es decidir no pasar
ciones a lo largo del día no sirven para gran co- más de una hora al día gestionando emails.
sa.
Mi receta personal para gestionar correos
Haz un análisis de cómo malgastas tu tiempo,
1. Consulto mi móvil en el metro de camino pa-
pero te aseguro que entre tu adicción al correo
ra el trabajo. Sólo me centro en los títulos
electrónico y tu tendencia a evadirte en la red,
de los emails. En el 99% de los casos, no
al final del día has perdido muchos minutos que
voy más allá, ni leo el email por completo
se han sumado en horas.
ni por supuesto respondo. Esto significa que
Es capital identificar las tareas que más tiempo cuando llego al trabajo sé que hay de nue-
te consumen e intentar actuar sobre ellas: Si vo. También podría no hacerlo, pero esto
confirmas que padeces una emailitis aguda, de- me tranquiliza. Si no eres tan inquieto como
bes actuar sobre ella, porque al tratarla obten- yo, puedes considerar este paso 1º como
drás grandes beneficios. Si te enfocas a resolver una opción.
micro-tareas sin ningún impacto, no ganarás na-
2. Llego a las 08:00 al trabajo (más o menos)
da. “No Risk No Reward” dicen los americanos.
y enciendo mi ordenador con un café en la
mano. No arranco Outlook
78
3. A las dos horas de tiempo (y lo cronome- • Rechaza cualquier reunión si no tiene un
tro), entro en Outlook y trabajo una hora propósito claro y una hora de inicio y fin
completa, para poder aprovechar el efecto clara.
producción en Batch (el coste de responder
• No respondas al teléfono fijo tampoco. So-
a 10 emails de una vez es menor que el de
bre todo si tienes un móvil y sabes que
responder 10 veces a 1 email, ya que existe
las urgencias te suelen llegar casi siem-
un coste de arranque de cualquier tarea)
pre al móvil.
• Es capital enfocarse a lo más importante
4. A la hora exacta, lo dejo, y paso a otros te-
antes. Por ejemplo, si eres comercial, en-
ma
fócate a responder a los temas de tus 2 o
3 clientes más importantes y olvídate de 5. Si no me ha bastado esta hora de gestión
todo lo demás. de correos de 10:00 a 11:00, repito el mismo
proceso a las 16:30, intentando no superar
• No permitas que nadie te interrumpa du-
30 minutos adicionales
rante esa hora. No se trata de ser maledu-
cado, pero sí de dejar claro a tu interlocu- 6. No consulto nunca Outlook más de 2 veces
tor que su intervención es una molestia: al día, por un total máximo de 90 minutos
“Hola XXX, Estoy apagando un fuego con diarios. Ahí esta la clave, se trata de discipli-
un cliente - Sonrisa - Dime en qué te pue- na. Nada más.
do ayudar”. Ya verás como tu interlocutor
irá al grano en su petición o sencillamen- 7. Asumo que no puedo leer todos mi emails,
te huye porque solo te quería hacer per- y que si realmente hay algo urgente, al-
der el tiempo. guien me llamará al móvil (en este caso, sí
debes atender esta petición en la mayor
• Sé concreto en tus emails: qué, quién, brevedad). Es importante establecer un ca-
cuándo, cuánto. nal de comunicación prioritario para las ur-
gencias. En mi caso es el móvil, y he infor-
• Rebota el problema al remitente si los pa-
mado a mis contactos más cercanos (jefe y
sos siguientes no están claros
colaboradores) que así es.
79
8. Al llegar a casa, apago mi móvil hasta el
día siguiente por la mañana camino al me-
tro.
— Franck Scipion
80
3 maneras sencillas de aplicar la productivi-
dad a nuestra rutina diaria
Productividad. Esa palabra que muchas perso- rizada esta premisa, el concepto empezará, ca-
nas escuchan e inmediatamente asocian con al- da vez más, a hacer parte de nuestra cotidiani-
go complejo, distante y ajeno a su cotidianidad. dad y será más fácil ponerlo en práctica. Si lo-
Este concepto tan estudiado en seminarios, en gramos esto, eliminaremos ese ‘bloqueo’ que
congresos y tan documentado en los libros, tien- tenemos con la palabra y empezaremos a enten-
de a ser asociado con algo sofisticado y con un der que puede hacer parte de nuestra rutina dia-
‘concepto del siglo XXI’. ria.
Con esto en mente, suena como un tema que re- La clave del éxito de muchas empresas e indivi-
quiere de mucho estudio o al que habría que de- duos radica precisamente en eso, en lograr
dicarle un buen tiempo para ponerlo en práctica transmitirle a las personas la simplicidad en los
o por lo menos para entenderlo. conceptos y que logren aplicarlos a sus activida-
des diarias y que hagan parte de su entendi-
Lo que no tienen presente estas personas es
miento cotidiano.
que es posible entender este concepto y aplicar-
lo a nuestra vida diaria, sin necesidad de ser Lo anterior será el punto de quiebre para poder
grandes expertos en el tema. Es posible aplicar- explotar al máximo este concepto de ‘productivi-
lo a nuestras actividades cotidianas. dad’. Lograr entender que ésta se puede aplicar
a todo lo que hacemos diariamente, y ser cons-
¿CóMO LOGRARLO? cientes de que cualquier actividad o tarea es
Lo primero es dejar de ver el concepto como al- susceptible de ser medida, y por tanto, de ser
go lejano y ajeno. Hay que dejar de creer que el mejorada, es lo que nos permite observar que la
concepto está reservado para las empresas o productividad no requiere de grandes cambios o
para las personas que se han dedicado a estu- de grandes actividades para aplicarla.
diarlo. Todos tenemos las herramientas para po-
ner en práctica la productividad. Una vez interio-
81
Ahora que sabemos que cualquier tarea, por pe- PEQUEñOS CAMBIOS PUEDEN
queña o insignificante que parezca, puede ser
GENERAR GRANDES RESULTA-
medida y mejorada, todo empieza a tomar un
nuevo contexto. Es posible ser más eficientes (y
DOS
En el transcurso de este año, he tenido mejoras
por tanto más productivos) cambiando peque-
en mi vida diaria tan sólo por ser consciente de
ñas situaciones y pequeños hábitos en nuestro
que mis recursos son finitos, por dejar de pensar
día.
en el mañana y enfocarme en aprovechar los
Tomemos como ejemplo a las grandes empre- recursos que tengo disponibles hoy. Mañana no
sas. Éstas se han dado cuenta que muchas ve- habrá certeza de nada, nunca sabremos si ma-
ces el ahorro y la eficiencia en recursos y en ñana podremos aprovechar esos recursos, de
tiempo no provienen de grandes cambios, sino manera que el momento para empezar es HOY.
de pequeñas modificaciones en las rutinas y en
Con cambios sencillos en la rutina diaria, el pa-
los procesos, que al sumarse, pueden hacer la
so del tiempo se irá encargando de ir ‘apilando’
diferencia. Todo en términos de cómo aprove-
y sumando estos cambios que en el largo plazo
char mejor nuestro tiempo y nuestros recursos.
generarán grandes resultados. Por ejemplo:
Un buen manager siempre cuantifica las pérdi-
das de tiempo y el costo de oportunidad en el ✓ Ser consciente de los tiempos muertos.
que incurre por no tener planes para aplicar la Al igual que en las grandes empresas, la efi-
productividad. ciencia se logra cuando logramos estar cons-
cientes que en cualquier proceso que haga-
Cuando entendí esto, me di cuenta que muchas
mos van a existir tiempos muertos. Una vez
veces la ‘parálisis’ en que incurrimos al dejar de
detectados, podremos empezar a evaluar có-
hacer las cosas y al no hacer lo necesario para
mo optimizarlos, disminuirlos o eliminarlos.
emprender los cambios que necesitamos en
nuestra vida, es porque asociamos estas mejo- ✓ Ser consciente de las actividades que no ge-
ras con algo grande, difícil, largo y tedioso. Por neran valor.
ende, nunca terminamos haciéndolos. En el fondo, sabemos que en nuestro día a
día hay muchas actividades de las que hace-
mos que no nos generan valor, pero por una
82
u otra razón, no somos capaces de eliminar- ber tomado la decisión de aplicar la productivi-
las o no somos conscientes de que existen. dad en tu vida.
La idea es concientizarnos de la presencia de
esas actividades, y adoptar modelos y proce- — Juan Esteban Bravo Álvarez
sos que nos ayuden a detectar esas ‘fugas’ o
estancamientos de valor.
83
La ciencia detrás de la procrastinación: Mitos y
verdades
Vivimos en un mundo donde todos tienen un re- Imagínate por un segundo que estás en tu lugar
loj pero nadie tiene tiempo. Es tan cierto. habitual de trabajo… ¿ya?
En este caótico mundo, hacer más cosas en me- Un correo ‘urgente’, alguien pidiéndote ayuda
nos tiempo, nos permite salir adelante e incluso ‘urgente’, suena el teléfono con una llamada ‘ur-
nos da más disponibilidad para hacer las cosas gente’, tomas un café…¡adivinaste! URGENTE.
que amamos, fuera del trabajo.
Y todo eso taaan urgente, no ha dejado espacio
El problema al que nos enfrentamos una y otra para empezar lo IMPORTANTE. Pospones una y
vez es el siguiente: es fácil estar motivado, pe- otra vez empezar esa tarea.
ro que difícil es empezar.
¿Te suena familiar? ¡Bienvenido al mundo de la
Aprender más sobre la ciencia de la procrastina- procrastinación!
ción, te impulsará a trabajar de forma más efi-
La buena noticia es que existe una solución
ciente.
muy simple (que a veces olvidamos). Pero antes
[Nota mental: NO dejes este artículo para des- de contártela, déjame explicarte algunos mitos
pués y mejor sigue leyendo que esto se pone y verdades en torno a este tema.
interesante]
84
LO úNICO QUE NECESITAS ES Una multitud de investigación nos ha mostrado
que, la disciplina se mantiene mejor a través de
TENER MáS FUERZA DE VO-
hábitos, no a través de la fuerza de voluntad.
LUNTAD: FALSO
Así como leíste, falso. La fuerza de voluntad es Aún no te vayas que aún hay más...
un recurso agotable.
EL PRINCIPAL OBSTáCULO
Lo primero que debemos reconocer en la bús-
CONSISTE SOLO EN EMPEZAR:
queda de aprovechar mejor el tiempo, es reco-
nocer que la fuerza de voluntad por sí sola, no
CIERTO
Seguramente has pospuesto esa tarea importan-
será suficiente para mantener la productivi-
te, porque simplemente te volviste más producti-
dad. Estar encadenado a tu escritorio para de-
vo en otra actividad (Mal chiste).
mostrarlo, es improductivo e insaludable.
No puedes arrancar tu auto sin gasolina. Un tan- ✓ “Creo que organizare mis escritorio, así tengo
que vacío conduce a la motivación vacía. más espacio mental para acabar ese repor-
85
te”
TU CEREBRO PUEDE SENTIR
(24 horas después)
MIEDO EN EMPEZAR UNA TA-
✓ “No puede ser. ¿En qué se fue el tiempo?” REA: CIERTO
Otra investigación demostró que, nuestro cere-
Posponer una actividad con otras tareas, hace
bro en ocasiones le tiene miedo a esos proyec-
tu tiempo menos eficiente y te agota mental-
tos grandes y no se compromete a objetivos a
mente. Esto está relacionado con el siguiente
largo plazo porque somos susceptibles a "aban-
punto.
donar el barco" a la primer señal de peligro.
La investigación en esta área sugiere que esta- rebro entra en modo ‘peligro’ y pondrá el fre-
mos propensos a procrastinar en grandes pro- no a cualquier intento por empezar todos esos
Recuerda la última vez que hiciste una rutina de pendientes en un solo momento. Pero, te equivo-
86
Un estudio de investigación realizado por la Ad- ban de redactar esa historia con éxito. Mien-
ministración Federal de Aviación reveló cómo tras que los que no lo hacían ni siquiera empeza-
pequeños descansos entre jornadas de trabajo ban.
más largas resultaron en una mejora del 16% en
la conciencia y el enfoque. ENTONCES YA DIME, ¿QUé
PUEDO HACER PARA NO PRO-
Por eso, es mucho mejor distribuir tu esfuerzo
durante periodos consistentes de tiempo a lo
CRASTINAR?
El principal hábito que puedes adquirir para no
largo del día y no pisar el acelerador a fondo.
procrastinar, suena bastante simple pero es
LAS FECHAS LíMITES ME AYU- muy útil.
Para lograr dar el primer paso y no procrastinar 2. Piensa en los pasos que debes hacer para
es importante fijar horarios. Es decir, tomar la terminarla
decisión de hacer esa actividad desde antes.
3. Toma el primero de esos pasos y fíjate si
En una investigación con pacientes adictos a las puedes hacerlo más pequeño
drogas, se les pidió redactar una historia, como
una tarea importante por hacer. Dada su disposi- 4. Concéntrate solo en empezar por la parte
ción por ser incapaces de comprometerse con más fácil
muchas cosas, es posible que te sorprendas al
Supongamos que quieres empezar a jugar balon-
descubrir que, solo aquellos pacientes que es-
cesto. Pero, no sabes por dónde empezar y has
cribían: como hay que hacerla, cuando hay
estado posponiendo esta actividad. A pesar de
que hacerla y donde hay que hacerla, termina-
que te motiva, siempre hay algo urgente por ha-
87
cer. La ventaja es que estas motivado, así que
puedes aprovechar esto y seguir los mismos pa-
sos:
— Tania Sanz
88
Combatir la procrastinación
Procrastinación, el hábito de posponer tareas res hacer. Aun que hay consecuencias graves,
hasta el último minuto, puede ser un problema siempre tienes la libertad de elegir. Nadie te
grave en tu carera profesional y vida personal. obliga trabajar en la manera actual. Todas las
Oportunidades perdidas, horas extra de trabajo, decisiones tomadas durante tu vida te han lleva-
estrés, resentimiento y culpabilidad son solo al- do a la situación actual. So no te gusta la situa-
gunos de los síntomas. En este artículo explora- ción actual, tienes la libertad de tomar decisio-
mos las raíces de la procrastinación y doy algu- nes diferentes, resultando en otra situación.
nas herramientas prácticas para combatirla.
Recuérdate también que no procrastinas en ca-
REEMPLAZAR ‘TENGO QUE…’ da área de su vida. Hasta los procrastinadores
más graves tienen áreas en que nunca procrasti-
POR ‘QUIERO…’
nan. Puede ser que siempre consigues ver tu se-
En primero plazo, pensar que absolutamente de-
rie favorito en televisión, o puede ser que cada
bes hacer algo es una razón importante para
día encuentras tiempo para leer El Canasto. En
procrastinar. Al decir a tu mismo que debes ha-
cada situación tienes la libertad de elegir. Si no
cer algo, implicas que estás forzado de hacerlo,
empiezas el proyecto nuevo que debes hacer
y por tanto sentirás automáticamente resenti-
este año, recuérdate que tú eliges hacer este
miento y rebelión. Procrastinar es tu mecanismo
proyecto. Procastrinación no pasa en tareas que
de defensa para evitar este dolor. Si la tarea
tu mismo has elegido de hacer en toda la liber-
postergada tiene una fecha final, el sentido de
tad.
dolor asociado a la tarea será al final eliminado
por el sentido de aun más dolor si no empiezas
REEMPLAZAR ‘FINALIZAR’
inmediatamente para finalizar en tiempo.
CON ‘EMPEZAR’
La solución para este primero bloque mental es En segundo plazo, si piensas de una tarea como
realizarte no hay que hacer nada si no lo quie- un gran conjunto para finalizar, nunca vas a fina-
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lizarla. Si enfocas en una tarea sin poder visuali- REEMPLAZAR ‘PERFECCIONIS-
zar todos los pasos necesarios para llegar al fi-
MO’ CON ‘PERMISO PARA SER
nal, generas un sentimiento de abruma. El resul-
tado es un sentido de dolor asociado a esta ta-
HUMANO’
El tercer tipo de pensamiento responsable por
rea y la ejecución de esta tarea queda retrasa-
procrastinación es el perfeccionismo. Si crees
da. Si te obligas al ‘Hacer la declaración de
que debes hacer el trabajo perfecto al primero
IRPF’ o ‘Completar un análisis del mercado’, es
intento probablemente previene que empiezas.
probable que te sientes abrumado y retrasas la
Creer que debes hacerlo perfectamente es la
tarea.
manera perfecta de entrar en estrés, y natural-
La solución es empezar con una pequeña parte mente vinculas este estrés con la tarea y por
de la tarea en lugar de pensar en finalizar el to- tanto empiezas a evitar hacerlo. La solución nor-
tal. Reemplace, ‘¿Cómo puedo finalizar esto?’ mal es esperar hasta el ultimo momento, cuan-
con ‘¿Que paso pequeño puedo empezar ahora do puedes decir a tu mismo que ya no hay sufi-
misma?’ Si simplemente empiezas trabajar en ciente tiempo para hacerlo perfecto. Claramen-
una tarea varias veces, al final acabes toda la te esto solo funcionen con tareas con una fecha
tarea. Imagínate que uno de los proyectos para final definido; tareas sin fecha de vencimiento
completar es limpiar el garaje, y que no lo ha- quedan retrasados indefinidamente. Si nunca
ces por que sientes que es mucho trabajo lim- has empezado este proyecto que siempre has
piar todo en una vez. Piensa en como puedes querido hacer tan perfecto, ¿es posible que este
empezar con una pequeña parte del proyecto. perfeccionismo te evita a empezar?
Por ejemplo, entra en el garaje con un bloc de
La solución para perfeccionismo es darte permi-
notas y apunta algunas ideas para tareas de 10
sión de ser humano. ¿Algún día has utilizado un
minutos que te ayudan al limpiar el garaje. Qui-
software que era perfecto en cada aspecto? Lo
zá también puedes tirar uno o dos artículos a la
dudo mucho. Realice que un trabajo completa-
basura si estás allí. No te preocupas en finalizar
do imperfecto siempre es mejor que el trabajo
cualquier cosa significante; solo enfocas en lo
perfecto retrasado indefinidamente. Perfeccio-
que puedes hacer ahora misma. Si repites esto
nismo también esta relacionado a ver la tarea
varias veces, al final empiezas con el ultimo par-
entero. Reemplaza esa única tarea perfecta por
te de la tarea y estás listo.
90
un pequeño primero paso imperfecto. Un prime- chas horas de todos estos actividades. Entonces
ro borrador puede ser bastante crudo, pero siem- limita las horas para trabajar al resto de la se-
pre puedes revisarlo. Por ejemplo, si quieres es- mana. Las trabajadoras más eficaces normal-
cribir un artículo de 5000 palabras, empieza mente toman más vacaciones y trabajan menos
con un borrador de solo 100 palabras — menos horas al día que los workaholics. Si tratas tiem-
que el tamaño de esto párrafo. po para trabajar como un recurso escaso en lu-
gar de un monstruo incontrolable comiendo ca-
REEMPLAZAR ‘PRIVACIóN’ da hora libre, te sentirás más equilibrado y tra-
CON ‘DIVERSIóN GARANTIZA- bajas más enfocado y eficaz. Es mostrado que
DA’ una semana óptima de trabajo contiene 40–45
Un cuarto bloque mental es asociar privación a horas. Trabajar más horas realmente tiene un
una tarea. Eso significa que crees que hacer un efecto negativo a la productividad hasta el pun-
proyecto disminuye la diversión en tu vida. ¿De- to que al final haces menos cosas.
91
res trabajar en tu día libre. Pero cuando todos núas trabajar más que solo 30 minutos. A menu-
los días son iguales, no puedes ver el final del do te implicas tanto en la tarea, incluso las ta-
trabajo y tu mente va a usar la procrastinación reas difíciles, que actualmente quieres conti-
para garantizar un poquito de diversión en tu vi- nuar trabajando en ella. La recompensa todavía
da. está allí, y sabes que puedes parar cualquier
momento para disfrutarla. Pero una vez empeza-
USA ‘TIMEBOXING’ do el trabajo, tu foco cambia de la dificultad de
Para tareas que hace tiempo estas postergan- la tarea hacia acabar la parte de la tarea que
do, recomiendo el método de timeboxing para ahora tiene todo tu atención.
empezar hacerlas. Eso es como funcione: prime-
ro, seleccione una pequeña parte de la tarea Si paras de trabajar, demanda la recompensa y
que puedes finalizar en 30 minutos. Después eli- disfruta. Luego planifica otro periodo de 30 mi-
ge una recompensa para el momento que finali- nutos para trabajar en esta tarea con otra re-
zas este tiempo. No es necesario finalizar el tra- compensa. Eso te ayuda al asociar más diver-
bajo, solo debes trabajar durante 30 minutos pa- sión a la tarea, sabiendo que siempre hay una
ra merecer la recompensa. Ejemplos incluyen recompensa para tu trabajo. Trabajar hacia re-
mirar tu serie favorito en la tele, comer algo, sa- compensas a largo plazo no motiva tanto como
lir con amigos, darse un paseo, leer El Canasto recompensas inmediatas en corto plazo
o cualquiera otra cosa agradable. Por que el
tiempo que trabajaras en esta tarea es tan cor-
UN EJEMPLO
Escribir este artículo sirve como un buen ejem-
to, el foco cambiara inmediatamente a la recom-
plo de aplicar esos técnicos. Podría haber dicho
pensa en vez de la dificultad de la tarea. No im-
“Tengo que finalizar esto artículo de 200 pala-
porta si la tarea es muy desagradable, no existe
bras, y debe ser perfecto.” Primero me recuerdo
virtualmente nada que no se puede aguantar
que no tengo que escribir nada; he elegido libre-
por apenas 30 minutos si tienes una recompen-
mente de escribir artículos. Entonces realizo que
sa suficientemente grande esperándote.
tengo un montón de tiempo para hacerlo bien, y
Si usas el método de timeboxing en tus tareas, no es necesario hacerlo perfecto, por que si em-
puedes descubrir que sucede algo muy intere- piezo ahora puedo escribir varios revisiones.
sante. Encontraras probablemente que conti- También sé que si simplemente continua empe-
92
zando escribir, al final escribo la última palabra. e incrementar el placer asociado a comenzar la
Antes de empezar esto articulo no tenia idea del tarea, así permitiendo que superas la inercia y
contenido, pero he usado timeboxing para defi- construyas un ímpetu positivo. Y si comienzas
nir la estructura. Mi recompensa era la cena, y cualquiera tarea varias veces, al final acabas
por que al momento tenía hambre, eso era la re- esta tarea.
compensa perfecta. Tan solo necesitaba algu-
nos minutos para hacer la estructura y he usado
el resto del tiempo apuntando ideas. Después
de 30 minutos he dejado de escribir y tome mi
cena. Realmente sentía que he ganado esa co-
mida.
93
Cómo hacer lo que debes hacer
Quería finalizar este artículo la semana pasada, La literatura sobre la productividad personal es-
pero la verdad es que no he empezado a escri- tá llena de palabras feas, pero parece que las
bir hasta el lunes de esta semana. ¿Qué pasó? más feas están reservadas para los vagos.
ACRASIA = PROCRASTINA-
CIóN + PREPROPERACIóN
94
Hay una gran diferencia entre el tipo de pelícu-
Preproperación es el acto irracional de no
las que los clientes de Netflix guardan en su co-
retrasar actividades con beneficios
la para ver más tarde (habitualmente películas
inmediatos y costos diferidos.
'cultas' y documentales) y las películas que real-
Es decir, que son cosas que no deberías hacer mente acaban viendo (películas divertidas y de
ahora porque tienen efectos negativos en el futu- acción). Nuestras preferencias son inconsisten-
ro. Pero porque te gusta hacerlo, lo haces igual- tes—e incluso contradictorias—en el tiempo.
mente.
VENCER LA ACRASIA
Fumar es una acto de preproperación: sabes Para solucionar la acrasia podemos mirar los
muy bien que tiene efectos negativos para la sa- videojuegos, porque son capaces de conseguir
lud, pero a corto plazo incrementa el placer. justo lo contrario: nos hacen hacer cosas que no
queríamos. En la teoría de juegos existe el con-
Mientras no estaba escribiendo el artículo, he
cepto de mecanismos de compromiso o commit-
dedicado tiempo a actividades agradables, pero
ment devices en inglés. La mayoría de estos me-
con consecuencias negativas para mi nivel de
canismos consiste en una limitación que te obli-
energía y concentración.
ga a hacer la acción deseada.
Ahora llegamos a la tercera palabra, acrasia,
Un ejemplo: sabes que puedes comprar chocola-
que básicamente es la combinación de los dos
te al por mayor para ahorrar dinero. Luego solo
conceptos anteriores. La acrasia es un fracaso
tienes que tener la auto-disciplina de comer el
en la voluntad. No es un concepto nuevo, ya fue
chocolate en cantidades pequeñas. El problema
descrito por Platón. La acrasia abarca la procras-
es que tu yo futuro no será racional con un mon-
tinación, la falta de auto-control, la falta de per-
tón de chocolate en casa. La solución para este
severancia, y cualquier tipo de comportamiento
problema es fácil: en lugar de comprar grandes
adictivo.
cantidades de chocolate compras raciones más
La acrasia es, básicamente, la diferencia entre, pequeñas. La reducción de las raciones es tu
por un lado, lo que queremos y debemos hacer mecanismo de compromiso.
y por otro lado lo que realmente hacemos.
95
Otro ejemplo clásico de un mecanismo de com- otro tipo de soluciones que acercan las conse-
promiso es Ulises atado al mástil de su barco cuencias a largo plazo. Mi favorita—y la aplica-
para vencer la atracción de las sirenas. ción que uso cada día—es Beeminder. Se trata
de una aplicación para hacer el seguimiento de
Hay más ejemplos:
tus metas que no tiene coste… mientras cum-
✓ Pagar una cuota anual del gimnasio para que ples tus objetivos. Lo bueno de esta herramien-
96
Tienes tiempo
A veces, cuando no he podido finalizar una ta- ✓ No tienes tiempo para ver la actividad de tu
rea antes de la fecha planificada, utilizo una ex- hijo, porque pasas tus días en reuniones lar-
cusa que seguramente te suena familiar: “no he gas—y muchas veces innecesarias;
tenido tiempo”.
✓ No tienes tiempo para escribir tu libro, pero sí
Obviamente, no es verdad. He tenido mucho para navegar por internet durante varias ho-
tiempo para finalizar esta tarea, porque cada ras cada semana;
día tiene 24 horas. No obstante he decidi-
✓ No tienes tiempo para empezar tu propio ne-
do—aunque seguramente de forma inconscien-
gocio o para estudiar, pero sí para salir de
te—utilizar mi tiempo en otras actividades.
fiesta cada fin de semana;
Todos los días tomamos este tipo de decisiones:
siempre cuando decides hacer una tarea, tam- ¿QUé ELIGES HACER?
bién decides no hacer un montón de otras co- ¿Cuáles son las cosas que eliges hacer en lugar
sas. Por ejemplo: de las tareas que deberías hacer?
97
6 aspectos que te roban tiempo y cómo elimi-
narlos
1. Revisar 5 portales de noticias en internet ro que disminuirás bastante la frase “no ten-
diariamente
go tiempo”.
Acéptalo, los 5 portales contienen la misma
3. El celular
información y las mismas noticias, pero na-
La necesidad de estar revisando constante-
vegar entre diferentes páginas te hace sen-
mente las notificaciones y los corres electró-
tir menos culpable por perder el tiempo. Un
nicos en el celular, denota en cierta medida
agravante es que generalmente lo hace-
la necesidad de estar ocupado, así no sea
mos en las horas más productivas de la ma-
en algo importante. ¿Para qué? para evitar
ñana.
pensar en lo que sí es importante pero, co-
2. La televisión
mo implica incomodidad y esfuerzo, nos da
Algunas personas dicen “no tengo tiempo”, pereza hacerlo. Nuevamente, los cálculos
pero no están incluyendo en esos cálculos para decir que carecemos de tiempo los ha-
todas las horas semanales que desperdi- cemos sin incluir ese tiempo que pasamos
cian al frente de la TV. Este tiempo parece diariamente revisando el celular, incluyen-
intocable, y los días que antes eran de 24 do las 30 o 40 veces en el día en las que re-
horas ahora se reducen a 20 o 19 de cuenta visamos los correos de la oficina y las notifi-
de todas las horas que nos absorbe esta ac- caciones en las redes sociales.
tividad.
4. La bandeja de entrada
Haz una lista de los programas de televi-
Cuando no tenemos el celular disponible,
sión que ves en la semana y trata de elimi-
utilizamos la bandeja de entrada de la ofici-
nar el que menos te guste o te aporte. Con
na como una distracción (consciente o in-
esa media hora diaria de tiempo adicional
conscientemente) para aplazar lo importan-
para dedicárselo a lo importante, te asegu-
te. No tiene ningún sentido revisar el correo
cada 5 minutos. Evacuar cada correo en el
98
momento en que llega es una de las prácti- una forma para sacar provecho de este
cas más ineficientes que hay, y consume tiempo.
gran parte del tiempo que deberías estar
No siempre hay que hacer grandes cambios pa-
aprovechando en lo verdaderamente impor-
ra obtener resultados. En la cotidianidad es posi-
tante.
ble hacer mejoras que, a medida que va pasan-
5. La improvisación
do el tiempo, repercutirán positivamente en va-
La falta de planeación nos hace perder tiem- rios aspectos. En este caso, tener presente es-
po. Ir improvisando durante el día y confiar tos 6 aspectos ayudará a que los cálculos de
en que nuestra memoria no nos fallará para nuestros días vuelvan a ser de 24 horas, y que,
acordarnos de las cosas importantes es una en el largo plazo, sean cada vez menos las ve-
decisión que nos hace perder tiempo. El no ces que salga de nuestra boca la frase “no ten-
tener claro qué es lo importante y qué no, o go tiempo”.
en qué momento se debe hacer cada activi-
dad, hace que se aumente la probabilidad — Juan Esteban Bravo Álvarez
de dejar todas esas actividades empezadas
y nunca terminarlas. Planear la semana y
construir nuestros días alrededor de las acti-
vidades importantes que tenemos que ha-
cer, nos ayuda a enfocarnos y a aumentar
exponencialmente nuestra productividad y
nuestros resultados. Esta es una técnica po-
derosa para ahorrar y optimizar tiempo.
99
Los ladrones de tiempo no existen
En muchos textos sobre la productividad perso- nes de tiempo no existen y tu no eres una vícti-
nal leo cosas terribles sobre los ladrones de ma.
tiempo. Estos ‘ladrones’ son factores externos
Si no has podido finalizar una tarea a la hora,
que disminuyen tu productividad, como por
no es porque te han robado tu tiempo; es por-
ejemplo las llamadas telefónicas, peticiones de
que tu has decidido dedicar tu tiempo y aten-
terceros, el e-mail, las redes sociales, las reunio-
ción a otras cosas.
nes, internet, la televisión, etc. Según estos tex-
tos, los ladrones de tiempo realmente roban el
tiempo, el recurso más valioso que tienes.
100
Lectura rápida: Leer mucho en poco tiempo
La lectura rápida es un arte. Incluso es posible La base de la lectura rápida es un truco senci-
seguir cursos para aprenderlo — ¿algo para este llo: absorber el texto más rápido que tu veloci-
verano? Yo lo he aprendido siguiendo un libro dad de pronunciación. La manera más fácil de
holandés, pero también hay un montón de infor- hacerlo es usar el dedo para guiar tus ojos. In-
mación práctica disponible en internet. crementa, poco a poco, la velocidad en que pa-
sas el dedo por el texto hasta que ya no puedes
LEER CON MáS VELOCIDAD pronunciar las palabras y verás que todavía
Habitualmente leemos con una velocidad de eres capaz de entender el texto. También pue-
200 a 250 palabras por minuto. No obstante, des saltar las primeras y últimas palabras de ca-
nuestro cerebro es capaz de procesar la informa- da línea sin perder la idea general del texto, por-
ción mucha más rápida. Leemos tan despacio que tus ojos son capaces de escanear varias pa-
porque, aunque no leemos en voz alta, pronun- labras simultáneamente.
ciamos cada palabra con nuestra voz interior.
En lugar del dedo también puedes usar aplica-
Es posible leer más rápido si dejas de pronun- ciones como Spreeder o RapidReeder que mues-
ciar — subvocalizar — cada palabra. ¡Imagínate tran las palabras una por una en la velocidad
cuanto tiempo puedes ahorrar cada día si incre- deseada.
mentas la velocidad de lectura con un factor 2 o
3! Acabo de hacer una prueba y he sido capaz CONCéNTRATE
de leer este artículo a 700 palabras por minuto. La preparación es esencial si quieres usar la lec-
Parece increíble, pero con mucha práctica y con- tura rápida. Antes de empezar el libro puedes
centración es posible leer todavía más rápida; estudiar la estructura: ¿qué quieres aprender
hasta 4700 palabras por minuto según Wikipe- del libro?, ¿qué partes del libro son más intere-
dia. santes para ti?, etc. Una vez que te has abierto
para el contenido debes concentrarte y empe-
USAR EL DEDO zar a leer. Un entorno tranquilo con música de
101
fondo te ayudará a mantener la concentración
necesaria. Si, después de haber leído un rato,
pierdes la concentración puedes tomar una pe-
queña pausa.
102
Enfoque y Concentración
103
Este es a mi entender, uno de los peores moti-
“Hola, ¿tienes un minuto?”
vos de perdida de atención, ya que de nosotros
“Necesito comentar contigo unos asuntos”
depende no perder la atención, en este caso no
interviene ninguna interrupción ‘externa’, somos En el caso de recibir una llamada de clientes o
nosotros mismos y nuestra mente quienes gene- proveedores, podríamos haber puesto el teléfo-
ramos la interrupción. no en modo ‘no molestar’ y si el terminal no dis-
pone de este modo, simplemente descolgarlo
Compañeros | Clientes | Proveedores | Je- (teléfono de oficina)
fe
En el caso de que nos requiera nuestro jefe,… lo
Otra fuente de distracciones, son nuestros pro-
más normal seria decirle si puede esperar unos
pios compañeros de trabajo, jefes, clientes, pro-
minutos a que terminemos la tarea que estamos
veedores…
realizando. Si es comprensivo lo entenderá y es-
Es frecuente encontrarnos trabajando concentra- perará a que terminemos nuestra tarea.
dos en alguna tarea, y recibir una interrupción
En caso contrario, no nos quedará más remedio
por parte de un compañero que se acerca a
que acudir a su llamada, e intentar terminar la
nuestra mesa para preguntar cualquier asunto
tarea después de la reunión con el, si consegui-
para el cual necesite nuestra ayuda. Bien sea
mos recobrar el enfoque y la concentración.
un tema importante, o una tontería, el resultado
será el mismo, la perdida de nuestra atención Hijos | Pareja
con la tarea que estábamos desarrollando.
Para aquellas personas que trabajan desde ca-
También es habitual recibir una llamada de un sa, es habitual tener que lidiar con el enfoque y
cliente o de un proveedor durante el transcurso la concentración, teniendo niños corriendo alre-
de una tarea, por el simple hecho de no haber dedor, o a nuestra pareja hablándonos cada dos
tomado las medidas necesarias para evitarlo. por tres, o mandándonos encargos.
Y la más habitual de todas, es estar concentra- Es muy importante hacer saber a las personas
dos en nuestra tarea, y recibir la típica llamada de nuestro entorno, que durante nuestra jorna-
o visita de nuestro jefe,… da de trabajo en casa, no podemos ser interrum-
pidos a menos de que se trate de una urgencia,
104
si disponemos de un despacho, o habitación de o bien ponerlo en silencio SIN vibración y boca
trabajo, debemos hacer saber al resto de habi- abajo, para que la pantalla no nos distraiga si
tantes de la casa, de que ese es nuestro espa- entra cualquier mensaje o llamada.
cio, y que durante nuestras sesiones de trabajo,
no podemos atender a sus peticiones. Es como Notificadores | Alarmas | Calendarios
si no estuviésemos en la casa. Imagina este escenario:
105
✓ Tu aplicación de tareas, muestra una alarma ha nacido para recordar las cosas. Si que es bue-
para recordarte que debes realizar otra ta- no poner recordatorios, sobre todo para eventos
rea. del calendario, a los cuales debemos acudir sin
falta, lo importante es no abusar de las alarmas
✓ Tu aplicación de calendario, muestra un aviso
y notificadores, si constantemente somos inte-
para recordarte que esta noche debes asistir
rrumpidos por ellos, nuestro enfoque y concen-
a una cena con un cliente.
tración, así como nuestro flujo de trabajo, se ve-
¿Que ha sucedido? ¿Dónde está el enfoque y rán afectados considerablemente. Por lo tan-
concentración que tenias para realizar la tarea to,… Eventos de calendario: con moderación, no-
ce de la tarea y tomar unos minutos para volver afectar a que perdamos el enfoque y la concen-
a concentrarte. Pero… es demasiado tarde, vuel- tración. Algunos ocasionados por nosotros mis-
ves a ponerte con la tarea, pero no consigues mos, y otros ocasionados por factores externos.
volver a encontrar el estado de ‘flujo’, ya no es- En cualquier caso, el resultado será el mismo.
No se si alguna vez te ha pasado lo que he des- Personalmente, pienso que en las escuelas, des-
crito anteriormente, pero a mi si que me ha pasa- de pequeñitos nos deberían de enseñar a mante-
do, muchas veces, y la sensación que se me ha ner el enfoque y concentración, bueno,… real-
quedado, ha sido de frustración, seguido de mal mente pienso que en las escuelas, también nos
humor, por no poder seguir avanzando en la ta- deberían de enseñar a ser productivos, porque
rea como antes. los alumnos de hoy, son los trabajadores del
mañana, pero ese es otro tema. El caso es que
Las alarmas y notificadores, son necesarios en también creo que mucho fracaso escolar, viene
algunas ocasiones, no podemos confiar todos dado por perdida de enfoque y concentración
los recordatorios a nuestra mente, la mente no por parte de los alumnos, a la hora de atender
106
en clase y en sus estudios en general, bien sea Una buena planificación, nos ayudará a comen-
por interrupciones de compañeros, o de uno mis- zar el día predispuestos a hacer y completar, y
mo con pensamientos diversos que no tienen na- por lo tanto, a estar concentrados y enfocados
da que ver con lo que se está haciendo en ese en nuestras tareas planificadas.
instante. Estoy seguro de que si en las escuelas
Si durante el día, surge alguna interrupción, im-
se potenciase el enfoque y la concentración, la
previsto o tarea no planificada, una vez realiza-
tasa de fracaso escolar se reduciría considera-
da, podremos volver a nuestra planificación y
blemente.
tendremos mayor facilidad para enfocarnos y
¿COMO PODEMOS POTENCIAR concentrarnos.
107
En el ámbito humano, nuestro cerebro es el pro- la gente y a los vehículos. Además está cerca
cesador, y a diferencia del cerebro de las com- de una escuela, por lo que en horario de entra-
putadoras, nuestro cerebro es bueno haciendo da y salida escolar, la afluencia de gente en la
una sola cosa a la vez. No tenemos dos cere- calle, todavía es mayor. También está al lado de
bros, por lo que es mejor no sobrecargar el úni- una oficina de empleo, cosa que hace que la zo-
co que tenemos, con varias tareas a la vez. El na sea bastante transitada durante todo el día.
resultado seria, tareas a medias y mal hechas.
Personalmente, no puedo interferir en la gente
4. Apagar los notificadores, teléfonos y de la calle ni en los vehículos que pasan, para
alarmas evitar distracciones, pero si que puedo hacerlo
con otros elementos internos.
Ya lo hemos visto anteriormente, notificadores,
teléfonos, alarmas, avisos, etc… son distraccio- Muchas veces, bajo las cortinas durante la pri-
nes en potencia. Prevenirnos y desactivarlos an- mera hora y media de la mañana, para concen-
ticipadamente, nos hará ganar en productivi- trarme y enfocarme nada más llegar a la ofici-
dad, concentración y atención. En el caso de los na, y de esta forma no tener distracciones exter-
eventos del calendario, es buena idea hacer nas, y poder aprovechar bien la energía y con-
una pequeña revisión previa, para saber los centración de las primeras horas.
eventos, citas o reuniones que tenemos durante
el día, y así estar más atentos a su vencimiento, Cómo medida disuasoria, utilizo auriculares, pa-
sin depender tanto de los notificadores visuales ra lanzar un mensaje visual a mis compañeros,
lera que da a pié de calle, y se ve pasar a toda altura, los tengo ajustados a la altura máxima,
108
de esta forma, cuando las cortinas están levan- necesarios. Si la noche anterior no descansa-
tadas, son los propios monitores los que me im- mos lo suficiente, por la mañana, iniciaremos el
piden ver la calle a no ser que yo levante la ca- día desenfocados, desorientados, con somnolen-
beza por encima de ellos. cia… Es importante un buen descanso.
109
una pausa, en función de tus niveles de energía tengo puestos, sin escuchar nada, simplemente
y concentración. Si tienes la suerte de haber en- para disuadir.
contrado el estado de flujo durante la realiza-
Cuando escuches música, sigue estos pequeños
ción de la tarea, sigue trabajando en ella y no
consejos:
te detengas, por mucho que el temporizador se
haya detenido. El temporizador, tan solo es una ¡Cuidado! no sirve cualquier música, si te pones
herramienta para ayudarte a enfocarte, si has a escuchar tu grupo pop o rock preferido, proba-
tenido la suerte de encontrar el enfoque y la blemente no ayude a mantener el enfoque y
concentración, si estás en estado de Flujo, o es- concentración. Tampoco sirve que la música con-
tás en la ‘zona’, aprovecha el tirón y no pares. tenga letra cantada, puesto que te puede dis-
traer y no contribuye a mantener el enfoque y
Quizá, tengas problemas para mantener el enfo-
la concentración. La música con letra, déjala,
que y concentración en periodos de tiempo lar-
para cuando estés haciendo tareas menores,
gos, pero te sea más fácil hacerlo en periodos
que no requieran de mucha concentración.
de tiempo cortos. Detectar e identificar que pe-
riodos de tiempo se adaptan mejor a ti, y a tu Cuando hagas tareas que requieran atención y
flujo productivo, aprovecharlos para mantener concentración, lo mejor es música instrumental,
el enfoque y concentración, y tener la capaci- sin letra y con ritmo bajo, nada de música dan-
dad de análisis suficiente para adaptar estos ce, rock, disco,…
bloques a tu estado de concentración, es el equi-
valente a preocuparse por tu productividad y Mis recursos en este aspecto son tres
por tus resultados.
✓ Focus@Will
9. Utiliza aislantes
✓ Calm
Otro recurso que utilizo habitualmente para
mantener el enfoque y la concentración, es la ✓ Mi Play List en Youtube con sonidos de relaja-
110
Cómo decidir con eficiencia y eficacia: 10 minu-
tos, 10 meses, 10 años de Suzy Welch
Cada día de nuestras vidas tenemos que decidir 1. Aquellas que pueden tener una afectación
decenas o centenares de cosas. Muchas de es- importante en nuestra vida, en nuestro futu-
tas decisiones las tomamos de forma casi invo- ro.
luntaria: levantarnos a las 7.15h, ducharnos por
2. Aquellas que son decisiones momentáneas,
la mañana, sentarnos en el sofá cuando llega-
decisiones del momento actual.
mos a casa después de trabajar… Son decisio-
nes que muchas veces tomamos de forma in- Hoy quiero centrarme en las primeras, aque-
consciente, seguramente porque siempre las he- llas que tienen una gran importancia en nues-
mos hecho así y no nos planteamos ni siquiera tras vidas. Si lo que quieres es sobre las segun-
si hay otra forma de hacerlas. das, te recomiendo leer el artículo de Jeroen so-
bre Cómo decidir qué hacer u otro titulado ¿Que
Sin embargo, muchas otras decisiones sí las te-
vas a hacer ahora?, que trata especialmente so-
nemos que tomar de forma consciente: desde
bre las decisiones del momento, de cómo esco-
qué es lo que contaremos en la próxima reunión
ger qué tienes que hacer en el momento actual.
con nuestros superiores hasta qué haremos este
fin de semana, pasando por decisiones trascen- Así que vamos a hablar sobre las decisiones
dentales como si queremos casarnos o quere- que realmente son importantes para nosotros.
mos tener hijos. En ese sentido, mi recomendación es usar la
técnica 10 minutos, 10 meses, 10 años, que
Optimizar el proceso de decisión es fundamen-
Suzy Welch explica en su libro titulado de la
tal si queremos tomar buenas decisiones sin
misma forma. El libro se puede resumir de for-
dedicar demasiado tiempo antes de pasar a la
ma rápida: antes de tomar cualquier decisión,
acción. En ese sentido, para mi hay dos tipos de
proyéctate en el futuro. Si tienes claras tus me-
decisiones:
tas, el método 10 minutos, 10 meses, 10 años te
111
ayudará a vivir de acuerdo a tus valores perso- cómo estés dentro de pocos meses, así que pa-
nales y a tu visión de la vida. ra mi esta es de las tres preguntas la más im-
portante y a la que es necesario dedicar más
Delante de cualquier decisión que tengamos
tiempo.
que tomar en nuestras vidas, Suzy Welch nos
recomienda siempre lo mismo: imagínate to- ¿Cómo estarás dentro de 10 años?
mando la decisión, y piensa en cómo cambiará
Y si nos vamos al largo plazo, si dejas pasar va-
tu vida.
rios años, ¿cómo afectará la decisión que estás
a punto de tomar en tu futuro? ¿Tendrá algún ti-
SI TOMAS ESTA DECISIóN…
po de repercusión? Si es así, ¿será algo significa-
¿Cómo estarás dentro de 10 minutos?
tivo en tu vida? ¿Mejorará tu vida?
¿Tendrá algún tipo de efecto en tu forma de sen-
tirte, en tu forma de estar, en tu forma de ver la En ese sentido, a veces hay decisiones que no
vida en este mismo instante? Una vez hayas to- tienen por qué tener repercusiones a medio y
mado esta decisión, justo después, ¿cómo te largo plazo. Si es así, no le des más vueltas: to-
sentirás? ¿Qué habrás conseguido? ma la decisión que más feliz te haga en este
preciso momento.
A veces tomamos decisiones que a corto plazo
no tienen ningún tipo de repercusión, pero que a Al principio puede parecerte difícil tener que
largo plazo sí la tendrán. Por lo tanto, tras este pensar todo esto cada vez que realizas una deci-
primer paso es importante seguir analizando. sión, pero verás como la costumbre te ayudará
a que todo sea mucho más fácil y rápido de lo
¿Cómo estarás dentro de 10 meses? que puedas imaginar.
Muchas decisiones afectan nuestras vidas a me- tras vidas. Y tú, ¿te has planteado alguna vez có-
dio plazo. De lo que hagas hoy puede depender mo tomas las decisiones en tu vida?
112
— Jordi Sánchez
113
Bloquear tiempo
Una clave para tener éxito es una técnica sim- BLOQUEAR TIEMPO AL TRABA-
ple pero fuerte: ‘bloquear tiempo’ (Time block-
JO
ing o Timeboxing en inglés). Bloquear tiempo
¿Que pasaría si tendrías dos horas cada día sin
consiste en sistemáticamente reservar tiempo
interrupciones para enfocar en nada más que
para actividades con alta prioridad (que no nece-
sus actividades más importantes? Puedes usar
sariamente son urgentes). Un ejemplo es el Re-
este tiempo planificando o trabajando en algu-
paso Semanal, una actividad muy importante,
nos proyectos, dedicarte a hacer ventas o mar-
que he apuntado en mi calendario como una ci-
keting, o para aprender temas que llevan valor
ta repetitiva para cada viernes a la tarde. ¡Al
a tu trabajo. ¿Solo dos horas dedicadas a las co-
usar esta técnica en realidad estás concertando
sas realmente importantes?
citas con ti mismo! Lo ideal sería bloquear tiem-
po para ambos trabajo y vida personal. Si desarrollas el hábito de bloquear tiempo para
tus actividades más importantes, ¡nadie te pue-
BLOQUEAR TIEMPO PERSO- de parar!
NAL
No puedes trabajar con eficacia sin reservas in-
ternas. Necesitas tiempo para ‘recargar las pi-
las’ para que tengas suficiente energía para ha-
cer el trabajo. Reserva tiempo para relajarte, pa-
ra meditar, para hacer deporte, … También de-
bes bloquear tiempo para estar con la familia y
tus amigos. Además necesitas planificar tus va-
caciones. Luego, trata citas con ti mismo con el
mismo respecto que citas con los demás.
114
La Técnica Pomodoro no funciona
115
Si estoy trabajando en una tarea complicada, Empiezo cada mañana planificando mi día. Pri-
que requiere mucha concentración, necesito al mero consulto el calendario para saber cuanto
menos diez minutos para entrar en la zona, esta- tiempo puedo dedicar a mis tareas. Luego plani-
do de enfoque profundo. Luego sólo me queda fico mis sesiones de trabajo y las pausas. En un
un cuarto de hora hasta el final del pomodoro. día sin citas en mi agenda, habitualmente planifi-
Si quiero continuar con la misma tarea después co entre tres y cuatro sesiones de al menos 90
de la pausa, pierdo otra vez los primeros minu- minutos—dos por la mañana y dos por la tarde.
tos para concentrarme. En este caso, prefiero Si tengo citas, adapto el número y la duración
trabajar durante una hora y luego tomar una de las sesiones.
pausa.
Al principio de cada sesión de trabajo decido
Además, la técnica no tiene en cuenta los cam- qué tareas voy a hacer, cuanto tiempo quiero de-
bios en mi capacidad de concentrarme durante dicar a cada tarea y cuando tomaré una mini-
el día. Por la mañana puedo enfocarme sin pro- pausa. En lugar de pomodoros fijos de 25 minu-
blemas durante una hora, mientras que al final tos puedo tener una tarea de 45 minutos y otra
del día no aguanto tanto tiempo. de 20 minutos.
Tampoco he encontrado ninguna razón que ex- Utilizo la aplicación 30/30 para programar las
plique el porqué el bloque de tiempo debe ser alarmas al final de cada tarea y pausa. Estas
de 25 minutos. Parece que simplemente es para alarmas no son límites, pero marcan el momen-
encajar dos sesiones en una hora, pero no está to para tomar una decisión. Si al sonar la alar-
relacionado con nuestro funcionamiento. ma aún no he acabado la tarea, evalúo cuanto
tiempo me queda. Si queda poco, acabo la ta-
CAMBIAR POMODOROS POR rea antes de continuar con la siguiente. En caso
TIMEBOXING contrario, tomaré una pausa y modificaré mi pla-
La Técnica Pomodoro es un caso especial de nificación.
una técnica llamada Timeboxing y es lo que yo
Timeboxing es una técnica más flexible que Po-
uso para trabajar en mis tareas y proyectos
modoro, y se adapta mejor a cualquiera planifi-
grandes.
cación del día.
116
Una técnica infalible para ejecutar tareas con
atención plena
Para ser productivo sólo hay que hacer dos co- ruido de fondo, etc. Aún así, a veces cuesta con-
sas bien: centrarme en la tarea actual.
117
Cuando meditas, tu mente también tiene la ten- o porque me he distraído, decido cómo conti-
dencia de desviarse. Lo importante es darte nuar. Puedo continuar trabajando en la tarea,
cuenta y observar este comportamiento para poniendo otra vez el temporizador, o puedo de-
volver a la meditación. jarlo para otro momento y tomar una pausa o
hacer otra tarea.
Una técnica frecuentemente utilizada en la medi-
tación es la campana tibetana. Cada vez que es- De todos modos, el temporizador hace que mi
cuchas la campana vuelves al presente. Es co- atención vuelve al aquí y ahora y que puedo de-
mo hacer un reset de tus pensamientos… cidir conscientemente cómo continuar.
118
Durante años he utilizado a aplicación 30/30,
pero últimamente uso Vitamin-R.
119
El mito de la separación de la vida laboral y
personal
Hasta hace unos 200 años no existía ninguna de trabajar, pero extrañamente no acabó con
separación entre la vida laboral y personal, solo los horarios fijos. Gran parte de las tareas en
había vida en general. La gente se despertaba, una oficina no requieren la presencia de otras
desayunaba, daba comida a los animales, cose- personas y con la tecnología actual se podría
chaba la fruta, arreglaba ropa, preparaba comi- hacer en cualquier sitio y/u hora.
da, etc., todo en el mismo día sin etiquetar las
Creo que hay dos motivos para mantener el ho-
actividades como trabajo o personal.
rario fijo en estos casos. Los jefes quieren con-
LA REVOLUCIóN INDUSTRIAL trolar lo que sus empleados están haciendo en
La revolución industrial cambió todo eso. Para cada momento (igual que en las fábricas) y aún
que las fábricas pudieran funcionar, fue impres- no han aprendido a gestionar el personal basa-
cindible que todos los empleados estuvieran pre- do en los resultados obtenidos. Por otro lado, a
sentes al mismo tiempo. La introducción del ho- muchos empleados también les interesan los ho-
rario fijo hizo que los empleados de las fábricas rarios fijos, porque así tienen sus horas de diver-
tuvieran una clara distinción entre el tiempo que sión garantizados.
estaban trabajando en la fábrica y el tiempo
que estaban a casa. Poco a poco la gente dedi-
HASTA AQUí TODOS CONTEN-
caba más de su tiempo fuera de la fábrica a acti- TOS, ¿O NO?
vidades de ocio, como deportes, mirar la televi- Poco a poco notamos que nos resulta más difícil
sión y vacaciones. mantener nuestras dos vidas completamente se-
paradas. Para poder hacer trámites tenemos
VIDA DE OFICINA que pedir tiempo libre durante el día, y si hay
La siguiente revolución en la manera de traba- mucho trabajo pasamos más horas en la oficina
jar, el trabajo de conocimiento en las oficinas, (pero nunca salimos antes si hay poco trabajo).
también tenía un impacto grande en la manera Cada vez hay más gente que lleva trabajo a ca-
120
sa para hacer durante el fin de semana, y tam-
bién recibimos más llamadas y SMS personales
en nuestros móviles mientras estamos en la ofici-
na. Además, como nuestro trabajo no es físico,
nuestra mente tiene problemas de separar las
dos vidas, así que mientras estás en la cola de
la supermercado piensas en la reunión con el
cliente importante que vas a tener mañana
(siempre llevas un bloc de notas para apuntas
estas ideas, ¿verdad?) y si estás procesando tu
correo electrónico en la oficina estás pensando
en las vacaciones de verano.
121
El secreto mejor guardado sobre el orden que
transformará tu forma de trabajar y vivir
¿Te he contado alguna vez que el éxito de una Así que si estás decidido a incorporar el orden y
organización y por supuesto el tuyo propio, se la organización en tu día a día grábate esto:
fundamenta en el orden?…
Antes de ordenar dedícate a desprenderte de
Un orden integral en los espacios, los procesos, todo lo que no te aporta valor.
la forma de organizar el trabajo y por supuesto
Si te comprometes con esto, tendrás el éxito mu-
en la habilidad de liderarte a ti mismo.
cho más cerca de ti.
Un orden que será tu gran aliado para alcanzar
¿Te animas?… Déjame antes que te puntualice
esa mejora y productividad que deseas.
un poco más sobre el orden en cada uno de los
Y para ordenar cualquier cosa; un espacio, un bloques que yo considero esenciales:
proceso o tu propia mente; siempre, siempre,
siempre, tienes que empezar eliminando lo que 1. ORDEN EN TUS ESPACIOS
sobra. Ante cada una de las cosas que te rodean, pre-
gúntate: “¿Esto es necesario o no?”
No es válido ponerte a ordenar sin antes des-
prenderte de lo que no te aporta valor. Sencilla- O lo que es lo mismo: ¿Esto es útil o no?… ¿Me
mente, no funciona. sirve o no me sirve?…
Lo máximo a lo que puedes aspirar si no tienes El término ‘útil’ no significa únicamente funcio-
en cuenta esto, es a un orden superficial que no nal.
podrás sostener en el tiempo.
La belleza, por ejemplo, es imprescindible para
Si ordenas sin antes eliminar, volverás a la situa- vivir bien. Así que aquello que te alegra la vista
ción anterior en cuestión de días y te invadirá y hace que tu entorno sea más agradable, por
una desagradable sensación de frustración.
122
supuesto manténlo aunque no tenga una fun- 3. ORDEN EN TU MENTE
ción puramente práctica. Ordenando tus espacios y tus procesos conse-
guirás ordenar tu mente ya que no es posible
Por el contrario, déshazte de todo lo que no te
ordenar fuera sin ordenar antes dentro.
sirve para nada ni despierta en ti sensaciones
agradables. Al preguntarte con detalle y atención ante cada
cosa o ante cada etapa de una actividad si quie-
Sólo cuando te hayas liberado de lo que no te
res mantenerla, estás haciendo un ejercicio men-
es útil o no te aporta valor, deberás continuar
tal de selección y decisión que te ayudará a des-
ordenando. ¿Qué sentido tiene ponerse a orde-
pejar tu mente.
nar cosas que no te sirven?...
Este es el orden mental como consecuencia del
2. ORDEN EN TUS PROCESOS orden en tus espacios y en tu forma de trabajar.
El mismo criterio es el que tienes que seguir
cuando quieras ordenar un proceso. Ahora bien, hay un nivel más de orden interior
que puedes alcanzar.
Ante cada uno de los pasos para desarrollar
una tarea, pregúntate: “¿Esto que hago aporta Es el orden en tu ‘sistema de explicaciones’ que
valor o no?” es lo que determina que interpretes lo que suce-
de a tu alrededor de una forma u otra.
Debes prescindir de todos los pasos que no
aportan valor a la actividad que estás realizan- Es esencial no tener esta parte de ti ‘patas para
do y centrarte en ordenar de la forma más cohe- arriba’ pues es precisamente tu forma de inter-
rente posible los que sí lo aportan. pretar la realidad, lo que determina tus reaccio-
nes.
En eso se basa la verdadera eficiencia de proce-
sos. Para poner este sistema en orden, como siem-
pre, antes tendrás que eliminar algo. ¿El qué?…
No se trata de ir más deprisa sino de conseguir
Pues en este caso, creencias limitadoras que te
el resultado final en menos tiempo porque te
alejan de tus objetivos.
has librado de tareas absurdas.
123
La pregunta ahora ante un bloqueo que te impi-
de actuar es:
— Eva Escuer
124
No te olvides de esto si quieres ser productivo
¿Sabías que el desorden te hace perder tiempo ✓ Puedes vivir y trabajar de forma más eficiente
y dinero?... y por tanto reducir gastos.
Así es, vivir y trabajar en un entorno sin orden y ✓ Puedes tener una sensación interna de con-
organización actúa de imán para el despilfarro trol que se traduce en bienestar.
y, por supuesto, te aleja de tu objetivo de ser
✓ Aprovechas más el espacio.
productivo.
A menudo, cuando pensamos en ser más produc- ✓ Proyectas una mejor imagen ante los demás.
tivos nos llaman la atención los métodos más
complejos. Sin embargo, aspectos sencillos co- Ahora bien, si ser ordenado y organizado no es
mo el orden y la organización son el primer pa- una de tus fortalezas y realmente te has pro-
so firme para cualquiera que quiera conseguir puesto el conseguirlo, es importante que cuen-
una mejora real y aumentar así su productivi- tes con un método efectivo.
dad.
Por ello quiero explicarte, o recordarte si ya la
Con orden y organización, tanto a nivel perso- conoces, una metodología sencilla pero muy po-
nal como profesional: tente: las 5S de Lean Management.
125
se debe a que, en japonés, las 5 etapas que lo. Un criterio muy sencillo, y como todo lo senci-
componen el método empiezan por la letra S. llo, práctico, es ordenar por frecuencia de uso.
De ahí el nombre de las 5S.
De esta forma, todo lo que se usa diariamente y
Aquí te dejo una pincelada de cada una de las de forma continuada tiene que estar lo más ac-
etapas: cesible posible y a la vista.
126
no del espacio escogido para ubicar un determi- Cada vez son más las personas y empresas que
nado material. También se añade el nombre se suman al propósito de mejorar su productivi-
exacto de lo que va allí de modo que si ese es- dad implantando sistemas de orden y organiza-
pacio queda vacío, es muy sencillo identificar ción, así que mi propuesta para ti en el artículo
qué falta. de hoy es que no te quedes atrás y que elijas un
espacio para organizar.
De este modo, ordenar se convierte en algo
muy sencillo pues no tienes dudas de dónde va El orden es un gran paso hacia la productividad.
cosa. Te permitirá optimizar tus espacios y tu tiempo.
127
Los 3 pasos para conseguir el equilibrio entre
vida y trabajo
128
Encontrar tu comunidad, tu ‘tribu’ de profesiona- 3R PASO: AUMENTA TU SENTI-
les o emprendedores con mentes afines y pro-
DO DE LA URGENCIA
blemas similares puede ofrecerte otra perspecti-
Se trata de pensar en términos de ‘qué es lo fun-
va. Un punto de vista diferente sobre cómo ha-
damental’, como haces cuando te encuentras en
cer crecer tu negocio de forma sostenible sin sa-
medio de una crisis.
crificar tu vida personal.
No me refiero a que ‘vivas’ estresado todo el
2º PASO: NO TE ENGAñES A TI día. Me refiero a que te "enfoques" en lo esen-
MISMO cial, en lo que realmente te compensa hacer.
¿Actúas todo el día en modo ‘crisis’ incluso cuan-
¿Quieres trabajar eficazmente, tener el control
do no hay ninguna crisis? ¿Vives en un estado
de tu trabajo, y aun así disfrutar de paz mental y
de máxima reactividad y de multitarea fuera de
de una vida más allá de la laboral? Respóndete
control? ¿Lo enmascaras diciendo "Estoy ocupa-
sólo a esta pregunta: ¿qué es lo que REALMEN-
do y soy importante"?
TE tengo que hacer?
"Estar ocupado" todo el día no implica que estés
Sé que algunos de estos argumentos pueden pa-
siendo productivo. A menudo estás tan ocu-
recerte un poco ‘fuertes’. Sin embargo, a veces,
pad@ porque te encargas de actividades super-
es necesario un cambio drástico de perspectiva
fluas y cuestiones poco relevantes.
para recuperar el control de tu trabajo y conse-
Imagina que vas cambiar de casa (o de oficina). guir el equilibrio que buscas.
Si alguna vez lo has hecho, sabes a qué me re-
¿Cómo consigues equilibrar tu vida y tu trabajo?
fiero. Sabes que ese el momento de dejar ir lo
¿Crees que tener una vida equilibrada te ayuda
que ya no usas o no te sirve.
a ser más productivo?
Con tu trabajo ocurre lo mismo. Es el momento
de eliminar todas esas actividades menos impor- — Rosa Ortiz
tantes que ‘llenan tu tiempo’ y te impiden lograr
un estado paz mental.
129
La gran lista de pequeñas cosas que te cambia-
rán tu vida
A veces, las pequeños cosas pueden marcar mejorar tu vida un poco más que 12%, pero, debi-
una diferencia enorme. La mayoría de los gran- da al interés compuesto al segundo año ya es-
des cambios en la vida son el resultado de pe- tás al 27% por encima del nivel inicial, el tercer
queñas cambios repetidos en el tiempo y no de año un 44% y ¡el décimo año 230%!
eventos grandes.
¿QUé PUEDES CAMBIAR HOY?
Este efecto puedes ver, por ejemplo, cuando Mejorar tu vida un poquito no es nada difícil. Te
ahorras dinero. Si cada año llevas 1.000 € al daré algunas pistas de cosas que puedes inten-
banco y te dan un 4% de interés, verás que tu tar para mejorar tu forma de trabajar.
dinero crece de forma exponencial debido al
efecto del interés compuesto. Toma pausas
Las pausas son una herramienta importante pa-
He observado el mismo efecto de interés com-
ra tu productividad. No sólo para mover tu cuer-
puesto también en otros aspectos de la vida y
po, sino también para recargar las pilas de tu
de mi trabajo.
cerebro.
Cada día intento cambiar una pequeña cosa
que, a la primera vista, parece insignificante. Encuentra tu hora de óptima energía
Por ejemplo, esta mañana he programado un re- ¿En qué momento del día haces tu mejor traba-
cordatorio diario para ayudarme a desarrollar el jo? Para algunas personas, su hora de óptima
hábito de meditar. Es una acción muy pequeña energía es al principio del día2, en mi caso es a
que no me cambiará mucha la vida. Pero si cada media mañana y conozco personas que funcio-
día hago una pequeña acción de este tipo estoy nan mejor por la tarde.
generando un efecto exponencial.
Es el momento en que tienes más energía y ca-
Si cada mes consigues mejorar la calidad de tu pacidad de concentrarte y en que puedes abor-
vida sólo un 1%, verás que en un año has podido
130
dar tareas más complejas. Es recomendable re- Divide tus tareas grandes en acciones
servar este momento para tareas exigentes y no pequeñas
perder tu energía en reuniones inútiles o hacien-
No sólo tendrás una tarea más concreta y accio-
do tareas basura.
nable, pero también hace que el total parece
Reserva cada semana al menos 1–2 ho- más pequeño y lo hace más fácil de empezar.
131
Algunos alimentos, como arándanos, nueces y Porque el teclado es más rápido que el ratón.
semillas, verduras de hojas verdes, aguacates,
pescado y chocolate negro te pueden ayudar a Mantén la temperatura de tu despacho
concentrarte mejor. Otros alimentos, como el a 21–22℃).
azúcar, tienen un efecto negativo y es mejor no Cada grado por encima o por debajo de esta
tomarlos. temperatura disminuye tu productividad con un
10%.
Vigila tus horas laborales
Trabajando 50 horas a la semana no produces Bebe el café en momentos estratégicos
más que las personas que trabajan menos ho- Cuando te despiertas, tu cuerpo empieza a gene-
ras. rar la hormona cortisol, que ayuda a todos tus
sistemas a arrancar. La cafeína bloquea el corti-
Dictar
sol. Si tomas un café en los primeros treinta mi-
En lugar de utilizar el teclado para escribir, ¿por nutos después de levantarte, tardarás más tiem-
que no hablas con tu ordenador? Es cuatro ve- po en despertarte completamente.
ces más rápido y la manera en que escribo 75%
de mis textos. Es mejor tomar el café en los momentos de baja
nivel natural de cortisol, a la mitad de la maña-
Cuida el olor de tu despacho na o al principio de la tarde.
el romero te puede servir para disminuir el ago- sas nuevas y los robots hacen el trabajo repetiti-
tamiento físico de la mañana, la canela mejora vo. Aprende cómo utilizar herramientas como
Aprende los atajos de teclado de tus Utiliza el tiempo de espera para hacer
aplicaciones tareas pequeñas
132
¿Tienes una lista con tus tareas de menos de cin- Asegúrete de levantarte cada hora, intenta ha-
co minutos? Hay muchas tareas que se puede cer una parte de tu trabajo de pie y si es posible
hacer en estos pequeños rincones del día. incluso caminando.
Levántate de tu mesa
El cuerpo humano no está hecho para estar sen-
tado todo el día; está hecho para cazar mamuts.
133
Planificar tus tareas también es trabajo
Tenemos mucho trabajo que hacer; de hecho, con nuestros compañeros, hacer trabajo rutina-
hay más trabajo que horas. Nuestra reacción na- rio, consultar las redes sociales o intentar—sin
tural a esta carga es dedicar más horas hacien- éxito—de hacer más trabajo de calidad.
do el trabajo. Salimos una hora más tarde de la
oficina, hacemos menos pausas para tomar un TRABAJO DE CALIDAD
café y llevamos el trabajo a casa para continuar Las personas que intentan hacer el trabajo de
durante el fin de semana. conocimiento durante muchas horas al día, nota-
rán que la calidad de su trabajo disminuye en
Trabajamos más, porque creemos que existe las últimas horas. Al final del día es más difícil
una relación entre las horas que dedicamos al concentrarte, cuesta más encontrar soluciones
trabajo y los resultados que obtendremos. Hay creativas a los problemas y aumentan las posibi-
situaciones dónde realmente podemos observar lidades de cometer errores. En el caso extremo,
esta relación, como por ejemplo en las grandes estos errores pueden causar un resultado neto
fábricas. negativo para cada hora de trabajo extra: los fa-
llos que cometas durante una hora de trabajo
TRABAJO DE CONOCIMIENTO en estas condiciones requieren más que una ho-
No obstante, la gran mayoría de los profesiona-
ra de trabajo para solucionarlos.
les actuales son trabajadores de conocimiento,
profesionales que usan más su cabeza que sus Visto así, queda claro que no tiene mucho senti-
manos para producir. do trabajar hasta más tarde si ya hemos usado
nuestras seis horas de concentración. Es posible
Aunque habitualmente pasamos unos ocho ho-
usar estas horas para el trabajo rutinario que no
ras al día en la oficina, algunos estudios mues-
requiere mucho enfoque, pero hay que pregun-
tran que nuestra cabeza solo es capaz de con-
tarse si realmente queremos invertir nuestro
centrarse durante más o menos seis horas. Las
tiempo libre en este tipo de tareas.
dos horas que sobran las invertimos para hablar
134
PLANIFICAR TUS TAREAS TAM-
BIéN ES TRABAJO
En lugar de trabajar más horas deberíamos tra-
bajar más inteligentemente. No es ninguna coin-
cidencia que los países del norte de Europa tie-
nen una productividad más alta mientras su ho-
rario tiene menos horas que en España.
135
El ‘espacio en blanco’ da estructura y ritmo en
nuestra vida
No viajo mucho en tren, pero la última vez que Porque para mi, este espacio en blanco sin tra-
iba en tren a Barcelona notaba que todos los pa- bajar es muy importante. Si mantienes una go-
sajeros estaban muy ocupados: llamando por ma elástica todo el tiempo estirado, se romperá
teléfono, repasando notas, escribiendo en el más pronto. No puedes siempre estar trabajan-
portátil… Parece que el tren es una extensión de do, porque también necesitas tiempo para rela-
la oficina. jarte y — aun más importante — para reflexio-
nar. A veces pienso que trabajamos tantas ho-
Yo habitualmente hago lo mismo, pero esta vez
ras para no tener que pensar. En lugar de evitar
no tenía ganas de trabajar. El curso que iba a
reflexionar, vale más la pena sentarte, ser cons-
presentar en Barcelona ya estaba bien prepara-
ciente de tus pensamientos y de tus preocupa-
do, ya había escrito todos los artículos de El Ca-
ciones, apuntarlas y luego procesarlas. Solo en-
nasto para esa semana y antes de salir de casa
tonces podrás relajarte de verdad.
había procesado mi e-mail. Como todo estaba
bajo control, podía permitirme de relajarme y Es similar al diseño de los páginas en un libro.
disfrutar del paisaje. ¿Cuando ha sido la última El espacio en blanco en los márgenes y entre
vez que te has fijado en el paisaje? los párrafos da estructura al texto y facilita la
lectura. Además puedes usar el espacio en blan-
Algunas personas creen que mejorar la produc-
co para tus notas relacionadas con texto. En
tividad personal significa que hay que llenar to-
nuestra vida, el espacio en blanco también da
dos los rincones del día. Yo creo que es al re-
estructura y ritmo.
vés. Gracias a un buen sistema de productividad
personal tengo la libertad de pasar mi tiempo Hazte un favor, y deja algo de espacio en blan-
libre sin preocuparme del trabajo. GTD me da la co en tu vida.
posibilidad de no hacer nada (o hacer cosas no-
productivas) sin sentirme culpable.
136
¿Tus prioridades tienen la prioridad?
Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener formación, etc., que están planificadas en el ca-
claro cuáles son tus prioridades, porque desafor- lendario y todo el trabajo ‘ad-hoc’ que recibiré
tunadamente no es posible hacerlo todo. durante la semana).
Los trabajadores en una cadena de montaje de No sería lógico poner 80 tareas en mi lista de
una fábrica lo tienen fácil: su trabajo ya ha sido acciones, porque no puedo hacer tantas tareas
definido. Simplemente deben hacer el trabajo en una semana. Si hay más cosas que hacer, ten-
que les llegue. dré que elegir, y para poder elegir necesito esta-
blecer mis prioridades.
Pero para ti, un trabajador de innovación en una
oficina, definir el trabajo es más complicado. No De hecho, la cosa más inteligente es limitar el
queda claro qué hay que hacer, ni cuándo nues- número de tareas aún más, hasta tener una can-
tro trabajo está finalizado; siempre puedes ha- tidad de trabajo que puedes terminar hoy y relle-
cer más cosas o hacerlas mejor. La lista con ta- nar tu lista cada mañana. Así puedes minimizar
reas pendientes nunca termina: en este momen- la fricción al elegir la mejor tarea a hacer duran-
to puedes elegir entre docenas de próximas ac- te el día, porque cuando menos opciones hay,
ciones. más fácil es elegir.
No puedes invertir energía, dinero, tiempo y/o ¿Pero qué criterios hay que utilizar para decidir
atención sin limitaciones. Sólo hay 24 horas al qué tareas poner en tu lista? Efectivamente, es-
día y tu capacidad de trabajar de forma enfoca- toy hablando de la prioridad.
do es todavía menos.
¿PORQUé ES TAN DIFíCIL
Yo sé que mi límite está en más o menos 40 ta-
PRIORIZAR?
reas en la lista de próximas acciones para tener
¿Qué factores influyen la prioridad de una ta-
una probabilidad razonable de acabarlas todas
rea? Si reflexionas un poco sobre esta pregunta,
en una semana (además de la citas, sesiones de
137
seguramente llegarás también a la conclusión Es imposible plasmar todos estos factores en un
que son muchos: sistema y tampoco es necesario hacerlo.
✓ Los beneficios que generará la tarea en el fu- Tu cerebro es una maquina de detectar patro-
turo. nes y es perfectamente capaz de evaluar todos
estos factores y elegir la tarea prioritaria… mien-
✓ Los problemas que evitará la tarea.
tras no hay demasiadas opciones. Por eso la ma-
✓ Cuanto la tarea te ayuda a lograr tus objeti- yoría de los métodos modernos de productivi-
138
Una habilidad que hemos perdido poco a poco Cuando unas semanas atrás pregunté a un clien-
después de los dos primeros años de nuestra vi- te de mi curso online qué cosas tenía pendien-
da. Decir «No» es difícil, porque parece que te tes para la semana, esta persona tenía que con-
estás limitando. Pero al final, decir «No» crea es- sultar material en al menos 4 carpetas antes de
pacio para las cosas realmente importantes. darme una estimación. Obviamente, en el día a
día usaba su subconsciencia para seleccionar
Una lista completa de todos tus compromisos es
tareas. Te puedo asegurar que el subconsciente
esencial para poder decir «No», porque será
no tiene un inventario completo de tus compro-
más fácil si tienes argumentos cuantitativos del
misos, y sin esta visión general tus elecciones
volumen de trabajo actual.
son limitadas y por tanto ineficaces.
Toma las decisiones lo antes posible Sólo si dispones de una lista única de tareas pa-
Tarde o temprano tendrás que tomar una deci- ra esta semana o para hoy, tendrás una visión
sión sobre cada trozo de información que entra general que puedes usar para seleccionar lo
en tu vida, tu cabeza o tu oficina. Muchas perso- que quieres hacer ahora.
nas toman esta decisión al último momento, des-
pués de haber intentado ignorar ese email du-
rante muchos días.
139
¿Eres un ‘creador’ o un ‘gestor’?
Uno de los textos más importantes sobre la pro- Yo soy autónomo, lo que implica que soy el res-
ductividad personal y colaboración de los últi- ponsable de todos los departamentos de mi em-
mos años es Maker's schedule, manager schedu- presa.
le de Paul Graham, un inversor en startups.
Por tanto, tengo roles que siguen la manera de
Paul divide los trabajadores en dos grupos: los trabajar de los creadores, como escribir los tex-
que crean y los que gestionan. tos del blog, producir los vídeos de mis cursos
online, preparar e impartir formaciones.
Los creadores necesitan grandes bloques de
tiempo sin interrupciones para poder hacer su Pero una parte de mi trabajo es de gestor: ha-
trabajo con la máxima calidad. En este grupo po- blar con posibles clientes, tareas administrati-
demos encontrar programadores, escritores, mé- vas, gestionar mis viajes de negocio, concretar
dicos, diseñadores gráficos o otras profesiones reuniones, contesta preguntas de mis alumnos,
que tradicionalmente consideramos creativas. etc.
Los gestores trabajan en bloques de tiempo Tengo la suerte de controlar al máximo mi entor-
más reducidos y cambian más a menudo de tipo no de trabajo y, por tanto, soy yo quien decide
de tarea. Es un trabajo más dinámico que requie- si estoy en modo creador o en modo gestor.
re interacción constante con los colaboradores.
En mi sistema de organización, estas dos modos
Además de los managers tradicionales, hay mu-
están plasmados el mis pseudo-contextos. Cuan-
chos trabajadores de conocimiento en este gru-
do tengo mucha capacidad de enfocarme (habi-
po: contables, telefonistas, trabajadores en el
tualmente por la mañana) me desconecto del
helpdesk, asesores, etc.
mundo para dedicarme a mis tareas grandes e
Los problemas salen cuando mezclamos estos intensos; las tareas del creador. En los momen-
dos grupos en un solo equipo, debido a la dife- tos en que tengo poco tiempo disponible o si es-
rencia en ritmo. toy baja en energía, paso a modo gestor.
140
Además, el hábito de procesar el material en
mis bandejas de entrada disminuye el tiempo
que paso en modo gestor y me da el espacio ne-
cesario para crear.
141
2 “Un ordenador es para mí la herra-
mienta más sorprendente que ha-
Herramientas yamos ideado. Es el equivalente a
una bicicleta para nuestras men-
Productivas tes.”
— Steve Jobs
Herramientas de calidad
Cuando voy por allí siempre llevo un bloc de no- de pagar. Y con un poquito de mantenimiento
tas de Liderpapel y un Pilot G2 conmigo. Y en el puedes usarla durante muchos años.
despacho hago mis mapas mentales con una
Por cierto, hablo aquí de blocs de notas, bolígra-
pluma de Yves Saint Laurent en un Moleskine
fos y plumas, pero el principio es universal. Cual-
Large Plain Soft Notebook.
quiera herramienta que usas muy a menudo de-
He mencionado expresamente las marcas, por- bería ser de calidad: la grapadora, la bandeja
que no uso cualquier bloc de notas o cualquier de entrada, el ordenador, el software, el teléfo-
bolígrafo. He elegido específicamente estos pro- no móvil, … herramientas de calidad te invitan a
ductos, porque son herramientas de calidad. trabajar col ellas.
Me gusto el tacto y el brillo del papel del Mo-
leskine y disfruto cuando veo como se queda la
tinta de mi pluma en el papel.
143
9 razones para usar papel y lápiz
El lápiz es la herramienta de productividad más ro casi todas las tareas que hacemos en los
útil que conozco. Aunque cada vez usamos más dispositivos electrónicos también las pode-
los dispositivos electrónicos como el móvil, el mos hacer con un lápiz de menos de un eu-
PDA o el ordenador para nuestro trabajo, mu- ro. ¿Realmente vale la pena gastar tanto?
chas veces un simple lápiz y una hoja de papel Tampoco es necesario asegurar un lápiz.
es más rápido y más versátil. Si realmente quie-
3. Un lápiz siempre está disponible
res mejorar la productividad personal: ¡usa un
Software en la nube es fantástico, pero solo
lápiz!
funciona si tienes conexión a internet. Ya sé
9 RAZONES PARA USAR UN que tienes un iPhone y por tanto siempre
tienes acceso, pero ¿cuanto pagas por es-
LáPIZ
to? El lápiz siempre está disponible, y si lo
1. Un lápiz es más rápido
olvidas es fácil de encontrar un sustituto.
Tú mismo puedes verificarlo fácilmente:
compara el tiempo que necesitas para apun- 4. Un lápiz siempre está cargado
tar una tarea en tu bloc de notas con el ¿Alguna vez has tenido que cargar la bate-
tiempo para hacer lo mismo en un PDA o un ría de un lápiz?
móvil: abrir el dispositivo, buscar la aplica-
ción para tus notas o tareas, esperar hasta 5. No hay que aprender a usar un lápiz
que se carga la aplicación, abrir una tarea He probado muchísimas aplicaciones para
nueva, teclear el texto… gestionar tareas, y cada aplicación requiere
al menos media hora para conocer sus fun-
2. Un lápiz es más barato
cionalidades. Aprendiste cómo funciona el
Hemos gastado al menos cientos o incluso lápiz cuando tenías dos años, así que no
miles de euros en nuestros gadgets, sus pro- pierdas el tiempo ya invertido.
gramas y las suscripciones de conexión, pe-
144
6. Un lápiz estimula el pensamiento creativo
ción especializada. Yo, por ejemplo, uso papel
Un lápiz es la herramienta perfecta para ha- para recopilar mis ideas, pero mantengo mi ca-
cer una lluvia de ideas en una hoja grande. lendario en iCal y mis tareas en OmniFocus. Es
Usar el lápiz cada día fomenta el pensa- importante conocer los pros y los contras del pa-
miento creativo y construye tu jardín de pel y del software para elegir el medio adecua-
ideas. do para cada situación. En general los benefi-
cios de software son:
7. No hay que actualizar un lápiz
Nunca habrá una versión 2.0, porque ya es 1. Editar
una herramienta perfecta. Aunque sí existe Para cosas que cambian mucho es mejor
una versión 1.1 con una goma para borrar. gestionarlas en una aplicación. Si en tu ca-
lendario tienes más citas tachadas que ci-
8. Un lápiz te permite salir de la pantalla
tas de verdad es hora de cambiar la herra-
¿Cuantas horas trabajas delante de la pan-
mienta.
talla del ordenador? Si haces al menos una
parte del trabajo con un lápiz tienes la posi- 2. Colaboración
bilidad de salir de la pantalla y cambiar de Si tus compañeros de trabajo no se encuen-
posición. Un lápiz es bueno para tus ojos y tran en la misma sala, el papel pierde mu-
para la salud. cha de su eficacia.
145
El mejor gestor de tareas es…
Hay un montón de software para ayudarte a 2. La posibilidad de crear varias listas para los
gestionar tus tareas. Casi cada semana descu- contextos
bro una nueva aplicación y habitualmente publi-
Ahora, mira la herramienta que usas actualmen-
co una breve reseña en la categoría Software
te. ¿Cumple estos dos requerimientos? Entonces
explicando las posibilidades y limitaciones de
ya tienes un buen gestor de tareas.
cada solución.
146
nueva, mis dedos automáticamente aprietan las Siempre aconsejo trabajar con listas simples en
teclas Ctrl+Espacio para abrir la pantalla de cap- papel durante al menos seis meses. Sólo cuan-
tura. Además, una vez capturada la idea, mi do estás cómodo con el método y cuando has
mente está tranquila, porque la experiencia de desarrollado tus hábitos productivos, sabes cuá-
varios años usando este sistema ha creado una les son tus requerimientos para tu gestor de ta-
confianza enorme. reas. Además, ser capaz de trabajar en papel
también es muy útil en el momento que la tecno-
Si cambiara de aplicación, necesitaría muchos
logía falla.
meses para volver a crear esta confianza y para
aprender a usar el software con fluidez. Este es Quieres que el gestor de tareas se adapta a tu
el verdadero coste de cambiar de gestor de ta- manera de funcionar y no al revés.
reas.
¿CUáL ES EL MEJOR SOFT-
EMPEZAR DESDE CERO WARE PARA MI?
A veces un cliente todavía no tiene ninguna he- Después de haber trabajado en papel durante
rramienta para gestionar sus tareas. Este cliente seis meses, tienes suficiente experiencia para
probablemente está empezando a aprender los elegir el mejor gestor de tareas. Esta elección
principios de la productividad personal. En este tienes que hacerla tu, porque solo tu sabes cuál
caso, mi recomendación mencionada anterior- es tu forma de trabajar.
mente no le sirve, pero tengo una alternativa:
Para ayudarte a seleccionar entre los cientos de
posibilidades que hay en el mercado, publicaré
Si empiezas a aprender GTD, el mejor
en las próximas semanas mis recomendaciones
gestor de tareas es una hoja de papel
para Windows, OS X, linux, la nube, iOS y An-
Lo primero que mucha gente hace al empezar droid.
con GTD es buscar el software perfecto. Esto no
solo te cuesta mucho tiempo, sino que también Pero recuerda: estas recomendaciones sólo son
limita tu manera de pensar a solo la funcionali- para la gente que todavía no tenían ningún ges-
dad ofrecida por la herramienta elegida. tor de tareas y que han usado una hoja de pa-
pel durante al menos seis meses. Mi recomenda-
ción para el resto de los lectores es: El mejor
147
gestor de tareas es la solución que ya estás
usando.
148
Cómo elegir un gestor de tareas
Para planificar tu día necesitas dos herramien- que aprender cómo funciona la aplicación mien-
tas básicas: un calendario o agenda y un gestor tras estás trabajando en tus hábitos.
de tareas. Casi todo el mundo ya utiliza una
agenda, pero he encontrado muchas personas LAS FUNCIONES BáSICAS
que no tienen un buen gestor de listas. Una lista de tareas no es una herramienta com-
plicada, pero existen unos criterios mínimos que
Si ya has encontrado el mejor gestor de tareas, debe cumplir:
este artículo no es para ti, pero si estás evaluan-
do algunas opciones disponibles, tengo algunos ✓ Descripción
consejos. Un campo que todos los gestores de tareas
tienen es la descripción de la tarea. En este
LO MáS IMPORTANTE campo puedes apuntar qué hay que hacer
Aunque todos necesitamos un gestor de tareas, exactamente.
siempre hay que acordarte que los hábitos pro-
✓ Estado
ductivos son mucho más importante que la he-
Es imprescindible que puedes indicar si la ta-
rramienta. Lo digo porque si empiezas con una
rea está todavía pendiente de hacer o si ya
herramienta en lugar de desarrollando tus hábi-
está hecho. Habitualmente las aplicaciones
tos, corres el riesgo de adaptar tu forma de tra-
cuentan con una casilla que puedes marcar
bajar a las opciones ofrecidas por la aplicación
para completar la tarea. Muchas también
elegida.
ofrecen la posibilidad de ver sólo las tareas
Es mejor primero crear los hábitos y, una vez pendientes o incluir también las tareas com-
que sabes cómo trabajas y qué necesitas, elegir pletadas.
luego la herramienta que se adapta mejor a es-
✓ Multiples listas
tos hábitos. De esta forma también evitas tener
Si creas una lista con todo el trabajo pendien-
149
te, tendrás alrededor de cien tareas. Con tan- Vamos a ver también algunas opciones que no
tas opciones es muy difícil elegir con eficacia son imprescindibles, pero que pueden facilitarte
la mejor tarea que hacer, así que aconsejo di- la vida.
vidir la lista en varias listas más pequeñas
✓ Etiquetas
por cada contexto. Además necesitas algu-
Usando etiquetas podrás visualizar, filtrar y
nas listas especiales como la lista En Espera
trabajar con las tareas cómo tu quieras. Pue-
para hacer el seguimiento de las tareas dele-
des usar etiquetas para registrar cosas como
gadas y la lista Algún día/Quizás para regis-
el tiempo necesario para hacer la tareas,
trar todas las tareas que no son para hacer lo
asignar la tareas a una área de responsabili-
antes posible. La herramienta que eliges de-
dad o la prioridad.
bería ser capaz de crear varias listas o de
mostrar solo una parte de todas las tareas fil- ✓ Proyecto
trando por un campo o una etiqueta. Algunas aplicaciones permiten asignar cada
tarea a un proyecto e consultar el trabajo
✓ Fecha final
pendiente de cada proyecto. Aunque es una
Aunque intentas finaliza todas las tareas lo
función muy útil, no lo he puesto entre los re-
antes posible, algunas tareas tienen una fe-
querimientos básicos, porque sólo utilizaras
cha final. Para evitar finalizar tareas pasada
la lista de proyectos durante la revisión sema-
la fecha final, tu herramienta necesita poder
nal.
registrar esta fecha.
✓ Importancia/prioridad
En mi opinión, estas funciones son la base abso-
No creo mucho en fijar prioridades, porque en
luta para cualquier gestor de tareas y creo que
un entorno dinámico las prioridades pueden
todas las herramientas que vas a encontrar las
cambiar cada hora. Si una aplicación tiene la
tienen.
posibilidad de marcar algunas tareas como
LAS FUNCIONES ADICIONA- importantes, puedes usar esta función para
identificar las tareas clave; las tareas que de-
LES
seas finalizar hoy.
150
✓ Fecha de inicio
montón de información personal en, por ejem-
El campo de fecha de inicio permite dejar ta- plo, las redes sociales, pero si usas el gestor
reas programadas para que automáticamen- de tareas para tu trabajo, habrá datos de
te aparezcan en tu lista de acciones. clientes, proveedores y compañeros. Si estos
datos son confidenciales o personales, hay
✓ Crear tareas a partir del e-mail
que tener cuidado. Tendrás que revisar muy
Hoy en día, gran parte del trabajo llega en
bien las opciones de seguridad: ¿los datos es-
formato digital. Una opción muy útil es la ca-
tán encriptados?, ¿quien controla el servidor
pacidad de convertir mensajes directamente
central?, ¿quien tiene acceso a estos datos?
en tareas.
✓ ¿Es fácil de usar?
✓ Notas
Recuerda que es una herramienta que usas
En el campo de observaciones puedes apun-
cada día, eso incluye momentos en que no
tar toda la información necesaria para poder
estás en tan buenas condiciones, estresado o
completar la tarea: enlaces a páginas en in-
cansado.
ternet, ficheros, números de teléfono, etc.
✓ ¿Te gusta el diseño?
OTROS TEMAS PARA TENER Si te sientes atraído por la aplicación, tendrás
EN CUENTA más ganas de usarlo.
Una aplicación no sólo consiste de sus funcio-
✓ ¿Puedes pagarlo
nes, también hay otros aspectos para tener en
Existe un gran rango de precios para gesto-
cuenta:
res de tareas. Hay aplicaciones gratuitas, pe-
✓ ¿Hay versiones para todas tus dispositivos?
ro también soluciones que cuestan docenas
Ya no es suficiente poder trabajar sólo con de euros por año. ¿Cuanto puedes pagar?
una aplicación en el PC, seguramente tam-
✓ Acceso a los datos
bién quieres tener acceso a tus tareas desde
Especialmente en el campo de la informática,
tu smartphone y tablet.
las cosas pueden cambiar rápidamente. Es
✓ ¿Te importa tener tus datos en la nube?
posible que en unos años encuentres otra so-
Ya estamos acostumbrados de compartir un lución que tiene alguna función que realmen-
151
te necesitas. ¿Tu herramienta actual tiene al-
guna manera de exportar los datos?
152
El centro de control de David Allen
153
al menos una vez al día reciben un poco de
atención.
✓ Intereses varios
Aquí van otros temas que quiero mantener en
mi radar, pero que no pertenecen a las gru-
pos anteriores.
✓ Niveles de perspectiva
Finalmente tengo una rama que simplemente
contiene enlaces a los documentos para ges-
tionar cada nivel de perspectiva.
154
El email NO es tu prioridad nº 1
155
ñero para planificar mi día en una hoja de pa- están convencidos de que en su caso hay que
pel. Y solo cuando tenía el plan hecho, me des- leer el email los primeros minutos de la maña-
plazaba a mi propia mesa para ejecutar el plan. na. En este caso, les presento la técnica del ‘es-
cán de emergencias’.
En la actualidad todavía lo hago así. Empieza mi
día creando un plan sentado en la mesa del co- ESCANEAR POR EMERGEN-
medor de casa. Obviamente, planifico tiempo
CIAS
para procesar la bandeja de entrada del email,
Se trata de una técnica que yo mismo también
pero nunca en la primera hora.
aplico, por ejemplo entre dos reuniones largas.
La idea es que quiero tener la mente tranquila
TENGO QUE LEER EL EMAIL A
para poder enfocarme en la próxima tarea, en
LA PRIMERA HORA general una tarea grande. Si tengo la sensación
Muchas veces cuando explico mi rutina de la ma-
que podría haber algo muy importante en el in-
ñana en cursos o sesiones de mentoring, mis
box de mi email—lo que yo llamo una bom-
clientes me comentan que les gustarían hacerlo
ba—tendré una parte de mi atención ocupada.
así, pero en su situación es imposible. Habitual-
mente porque puede ser que haya un mensaje La solución es hacer una escán de emergencias
de su jefe o de un cliente con un tema urgente. de mi bandeja de entrada. No proceso el email
como debo hacerlo, porque en este momento
En estos casos, primero insisto que seguramen-
no hay tiempo para eso—tengo que entrar en la
te se equivocan, que las urgencias de verdad
próxima reunión—o porque no es el momen-
nunca llegan por email. Si alguien te avisa por
to—es la primera hora de mi día y quiero utilizar
email—un medio de comunicación asincróni-
mi energía para hacer mi trabajo.
co—por definición no espera una respuesta in-
mediata. Y en el caso en que tengas un compa- Abro la bandeja de entrada de mi email con un
ñero o un cliente con estas expectativas irrea- único objetivo: identificar las bombas. No leo
les, habrá que reeducar esta persona. mensajes, no clasifico mensajes, ni organizo mi
trabajo. Sólo quiero identificar asuntos que real-
No obstante, habitualmente mi explicación no
mente no pueden esperar hasta después de mi
tiene mucho efecto; hay creencias que son difíci-
les de eliminar. Una parte de los profesionales
156
reunión; que habrá graves consecuencias si ig-
noro la tarea durante media hora.
157
7 hábitos productivos para trabajar con el co-
rreo electrónico
En este artículo quiero compartir contigo algu- 1. USAR PLANTILLAS PARA AL-
nas ideas que te ayudarán a hacer un uso más
GUNOS MENSAJES
eficiente del correo electrónico, como así tam-
Para muchas tareas solemos escribir el mismo
bién automatizar algunas tareas, liberar algo de
tipo de mensaje y en ese sentido creo que pode-
tiempo y por qué no reducir un poco el estrés
mos ahorrar mucho tiempo si en lugar de escri-
que el email a veces produce.
bir todo desde cero, aprovechamos la opción de
Este post va dirigido especialmente a aquellas armar una plantilla del mensaje (que se utilizará
personas que utilizan el email como herramien- con frecuencia).
ta de trabajo en donde el uso del correo electró-
¿Qué tipo de mensajes se pueden armar en plan-
nico es algo de todos los días.
tilla?
En mi caso trato de ser consciente del uso que
Te doy algunas ideas:
le doy, y siempre busco la manera de optimizar
mi tiempo al usar el email. Si bien el correo elec- ✓ En emails que envías para presentarte como
trónico es una excelente herramienta, también profesional y dar a conocer lo que hacés
es una fuente importante de distracciones y es-
trés. Por eso es importante pulir y mejorar la ma- ✓ Similar a lo anterior pero para presentar tu
Antes de empezar con las ideas quiero aclarar ✓ Cuando tengas que hacer seguimiento de co-
158
✓ Para cualquier otra tarea que implique siem- 3. USAR FILTROS Y SELECCIO-
pre mandar el mismo tipo de mensaje
NAR CUIDADOSAMENTE EL
En mis comienzos como profesional siempre es- CORREO QUE QUEREMOS RE-
cribía cada mensaje desde cero hasta que un CIBIR EN NUESTRA BANDEJA
día me di cuenta que podía ganar una enorme
DE ENTRADA
cantidad de tiempo si empezaba a utilizar men-
Siempre me pregunto lo siguiente: ¿Cuántos co-
sajes prearmados para varias de las tareas que
rreos que recibo diariamente son realmente de
realizaba cotidianamente.
utilidad para mi negocio y cuántos son realmen-
te distracciones o pérdida de tiempo?
2. INSERTAR LA FIRMA AUTO-
MáTICAMENTE En ese sentido trato de utilizar filtros para man-
Muy similar a lo expuesto arriba, la idea aquí tener mi bandeja de entrada ‘purificada’ a lo lar-
también es evitar tener que escribir siempre tu go del tiempo.
nombre, apellido y otros datos al finalizar cada
Es común que con el paso de los meses, recibas
mensaje.
correo de Newsletters que te hayas suscripto,
Para eso podés configurar una firma que se in- notificaciones de Facebook, de Twitter o de cual-
sertará luego automáticamente al final de cada quier otro servicio que tengas una cuenta. Esto
correo que redactes. hace que en cierta forma tu bandeja de entrada
se salga de control.
En lo personal trato que la firma sea breve y en
este momento por ejemplo los datos que presen- Para solucionar esto, sugiero usar algunos fil-
ta son los siguientes: Mi nombre y apellido, mi tros, etiquetas o hacer uso de la ‘desuscripción
puesto dentro de la empresa, y la dirección web de los boletines que no lees’, para que estos
de la empresa. Podés agregar algún que otro mensajes no lleguen directamente a la bandeja
dato más, pero en lo posible trata de que tam- de entrada, pero si, se archiven o vayan a una
bién la firma se vea agradable y tenga informa- carpeta o etiqueta y eventualmente si los quie-
ción de valor o de utilidad para la persona que res leer, lo haces todo junto. También podés de-
recibe tus correos. sactivar las notificaciones de las redes sociales
así no te avisa cada vez que sucede un evento.
159
Como norma general trato de mantener mi ban- 5. REVISAR EL CORREO EN-
deja de entrada lo más limpia posible, siendo
TRE DOS Y TRES VECES POR
bastante selectivo con el correo que recibo. Esta
idea me ha servido bastante para tener que pro-
DíA
Este punto suele ser bastante controversial espe-
cesar menos emails por día y por ende pasar
cialmente para aquellas personas que creen
menos tiempo frente a la computadora.
que necesitan tener el correo abierto todo el
4. REDACTAR LOS MENSAJES día.
DE TAL MANERA QUE SEAN En mi opinión salvo que tu trabajo sea de dar so-
MáS EFICACES porte por email todo el tiempo o alguna profe-
Otra manera de ser más productivo con el co- sión similar, creo que se pueden hacer ajustes
rreo es mejorar la forma en que redactamos los para tratar de chequear el email unas pocas ve-
emails cuidando tanto el "subject o asunto" co- ces al día.
mo así también el cuerpo del mensaje. La idea
El objetivo que propongo para este punto es
es que la otra persona pueda comprender aque-
que puedas establecerte algunos horarios espe-
llo que tienes para decirle y que por el otro lado
cíficos para dedicarlo al email y el resto del
te responda a lo que tu necesites.
tiempo abocarlo a tareas más importantes.
La idea aquí es evitar el ida y vuelta de mensa-
A aquellas cosas que te generen un impacto re-
jes por problemas de comunicación que suele
al sobre tu negocio por ejemplo.
ser desgastante por cierto.
160
6. APAGAR TODO TIPO DE NO- emails para que tu bandeja de entrada quede
limpia. Con cada email que recibas, aplica una
TIFICACIóN DE CORREO EN-
acción a seguir: se elimina, se archiva para res-
TRANTE ponder más tarde, se responde en el momento,
Similar a lo anterior, la idea es ganar control so-
se marca como spam, se aplica un filtro, se pa-
bre ti mismo y no dejar que el email pase a do-
sa a la lista de tareas, lo que sea…
minarte. Es una pérdida total de tiempo, energía
y concentración, dejar que el sistema te avise a Con este hábito siempre mantendrás cierto or-
cada rato que ingresa un correo nuevo. den sobre tu bandeja de entrada.
Parece obvio, pero muchas personas ‘se acos- Si por ejemplo tratas de aplicar la idea de che-
tumbraron’ y me argumentan que a ellos no les quear el correo unas pocas veces al día, cada
molesta. vez que ingreses, puedes intentar aplicar la téc-
nica del Inbox 0 para ver como te sientes.
Recuerdo que una vez tenía el Outlook instala-
do y tenía las notificaciones activadas. Entonces Si al cabo de una semana te sientes cómodo,
estaba trabajando sobre un proyecto web de un puedes mantenerla como un hábito en la ges-
cliente y a cada rato en el extremo inferior dere- tión de tu correo electrónico.
cho aparecía el cuadro de diálogo informando
sobre un nuevo email. Y en muchos casos don- — Mariano Jofré
de eran email conflictivos, realmente me genera-
ba una distracción tremenda sobre lo que venía
haciendo.
161
Cómo escribir el asunto de email perfecto
Uno de mis 20 consejos esenciales para domi- Imagínate que tu destinatario encuentra dos
nar tu correo electrónico es que hay que escribir mensajes nuevos en su bandeja de entrada, con
un asunto claro para cada email que envías. estos asuntos:
er y contestar.
162
✓ Taller el mismo asunto pero tratando de cosas comple-
tamente distintas.
✓ Acción
Al abrir un correo con un asunto de la segunda
✓ Ayuda
lista, sabes de antemano de qué va el mensaje.
✓ Necesito para hoy tu texto para la revista 2. Si respondes a un mensaje que has recibido
sin asunto claro, recomiendo cambiar el
✓ ¿Puedes verificar el primer borrador del folle- asunto. Si luego vuelves a recibir una res-
to para el nuevo producto? puesta sabrás de qué va el mensaje. Y al
final del mensaje puedes añadir un enlace
La información en la primera lista no te sirve mu-
a este artículo para educar la otra persona.
cho. Estos emails pueden tratar de todo. Ade-
Explica cuál serán los beneficios para esa
más es posible que recibes varios mensajes con
163
otra persona: «Veré mejor tus correos y te
atenderé antes».
164
20 consejos esenciales para dominar tu correo
electrónico
Cada persona trata diariamente con una media 1. DEJA DE ‘LEER’ EL EMAIL Y
de 122 mensajes de correo electrónico profesio-
APRENDE A ‘PROCESAR’ EL
nal.
CORREO ELECTRóNICO
En mi trabajo encuentro cada semana profesio- Tratar la bandeja de entrada como tu lista de ta-
nales que literalmente necesitan todo el día pa- reas es un error que hace que trabajas de for-
ra poder tratar con una cantidad tan grande de ma reactiva. Además, como en general el asun-
email. El volumen de mensajes que reciben no to de un mensaje no tiene nada que ver con la
deja espacio para hacer otro tipo de trabajo. acción que debes tomar, es probable que antes
de terminar la tarea has tenido que releer el
Por suerte, no todos las personas están en una
mensaje varias veces. Yo no tengo tiempo para
situación tan grave, pero muchos trabajadores
esto…
modernos notan que el email les quita mucho
tiempo para poder hacer el trabajo de verdad. En lugar de leer en correo electrónico hay que
Definitivamente se trata de uno de los ladrones empezar a procesar tu bandeja de entrada. La
del tiempo más comunes. primera vez que abres el mensaje debes tener
sólo un objetivo: decidir qué hay que hacer.
Yo siempre insisto que el correo electrónico sólo
es un canal de comunicación. Es posible que es Marcar el mensaje como no leído para indicar
el canal de comunicación más importante que que aún debes hacer algo con el mensaje no es
tienes, pero tu trabajo no es ‘contestar emails’. la solución; para eso existen las listas de tareas.
Intenta vaciar la bandeja de entrada por comple-
Para ayudarte a pasar menos tiempo en la ban-
to al menos una vez cada dos días.
deja de entrada del email, te presento hoy mis
20 consejos para usar esta herramienta con
más inteligencia y más eficacia.
165
2. UNA CARPETA PARA CADA ‘Archivo’. Verás que es mejor que guardar todo
en tu ‘Bandeja de entrada’.
MENSAJE Y CADA MENSAJE
EN SU CARPETA 4. MINIMIZA EL NúMERO DE
La carpeta ‘Bandeja de entrada’ de tu email es-
CARPETAS DEL ARCHIVA
tá reservado sólo para estos mensajes nuevos
Intenta almacenar todos los mensajes en solo
que aún no has visto y de que todavía no sabes
una carpeta para evitar perder el tiempo deci-
qué hacer con ellos.
diendo dónde guardar cada mensaje. Cuanta
¿Dónde dejas el resto de los mensajes? Pues menos fricción hay al momento de archivar un
eso depende a la acción que has definido para mensaje, más probable es que sacas estos men-
el mensaje. sajes de la bandeja de entrada.
Si es algo que has delegado y estás esperando Si es necesario, puedes crear sub-carpetas —
a otra persona, guárdalo en la carpeta ‘A la es- por ejemplo por cliente o proyecto— pero inten-
pera’. Todo lo que no requiere ninguna acción ta reducir el número de carpetas.
para ahora, puedes aparcar en la carpeta ‘Esta
Personalmente trabajo con una carpeta ‘Archi-
semana no’. Tus citas van a la agenda y las ta-
vo’ genérico y dos o tres carpetas para mis gran-
reas para hacer en otro momento a la lista de
des proyectos actuales. Una vez finalizado el
acciones.
proyecto, elimino la carpeta y guardo sus conte-
Así te aseguras de poder reencontrar el mensa- nidos en la carpeta genérica.
je al momento en que lo necesitas.
5. APRENDE A UTILIZAR EL
3. ARCHIVA LOS MENSAJES BUSCADOR
CON CONTENIDOS QUE PUE- Las modernas aplicaciones de email tienen to-
das un motor de búsqueda para encontrar men-
DES NECESITAR EN EL FUTU-
sajes archivadas.
RO
Si necesitas consultar los contenidos en el futu- Vale la pena invertir un poco de tiempo en
ro, guarde el mensaje en una carpeta llamada aprender cómo utilizar esta función para poder
utilizar más criterios al buscar un mensaje: “Bus-
166
co un email que he recibido de Juan Paloma en- 7. USA LOS ATAJOS DEL TE-
tre enero y marzo del año pasado, que trata de
CLADO
la nueva página web y que contiene un docu-
Hablando de textos, ¿sabías que puedes utilizar
mento en formato PDF con la planificación”.
el teclado también para otras funciones? Casi
Este tipo de preguntas son posible en Gmail, Mi- todo lo que puedes hacer con el ratón, también
crosoft Outlook, macOS Mail y Thunderbird. es posible mediante un atajo de teclado, ¡en la
mitad del tiempo!
6. UTILIZA EL AUTO-CORREC-
Hay atajos de teclado para archivar un mensa-
TOR PARA TEXTOS LARGOS je, para enviar el mensaje, para escribir un men-
Seguramente hay una parte de los mensajes
saje nuevo, para contestar un email, para adjun-
que escribes que repites mucho.
tar un documento, para marcar el correo como
Si utilizas Microsoft Outlook, puedes usar su fun- Post-It por el siguiente atajo de teclado.
167
nar una hora y veinte minutos al día! Eso son cin- Mi consejo es que desactivas las notificaciones
co horas y cuarenta minutos por semana o 35 y que además cierres la aplicación de email una
días laborables al año… vez clasificados todos los mensajes de la bande-
ja de entrada.
9. APAGA LAS NOTIFICACIO-
NES 10. CONTESTA LOS EMAIL DI-
Por defecto, Microsoft Outlook está configurado RECTAMENTE DESPUéS DE LE-
para avisarte de nuevos mensajes de correo en ERLOS — SI PUEDES HACER-
varias maneras:
LO EN MENOS DE DOS MINU-
✓ Reproducir un sonido. TOS
Aplica la famosa regla de 2 minutos cuando cla-
✓ Cambiar momentáneamente el cursor del ra-
sificas el email.
tón.
Acuérdate de que esta regla no se aplica cuan-
✓ Mostrar un icono de sobre en el área de notifi-
do recibes el mensaje, sino cuando estás clasifi-
cación.
cando los nuevos emails.
✓ Mostrar un alerta de correo nuevo en el escri-
Cada correo que has podido contestar mientras
torio.
estás procesando lo puedes olvidar y no hay
Es un poco exagerado, ¿verdad? que apuntar nada en tu sistema de productivi-
dad personal.
También las otras aplicaciones de email para tu
ordenador y el teléfono móvil hacen todo lo po- 11. LIMITA EL TIEMPO PARA
sible para avisarte cuando llegue un nuevo co- PROCESAR LA BANDEJA DE
rreo. Imagínate, estás recibiendo una media de
ENTRADA
88 notificaciones de email por día. 88 veces reci-
No quiero pasar todo el día en el email y por
bes una interrupción de tu aplicación de email.
eso fijo un límite de tiempo y programo un tem-
¿Realmente es necesario? porizador antes de abrir la aplicación de email.
168
Si, por ejemplo, después de veinte minutos no 14. RETRASA TU RESPUESTA
he podido procesar todos los mensajes, lo deja- Yo habitualmente espero hasta el día siguiente
ré para más tarde. para contestar mensajes no urgentes. Así evito
crear expectativas que no siempre puedo cum-
12. USA LISTA DE ACCIONES plir y además encuentro que hay problemas
Si la bandeja de entrada no sirve como lista de
que ya están solucionados antes de que yo res-
acciones, ¿dónde hay que dejar tus acciones?
pondo.
Exactamente: en una lista de acciones.
15. MANTéN TUS RESPUES-
Usar una lista de acciones es la única manera
de dejar de trabajar de forma reactiva y seguir TAS BREVES
tus propias prioridades. Un email no es una carta. Cuando envías un
mensaje por correo electrónico, hay que tener
Además, cuando copias un correo a la lista de en cuenta que el destinatario tendrá 87 otros
tareas tendrás la posibilidad de cambiar el asun- mensajes para leer.
to para que quede claro qué hay que hacer
exactamente con el mensaje. Es mucho más fá- Si no puedes explicar tu mensaje en cinco lí-
cil elegir una tarea desde una lista de acciones neas, es probablemente más eficaz usar el telé-
con descripciones claras que elegir desde una fono o explicarlo de cara a cara. Las personas
carpeta de correo con asuntos varios. habitualmente no leen correos largos y además
pierdes mucho tiempo escribiéndolos.
13. HACER EL SEGUIMIENTO
DE TAREAS DELEGADAS EN LA 16. ESCRIBE UN ASUNTO CLA-
CARPETA ‘A LA ESPERA’ RO PARA CADA CORREO QUE
Usando esta carpeta estás seguro de no olvidar ENVíAS
nada, al menos si revisas esta lista frecuente- Recuérdate que tu mensaje estará compitiendo
mente. por la atención del destinatario con 87 otros
mensajes.
Por cierto, si utilizas Microsoft Outlook es posi-
ble automatizar la lista de espera. Yo habitualmente dedico el mismo tiempo al re-
dactar el asunto que al escribir los contenidos.
169
Hay que aplicar un poco de marketing al escri- Antes de empezar un email, pregúntate si estás
bir el asunto para captar mejor la atención. usando el canal de comunicación correcto para
este tipo de mensaje.
17. EVITA EL USO DE LOS CAM-
POS CC Y CCO 20. UTILIZA LOS FILTROS Y
La atención y el tiempo de los demás es muy va- LAS REGLAS
lioso. ¿Realmente es necesario enviar una copia Con ordenadores y servidores cada día más po-
de todo a tu jefe o tus compañeros? tentes, hay un montón de cosas que son fácil-
mente automatizables. Entre otras cosas, pue-
18. CONFIGURA EL PROGRA- des eliminar correo basura y procesar notifica-
MA DE CORREO PARA DIFERIR ciones sin tener que hacer nada.
EL ENVíO Te he preparado una lista de mis reglas de co-
¿Alguna vez has olvidado de adjuntar un docu-
rreo esenciales para inspirarte a automatizar
mento a un email? ¿Y cuando te has enterado
más.
de este error? Exacto, justo en el momento en
que das al ‘Enviar’.
170
Las 4 maneras de convertir un email en una ta-
rea sin perder el tiempo
Llevo años explicando que no hay que utilizar la Si la mayoría de las tareas en la lista de accio-
bandeja de entrada como lista de tareas, pero nes provienen del correo, vale la pena estudiar
todavía encuentro muchos profesionales que es- cómo puedes optimar el proceso de convertir
tán haciendo justo esto: dejan que su email de- un mensaje de email en una tarea.
termina qué hacen y en qué orden.
CONVERTIR EMAIL EN TA-
La razón es bastante sencilla: no conocen ningu-
REAS SI FRICCIóN
na manera de organizarse que funciona mejor.
En mi experiencia, muy pocos gestores de ta-
Seguramente han probado alguna aplicación pa-
reas están bien integrados con las aplicaciones
ra gestionar sus tareas en algún momento, pero
de correo más comunes, como GMail, Outlook,
después de un tiempo han dejado de utilizarlo,
Windows Mail y macOS Mail, aunque siempre es
simplemente porque es demasiado trabajo man-
posible encontrar una manera de crear una ta-
tenerlo actualizado.
rea a partir de un email.
Siempre cuando hay demasiado fricción en un
Existen cuatro diferentes maneras de transfor-
proceso, el proceso deja de funcionar.
mar un email en una tarea:
En la actualidad, gran parte del trabajo segura-
1. Aplicaciones de email con tareas inte-
mente te llega en forma de un correo electróni-
co. Cada día hay que clasificar docenas de men-
gradas
sajes nuevos. Con un poco de suerte puedes Algunas aplicaciones de email ya cuentan con
descartar una parte significante y habrá bastan- una lista de tareas dentro de la misma aplica-
tes mensajes que puedes contestar en 2 minu- ción. Este es el caso con, por ejemplo, Microsoft
tos. Pero al final siempre te quedan las tareas Outlook y Gmail.
que hay que hacer lo antes posible y que debes
Si trabajas con Outlook, el único que debes ha-
apuntar en tu gestor de tareas.
cer para crear una tarea a partir de un mensaje
171
de correo electrónico es arrastrar, copiar o mo- Este es con diferencia mi opción favorita para
ver un correo a la carpeta de tareas, como ense- poder crear tareas y una de las razones porque
ño en este vídeo de 2 Minutos de Productividad. prefiero trabajar con la aplicación OmniFocus.
También en Gmail es fácil crear una tarea. Pue- Con este tipo de aplicaciones puedes simple-
des encontrar esta opción en el menú ‘Más’ de mente seleccionar el email — o un fragmente de
la interfaz. texto dentro del email — y crear una nueva ta-
rea usando un atajo de teclado. Al usar esta op-
2. Plugins para aplicaciones de email ción, te muestra una pantalla para entrar los me-
Algunos gestores de tareas cuentan con un plu- tadatos de la tarea. Solo de esta forma será po-
gin que puedes instalar en tu aplicación de co- sible clasificar cada mensaje en menos de 10 se-
rreo electrónico. Por ejemplo, la aplicación To- gundos para que no pasas todo el día procesan-
doist tiene un plugin para Microsoft Outlook o si do el correo.
trabajas con Gmail puedes instalar el plugin de
ActiveInbox o el plugin de RememberTheMilk en
4. Reenviar el email a tu gestor de ta-
tu navegador. reas
Como he dicho al principio, la gran mayoría de
De esta forma puedes tener las tareas perfecta-
las aplicaciones no están bien integradas con el
mente integradas con tu email.
email. Como mucho existe la posibilidad de re-
3. Integración a nivel del sistema opera- enviar el correo a una dirección especial para
crear la tarea. Por ejemplo, si utilizas la aplica-
tivo
ción Wunderlist, puedes reenviar mensajes a la
En lugar de un plugin en la aplicación de email, dirección ‘me@wunderlist.com’ o los usuarios
también es posible hacer la integración desde de FacileThings pueden enviar correos a
el sistema operativo. ‘inbox@facilethings.com’.
El gran beneficio de este método es que puedes Después de haber reenviado tu mensaje hay
convertir cualquiera cosa en una tarea. No sólo que abrir la bandeja de entrada del gestor de
el email, sino también documentos, páginas tareas para añadir los metadatos como el con-
web, fragmentes de texto, tweets, fotos, etc. texto, el proyecto y la fecha final.
172
Sincronizar las tareas de Outlook con Android
Microsoft Outlook es el gestor de tareas más caciones: además del gestor de tareas en el mó-
usado en empresas, Andoid es el sistema opera- vil hay que instalar una aplicación adicional en
tivo más usado en smartphones. Sería lógico el ordenador para sincronizar los datos de
pensar que existe una manera fácil de sincroni- Outlook con un servidor en la nube.
zar las tareas en Outlook con algún gestor de
Como la mayoría de los usuarios de Outlook no
tareas en Android, pero en la realidad no es tan
están conectados a un servidor Exchange, prime-
fácil.
ro os propongo dos soluciones que no requieren
Cada semana recibo mensajes de lectores pre- Exchange, seguido por mi recomendación para
guntándome cómo pueden pasar sus tareas de usuarios de Exchange y finalmente una lista de
Outlook a su móvil. opciones alternativas.
173
Finalmente, aunque no está relacionado con el
tema de este artículo, puedes sincronizar las no-
tas de Outlook con Evernote, Simplenote o
Dropbox.
TOUCHDOWN
Existen varias aplicaciones para conectar con
un servidor Exchange desde un dispositivo An-
droid, pero TouchDown es la que más me ha con-
vencido. Por solo $19,95 tienes acceso al co-
rreo, los contactos, el calendario, las tareas y
las notas
OTRAS SOLUCIONES
A mis clientes casi siempre les recomiendo las
tres soluciones antes mencionadas, pero existen
otras posibilidades. Si quieres, puedes investi-
gar también las siguientes opciones:
174
Combinar Evernote, Google Calendar y una lis-
ta de tareas
Antes de empezar a trabajar con un cliente nue- Después de procesar la bandeja de entrada,
vo, siempre pregunto por las herramientas que Zendone cuenta con una sección para revisar y
actualmente utiliza. Ya sabéis, no me gusta cam- organizar tus tareas. Allí puedes marcar las pró-
biar. Además de Outlook, cada vez más encuen- ximas acciones de cada proyecto y cambiar las
tro usuarios de los productos de Google—habi- otras propiedades como el contexto y la fecha
tualmente para el correo y el calendario—y Ever- de vencimiento. Un detalle interesante es el uso
note. Creo que estas herramientas están muy del formato Markdown en la descripción de las
bien para gestionar el correo, las citas y el mate- tareas.
rial de referencia, pero no sirven de gran cosa
Finalmente, la tercera sección sirve para finali-
para planificar tus tareas.
zar las tareas. Allí puedes ver todas las tareas
Habitualmente les recomiendo una aplicación marcadas más las tareas que están a punto de
complementaria que comunica a la perfección vencer.
con las herramientas que ya usan: Zendone.
Creo que Zendone es una buena solución para
El flujo de trabajo de Zendone empieza en Ever- usuarios de Evernote y Google Calendar.
note, usando la multitud de opciones para captu-
rar información. La segunda fase, procesar, lo
hacemos desde Zendone. Allí tenemos acceso
al contenido de la libreta por defecto de Everno-
te, además de la propia bandeja de entrada de
Zendone. Cada objeto lo podemos convertir en
una acción en Zendone, en una cita en Google
Calendar o archivarlo en otra libreta de Everno-
te.
175
Cómo uso Dropbox
176
carpetas con tus fotos, que automáticamente se activos. Esta carpeta en verdad solo es un sym-
convierten en una galería de fotos en la página link a una carpeta en Dropbox. De esto modo
de Dropbox. Yo uso esta opción para compartir puedo acceder a mi material de proyectos des-
fotos que solo quiero compartir con algunas per- de la carpeta ~/Documentos, mientras al mismo
sonas. (el resto va en Flickr). tiempo sincronizo estos documentos con
Dropbox. Tengo dos razones para tener estos do-
COPIA DE SEGURIDAD cumentos en Dropbox: primero para tener siem-
Aunque uso otra solución (Carbonite) para hacer pre acceso a este material, pero lo más impor-
copias de seguridad, a veces Dropbox es la ma- tante es poder usar las versiones. Al cambiar un
nera más rápida de hacer un backup. Si guardas documento, Dropbox no sobrescribe el fichero,
tus ficheros importantes en Dropbox siempre po- pero crea una nueva versión. Solo las últimas
drás recuperarlos. Desde la web de Dropbox tie- versiones están disponibles en la carpeta, pero
nes la posibilidad de restaurar ficheros borra- desde la web puedo volver a una versión ante-
dos. rior.
FICHEROS DE PROYECTOS
En mi carpeta de documentos tengo una carpe-
ta con material relacionado con mis proyectos
177
Introducción a los Mapas Mentales
Desde el primer lápiz primitivo, la gente lo han guarda información. Puedes generar asociacio-
usado básicamente para dos cosas: hacer dibu- nes más fuertes con el uso de varios colores,
jos y escribir informes. Desgraciadamente toda- imágenes y vínculos, y como el cerebro trabaja
vía mantenemos esas dos cosas separadas. Di- con asociaciones, estos elementos te ayudan a
bujar es un acto creativo, artístico y difícil, y por recordar.
otro lado, tomar notas, escribir informes o actas
es una actividad lógica y poco complicada. LLUVIA DE IDEAS
Yo uso los mapas mentales más que nada para
MAPAS MENTALES hacer una lluvia de ideas o profundizar en un te-
Puede ser que la palabra Mapa Mental suene ma. Por ejemplo, para escribir un nuevo artículo,
extraña, pero simplemente es una nueva mane- el desarrollo de un nuevo producto o crear una
ra de tomar notas. Si estás haciendo un mapa estrategia para entrar en un nuevo mercado.
mental estás combinando dibujo y escritura. De
alguna manera, los mapas mentales cuadran ¿CóMO CONSTRUIR UN MAPA
mejor con nuestra manera de pensar que las ho- MENTA?
jas llenas de texto. Además, el uso de palabras El proceso para hacer un mapa mental es muy
en los mapas mentales hace que estos requie- sencillo:
ren menos esfuerzo que dibujar o pintar.
1. Escribe el tema central del mapa mental en
RECORDAR MEJOR el medio de una hoja de papel.
Existen más beneficios en hacer mapas menta-
2. Después apuntas palabras o conceptos vin-
les: la manera habitual de tomar notas no te
culados al tema alrededor de la palabra y
ayuda mucho para recordar lo que apuntas. Co-
dibujas unas flechas hacia el tema central.
mo he dicho anteriormente, los mapas mentales
encajan mejor con la manera en que tu cerebro
178
3. Si más tarde salen conceptos o palabras pas mentales, pero aunque tienen algunos bene-
que están vinculadas a los temas del punto ficios (como la integración con las tareas de
2, apúntalos cerca de esa palabra y dibuja Outlook en el caso de MindManager), estas he-
una flecha hacia esa palabra vinculada. rramientas son muy limitadas en sus posibilida-
des gráficas. Si realmente quieres tener toda la
El proceso suena más difícil de lo que realmente
libertad a la hora de hacer tus mapas mentales,
es, pero si una vez has visto un mapa mental lo
no hay nada mejor que una gran hoja de papel
entiendes directamente. En Google puedes en-
y lápices de colores.
contrar varios ejemplos de mapas mentales
muy visuales:
http://images.google.es/images?q=mapas+ment
ales.
✓ Escribe en mayúsculas
✓ Sé creativo
✓ Disfruta
SOFTWARE
También hay software (MindManager, FreeMind)
y aplicaciones web (MindMeister) para crear ma-
179
Crear un kanban con Trello
El kanban es un sistema de planificación just in En ambos casos, uso el kanban como material
time desarrollado por Toyota para gestionar el de referencia de un proyecto. No he reemplaza-
flujo de trabajo en las fabricas de coches. Tradi- do mi lista de tareas por un kanban, solo uso es-
cionalmente, un kanban consiste en una gran ta herramienta para tener una visión general del
tabla, donde cada columna representa un esta- estado de algunos proyectos.
do en el proceso de fabricación. Cada columna
contiene tarjetas que representan los elemen- TRELLO
tos—coches en el caso de Toyota—en cada esta- Mi aplicación favorita para crear kanbans es
do. Hay algunos características más, pero para Trello de Fog Creek Software. Trello está disponi-
comprender este artículo es suficiente con saber ble como aplicación web y como aplicación nati-
esto. va para el iPhone o Android. Aún no hay versión
para el iPad.
CóMO USO LOS KANBAN
Además de las funciones básicas de un kan-
Tengo algunos proyectos que gestiono median-
ban—crear columnas, crear tarjetas, cambiar el
te un kanban. Por ejemplo, he creado un kan-
estado de cada tarjeta—, Trelllo ofrece varias
ban para mi servicio de consultoría, con varios
opciones extra como: cada tarjeta puede conte-
columnas—1ª sesión, 2ª sesión, … hasta la valo-
ner una lista de tareas, una fecha final, un res-
ración del proyecto—dónde puedo ver el progre-
ponsable, ficheros adjuntos y notas. Además,
so de todos mis clientes de consultoría.
los usuarios pueden votar en tarjetas y dejar co-
Tengo otro kanban para un proyecto de crea- mentarios.
ción de vídeos. Este kanban sólo tiene tres esta-
Cada kanban cuenta con un log mostrando los
dos: pendiente, en producción y publicado. En
últimos cambios en el sistema.
este caso se trata de un kanban colaborativo,
dónde otras personas pueden añadir comenta-
rios.
180
Los creadores de Trello usan esta aplicación pa-
ra planificar el desarrollo. Tienen un kanban con
recursos para usar la aplicación, un kanban pa-
ra planificar novedades en las diferentes versio-
nes para Android, iOS y web 2.0.
181
Ahorra tiempo con documentos inteligentes
182
ño puedes también añadir textos, imágenes ✓ Elige una plantilla para crear un documento
(logotipo) y otros objetos a la plantilla. nuevo basado en la plantilla.
✓ Al final eliges la opción ‘Guardar como’ y lue- ¡Así te ahorras mucho trabajo!
go Plantilla de Word. Mantén el lugar por de-
fecto de Word para guardar la plantilla nue- ¿CóMO TRABAJAR CON ESTI-
va. LOS?
Casi todos los usuarios de Word y otros procesa-
dores de texto usan los botones para cambiar la
apariencia de una palabra o un párrafo. Si quie-
res que el texto sea en negrita usa el botón ‘N’.
¿Pero qué pasa si al final quieres resaltar estas
palabras aun más y quieres que todas estas pa-
labras sean en negrita y de color rojo? Entonces
toca repasar todas estas palabras una por una
para cambiar el color.
183
DIEZ MINUTOS DE TRABAJO
PARA MUCHA DIVERSIóN
¡Inténtalo! Puedes crear una plantilla sencilla en
diez minutos.
184
Tomar notas con el método Cornell
Habitualmente apunto mis notas en un pequeño ve para apuntar las ideas más importantes de la
bloc de notas que siempre llevo conmigo. No clase o la reunión, usando frases cortas, símbo-
obstante, hay situaciones en que no es la mejor los y abreviaciones.
opción para esta tarea, por ejemplo, cuando es-
toy en un curso, un seminario o en una reunión.
185
Un día después del evento, reviso las notas. Ob-
viamente, siempre paso las acciones a mi lista
de tareas, pero además escribo un resumen de
mis notas en el espacio al final de cada página
para aumentar la comprensión del tema. Habi-
tualmente, si quiero consultar los apuntes de
una reunión o clase del pasado, solo miro las
palabras claves y/o el resumen para refrescar
mi memoria.
DESCARGA LA PLANTILLA
186
Mi estrategia de copias de seguridad
No queda ningún registro de mis primeros cator- Comparto mi estrategia de copias de seguridad
ce años de vida digital. No tengo ninguna copia para dar un ejemplo y una base para que pue-
digital del libro que escribí para el Adventure das diseñar tu propio estrategia.
Weekend, he perdido mis ficheros MP3—conver-
tir cada canción a MP3 me costaba 2 horas—, LOS PRINCIPIOS BáSICOS
ya no puedo consultar mis notas de las reunio- Para que una estrategia de copias de seguridad
nes y tampoco el correo que envié y recibí du- funcione, creo que debe cumplir dos criterios bá-
rante estos años. sicos:
187
LOS COMPONENTES DE MI SIS- ✓ Time machine
Otra función de OS X es Time machine, la apli-
TEMA DE BACKUPS
cación por defecto para hacer copias de segu-
Utilizo varias funciones y aplicaciones para evi-
ridad. Cuando conecto un disco externo al or-
tar la pérdida de datos:
denador, Time machine pregunta si quiero
✓ Versiones en OS X
usarlo para copias de seguridad y luego guar-
Desde la versión Lion del sistema operativo da automáticamente una copia de los datos
de Apple, OS X guarda automáticamente va- locales, cada hora de las últimas 24 horas,
rias versiones de cada fichero. ¿Quién no ha una copia de cada día del último mes y una
usado un documento existente para no tener copia semanal de los meses anteriores.
que empezar de nuevo, y en lugar de usar la Con Time machine hago copias de todos mis
opción ‘Guardar como…’ ha hecho un clic en datos. en un disco duro externo.
‘Guardar’? La opción de recuperar versiones
✓ Backblaze
anteriores del documento me ha ‘salvado la
Como he dicho anteriormente, es importante
vida’ en varias ocasiones.
tener una copia en otro lugar. Los datos de
✓ Dropbox
mis proyectos activos ya están a salvo en
En mi carpeta ‘Documentos’ tengo una sub- Dropbox, pero también necesito una solución
carpeta dónde guardo todo el material de similar para mis fotos y otros datos. Existen
mis proyectos activos. En realidad, esta carpe- varias soluciones comerciales para hacer
ta es un alias—o mejor dicho un enlace simbó- backups en la nube, como por ejemplo Carbo-
lico—a una carpeta en mi Dropbox. Como sa- nite, pero actualmente utilizo Backblaze. La
béis, Dropbox sincroniza al instante—muchas copia inicial puede durar varias semanas, pe-
veces en solo unos segundos—cualquier cam- ro una vez subido mantiene todos los datos
bio en los ficheros y las carpetas. De esta for- sincronizados.
ma, siempre puedo acceder a mis ficheros ac-
✓ Clonar el disco duro
tuales desde cualquier ordenador o dispositi-
Tener Time Machine y una copia en la nube
vo móvil.
está muy bien, pero si algún día tuviera pro-
blemas con, por ejemplo, el disco duro de mi
188
ordenador, tendría que instalar el sistema a mi ordenador.
operativo en otro disco duro y luego restau- Para algunas servicios 2.0 uso el servicio
rar todos los datos. Esto es un proceso que IFTTT—If This Then That—para guardar copias
seguramente me costaría varias horas de tra- de mis datos en Dropbox.
bajo. Para poder volver a trabajar más rápi- Desafortunadamente, hay servicios, como
do, guardo una copia exacta de mi disco duro por ejemplo la lista de correo de MailChimp,
en una unidad USB. Uso la aplicación Carbon que no he podido automatizar. La única solu-
Copy Cloner para crear este clon de mi siste- ción es programar una tarea repetitiva en Om-
ma. Tengo una tarea programada en OmniFo- niFocus para entrar en la web y exportar los
cus para acordarme cada semana de conec- datos manualmente.
tar este disco, para que Carbon Copy Cloner
lo actualice automáticamente. PROBAR LA RESTAURACIóN
Sólo hacer copias de seguridad no es suficiente.
✓ Los datos en la nube
¿Estás seguro que la copia ha ido bien? La única
Todo lo que he explicado hasta ahora sirve manera de saberlo es probar la restauración de
para los datos que tengo en mi ordenador, pe- los ficheros. Habitualmente hago una prueba de
ro hoy en día trabajamos cada vez más en la los backups dos veces al año. Recupero algunos
nube. ¿Dónde están las copias de seguridad ficheros de Time Machine, bajo algunas carpe-
de GMail, del blog, y de las fotos en Face- tas de Backblaze, arranco el ordenador desde
book? Esta es la parte más complicada de la el clon y vuelvo a importar la última copia de se-
estrategia de backups, más que nada porque guridad del blog.
la mayoría de los servicios en la nube no ofre-
cen ninguna manera fácil y automática para Yo confío en mi sistema.
exportar los datos. Hay que analizar cada ser-
vicio y buscar la mejor forma.
En mi cuenta de alojamiento web tengo un
script que automáticamente crea copias de
seguridad de los ficheros, las bases de datos
y el correo en el servidor. También he conse-
guido bajar estos backups automáticamente
189
Las listas de control
Una simple lista de control o checklist, es la he- El gran beneficio de usar listas de control es que
rramienta idónea para obtener más resultados solamente tienes que pensar una vez sobre có-
con menos esfuerzo. Hay tres razones para usar mo hacer la tarea.
una lista de control:
Una de mis tareas en la empresa es organizar
✓ Hay tareas que debes hacer siempre de la cursos para nuestros distribuidores. Para cada
misma manera. Aunque los pilotos de avio- curso tengo que arreglar varias cosas: tengo
nes cada día hacen lo mismo, usan listas de que verificar que hay suficiente material, reser-
control para asegurarse que no se olvidan na- var la sala, enviar información a los participan-
da. tes, etc. Hay docenas de detalles que siempre
tengo que hacer, y hay que hacerlos bien.
✓ Hay cosas que no haces muy a menudo y en-
tonces es útil disponer de una lista para verifi- Para garantizar la buena ejecución uso una lista
car que lo estás haciendo bien. Por ejemplo, de control con todas las cosas que debo hacer
tengo una lista de viaje con todas las cosas empezando un mes antes de la fecha del curso.
que posiblemente debo llevarme si voy de Después de cada curso actualizo la lista, así
viaje: pasaporte, ropa, libro, neceser, etc. que ahora confío completamente en la lista, lo
que me da tranquilidad. Si he repasado toda la
✓ Finalmente, una lista de control puede ayu-
lista estoy seguro que todo está arreglado y
darte a desarrollar nuevos hábitos. Escribe
que tengo todo el material necesario.
los pasos a tomar en un Post-it y pégalo a la
pantalla hasta que sepas de memoria cómo ✓ Una lista de te da una vista general
hacerlo.
✓ Solo tienes que pensar una vez cómo hacerlo
¿POR QUé HACER LISTAS DE
✓ Una buena lista de control te da tranquilidad:
CONTROL? realmente sabes que no has olvidado nada
190
¿CóMO CREAR UNA LISTA DE El único riesgo que corres es que tus amigos
también quieren usar tu lista de restaurantes.
CONTROL?
Entonces pagan ellos, ¿verdad?
Una lista de control funciona mejor si es simple;
habitualmente no es necesario crear sub-listas.
Puedes crear las listas en un bloc de notas (po-
niendo una guión delante de cada opción en la
lista) o de forma electrónico en un fichero de tex-
to, una hoja de Excel o una lista de tareas en
Outlook. Tú decides qué funciona para ti.
LA PRIMERA LISTA
Si estás pensando en hacer la primera lista de
control, ¿por qué no empiezas con una lista con
posibles listas de control para hacer? Unos ejem-
plos:
✓ Tareas (contabilidad)
191
Mi lista de viaje
192
✓ Zapatos traje ✓ Colonia
✓ Calzador ✓ Bastoncillos
Playa ✓ Gomina
✓ Sandalias Varios
✓ Mochila ✓ Gafas de sol
Neceser ✓ Reloj
✓ Jabón ✓ Regalos
✓ Champú Electrónica
✓ Jabón cara ✓ Móvil
193
✓ Auriculares Reuniones
✓ Cámara fotos ✓ Bloc de notas
✓ Portátil ✓ Catálogos
✓ Ratón ✓ Carteles
✓ Libro
✓ Revista
194
Mejora la velocidad de mecanografía para tra-
bajar con más eficacia
Hoy en día, el teclado es una de las herramien- dicas 5 minutos al día (por ejemplo antes de em-
tas de comunicación más importantes y en mi pezar a trabajar), dentro de un mes ya notarás
opinión es imprescindible tener una buena velo- un cambio enorme. Personalmente tengo buena
cidad de mecanografía. Especialmente entre experiencia con TypingMaster, pero si no quie-
los medios y altos cargos en las empresas he res gastar 14,90€ también hay soluciones gratis
encontrado profesionales que no saben teclear de código abierto como por ejemplo TypeFaster.
con eficacia.
No hay excusa, si el ordenador es tu herramien-
Por medio recibimos 100 emails al día y escribi- ta principal de trabajo, debes ser capaz de usar-
mos unos 40 mensajes. Añadido a los informes, la con eficiencia.
planes, evaluaciones, etc. pasamos gran parte
del día escribiendo textos con el teclado. Si tie-
nes una velocidad de mecanografía de 50 ca-
racteres por minuto, puede ser que necesitas 12
minutos para escribir un correo que yo puedo
escribir en 2 minutos. ¡Puedes ahorrar 10 minu-
tos por correo!
195
15 abreviaturas para escribir con más eficacia
No sé si lo sabéis, pero existen aplicaciones que 4. Tu propio nombre. Yo uso js para insertar “Je-
permiten introducir un texto largo usando solo roen Sangers”
un atajo de teclado. Esta funcionalidad es muy
5. Tu información de contacto (si es necesario
útil para los fragmentos de texto que repitas a
separado en trabajo y personal):
menudo. Unos ejemplos de estas aplicaciones
tel → Tu número de teléfono
son TextExpander y Typinator en el Mac (yo uso
dir → La dirección
Typinator), Fingertips, Phrase Espress y Acti-
veWords para los usuarios de Windows y Auto- 6. hor → El horario de tu oficina
Key para Linux.
7. Las firmas de e-mail (si tienes varias):
Hoy quiero daros 15 ejemplos de fragmentos pa- sc → “Saludos cordiales, Jeroen”
ra insertar usando estas aplicaciones: att → “Atentamente, Jeroen Sangers”
2. Las ciudades que visitas a menudo:
10.Enlaces a tus perfiles en las redes sociales:
bcn → “Barcelona”
li → http://es.linkedin.com/in/sangers
mad → “Madrid”
fb → http://www.facebook.com/blog.canasto
lle → “Lleida” tw → http://twitter.com/elCanasto
3. Abreviaturas que usas, pero que no son cla- 11. soc → Una explicación de las razones porque
ras para otras personas:
no aceptas una invitación para una red so-
eem → “en este momento”
cial: “Solo acepto peticiones de personas que
psi → “para su información” realmente conozco”.
196
12.Direcciones + enlace a Google Maps de sitios
que usas frecuentemente, como tu oficina, tu
casa, tu cafetería favorita, etc.
197
¿Quieres leer más?
El Canasto está llena de artículos con consejos sobre la productividad personal y los hábitos y herra-
mientas necesarias para mejorar tu efectividad. Visita El Canasto en www.canasto.es para tener todo
la información a mano.
También es posible automáticamente recibir los artículos nuevos y otra información interesante por
email si te suscribes al newsletter.
Enseño a mis clientes y lectores cómo trabajar más inteligente… en lugar de trabajar mucho. Median-
te sistemas y técnicas sencillas, aprenden como tener más tiempo libre para las cosas que quieren ha-
cer…
Hasta la fecha, he ayudado a miles de personas a organizarse mejor, establecer rutinas positivas, ad-
herirse a los buenos hábitos que cambien sus vidas y ahorrar hasta 25 horas por semana.
Porque la verdad es que no es nada fácil ser efectivo si tienes muchos emails sin leer, el WhatsApp no
para y encima tienes un compañero que te interrumpe cada diez minutos para preguntarte algo.
Pero hay esperanza. Aunque seguramente no me vas a creer, yo también trabajaba así. Pero, poco a
poco he aprendido métodos, hábitos, trucos y herramientas que me ayudan un montón a gestionar mi
tiempo y atención y poder conseguir más resultados con menos esfuerzo.
Me alegro de que estés aquí, porque quiero compartir todos estos conocimientos contigo.
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