CAPÍTULO 5.

ADMINISTRACIÓN VISUAL Y LAS 5S’S

La administración visual
La Administración Visual es un conjunto de técnicas que:
 Exponen los desperdicios o Muda para que pueda eliminarlos y prevenir su recurrencia.
 Hacen que los estándares de operación de la organización sean conocidos por todos los
empleados para que puedan seguirlos fácilmente.
 Mejoran la eficiencia del espacio de trabajo a través de la organización.

La Implementación de estas técnicas requiere 3 pasos:

 Organizar su espacio de trabajo usando el método conocido como las 5 S’s (Clasificar, Poner
en orden, Limpiar, Estandarizar, y Mantener – Sort, Set in order, Shine, Standardize, and
Lostain )
 Asegurarse que todos los estándares de trabajo requeridos e información relacionada esté
visible en el lugar de trabajo.
 Controlar todos los procesos del lugar de trabajo exponiendo y deteniendo errores – y
previniéndolos en el futuro.

Las técnicas de Administración Visual permiten a la organización hacer lo siguiente:

1. Mejorar la calidad del “ciclo-completo-por-primera-vez” de los productos o servicios
creando un ambiente que:
 Prevenga la mayoría de los defectos y errores antes de que ocurran.
 Detecte los errores y defectos que ocurran y permita una respuesta y corrección rápida.
 Establezca y mantenga estándares de cero errores, defectos y desperdicios.
 2. Mejorar la seguridad del espacio de trabajo y la integridad del empleado:
 Quitando riesgos.
 Mejorando la comunicación al compartir información abiertamente a través de la
organización.
 Conforme con todos los estándares de trabajo, reportando desviaciones, y
respondiendo rápidamente a problemas.

3. Mejorar toda la eficiencia de su lugar de trabajo y equipo, permitiendo a su organización

cumplir con las expectativas del cliente.

4. Reducir los costos totales.

Propósito
Crear un lugar de trabajo organizado, eficiente y limpio que tenga procesos y estándares de trabajo
claros ayuda a la organización a reducir los costos. También, la satisfacción del trabajo de los
empleados mejora cuando su ambiente de trabajo les permite de forma sencilla hacer su trabajo
bien.

Áreas a las que se enfoca

Se puede ganar control sobre los procesos de manufactura o de negocios efectivamente
enfocándose en las siguientes áreas:
 Actividades de valor-agregado. Estas son actividades que cambian la forma o función de los
productos o servicios.
 Distribución de la información. Es la distribución de la información correcta a las personas
correctas en el momento correcto, en la forma más útil posible.
 Inspecciones en la fuente. El objetivo de estas inspecciones es descubrir la fuente de errores
que causen defectos ya sea en productos o procesos de negocios.
 Cantidades de material y flujo. Todas las operaciones de trabajo deben ser en cantidades
correctas de material o pasos de procesos.
 Salud y seguridad. Todos los procesos de trabajo, facilidades y diseño y procedimientos de
equipos (maquinaria) deben contribuir a mantener un lugar de trabajo seguro y sano.

Es más efectivo enfocarse en las áreas listadas arriba y su relación con seis aspectos de los procesos
de producción o negocios:
1. La calidad de los materiales que llegan, están en-proceso, y van de salida.
2. Procesos de trabajo y métodos de operación.
3. Equipo, maquinas, y herramientas.
4. Almacenamiento, inventarios, y suministros.
5. Seguridad y entrenamiento en seguridad.
6. Distribución de la información.
Para tener control de los procesos, debe entender los “tres actuales”:
 El lugar o localización actual en donde ocurre el proceso.
 Los trabajadores actuales que están en esa ubicación.
 Los procesos actuales que se realizan en esas localidades.

Mapear los procesos ayudará a entender los tres actuales.

Implementación
Antes de que empiece a implementar las técnicas de administración visual, asegúrese de hacer lo
siguiente:
 Elija un empleado de cada equipo de trabajo que encabece el programa y elimine
cualquier barrera que su equipo encuentre.
 Capacite a todos los empleados involucrados en las técnicas de administración visual
detalladas más adelante.
 Diga a todas las personas de todas las áreas de su planta u oficina que estarán
involucradas en el programa. También dar “aviso” a otros empleados o departamentos
que podrían ser afectados.
 Crear áreas de almacenamiento (“etiquetas rojas”) para mantener material que será
retirado de los sitios de trabajo en su planta o edificio.
 Crear una localidad para suministros que necesitará según progrese en su programa de
administración visual.
 Coordinar el programa con su departamento de mantenimiento y cualquier otro
departamento del que necesite apoyo.
 Esté seguro de que todos los empleados entiendan y sigan las regulaciones y
procedimientos de seguridad de la organización y siempre que se realicen cambios.

Control visual
Los controles visuales están íntimamente relacionados con los procesos de estandarización. Un
control visual es un estándar representado mediante un elemento gráfico o físico, de color o
numérico y muy fácil de ver.5

La estandarización se transforma en gráficos y estos se convierten en controles visuales. Cuando

sucede esto, sólo hay un sitio para cada cosa, y podemos decir de modo inmediato si una
operación particular está procediendo normal o anormalmente.

Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre otros los siguientes temas:
 Sitio donde se encuentran los elementos
 Frecuencia de lubricación de un equipo, tipo de lubricante y sitio donde aplicarlo
  Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un equipo
o proceso de trabajo
 Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existe, productos defectuosos
 Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados
 Sentido de giro de motores
 Conexiones eléctricas
 Sentido de giro de botones de actuación, válvulas y actuadores
 Flujo del líquido en una tubería, marcación de esta, etc.
 Franjas de operación de manómetros (estándares)
 Dónde ubicar la calculadora, carpetas bolígrafos, lápices en el sitio de trabajo

LAS 5 S’S
Este concepto se refiere a la creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más
organizadas y más seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor "calidad de vida" al trabajo.

Las 5'S provienen de términos japoneses que diariamente se ponen en práctica en nuestra vida
cotidiana y no son parte exclusiva de una "cultura japonesa" ajena a nosotros, es más, todos los
seres humanos, o casi todos, tenemos tendencia a practicar o hemos practicado las 5'S, aunque no
nos demos cuenta. Las 5'S son:
 Clasificar, organizar o arreglar apropiadamente: Seiri
 Ordenar: Seiton
 Limpieza: Seiso
 Estandarizar: Seiketsu
 Disciplina: Shitsuke

Objetivo: Encontrar cualquier cosa y tener idea del estado de la operación en menos de 30
segundos, por una persona familiarizada con el área de trabajo.
Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la
moral en el trabajo se mejora.

Beneficios de las 5'S

La implantación de una estrategia de 5'S es importante en diferentes áreas, por ejemplo, permite
eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad industrial,
beneficiando así a la organización y sus empleados. Algunos de los beneficios que genera la
estrategias de las 5'S son:
  Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados
 Mayor calidad
 Tiempos de respuesta más cortos
 Aumenta la vida útil de los equipos
 Genera cultura organizacional
 Reducción en las pérdidas y mermas por producciones con defectos

1. Clasificar (Seiri).
Clasifique los elementos del área, siguiendo los pasos listados a continuación. Su objetivo es
mantener lo que se necesita y quitar todo lo demás.
 Reducir el número de elementos en su área de trabajo inmediata a lo que solo necesita
actualmente.
 Encontrar localizaciones apropiadas para todos estos elementos, teniendo en mente su
tamaño y peso, con que frecuencia los usa, y que tan urgentemente puede necesitarlos.
 Encontrar otra área de almacenamiento para todos los suministros que necesite pero
no use día a día.
 Decidir como va a prevenir la acumulación de elementos innecesarios en el futuro.
 Escriba o ponga marcas rojas a todos los elementos que quite de su lugar de trabajo.
Ponga los elementos en un área “almacenamiento de etiquetas rojas” por cinco días.
También use la tabla de Criterios de Clasificación que se muestra más adelante como
una guía para disponer de elementos o desarrolle su propio criterio.
 Después de cinco días, mueva cualquier elemento que no haya necesitado a un área
central “almacenamiento de etiquetas rojas” por otros treinta días. Se puede luego
clasificar todos los elementos almacenados ahí para ver si pueden tener algún uso y
deshacerse de todo lo demás, recordando seguir las políticas de la organización. Use un
libro de registros para anotar que hace con todos los elementos con etiqueta roja.

Si los empleados no están de acuerdo en qué hacer con algunos materiales, trate de resolver el
conflicto con una discusión (plática). Ellos pueden consultar a los gerentes acerca del valor de los
materiales, uso actual y potencial, e impacto en el desempeño del lugar de trabajo.

SEIRI significa: ORGANIZAR y SELECCIONAR Trabajo en proceso, Herramientas innecesarias,

Maquinaria no ocupada, Productos defectuosos, Papeles y documentos, lo más importante en
este punto es: Diferenciar entre lo necesario y lo innecesario.
 Áreas de oportunidad para 5S’s

2. Poner en orden (Seiton)

Durante este paso, se evalúa y mejora la eficiencia de su flujo de trabajo actual, los pasos y
movimientos que los empleados realizan para llevar a cabo las actividades.
 Cree un mapa de su espacio de trabajo que muestre donde están localizados
actualmente su equipo y herramientas. Dibuje líneas para mostrar los pasos que los
empleados deben seguir para realizar los actividades.
 Use el mapa para identificar movimientos desperdiciados o congestionamientos
causados por distancias excesivas, desplazamientos innecesarios, y acomodo
inapropiado de herramientas y materiales.
 Dibuje un mapa de un lugar de trabajo más eficiente, mostrando el reacomodo de todos
los elementos que necesiten ser movidos.
 En su mapa, cree indicadores de posición para cada elemento. Estos son marcadores
que muestran dónde y cuánto material debe ser guardado en un lugar específico. Una
vez que cree su nuevo lugar de trabajo, le puede colgar los indicadores de lugar.
 Haga un plan para reacomodar elementos que necesiten ser movidos para que Se
pueda hacer realidad su nuevo lugar de trabajo eficiente. (Vea la “Hoja de trabajo poner
en orden” más adelante.) Al mismo tiempo que realiza este paso, pregúntese a Se
mismo las siguientes preguntas:
 ¿Quién aprobará el plan?
 ¿Quién moverá los elementos?
 ¿Hay reglas, políticas, o regulaciones que afecten la ubicación de estos
elementos? ¿Los empleados serán capaces de apegarse a las reglas?
 ¿Cuándo es el mejor momento para reacomodar estos elementos?
 ¿Se necesita algún equipo especial para mover estos elementos?

Con el equipo, realizar una lluvia de ideas para nuevas formas de distribución de su espacio de
trabajo. Si es impráctico o imposible mover un elemento a como Se lo requiera, diseñe el resto del
espacio de trabajo a su alrededor.

 Pegue el dibujo de la nueva distribución de su espacio de trabajo en su área.

 Hoja de Trabajo Ponga en Orden
Elemento a Antigua Ubicación Aprobado Asignada a Tiempo de Estado
reacomodar ubicación propuesta por reubicación

Fecha:
Departamento:
Hecho por:

Las cosas deben mantenerse en orden de manera que estén listas para ser utilizadas cuando se
necesiten.

1 2

1 2 3

2G974 0074D 3G235

2G974 0074D 3G235

1G569 6264D 9964D

1G569 6264D 9964D

Implementación del orden de 5S’s

3. Limpiar (Seiso)

Limpiar y “sacar brillo” a su lugar de trabajo eliminando todas las formas de contaminación,
incluyendo suciedad, polvo, fluidos, y otros escombros.

 Limpiar es también una buena oportunidad para inspeccionar su equipo y observar uso o
condiciones anormales que puedan generar que falle.
 Una vez que su proceso de limpieza terminó, encuentre maneras de eliminar las fuentes de
contaminación y mantener su lugar de trabajo limpio todo el tiempo.
 Mantener el equipo limpio y “brillante” debe ser parte de su proceso de mantenimiento. El
entrenamiento de mantenimiento de equipos de la organización debe enseñar los
conceptos de “limpiar con inspección” y “eliminar fuentes de contaminación.”
 Recuerde que su lugar de trabajo incluye no solamente el piso de la planta, sino también las
áreas administrativas, ventas, compras, contable, e ingeniería. Se puede limpiar dichas
áreas archivando dibujos de proyectos, catálogos de productos, etc. Dedica qué métodos
(local o discos duros compartidos o CDs) son los mejores para almacenar los archivos
electrónicos.
4. Estandarizar (Seiketsu)

Esté seguro que los miembros del equipo de cada área de trabajo siguen los pasos de clasificación,
limpieza y poner-en orden. Comparta información entre los equipos para que no haya confusiones
o errores de:
Ubicaciones
Entregas
Destinos
Cantidades
Horarios
Periodos de inactividad
Fig. A
Procedimientos y estándares

Tan pronto como empiece a usar su nuevo lugar de trabajo organizado, pida a todo mundo que
documente ideas para reducir el desorden, eliminar elementos innecesarios, organización, hacer la
limpieza más sencilla, establecer procedimientos estándares, y hacerle más fácil a los empleados el
seguir las reglas.

Una vez que haya estandarizado los métodos, haga que los estándares sean conocidos por todo
mundo para que se notifique inmediatamente todo aquello que esté fuera de lugar o que no cumpla
con su procedimiento.

5. Mantener disciplina (Shitsuke)

Las mejoras que Se haga durante los cuatro pasos anteriores se mantienen cuando:
 Todos los empleados son capacitados correctamente.
 Todos los empleados usan técnicas de administración visual.
 Todos los gerentes están comprometidos con el éxito del programa.
 El lugar de trabajo está bien ordenado y de acuerdo con los nuevos procedimientos que
todos los empleados han acordado.
 Los nuevos procedimientos se han convertido en hábito para todos los empleados.

Reevalúe su espacio de trabajo usando la Forma de Evaluación de Mantenimiento (ver la figura más
adelante) como lo necesite. Estimule y reconozca el éxito de todas las áreas de trabajo que son
capaces de mantener los esfuerzos de administración visual. Esto le ayuda a la organización a
mantener el ciclo de mejora continua.

Forma de Evaluación de la disciplina

 Administración Visual Si/No Comentarios
Evaluación “Mantener”
Clasificar ¿Son necesarios todos los elementos en el Si Todos se movieron al
área de trabajo? área de etiquetas
¿Todos los elementos innecesarios fueron rojas
etiquetadas con rojo?
¿Fueron quitados todos los elementos
etiquetados con rojo?
Limpiar ¿Todas las áreas fueron limpiadas? Si Horario establecido;
¿Se ha establecido un horario de limpieza? capacitación en curso
Poner en ¿Está definida la ubicación para cada
orden elemento en el área de trabajo?
¿Está cada elemento en su ubicación
establecida?
Estandarizar ¿Se han establecido los estándares?
¿Se han publicado los estándares?
¿El área ha adoptado los estándares
generales de toda la organización?
Mantener ¿Se está completando la evaluación en
bases regulares?
¿Se están siguiendo todos los horarios,
como el de limpieza?

Criterio de Clasificación
Frecuencia de Uso Acción
Nunca (innecesario) Quitar
Una vez al año Poner en almacenamiento
Menos de una vez por mes Almacenar en fábrica u oficina
Una vez a la semana Almacenar en el área de trabajo general
Una vez o más Tener en la estación de trabajo
Preguntas a responder
¿Para qué se usa este elemento?
¿Con qué frecuencia se necesita?
¿Se necesita en este lugar?¿En qué otro lugar?
¿Cuántas veces se necesita?
¿Quién lo usa?
¿Qué tan fácil es reemplazarlo?
¿Qué podría pasar si no está disponible cuando se necesite?
¿Cuánto espacio ocupa?
¿Existen otras razones por las cuales este elemento deba guardarse aquí?
 Información de Etiqueta Roja
Las etiquetas rojas contienen típicamente la siguiente información. Se puede adaptar la lista
que mejor se adapte a las necesidades de la organización.

Elemento
Nombre
Cantidad
Identificación (número de control de inventario)
Valor aproximado
Fecha en la que fue etiquetado y razón
Departamento, nave, operador
Método de disposición
Fecha de entrada en el área de etiquetas rojas que lo almacena
Fecha de disposición del área que lo almacena
Autorizado por: _______________________

Las 5´s se han definido como Selección u Organización, Orden, Limpieza, Estandarización
y Disciplina. Los dos elementos más importantes son la Organización y el Orden ya que de
ellos depende el éxito de las actividades de Mejora.

Trabajan en medio del polvo, suciedad, desorden, aceite, etc. dificulta la búsqueda de
piezas, útiles, información, requisiciones, herramientas etc. evitando esto se previenen los
accidentes, no se generan defectos y todo se encuentra.

Ejercicio: Identificar áreas de oportunidad de aplicación de las 5S’s en la organización