CAPITAL DE TRABAJO

El capital de trabajo, como su nombre lo indica es el fondo económico que utiliza

la Empresa para seguir reinvirtiendo y logrando utilidades para así mantener la
operación corriente del negocio, también denominado capital corriente, capital
circulante, capital de rotación, fondo de rotación o fondo de maniobra, que es el
excedente de los activos de corto plazo sobre los pasivos de corto plazo, es una
medida de la capacidad que tiene una empresa para continuar con el normal
desarrollo de sus actividades en el corto plazo. Se calcula restando, al total de
activos de corto plazo, el total de pasivos de corto plazo.

Una empresa para lograr seguir en la marcha de su negocio, necesita de recursos

para cubrir insumos, materias prima, pago de mano de obra compra de activos
fijos, pago de gastos de operación etc. Este capital debe estar disponible a corto
plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo.

Para establecer nuestro capital de trabajo debemos de utilizar la fórmula de restar

de los activos a corto plazo los pasivos a corto plazo y de esa manera podemos
lograr obtener nuestro capital de Trabajo ejemplo:

El capital de trabajo resulta útil para establecer el equilibrio patrimonial de cada

organización empresarial. Se trata de una herramienta fundamental a la hora de
realizar un análisis interno de la firma, ya que evidencia un vínculo muy estrecho
con las operaciones diarias que se concretan en ella.

En concreto, podemos establecer que todo capital de trabajo se sustenta o

conforma a partir de la unión de varios elementos fundamentales. Entre los mismos,
los que le otorgan sentido y forma, se encuentran los valores negociables, el
inventario, el efectivo y finalmente lo que se da en llamar cuentas por cobrar.

 Importancia del Capital de Trabajo

Dentro de la importancia podemos apreciar que se genera una alta
participación de los activos circulantes en los activos totales de las empresas por lo
que los activos circulantes requieren una cuidadosa
atención; también ayudan a evitar desequilibrios que son causa de fuertes
tensiones de liquidez y de situaciones que obligan a suspender pagos o cerrar la
empresa por no tener el crédito necesario para hacerle frente; es
importante recalcar que una gran parte del tiempo es dedicado por la mayoría
de los administradores financieros a las operaciones internas diarias de la empresa,
las cuales caen bajo el terreno de la administración del capital de trabajo

El capital de trabajo ayuda a que exista una rentabilidad de una empresa

puede verse afectada por el exceso de inversión en activo circulante; ya que es
inevitable la inversión en efectivo, las cuentas por cobrar e inventarios, aunque sí lo
sea en plantas y equipos que pueden ser arrendados. Esto se une a que en
ocasiones, el acceso al mercado de capital a largo plazo se dificulta, por lo que
debe haber un basamento sólido en el crédito comercial y en préstamos bancarios
a corto plazo, todo lo cual afecta el capital de trabajo. En tal sentido el capital de
trabajo juega un papel fundamental porque ayuda a la supervivencia de la
empresa, traducida en su capacidad para cubrir sus obligaciones a corto plazo en
la medida en que éstas venzan, o la probabilidad de ser técnicamente insolvente,
lo cual se resume en el riesgo, depende de la adecuada gestión del capital de
trabajo.

LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,

porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una
cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este
rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo
generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y
el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar
una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el
efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal
invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir
de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control

interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el
dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:

 Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

 Promover la contabilización adecuada de los datos.
 Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
 Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la
empresa.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la

administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más liquido de la
empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el
momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden
funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos
inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los
otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán
finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el
común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de
cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de
efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que
haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.
El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es
necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos
fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

 RAZONES DE MANTENER EL EFECTIVO

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:

Transacciones

Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.

Precaución

Especulación

Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes

específicos, puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha
identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo transacción, el motivo
precaución y el motivo especulación.

El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se

presentan en el curso normal de los negocios – pagos por compras, mano de obra
y dividendos.

El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer

frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de
efectivo del negocio, menores cantidades por precaución se necesitaran. La
posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos
de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante
señalar que no todos los recursos para transacciones de la organización y las
cantidades por precaución tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una
parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan
dinero)

El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los

cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas
de interés aumenten y que disminuyan los precios de los valores, este motivo
sugiere que la organización debe conservar efectivo hasta que se termine el
incremento en las tasas de interés.

Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo se puede invertir
en valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro en las
tasas de interés y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no
mantiene efectivo a fin de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de
interés. Por lo tanto este desarrollo de materia se centrara en los motivos de
transacción y precaución de la organización, conservando estas cantidades en
efectivo y en valores realizables.

 LA FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

La administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización
y obtener así la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por
intereses sobre cualquier fondo que no se esté utilizando. En el extremo la función
comienza cuando un cliente extiende su cheque para pagarle a la organización
una cuenta por cobrar; la función termina cuando un proveedor, un empleado o
el gobierno obtiene fondos cobrados por la organización para el pago de una
cuenta por pagar o una acumulación. Todos los activos entre estos dos puntos
caen dentro de la esfera de la administración del efectivo. Los esfuerzos de la
organización para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo
determinado caen dentro de la administración de las cuentas por cobrar. Por otra
parte, su decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la administración de las
cuentas por pagar y las acumulaciones.

El presupuesto de efectivo indica la posible disponibilidad del mismo en relación

tanto como el momento como la magnitud. En otras palabras, dice cuanto
efectivo es probable que se tenga, cuando y durante cuánto tiempo. Es necesario
tomar en cuenta la incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos de
efectivo múltiples bajo supuestos alternos. En esta forma el presupuesto de efectivo
sirve de base a la planeación y control del mismo.

Además del presupuesto de efectivo la organización necesita contar

con información sistemática sobre el efectivo, así como cualquier tipo de sistema
de control. Casi siempre la información se maneja por computadora, a diferencia
de otros sistemas manuales. En cualquier caso, es necesario
obtener informes frecuentes, de preferencia de forma diaria o incluso con más
frecuencia, sobre los saldos de efectivo en cada cuenta de banco, sobre el
efectivo pagado, sobre los saldos diarios promedios y sobre la situación en valores
realizables de la organización, así como un informe detallado de los cambios en
esta posición. Numerosos bancos proporcionan esta información
vía Internet también es útil disponer de información relativa a los ingresos y
desembolsos de efectivo más importantes que se esperan. Toda la información es
esencial si la empresa desea administrar su efectivo de modo eficiente.

 LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a
una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada,
Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos (
entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la
empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo
provecho.

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las
erogaciones de dinero.

PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas
de efectivo"
Ejemplo:
-Incrementar el volumen de ventas.
-Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución).
-Eliminar descuentos.
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas
de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes
- Reducir plazos de crédito.
TERCER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de
dinero"
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
- Hacer bien las cosas desde la primera vez (Disminuir los costos de no
Tener Calidad)

CUARTO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de
dinero"
Ejemplo:

- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se

van a necesitar.

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro,
por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra
acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el
volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del
segundo principio con el primero.

En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la
aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que
pueden incidir sobre el flujo del efectivo.
  IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO
La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más
importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los
activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de
pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos
activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir
los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

La administración de cuentas por cobrar se refiere a las decisiones que toma una
entidad, respecto a sus políticas generales de crédito, cobranza y a la evaluación
de cada solicitante de crédito en particular. A fin de conservar los clientes actuales
y atraer nuevos, la mayoría de las empresas deben conceder créditos y mantener
inventarios. Para la mayoría de las empresas las Cuentas por Cobrar representan
una inversión considerable que se determina a través del volumen de ventas a
crédito, esta inversión se considera como propiedades de un negocio, el dinero,
las mercancías y las cuentas por cobrar a los clientes están ligados en una
secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancías y éstas en cuentas por
cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, iniciándose así un ciclo que se
repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa.

 CONCEPTO.
Las cuentas por cobrar son los derechos obtenidos por la entidad frente a terceros
por la transferencia de bienes o la prestación de servicios al crédito. Algunos
autores afirman que las cuentas por cobrar son inversiones a corto plazo que las
empresas poseen para que se conviertan en flujos de efectivo en lapsos de tiempo
muy cortos, generalmente de 30 a 60 días plazo; según las políticas de créditos de
la entidad.

Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes
y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes
o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que
por lo tanto pueden ser cobrados.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que
se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para
reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y
Finanzas.

 GENERALIDADES
Las cuentas por cobrar “son los derechos obtenidos por la entidad
ante terceros por la transferencia de bienes o la prestación de servicios al crédito
u otras circunstancias ajenas al giro normal”, los cuales adoptan la forma de:

 “crédito comercial” (si se extiende a otra entidad o

 “crédito de consumo” si se extiende a un consumidor final.

 PARA LA OTORGACIÓN DE UN CRÉDITO SE DEBE

CONSIDERAR CUATRO PROCESOS BÁSICOS:

 Estrategia y planeación del portafolio

 Origen y evolución del crédito
 Documentación y desembolso
 Administración de la cartera de créditos
1. Estrategia y planeación del portafolio o cartera.

En esta parte se debe considerar las estrategias del negocio, en cuanto a analizar
a los posibles clientes a los cuales se les venderá al crédito, formas de crédito y
cobranza. Todas las estrategias formuladas deben de quedar palpadas en políticas
de crédito a cumplir para el diseño de la cartera crediticia; así mismo, se debe fijar
el mercado al cual se le venderá al crédito, teniendo en cuenta la estructura
organizacional y el entorno donde se desenvolverá la entidad.

2. Origen y evolución del crédito

Se debe de tener claro que producto o servicio origino el crédito, de donde surgió
y bajo que términos se realizó la venta al crédito para someterlo a una evaluación
donde se analizara la estructuración y negociación del crédito para su posterior
aprobación.

3. Documentación y desembolso del crédito

Todo venta de bienes o servicios al crédito debe de estar documentado por

cualquiera de los formatos tributarios que estable la ley, ya sean estos
comprobantes de crédito fiscal o factura de consumidor final, y cualquier otro
documento legal que ampare la operación. La documentación en un crédito es
de mucha importancia, ya que por medio de esta se lleva un control minucioso de
las ventas y los cobros realizados y pendientes de realizar por ventas al crédito.

4. Administración de la cartera de créditos

En este punto se debe de tener en cuenta las políticas de cobro para el manejo de
posibles créditos con problemas. Se debe de tener claro las políticas de
recuperación y pérdidas de crédito.
  EXISTEN TRES ASPECTOS IMPORTANTES QUE SE DEBEN TOMAR
EN CUENTA EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR
COBRAR:

o Políticas de crédito
o Términos crediticios
o Políticas de cobranzas

 Políticas de crédito.

Las políticas de crédito son los criterios, normas y lineamientos que aplica una
entidad para determinar si debe o no conceder crédito a un cliente, por cuanto
se debe conceder y las condiciones de otorgamiento en cuento a plazo del
crédito, monto, condiciones de pago, etc.

Las políticas de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder

crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias,
periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base
cuantitativa para establecer y hacer cumplir las políticas de crédito. La entidad
debe procurar establecer las políticas de crédito y velar porque se apliquen
correctamente, para lograr obtener cierto grado de calidad en las cuentas
aceptadas.

 Términos crediticios

Son las cláusulas de pago y condiciones de crédito que constituyen parte de un

convenio de crédito por la venta de bines o servicios.

 Políticas de cobranzas

Son los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa para
recuperar en flujos de efectivo las ventas realizadas al crédito.

Al realizar el análisis de las políticas se deben tener en cuenta una serie de

variables fundamentales y sus efectos sobre los ingresos, los costos y el riesgo,
considerando:

 La probabilidad que el cliente no pague.

 La magnitud de la cuenta
 La medida en que los bienes sean perecederos
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de
producción de bienes.

Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se

relacionan con la determinación de los métodos de registro, la
determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el
modelo de re inventario determinado por los métodos de control (el cual
determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

 LOS OBJETIVOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIÓN DE

INVENTARIOS SON:

 Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y

 Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado,
producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

 COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al
mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian
según la naturaleza de la organización y consisten en:

 COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido
(llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de
papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada
cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).

- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos

asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del
proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

 COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de
la media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función
del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los
procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de

oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los
inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de su
disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor
agregado.

 COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación
a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en
la búsqueda de un equilibrio entre costos de operación de inventario.
Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un
proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que
redundan en tres básicos grupos:

 Pérdida de ingresos por ventas

 Gastos generados por incumplimiento de contratos
 Re-pedido y sustitución

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de

stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede
generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la
organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través de un
sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones
aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.

ADMINISTRACION DE CUENTAS POR PAGAR

Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es

un manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la
confiabilidad de su información, reducción de errores y un auxiliar infalible
además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de sus
proveedores por conceptos de compra u otros diversos.

Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la

planeación, realización y control de pagos. Además sus efectivos reportes
le garantizan pleno conocimiento de sus movimientos bancarios.
En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores,
programar los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar
movimientos a sus chequeras, así como auxiliarlo en su conciliación
bancaria, entre otras actividades.

Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos

que le facilita el análisis de proveedores y sus pagos, como son los siguientes:
• Control de saldos en pesos y dólares por proveedor
• Estados de cuenta
• Reporte de vencimientos
• Control de saldos de proveedores
• Catálogos de bancos y chequeras
• Anticipos o pagos efectuados
• General de cuentas por pagar
• Diario de bancos
• Conciliación bancaria

Cuentas por pagar le ofrece además dispositivos de seguridad de entrada,

por módulo y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en
la información de pagos, así como del manejo del sistema.

 IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR PAGAR

La importancia de un correcto manejo de las cuentas por pagar se deriva
de la necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que
cuentan las empresas. Todas las empresas quieren operar de la forma más
eficiente (utilización óptima de los recursos) y más rentable (generación de
valor) posible. Cuando un proceso operativo se vuelve ineficiente, los costos
aumentan también. Aun cuando los costos visibles permanecen igual, tales
como los sueldos del personal encargado, existen otros costos que
aumentan a medida que el proceso es más ineficiente, como por ejemplo,
los costos por duplicidad de tareas, pagos duplicados, perdida de
descuentos o rebajas de proveedores, penalizaciones por retraso de pago,
tiempo dedicado a la atención de reclamaciones, mala imagen, etcétera.