 Un sistema de información contable

comprende los
métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para llevar
un control de las actividades
financieras y resumirlas en forma útil
para la toma de decisiones.
 Un sistema de información es un
conjunto de elementos
interrelacionados que recoge
datos, los procesa y convierte en
información, que almacena y
posteriormente se da a conocer a
sus usuarios.
 La contabilidad financiera: muestra la información que se
facilita al público en general, y que no participa en la
administración de la empresa, como son los accionistas, los
acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas
financieros, entre otros, aunque esta información también es de
mucho interés para los administradores y directivos de la
empresa.
Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición
financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la
rentabilidad de la empresa.
 La contabilidad de costos: estudia las relaciones
costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia
y productividad, y permite la planificación y el control de la
producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos
y la política del capital. Esta información no suele difundirse al
público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como
objetivo genérico facilitar al público información sobre la
situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad
de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los
distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores
para que puedan desempeñar sus funciones.
 Conocer y demostrar los recursos controlados por
un ente económico, las obligaciones que tenga de
transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.
* Predecir flujos de efectivo.
* Apoyar a los administradores en la
planeación, organización y dirección de los
negocios.
* Tomar decisiones en materia de inversiones y
crédito.
* Evaluar la gestión de los administradores del ente
económico.
* Ejercer control sobre las operaciones del ente
económico.
* Fundamentar la determinación de cargas
tributarias, precios y tarifas.
* Ayudar a la conformación de la información
estadística nacional.
* Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto
social que la actividad económica representa para
la comunidad.
 La contabilidad tiene una función
específica de control y se ha
convertido en la base fundamental
de los sistemas de información que
proporcionan a los gerentes los
datos necesarios para la toma de
decisiones oportuna.
 La importancia de la información
contable para la toma de
decisiones, tanto para los
destinatarios internos como para los
destinatarios externos.
Documentó fuente
Documento contabilizador
Pólizas
Catalogo de cuentas
Guía contabilizadora
Libros principales: libro de
Diario y libro de Mayor
 El Documento Fuente captura los datos
clave de cada transacción comercial que se
produce. Incluye los hechos básicos del
movimiento, su fecha, el propósito y su
cuantía. Además, durante las auditorías los
documentos fuente se utilizan como pruebas
de cada transacción que se produjo
 La realización del Documento Fuente puede
ser propia (es decir de la empresa que lo
posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
 Unafactura que entregó un proveedor a
quien se le compró mercadería o una factura
propia, que indique una venta.

 Concada documento fuente que se emita o

se obtenga se irán realizando los asientos
que configuran la contabilidad de la
empresa.
Otros pueden ser un cheque cancelado, una
nota de crédito para un cliente de
devolución o la cinta de la caja registradora.
 Puede concebirse así tanto el documento
fuente debidamente registrado, como a la
póliza que contiene el asiento contable, de
cualquier forma es el documento conductor a
la información para efectos de registro.
Resulta conveniente que los documentos
cumplan con la función mixta de ser fuente y
contabilizarse a la vez.
 Póliza Contable: La póliza es un documento en
el que se asientan las operaciones desarrolladas
por el municipio y toda la información necesaria
para su identificación.
Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.
Los datos contenidos en las pólizas se registrarán
en el libro diario, para después ser concentrados
en el libro mayor.
 Las pólizas contables se pueden clasificar en:
 Póliza de ingresos.
 Póliza de egresos.
 Póliza de diario.
 se anotan diariamente las operaciones que
representan ingresos, es decir, entradas de dinero en
efectivo para la empresa.
 Los elementos que la póliza de ingresos
debe contener son:
 · Especificación del tipo de póliza.
 · Nombre del ayuntamiento.
 · Columnas para el número de cuenta, número de
subcuenta y nombre de las cuentas.
 · Columnas para el parcial, el debe y el haber.
 · Renglón para sumas iguales.
 · Espacio para anotar el concepto.
 · Espacios para anotar quién la formuló, quién la
revisó y quién la autorizó.
 · Espacio para señalar la fecha y número de póliza.
 Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en
cuenta todos los documentos que comprueben los
ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las
claves numéricas correspondientes al catálogo de
cuentas
 sirve para anotar las operaciones que impliquen
egresos o salidas de dinero en efectivo para la
empresa.
 Los elementos de la póliza de egresos son:
 Especificación del tipo de póliza que se elabora.
 Nombre del ayuntamiento.
 Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o
recibos, notas, etc.
 Columna para el número de cuenta.
 Columnas para el parcial, el debe y el haber.
 Renglón para sumas iguales.
 Espacios para señalar quién la formuló, quién la
revisó y quién la autorizó.
 Espacios para la fecha y el número de póliza.
 La póliza de
egresos se elabora
cada vez que se
expida un cheque o
haya salida de
dinero en efectivo
(una póliza por
cada gasto
realizado). Debe
contener los datos
de la aplicación
contable de
acuerdo a las
claves del catálogo
de cuentas.
 La póliza de diario sirve para anotar las operaciones
que realiza el municipio y que implican entradas o
salidas de dinero en efectivo.
 Los elementos que contiene son:
 Especificación del tipo de póliza que se elabora.
 Nombre del ayuntamiento.
 Columnas para el número de cuenta, subcuenta y
nombre.
 Columnas para el parcial, el debe y el haber.
 Renglón para sumas iguales.
 Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó
y quién la autorizó.
 Espacios para señalar la fecha y número de póliza.
 Lapóliza de diario se elabora para anotar
operaciones tales como: pago de un pasivo a
otro, adquisiciones a crédito, cobro de
documentos descontados, etcétera.
 Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada
de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y
Capital Contable, así como los ingresos y egresos de
una entidad económica. La elaboración de este
catálogo puede ser de forma
 Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo
a cada cuenta.
 Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una
empresa utilizando los números dígitos, para cada
grupo,
 Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto
asignando una a cada cuenta,
 Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las
letras iniciales de los grupos y subgrupos,
 Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas
anteriores.
 Todo esto dependerá siempre de las necesidades de la
negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas
que se manejen, se le asignara un número en forma
ordenada para su fácil manejo y control.
CUALES SON LOS OBJETIVOS DE UN CATALOGO DE CUENTAS.
 La elaboración de un catálogo de cuentas tiene los
siguientes objetivos:
 Facilitar le elaboración de estados financieros.
 Estructurar analíticamente el sistema contable
implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso
de las empresas industriales y de las de servicio.
 Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su
contabilización
 En caso de auditoria, aligerar al auditor su labor.
 Se hace necesario utilizar
símbolos, letras, enumeración, a efecto, de simplificar el
agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos
que integran el catálogo de cuentas.
 Facilita su manejo, incluso su memorización.
 LaGuía Contabilizadora es una herramienta
que ayuda a facilitar la contabilización de la
información, estableciéndose en ella la
contabilización de la
información, estableciéndose en ella todos
los posibles asientos contables a
registrar, por cada grupo de los posibles
asientos contables a registrar, por cada grupo
de cuentas y por cada operación en
específico. Cuentas y por cada operación en
específico.
 OBJETIVO
 La Guía Contabilizadora La Guía Contabilizadora tiene como
objetivo básico la unificación tiene como objetivo básico la
unificación de criterio respecto a la forma en que se debe de
registrar de criterio respecto a la forma en que se debe de
registrar contablemente la información generada dentro de la
institución.
 ELEMENTOS A CONSIDERAR
 Naturaleza de la información base que generará el asiento
contable
 Criterio utilizado para registrar contablemente la información.
 Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de
Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de
fondos, fondos, de funciones, de unidades responsables, entre
otros)de funciones, de unidades responsables, entre otros)
 Controles y formatos establecidos.
 Documentos fuente que darán soporte al asiento contable.
 Procedimientos y políticas de la institución. Procedimientos y
políticas de la institución.
 Normativa existente: Normas y principios de contabilidad, leyes
entre otros. reglamentos vigentes, entre otros.
 Conel nombre de libros principales se
denominan contablemente los libros de:

DIARIO
MAYOR
 Es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas
cada una de las operaciones que se van efectuando.
En el libro de diario se deben describir detalladamente las
operaciones, indicando no solo el nombre de las cuentas de
cargo y abono, como hasta ahora se ha venido
haciendo, sino, además, una serie de datos de carácter
informativo, como son:

 Fecha de operación
 Numero de orden de la operación
 Nombre de las personas que intervienen en la operación
 Nombre y número de los documentos que amparan la
operación; por ejemplo, facturas, recibos, notas, letras, etc.
 Vencimiento de los documentos.
 Condiciones bajo las cuales se contrató la operación; por
ejemplo, en efectivo, a crédito, parte en efectivo y el resto a
crédito, etcétera.
 El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta
especial para cada concepto de activo, pasivo y capital.
Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de
fechas de asiento del libro diario.
Rayado del libro mayor. Cuando en las cuentas únicamente
se registran los cargos y abonos, el rayado de libro mayor
es el siguiente:
 Fecha.
 Cuenta relativa o contra cuenta.
 Numero de asiento de diario.
 Número de folio de la cuenta relativa o contra cuenta.
 Cargos.
 Abonos.
 Tipos de Libros Mayor
Se reconoce que hay dos tipos:
 Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
 Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares
 Este sistema es de gran importancia, ya que implica
el uso de una computadora.
A continuación se describen los elementos que se
requieren para poder efectuar el registro de las
operaciones mediante el sistema electrónico.
 Se requiere de una computadora.
 Es necesario contar con los programas adecuados
(software), que permitan la captura de información y
que se refieren a todas aquellas instrucciones que la
computadora interpreta para para procesar los datos
suministrados. Actualmente, para el proceso de la
información contable se cuenta en el mercado con
una gran variedad de programas que varían según las
necesidades de cada empresa. Entre las más
comerciales tenemos: macro, pro, coi, noi y sae.
 Ventajas del sistema de registro electrónico.
Algunas de las ventajas que tiene utilizar este
sistema son las siguientes:
 Rapidez
 Capacidad de almacenamiento
 Precisión y exactitud. Los programas están diseñados
de tal manera que se puedan detectar errores
humanos, tal caso, cuando no se respeta la teoría de
la partida doble, por lo que el margen de error es
mínimo y evita horas-hombre en la detección y
corrección de errores por medio de asientos de
contrapartida.
 Saldos actualizados. Cada vez que se registra una
operación, tanto las cuentas de mayor
afectadas, como las cuentas auxiliares, así como la
balanza de comprobación y los estados financieros
son actualizados al instante.
 Genera información adicional con un costo mínimo.
 Interacción con otros sistemas.