SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO

UNIDAD 1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVO
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Índice
Introducción ...................................................................................................................................................................... 3
Tema 3. El comportamiento organizacional en un sistema de información administrativa ............................................. 4
3.1 Estilo gerencial y sistema de información administrativa ....................................................................................... 4
3.2 La resistencia de los usuarios a un sistema de información administrativa ........................................................... 5
3.3 Formas de evitar la resistencia ................................................................................................................................ 5
3.4 Cómo superar la resistencia al cambio .................................................................................................................... 5
3.5. Fase de planeación en el sistema de información administrativa.......................................................................... 6
3.6. Necesidad de planeación ........................................................................................................................................ 6
3.7. Características afines de los planes ........................................................................................................................ 6
3.8. Funciones del sistema de información administrativa ......................................................................................... 7
3.9. Control mediante el sistema de información administrativa ................................................................................. 7
3.9.1. Definición del control ...................................................................................................................................... 7
3.10. Control mediante indicaciones gerenciales.......................................................................................................... 8
3.10.1. Requisitos de los sistemas ............................................................................................................................. 8
3.10.2. Resultados del control en un sistema de información administrativa .......................................................... 8
Tema 4. El ciclo de vida del sistema de información administrativa ................................................................................. 9
4.1. Fase planificación.................................................................................................................................................... 9
4.1.1. Fase diseño conceptual ................................................................................................................................. 10
4.1.2. Fase diseño detallado .................................................................................................................................... 11
4.1.3. Fase implementación..................................................................................................................................... 11
Ideas fuerza ..................................................................................................................................................................... 12
Bibliografía ....................................................................................................................................................................... 13

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Introducción

A continuación abordaremos el comportamiento organizacional en que se basan los sistemas de información

administrativa, la mirada de los gerentes de las diferentes áreas involucradas, así como el tipo de decisiones que deben
tomar.

Es importante destacar que cuando se implementa un sistema de información en una organización determinada,
siempre existirá resistencia al cambio, razón por la cual debemos considerar esta variable, de manera tal que no se
afecten los objetivos planteados por la institución.

Finalmente, abordaremos el ciclo de vida de un sistema de información administrativa, analizando cada una de sus
partes y las acciones que se deben desarrollar para implementar con éxito un sistema de información administrativo
en la organización.

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Tema 3. El comportamiento organizacional en un sistema de

información administrativa
Según los autores, Robert Murdick y John Munson (2004), todo sistema de información administrativo debe estar
basado en las conductas humanas, pues son los usuarios quienes los utilizarán y esto evitará el fracaso del sistema,
provocando la resistencia de los usuarios a utilizarlo. La razón se fundamenta en que los procesos manuales son
dirigidos por personas y al automatizarlos deben mantenerse estos criterios para que el usuario realice su labor
normalmente.

El tema de la resistencia existe dentro de las organizaciones, pero es menor o disminuye cuando los usuarios han
participado activamente en el desarrollo e implementación del sistema de información administrativo para la empresa.

3.1 Estilo gerencial y sistema de información administrativa

Primero, cada gerente tiene un estilo personal para resolver problemas o tomar decisiones. Estos varían en función
del tipo de información, formato y detalles de la que se utilizará. No es rentable suministrar todos los tipos de
información posible a cada uno y sería absurdo que el técnico decidiera qué información proporcionar.

Dentro de la organización, el implementar un perfil de requerimientos de información implica un costo adicional cada
vez que un nuevo gerente es puesto en un cargo, pero el costo es pequeño si se compara con las ganancias.

A continuación se presentan algunas características del perfil de requerimientos de información:

1. Informes básicos que casi todo gerente necesitará (estados anuales de utilidades para el director general).

2. Informes periódicos especificados por el gerente.

3. Formatos especificados de informes que tendrá el gerente cuando lo solicite.

4. Una base de datos que permita al gerente obtener informes o análisis en su campo.

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3.2 La resistencia de los usuarios a un sistema de información administrativa

Casi siempre la gerencia se centra en el cambio tecnológico y lo facilita recurriendo a programas de capacitación. En
todo esto se olvida la aparición de los grupos informales, la resistencia a las normas del grupo y la respuesta de los
líderes informales.

A continuación se dan algunas razones comunes por las cuales los usuarios, producto de un prejuicio, presentan
resistencia al cambio en los sistemas de información:

1. Cambio del status de un usuario: por ejemplo: un supervisor se convierte en un usuario más del sistema.

2. Aspecto económico: el automatizar los procesos en la empresa puede provocar reducción de áreas de trabajos.

3. Complejidad en el trabajo: normalmente se requieren nuevos cargos especialistas en la materia.

4. Las relaciones entre mandos gerenciales cambian en la llegada de los sistemas.

3.3 Formas de evitar la resistencia

Una de las formas es informar a los usuarios del nuevo cambio que se llevará a cabo en el área afectada, con la llegada
o automatización de los procesos, a través de un sistema de información. Esto muchas veces incorpora a los usuarios
al nuevo sistema y evita o disminuye la resistencia.

3.4 Cómo superar la resistencia al cambio

Primero, se debe identificar los blancos de modificación de conducta; por ejemplo, los individuos, los componentes de
la organización formal y los grupos formales.

Segundo, se incrementan las fuerzas actuales del cambio y se reducen las que se oponen a él.

Imagen 1. Superación de la resistencia a la instalación del sistema de información administrativa. Fuente: Murdick, R. & Munson, J. (2004).

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3.5. Fase de planeación en el sistema de información administrativa

Un principio básico en que se funda la planeación de los sistemas, consiste en que estos se integran con los planes de
las operaciones y deben desarrollarse desde el punto de vista de la alta gerencia.

3.6. Necesidad de planeación

La necesidad de planeación de un sistema de información administrativa, se basa en que las empresas deben mantener
actualizados sus procesos a través de la incorporación de tecnología y ajustarse a los cambios que se van realizando.
Tales cambios ocurren a una velocidad abrumadora. Por ejemplo, la población mundial se está duplicando cada 30
años. La velocidad de las comunicaciones se ha incrementado en diez millones durante los últimos 100 años.

Las corporaciones grandes y de productos múltiples no están en condiciones de responder inmediatamente a los
cambios ambientales en el preciso momento en que se percatan. Por el contrario, necesitan información oportuna y
tiempo para preparar medidas que reduzcan al mínimo las amenazas y les permitan aprovechar las nuevas
oportunidades. El proceso de planeación, apoyado por un buen sistema de información administrativa (MIS), ofrece
los medios para que las compañías se adapten antes que se presente el desastre.

3.7. Características afines de los planes

El trabajo de una organización comienza con una misión principal y luego se divide en una jerarquía de tareas menores
en cada uno de los niveles más bajos. Esta estructura de división de trabajo se acompaña de una estructura de planes.
El nivel corporativo, la definición de misión y estrategia lleva a la formulación de planes estratégicos y a largo plazo de
los sistemas. En el siguiente nivel inferior, o sea, el nivel de división en las grandes compañías, se elaboran planes
estratégicos limitados que han de ser congruentes con el plan corporativo del sistema. En las compañías más pequeñas,
ese nivel puede ser el de los gerentes funcionales o geográficos, cuyos planes tienen más importancia operacional que
la perspectiva estratégica.

Características y requisitos de la información de planes:

Propósito Nivel Alcance Periodo Necesidades de información

Evaluar los cambios Estudios del ambiente, base de datos
Estrategia Corporativa De 5 a 20 años
ambientales de toda la compañía
Unidad de toda la división
del negocio estratégico,
Estrategia Divisiones 5 años Estudio del ambiente, base de datos
centro de utilidades de
toda la planta o del negocio
Centro de utilidades de Estudio del ambiente, base de datos
Planes de operación Gerencia media De 1 a 3 años
toda la planta o del negocio de la división, normas de la compañía
Estudio ambiental sistematizado,
Parte de un centro de
base de datos del centro de
utilidades del negocio,
Gerentes funcionales De 1 semana a 1 utilidades de la planta o negocio,
Planes funcionales como producción,
y de primera línea año políticas y planes de la planta o del
mercadotecnia, finanzas o
centro de utilidades, normas de la
personal
división.

Tabla 1. Características y requisitos de la información de planes. Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

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3.8. Funciones del sistema de información administrativa

Una vez establecidas las especificaciones deseadas para el futuro, será preciso tomar decisiones muy importantes
respecto a las formas óptimas de alcanzarlas. Es decir, debe elaborarse un plan a largo plazo para realizar la estrategia.
Hay que tomar decisiones de gran trascendencia que se refieren al equipo de capital, a alternativas,
adquisiciones/desinversiones/fusiones, desarrollo de productos nuevos, solicitudes de contratos, expansión de
mercadotecnia, planeación fiscal y planes de remuneración de ejecutivos. Todas estas especificaciones son parte de
las funciones de un sistema de información administrativa.

A continuación, algunos modelos que pueden ser incorporados a las funciones del sistema de información
administrativa:

• Modelo consolidado de utilidades: es el plan anual de utilidades de la compañía en general.

• Modelo de utilidades por división: muestra más detalles que el anterior pues se centra en parte de la
compañía y no en su totalidad.

• Modelos de centros de utilidades o de inversión: se concentran en partes de la compañía encabezadas por

un gerente que tiene absoluta responsabilidad por las utilidades.

• Modelos de centros de costos: son modelos de planeación de actividades funcionales como mercadotecnia,
producción, ingeniería y las actividades staff corporativas como pronósticos económicos, capacitación y
desarrollo, relaciones públicas.

• Modelos de producción: estos modelos de planeación muestran los recursos previstos que se aplican, así como
los costos e ingresos de las líneas de productos o de los productos principales.

• Modelos de recursos: se ocupan de la planeación para la adquisición, almacenamiento y uso de materiales por
material en toda compañía. Asimismo, se planean mediante modelos los recursos humanos, entre los que
figuran la asignación de personal, el desarrollo y los costos.

• Modelos de unidad estratégica de negocios: se refieren a los planes para los segmentos del mercado de
productos.

3.9. Control mediante el sistema de información administrativa

El control es una función requerida en los sistemas de información, ya que con ello permite realizar una mejora en la
retroalimentación del sistema de información y cumplir los objetivos iniciales de un sistema.

3.9.1. Definición del control

El control busca que los procesos se ajusten a los deseos o al plan que se proyectó en los requerimientos iniciales de
un sistema de información. Ejemplo de ello es que el control puede ser aplicado a algún factor ambiental, a
componentes organizacionales, a individuos dentro de la empresa, a actividades funcionales o especializadas, a
procesos mecánicos.

El papel del sistema de información administrativa (MIS) consiste en informar a la gerencia si se han rebasado los
límites o hay probabilidades de que lo sean. En este momento podemos considerar que el control consiste en:

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• Establecer los criterios del rendimiento.

• Medirlo a partir de ciertas normas.

• Recurrir a medidas correctivas para reducir las desviaciones.

Elementos por controlar Salida o característica Límites Informes del MIS

Vendedor Gastos semanales de ventas De $53 a $72 Gastos de ventas

Departamento de hojas Horas aplicadas De 250 a 300 horas Asistencia u horas trabajadas
metálicas gerente de división
Rentabilidad de las decisiones 11.5% como mínimo de Estado de pérdidas y ganancias
rendimiento sobre la inversión
después de impuestos

Fuerza de trabajo Año de educación 12 años como mínimo y un Resumen del perfil de personal
promedio de 14 años

Toma equipo de capital Tolerancia edad promedio +-0.0015º Control de calidad

De 6 a 8 años Resumen de equipo de capital

Contaminación Inversión por año De 0 o $5 millones Estudio del impacto

Tabla 2. Ejemplo de Control. Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

3.10. Control mediante indicaciones gerenciales

3.10.1. Requisitos de los sistemas

Se entiende por requisito de los sistemas aquellas necesidades primordiales que permiten la construcción de un
sistema para automatizar un proceso de negocio. Normalmente los requisitos son identificados y priorizados de
acuerdo a la necesidad y alineamiento estratégico de la organización.

3.10.2. Resultados del control en un sistema de información administrativa

Todo control genera una información de salida, que servirá para el analista que entrega una mejora continua sobre los
sistemas. Esta información debe contemplar características como: pertinente, oportuna y clara.

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Tema 4. El ciclo de vida del sistema de información administrativa

Un ciclo de vida de un sistema de información administrativa se compone de cuatro fases, que son:

1. Planificación: fase encargada del estudio inicial del ciclo de vida, requerimientos de los usuarios y sus
expectativas.

2. Diseño conceptual: fase encargada de la diagramación del sistema a nivel lógico, descomponerlo en diferentes
módulos o componentes que tendrá, sus entradas, salidas y validación de las mismas.

3. Diseño detallado: fase que tiene por objetivo el diseño físico, los diagramas, gráficas, tablas, codificación, etc.

4. Implementación: fase que incluye las pruebas y la depuración de los procesos diseñados. Incluye la instalación
del sistema, pruebas, operación y la mantención correspondiente.

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Planee el desarrollo del MIS. Desarrolla el diseño Prepare un diseño Implante de nuevo diseño.
conceptual. detallado.
Identifique las necesidades Conviértalo en nuevo MIS.
del proyecto MIS.
Opere y mantenga el MIS.
Establezca los objetivos del
proyecto.
Mida desempeño MIS.
Especifique las tareas,
programa y presupuesto.

Imagen 2. Ciclo de vida del proyecto MIS. Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

El desarrollo de un sistema se basa en dos conceptos interrelacionados: el enfoque de sistemas y el ciclo de vida del
sistema. En el enfoque de sistemas, primero se conceptualiza de modo aproximado el diseño total y luego se refina
varias veces durante el proceso detallado.

4.1. Fase planificación

La fase de planificación de un sistema de información debe estar alineada al plan estratégico de la organización,
además de servir como marco de referencia para los proyectos. Un proyecto es una actividad que está compuesta de
una fecha de inicio y término. Se conforma por tareas que se realizan relacionadas entre sí para alcanzar el objetivo
propuesto.

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Normalmente los proyectos son supervisados por los gerentes o directores que a su vez mantienen el liderazgo de su
equipo de trabajo.

Identifique las necesidades del proyecto del MIS

Establezca los objetivos del proyecto

Especifique las tareas, programas y presupuestos

Diseño del MIS

Realice el nuevo diseño del MIS

Mida el funcionamiento del MIS comparándolo con los objetivos

Imagen 3. Planeación en el ciclo de administración del proyecto del sistema de información administrativa.
Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

4.1.1. Fase diseño conceptual

El diseño conceptual es el resultado de un proceso, esbozo lógico de los requerimientos solicitados por el usuario.

El diseño conceptual consta de tres etapas:

1. Desarrollo: especificaciones de lo que el usuario desea del sistema.

2. Análisis: operación que analiza las especificaciones de la organización actual.

3. Factibilidad: fase que evalúa si es viable el desarrollo del proyecto.

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4.1.2. Fase diseño detallado

El diseño detallado del sistema debe incorporar especificaciones como:

• Los objetivos del sistema.

• La organización de la compañía.

• La lista de los procesos.

• Nómina de gerentes, sus responsabilidades y la fuente de información.

• Información de los archivos, registros y toda la información relevante desde la vista de los usuarios.

• Descripción de la base de datos.

• Descripción de los equipos tecnológicos.

4.1.3. Fase implementación

Esta fase tiene mucha importancia en el desarrollo del sistema de información, pues es donde culminan todas las
tareas anteriores y se validará lo que el usuario solicitó en un principio.

Normalmente dentro de la implementación se realizan varias tareas como:

• Capacitar a los usuarios del sistema.

• Realizar una marcha blanca del sistema para detectar errores o inconsistencias.

• Preparar planes de mejora.

• Revisar las salidas del sistema.

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Ideas fuerza
A continuación, se presentan las principales ideas tratadas en este material de profundización:

El tema de la resistencia existe dentro de las organizaciones, pero es menor o disminuye cuando los usuarios
han participado activamente en el desarrollo e implementación del sistema de información administrativo
para la empresa.

Cada gerente tiene un estilo personal para resolver problemas o tomar decisiones. Estos varían en función del
tipo de información, formato y detalles de la que se utilizará. El manejo de la resistencia del personal

Casi siempre la gerencia se centra en el cambio tecnológico y lo facilita recurriendo a programas de

capacitación. En todo esto se olvida la aparición de los grupos informales, la resistencia a las normas del grupo
y la respuesta de los líderes informales.

Una vez establecidas las especificaciones deseadas para el futuro, será preciso tomar decisiones muy
importantes respecto a las formas óptimas de alcanzarlas. Es decir, debe elaborarse un plan a largo plazo para
realizar la estrategia. Hay que tomar decisiones de gran trascendencia que se refieren al equipo de capital, a
alternativas, adquisiciones/desinversiones/fusiones, desarrollo de productos nuevos, solicitudes de contratos,
expansión de mercadotecnia, planeación fiscal y planes de remuneración de ejecutivos. Todas estas
especificaciones son parte de las funciones de un sistema de información administrativa.

El control es una función requerida en los sistemas de información, ya que con ello permite realizar una mejora
en la retroalimentación del sistema de información y cumplir los objetivos iniciales de un sistema

Un ciclo de vida de un sistema de información administrativa se compone de cuatro fases

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Bibliografía
Fernández Alarcón, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información. Barcelona: Ediciones de la Universidad
Politécnica de Catalunya, SL.

Murdick, R., y Munson, J. (1998). Sistema de Información Administrativa. México: Prentice Hall Inc.

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