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La logística ha debido ser redefinida por los centros institucionales más importantes que
reúnen a los profesionales del sector, para enmarcarla dentro de lo que es el concepto de la
cadena logística integral, o cadena de suministros o cadena de abastecimiento.
Esta definición se puede entender también como la cadena de abastecimiento, concepto que
ha permitido mostrar que nadie hace su gestión logística aislado de sus proveedores y
clientes, por lo tanto logística es, entonces, una parte estratégica y operativa sustancial de la
administración de la cadena de abastecimiento de cualquier compañía.
Uno de los frentes de trabajo importantes para la administración empresarial gira en torno a
las actividades de abastecimiento, las cuales abarcan, de manera integral, la selección y
evaluación permanente de la base de proveedores, las compras, el transporte de materiales y
el almacenamiento de materias primas(8).
La función de procura y abastecimiento.
Dada la importancia que tiene para la logística la etapa de abastecimiento, por ser uno de los
primeros y fundamentales pasos en la ejecución de la misma, ya que a través de ella se logra
la obtención de los insumos, los cuales mediante una adecuada función de procura son
obtenidos de los proveedores, la necesidad de tener un mejor dominio de esta función de
procura es cada vez mayor. Pero un mayor dominio de la función de procura a su vez ha
repercutido en el interés por hacer una mejor selección de los proveedores adecuados. (13,
20, 21)
Muchas grandes empresas descubrieron en la década del 90 del pasado siglo que aún era
posible realizar importantes ahorros mejorando su gestión de compras. Pero no siempre el
tamaño de la organización está asociado a la calidad del desempeño de la misma, aunque es
indiscutible que el disponer de mayores recursos es siempre una ventaja. Sin embargo, la
mayoría de las empresas pequeñas y medianas todavía no comprenden la necesidad de una
gestión de compras bien organizada (7, 11, 12), o consideran que la misma consiste sólo en
comunicarse telefónicamente con los proveedores para solicitarles los productos o servicios
requeridos.
Si tenemos en cuenta que las grandes empresas emplean entre el 50% y el 80% de sus
ingresos en la adquisición de materias primas, insumos y servicios, es fácil darse cuenta que
cualquier ahorro en esta área tendrá una incidencia importante en la organización.
El primer paso es establecer cuáles son las materias primas, insumos o servicios críticos para
la empresa partiendo de que se consideran como tal aquellos que inciden en la calidad del
producto o servicio que reciben los clientes.
Los tres elementos básicos que generalmente son requeridos a la empresa por sus clientes,
son, a su vez, los que la empresa debe requerir de sus proveedores. Estos pueden ser:
Pero para lograr una gestión de compras eficiente debe quedar bien identificada la cadena de
suministros de la entidad. Para lograrlo, las empresas deben involucrar en su estrategia, el
tránsito por un camino de tres etapas: la integración funcional de cada área de la organización,
la integración interna entre las áreas funcionales formando una cadena de suministro interna
y la integración externa entre los proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes
[6]. Por tanto, hoy por hoy, el enfoque logístico se convierte en un agente generador de valor,
a partir de una sólida integración de la tríada proveedor empresa- cliente [3].
Qué es entonces un proveedor? Con una concepción muy actual se puede definir un
proveedor como (19):
Pero dentro de esta definición se establecen categorías, que dependen del estado de procura
en que se encuentra el mismo, entonces podemos decir que estamos ante un Proveedor Actual
cuando se trata de aquellos con los que se ha liquidado al menos un contrato. (En Evaluación,
Evaluados e Inactivos), y de un Proveedor Potencial, aquel proveedor nuevo, con
posibilidades de competir con los proveedores actuales, del cual se espera un comportamiento
superior o similar que el del proveedor actual.
Un buen proveedor debe ser capaz de suministrar los materiales, equipos, repuestos, servicios
y otros insumos que respondan a las necesidades de la empresa solicitante y en el momento
que deben ser recibidos por esta de acuerdo a sus demandas y en condiciones que permitan
llevar a cabo las distintas operaciones de manera adecuada con el fin de producir y hacer
llegar sus productos y servicios con la calidad y condiciones requeridas por sus respectivos
clientes, en el momento establecido (10).
Aunque existen muchos factores que deben tenerse en cuenta en la gestión de abastecimiento
o procura, uno que se destaca es las relaciones con el proveedor. Los proveedores, que pueden
ser generales, cuando realizan y ofrecen distintas clases de servicios y productos, o
especializados en una o varias líneas de productos, o altamente especializados en un solo tipo
de producto, además de contribuir con sus servicios y productos, suelen apoyar las finanzas
de la organización a través de los inventarios, así como permiten presentar novedades a los
clientes y actúan como asesores comerciales, participando incluso en la capacitación y
entrenamiento de la fuerza de ventas, amén de compartir información sobre participación y
tendencias y cambios en el mercado (1).
Es indiscutible el papel preponderante que juegan los proveedores ya que son el punto de
partida de toda la logística empresarial por lo que es necesario hacer una muy buena selección
de los mismos. Pero la selección de Proveedores adecuados no es una tarea sencilla, por
involucrar una gran cantidad de criterios. Este hecho involucra múltiples criterios, lo que ha
generado un conflicto sobre cuáles serian los que realmente definen la calidad del proveedor
y qué métodos son los ideales para evaluar su desempeño. La selección entonces se debe
realizar sobre aspectos muy claros, entre una gran cantidad de ellos que señalan Álvarez y
Calandro (1), se pueden considerar:
Principio 1: Tanto el Cliente como el Proveedor son totalmente responsables por la aplicación
del control de calidad, con recíproca comprensión y cooperación entre sus sistemas de control
de calidad.
Principio 2: El Cliente y el Proveedor deben ser independientes el uno del otro y respetar esa
independencia recíprocamente.
La evaluación de proveedores.
Una vez definidos los criterios de evaluación se aplicará un método que permita evaluar el
acercamiento a estos. La utilización de métodos cuantitativos, con puntaje asignado a cada
criterio son los más recomendados, así como los sistemas de ponderación empleados para
establecer un orden de prioridad con relación a los criterios establecidos (18). Se determina
el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas obtenidas y a la ponderación
realizada.
Una herramienta útil para la evaluación de los proveedores es llevar a cabo auditorias a fin
de verificar que la interpretación de los criterios es común a ambas partes. Este se convierte
en un requisito ineludible en el caso que se subcontraten por parte del proveedor a terceras
instancias procesos que afecten la calidad del producto o servicio (17).
Se debe garantizar un flujo de información oportuna con el proveedor, por lo que tras cada
evaluación este recibirá informes donde de manera clara y coherente conozca de su
desempeño (19). Esta información detallada puede ser muy útil para resolver problemas
recurrentes, vigilar el desempeño de un proveedor a largo plazo e investigar problemas de
rendimiento de los problemas en el campo.
Un sistema de calificación para los proveedores más simple podría ser calificando las
entregas a tiempo o a destiempo. Entre los problemas más frecuentes que se encuentran al
desarrollar un sistema de calificación, radica en que los datos que se requieren, por lo general,
se encuentran regados en varios departamentos y hasta en varias organizaciones, situación
que debe corregirse hasta que se tenga el sistema de calificación para los proveedores más
eficaces y proporcione el valor justo de la actuación del proveedor (16).
La compra de insumos o elementos para llevar adelante los negocios es una necesidad
universal, así como indiscutible es la influencia que los mismos tienen en la satisfacción de
los clientes de la empresa, y obviamente en la operatoria interna (controles e inspecciones,
reclamos, devoluciones, liquidación de pagos, etc.) Por tanto no existe cuestionamiento en
que lo importante es poder confiar en la calidad ofrecida por quienes son nuestros
proveedores. Houlihan, (10 ) ha establecido que reemplazar 1US$ de un cliente perdido
cuesta 10 US$.
La evaluación de los proveedores es un proceso que permitirá establecer cuáles son los
proveedores que están mejor posicionados para satisfacer los requisitos relacionados con las
características de calidad del producto, el plazo de entrega y el precio. Los criterios a emplear
para la evaluación dependen de lo que la empresa establece o considera que son prioritarios,
así como la ponderación relativa de los mismos. En un principio se consideró que el único
criterio valedero para definir una compra es el precio, existen aún defensores del mismo, para
los que el refrán “lo barato sale caro” no vale cuando se trata de adquirir materias primas,
insumos o servicios.
Desde hace mas de medio siglo, E. Deming afirmaba que era necesario acabar con la práctica
de hacer negocios sobre la base del precio, en vez de ello minimizar el costo total. Tender a
tener sólo un proveedor para cualquier artículo, con una relación a largo plazo de lealtad y
confianza.”
Como ya hemos visto anteriormente, la logística genera un alto por ciento de los gastos
empresariales. Siendo esta una actividad imprescindible, se debe trabajar en la disminución
de los costos que genera. La gestión de proveedores puede influir significativamente en esto.
¿Qué ocurre cuando un proveedor se atrasa en la entrega de un producto crítico? (12, 22)
El atraso en la entrega puede derivar en:
Otro tanto ocurrirá provocado por la devolución o no uso de materias primas o insumos que
no cumplen los parámetros de calidad requeridos.
Pero un proveedor incorrectamente seleccionado puede incidir también en los costos de
calidad a partir de aspectos tales como:
La mayoría de las veces no resulta posible tener un sólo proveedor, pero minimizar el costo
total no sólo es posible, resulta indispensable hacerlo. Minimizar el costo total implica
considerar otros criterios de evaluación junto con el precio. Algunos de los más empleados
son:
• Calidad de los productos / servicios que provee, o sea, como se ajustan las características
de los productos / servicios del proveedor a nuestras necesidades y expectativas.
• Existencia / características del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Metodología para resolver reclamos.
• Capacidad de producción.
• Tecnología empleada.
• Características del control en proceso.
• Existencia y / o características de la Asistencia Técnica.
• Existencia / características del Sistema de Higiene y Seguridad.
• Existencia / características del Sistema Gestión Ambiental.
• Cumplimiento con los plazos de entrega acordados.
• Velocidad de respuesta.
• Solidez financiera.
• Formación del personal.
• Desempeño histórico.
• Facilidad de comunicación.
• Características del trato comercial.
• Innovación.
Como parte de la estrategia de mejora continua del sistema de calidad de una institución cuyo
objetivo social es el desarrollo de investigaciones y productos para la salud animal, vegetal
y humana, se desarrolló una metodología para la Gestión de proveedores
En las condiciones de un centro de este tipo, contar con un Sistema bien estructurado para
identificar, evaluar y clasificar a los proveedores de todos los materiales críticos para el
desarrollo de investigaciones, servicios científico- técnicos y producciones farmacéuticas es
imprescindible. Esta actividad adquiere un rol estratégico debido a su sustancial potencial de
ahorro
¿Qué criterios son cruciales evaluar?
En la figura 1 se muestran los criterios considerados para ser evaluados en los proveedores
(reevaluación) como en aquellos que potencialmente pudieran convertirse en proveedores
Estos criterios se derivan de las características de la empresa, de sus objetivos y del tipo de
relación que pretenda establecer con sus proveedores.
Los criterios para realizar la evaluación deben responder a aspectos muy claros para hacer
una muy buena selección de los mismos, tal y como refieren algunos autores (5, 9)
El criterio de Calidad tiene varios índices a calcular que no se evalúan a todos los
proveedores, en el caso de no ser un material crítico, no se calculará el índice de calidad de
la muestra, asumiéndose el total de los puntos de la ponderación asignado al índice
Comportamiento de materiales durante su uso. Este criterio cuenta con el mayor peso por ser
el de mayor incidencia en el uso del material comprado y por tanto en el resultado final del
proceso o servicio (5, 10) Lo mismo se aplica cuando se trata de un servicio, entonces solo
se calculará el índice de conformidad con el servicio.
El criterio Auditoria se podrá evaluar con datos recopilados en auditorias in situ o como
auditoria de buró, tal como refieren varios autores (1, 14, 19). En caso de no realizarse
auditoria por responsabilidad del evaluador, se asignará el total de puntos correspondientes
a este criterio al proveedor en evaluación. De haberse planificado la auditoria, pero no
proceder por razones inherentes al proveedor, entonces se le restarán el total de puntos del
criterio.
En el caso del criterio de Desempeño comercial, para los proveedores nacionales, el indicador
Ind. Ofertas presentadas en tiempo no se evaluará, por lo que los 25 puntos totales del criterio
de Desempeño comercial se distribuirán entre los indicadores de Indicadores. Cumplimiento
de la cantidad. Pactada y. Comportamiento de tiempo de entregas. Este criterio es el segundo
en peso por su importancia para garantizar el suministro, aunque existen criterios de que, en
conjunto con el precio, son los que determinan la aceptación del proveedor (7, 12)
El criterio de Desempeño ante reclamaciones resulta crucial para diferenciar un buen
proveedor. La rapidez en la respuesta, así como ostentar un índice bajo de reclamos por fallos
de algún tipo en los criterios de los productores (11, 13), en los casos donde no haya ocurrido
reclamación alguna al proveedor en el periodo evaluado se asumirá el total de los puntos del
criterio.
Las categorías de los proveedores pueden ser las siguientes: Aprobados excelentes,
aprobados, En desarrollo, y no Aprobados. En la Tabla 2 del Anexo B se muestran las
categorías definidas para los proveedores a partir del % de puntos que reciban en la
evaluación, así como la vigencia de la misma, que se corresponde con el tiempo entre
evaluaciones.
Habiéndose iniciado un nuevo milenio, las empresas vienen preparándose para encarar con
éxito nuevos retos, en un mundo cada vez más competitivo con una economía globalizada y
con vertiginosos avances tecnológicos, especialmente en los campos de la informática y las
comunicaciones. Bajo esta premisa es indiscutible que todas las áreas funcionales de una
empresa deban tener una gestión eficiente y eficaz, sin embargo, una de las áreas más
importantes y tradicionalmente críticas en las empresas es el área de Logística, la cual es
responsable del aprovisionamiento adecuado y oportuno de bienes y servicios a las demás
áreas de la empresa para que éstas puedan cumplir sus fines y contribuyan de esta manera a
que la empresa pueda cumplir con sus objetivos estratégicos.
Es así como en los últimos años, muchas empresas ven a sus proveedores como aliados
estratégicos para el desarrollo de sus negocios; lo cual implica establecer unas relaciones
basadas en la confianza y el largo plazo, de tal forma que ambas partes se conviertan en
socios de las ganancias.
Pero, para que esta relación tenga éxito es necesario que las empresas escojan adecuadamente
a sus proveedores, para lo cual deben previamente seleccionarlos y evaluarlos
cuidadosamente.
Uno de los factores determinantes en la relación cliente – proveedor es que el cliente tenga
la certeza de que el bien o servicio que le sea entregado o brindado sea de excelente calidad.
Numerosos autores sobre gestión de calidad le han dado especial énfasis a la relación con los
proveedores. Así por ejemplo tenemos a Kaoru Ishikawa, para quien el objetivo fundamental
de éstas relaciones es el de “mejorar la garantía de calidad y eliminar las insatisfactorias
condiciones existentes entre el comprador y el proveedor”, y para lograr este propósito
enuncia diez principios:
4. El contrato entre las partes debe contemplar: Calidad, Cantidad, Precio, Condiciones de
entrega y Forma de pago.
5. El proveedor debe certificar y garantizar una Calidad satisfactoria, respaldada con datos.
8. Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor Control de
Calidad.
9. Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales tales como pedidos,
planeación de la producción y de los inventarios, trabajos de oficina, y sistemas, de manera
que sus relaciones se mantengan sobre una base amistosa y satisfactoria.
10. Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del
consumidor.
Como resultado de esta nueva filosofía y práctica de establecer con los proveedores unas
relaciones transparentes y a largo plazo, basadas en la confianza y beneficio de las partes, las
empresas podrán lograr disminuir el número de proveedores mejorando su calidad, garantizar
la calidad del bien o del servicio recibido, programar adecuadamente su abastecimiento
disminuyendo al máximo los inventarios, obtener precios razonables, lograr entregas
oportunas y disminuir los gastos administrativos de generar varias Órdenes de Compra a
diversos proveedores en periodos cortos de tiempo. Todo esto permitirá una gestión logística
exitosa con el consiguiente beneficio para toda la organización.