CREACION DE UN SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL QUE PERMITA
OPTIMIZAR LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS, EN LAS ENTIDADES
PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS.
TEMA: INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIO
INSTRUCTOR: RUBEN DARIO PRIETO SUAZA
PRESENTADO POR: JOHN MARIO CORRALES GRAJALES
LINETH MARIA RODRIGUEZ YEPE
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
2017 1. RECEPCION DOCUMENTAL
Caso de uso Recepcionar documentos
Descripción El sistema debe generar un comportamiento donde describa el procedimiento del caso de uso para que el funcionario pueda realizar el ingreso de la documentación Precondición El cliente y/o proveedor no se encuentran ingresado en la base de datos del sistema Secuencia paso Acción Normal 1. El funcionario ingresa al sistema para ingresar a la base de Datos al cliente y/o proveedor 2. El sistema genera un registro de la información que se requiere del cliente y/o proveedor (nombres, apellidos, identificación o NIT, dirección, teléfono y ciudad) 3. El funcionario ingresa los datos suministrados por el cliente y/o funcionario y procesa la información. 4. El funcionario radica la solicitud recibida. 5. El sistema carga formulario de radicación que contiene(Información del cliente, Asunto, Numero de Folios, Observaciones y dependencia a quien va dirigida) 6. El sistema genera un numero de radicado que contiene(Año_NumeroDependencia_Consecutivo 7. El funcionario imprime estique con el número del radicado. 8. El funcionario digitaliza y asociación el documento al radicado en el sistema. Post Condición El cliente y/o proveedor se encuentra registrado en la base de datos del sistema y cuenta con un trámite en proceso. Excepciones Paso Acción 3. El sistema genera un reporte sobre el historial del cliente y/o funcionario si se detecta duplicidad, si el trámite es diferente o no cuenta con otro tramite se procede a actualizar la información para que continúe el caso de uso 3. Si el funcionario cancela el registro, se termina el caso de uso. 1.1. INTERFAZ GRAFICA DE RECPECION DOCUMENTAL 1.1.1. Interfaz gráfica de agregar cliente 1.1.2. Interfaz Gráfica Radicar Documento 1.1.3. Interfaz Gráfica de agregar Imagen 1.1.4. Caso de Uso Asignar Radicado
Caso de uso Asignar Comunicación
Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita la manipulación virtual de los documentos y tramites que se les pretendan dar en el caso de uso Precondición El radicado cuenta con la asociación de la imagen hecha por el funcionario en el sistema Secuencia paso Acción Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y selecciona el radicado. 2. El sistema visualiza un registro donde solicita: Numero de la dependencia a quien se le va a asignar, nombre del funcionario que pertenezca a la dependencia y Observaciones. 3. El sistema procesa la solicitud y genera reporte de asignación. Post Condición El radicado no cuenta con la imagen del(los) documentos asociada. Excepciones Paso Acción 2. El sistema genera un reporte indicando que se debe realizar la asociación de la imagen para que continúe el caso de uso 2. El sistema cancela la solicitud y se termina el caso de Uso. 1.1.4.1. Interfaz Gráfica Asignar Radicado. 2. Caso de Uso de Tramite de solicitud
Caso de uso Tramitar solicitud
Descripción El sistema bebe cooperar con el funcionario facilitándole todo el ambiente para que el funcionario pueda realizar el debido tramite a la solicitud puesta por el cliente Precondición El radicado de la solicitud se encuentra asignado a la cuenta del funcionario Secuencia paso Acción Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y verifica la información contenida en el radicado (Observa la imagen anexada). 2. El funcionario identifica el requerimiento puesto por el cliente y extrae la platilla del sistema para generar la respuesta 3. El sistema arroja un registro solicitando la siguiente información(Nombre del remitente, Asunto y radicado asociado) 4. El funcionario ingresa la información. 5. El sistema arroja un nuevo radicado 6. El funcionario selecciona el radicado generado y adjunto la plantilla con la respuesta. 7. El funcionario imprime la Respuesta con el radicado asignado y los estándares de calidad. Post Condición El documento contenido en el radicado no es competencia de la dependencia Excepciones Paso Acción 2. Si el funcionario identifica que el requerimiento no es de su competencia, procede a Devolver el radicado a la dependencia Anterior y se termina el caso de uso 2.1. Interfaz Gráfica de Tramite Radicado 3. Caso de Uso Archivar Tramite
Caso de uso Archivar tramite
Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita la manipulación virtual de los documentos permitiendo que el funcionario vaya evacuando todos los radicado (documentos) que ya hayan finalizado su trámite. Precondición El radicado (documento) cuenta con todo el tramite requerido por el cliente y realizado por el funcionario. Secuencia paso Acción Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y genera el número del expediente virtual donde va a reposar todo el trámite. 2. El sistema procesa la solicitud y genera el reporte con la creación del número del Expediente. 3. El funcionario selecciona los radicados (documentos) que pertenezcan al mismo trámite y los ingresa al expediente creado y archiva los radicados 4. El sistema almacena los documentos en una cuenta de la Administración y los desaparece de las carpetas de la cuenta del funcionario Post Condición Los radicados seleccionados no pertenecen al mismo tramite Excepciones Paso Acción 3. El sistema genera un informe indicando que los radicados no son compatibles y termina el caso de uso. 3.1. Interfaz Gráfica de Modulo de Archivo 4. Interfaz Gráfica de Consulta de Documento 5. Caso de Uso ingreso de solicitud Web
Caso de uso Ingresar solicitud
Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita el ingreso por medio de una plataforma web a los clientes de las solicitudes que deseen tramitar Precondición El cliente no tiene una cuenta de acceso a la plataforma virtual del sistema Secuencia paso Acción Normal 1. El cliente ingresa a la plataforma y genera la apertura de la cuenta 2. El sistema genera un reporte solicitando (Nombres y apellidos, Número de identidad o Nit, Dirección, teléfono y municipio, nombre de usuario y clave de acceso) 3. El cliente ingresa la información solicitada. 4. El sistema procesa la información. 5. El cliente ingresa a la plataforma con los datos de acceso y selecciona el tipo de tramite (Peticiones, Queja, Reclamos y Solicitudes) 6. El sistema arroja una plantilla donde se debe ingresar el motivo del PQRS. 7. El funcionario ingresa la solicitud y la procesa 8. El sistema arroja el número del radicado con el cual se registró su proceso. Post Condición El cliente cuenta con un registros en la plataforma Excepciones Paso Acción 2. El sistema genera un reporte donde indica que el cliente ya cuenta con datos de acceso a la plataforma y termina el caso de uso. 2. El cliente Solicita Restablecimiento de clave de acceso y continúa el caso de uso.