CODIFICACIÓN EFECTIVA. CAPTURA DE DATOS EFECTIVA Y EFICIENTE.

Es muy importante asegurar que los usuarios puedan introducir datos en el

sistema con precisión. La calidad de entrada de datos determinará la calidad de
salida de éstos.
Un analista de sistemas puede ayudar a solucionar problemas en este proceso
mediante cuatro objetivos generales:
1. Crear una codificación significativa para los datos.
2. Diseñar metodologías eficientes para la captura de datos.
3. Asegurar una captura de datos completa y efectiva.
4. Asegurar la calidad de los datos por medio de la validación.

Codificación Efectiva
Una de las formas para que se introduzcan datos con precisión es mediante el
empleo de códigos. Convirtiendo datos ambiguos y voluminosos en dígitos cortos
que se introduzcan con facilidad. La codificación es una forma de ser elocuente y
a la vez conciso en la captura. Los propósitos humanos que tienen la codificación
son:
1. Mantener el registro de algo.
2. Clasificar información.
3. Ocultar información.
4. Revelar información.
5. Solicitar la acción apropiada.

La codificación es una base muy importante para las bases de datos ya que con
ellos se puede mirar y establecer la uniformidad de los códigos. Hoy en día los
códigos son de gran importancia ya que en ellos se ubican mucho los números y
el alfabeto para cada codificación como: tarjetas de créditos Visa y MasterCard en
las alarmas, caja fuerte, cajeros de almacenes de cadena.

Captura de datos efectiva y eficiente

¿Qué se debe capturar?

Las decisiones sobre qué datos capturar para la entrada del sistema se toman
entre analistas de sistemas y usuarios de sistemas

Permitiendo a la computadora hacer el resto

Las computadoras pueden manejar automáticamente las tareas repetitivas, tales

como:
 Registrar la hora de la transacción
 Registrar la fecha de la transacción
 Calcular nuevos valores de entrada
 Almacenar y recuperar datos en el pedido

Con los formularios eficaces, no es necesario volver a capturar la información que

la computadora ya ha almacenado o los datos, tales como hora o fecha de entrada
que la computadora puede determinar automáticamente.

DISEÑO DE ENTRADAS

Consiste en realizar formatos que permitan al usuario introducir datos; en este

caso las entradas de información serán llevadas a la computadora. Los formatos
serán pantallas que simularan que en estas se escribe la información. Consiste en
desarrollar diversas formas para capturar información, por lo regular la entrada
clásica es la pantalla.
 La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida del
sistema. Las entradas deben ser lo más sencillas que sea posible y estar
diseñadas de forma que limiten la posibilidad de que se introduzcan datos
incorrectos.
 Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos
ingresarán al sistema para su procesamiento.
 El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con
el mundo y sus usuarios.

Para la captura de datos es importante tener en cuenta:

 Saber con exactitud qué datos se van a capturar.
 Conocer el tipo de dato a capturar.
 Evitar los cuellos de botella; asegurar que haya suficiente capacidad para
manejar los datos que están siendo cargados.
 Evitar la ejecución de pasos adicionales; entre menos pasos haya para la
alimentación de datos, menos probabilidades hay para la introducción de
errores.
Grandes objetivos de la Captura de Datos:
 Codificación efectiva.
 Captura de datos efectiva.
 Asegurar la calidad por medio de la Validación.

Codificación efectiva
El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o
letras fácilmente capturables es llamado codificación. La codificación ayuda a que
el analista de sistema alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que
son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de
conceptos capturados.
Ingeniería de Sistemas + Semestre VII + Sección A + Diseño de Sistemas =
010701901

Objetivos de la codificación Objetivos de la codificación

 • Hacer el seguimiento de algo.

 • Clasificar información.
 • Ocultamiento de la información.
 • Revelar información.
 • Solicitar una acción adecuada.

Lineamientos generales para la codificación

• Sea Conciso: Los códigos excesivamente largos significan más tecleos y,
por consiguiente, más errores. Los códigos largos requerirán más memoria.
• Mantenga los códigos estables: que el código de identificación para un
cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos.
• Asegúrese de que los códigos sean ordenables: Los códigos numéricos son
más fáciles de ordenar que los alfanuméricos.
• Evite códigos confusos: Trate de evitar el uso de caracteres de codificación
que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra o) y el cero (0)
son fácilmente confundibles, al igual que la letras ‘l’ minúscula, ‘I’
mayúscula y el número 1. También la letra Z y el número 2.
• Mantenga los códigos uniformes: Los códigos necesitan seguir formas
fácilmente perceptibles. Los códigos MBL-44R y AAR-35 (placas de
vehículos), son deficientes debido a que el 1ero contiene 6 caracteres, y el
2do sólo tiene 5 caracteres.
• Permita modificaciones: La adaptabilidad es una característica principal de
un buen código. El sistema evolucionará a lo largo el tiempo, y el sistema
de codificación debe ser capaz de dar soporte al cambio.
• Los códigos deben ser significativos: A menos que el analista quiera ocultar
la información intencionalmente, los códigos deben ser significativos. Tipos
de Códigos:
 Códigos de secuencia simple.
 Códigos de derivación alfabética.
 Códigos de clasificación.
  Códigos de secuencia en bloque.
 Códigos de cifrado.
 Códigos de subconjuntos de dígitos significativos.
 Códigos nemónicos
 Códigos de función
• ¿Cuál es la diferencia entre captura de datos, entrada de datos e
introducción de datos?
• La captura de datos es la identificación de los nuevos datos que han de
introducirse.
• La entrada de datos es el proceso de traducción del documento fuente a un
formato comprensible por la máquina. Este formato, puede ser una hoja con
marcas ópticas, una cinta magnética o un dispositivo de almacenamiento,
por citar sólo algunos casos.
• La introducción de datos es la entrada real de los datos en el computador
en un formato comprensible por la máquina.

Principios del Diseño de Entradas

• Introducir sólo los datos variables. Los datos constantes no deben
introducirse.
• No introducir datos que puedan calcularse o almacenarse en programas
informáticos. •
• Usar códigos para los atributos apropiados. •
• Incluir instrucciones para completar el formulario.
• Reducir al mínimo la escritura a mano.
• Los datos que han de introducirse (teclearse) deberían estar ordenados de
modo que puedan ser leídos como un libro, de arriba abajo y de izquierda a
derecha.
• En el mejor de los casos, las porciones del formulario que no requieran
introducirse se han de situar en la parte inferior derecha del documento
fuente, o en una zona próxima a ésta.

Métodos de captura de datos:

• Teclado
• Reconocimiento óptico de caracteres
• Cintas magnéticas
• Formas de marcas sensibles
• Códigos de barra

Tipos de Validaciones de Entradas:

1. Validación de las transacciones de las entradas

• Proporcionando datos incorrectos.
• Ofreciendo datos a personas no autorizadas.
• Petición al sistema para realizar una función incorrecta.

2. Validación de los datos de entradas

• Datos erróneos
 • Datos enviados por una persona no autorizada
• Pedir al sistema que ejecute una función inaceptable.
• Datos faltantes
• Longitud de campo incorrecta
• Datos con una composición inaceptable
• Datos fuera de rango
• Datos inválidos
• Datos no concuerdan con los datos almacenados

DISEÑO DE SALIDAS

La salida es la información que se entrega a los usuarios a través del sistema de

información, utilizando intranets, extranets, o la WWW. Algunos datos requieren
una gran cantidad de procesamiento antes de transformarse en la salida
apropiada; otros se almacenan, y cuando se recuperan, se consideran como
salida con poco o ningún procesamiento.

Las salidas son el componente más visible de un sistema de información, son la

justificación del sistema. Durante el análisis de sistema, se definieron las
necesidades y los requisitos de las salidas, pero no se diseñaron dichas salidas.

Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, o tomar decisiones y
con frecuencia juzgan el valor de un sistema sólo por su salida.

Objetivos del Diseño de Salidas

• Diseñar una salida para satisfacer el requerimiento.
• Diseñar una salida que se adapte al usuario.
• Proveer la cantidad de información adecuada.
• Asegurar que la salida estará disponible donde se necesita.
• Proporcionar oportunamente la salida.
• Elegir el método más adecuado para la salida.

Salidas Impresas
Al hacer uso de la información obtenida durante la fase de determinación de los
requisitos de información y una vez decidido el uso de la salida impresa, el
analista de sistemas se encuentra en condiciones de iniciar el diseño físico de la
salida.

Para el diseño de reportes se sugiere:

• Determinar la información constante: las que permanecen sin cambios cada
vez que se imprime el reporte. El título del reporte y los encabezados de
todas las columnas se consideran como información constante.
• Determinar la información variable: la que varía cada vez que el reporte se
imprime.
• Determinar el ancho máximo de cada campo incluido en el reporte.
 • Determinar el tipo de papel a utilizar en el reporte (Bond, carbón, continuo,
etc.)
• Diseñar salidas con formas especiales: A través de uso de colores y de
diseños corporativos; las formas preimpresas pueden llevar el logotipo de la
corporación. El uso de formas innovadoras, colores y distribuciones motivan
de manera dramática la atención del usuario hacia el reporte particular.

Atributos Funcionales de los Reportes

Cada uno de ellos cumple con un propósito específico para el usuario.
• El encabezado o título del reporte
• El número de la página
• La fecha del reporte y fecha de impresión
• Rótulos de las columnas

El encabezado o título del reporte dirige al usuario de manera inmediata al tema

de su lectura. El título debe ser descriptivo y conciso. Es redundante incluir la
palabra “reporte” en el título.
Cada página debe numerarse de tal forma que el usuario cuente fácilmente con un
punto de referencia cuando discuta la salida con otros o vuelva a localizar datos
importantes.
En cada impresión incluya la fecha de la preparación del reporte. Los
encabezados de las columnas sirven para orientar al usuario sobre el contenido
del reporte.

Atributos Estéticos de los Reportes

• Debe leerse de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
• Los datos relacionados deben agruparse.
• Las salidas de reportes impresos requieren de amplios márgenes a la
derecha y a la izquierda, así como en los bordes: superior e inferior.
• El uso de cortes de control a los totales y a otra información relevante,
encerrándolos en cuadros mediante el uso de caracteres especiales o
espacios adicionales, cubre una función importante en el reporte