Diseño de Sistemas

Tema 2 – Diseño de Entradas y Salidas

 DISEÑO DE ENTRADAS
Consiste en realizar formatos que permitan al usuario introducir datos; en
este caso las entradas de información serán llevadas a la computadora. Los
formatos serán pantallas que simularan que en estas se escribe la
información. Consiste en desarrollar diversas formas para capturar
información, por lo regular la entrada clásica es la pantalla.

 La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida del

sistema. Las entradas deben ser lo más sencillas que sea posible y estar
diseñadas de forma que limiten la posibilidad de que se introduzcan datos
incorrectos.
 Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos
ingresarán al sistema para su procesamiento.
 El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con
el mundo y sus usuarios.
 DISEÑO DE ENTRADAS
Para la captura de datos es importante tener en cuenta:
• Saber con exactitud qué datos se van a capturar.
• Conocer el tipo de dato a capturar.
• Evitar los cuellos de botella; asegurar que haya suficiente
capacidad para manejar los datos que están siendo cargados.

• Evitar la ejecución de pasos adicionales; entre menos pasos

haya para la alimentación de datos, menos probabilidades hay
para la introducción de errores.
 DISEÑO DE ENTRADAS

Grandes objetivos de la Captura de Datos:

•Codificación efectiva.
•Captura de datos efectiva.
•Asegurar la calidad por medio de la Validación.

Codificación efectiva

El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos

cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación.
La codificación ayuda a que el analista de sistema alcance el objetivo
de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren
menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos
capturados.

Ingeniería de Sistemas + Semestre VII + Sección A + Diseño de Sistemas = 010701901

 DISEÑO DE ENTRADAS

Objetivos de la codificación

• Hacer el seguimiento de algo.

• Clasificar información.

• Ocultamiento de la información.

• Revelar información.

• Solicitar una acción adecuada.

 DISEÑO DE ENTRADAS

Lineamientos generales para la codificación

• Sea Conciso: Los códigos excesivamente largos significan más tecleos y, por
consiguiente, más errores. Los códigos largos requerirá más memoria.
• Mantenga los códigos estables: que el código de identificación para un
cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos.
• Asegúrese de que los códigos sean ordenables: Los códigos numéricos
son más fáciles de ordenar que los alfanuméricos.
• Evite códigos confusos: Trate de evitar el uso de caracteres de codificación
que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra o) y el cero (0) son
fácilmente confundibles, al igual que la letras ‘l’ minúscula, ‘I’ mayúscula y el
número 1. También la letra Z y el número 2.
• Mantenga los códigos uniformes: Los códigos necesitan seguir formas
fácilmente perceptibles. Los códigos MBL-44R y AAR-35 (placas de vehículos),
son deficientes debido a que el 1ero contiene 6 caracteres, y el 2do sólo tiene 5
caracteres.
 DISEÑO DE ENTRADAS

Lineamientos generales para la codificación

• Permita modificaciones: La adaptabilidad es una característica principal de un

buen código. El sistema evolucionará a lo largo el tiempo, y el sistema de
codificación debe ser capaz de dar soporte al cambio.
• Los códigos deben ser significativos: A menos que el analista quiera ocultar
la información intencionalmente, los códigos deben ser significativos.

Tipos de Códigos
• Códigos de secuencia simple.
• Códigos de derivación alfabética.
• Códigos de clasificación.
• Códigos de secuencia en bloque.
• Códigos de cifrado.
• Códigos de subconjuntos de dígitos significativos.
• Códigos nemónicos
• Códigos de función
 DISEÑO DE ENTRADAS

¿Cuál es la diferencia entre captura de datos, entrada de datos e

introducción de datos?
• La captura de datos es la identificación de los nuevos datos que han de
introducirse.
• La entrada de datos es el proceso de traducción del documento fuente a un
formato comprensible por la máquina. Este formato, puede ser una hoja con
marcas ópticas, una cinta magnética o un dispositivo de almacenamiento, por
citar sólo algunos casos.
• La introducción de datos es la entrada real de los datos en el computador
en un formato comprensible por la máquina.
 DISEÑO DE ENTRADAS
Principios del Diseño de Entradas
• Introducir sólo los datos variables. Los datos constantes no deben
introducirse.
• No introducir datos que puedan calcularse o almacenarse en programas
informáticos.
• Usar códigos para los atributos apropiados.
• Incluir instrucciones para completar el formulario.
• Reducir al mínimo la escritura a mano.
• Los datos que han de introducirse (teclearse) deberían estar ordenados
de modo que puedan ser leídos como un libro, de arriba abajo y de
izquierda a derecha.
• En el mejor de los casos, las porciones del formulario que no requieran
introducirse se han de situar en la parte inferior derecha del documento
fuente, o en una zona próxima a ésta
 DISEÑO DE ENTRADAS

Métodos de captura de datos:

• Teclado
• Reconocimiento óptico de caracteres
• Cintas magnéticas
• Formas de marcas sensibles
• Códigos de barra
 DISEÑO DE ENTRADAS

Tipos de Validaciones de Entradas:

1. Validación de las transacciones de las entradas

• Proporcionando datos incorrectos.

• Ofreciendo datos a personas no autorizadas.
• Petición al sistema para realizar una función incorrecta.
 DISEÑO DE ENTRADAS

Tipos de Validaciones de Entradas:

2. Validación de los datos de entradas

• Datos erróneos
• Datos enviados por una persona no autorizada
• Pedir al sistema que ejecute una función inaceptable.
• Datos faltantes
• Longitud de campo incorrecta
• Datos con una composición inaceptable
• Datos fuera de rango
• Datos inválidos
• Datos no concuerdan con los datos almacenados
 DISEÑO DE SALIDAS

La salida es la información que se entrega a los usuarios a través

del sistema de información, utilizando intranets, extranets, o la WWW.
Algunos datos requieren una gran cantidad de procesamiento antes de
transformarse en la salida apropiada; otros se almacenan, y cuando se
recuperan, se consideran como salida con poco o ningún
procesamiento.
Las salidas son el componente mas visible de un sistema de
información, son la justificación del sistema. Durante el análisis de
sistema, se definieron las necesidades y los requisitos de las salidas,
pero no se diseñaron dichas salidas.
Los usuario dependen de la salida para realizar sus tareas, o tomar
decisiones y con frecuencia juzgan el valor de un sistema sólo por su
salida.
 DISEÑO DE SALIDAS
Tipos de Salidas de Datos
Tipo de Ventajas Desventajas
Salida
Impresas • Costeable para la mayoría de las• Problemas de compatibilidad con
organizaciones software de computadora
• Flexible en tipos de salida, ubicación y• Podría requerir suministros especiales
capacidad y costosos
• Maneja grandes volúmenes de salida • Aun requiere intervención del operador
• Puede llegar a muchos usuarios a bajo• Dependiendo del modelo, podría ser un
costo poco lenta.
• Altamente confiable con poco tiempo
inactivo.

Por pantalla • Interactiva • Requiere de área para el cableado y

• Trabaja en línea, transmisión en tiempo realconfiguración
a través de redes distribuidas ampliamente. • Aun podría requerir documentación
• Silenciosa impresa
• Toma ventaja de la capacidad de la• Puede ser costosa si se requiere para
computadora para navegar en las bases demuchos usuarios.
datos y archivos.
• Adecuada para acceder a mensajes que
cambian muy seguido.
 DISEÑO DE SALIDAS
Tipos de Salidas de Datos

Tipo de Ventajas Desventajas

Salida
Salida de • Adecuada para usuarios individuales • Su desarrollo es costoso
Audio • Adecuada para mensajes transitorios • Necesita una sala especial donde la
• Adecuada cuando el trabajador necesitasalida no interferirá con otras tareas.
manos libres • Tiene aplicación limitada
• Adecuada si la salida es muy repetitiva. • Aun no se perfecciona.

Electrónica • Usa menos papel • Es difícil darle un formato fijo al email

(Email, Fax, • Se puede actualizar muy fácilmente • Los sitios Web necesitan
Página Web) • Se puede “transmitir masivamente” mantenimiento diligente.
• Se puede hacer interactiva
DVD, • Tiene gran capacidad • Su desarrollo es costoso
CD-ROM y CD- • Permite la salida multimedia • Es mas difícil de actualizar
RW • Se puede consultar con rapidez • Es más difícil de usar en una red.
• Es menos vulnerable a los daños
 DISEÑO DE SALIDAS

Objetivos del Diseño de Salidas

• Diseñar una salida para satisfacer el requerimiento.

• Diseñar una salida que se adapte al usuario.
• Proveer la cantidad de información adecuada.
• Asegurar que la salida estará disponible donde se
necesita.
• Proporcionar oportunamente la salida.
• Elegir el método más adecuado para la salida.
 DISEÑO DE SALIDAS

Salidas Impresas

Al hacer uso de la información obtenida durante la fase de

determinación de los requisitos de información y una vez decidido el
uso de la salida impresa, el analista de sistemas se encuentra en
condiciones de iniciar el diseño físico de la salida.
 DISEÑO DE SALIDAS
Para el diseño de reportes se sugiere:

• Determinar la información constante: las que permanecen sin cambios cada

vez que se imprime el reporte. El título del reporte y los encabezados de
todas las columnas se consideran como información constante.
• Determinar la información variable: la que varía cada vez que el reporte se
imprime.
• Determinar el ancho máximo de cada campo incluido en el reporte.
• Determinar el tipo de papel a utilizar en el reporte (Bond, carbón, continuo,
etc.)
• Diseñar salidas con formas especiales: A través de uso de colores y de
diseños corporativos; las formas preimpresas pueden llevar el logotipo de la
corporación. El uso de formas innovadoras, colores y distribuciones motivan
de manera dramática la atención del usuario hacia el reporte particular.
 DISEÑO DE SALIDAS

Atributos Funcionales de los Reportes

Cada uno de ellos cumple con un propósito específico para el usuario.
• El encabezado o título del reporte
• El número de la página
• La fecha del reporte y fecha de impresión
• Rótulos de las columnas

El encabezado o título del reporte dirige al usuario de manera inmediata al

tema de su lectura. El título debe ser descriptivo y conciso. Es redundante
incluir la palabra “reporte” en el título.
Cada página debe numerarse de tal forma que el usuario cuente fácilmente
con un punto de referencia cuando discuta la salida con otros o vuelva a
localizar datos importantes.
En cada impresión incluya la fecha de la preparación del reporte. Los
encabezados de las columnas sirven para orientar al usuario sobre el
contenido del reporte.
 DISEÑO DE SALIDAS

Atributos Estéticos de los Reportes

• Debe leerse de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

• Los datos relacionados deben agruparse.
• Las salidas de reportes impresos requieren de amplios
márgenes a la derecha y a la izquierda, así como en los
bordes superior e inferior.
• El uso de cortes de control a las sumarizaciones y a otra
información relevante, encerrándolos en cuadros mediante el
uso de caracteres especiales o espacios adicionales, cubre
una función importante en el reporte