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Administraciones Tributarias Agency du Canada
Introducción
Al final de esta unidad, usted será capaz de reconocer los pasos que conlleva la revisión de un
expediente y la preparación de un plan de fiscalización:
examen inicial de un expediente;
comunicación con el contribuyente;
evaluación del riesgo de la fiscalización;
determinación de la importancia relativa dentro
de la fiscalización; y
preparación del plan de fiscalización.
Revisión del expediente
La revisión de un expediente es el proceso de estudio de la situación del contribuyente, a fin de
determinar las áreas en las cuales se va a concentrar la fiscalización. Esta revisión se lleva a cabo
antes de la primera comunicación con el contribuyente. Durante esta etapa, usted deberá tomar
en cuenta la siguiente información no financiera relacionada con el contribuyente:
el tipo de empresa que opera;
la cantidad de años que viene operando la empresa; y
el tamaño de la empresa.
Dentro de lo posible, usted también debería realizar un análisis básico de la información financiera
del contribuyente durante el examen del expediente. A partir de los datos extraídos de los estados
contables del contribuyente, se podrían realizar los dos tipos de pruebas siguientes:
Análisis comparativo: Implica la comparación de los datos financieros de un período con el
mismo tipo de datos de otro período. El análisis tiene por objeto identificar tendencias o
diferencias en los datos. Esto puede ayudar a identificar aspectos que podrían requerir un
análisis más exhaustivo durante la fiscalización.
Por ejemplo, un aumento importante en la compra de suministros de un año a otro puede
indicar que la empresa del contribuyente está creciendo. Esto puede sugerir que los ingresos
del contribuyente también deberían estar aumentando. Usted querrá tal vez examinar este
punto en más detalle ya que un aumento en los ingresos generalmente se traduce en un
aumento en los impuestos a pagar.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Análisis de ratios proporciones: Esto involucra el análisis del resultado financiero de una
empresa con la ayuda de ratios o proporciones basado en la información extraída de los
estados contables del contribuyente. Los resultados del análisis se pueden utilizar entonces
para identificar las áreas que requieren un examen adicional. Aunque la discusión de ratios o
proporciones específicos está fuera del alcance de este curso, vale la pena notar que la
utilización de ratios puede ser una parte productiva del examen de su expediente.
Por ejemplo, suponga que los estados contables del contribuyente indican $20.000 de ventas,
$18.000 de gastos y $2.000 de utilidades netas. El margen de utilidad sería 0,1 ($2.000 ÷
$20.000). Si la empresa del contribuyente opera en una industria donde el margen de utilidad
es normalmente 0,5, esto sugiere que la empresa del contribuyente no es tan rentable como
es normal en la industria. Esta comprobación puede indicar que hay errores en los datos del
contribuyente.
Según los procedimientos de su administración tributaria, usted dispondrá tal vez de información
que explicará la razón principal por la cual el contribuyente ha sido seleccionado para una
fiscalización. En lo posible, usted debería incluir esta información en el examen del expediente, ya
que puede ayudarlo a incluir áreas de actividad financiera o no financiera pertinentes al plan de
fiscalización.
Examinando la información financiera y no financiera durante la etapa de examen del expediente,
usted va a comprender mejor las circunstancias del contribuyente. Este conocimiento le ayudará a
evaluar el riesgo de la situación del contribuyente y a elaborar el plan de fiscalización. Es
importante notar que además de los puntos que hemos discutido, hay mucha información que
podría utilizar durante su examen en la oficina. En calidad de fiscalizador, usted debería emplear
su propio juicio para determinar la información que sería más útil para elaborar el plan de
fiscalización y lograr sus objetivos en este sentido.
Alex comienza a examinar el expediente. Al principio se siente un poco
abrumado por todo lo que contiene, pero en poco tiempo comienza a
sentirse más cómodo. Alex es extremadamente detallista y se siente
como un detective en busca de pistas.
En el transcurso del examen del expediente, él anota los puntos
siguientes:
Hace 17 años que el negocio, Artículos de oficina y de papelería
Juan, está en operación;
el producto de las ventas de la empresa ha aumentado
progresivamente desde su creación;
en los últimos años, las ventas han promediado más de $200.000
por año; y
En algunos años la empresa del Sr. Pérez es rentable, mientras que
otros registra pérdidas.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Como parte del examen del expediente, Alex examina las cuentas de resultados presentadas con
las declaraciones del impuesto sobre la renta de 2006 y 2007.
Ver Anexo 1.
Alex está trabajando intensamente cuando Liz pasa a verlo. Liz y Alex no se conocen y ella quiere
saludarlo.
Liz: "Encantada de conocerlo, Alex. ¿Cómo va el trabajo con el expediente del Sr. Pérez?"
Alex: "Bastante bien. Acabo de terminar un análisis comparativo de las cuentas de
resultados de 2006 y 2007."
Liz: "Es un buen comienzo. ¿Encontró algo interesante?"
Alex: "Bueno, esto es lo que noté hasta ahora:
el costo de los bienes vendidos aumentó considerablemente del 2006 al 2007, pero
el porcentaje de las ventas en 2007 no aumentó de la misma manera y el margen de
ganancia bruta disminuyó en 2007;
las deudas incobrables aumentaron un 50 % del 2006 al 2007;
los gastos de interés aumentaron significativamente para el 2007; y
el Sr. Pérez obtuvo un pequeño beneficio en 2006, mientras que en 2007, sufrió una
pérdida importante. Esto parece ser un cambio radical."
Liz: "¡Esas observaciones son muy buenas, Alex! Yo fui la asesora
técnica para este expediente la última vez que fue objeto de una
fiscalización y también ayudé a seleccionarlo esta vez. También va a
observar que incluí algunas notas sobre otras discrepancias que
pienso se deberían examinar durante la fiscalización."
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Las notas de Liz indican que:
los ingresos declarados por el Sr. Pérez no parecen suficientes para mantener su estilo de
vida;
el Sr. Pérez vive con su esposa y sus tres hijos en una área de clase alta; y
en la última fiscalización descubrimos ingresos no declarados y gastos personales que
habían sido declarados como gastos de explotación.
Alex: "Gracias por hacerme notar eso."
Liz: "De nada. Si tenemos claro quién es el contribuyente, podemos descubrir pistas
valiosas. Parece que ya está listo para contactar al Sr. Pérez y hacerle saber que ha
sido seleccionado para una fiscalización."
Alex: "Estoy realmente nervioso. ¿Cómo cree que va a reaccionar?"
Liz: " A nadie le gusta recibir una llamada de los funcionarios
tributarios; pero no se preocupe, le va a ir bien.”
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Comunicación con el contribuyente
Luego de haber examinado el expediente, usted está listo para
comunicarse con el contribuyente. El objetivo principal del primer
contacto es avisar al contribuyente que ha sido seleccionado para
una fiscalización. También deberá informarle sobre los períodos
que va a cubrir la fiscalización. Cuando hable con el contribuyente,
deberá tratar de confirmar la información general que ha
acumulado durante el examen del expediente. La confirmación de
esta información lo ayudará a asegurarse de que la opinión que
usted se ha formado sobre la situación del contribuyente está
basada en información exacta. Esto tendrá un impacto directo
sobre la facultad de preparar un plan de fiscalización adecuado.
Durante esta primera comunicación, usted también deberá hacer lo
siguiente:
organizar un encuentro inicial con el contribuyente;
confirmar el momento y el lugar donde se efectuará la fiscalización de libros y registros; y
proporcionarle al contribuyente su nombre e información de contacto.
Su primer contacto con el contribuyente no debe ser una discusión detallada acerca de la
! fiscalización. La recopilación de información específica se tratará en una etapa futura de
la fiscalización.
Para que la charla con el contribuyente sea más efectiva, usted puede hacer varias cosas, entre
ellas:
mantener siempre una actitud profesional;
hablar en términos simples y evitar emplear terminología técnica de fiscalización;
hablar solamente con el contribuyente o su representante autorizado, a fin de respetar la
privacidad del primero; y
tomar notas detalladas de la discusión y conservarlas para consultas futuras.
En ciertos casos, puede ser difícil comunicarse con el contribuyente y usted va a tener que intentar
varias veces. Si no consigue comunicarse con él, examine los procedimientos locales para ver las
medidas alternativas que debería tomar para efectuar la fiscalización.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Alex respira profundo y llama al Sr. Pérez al número que figura en el expediente. Cuando el Sr.
Pérez responde el teléfono, Alex se presenta y le explica que ha sido seleccionado para una
fiscalización.
Alex: “Buenos días, me llamo Alex Chang y trabajo para la administración tributaria. Lo llamo
para informarle que sus declaraciones del impuesto sobre la renta de 2006 y 2007 han sido
seleccionadas para una fiscalización. Quisiera organizar un encuentro cuando le sea
conveniente, para que podamos hablar sobre la manera como se va a realizar la fiscalización.”
Antes de que Alex pueda organizar el primer encuentro, el Sr. Pérez grita: “¡Estoy harto de que
el gobierno se meta en mi vida! ¡Quiero hablar con su supervisor por el hostigamiento que
recibo constantemente de la autoridad tributaria!”
Alex rápidamente se da cuenta que la actitud del Sr. Pérez no va a permitir que hablen sobre
ninguna otra cosa. De buena manera, Alex le da el número de teléfono de Marcia y termina la
llamada. Alex está un poco perturbado por la experiencia. Manejar conflictos no es una de sus
cualidades fuertes.
Alex va a ver a Marcia para mencionarle que el Sr. Pérez la va a llamar. Tiene miedo de haber
hecho algo mal cuando se dirigió al Sr. Pérez.
Marcia: “No se preocupe, Alex. No es raro que los contribuyentes se pongan
a la defensiva. Hizo bien en no prolongar la llamada. A veces, cuanto más
habla uno, mayor es el conflicto que se crea. Voy a llamar al Sr. Pérez. Ahora
que ya pasó el choque inicial de nuestra llamada, estoy segura de que va a
ser más receptivo.”
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Cuando Marcia llama al Sr. Pérez, lo encuentra más calmado. Él puede expresar su frustración
porque es la segunda vez que lo seleccionan para una fiscalización en el transcurso de los
últimos seis años. Marcia siente empatía por el Sr. Pérez y lo convence que se encuentre con
Alex.
Al día siguiente, Alex llama al Sr. Pérez quien, aún molesto por la situación, acepta encontrarlo
el próximo miércoles en su negocio.
Evaluación de Riesgos
La evaluación de riesgo involucra el reajuste del plan de fiscalización a fin de que se concentre en
los puntos que tienen una alta posibilidad de afectar la exactitud de los impuestos que se deben
pagar.
El concepto de evaluación de riesgo es esencial para la fiscalización porque va a determinar:
los puntos que usted va a incluir en su plan de fiscalización;
los tipos de pruebas de fiscalización que va a realizar;
si su tiempo se utiliza de manera eficiente; y
si su fiscalización aborda las áreas de riesgo adecuadas.
Cuando se efectúa la evaluación de riesgo de un expediente, son tres los tipos de riesgos
principales que se deben tomar en cuenta:
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Riesgo inherente (RI)
•Esto cubre el riesgo de que la información del contribuyente contenga errores,
aún tomando en cuenta la utilidad de los controles internos que realiza. Usted
no controla este tipo de riesgo. Si el contribuyente no dispone de controles o
procedimientos internos suficientes, normalmente habrá un nivel elevado de RI.
Otro factor que contribuye a aumentar el RI es cuando el contribuyente no
posee mucho conocimiento sobre la manera de calcular correctamente sus
ingresos o el impuesto sobre la renta. En calidad de fiscalizador, usted debe
poder analizar la situación específica del contribuyente con el fin de determinar
cuáles son los factores que contribuirán a un nivel elevado de RI.
Riesgo de control (RC)
•Comprende el riesgo que aún con la implementación de sistemas de control
interno por parte del contribuyente, no se puede prevenir, detectar o corregir,
incluyendo la información contable. Usted no controla este tipo de riesgo. Para
analizar el RC, usted determinará si los controles internos del contribuyente
funcionan correctamente. Si determina que sí, podrá depositar un mayor nivel
de confianza en la información pertinente, lo que reducirá la cantidad de
pruebas de fiscalización que se deberán realizar en esa área particular. Si usted
determina que todos los controles internos funcionan efectivamente, el RC será
relativamente bajo. En cambio, si determina que los controles internos del
contribuyente no son confiables, el RC será alto.
Riesgo de detección (RD)
•Describe el riesgo de que no se detecten los errores como resultado de la
prueba de fiscalización. Usted controla este tipo de riesgo. El gráfico siguiente
ilustra la relación entre el RD y la cantidad de pruebas de fiscalización que usted
efectúa:
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
En el contexto de la fiscalización tributaria, el riesgo de fiscalización (RF) se puede describir como
el riesgo de que los impuestos sobre la renta pagados no se hayan calculado correctamente.
También se puede ilustrar por medio de la fórmula siguiente:
RF = RI x RC x RD
Es importante recordar que el RF nunca se puede eliminar completamente. En calidad de
! fiscalizador, su tarea consiste en reducirlo a un nivel aceptable. Usted podrá lograrlo si
comprende la relación entre el RF y la evaluación de riesgo.
Para reducir el nivel global de RF, usted se debe concentrar en el RD ya que es el único riesgo que
puede controlar. Debido al RD, la cantidad de pruebas de fiscalización que efectúe afectará
directamente el nivel de RF. Cuanto mayor sean los valores de RI y RC, mayor será la cantidad de
pruebas de fiscalización que usted debería realizar, ya que esto reducirá el nivel global de RF. Si los
valores de RI y RC son bajos, no será necesario efectuar tantas pruebas de fiscalización, ya que el
RF ya estará reducido.
Es importante comprender la manera cómo el RD y las pruebas de fiscalización que realice van a
afectar la reducción global del RF. Si usted posee un buen conocimiento de la situación del
contribuyente y analiza todos los factores relacionados con los riesgos RI y RC, estará en
condiciones de realizar una prueba de fiscalización adecuada, lo que reducirá el RF a un nivel
apropiado.
De acuerdo a las recomendaciones de Marcia, Alex actualiza sus notas y comienza a
evaluar el riesgo del expediente con ayuda de la información disponible.
Ver Anexo 2.
Alex envía un mensaje electrónico a Liz para preguntarle si tiene tiempo de ayudarlo a
comenzar la evaluación de riesgo del expediente del Sr. Pérez.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Gracias a las sugerencias de Liz, Alex considera
que ahora tiene una buena noción del riesgo
relacionado con el expediente del Sr. Pérez. Se da
cuenta que va a tener que realizar extensas
pruebas de fiscalización sobre las áreas de alto
riesgo, y que va a estar limitado en la posibilidad
de apoyarse en la información preparada por el
contribuyente.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Importancia relativa
La importancia relativa es el concepto que considera que ciertas cantidades en estudio son más
importantes que otras. La determinación de la importancia relativa de estas cantidades le
permitirá orientar la fiscalización hacia aquellas áreas que tendrán un impacto mayor sobre el
cálculo de los impuestos sobre la renta del contribuyente.
Por ejemplo, si un contribuyente cometió un error cuando calculó la cantidad de los impuestos
pagados y la corrección no modificó considerablemente la cantidad final a pagar, entonces ese
error sería considerado de poca importancia
La importancia relativa a menudo se expresa como un porcentaje, por ejemplo el 5% de las ventas.
Esto significaría que usted no debería orientar las pruebas de fiscalización a ninguna área que
modifique la cantidad de las ventas en menos del 5%. La importancia relativa también se puede
expresar como una cantidad fija, por ejemplo, 50 dólares.
La aplicación del concepto de importancia relativa, así como la evaluación de riesgo, le permitirá
utilizar su tiempo de manera eficiente y rentable. Como su tiempo es un recurso valioso, usted
solamente deberá concentrar sus esfuerzos en las áreas de alto riesgo y en los elementos
importantes.
No existe ninguna regla establecida para determinar si un elemento es importante o no. El nivel de
importancia relativa que usted elija se puede ver influenciado por los elementos siguientes:
el tamaño de la actividad del contribuyente;
la razón por la cual se ha seleccionado al contribuyente para una fiscalización;
las circunstancias que encierra un elemento en particular; o
los objetivos de la fiscalización.
Para determinar el nivel apropiado de importancia relativa para la fiscalización, usted debe
examinar la situación general del contribuyente y aplicar su juicio profesional. Su administración
tributaria también puede tener directrices sobre este tema, que usted puede consultar durante la
fiscalización.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Al día siguiente, cuando Liz y Alex se encuentran, Alex aborda el tema de la importancia
relativa. Él comprende bien la teoría de este concepto, pero quiere saber cómo utilizarlo
en un caso real.
Liz: “La importancia relativa es un aspecto importante de la evaluación de riesgo. Un
buen modo de determinar la importancia relativa consiste en resumir las áreas de
riesgo que ya han identificado.”
Alex: “De acuerdo. Estos son los problemas que surgieron durante el análisis
comparativo.”
Liz: “Me parece bien, pero ¿por qué incluyó el aumento de las deudas incobrables
como un elemento que debería ser objeto de un examen suplementario?”
Alex: “Bueno, noté que las deudas incobrables habían aumentado un 50 % del 2006
al 2007, y eso me parece importante.”
Liz: “Como porcentaje sí parece importante, pero me pregunto ¿que significaría en
cantidad?”
Alex: “De acuerdo a mis cálculos, representa $600.”
Liz hace un cálculo simple para mostrar que aunque el aumento haya sido del 50 % con
relación al año anterior, los $600 representan menos del 1% de las ventas y de los gastos
totales correspondientes al 2007.
Liz: “Desde este punto de vista, sería una cantidad de poca importancia
dentro del contexto de la cuenta de resultados correspondiente al
2007.”
Alex: “Tiene razón, Liz. De ese punto de vista, las deudas
incobrables del Sr. Pérez ya no parecen ser un riesgo alto.”
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Alex: “Liz, me pregunto ¿cómo puedo incorporar el concepto de importancia
relativa a medida que realizo la fiscalización?”
Liz: “¡Buena pregunta! Es importante tomar en cuenta:
la naturaleza de los errores que usted descubre;
el monto de los errores individuales; y
el monto de los errores acumulativos.”
Sintiendo que Alex todavía parece confundido en cuanto a la manera de determinar si un
monto tiene importancia relativa o no, Liz dice:
“No se preocupe. La determinación de la
importancia relativa es una fuente frecuente de
frustración para los nuevos fiscalizadores. A
medida que vayamos progresando con el
expediente le voy a ir ayudando con este tema.”
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Preparación del plan de fiscalización
Después de haber terminado el examen del expediente y la evaluación de riesgo, usted debe
preparar su plan de fiscalización. Este plan formará parte de sus papeles de trabajo y servirá para
guiarlo a medida que progrese en la fiscalización. Un buen plan de fiscalización tiene las
características siguientes:
enumera los elementos que usted pretende fiscalizar;
resume las razones por las cuales usted tiene la intención de fiscalizarlos; y
esboza los pasos a seguir para fiscalizar los elementos en cuestión.
Aunque la extensión y la complejidad del plan de fiscalización va a variar de acuerdo a las
circunstancias del expediente, hay varias características que se deben aplicar para todos los
planes. Los planes de fiscalización deben:
estar directamente relacionados con los resultados de la evaluación de riesgo que usted
ha emprendido;
incluir objetivos en cuanto a la cantidad de horas y días que serán necesarios para
completar la fiscalización;
orientarse a los elementos que usted ha considerado relativamente importantes;
ser comparados con los papeles de trabajo; y
recibir el análisis y la aprobación de un supervisor, dentro de lo posible.
Cuando usted lleva a cabo la fiscalización, sólo deberá efectuar pruebas sobre los elementos que
contiene el plan de fiscalización. Examinar elementos que no forman parte del plan resultará en el
uso ineficiente de su tiempo.
A medida que vaya progresando, puede encontrar puntos relativamente importantes que no
incluyó en el plan de fiscalización. En estos casos, usted deberá actualizar el plan a fin de incluir
estos elementos. Si usted determina que algún punto del plan deja de constituir una
preocupación, no deberá eliminarlo. Indique más bien en sus papeles de trabajo, o en el plan de
fiscalización mismo, la razón por la cual ese punto ya no forma parte de su plan.
Cuando está preparado correctamente, un plan flexible será una herramienta sólida para asegurar
que la fiscalización se realiza de manera efectiva y profesional.
Luego de su reunión con Liz, Alex se siente seguro de que puede preparar su plan inicial de
fiscalización. Alex recuerda lo que aprendió durante sus cursos de formación y concentra
sus esfuerzos en la elaboración de un plan de fiscalización que cubre todas las áreas
principales de riesgo que presenta el expediente del Sr. Pérez. Alex desarrolla su plan de
fiscalización y lo lleva para que Marcia lo examine:
Ver Anexo 3.
Revisión del expediente y preparación del plan de fiscalización
Marcia: Esto parece excelente, Alex. Su plan refleja las áreas principales de riesgo,
pero me pregunto si existe la posibilidad de que usted agregue un paso más.
Alex amplía el plan de fiscalización con el objeto de incorporar los elementos de los que
habló con Marcia. Ahora incluye pruebas adicionales sobre las rentas y también aumenta
las pruebas que va a efectuar sobre el costo de mercadería vendida. Alex también agrega
pruebas relacionadas con los gastos de publicidad y promoción que se han reclamado.
Ver Anexo 4.
Con el plan de fiscalización aprobado por Marcia, Alex ahora está dispuesto a encontrarse
con el Sr. Pérez.
Conclusión
Esta unidad le presentó las etapas que hay que seguir para examinar un expediente y preparar un
plan de verificación.
Usted aprendió a realizar las tareas siguientes:
examen inicial de un expediente;
comunicación con el contribuyente;
Evaluando el riesgo de la fiscalización;
determinación de la importancia relativa dentro de la fiscalización; y
preparación del plan de fiscalización.
La próxima unidad se referirá a los detalles importantes que usted debe conocer cuando se
encuentra con un contribuyente.