Definiciones

La Auditoria es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin

de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, etc. La
auditoría implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que
persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de
un organismo.
“... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros
administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de
tales demostraciones, registros y documentos.”
-Holmes
Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial
de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y
oportunidades de mejora.
Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
“Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la
empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra
entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a
sus recursos humanos y materiales”.

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica
y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los
niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la
participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de
auditoría se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la
dirección superior. Otras definiciones de auditoría administrativa se han
formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio
de terceras partes.

Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen

en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con
políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un
impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la
organización los esté cumpliendo y respetando.
La Auditoria Administrativa examen metódico y ordenado de los objetivos de
una empresa de su estructura orgánica y de la utilización del elemento humano
a fin de informar los hechos investigados.
OBJETIVOS:

SECTOR PÚBLICO:

O Determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir

con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administración
Pública.

SECTOR PRIVADO:

O Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la

eficiencia dentro de la organización.

GENERAL

O Objetivo de una Auditoria: señalar las fallas y los problemas; presentar

sugerencias y soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona
análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información
concerniente a las actividades revisadas

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente

tenemos los siguientes:

 De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder

evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
 De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa
instituida por la organización.
 De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la
estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo
de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
 De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
 De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus Contenidos y ámbitos, para que produzca bienes
y servicios altamente competitivos.
 De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
 De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
 De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un
sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
La aplicación de una auditoria administrativa en las organizaciones puede
tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica,
objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en
particular, con el grado y forma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y

operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y
mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una
línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e
institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un
proyecto innovador sólido.

¿Cuál es la importancia de la Auditoria Administrativa?

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite

establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se
identifican con los de la dirección. Además de esto, también se valora la
capacidad y lo apropiado a la práctica administrativa. Es necesaria una
evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos
que están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoria
administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la
organización.

Su importancia: proporciona a los directivos de una organización un panorama

sobre la forma como está siendo administrada por los diferentes niveles
jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas
cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta
atención.

Principios de auditoria administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las

auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica
de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los
siguientes:

1. Sentido de la evaluación.
La auditoría administrativa se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación
de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir,
personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si
han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles
administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de
acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que
los recursos se apliquen en forma económica.
 2. Importancia del proceso de verificación
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que
sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y
operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo
que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los
procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la
comprobación en la observación directa, la verificación de información de
terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.

3. Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a
quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo
hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el
cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA

 LA AUDITORIA EXTERNA

La auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado hecho por

una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas,
utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del
mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues

da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce
bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena
credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de

información de una organización y emite una opinión independiente sobre los
mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su
sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle
validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se
ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo
cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del
Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de
Información Automático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la

razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y
documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la
organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar

el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al
mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los
usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones
del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad

profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una
opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de
auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el
informe presentado al término del examen y concediendo que pueda
expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos en que no
se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

 LA AUDITORIA INTERNA

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema

de información de una unidad económica, realizado por un profesional con
vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la
misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a
los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor

interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las
transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los
métodos procedimientos de control interno que redunden en una operación
más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores
Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado
e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de
protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.

La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del

auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la
influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los
terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser
independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección
de la organización y tiene características de función asesora de control, por
tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la
empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de
auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con
las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y
opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas
necesarias para su mejor funcionamiento.

La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de

su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la
cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

DIAPOSITIVA No. 9 SOLO HAY QUE LEERLA…..

QUE DEBE DETERMINAR LA AUDITORIA ADMTTVA

El análisis deberá determinar:

 Formas organizacionales

 Planificación de actividades

 División del trabajo

 Relaciones de empresa y miembros

 Condiciones del entorno

 Relaciones interpersonales

 Expectativas laborales de los empleados

 Exigencias de la empresa

 Definición y claridad de las metas

 Grado de acuerdo entre las metas organizacionales y las

metas de los subsistemas

 Sistemas de comunicaciones

 Sistemas de manejo y solución de conflictos

 Grado y tipo de mecanismos de control

Primer enfoque:

En 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de

Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del
desempeño total, la cual estaría destinada a “evaluar la posición de la empresa
para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas
presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados
para alcanzar estos objetivos.”
2º. ENFOQUE:

WILLIAM P. LEONARD

PUBLICA EL TEXTO “ AUDITORIA ADMINISTRATIVA “

LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEBE ESTAR EN ALERTA PERMANENTE PARA

DETECTAR LOS CAMBIOS

Uno de los precursores más importantes de la Auditoria Administrativa,

manifiesta que el OBJETIVO PRINCIPAL de la misma es: …”Descubrir
deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y
señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más
eficiente administración de las operaciones.”

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

“Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la
empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra
entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a
sus recursos humanos y materiales”.

• 1962, William P. Leonard, realizó un estudio completo de la

auditoría administrativa, trata de los métodos para iniciar,
organizar, interpretar y presentar una revisión administrativa, lo
cual es una aportación muy valiosa.

Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los

conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría
administrativa.

LA AUDITORIA COMO SERVICIO ESPECIALIZADO

AI realizar el análisis detallado de la empresa a través de todas las funciones

examinadas, empleando siempre el método científico, el auditor administrativo
se convierte en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un
punto de vista independiente, las mas profundas habilidades y métodos de
varios departamentos

REVISION Y EVALUACION DE UNA EMPRESA PARA DETERMINAR:

ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Al efectuar la Auditoría Administrativa es importante tener un ENFOQUE

SISTÉMICO de la organización el cual nos permitirá determinar las fortalezas,
debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar
otros indicadores valiosos de gestión.
ENFOQUE SISTEMICO: Es un procedimiento detallado y comprensivo para
evaluar clarificar como los sistemas del negocio están trabajando. La auditoria
sistémica es una fotografía del negocio.

La auditoría consta de 3 partes:

 Entrevistas con el personal clave

 Un informe escrito completo de recomendaciones para acciones futuras
 Una reunión para discutir los próximos pasos

TECNICAS DE INVESTIGACION

1. Investigación documental (de hechos y registros)

2. Observación directa

CUESTIONARIOS

1. Cuestionario general

2. Cuestionario por áreas funcionales

3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo

4. Cuestionario de análisis de procedimientos

5. Cuestionario de análisis del sistema de información

6. Cuestionario de análisis de formas

7. Hoja de análisis

8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias

de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del
proceso de planeación, etc.)

ENTREVISTAS

1. Entrevistas a funcionarios y gerentes

2. Entrevistas a jefes de departamento

3. Entrevistas a personal operativo

TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION

* Entrevista

• Encuesta

• Cuestionario

• Observación (método científico)

• Inspección de registros

• Diagrama de flujo

• Diccionario de datos (base de datos)

• Investigación documental

• Punto de equilibrio.- cuando los gastos y los ingresos son exactamente

iguales.

• Organigrama

• Sondeos de opinión

ESCALAS DE EVALUACION

Es una técnica de registro utilizada en la observación sistemática, y consiste en

un conjunto de cuestionarios que el observador cumplimenta anotando las
conductas que observa. El observador debe anotar la presencia de cada tipo de
conducta en la que está interesado (por ejemplo las intervenciones de un
alumno en clase) de forma cuantitativa, tratando de utilizar términos que sigan
una serie escalonada (por ejemplo: “siempre”, “frecuentemente”, “alguna vez”,
“nunca”).

Factores y metodologías s/ WILLIAM LEONARD

La auditoria administrativa involucra la revisión de:

• los objetivos.
• planes y programas de la empresa.

• su estructura orgánica y funciones.

 • sus sistemas, procedimientos y controles.

• el personal y las instalaciones de la empresa.

• el medio en que se desarrolla.

En función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.

1. Planes y Objetivos.
Examinar y dicutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.
2. Organización. (ESTRUCTURA ORGANICA)

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de
organización de la empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de
una buena organización, funcionamiento y departamentalización.

Es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los

objetivos y futuras necesidades de la empresa.

Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas,

entre ellas están:

a. Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especificas de la

empresa.
b. Funciones no coordinadas y controladas.

c. Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada.

3. Políticas y Prácticas.

Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser
emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

Son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la

dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa
pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos.

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven

para uniformar y coordinar a toda la organización.

4. Reglamentos.
Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales,
estatales y federales.

5. Sistemas y Procedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o

irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para
lograr mejorías.

AI examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en

cuenta su propósito y su forma de decidir sobre sus meritos con respecto ala
manera en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente
puede resultar costoso entorpecer operaciones.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento este

proyectado de modo que se obtengan los resultados deseados, debe
determinarse lo que se está haciendo, donde, como, cuándo y por quien; cada
paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

6. Controles.

En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de

control en pleno funcionamiento.

Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para
consecuencia coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma
proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la
comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo,
norma, etc.

Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

7. Operaciones. (FORMAS DE OPERACIÓN)

Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un

mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores
resultados.

Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los

medios de operación.

En lo que respecta a mana de obra, hay que determinar la fuerza del trabajo
básico con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa
comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias,
mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad,
venta directa y supervisión, etc.
8. Personal.

Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el

área sujeta a evaluación.

9. Equipo Físico y su Disposición.

Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo
para una mejor o más amplia utilidad del mismo.

Método de William P. Leonard

 Estudio preliminar
 Programa de auditoria

 Investigación

 Análisis, interpretación y síntesis

 Preparación del informe

 Discusión con los directamente afectados

 Informe final a la dirección

 Revisión sistemática

ENFOQUE DE JOHN BURTON

• 1968, John C. Burton, plantea la importancia de estudiar cuál será

la índole de la auditoría administrativa y el grado de calificación
del auditor. Exhorta a realizar un esfuerzo por constituir un marco
total para la auditoría administrativa. “Auditoría Administrativa”,
The Journal of Accountincy, N.Y. 1968.

Enfocado en:

 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORIA

 CONTENIDO, PROGRAMA E INSTRUMENTOS.

 PAPEL DEL AUDITOR.

Se han realizado varios intentos en tiempos recientes con el fin de
construir posibles marcos de referencia para las auditorias
administrativas.

CRITERIOS GENERALES DE ACTUACIÓN

Los siguientes criterios básicos que Burton sostiene que deben ser tomados en
cuenta son:
 Que la auditoria administrativa debe versar sobre algo objetivo y
mensurable
 Que debe referirse al presente y al pasado, pero no al futuro.

 Que debe producir un resultado que sea comprensible y útil para las
diversas categorías del público interesado.

DICTAMEN DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO

Burton cree que es prematuro aun sugerir un modelo de dictamen, pero estima
que el mismo debería incluir tres secciones básicas:

 Alcance: El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su

capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y
técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los
resultados y presentar los informes correspondientes.
 Evaluación de la actuación gerencial pasada

 Evaluación de la actuación gerencial actual

ENFOQUE DE NORBECK

 1970, Eduard Norbeck F., (coordinador) proporciona la base para

entender los aspectos generales de esta técnica de auditoría
administrativa, la obra Auditoría administrativa es un compendio
de temas abordados por varios especialistas, donde se analizan
fundamentos de esta técnica y áreas funcionales.

ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA

• 1966, J.A. Fernández Arena, propone la realización de la auditoría

administrativa combinando los análisis de objetivos, de los recursos y el
proceso administrativo. DESARROLLA UN MARCO COMPARATIVO ENTRE
DIFERENTES ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
 Para Fernández la auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica
y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en
los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y o a la
participación individual de los integrantes de la institución.

“La Auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la

satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos
de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de los
integrantes de la institución”.
CERVANTES ABREU

• 1978, S. Cervantes Abreu, analiza la dinámica de la auditoría

administrativa e indica cuatro pasos para su desarrollo: la
recolección, la verificación de datos, el estudio de funciones, y la
revisión y evaluación del control interno y del informe.

El objetivo de la auditoria administrativa:

 Es contribuir a la mayor eficiencia y más economía y productividad,

operaciones bajo controles efectivos y buscar en el estudio de las causas
de esas operaciones en la estructura de la empresa.
 La auditoría administrativa debe llevarla a cabo un equipo de
especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en
administración, auxiliados por el personal de la empresa.

 Para Cervantes Abreu el desarrollo de la auditoría administrativa

comprende cuatro pasos:
Enfoque Jackson Martindell

1950, Jackson Martindell, fundador del American Institute of Managment,

desarrolla uno de los primeros programas de auditoría administrativa, un
procedimiento de control directo y un sistema de evaluación, publica su obra
“apreciación de la gerencia para ejecutores e inversionistas”.

Diseñó un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 áreas

organizacionales que debían revisarse, con un esquema valorativo de 10 mil
puntos sobre la calidad de la gerencia:

• Funciones económicas
• Estructura de la empresa
• Porcentaje de ganancias
• Honestidad hacia los accionistas
• Investigación y desarrollo
• Investigación y desarrollo,
• Directores
• Capacidad ejecutiva
• Políticas fiscales
• Eficiencia de la producción
• Empuje de las ventas.