Manual-Seleccion Abreviada-Menor Cuantia

Manual de uso del SECOP II
Entidades Estatales
Proceso Concurso de Seleccin Abreviada menor cuanta
Septiembre de 2015
I Tabla de contenido
II SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA .......................................................... 8

III DIAGRAMA FASES DEL PROCESO ............................................................................. 8
IV CONTRATACIN EN LNEA ....................................................................................... 9
A. Creacin y Publicacin del proyecto de pliegos ........................................................................................ 9

1. Creacin proyecto de pliegos .......................................................................................................................................... 9
2. Publicacin de proyecto de pliegos ........................................................................................................................... 36
B. Responder observaciones al proceso ........................................................................................................ 37

1. Contestar observaciones recibidas ........................................................................................................................... 37
2. Crear observaciones desde la Entidad Estatal ..................................................................................................... 38
C. Publicar pliegos de condiciones definitivos y apertura de manifestacin de inters ............. 39

D. Sorteo ..................................................................................................................................................................... 41
E. Publicacin de pliegos definitivos y lista de seleccionados .............................................................. 42
F. Apertura ofertas ................................................................................................................................................ 43
1. Apertura de ofertas .......................................................................................................................................................... 43
2. Publicar lista de oferentes (acta de Cierre) .......................................................................................................... 45
3. Evaluacin individual de las ofertas ......................................................................................................................... 45
4. Evaluacin de la oferta.................................................................................................................................................... 46
5. Admisin de ofertas ......................................................................................................................................................... 48
6. Comparativa de evaluaciones individuales ........................................................................................................... 49
7. Evaluacin sobre econmico ....................................................................................................................................... 54
G. Informes evaluacin ......................................................................................................................................... 56

1. Informacin general......................................................................................................................................................... 57
2. Informe de evaluacin .................................................................................................................................................... 59
3. Publicar ofertas recibidas .............................................................................................................................................. 60
4. Observaciones .................................................................................................................................................................... 60
H. Informe de seleccin ........................................................................................................................................ 61

I. Envi de Minuta al Proveedor ...................................................................................................................... 63
J. Creacin del contrato....................................................................................................................................... 64
1. Informacin general......................................................................................................................................................... 65
2. Condiciones .......................................................................................................................................................................... 68
3. Bienes y servicios .............................................................................................................................................................. 72
4. Documentos del Proveedor .......................................................................................................................................... 72
5. Documentos del contrato .............................................................................................................................................. 74
6. Ejecucin del contrato .................................................................................................................................................... 74
7. Modificaciones del contrato ......................................................................................................................................... 78
2
8. Confirmacin del contrato ............................................................................................................................................ 81
9. Envo del contrato al Proveedor ................................................................................................................................. 81
K. Aprobacin del contrato ................................................................................................................................. 82

L. Ejecucin del contrato ..................................................................................................................................... 82
M. Cerrar Contrato .................................................................................................................................................. 88
N. Otras opciones para la Entidad Estatal dentro del Proceso de Contratacin ............................. 90
10. Modificaciones y adendas al Proceso de Contratacin. ............................................................................... 91
11. Ofertas en papel ............................................................................................................................................................ 93
12. Subsanacin de documentos de la oferta .......................................................................................................... 98
13. Modificacin de contratos ..................................................................................................................................... 101
3
Ilustracin 1. Esquema del Proceso de Seleccin abreviada de menor cuantia ................................ 8
Ilustracin 2. Acceder a creacin procesos ........................................................................................ 9
Ilustracin 3. Tipos de procesos.......................................................................................................... 9
Ilustracin 4. Crear proceso de contratacin .................................................................................... 10
Ilustracin 5. Secciones formulario de creacion del Proceso de Contratacion ................................. 10
Ilustracin 6. Seccion Informacin general ....................................................................................... 11
Ilustracin 7. Buscar Adquisiciones Planeadas ................................................................................ 12
Ilustracin 8. Cronograma ................................................................................................................. 14
Ilustracin 9. Configuracin Financiera ............................................................................................. 15
Ilustracin 10. Solicitud de de Garantias .......................................................................................... 16
Ilustracin 11. Segunda parte de la configuracin ............................................................................ 17
Ilustracin 12. Cuestionario del proceso ........................................................................................... 18
Ilustracin 13. Crear secciones para el cuestionario ........................................................................ 18
Ilustracin 14. Crear pregunta respuesta mltiple ............................................................................ 19
Ilustracin 15. Preguntas respuesta mltiple .................................................................................... 19
Ilustracin 16. Crear pregunta de matriz de respuesta ..................................................................... 20
Ilustracin 17. Crear pregunta abierta ............................................................................................... 20
Ilustracin 18. Crear pregunta numrica ........................................................................................... 21
Ilustracin 19. Crear preguntas de anexos ....................................................................................... 21
Ilustracin 20. Crear pregunta respuesta lgica ............................................................................... 21
Ilustracin 21. Crear pregunta de requisitos ..................................................................................... 22
Ilustracin 22. Crear pregunta de plazo ............................................................................................ 22
Ilustracin 23. Crear pregunta de condiciones de entrega ............................................................... 23
Ilustracin 24. Lista de artculos sobre econmico ........................................................................... 23
Ilustracin 25. Exportar o importar Excel para ingresar lista de artculos ......................................... 24
Ilustracin 26. Modelos de evaluacin .............................................................................................. 25
Ilustracin 27. Modelos de evaluacin Automtico......................................................................... 25
Ilustracin 28. Seleccin del modelo de evaluacin ......................................................................... 26
Ilustracin 29. Evaluacin Lineal Simple ........................................................................................... 26
Ilustracin 30. Evaluacin Lineal con umbral .................................................................................... 27
Ilustracin 31. Evaluacin Lineal con umbral RS. ............................................................................. 27
Ilustracin 32. Evaluacin Precio Mnimo ......................................................................................... 27
Ilustracin 33. Evaluacin Precio mnimo con precio de referencia ................................................. 27
Ilustracin 34. Evaluacin precio mnimo .......................................................................................... 28
Ilustracin 35. Evaluacin Quebrada del precio medio ..................................................................... 28
Ilustracin 36. Evaluacin Cncava .................................................................................................. 28
Ilustracin 37. Evaluacin Precio mnimo - mximo ......................................................................... 29
Ilustracin 38. Evaluacin Precio mas bajo ...................................................................................... 29
Ilustracin 39. Evaluacin funcin matemtica. ................................................................................ 29
Ilustracin 40. Ajustes de Variables Funcin matemtica ................................................................ 30
Ilustracin 41. Evaluacin calculando automticamente .................................................................. 30
Ilustracin 42. Ajustes de evaluacin calculando automticamente ................................................. 31
Ilustracin 43. Evaluacin de ponderacin ....................................................................................... 31
Ilustracin 44. Evaluacin Precio ms bajo .................................................................................... 32
4
Ilustracin 45. Reglas de modelo de evaluacin Precio ms bajo ................................................. 32
Ilustracin 46. Evaluacin de criterios Manual .................................................................................. 33
Ilustracin 47. Criterios de evaluacin manual ................................................................................. 33
Ilustracin 48. Agregar Subcriterios de evaluacin manual .............................................................. 33
Ilustracin 49. Factor de desempate ................................................................................................. 34
Ilustracin 50. Seleccionar factor de desempate .............................................................................. 34
Ilustracin 51. Documentos del proceso ........................................................................................... 34
Ilustracin 52. Buscar documentos en la biblioteca de documentos ................................................ 35
Ilustracin 53. Publicar pliegos borrador ........................................................................................... 36
Ilustracin 54. Contestar observaciones aviso de convocatoria ....................................................... 37
Ilustracin 55. Contestar observaciones ........................................................................................... 37
Ilustracin 56. Contestar Observaciones .......................................................................................... 38
Ilustracin 57. Seleccionar observaciones recibidas ........................................................................ 38
Ilustracin 58. Crear observaciones desde Entidad Estatal ............................................................. 39
Ilustracin 59. Finalizar etapa de planeacin .................................................................................... 40
Ilustracin 60. Publicar pliegos definitivos ........................................................................................ 40
Ilustracin 61. Seleccionar proveedores ........................................................................................... 41
Ilustracin 62. Sorteo de Proveedores .............................................................................................. 42
Ilustracin 63. Publicacion lista de seleccionados ............................................................................ 43
Ilustracin 64. Seccion de invitacion de proveedores seleccionados ............................................... 43
Ilustracin 65. Apertura de ofertas .................................................................................................... 44
Ilustracin 66. Iniciar apertura de sobre ............................................................................................ 44
Ilustracin 67. Publicar lista de oferentes ......................................................................................... 45
Ilustracin 68. Confirmar publicacin de lista de oferentes .............................................................. 45
Ilustracin 69. Ingresar a las ofertas recibidas .................................................................................. 46
Ilustracin 70. Visualizacin de las ofertas recibidas ........................................................................ 46
Ilustracin 71. Ingresar a las ofertas recibidas .................................................................................. 47
Ilustracin 72. Visualizacin de las ofertas ....................................................................................... 47
Ilustracin 73. Dar puntajes a los criterios de seleccin ................................................................... 48
Ilustracin 74. Visualizacin de la evaluacin individual ................................................................... 48
Ilustracin 75. Admitir o excluir ofertas ............................................................................................. 49
Ilustracin 76. Ir a evaluar evaluacin de criterios.......................................................................... 49
Ilustracin 77. Crear evaluacin de criterios ..................................................................................... 49
Ilustracin 78. Seleccionar anlisis de evaluacin ............................................................................ 50
Ilustracin 79. Crear anlisis de evaluacin ...................................................................................... 50
Ilustracin 80. Seleccionar proponentes anlisis de evaluacin ....................................................... 51
Ilustracin 81. Informacin general anlisis de evaluacin ............................................................... 52
Ilustracin 82. Anlisis de evaluacin ............................................................................................... 52
Ilustracin 83. Resultados anlisis de evaluacin ............................................................................. 53
Ilustracin 84. Seleccionar anlisis y finalizar evaluacin ................................................................ 54
Ilustracin 85. Evaluar precios .......................................................................................................... 54
Ilustracin 86. Crear evaluacin econmica ..................................................................................... 55
Ilustracin 87. Detalle de la evaluacin econmica general ............................................................. 55
Ilustracin 88. Informe de la evaluacin econmica ......................................................................... 56
5
Ilustracin 89. Ir a seleccin .............................................................................................................. 57
Ilustracin 90. Creacin del informe de seleccin ............................................................................. 57
Ilustracin 91. Primara parte de la informacin general del informe de seleccin ........................... 58
Ilustracin 92. Segunda parte de la informacin general del informe de seleccin .......................... 58
Ilustracin 93. Puntuacin de los proponentes participantes del proceso ........................................ 59
Ilustracin 94. Adjuntar informe de evaluacin del sobre tcnico ..................................................... 59
Ilustracin 95. Publicar el informe de evaluacin del sobre tcnico ................................................. 60
Ilustracin 96. Publicado el informe de evaluacin ........................................................................... 60
Ilustracin 97. Observaciones recibidas al informe de evaluacin ................................................... 61
Ilustracin 98. Contestar observaciones del informe de evaluacin ................................................. 61
Ilustracin 99. Seccin del informe de seleccin .............................................................................. 62
Ilustracin 100. Adjuntar informe de adjudicacin y confirmar ......................................................... 62
Ilustracin 101. Publicar informe de seleccin .................................................................................. 62
Ilustracin 102. Crear mensaje para el envi de la minuta del Proceso de Contratacin ................ 63
Ilustracin 103. Seleccionar Proveedor Adjudicado.......................................................................... 63
Ilustracin 104. Escribir mensaje de minuta ..................................................................................... 64
Ilustracin 105. Ingresar al contrato .................................................................................................. 65
Ilustracin 106. Men de configuracin del contrato......................................................................... 65
Ilustracin 107. Identificacin del contrato ........................................................................................ 66
Ilustracin 108. Contratos asociados ................................................................................................ 67
Ilustracin 109. Justificacin de asociacin de contratos ................................................................. 67
Ilustracin 110. Condiciones de ejecucin y entrega ....................................................................... 68
Ilustracin 111. Configuracin financiera del Contrato ..................................................................... 69
Ilustracin 112. Informacin presupuestal del Proceso de Contratacin .......................................... 70
Ilustracin 113. Agregar cdigos de compromisos ........................................................................... 70
Ilustracin 114. Cdigo de compromiso ............................................................................................ 71
Ilustracin 115. Validacin y consulta con SIIF ................................................................................. 71
Ilustracin 116. Bienes y servicios a contratar .................................................................................. 72
Ilustracin 117. Lista de documentos del proveedor......................................................................... 73
Ilustracin 118. Plazo mximo de entrega de documentos .............................................................. 73
Ilustracin 119. Documentos del contrato ......................................................................................... 74
Ilustracin 120. Ejecucin del contrato ............................................................................................. 74
Ilustracin 121. Crear plan de ejecucin del contrato ....................................................................... 75
Ilustracin 122. Formulario de creacin de plan de ejecucin del contrato ...................................... 75
Ilustracin 123. Creacin de plan de recepcin de artculos ............................................................ 76
Ilustracin 124. Formulario de creacin de plan de trabajo de recepcin de artculos..................... 76
Ilustracin 125. Agregar artculos al plan de entrega........................................................................ 76
Ilustracin 126. Cancelar plan de entrega de artculos ..................................................................... 77
Ilustracin 127. Factura del contrato ................................................................................................. 77
Ilustracin 128. Balance de pagos y entregas del plan de ejecucin ............................................... 78
Ilustracin 129. Confirmar contrato ................................................................................................... 81
Ilustracin 130. Enviar contrato a proveedores ................................................................................. 82
Ilustracin 131. Fecha de firma del contrato ..................................................................................... 82
Ilustracin 132. Aprobar contrato ...................................................................................................... 82
6
Ilustracin 133. Ejecucin del contrato ............................................................................................. 83
Ilustracin 134. Gestor de ejecucin del contrato ............................................................................. 83
Ilustracin 135. Editar plan de ejecucin del contrato ...................................................................... 84
Ilustracin 136. Guardar cambio del plan de ejecucin .................................................................... 84
Ilustracin 137. Recepciones no planeadas ..................................................................................... 85
Ilustracin 138. Gestor de entregas .................................................................................................. 85
Ilustracin 139. Facturas del contrato ............................................................................................... 86
Ilustracin 140. Estado de la factura ................................................................................................. 86
Ilustracin 141. Confirmar factura ..................................................................................................... 87
Ilustracin 142. Balance de pagos y entregas .................................................................................. 88
Ilustracin 143. Documentos de ejecucin del contrato ................................................................... 88
Ilustracin 144. Listado de opciones para la modificacin del contrato ............................................ 89
Ilustracin 145. Confirmar Cierre de contrato ................................................................................... 90
Ilustracin 146. Seccin de modificaciones o adendas .................................................................... 91
Ilustracin 147. Gestor de modificacin de SECOP II ...................................................................... 91
Ilustracin 148. Crear modificaciones o adendas ............................................................................. 92
Ilustracin 149. Modificar cronograma del proceso de contratacin ................................................. 92
Ilustracin 150. Aplicar la modificacin al proceso ........................................................................... 93
Ilustracin 151. Notificacin de la creacin de la modificacin ......................................................... 93
Ilustracin 152. Seleccionar lotes a participar................................................................................... 95
Ilustracin 153. Crear mensaje de subsanacin ............................................................................... 98
Ilustracin 154. Seleccionar destinatario (Seleccin manual) .......................................................... 98
Ilustracin 155. Seleccionar Proveedor ............................................................................................ 99
Ilustracin 156. Escribir mensaje de subsanacin ............................................................................ 99
Ilustracin 157. Agregar documentos de subsanacin a la oferta .................................................. 100
Ilustracin 158. Oferta con documentos subsanados ..................................................................... 100
Ilustracin 159. Modificar contratos................................................................................................. 101
Ilustracin 160. Confirmar tipo de modificacin .............................................................................. 102
Ilustracin 161. Aviso de publicacin de las modificaciones la contrato......................................... 102
Ilustracin 162. Suspensin de contrato ......................................................................................... 103
Ilustracin 163. Reactivar contrato .................................................................................................. 103
Ilustracin 164. Secciones habilitadas para interpretacin y modificacin al contrato ................... 104
Ilustracin 165. Secciones habilitadas para la adicin en el valor del contrato .............................. 104
Ilustracin 166. Secciones habilitadas para la reduccin en el valor del contrato .......................... 105
Ilustracin 167. Cesin del contrato ................................................................................................ 105
Ilustracin 168. Bsqueda de Proveedores para cesin de contrato ............................................. 106
Ilustracin 169. Prorroga en tiempo del contrato ............................................................................ 107
Ilustracin 170. Terminacin del contrato ....................................................................................... 108
Ilustracin 171. Caducar contrato ................................................................................................... 109
Ilustracin 172. Secciones habilitadas para la caducar el contrato ................................................ 109
Ilustracin 173. Seccin de modificaciones del contrato ................................................................ 110
Ilustracin 174. Estado de las modificaciones del contrato ............................................................ 110
7
II Seleccin abreviada de menor cuanta
Las Entidades Estatales deben seleccionar sus contratistas a travs del concurso de mritos para la
prestacin de servicios de consultora de que trata el numeral 2 del artculo 32 de la ley 80 de 1993
y para los proyectos de arquitectura.
El procedimiento para la seleccin de proyectos de arquitectura es el establecido en el decreto 2326

de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
III Diagrama fases del proceso
Ilustracin 1. Esquema del Proceso de Seleccin abreviada de menor cuantia
8
IV Contratacin en lnea
Esta seccin del manual explica la estructura general para realizar contratacin en lnea (crear
procesos, contestar observaciones, evaluar ofertas, firmar contratos, etc.) en el SECOP II.
A. Creacin y Publicacin del proyecto de pliegos
1. Creacin proyecto de pliegos

Para crear un proceso el usuario debe acceder a Tipos de procesos. Hay 3 formas de llegar a
esta seccin:
Acceder a Procesos en la barra de inicio y posteriormente hacer clic en Tipos de

proceso.
Desplegar el men Ir a de la barra de inicio y hacer clic en Crear Proceso.
Acceder a Procesos en la barra de inicio, luego hacer clic en Procesos de la Entidad
Estatal, y posteriormente en Crear nuevo proceso.
Ilustracin 2. Acceder a creacin procesos
Ilustracin 3. Tipos de procesos
9
Al hacer clic en crear, SECOP II muestra un formulario con los datos bsicos del proceso, si la
en la configuracin de la Entidad Estatal se seleccion la opcin de trabajar con Equipos del
proceso la plataforma habilita una lista desplegable con los equipos que estn previamente
creados esta opcin habilita los accesos de los usuarios y los flujos de aprobacin para que se
aplique al proceso, una vez diligenciados estos datos debe hacer clic en Confirmar.
Ilustracin 4. Crear proceso de contratacin
A continuacin el SECOP II indica que los datos han sido guardados correctamente y abre una
pantalla con un formulario dividido en 5 secciones: Informacin general, Configuracin,
Cuestionario, Evaluacin y Documentos del Proceso. La edicin de las secciones de
Configuracin, Cuestionario, Evaluacin y Documentos del Proceso slo es habilitada por el
SECOP II si el usuario ha diligenciado la Seccin de Informacin general.
Ilustracin 5. Secciones formulario de creacion del Proceso de Contratacion
1.1. Informacin general

En esta seccin del formulario el usuario debe indicar la siguiente informacin:
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Ilustracin 6. Seccion Informacin general
Algunas aclaraciones sobre el formulario anterior:
b) Relacionar con otro proceso: El usuario puede elegir un proceso que est relacionado
con el que est creando (ej. Un proceso de Solicitud de informacin a proveedores
conocer los precios del mercado de una consultora o interventora). Al consultar el
proceso, los dems usuarios del SECOP II tambin pueden ver los documentos del proceso
relacionado.
c) Clasificacin de bienes y servicios: El usuario puede agregar cuantos cdigos de las

naciones unidas considere necesario para la descripcin del Proceso de contratacin.
Recuerde: la clasificacin para los procesos de contratacin deben estar a 3 y 4 nivel del
cdigo de las naciones unidas
d) Plan anual de adquisiciones: Esta opcin permite asociar el nuevo proceso a una
adquisicin ya creada en el PAA que haya cargado la Entidad Estatal en el SECOP II Por
defecto aparece seleccionada la opcin S, pero el usuario puede cambiar la opcin a
No.
11
Ilustracin 7. Buscar Adquisiciones Planeadas
Al hacer clic en Agregar, la plataforma habilita una ventana emergente con el listado de
adquisiciones creadas en el plan anual de adquisicin, el usuario debe seleccionar la
adquisicin correspondiente al proceso de contratacin que est creando y luego dar clic
en confirmar, si la adquisicin no est en el listado que muestra la ventana emergente
tambin tiene la opcin de buscar por descripcin o cdigo de las naciones unidas
e) Informacin del contrato: Dependiendo del tipo de contrato, el SECOP II solicita, una
justificacin de la modalidad de contratacin, y la duracin estimada del contrato.
f) Direccin de notificaciones: Si el usuario no selecciona la opcin Utilizar la misma

direccin de la unidad de contratacin, podr especificar la direccin de notificacin que
desee o incluir direcciones adicionales en el campo Ubicaciones adicionales.
g) Acuerdos comerciales: Si el usuario tiene un proceso para el que aplican acuerdos

comerciales, debe hacer clic en S y luego en Agregar acuerdo comercial.
A continuacin, el SECOP II despliega una lista de los pases con los cuales Colombia
tiene acuerdos comerciales. El usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda del pas
de su eleccin y luego hacer clic en Agregar.
h) Configuracin del equipo y flujo de aprobacin: Esta opcin esta visible para la Entidad
Estatal cuando tiene configurado en la opcin trabajar con equipos de aprobacin para
cada una de las modalidades en la Configuracin de la Entidad Estatal. Por defecto
aparece marcado el equipo establecido al crear el proceso, pero, si tiene permisos para
hacerlo, el usuario puede cambiar el equipo, consultar su detalle y editar el flujo de
aprobacin.
12
i) Documentos internos: Slo son visibles para la Entidad Estatal y pueden cargarse desde
el computador del usuario o desde la biblioteca de documentos de la Entidad Estatal. Al
terminar de diligenciar la Informacin general, el usuario debe hacer clic en Continuar al
proceso.
Nota: si en el equipo del proceso se configuro un flujo de aprobacin para la creacin del Proceso
de Contratacin la plataforma abre una ventana emergente con el flujo de aprobacin
correspondiente al hito de publicacin, usuario debe enviar la tarea para aprobacin del usuario
responsable despus de la aprobacin del flujo puede continuar con el proceso.
1.2. Configuracin del Proceso

Los elementos a configurar varan segn el tipo de proceso. Como mximo, son los
siguientes:
a) Cronograma: En el cronograma el usuario establece las fechas correspondientes a los

diferentes hitos del proceso (por ejemplo publicacin de borradores de pliegos, publicacin
de aviso de convocatoria o fecha lmite para presentacin de ofertas).
Para la modalidad de Seleccin abreviada de menor cuanta debe tener en cuenta las
siguientes normas en el cronograma
o Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones durante cinco (5) das hbiles

a partir de la fecha de publicacin del mismo.
o Plazo mximo para expedir adendas, a ms tardar el da hbil anterior al vencimiento
del plazo para presentar ofertas
o La Entidad Estatal debe publicar las adendas en los das hbiles entre las 7:00 am
y 7:00 pm.
o La Entidad Estatal debe publicar durante tres (3) das hbiles el informe de
evaluacin, el cual debe contener la calificacin tcnica y el orden de elegibilidad
La pantalla a continuacin muestra el cronograma de la seccin Configuracin para un

proceso de seleccin abreviada de menor cuanta
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Ilustracin 8. Cronograma
b) Configuracin Financiera: Corresponde con las condiciones financieras que sern

exigidas a los Proveedores para presentarse al Proceso y/o resultar adjudicatarios. Este
mdulo de la configuracin tiene dos elementos:
Pago de Anticipos: En esta parte del formulario el usuario puede establecer si en el

contrato habr pago anticipado), y los plazos de amortizacin del anticipo.
Para activar esta opcin el usuario debe seleccionar la opcin S en Pago de

anticipos? El SECOP II muestra entonces un formulario en el que el usuario debe indicar
(i) el porcentaje del anticipo sobre el total del contrato; (ii) si se manejar un anticipo
patrimonio autnomo; (iii) si el pago se realiza contra cuenta bancaria; y (iv) si el pago
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es con otro mecanismo (en este caso el usuario debe indicar cul en un campo de texto
que es activado por el SECOP II al seleccionar esta opcin.
.
Ilustracin 9. Configuracin Financiera
El usuario tambin puede establecer el plan de amortizacin del anticipo, Para ello debe
hacer clic en el botn Agregar, con lo que el SECOP II abre una ventana emergente
con un formulario en el que debe indicar el porcentaje del anticipo que ser pagado en
determinado hito de pago. Tras ello el usuario debe hacer clic en Confirmar, con lo que
el hito ser guardado.
Este proceso debe repetirse tantas veces como hitos de pago sean necesarios. Es
importante tener en cuenta que los hitos creados por el usuario deben completar el 100%
del anticipo (el SECOP II muestra para ello la suma de los porcentajes cargados).
Solicitud de garantas? Esta seccin permite al usuario establecer qu tipos de

garantas sern solicitadas al Proveedor con la oferta o con el contrato.
Para definir esta opcin el creador del proceso debe activar la opcin Solicitud de
garantas? Como resultado el SECOP II mostrar un formulario en el que aparecen
diferentes secciones: (i) Seriedad de la oferta, (ii) Cumplimiento; y (iii) Responsabilidad
civil extracontractual.
Segn el tipo de garanta seleccionado el SECOP II habilita diferentes opciones para

que el usuario indique (i) el valor de la garanta (puede estar en COP, porcentaje del
valor del contrato o en SMMLV), y (ii) las fechas de inicio y final de vigencia de la
garanta.
En el caso de las garantas de cumplimiento, el usuario puede seleccionar una o ms

de ellas activando la casilla que tienen a su izquierda. Al hacerlo el SECOP II activa el
formulario para configurarlas. En algunos casos aparece un valor propuesto para la
garanta, pero siempre puede ser editado por el responsable del proceso.
15
Ilustracin 10. Solicitud de de Garantias
c) Mipymes: Define si el proceso est limitado a este tipo de empresas o no.
d) Visita al lugar de ejecucin. Establece si es posible que los Proveedores visiten el lugar
de ejecucin del contrato.
e) Precios. El usuario puede ingresar el valor total estimado del proceso.
f) Informacin presupuestal. En esta seccin el usuario debe definir: (i) el destino del gasto
(i.e. inversin o funcionamiento); (ii) el origen de los recursos (i.e. recursos propios,
presupuesto nacional/territorial, regalas, recursos de crdito, sistema general de
participaciones SGP); (iii) si la Entidad Estatal est registrada en el SIIF; y si corresponde
(iv) los cdigos de CDP / Vigencias futuras.
16
El SECOP II tiene interoperabilidad con el SIIF. Al ingresar el CDP, la plataforma hace dos
verificaciones: i) que el CDP exista; y ii) que el valor del CDP no exceda el valor total del
proceso estimado por la Entidad Estatal.
g) Configuraciones avanzadas. Si el usuario activa esta opcin el SECOP II ofrece un men

desplegable para establecer el nmero de decimales que deben usar los Proveedores en
sus propuestas de precios.
La pantalla a continuacin muestra la segunda parte de la seccin de Configuracin para

un proceso de seleccin abreviada de menor cuanta
.
Ilustracin 11. Segunda parte de la configuracin
1.3. Cuestionario
En esta seccin la Entidad Estatal ingresa todas las preguntas que quiere que los
Proveedores contesten como parte de su oferta.
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Ilustracin 12. Cuestionario del proceso
SECOP II brinda la las siguientes opciones para la configuracin del cuestionario que las
Entidades Estatales han definido para la presentacin de las ofertas por arte del Proveedor:
i. Crear secciones: Para crear una seccin el usuario debe hacer clic en Agregar
seccin, y asignar un nombre y una descripcin a la seccin en el formulario que
muestra el SECOP II para ello. Una vez diligenciados estos datos, debe hacer clic en
confirmar.
Ilustracin 13. Crear secciones para el cuestionario
ii. Crear preguntas. El usuario puede escoger entre 9 de los tipos de preguntas que tiene
el SECOP II para incluir en los formularios.
Cuando el usuario termine de editar cada pregunta debe hacer clic en Confirmar para
que sta quede incluida en el cuestionario. Si el usuario habilita la opcin Requerir
muestras, significa que permite a los Proveedores incluir archivos para demostrar la
veracidad de sus respuestas. Si el usuario quiere hacer cambios a una pregunta creada
debe hacer clic en Editar pregunta.
18
Existen 10 tipos de preguntas adecuados para solicitar informacin a los proveedores:
Pregunta de respuesta mltiple: Al responder el Proveedor tiene que elegir entre

distintas opciones de respuesta que ha fijado previamente la Entidad Estatal.
El usuario debe escribir la pregunta en el rea correspondiente y agregar las opciones

de respuesta haciendo clic en Agregar nuevo. Es posible habilitar al Proveedor para
que escriba una respuesta distinta a la de las opciones predeterminadas por la Entidad
Estatal. Para ello el usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda de Otras opciones
de respuesta. Despus debe hacer clic en Confirmar con lo que el SECOP II muestra
la pregunta en el formulario
Ilustracin 14. Crear pregunta respuesta mltiple
El usuario debe escribir la pregunta en el rea correspondiente y agregar las opciones

de respuesta haciendo clic en Agregar nuevo. Es posible habilitar al Proveedor para
que escriba una respuesta distinta a la de las opciones predeterminadas por la Entidad
Estatal. Para ello el usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda de Otras opciones
de respuesta. Despus debe hacer clic en Confirmar con lo que el SECOP II muestra
la pregunta en el formulario
Ilustracin 15. Preguntas respuesta mltiple
Matriz de respuesta. Es una matriz compuesta por varias preguntas que comparten un
mismo men de opciones de respuesta. Las preguntas son las columnas de la matriz y
las opciones de respuesta son las filas.
19
Ilustracin 16. Crear pregunta de matriz de respuesta
Pregunta abierta: La Entidad Estatal hace una pregunta que el Proveedor puede
responder como desee. El usuario de la Entidad Estatal debe fijar un nmero lmite de
caracteres para que los Proveedores escriban su respuesta.
Ilustracin 17. Crear pregunta abierta
Pregunta numrica. La respuesta es un nmero. No hay lmite de dgitos.
20
Ilustracin 18. Crear pregunta numrica
Anexos. Se usa para pedirle a los Proveedores que adjunten algn documento.
Ilustracin 19. Crear preguntas de anexos
Respuesta lgica. La Entidad Estatal plantea una pregunta y el Proveedor debe

contestar S o No.
Ilustracin 20. Crear pregunta respuesta lgica
Pregunta de requisitos. Sirve para pedir requisitos al Proveedor. Para incluir un

requisito, el usuario debe hacer clic en Agregar requisito.
A continuacin, el SECOP II muestra el formulario para el requisito. El usuario debe

indicar si la respuesta es numrica, lgica (Si/No) o es un precio. Tambin puede definir
si el requisito es obligatorio u opcional.
21
Ilustracin 21. Crear pregunta de requisitos
Plazo. Sirve para preguntarle a los Proveedores por el plazo de la ejecucin del
contrato. La Entidad puede fijar un plazo predeterminado y seleccionar la unidad de
tiempo en la quieren que el Proveedor escriba su respuesta (segundo, minuto, hora,
da, mes, semana, ao). Si la Entidad Estatal elige la opcin Definir valor
predeterminado, puede establecer un plazo para que los Proveedores hagan
propuestas a partir del mismo.
Ilustracin 22. Crear pregunta de plazo
Pregunta de condiciones de entrega: El Proveedor debe elegir entre una lista de

opciones que da el SECOP II sobre cmo har la entrega de los bienes o servicios
pactados en el contrato. Si la Entidad Estatal selecciona a opcin Ocultar de la eleccin
22
de los licitantes? entonces el SECOP II deshabilita la opcin seleccionada de las
alternativas de entrega que puede ofrecer el Proveedor.
Ilustracin 23. Crear pregunta de condiciones de entrega
Lista de precios. En esta parte del cuestionario, la Entidad Estatal ingresa todos los
bienes o servicios que quiere que los Proveedores contesten como parte de su oferta.
Ilustracin 24. Lista de artculos sobre econmico
El usuario de la Entidad Estatal debe editar la referencia, descripcin, cantidad que

quiere adquirir y el precio unitario estimado con el fin de que los Proveedores hagan sus
propuestas de precio para cada tem.
El SECOP II habilita mximo 20 lneas para ingresar bienes o servicios. Si la compra de

la Entidad Estatal abarca ms de 20 bienes o servicios, el usuario debe seleccionar 1
23
en el campo Nmero de lneas y hacer clic en Opciones, Exportar desde Excel
para descargar la plantilla de lista de precios del SECOP II.
Ilustracin 25. Exportar o importar Excel para ingresar lista de artculos
A continuacin el SECOP II descarga automticamente un formato. El campo Nivel

debe permanecer siempre en cero.
Una vez diligenciada la plantilla, el usuario debe hacer clic en Importar desde Excel.
El SECOP II convertir automticamente la plantilla en una lista de precios por lneas,
como la que se mostr anteriormente.
1.4. Evaluacin
En esta parte del formulario la Entidad Estatal debe definir el mecanismo de evaluacin de las
propuestas de los Proveedores.
Para establecer un modelo de evaluacin, la Entidad Estatal debe seleccionar S en la opcin

Definir un modelo de evaluacin para el proceso. A continuacin tiene tres opciones: i)
seleccionar uno de los modelos de evaluacin tipo diseados previamente por Colombia
Compra Eficiente; ii) hacer una evaluacin por precio ms bajo iii) ingresar al SECOP II su
propio modelo de evaluacin para el proceso.
a) Modelos de evaluacin diseados por Colombia Compra Eficiente debe seleccionar

Evaluacin de varios criterios en el men de Tipo de modelo de evaluacin, a
continuacin seleccionar Automtico en el men de Mtodo de evaluacin y por ltimo
hacer clic en Editar/ver regla.
24
Ilustracin 26. Modelos de evaluacin
El SECOP II activa un campo de texto con un icono de lupa a su derecha. Si el usuario

hace clic en el icono, el SECOP II abre una ventana con la lista de los modelos de
evaluacin disponibles. El usuario debe seleccionar el que desee usar y hacer clic en
Seleccionar.
Ilustracin 27. Modelos de evaluacin Automtico
Al seleccionar el modelo de evaluacin deseado el SECOP II muestra el men de

configuracin correspondiente.
25
Ilustracin 28. Seleccin del modelo de evaluacin
En este men aparece la siguiente informacin:
o El nombre de la o de las variables consideradas en el modelo de evaluacin.

o Descripcin de la variable.
o Tipo de variable (nmero o precio).
o Modo de asignacin del valor de la variable (manualmente por el usuario, funcin
matemtica, o calculado automticamente de la informacin indicada por el Proveedor
en su oferta).
o Asignacin del valor de la variable:
Valores manuales de los modelos definidos por Colombia Compra Eficiente.

Los campos manuales que deber diligenciar el responsable de la creacin de un Proceso
dependen del modelo de evaluacin utilizado. En el caso de los modelos configurados por
Colombia Compra Eficiente en el SECOP II los campos manuales son:
Lineal simple.
En la configuracin del Proceso el responsable de la Entidad Estatal deber definir el
precio de referencia.
Ilustracin 29. Evaluacin Lineal Simple
Lineal con umbral.

En la configuracin del Proceso el responsable de la Entidad Estatal deber, definir el
precio de referencia y el precio umbral del proceso de contratacin.
26
Ilustracin 30. Evaluacin Lineal con umbral
Lineal con umbral RS.

precio de referencia, el precio umbral y el plazo de entrega de los bienes y servicios del
Proceso de Contratacin.
Ilustracin 31. Evaluacin Lineal con umbral RS.
Precio mnimo.
No es preciso definir ningn valor:
Ilustracin 32. Evaluacin Precio Mnimo
Precio mnimo con precio de referencia.

En la configuracin del Proceso el responsable de la Entidad Estatal deber definir el
precio de referencia.
Ilustracin 33. Evaluacin Precio mnimo con precio de referencia
27
Precio medio.
No es preciso definir ningn valor:
Ilustracin 34. Evaluacin precio mnimo
Quebrada del precio medio.

Debe indicarse el porcentaje y puntaje econmico mximo:
Ilustracin 35. Evaluacin Quebrada del precio medio
Cncava.
Debe indicarse, el precio de referencia y el valor de curvatura de la funcin para el
Proceso de Contratacin
Ilustracin 36. Evaluacin Cncava
Precio mnimo - mximo.

No es preciso indicar ningn valor:
28
Ilustracin 37. Evaluacin Precio mnimo - mximo
Precio ms bajo.
precio ms bajo aceptado y el precio ms alto aceptado para el Proceso de Contratacin
Ilustracin 38. Evaluacin Precio mas bajo
Edicin de los valores no manuales de los modelos de evaluacin.

Como est indicado antes, adems de los valores manuales los modelos de evaluacin
pueden incluir variables cuyo valor sea definido por el SECOP II a partir de un dato
indicado por el Proveedor en su oferta no mediante una frmula matemtica.
La Entidad Estatal puede modificar el modo de clculo de uno o ms de estos valores.

Para ello debe seguir las indicaciones siguientes.
Funcin matemtica.
Ilustracin 39. Evaluacin funcin matemtica.
29
Al hacer clic en editar el SECOP II ofrece un formulario en el que es posible ajustar
la frmula matemtica utilizada y definir valores de lmite superior e inferior de la
variable
Colombia Compra Eficiente no recomienda la edicin de las frmulas predefinidas.
Ilustracin 40. Ajustes de Variables Funcin matemtica
Calculado automticamente.
Ilustracin 41. Evaluacin calculando automticamente
Al hacer el usuario clic en Editar el SECOP II abre una ventana en la que es posible
definir qu pregunta del formulario del Proceso ser utilizado para definir el valor.
30
Ilustracin 42. Ajustes de evaluacin calculando automticamente
Criterios de ponderacin.
El SECOP II tambin permite establecer la ponderacin de los diferentes criterios de

evaluacin, y si el usuario hace clic en Configuracin puede establecer la
posibilidad de hacer una intervencin manual en la evaluacin (es decir, editar
manualmente los puntajes sugeridos por el modelo de evaluacin precargado del
SECOP II). Asimismo muestra una representacin grfica de cmo realiza la
evaluacin de los criterios.
Ilustracin 43. Evaluacin de ponderacin
31
b) Evaluacin por precio ms bajo, el usuario debe seleccionar Precio ms bajo en el
men de Tipo de modelo de evaluacin.
Ilustracin 44. Evaluacin Precio ms bajo
El usuario debe hacer clic en Editar / ver regla, con lo que el SECOP II muestra un men
en el que el usuario puede indicar los valores ms alto y ms bajo aceptados. Si hace clic
en Configuracin puede definir si es posible la intervencin manual en la evaluacin (es
decir, editar manualmente los puntajes sugeridos por el modelo de evaluacin precargado
del SECOP II).
Ilustracin 45. Reglas de modelo de evaluacin Precio ms bajo
Modelo de evaluacin Manual: el usuario debe seleccionar Evaluacin de varios criterios

de seleccin en el men Tipo de modelo de evaluacin, luego Manual en el mtodo de
evaluacin y luego Editar/ver regla.
32
Ilustracin 46. Evaluacin de criterios Manual
A continuacin, el SECOP II muestra una pantalla para agregar los criterios de evaluacin
que quiera establecer la Entidad Estatal. Estos criterios pueden desagregarse en
subcriterios, los cuales a su vez pueden tener sus propios subcriterios. Para agregar
criterios, la Entidad Estatal debe hacer clic en Agregar criterio.
Ilustracin 47. Criterios de evaluacin manual
El SECOP II muestra entonces un campo para escribir el o los criterios de evaluacin y

asignarles un puntaje (en trminos de porcentaje). El usuario de la Entidad Estatal puede
agregar subcriterios. Al interior del criterio los subcriterios deben sumar el 100%. Si la
Entidad Estatal quiere borrar un criterio o subcriterio debe hacer clic en la casilla a la
izquierda del mismo y luego en Borrar seleccionado. Tambin puede hacer clic en
Comprobar suma para verificar si los porcentajes asignados suman el 100%.
Ilustracin 48. Agregar Subcriterios de evaluacin manual
33
Criterios de Desempate: En esta misma seccin, la Entidad Estatal puede definir criterios
de desempate. Para ello debe hacer clic en S al lado de la opcin Definir factores de
desempate. Luego debe hacer clic en Agregar factor.
A continuacin, el SECOP II despliega un formulario con la descripcin del factor y un men

con los tipos de factores: Criterio especfico (permite seleccionar uno de los criterios ya
definidos en la evaluacin), Sorteo, 1era oferta recibida y Otros. Al terminar de
diligenciar el formulario, el usuario debe hacer clic en Confirmar.
Ilustracin 49. Factor de desempate
Ilustracin 50. Seleccionar factor de desempate
1.5. Documentos del proceso

En esta parte del formulario la Entidad Estatal puede aadir todos los documentos que
considere necesarios para que los Proveedores elaboren correctamente sus ofertas, as como
para darle una publicidad adecuada al proceso. Al ubicarse en esta seccin, la Entidad Estatal
puede incluir un comentario general y elegir si adjunta un documento de la biblioteca de
documentos o si anexa uno desde su computador.
Ilustracin 51. Documentos del proceso
34
a) Buscar en la biblioteca: la plataforma permite la reutilizacin de los documentos anexos
en otros procesos de contratacin ejemplo los formatos que deben diligenciar los
Proveedores para poder participar en los Procesos de Contratacin. El usuario puede
buscar los documentos por nombre o clasificacin o si quiere ver el listado completo debe
dar clic en buscar para que la plataforma muestre el listado completo de documentos.
Ilustracin 52. Buscar documentos en la biblioteca de documentos
b) Anexar Documentos: El usuario debe hacer clic en Anexar Documentos, la plataforma

habilita una ventana emergente, con el botn para buscar el documento en el equipo del
usuario al anexar los documentos la plataforma permite clasificar el documentos en las
carpetas precargadas en SECOP II, tambin permite editar la descripcin (nombre) del
documento. El usuario debe hacer clic en Anexar, cuando cargue la franja verde el usuario
debe hacer clic en Cerrar para que la plataforma cargue los documentos al Proceso de
Contratacin
35
2. Publicacin de proyecto de pliegos
Cuando el usuario termine de diligenciar todos los pasos de la creacin del proceso, debe
hacer clic en Ir a publicar. Y de nuevo clic en publicar Al hacer esto, el proceso se hace
pblico en el SECOP II, con lo que puede ser consulta por otras Entidades Estatales,
Proveedores y por la ciudadana en general. Desde ese momento, el proceso queda abierto
para la presentacin de observaciones por parte de los Proveedores que se suscriban al
proceso.
Ilustracin 53. Publicar pliegos borrador
36
Nota: si en el equipo de trabajo del proceso se configuro flujos de aprobacin para la publicacin
del proceso cuando el usuario de clic Ir a publicar la plataforma abre una ventana emergente
con el flujo de aprobacin correspondiente al hito de publicacin, el usuario debe enviar la tarea
para aprobacin del usuario responsable despus de la aprobacin del flujo puede continuar con
el proceso.
B. Responder observaciones al proceso
En esta seccin aparecen las observaciones de los Proveedores en relacin con los documentos del
proceso, y las respuestas de la Entidad Estatal a esas observaciones.
Ilustracin 54. Contestar observaciones aviso de convocatoria
Para responder una observacin la Entidad Estatal puede:

Hacer clic en Contestar.
Hacer clic en Ver ms.
Ingresar a cada observacin y desde el detalle de la misma hacer clic en Contestar.
1. Contestar observaciones recibidas

En los dos primeros casos el SECOP II muestra una ventana con todas las observaciones
recibidas. El usuario debe seleccionar la que quiera responder y hacer clic en Contestar.
Ilustracin 55. Contestar observaciones
37
Si el usuario ingresa a cada observacin el SECOP II muestra la informacin detallada de la
misma. Para responder debe hacer clic en Contestar.
Ilustracin 56. Contestar Observaciones
Para responder hay dos posibilidades:
Contestar a cada observacin realizada por el Proveedor en el gestor de observaciones

debe dar clic en detalle la plataforma abre un gestor de mensaje el usuario puede
escribir un mensaje o adjuntar un archivo con las respuesta a las observaciones
Contestas mltiples observaciones SECOP II permite al usuario seleccionar varias
observaciones para responder al tiempo, despus de seleccionar las observacin, el
usuario debe hacer clic en Contestar
Ilustracin 57. Seleccionar observaciones recibidas
2. Crear observaciones desde la Entidad Estatal

El responsable de la Entidad Estatal tambin puede crear respuestas a observaciones que no
hayan sido recibidas a travs del SECOP II (por ejemplo observaciones de otras Entidades
Estatales o de la ciudadana que hayan llegado al correo electrnico de la Entidad). Para crear
38
una respuesta a una observacin que no se haya recibido a travs del SECOP II, el usuario
debe hacer clic en Crear.
Ilustracin 58. Crear observaciones desde Entidad Estatal
El SECOP II abre entonces un formulario en el que el usuario puede:

Indicar el asunto (ttulo) de la respuesta a la observacin.
Anexar documentos desde su ordenador o desde la Biblioteca de documentos de la
Entidad Estatal.
Indicar el tema con el que est relacionada la respuesta observacin entre las opciones
ofrecidas por el SECOP II en un desplegable.
Escribir la respuesta. El rea de texto disponible tiene una limitacin de 1.500
caracteres, por lo que si la respuesta tiene una extensin mayor el usuario deber abrir
otra rea de texto haciendo clic en el icono +, Tambin puede eliminar una observacin
si hace clic en el icono x.
Si el usuario hace clic en Guardar como borrador el SECOP II almacena las respuestas
diligenciadas, pero no las enva. Si el usuario hace clic en Enviar, el SECOP II notifica las
respuestas (estas respuestas son enviadas a todos los Proveedores que participen en el
Proceso).
C. Publicar pliegos de condiciones definitivos y apertura de manifestacin de inters
Cuando la Entidad Estatal haya terminado de contestar las observaciones a los proyectos de
documentos del proceso, debe hacer clic en Finalizar etapa de planeacin. A continuacin el
SECOP II conduce al usuario al formulario de creacin del proceso explicado anteriormente (ver.
39
Creacin y Publicacin ) para realizar las modificaciones que considere necesarias a partir de las
observaciones recibidas.
Ilustracin 59. Finalizar etapa de planeacin
Cuando el usuario termine de hacer estas modificaciones debe continuar con la publicacin de los
documentos definitivos del proceso, haciendo clic en Ir a publicar. Y de nuevo clic en publicar as
se habilita el tiempo para la presentacin de ofertas por parte del proveedor
Ilustracin 60. Publicar pliegos definitivos
del proceso cuando el usuario de clic Ir a publicar la plataforma abre una ventana emergente
con el flujo de aprobacin correspondiente al hito de publicacin, el usuario debe enviar la tarea
para aprobacin del usuario responsable despus de la aprobacin del flujo puede continuar con
el proceso.
40
D. Sorteo
En la modalidad de seleccin abreviada de menor cuanta la Entidad Estatal puede adelantar un

sorteo cuando la Entidad Estatal recibe ms de 10 manifestaciones de inters, debe hacer un sorteo
para escoger los 10 Proveedores que pueden presentar ofertas al proceso. Si la Entidad recibe 10
manifestaciones de inters o menos, puede continuar con el proceso. Para conformar la lista de
proveedores preseleccionados y que pueden continuar con la presentacin de ofertas dentro del
Proceso de Contratacin, las condiciones del sorteo deben estar definidas desde la publicacin del
proyecto de pliegos.
Una vez se cumplan las fechas para la manifestacin de inters en el rea de trabajo de en la seccin
de proveedores interesados se habilita un botn publicar
Ilustracin 61. Seleccionar proveedores
El usuario debe dar clic en Publicar, SECOP II, habilita una ventana emergente con el listado de
Proveedores que hicieron una manifestacin inters legal, la plataforma pregunta si se va realizar un
sorteo para el Proceso de Contratacin, si el usuario selecciona SI la plataforma habilita la columna
para que el usuario seleccione los Proveedores que va a Excluir del proceso de contratacin, de lo
contrario para el Proceso de Contratacin seguiran todos los proveedores que manifestaron inters.
41
Ilustracin 62. Sorteo de Proveedores
Una vez el usuario seleccione los Proveedores que van a continuar el Proceso de Contratacin debe
dar clic en Publicar para poder continuar con las siguientes fases del Proceso de Contratacin.
E. Publicacin de pliegos definitivos y lista de seleccionados
Una vez publicada la lista de proveedores precalificados, el SECOP II habilita la siguiente fase del
proceso para la publicacin del pliego de condiciones con el listado de proveedores seleccionados,
para ingresar a esta opcin el usuario debe dar clic en Editar Proceso en el rea de trabajo.
42
Ilustracin 63. Publicacion lista de seleccionados
La plataforma muestra el formulario de creacin de pliegos del proceso con una seccin adicional,
7. Invitacin en esta seccin se la plataforma muestra el listado de los proveedores seleccionados
para invitarlos a presentar ofertas. Despus del paso anterior el usuario debe dar clic a la opcin
Publicar. Para que se les habilite la opcin a los proveedores de presentar ofertas
Ilustracin 64. Seccion de invitacion de proveedores seleccionados
F. Apertura ofertas
1. Apertura de ofertas
Una vez finalizado el periodo de presentacin de ofertas, el usuario de la Entidad Estatal que
haya sido designado para ello, debe proceder a la apertura de las mismas. Para esto debe
43
ingresar a la seccin Apertura de ofertas o a Abrir panel. Ambas opciones estn disponibles
en la seccin Lista de ofertas del rea de trabajo del proceso cuando se cumple la fecha
establecida en el cronograma para la apertura de ofertas.
Ilustracin 65. Apertura de ofertas
Al hacer clic en Apertura de ofertas, el SECOP II muestra el sobre del proceso, el usuario debe
hacer clic en Iniciar. El SECOP II presenta el nombre de los Proveedores que presentaron
ofertas y la referencia de cada una. En este momento el usuario puede consultar la constancia
generada por el SECOP II sobre la presentacin de la oferta y la fecha y hora de la misma.
Ilustracin 66. Iniciar apertura de sobre
Para ver el contenido de los sobres, el usuario debe hacer clic en Abrir sobres con el fin de
que el contenido del sobre sea desencriptado y visualizado.
del proceso cuando el usuario de clic Iniciar la plataforma abre una ventana emergente con el
flujo de aprobacin correspondiente al hito de apertura de ofertas el usuario debe enviar la
tarea para aprobacin del usuario responsable despus de la aprobacin del flujo puede
continuar con el proceso.
44
2. Publicar lista de oferentes (acta de Cierre)
Despus de hacer la apertura de las ofertas el usuario debe hacer pblica la lista de oferentes
que participaron en el Proceso de contratacin para esto debe hacer clic en Publicar lista de
oferentes
Ilustracin 67. Publicar lista de oferentes
La plataforma abre una ventana emergente con el listado de proveedores que presentaron
ofertas al Proceso de Contratacin, el usuario debe dar clic en Publicar lista de oferentes para
que este listado sea visibles para los Proveedores del proceso y en el ambiente pblico de
SECOP II
Ilustracin 68. Confirmar publicacin de lista de oferentes
3. Evaluacin individual de las ofertas

La plataforma desencripta para cada una de las ofertas recibidas la respuesta del cuestionario
del sobre el cual ya puede ser consultado por la Entidad Estatal. Despus de revisar todos los
documentos anexos al cuestionario el usuario puede evaluar cada oferta por separado, para
esto debe hacer clic en Crear evaluacin en la seccin Evaluacin
45
Ilustracin 69. Ingresar a las ofertas recibidas
Ilustracin 70. Visualizacin de las ofertas recibidas
4. Evaluacin de la oferta
(a) Evaluar cada oferta por separado

Una vez se desencripta el sobre tcnico, el usuario evaluara cada oferta por separado,
para esto ingresara al link de la oferta, y revisar el cuestionario del Proceso de Contratacin,
despus el usuario debe hacer clic en Crear evaluacin en la seccin Evaluacin que
se encuentra en el detalle de cada oferta, justo debajo de la seccin de Anexos.
46
Ilustracin 71. Ingresar a las ofertas recibidas
Ilustracin 72. Visualizacin de las ofertas
El SECOP II muestra una ventana para hacer la evaluacin de la oferta que tiene dos secciones:
Detalles de la evaluacin y Criterios de evaluacin. Si la Entidad Estatal ha decidido utilizar
alguno de los modelos de evaluacin tipo ingresados al SECOP II por Colombia Compra
Eficiente (ej. criterios de evaluacin), el usuario encontrara los criterios y puntuacin definidos,
el usuario debe ingresar manualmente el los puntajes de los criterios de la evaluacin. Cuando
el usuario termine de evaluar la oferta, debe hacer clic en Guardar y cerrar.
47
Ilustracin 73. Dar puntajes a los criterios de seleccin
Despus de hacer clic en Guardar y cerrar, el SECOP II muestra, en la seccin de Evaluacin

de la oferta la evaluacin realizada por la Entidad Estatal y el puntaje asignado al oferente. La
Entidad Estatal puede modificar la evaluacin haciendo clic en Editar. Tambin puede hacer
clic en la casilla a la izquierda de la evaluacin y borrarla haciendo clic en Borrar seleccionado.
La Entidad Estatal puede crear cuantas evaluaciones quiera para una oferta haciendo clic en
Crear. En todo caso, debe escoger una nica evaluacin por oferta al momento de hacer la
seleccin de la oferta ganadora.
Ilustracin 74. Visualizacin de la evaluacin individual
5. Admisin de ofertas
Despus de evaluar cada una de las ofertas recibidas, el usuario debe regresar al panel de
ofertas. Y admitir todas las ofertas recibidas en el Proceso de Contratacin.
48
Ilustracin 75. Admitir o excluir ofertas
6. Comparativa de evaluaciones individuales

Despus de evaluar y admitir las ofertas del sobre tcnico el usuario puede hacer una
comparativa de las evaluaciones antes de enviar el informe de evaluacin del sobre tcnico
individuales para esto debe hacer clic en Ir a evaluar.
Despus de evaluar y admitir las ofertas del sobre tcnico el usuario puede hacer una
comparativa de las evaluaciones individuales, antes de enviar el informe de evaluacin del sobre
tcnico para esto debe hacer clic en Ir a evaluar.
Ilustracin 76. Ir a evaluar evaluacin de criterios
El SECOP II muestra un men para crear la evaluacin. El usuario debe indicar un nmero o
palabra para referenciar la evaluacin y un nombre para la misma y luego hacer clic en Crear.
Al igual que con la evaluacin individual de las ofertas, el usuario puede crear cuantas
evaluaciones quiera para comparar las ofertas, pero debe escoger slo una al momento de
hacer la seleccin del adjudicatario.
Ilustracin 77. Crear evaluacin de criterios
49
El SECOP II enva una confirmacin de que fue creada la evaluacin. Para empezar a hacer la
comparativa de las evaluaciones individuales, el usuario debe hacer clic en Crear anlisis, con
lo cual el SECOP II crear un Anlisis de la Evaluacin.
Ilustracin 78. Seleccionar anlisis de evaluacin
El usuario debe crear una referencia y un nombre para el anlisis y luego seleccionar la opcin
Criterios de evaluacin en el men Analizar.
Ilustracin 79. Crear anlisis de evaluacin
50
Al diligenciar estos datos, el SECOP II muestra el listado de ofertas que estn disponibles para
ser comparadas. El usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda de las ofertas a comparar.
El SECOP II brinda la opcin de comparar todas las ofertas disponibles, o slo algunas de ellas
(ej. el usuario puede querer analizar, entre dos ofertas especficas, cul es la mejor). El SECOP
II muestra adems el men Seleccione evaluacin propia para que el usuario de la Entidad
Estatal seleccione cul de las evaluaciones que realiz para cada oferta quiere ingresar al
Anlisis de la evaluacin. Al lado de la referencia de cada evaluacin el SECOP II indica entre
parntesis el puntaje que sera asignado a cada oferta en la evaluacin comparativa. Despus
de diligenciar esta informacin, el usuario debe hacer clic en Crear.
Ilustracin 80. Seleccionar proponentes anlisis de evaluacin
El SECOP II muestra una pantalla confirmando que la evaluacin comparativa fue creada. La
evaluacin comparativa tiene dos secciones: i) Informacin general, donde se encuentran los
datos de la evaluacin y la lista de ofertas a comparar; y ii) Anlisis de la evaluacin, en donde
el SECOP II muestra los puntajes otorgados a cada oferta, los criterios de desempate, y una
grfica que compara la puntuacin obtenida por las ofertas que fueron evaluadas.
51
Ilustracin 81. Informacin general anlisis de evaluacin
Ilustracin 82. Anlisis de evaluacin
Despus de confirmar que todos los datos de la evaluacin estn correctos, el usuario debe
hacer clic en Finalizar anlisis. Alternativamente, puede hacer clic en Guardar y continuar
posteriormente con este anlisis.
del proceso cuando el usuario de clic Iniciar la plataforma abre una ventana emergente con el
flujo de aprobacin correspondiente al hito de apertura de ofertas, usuario debe enviar la tarea
52
para aprobacin del usuario responsable despus de la aprobacin del flujo puede continuar
con el proceso.
Para terminar la evaluacin, el usuario debe hacer clic en el botn Volver de la pantalla del
anlisis de la evaluacin e ingresar a la seccin de evaluacin del rea de trabajo del proceso.
Ilustracin 83. Resultados anlisis de evaluacin
Una vez ubicado en la seccin de evaluacin, el usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda
del anlisis de la evaluacin que vaya a elegir, y luego hacer clic en Finalizar evaluacin.
53
Ilustracin 84. Seleccionar anlisis y finalizar evaluacin
Despus de dar clic en finalizar evaluacin la plataforma se actualiza y se habilita la opcin ir

a seleccin
7. Evaluacin sobre econmico

SECOP II cuenta con una funcionalidad de evaluacin econmica de las ofertas que permite
realizar un anlisis comparativo de precios de las ofertas recibidas. El usuario puede acceder
haciendo clic en Evaluar precios en el panel de evaluacin de las ofertas que se encuentra en
la seccin Lista de ofertas del rea de trabajo del proceso (explicar el acceso a esta opcin).
Ilustracin 85. Evaluar precios
54
Al hacer clic en Evaluar precios, el SECOP II muestra un formulario para que el usuario de la
Entidad Estatal incluya los datos bsicos de la evaluacin. El usuario debe llenar los datos,
seleccionar la casilla a la izquierda de las ofertas que quiere evaluar y hacer clic en Crear.
Ilustracin 86. Crear evaluacin econmica
A continuacin, el SECOP II abre una ventana en la que muestra cules son los precios ofrecidos
por los diferentes Proveedores y resalta en amarillo el precio ms bajo ofrecido.
Ilustracin 87. Detalle de la evaluacin econmica general
En la pantalla de la evaluacin econmica, el SECOP II muestra un resumen de la evaluacin,

con los datos del proceso, el valor total seleccionado y las ofertas incluidas en el anlisis. Si el
usuario hace clic en Ver detalle, puede ver la ventana con la recomendacin del precio ms
bajo mostrada arriba. El usuario tambin puede agregar o eliminar ofertas de la evaluacin
mediante el botn Agregar/eliminar ofertas.
55
Ilustracin 88. Informe de la evaluacin econmica
Para guardar la evaluacin y regresar a ella posteriormente, el usuario puede hacer clic en
Guardar. El SECOP II muestra un mensaje confirmando que los datos fueron guardados.
Para finalizar la evaluacin, el usuario debe hacer clic en Finalizar anlisis. El SECOP II
muestra un mensaje confirmando que la evaluacin fue creada y se habilita el botn Ir a
seleccin
del proceso cuando el usuario de clic finalizar anlisis la plataforma abre una ventana
emergente con el flujo de aprobacin correspondiente al hito de evaluacin de las ofertas, el
usuario debe enviar la tarea para aprobacin del usuario responsable despus de la aprobacin
del flujo puede continuar con el proceso.
G. Informes evaluacin
Para generar estos informes, el usuario debe hacer clic en la opcin Ir a seleccin que aparece al
finalizar la evaluacin.
56
Ilustracin 89. Ir a seleccin
Al hacer clic en ir a seleccin SECOP II muestra una pantalla confirmando que fueron creados los
informes del proceso de seleccin y muestra un formulario con 3 secciones: i) informacin general;
ii) informe de evaluacin; y iii) observaciones. Despus de que la Entidad Estatal responde las
observaciones al informe de evaluacin.
Ilustracin 90. Creacin del informe de seleccin
1. Informacin general
Esta seccin contiene los datos generales de la seleccin. Tiene los siguientes campos:
Informacin general del proceso. Diligenciado automticamente por el SECOP II.

Resumen del proceso. Diligenciado automticamente por el SECOP II.
Informacin del contrato. Diligenciado automticamente por el SECOP II.
Comentarios sobre la seleccin. El usuario puede redactar los comentarios que considere
pertinentes.
Anexos proceso de seleccin. El usuario puede adjuntar archivos desde la su computador
o desde su biblioteca de documentos.
57
Ilustracin 91. Primara parte de la informacin general del informe de seleccin
Informacin presupuestal. Est diligenciado con la informacin ingresada en la creacin

del proceso, pero el usuario puede actualizarla.
Aprobadores para la apertura: Muestra el usuario que realiz la apertura de sobres. Si la
Entidad Estatal estableci flujos de aprobacin para el proceso, muestra los aprobadores
que participaron en el mismo.
Lotes. Si corresponde el SECOP II indica los lotes que forman parte del proceso.
Ilustracin 92. Segunda parte de la informacin general del informe de seleccin
58
Puntuacin. Muestra el puntaje otorgado a cada Proveedor admitido y da la opcin de
marcarlo como Seleccionado si ese Proveedor va a convertirse en adjudicatario o
dejarlo como Admitido, si el Proveedor no obtuvo el puntaje suficiente para ser
adjudicatario.
Ilustracin 93. Puntuacin de los proponentes participantes del proceso
2. Informe de evaluacin
En esta seccin la Entidad Estatal debe adjuntar el informe de evaluacin. Este informe queda
abierto para que los Proveedores que presentaron ofertas hagan observaciones de la
evaluacin generada para el sobre tcnico.
Ilustracin 94. Adjuntar informe de evaluacin del sobre tcnico
E usuario debe fijar una fecha y hora lmite para la presentacin de observaciones al informe
de evaluacin y hacer clic en Publicar. El usuario tambin puede hacer clic en Cambiar
para cargar como informe de evaluacin otro documento distinto a la plantilla.
59
Ilustracin 95. Publicar el informe de evaluacin del sobre tcnico
Despus de hacer clic en Publicar, el SECOP II muestra una pantalla de confirmacin

diciendo que el informe de evaluacin fue enviado a los Proveedores del proceso para
observaciones.
Ilustracin 96. Publicado el informe de evaluacin
3. Publicar ofertas recibidas

Esta opcin permite que la Entidad haga pblica todas las ofertas recibidas en el Proceso de
Contratacin, las ofertas se hacen visibles para todos los Proveedores participantes y la
ciudadana, incluyendo la oferta econmica, salvo aquellos documentos que sean
considerados confidenciales. Para poder hacer la publicacin de las ofertas primero se debe
publicar la lista de oferentes.
4. Observaciones
En esta seccin el SECOP II muestra una lista con las observaciones enviadas por los
Proveedores al informe de evaluacin.
60
Ilustracin 97. Observaciones recibidas al informe de evaluacin
Los usuarios pueden:
Ver observacin para consultar el detalle la observacin enviada por el Proveedor.

Contestar para responder la observacin del Proveedor. La Entidad Estatal puede: (i)
Aceptar o rechazar la observacin; (ii) Indicar si la respuesta es para todos los
Proveedores o slo para el que realiz la observacin; (iii) incluir una justificacin para la
aceptacin o rechazo; y (iv) Anexar documentos.
Para finalizar la respuesta el usuario debe hacer clic en Presentar
Ilustracin 98. Contestar observaciones del informe de evaluacin
Tras responder a todas las observaciones el usuario debe regresar a la aperturas de sobres
para iniciar la apertura del sobre econmico.
H. Informe de seleccin
En esta seccin el usuario publica el informe de seleccin con el cual se adjudica el proceso al
Proveedor seleccionado. El usuario debe cargar el documento en el SECOP II desde su computador.
61
Ilustracin 99. Seccin del informe de seleccin
Una vez cargado al SECOP II el informe de seleccin, el usuario debe hacer clic en Confirmar, lo
que activa la opcin Publicar. Al seleccionar esta ltima el informe es publicado para consulta de
todos los Proveedores.
Ilustracin 100. Adjuntar informe de adjudicacin y confirmar
Despus de dar clic en publicar la plataforma se regresa a la seccin de informacin general, el

usuario debe validar el estado del proceso y si est pendiente de publicacin debe regresar a la
seccin de informe de seleccin y dar clic en publicar para que sea visible para los proveedores y la
ciudadana
Ilustracin 101. Publicar informe de seleccin
62
En esta seccin el SECOP II muestra otras dos opciones: (i) Imprimir, que genera un archivo PDF
con el informe de seleccin; y (ii) Cancelar seleccin, que elimina la adjudicacin. Recuerde que esta
ltima opcin implica una terminacin anormal del proceso.
I. Envi de Minuta al Proveedor
Antes de iniciar con la ejecucin del contrato se debe firmar la minuta por las dos partes y despus
configurar los datos de ejecucin en la plataforma para el envi de la minuta se utiliza la seccin de
mensajes del rea trabajo del proceso, el usuario debe hacer clic en Crear en la seccin Mensajes
y pedir la subsanacin correspondiente.
Ilustracin 102. Crear mensaje para el envi de la minuta del Proceso de Contratacin
Cuando la Entidad Estatal hace clic en Crear, el SECOP II despliega un formulario para seleccionar
el destinatario del mensaje. En el men Grupo de destinatarios, el usuario puede escoger entre
diferentes grupos de destinatarios: adjudicatarios Tambin puede hacer una seleccin manual, una
vez seleccionado el proveedor adjudicado el usuario debe hacer clic Crear mensaje.
Ilustracin 103. Seleccionar Proveedor Adjudicado
Despus de hacer clic en Crear mensaje, el SECOP II muestra una pantalla para redactar el
mensaje en la cual el usuario va a enviar la minuta del Proceso de Contratacin y solicitar que el
Proveedor enva firmado el contrato como respuesta a del mensaje.
63
Ilustracin 104. Escribir mensaje de minuta
El Proveedor recibir la minuta firmada por parte de la Entidad Estatal para que la firme y la envi
como respuesta del mensaje.
J. Creacin del contrato
En relacin con la gestin contractual, el SECOP II ofrece diferentes funcionalidades. En primer

lugar, para la elaboracin de los contratos, la plataforma importa directamente los datos
almacenados en la creacin del Proceso (e.j. bienes y servicios a contratar, condiciones de la oferta
adjudicada, etc.); y permite el envo del contrato al adjudicatario para la firma electrnica del mismo.
En segundo lugar, a travs del SECOP II es posible hacer modificaciones al contrato (e.j adiciones
y prrrogas) -incluyendo suspensiones o terminaciones del mismo- y publicarlas. Finalmente, brinda
a la Entidades Estatales la posibilidad de hacer seguimiento al avance del contrato, ingresar la
informacin de facturacin y asignar cdigos a las facturas correspondientes en caso de ser
necesario.
Si la Entidad Estatal tiene flujos de aprobacin asociados a la creacin o modificacin de un contrato,

o a la aceptacin de garantas de los contratos, estos flujos deben ser configurados al crear los
equipos de Proceso.
Una vez definidas las fechas de inicio y de ejecucin del contrato el usuario puede iniciar con las
configuracin del contrato para esto el usuario debe ingresar a la seccin Contratos del rea de
trabajo del Proceso. En ella el SECOP II muestra el o los contratos (en caso de que sean varios los
adjudicatarios) que deben generarse para la adjudicacin.
64
Ilustracin 105. Ingresar al contrato
Al hacer clic en la referencia del contrato el SECOP II presenta un formulario con los siguientes
pasos:
Ilustracin 106. Men de configuracin del contrato
Durante cualquier momento de la edicin del contrato el usuario puede hacer clic sobre el botn
Guardar. Esto garantiza que la informacin que ha cargado en el SECOP II sea almacenada y que
el mismo usuario u otro con acceso al contrato puedan seguir configurndolo ms adelante.
1. Informacin general
Parte de la informacin a diligenciar en esta seccin es diligenciada automticamente por
el SECOP II a partir de los datos guardados de la Entidad Estatal en la elaboracin y
adjudicacin del proceso
Identificacin del contrato.

En seccin el usuario debe indicar: (i) el objeto del contrato,; (ii) si el contrato est asociado
a otro, y en caso de que sea as si la relacin es de tipo supervisin o intermediacin y con
qu contrato o contratos est relacionado; (iii) fechas de inicio y finalizacin del contrato;
(iv) definir si el contrato tiene liquidacin y las fechas de inicio y finalizacin
correspondientes; (v) indicar si el contrato tiene obligaciones ambientales y las fechas de
inicio y finalizacin de estas obligaciones; (vi) definir si el contrato tiene obligaciones post
65
consumo y las fechas correspondientes; y (vii) establecer si el contrato tiene reversin y en
qu fechas.
Ilustracin 107. Identificacin del contrato
En el caso de que el usuario desee asociar el contrato a otro, debe hacer clic en el link
Agregar. El SECOP II abre entonces una ventana con la lista de los contratos de la
Entidad Estatal. El usuario tiene que activar la casilla a la derecha del o de los contratos
que quiere asociar, y hacer clic en Confirmar.
66
Ilustracin 108. Contratos asociados
Para anular la asociacin de un contrato el usuario debe hacer clic en el icono x que
aparece a la derecha de la identificacin del contrato:
Ilustracin 109. Justificacin de asociacin de contratos
Informacin de la Entidad Estatal contratante y del Proveedor contratista.

En esta seccin el SECOP II muestra la identidad de la Entidad Estatal y el o los
Proveedores adjudicatarios. Adems ofrece links para acceder a la ficha detallada de cada
uno de ellos.
Cuenta bancaria del Proveedor.

Si el o los Proveedores adjudicatarios tienen sus datos bancarios diligenciados en su perfil
del SECOP II, la plataforma asocia por defecto al contrato esa informacin. Sin embargo
la Entidad Estatal puede cambiar estos datos si es necesario o, incluirlos en caso de que
el Proveedor no los haya indicado antes. Para actualizar la informacin el usuario debe
hacer clic en Editar informacin. Si el adjudicatario es un proponente plural el SECOP
permite definir una nica cuenta para la el mismo o una para cada Proveedor que lo
integra.
67
Informacin del contrato.
Estos datos son cargados automticamente por el SECOP II a partir de la informacin del
Proceso y la oferta.
Al terminar de diligenciar la seccion de informacion general el usuario debe dar clic en

Guardar
2. Condiciones
En esta seccin el usuario debe indicar las condiciones de los bienes y servicios adquiridos,
las condiciones financieras del contrato y las condiciones de entrega.
Condiciones de ejecucin y entrega.

En este apartado el responsable del contrato puede indicar las condiciones de entrega, las
fechas de inicio y terminacin de ejecucin del contrato, si el contrato puede ser prorrogado
o no, y si corresponde la fecha en que debe notificarse la prrroga.
Ilustracin 110. Condiciones de ejecucin y entrega
Configuracin financiera.
Esta seccin de la configuracin est dividida en diferentes apartados en los que el usuario
puede:
i. Condiciones generales
Establecer si para el contrato requiere la emisin de cdigos de autorizacin para la
facturacin. Esta condicin es opcional y por defecto est desactivada. En caso de ser
activada en la grilla de facturas del Paso 6 Ejecucin del contrato, para cada hito de
facturacin el SECOP II ofrecer la opcin de generar este cdigo y solo tras su emisin
el Proveedor podr registrar la factura correspondiente. Es importante tener en cuenta
que esta configuracin solo puede ser realizada en la creacin del contrato, despus no
podr ser cambiada.
ii. Garantas
SECOP II carga automticamente los datos del Proceso de contratacin configurados
en la seccin configuracin garantas. nicamente es posible modificar las fechas
68
asociadas a las garantas establecidas. Adems, si el adjudicatario present la garanta
de Seriedad de oferta, aparecer una grilla desde la que el usuario puede consultar
su detalle y descargar los documentos asociados.
iii. Pago de anticipos

Consultar si el contrato tiene anticipos y, en su caso, su configuracin. Esta informacin
viene definida desde el Proceso de contratacin, pero en la creacin del contrato el
usuario puede editar el porcentaje del anticipo y los hitos de amortizacin.
Ilustracin 111. Configuracin financiera del Contrato
Condiciones de facturacin y pago.

En este apartado el usuario puede establecer la forma y plazo de pago de la o las facturas
asociadas al contrato. Para ello el SECOP II ofrece dos campos desplegables en los que es
posible definir las opciones deseadas.
Informacin presupuestal.
SECOP II carga automticamente esta informacin de la indicada en el formulario de
creacin del Proceso, el usuario puede actualizarla. En esta seccin el usuario puede definir:
69
(i) el destino del gasto (i.e. inversin o funcionamiento); (ii) el origen de los recursos (i.e.
recursos propios, presupuesto nacional/territorial, regalas, recursos de crdito, sistema
general de participaciones SGP); (iii) si la Entidad Estatal est registrada en el SIIF; y si
corresponde (iv) los cdigos de CDP / Vigencias futuras.
El SECOP II tiene interoperabilidad con el SIIF. Al ingresar el CDP, la plataforma hace dos
verificaciones: i) que el CDP exista; y ii) que el valor del CDP no exceda el valor total del
proceso estimado por la Entidad Estatal.
Ilustracin 112. Informacin presupuestal del Proceso de Contratacin
Compromiso presupuestal de gastos.

En esta seccin el usuario puede consultar la disponibilidad presupuestal a partir del cdigo
de compromiso (es decir certificado de disponibilidad CDP o vigencia futura).
Para ello el usuario debe hacer clic en Agregar cdigo de compromiso
Ilustracin 113. Agregar cdigos de compromisos
El SECOP II abre entonces un formulario para indicar: (i) CDP o vigencia futura; (ii) el cdigo
de compromiso notificado a la Entidad Estatal por el Ministerio de Hacienda; (iii) el valor
realmente comprometido en el contrato; y (iv) el cdigo presupuestario correspondiente.
70
Ilustracin 114. Cdigo de compromiso
En caso de que el usuario se equivoque o desee eliminar un cdigo de compromiso, deber

seleccionar la casilla a la izquierda y hacer clic en borrar.
Si el cdigo es correcto y la Entidad est registrada en SIIF, el tras diligenciar el formulario

el usuario debe hacer clic en Consulta SIIF y una vez recibida la informacin del Ministerio,
hacer clic en Validar. Esto comprueba que el valor comprometido es menor al disponible.
Ilustracin 115. Validacin y consulta con SIIF
Comentarios.
Esta seccin permite anexar comentarios al contrato que el usuario considere oportunos.
Anexos al contrato.
El SECOP II permite que en este apartado que se adjunten al contrato los documentos
relacionados con las condiciones de entrega o las condiciones financieras que corresponda.
Puede tomarse tanto del equipo del usuario como desde la biblioteca de documentos de la
Entidad Estatal, esta seccin es opcional y no se refiere al anexo con la minuta del contrato,
el cual debe ser adjuntado en la seccin 5.Documentos del contrato, que ser explicada
posteriormente.
71
Direccin de notificaciones.
El SECOP II carga automticamente esta informacin a partir de la indicada por el Proveedor
en su ficha. Pero el usuario puede actualizarla. Para ello debe hacer clic en el botn Editar
direccin con lo que accede a un formulario de actualizacin.
Direcciones adicionales.
En este apartado el usuario puede aadir direcciones de comunicacin adicionales a la
principal. Para ello debe hacer clic en el botn Agregar ubicacin, con lo que el SECOP II
abre un formulario en el que buscar la direccin deseada entre las guardadas por la Entidad
Estatal, o crear una nueva.
3. Bienes y servicios
En esta seccin el SECOP II muestra la informacin de la lista de bienes o servicios a proveer
como parte del contrato y sus precios.
Ilustracin 116. Bienes y servicios a contratar
4. Documentos del Proveedor

En esta seccin el SECOP II muestra un listado precargado de documentos que la Entidad
Estatal puede seleccionar para solicitar como soporte del contrato, configur durante la
creacin del Proceso que el Proveedor adjudicatario deba entregar con el contrato Los
documentos definidos aparecen marcados con verde.
Adicionalmente el usuario puede aadir nuevos documentos en la seccin de documentos

alternativos y dar check en la opcin de solicitar en el contrato.
72
Ilustracin 117. Lista de documentos del proveedor
Tras la seleccin de la lista de documentos, el usuario debe definir el plazo mximo en que
el Proveedor puede entregar los documentos. En todo caso en el SECOP II este plazo es
indicativo ya que la plataforma no bloquea el envo de los documentos por parte del
Proveedor aunque haya pasado la fecha lmite. Es decisin de la Entidad Estatal aceptarlos
o no.
Ilustracin 118. Plazo mximo de entrega de documentos
Cuando el Proveedor anexe los documentos, el SECOP II asumir automticamente esa

fecha como la de entrega y la almacenar en la informacin del contrato.
73
5. Documentos del contrato
Este paso permite al usuario de la Entidad Estatal anexar el documento (Minuta del contrato)
del contrato o crearlo a partir de un documento tipo.
Adems el usuario podr establecer si los documentos del contrato deben ser firmados
ambas partes y definir la fecha de la firma.
Ilustracin 119. Documentos del contrato
6. Ejecucin del contrato

En esta seccin los responsables de la Entidad Estatal pueden planificar los hitos asociados
a la ejecucin del contrato, y realizar el seguimiento del cumplimiento de ese plan.
Ejecucin del contrato.

Este apartado permite crear el plan de ejecucin del proyecto. Para ello el SECOP II ofrece
dos alternativas: plan de entrega (cuando el usuario define la ejecucin con base en la
entrega de bienes y servicios por parte del Proveedor) o plan de avance (si la ejecucin del
contrato se mide por porcentaje de avance).
Ilustracin 120. Ejecucin del contrato
Planificacin por porcentaje.

Para acceder a este tipo de planificacin el usuario debe seleccionar la opcin Porcentaje
y en el formulario que aparece hacer clic sobre Crear plan.
74
Ilustracin 121. Crear plan de ejecucin del contrato
El SECOP II muestra un formulario en el que el usuario debe indicar (i) una referencia o
identificacin para el hito; (ii) la fecha prevista de ejecucin; (iii) el porcentaje de ejecucin
del proyecto previsto para ese hito; y (iv) las observaciones que sean oportunas. Por ltimo
el responsable de la creacin del plan debe hacer clic en Guardar.
Ilustracin 122. Formulario de creacin de plan de ejecucin del contrato
El usuario debe repetir este proceso las veces necesarias para completar la planificacin
con los diferentes hitos deseados.
Para cancelar alguno de los hitos el usuario debe seleccionar r la casilla que aparece a la
izquierda de ese hito y hacer clic en Cancelar plan.
Planificacin por recepcin de artculos.

Para acceder a este tipo de planificacin el usuario debe seleccionar la opcin Recepcin
de artculos. El SECOP II muestra entonces por defecto el entorno de planificacin basado
en artculos.
Para aadir una entrega de artculos el usuario debe hacer clic en Crear plan.
75
Ilustracin 123. Creacin de plan de recepcin de artculos
El SECOP II muestra un formulario en el que el usuario debe: (i) indicar la fecha prevista
de entrega; (ii) escribir las observaciones que considere oportunas y (iii) hacer clic en
Aadir artculo.
Ilustracin 124. Formulario de creacin de plan de trabajo de recepcin de artculos
Al seleccionar aadir artculo aparece otro formulario en el que el responsable del contrato
tiene que seleccionar el bien o servicio del contrato a que corresponde la entrega, indicar
la cantidad prevista, y hacer clic en Guardar:
Ilustracin 125. Agregar artculos al plan de entrega
El usuario debe repetir el procedimiento indicado tantas veces como sea necesario para
completar el plan de hitos de entrega.
76
Para cancelar algn hito cargado por error el responsable del contrato puede seleccionar
el check y hacer clic en Cancelar; o, hacer clic en el link Cancelar plan que aparece a
la derecha del hito a eliminar.
Ilustracin 126. Cancelar plan de entrega de artculos
Factura del contrato.

Partiendo de la informacin establecida en la configuracin financiera del contrato respecto
al pago de anticipos, el SECOP II muestra la informacin asociada a las facturas planificadas.
En el caso de que la Entidad Estatal haya establecido en las condiciones generales que es
preciso contar con un cdigo de facturacin, el SECOP II ofrece un enlace Generar junto a
cada factura planificada. Al hacer clic en este enlace es creado el cdigo de facturacin para
el Proveedor.
Ilustracin 127. Factura del contrato
Si el responsable del contrato no ha indicado la necesidad de los cdigos de facturacin, las

facturas quedan en estado de Pendiente de registro.
Balance de pagos y Balance de entregas.

Esta seccin ofrece a los usuarios informacin sobre la planificacin del contrato y su estado
actual.
77
Ilustracin 128. Balance de pagos y entregas del plan de ejecucin
Documentos de ejecucin del contrato.

En el momento de la configuracin del contrato, este apartado no muestra ninguna
informacin. Aqu ser posible cargar los documentos correspondientes al seguimiento del
avance de contrato (por ejemplo los informes de interventora o de entrega de los entregables
del contrato).
7. Modificaciones del contrato

Durante la creacin del contrato esta seccin est bloqueada, por lo que no es posible acceder
a ella. Est descrita en el apartado XI.E.
Para realizar la solicitud de subsanacin, el usuario debe ingresar al rea de trabajo del
proceso, hacer clic en Crear en la seccin Mensajes y pedir la subsanacin
correspondiente.
Ilustracin 153. Crear mensaje de subsanacin

Cuando la Entidad Estatal hace clic en Crear, el SECOP II despliega un formulario para
seleccionar el destinatario del mensaje. En el men Grupo de destinatarios, el usuario
puede escoger entre diferentes grupos de destinatarios: Proveedores- que son los que
presentaron ofertas al proceso-, adjudicatarios o no adjudicatarios. Tambin puede hacer
una seleccin manual, o hacer pblico el mensaje. Para enviar el mensaje a un Proveedor
en particular, el usuario debe hacer clic en Seleccin manual en el men Grupo de
destinatarios y luego en Buscar. El SECOP II muestra una lista de Proveedores. El
78
usuario debe hacer clic en el o los Proveedores a los que vaya a pedir la subsanacin y
luego hacer clic en Crear mensaje.
Ilustracin 154. Seleccionar destinatario (Seleccin manual)
Ilustracin 155. Seleccionar Proveedor
Despus de hacer clic en Crear mensaje, el SECOP II muestra una pantalla para redactar
el mensaje en la cual el usuario puede indicar si quiere el que el mensaje enviado al
Proveedor sea pblico o no. Al terminar de redactar el mensaje, el usuario debe hacer clic
en Enviar. Si quiere guardar el mensaje para continuar redactndolo despus, el usuario
debe hacer clic en Guardar como borrador.
79
Ilustracin 156. Escribir mensaje de subsanacin
El Proveedor recibir la solicitud de subsanacin y debe enviar los documentos solicitados

como anexos a la respuesta al mensaje de la Entidad Estatal.
Agregar subsanacin a las ofertas

La Entidad Estatal es la responsable incorporar las subsanaciones enviadas por los Proveedores a
sus ofertas. Para hacerlo el usuario debe ingresar al rea de trabajo del proceso y seleccionar el
mensaje de respuesta del Proveedor a la solicitud de subsanacin.
En el mensaje aparece la lista de los documentos enviados por el Proveedor. El usuario

debe seleccionar la casilla a la izquierda de cada documento y hacer clic en Agregar
documentos a la oferta.
Ilustracin 157. Agregar documentos de subsanacin a la oferta
80
A continuacin, el SECOP II anexa automticamente los documentos a la oferta con el
identificador Documento anexado por la Entidad Estatal.
Ilustracin 158. Oferta con documentos subsanados
Modificacin de contratos.
8. Confirmacin del contrato

Esta seccin permite a la Entidad Estatal enviar al Proveedor el contrato para su aceptacin y
firma del contrato.Tras completar los pasos correspondientes a la creacin del contrato, el
usuario debe hacer clic en Confirmar contrato.
Ilustracin 129. Confirmar contrato
del proceso cuando el usuario de clic confirmar contrato la plataforma abre una ventana
emergente con el flujo de aprobacin correspondiente al hito de aprobacin del contrato, el
9. Envo del contrato al Proveedor

Cuando la Entidad Estatal hace clic en Enviar al Proveedor, el contrato es enviado para que
el Proveedor lo lea y lo apruebe.
81
Ilustracin 130. Enviar contrato a proveedores
Al enviarlo el estado del contrato pasa a En revisin del Proveedor. La aprobacin por parte
del Proveedor no significa una firma formal del contrato. Para contar con una versin firmada
del contrato por parte del Proveedor, la Entidad Estatal debe enviar un mensaje al Proveedor
adjudicatario con el documento del contrato a travs de la seccin Mensajes en el rea de
trabajo del proceso
K. Aprobacin del contrato
El usuario debe acceder a la seccin Documentos del contrato. Ah puede cargar la documentacin
que considere oportunos (por ejemplo el contrato firmado por la Entidad Estatal) y que estar tambin
accesible para el Proveedor y los usuarios que consulten el contrato.
Adems debe activar la opcin Los documentos del Proceso estn firmados por la Entidad Estatal
y el Proveedor e indicar la fecha de firma.
Ilustracin 131. Fecha de firma del contrato
Por ltimo debe hacer clic en Aprobar contrato, con lo que el estado de ste pasa a En ejecucin.
La aprobacin del contrato activa las funciones de evaluar proveedor y modificar
Ilustracin 132. Aprobar contrato
L. Ejecucin del contrato
82
El SECOP II incluye funcionalidades para realizar el seguimiento de la ejecucin del contrato. Para
acceder a ellas el responsable de la Entidad Estatal puede seguir dos caminos:
Acceder a los Procesos de la Entidad al contrato del Proceso deseado Entrar en la seccin
de Contratos de la Entidad Estatal y en ella seleccionar el contrato que vaya a ser gestionado
Una vez haya accedido al contrato el usuario debe seleccionar la seccin Ejecucin del contrato
Ilustracin 133. Ejecucin del contrato
1. Cumplimiento del plan de ejecucin.

En el apartado Ejecucin del contrato el usuario puede hacer un seguimiento del plan de
ejecucin del contrato ya sea por entrega de bienes o servicios o por porcentaje de ejecucin.
Ilustracin 134. Gestor de ejecucin del contrato
A la derecha de cada referencia del plan el SECOP II ofrece dos enlaces:
83
Ver: lleva a una pantalla con la informacin detallada del punto de la planificacin.
Adems aparece un botn Editar, que muestra un formulario para actualizar la
informacin del hito.
Ilustracin 135. Editar plan de ejecucin del contrato
Confirmar: al hacer clic en esta opcin aparece un formulario en el que el usuario puede
indicar la fecha real del cumplimiento del hito (que puede ser diferente de la planificada), el
avance del mismo, y las observaciones que considere pertinentes. Tras ello debe hacer
clic en Guardar.
Ilustracin 136. Guardar cambio del plan de ejecucin
Dado que el cumplimiento del contrato puede no corresponderse con el plan que la Entidad
Estatal ha establecido inicialmente, el SECOP II ofrece la funcionalidad Recepcin no
planificada. Mediante la misma ella es posible incluir hitos no previstos para ajustar el plan
a la realidad.
84
Despus de hacer clic en Recepcin no planificada aparece un formulario en el que el
usuario debe diligenciar la fecha, el avance del contrato y las observaciones necesarias.
Ilustracin 137. Recepciones no planeadas
Una vez diligenciada la Recepcin no planeada, su informacin aparece junto a las dems
recepciones o entregas del contrato.
Ilustracin 138. Gestor de entregas
2. Factura del contrato.

En esta seccin del SECOP II el usuario puede gestionar la facturacin asociada al contrato.
Para ello muestra los diferentes hitos de facturacin establecidos. Adems, en el caso de los
contratos para los que est establecido que es preciso generar cdigos de autorizacin para
las facturas, un link Generar permite al responsable de la Entidad Estatal crear dicho
cdigo. Una vez generado aparece otro link Cancelar que sirve para que eliminar el cdigo
creado.
85
Ilustracin 139. Facturas del contrato
Cuando el usuario genera un cdigo de facturacin, el SECOP II enva una alerta por correo
al Proveedor.
El Proveedor debe entonces registrar la factura en el SECOP II, que enviar un correo de
notificacin al responsable de la Entidad Estatal.
Aparece entonces en esta seccin la informacin de la factura registrada junto con los links
para consultar el detalle de la factura y aceptarla o rechazarla.
Ilustracin 140. Estado de la factura
Al hacer clic en el link deseado el SECOP II abre una ventana con la informacin detallada
de la factura y muestra un formulario para incluir la fecha de recepcin de la factura, la fecha
estimada de pago, el compromiso presupuestal asociado y el plan de recepcin asociado. El
usuario tambin puede el documento asociado a la factura. En el caso de rechazar la factura
debe indicar la razn.
Por ltimo el usuario debe hacer clic en Confirmar. El SECOP II enva entonces un correo
al Proveedor notificndole la aceptacin o rechazo de la factura.
86
Ilustracin 141. Confirmar factura
Tras aprobar la factura, el SECOP II actualiza la informacin mostrada y el estado de la

factura a Aprobada. Muestra tambin un enlace Marcar como pagado que abre un
formulario en el que el usuario puede indicar la fecha en que efectivamente es realizado el
pago al Proveedor. El SECOP II enva una alerta al Proveedor con la notificacin del pago.
Una vez confirmado el pago, el estado de la factura pasa a Pagado.
3. Balance de pagos y entregas.

El SECOP II va modifica automticamente esta seccin conforme los responsables del
contrato actualicen la informacin de la facturacin y ejecucin.
87
Ilustracin 142. Balance de pagos y entregas
4. Documentos de ejecucin del contrato.

En esta seccin los responsables del contrato pueden cargar documentos relacionados con
la ejecucin del mismo. Estos documentos estarn disponibles tanto para la Entidad Estatal
como para el Proveedor, que tambin puede cargar documentos en esta seccin desde su
cuenta.
Ilustracin 143. Documentos de ejecucin del contrato
M. Cerrar Contrato
Es importante tener en cuenta que para realizar el cierre es preciso que estn cumplidas todas las
fechas asociadas. Si no es as ser preciso modificar esas fechas para poder cerrar el contrato.
Adems, dado que para cerrar un contrato el SECOP II tambin exige que el responsable de la
Entidad Estatal haya evaluado al Proveedor, en caso de que la evaluacin no haya sido realizada el
SECOP II muestra e formulario de evaluacin antes del cierre del contrato
88
Ilustracin 144. Listado de opciones para la modificacin del contrato
Despus de que el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificacin el SECOP II muestra
un formulario con todas las fechas asociadas al plan de pagos y las garantas para que sean
actualizadas. Adems el responsable de la Entidad Estatal debe anexar el acta de liquidacin del
contrato.
89
Ilustracin 145. Confirmar Cierre de contrato
N. Otras opciones para la Entidad Estatal dentro del Proceso de Contratacin
Para la Entidad Estatal SECOP II, tiene disponibles algunas secciones extras descritas a
continuacin:
90
10. Modificaciones y adendas al Proceso de Contratacin.
En esta seccin el usuario puede consultar los cambios realizados en el proceso
(denominados modificaciones si son anteriores a la publicacin de los documentos
definitivos del proceso y adendas si son posteriores) y realizar modificaciones o adendas.
Ilustracin 146. Seccin de modificaciones o adendas
Si el usuario hace clic en el ttulo de la modificacin puede consultar su detalle. Adems, si

hace clic en Ver ms accede a una seccin con el detalle de todas las modificaciones o
adendas realizadas en el proceso.
Ilustracin 147. Gestor de modificacin de SECOP II
En esta seccin, el usuario tambin puede realizar una nueva modificacin o adenda
haciendo Clic en Crear. A continuacin, el SECOP II le muestra los diferentes aspectos
del proceso que puede modificar. Para hacer la modificacin, el usuario debe redactar
primero una justificacin y luego hacer clic en Realizar modificacin.
91
Ilustracin 148. Crear modificaciones o adendas
Para ilustrar el procedimiento de modificaciones al proceso en este manual, escogeremos

como ejemplo una modificacin al cronograma del proceso. Al hacer clic en Editar
configuracin, el SECOP II despliega los diferentes elementos de la misma, entre ellos el
cuestionario. El usuario puede modificar una o varias fechas. Cuando termine de hacer las
modificaciones debe hacer clic en Confirmar.
Ilustracin 149. Modificar cronograma del proceso de contratacin
92
Despus de dar clic en Confirmar, el SECOP II despliega una pantalla, que da la opcin de
Aplicar la modificacin o cancelarla (Cancelar modificacin). Si el usuario quiere confirmar
la modificacin al proceso, debe hacer clic Aplicar modificacin.
Ilustracin 150. Aplicar la modificacin al proceso
A continuacin, el SECOP II muestra un mensaje de confirmacin notificando que la

modificacin se hizo exitosamente. Los Proveedores que se hayan suscrito al proceso
recibirn una notificacin del SECOP II a su cuenta, avisndoles que la modificacin fue
realizada por la Entidad Estatal.
Ilustracin 151. Notificacin de la creacin de la modificacin
11. Ofertas en papel
SECOP II permite subir ofertas que los Proveedores hayan hecho llegar en papel a la Entidad
Estatal.
Inmediatamente la Entidad Estatal recibe la oferta en papel, debe generar un acuse de recibo
y digitalizarlo. Cuando vaya a subir la oferta en papel, debe adjuntar este acuse de recibo
como documento anexo de la oferta, con el fin de certificar la recepcin de la oferta en la
fecha y hora establecida para ello en el cronograma del proceso.
Para subir la oferta en papel, el usuario debe seguir los siguientes pasos:
93
Solicitarle al Proveedor que envi la oferta en papel: para que la Entidad Estatal
pueda subir ofertas en papel debe indicarle al Proveedor que se registre en el SECOP
II, siguiendo los procedimientos explicados en el Manual de Proveedores para el USO
del SECOP II
(http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/capacitacion/manual_proveedore
s_para_el_uso_de_secop_ii.pdf). Recuerde que si el Proveedor no se registra en el
SECOP II no es posible subir la oferta en papel pues en el SECOP II toda oferta
registrada debe estar asociada a un Proveedor existente en la plataforma. El usuario
debe hacer clic en Subir oferta en papel
Ilustracin 159. Ingresar a la opcin Subir ofertas en papel
Nombre a la oferta: hacer clic en Buscar/cambiar para seleccionar al Proveedor ya

registrado y posteriormente hacer clic en Subir ofertas de papel.
Ilustracin 160. Ingresar ttulo y seleccionar oferente
94
Despus de hacer clic en Subir oferta en papel, el SECOP II muestra un mensaje de
confirmacin de que la oferta fue creada y un formulario para ingresar todos los datos y
documentos de la oferta. El usuario debe hacer clic en > para diligenciar el formulario.
Ilustracin 161. Oferta creada
Seleccionar lotes: el SECOP II habilita una seccin para que la Entidad Estatal
seleccione los lotes para los cuales el Proveedor ha presentado oferta. Al terminar de
seleccionar los lotes, el usuario debe hacer clic en > para continuar llenando el
formulario.
Ilustracin 152. Seleccionar lotes a participar
Cuestionario: El usuario de la Entidad Estatal debe ingresar todas las respuestas al

cuestionario que realiz el Proveedor y hacer clic en >.
95
Ilustracin 162. Ingresar oferta econmica
Cargar Documentos: la Entidad Estatal debe adjuntar todos los documentos anexos
que hagan parte de la oferta y el acuse de recibo de la oferta, que, cmo est explicado
anteriormente, certifica la recepcin de la oferta en la fecha y hora establecida para ello
en el cronograma del proceso. Cuando haya terminado de adjuntar estos documentos,
el usuario de la Entidad Estatal debe hacer clic en Finalizar oferta.
Ilustracin 163. Finalizar oferta
El SECOP II muestra entonces una pantalla confirmando que la oferta ha sido finalizada
y habilita la opcin Ir a presentar.
96
Ilustracin 164. Presentar oferta
Presentar oferta: el SECOP II muestra una pantalla para que el usuario de la Entidad
Estatal confirme la presentacin de la oferta. Recuerde seleccionar la casilla He ledo y
acepto las advertencias para el envo.
Ilustracin 165. Confirmar presentacin de ofertas
Una vez el usuario de la Entidad Estatal hace clic en Confirmar, la oferta en papel
queda registrada en el SECOP II y puede ser admitida o excluida y evaluada junto con
las dems ofertas presentadas en lnea.
97
12. Subsanacin de documentos de la oferta
Esta funcionalidad permite que la Entidad Estatal solicite a los Proveedores subsanar sus
ofertas. Para ello el usuario debe:
Subsanacin de documentos
Para realizar la solicitud de subsanacin, el usuario debe ingresar al rea de trabajo del
proceso, hacer clic en Crear en la seccin Mensajes y pedir la subsanacin
correspondiente.
Ilustracin 153. Crear mensaje de subsanacin
Cuando la Entidad Estatal hace clic en Crear, el SECOP II despliega un formulario para
seleccionar el destinatario del mensaje. En el men Grupo de destinatarios, el usuario
puede escoger entre diferentes grupos de destinatarios: Proveedores- que son los que
presentaron ofertas al proceso-, adjudicatarios o no adjudicatarios. Tambin puede hacer
una seleccin manual, o hacer pblico el mensaje. Para enviar el mensaje a un Proveedor
en particular, el usuario debe hacer clic en Seleccin manual en el men Grupo de
destinatarios y luego en Buscar. El SECOP II muestra una lista de Proveedores. El
usuario debe hacer clic en el o los Proveedores a los que vaya a pedir la subsanacin y
luego hacer clic en Crear mensaje.
Ilustracin 154. Seleccionar destinatario (Seleccin manual)
98
Ilustracin 155. Seleccionar Proveedor
Despus de hacer clic en Crear mensaje, el SECOP II muestra una pantalla para redactar
el mensaje en la cual el usuario puede indicar si quiere el que el mensaje enviado al
Proveedor sea pblico o no. Al terminar de redactar el mensaje, el usuario debe hacer clic
en Enviar. Si quiere guardar el mensaje para continuar redactndolo despus, el usuario
debe hacer clic en Guardar como borrador.
Ilustracin 156. Escribir mensaje de subsanacin
El Proveedor recibir la solicitud de subsanacin y debe enviar los documentos solicitados

como anexos a la respuesta al mensaje de la Entidad Estatal.
99
Agregar subsanacin a las ofertas
La Entidad Estatal es la responsable incorporar las subsanaciones enviadas por los Proveedores a
sus ofertas. Para hacerlo el usuario debe ingresar al rea de trabajo del proceso y seleccionar el
mensaje de respuesta del Proveedor a la solicitud de subsanacin.
En el mensaje aparece la lista de los documentos enviados por el Proveedor. El usuario

debe seleccionar la casilla a la izquierda de cada documento y hacer clic en Agregar
documentos a la oferta.
Ilustracin 157. Agregar documentos de subsanacin a la oferta
A continuacin, el SECOP II anexa automticamente los documentos a la oferta con el

identificador Documento anexado por la Entidad Estatal.
Ilustracin 158. Oferta con documentos subsanados
100
13. Modificacin de contratos
El SECOP II permite realizar la modificacin de los contratos generados en esta plataforma
de forma rpida. Estas modificaciones son responsabilidad de la Entidad Estatal, pero su
informacin es pblica ya que queda un registro de ellas. Adems, cuando una Entidad Estatal
realiza una modificacin, sta es comunicada automticamente por correo electrnico a los
Proveedores adjudicados.
I. Acceso al men de modificaciones.

Para acceder al entorno de gestin de las modificaciones el usuario debe hacer clic en el
botn Modificar que aparece en todas las pginas de la gestin del contrato tras haber sido
aprobado.
Ilustracin 159. Modificar contratos
II. Tipos de modificaciones.

El SECOP II ofrece la posibilidad de realizar los siguientes tipos de modificacin:
Suspensin de contrato. Con esta modificacin el SECOP II detiene la ejecucin del

contrato. Durante ese periodo nicamente ser posible aadir y registrar facturas.
Reactivar el contrato. Modificacin con la que un contrato suspendido vuelve a entrar
en vigencia.
Interpretacin y modificacin del contrato. Este tipo de modificacin permite actualizar
la mayora de las condiciones del contrato salvo los bienes y servicios. Esta modificacin
se realiza por la Entidad Estatal sin que el Proveedor pueda participar (por ejemplo, la
Entidad Estatal puede subir un nuevo contrato y el Proveedor no puede aceptarlo ni
firmarlo).
Adicin en valor al contrato. Modificacin que nicamente permite modificar las
condiciones y los bienes y servicios del contrato aadiendo nuevos artculos o nuevas
cantidades (pero no precios unitarios). Es importante tener en cuenta que cuando la
Entidad Estatal realiza esta modificacin el Proveedor tiene que actualizar las garantas
presentadas.
Reduccin del valor del contrato. Modificacin orientada a disminuir el valor del
contrato.
Cesin de contrato. Esta modificacin permite ceder el contrato de un Proveedor a otro.
Al realizarla el SECOP II genera un contrato para el nuevo Proveedor y solo permite al
primer Proveedor consultar el estado del contrato hasta su cesin.
Prrroga de tiempo del contrato. Corresponde a la modificacin de contrato a utilizar
en los casos de ampliacin de su duracin.
101
Terminar el contrato. Corresponde al cierre anormal del contrato. Dado que para cerrar
un contrato el SECOP II exige que el responsable de la Entidad Estatal haya evaluado al
Proveedor, en caso de que la evaluacin no haya sido realizada el SECOP II muestra e
formulario de evaluacin antes del de modificacin
Caducar el contrato. Es el cierre del contrato que tiene lugar cuando las fechas del
mismo han vencido (independientemente de si la ejecucin ha sido completada).
III. Realizacin de una modificacin.

Para realizar una modificacin el usuario debe acceder a la interfaz de modificaciones y
hacer clic sobre el tipo que desea. Al hacerlo el SECOP II mostrar una ventana de solicitud
de confirmacin.
Ilustracin 160. Confirmar tipo de modificacin
El usuario tiene entonces que hacer clic sobre Confirmar.
Segn el tipo de modificacin a realizar el SECOP II genera diferentes formularios descritos

ms adelante.
Tras diligenciar la informacin el SECOP II muestra un aviso de que la modificacin ser

aplicada despus de que sea publicada por el usuario.
Ilustracin 161. Aviso de publicacin de las modificaciones la contrato
El SECOP II muestra adems los siguientes botones:
Borrar modificacin: anula la modificacin que est realizando el usuario, pero guarda
el registro de la misma de forma que puede ser consultado.
Guardar modificacin: guarda los cambios realizados, pero no aplica la modificacin. El
usuario puede salir del SECOP II y volver a la edicin de la modificacin ms adelante.
102
Para hacerlo tiene que acceder al contrato y hacer clic en el sptimo paso del men de
gestin del contrato.
Finalizar modificacin: activa el flujo de publicacin de la modificacin si la Entidad
Estatal lo ha definido. Una vez autorizada esta modificacin el usuario debe hacer clic en
el botn Publicar modificacin.
Cuando el usuario publica la modificacin el SECOP II enva una notificacin por correo
electrnico al Proveedor afectado.
NOTA: Si el contrato modificado est asociado a otro contrato, cuando el usuario publica la
modificacin el SECOP II muestra una alerta para que confirme si el cambio realizado aplica tambin
una modificacin en el otro contrato.
IV. Formularios de modificacin.

Segn el tipo de modificacin a realizar el SECOP II genera diferentes formularios:
Suspensin de contrato.
En este caso el SECOP II nicamente solicita la confirmacin de que el usuario desea
realizar la modificacin.
Ilustracin 162. Suspensin de contrato
Reactivar el contrato.
Como en el caso de la suspensin el SECOP II nicamente solicita la confirmacin del
usuario de que desea realizar esa modificacin.
Ilustracin 163. Reactivar contrato
Interpretacin y modificacin del contrato.
103
Cuando el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificacin el SECOP II
desbloquea la edicin de las secciones del contrato: (i) Informacin general; (ii)
Condiciones; (iii) Documentos del Proveedor; y (iv) Documentos del contrato.
Ilustracin 164. Secciones habilitadas para interpretacin y modificacin al contrato
Las posibilidades de edicin son las mismas que en el momento de la creacin del
contrato.
Adicin en valor al contrato.

desbloquea la edicin de las secciones del contrato: (i) Condiciones; (ii) Bienes y
servicios; y (iii) Documentos del contrato.
Ilustracin 165. Secciones habilitadas para la adicin en el valor del contrato
contrato salvo en el apartado de Condiciones en que solo es posible actualizar las
condiciones de entrega y las fechas de vigencia de las garantas.
104
Reduccin del valor del contrato.
desbloquea la edicin de las secciones del contrato: (i) Condiciones; (ii) Bienes y
servicios; y (iii) Documentos del contrato.
Ilustracin 166. Secciones habilitadas para la reduccin en el valor del contrato
contrato salvo en el apartado de Condiciones en que solo es posible actualizar las
condiciones de entrega y las fechas de vigencia de las garantas.
Cesin de contrato.
Despus de que el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificacin el
SECOP II muestra un formulario para indicar el nuevo Proveedor.
Ilustracin 167. Cesin del contrato
Al hacer clic sobre la lupa el SECOP II abre una ventana flotante en la que el usuario
debe realizar la bsqueda del nuevo Proveedor y hacer clic en Agregar.
105
Ilustracin 168. Bsqueda de Proveedores para cesin de contrato
Prrroga de tiempo del contrato.

SECOP II muestra un formulario con todas las fechas asociadas al contrato para que
sean actualizadas.
106
Ilustracin 169. Prorroga en tiempo del contrato
Terminar el contrato.
SECOP II muestra un formulario con todas las fechas asociadas al plan de pagos y las
garantas para que sean actualizadas. Adems el responsable de la Entidad Estatal debe
anexar el acta de liquidacin del contrato.
107
Ilustracin 170. Terminacin del contrato
Caducar el contrato.
El SECOP II activa a posibilidad de realizar este tipo de modificacin cuando se supera
la fecha establecida de finalizacin del contrato.
Al seleccionar el usuario esta modificacin el SECOP II muestra el formulario de

valoracin del Proveedor si todava no fue realizada,
El SECOP II tambin muestra un formulario en el que el usuario tiene que indicar la fecha
de fin de liquidacin, y si corresponde, de finalizacin de las obligaciones pendientes,
anexar el documento del acta de liquidacin, y pulsar en el botn Confirmar.
108
Ilustracin 171. Caducar contrato
El SECOP II activa entonces la seccin de Condiciones que pueden ser editadas de la

misma forma que al crear el contrato
Ilustracin 172. Secciones habilitadas para la caducar el contrato
V. Consulta de modificaciones.
Para consultar el historial de modificaciones realizadas en el contrato, el usuario debe hacer
clic en el sptimo paso del men de gestin de contratos: Modificacin del contrato.
109
Ilustracin 173. Seccin de modificaciones del contrato
El SECOP II muestra entonces la lista de las modificaciones incluidas las anuladas antes de
ser aplicadas. Para cada una muestra su cdigo, tipo, fechas de creacin y aprobacin,
estado, versiones, y los cambios realizados.
Ilustracin 174. Estado de las modificaciones del contrato
En el caso de las modificaciones aprobadas a la derecha tienen un link Detalle que lleva a
una informacin ms detallada. Para las modificaciones que han sido guardadas pero no
publicadas aparece a la derecha un link Editar que lleva al entorno de edicin de las
modificaciones.
Nota: si en el equipo de trabajo del proceso se configuro flujos de aprobacin para la modificacin
de los contratos cuando el usuario de clic Finalizar modificacin la plataforma abre una ventana
emergente con el flujo de aprobacin correspondiente al hito de modificacin de contratos, el
110

Manual-Seleccion Abreviada-Menor Cuantia

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Manual de uso del SECOP II

Proceso Concurso de Seleccin Abreviada menor cuanta

II SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA .......................................................... 8

A. Creacin y Publicacin del proyecto de pliegos ........................................................................................ 9

B. Responder observaciones al proceso ........................................................................................................ 37

C. Publicar pliegos de condiciones definitivos y apertura de manifestacin de inters ............. 39

G. Informes evaluacin ......................................................................................................................................... 56

H. Informe de seleccin ........................................................................................................................................ 61

K. Aprobacin del contrato ................................................................................................................................. 82

El procedimiento para la seleccin de proyectos de arquitectura es el establecido en el decreto 2326

III Diagrama fases del proceso

Ilustracin 1. Esquema del Proceso de Seleccin abreviada de menor cuantia

A. Creacin y Publicacin del proyecto de pliegos

1. Creacin proyecto de pliegos

Acceder a Procesos en la barra de inicio y posteriormente hacer clic en Tipos de

Ilustracin 2. Acceder a creacin procesos

Ilustracin 3. Tipos de procesos

Ilustracin 4. Crear proceso de contratacin

Ilustracin 5. Secciones formulario de creacion del Proceso de Contratacion

1.1. Informacin general

Algunas aclaraciones sobre el formulario anterior:

c) Clasificacin de bienes y servicios: El usuario puede agregar cuantos cdigos de las

f) Direccin de notificaciones: Si el usuario no selecciona la opcin Utilizar la misma

g) Acuerdos comerciales: Si el usuario tiene un proceso para el que aplican acuerdos

1.2. Configuracin del Proceso

a) Cronograma: En el cronograma el usuario establece las fechas correspondientes a los

o Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones durante cinco (5) das hbiles

La pantalla a continuacin muestra el cronograma de la seccin Configuracin para un

b) Configuracin Financiera: Corresponde con las condiciones financieras que sern

Pago de Anticipos: En esta parte del formulario el usuario puede establecer si en el

Para activar esta opcin el usuario debe seleccionar la opcin S en Pago de

Ilustracin 9. Configuracin Financiera

Solicitud de garantas? Esta seccin permite al usuario establecer qu tipos de

Segn el tipo de garanta seleccionado el SECOP II habilita diferentes opciones para

En el caso de las garantas de cumplimiento, el usuario puede seleccionar una o ms

c) Mipymes: Define si el proceso est limitado a este tipo de empresas o no.

e) Precios. El usuario puede ingresar el valor total estimado del proceso.

g) Configuraciones avanzadas. Si el usuario activa esta opcin el SECOP II ofrece un men

La pantalla a continuacin muestra la segunda parte de la seccin de Configuracin para

Ilustracin 11. Segunda parte de la configuracin

Ilustracin 13. Crear secciones para el cuestionario

Pregunta de respuesta mltiple: Al responder el Proveedor tiene que elegir entre

El usuario debe escribir la pregunta en el rea correspondiente y agregar las opciones

Ilustracin 14. Crear pregunta respuesta mltiple

El usuario debe escribir la pregunta en el rea correspondiente y agregar las opciones

Ilustracin 15. Preguntas respuesta mltiple

Ilustracin 17. Crear pregunta abierta

Pregunta numrica. La respuesta es un nmero. No hay lmite de dgitos.

Ilustracin 19. Crear preguntas de anexos

Respuesta lgica. La Entidad Estatal plantea una pregunta y el Proveedor debe

Ilustracin 20. Crear pregunta respuesta lgica

Pregunta de requisitos. Sirve para pedir requisitos al Proveedor. Para incluir un

A continuacin, el SECOP II muestra el formulario para el requisito. El usuario debe

Ilustracin 22. Crear pregunta de plazo

Pregunta de condiciones de entrega: El Proveedor debe elegir entre una lista de

Ilustracin 23. Crear pregunta de condiciones de entrega

Ilustracin 24. Lista de artculos sobre econmico

El usuario de la Entidad Estatal debe editar la referencia, descripcin, cantidad que

El SECOP II habilita mximo 20 lneas para ingresar bienes o servicios. Si la compra de

Ilustracin 25. Exportar o importar Excel para ingresar lista de artculos

A continuacin el SECOP II descarga automticamente un formato. El campo Nivel

Para establecer un modelo de evaluacin, la Entidad Estatal debe seleccionar S en la opcin

a) Modelos de evaluacin diseados por Colombia Compra Eficiente debe seleccionar