Estandar - Elaboracion - Manuales - Norma - Procedimiento Del SENIAT PDF

NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Administracin Ejecutiva y Organizacin

Organizacin Interna
Versin 4.1/Mayo, 2007

REPUBlICA BOLlVARIANA DE VENEZUElA
SEN~~~,
SERVICIO NAOONAlINTEGRAOO OE AD.IIINISTRAClON ADUANERA Y TRlBUTAlIA
Adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas
CUENTA N OPOIDO/2007f}i/:"
AL: SUPERINTENDENTE NACIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO

DEL: JEFE DE LA OFICINA DE PLANIFICACION y ORGANIZACION
SECUENCIA: 1. ASUNTO:
1. Asunto Presentar para la aprobacin del
2. Relacin Superintendente Nacional Aduanero y
Tributario, el Manual de Normas y
3. Soluciones Propuestas Procedimientos Administrativos "Estndar para
4. Anexos la Elaboracin de Manuales de Normas y
5. Desicin Procedimientos" - Versin 4.1/Mavo 2007.
2. RELACION:
Conforme a lo establecido en los artculos Nmeros 35 y 37 de la Ley Orgnica de la Confralora
General de la Repblica, en concordancia con el artculo No. 2 del Reglamento sobre la
Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional; artculo 10 numeral 2 y 7
de la Ley del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria y el artculo 7 y ,
numeral 25 de la Providencia Administrativa N SNAT-2007-0009, con el fin de estandarizar la
elaboracin y presentacin de los Manuales de Normas y Procedimientos del SENIAT, se elabor
el presente Manual con la debida participacin y revisin de los usuarios.
3. SOLUCION PROPUESTA:
Aprobacin del Manual "Estndar para la Elaboracin de Manuales de Normas y
Procedimientos" - Versin 4.1/Mayo 2007
Autorizar al Jefe de la Oficina de Planificacin y Organizacin, proceder a la implantacin y
seguimiento del Manual de Estndar para la Elaboracin de Manuales de Normas y
Procedimientos - Versin 4.1/Mayo 2007.
4.
racin de Manuales de Normas y Procedimientos"-
Equipo de Trabajo y los Niveles de Autorizacin
. GONZALEZ
CIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO:

VISTO I DIFERIDO
Fecha: Fecha:
Cumplir ro'l la MU110aw' , g;ll Vlgente
~ Org!nlca de la (ontIt.lorl' Generil deTa~

~ de U(tta'lones
a la (orrupcl6n
~u,\e.r'e a la O\Sponil
REPUBlICA BOllVARIANA
Adscrito al Ministerio
DE VENEZUELA
.
del Poder Popular para las Finanzas
0056
FECHA: No. Noviembre
ACTA DE APROBACION
Los miembros del equipo de Trabajo abajo firmantes, por la presente declaramos haber
participado en la elaboracin y revisin del Manual de Normas y Procedimientos sobre
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos "Estndar para la

Elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos" - Versin 4.1/Mayo
2007, en nuestra condicin de USUARIOS.
Por lo tanto habiendo cumplido satisfactoriamente todas las normas para la elaboracin
de Manuales, manifestamos estar de acuerdo con el texto originado en el Manual
"Estndar para la Elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos" -

Versin 4.1/Mayo 2007 y recomendamos su aprobacin formal por las autoridades
competentes.
Por el Equipo de Trabajo:
,('~
--1 eA 1LJ
~... J
'\'- ,-le,k;, , 1..' 1- v'1 /
~ida Flores DiorlinS1::fDeth Trompetero Ana Dolores Infame { .

lvarez' Villegas C.I.: 3.971.789
C.I.:6.365.472 C.I.: 9.417.835 Divisin de Organizacin
Divisin de Organizacin
~... "' /
" 1,
( 1 '_~~l
Divisin . ;Lel;
de (or~anl~acin (r::f -?
Ira ida JQ$efi a Gal 'dez

C.I.: 13.671.918 Parraga C. J j l'
Divisin de Organizacin C.I.: 6!~j3.524
! -_-F /! ." Divisin de Organizacin
~ Q~'~UtVr8
l5Jiia Joser'ina Nieves
Jjfd~(
Rossana Vanessa Ruiz Mata
C.I.: 14.310.130 C.I.: 15.540.642
Divisin de Organizacin Divisin de Organizacin
REPU811CA ;OllVARIANA DE VENEZUELA
No.
SEN
...,.
SERVIOO NAOONAlINTEGRADO Of AOMlNISTIlAOON AOLANEIlA y TIlIBUTAlUA FECHA:
0056
Adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas

Noviembre
AUTORIZA CION
Nosotros como autoridades competentes en la materia tratada en el Manual de

Normas y Procedimientos "Estndar para la Elaboracin de Manuales de Normas
y Procedimientos" - Versin 4.1/Mayo 2007, una vez realizada la evaluacin final
del mismo, consideramos que tcnicamente el Manual cumple con todos los requisitos
indispensables para su aprobacin definitiva por parte del Superintendente Nacional
Aduanero y Tributario; as como para su posterior distribucin e implantacin.
.\
" ., \'
,
"\. \i /~
1 ~,. ,
h{ v."-J~.~~./:.,JY
!~/ _
1/'
Ana M.orellal Serrano lriarte
C.I.:
(
9.488.581
Jefe de Divisin
CODIGO: CAP.: PAG. N:
MANUAL DE NORMAS Y S/N
S/C S/C
PROCEDIMIENTOS
TITULO:
SECCION:
I N D I C E
CAPITULO MATERIA PAG.
I GENERALIDADES
Objetivos / Alcance 1
Base Legal 3
Glosario 6
II NORMAS
Normas Generales 1
Normas Especficas
A.- Relativas a la Presentacin 5
B.- Relativas a la Portada y Cartulas Internas 6
C.- Relativas al Indice 7
D.- Relativas al Objetivo y Alcance 9
E.- Relativas a la Base Legal 9
F.- Relativas al Glosario 10
G.- Relativas a las Normas Generales y Especficas 11
H.- Relativas a la Elaboracin del Manual de Normas y 12
Procedimientos
I.- Relativas a la Carpeta Historial 14
J.- Relativas al Procedimiento 14
K.- Relativas a los Flujogramas 15
L.- Relativas a los Formularios 19
M.- Relativas a los Instructivos 23
N.- Relativas a los Anexos 24
O.- Relativas a las Herramientas Informticas a ser Utilizadas 24
P.- Relativas a la Codificacin del Manual 26
ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

No. DE FECHA: No. DE FECHA: OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION
0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

S/C S/C
PROCEDIMIENTOS
TITULO:
SECCION:
I N D I C E
CAPITULO MATERIA PAG.

Q.- Relativas a la Revisin 32
R.- Relativas a las Versiones 33
S.- Relativas a la Aprobacin 34
T.- Relativas a la Induccin e Implantacin 36
U.- Relativas al Archivo 38
III PROCEDIMIENTO
Procedimiento Elaboracin de Manual de Normas y 1

Procedimientos
Flujograma del Procedimiento 3
Procedimiento Aprobacin de Manual de Normas y 5

Procedimientos
Procedimiento Implantacin de Manual de Normas y 14

Procedimientos
IV FORMULARIO E INSTRUCTIVOS
Formulario Acta de aprobacin S/N
Instructivo de Llenado 2
Formulario Hoja de Vida del Manual de Normas y Procedimientos S/N
Instructivo de Llenado. 6


S/C S/C
PROCEDIMIENTOS
TITULO:
SECCION:
I N D I C E
V ANEXOS
1. Modelo de la Portada y Cartulas Internas.
2. Modelo de las pginas a ser utilizadas para la elaboracin del

Indice, Objetivo, Alcance, Base Legal, Glosario, Normas
Generales, Normas Especficas, Procedimiento e Instructivo.
3. Modelo para ser usado en la elaboracin del flujograma.
4. Modelo de Acta de Suspensin de Proyecto
5. Modelo de Etiqueta de Identificacin Carpeta Historial.


CAPITULO I. GENERALIDADES
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS 10.40.20. I 1
TITULO:
SECCION:
O B J E T I V O S / A L C A N C E
El presente Manual tiene como objetivo principal, establecer los lineamientos a seguir por la
organizacin para estandarizar la elaboracin y presentacin de los Manuales de Normas y
Procedimientos que se deben realizar en el SENIAT, como parte fundamental de su Sistema de
Control Interno.
Como objetivos especficos, se pueden mencionar:
1. Fijar un criterio nico para la ejecucin de las actividades para el desarrollo de los
manuales de normas y procedimientos.
2. Establecer claramente el nivel de autoridad y grado de responsabilidad de los distintos

actores que intervienen en un procedimiento
3. Establecer los mecanismos necesarios para lograr la fluidez y eficiencia en el proceso de

elaboracin y aprobacin de manuales de normas y procedimientos.
4. Servir como instrumento para el adiestramiento y orientacin al personal del servicio que
participar en la elaboracin de un manual de normas y procedimientos.
5. Servir como herramienta de control para evaluar la eficiencia, eficacia, economa y calidad
de los procesos que realice la propia administracin y los rganos que conforman el
Sistema Nacional de Control Fiscal.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
O B J E T I V O S / A L C A N C E
ALCANCE
El presente Manual constituye una gua metodolgica general para la elaboracin de manuales
de normas y procedimientos, el cual contiene explcito las responsabilidades de los diferentes
usuarios, as como las relativas a la Divisin de Organizacin como unidad responsable de
canalizar el proceso de normalizacin.
Este manual ser aplicable tanto en el nivel normativo como en el nivel operativo.
En tal sentido este Manual cubre los siguientes aspectos:
1. Las normas generales y especficas que regularn el proceso de elaboracin de

manuales de normas y procedimientos, suministrando una gua a los funcionarios
responsables de las actividades relacionadas a los mismos.
2. Los pasos a seguir durante el proceso.
3. Los formularios a utilizar.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
B A S E L E G A L
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta Oficial de

la Repblica Bolivariana de Venezuela, de fecha 30 de diciembre de 1999, N 36.860,
Extraordinaria.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de

Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial de fecha 17 de diciembre de 2001 N 37.347,
Ordinaria.
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Publicada en Gaceta Oficial de la

Repblica de Venezuela, de fecha 01 de junio de 1981, N 2.818, Extraordinario.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Publicada en la Gaceta Oficial de la

Repblica Bolivariana de Venezuela, de fecha 17 de octubre de 2001, N 37.305.,
Ordinario.
Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Publicada en Gaceta Oficial de la Republica

Bolivariana de Venezuela, de fecha 06 de Septiembre de 2002, No. 37.522., Ordinario.
Decreto con Rango y Fuerza de Ley que establece la Simplificacin de Trmites

Administrativos, Decreto N 368, publicado en Gaceta Oficial N 36.845, de fecha 07 de
diciembre de 1999.
Ley del SENIAT. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 08 de noviembre de 2001, N

37.320, Ordinaria.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
B A S E L E G A L
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Publicada

en la Gaceta Oficial de fecha 29 de marzo de 2001, N 37.169, Ordinaria.
Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica

Nacional. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 25 de septiembre de 2003, No. 37.783,
Ordinaria.
Decreto sobre la Reforma Parcial del Reglamento de Reorganizacin del Servicio

Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria SENIAT. Decreto N
682, de fecha 7 de Febrero de 2000. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 15 de febrero de
2000, N 36.892, Ordinaria.
Resolucin sobre la Organizacin, Atribuciones y Funciones del Servicio Nacional

Integrado de Administracin Tributaria SENIAT. Resolucin N 32, de fecha 24 de
Marzo de 1995. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 29 de marzo de 1995, N 4.881,
Extraordinaria.
Providencia mediante la cual se dicta la reforma parcial del Estatuto del Sistema de
Recursos Humanos del Servicio Nacional de Administracin Aduanera y Tributaria
(SENIAT). Providencia Administrativa N SNAT/2007/0866 de fecha 23 de septiembre de
2005. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 13 de octubre de 2005, N 38.292, Ordinario.
Providencia Administrativa N SNAT/2007/099; donde se crea la Divisin de

Organizacin, adscrita a la Oficina de Planificacin y Organizacin; publicada en Gaceta
Oficial, N 38.622; de fecha 8 de febrero de 2007, Ordinario.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
B A S E L E G A L
Memorando N GGSJ/GDA/DA/2007/417- 4802; donde La Gerencia General de

Servicios Jurdicos considera inadecuado establecer normas sancionatorias en los
Manuales de Normas y Procedimientos.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
G L O S A R I O
BASE LEGAL
Son todos aquellos Ordenamientos Jurdicos Administrativos vigentes, que regulan o dentro
de los cuales se enmarca el procedimiento.
CARPETA HISTORIAL
Esta conformada por toda aquella informacin, documentos o decisiones que modifiquen el
contenido del Manual de Normas y Procedimientos.
FLUJOGRAMA
Es una representacin grfica de la secuencia en que se realizan las operaciones de un
procedimiento. Adems de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza
en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que
deben ser tomadas y las personas involucradas.
FORMULARIOS O FORMAS
Son definidos como formas preimpresas con espacios o campos en blanco en donde se
describen datos diferentes que servirn para realizar una serie de operaciones de muy variado
propsito.
GUARISMO
Cada uno de los signos o cifras arbigas que expresan cantidad.
INSTRUCTIVO DE FORMULARIO
Conforma el conjunto de instrucciones utilizadas para indicar las caractersticas y aspectos
importantes de un formulario, tales como: objetivo, instrucciones de llenado y la tramitacin de
la forma en cuestin.

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
G L O S A R I O
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Instrumento administrativo donde se indican las normas y los procedimientos a seguir para el
cumplimiento de las tareas o actividades dentro de la organizacin.
NORMAS
Son reglas especficas que regulan la ejecucin de las acciones que componen un
procedimiento con el fin de mantener al mismo dentro de los parmetros establecidos.
POLITICAS
Son guas generales que influyen en la actuacin o comportamiento de los integrantes de la
organizacin con relacin a una funcin determinada con el fin de alcanzar los objetivos.
PROCEDIMIENTO
Serie de actividades u operaciones ordenadas cronolgicamente, relacionadas entre s,
reguladas por un conjunto de normas y ejecutadas por un grupo de funcionarios para obtener
un fin comn.
SISTEMA
Red o conjunto de procedimientos relacionados entre s que buscan una meta o metas
comunes y desarrolladas de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mayor y mejor
actividad de la organizacin.
USUARIO
Personas o unidades organizativas a los cuales se destina un producto o servicio, resultante
del conjunto de operaciones efectuadas por los procesos internos de una organizacin.


CAPITULO II. NORMAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS 10.40.20. II 1
TITULO:
SECCION:
N O R M A S G E N E R A L E S
1. Los Manuales de Normas y Procedimientos debern ser elaborados conforme a lo

establecido en el presente Manual.
2. Los Manuales de Normas y Procedimientos sern de estricto cumplimiento una vez

aprobado por las autoridades competentes.
3. Ser responsabilidad del Superintendente Nacional Aduanero y Tributario aprobar los

Manuales de Normas y procedimientos, que constituyen el Sistema de Control Interno del
Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria.
4. Ser responsabilidad de la Oficina de Planificacin y Organizacin / Divisin de

Organizacin:
a) Atender los requerimientos de asesora tcnica en materia de normas y

procedimientos que sean solicitados por las distintas dependencias que integran el
SENIAT.
b) Disear y elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos que sean requeridos

por el servicio.
c) Brindar la induccin necesaria para facilitar la implantacin de los Manuales de

Normas y Procedimientos que hayan sido aprobados.
d) Realizar el seguimiento y control de los Manuales de Normas y Procedimientos

implantados, a los fines de evaluar los resultados de su aplicacin y proponer las
correcciones necesarias que impliquen su mejoramiento en trminos de
simplificacin y mayor efectividad para el servicio.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
e) Organizar, mantener y custodiar el archivo contentivo de los manuales de normas y

procedimientos aprobados (originales).
4. Ser Responsabilidad de las Unidades Usuarias:
a) Suministrar la informacin que le sea requerida en materia de su competencia para

la elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos.
b) Mantener coordinacin permanente con los funcionarios de la Oficina de

Planificacin y Organizacin / Divisin de Organizacin, a los fines de establecer un
proceso continuo de revisin a los Manuales de Normas y Procedimientos que en
materia de su competencia estn siendo elaborados.
c) Tramitar las firmas de autorizacin correspondientes a los Gerentes de Lneas, Jefe

de Oficina, Gerente General o Intendente, involucrados en los procesos o materia
tratada en el Manual de Normas y Procedimientos.
d) Coordinar conjuntamente con la Oficina de Planificacin y Organizacin / Divisin de

Organizacin la implantacin y seguimiento de los Manuales de Normas y
Procedimientos aprobadas por las autoridades competentes.
e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas y procedimientos implantados.
f) Difundir las normas y procedimientos aprobados a fin de garantizar su aplicacin por

parte de los funcionarios del servicio responsables de su ejecucin.
5. Ser Responsabilidad del funcionario Analista:
a) Dar estricto cumplimiento al contenido del presente manual.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
b) Informar al Supervisor inmediato, los resultados de las reuniones de trabajo.
c) Mantener contacto permanente con el Equipo de Trabajo designado para el

desarrollo del Manual de Normas y Procedimientos, a los fines de agilizar en la
medida de lo posible la elaboracin del mismo.
d) Reportar al Superior inmediato oportunamente las acciones o inconvenientes que

pudieran retrasar el desarrollo del manual.
e) Mantener mediante un medio magntico, respaldo del manual en desarrollo o

aprobado.
f) Realizar el seguimiento y control de los Manuales de Normas y Procedimientos

implantados.
g) Conformar la carpeta historial del Manual de acuerdo a lo establecido en la Norma

Especfica Relativas a la Carpeta Historial
h) Hacer entrega formal del Manual, la carpeta historial y CD contentivo de la versin

aprobada al funcionario encargado de llevar el archivo de los documentos originales.
6. Ser responsabilidad de la Oficina de Auditoria Interna, revisar que las actividades

referidas a los procedimientos de elaboracin, aprobacin y distribucin de Manuales de
Normas y Procedimientos, sean ajustadas a las normas y procedimientos establecidos en
el presente manual.
7. Este documento deber ser revisado y actualizado de manera continua, de acuerdo a los
cambios que exige la integracin del organismo al Programa de modernizacin del
Estado; as como, su adaptacin al marco legal emergente.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
8. Cualquier modificacin al presente manual deber ser solicitada a la Oficina de

Planificacin y Organizacin quien conjuntamente con la Divisin de Organizacin, sern
las Unidades Responsables de su evaluacin y una vez aceptadas por las Unidades
Responsables, sern elevadas a la mxima autoridad del SENIAT, para su aprobacin y
posterior divulgacin.
9. Lo no contemplado en el presente manual deber regirse por cualquier otra normativa que
se encuentre relacionada con la materia y en caso de no existir norma que subsane dicho
vaco, se deber cumplir con las normas que al efecto emita la Oficina de Planificacin y
Organizacin/Divisin de Organizacin.
10. El presente manual, as como los modelos de documentos contenidos en el mismo, son
de obligatorio cumplimiento y uso; la no aplicacin del mismo podr generar las sanciones
correspondientes a los funcionarios responsables, segn lo establecido en los
instrumentos legales que regulan la materia


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
N O R M A S E S P E C I F I C A S
A. RELATIVAS A LA PRESENTACION
1. Para la transcripcin de la Portada, Generalidades, Normas, Procedimientos,

Flujogramas e Instructivos se har uso de las hojas diseadas para tal fin (ver
Captulo V anexos).
2. La numeracin de los captulos se har en nmeros romanos y en la parte superior

derecha de la hoja; as mismo, la numeracin de la pgina se har en nmeros
arbigos.
3. La numeracin de las pginas se iniciar cada vez que se comience un nuevo

captulo.
4. Cada vez que se d inicio a una seccin, se deber hacer en una pgina nueva.
5. En el encabezado de la hoja de manual utilizando negrita y mayscula sostenida se

escribir el nombre del ttulo en letra Arial nmero 12 y el nombre de la seccin en
mayscula sostenida y letra Arial No. 9.
6. En caso de haber una subseccin, su ttulo deber presentarse en la parte superior

izquierda, en mayscula sostenida, resaltado en negrita.
7. El papel donde ir impreso el manual deber ser Bond, base veinte (20), color
blanco, tamao carta.
8. El tipo de letra a utilizar ser la Arial, nmero once (11) para el texto en general.
9. Se deber mantener un interlineado de 1,5 (espacio y medio) con un espaciado

anterior y posterior de 12 y dos (2) espacios entre final de prrafo y ttulo y entre

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
ttulos y texto.
10. Para la redaccin del Manual de Normas y Procedimientos se utilizar un lenguaje

claro, preciso y conciso.
11. En el caso de tener que utilizar trminos tcnicos, stos debern ser los
imprescindibles y explicar de manera clara su significado en la Seccin de Glosario.
12. Se utilizar el sentido positivo de las frases, obviando en lo posible las negativas y la
prohibicin.
13. Se deber omitir en lo posible las abreviaturas, neologismos, jergas y refranes,

barbarismos y palabras extranjeras, utilizando en todo caso un tono formal y de
respeto.
14. El Manual de Normas y Procedimientos deber ser concreto, tratando de no caer en

repeticiones de una misma idea en diferentes secciones.
15. Siempre que se haga referencia a un formato, modelo, a una mquina o parte de
ella, es conveniente ilustrar la explicacin con imgenes reducidas del objeto sobre
el cual se habla o se presenta como anexo.
16. Se mantendr la uniformidad en el estilo a lo largo de todo el Manual de Normas y

Procedimientos, guindose por lo enunciado en el presente documento.
B. RELATIVAS A LA PORTADA Y LAS CARATULAS INTERNAS
1. La portada del Manual de Normas y Procedimientos llevar el logotipo del SENIAT a


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
la izquierda en la parte superior de la hoja; y se identificar el tipo de manual que se

esta tratando (Administrativo, Tributario, Aduanero o Jurdico).
2. Se identificar el nombre del Manual de Normas y Procedimientos, el cual indicar

claramente el asunto que aborda el mismo, en letra Times New Roman No. 22 y a
un espacio.
3. Debajo de la lnea divisoria de la hoja de la portada se indicar la materia que se

est tratando en el Manual, en letra Bookman Old Style No. 18, de acuerdo a la
clasificacin interna de la Divisin de Organizacin.
4. En la parte inferior de la hoja se indicar la versin y la fecha de elaboracin del

Manual de Normas y Procedimientos, especificando solamente mes y ao (Ver
captulo V Anexos).
5. Las cartulas internas se identificarn con nmeros romanos y el nombre de cada

captulo, alineado a la derecha. Se colocar el nmero y el nombre del captulo en
mayscula, negritas y utilizando el tipo de letra Arial No. 14.
C. RELATIVAS AL INDICE
1. La seccin Indice, aparecer a continuacin de la portada y sealando la relacin de

los diferentes aspectos desarrollados en el Manual de Normas y Procedimientos,
ofreciendo una rpida y fcil localizacin de dichos aspectos durante la lectura del
mismo y deber ser presentada de la manera siguiente:
Captulo I. GENERALIDADES


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
Objetivo y Alcance
Base Legal
Glosario
Captulo II. NORMAS

Normas Generales
Normas Especficas (Ejemplo)
A. RELATIVAS A XXXXXXX
B. RELATIVAS A XXXXXXX
Captulo III. PROCEDIMIENTOS (Ejemplo)
Procedimiento Solicitud de Apoyo Tcnico
Flujograma Solicitud de Apoyo Tcnico
Captulo IV. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS (Ejemplo)
Formulario Solicitud de Apoyo Tcnico
Instructivo del Formulario Solicitud de Apoyo Tcnico
Captulo V. ANEXOS (Ejemplo)

Anexo 1. Escala de Viticos
2. El Indice se detallar en una hoja sin nmero de pgina y no ser tomada en

consideracin para la numeracin consecutiva de las pginas subsiguientes.

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
D. RELATIVAS AL OBJETIVO Y ALCANCE
1. Los Objetivos sern el enunciado que contendr la explicacin acerca del propsito
o fin que se pretende cumplir con la implantacin de los procedimientos; estos
debern ser claros, especficos y concisos.
2. Se deber presentar un Objetivo General; donde se exprese de manera global lo

que se pretende lograr con la implantacin de los procesos que se estn tratando.
3. Los Objetivos Especficos debern expresar el conjunto de metas que deben ser
cumplidas para alcanzar el Objetivo General.
4. Para la redaccin de los Objetivos se har uso de verbos en infinitivo.
5. El Alcance determinar la cobertura o amplitud de accin del Manual de Normas y

Procedimientos.
E. RELATIVAS A LA BASE LEGAL
1. En los Manuales de Normas y Procedimientos se relacionarn los principales

instrumentos legales vigentes que rigen l o los procesos
2. Para conformar la Base Legal se enunciar el nombre de cada una de las Leyes,
Decretos, Reglamentos, etc. seguido del Nmero y fecha de la Gaceta Oficial donde
aparece publicado.
3. Para ordenar la Base Legal se tomar como modelo el orden jerrquico

descendiente de la Pirmide de Kelsen, la cual se indica a continuacin:

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
a) Constitucin.
b) Tratados Internacionales.
c) Cdigos Orgnicos.
d) Ley Orgnica.
e) Ley; Decreto Ley; Cdigos.
f) Reglamentos.
g) Decretos.
h) Resoluciones.
i) Providencias.
j) Instructivos.
k) Acuerdos.
l) Circulares y/u Oficios.
m) Documentos Normativos / Administrativos.
F. RELATIVAS AL GLOSARIO
1. El Glosario es la tercera seccin del Captulo de Generalidades, donde se

presentar la definicin de aquellas frases o trminos presentes en el manual, sobre
las cuales se presume desconocimiento por parte de los usuarios potenciales del
proceso.
2. Cada trmino estar seguido de su correspondiente definicin.
3. Las definiciones deben ser claras, concisas y sin el uso de palabras rebuscadas.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
4. Se debe seguir el orden alfabtico ascendente en la presentacin de los trminos

que conforman el glosario.
5. En los casos donde para obtener la definicin de un trmino se haga necesario

consultar algn material bibliogrfico deber colocarse la correspondiente cita
bibliogrfica.
G. RELATIVAS A LAS NORMAS GENERALES Y ESPECIFICAS
1. Las Normas sern reglas de obligatorio cumplimiento para el desarrollo de las

actividades enmarcadas en un procedimiento.
2. Las Normas Generales se aplicarn a todos y cada uno de los procedimientos que
integren el Manual de Normas y Procedimiento.
3. Las Normas Generales, debern ser desarrolladas como una seccin independiente
de las Normas Especficas de acuerdo a lo establecido en la Norma Especifica
Literal C, numeral 1, Relativas al Indice.
4. Las Normas Especficas regulan un procedimiento especfico del Manual.
5. Las Normas se redactarn de forma clara y concisa, a fin de que sean

comprendidas incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el proceso mismo.
6. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la contina consulta a los

niveles jerrquicos superiores.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
7. Las normas no debern ser repetitivas.
H. RELATIVAS A LA ELABORACION DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. Todo Usuario participar su requerimiento de asesora o apoyo tcnico a la Oficina

de Planificacin y Organizacin, a travs de un memorando donde se indique
claramente el proyecto ha ser desarrollado.
2. La Oficina de Planificacin y Organizacin, a travs de la Divisin de Organizacin,

considerar las reas a normalizar sobre la base de las solicitudes recibidas, a los
inventarios de procedimientos realizados por la Divisin y a las prioridades y metas
establecidas en el Plan Operativo, coordinando la formacin de los Equipos de
Trabajo a los cuales se les asignar la elaboracin de los proyectos.
3. Para el proceso de elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos, se

deben conformar equipos de trabajo con funcionarios que tengan relacin directa y/o
experiencia en el proceso, que puedan aportar ideas claves en la normalizacin de
los mismos.
Para ello los equipos de trabajo debern conformarse de la siguiente manera:
a. Un Representante de la Unidad Usuaria (o los que sean necesarios): quien

tendr la responsabilidad de coordinar el suministro de informacin que sea
requerida y participar activamente en la elaboracin del respectivo manual.
Este funcionario deber tener amplia experiencia en la materia a tratarse.
b. Un Representante de la Divisin de Organizacin (o los que sean


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
necesarios): que brindar el apoyo tcnico y el asesoramiento necesario; se

encargar de la elaboracin del Manual.
c. Cuando el equipo de trabajo lo considere necesario se incorporar al equipo

de trabajo cualquier otro funcionario que por su especialidad fuese requerido
para el desarrollo del proyecto.
4. El equipo de trabajo realizar reuniones aclaratorias sobre los asuntos que traten,
tantas veces como sean necesario y levantar la Minuta correspondiente, en donde
se dejar constancia de los acuerdos.
5. Las Polticas, Normas, Procedimientos, Formularios e Instructivos, centrarn su

objetivo en lograr una mejor productividad de la gestin analizada y buscar
esencialmente condiciones favorables al logro de los objetivos institucionales.
6. Para el desarrollo y/o mejoramiento de los procesos se tomar en consideracin, de

manera prioritaria, las observaciones surgidas en la prctica operativa (experiencias)
as como la evolucin del conocimiento legal, cientfico y tecnolgico a nivel nacional
e internacional.
7. En aquellos casos en que la materia tratada en el Manual de Normas y

Procedimientos contenga varios procesos, el mismo podr estructurarse en
Mdulos para facilitar el manejo de la informacin; manteniendo la estructura
sealada en el literal C de las Normas Especficas.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
I. RELATIVAS A LA CARPETA HISTORIAL
1. La Oficina de Planificacin y Organizacin a travs de la Divisin de Organizacin

abrir y mantendr actualizada una Carpeta Historial contentiva de las
comunicaciones, Minutas de Reuniones e informes que den origen a las
modificaciones que sufran los manuales de normas y procedimientos durante su
desarrollo, a los efectos de facilitar el seguimiento de los mismos.
2. La Carpeta Historial de cada Manual de Normas y Procedimientos, ser aperturada

por el Analista y deber contener el formulario Hoja de Vida - Manuales de Normas
y Procedimientos archivada en la cara posterior de la cartula y en la ltima versin
del manual.
3. La Carpeta Historial de cada Manual de Normas y Procedimientos deben reunir las

siguientes caractersticas fsicas:
a. Carpeta de fibra color marrn.
b. Titulada: CARPETA HISTORIAL, en letra Arial N 20; e identificarla con el N

que le corresponde segn el sistema de archivo utilizado y el nombre del
Manual de Normas y Procedimientos, en letra Arial N 18. Ver anexo.
c. Los documentos contenidos en la Carpeta Historial debern estar perforados

e incorporados en su gancho.
J. RELATIVAS AL PROCEDIMIENTO
1. El Procedimiento es la descripcin escrita de los pasos y/o rutinas en forma


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
secuencial o cronolgica de cuya ejecucin depende la realizacin de un trabajo.
2. El Procedimiento escrito se presentar en hojas independientes del Flujograma

precediendo a los mismos, por lo que las hojas del procedimiento escrito y del
flujograma sern numeradas en forma secuencial.
3. Las actividades sern descritas y enumeradas sobre la base del orden en que se
ejecuten.
4. El Procedimiento ser presentado en tres (3) columnas, la de la izquierda para

identificar al ejecutor, bajo la denominacin de Responsable, la columna central para
presentar en forma numerada los pasos y en la columna de la derecha se indicarn
las actividades bajo el ttulo de Accin.
5. La narracin de la actividad deber realizarse mediante frases breves, sencillas y

claras para facilitar su comprensin, comenzando con un verbo en presente
indicativo Ejemplo: solicita, remite, revisa, etc.
6. Aquellos procedimientos en los que se involucren otros procedimientos deber

quedar indicado haciendo la referencia del mismo. (Colocar la denominacin del
Manual donde este contenido).
K. RELATIVAS A LOS FLUJOGRAMAS
1. El Flujograma ser graficado en forma panormica (de libre desplazamiento) o de

columnas, tal como se presenta en el captulo 3, pgina 6 del presente Manual.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
2. Los smbolos debern mantener uniformidad en su tamao.
3. Cuando el smbolo terminal identifica una unidad organizativa ste deber contener
el nombre completo de dicha unidad; si se emplean iniciales para identificarla se
indicar su significado al pie de la hoja del flujograma.
4. Numere cada paso representado en el flujograma, siguiendo la secuencia del

procedimiento escrito.
5. Explique cuando sea necesario, lo que sucede en cada paso utilizando pocas
palabras.
6. Si utiliza codificacin para identificar los documentos en el flujograma, explique

dicha codificacin al pie de la hoja del Flujograma bajo la denominacin de
Referencias.
7. Se podr hacer uso de dibujos, signos o figuras para facilitar la comprensin de la

informacin reflejada en el flujograma.
8. La simbologa a ser utilizada para la elaboracin de los Flujogramas es la siguiente:
Documento: Representa cualquier tipo de documento que

entre, se genere, se utilice o salga del procedimiento
(Memorando, formulario, oficio, listado, cheque).


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
2 0-3
Copias de Documento: Representa la cantidad de copias
1 que tiene un documento.
0
Archivo Permanente: Representa el resguardo (Archivo)

de un documento de manera permanente.
Archivo Temporal: Representa el resguardo (Archivo) de

T
un documento de manera provisional.
T Extraer un Archivo: Representa la accin de buscar

documentos que se encuentran archivados y que deben ser
incorporados al procedimiento.
Extraer Archivo
Copias Indeterminadas: se utiliza cuando se desconoce el

nmero de copias de un documento y/o cuando se trate de
un mismo documento repetido (n) nmero de veces


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
Destruye: Representa la destruccin de un documento.
Operacin: Representa la realizacin de una operacin o

actividad relativa a un procedimiento.
Decisin: Representa en el Procedimiento la escogencia de

un curso de accin o caminos alternativos a escoger.
Microcomputador: Representa un microcomputador

contentivo de registro o informacin en general.
Conector de Pasos: Representa una conexin o enlace de

una accin o paso del mismo procedimiento dentro de una
misma pgina.
VA A VIENE
Conector de Pgina: Representa un enlace con otra hoja
6 DE 5
PAG. PAG. diferente, en la que contina el flujograma, reflejando
11 11
nmero de paso y nmero de pgina.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
Genera Documento: Representa un documento que da

origen a otro.
Direccin de Flujo o Lnea de Unin: Conecta los

smbolos sealando el orden en que se deben realizar las
distintas operaciones.
Medio magntico: Representa guardar o rescatar la

informacin en un CD, Pent Drive.
Dibujos: Representan acciones u objetos reales.
Ejm:
L. RELATIVAS A LOS FORMULARIOS
1. El diseo de los Formularios, el tamao, tipo de papel, nmero de copias, datos

contentivos y la orientacin del mismo, depender del procedimiento para el cual
ser utilizado. Los campos de los Formularios sern numerados, facilitando as el

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
seguir las instrucciones para el llenado del mismo.
2. Los Formularios debern aparecer en el Manual de Normas y Procedimientos, en su

tamao original y seguido de forma inmediata por su correspondiente instructivo.
3. Todo Formulario estar identificado en su parte inferior izquierda con la palabra

FORMA seguida del cdigo asignado al procedimiento al cual pertenece, seguido de
F2, F3,...... Fn, donde el dgito informa que se trata de un segundo o tercer
formulario que se utiliza en el procedimiento y a continuacin la correspondiente
fecha de emisin del mismo. Cuando el formulario no lleve impresa las siglas F1 se
tomar como el primer o nico formulario diseado para un procedimiento; ejemplo:
FORMA.40.60.40.001(12/98)
4. Cuando el Formulario sea sometido a modificaciones, se identificar en la parte

inferior derecha del Formulario la leyenda MODIFICA 02-2000; ejemplo:
FORMA.40.60.40.001(12/98) MODIFICA (02/00)
5. La Oficina de Planificacin y Organizacin Divisin de Organizacin ser

responsable de asignar, registrar y controlar los cdigos de identificacin de los
formularios.
6. El cdigo ser impreso en el Formulario en el tipo de letra Arial No. 5.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
7. En todos aquellos Formularios constituidos por ms de un ejemplar o copia, deber

indicarse, en la parte inferior central en Arial No. 5, su distribucin; ejemplo:
Original: Solicitante
Copia N 1: Expediente
Copia N 2: Divisin de Tramitaciones.
8. Los datos principales de un Formulario se deben ubicar segn el modelo siguiente:
(Ver pgina siguiente)


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
Centro:
Se colocan preferiblemente
los ttulos, destacando bien los
Esquina Superior:
Perforaciones Se colocan: No. de pgina,
datos Nmeros consecutivos,
fechas , codigos, etc.
Esquina Superior
Izquierda:
Se coloca el nombre
de la empresa,
logotipo, etc.
Perforaciones
Cdigo del
Formulario
Margenes para Archivar: Distribucin de

Se le da un mnimo de 3/4 de pulgada (2cm); Copias
pero si el formulario se va a ser encudernado Espacios de Sellos y/o Firmas:
con cierto volmen, se le debe dar ms Se recomienda colocarlos en lo posible a la
espacio. izquierda de la parte inferior


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
M. RELATIVAS A LOS INSTRUCTIVOS
1. Los instructivos debern proporcionar informacin sobre las caractersticas

generales de un Formulario, e indicar las instrucciones de llenado del mismo.
2. Todo instructivo deber presentarse inmediatamente despus del Formulario

correspondiente; en aquellos casos en que las caractersticas de diseo y uso del
formulario lo permitan, se deber colocar en el reverso del mismo las instrucciones
de llenado, indicando en el instructivo, especficamente en la subseccin de los
ASIENTOS, LA NOTA: ver reverso del formulario.
3. La redaccin ser con un lenguaje claro y sin palabras rebuscadas; de tal manera
que pueda ser entendido sin dificultad por el usuario que trabajar con el Formulario.
4. Cuando el contenido del formulario ocupe el anverso y reverso de la hoja, los

ASIENTOS debern quedar descritos en la seccin INSTRUCTIVO del Manual de
Normas y Procedimientos.
5. El contenido del Instructivo estar basado en el siguiente esquema:
a) Ttulo del Formulario: indica la denominacin del Formulario
b) Cdigo: se indicar el cdigo asignado al Procedimiento, de acuerdo a lo

indicado en la Norma Especfica K numeral 4.
c) Objetivo: indica el propsito perseguido por el Formulario.
d) Origen: indica el rea donde se origina o elabora el Formulario.
e) Presentacin: se indicar el tipo de papel, nmero de copias, color de las


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
copias, tamao, color de la impresin y forma en que ser presentado el

Formulario.
f) Elaboracin: seala la frecuencia de preparacin del formulario, el mtodo

de elaboracin, distribucin y archivo de cada uno de los ejemplares.
g) Instrucciones de Llenado: Explica como ser llenado el formulario, indicando

qu datos se requieren para cada espacio o campo numerado.
N. RELATIVAS A LOS ANEXOS
1. La informacin que se presente en forma grfica o como ejemplos, que sirva de

complemento a los aspectos tratados en el Manual, se deber incorporar como
anexos.
2. Todos los anexos debern ir agrupados en un captulo especfico, al final del

Manual.
3. El orden de aparicin de los anexos ser acorde con lo planteado en el contenido

del Manual.
4. La numeracin de pginas dentro del aparte de Anexos se reiniciar de la misma

forma que en los dems captulos, haciendo uso de nmeros arbigos.
O. RELATIVAS A LAS HERRAMIENTAS INFORMATICAS A SER UTILIZADAS
1. Se utilizar la herramienta MICROSOFT WORD o cualquier otra herramienta


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
informtica que la organizacin est en capacidad de suministrar para la

elaboracin y/o desarrollo de:
a) Portada y Cartulas Internas
b) Estructura General
c) Objetivo y Alcance
d) Glosario
e) Base Legal
f) Normas Generales y Especficas
g) Descripcin del Procedimiento
h) Instructivos
2. Se utilizar la herramienta POWER POINT o cualquier otra herramienta informtica

que la organizacin pueda suministrar y que permita la elaboracin de los
Flujogramas o representacin grfica de los procedimientos.
3. Para el diseo de Formularios se utilizarn indistintamente, las herramientas

MICROSOFT WORD, MICROSOFT POWER POINT, MICROSOFT EXCEL, o
cualquier otra herramienta informtica de avanzada, dependiendo del grado de
dificultad que presente el diseo del mismo.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
P. RELATIVAS A LA CODIFICACION DEL MANUAL
1. La codificacin de los Manuales de Normas y Procedimientos se har en funcin del

asunto o materia que traten, a los fines de evitar que la codificacin de los mismos
se vea afectada al producirse cambios en la estructura organizativa del SENIAT.
2. La Divisin de Organizacin ser la responsable de identificar cada Manual con un

cdigo numrico, antes de ser enviado a la aprobacin por parte del usuario.
3. El Cdigo del Manual de Normas y Procedimientos estar estructurado de la

siguiente manera:
a) Los primeros dos dgitos XX indican la materia principal que trata el Manual.
b) Los dos dgitos subsiguientes XX representan la subclasificacin.
c) Los dos dgitos siguientes representan la clasificacin para cada rea

especfica.
d) Los subsiguientes guarismos estn dados por un correlativo numrico, que

representan la cantidad de Procedimientos que contenga el Manual.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
XX XX XX XXX
Materia Principal
Sub - Clasificacin
Clasificacin Especfica
Correlativo Numrico por Area Especifica
(Asignado al Procedimiento)
Ejemplo:
40 60 40 001
Materia Principal: Derecho
Sub - Clasificacin: Derecho Internacional Pblico
Clasificacin Especfica: Relaciones Jurisdiccionales

entre los Estados
Correlativo Numrico
4. El Sistema de Clasificacin para los Procedimientos estar estructurado de la

siguiente manera:


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
Cdigo Materia Principal

10 Administracin General
20 Infraestructura
30 Aduanas
40 Derecho
50 Economa y Finanzas
60 Procesamiento de Datos
70 Tributos Internos
80 Seguridad
90 No Asignado
A su vez estas Materias Principales presentarn una Subclasificacin la cual nos va

a permitir ordenar de forma homognea los procedimientos similares o relacionados
permitiendo su fcil localizacin. A continuacin se indica la Subclasificacin de
cada materia principal:
Cdigo Materia Principal Subclasificacin
10 Administracin General 10.10 Administracin Financiera

10.20 Administracin de Espacio Fsico
10.30 Administracin de Personal
10.40 Administracin Ejecutiva y Organizacin
10.50 Publicidad y Relaciones Pblicas
10.60 Contabilidad


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
10 Administracin General 10.70 Servicios de Oficina

10.80 No Asignado
10.90 No Asignado
20 Infraestructura 20.10 No Asignado

20.20 Edificios Gubernamentales
20.40 Edificios para Almacenamiento
20.60 Edificios para Educacin
20.80 Edificios para Recreacin
20.85 Vas Acuticas Interiores
20.90 Instalaciones Portuarias
30 Aduanas 30.10 Organizacin y Polticas

30.20 Regmenes Especiales
30.30 Liberacin y Gravmenes
30.40 Rgimen General
30.60 Aranceles
30.80 Convenios Comerciales
30.90 Ilcito Aduanero
40 Derecho 40.20 Derecho Tributario y Mercantil

40.40 Derecho Penal
40.60 Derecho Internacional Pblico


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
40 Derecho
40.80 Derecho Militar
40.90 Derecho Civil
50 Economa y Finanzas 50.10 Estudios Econmicos

50.20 Bancos y Operaciones Bancarias
50.40 Instituciones Bancarias Especializadas
50.60 No Asignado
50.80 No Asignado
50.90 No Asignado
60 Tecnologa de 60.05 Modalidades de Captura de Informacin

Informacin
60.10 Interfases y Comunicaciones
60.15 Hardware
60.20 Perifricos
60.25 Programas/Paquetes/Herramientas
60.30 Sistemas Diseados para Usuarios Externos

60.35 Sistemas y Aplicaciones Tributos Internos
60.40 Sistemas y Aplicaciones Aduanas
60.45 Sistemas y Aplicaciones Servicios Internos
60.50 Seguridad de Datos


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
60.55 Mtodos Especiales de Computacin
60.60 Inteligencia Artificial
60.65 Reconocimiento de Patrones

60.70 Normas y Procedimientos
60.75 Organizacin y Polticas
60.80 No Asignado
60.85 No Asignado
70 Tributos Internos 70.00 Organizacin y Polticas

70.20 Recaudacin
70.40 Fiscalizacin
70.60 Sumario Administrativo
70.80 Jurdico Tributario
70.90 Tramitaciones
80 Seguridad 80.20 No Asignado

80.40 No Asignado
80.60 No Asignado
80.80 No Asignado


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
5. La Oficina de Planificacin y Organizacin Divisin de Organizacin, ser la

responsable de asignar, registrar y controlar los cdigos de identificacin de los
Manuales de Normas y Procedimientos del Servicio.
Q. RELATIVAS A LA REVISION
1. El Equipo de Trabajo al concluir la elaboracin del proyecto, someter el mismo a

una etapa de revisin justa y objetiva (obtencin de comentarios adicionales al
proyecto), enviando el proyecto en cuestin a quienes se consideren pertinentes
para su revisin, siempre tomando en cuenta:
Miembros del Equipo de Trabajo
Entes Externos, si se considera necesario para informacin y captacin de

opinin.
2. El plazo para la revisin ampliada deber fijarse dentro de los siguientes diez (10)
das hbiles del envo del proyecto para su revisin.
3. El Analista asignado por la Divisin de Organizacin velar por que todos los
comentarios que surjan sobre el proyecto sean considerados e incluir aquellos que
sean pertinentes.
4. En los casos en que las observaciones surgidas en la revisin ocasionen

modificaciones de fondo en el texto del proyecto y una vez incorporadas las
modificaciones a que hubiere lugar, se enviar nuevamente para la revisin por
parte del usuario, quien deber pronunciarse en un plazo no mayor de diez (10) das


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
hbiles sobre su conformidad o reparo en cuanto al contenido del mismo.
5. En caso de incumplimiento de los lapsos para la presentacin de las observaciones

del Manual de Normas y Procedimientos en desarrollo por parte del Usuario, ste
deber solicitar una prrroga por escrito ante la Divisin de Organizacin; la cual no
exceder de diez (10) das hbiles contados a partir de la recepcin de la solicitud
de la prrroga.
6. Cumplidos los lapsos otorgados al usuario para emitir las observaciones del Manual
de Normas y Procedimientos en revisin, el Analista deber elaborar el Formulario
Acta de Suspensin del Proyecto, donde se dejar claramente expuesta la causa
que motiva tal suspensin.
7. El Acta de Suspensin de Proyecto, ser suscrita, entre el Gerente de Lnea de la

Unidad Usuaria, como responsable de la ejecucin del proceso objeto de
suspensin y el Jefe de la Divisin de Organizacin, como responsable del
desarrollo del proyecto.
R. RELATIVAS A LAS VERSIONES
1. Las versiones de los Manuales de Normas y Procedimientos se identificarn en la

casilla destinada para estos efectos en el encabezado de la pgina y de la siguiente
manera:
a) Versin 1.0, donde el primer dgito indica que es la primera vez que se
elabora el Manual de Normas y Procedimientos.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
b) El segundo dgito establecer las versiones que se han desarrollado de dicho

Manual antes de la aprobacin definitiva por parte del Superintendente
Nacional Aduanero y Tributario (1.1; 1.2; 1.3; ; 1.n)
c) La versin 2.0 identificar al Manual de Normas y Procedimientos que una

vez aprobado oficialmente inicia un nuevo ciclo para su actualizacin o
modificacin y as sucesivamente.
d) El cambio de versin se originar nicamente cuando el Manual de Normas y

Procedimientos sufra modificaciones de fondo, mas no de forma. Se
entendern como modificaciones de fondo aquellos cambios que por su
naturaleza modifiquen el proceso como tal (base legal, normas,
procedimiento, formularios o instructivos) y como modificaciones de forma
las relacionadas con errores de transcripcin, sintaxis, redaccin, etc.
S. RELATIVAS A LA APROBACION
1. Todo Manual de Normas y Procedimientos que se haya concluido deber ser

aprobado mediante Acta de Aprobacin por el Equipo de Trabajo, en seal de
revisin y conformidad del contenido del mismo y como requisito previo para el inicio
del proceso de aprobacin.
2. El Gerente de Lnea o su Equivalente, deber aprobar el contenido del Manual de

Normas y Procedimientos como dueo del proceso que se est tratando en el
mismo, mediante firma y sello del Acta de Aprobacin.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
3. La Mxima Autoridad de la Unidad Usuaria (Intendente, Gerente General, Jefe

de Oficina), deber firmar y sellar el Acta de Aprobacin una vez que esta haya
sido aprobada por el Gerente de Lnea correspondiente, en seal de revisin y
conformidad del contenido del Manual de Normas y Procedimientos y como requisito
previo para el inicio del proceso de aprobacin ante el Superintendente Nacional
Aduanero y Tributario.
4. El Jefe de la Oficina de Planificacin y Organizacin aprobar los Manuales de

Normas y Procedimientos mediante firma y sello del Acta de Aprobacin, una vez
que el mismo est autorizado por la Mxima Autoridad de la unidad usuaria del
proceso; tambin le corresponde presentar el documento, debidamente aprobado
por todas las instancias previas ante el Superintendente Nacional Aduanero y
Tributario para su aprobacin, mediante Punto de Cuenta.
5. El Superintendente Nacional Aduanero y Tributario aprobar definitivamente el

Manual de Normas y Procedimientos a travs de un Punto de Cuenta que
conjuntamente con el Manual ser presentado a su consideracin por el Jefe de la
Oficina de Planificacin y Organizacin.
6. Los originales de los Manuales de Normas y Procedimientos aprobados as como

los correspondientes Puntos de Cuenta, reposarn bajo la tutela de la Oficina de
Planificacin y Organizacin - Divisin de Organizacin.
7. El funcionario encargado de llevar el control de los Manuales de Normas y

Procedimientos originales deber aperturar y rotular un colgante, en el cual colocar
la o las carpeta(s) historial (es) y un sobre de manila con el nombre y cdigo


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
correspondiente en el cual guardar el documento original acompaado del Punto

de Cuenta y el Acta Aprobacin, manteniendo la precaucin de nunca perforarlo.
8. Una vez aprobado el Manual de Normas y Procedimientos por las instancias

establecidas en las normas anteriores, cualquier modificacin que se requiera
realizar, deber ser solicitada a la Unidad Usuaria, quien conjuntamente con la
Oficina de Planificacin y Organizacin - Divisin de Organizacin, sern las
unidades responsables de evaluar, aprobar y divulgar la modificacin solicitada, una
vez autorizada por la mxima autoridad de la institucin.
T. RELATIVAS A LA IMPLANTACION
1. La Oficina de Planificacin y Organizacin Divisin de Organizacin, una vez que

se haya culminado el proceso de elaboracin y aprobacin de un Manual de Normas
y Procedimientos, coordinar con el usuario del mismo su induccin e implantacin
2. La Intendencia, Gerencia General u Oficina de adscripcin de la Unidad Usuaria

ser la responsable de velar por la implantacin y cumplimiento de los Manuales de
Normas y Procedimientos aprobados.
3. La Oficina de Planificacin y Organizacin - Divisin de Organizacin

conjuntamente con la Unidad duea del proceso, planificar la difusin del Manual
de Normas y Procedimientos aprobado, tomando en consideracin tanto el aspecto
tcnico de la ejecucin de las actividades y el cumplimiento de las normas, as
como la necesidad de dictar charlas, talleres o cualquier evento de esta naturaleza
induciendo al usuario a aceptar con mayor rapidez los posibles cambios planteados

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
en el Manual de Normas y Procedimientos.
4. La Divisin de Organizacin controlar la puesta en marcha del Manual de Normas y

Procedimientos, revisando que todo funcione como se ha establecido en ste y
tomando los correctivos pertinentes para la optimizacin del proceso.
5. La implantacin del Manual de Normas y Procedimientos contar con el apoyo del

personal de la Divisin de Organizacin quien se encargar de monitorear y aclarar
cualquier duda al personal encargado de ejecutar las acciones y cumplir las normas
establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos.
6. De acuerdo a la complejidad del Manual de Normas y Procedimientos, la Divisin de

Organizacin junto con la Unidad Usuaria del Proceso evaluar el mtodo de
implantacin, estableciendo si se har de manera instantnea, con pruebas pilotos,
de manera parcial o en paralelo.
7. La implantacin del Manual de Normas y Procedimientos deber ejecutarse de

acuerdo a un cronograma previamente planteado y aprobado, evalundose los
resultados para realizar las modificaciones pertinentes, si fuere el caso.
8. La Divisin de Organizacin coordinar con la Oficina de Auditoria las visitas

necesarias para verificar el cumplimiento del Manual aprobado por parte del usuario,
dichas visitas debern efectuarse los seis (6) meses siguientes a la fecha de
aprobacin del respectivo manual.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
U. RELATIVAS AL ARCHIVO
1. La Divisin de Organizacin, mantendr bajo su custodia los originales de los

manuales de normas y procedimientos aprobados y que se encuentren vigentes.
2. La Divisin de Organizacin, una vez que se haya aprobado un Manual de Normas

y Procedimientos, asignar un ejemplar a cada usuario del mismo; siendo la
Gerencia General, Intendencia u Oficina; quien debe tener un ejemplar de todos los
manuales de normas y procedimientos que en materia de su competencia hayan
sido aprobados.
3. Las unidades administrativas que conforman el Servicio Nacional Integrado de

Administracin Aduanera y Tributaria SENIAT debern mantener en sus
instalaciones los Manuales de Normas y Procedimientos que en materia de su
competencia hayan sido aprobados por las autoridades competentes.
4. El original del Manual aprobado deber ser archivado conjuntamente con el Acta de
Aprobacin y el Punto de Cuenta correspondiente en un sobre de Manila
debidamente identificado; adems deber contener la carpeta historial y un CD
contentivo del mismo.


CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS 10.40.20.003 III 1
TITULO:
SECCION:
E L A B O R A C I O N D E M A N U A L D E N O R M A S Y P R O C E D I M I E N T O S
RESPONSABLE PASO ACCION

N
DIVISION DE 1 Recibe Memorando Solicitud de Apoyo Tcnico en original

ORGANIZACIN
y copia, revisa, ordena el archivo de la copia y asigna
Jefe de Divisin
Analista.
DIVISION DE 2 Recibe Original del Memorando Solicitud de Apoyo

ORGANIZACIN
Tcnico y convoca reunin con la Unidad Usuaria.
Analista
3 Realiza reunin con el equipo de trabajo asignado

formalmente, solicita documentacin existente del caso y
elabora la minuta correspondiente.
4 Inicia el proceso de levantamiento de informacin y anlisis.
5 Elabora borrador del Manual de Normas y Procedimientos y

lo presenta para discusin al Equipo de Trabajo.
DIVISION DE 6 Revisa el Borrador del Manual de Normas y

ORGANIZACIN
Procedimientos:
EQUIPO DE TRABAJO
6.1. De no estar conforme indica las modificaciones
correspondientes y entrega el Manual al Analista.
6.2. De estar conforme entrega el Manual al Analista de

la Divisin de Organizacin para que contine el
proceso de aprobacin.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
E L A B O R A C I O N D E M A N U A L D E N O R M A S Y P R O C E D I M I E N T O S

N
DIVISION DE 7 Recibe original del Manual de Normas y Procedimientos y

ORGANIZACIN
revisa:
Analista
7.1. Si tiene ajustes, realiza las correcciones.
7.2. Si est conforme, elabora dos (2) ejemplares del

Acta de Aprobacin y hace entrega conjuntamente
con el Manual al Jefe de la Divisin de Organizacin
para su revisin.
DIVISION DE 8 Recibe el Manual de Normas y Procedimientos y revisa:

ORGANIZACIN
Jefe de Divisin 8.1. De no estar conforme, indica las observaciones y
devuelve al Analista para su correccin.
8.2. De estar conforme, devuelve el Manual al Analista

para que contine el proceso.
DIVISION DE 9 Recibe original del Manual de Normas y Procedimientos y

ORGANIZACIN
revisa:
Analista
9.1. Si tiene modificaciones, realiza las correcciones.
9.2. Si est conforme, registra en el Control de

Codificacin de Procedimientos el nuevo Proyecto
y tramita las firmas del Equipo de Trabajo en los dos
(2) ejemplares del Acta de Aprobacin, iniciando el
proceso de aprobacin.


CODIGO : CAP.: PAG. N:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 10.40.20.003 III 3

TITULO :
ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION:
ELABORACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION

EQUIPO DE
DIVISION DE ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS TRABAJO
Jefe de Divisin Analista
2. A
1.
MEMORANDO 1 MEMORANDO 1
SOLICITUD DE SOLICITUD DE
MEMORANDO 0
APOYO APOYO
OS
SOLICITUD DE
TECNICO
O NT
TECNICO
IV IE
APOYO
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
TECNICO
AD S Y AN
OS
A M
7. 6.
O NT
IN
IV IE
IS OC DE
AT IM
S
RM
TR ED
L
NO
M P R UA
AD S Y AN
Revisa
A M
Revisa y Asigna
IN
RM
Analista
NO
3.
Revisa
Solicita documentacin 7.1 7.2 6.1

4. existente Y Elabora Minuta 6.2
SI NO
SI
OS
Tiene Ajustes ? NO
O NT
IV IE
conforme?
IS OC DE
AT IM
S
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
A M
IN
RM
Levanta informacin
NO
5. Realiza Indica
y analiza ACTA 0
Correcciones Ajustes
OS
APROBACION
O NT
IV IE
IS OC DE
AT IM
S
ACTA 0
TR ED
L
M P R UA
APROBACION
AD S Y AN
A M
IN
A
RM
OS
NO
O NT
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
A M
IN
RM
VA A
NO
8
PAG.
4
A
ACTA DE APROBACIN VERSIN

SELLO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIN
No. DE FECHA: No. DE FECHA:
0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007


TITULO :
SECCION:
ELABORACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS
Jefe de Divisin Analista
VIENE
DE 7
PAG.
3
8. 9.
OS
O NT
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
OS
A M
IN
O NT
IV IE
RM
IS OC DE
S
AT IM
NO
TR ED
ACTA 0 L
M P R UA
AD S Y AN
APROBACION
A M
IN
RM
ACTA 0
NO
APROBACION
9.1
SI NO
Tiene Ajustes ?
9.2
NO SI
Conforme ?
8.1 8.2
Registra
Realiza
Proyecto
Correcciones y
pasa al Punto 9.2
OS
OS
O NT
O NT
IV IE
IV IE
IS OC DE
IS OC DE
S
AT IM
S
AT DIM
TR ED
L
L
M P R UA
TR E
M P R UA
AD S Y AN
AD S Y AN
A M
A M
IN
IN
ACTA 0
OS
ACTA 0
RM
RM
O NT
APROBACION
NO
IV IE
NO
APROBACION
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
ACTA 0
A M
IN
0 APROBACION 9.3
RM
ACTA
NO
APROBACION
ACTA 0
APROBACION
ACTA 0
APROBACION
Devuelve al Analista
para continuar
proceso Proceso de
Aprobacin

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
P R O C E D I M I E N T O
A P R O B A C I O N D E M A N U A L D E N O R M A S Y P R O C E D I M I E N T O S

N
EQUIPO DE TRABAJO 1 Recibe original del Manual de Normas y Procedimientos

conjuntamente con los (2) ejemplares del Acta de
Aprobacin y revisa:
1.1. Si tiene modificaciones el Acta de Aprobacin,

realiza las correcciones.
1.2. Si est conforme, Firma Acta de Aprobacin y

solicita las firmas de autorizacin respectivas.
UNIDAD USUARIA 2 Recibe y revisa el Manual de Normas y Procedimientos:

(Gerencia de Lnea o Jefe
de Oficina) 2.1. De no estar conforme con el contenido del Manual
lo devuelve al Equipo de Trabajo con las
observaciones para su correccin.
2.2. De estar conforme firma y sella los dos (2)

ejemplares del Acta de Aprobacin y tramita la firma
del nivel de autorizacin respectivo en el Acta de
Aprobacin de ser el caso, de lo contrario pasa al
Paso 3.2.
NIVEL DE AUTORIZACION 3 Recibe dos (2) ejemplares del Acta de Aprobacin y el

(Intendencia, Gerencia
original del Manual de Normas y Procedimientos y revisa:
General u Oficina)
3.1. De no estar conforme con el contenido del Manual


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
lo devuelve a la Unidad Usuaria (Gerencia de Lnea
NIVEL DE AUTORIZACION
(Intendencia, Gerencia o Jefe de Oficina), con las observaciones
General u Oficina)
correspondientes.
3.2. De estar conforme firma y sella los dos (2)

ejemplares del Acta de Aprobacin, y remite a la
Oficina de Planificacin y Organizacin, el Acta de
Aprobacin y el Manual de Normas y
Procedimientos a travs de memorando.
OFICINA DE 4 Recibe lo indicado en el paso anterior, firma y devuelve

PLANIFICACION Y
memorando en seal de recepcin.
ORGANIZACIN
Jefe de Oficina
5 Revisa que el proceso de aprobacin este completo,
obtiene copia del Memorando y enva conjuntamente con
los originales del Manual y el Acta de Aprobacin a la de
Divisin de Organizacin.
DIVISION DE 6 Recibe Memorando de Remisin, original del Manual de

ORGANIZACIN
Normas y Procedimientos y los dos (2) ejemplares del Acta
Jefe de Divisin
de Aprobacin, revisa y entrega al Analista.
DIVISION DE 7 Recibe copia del Memorando de Remisin de la Unidad

ORGANIZACIN
Usuaria, el Manual de Normas y Procedimientos y los dos
Analista


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
(2) ejemplares del Acta de Aprobacin.
DIVISION DE 8 Imprime original del Manual con los datos del Acta, sella
ORGANIZACIN
cada una de las pginas y elabora Punto de Cuenta para la
Analista
Autorizacin del Superintendente Nacional Aduanero y
Tributario.
9 Elabora Memorando de Remisin en original y copia, le

anexa el original del Manual, un (1) ejemplar Acta de
Aprobacin, el original y dos (2) copias del Punto de
Cuenta; y entrega al Jefe de la Divisin de Organizacin.
DIVISION DE 10 Recibe la documentacin indicada anteriormente y revisa;

ORGANIZACIN
Jefe de Divisin 10.1. Si esta conforme, firma Acta de Aprobacin,
Memorando de Remisin y enva al Jefe de la
Oficina de Planificacin y Organizacin.
10.2. Ordena el archivo temporalmente de un ejemplar del

Acta de Aprobacin.
10.3. De no estar conforme, devuelve para correccin.
OFICINA DE 11 Recibe la documentacin indicada en el paso 10 y revisa:

PLANIFICACION Y
ORGANIZACIN 11.1. De no estar conforme con el contenido de la misma


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
Jefe de Oficina devuelve a la Divisin de Organizacin indicando las
causas.
11.2. De estar conforme presenta en cuenta al

Superintendente Nacional Aduanero y Tributario la
aprobacin del Manual de Normas y
Procedimientos.
SUPERINTENDENTE 12 Recibe la documentacin y decide su aprobacin:

NACIONAL ADUANERO Y
TRIBUTARIO 12.1. De no aprobar el Manual de Normas y
Procedimientos, deja constancia de ello en el Punto
de Cuenta y devuelve a la Oficina de Planificacin y
Organizacin.
12.2. De aprobar el Manual de Normas y Procedimientos,

firma el Punto de Cuenta, archiva copia y devuelve
a la Oficina de Planificacin y Organizacin el
original del Punto de Cuenta, Original del Manual y
el original del Acta de Aprobacin.
OFICINA DE 13 Recibe la documentacin de la SNAT y procede:

PLANIFICACION Y
ORGANIZACIN 13.1. Si el punto de cuenta no fue aprobado, da
Jefe de Oficina
instrucciones al Jefe de la Divisin de Organizacin


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
OFICINA DE de acuerdo a la decisin indicada en el Punto de
PLANIFICACION Y
Cuenta y le remite la documentacin
ORGANIZACIN
Jefe de Oficina correspondiente.
13.2. Si el punto de cuenta fue aprobado, remite la

documentacin a la Divisin de Organizacin para el
trmite de reproduccin y distribucin del Manual.
DIVISION DE 14 Recibe lo indicado en el paso anterior, revisa y realiza las

ORGANIZACIN
acciones indicadas en el Punto de Cuenta, e informa al
Jefe de Divisin
Analista.
DIVISION DE 15 Recibe el Manual de Normas y Procedimientos, Acta de

ORGANIZACIN
Aprobacin y Punto de Cuenta:
Analista
15.1. Si el punto de cuenta no fue aprobado, realiza las

acciones indicadas en el mismo, informando a la
Unidad Usuaria la decisin.
DIVISION DE
15.2. Si el punto de cuenta fue aprobado, actualiza el
ORGANIZACIN
Analista Control de Manuales e inicia la fase de
implantacin.



TITULO :
SECCION:
APROBACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD USUARIA
EQUIPO DE TRABAJO
Intendencia / Gerencia General
Gerente de Lnea/Jefe de Oficina de Adscripcin u Oficina
1.
Revisa 3.
OS
O NT
IV IE
IS OC DE
OS
S
AT DIM
2.
O NT
L
TR E
M P R UA
IV IE
IS OC DE
AD S Y AN
S
AT IM
MEMORANDO 1
TR ED
0
A M
L
ACTA DE
M P R UA
IN
REMISION
AD S Y AN
APROBACION
RM
0
A M
ACTA DE
IN
NO
APROBACION
RM
ACTA 0
NO
ACTA 0 APROBACION
OS
APROBACION
O NT
IV IE
IS OC DE
S
AT DIM
L
TR E
M P R UA
AD S Y AN
A M
IN
ACTA DE 0
RM
APROBACION 3.1 NO 3.2

NO
SI
ACTA 0 2.1 2.2 Conforme?
NO SI
APROBACION
OS
Revisa Conforme?
O NT
IV IE
IS OC DE
AT IM
S
Actas
TR ED
L
M P R UA
OS
AD S Y AN
OS
0
O NT
A M
ACTA DE
O NT
IV IE
IN
IV IE
IS OC DE
AT IM
S
IS OC DE
AT IM
S
APROBACION
RM
TR ED
L
TR ED
M P R UA
L
NO
M P R UA
1.1
AD S Y AN
1.2
AD S Y AN
0 0
A M
0 ACTA DE ACTA
A M
NO SI ACTA DE
IN
IN
APROBACION APROBACION
RM
Conforme ? APROBACION
RM
NO
NO
ACTA 0 ACTA 0
OS
O NT
APROBACION APROBACION
Firma Acta
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
0
A M
ACTA DE
IN
APROBACION
RM
Firma Acta 1
NO
Realiza Correcciones
ACTA 0 MEMORANDO 0
APROBACION Devuelve al Gerente
REMISION
para correccin,
indicando las
observaciones VA A
va al paso 3.2
4
PAG.
Firma y 11
Solicita firmas de
autorizacin

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007


TITULO :
SECCION:
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGNIZACION
Jefe de Oficina Jefe de la Divisin de Organizacin Analista
VIENE A
DE 3 7.
PAG.
4. 10
OS
O NT
6.
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
OS
L
ACTA DE 0
M P R UA
O NT
OS
AD S Y AN
OS
IV IE
APROBACION
O NT
IS OC DE
A M
10.
S
AT DIM
O NT
IV IE
IS OC DE
IN
L
S
AT IM
IV IE
TR E
ACTA DE 0
M P R UA
IS OC DE
0
S
ACTA
AT IM
TR ED
0
L
ACTA DE
RM
AD S Y AN
M P R UA
TR ED
L
APROBACION
M P R UA
NO
A M
AD S Y AN
AD S Y AN APROBACION APROBACION
IN
A M
Revisa y Firma
A M
IN
ACTA
RM
0 IN ACTA DE 0 ACTA
RM
Acta
NO
APROBACION 0 MEMORANDO
RM
APROBACION 0
NO
APROBACION
NO
REMISION
ACTA 0 2
1 APROBACION
MEMORANDO 0 1
REMISION
MEMORANDO 0
PUNTO DE 0 T
CUENTA
REMISION
1 Devuelve para
MEMORANDO
5. REMISION 0 Ajustar
Firma Revisa y entrega Coloca datos
Memorando Y al Analista del Acta de
devuelve copia 10.1 Aprobacin
A NO SI
MEMORANDO 0 10.2 Conforme?
REMISION
8.
0
OS
Devuelve para ACTA DE
OS
O NT
IV IE
APROBACION
O NT
Ajustar
IS OC DE
Elabora Punto
S
AT IM
IV IE
IS OC DE
TR ED
S
AT IM
L
M P R UA
TR ED
ACTA
L
de Cuenta
M P R UA
0
AD S Y AN
Revisa que el Acta
AD S Y AN
A M
APROBACION
IN
A M
este debidamente
IN
RM
2 0
RM
NO
firmada y sellada ACTA DE
NO
1 Firma APROBACION
PUNTO DE 0
CUENTA ACTA DE 0
1 APROBACION
MEMORANDO
REMISION 0 2
9. 1
PUNTO DE 0
CUENTA
Elabora
VA A 1
Memorando MEMORANDO 0
Firma 11
de Remisin REMISION
PAG.
12

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007


TITULO :
SECCION:

SUPERINTENDENTE NACIONAL
Jefe de Oficina ADUANERO Y TRIBUTARIO
VIENE B
DE 10
PAG. 12.
11
OS
O NT
IV IE
0
IS OC DE
13. ACTA DE
S
AT IM
TR ED
L
Revisa
M P R UA
APROBACION
AD S Y AN
A M
11. ACTA
IN
ACTA DE 0 0
RM
OS
APROBACION
NO
O NT
APROBACION
IV IE
IS OC DE
2
S
AT DIM
0
L
OS
ACTA DE
TR E
M P R UA
ACTA 0 1
O NT
AD S Y AN
APROBACION
IV IE
APROBACION
A M
IS OC DE
S
AT IM
PUNTO DE 0
IN
TR ED
L
M P R UA
ACTA
RM
0 CUENTA
AD S Y AN
NO
Revisa
A M
APROBACION 1
IN
Memorando y Punto 1
RM
2 PUNTO DE 0 MEMORANDO
NO
1 de Cuenta Devuelve CUENTA REMISION 0 Devuelve copia

PUNTO DE 0 copia 1
CUENTA MEMORANDO
REMISION 0
1
MEMORANDO
REMISION 0 Firma 12.1
NO SI
Conforme?
13.1 13.2 12.2
Firma NO SI
Aprobado?
0
OS
SI Difiere o ACTA DE
NO
O NT
APROBACION
IV IE
Conforme?
IS OC DE
Rechaza
S
AT IM
11.1 11.2
TR ED
L
M P R UA
ACTA 0
AD S Y AN
OS
Realiza acciones ACTA DE 0
A M
APROBACION
O NT
IN
IV IE
indicadas en APROBACION
IS OC DE
S
AT IM
RM
TR ED
L
NO
M P R UA
Devuelve a la Div. 0 Punto de Cuenta ACTA 1
AD S Y AN
OS
ACTA DE 0
A M
O NT
APROBACION
IN
de Organizacin
IV IE
APROBACION PUNTO DE 0
IS OC DE
S
AT DIM
RM
L
CUENTA
TR E
M P R UA
para correccin PUNTO DE

NO
ACTA 0 0
AD S Y AN
A M
APROBACION CUENTA
1
IN
MEMORANDO
RM
2
NO
1 MEMORANDO REMISION 0
PUNTO DE REMISION
0
CUENTA
1
MEMORANDO
REMISION 0
B VA A
14
PAG.
13

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007


TITULO :
SECCION:

Jefe de Divisin de
Organizacin Analista
VIENE
DE 13
PAG.
OS
12
O NT
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
0
TR ED
ACTA DE
L
M P R UA
AD S Y AN
APROBACION
A M
IN
ACTA
RM
0
NO
APROBACION
PUNTO DE 0
14. 15. CUENTA
OS
O NT
IV IE
IS OC DE
MEMORANDO
S
AT DIM
Revisa
L
TR E
M P R UA
ACTA DE 0 REMISION
AD S Y AN
A M
APROBACION
IN
RM
ACTA
NO
0
APROBACION
PUNTO DE 0
CUENTA 15.1 15.2
NO SI
MEMORANDO Conforme?
REMISION
Realiza acciones Actualiza el

indicadas en el Punto de Control de
Cuenta Manuales
Revisa
OS
O NT
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
A M
34.
IN
RM
NO
Proceso de
Implantacin

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007

MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
P R O C E D I M I E N T O I M P L A N T A C I O N D E M A N U A L D E N O R M A S Y
P R O C E D I M I E N T O S

N
DIVISION DE 1 Determina de acuerdo a la materia que se esta tratando y a

ORGANIZACIN
la estructura administrativa del SENIAT, la cantidad de
Analista
usuarios que debern recibir el manual aprobado y la
cantidad de papel necesario para la reproduccin.
2 Elabora memorando, de acuerdo a las normas

establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos
Tcnicas y Procedimientos de la Correspondencia Oficial,
solicitando la reproduccin y encuadernacin del Manual y
lo enva conjuntamente con el original del Manual de
Normas y Procedimientos Aprobado para la firma del Jefe
de la Divisin de Organizacin a Divisin de Servicios e
Infraestructura.
Jefe de la Divisin 3 Recibe lo indicado en el paso anterior, y revisa:
3.1. De estar conforme, firma el memorando y lo enva

con el Manual anexo, a la Divisin de Servicios e
Infraestructura para que realice el proceso de
reproduccin y encuadernacin.
3.2. De no estar conforme devuelve al Analista para que

realice las correcciones indicadas.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
DIVISION DE SERVICIOS E 4 Recibe Memorando, firma y devuelve copia en seal de

INFRAESTRUCTURA
recepcin y ejecuta el proceso de reproduccin y
encuadernacin de los Manuales solicitados.
DIVISION DE 5 Convoca reunin con el equipo de Trabajo para determinar

ORGANIZACIN
el mtodo de implantacin ha ser utilizado y elaborar el
Analista
Plan de Implantacin del Manual.
6 Determina el mtodo para implantar el manual aprobado

EQUIPO DE TRABAJO
tomando en consideracin la estructura administrativa, el
tipo de manual, cobertura, nivel tcnico del personal, clima
organizacional; recursos asignados, y el entorno.
7 Elabora el Plan de Implantacin del Manual o Cronograma

de trabajo detallado, donde se indican las actividades a
desarrollar en forma cronolgica con indicaciones de tiempo
de ejecucin y funcionario(s) responsable(s) de su
ejecucin.
8 Somete a consideracin del Gerente de Lnea de la Unidad

Usuaria el Plan de Implantacin del Manual para su
aprobacin.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
GERENTE DE LINEA 9 Recibe Plan de Implantacin del Manual y revisa:

UNIDAD USUARIA
9.1. Si esta de conforme, aprueba el Plan de
Implantacin del Manual
9.2. Si no esta conforme, indica ajustes y devuelve para

correccin al Equipo de Trabajo.
EQUIPO DE TRABAJO 10 Recibe el Plan de Implantacin del Manual
10.1. Si no est aprobado, realiza los ajustes indicados.
10.2. Si esta aprobado, entrega al Analista para que

elabore el material de induccin.
DIVISION DE 11 Recibe el Plan de Trabajo e inicia la elaboracin de la

ORGANIZACIN Presentacin y de todo el material necesario para dictar la
Analista
induccin del Manual de Normas y Procedimientos
Aprobado, en la fecha acordada en el Plan de Implantacin.
12
Archiva en la carpeta historial el material relacionado con el
manual.
13 Localiza el original del Manual de Normas y Procedimientos

Aprobado, el Acta de Aprobacin, el Punto de Cuenta y
conjuntamente con la Carpeta Historial hace entrega a la


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:

N
Secretaria.
DIVISION DE 14 Recibe lo indicado en el paso anterior e identifica Sobre

ORGANIZACIN
Manila con el ttulo del Manual, N de versin y fecha del
Secretaria
mismo.
15 Introduce en el Sobre Manila previamente identificado el

original del Manual de Normas y Procedimientos Aprobado,
el Punto de Cuenta y el Acta de Aprobacin.
16 Identifica Carpeta Colgante, de acuerdo a las normas

establecida para el archivo.
17 Introduce el Sobre de Manila y la Carpeta Historial en la

Carpeta Colgante y Archiva de acuerdo a la norma
establecida.



TITULO :
SECCION:
IMPLANTACION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE ORGANIZACION DIVISION DE SERVICIOS

EQUIPO DE TRABAJO
E INFRAESTRUCTURA
Analista Jefe de Divisin
1.
6.
A B
4.
OS
O NT
OS
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
O NT
3.
TR ED
L
IV IE
M P R UA
IS OC DE
S
AT DIM
AD S Y AN
Memorando
OS
0
L
TR E
M P R UA
A M
O NT
IN
AD S Y AN
IV IE
Solicitud de
IS OC DE
S
AT IM
A M
RM
Memorando 0
TR ED
L
IN
M P R UA
NO
Reproduccin
RM
AD S Y AN
Solicitud de
A M
NO
IN
Reproduccin 1
RM
NO
1
Revisa
Determina la cantidad de Firma
Usuarios que deben recibir Selecciona el Mtodo de
el Manual Devuelve Copia Implantacin del Manual
3.2 3.1
NO SI 7.
2. Conforme?
OS
O NT
Plan de
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
OS
Memorando 0
TR ED
L
Implantacin
O NT
M P R UA
IV IE
AD S Y AN
IS OC DE
Solicitud de Memorando 0
S
AT DIM
A M
Memorando
L
0
TR E
IN
M P R UA
Reproduccin Solicitud de
AD S Y AN
RM
Memorando 0 Solicitud de
A M
5.
NO
Reproduccin
IN
1 Solicitud de Reproduccin
RM
NO
Reproduccin 1
1
1
8. Lo somete a la aprobacin
A Firma del Gerente
Devuelve para
correccin Proceso de
NO reproduccin
SI
Conforme?
VA A
9
Realiza correcciones y PAG.
somete a consideracin Convoca reunin al Equipo 20
del Equipo de Trabajo de Trabajo

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007


TITULO :
SECCION:
UNIDAD USUARIA DIVISION DE ORGANIZACION

EQUIPO DE TRABAJO
Gerente de Lnea o Jefe de Oficina Analista
VIENE
9. DE 8
PAG. 13.
OS
19 11.
O NT
IV IE
Plan de
IS OC DE
S
AT DIM
L
TR E
M P R UA
Implantacin
AD S Y AN
ACTA
A M
IN
APROBACION
RM
0
NO
Plan de PUNTO DE
Implantacin CUENTA
OS
O NT
IV IE
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
A M
9.2
IN
NO SI
9.1 CARPETA
RM
10.
NO
Conforme?
HISTORIAL
Devuelve al Equipo de Plan de

Trabajo para correccin Implantacin Presentacin
indicando las
modificaciones
OS
O NT
Aprueba el Plan de
IV IE
Entrega a la Secretaria
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
Implantacin
M P R UA
AD S Y AN
A M
IN
RM
10.1 NO 10.2
NO
SI
Aprobado?
Hasta la fecha de la
Induccin
VA A
Realiza Ajustes y lo Plan de 13
entrega al Gerente Implantacin 12. PAG.
Prepara 21
Carpeta Historial
MEMORANDOS
INFORMACION
MINUTAS
RELEVANTE
CARPETA
HISTORIAL

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007


TITULO :
SECCION:
DIVISION DE ORGANIZACION
Secretaria
VIENE
DE 13
PAG.
20
OS
O NT
IV IE
14.
IS OC DE
S
AT IM
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
A M
OS
IN
ACTA
O NT
RM
IV IE
IS OC DE
APROBACION
S
AT IM
NO
0
TR ED
L
M P R UA
AD S Y AN
ACTA PUNTO DE
A M
IN
Procedimiento
APROBACION
CUENTA
RM
Aprobado
NO
PUNTO DE CARPETA
Procedimiento
CUENTA
Aprobado
HISTORIAL
CARPETA
HISTORIAL 16. Identifica Carpeta Colgante
15. Identifica Sobre con la
denominacin del Manual
Identifica Sobre con la

denominacin del Manual
17.
Archiva

0056 Noviembre 2007 4.1 Mayo 2007

CAPITULO IV. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS 10.40.20.004 IV 2
TITULO:
SECCION:
I N S T R U C T I V O
I. IDENTIFICACION
1. Ttulo: ACTA DE APROBACION
2. Cdigo: 10.40.20.004F2/ 05-07
II. ORIGEN
OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACIN / DIVISION DE ORGANIZACIN -

USUARIOS
III. OBJETIVO
Dejar constancia de la participacin y conformidad con el contenido del proyecto

desarrollado, por parte de los miembros que conformaron el equipo de Trabajo.
IV. PRESENTACION
1. Forma: Hojas sueltas.
2. Tamao: Carta.
3. Material: Papel bond, base 20, color blanco.
4. Impresin: Tinta color negro.
V. ELABORACION


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
1. Mtodo y frecuencia de elaboracin:
Se elabora mediante sistema mecanizado cuando todos los involucrados en el desarrollo de

un Manual de Normas y Procedimientos hayan aprobado el contenido del mismo.
2. . Distribucin y Archivo:
Ejemplar 1: Archivo (Expediente)
Ejemplar 2: Adjunto al proyecto que va a la Aprobacin del Superintendente Nacional

Aduanero y Tributario
3. ASIENTOS: Acta de Aprobacin
Los miembros del equipo de Trabajo Coloque la denominacin del proyecto

abajo firmantes, por la presente desarrollado.
declaramos haber participado en la
elaboracin y revisin del Manual de
Normas y Procedimientos sobre
XXXXXXXXXXX en nuestra
condicin de USUARIOS
Por lo tanto habiendo cumplido Indique el nombre del Proyecto

satisfactoriamente todas las normas Desarrollado y el N de Versin.
para la elaboracin de Manuales,
manifestamos estar de acuerdo con el
texto originado en el Manual


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
XXXXXXXXX versin No. XX y

recomendamos su aprobacin formal
por las autoridades competentes
Por el Equipo de Trabajo Coloque el Nombre y Apellido, N de

Nombre y Apellido
la cdula de identidad; as como la
C.I.:
Unidad de Adscripcin unidad administrativa del funcionario
que particip en la elaboracin del
Manual de Normas y Procedimientos.
AUTORIZACION
Nosotros como autoridades Coloque la denominacin del proyecto

competentes en la materia tratada sealada en el Memorando
en el Manual de Normas y Solicitud de Apoyo Tcnico.
Procedimientos XXXXXXXX, una
vez realizada la evaluacin final del
mismo, consideramos que
tcnicamente el Manual cumple con
todos los requisitos indispensables
para su aprobacin definitiva por
parte del Superintendente Nacional
Aduanero y Tributaria; as como para
su posterior distribucin e
implantacin.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
UNIDAD USUARIA Coloque la denominacin de la

Nombre y Apellido
Unidad Usuaria, as como el Nombre,
C.:I.:
Cargo: Apellido, y Cdula de Identidad del
Sello de la Unidad
Gerente de Lnea o Jefe de Oficina y
el sello de la misma.
OFICINA DE PLANIFICACION Y Coloque el Nombre, apellido, cdula

ORGANIZACIN
de identidad del Jefe de la Oficina de
Nombre y Apellido
C.:I.: Planificacin y Organizacin, y el sello
Cargo
correspondiente.
Sello
NIVEL DE APROBACION Coloque el Nombre, apellido, cdula

Nombre y Apellido
de identidad del Intendente, Gerente
C.:I.:
Cargo General o su Equivalente y el sello
Sello
correspondiente.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
I. IDENTIFICACION
1. Ttulo: HOJA DE VIDA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
2. Cdigo: 10.40.20.004F4/ 05-07
II. ORIGEN
DIVISION DE ORGANIZACIN
III. OBJETIVO
Llevar control de las modificaciones o versiones que se desarrollen de un manual de Normas

y Procedimientos.
IV. PRESENTACION
1. Forma: Hojas sueltas.
2. Tamao: Carta.
3. Material: Papel bond, base 20, color blanco.
4. Impresin: Tinta color negro.


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
V. ELABORACION
1. Mtodo y frecuencia de elaboracin:
Se elabora a mano por el Analista asignado al proyecto cada vez que finalice una versin
del Manual de Normas y Procedimientos.
2. . Distribucin y Archivo:
Ejemplar 1: Archivo (Carpeta Historial)
3. ASIENTOS: Hoja de Vida Manual de Normas y Procedimientos
HOJA DE VIDA Indique la denominacin del Proyecto

MANUAL DE NORMA desarrollado.
Y PROCEDIMIENTOS
N del Manual Indique el N asignado al Manual para su

archivo.
Fecha Solicitud Indique la fecha en la cual se solicita el

desarrollo del proyecto
Motivo de la Solicitud Explique brevemente el motivo de la

elaboracin o cambio de versin.
Analista Asignado Coloque el nombre del Analista


MANUAL DE NORMAS Y
TITULO:
SECCION:
responsable del desarrollo del proyecto.
Fecha de Asignacin Coloque la fecha en que fue asignado el

Proyecto al Analista
Fecha de Punto de Cuenta Coloque la fecha de Aprobacin del

Manual de Normas y Procedimientos,
indicada en el Punto de Cuenta
N de Punto de Cuenta Coloque el N del Punto de Cuenta con el

cual fue aprobado el Manual de Normas y
Procedimientos.


Estandar - Elaboracion - Manuales - Norma - Procedimiento Del SENIAT PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Estandar - Elaboracion - Manuales - Norma - Procedimiento Del SENIAT PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

NORMAS Y

ESTANDAR PARA LA ELABORACION DE

Administracin Ejecutiva y Organizacin

Versin 4.1/Mayo, 2007

AL: SUPERINTENDENTE NACIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO

Equipo de Trabajo y los Niveles de Autorizacin

CIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO:

Cumplir ro'l la MU110aw' , g;ll Vlgente

~ Org!nlca de la (ontIt.lorl' Generil deTa~

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos "Estndar para la

"Estndar para la Elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos" -

Por el Equipo de Trabajo:

~ida Flores DiorlinS1::fDeth Trompetero Ana Dolores Infame { .

Ira ida JQ$efi a Gal 'dez

Adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas

Nosotros como autoridades competentes en la materia tratada en el Manual de

CAPITULO MATERIA PAG.

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

CAPITULO MATERIA PAG.

Procedimiento Elaboracin de Manual de Normas y 1

Procedimiento Aprobacin de Manual de Normas y 5

Procedimiento Implantacin de Manual de Normas y 14

Formulario Acta de aprobacin S/N

Formulario Hoja de Vida del Manual de Normas y Procedimientos S/N

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

1. Modelo de la Portada y Cartulas Internas.

2. Modelo de las pginas a ser utilizadas para la elaboracin del

4. Modelo de Acta de Suspensin de Proyecto

5. Modelo de Etiqueta de Identificacin Carpeta Historial.

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

Como objetivos especficos, se pueden mencionar:

2. Establecer claramente el nivel de autoridad y grado de responsabilidad de los distintos

3. Establecer los mecanismos necesarios para lograr la fluidez y eficiencia en el proceso de

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

En tal sentido este Manual cubre los siguientes aspectos:

1. Las normas generales y especficas que regularn el proceso de elaboracin de

2. Los pasos a seguir durante el proceso.

3. Los formularios a utilizar.

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta Oficial de

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Publicada en Gaceta Oficial de la

Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Publicada en la Gaceta Oficial de la

Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Publicada en Gaceta Oficial de la Republica

Decreto con Rango y Fuerza de Ley que establece la Simplificacin de Trmites

Ley del SENIAT. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 08 de noviembre de 2001, N

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Publicada

Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica

Decreto sobre la Reforma Parcial del Reglamento de Reorganizacin del Servicio

Resolucin sobre la Organizacin, Atribuciones y Funciones del Servicio Nacional

Providencia Administrativa N SNAT/2007/099; donde se crea la Divisin de

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007

Memorando N GGSJ/GDA/DA/2007/417- 4802; donde La Gerencia General de

ACTA DE APROBACION VERSION SELLO

0056 Noviembre 4.1 Mayo, 2007