El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado",

reunido en su sesin N 1628, Ordinaria, celebrada, el quince de junio del ao dos mil
cinco, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral
21 del artculo 26 de la Ley de Universidades y el Numeral 23 del artculo 9 del
Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado APROBO:
Reglamento para el Registro y Asignacin de Recursos de los Grupos Organizados
de la UCLA

Captulo I
Disposiciones Generales

Artculo 1:
Se define como Grupo Organizado, el conjunto de estudiantes de la UCLA,
estructurados en funcin de un criterio u objetivo que comparten, para cumplir
funciones de Apoyo Acadmico, Extensin, Investigacin, Cultura, Deporte,
Ecolgicas, Religin o de cualquier otra ndole en pro del beneficio de la comunidad.

Artculo 2:
En la UCLA existir una Coordinacin General de Grupos Organizados (GOUCLA),
debidamente constituida y registrada ante la Direccin de Extensin de la UCLA. La
misma ser quien represente a las Coordinaciones de Grupos Organizados por
Decanato o Ncleo.

Artculo 3:
Deber existir por cada Decanato o Ncleo una Coordinacin de Grupos Organizados
que represente los grupos organizados existentes. Deber estar integrada por los
representantes de cada Grupo Organizado y un Profesor Asesor de la Coordinacin de
Grupos Organizados del Decanato o Ncleo.

Artculo 4:
Los Grupos Organizados que en la actualidad cuentan con la aprobacin de los Consejos
de Decanato, tambin debern regirse por este Reglamento para optar a la solicitud
de Registro y Asignacin de Recursos.

Artculo 5:
Todo Grupo Organizado para estar registrado y formalizado ante la UCLA, deber
cumplir con lo siguiente:

a. Estar adscrito a la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o

Ncleo correspondiente.

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 b. Registrarse en la Coordinacin de Extensin del Decanato o Direccin del
Ncleo.

Artculo 6:
Los Grupos Organizados debern tener un representante, quien los representar ante
la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo y en la Coordinacin de
Extensin del Decanato o Direccin del Ncleo.

Artculo 7:
Los representantes de la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo
conformarn la Directiva de la Coordinacin General de Grupos Organizados de la
UCLA.

Captulo II
Del Registro Formal de los Grupos Organizados

Artculo 8:
Todo Grupo Organizado deber registrarse ante la Coordinacin de Grupos
Organizados del Decanato o Ncleo y en la Coordinacin de Extensin del Decanato
Direccin del Ncleo, para ello debe presentar los siguientes documentos:

Comunicacin dirigida a la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o

Ncleo y al Coordinador de Extensin o Director del Ncleo, donde solicite ser
reconocido formalmente como Grupo Organizado del decanato o ncleo
correspondiente, en la cual deber especificar el nmero de integrantes que lo
conforman, las actividades a ejecutar como Grupo Organizado con el visto
bueno de un Profesor Asesor del Grupo y del Profesor Asesor de la
Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo.

Acta Constitutiva que contenga: Misin, Objetivo, Funciones, Justificacin,

nombre y cdula de identidad de sus integrantes y del representante, tiempo
de duracin de la Directiva y del representante, cronograma de actividades a
ejecutar en el ao y posibles recursos materiales que requieran.

Artculo 9:
Se define como:

a. Profesor Asesor del Grupo, aquel que presta apoyo y asesora al grupo
organizado en relacin al objetivo planificado.

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 b. Profesor Asesor de la Coordinacin de Grupo Organizado Ncleo, aquel
que administra, coordina y valida las actividades de los Grupos y es
responsable de los equipos adquiridos para la Coordinacin de Grupos
Organizados Ncleo.

Artculo 10:
La revisin consideracin y aprobacin o aceptacin del grupo, depender del anlisis
de los documentos consignados por el grupo, a la Coordinacin de Grupos Organizados
del Decanato o Ncleo y a la Coordinacin de Extensin o Direccin del Ncleo.

Artculo 11:
La Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo y la Coordinacin de
Extensin de cada Decanato o Direccin del Ncleo es la instancia responsable de
llevar un registro de:

Los Grupos Organizados existentes y de los profesores asesores por grupo.

Los recursos financieros solicitados y recibidos por grupo del Vice Rectorado
Administrativo y de otras unidades.

Captulo III
De la Asignacin y Distribucin de los Recursos Asignados a los
Grupos Organizados

Artculo 12:

La Coordinacin de Extensin del Decanato o Direccin del Ncleo conjuntamente con

las Coordinaciones de Grupos Organizados por Decanato o Ncleo y el profesor asesor
de la Coordinacin de Grupos Organizados, debern realizar un anlisis del
cronograma de actividades pautadas por cada Grupo Organizado y establecer una
distribucin equitativa de los recursos financieros asignados por decanato o ncleo, y
enviarlo al Vice Rectorado Administrativo, en la cual deber mencionar nombre y
cdula de identidad de los representantes de los grupos.

Artculo 13:
Al momento de elaborar la distribucin equitativa de los recursos se podr designar
una cantidad para la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo para
la adquisicin de equipos que podrn utilizar los grupos, siempre y cuando se justifique
la necesidad del mismo.

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Artculo 14:
Los grupos Coordinacin de Grupos del Decanato Ncleo, debidamente registrados
podrn solicitar, recursos financieros, al Vice-Rectorado Administrativo mediante una
Comunicacin. Los recursos que se entreguen a los representantes de Grupos
Organizados debern ser utilizados en la adquisicin de materiales y suministros as
como para gastos de servicios no personales y los recursos que se entreguen a las
Coordinaciones de Grupos Organizados del Decanato Ncleo debern ser
utilizados en la adquisicin de activos reales. Todas estas solicitudes de recursos
deben estar en concordancia con la distribucin recibida.

Artculo 15:
Toda comunicacin de solicitud de recursos financieros debe:

Tener una justificacin.

Ser firmada por:

9 Representante del Grupo Organizado.

9 Coordinador de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo.

9 Visto bueno de los Profesores Asesores del Grupo y de la Coordinacin de

Grupos Organizados del Decanato Ncleo.

9 Visto bueno del Coordinador de Extensin del Decanato o Director del

Ncleo.

Artculo 16:
Los Grupos Organizados que surjan y se registren en la Coordinacin de Grupos
Organizados del Decanato o Ncleo y en la Coordinacin de Extensin Direccin de
Ncleo posterior al momento de la distribucin de los Recursos, podrn solicitar
recursos financieros al ao siguiente.

Artculo 17:
Aquellos Grupos Organizados que le surjan actividades que no hayan sido previamente
planificadas o incluidas en el cronograma y requieran solicitar recursos financieros
para la ejecucin de dicha actividad, debern justificar la necesidad del mismo ante la
Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo y esta con el profesor
asesor de la misma, respetando lo acordado por grupo, y de acuerdo a las
caractersticas del evento y sujeto a la disponibilidad, decidir, si existen los
recursos, para dar o n el visto bueno a la solicitud del grupo.

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Articulo 18:
Cuando la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo, realice compra
de equipos, estos debern ser donados a la UCLA, mediante una Acta de Donacin a
travs del Departamento de Bienes Nacionales. La donacin se har al momento de la
rendicin de los recursos asignados y ser tramitada por el Vice-Rectorado
Administrativo utilizando las normas y procedimientos vigentes. Los equipos debern
ser ubicados en el rea asignada por el Decanato o Ncleo a la Coordinacin de Grupos
Organizados, en caso de no existir sta rea fsica, debern ser ubicados en la
Coordinacin de Extensin Direccin de Ncleo respectivamente. En caso de existir
algn equipo que requiera ser ubicado en un lugar diferente al especificado
anteriormente deber justificarse ante el Vicerrector Administrativo y aprobado por
ste.

Artculo 19:
El Coordinador de Extensin ser responsable de los equipos que sean ubicados en la
Coordinacin de Extensin y el Profesor Asesor de la Coordinacin de Grupos
Organizados del Decanato o Ncleo ser responsable de los equipos ubicados en la
Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato Ncleo y para los equipos que
sean ubicados en un rea diferente ser responsable el jefe de la unidad en la cual se
ubicaron los equipos.

Artculo 20:
Los Grupos Organizados debern actualizar anualmente ante la Coordinacin de
Grupos Organizados del Decanato Ncleo y estos debern remitir un informe a la
Coordinacin de Extensin o Direccin de Ncleo sobre el cronograma de actividades a
ejecutar en el ao.

Captulo IV
De la Rendicin de Cuenta

Artculo 21:
Los Representantes de Grupos Organizados Coordinacin de Grupos Organizados por
Decanato Ncleo debern rendir cuenta al Vice-Rectorado Administrativo del uso
dado a los recursos financieros que les fue entregado para la ejecucin de sus
actividades, aquellos que no rindan cuenta del dinero entregado, no podrn realizar una
nueva solicitud hasta tanto no estn solventes con dicha rendicin.

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Las rendiciones debern contar con el aval siguiente:

a. Las realizados por los Representantes de Grupos Organizados :

9 Coordinador de Grupos Organizados por Decanato Ncleo, Profesores

Asesores (del Grupo y de la Coordinacin de Grupos) y el Coordinador de
Extensin del Decanato.

b. Las realizadas por la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o

Ncleo:
9 Profesor Asesor de la Coordinacin de Grupos Organizado del Decanato
o Ncleo y el Coordinador de Extensin del Decanato.

Artculo 22:
La rendicin de cuenta debe ser realizada ante el Vice-Rectorado Administrativo con
copia a la Coordinacin de Grupos Organizados del Decanato o Ncleo y a la
Coordinacin de Extensin Direccin de Ncleo, y deber contener las facturas que
cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT (que tengan RIT y NIT) y todos
los comprobantes que soporten el gasto.

Artculo 23:
Los recursos que sean utilizados en la adquisicin de materiales y suministros,
servicios no personales y equipos diferente a lo expresado en la solicitud, debern ser
justificados con los avales correspondientes.

Artculo 24:
En caso de que algn Grupo Organizado cese en el cumplimiento de sus actividades,
deber ser notificado por escrito a la Coordinacin de Grupos Organizados del
Decanato o Ncleo para que ste en conjunto con la Coordinacin de Extensin del
Decanato o Direccin de Ncleo, realicen la redistribucin de los recursos financieros
y bienes y a su vez se informe al Vice-Rectorado Administrativo de la nueva
distribucin.

Captulo V
Disposiciones Finales

Artculo 25:
El Decanato o Ncleo con el aval del Coordinador de Extensin Director de Ncleo
facilitar la infraestructura fsica y mantenimiento requerido a la Coordinacin de
Grupos Organizados por Decanato o Ncleo para que estos se renan y planifiquen sus

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actividades. Este espacio fsico deber ser administrado por la Coordinacin de
Grupos y establecer un horario de uso para que todos los grupos del decanato o
ncleo puedan tener acceso al mismo.

Artculo 26:
El presente reglamento entrar en vigencia a partir de su aprobacin y publicacin en
la Gaceta Universitaria, lo no dispuesto en ella ser resuelto por el Consejo
Universitario.

Dado sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesin No. 1628, Ordinaria,
celebrada el quince de junio del ao dos mil cinco.

Lic. Francesco Leone Durante Prof. Nelly Velsquez Velsquez

Rector Secretaria General

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