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Tesis Inventaro Ciclico PDF
Tesis Inventaro Ciclico PDF
Estimados Seores:
Los suscritos
Felipe Gonzlez Gonzlez, con C.C. No. 80 873 438, autor del trabajo de grado titulado
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE
MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS presentado y
aprobado en el ao 2009 como requisito para optar al ttulo de Ingeniero Industrial; autorizo a la
Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines acadmicos, muestre al mundo
la produccin intelectual de la Universidad Javeriana, a travs de la visibilidad de su contenido de
la siguiente manera:
Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios
web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catlogos y en otros sitios
web, Redes y Sistemas de Informacin nacionales e internacionales Open Access y en las
redes de informacin del pas y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad
Javeriana.
___________________________________________________
NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurdicas que se
generan en aplicacin de los principios del derecho de autor.
_______________________________________________________________________________
AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos
FACULTAD: INGENIERA
PROGRAMA: Carrera ___ Licenciatura ___ Especializacin ____ Maestra ____ Doctorado ____
- Ilustraciones x
- Mapas
- Retratos
- Tablas, grficos y diagramas x
- Planos
- Lminas
- Fotografas x
PREMIO O DISTINCIN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mencin especial):
_______________________________________________________________________________
ESPAOL INGLS
_____No aplica ______________________ _______________________________________
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RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLS: (Mximo 250 palabras - 1530
caracteres):
This thesis presents a proposal for reducing inventory inaccuracy in a cosmetic company. There is
a complete analysis of the factors that have a significant impact on the differences of inventory
quantities. Also it analyses the inventory accuracy measurement, taking into account different
equations and diverse procedures to show de state of the accuracy. The results obtained show that
there can be a significant cost reduction by implementing the different changes suggested. During
de project, there are diverse industrial engineering tools that are used.
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE
INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS
DIRECTOR
LOPE HUGO BARRERO SOLANO
INGENIERO INDUSTRIAL
2
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN .......................................................................................... 6
3. OBJETIVOS ................................................................................................ 11
4. METODOLOGA.......................................................................................... 12
6. RESULTADOS ............................................................................................ 27
6.2.2 Clasificacin ABC como herramienta para definir cronograma de conteos .................... 37
3
6.2.3 Evaluacin de medicin de exactitud en inventario ........................................................ 39
9. REFERENCIAS ........................................................................................... 78
4
11.8 DIAGRAMA DE RECORRIDO DEVOLUCIN DE MATERIALES A BODEGA ............................. 91
5
1. INTRODUCCIN
Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que
aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la
complejidad en su administracin crece de manera exponencial (5). El flujo continuo
de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros
procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los
movimientos fsicos y lgicos deben ser coordinados para lograr tener un registro
confiable de las cantidades.
6
prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por
entrega tarda, costos adicionales por administracin, manejo de materiales y
transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo
tanto la contribucin de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala
imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros
problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad
registrada puede ser inferior a la que se tiene fsicamente, lo cual puede resultar en
compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los
costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de
oportunidad los cuales son complicados de estimar.
7
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por Gonzlez, F., Bogot.
8
En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son
muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas,
las personas encargadas de alistar los materiales para las rdenes de produccin
pueden contar incorrectamente; tambin los errores de exactitud pueden ocurrir
cuando los rechazos de los materiales durante la produccin no se reportan o
cuando las devoluciones de material se identifican con un cdigo errneo. Las
causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos
motivos principales detrs de estos problemas que generan tanta diferencia en el
inventario de dichos materiales.
Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo,
el personal encargado de alistar el material para rdenes de produccin se ha
separado en grupos segn el artculo que se maneja, pensando en familiarizar al
personal con un nico tipo de materiales y reduciendo el nmero de responsables
directos. Tambin se han hecho auditoras de los procesos y proveedores; inclusive
se han definido diferentes mtodos para calcular el indicador. Todas estas acciones
pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay
incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los ltimos cambios
realizados al proceso de administracin de inventarios en la empresa.
9
Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso segn los problemas que
encuentro diariamente en el almacn
Me gustara que en este trabajo de grado, usted (Felipe Gonzlez) nos ayudar a
definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario
Esto deja en evidencia que la medicin de la exactitud esta errada y por lo tanto es
preciso considerar estas observaciones en la realizacin del presente trabajo.
Cmo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el
inventario? Por medio de un estudio sistemtico y profundo de todos los factores
que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio
pretende aportar significativamente para evitar dicha situacin. Adems, basado en
los hallazgos, se realizar una evaluacin de posibles alternativas de solucin para
los problemas encontrados, estableciendo as una propuesta de mejoramiento
teniendo en cuenta todas las caractersticas de la empresa.
10
3. OBJETIVOS
11
4. METODOLOGA
4 5
2 Seleccionar alternativa
Seleccionar alternativa Realizar anlisis
de solucin para
de solucin para costo-beneficio
reduccin de diferencias
medicin de exactitud
en inventario
3 Identificar el aporte de
cada factor a la
diferencia en
inventario
12
A continuacin se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases
presentadas
13
3 Explorar y describir procesos que afectan inventario
14
en unidades neta, exactitud en dlares neta, exactitud en unidades
absoluta, exactitud de conteos y exactitud de cdigos variando
tolerancias. De esta forma se identific la informacin que aporta cada
indicador acerca de la exactitud en inventario.
5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos,
se calcul la cantidad neta por cdigo y se realiz un histograma segn
el resultado.
5.2 Se identific el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para
esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calcul el
tiempo transcurrido.
5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de
diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de
estos materiales corresponda a 17 proveedores. De estos proveedores
se tomo la informacin de verificaciones en cantidad entre Enero de
2007 y Noviembre de 2008.
5.3.1 Se calcul la cantidad entregada real contra la cantidad
reportada de cada proveedor.
5.3.2 Se calcul el porcentaje de entregas con cantidades faltantes
y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta
forma se identificaron proveedores crticos.
5.4 Se tomaron todos los movimientos fsicos de los materiales entre
Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de
movimientos fsicos de mayor relevancia dentro del almacn de
materiales. Para esto se utiliz un diagrama de Pareto.
5.5 Se analiz el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300
aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando
estaban ubicadas en niveles superiores.
15
regresar cantidad a ubicacin. De esta forma se estim el costo total
para alistar el material segn el nivel de ubicacin
5.7 Se analiz el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicit a
los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del
Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por
orden de produccin.
5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego
de ser devueltos por sistema y se calcul el tiempo transcurrido para ser
regresados al almacn.
5.9 Junto con los abastecedores de materiales a lnea de produccin, se
elabor un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso
de devolucin.
5.10 Un estudio de tiempos se realiz sobre la conciliacin de rdenes de
produccin, definiendo as el tiempo transcurrido para realizar los
clculos correspondientes.
5.11 Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de rdenes
de produccin, se compararon las cantidades entre devolucin fsica y
devolucin terica para cada componente y se identific la cantidad de
ajustes positivos y ajustes negativos.
5.12 Se realiz conteo de 89 entregas de devolucin por parte del personal
de lneas de produccin y se calcul la exactitud de conteos, la exactitud
en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta.
5.13 Se realiz un estudio de un componente de alta rotacin en 4 rdenes
de produccin consecutivas y se calcularon las diferencias en devolucin
fsica y devolucin terica.
16
7 Seleccionar alternativa de solucin para medicin de exactitud
8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso
del almacn, se realiz una lista de alternativas de solucin a los
problemas identificados.
8.2 Se establecieron los criterios de seleccin en conjunto con la jefatura del
almacn, utilizando esta informacin se elabor una matriz de
priorizacin para seleccionar las alternativas ms apropiadas de
solucin.
9.1 Para las rdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se
tomaron las rdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en
inventario, se calcul el tiempo transcurrido y segn la tarifa de la lnea
de produccin correspondiente se calcul el costo del paro presentado.
9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los
materiales obsoletos enviados a destruccin. El costo estimado para
cada tipo de material se identific por medio de SAP para definir el
monto llevado a destruccin durante el mes de estudio.
17
9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de
conteos cclicos.
9.4 Segn las propuestas definidas, se identific la inversin requerida, los
costos se establecieron por medio de informacin suministrada por
Alcides Quintero, Jefe del Almacn de Materiales.
9.5 Se definieron los puntos en que se espera reduccin de costos y por
medio de esto se defini el ahorro mensual para la compaa.
9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del
proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calcul el valor
presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado.
18
5. MARCO TERICO
Dbito Crdito
Diciembre 31 Costo de ventas $5,000
Mercancas $5,000
Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene
suscritas plizas de seguros para proteger inventarios.
Dbito Crdito
Diciembre 31 Gastos operacionales Faltantes de inventarios $5,000
Mercancas $5,000
19
Si la compaa tiene suscritas plizas de seguros que cubran el total del faltante, en
lugar de debitar la cuenta Gastos se cargara a Reclamaciones A compaas
aseguradoras. Si la pliza no cubre el monto total faltante, se debitaran
respectivamente las cuentas Gastos diversos Faltantes en inventarios, por la parte
no cubierta y reclamaciones A compaas aseguradoras, por la parte que cubre
la compaa de seguros y el crdito se llevara a la cuenta Mercancas. Si el
faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitara la
cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores.
Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante
Dbito Crdito
Diciembre 31 Mercancas $5,000
Costo de Ventas $5,000
Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante.
Dbito Crdito
Diciembre Mercancas $5,000
31 Ingresos no operacionales Sobrantes de inventarios $5,000
Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias
en los libros de contabilidad de la compaa; lo cual afecta el valor que se tiene en
inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados
nicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los
efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido,
la destruccin de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un
proceso de control en unidades. Estos ltimos inconvenientes son ms relevantes
que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la
operacin que afecten dentro de la empresa (2).
20
5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIN EN CANTIDADES DE
INVENTARIO
Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales
generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones
apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y
los que ocurren por falta de atencin (13).
Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son
generalmente ms fciles de prevenir que los que ocurren por falta de atencin. La
capacitacin de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en
que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de
conocimiento.
Por otro lado los errores por falta de atencin son difciles de explicar; los
trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta
correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin
embargo se pueden reducir significativamente con el rediseo de procesos,
capacitaciones e implementacin de nuevas tecnologas como cdigos de barras.
21
El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qu de estos
errores de falta de atencin. Una persona que realiza una tarea puede prestar
mucha atencin las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de
que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven mecnicos y la
atencin se reduce (13).
Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no
entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario
desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto
relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cclicos lo cual puede
ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las
cantidades (7).
22
calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se
puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades
puede existir una inexactitud significativa.
Sin embargo cabe resaltar las caractersticas que se deben cumplir para definir un
artculo como acertado. Adems de la cantidad se debe verificar el cdigo,
ubicacin y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificacin abarca
el precio del artculo, las unidades por caja y la descripcin entre otros. Al momento
de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo
de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras
equivocaciones.
Conteo cclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que
se tienen dentro del almacn. Para este mtodo, se pueden utilizar tcnicas para
asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser
seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificacin para los
conteos.
Estos conteos cclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por
Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostr
que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de
implementar los conteos cclicos. Esto represent un ahorro de $330.000 dlares
anuales, comparando los conteos cclicos con un nico conteo anual de todos los
inventarios.
23
5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CLCULO DE
EXACTITUD EN INVENTARIO
24
Tabla 6 Comparacin de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios
Nombre
Ecuacin Descripcin Comentarios Adicionales
26
6. RESULTADOS
En este captulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del
almacn de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de
almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de
mayor relevancia y al final se describe la metodologa actual para el control de
cantidades en inventario. Esta seccin es informativa y pretende facilitar la
compresin del anlisis realizado en captulos posteriores.
2
Informacin vigente al 12 Febrero de 2009
Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3.
Figura 3 - Distribucin General Almacn de Materiales ubicado en Tocancip Cundinamarca Vista Superior
El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las
ilustraciones respectivas se muestran a continuacin (Figuras 4 a 8)
28
Figura 4 Uniforme utilizado dentro Figura 5 Tilateral para Figura 6 Montacargas para
de la bodega de almacenamiento. extraccin y ubicacin de estibas abastecimiento a planta de
produccin.
29
materiales almacenados; de esta forma se podr tener mayor claridad de cmo se
manipulan los materiales adems de la razn de ser de los sistemas de
almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan
diagramas de los tipos de componentes almacenados.
Tabla 7 Informacin sobre la divisin por grupos de fraccionamiento segn el tipo de componente. Se presenta la
referencia asociada a cada tipo de material.
AVISP, CAJA
Corrugados Avisperos, cajas corrugadas
CORR
30
la bodega, reduciendo el tiempo de alistamiento y por lo tanto mejorando la
productividad.
17
Generar
10 Bajar materiales Bajar materiales
4 1 programa de
de ubicacin de ubicacin
produccin
Armar
Fraccionar cantidad Fraccionar cantidad
11 5 3 documentos de
solicitada solicitada
orden
Si Marcado Introducir en
2 6
Necesario? bolsas plsticas
No
Marcar Si Material es
12 1
Material Frasco de vidrio?
No
Unificar Descartonar
13 7 frasco de
componentes
vidrio
Diligenciar Unificar
14 8
documentos componentes
Diligenciar
9
documentos
Operacin fsica
Inspeccionar
15
3
orden completa
Operacin en sistema
Envolver en
16
plstico
Inspeccin
Entregar
Toma de decisin 17
materiales
31
6.1.4 Descripcin proceso de devolucin de materiales
Devolucin
Devolucin de
materiales
materiales
primarios
Despejar lnea de
6 Despejar lnea de 1
produccin
produccin
7 2 Contar rechazo
Contar rechazo
y desechar
y desechar
Contar e identificar
8 Contar e identificar 3
material sobrante
material sobrante
Conciliar orden de
4
produccin
Devolver
5 lgicamente
materiales
Unificar y verificar
3 componentes
devueltos
Encartonar
9
material primario
10 Trasladar lgicamente
Operacin fsica material a ubicacin
Identificar material
Operacin en sistema
11 con ubicacin en
bodega
Inspeccin
32
6.1.5 Control de cantidades en inventario y clculo del indicador de exactitud
Al inicio del ao, el rea de costos enva un cronograma de conteos que debe ser
cumplido por el personal del almacn de materiales. Este cronograma es recibido
por el Supervisor de Cclicos, persona encargada de administrar el proceso en la
bodega. El cronograma bsicamente muestra el listado total de cdigos que se
tienen en inventario indicando su respectiva clasificacin A, B C basado en el
costo total en inventario. Los cdigos A, B y C deben ser contados 3, 2 y 1 veces en
el ao respectivamente. Se deben completar 12,795 conteos en todo el ao, lo cual
se estima en 57 conteos por da hbil.
Figura 11 Hoja de conteo entregada por parte del supervisor de cclicos a los grupos de fraccionamiento. Cada
grupo cuenta una hoja diariamente.
33
salida es inventario que est a punto de ser trasladado o ya se traslad. El
inventario disponible es la resta entre el inventario total y el inventario de salida.
Esta informacin es suministrada, ya que el personal encargado del conteo debe
tener presente estos movimientos para realizar la respectiva bsqueda. Al final
existe una columna de CONTEO para ingresar el total de unidades encontradas.
34
6.2 EVALUACIN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES
EN INVENTARIO
Las tolerancias estn definidas para aceptar cierto nivel de diferencia en inventario
para los materiales. stas estn establecidas segn 22 categoras las cuales se
muestran en la Tabla 4. Los materiales con mayor aceptacin de diferencia son las
etiquetas, folletos, Sillers, Blisters, Termos, Celofn y Bolsas; los que menos
aceptan diferencia son los potes de vidrio, estuches, frascos plsticos, potes
plsticos y rollos de sachets. Para asignar la tolerancia, se tuvieron en cuenta las
unidades por caja; es decir que si el material se consideraba complicado de contar,
su tolerancia aumentaba.3
3
La Noire, L. (2009, 10 de Marzo), Analista de Base de Datos, entrevista telefnica Per-Bogot.
35
Tabla 8 - Tolerancias en Cantidades para los materiales segn categora.
36
6.2.2 Clasificacin ABC como herramienta para definir cronograma de
conteos
37
Tabla 10 Comparacin clasificaciones ABC por Tabla 11 Comparacin clasificaciones ABC por
movimientos y por costo total en inventarios movimientos y por costo total en inventarios
Cantidad de cdigos Conteos totales
Puede ser relevante para la empresa analizar los materiales con mayor costo en
inventario; sin embargo, la realizacin de los conteos se debe hacer pensando en
identificar puntos de mejora en la operacin (13). Analizar materiales con una alta
rotacin podra facilitar la identificacin de errores y por lo tanto el mejoramiento
contino en los procesos del almacn.
38
movimiento para definir los conteos anuales se llegaran a tener 11,410 conteos lo
cual reduce en 10.4 % de la cantidad actual.
Del total de los 6108 materiales con clasificacin C por movimiento, 2423 (40%) han
tenido cero movimientos fsicos entre Mayo 08 y Marzo 09, por lo que se podra
llegar a considerar la categora D para materiales que entren en este grupo.
Periodo ERI
Noviembre 2008 98%
Diciembre 2008 99%
Enero 2009 98%
Febrero 2009 99%
39
Realizando un seguimiento se identific que de 100 conteos diarios que se solicitan,
se aceptan en promedio 61, los restantes que se encontraban con diferencia se
sometan a una verificacin adicional. Cuando se identificaba por ejemplo que el
material estaba ubicado en un lugar equivocado, se realizaba la correccin
respectiva y luego se proceda a aceptar el conteo. En un principio exista un error,
lo cual debera considerarse un caso de inexactitud, sin embargo al final resultaba
como conteo positivo.
Por otro lado no existe restriccin en cuanto a la cantidad de cdigos que se deben
analizar mensualmente; si por ejemplo el personal encargado del proceso de
conteos decide analizara todos los materiales que no han tenido movimientos desde
la ltima vez que se contaron, el resultado probablemente sera de 100% en el mes;
sin embargo, pueden existir otros materiales con problemas de cantidad.
El ERI calcula los cdigos de materiales que entran como acierto sobre un total de
materiales verificados. Los comentarios acerca de esta medida se representan en la
seccin de tipos de indicadores en el marco terico.
40
Como se puede observar, EUN y EDN utilizan 4 variables, SUS, SVU, SDS y SVD.
La relacin entre SUS y SDS es proporcional, es decir a medida que se aumentan
las unidades en sistema, necesariamente deben aumentar los dlares en sistema,
son sumatorias de cantidades positivas nicamente. Sin embargo las variables SVU
y SVD son sumatorias de cantidades tanto positivas como negativas, por lo tanto si
SVU es positivo, el resultado de SVD puede ser tanto positivo como negativo
dependiendo del costo de las unidades con diferencia.
41
Figura 13 Relacin entre indicador de exactitud en unidades neta e indicador de exactitud en dlares
neta. Se utilizan 12 bases de datos de conteos realizados en el almacn de materiales.
Para que este indicador muestre el mismo resultado que el indicador de exactitud en
unidades neta, la SVU tendra que ser igual a la SAVU, lo cual slo se presenta en
el caso en el que no exista diferencia de unidades. La demostracin se presenta a
continuacin:
42
La exactitud en unidades absoluta es por lo tanto otro indicador que es til identificar
problemas operacionales al tomar diferencias positivas y negativas como un error,
factor que no se logra identificar con los dems indicadores.
Existe otro grupo de indicadores que toma como base el total de conteos realizados
y no la sumatoria del inventario en unidades o en dlares como los ejemplos
anteriores. De esta manera se identifica el nmero de errores que se tienen; los
errores pueden calcularse por material4 o por conteo5 y en ambos casos se puede
aplicar una tolerancia de error. A continuacin se analizan estas posibilidades.
4
Indica la verificacin en cantidad de todas las ubicaciones donde se encuentre el material.
5
Indica la verificacin en cantidad de una ubicacin de almacenamiento
43
Actualmente la empresa maneja un solo indicador de exactitud de cdigos de
materiales utilizando tolerancias variables. El resultado de 99,1% es sobresaliente,
sin embargo calcular el resultado para varias tolerancias muestra qu tan precisas
son las cantidades; si la pendiente al variar la tolerancia es elevada significa que la
tolerancia tiene un gran impacto en el resultado, si por el contrario la pendiente es
leve, la tolerancia no tendra mayor efecto sobre el resultado, lo cual sera el
resultado ptimo.
Figura 14 Exactitud por conteos y por cdigos variando tolerancias de aceptacin de error.
Comparacin Indicadores
98,7% 99,2% 97,4% 99,1%
100,0%
91,5% 89,2%
90,0%
80,0% 74,3%
70,0%
60,0%
Exactitud
50,3%
50,0%
40,0%
30,0%
20,0%
10,0%
0,0%
0% 2% 5% Tolerancias Variables
(Actuales)
Tolerancias
Por Conteos (Cdigo-Ubicacin) Por Cdigos
Al medir los aciertos por cdigo de material como lo est haciendo la empresa, se
corre el riesgo de considerar acertado un material que a nivel de ubicaciones s
presenta variacin; se presenta un ejemplo en la Tabla 14. El material 03-0067189
est distribuido en 4 ubicaciones diferentes, al realizar el conteo se encuentra una
variacin superior a la tolerancia en cada ubicacin, es decir que todas las
ubicaciones estn erradas. Sin embargo si se mira la totalidad del material, la
variacin es aceptada y el cdigo es considerado un acierto. Es evidente que las
diferencias positivas se cancelan con las negativas, generando una diferencia neta
mnima.
44
Tabla 14 Ejemplo de material que presenta diferencias significativas por ubicacin y diferencia mnima en total de
cantidad.
Diferencia
Cantidad en Cantidad Diferencia en
Cdigo Descripcin Material Ubicacin aceptada con Resultado
sistema Contada Unidades
Tolerancia 3%
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-034-04 3,384 4,705 1321 101.52 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-035-04 3,320 2,897 -423 99.60 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-025-04 3,314 3,646 332 99.42 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-050-04 4,400 3,420 -980 132.00 Error
Total 14,418 14,668 250 432.54 Acierto
45
Un mismo material puede tener varios ajustes en la historia. Si se suma el total de
los ajustes y el resultado es positivo, implicara que lo normal para ese cdigo es
encontrar cantidades sobrantes. Si por el contrario, el resultado es negativo,
significara que normalmente se tiene faltante. Un ltimo posible resultado es que
tienda a cero, lo cual implicara que se ha encontrado tanto faltante como sobrante
por las mismas cantidades.
Para definir el resultado neto de los ajustes para cada material, se toman 2452
materiales que han tenido ajustes positivos y ajustes negativos, se agruparon segn
el resultado. La Figura 15 muestra el comportamiento que se obtuvo.
Figura 15 Histograma de ajustes netos histricos para 2452 materiales de envase y empaque. Se toman
materiales que hayan tenido ajustes positivos y negativos.
46
compensando con los ajustes negativos. La causal de esto puede ser por conteos
que han resultado como diferencia negativa y un tiempo despus el conteo resulta
con diferencia positiva lo cual significara que el material nunca estuvo faltante,
simplemente estuvo perdido.6 Realizando un seguimiento puntual por cdigo de la
fecha en la que se gener el ajuste positivo ms representativo y la fecha en que se
gener el ajuste negativo ms representativo se identific que el 79% de los casos
superan los 30 das antes de ser corregidos, en promedio toman entre 7.33 meses
para ajustarse nuevamente teniendo casos mximos de hasta de 4.5 aos. Este
tiempo que transcurre mientras la cantidad es corregida es tiempo en que la
cantidad en inventario estuvo errada.
Para analizar este factor, se tomaron los materiales que presentan mayor diferencia
y se identific el proveedor correspondiente; de esta forma se escogieron los 17
proveedores ms representativos. Se realiz el anlisis a las verificaciones en
cantidad realizadas entre Enero 2007 y Noviembre 2008. Se tomaron mnimo 30
verificaciones de ingresos de material por proveedor, los resultados se presentan en
la Tabla 15.
6
Los ajustes en cantidad realizados en este caso incluyen verificaciones que han resultado con una diferencia
menor que la tolerancia considera aceptable. Por lo tanto en el proceso de clculo del indicador el supervisor de
cclicos no presta atencin sobre estas diferencias.
47
Tabla 15 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de
proveedores. Se calcula la cantidad neta como resultado de todas
las verificaciones.
Ajuste neto de
Proveedor total
verificaciones
Proveedor A 27,796
Proveedor B 18,722
Proveedor C 18,619
Proveedor D 11,794
Proveedor E 7,694
Proveedor Q 7,280
Proveedor F 4,471
Proveedor G 3,519
Proveedor H 2,467
Proveedor I 1,097
Proveedor J 1,086
Proveedor K 518
Proveedor L 208
Proveedor M -34
Proveedor N -112
Proveedor O -283
Proveedor P -12,201
Ajuste total de verificaciones (Unidades) 92,641
Los resultados muestran que en total los proveedores ms crticos estn entregando
ms unidades que las reportadas. Los proveedores pueden estar teniendo
dificultades en conteos de cantidades para despacho, por lo que procuran entregar
ms unidades evitando dar faltante. El resultado de esta seccin explica las
unidades sobrantes que se identificaron en el numeral 7.1.2 de ajustes en cantidad.
El hecho de tener unidades sobrantes en inventario es un factor que puede no ser
de mayor impacto para la empresa ya que est recibiendo unidades que no se
cobraron, sin embargo el presente proyecto se enfoca en definir una propuesta para
asegurar que la cantidad que se reporta en sistema sea igual a la cantidad fsica,
por lo tanto el hecho de tener cantidades sobrantes se considera un error en
exactitud.
48
sobrantes por lo tanto el impacto sobre los problemas que causa la inexactitud en
inventario s se puede ver influenciada por la cantidad entregada por los
proveedores.
49
6.3.3.1 Seleccin de procesos a evaluar
Figura 16 - Herramienta de Pareto utilizada para definir los movimientos fsicos de mayor impacto dentro del
almacn de materiales
50
6.3.3.2.1 Descargue y fraccionamiento de materiales
Esta operacin comprende las primeras 8 actividades del Anexo 11.5. Son procesos
que se realizan para todos los componentes, incluso para componentes de tamao
reducido o para rdenes de cantidades pequeas. Existe slo un caso en el que no
se necesita descargar los materiales con ayuda de un montacargas y es la situacin
en la que los componentes se encuentran en el primer nivel de las estanteras. Se
realiza una comparacin entre las dos situaciones para el alistamiento de 1300 de
aplicadores; los resultados fueron los siguientes:
7
Informacin recopilada el da 10 de septiembre 2008.
51
El acceso a la bscula es cercano a la ubicacin, lo cual facilita el conteo en
caso de que se solicite material adicional para una orden de produccin.8
El proceso de descartonado fue elegido como punto crtico por los siguientes
motivos:
8
Los adicionales de materiales son una tarea continua a lo largo del turno de trabajo.
52
En el turno de la maana se pierden en promedio 1.1 horas de trabajo
debido a la falta de recipientes plsticos. Al tener 3 personas en el turno 1,
esto se convierte en 3.3 horas hombre diarias, tiempo en el cual se podran
descartonar entre 7920 y 9900 unidades dependiendo del frasco.
1. Los materiales que se han devuelto por sistema demoran hasta 15 das en
ser regresados fsicamente al almacn. Estos componentes permanecen
ubicados cercanos a las lneas de produccin (Demora N 1 en diagrama de
recorrido Anexo 11.8), por lo tanto los operarios de produccin toman este
material para fabricar una orden posterior lo cual afecta el inventario.9
Figura 17 - Material con bolsa abierta, facilita la Figura 18 Material identificado con dos
prdida del rtulo de identificacin causando diferentes cantidades. No hay seguridad
confusin al momento de generar devolucin. sobre la cantidad real.
9
El material que se ha regresado al inventario lgicamente no debe ser tomado para otra orden de produccin ya
que el sistema indica que estas unidades estn en el almacn y no asignadas para produccin.
53
3. Durante la fabricacin, los materiales de envase y empaque se utilizan en el
sector de envasado y en el sector de acondicionamiento, zonas divididas por
conceptos de contaminacin sobre el producto. Por esta razn los materiales
que pertenecen a una misma orden de produccin toman caminos diferentes.
La operacin de devolucin lgica (Operacin 5 en Anexo 11.8), se realiza
en el sector de acondicionamiento y por esta razn el digitador encargado
slo puede verificar fsicamente los componentes del sector donde est
ubicado. Al momento en que se unen los componentes de una misma orden
de produccin (Inspeccin-operacin 11 en Anexo 11.8), el funcionario
encargado identifica diferencias entre las unidades devueltas lgicamente y
las devueltas de forma fsica.
10
(A)
Es decir que todos los materiales que ingresaron a planta de produccin, pueden
tomar alguno de los cuatro destinos presentados en la ecuacin (A). Un ejemplo del
escenario ideal en que todos los movimientos fsicos coinciden con los movimientos
lgicos durante el abastecimiento y devolucin de un material es el siguiente:
10
No existen componentes que se utilicen ms de una vez en un mismo producto
54
Tabla 18 - Caso ideal de abastecimiento y devolucin de
inventario, donde no se genera diferencia en exactitud. Las
cantidades se muestran en unidades.
Inventario previo a fraccionamiento 750
Como se puede ver, inicialmente se tenan 750 unidades en inventario de las que se
fraccionaron en total 230 unidades. La cantidad utilizada en produccin fue de 190
unidades, dejando 40 para devolucin. El total en inventario posterior a esta
devolucin es de 560 unidades. El clculo de una conciliacin de materiales tiene un
tiempo estimado de 15.3 minutos por orden de produccin donde un abastecedor de
materiales realiza este procedimiento 6 veces diarias en promedio. Se requieren por
lo tanto 1.53 minutos para el slo calculo, reduciendo la atencin sobre los
materiales fsicamente.
55
Tabla 19 - Resultados de comparacin entre devolucin fsica y devolucin
terica para 1198 materiales utilizados en produccin. No se tiene en cuenta
porcentaje de tolerancia.
DIFERENCIA POSITIVA
56
DIFERENCIA NEGATIVA
57
informacin. Una imagen del programa se presenta en el Anexo 11.14. Los
resultados obtenidos luego de 89 cdigos de material contados se presentan en la
Tabla 21.
El resultado anterior demuestra que el conteo por parte del personal de las lneas de
produccin no es acertado, 80,1% en exactitud de conteos realizados implica que
19% de los conteos resultaron en error lo cual afecta la exactitud en inventario del
almacn de materiales.
Por otro lado se realiz seguimiento puntual a la tapa cdigo 03-0041591 y descripcin
TA ESM ESMALTE x 10 ml. Este material se utiliza en varios tipos de productos
terminados y se identificaron casos como el que se presenta en la Tabla 22.
Tabla 22 - Seguimiento a material utilizado en diferentes productos terminados identificando diferencias entre
devoluciones fsicas y devoluciones tericas.
Orden de Producto
Cantidad Muestra Devoluci Devolucin
producci terminad Rechazo Diferencia
abastecida s n fsica terica
n o
12168048 1,420 1,358 10 3 0 49 - 49
12167971 1,700 1,560 15 4 0 140 - 140
12168087 1,462 1,289 22 3 40 173 - 133
12168093 1,510 1,380 12 2 443 130 313
483 492 - 9
58
produccin hacen efectiva la entrega ya que no se requiere el material. La situacin
presentada afecta el control y la exactitud de los inventarios.
11
Los porcentajes se definieron en conjunto con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Abril 17 2009.
59
Tabla 23 - Matriz de priorizacin para establecer el impacto de cada factor a la diferencia en
inventario
Diferencias en proceso de
abastecimiento y 1198 582 49% 16800 -11250 1.92
devoluciones
Cantidades erradas
1825 164 9% 1164 -1025 0.18
entregadas por proveedor
Como se puede ver, los casos estudiados que tienen mayor impacto en la
inexactitud actual son los procesos de abastecimiento-devolucin y los ajustes
errados presentados en los conteos cclicos. Los problemas presentados en el
proceso de abastecimiento y devoluciones se identificaron a travs de un estudio
sobre las conciliaciones de rdenes de produccin de lo cual se encontraron
problemas como:
60
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO
61
Tabla 24 - Porcentajes de muestra para auditora de exactitud en inventario
62
Figura 19 - Reporte de exactitud en inventario propuesto. Los resultados son un ejemplo de cifras para representar
un posible escenario. Las ponderaciones y los indicadores a tener en cuenta se discutieron con Leonardo Palomino,
Jefe de Almacenes.
Exactitud en dlares
BALANCE TOTAL
Ponderacin
63
7.2 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR
INEXACTITUD EN INVENTARIOS
64
7.2.1 Propuestas para reduccin de diferencias en proceso de
abastecimiento y devolucin
Los materiales de envasado llegan al mismo punto junto con los materiales
de acondicionamiento logrando unificar la totalidad de los componentes para
una misma orden. Esto facilita el control y asegura que se realice la
devolucin completa de los componentes en forma fsica.
65
7.2.1.2 Propuesta N 1 Incluir formato para seguimiento de rdenes de
produccin
Con el fin de lograr mayor trazabilidad se presenta el Anexo 11.13 donde se puede
hacer un seguimiento completo de la totalidad de materiales en cada orden de
produccin. Teniendo en cuenta los criterios para documentos identificados en el
marco terico, se disea el formato para mayor practicidad y fomento de la exactitud
en los registros.
66
Con el fin de facilitar esta operacin y otorgar mayor control sobre los materiales en
la planta se propone el desarrollo en SAP de un programa que realice el clculo y la
devolucin respectiva. El razonamiento lgico del aplicativo se presenta en la Figura
20 (Las funciones en color rojo indican variables ingresadas por el funcionario, las
funciones en color azul indican operaciones del aplicativo):
67
Realice devolucin por cantidad (DF-CS)
Si DF < CS
Realice devolucin por cantidad DF
Si sobrante no se encuentra en listado
Realice devolucin por cantidad DT y agregue diferencia a
listado de sobrantes por devolucin
Si Absoluto (A) > 200
Enve correo automtico para solicitar conteo de material en almacn
de materiales
Esta herramienta no tiene ningn costo directo para la compaa ya que existe el
rea de desarrollo SAP responsable por la construccin de aplicativos como el
anterior. Con ayuda de la lgica de la herramienta presentada anteriormente, se
espera mayor control sobre las cantidades y se evitan los errores manuales al
momento de conciliar las rdenes de produccin.
68
7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cclicos
Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del
proceso. Actualmente se solicitan 100 materiales para verificacin en cantidad; cada
cdigo de material tiene en promedio 2.3 ubicaciones por lo tanto se deben verificar
230 ubicaciones en promedio al da. Segn informacin otorgada por la jefatura del
almacn de materiales, contar una ubicacin requiere de 8.5 minutos. Por otro lado
la empresa paga $2,958 pesos la hora, lo cual demuestra que se estn gastando en
promedio $ 2313,156 mensuales. Al utilizar la clasificacin ABC por movimientos, la
reduccin en cantidad de conteos es de 10.4%, por lo tanto se espera que se
reduzcan los costos en $240,568 mensualmente.
Los conteos anuales requeridos para cada clasificacin ABC de los materiales se
presentan en la Tabla 26:
A 893 2679
B 1307 2614
C 6108 6108
Total 8308 11401
69
7.2.2.2 Propuesta N5 - Utilizar tolerancia como lmite al momento de definir
acierto y error en conteo de materiales
Para definir un valor sobre el inventario, se procede a realiz una relacin entre el
valor y la prdida total de inventario. Actualmente, si se aplica la tolerancia de
diferencia correspondiente en cada material, se considera aceptable la prdida de
$1,244 millones pesos lo cual es en total el 2.1% de los $58,729 millones de pesos
que se tienen en inventario. Si se establece la relacin entre el lmite mximo
monetario por material y la prdida total aceptada segn la tolerancia en cantidad, el
resultado se muestra en la Figura 21.
Figura 21 - Relacin entre el lmite monetario y la prdida total generada sobre el inventario de
materiales de envase y empaque
Considerando este criterio, se tiene una medida ms apropiada que slo el factor de
tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control
sobre las cantidades en inventario, ya que se genera mayor responsabilidad sobre
70
materiales de mayor valor. Para facilitar el clculo de la tolerancia permitida, se
desarrolla aplicativo en Excel que calcula la cantidad lmite segn la cantidad en
inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizara en el proceso de
conteos cclicos, la herramienta se presenta en la Figura 22.
Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cclicos estn afectados por el
personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitacin al
personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores
problemas de inexactitud.
71
7.3 EVALUACIN FINANCIERA DE LA PROPUESTA
Se concluye que este motivo la empresa pierde $1498,229 pesos mensuales. Cabe
resaltar que este costo no es el nico que afecta a la empresa; tambin afecta el
72
hecho de no poder cumplir con el programa de produccin generando atrasos en los
pedidos de los clientes y afectando ventas futuras de la compaa.
Costo Unitario
Tipo de material Unidades Costo total
Estimado
Tapa + Vstago 812 $ 414 $ 336,168
Etiqueta Frasco 991 $ 90 $ 89,190
Etiqueta sellado 1113 $ 62 $ 69,006
Aplicador 335 $ 260 $ 87,100
Vlvula Colonia 114 $ 520 $ 59,280
Total prdida $ 640,744
73
Tabla 29 - Costo de proceso de conteos cclicos separado por actividades. Se toma estimado de 8 minutos por
conteo y 67 conteos diarios para un da normal de trabajo.
Tiempo
Costo Hora
Personal Actividad mensual (horas Costo total
hombre
hombre)
Supervisor Controlar proceso de
192 $ 4,322 $ 829,824
cclicos conteos cclicos
Verificar conteos,
Auxiliar de
bsqueda de material 192 $ 3,489 $ 669,888
cclicos
perdido
Operarios de
Realizar conteos 256 $ 3,489 $ 893,184
Almacn
Total mensual $ 2,392,896
Las nicas propuestas que requieren una inversin son las que corresponden al
rediseo del proceso de devolucin de materiales al almacn de materiales y la
propuesta de incluir un formato de seguimiento para cada orden de produccin. Los
costos respectivos se representan en la Tabla 30; cabe resaltar que la compaa
cuenta con equipos de cmputo antiguos los cuales pueden ser utilizados para los
nuevos puntos de digitacin.
Costo estimado
2 impresoras de rtulos adhesivos $ 4630,000
2 mesas para ubicar equipos de computo $ 253,000
2 horas de capacitacin en nuevo procedimiento para 65 personas $ 480,000
Total $5363,000
12
Los montos se establecieron segn informacin entregada por Alcides Quintero, Jefe de Almacn de Materiales
74
enfoque sobre los procesos que generan mayor diferencia. Los ahorros esperados
se resumen en la Tabla 31.
Total $1716,164
64
4
64
64
64
64
64
64
6
6
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
$5'363,000
75
Como se puede observar, al utilizar una tasa de oportunidad de 15%13, se tiene un
valor presente neto positivo de $1148,959, adems la tasa interna de retorno es de
18.62%, lo cual demuestra que es un proyecto rentable para la compaa.
13
La tasa de oportunidad se estableci en conjunto Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.
76
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como se puede observar, los resultados del trabajo fueron los esperados ya que se
lograron proponer mejoramientos enfocados a problemas crticos; sin embargo
existen problemas pendientes por identificar y mejorar lo cual exige que se realice
un seguimiento constante a este tema.
77
9. REFERENCIAS
78
14. SAPAG, Nassir. (1993), Criterios de evaluacin de proyectos, Cmo medir la
rentabilidad de las inversiones. Madrid, McGraw- Hill.
79
10. ANEXOS
80
10.2 Esquema de materiales almacenados
BASE
PINCEL
CHAROLA
ESTUCHE
MOTA
APLICADOR
BOLSA
INTERIOR
CAJA
FRASCO
VIDRIO
FRASCO
PLSTICO
CELOFAN
SACHET
81
HOMBRERA
PROBADOR
ANTIACTUADOR
VLVULA
SOBRETAPA
TAPA
TERMOENCOGIBLE
VSTAGO TAPN
POTE
FOLLETO TUBO
82
10.3 Descripcin de diagrama de operaciones Abastecimiento de
materiales a planta de produccin
Smbolo Descripcin de Actividad Smbolo Descripcin de Actividad
Se elabora un programa de produccin de acuerdo a
las necesidades de los clientes. Este programa El programa lo recibe el digitador del almacn de
1 muestra las rdenes de produccin del da, 2 materiales va correo electrnico. ste consume las
indicando el producto, el nmero de unidades, la unidades de materiales lgicamente, cantidad que
hora de inicio y la lnea de produccin donde se va a luego ser consumida fsicamente.
fabricar.
Para informar a los funcionarios la cantidad y la Los operarios de montacargas (trilaterlaes) toman
ubicacin de donde deben extraer las unidades, se las estibas de las ubicaciones de almacenamiento y
3 imprimen documentos indicando esta informacin. 4
las colocan en la zona de alistamiento y
Se incluye el identificador de lnea, una orden de fraccionamiento.
transporte y un formulario para conciliacin.
Luego de que cada grupo de fraccionamiento tenga Los funcionarios de fraccionamiento diligencian la
sus materiales listos para la orden de produccin, se informacin sobre la cantidad fraccionada teniendo
8 9
unifican en un punto especfico, completando la en cuenta las unidades adicionales. Se informa el
totalidad de materiales. nmero de cajas y las unidades por caja.
Se coloca plstico alrededor de los materiales. Esta Los materiales son entregados en su totalidad a los
envoltura de plstico facilita el transporte evitando encargados de abastecer cada lnea de produccin.
16 que las unidades se caigan de las estibas. Adems 17
Se debe firmar una constancia de entrega. El
se utiliza para forrar las cajas de cartn que van operario que recibe los materiales debe exigir que le
para la zona de acondicionamiento (materiales entreguen los documentos asociados.
secundarios.)
83
10.4 Diagramas de Flujo de abastecimiento de materiales a planta de
produccin
8 Transportar a zona de marcado* 20 m Este proceso solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas.
12 Marcar material* Solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas
84
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN
Ubicacin: Almacn de Materiales Actividad Cantidad
Flujo: Alistamiento de materiales primarios Operacin 6
Fecha: Enero 20 de 2009 Transporte 4
Metodo Actual Demora 2
Elaborado por: Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin 1
Revisado por: Leonardo Palomino Almacenamiento 1
1 Almacenar material
Demora mientras el material es Es frecuente que los frascos se detengan en este punto, pueden
2 pasar ms de 15 das estacionados.
atendido para descartonado*
Esta operacin existe debido a que los frascos de vidrio no se
7 Descartonar frasco de vidrio* pueden introducir en bolsas plsticas. Se identifica que los rechazos
generados en este proceso no se reportan para la conciliacin.
Transportar a seccin destinada para
4 20 m
orden de produccin
8 Unificar materiales
85
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN
Ubicacin: Almacn de Materiales Actividad Cantidad
Flujo: Abastecimiento de orden de produccin Operacin 6
Fecha: Enero 20 de 2009 Transporte 1
Metodo Actual Demora 0
Elaborado por: Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin 1
Revisado por: Leonardo Palomino Almacenamiento 0
16 Envolver en plstico
11 13 14 5 6 8 9 3 16
9 4 5
7
2
Punto de Tanques de
10
digitacin 3 maceracin
2
15
2 3 1 1
11
Cuarto de
soplado y
devoluciones
Descartonado de
frasco de vidrio
6
1
10 17
4
2 1
ALMACN DE PLANTA DE
MATERIALES PRODUCCIN
Se termina de fabricar la orden de produccin y se Se cuentan las cantidades que se rechazan. Esta
realiza el despeje de la lnea. Todos los 2 operacin se realiza tambin durante la produccin,
1 componentes son retirados de las bandas no es necesario esperar a que finalice la orden. La
transportadoras. La lnea queda lista para fabricar persona encargada de realizar esta operacin es la
otro tipo de producto. misma que utiliza el producto en lnea.
Las cantidades sobrantes que no fueron utilizadas Los operarios de abastecimiento reciben las
en produccin se cuentan y se identifican. En cantidades sobrantes. Este material se debe
ocasiones es necesario utilizar bsculas de conteo. inspeccionar para verificar que est en las
3 1
Esta operacin tambin es responsabilidad de la condiciones adecuadas para ser utilizado
persona que utiliza el material el lnea. Se utiliza el posteriormente. Las unidades se ingresan en cajas
formato presentado en el anexo 11.3 de cartn para su correcto almacenamiento.
Los operarios de abastecimiento deben conciliar la
orden de produccin. Se calcula la cantidad inicial Se informa al digitador de la planta de produccin la
entregada por parte del almacn de materiales. 5 cantidad que se debe devolver al almacn. El
4 Luego se calcula el destino de estas unidades ya digitador luego ingresa estas unidades de forma
sea como producto terminado, rechazo, muestras o lgica al inventario del almacn, a la espera de que
material sobrante; la suma de todos estos destinos se entreguen fsicamente.
debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente.
Se realiza el despeje de los materiales primarios Se realiza conteo de rechazos igual que en el punto
igual que en el punto 1 pero en el caso de los 2 pero en el sector de envasado. La informacin
6 materiales utilizado en envasado. Para mayor 7 recolectada se transmite al abastecedor en
claridad sobre estos sectores ver diagrama de zonas acondicionamiento para que este utilice esta
en anexos. cantidad para la conciliacin de la orden de
produccin.
Esta operacin se puede hacer durante la produccin como tambin al final. Existen
procesos donde el responsable de contar los rechazos es el abastecedor. En otros casos
7 Contar rechazo y desechar es la persona que esta utilizando el material en lnea de produccin. El conteo de vidrio es
peligroso y el personal no suele tener guantes especiales ni gafas de proteccin.
Existe una bscula por proceso, sin embargo en varias ocasiones el material
3 Transporte a zona de bsculas 16 m sobrante se cuenta manualmente, cuando la devolucin es pequea.
El material se ubica en una estiba a la espera de ser entregado al almacn. En este punto,
Demora de material a la espera de
1 los operarios de produccin pueden tomarlo equivocadamente para otra orden de
ser entregado al almacn produccin. Pueden pasar ms de 15 das con el material estancado en este punto.
10
Punto de
digitacin
5
Tanques de
maceracin 3
Punto de
ALMACN DE digitacin 6
MATERIALES
2
Lneas de 1
produccin
envasado Lneas de produccin
Cuarto de
Acondicionamiento 3
1
soplado y
devoluciones
6
4
1 2
9 11
Descartonado de 7 1
frasco de vidrio
3
8
PLANTA DE
PRODUCCIN 2
Elaborado por Felipe Gonzlez Gonzlez Operacin fsica Punto de cambio de zona
5
Almacenamiento (Prohibido el paso)
Revisado por Leonardo Palomino
Informacin General
DIAGRAMA DE DIVISIN DE ZONAS
Ubicacin Proceso hidroalcoholes - seccin almacn
Escala 1:120
Fecha 22 Enero de 2009
Mtodo Actual
Elaborado por Felipe Gonzlez Gonzlez
Revisado por Leonardo Palomino
92
10.10 Orden de transporte para orden de produccin
10.11 Identificador de lnea para orden de produccin
94
10.12 Formulario de conciliacin para orden de produccin actual
95
10.13 Formulario de conciliacin para orden de produccin propuesto
10.14 Aplicativo en Excel para evaluacin de cantidades entregadas
como devolucin
Propuesto 1
Devolucin
materiales Devolucin de
primarios materiales
Unificar, encartonar
y verificar cantidad
3
1
de componentes
devueltos
Conciliar orden de
7
produccin
Devolver lgicamente,
8 trasladar a ubicacin e
Operacin e inspeccin simultaneas identificar material
Operacin fsica
Operacin en sistema
10.17 Diagrama de recorrido propuesto para devolucin de materiales de envase y empaque a bodega
Punto de
digitacin
Tanques de 3
maceracin
Punto de
ALMACN DE digitacin
MATERIALES
Lneas de 1
produccin
envasado Lneas de produccin
Cuarto de
Acondicionamiento
soplado y
devoluciones
4
1 2
Descartonado de 5
frasco de vidrio
6
PLANTA DE
PRODUCCIN
3
DIAGRAMA DE RECORRIDO Indica flujo de documentos de
Estanteras de Inspeccin forma fsica o por correo
Ubicacin Proceso hidroalcoholes - seccin almacn almacenamiento electrnico
Proceso Devolucin de materiales de envase y empaque
Indica zona ubicada en sector de
Fecha Abril 15 de 2009 recibo (externo a plano) Transporte Indica flujo de material Punto de
Mtodo Propuesto fsico a abastecer digitacin
Elaborado por Felipe Gonzlez Gonzlez Punto de cambio de zona
8 7 1
Operacin fsica
Revisado por Almacenamiento (Prohibido el paso)
Leonardo Palomino