Proceso Administrativo-Parte2 PDF

UNIDAD 4
PLANEACIN
OBJETIVO:
El estudiante conocer la importancia de la planeacin, los principios por lo que

se rige y los tipos que existen.
Temario
4.1 Concepto de planeacin

4.2 Importancia y beneficios
4.3 Principios
4.4 Etapas
4.5 Tipos de planeacin
Alicia en el pas de las maravillas le pregunta

al gato Cheshire que camino debe seguir
para salir de ah.
El gato le responde: depende a dnde
quieres llegar.
Alicia dice que no le importa.
El gato responde entonces no importa el
camino que tomes.
En la vida y sobre todo en las empresas
debemos saber haca dnde vamos, es
52
decir, debemos planear.
52
Carroll Lewis, Cuento Alicia en el pas de las maravillas, p.22.
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MAPA CONCEPTUAL
PLANEACION
Concepto Fija el curso de accin, secuencia de operaciones
Importancia Son los cimientos y gua de cualquier actividad
Propsitos Misin
Investigacin-premisas Suposiciones del futuro
Objetivos Resultados que se esperan obtener.
Estrategias Curso de accin-mejor alternativa
Polticas Guas para orientar la accin
Proceso
Administrativo
Planeacin Etapas Programa Esquema que establece secuencia de actividades
Presupuestos Expresin cuantitativa de los objetivos
Procedimientos Secuencia de actividades rutinarias
Planes Resultado de la planeacin
Estratgica Altos mandos y largo plazo
Tipos Tctica Mandos medios y mediano plazo
Operativa Mandos bajos y corto plazo
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INTRODUCCIN
Alguna vez han escuchado a una persona decir que no sabe a dnde va, o lo
que quiere, pero le urge llegar o terminar cuanto antes; pero si no sabe a dnde
ir, cmo va a llegar, lo que dice no tiene sentido, direccin, ni finalidad. Antes de
emprender cualquier actividad, sobre todo, si es importante, toda persona debe
preguntarse para qu la va a realizar, cmo la va a llevar a cabo, con qu y qu
pasos seguir para lograrlo, esto es planeacin.
Al planear definimos hacia donde queremos llegar, es decir, que
objetivos queremos lograr. Planear permite identificar los obstculos que se
pueden presentar en el logro de los objetivos, conociendo los obstculos se
consigue pensar en estrategias para reducirlos.
Cuando se delimitan los objetivos, se pueden precisar los pasos a seguir,
los recursos que se necesitarn y el tiempo para lograrlo.
La planeacin es el cimiento de las siguientes etapas del proceso
administrativo, por eso es importante dedicarle tiempo. Las empresas
actualmente no pueden omitir esta actividad, porque de hacerlo generar que
las siguientes etapas administrativas: organizacin y direccin, no estn bien
estructuradas y, por consiguiente, el control no sea efectivo.
En esta Unidad se desarrolla el tema de planeacin, las etapas que la
componen, los tipos que existen, y que ayudarn al estudiante en su desarrollo
profesional, independientemente de la carrera que estudie. La planeacin
tambin es muy importante en la vida personal, porque marca las lneas de
accin que se quieren seguir.
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4.1. CONCEPTO DE PLANEACIN
La vida es un ciclo que puede tener varios caminos a seguir, pero si somos
como Alicia en el pas de las maravillas, donde no importa a donde se llegue,
entonces no es necesario definir lo que se quiere. Las personas como las
empresas necesitan planear, para establecer hacia dnde se van dirigir y qu
requieren llevar a cabo para lograrlo.
Como estudiantes, tienen en mente varios objetivos, entre ellos terminar
una carrera universitaria, poner un negocio, casarse, entre otros. Por su parte,
las empresas requieren definir qu productos van a vender, dnde los van a
vender, cul es el mercado meta, etc., en ambos casos, necesitan planear para
lograr los objetivos que se estn marcando.
La planeacin es la primera etapa del proceso administrativo, es
indispensable que se realice adecuadamente pues es la base de las siguientes
etapas del proceso. A continuacin se expondrn algunos conceptos de
planeacin con el propsito de establecer una definicin.
La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su
realizacin, segn A. Reyes Ponce.53
Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los
pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos,
indica Ernest Dale.54
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual
se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas, expresa J. A. Fernndez Arenas.55
En conclusin, se puede decir que planeacin es fijar el curso de accin a
seguir, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de
53
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 63.
54
Idem.
55
Idem.
66
operaciones y tiempo para realizarlo. Es la base de las siguientes etapas del proceso
administrativo.56
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo

social, cuando se planea adecuadamente se pueden prever las contingencias y
cambios del futuro, y con ello establecer las medidas necesarias para afrontarlos.57
4.2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS

La importancia de la planeacin radica, principalmente, en que sta establece
planes de trabajo, desarrolla mtodos, marca cursos de accin, lo que permite
que sean ms eficientes los tiempos y recursos utilizados. Adems, reduce la
incertidumbre, porque al planear necesitamos investigar los obstculos que se
pueden presentar en el logro de los objetivos, y as fijar estrategias para
minimizarlos.
Como es una actividad que deben desarrollar todas las reas de una
empresa u organizacin, se eleva la moral de los integrantes, porque se sienten
tomados en cuenta y se comprometen. Cada departamento debe de realizar su
planeacin, ejemplo: ventas (qu nuevos productos vender, qu promociones
har, etc.), recursos humanos (programas de capacitacin, incrementos de
sueldos, etc.).
La planeacin es fundamental porque es la base del control, es necesario
que estn claros los objetivos, sobre todo en el aspecto cuantitativo.
56
d.
57
67
Otro de los beneficios es que al planear se tiene una administracin
proactiva y no reactiva.
Importancia de la planeacin
Limitaciones de la planeacin
58
58
Hernndez Sergio, op. cit., p. 65.
68
Muchas empresas no toman en consideracin los puntos expuestos
sobre todo las Mipymes (Micro, pequeas y medianas empresas), es decir, no
efectan una planeacin, lo que las lleva al fracaso.
El xito de las grandes empresas es que planean y no slo a un ao,
sino a varios aos.
Para los pases tambin es importante planear, por ejemplo, en Mxico
en el Plan Nacional de Desarrollo se encuentra la planeacin de 25 aos del
pas. Australia est manejando su planeacin del pas a 100 aos.
4.3. PRINCIPIOS
Para que la planeacin sea efectiva debe contar con principios:
I. Factibilidad: lo que se concibe debe ser viable.

II. Objetividad y cuantificacin: se deben apoyar los objetivos en
estadsticas, estudios de mercado, clculos probabilsticas, modelos
matemticos, entre otros y datos numricos, para que cuando se
elaboren los planes se reduzcan al mnimo los riesgos.
III. Flexibilidad: es necesario establecer mrgenes de holgura, para afrontar
acontecimientos imprevistos.
IV. Unidad: es indispensable que todos los planes especficos de la empresa
se integren a un plan general y dirigirlos al logro de los propsitos e
intenciones generales.
V. Cambio de estrategias: cuando un plan es a largo plazo en ocasiones se
debe modificar las estrategias.59
59
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 74-77.
69
4.4. ETAPAS
La planeacin es bsica y es el punto de partida de toda actividad, est
compuesta de una serie de etapas para su establecimiento, que a continuacin
se mencionan:
Etapas de la planeacin
1.Propsitos 8. Presupuestos 9. Procedimientos
2. Investigacin 7. Programas 10. Planes
3. Premisas 6. Polticas
4. Objetivos 5. Estrategias
1) Propsitos
Todas las empresas tienen una misin, un propsito, una funcin o tarea
fundamental. Son aspiraciones primordiales o finalidades de tipo cualitativo que
un grupo socia persigue en forma continua o semipermanente.
El propsito, por lo general, se define como la misin de la empresa, es la
razn de ser. Se recomienda que la misin la elaboren los altos ejecutivos para
que se comprometan con ella y no sea unilateral del director o dueos de la
empresa.
Misin Aliat Universidades

Dar una educacin en base a una antropologa filosfica, en la cual el ser
humano, es visto como persona, la cual posee como nota integradora, la
libertad, en alma y cuerpo.
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Como podemos apreciar el propsito de nuestra universidad es en forma
cualitativa y la distingue de las dems universidades.
Los propsitos poseen ciertas caractersticas como son:

Caractersticas de los propsitos:
Por ejemplo, el propsito de Pemex es buscar petrleo, producir, refinar y

vender una gran variedad de productos derivados de ste. Desde combustible
hasta sustancias qumicas. El propsito del Sistema de Transporte Colectivo
Metro, es dar ms y mejor servicio a sus usuarios en cada una de sus lneas.
Los propsitos antes mencionados son en forma general, parten de una
accin o actividad principal, al definirlos se establecen los planes para lograrlos
y slo van existir durante la vida de la empresa. Adems, no expresan la
cantidad de porcentaje de utilidades, ni tampoco se establece un tiempo
especfico para lograrlos, pero son necesarios para continuar con la planeacin.
Importancia
Son la base para los dems elementos de la planeacin.
Orientan a los responsables de la planeacin sobre los cursos de accin.
Delimitan a la empresa ante el personal y la sociedad con una imagen de
compromiso.
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ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Investigue la misin de una empresa nacional e internacional y comente
en clase.
2. Describa cul es su misin personal y comente.
2) Investigacin
Se trata del proceso mediante el cual se adquiere informacin importante y
fidedigna con la finalidad de explicar, definir y predecir la conducta de los
fenmenos que sern presentados en el futuro y permitirn adquirir una
planeacin ms real.
3) Premisas
Con la investigacin realizada en el punto anterior, se pueden elaborar las
premisas, que son situaciones o suposiciones futuras que pueden afectar los
planes y por ende se deben considerar para que stos sean lo ms cercano a la
realidad.
Por su naturaleza las premisas se clasifican en:
4) Objetivos
Significan los resultados que se pretenden obtener, ,esto es, los fines que se
desean alcanzar y que se establecen cuantitativamente. Ejemplo: aumento de
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ventas en 15%, incremento de 100% en la prestacin de servicios para el
siguiente ao.
Deben ser especficos, si por ejemplo: se indica que el objetivo es
incrementar las ventas para el siguiente ao y no se determina la cantidad o
porcentaje, ser lo mismo un incremento de 1 o de 10%. Adems, deben ser
alcanzables, supongamos que la tendencia en incremento de ventas ha sido en
los ltimos 3 aos de 5%, y el objetivo para el siguiente ao es incrementar en
50%, con los mismos productos, promociones, puntos de venta, es imposible
alcanzarlo.
5) Estrategias
Las estrategias son los pasos, cursos de accin o alternativas que se deben
seguir para alcanzar los objetivos. Las estrategias muestran el uso de recursos
y esfuerzos para alcanzar los objetivos.
Las estrategias nacen como una respuesta para afrontar los retos de la
competencia. Por ejemplo: si queremos incrementar las ventas en 50%, algunas
de las estrategias deben ser las siguientes: introducir nuevos productos, tener
ms puntos de venta, realizar ms promociones, incrementar la publicidad,
capacitar mejor al personal, realizar ventas por Internet, entre otras.
Para definir las estrategias se deben seguir una serie de etapas, a saber:
Etapas de las estrategias
1.Determinacin de los 2. Evaluacin: se analizan y 3. Seleccin de

cursos o alternativas . Se evaluan las alternativas, alternativas, de acuerdo a
identifican varias identificando: tiempo, la evaluacin se
alternativas para lograr los costo, ventajas y selecciona.
objetivos. Ejemplo: para desventajas.
incrementar los clientes las
alternativas seran: dar
ms crdito, realizar
descuentos, dar
capacitacin a
vendedores, crear
franquicias, etc.
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Para que las estrategias sean funcionales y se cumplan, se debe considerar lo
siguiente:
a) Asegurarse de que sean aplicables (ejemplo: la estrategia es lanzar un

nuevo producto, pero la empresa no tiene recursos financieros para
hacerlo).
b) Contribuyan al logro del objetivo (ejemplo: estrategia dar cursos de
capacitacin a los empleados, para incrementar las ventas, pero los cursos
son de mecnica y cocina).
c) Se determinen con claridad (ejemplo: estrategia dar mayor crdito a los
clientes para vender ms, pero no se define el monto mximo y los
requisitos).
d) Se estudien las situaciones que pudieran presentarse al aplicarlas (ejemplo:
el otorgar ms crdito, requiere de un incremento de personal en el
departamento de crdito y cobranzas, mayores recursos financieros).
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
Investigue estrategias que han utilizado algunas empresas de su localidad y
que les han permitido estar bien posicionadas en el mercado.
6) Polticas
Las polticas son pasos a seguir para dirigir la accin, son criterios, lineamientos
generales para el momento de tomar decisiones, sobre problemas que se
repiten frecuentemente dentro de una organizacin.
Como ejemplo de polticas en una empresa, considrense las siguientes:
Las comisiones de los vendedores sern de 2% sobre el volumen de

ventas efectuadas.
Los vendedores del rea de joyera siempre sern del sexo femenino.
Se recomienda que las polticas estn definidas y no ambiguas.
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Requisitos de las polticas
Requisitos de las polticas

Darlas a
conocer a Coordinarse Estar acorde
Establecerse Redactarse Revisarse
todos los con las Estable en su Ser a los
por escrito y claramente y peridica- Ser flexible
niveles dems formulacin aplicables objetivos de
dar validez con precisin mente
donde se van polticas la empresa
aplicar
7) Programas
Ya delimitados los elementos anteriores de la planeacin, se requiere elaborar
el programa, esto es, un esquema donde se establecer la secuencia de
actividades especficas para alcanzar los objetivos, as como, el tiempo
necesario para llevaros a cabo.
El procedimiento para realizar un programa es:
Una de las tcnicas que ms se utiliza para elaborar un programa es la

grfica Gantt60 y a continuacin se ejemplifica:
60
Es una grfica de barras donde se programan las actividades, existe un software que ayuda a
75
su realizacin que se llama Microsoft Project.
Programa de Trabajo Hoja:
Fecha:
Grfica de Gantt
Area: Gerencia de Operaciones

Departamento: Ventas
Objetivo: Iniciar ventas en el estado de Yucatn
No. Actividad Responsable Duracin

Abril
Das 4 5 6 7 8 11 12
1 Identificar posibles puntos de venta en Yucatn. Juan Prez Gerente 2
2 Visitar puntos de venta, hacer negociaciones y Lourdes Mtz./Rafael Glez.
firmar contratos (Ejecutivos de venta) 6
3 Enviar mercanca a los puntos de venta donde Rafael Luna (Encargado
se firmo contrato de Bodega) y Ana Lpez
Supervisor de vetnas 1
4 etc.
Elaboro Reviso Autorizo

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Como se puede ver, del lado izquierdo estn las actividades a realizar en
forma secuencial, despus el responsable e indicando el puesto y, por ltimo,
con barras se representan los das, semanas, o meses dependiendo de la
duracin del proyecto.
Importancia
Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades.
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
Identifican a las personas responsables de llevarlos acabo.
Determinan los recursos que se necesitan.
Disminuyen los costos.
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar
especficamente.
Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades.
Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.
8) Presupuestos
61
Elaboracin de Rebeca Crdova Lpez.
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Son la expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administracin de la empresa en un perodo, con la adopcin de estrategias
necesarias para lograrlo.
Cada rea realiza su presupuesto y ste se integra en el presupuesto
maestro que esta formado por el:
Presupuestos
de capital Presupuesto
Presupuesto de incluye: financiero. Est
operacin. inversiones en formado por el
incluye: ventas, activos fijos balance Presu-
produccin, como: general, estado puesto
compras, mano de maquinaria, de resultados, Maestro
obra, gastos equipo, de origen y de
diversos. edificios, aplicacin de
construcciones recursos y de
y mobiliario. flujo de caja
9) Procedimientos
Establecen la secuencia para efectuar las actividades rutinarias o especficas, se
establecen de acuerdo con la situacin de cada empresa, de su estructura
organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y
material, incentivos, entre otros factores.
Los procedimientos establecen el orden cronolgico la secuencia de actividades
que debe seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.
De igual forma determinan el orden en que debe realizarse un conjunto de
actividades, mas no la manera de hacerse, pues de eso se encargan los mtodos,
mismos que van implcitos en el procedimiento.
Un ejemplo de ste puede ser la fabricacin de una silla de madera.
Para que los procedimientos cumplan su funcin, son necesarios los
siguientes requisitos:
77
62
Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en

las empresas, en las Mipymes es muy raro que se elaboren los procedimientos
de manera formal por escrito, por lo regular se presentan en forma verbal o
cualquier escrito informal. En las grandes empresas y franquicias son muy
importantes los procedimientos para que se realicen las actividades de la
misma manera en las diferentes sucursales.
Cuando las empresas se certifican en el ISO63 correspondiente a su
actividad, es un requisito primordial contar con procedimientos.
10) Planes
Son el resultado de la planeacin, para que sean aplicables son necesarios los
siguientes lineamientos:
I. Autorizacin: slo los planes oficialmente autorizados son los que se

deben ejecutar, en algunas empresas el director general informa sobre los
planes del siguiente ao a todos los empleados, esto es muy estimulante
para el colaborador, pues sube la moral y genera sentido de pertenencia.
II. Objetividad: deben estar fundamentados por las reas.
62
63
La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional que se
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encargada de establecer las normas que dan los lineamientos para estandarizar la calidad.
III. Actualizacin: deben estar al da.
IV. Confidencialidad: existen ciertos planes que no deben ser conocidos por
todos los integrantes de la empresa, porque puede generar que se filtre
informacin hacia la competencia (ejemplo: los planes a largo plazo de la
universidad con respecto a nuevas alianzas, colegiaturas, apertura de
nuevas carreras).
V. Sencillez: deben ser comprensibles por las personas que los van a
ejecutar.
VI. Adecuacin: deben adaptarse a las necesidades de operacin (ejemplo:
cambiar los planes de estudio a forma cuatrimestral, porque as est el
mercado).
VII. Completo: que abarque todas las actividades necesarias para el logro de
los objetivos.
VIII. Ventajoso: que proporcione ventajas para que sea atractivo para los
ejecutores.64
Desde los objetivos hasta los planes, stos se realizan en forma

estratgica, tctica u operativa.
65
64
79
En el siguiente punto se habla ms detalladamente de ellos.
Suponga que usted tiene una empresa, elabore la misin, los objetivos,
estrategias, polticas (de estos ltimos tres, mnimo 5 de cada uno), y programa
(utilice grfica de Gantt).
4.5. TIPOS DE PLANEACIN

La planeacin se clasifica de acuerdo al responsable de su elaboracin en
planeacin:
a) Estratgica.
b) Tctica.
c) Operativa.
a) Planeacin Estratgica.
Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa, tiene como finalidad bsica el establecimiento de
guas generales de accin. Adems en esta planeacin se decide sobre los
recursos que sern utilizados y las polticas generales que orientarn la
adquisicin y administracin de ellos. Los planes estratgicos implican aos y a
veces dcadas. Por ejemplo, el objetivo de la empresa Bimbo era ser la
panificadora nmero uno de la Repblica Mexicana, adems llegar a todos los
poblados, como vemos es un objetivo a largo plazo, es general y quien lo
propuso fue el fundador, don Lorenzo Servitje Sendra, cuando era Director
General, y a la fecha lo ha logrado.
La planeacin estratgica tiene ciertas caractersticas que la diferencian
de los otros tipos de planeaciones que son:
65
Idem, p.105.
80
Caractersticas
66
b) Planeacin tctica.
Para lograr la planeacin estratgica es necesario realizar varios planes
especficos en cada uno de los departamentos de la empresa. Estos planes se
dan mediano plazo (a ms de un ao y menos de 3 aos) y se conoce como
planeacin tctica.
La planeacin estratgica se refiere a toda la empresa y la tctica a un
departamento. Siguiendo con nuestro ejemplo, Bimbo para lograr ser la
panificadora nmero uno ha innovado sus productos, creado productos,
mejorado la logstica (distribucin del producto), abrir diversas plantas
productoras en la Repblica Mexicana, comprar empresas panificadoras, entre
otros.Como se ve, estas actividades han ayudado a lograr la estrategia.
Caractersticas
66
Hernndez Sergio, op. cit., pp. 80-81.
81
67
c) Planeacin operativa.
Nace por los lineamientos establecidos en la planeacin tctica y se refiere a la
asignacin de tareas especficas que deben realizar las personas en cada una
de sus unidades de operaciones, su plazo es a corto plazo (menor a un ao). La
planeacin operativa de Bimbo es la programacin diaria de produccin, de
entrega, la capacitacin, las comisiones, bsqueda de nuevos puntos de venta.
Caractersticas
68
67
Idem., pp. 81-82.
68
Idem., p. 83.
82
1. Investigue la planeacin estratgica, tctica y operativa que ha utilizado una
empresa (si es en internet busque en el informe anual de la empresa).
2. Realice la planeacin estratgica, tctica y operativa personal (ejemplo: la
estratgica ser un profesionistas sobresaliente).
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AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una "E" si es una planeacin estratgica, una "T" si es una
planeacin tctica y una "O" si es operativa.
a) Incrementar el volumen de produccin al 15% en los siguientes dos ( )
aos.
b) Adquirir una utilidad neta de veinte millones de pesos durante los ( )
prximos cinco aos
c) Incrementar en 50 % la penetracin en el mercado durante el ao ( )
actual.
d) Fabricar semanalmente mil piezas del artculo X. ( )
e) Bajar las mermas al 1% en los prximos 6 meses. ( )
f) Capacitar al personal en el uso de software en los siguientes dos meses. ( )
g) Exportar los productos a Europa en un plazo menor a 3 aos. ( )
h) Ser la tienda departamental ms importante del pas. ( )
Respuestas:
a) T b) E c) O d) O e)0
f) 0 g) T h) E
Anote en el parntesis una "V si la aseveracin es verdadera o una "F" si es

falsa.
1. Los objetivos son un esquema donde se establece la secuencia de ( )

actividades especficas.
2. En el procedimiento, se debe establecer el orden cronolgico de la ( )
secuencia de actividades que se seguir en la realizacin de un trabajo
repetitivo.
3. La organizacinse trata de una etapa de planeacin. ( )
4. Las polticas solo son emitidas por los niveles altos (directores). ( )
84
5. La etapa de direccin y control se pueden realizar en paralelo con la ( )
planeacin.
6. Las premisas son supuestos sobre las condiciones futuras que afectan ( )
el desarrollo de un plan.
7. La planeacin estratgica es a corto plazo ( )
8. El propsito est implcito en la misin. ( )
9. El propsito de los presupuestos es establecer los objetivos en forma ( )
cualitativa.
10. La planeacin estratgica es la que determina planes especficos para ( )
cada uno de los departamentos de la empresa
Respuestas:
1. F 2. V 3. F 4. F 5.F
6. V 7. F 8. V 9.F 10.F
Caso Perfumes El Buen Olor, S. A.
El qumico Martnez y el licenciado Trinidad deciden iniciar una fbrica, desean

obtener utilidades de 5 millones de pesos en los prximos cinco aos y una
utilidad neta de 300 mil pesos el primer ao. Van a fabricar primero perfumes
y posteriormente otros productos de cuidado personal que tengan mayor calidad
de los existentes en el mercado. Piensan tener una produccin mensual de 20
000 unidades de perfumes en la presentacin de 100 mililitros; y se estima
que se vendern el primer mes 60% de la produccin, el segundo y tercer
mes 80% y a partir del cuarto mes 90%. De acuerdo a un estudio realizado
esperan que la situacin econmica del pas permanezca estable y que el
personal labore 80 % de eficiencia.
Los resultados obtenidos al realizar una investigacin de mercado les
indican que en las tiendas departamentales existe mucha competencia, por los
pequeos establecimientos, adems de las ventas en los tianguis. De acuerdo
con sus costos unitarios, para obtener una utilidad de 35 % sobre la
inversin, deben introducir el producto a un precio promedio de $ 350. Se
estima que los gastos mensuales para promocin del producto en un periodo
de tres meses sern los siguientes:
85
Sueldos de 10 promotores $ 2 000 c/u
Publicidad en revistas y peridicos $ 15 000 mensual
Anuncios en radio $ 30 000 mensual
Honorarios para la agencia de publicidad $ 10 000 mensual
Viticos y gastos de representacin $ 3 000 c/u x 5
promotores
Se desea que ocho de los promotores visiten cada semana mnimo 8
establecimientos, todas las ventas se realizarn al contado, y solo se otorgara
crdito despus de 3 compras en efectivo. El personal del rea de ventas debe
ser de sexo masculino, mayor de 18 aos y menor de 35 aos.
Con la informacin anterior conteste lo siguiente:

a) Misin de la empresa.
b) Investigacin y premisas.
c) Los objetivos generales.
d) Polticas del rea de ventas.
e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses.
f) Presupuesto de promocin de 3 meses.
g) Planeacin estratgica.
Respuesta:
a) Misin de la empresa. Ser una empresa dedicada a la produccin de
perfumes y productos de cuidado personal con la mejora calidad en el
mercado. Investigacin y premisas.
b) Investigacin:
1) Situacin econmica del pas estable.
2) De acuerdo a una investigacin de mercado, las tiendas
departamentales tienen mucha competencia, por los pequeos
establecimientos, adems de las ventas en los tianguis.
Premisa:
86
1) El personal laborar 80 % de eficiencia.
2) Se estima que se vendern el primer mes 60% de la produccin, el
segundo y tercer mes 80% y a partir del cuarto mes 90%.
c) Los objetivos generales.- tener mayor calidad de los existentes en el
mercado.
d) Polticas del rea de ventas.

1) Ocho de los promotores debe visitar cada semana mnimo 8
establecimientos.
2) Todas las ventas se realizarn al contado.
3) Solo se otorgara crdito despus de 3 compras en efectivo.
4) El personal del rea de ventas debe ser de sexo masculino, mayor
de 18 aos y menor de 35 aos
e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses.
Presupuesto de ventas
Mes
1 2 3 4 5 6
a) Produccin en
unidades 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000
b) % venta estimada 60% 80% 80% 90% 90% 90%
c) Venta estimada
en unidades (a * b) 12,000 16,000 16,000 18,000 18,000 18,000
d) Precio de venta $ 350 $ 350 $ 350 $ 350 $ 350 $ 350
Importe de ventas
(c*d) $ 4,200,000 $ 5,600,000 $ 5,600,000 $ 6,300,000 $ 6,300,000 $ 6,300,000
87
f) Presupuesto de promocin de 3 meses.
Presupuesto de promocin
Mes
1 2 3
Publicidad en
revistas y peridicos 15,000 15,000 15,000
Anuncios en radio 30,000 30,000 30,000
Honorarios para la
agencia de
publicidad 10,000 10,000 10,000
Total 55,000 55,000 55,000
g) Planeacin estratgica. adquirir utilidades de cinco millones de pesos

en los prximos cinco aos.
88
UNIDAD 5
ORGANIZACIN
OBJETIVO:
El estudiante identificar el concepto, importancia, etapas, tipos y

tcnicas de organizacin necesarias para que la empresa trabaje.
TEMARIO
5.1 Concepto de organizacin

5.2 Importancia
5.3 Principios
5.4 Etapas
5.5 Tipos de organizacin
5.6 Tcnicas de organizacin
89
MAPA CONCEPTUAL
ORGANIZACIN
Concepto Organizacin de actividades para lograr los objetivos
Importancia Divisin del trabajo, jerarquizacin, departamentalizacin, coordinacin.
Unidad de mando, excepcin, extensin de control, geometra de la

Principios
relacin, tramo de control, jerarquizacin y especializacin
Divisin del trabajo Jerarquizacin, departamentalizacin,descripcin de funciones
Proceso
Administrativo
Organizacin Etapas Coordinacin
Tipos de Formal e informa

organizacin
Tipos de
Funcional, lineal y asesoria
estructuras
Organigramas, manuales,
Tcnicas de
diagramas de flujo y
organizacin
descripcin de puestos
90
INTRODUCCIN
Una vez establecidos los objetivos en la planeacin, esto es, lo que se quiere
hacer, se requiere indicar las medidas que se utilizarn para lograrlo, es decir,
cmo hacerlo, lo cual se deber definir en la organizacin.
La organizacin es la segunda etapa del proceso administrativo donde se
van a dividir las actividades a realizar, por ejemplo, una empresa se va a
dedicar a comercializar ropa, necesita un rea de compras, ventas, recursos
humanos, pero adems requerimos saber qu actividades debe cumplir cada
rea y persona; ah es donde se definen los jefes, niveles de autoridad,
comunicacin y coordinacin.
Si no efectuamos una adecuada organizacin podemos tener empleados
confundidos porque no tienen bien identificado el propsito de la empresa, del
departamento, quin es su jefe y, sobre todo, las actividades a realizar, que
generar cuellos de botella, una duplicidad de funciones, cargas de trabajo o
tiempos muertos.
En esta unidad se pretende que el alumno se familiarice con los temas de
jerarquizacin, departamentalizacin, manuales, diagramas, entre otros.
91
5.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIN
Una vez que hemos planeado es importante organizar, por ejemplo, cuando
vamos hacer una fiesta, en la planeacin establecemos el objetivo de la fiesta
(festejar un cumpleaos, integracin del grupo, etc.), la fecha de realizacin, los
posibles lugares donde se efectuar, los invitados, la comida, entre otros. En la
organizacin vamos a dividir las actividades a realizar entre los organizadores
para que se cumpla el objetivo que es hacer una fiesta. Cuando nosotros
dividimos las actividades optimizamos los tiempos, adems de los recursos,
porque si una sola persona realiza la organizacin se ver muy presionada y no
tendr el tiempo para ver las diferentes opciones de salones, de comida, de
adornos, hacer las invitaciones o hablar a los invitados; adems, puede ser que
no se cumpla con el objetivo o si se logra no es de la satisfaccin esperada.
Pero, qu es la organizacin.
Agustn Reyes Ponce: Organizacin es la estructura de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos sealados.69
Issac Guzmn V :Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos
los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue..70
Como vemos es indispensable la organizacin no slo en la vida
empresarial, sino tambin en la vida personal, cada uno de nosotros organiza
su tiempo y dinero. En la escuela igualmente es necesaria la organizacin para
realizar tareas, o en los trabajos por equipo tendremos que dividir las
actividades para su elaboracin, generando equidad y dando como resultado
una labor ms completa. En casa si se dividen y asignan responsabilidades a
69
70
Idem.
92
cada uno de los miembros de la familia con respecto a quehaceres y gastos se
tendr una mayor limpieza y equidad financiera.
Esta actividad ha cobrado tanta importancia que actualmente existen los
organizadores de eventos sociales, empresariales, despachos que se encargan
de elaborar la organizacin de la empresa y en las empresas grandes existe un
departamento que se encarga de la organizacin que se denomina
Organizacin y mtodos.
1. Realice su propio concepto de organizacin.
2. Mencione un ejemplo donde ha tenido que utilizar la organizacin y que
beneficios se presentaron en el uso de los recursos financieros y tiempo.
Actividades de la organizacin:
1) Dividir y subdividir el trabajo, creando las diferentes reas y
departamentos.
2) Definir el organigrama, generando los niveles de autoridad, comunicacin
y delegacin.
3) Definir los requisitos, actividades a realizar, conocimientos y actitudes del
puesto.
4) Seleccionar y colocar al individuo en el puesto adecuado.
5) Proporcionar instalaciones, recursos tecnolgicos, financieros y humanos
a cada rea.
El resultado de la organizacin es la divisin del trabajo, distribucin

del trabajo y delegacin de autoridad.
5.2 IMPORTANCIA
La organizacin es relevante porque define las reas, crea los niveles de
autoridad, comunicacin, delegacin, divide el trabajo, crea mtodos y
asigna los recursos para el logro de los objetivos.
93
Esta actividad se debe realizar adecuadamente para no cometer errores
como los siguientes:
No delegar
Dar autoridad y
responsabili- responsabilidad Definicin
dades inadecuada de
equivocadas departamentos
Relaciones Definicin
confusas inadecuada de
funciones
Errores de la
organizacin
Deficiencia en Error en la
la asignacin descripcin de
de recursos puestos
Autoridad Mal uso de la

Mltiple autoridad
1. Mencione un ejemplo donde haya identificado alguno de los errores
antes mencionados e indique la razn por lo que se dio, y las
consecuencias que se presentaron.
5.3. PRINCIPIOS
Los fundamentos de la organizacin son los principios por los que nace, para
explicar los principios tomaremos como base una tienda departamental:
a) Del objetivo. Las actividades que se establecen se relacionan con los

objetivos del puesto. Ejemplo: acomodar la mercanca, realizar el cobro a
clientes son actividades que efecta el vendedor, cuyo objetivo es atender
al cliente.
94
b) Especializacin. El trabajo se elaborar de manera ms sencilla si se
divide. Entre ms especfico y menor sea el campo de accin de un
empleado, mayor eficiencia y destreza se obtendr. En tiendas
departamentales se divide el trabajo por reas, creando vendedores para
el rea de damas, caballeros, electrnica, entre otros, creando la
especializan en su rea.
c) Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad para
supervisar que se realice el trabajo y se tomen decisiones para
solucin de problemas. Existen jefes de departamento, gerentes de
tienda.
d) Igualdad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de
responsabilidad se debe establecer una autoridad. Un vendedor slo
tiene la autoridad de cambiar la prenda por talla o color, en caso que un
cliente quiera cambiar su mercanca por otra, el vendedor no puede
realizarlo, la responsabilidad y autoridad para hacerlo la tienen el jefe
de departamento o el gerente de tienda.
e) Unidad de mando. El empleado slo puede tener un nico jefe. Si el
vendedor est en el rea de caballeros, su jefe es el de esa rea y no
el de electrnica.
f) Difusin. Las responsabilidades y autoridades deben publicarse y
ponerse por escrito. Anteriormente se usaban los manuales impresos,
ahora se hace por medio de intranet,71 donde se difunden los
manuales, que contienen las polticas, procedimientos, descripciones
de puestos y comunicados de la empresa. Adems tambin se usan
folletos.
g) Amplitud o tramo de control. Debe de existir un lmite en el nmero de
subordinados. (Lyndall Urwick dice que no debe ser mayor a seis
subordinados). En caso del centro de distribucin (bodega central)
existe el jefe de bodega, pero como son muchos empleados en esa
71
Es una red privada dentro de una empresa que utiliza tecnologa de Internet donde se
95
comparte informacin interna para uso exclusivo de los empleados.
rea, se crearon los supervisores para que puedan vigilar
correctamente las actividades de los subordinados
h) De la coordinacin. Los departamentos deben estar coordinados para
llegar a los objetivos de la empresa. El departamento de compras se
debe coordinar con ventas para identificar cules son los productos que
ms se venden para seguirlos comprando. Compras con tesorera para
establecer pagos a proveedores, entre otros.
i) Continuidad. Una vez establecida la organizacin se debe mantener,
actualizar y difundir.72 Cuando se elabora el organigrama, manuales
(con polticas y procedimientos), se deben de actualizar para que no
pierdan su efecto, adems difundir para que sean del conocimiento de
los empleados y puedan realizar sus actividades de acuerdo a los
objetivos de la empresa.
5.4. ETAPAS
72
96
Las etapas son dos: divisin del trabajo y coordinacin.
1. Divisin del trabajo a)Jerarquizacin
Separacin y delimitacin de Es la separacin por rango, grado de
actividades, para incrementar autoridad importancia, independiente-
la eficiencia por medio de la mente de la funcin que realicen.
especializacin. Implica la definicin de la estructura de
la empresa.
Al principio se uso en la Iglesia, con
sacerdotes con grados escalonados.
Organizacin
b)Departamentalizacin
Es la divisin en base actividades
especficas (recursos humanos,
finanzas).
c) Descripcin de Funciones
Es definir las labores y actividades de
cada puesto.
2. Coordinacin
Es la sincronizacin de los
recursos y los esfuerzos de un
grupo.
5.5 TIPOS DE ORGANIZACIN

Los tipos de organizacin son:
a) Formal.
b) Informal.
97
a) Organizacin formal.- est basada en la
divisin del trabajo, es aprobada por la
direccin y comunicada a todos a travs
de organigramas, manuales de
organizacin, descripcin de puestos,
reglas, procedimientos, etc. Es la
organizacin formalmente oficializada.
a) Organizacin informal.- Es la que se

origina de manera espontnea y natural
entre las personas que realizan una labor
en la organizacin formal y desde las
relaciones establecidas entre s como
ocupantes de cargos. Se forma a partir
de las relaciones de amistad o de
antagonismo o del surgimiento de grupos
informales que no aparecen en el
organigrama, o en cualquier otro
documento formal.
1. Mencione un ejemplo de organizacin informal e indique si existe un lder
dentro de ella y que caractersticas posee para considerado as.
Una manera de representar a la organizacin formal es por medio de

estructuras formales conocidas como organigramas, que son diversos modelos
que representan la estructura orgnica de la empresa y se expresan como las
cartas u organigramas, se complementan con la descripcin de puestos. Este
tema de los organigramas se desarrolla en el siguiente punto.
98
5.6 TCNICAS DE ORGANIZACIN
a) Organigrama.
b) Manual.
Tcnicas de organizacin
c) Diagramas de flujo o flujogramas.
d) Descripcin de puestos.
a) Organigramas. Son representacin de la estructura orgnica de la empresa.
Los tipos de estructura:

1) Lineal.
2) Funcional y de Lnea.
3) Lineal y staff.
1) Organizacin lineal o militar: se fundamenta en la autoridad y

responsabilidad.
Ventajas. Es sencilla, clara, facilita la accin, es usada en la micro
empresa.
Desventajas. No tiene especializacin, es poco flexible en crecimiento, los
jefes estn saturados, provoca trastornos administrativos, por estar soportada
en los jefes.73
2) Organizacin funcional o de Taylor: se organiza en departamentos

secciones.
Ventajas. Aumenta la capacidad y eficiencia, hay especializacin,
adaptacin rpida a los cambios.
73
Reyes Agustn, Administracin de Empresas, p.221.
99
Desventajas. Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe.74
3) Organizacin lineal y staff: Se origina por causa de las grandes

empresas y del avance de la tecnologa, lo que provoca la necesidad de ayuda
en el manejo de detalles a travs de especialistas. Se da la organizacin en
lnea pero existe staff (asesora) por parte de especialistas.
Ventajas. Existe la especializacin planeada, se contrata a personal
externo.
Desventajas. Puede existir confusin en las lneas de mando con los
asesores, no se aceptan las recomendaciones de los asesores.75
Estos organigramas se pueden clasificar por:

1) Su contenido.
2) Por su mbito.
3) Por su presentacin.
74
Idem, pp. 223-224.
75
Idem, pp. 224-225.
100
Clasificacin Subclasificacin Descripcin
1.Por su 1.1Estructurales Muestran slo la estructura administrativa del
contenido organismo social.
1.2 Funciones Muestran la estructura, las unidades,
relaciones y principales funciones de los
departamentos..
1.3 Integracin Indican los puestos y el nmero de plazas.
de puestos
2. Por su 2.1 Generales Presenta toda la organizacin, se llama

mbito de tambin carta maestra.
2.2 Especficos Representan un departamento seccin de
aplicacin.
una empresa.
3. Por su 3.1Verticales Presentan a las unidades, ramificadas de

presentacin arriba hacia abajo.
3.2Horizontales Presentan a las unidades ramificadas de
izquierda a derecha.
3.3Mixtos Combina verticales y horizontales.
3.4De Bloque Es variante de los verticales y representan un
mayor nmero de unidades en espacios.
Presentan los puestos en crculos y niveles
3.5Circulares concntricos.
Es como listado y los niveles se representan
3.6Escalares con sangras.
A continuacin se ejemplifican:
101
1. Los seores Martnez y Gonzlez se unieron para formar una empresa,
el seor Martnez ser el director general y el seor Gonzlez el
encargado de la administracin. La empresa se va a dedicar a la compra
venta de muebles, salas, recmaras; indica cul sera la estructura
(organigrama propuesto) al principio.
b) Manual. Documento en el cual se encuentra de manera sistemtica las

instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Es un
instrumento de control sobre la actuacin del personal, muestra la
estructura organizacional, representa un medio de comunicacin.
Objetivos del manual

1) Instruir al personal: en objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, etc.
2) Precisar funciones y relaciones.
3) Ayudar en la ejecucin de labores.
102
4) Ser un medio de integracin y orientacin del personal.
5) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de
reformas administrativas.
103
A continuacin se muestra el contenido de un manual:
El contenido del manual variar dependiendo del tipo de manual que

corresponda.
Algo muy importante del manual es la estructura de cada hoja, se recomienda lo
siguiente:
Logo Nombre del tipo de Manual ejemplo: rea:
empresa Manual de Polticas Fecha de Elaboracin:
Contenido
Nombre de quin elabor Nombre de quin revis Nombre de quin autoriz
104
1. Busque un manual y conteste lo siguiente:
a) De qu empresa es.
b) Tiene fecha de elaboracin y esta actualizado, no ms de 2 aos.
c) Qu tipo de manual de acuerdo al contenido.
d) Tiene ndice.
e) Indica el objetivo del manual.
f) Indica el mbito de aplicacin.
g) Esta actualizado.
h) La redaccin es accesible es muy tcnica.
i) Tiene firmas de quin elaboro, revis y autoriz.
c) Diagramas de flujo o flujogramas es la presentacin grfica que muestra la

sucesin de los pasos de que consta un procedimiento, as como los
departamentos involucrados para su realizacin, para su elaboracin es
necesario usar una simbologa.
Simbologa. Es el uso de figuras,
se recomienda no usar una gran
cantidad en los flujogramas, por
que puede confundir al lector. Los
smbolos ms usuales son:
105
A continuacin se muestra un ejemplo del procedimiento de un servicio
de lavado de auto en una empresa de ese giro.
Como podrn observar, se usan pocos smbolos adems de separar las

actividades por reas. Se recomienda que slo se realice un flujograma por
cada actividad, de lo contrario su elaboracin y lectura ser difcil de realizar.
Por ejemplo, no se puede poner en el mismo flujograma el pago de
nmina con el servicio de autolavado.
1. Elabore un flujograma de una actividad personal o entreviste alguna
persona que trabaje en una empresa.
d) Descripcin de puestos.
Es un documento que enumera las tareas o funciones del puesto y lo
diferencia de los dems cargos de la empresa; nos indica qu se hace en
106
el puesto, deberes, responsabilidades, periodicidad de la ejecucin, los
objetivos del cargo
Para realizar la descripcin de puestos primero se debe efectuar el
anlisis de puestos, que es un procedimiento para determinar las tareas y
requisitos de un puesto y el tipo de personas que se deberan contratar.
El contenido de una descripcin de puestos es la siguiente:
1. Nombre del puesto: Fecha elaboracin
Fecha revisin
2. Cdigo del puesto:
3. Departamento:
4. Depende de: Supervisa a:
5. Horario de trabajo: Hora de comida:
6. Das de descanso
7. Organigrama resaltando el puesto:
8. Descripcin general:
9. Descripcin detallada:
10. En lo fundamental, tareas o atribuciones son los elementos que conforman
un papel de trabajo y que debe cumplir el ocupante. Se recomienda que
se separe por actividades diarias, semanales, mensuales y espordicas.
11. Relaciones internas.
12. Relaciones externas.
13. Aptitudes:
14. Experiencia:
15. Conocimientos:
16. Educacin
17. Requisitos fsicos
18. Condiciones de trabajo.
Las descripciones de puestos ayudan a la supervisin de las actividades,

as como son las guas de accin de los empleados con respecto a sus
actividades.
1. Busca un formato de anlisis de puesto y aplica a un empleado.
2. Con el anlisis de puesto realizado elabora una descripcin de puestos.
3. Obtn una descripcin de puestos y comenta.
107
AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una "V si la aseveracin es verdadera o una "F" si es

falsa.
11. La organizacin es la tercera etapa del proceso administrativo. ( )

12. Organizar es reunir las actividades requeridas para lograr objetivos ( )
especficos, as como, establecer a cada grupo un administrador con
autoridad.
13. La organizacin impide la lentitud e ineficiencia de las ( )
actividades, al reducir los costos e incrementando la productividad.
14. Uno de los errores de la organizacin es delegar ( )
adecuadamente.
15. Las etapas de la organizacin se separan en: divisin del ( )
trabajo, previsin y coordinacin.
16. Un manual es un documento en donde se encuentra de manera ( )
sistemtica las instrucciones, bases procedimientos para ejecutar
una actividad.
17. Una descripcin de puestos es un documento donde plasma en ( )
forma cuantitativa los objetivos.
18. Un diagrama de flujo es la presentacin grfica que representa ( )
la sucesin del procedimiento de una actividad.
19. Por su relacin es una forma de clasificacin de los organigramas. ( )
20. La estructura funcional es ms usada en las microempresas. ( )
Respuestas:
1. F 2. V 3. V 4. F 5.F
6. V 7.F 8.V 9.F 10.F
108
UNIDAD 6
DIRECCIN
OBJETIVO:
El estudiante conocer el concepto de direccin, las etapas que la conforman y

su importancia para el logro de los objetivos empresariales.
Temario
6.1 Concepto de direccin
6.2 Comunicacin
6.3 Motivacin
6.4 Supervisin
6.5 Autoridad
6.6 Liderazgo
6.7 Toma de decisiones
109
MAPA CONCEPTUAL
DIRECCION
Concepto Coordinar esfuerzos para lograr los objetivos
Optimiza recursos, pone en marcha lo establecido en la planeacin y

Importancia
organizacin
Comunicacin. Transmisin y recepcin de informacin
Motivacin. Proveer de estimulos para que se adopte un comportamiento

deseado
Proceso Supervisin. Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
Administrativo
Direccin Etapas
actividades se realicen adecuadamente
Autoridad. Facultad formal que se le da a una persona para poder dar

rdenes y hacer que estas sean cumplidas por el personal a su cargo
Liderazgo. Capacidad de influir, inspirar y guiar a las personas por medio de

la comunicacin, para que de forma voluntaria se esfuercen para el logro
de los objetivos esperados
110
INTRODUCCIN
Desde pocas primitivas los grupos sociales siempre han sido dirigidos por un
miembro del grupo, en la familia por el padre, en la sociedad y pueblo por el
patriarca, matriarca, rey, emperador, presidente, gobernante, entre otros, siendo
su objetivo guiarlos, representarlos.
Dentro de la administracin, la direccin es un factor indispensable para
poner en marcha los lineamientos establecidos en la planeacin y organizacin.
Esta etapa del proceso administrativo es conocida por algunos autores
como ejecucin, comando o liderazgo, se trata de una funcin demasiado
trascendental que se piensa en la administracin y la direccin como uno solo;
sin embargo, esta ltima forma parte de la primera.
Dirigir una empresa representa un gran reto y compromiso, no basta slo
con tener la autoridad, se deben poseer habilidades de comunicacin,
integracin de equipos de trabajo, motivacin, supervisin y toma de decisiones
que permitan lograr los objetivos institucionales.
Cuando una empresa no es dirigida adecuadamente, no se optimizan los
recursos, lo que puede traer como consecuencia problemas de liquidez, cartera,
inventarios, de negociacin con proveedores, atraccin de nuevos clientes,
rotacin excesiva de personal, entre otros.
Es necesario que las empresas estn bien dirigidas para su permanencia
y crecimiento, no slo por personas con un ttulo profesional, sino que tengan la
capacidad y habilidad para tener una visin interna y externa que les permita
encauzar correctamente al personal para el logro de los objetivos.
111
6.1 CONCEPTO DE DIRECCIN
Las empresas y los pases en el mundo crecen y son competitivos por una
buena direccin que les ha permito lograr sus objetivos. No basta con tener lo
ltimo en tecnologa, contar con suficientes recursos financieros, materiales y
humanos, se necesita que las personas que dirigen una empresa, pas, tengan
la capacidad suficiente para poder influenciar a las personas que estn a su
cargo para que realicen sus actividades, es decir, ejecuten una buena direccin.
Pero, qu es la direccin:
Robert B. Buchele: comprende la influencia interpersonal del administrador a
travs de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organizacin,
mediante la supervisin, la comunicacin y la motivacin.76
Burt K. Scanlan: consiste en coordinar el esfuerzo comn de los
77
subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin.
Podemos decir, que la direccin en la capacidad de poder influenciar a
las personas que estn a su cargo para el logro de los objetivos. En caso de no
alcanzar los objetivos, las empresas deben de reaccionar de manera inmediata,
capacitando, removiendo despidiendo al dirigente, como ha sucedido con los
directores tcnicos de los equipos de futbol, que los cambian por no alcanzar
los objetivos.
Ser un buen dirigente no es solo tener un ttulo, ni un puesto, ni la
autoridad, sino tener la capacidad de comunicacin, supervisin, motivacin y
liderazgo con los empleados o el grupo que tengan a su cargo, para que cumpla
con lo establecido en la planeacin y organizacin.
Importancia
Pone en marcha lo establecido en la planeacin y organizacin, persuade a los
empleados para lograr una conducta deseable y crea un adecuado clima
76
77
Idem.
112
organizacional que permite lograr los objetivos. Asimismo, mejora los recursos
de la empresa.
Es tan importante esta etapa del proceso administrativo, que empresas
que no han manejado una buena direccin han desaparecido como ha sido el
caso de:
1. En EUA. La empresa Enron en el 2002 despus de 15 aos en el

mercado se declara en banca rota por malos manejos de su direccin,
siendo galardonada solo dos aos atrs con el premio de la "Compaa
de Energa del Ao" que da el Financial Times y en el 2001 la Revista
Fortune la considero como el sptimo grupo empresarial de mayor valor
en Estados Unidos.
2. En Mxico. Empresas privadas como Taesa, o paraestatales como el
Centro de Produccin Artstica y Desarrollo Cultural de Michoacn
(Proart),78 que una mala direccin las llev a cerrar sus puertas.
Es tan importante la direccin que cifras dadas por la Secretaria de

Economa nos indican que 43% de las Mipymes (Micro, pequeas y medianas
empresas), cierran derivado de una mala administracin dada por la direccin.
78
Cierre de la paraestatal Centro de Produccin Artstica y Desarrollo Cultural de
Michoacn Proart), Fuente:
http://www.lajornadamichoacan.com.mx/2008/12/11/index.php?section=cultura&
article=016n1cul, Mxico, 2010.
113
79
Pero tambin hay empresas que por ser bien dirigidas tienen presencia
internacional como: Grupo Modelo, Cemex, Grupo Bimbo, Telcel.
La direccin para que se realice completamente debe contar con
diversos elementos que son:
1) Comunicacin.
2) Motivacin.
3) Supervisin.
4) Autoridad.
5) Liderazgo.
6) Toma de decisiones.
No existe una secuencia establecida, pueden presentarse en forma

indistinta de acuerdo con las necesidades.
79
Fracaso Pymes, Fuente:
114
http://mujer.mundoejecutivo.com.mx/articulos.php?id_sec=2&id_art=16, Mxico, 2010.
6.2 COMUNICACIN
El cuerpo humano es un sistema donde deben de estar comunicadas todas sus
partes para que funcione adecuadamente el hombre, como: el sistema
respiratorio con el nervioso, entre otros. Las empresas tambin son un sistema,
por consiguiente deben estar comunicadas todas sus partes que la integran
para lograr los objetivos, por poner un ejemplo podemos mencionar: el rea de
ventas, debe indicar a compras que productos son los que no se venden para
que no se compren ms, tambin debe informar a recursos humanos que
capacitacin necesita el personal del rea que les ayude a vender ms).
La comunicacin es un proceso indispensable que permite a las
empresas transmitir y recibir datos, informacin, ideas, opiniones y actitudes,
tanto internas (de empleados, funcionarios, socios) o externas (proveedores,
acreedores, inversionistas y gobierno), para alcanzar los objetivos de una
empresa.
Es el proceso a travs del cual se transmite y
se recibe informacin en un grupo social.80
La comunicacin permite que fluya la informacin de los empleados
hacia los jefes o viceversa, se formen grupos de trabajo, se integren los
departamentos, se reciban quejas o sugerencias de clientes, los proveedores
proporcionen informacin sobre nuevos los productos, entre otros.
Elementos de la comunicacin
80
115
a) Emisor o fuente de la comunicacin. Es la persona o grupo que origina la
comunicacin, enva palabras, smbolos, ideas o gestos.
b) Receptor de la comunicacin. Es la persona o grupo a quin va dirigida la
comunicacin, traduce e interpreta el mensaje.
c) Medio. Enlaza al emisor y al receptor, es el canal de comunicacin o
transmisor, es como se realiza la comunicacin: palabra hablada
(reuniones, juntas, telfono), palabra escrita (carta, correo electrnico, fax),
gestos, actitudes o signos.
d) Mensaje o contenido de la comunicacin. Es lo que queremos comunicar.
e) Cdigo. Son los signos y smbolos que el emisor transmite y varan de
acuerdo a su entorno como son: el idioma, en caso de informtica uso de
algoritmos, cdigos especiales como usan los marinos, en aviacin, entre
otros.
Algo primordial dentro de la comunicacin es la respuesta (reaccin del

receptor), por eso es importante que el mensaje sea claro, el medio y el cdigo
sean los adecuados.
Clasificacin
Por su forma a) Verbal (escrita u oral)
b) No verbal
Clasificacin de la comunicacin
Por su contenido a) Formal. Se da en las empresas

(correspondencia, instructivos,
manuales, etc.), puede ser
ascendente y descendente.
b) Informal. Se da en los grupos informales y no
sigue los canales formales
(comentarios, chismes, rumores,
opiniones, etc.).
Por razn del a) Individual. Cuando va dirigida a una persona
receptor en concreto.
116
b) Genrica. Cuando va dirigida a un grupo sin
precisar nombres de personas.
Por su sentido a) Vertical. Cuando fluye de un nivel

administrativo superior a uno inferior o
viceversa, como son: rdenes,
instrucciones, quejas, reportes,
sugerencias.
b) Horizontal. Se da en niveles jerrquicos
semejantes: memorndum, circulares,
juntas, etctera.
Barreras de la comunicacin:
1) Fsicas y fisiolgicas. Fsicas son las que estn en el medio cuando se

transmite el mensaje (ruidos, iluminacin, distancia, falla o deficiencia de
los medios), fisiolgicas las poseen las personas que intervienen en la
comunicacin (voz dbil, pronunciacin defectuosa, sordera, problemas
visuales, etc.).
2) Semnticas. Cuando se emplea una palabra con determinado significado
y el otro elemento de la comunicacin lo interpreta de diferente manera.
3) Psicolgicas. Se presenta por estados emocionales (temor, odio, tristeza,
alegra), prejuicios, o por el agrado o rechazo hacia el receptor o emisor,
que origina aprobar o desaprobar el mensaje.
Fallas de la comunicacin
Emisor Receptor
1. No se pone al nivel intelectual y 1. No pone atencin.
emotivo. 2. Mezcla sus ideas y emociones
2. Aade al mensaje puntos con el mensaje y lo modifica.
117
confusos e innecesarios. 3. Agrede al emisor.
3. Su conducta no corresponde al 4. Se distrae con el significado.
mensaje, (dice que est feliz y su 5. No pregunta sobre dudas.
cara no lo demuestra) 6. Busca lo negativo.
4. No respeta a la persona.
5. No confirma si el receptor
entendi.
Requisitos para una comunicacin efectiva:
Estar siempre alerta. Hacer contacto visual.

Ser paciente. Mostrar movimientos
Ser considerado. afirmativos y expresiones
Ser entusiasta. faciales adecuados
Formular preguntas. Evitar actitudes de distraccin o
Evitar interrumpir al orador. gestos que sugieran
No hablar en exceso. aburrimiento
La comunicacin en las empresas es un proceso necesario porque es el

medio de enlazar a los empleados con los objetivos de la empresa.
1. Realice la dinmica de telfono descompuesto. El docente dar un
mensaje largo (dos renglones como mnimo) al odo a un primer alumno, y
este a su vez se lo transmitir al odo a su compaero que tiene al lado y
este segundo se lo dar al siguiente y as sucesivamente. En caso que el
receptor no escuche el mensaje no se podr repetir.
Cuando se ha terminado de dar el mensaje entre los alumnos, el ltimo

receptor dir en voz alta el mensaje que le dieron y a vez el docente dir
cul era el mensaje original. El objetivo de esta dinmica es identificar
118
como se distorsiona el mensaje, por las diferentes barreras que se
presentan.
2. Efecte la escenografa de una comunicacin eficaz y una no eficaz.

3. Mencione un ejemplo donde se haya presentado un problema de
comunicacin y que consecuencias se presentaron.
6.3. MOTIVACIN
Motivacin proviene de la palabra latina motus y representa el dar
movimiento, conducir, impulsar a la accin.81
Ricardo Solana, indica que es lo que hace que un individuo acte y se
comporte de una determinada manera. Es una combinacin de procesos
intelectuales, fisiolgicos y psicolgicos que decide, en una situacin dada, con
qu vigor se acta y en qu direccin se encauza la energa. 82
Motivar a una persona es proveer ciertos estmulos para que adopte un
comportamiento deseado, por ejemplo: de nios nuestros padres nos
estimulaban para sacar buenas calificaciones o comportarnos bien.
La principal funcin del dirigente es motivar y estimular a la gente para
que acte y pueda trabajar eficientemente para que se logren los objetivos.
Para poder estimular ms fcilmente a una persona es recomendable
conocer sus necesidades; cuando se crean las necesidades nacen las
motivaciones. Las costumbres son una fuente creadora de motivaciones.
Al nacer una necesidad se da una tensin (motivacin) que aumenta
hasta que es satisfecha, si no es satisfecha en ocasiones puede cambiar la
personalidad del sujeto, reducir transitoriamente los valores, principios o hasta
la tica.
81
Munch Lourdes, Administracin, p. 52.
82
119
Solana Ricardo, Administracin de organizaciones, p. 208.
Existen motivaciones primarias y secundarias. Las primeras se presentan
por impulsos biolgicos (hambre, sed, respiracin, descanso, etc.), las
segundas son adquiridas por experiencias y aprendizaje (jugar futbol, comer
cierta comida, entre otros).
MOTIVACIN
Primarias
HUMANA Necesidades
Secundarias
Existen varias teoras motivacionales, pero la ms comn es la de

Abraham Maslow, donde se maneja una jerarqua de las necesidades.
1) Necesidades fisiolgicas. Comer,

dormir, abrigo, deseo sexual, entre
otras. Son instintivas y nacen con
el individuo, se relacionan con la
supervivencia y la preservacin de
la especie.
2) Necesidades de seguridad. Son la
preocupacin por la estabilidad, la
proteccin contra todo lo extrao
120
que aceche sus intereses. Jerarqua de las necesidades humanas Maslow
83
3) Necesidades sociales: Cuando las necesidades primarias fisiolgicas y de
seguridad se encuentran satisfechas el individuo tiene la necesidad de
afiliacin, de asociacin, de participacin, de afecto, de amor.
4) Necesidades de autoestima: Es la posicin o el status en que se valora el
individuo. La autopercepcin, la autoconfianza; independencia y autonoma.
Si no resuelve estas necesidades el individuo se siente frustrado, inferior,
dependiente y desamparado.
5) Necesidades de autorrealizacin: Son las necesidades humanas ms
elevadas. El individuo se crea retos en todo lo que emprende; la mejora
continua y la calidad en todo lo que realiza son su carta de presentacin.
Cuando el individuo no encuentra su autorrealizacin se encuentra en un
estado de mediocridad y poco creativo en sus tareas.
Tipos de motivacin
Intrnseca. Extrnseca Trascendente
Es la que siente la Es la que mueve a la Es la motivacin que se

persona, producida por la persona por un da por el beneficio que
conducta o tarea beneficio obtenido obtiene un tercero.
realizada y puede ser: como resultado de su
a) subjetivo (gustos, desempeo: incentivos,
vocacin. premios y castigos
b) objetivo (calidad de la
tarea en s).
Para aumentar esta
motivacin se debe
mejorar: la calidad de
83
121
Chiavaneto Idalberto, Introduccin a la teora general de la administracin, pp. 409-410.
vida laboral.
Fuentes de motivacin
en el trabajo
Relaciones Oportunidades para Recompensas Proyectos que Desarrollo

interpersonales demostrar la impliquen retos personal.
capacidad
Causas que ocasionan desmotivacin en las

empresas:
Pobre planificacin y comunicacin.
Explicaciones inadecuadas.
Reglas y regulaciones confusas.
Precisiones no razonables.
Trabajo excesivo.
Personal no cooperativo.
Carga laboral que afecte la calidad del
trabajo.
Planificacin de plantilla insuficiente.
Reglas de la motivacin en las empresas

Motivarse a s mismo.
Seleccionar gente motivada.
Tratar cada persona como un individuo.
Fijar metas realistas y desafiantes.
Recordar que el progreso motiva.
Crear un ambiente de motivacin.
Recompensas justas.
Manifestar reconocimiento
Realizacin de tareas ajenas.
122
Trabajar bajo la supervisin de directivos no calificados.
Consecuencias de la desmotivacin.
Reduccin de la productividad.
Aumento del ausentismo laboral.
Poca permanencia en el trabajo.
1. Menciona 10 maneras que utilizaras para motivar.
6.4. SUPERVISIN
En las familias, grupos sociales, talleres artesanales, siempre ha existido la
necesidad de vigilar que se cumplan con las actividades encomendadas o las
polticas establecidas.
En la Revolucin industrial con el florecimiento de empresas y produccin
en forma continua, fue necesario vigilar que los trabajadores y obreros
cumplieran con las actividades en forma y tiempo, derivado de esta necesidad
nace de manera formal la supervisin.
Supervisin deriva de super: sobre y de visum: ver, entonces es ver
sobre, revisar, vigilar.84
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma
que las actividades se realicen adecuadamente.85
La supervisin la deben realizar todos los jefes, sin embargo, por lo
general se identifica con los niveles inferiores (obreros, trabajadores).
Para que el supervisor realice adecuadamente su trabajo debe contar
con ciertas caractersticas como:
84
Reyes Agustn, Administracin de empresas, p. 340.
85
123
Criterio
tcnico
Liderazgo Ordenado
Motivador Caractersticas Seriedad

del supervisor
Sepa Capacidad de
Delegar organizacin
Experiencia de
Honesto lo que va a
supervisar
Adems un supervisor debe de estar bien preparado.
Beneficios de la supervisin:
a) Mejora la productividad del personal.
b) Permite fluidez en la comunicacin.
c) Optimiza la relacin jefe-subordinado.
d) Corrige errores.
e) Identifica necesidades, inquietudes, deseos, temores de los
empleados.
Funciones del supervisor:

a) Distribuir el trabajo.
b) Saber tratar a su personal (relaciones humanas).
c) Evaluar a su personal.
d) Instruir y capacitar a su personal.
e) Recibir, tratar y dar soluciones a las quejas del personal a su cargo.
124
f) Mejorar los sistemas a su cargo.
g) Coordinarse con otras reas.
h) Conservar la disciplina.
Con el crecimiento de las empresas, mejoramiento de la calidad,

optimizacin de los tiempos y recursos, da a da es ms necesaria la
supervisin, y no slo la encontramos en las empresas productoras, sino
tambin en la de servicios, en las escuelas, en el gobierno y hasta en la vida
personal tenemos que supervisar a las personas que nos ayudan a realizar
alguna actividad.
1. Mencione alguna actividad que no haya llegado a su objetivo por falta de
supervisin y cules fueron las consecuencias.
6.5. AUTORIDAD
La autoridad es la facultad formal que se le da a una persona para poder dar
rdenes y hacer que estas sean cumplidas por el personal a su cargo.
Elementos de la autoridad
a) Mando. Es la prctica de la autoridad, es poner en accin las polticas de
la organizacin, por medio de rdenes o instrucciones. Las rdenes
transmiten la indicacin y las instrucciones son las normas que indican
como se deben realizar las actividades que son en forma repetitiva
(manuales, instructivos, circulares).
b) Delegacin. Se trata de la autoridad y responsabilidad que le concede un
superior a un subordinado, es hacer a travs de otros. Esta actividad es
vital que la realicen los jefes para no saturarse de trabajo y se aumenta
la eficiencia administrativa.86
86
Reyes, op. cit., pp. 340-343.
125
Para poder delegar, se debe primero capacitar y sobre todo supervisar
las actividades, para no perder el control.
Al delegar se comparte la responsabilidad y las actividades, lo que
motiva al subordinado.
Cuando se delega se debe indicar por escrito el nivel de autoridad,
responsabilidad, objetivos a lograr, vigilar las actividades encomendadas,
retroalimentar al empleado y reconocer su labor.
Tipos de autoridad:
1.Formal a) Lineal. Se da sobre una
Se refiere a la autoridad que un persona o grupo.
superior otorga para ejercerla b) Funcional. Se ejerce sobre
sobre otras personas. uno varios jefes, sobre
Generalmente es una cadena. funciones distintas.
Ejemplo: director de
Finanzas tiene autoridad
Tipos de autoridad
sobre tesorera,
contabilidad, presupuestos.
2.Tcnica o staff
Se origina de los conocimientos
especializados de quin la tiene
Ejemplo: en un proyecto se
contrata a un especializada, en
ese momento el tiene la autoridad.
3. Personal.
Surge de la derivacin de la
personalidad del individuo.
La autoridad se gana, no es simplemente tener un documento donde se

mencione. Es fundamental que el jefe sea capaz, tenga los conocimientos,
experiencia, sea integro, honesto, equitativo, responsable, motivador.
126
6.6 LIDERAZGO
Durante la historia han existido personas que han inspirado y guiado a grupos,
a estas personas se les identifica como lder. Madre Teresa de Calcuta, Gandhi,
Papa Juan Pablo II.
El liderazgo es la capacidad de
influir, inspirar y guiar a las personas
por medio de la comunicacin, para
que de forma voluntaria se esfuercen
para el logro de los objetivos
esperados.
El lder es quien da movimiento a las personas y genera la accin, funge
como gua, como ejemplo a seguir, como motivador.
El liderazgo no es una tcnica, es una relacin interpersonal dinmica.
127
Habilidades del lder.
a) Sobre lo que gua.

b) Sobre solucin de problemas y reduccin de conflictos.
c) De relacin y comunicacin.
d) Para ensear.
Cualidades del lder.

Energa, serenidad, conocimiento de relaciones, empata, objetividad,
motivacin personal, autoestima elevada, persistente, original, con iniciativa,
gran negociador, convincente, don de mando.
128
Enfoques del liderazgo.
El liderazgo se debe analizar desde dos enfoques:
1) Cualidad personal. Son las caractersticas que posee el individuo,
comnmente se conocen como lderes carismticos, ejemplo: Juan Pablo
II.
129
2) Como funcin. Lo otorga la empresa y lo obtiene una persona con un
nivel jerrquico mayor. Se trata del proceso de administrar las
actividades de trabajo de los miembros de un grupo y de contribuir en
ellas.
Se necesitan lderes en las empresas y no solamente gerentes.
A continuacin se muestra tabla entre diferencia de un gerente y lder.
Gerente Lder
Administra Administra e Innova
Es una copia de otro Es original
Mantiene lo institucionalizado. Desarrolla
Acepta la realidad Investiga la realidad
Descansa en los controles Descansa en la confianza
Tiene un corto rango de visin Tiene un largo rango de visin
Pregunta cmo y cuando Pregunta qu y por qu
Imita Origina
Acepta el Status Cambia
Clsico buen soldado Tiene personalidad
87
Gerente Vs Lder
Estilos de liderazgo
a) Autocrtico. Solo el lder fija las
directrices, sin participacin del
grupo. El trabajo solo se realiza con
la presencia del lder.
El grupo se siente tenso y frustrado.
Un ejemplo: el seor Hugo Chvez
presidente de Venezuela
87
130
Rodrguez Joaqun, Direccin moderna de organizaciones, pp. 259-260.
b) Democrtico. Las directrices son c) Liberal. El lder da Libertad
determinadas y decidas por el completa para las decisiones
grupo, estimulado y asistido por el grupales o individuales, la
lder. participacin es mnima del lder.
Existen grupos de amistad entre el Ejemplo un asesor de tesis.
jefe y subordinado. Ejemplo, el
seor Lorenzo Servitje dueo de
Grupo Bimbo
131
1. Mencione que caractersticas tiene de lder.
2. Describa la importancia del lder en el hogar, empresa y pas (mnimo
media cuartilla)
6.7. TOMA DE DECISIONES

Una decisin es una eleccin que se hace entre dos o ms alternativas, para
alcanzar un objetivo.
132
Es importante llevar a cabo una toma de decisin adecuada, porque de
ello depende en gran parte el xito personal (seleccin de carrera, escuela)
de una empresa (producto a vender, precio).
La toma de decisiones transcendentales en las empresas por lo general
la realizan gerentes y directivos.
Etapas en la toma de decisiones.

1) Definir el problema. Determinar el problema a resolver.
2) Anlisis del problema. Identificar causas.
3) Desarrollo de alternativas. Elaborar alternativas o caminos para resolver el
problema.
4) Evaluar alternativas. Calificar alternativas.
5) Seleccin de la alternativa. De acuerdo a la evaluacin se elige la alternativa
ms factible.
6) Puesta en prctica de alternativa. Se pone en prctica la alternativa y se
comprueba que fue la mejor alternativa.
En caso que no se hayan obtenido los resultados esperados se deben

identificar las causas, corregir o cambiar la alternativa.
Para tomar decisiones es necesario que se cuente con la informacin
necesaria para el desarrollo y evaluacin de alternativas. Esta informacin
puede ser de carcter interno (reportes, anlisis previos) o externo (de tipo
econmica-financiera, poltica, social, demogrfica).
Elementos que intervienen en una toma de decisin:

1) Puesto o nivel jerrquico.
De acuerdo al nivel ser el tipo de decisin, los niveles son:
a) Nivel Inferior u operativo. Toma de decisiones operativa bsica (cambio

de rutas del da, exhibicin de mercanca).
133
b) Nivel Medio o gerencial. Toma de decisiones tctica, incluye reas de
control, asignacin de recursos, reporte de resultados a los niveles altos
(reduccin de presupuesto para el siguiente ao al departamento de
recursos humanos del 5%).
c) Nivel Alto o directivo. Toma de decisiones estratgica, implica riesgos y
requieren informacin interna y externa para seleccionar la ms idnea.
2) Tipo de Decisin.
a) Decisiones Estructuradas. Son las que son de manera rutinaria y
requieren slo la informacin necesaria y bsica para realizarse, no se
corren riesgos al llevarlas a cabo (en poca de mayor venta se contrata
personal eventual).
b) Decisiones No estructuradas. Son las no rutinarias, requieren informacin
para ser tomadas por las variables que intervienen (introduccin de un
nuevo producto o servicio).
3) Otros factores, variables controlables (internos, ejemplo: reducir gastos)
y no controlables (externos, incremento en el precio de las materias
primas).
1. Mencione cinco ejemplos de toma decisiones que tomen:
a) Nivel operativo.
b) Nivel medio.
c) Nivel alto.
2. Indique dos tomas de decisiones importantes de su vida y cul fue el
procedimiento para elegirlas.
134
AUTOEVALUACIN
Relacione las columnas y anote en el parntesis la letra correspondiente a

la respuesta correcta:
a) Lder 1 (_j_) Es proveer ciertos estmulos para que

adopte un comportamiento deseado
b) Medio 2 (_ _) Motivarse a s mismo, fijar metas
realistas y desafiantes, forman parte de
c) Tcnica staff 3 (_ ) Las directrices son determinadas y
decidas por el grupo, estimulado y
asistido por el lder. Es el estilo de
liderazgo
d) Delegacin 4 (_ ) Se trata de vigilar y guiar a los
subordinados formaron la finalidad de
que las actividades se realicen de
manera adecuada
e) Supervisin 5 ( ) Definir el problema, desarrollo de
alternativas son etapas de
f) Nivel medio 6 ( ) Se trata del tipo de autoridad originada
de los conocimientos especializados de
quien la tiene.
g) Democrtico 7 ( ) Es quien da movimiento a las personas
y genera la accin, funge como gua,
como ejemplo a seguir, como motivador
h) Reglas de 8 ( ) Enlaza al emisor y al receptor
motivacin
i) Motivacin 9 (_ _) Se trata de la autoridad y
responsabilidad otorgadas por un
superior a un subordinado, esto es,
hacer a travs de otros
j) Toma de 10 ( ) La toma decisiones tctica es manejada
decisiones por el
Respuestas:
1. i 2. h 3. g 4. e 5. j
6. c 7. a 8. b 9. d 10. f
135
UNIDAD 7
CONTROL
OBJETIVO:
El estudiante identificar como el control ayuda al logro de los objetivos, cules

son sus etapas y las tcnicas existentes para controlar.
Temario
7.1. Concepto de control
7.2. Importancia
7.3. Etapas
7.4. Tcnicas para el control
El control no es slo la
medicin del tiempo o
tener un ltigo, es un
proceso completo que
permite lograr los objetivos
personales y
empresariales
136
MAPA CONCEPTUAL
CONTROL
Concepto Actividad que se encarga de cerciorarse que se realice lo planeado
Mejora calidad, salvaguarda los activos de la empresa, establece medidas

Importancia
para corregir desviaciones, retroalimenta la planeacin
Identificacin de estndar
Medicin de resultados
Proceso
Administrativo
Control Etapas Comparacin
Deteccin de desviaciones
Correccin
Retroalimentacin
Tipos Preliminar, coincidente y retroalimentacin
Principios Equilibrio, estndares,oportunidad, desviaciones, costeabilidad,
Relacin con lo planeado, estndares, detectar desviaciones y establecer

Elementos
medidas correctivas
137
INTRODUCCIN
Todo proceso tiene un fin, y el administrativo no es la excepcin, el control
como ltima etapa del proceso administrativo no es una actividad reciente, ha
sido utilizado desde la antigedad por el hombre, primero en forma emprica, en
actividades como la agricultura, la pesca, la caza, la produccin de artefactos
para uso diario, entre otros; donde comparaba lo que espera producir, pescar
con lo real. En la Revolucin Industrial, el control se hizo ms necesario y se
formaliz su aplicacin utilizando diversas tcnicas que hasta la fecha se
ocupan.
La aplicacin del control ha permitido mejorar las actividades por que al
comparar lo planeado con lo realizado, identificar desviaciones y las causas que
lo generaron, retroalimenta la forma de hacer las cosas. Un ejemplo muy
sencillo fue la produccin de maz, al comparar que no se produca lo mismo
que aos anteriores, se identificaron las causas y se lleg a la conclusin que
se debi a la falta de agua o minerales que la tierra no posea, entonces se
crearon sistemas de riego y uso de fertilizantes.
El control no solamente se debe realizar hasta el final, es importante que
en cada etapa del proceso administrativo se controle, con el propsito utilizar
adecuadamente los recursos asignados.
En esta ltima Unidad se desarrolla el tema del control, cuyo objetivo es
identificar que el proceso administrativo es utilizado en cualquier disciplina.
138
7.1 CONCEPTO DE CONTROL
El proceso administrativo consta de las etapas de planeacin, organizacin,
direccin y control, cuando se han puesto en marcha las tres primeras, es
necesario llevar a cabo una revisin de lo planeado, organizado y ejecutado,
con el objeto de ofrecer una retroalimentacin, ah es donde entra la fase de
control.
El control, como ltima etapa del proceso administrativo, mide y corrige el
desempeo individual, departamental y organizacional, con el propsito de
identificar si concuerda con los planes y objetivos de la empresa. En esta fase
se identifican las desviaciones tanto en forma cualitativa como cuantitativa, con
el fin de retroalimentar a la planeacin.
A continuacin mencionaremos algunas definiciones del control con la
intencin de tener un mayor conocimiento.
Burt K. Scanlan: el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
88
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
George R. Terry: el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,
valorizndolo y, si es, necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.89
En conclusin, podemos decir que el control previene y mejora las
operaciones, es un medio de retroalimentacin que sirve para reiniciar el
proceso administrativo.
El control debe estar relacionado con lo planeado, sino se planea, qu
podemos controlar. Cuando se planea deben ser muy claros los objetivos, por
ejemplo, si nuestro objetivo para el siguiente ao es un incremento en las
ventas, pero no se determina el %, ser lo mismo tener un incremento del 1% o
del 10%, por eso se deben establecer estndares en forma cuantitativa y
cualitativa, para detectar las desviaciones y poder establecer las medidas
88
89
Idem., p. 192.
139
correctivas. Se debe contar con elementos de control para realizar esta
actividad.
Elementos del control
Principios del control

Cuando se ejecuta el control, se debe identificar que exista un equilibrio entre lo
que se delega y el control establecido,90 que existan estndares que ayuden a
identificar las desviaciones que se presenten, analizando las causas y que
stas se entreguen con oportunidad para que se tomen las medidas correctivas.
Establecer el control no debe ser caro, se debe estudiar el costo-beneficio,
adems, el que controla debe ser independiente a lo que controla, lo que
permitir tener libertad de criterio.
90
No podemos delegar y no controlar, de ser as posteriormente las actividades se van
a salir de control.
140
Lo anterior, se esquematiza de la siguiente
manera:
Principios del control

Equilibrio. Estndares Oportunidad Desviaciones Costeabilidad Excepcin Funcin
controlada.
A cada grupo de Deben existir El control debe Se deben analizar La implementacin de El control debe
delegacin se le debe estndares para ser oportuno para sus causas un sistema de control aplicarse a las Debe ser
proporcional el grado poder medir tomar no debe exceder en actividades ms diferente el rea
de control correcciones. costo. representativas que controla a
correspondiente la controlada
Tipos de control
Durante el desarrollo diario de operaciones de las empresas, se identifican tres
clases de control, las cuales siguen el siguiente proceso:
141
2. Mencione una actividad donde haya utilizado los diferentes tipos de
control.
7.2. IMPORTANCIA
Determina y analiza las causas de las desviaciones.
Proporciona informacin sobre la ejecucin de las actividades.
Implanta medidas para corregir las actividades y alcanzar los
objetivos.
Al controlar se salvaguardan los recursos de la empresa.
Retroalimenta a la nueva planeacin.
Mejora calidad.
Agregar ms valor a la empresa.
Facilitar la delegacin del trabajo.
Propsito y funcin del control

El propsito del control es garantizar que los planes tengan xito, porque al
detectar desviaciones con oportunidad, se pueden adoptar acciones de
correccin que permitan lograrlos. Para conseguir los objetivos, se deben
considerar los siguientes factores para controlar:
a) Cuantitativos. Cantidad (mide volumen), tiempo (determina

estimaciones de tiempo) y egresos (desembolsos realizados).
Ejemplo: el objetivo es aumentar las ventas en 15% dentro de los
siguientes cuatro meses, para lograrlo se estima incrementar las
promociones con un presupuesto de $50 000, manejando los factores
tenemos los siguiente:
Cantidad: Aumento en ventas de 15%.
Tiempo: cuatro meses.
Egreso: $ 50 000.
142
b) Cualitativo. Calidad, es la combinacin de esfuerzos para realizar una
actividad.
Calidad. Aumentar las ventas en los siguientes cuatro meses no
disminuir la atencin a los clientes
La funcin del control es proporcionar los elementos adecuados a los

supervisores, gerentes, directores, para garantizar que se cumpla con los
planes establecidos.
Consideramos que les surge la duda, quin es el que controla?, y la
respuesta es sencilla:
1) Cada uno de nosotros controla sus actividades en costo y tiempo.

2) Los supervisores, jefes de departamento, gerentes, directivos deben
controlar las actividades que realizan sus subordinados.
3) El gobierno controla las actividades de sus funcionarios pblicos y de
sus diferentes dependencias (ejemplo: Secretarias de Estado).
4) Los profesores controlan el acceso al saln de clases, as como la
entrega de tareas, participaciones, entre otros.
Como se puede ver, en los diferentes sistemas existentes se

establecen estndares con el objeto de llegar a objetivos y el control viene a
identificar que se cumplan, en caso de no hacerlo, obtiene las desviaciones y
las causas, corrige y retroalimenta con el propsito de mejorar los objetivos.
1. Mencione un ejemplo de objetivos donde se manejen los factores
cuantitativos y cualitativos.
7.3 ETAPAS
El control no slo se realiza con una sola actividad, sino existen diferentes
etapas, a saber:
143
Para ilustrar las etapas, se utilizar el ejemplo anterior: donde el objetivo
era aumentar las ventas en 15% dentro de los meses de septiembre a
diciembre, para lograrlo se incremento el presupuesto de promocin a $50 000.
En el mes de enero del siguiente ao, se identifica que en el periodo de
septiembre a diciembre aumentaron las ventas en 16% y los gastos de
promocin fueron de $80 000.
1) Identificar el estndar. Aumento en ventas de 15% y gastos de

promocin incremento de $50 000.
2) Medicin de resultados. Aumento de septiembre a diciembre en
ventas de 16%, y en gastos de promocin se gastaron $80 000.
3) y 4) Comparacin y deteccin de desviaciones. Para esta etapa se
recomienda utilizar un cuadro comparativo como se ilustra a
continuacin:
144
Concepto Periodo Importe Importe Diferencia Diferencia Observacin
estimado real en Pesos en %
Ventas Sept-Dic 100 000 116 000 16 000 16% Lo planeado era
15%, real fue
16%, derivado de
promocin y
nuevos contratos
Promocin Sept-Dic 50 000 80 000 30 000 60% No se realizaron
correctamente los
presupuestos.
En este cuadro solo aparece de septiembre a diciembre, pero se

recomienda manejar el acumulado del ao, as como un comparativo con el ao
anterior. Entre ms informacin se tenga sobre el tema que se trate, nos
permitir tomar mejores decisiones, pero no hay que exagerar con la
informacin.
5) Correccin. Derivado de las causas de las desviaciones sern las

medidas de correccin aplicar. Estas medidas van desde la correccin
en la planeacin, llamadas de atencin, suspensin o liquidacin de
los responsables de su realizacin, supervisores, jefes de
departamento, gerentes o hasta directores.
6) Retroalimentacin. El resultado de los puntos anteriores nos permitir
tener nuevos elementos para la nueva planeacin, para que est lo
ms cercano a la realidad. Adems de poder desarrollar cursos
opcionales de accin.
El control eficaz exige la alimentacin adelantada.
1. Mencione un ejemplo donde pueda aplicar las etapas de control.
145
Control por reas funcionales
Cada una de las reas funcionales de la empresa maneja su proceso
administrativo, por lo tanto deben controlar las actividades con el objeto de
lograr los objetivos propuestos en la planeacin. En el siguiente diagrama
esquematizamos las reas funcionales de la empresa con algunas de las
actividades que realizan y que deben ser sujetas a control:
Las actividades que se mencionan son enunciativas ms no limitativas,

de acuerdo con las necesidades de las empresas, existirn ms acciones de
control a realizar.
1. Investigue con algn conocido que medidas de control se establecen en
el rea donde trabaja y en caso de no cumplir con los objetivos, cules
han sido las medidas correctivas.
146
7.4. TCNICAS DE CONTROL
Son las herramientas que utilizan los jefes, gerentes, directivos y
administradores para poder realizar el control.
Son muchas las tcnicas que se usan, en este apartado slo las
mencionaremos de manera informativa.
1) Contabilidad. Preparacin de estados

financieros. (Financiera-
2) Auditoria. Revisin de actividades. administrativa)
3) Presupuestos. Estimacin de
ingresos, gastos, intereses.
Sistemas de
4) Reportes. Ejemplo: asistencia, ventas,
informacin
gastos, etc.
5) Informes. Semanales, mensuales.
Tcnicas de control
6) Formas. Ejemplo: solicitud de cheque,

vacaciones, traspaso mercanca, etc.
7) Archivos. Ejemplo: facturas,
expedientes de personal, crditos
bancarios, etc.
1) Procesos. Ejemplo: compras,
devoluciones).
2) Procedimientos. Ejemplo: pago de
Grficas- nmina, pago a proveedores, otorga-
Diagramas miento de crdito, etc.
3) Grficas de Gantt. Establece tiempo y
responsable de realizacin de
actividades.
Estudio de Tiempos y movimientos.
mtodos
147
Mtodos Redes. Camino crtico
cuantitativos Modelos matemticos. y PERT
Investigacin de operaciones.
Estadstica.
Clculos probabilsticos.
Programacin dinmica.
Control
interno
91
Por su relevancia, se explicar, brevemente, qu es el camino crtico y

PERT.
Las grficas de Gantt se usan cuando los proyectos contengan
actividades cortas o sean secuenciales, pero cuando se poseen varias
actividades, se debe tener relacin entre ellas y la tcnica que se usa es PERT
(Program Evaluations and Review Technique), tcnicas de evaluacin y revisin
de programas. El PERT es la base para encontrar la ruta crtica (CPM), que
determina actividades y costos. La forma de representacin vara, en ocasiones
se usan lneas, en otras crculos, o en como la siguiente, cuadrados:
91
148
Ahora se explica en qu consisten las tcnicas.
Son los medios de donde se obtiene informacin. Los
sistemas de informacin son variables en cada
Sistemas de
empresa de acuerdo a sus necesidades. Deben ser
informacin
oportunos, confiables, accesibles en su costo y
manejo.
Tcnicas de control
Grficas se refiere a la esquematizacin de

Grficas- actividades y tiempos.
Diagramas Diagramas presentan la continuidad de las
actividades.
Estudio de Analiza las actividades en tiempo y movimientos, con
mtodos el propsito de mejorarlos.
Mtodos Sistemas que controlan programas, costos, tiempos,
cuantitativos secuencias, relacin de actividades, entre otros.
Es el establecimiento de polticas y procedimientos
Control interno
para la salvaguarda de los activos de la empresa.
Se pueden usar varias tcnicas a la vez, lo importante es que de acuerdo

con los resultados obtenidos, se retroalimente y se d seguimiento a las
medidas correctivas.
Errores comunes del control

En ocasiones el sistema parece una cacera de brujas, busca culpables,
en lugar de causas y soluciones.
Es agresivo y provoca hostigamiento, o que el personal se sienta
atacado.
Obsesivo, existen demasiadas inspecciones, provocando que sea
costoso.
149
Es recursivo, repetitivo en lo que paso lo que limita la toma de medidas
correctivas.
1. Investigue como se aplica el control en Mxico, Estados Unidos y Japn,
elabore cuadro comparativo.
2. Seleccione una empresa e investigue las tcnicas de control que utiliza.
3. Si lo contrataran en una empresa donde va a realizar actividades a fin de
la carrera que estudia, que medidas de control implementara y para qu.
150
AUTOEVALUACIN
Anote en el parntesis una V si la aseveracin es verdadera o una F si es

falsa.
1) El estndar es un requisito para establecer el control. ( )

2) La evaluacin de la actuacin es un estndar cuantitativo. ( )
3) El control solo se debe aplicar a las actividades ms representativas ( )
de recursos humanos.
4) El control se debe aplicar aunque su costo sea muy ( )
representativo. ( )
5) El control facilita informacin acerca de la ejecucin de los planes.
La medicin de resultados es la primera etapa del proceso de ( )
6) control.
La retroalimentacin permite que se establezcan medidas ( )
7) correctivas en los planes.
Se deben establecer sistemas de control en todas las ( )
8) actividades de la empresa.
El control significativo se realiza de manera espordica. ( )
9) La contabilidad es una tcnica de control. ( )
10)
Respuestas:
1. V 2. F 3. F 4. h 5. b
6. a 7. d 8. f 9. c 10. e
151
Relacione las columnas y anote en el parntesis la letra correspondiente a la
respuesta correcta:
a) Sistemas de 1 (_j_) El control de servicio al cliente se realiza

informacin. por parte del rea de
b) Control 2 (_ _) Son las herramientas que utilizan los
preliminar. jefes, gerentes y administradores para
controlar
c) Control interno. 3 (_ ) Analiza las actividades en tiempo y
movimientos, con el propsito de
mejorarlos
d) Cualitativo. 4 (_ ) El tiempo es un factor de control de tipo
e) Produccin. 5 ( ) Se da previamente a la accin para
asegurar que se preparen los recursos.
f) Identificacin de 6 ( ) La contabilidad es considerada una
estndares. tcnica de
g) Tcnicas de 7 ( ) La calidad es un factor de control de tipo
control.
h) Cuantitativo. 8 ( ) Es la primera etapa del proceso de
control.
i) Tcnica de 9 (_ _) Se refiere al establecimiento de polticas
estudio de y procedimientos para la salvaguarda de
mtodos. los activos de la empresa.
j) Ventas. 10 ( ) rea que se encarga del control de
inventarios
Respuestas:
1. j 2. g 3. i 4. h 5. b
6. a 7. d 8. f 9. c 10. e
152
BIBLIOGRAFA
Libros:
Carroll, Lewis, Cuento Alicia en el pas de las maravillas, Espaa, Saldaa,

2008.
Chiavaneto, Idalberto, Introduccin a la teora general de la administracin,

Mxico, Mc Graw Hill, 2002.
Hernndez Sergio, Administracin, pensamiento, proceso, estrategia y

vanguardia, Mxico, Mc Graw Hill, 2006.
Hernndez, Sergio, Introduccin a la Administracin, Mxico, Mc Graw Hill,

2004.
Munch, Lourdes, Administracin, escuelas, proceso administrativo, reas

funcionales y desarrollo emprendedor, Mxico, Pearson, 2007.
Munch, Lourdes, Fundamentos de Administracin, Mxico, Trillas, 2009.
Reyes, Agustn, Administracin moderna, Mxico, Limusa, 2006.
Reyes, Agustn, Administracin de Empresas, Mxico, Limusa, 2009.
153
Rodrguez, Joaqun, Cmo Administrar pequeas y medianas empresas,
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Editores, 2004.
Pginas Web
Cierre de la paraestatal Centro de Produccin Artstica y Desarrollo Cultural de

Michoacn Proart), Fuente:
http://www.lajornadamichoacan.com.mx/2008/12/11/index.php?section=cultura&
article=016n1cul
Cualidades del empresario, Fuente:
http://www.nafin.com/portalnf/get?file=/pdf/.../cualidades_empresario.pdf
Eficiencia vs eficacia, Fuente:
http://www.rrhhmagazine.com/inicio.asp?url=/articulo/gestion14.asp
Fracaso Pymes, Fuente:

http://mujer.mundoejecutivo.com.mx/articulos.php?id_sec=2&id_art=16
La tica como fuente de ventaja competitiva. Fuente:
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/297-definicion-y-enfoque-de-la-
etica-empresarial.html, Mxico, 2010.
154
Ley General de Sociedades Mercantiles, Diario Oficial, Fuente:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144.pdf, Mxico, 2010.
Misin Nafin, Fuente: http://www.nafin.gob.mx, Mxico, 2010.
155
GLOSARIO
Actitud
Actuacin evaluativa favorable o desfavorable ejercida hacia algo o alguien, que
se representa en nuestras creencias, sentimientos o conducta percibida por las
dems personas.
Actividad/tarea
Situaciones laborales que consumen tiempo y recursos, y permiten un resultado
concreto en un plazo determinado.
Administracin
Disciplina que tiene como propsito la coordinacin eficaz y eficiente de los
recursos de un grupo social con la finalidad de lograr sus objetivos con la
mxima productividad y calidad.
Administrador
Es la persona que influencia a los subordinados, para el logro de objetivos tanto
personales como organizacionales o institucionales.
Alternativa
Opcin entre dos cosas o ms.
Anlisis
Accin de fragmentar una cosa o problema en tantas partes como sea
necesario, para descubrir la naturaleza de stas, sus relaciones y obtener
conclusiones objetivas del todo.
Auditoria
Revisin, verificacin, comprobacin, y evidencia aplicada a la empresa.
156
Autoridad
Derecho delegado que se da a una persona o departamento para controlar
procesos, practicas, polticas u otros asuntos especficos, relacionados con
actividades que lleva acabo el personal a su cargo.
Calidad
Se refierea las caractersticas especificas del producto que responden a las
demandas del cliente.
Cargo
Conjunto de tareas y responsabilidades que establecen el trabajo concedido a
un solo empleado.
Clima organizacional
Concepto referente a las percepciones del personal de una organizacin sobre
el ambiente global en que desempea sus funciones.
Compensacin
Todo tipo de estmulo que los individuos reciben a cambio de su trabajo.
Comportamiento organizacional
Anlisis de los individuos y de los grupos en el mbito de la organizacin.
Controlar
Accin de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema
de organizacin en un tiempo y espacio definidos.
Coordinar
Controlar el rumbo armnico que este concordado con todos los elementos que
laboran en el trabajo
157
Creatividad
Reproduccin de una idea nueva.
Delegar
El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales
con el fin de realizar actividades especficas.
Departamentalizacin
Fase del estudio administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo
como un Todo, estableciendo los niveles de especializacin y complejidad de
todas los elementos o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.
Dirigir
Motivar a los grupos humanos para que logren sus objetivos y vean los
resultados con determinados recursos
Direccin
Proceso de administrar e influir en las actividades de los elementos de la
organizacin relacionadas con las tareas.
Divisin del trabajo

Acto de fragmentar el trabajo total de una organizacin, por especializaciones y
niveles de dificultad.
Eficacia
Capacidad para definir los objetivos precisos hacer lo indicado.
Eficiencia
Capacidad para reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organizacin hacer las cosas bien.
158
Estrategia
Esquema cuyo contenido es la determinacin de los objetivos o propsitos de
largo plazo de la empresa y los cursos de accin a seguir. Es la forma de
organizar los recursos.
Evaluar
Accin de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y
espacio especficos. Es buscar las causas de su comportamiento,
comprenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.
Franquicia
Contrato para otorgar una licencia, a travs de ste una empresa vende un
paquete que pertenece a una marca registrada, maquinaria, materiales y
lineamientos administrativos.
Gerente
Personal de una organizacin que posee autoridad para decidir sobre asuntos
que comprometen a empresa.
Influencia
La habilidad para hacer que otro realice algo, sin utilizar poder ni autoridad.
Fines
Son los efectos que se adquieren con el logro de los objetivos.
Flujograma
Grfica que representa el flujo y nmero de operaciones secuenciales de un
proceso o procedimiento con la finalidad de generar un bien o un servicio.
Concierne a la ingeniera de sistemas y tambin se nombra tambin algoritmo,
lgica o diagrama de flujo. La ingeniera industrial utiliza otro diagrama conocido
159
como de proceso, recorrido u hoja de ruta con una simbologa diferente a la de
sistemas. Al igual que el primero, se utiliza en el diseo de procesos y
procedimientos.
Funcin
Precepto formal permanente e impersonal de una estructura o de un puesto de
trabajo.
Gerencia
Funcin por medio de la cual las empresas y el Estado consiguen resultados
para satisfacer sus respectivas demandas.
Liderazgo
Proceso para administrar y movilizar personas y/o ideas. Influencia
interpersonal ejercida en una situacin,cuyo fin es la consecucin de un
objetivo.
Manual
Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre una
determinada materia de la organizacin. Se trata de un compendio, una
coleccin de textos seleccionados y fcilmente localizables.
Manual de funciones
Documento equivalente al Manual de Organizacin. Cuyo contenido es
informacin vlida y clasificada sobre las funciones y productos
departamentales de una organizacin. Trata de la descripcin departamental,
de funciones y de productos.
160
Manual de organizacin
Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre la
estructura, funciones y productos departamentales de una organizacin. Su
contenido trata de organigramas y descripcin departamental, de funciones y de
productos.
Manual de polticas
Documento cuyo contenido es informacin vlida y clasificada sobre las
polticas, normas e instrucciones regidoras del quehacer de corto, mediano y
largo plazo de los funcionarios de una organizacin. Su contenido trata de
polticas, normas e instrucciones.
Manual de procedimientos
Documento cuyo contenido es vlida y clasificada sobre la estructura de
produccin, servicios y mantenimiento de una organizacin. Su contenido se
refiere a los procedimientos de trabajo, que requieren especificacin de su
naturaleza y alcances, la descripcin de las operaciones secuenciales con la
finalidad de lograr el producto, las normas que le afectan y una grfica de
proceso (hoja de ruta, flujograma).
Manual de puestos
naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos
requisitos de ingresos y valoracin, de cierta organizacin. Su contenidose
refiere a los puestos de trabajo, especificaciones de su naturaleza y alcances,
valoracin, la descripcin de sus funciones y el perfil de los productos de salida.
Manual tcnico
estructura y modo de controlar un aparato. Su contenido destina un porcentaje
161
menor a la descripcin y uno mayor a la grfica. Ejemplos Manuales de TV y
Sonido, CPU, vehculos, etctera.
Meta
Es el parmetro del objetivo especfico. Muestra la cantidad y unidad de medida
del producto deseado y el tiempo y lugar para realizarlos. Se compone de
Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localizacin.
Mtodo
Proceso lgico de pasos o etapas para lograr un objetivo especfico.
Misin
Intencin, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una
organizacin, un rea o un departamento. Motivo principal de una organizacin.
Modelo
Observacin de la realidad para representar de manera simplificada algunos
fenmenos del mundo real.
Negociacin
Proceso interactivo, a travs de ste, dos o ms actores buscan maximizar sus
beneficios individuales por medio de un acuerdo en una situacin de
interdependencia y con intereses en conflicto.
Normas
Pautas para la conducta aceptada y esperada. Patrones de conducta
aceptables en un grupo y compartidos por todos sus elementos.
Objetivo especfico
162
Se trata de la especificacin de una parte del objetivo general. El conjunto de
propsitos especficos logran el objetivo general.
Objetivo general
Se especifica como un deseo a lograr.
Organizar
Acto de acopiar e integrar de manera dinmica y racional los recursos de una
organizacin o plan, con la finalidad de lograr resultados previstos por medio de
la operacin.
Organigrama
Es la presentacin en una grfica de la estructura formal de cierta organizacin,
segn su divisin especializada de trabajo y niveles jerrquicos de autoridad.
Plan
Grupo de programas y proyectos que se relacionan entre s y conducen a un
objetivo comn. Tambin conjunto armnico de actividades con la finalidad de
alcanzar un resultado concreto.
Planificacin
Proceso racional y sistmico de preveer, organizar y utilizar los recursos
escasos con el fin de alcanzar objetivos y metas en un tiempo y espacio
predefinidos.
Poltica
Grupo de estrategias, normas y parmetros de una organizacin, las cuales
dirigen la actuacin de los funcionarios con el fin de logras sus objetivos y
metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuacin.
Presupuesto
163
Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo formado por programas,
proyectos y actividades que deben realizarse por una organizacin, se
presentan en determinadas clasificaciones.
Problema
Situacin que no se considera normal, respecto a las conductas o hechos
frecuentes, en un momento o lugar determinado.
Procedimiento
Ciclo de operaciones que implica a varios trabajadores que laboran en diversos
sectores y que se establece con la finalidad de asegurar el tratamiento uniforme
de todas las operaciones que forman arte de la produccin de un determinado
bien o servicio.
Producto
Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible,
originado de una actividad realizada.
Programa
Conjunto total de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un
tiempo y espacio determinados y con recursos especficos. Sus finalidades son
"servicios".
Proyecto
Conjunto organizado de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un
tiempo y espacio definidos, con recursos establecidos. Sus resultados son
"bienes de capital".
Puesto
Conjunto de responsabilidades que una persona debe realizar; sta goza de
ciertos requisitos y remuneracin.
164
Recursos
Son los medios que se utilizan para la realizacin de actividades. Generalmente
son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta fsica y
tiempo.
Responsables
Son aquellas personas que reciben rdenes de sus superiores o las tienen en
virtud del puesto que realizan, sobre actividades a su cargo. Hay de dos clases:
unidades organizativas o funcionarios.
Sistema
Es un proceso formado por un conjunto de partes que se relacionana entre s,
capaces de transformar insumos en productos para satisfacer necesidades de
su ambiente. Hay diversos tipos: insumos-proceso-productos-ambiente, al igual
que, abiertos y cerrados.
Supervisar
Se trata de vigilar los hechos de un trabajo para que se realicen conforme a las
normas preestablecidas y en el tiempo y lugar acordados.
Trabajo
Accin humana, individual o colectiva, que funciona para obtener un
producto o a la prestacin de un servicio en un tiempo y espacio definido;
cuenta con el apoyo de otros recursos.
165

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UNIDAD 4

El estudiante conocer la importancia de la planeacin, los principios por lo que

4.1 Concepto de planeacin

Alicia en el pas de las maravillas le pregunta

Concepto Fija el curso de accin, secuencia de operaciones

Importancia Son los cimientos y gua de cualquier actividad

Investigacin-premisas Suposiciones del futuro

Objetivos Resultados que se esperan obtener.

Estrategias Curso de accin-mejor alternativa

Polticas Guas para orientar la accin

Presupuestos Expresin cuantitativa de los objetivos

Procedimientos Secuencia de actividades rutinarias

Planes Resultado de la planeacin

Estratgica Altos mandos y largo plazo

Tipos Tctica Mandos medios y mediano plazo

Operativa Mandos bajos y corto plazo

La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo

4.2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS

I. Factibilidad: lo que se concibe debe ser viable.

1.Propsitos 8. Presupuestos 9. Procedimientos

2. Investigacin 7. Programas 10. Planes

Misin Aliat Universidades

Los propsitos poseen ciertas caractersticas como son:

Por ejemplo, el propsito de Pemex es buscar petrleo, producir, refinar y

Etapas de las estrategias

1.Determinacin de los 2. Evaluacin: se analizan y 3. Seleccin de

a) Asegurarse de que sean aplicables (ejemplo: la estrategia es lanzar un

Las comisiones de los vendedores sern de 2% sobre el volumen de

Requisitos de las polticas

Una de las tcnicas que ms se utiliza para elaborar un programa es la

Area: Gerencia de Operaciones

No. Actividad Responsable Duracin

Elaboro Reviso Autorizo

Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en

I. Autorizacin: slo los planes oficialmente autorizados son los que se

Desde los objetivos hasta los planes, stos se realizan en forma

4.5. TIPOS DE PLANEACIN

Anote en el parntesis una "V si la aseveracin es verdadera o una "F" si es

1. Los objetivos son un esquema donde se establece la secuencia de ( )

Caso Perfumes El Buen Olor, S. A.

El qumico Martnez y el licenciado Trinidad deciden iniciar una fbrica, desean

Con la informacin anterior conteste lo siguiente:

c) Los objetivos generales.

d) Polticas del rea de ventas.

e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses.

f) Presupuesto de promocin de 3 meses.

d) Polticas del rea de ventas.

g) Planeacin estratgica. adquirir utilidades de cinco millones de pesos

El estudiante identificar el concepto, importancia, etapas, tipos y

5.1 Concepto de organizacin

Concepto Organizacin de actividades para lograr los objetivos

Importancia Divisin del trabajo, jerarquizacin, departamentalizacin, coordinacin.

Unidad de mando, excepcin, extensin de control, geometra de la

Divisin del trabajo Jerarquizacin, departamentalizacin,descripcin de funciones

Tipos de Formal e informa

El resultado de la organizacin es la divisin del trabajo, distribucin

Autoridad Mal uso de la

a) Del objetivo. Las actividades que se establecen se relacionan con los

5.5 TIPOS DE ORGANIZACIN

a) Organizacin informal.- Es la que se

Una manera de representar a la organizacin formal es por medio de

a) Organigramas. Son representacin de la estructura orgnica de la empresa.

Los tipos de estructura: