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Modulo de Auditoria Administrativa PDF
Modulo de Auditoria Administrativa PDF
Mdulo
Auditora
Administrativa
Msc. Jorge Revelo Rosero
Sptimo Nivel
Segunda Edicin
CONTENIDO
CONTENIDO ...............................................................................................................................................................................................i
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................................................................... 1
UNIDAD 1 .................................................................................................................................................................................................. 3
AUDITORIA ADMINISTRATIVA.................................................................................................................................................... 3
1.1 Definiciones, objetivo y finalidad de la Auditora Administrativa ..................................................... 3
1.2 Necesidad de la Auditora Administrativa ............................................................................................................. 5
1.3 Objetivos de la Auditora Administrativa ............................................................................................................... 6
1.4 Principios de la Auditora Administrativa .............................................................................................................. 7
1.4.1 Sentido de evaluacin ...................................................................................................................................... 8
1.4.2 Importancia del proceso de verificacin ................................................................................................. 8
1.4.3 Habilidad para pensar en trminos administrativos ......................................................................... 8
1.5 Alcance de la Auditora Administrativa .................................................................................................................. 9
1.6 Campo de Aplicacin de la Auditora Administrativa........................................................................................ 9
1.7 Clasificacin de la Auditora Administrativa ...................................................................................................... 11
1.7.1 Auditora Externa............................................................................................................................................... 11
1.7.2 Auditora Interna ................................................................................................................................................ 12
1.7.3 Diferencias entre Auditora Interna y Externa .................................................................................... 13
UNIDAD 2 ................................................................................................................................................................................................ 14
EL AUDITOR ...................................................................................................................................................................................... 14
2.1 Funciones ................................................................................................................................................................... 14
2.2 Conocimientos ......................................................................................................................................................... 15
2.3 Habilidades y Destrezas ..................................................................................................................................... 17
2.4 Experiencia ................................................................................................................................................................ 17
2.5 Responsabilidad Profesional ............................................................................................................................ 18
2.6 Estructura de Anlisis .......................................................................................................................................... 19
2.7 Conformacin del Equipo de Trabajo .......................................................................................................... 19
2.7.1 Equipo de Auditora Interno ......................................................................................................................... 20
2.7.2 Equipo de Auditora Externo ....................................................................................................................... 20
2.7.3 Contratacin del Servicio .............................................................................................................................. 21
2.8 Actividades de Aprendizaje Taller No. 01 ............................................................................................. 21
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Auditora
Administrativa
UNIDAD 3 ................................................................................................................................................................................................ 22
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................................................................................... 22
3.1 Planeacin .................................................................................................................................................................. 23
3.1.1 Objetivo .................................................................................................................................................................. 23
3.1.2 Factores a Revisar ........................................................................................................................................... 23
3.2 Instrumentacin ....................................................................................................................................................... 24
3.2.1 Recopilacin de informacin ....................................................................................................................... 24
3.2.2 Tcnicas de recoleccin de la informacin ......................................................................................... 25
3.2.2.1 Investigacin documental ........................................................................................................................ 25
3.2.2.2 Observacin directa ................................................................................................................................... 26
3.2.2.3 Acceso a redes de informacin ............................................................................................................ 26
3.2.2.4 Entrevista ......................................................................................................................................................... 26
3.2.2.5 Cuestionarios ................................................................................................................................................. 27
3.2.2.6 Cdulas ............................................................................................................................................................. 27
3.2.3 Medicin ................................................................................................................................................................. 27
3.2.4 Papeles de trabajo ............................................................................................................................................ 28
3.2.5 Evidencia ............................................................................................................................................................... 29
3.2.6 Supervisin del trabajo................................................................................................................................... 30
3.3 EXAMEN ..................................................................................................................................................................... 31
3.3.1 Propsito ................................................................................................................................................................ 31
3.3.2 Procedimiento ..................................................................................................................................................... 31
3.3.3 Tcnicas de anlisis administrativo ......................................................................................................... 32
3.3.3.1 Organizacionales ......................................................................................................................................... 33
3.3.3.2 Cuantitativas ................................................................................................................................................... 36
3.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo ........................................................................................ 38
3.4 INFORME ................................................................................................................................................................... 39
3.4.1 Aspectos operativos ........................................................................................................................................ 40
3.4.2 Lineamientos generales para su preparacin ................................................................................... 40
3.4.3 Tipos de informe ................................................................................................................................................ 41
3.4.3.1 Informe general ............................................................................................................................................. 41
3.4.3.2 Informe ejecutivo .......................................................................................................................................... 42
3.4.3.3 Informes de aspectos relevantes ........................................................................................................ 43
3.4.4 Propuesta de implantacin .......................................................................................................................... 44
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INTRODUCCIN
Para ser posible lo imposible, es necesario intentar cuantas veces
sea necesario lo imposible
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La informacin permitir relacionar los conceptos administrativos con los hechos, los
objetivos con las metas, la misin con las tareas, la visin con las posibilidades de
posicionamiento en el mundo empresarial, y los escenarios con las reas de
influencia.
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UNIDAD 1
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-Auditora-administrativa-950760.html
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Administrativa
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William p. Leonard. Auditoria Administrativa.1989.pg.45
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http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html
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http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/auditadminis.htm/
http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTCA_MedinaSuarezLorena_08.pdf
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http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa
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Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.ppt
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Administrativa
Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones
Empresa grande:
Lo correspondiente al sector de actividad que se refiere al ramo especifico de la
empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: telecomunicaciones,
transportes, energa, servicios, construccin, agrcola, publicidad, turismo,
cinematografa, banca, seguros, comercio, textil, maquiladora, electrnica, automotriz,
editorial, arte grfico, etc.
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Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno
tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y
eficaz.
Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino
parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un
servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene
caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener
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UNIDAD 2
EL AUDITOR
2.1 Funciones
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organizacin.
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Administrativa
2.2 Conocimientos
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de
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Administrativa
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra
manera se emplearn durante su desarrollo.
a) Formacin Acadmica:
b) Formacin Adicional
c) Formacin Emprica
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2.4 Experiencia
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Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
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Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organizacin debe evaluar
su situacin interna a fin de definir si utiliza un equipo interno:
Ventajas
Conocimiento profundo de la organizacin y sus expectativas
Conciencia de la dinmica de la organizacin
Comparte la cultura organizacional
Identificacin con el personal
Menor resistencia al cambio
Percepcin de sentirse apoyado
Conoce los mecanismos de negociacin internos
Conocer la disponibilidad de los recursos para el proyecto
Tranquilidad para negociar la entrega de reportes, avances y resultad
Ventajas
Aporta una visin objetiva e independiente
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4. Visite una institucin educativa pblica y otra privada y verifique como est
estructurado el equipo de Auditora Administrativa, en caso de no existir sugiera
la conformacin del mismo.
UNIDAD 3
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
6Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008
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3.1 Planeacin
3.1.1 Objetivo
Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada.
En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las
funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin,
ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.
En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y
complementan el proceso administrativo. Tales electos se asocian con los tributos
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Administrativa
Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.ppt
3.2 Instrumentacin
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Esta tares debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga
posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminacin,
teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.
INVESTIGACIN DOCUMENTAL
3.2.2.4 Entrevista
Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar previamente una gua
de entrevista sobre la informacin que se desea obtener.
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3.2.2.5 Cuestionarios
Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lgico, redaccin
comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas
preguntas, con esto obtendremos la informacin deseada en forma homognea que
estad constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos
3.2.2.6 Cdulas
3.2.3 Medicin
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Identificacin de la auditora
El proyecto de auditoria
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la
auditora.
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Ajustes realizados durante su ejecucin
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Reporte de posibles irregularidades
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3.2.5 Evidencia
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Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente, competente, relevante, pertinente.
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin
del auditor responsable
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Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo
largo de la auditora.
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
3.3 EXAMEN
3.3.1 Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
3.3.2 Procedimiento
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Auditora
Administrativa
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente
y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
Qu trabajo se hace?
Para qu hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu hace?
Cundo se hace?
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Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis y son de gran apoyo para el
auditor encontramos las siguientes:
3.3.3.1 Organizacionales
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Auto evaluacin: mtodo a travs del cual los integrantes de una organizacin
identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos
preestablecidos durante un periodo especfico.
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Teora de las restricciones: establece que en toda clase de sistema existe alguna
restriccin por lo que es necesario un mtodo para representar las cadenas lgicas
de relaciones causa efecto en forma de diagramas denominados rboles.
3.3.3.2 Cuantitativas
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3.4 INFORME
Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados
por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
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La forma de presentar los informes depende del destino y el propsito que se quiera
dar. Los informes ms representativos son:
Diagnstico: definicin de las causas y consecuencias del estudio. Que justifican los
cambios o modificaciones posibles.
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Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo
Grupos de afiliacin corporativos o sectoriales
Dependencia globalizadora
3.5 SEGUIMIENTO
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Se requiere que el auditor verifique como se efectan lo cual visualiza desde dos
perspectivas:
Asignacin de responsabilidades
Factores considerados
reas de aplicacin
Periodo de realizacin
Porcentaje de avance
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado
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Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicacin
Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes
a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes. Con el
propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.
Especificar el nmero de semanas que comprender la revisin el responsable
de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin.
Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se
deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora con la finalidad de
plantar el responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarla
y establecer conjuntamente las fechas compromiso.
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UNIDAD 4
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA7
7Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008
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Controlar la operacin
Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos
estratgicos
Determinar costos unitarios por reas y programas
Verificar el logro de las metas e identificar desviacin.
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Permiten identificar:
El nivel de desempeo o cumplimiento de los estndares del servicio
El grado de satisfaccin o calidad que percibe el cliente sobre el producto o
servicio recibido
Para que los indicadores puedan evaluar la dimensin las acciones, deben posibilitar
la medicin de:
Impacto
Mide el cumplimiento de los objetivos
Cuantifica valores y efectos en clientes.
Mide el desarrollo de los procesos
Cobertura
Informa sobre el alcance de las acciones.
Eficiencia
Mide costos unitarios y productividad
Cuantifica la optimizacin de recursos humanos. Materiales, financieros y
tecnolgicos, para obtener productos y servicios al menor costo y en el menor
tiempo
Calidad
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Los indicadores que aqu se incorporan, tradicionalmente son empleados por las
organizaciones para apoyar la evaluacin cuantitativa de los hallazgos que durante
una auditoria se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias
de los hechos.
Rentabilidad
Liquidez
Financiamiento
Ventas
Produccin
Abastecimiento
Fuerza laboral
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Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor informacin, a cada etapa del
proceso se le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razn de ser a la
organizacin, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el
objeto de la organizacin.
La revisin del proceso incluye los elementos que se identifican con las funciones de
las etapas, lo que reduce el nmero nominal de la lista de elementos, para no
duplicarlos; sin embargo, se mantienen como marco de la auditoria, para dejar
abierta la opcin de que una organizacin pueda analizarlos en forma independiente.
Asimismo, tomando en cuenta que los cuestionarios preparados para cada rubro
respetan este criterio. Es importante anotar que, para ampliar el alcance en la
revisin de cada etapa y elemento, y determinar las condiciones en que se
generaron, la organizacin puede considerarlos siguientes aspectos:
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BIBLIOGRAFIA
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