Proyecto:

PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS COMPETENCIAS

Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES PBLICOS DEL
CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIN, LA ASISTENCIA TCNICA Y
OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO

Gua Metodolgica:

GUA METODOLGICA DE CONTABILIDAD PBLICA

Documento elaborado por:

Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Con el apoyo tcnico de:

Doctor JAIME ENRIQUE ARREGOCS MONTERO

JAIME RAL ARDILA BARRERA

Auditor General de la Repblica

Direccin del Proyecto:

FREDY CSPEDES VILLA
Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Bogot D.C., Junio de 2013

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 NDICE GENERAL

Presentacin 6

Captulo I

MARCO NORMATIVO DE LA CONTABILIDAD PBLICA

EN COLOMBIA

1.1 Marco constitucional 10

1.2 Marco legal y reglamentario.. 12
1.3 Anlisis jurisprudencial... 20
1.3.1 Corte Constitucional.. 20
1.3.2 Consejo de Estado. 22

Captulo II

CARACTERIZACIN DEL SISTEMA CONTABILIDAD PBLICA

2.1 Concepto de Contabilidad Pblica 24

2.2 Objetivos de la Contabilidad Pblica 25
2.3 Rgimen de Contabilidad Pblica 30
2.4 Plan General de Contabilidad Pblica-PGC 31
2.4.1 Marco Conceptual 31
2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pblica-SNCP .. 32
2.4.1.2 Entidad Contable Pblica 33
2.4.1.3 Usuarios de la Informacin Contable Pblica . 33
2.4.1.4 Caractersticas cualitativas de la Informacin Contable Pblica 35
2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pblica 36
2.4.1.5.1 Gestin Continuada.. 37
2.4.1.5.2 Registro 37
2.4.1.5.3 Devengado o Causacin.. 37
2.4.1.5.4 Asociacin.. 37
2.4.1.5.5 Medicin.. 37
2.4.1.5.6 Prudencia 38
2.4.1.5.7 Periodo Contable 38
2.4.1.5.8 Revelacin.. 38
2.4.1.5.9 No compensacin.. 38
2.4.1.5.10 Hechos posteriores al cierre.. 39

2
2.4.1.6 Normalizacin y regulacin Contable Pblica.. 39
2.4.1.7 Normas Tcnicas de Contabilidad Pblica.. 40
2.4.1.7.1 Normas Tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y
Revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y
Ambientales. 41
2.4.1.7.2 Normas Tcnica relativas a los soportes, comprobantes y libros de
Contabilidad.. 41
2.4.1.7.3 Normas Tcnicas relativas a los Estados, Informes y Reportes
Contables. 41
2.4.1.7.4 Normas Tcnicas relativas a los hechos posteriores al cierre. 41
2.4.1.8 Proceso Contable. 41

Captulo III

ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PBLICA

3.1 Catlogo General de Cuentas-CGC 44

3.1.1 Estructura y descripcin de las Clases y Grupos . 44
3.1.1.1 Clases. 44
3.1.1.2 Grupos 45
3.1. 2 Descripcin de las Clases y Grupos 47
3.1.2.1 Activo 47
3.1.2.1.1 Efectivos. 48
3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados.. 49
3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar. 51
3.1.2.1.4 Deudores. 53
3.1.2.1.5 Inventarios.. 54
3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo. 56
3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales. 59
3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables 61
3.1.2.1.9 Otros Activos 62
3.1.2.2 Pasivo . 63
3.1.2.2.2Operaciones de Crdito Pblico 64
3.1.2.1.3 Operaciones de Financiamiento.. 65
3.1.2.1.4 Cuentas por Pagar. 67
3.1.2.1.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social. 67
3.1.2.1.6 Otros Bonos y Ttulos Emitidos 68
3.1.2.1.7 Pasivos Estimados. 68
3.1.2.1.9 Otros Pasivos. 69
3.1.2.3 Patrimonio.. 69

3
3.1.2.3.1 Hacienda Pblica .. 71
3.1.2.3.2.Patrimonio Institucional 72
3.1.2.4 Ingresos.. 73
3.1.2.5 Gastos. 75
3.1.2.6 Costo de Ventas y Operacin.. 77
3.1.2.7 Costos de Produccin.. 78
3.1.2.8 Cuentas de Orden Deudoras.. 80
3.1.2.9 Cuentas de Orden Acreedoras 81

Captulo IV

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pblica 84

4.1.1 Documentos soporte de la Contabilidad Pblica 84
4.1.2 Comprobantes de Contabilidad. 86
4.1.3 Libros de Contabilidad. 87
4.1.4 Estados, informes y reportes de Contabilidad. 89
4.1.4.1 Estados Contables Bsicos. 90
4.1.4.1.1 Balance General. 91
4.1.4.1. 2 Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental.. 91
4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio. 92
4.1.4.1. 4 Estado de Flujo de Efectivo. 92
4.1.4.1. 5 Notas a los Estados Contables Bsicos 92
4.1.4.2 Estados Contables Consolidados 93
4.1.4.3 Informes Contables Especficos.. 94
4.1.4.4 Informes Contables Complementarios 94
4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas 95
4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversin y Financiamiento. 95
4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos de Ingresos. 95
4.1.4.4.1 Informe de Variacin Patrimonial. 95
4.2 Otros sistemas de reporte de informacin contable.. 95
4.2.1 Consolidador de Hacienda e Informacin Contable Pblica-CHIP 95
4.2.1.1 Objetivo del CHIP 96
4.2.1.2 Usuarios del CHIP.. 96
4.2.1.3 Funcionarios responsables de la informacin contable pblica.. 97
4.2.2 Formulario nico Territorial-FUT.. 97

Captulo V

METODOLOGA TCNICA PARA LA AUDITORIA A LA

CONTABILIDAD PBLICA

5.1 Conceptualizacin de la Metodologa. 99

5.2 Del concepto de Auditora. 99

4
5.3 Sistema de Control Financiero. 99
5.4 La Contabilidad Pblica dentro del proceso de Auditora Financiera 100
5.4.1 Evaluacin del riesgo.. 100
5.4.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno o mecanismos de Control 101
5.4.3 Programa de Auditora a la Contabilidad Pblica.. 102
5.4.3.1 Auditoria de Activos. 103
5.4.3.1.1 Efectivo 103
5.4.3.1.2 Inversiones. 107
5.4.3.1.3 Rentas por Cobrar. 112
5.4.3.1.4 Deudores. 115
5.4.3.1.5 Inventarios.. 119
5.4.3.1.6 Propiedades, Planta y Equipos 123
5.4.3.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales. 129
5.4.3.1.8 Recursos Naturales no Renovables 134
5.4.3.1.9 Otros Activos.. 142
5.4.3.2 Auditora de Pasivos. 148
5.4.3.2.1 Operaciones de Crdito Pblico.. 148
5.4.3.2.2 Cuentas por Pagar. 152
5.4.3.2.3 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral.. 157
5.4.3.2.4 Otros Bonos y Ttulos Emitidos 161
5.4.3.2.5 Pasivos Estimados. 164
5.4.3.2.6 Otros Pasivos. 166
5.4.3.3 Auditora al Patrimonio 169
5.4.3.3.1 Hacienda Pblica 169
5.4.3.3.2 Patrimonio Institucional 171
5.4.3.4 Auditora de Ingresos 175
5.4.3.5 Auditora de Gastos.. 176
5.4.3.6 Auditora de Cuentas de Orden Deudoras 178
5.4.3.7 Auditora de Cuentas de Orden Acreedoras. 179

5
 PRESENTACIN

La Contabilidad Pblica ha estado muy ligada a la vida institucional de las Contraloras

en Colombia, no slo por constituir probablemente la principal herramienta para el
ejercicio del control fiscal, sino que desde su institucionalizacin le quedaron asignadas
competencias en materia de prescripcin contable al mximo rgano de control fiscal.
Pero tambin se colige de lo que histricamente nos ha legado el proceso evolutivo de
las organizaciones instauradas por el Estado para velar por el buen uso de los recursos
pblicos.

El control de los fondos y bienes del Estado colombiano ha tenido bsicamente tres
etapas, la primera se inicia en 1812 con la Constitucin de Antioquia en la cual su cre
el Tribunal de Cuentas Superior de Hacienda, cuyo ejercicio fue fijado en cabeza de la
Contadura General, trasladado ese mismo ao al poder legislativo. Con una vigencia
de casi 111 aos, esta fase concluy en 1923.

El incipiente control al fisco se desarrolla en forma general y posterior, y va imprimiendo

cada vez mayor rigidez, hasta el punto que en 1819 el General Santander expide la
Ley principal contra los empleados de Hacienda, con la cual no slo se crea la
Contralora de Hacienda, sino que se sanciona con la pena de muerte la malversacin
de fondos pblicos1. En su desarrollo estructural se crea en 1821, la Contadura
General de la Hacienda con fines especficamente fiscales, la cual no tuvo vida prctica,
en razn a que tan slo tres (3) aos despus fue reemplazada por una Junta de
expertos en Hacienda Pblica.

El control fiscal sigui funcionando gracias a una serie de modificaciones y

reglamentaciones que le permitan mantener su vigencia, pero sin una cabeza principal
visible hasta 1847, ao en que se introducen en nuestro pas las ideas polticas y
econmicas imperantes en Europa. En 1873 se compendia en la Ley 106 sobre Cdigo
Fiscal de los Estado Unidos de Colombia, toda la reglamentacin existente en materia
econmica y fiscal, y, ms tarde, en 1898 la junta de expertos es reemplazada por una
Corte de Cuentas, que bajo diferentes denominaciones logr sobrevivir hasta 1923.

La segunda etapa est directamente relacionada con la llegada al pas de la misin

Kemmerer a comienzos de 1923. Por recomendacin de dicha misin se cre el Banco
de la Repblica y se expidi la Ley 42 de 1923 Sobre la organizacin de la
contabilidad nacional y creacin del Departamento de Contralora, con lo cual cambia
radicalmente la estructura, organizacin y funcin del control fiscal. No obstante, el
hecho de depender del ejecutivo, a quien corresponda a su vez fiscalizar, evidenciaron
algunas fallas que para corregirlas fue preciso contratar una nueva misin, cuyos

1
El empleado de la hacienda nacional a quien se le justifique sumariamente fraude o malversacin de los intereses pblicos o resultare
alcanzado, se le aplicar irremediablemente la pena de muerte, sin necesidad de formar ms proceso que el informe de los tribunales

6
ajustes quedaron consignados en el Decreto-Ley 911 de 1932, en especial la eleccin
del Contralor para un periodo de dos aos por la Cmara de Representantes.

Durante el periodo comprendido entre 1923 y 1991, el sistema de control fiscal sufre
una serie de reformas, sin implicaciones relevantes respecto a la estructura inicial
establecida en la Ley 42. Dentro del marco normativo elaborado para su reforma, vale
la pena mencionar, adems del citado Decreto 911 de 1932, la reforma Constitucional
de 1945, con la cual se elev a rango constitucional la Contralora General de la
Repblica (CGR), y se define como una Oficina de contabilidad y vigilancia fiscal; la
Ley 58 de 1946, que da a la Contralora funciones de contabilidad y registro
presupuestal; la Ley 151 de 1959 que asigna a la Contralora la vigilancia de las
empresas y establecimientos pblicos descentralizados; la Ley 20 de 1975, sobre
moralizacin de la administracin pblica, que a su vez establece claramente la
diferencia entre el control fiscal y el administrativo; el Decreto 150 de 1976 o Estatuto
Contractual vigente para ese entonces, y decretos posteriores que complementan la
estructura, organizacin y competencia de la CGR.

Los esfuerzos realizados hasta ese momento para contar con mejores herramientas en
el control del tesoro pblico no arrojaron los efectos deseados. Por una parte, las
contraloras en su ejercicio se constituyeron en captadoras de errores de la
administracin, donde se limitaban a una revisin numrico-legal de todas las
actuaciones administrativas, lo que poco aportaba al mejoramiento de la gestin;
tampoco permita el establecimiento de una cultura de autocontrol por parte de la
administracin. En esencia, el control fiscal se ejerca bajo la modalidad de tres etapas
integradas: previo, perceptivo y posterior.

Vale entonces sealar, que el esquema de control fiscal hasta aqu establecido estaba
orientado a una gestin administrativa supeditada al control de las contraloras, ya que
estas podan actuar antes, durante y despus de las actuaciones administrativas, con
las consecuentes engorrosas tramitologas que alimentaban la corrupcin tanto en la
administracin como en el rgano de control. Los hechos van ms all, la etapa de que
nos ocupamos es cercana al siglo XXI, con una administracin pblica lejos de la
planificacin, actuando a instancias de lo que el rgano de control le estableca, sin
procesos y procedimientos establecidos, con la responsabilidad del manejo fiscal
institucional radicado en los denominados empleados de manejo, que por definicin
eran todos aquellos que manejaban fondos y bienes pblicos, lo cual sustraa a los
representantes legales u ordenadores del gasto de la responsabilidad de rendir
cuentas, y su consecuente responsabilidad por la interposicin de un denominado
recurso de insistencia2 cuando el empleado de manejo se opona a ejecutar una orden
considerada ilegal o fraudulenta.

La caracterizacin del control de la gestin fiscal durante esta etapa de la vida

institucional del Estado colombiano no es destacable per se, pues lo significativo fue el

2
El recurso de insistencia lo reglamentaban las Contraloras, deba presentarse por escrito y quien lo interpona deba constituir pliza de manejo
que amparara la operacin, en caso de ser glosada. La interposicin liberaba de responsabilidad al empleado de manejo (tesorero, pagador o
almacenista) y si era del caso, el juicio fiscal se segua contra quien insista.

7
letargo durante siete dcadas de coadministracin, donde el acatamiento de las
disposiciones de las contraloras dificultaron el montaje y desarrollo de una estructura
contable-financiera en las instituciones pblicas, al priorizarse la rendicin de cuentas
de manera individual y relegarse la generacin de informacin financiera consolidada
de las instituciones pblicas. Resultado de estas falencias, el Estado colombiano no
poda conocer cul era su patrimonio, la cuanta de sus activos y pasivos, y
escasamente existan algunos datos estadsticos que acopiaba la Contralora General
de la Repblica-CGR, respecto al sector central nacional, con gran incertidumbre sobre
su confiabilidad.

Es de destacar que a la funcin contable se le otorg tanta importancia como la

creacin misma del Departamento de Contralora en 1923, para que desde ese
momento el rgano de control quedara encargado de llevarla y prescribirla, situacin
que tuvo especial impacto en el marco de las finanzas del Estado durante el transcurso
de este mismo periodo, ya que ello implic la responsabilidad de gestionarla y tambin
controlarla, incompatibilidad que motiv uno de los elementos substanciales para
aprovechar el momento coyuntural y proponer la redefinicin de competencias y
responsabilidades en esta materia.

Con nutridos antecedentes y la ansiedad de brindarle al pas un nuevo modelo de

control fiscal que contrarrestara la ineficiente gestin pblica y la galopante corrupcin,
se desarroll la Asamblea Nacional Constituyente y con ello la promulgacin de la
Nueva Carta Constitucional de 1991, dando as, inicio a la tercera etapa del control
fiscal en nuestro pas.

En efecto, la Carta Poltica de 1991 trajo nuevos lineamientos relacionados con la labor
contable del sector pblico colombiano, en su Artculo 354 cre la figura del Contador
General de la Nacin y con ello relev una labor que desde su creacin vena
ejerciendo la CGR. Sin embargo, algunas otras tareas de los rganos de control fiscal
se vieron fortalecidas; tal es el caso de la auditoria del balance, que al tenor de la
misma Constitucin deben realizar con el fin de emitir un dictamen u opinin sobre la
razonabilidad de las cifras reflejadas en los Estados Contables consolidados
presentados por el correspondiente Contador General, concretando as la verdadera
funcin de las Contraloras respecto a los resultados contables generados por los
sujetos de control.

Este documento ha sido realizado por la Auditora General de la Repblica-AGR dentro

del marco del Plan Estratgico Control Fiscal con Pedagogia Social, visualizado como
uno de sus objetivos estratgicos, tendiente a lograr la modernizacin de los
instrumentos del Control Fiscal en todos su rdenes y niveles estatales. Por ello, est
convencida de estar interpretando la necesidad latente de brindarle a los funcionarios
encargados del proceso auditor, una de las principales herramientas para poder ejercer
un mejor control y seguimiento sobre el sistema de informacin contable y sus
resultados, y en esa medida, un mejor y ms efectivo seguimiento sobre las
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales realizadas por los sujetos
de control fiscal, a quienes se les ha encomendado la gestin del patrimonio pblico.

8
El emprendimiento de la AGR, no solo para el ejercicio de un mejor control fiscal, sino
adems, para encontrar permanente disposicin por parte delos gestores estatales, de
generar informacin contable confiable, cierta, verificable y oportuna, especialmente,
han quedado en esta ocasin plasmados en la presente Guia, la cual contiene cinco
Captulos a travs de los cuales, con la asesora de expertos en el tema contable
pblico, hemos dejado contenido a criterio, los principales elementos temticos que
debe comprender un propsito de eseanza-aprendizaje del instrumento contable,
esencial en todo tipo de organizacin; elaborada adems, con fines de virtualizacin a
travs de la Plataforma Virtual institucional.

En un primer Capitulo hemos incluido el Marco Normativo relacionado con la

Contabilidad Pblica en nuestro pas, partiendo de los principales contenidos que la
Constitucin de 1991 incluy, renov y reafirm en esta materia. Tambin el desarrollo
legislativo contenido en un marco legal y reglamentario, que define las actuales
competencias en materia de ordenamiento, gestin y control contable, complementado
con importantes elementos jurisprudenciales emitidos por los principales Tribunales en
materia Constitucional y Contencioso Administrativo, que han permitido dirimir los
conflictos en materia de competencias de prescripcin contable pblica.

En el segundo Captulo sealamos los aspectos relevantes que caracterizan el Sistema

de Contabilidad Pblica colombiano, incluyendo conceptos, objetivos de nuestro
rgimen contable pblico y el contenido del denominado Plan General de Contabilidad
Pblica-PGCP y las Norms Tcnicas expedidas por el Contador General, como nuevo
rector de la Contabilidad Pblica en Colombia.

Dejamos en un captulo tercero la estructura de la Contabilidad Pblica actualmente

aplicada en nuestro pas, bajo los parmetros establecido en el PGCP, que tipifica un
esquema metodolgico para la configuracin de estructuras analticas de registro de
todos los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales de todo tipo de
entidad contable pblica.

Con un Captulo cuarto le indicamos a nuestros auditores y gestores contables, los

estados, informes y reportes contables ms importantes que deben ser generados por
la administracin, lo cual caracteriza uno de los principales objetivos del proceso
contable y que da origen a soportes substanciales para el ejercicio de controles tanto
internos y externos, y que en esencia muestran lo que sucede de manera cronolgica y
secuencial en la entidad contable pblica.

Finalmente, en un quinto captulo hemos incluido una metodolgia sobre lo que a

criterio consideramos debe ser una auditora a la contabilidad pblica, ya que hemos
comprobado esta es un rea poco observada en procesos auditores, de ah su mplia
problemtica. An as, estamos convencidos de que no contiene todos los elementos
de rigor, pues de hecho la contabilidad est inmersa dentro del proceso de auditora
financiera, pero sabedores de que el proceso de capacitacin virtual aportar elementos
complementarios para hacer de este instrumento de ayuda para una meojor labor
institucional.

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 CAPITULO I

MARCO JURDICO DE LA CONTABILIDAD PBLICA EN COLOMBIA

1.1. Marco Constitucional

El tema contable del sector pblico fue fortalecido en la Constitucin Poltica de 1991, y
con ello se dio muestras de querer recuperar para el Estado esta importante
herramienta para la buena gestin de los bienes pblicos.

Son muchos los artculos que de manera directa y transversal tocan el tema contable,
pues hay que considerar que la contabilidad es un tema suficientemente amplio en
razn a su funcin es fundamental es el registro de todas las operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales que ocurren, en este caso, en todas las entidades
estatales, y se extiende hasta los particulares que manejan recursos pblicos.

Artculo 178

En este artculo de la Carta Poltica consagra dentro de las atribuciones especiales de

la Cmara de Representantes, la de Examinar y fenecer, la cuenta general del
presupuesto y del Tesoro que anualmente le debe presentar el Contralor General de la
Repblica.

Lo esencial es que, en su reglamentacin a travs de la Ley 5 de 1992 y Ley 42 de

1993, se incluye dentro del contenido de la denominada Cuenta General del
Presupuesto y del Tesoro, adems de la informacin presupuestal y de deuda pblica,
los resultados contables, enmarcado en el concepto de herramientas de apoyo al
ejercicio del control poltico sobre la administracin.

Artculo 267

El marco constitucional seala en su artculo 267, que el control fiscal es una funcin
pblica ejercida por la CGR, organismo encargado de ejercer vigilancia sobre la
gestin fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que manejen fondos
o bienes de la Nacin, lo cual incluye el ejercicio de un control financiero.

Artculo 268

De otra parte, el artculo constitucional 268, referido a las atribuciones del Contralor
General de la Repblica, adems de sealarle la funcin de presentar la Cuenta
General del Presupuesto y del Tesoro, le atribuye la de certificar el Balance de la
Hacienda que el Contador General presenta al Congreso de la Repblica.

Como veremos ms adelante, las atribuciones antes sealadas no se caracterizaron por

su claridad, pues hubo necesidad, mediante los actos reglamentarios correspondientes,
hacer claridad en el sentido de que, por Balance de la Hacienda se entiende el Balance

10
General, pues el concepto utilizado obedeca a una terminologa utilizada hasta
entonces, que descompona el Balance de la Nacin en dos balances, el Balance del
Tesoro y el Balance de la Hacienda, estructura que estaba asociada al mecanismo de
rendicin de cuentas por parte de los denominados empleados de manejo a las
Contraloras hasta el momento de entrada en vigencia la Carta Poltica de 1991.

Artculo 354

La expresin ms significativa en materia contable lo contiene la Constitucin poltica

en su Artculo 354. Mediante este artculo se cre la figura del contador general,
funcionario de la rama ejecutiva, encargado de llevar la contabilidad general de la
Nacin y consolidarla con el resto de entidades estatales, haciendo excepcin a la
contabilidad referente a la ejecucin del presupuesto, competencia atribuida a la CGR.

Con la nueva Carta Constitucional, las funciones del rector de la Contabilidad Pblica
se concretaron en: uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, elaborar el
balance general y dictar las normas contables para el sector pblico colombiano.

El artculo en comento, en su Pargrafo nico, seal la verdadera competencia de la

CGR en esta materia, cual es la de auditar el Balance que le presente el Contador, para
su posterior presentacin por parte del Gobierno al Congreso de la Repblica, para su
conocimiento y anlisis.

De esta manera, con la reforma constitucional se releva una funcin que desde su
creacin mediante la Ley 42 de 1923 vena ejerciendo la Contralora General de la
Repblica y al mismo tenor crea la figura del Contador General, con las funciones ya
sealadas.

1923

Contabilidad llevada por la CGR

1991

Contabilidad llevada por Contador General

La nueva Carta Poltica erige la contabilidad pblica como instrumento de informacin

fundamental para permitir el ejercicio y control de las actuaciones de los
administradores pblicos en el plano financiero, econmico, social y ambiental. En las

11
atribuciones asociadas a la prctica de auditora gubernamental con enfoque integral
conserva para las Contraloras el componente implcito de la auditora financiera y de
otra parte la atribucin constitucional de auditar el Balance General que le presente el
Contador General, para su posterior presentacin ante la Corporacin de Eleccin
Popular (Congreso, Asamblea o Concejo), lo que constituye los principales nexos entre
el desarrollo del sistema contable pblico y el ejercicio del control de la gestin fiscal.

Tenemos entonces que con la promulgacin constitucional se inicia una nueva era en
materia de contabilidad pblica en Colombia. Se consideraba inadmisible en el seno de
la Asamblea Nacional Constituyente, que en el pas, y especialmente en los niveles
territoriales, las instituciones pblicas no llevaran contabilidad.

A travs del texto constitucional se advierte la asignacin de responsabilidades en

materia contable. Particularmente en el Ttulo XII, referente al Rgimen Econmico y de
la Hacienda Pblica, se deduce el alcance y responsabilidad financiera y social
imputable a la contabilidad pblica en materia de los recursos que debe identificar,
medir, controlar e informar y las responsabilidades de los agentes involucrados. Esto
implica la existencia de una informacin que permita alcanzar objetivos determinados
como herramienta e instrumento para el control, la evaluacin de la gestin y la toma de
decisiones.

Adicionalmente, tambin se advierte con la nueva Carta Poltica, que el patrimonio del
pblico no slo lo conforman los tradicionales recursos fiscales provenientes de
impuestos y dems contribuciones, sino tambin todo el acervo de bienes fiscales,
recursos naturales renovables e irrenovables existentes en todo el territorio, los
sometidos al uso o dominio pblico y otros imprescriptibles e inalienables, aunque de
difcil cuantificacin.

No hay duda que para deducir responsabilidad en cuanto al manejo y control de los
recursos pblicos, se requiere informacin contable especialmente confiable y oportuna,
que permita valorar y controlar, en cualquier momento, las actuaciones de los
administradores pblicos en lo financiero, econmico, social y ambiental.

Un aspecto controvertido, pero en fin constitucional, se deriva de la atribucin a las

contraloras de llevar la contabilidad relacionada con la ejecucin del presupuesto, que
como hemos sealado respecto a la contabilidad financiera-patrimonial, constituye una
funcin de las administraciones pblicas. Debido a las confusiones en esta materia, las
Contraloras no le han dado el desarrollo pleno que tal atribucin merece, pero para
observarlo en contexto lo trataremos en captulo posterior.

1.2 Marco legal y reglamentario

Desde la promulgacin de la Constitucin Poltica de 1991 hasta la fecha, se han

dictado en el pas un nmero significativo de leyes, decretos, jurisprudencia por parte
de la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, resoluciones, doctrina y conceptos

12
por parte de la Contadura General de la Nacin, de lo cual nos ocuparemos a
continuacin:

Ley 298 de 1996

Con la expedicin de la Ley 298 de 1996, el Congreso de la Repblica le da desarrollo

legislativo al artculo 354 de la Carta Constitucional, cinco aos despus de su
promulgacin, lo que de alguna manera da evidencias de la poca importancia que le
otorgan los rganos ejecutivo y legislativo al tema contable pblico.

La referida Ley contiene, los siguientes aspectos:

a. Crea la Contadura General de la Nacin como una Unidad Administrativa Especial

adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

b. Seala la competencia del Presidente de la Repblica de nombrar al Contador

General y los requisitos que debe reunir dicho funcionario.

c. Define las funciones del Contador General y de la Contadura General de la Nacin.

d. Seala en qu consiste el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica.

e. Indica que comprende la Contabilidad Pblica, que adems de la Contabilidad

General de la Nacin, incluye la de las entidades u organismos descentralizados,
territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la
de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos pblicos y slo en lo
relacionado con stos

Ley 5 de 1992

Mediante esta norma se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cmara de

Representantes".

Anteriormente nos habamos referido a las atribuciones especiales de la Cmara de

Representes de examinar y fenecer la Cuenta General del Presupuesto y el Tesoro
que le presenta el Contador General. Pues bien, para el cumplimiento especficamente
de esta funcin a esta clula legislativa, existe la Comisin Legal de Cuentas,
encargada de examinar y posteriormente proponer a la plenaria de la Cmara el
fenecimiento de la cuenta general del presupuesto y del tesoro que previamente le haya
presentado el Contralor General de la Repblica.

El mayor contenido de dicha cuenta es de carcter presupuestal, ya que debe

mostrarse resmenes y anexos de la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos,
incluidas las modificaciones, los saldos no ejecutados, las reservas presupuestales y

13
cuentas por pagar constituidas al cierre del correspondiente ejercicio fiscal, el estado de
la deuda pblica y el consiguiente resultado presupuestal (supervit o dficit).

La norma en comento seala dentro del contenido de la referida cuenta general, la

presentacin del Balance de la Nacin, aspecto no muy comprensible, si se tiene en
cuenta que esta competencia ya fue relevada de la CGR. El hecho es que existe un
aspecto contradictorio, mientras la Ley 5 hace referencia al Balance de la Nacin, la Ley
42 de 1993 se refiere a las cuentas que conforman el Tesoro, lo que tradicionalmente
estaba constituido por los saldos de las cuentas del activo y pasivo corriente.

Han transcurrido veintids aos desde la promulgacin de la ltima de nuestras Cartas

Constitucionales, a la cual se le han realizado muchas reformas y enmiendas, ms sin
embargo, como podemos apreciar en esta materia han venido observndose
imprecisiones que repercuten al expedir las respectivas leyes, sin que se hayan
desarrollado verdaderas iniciativas para realizar las correcciones de rigor.

Vale comentar que la Comisin Legal de Cuentas fue creada hace treinta y ocho ao3,
durante los cuales a partir de 1991, aproximadamente, ha desplegado en forma
dinmica su funcionalidad, de tal manera que desde entonces, en forma recurrente
decide proponer no fenecer4 la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro,
expresando con ello la no conformidad de las cifras que le presenta el Contralor
General respecto a los resultados en materia presupuestal, financiero y estadstico, de
las finanzas de la Nacin.

Ley 42 de 1993

Sobre la organizacin del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo
ejercen.

Hemos comentado el relevo de competencias que en materia contable trajo consigo la

promulgacin de una nueva Constitucin Poltica, lo que para las Contraloras no
signific precisamente prdida de competencias, ya que el nuevo marco normativo les
permiti concretar su funcin en esta materia y afianzar el ejercicio del control de la
gestin fiscal, acompaada de nuevos principios y sistemas de control fiscal.

3
Ley 20 de 1975, Artculo 50. En desarrollo del numeral 3. del artculo 102 de la Constitucin Nacional,
crase en la Cmara de Representantes una Comisin Legal de Cuentas de carcter permanente,
encargada y de examinar y proponer a consideracin de la Cmara el fenecimiento de la cuenta general
del presupuesto y del Tesoro que le presente el Contralor General de la Repblica.
4
El trmino fenecer, desde el punto de vista semntico ha sido muy controvertido, asociado a las funciones del
control fiscal, ya que en esencia significa es terminar, concluir, morir, finiquitar, pero que sin embargo se
ha tomado para expresar una conformidad, y en caso contrario, no fenecer, para expresar una no
conformidad.

14
Precisamente, la Ley Orgnica del control fiscal en su Artculo 9, seala como uno de
los sistemas para el ejercicio del control fiscal, el Control Financiero, definido en el
Artculo 10 de la misma Ley como el referido al examen realizado con base en normas
de auditora de general aceptacin, con el fin de establecer si los resultados financieros
de las entidades contables pblicas reflejan razonablemente el resultado de sus
operaciones. Tambin con el fin de comprobar que en su elaboracin y en las
transacciones que los originaron se dio cumplimiento a las normas y principios
prescritos, en este caso por el Contador General de la Nacin, con lo cual se desarrolla
control de legalidad contemplado en el Artculo 11 de la misma Ley.

Otro de los sistemas de control fiscal inherentes a la contabilidad tiene que ver con la
revisin de cuentas contemplada en el Artculo 14 de la referida Ley, ya que uno de los
aspectos a evaluar son las operaciones financieras y contables realizadas por los
responsables del erario.

A travs del Artculo 15, esta Ley seala dentro del contenido de la cuenta, los soportes
operacionales de tipo legal, tcnico, financiero y contables.

Un elemento conceptual muy importante dentro de las finanzas pblicas fue sealado
en el Artculo 35, respecto a la hacienda nacional, considerada como el conjunto de
derechos, recursos y bienes de propiedad de la Nacin, concepto que comprende: el
tesoro nacional y los bienes fiscales.

Estos dos conceptos han venido perdiendo vigencia en el manejo de las finanzas
pblicas, pocos tratadistas contemporneos lo utilizan, pero de hecho marcaron
elementos conceptuales muy asociados a la contabilidad, pues ya comentamos como
antes de la Carta Poltica de 1991, los Balances Generales del sector pblico
comprendan: el Balance del Tesoro (referente a las operaciones corrientes o realizadas
durante la vigencia) y el Balance de la Hacienda (operaciones de largo plazo o a ms
de un ao e inclua las operaciones por el manejo de bienes fiscales).

El Artculo 36 hace referencia a la contabilidad de la ejecucin del presupuesto,

contemplada en el Artculo 354 de la Constitucin Nacional, cuya competencia le fue
atribuida a la CGR, en razn de lo cual dicho organismo debe registrar la ejecucin de
ingresos y gastos, teniendo en cuenta los reconocimientos, recaudos, ordenaciones de
gastos y pagos.

De otra parte hace sealamientos respecto a la cuenta del tesoro, que entre otros
factores debe incluir: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los
derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como
consecuencia de la ejecucin presupuestal.

Los dos componentes informativos anteriores, veintids aos despus de haberse

incluido en el contenido constitucional y veinte de haberse reglamentado los elementos
conceptuales y de competencia continan generando incertidumbre respecto a que se
buscaba en tales contenidos.

15
De una parte, la contabilidad de la ejecucin del presupuesto fue una atribucin que
tom de manera desprevenida a la CGR, y podemos afirmar que nunca se le ha dado
un desarrollo acorde con el mandato constitucional, debido a lo cual la Contadura
General desde su creacin consider tener esta competencia, motivo por el cual incluy
las Cuentas Cero dentro del Plan General de Contabilidad Pblica.

En lo que respecta a la cuenta del tesoro, no es comprensible que a la CGR le hayan

dejado el manejo de parte de la contabilidad de la Nacin, y solo para el cumplimiento
formal se presenta en la cuenta general del presupuesto y del tesoro de manera
convencional, interpretndola como operaciones realizadas por la Direccin del Tesoro
nacional.

La competencia de la CGR en materia presupuestal se extiende a nivel de todo el

sector pblico, bajo la denominacin de Presupuesto General del Sector Pblico,
definido en el Artculo 37 de la Ley 42 de 1993.

En forma similar a las atribuciones del Contador General, a la CGR se le sealaron

funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecucin
presupuestar del todo el sector pblico y tambin desarrollar el aspecto normativo y
nomenclatura para su debido cumplimiento, lo cual ha ocasionado algunas confusiones
al tratar de evitar colisin de competencias, que han estado atenuadas por la idea de
compartir operativamente la informacin generada a travs de la plataforma informtica
SIIF5.

Con el Artculo 38, se desarrolla lo relacionado con la atribucin del Contralor General
de la Repblica de presentar a consideracin de la Cmara de Representantes para su
examen y fenecimiento, la denominada cuenta general del presupuesto y del tesoro
correspondiente a cada ejercicio fiscal, indicando los elementos fundamentales que la
misma debe contener, incluida una opinin sobre su razonabilidad, lo que implica la
necesidad de practicarle una auditora.

El Artculo 39 hace referencia a los elementos que debe contener la referida cuenta
general del presupuesto y del tesoro, entre los cuales, como hemos sealado, se debe
incluir los saldos de las distintas cuentas que conforman el tesoro.

Un hecho relevante dentro del concepto del control fiscal macro, qued establecido en
el Artculo 41 de la Ley comentada, que concede competencias a la CGR para certificar
la situacin de las finanzas del Estado, contenido informativo que incluye los resultados
financieros de las entidades descentralizadas territorialmente (departamentos, distritos y
municipios) o por servicios (Establecimientos Pblicos, EICE, SEM, ESE, ESPD, entre
otras) .

5
Sistema Integrado de Informacin Financiera

16
Un aspecto de suprema importancia para la CGR, qued establecido en el Artculo 42,
toda vez que le atribuye a la CGR el carcter de rgano generador de la informacin
financiera oficial de la Nacin y de las estadsticas fiscales del Estado, competencia que
poca relevancia se le ha dado dentro de las finanzas pblicas, en gran medida por lo
difcil que resulta garantizar la confiabilidad y oportunidad de los saldos que le
corresponde consolidar.

Otro desarrollo de las atribuciones constitucionales quedaron consignadas en el Artculo

43 de esta misma Ley 42, que faculta al Contralor General de la Repblica para llevar el
registro de la deuda pblica de todo el sector pblico, tanto interna como externa,
informacin que es alimentada con los reportes de movimientos y saldos remitidos por
todas las entidades estatales de distintos rdenes y niveles, que debern tener
registrado en su contabilidad.

Otro de los informes constitucionales que el Contralor General de la Repblica debe

presentar al Congreso, asociado al concepto tambin de control macro, es el
relacionado con el estado de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrollado
a travs del Artculo 46 de la Ley en comento, que incluye, entre otros aspectos, la
obligatoriedad de dejar contenido en dicho informe la contabilizacin de las operaciones
derivadas del manejo de estos recursos.

Finalmente, en lo que respecta a este anlisis particular, el Artculo 47 de la Ley 42 dej

contenido el plazo al Contralor General de la Repblica para auditar y certificar el
balance general del ao inmediatamente anterior y la fecha limite concedida al contador
general para presentar dicho balance al rgano de control.

Ley 358 de 1997

Por medio de esta ley se reglamenta el Artculo 364 de la Constitucin y establece otras
disposiciones en materia de endeudamiento, le concede a la contabilidad pblica el
fundamento para calcular las diferentes variables con las cuales se determina la
capacidad de endeudamiento en las entidades territoriales.

Artculo 7. Establece como mtodo para el clculo del ahorro operacional y los ingresos
corrientes, las ejecuciones presupuestales soportadas en la contabilidad pblica del ao
inmediatamente anterior.

Ley 550 de 1999

Por la cual se establece un rgimen que promueva y facilite la reactivacin empresarial

y la reestructuracin de los entes territoriales para asegurar la funcin social de las
empresas y lograr el desarrollo armnico de las regiones y se dictan disposiciones para
armonizar el rgimen legal vigente con las normas de esta ley.

De acuerdo con esta norma, las entidades pblicas que se encuentran sujetas a la Ley
550 de 1999, para efectos de la reestructuracin de sus pasivos, y ello conlleve a

17
mejorar las condiciones financieras y por tanto su continuidad, la contabilidad pblica
constituye un elemento fundamental para adelantar de manera exitosa este proceso.

Al tenor de esta misma disposicin, los acuerdos de reestructuracin de pasivos se

adelantan teniendo como base la confiabilidad de la informacin contable, la cual debe
estar debidamente soportada, registrados en los libros y revelados en la cuenta de los
pasivos del balance general de la entidad que pretenda acogerse a este proceso.

Ley 136 de 1994

Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el

funcionamiento de los municipios.

Artculo 165. Contempla dentro de las atribuciones de los contralores distritales y

municipales, la de presentar anualmente al Concejo un informe sobre el estado de las
finanzas de la entidad territorial, a nivel central y descentralizado, acompaado de su
concepto sobre el manejo dado a los bienes y fondos pblicos.

A este mismo tenor, tambin les corresponde auditar y conceptuar sobre la

razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros y la contabilidad del municipio.

Ley 330 de 1996

Por la cual se desarrolla parcialmente el Artculo 308 de la Constitucin Poltica y se

dictan otras disposiciones relativas a las Contraloras Departamentales.

Artculo 9o. Contempla como atribucin de los Contralores Departamentales, adems

de lo establecido en el Artculo 272 de la Constitucin Poltica, la presentacin anual a
la Asamblea Departamental y a los Concejos Municipales, un informe sobre el estado
de las finanzas de las entidades departamentales o a nivel central y descentralizado,
como tambin la de auditar el balance de la hacienda departamental para ser
presentado a la Asamblea Departamental.

Ley 510 de 1999

Establece disposiciones en relacin con el sistema financiero y asegurador, el mercado

pblico de valores y la Superintendencia Financiera y se concede unas facultades,
destaca la importancia que la informacin contable del sector pblico y dispone en el
Artculo 47, que () las entidades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia
Bancaria (hoy da Superintendencia Financiera) debern exigir a las entidades y
organismos del sector pblico que presenten solicitudes de crditos, los estados
financieros, presupuestos, notas explicativas y dems informacin pertinente que
permita acreditar su capacidad de pago, en los plazos y condiciones del crdito
solicitado, de conformidad con las disposiciones legales que les rigen.

18
Ley 617 de 2000

Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222
de 1986, se adiciona la ley Orgnica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se
dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas
para la racionalizacin del gasto pblico nacional.

En su Artculo 80, se refiere a la restriccin de apoyo financiero de la Nacin de otorgar

apoyos financieros directos o indirectos a las entidades territoriales que no cumplan las
disposiciones de la Ley 617, como tambin cuando no cumplan con las obligaciones en
materia de contabilidad pblica y no hayan remitido oportunamente la totalidad de su
informacin contable a la Contadura General de la Nacin.

Seala esta misma norma, en su Artculo 94, ordenamientos a los Contadores

Generales de los departamentos, para que adelanten los procesos de consolidacin,
asesora y asistencia tcnica, capacitacin y divulgacin y dems actividades que se
consideren necesarias para el desarrollo del Sistema General de Contabilidad Pblica
en las entidades de su jurisdiccin.

Decreto 3730 de 2003

Por el cual se reglamenta el Artculo 94 de la Ley 617 de 2000, y se dictan otras

disposiciones, define el concepto de Contabilidad pblica departamental y desarrolla
la figura de Contador General del departamento, en los trminos siguientes:

Artculo 1. Hace referencia a la conformacin de la contabilidad pblica

departamental.

Artculo 2. Se refiere a la condicin de Contador general departamental y las

funciones que en materia contable le corresponden en su jurisdiccin.

Artculo 3. Consagra las funciones del Contador General del departamento,

estableciendo que adems de ellas debe cumplir con las relacionadas con los procesos
de consolidacin, asesora y asistencia tcnica y capacitacin.

Ley 734 de 2002

Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.

Establece en su Artculo 34, dentro de los deberes de todo servidor pblico, la

adopcin del Sistema de Contabilidad Pblica y el SIIF.

Un aspecto tambin muy importante relacionado con la publicacin mensual, de los

resultados financieros y contables para efectos del control social de que trata la Ley 489
de 1998.

19
Consagra en su Artculo 48, referido a lo que constituye falta gravsima, no llevar en
debida forma los libros de la contabilidad financiera, como tambin, no adoptar el
Sistema Nacional de Contabilidad Pblica y la inobservancia de las polticas, principios
y plazos establecidos en materia de contabilidad pblica.

1.3 Anlisis jurisprudencial de la contabilidad pblica en Colombia

1.3.1 Corte Constitucional

Sentencia C-452 de 2003

Sobre acatamiento de las Superintendencias y rganos de control al ordenamiento

superior contenido en el Artculo 354 de la Constitucin Poltica, en su naturaleza
jurdica como entidades pblicas y el condicionamiento a las regulaciones del Contador
General, respecto a las normas generales dictadas para las entidades vigiladas por
estos, en razn de las mismas competencias constitucionales.

Sentencia C-478 de 1992

Esta sentencia no se ocupa directamente del tema contable, no obstante seala

algunos elementos relacionados con la contabilidad pblica para indicar la coherencia y
sistematicidad que debe existir entre las normas dictadas para el nivel nacional, como
para el nivel territorial.

Sentencia C-487 de 1997

Hace referencia esta sentencia a una accin pblica de inconstitucionalidad contra los
artculos 2, literales a y d; 3, literales d y k; 4, literales f, m, q y t; 5 y 12, de la Ley 298
de 1996, "Por la cual se desarrolla el Artculo 354 de la Constitucin Poltica, se crea la
Contadura General de la Nacin como una Unidad Administrativa Especial adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, y se dictan otras disposiciones sobre la
materia.

Sustenta la Corte que para ser Contador General de la Nacin no se requiere ser
colombiano de nacimiento y argumenta el derecho de acceso a cargos pblicos, sin
lugar a fijar restricciones.

Tambin se refiere al requisito de experiencia profesional del Contador General, al

consagrar que: El requisito de experiencia profesional aparece razonable y justificable,
pues la responsabilidad del manejo y direccin de la contabilidad nacional desde luego
ha de entregarse a personas de slida y reconocida experiencia, de otra parte.

En cuanto a la presentacin del Balance General de la Nacin al Congreso, concluye

que: Lo dispuesto en el literal del Artculo 3 de la ley 298 de 1996, no hace ms que
ratificar en cabeza del Contador General de la Nacin una funcin que le atribuy
directamente el Constituyente. La elaboracin, envo y presentacin del Balance

20
General de la Nacin son funciones que hacen parte de un proceso complejo del cual
es responsable la rama ejecutiva.

Se ratifica el carcter obligatorio de las decisiones de la Contadura General de la

Nacin en materia contable y a este mismo tenor hace sealamientos de las facultades
de inspeccin y sancionatorias en el mbito administrativo por parte del Contador
General de la Nacin.

Tambin contempl la Corte Constitucional en dicha sentencia la funcin de Contadura

en la administracin pblica, asociado a la reestructuracin de reas financieras y
contables de entidades pblicas, acorde con lo demandado y emiti pronunciamientos
relacionados con las funciones de la Junta Central de Contadores como Tribunal
Disciplinario.

Sentencia C-570/97

Esta sentencia hace referencia inicial a las funciones del Contador General de la Nacin
y del Contralor General de la Repblica al tenor de lo contenido en el Artculo 354 de la
Carta Poltica, aclarando que se trata de dos contabilidades distintas: la financiera que
corresponde llevar al Contador General de la Nacin, y la de ejecucin del presupuesto
a cargo del Contralor General de la Repblica.

La sentencia en comento se ocup tambin del concepto de Plan de Cuentas, el cuela

define como: la organizacin sistemtica y metdica de las distintas operaciones o
transacciones econmicas realizadas por una entidad o empresa determinada, seala
que la finalidad de estos planes es simplemente lograr la uniformidad en el registro de
dichas operaciones.

Muchos aspectos contenidos en el Artculo 354 de nuestra Constitucin Poltica no

quedaron suficientemente claros al momento de su promulgacin, de ah la necesidad
de los pronunciamientos de la H. Corte Constitucional, derivados de la formulacin de
demandas al texto constitucional, todo con el fin de aclarar los lmites de competencias.
De esa manera, a travs de esta sentencia aclararon varios conceptos en materia de
funciones.

Sentencia C-557/09

En su pronunciamiento, la Corte Constitucional seala que las competencias otorgadas

a la Contralora General de la Repblica, relacionadas con el control del presupuesto
general del sector pblico no vulneran la Constitucin ni el Estatuto Orgnico del
Presupuesto

21
Seala que las competencias otorgadas a la CGR por el Artculo 37 de la Ley 42 de
1993, para vigilar los fondos de la Nacin administrados por particulares, consolidar el
Presupuesto General del Sector Pblico incluyendo a los particulares en cuanto
manejen o administren fondos pblicos, as como las funciones de uniformar y
centralizar la contabilidad, y de establecer la nomenclatura de las cuentas
presupuestales y la forma de presentarse la ejecucin de ese presupuesto, no slo
tienen un claro fundamento constitucional sino que desarrollan los postulados
constitucionales consagrados en los Artculos 267, 268 y 354 Superiores.

Como en sentencias anteriores, la Corte hizo referencia en esta sentencia a las

funciones del Contador General de la Nacin, al sealar:

1.3.2 Consejo de Estado

CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIN

PRIMERA-Consejero ponente: JUAN ALBERTO POLO FIGUEROA-Santa Fe de
Bogot D.C., quince de junio de dos mil-Radicacin nmero: 5948 - Actor: CAMILO
CALDERN RIVERA Y OTROS

Se refiere a la presuncin de legalidad de los Estados Contables de entidades pblicas

certificados por Contador Pblico, hecho que puede ser desvirtuado por las Contraloras
si se comprueba a travs de la prctica de auditora, que estos no reflejan
razonablemente el resultado de las operaciones, ni los cambios en la situacin
financiera de la entidad, o impiden realizar cualquier inferencia lgica o prueba de
auditora para verificar su validez.

CONSEJO DE ESTADO-SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL- CONSEJERO

PONENTE: LUIS CAMILO OSORIO ISAZA. Santaf de Bogot, D.C., julio treinta y uno
de mil novecientos noventa y siete. Ref: Radicacin No. 973.Estados Contables.

Pronunciamiento en el sentido de acompaar los Estados Contables con un informe

sobre el resultado de evaluacin del control interno, con el fin de aportar elementos que
lleven al Contador General de la Nacin a formarse un criterio sobre las condiciones en
que se lleva la contabilidad de la respectiva entidad pblica.

CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO-SECCIN

PRIMERA-Consejero ponente: MANUEL SANTIAGO URUETA AYOLA-Bogot, D.C.,
once (11) de julio de dos mil dos (2002) Radicacin nmero: 11001-03-24-000-2001-
0288-01(7392) Actor: ASOCIACIN NACIONAL DE CAJAS DE COMPENSACIN
FAMILIAR - ASOCAJAS

Este pronunciamiento hace referencia a la aplicacin del Plan General de Contabilidad

Pblica expedido por el Contador General por parte de las Cajas de Compensacin,
pero solo en relacin con los recursos pblicos que manejen, para el caso, los aportes
que realizan las diferentes entidades estatales en su condicin de patronos.

22
CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO -
SECCIN PRIMERA-Consejera ponente: OLGA INS NAVARRETE BARRERO-
Bogot, D.C., marzo trece (13) de dos mil tres (2003)-Radicacin nmero: 11001-03-24-
000-2001-0335-01(7529)-Referencia: Accin de nulidad de la Resolucin 196 del 23 de
julio de 2001, expedida por el Contador General de la Nacin

CONTADURA GENERAL DE LA NACIN - Naturaleza y funciones: fijacin de normas

contables y expedicin de reglas sobre control interno contable.

El Consejo de Estado se pronunci sobre los aspectos que comprenden el control

interno contable y las competencias de la Contadura General de la Nacin en relacin
con esta materia. De manera concluyente expres que: "el funcionamiento del Sistema
de Control Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos
organizacionales que soporten su operacin, hacindose necesaria la identificacin,
anlisis y documentacin del Proceso Contable en toda entidad pblica, as como una
clara definicin de las actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para
realizarlo".

23
 Captulo II

CARACTERIZACIN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA

2.1 Concepto de Contabilidad Pblica

La Contabilidad Pblica se considera como una rama especializada de la contabilidad

que permite esarrollar los diversos procesos de registro, medicin, informacin y control
de las actividades financiera, econmica, social y ambiental de la administracin pblica
en todos sus rdenes y niveles.

Segn la CGN, expresado en el marco conceptual de la Contabilidad Pblica, es una

aplicacin especializada de la contabilidad que, a partir de propsitos especficos,
articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de informacin y control
financiero, econmico, social y ambiental, propias de las entidades que desarrollan
funciones de cometido estatal, por medio de la utilizacin y gestin de recursos
pblicos.

Su condicin especializada no la distancia de la contabilidad privada, pues de hecho el

Estado desarrolla actividades que son propias de los particulares. No obstante existen
algunas operaciones que realizan los organismos del nivel central nacional y territorial
que no pueden ser realizadas por los privados, como el de establecer tributos y
recaudarlos, garantizar el servicio de seguridad nacional, impatir justicia, registrar
bienes fiscales y de uso pblico como prpios, entre otros.

Pero tambin existen mplias similitudes con los privados, cuando nos referimos a
entidades descentralizadas por servicio (Empresas industriales y comerciales,
sociedades de economa mixta, empresas sociales del Estado, empresas de servicios
pblicos domiciliarios, entes universitarios), ya que las entidades que pertenecen a este
sector cumplen funciones similares a las realizadas por los particulares, as por ejemplo
tenemos: actividades industriales y comerciales en general (licoreras, transporte,
loteras, hoteles, actividades financieras y de seguros, confecciones, medicamentos,
armas, publicaciones, petrleos y sus derivados, etc.); la prestacin de servicios de
salud, educacin y servicios pblicos domiciliarios en general.

La similitud entre lo contable pblico y el privado parte de la clase de actividades

similares que realiza uno y otro, se concretan con principios de general aceptacin, la
estructura de los libros y documentos soporte, la clase de estados financieros que
generan, entre otros aspectos. Sin embargo, los fines que cada sector persigue marcan
caractersticas diferenciales, pues mientras la empresa privada busca incrementar cada
vez sus ganancias inspiraddo en na bsqueda de mayores beneficios para sus
propietarios o dueos, en el sector pblico, las entidades tienen como finalidad el
inters general, traducido en la satisfaccin de necesidades de la comunidad, mediante
la prestacin eficiente del servicio pblico; esto no obsta para que no generen
utilidades, pues simplemente por ser la empresa de todos, los beneficios o excedentes
financieros generados deben ser reinvertidos en procura del mejoramiento del servicio o

24
del aumento de su cobertura, si es del caso, pero tambin estn sujetas al
ordenamiento jurdico que les seale el Estado respecto al destino de tales recursos
con fines de redistributivos.

La contabilidad como instrumento para la generacin de informacin se adeca con

particularidades acordes con la clase de negocio a satisfacer, de esa manera en
nuestro pas encontramos, an regidos por normas de carcter general, Planes nicos
de Cuenta-PUC, para diferentes clases de negocios de particulares, de esa manera
existe: PUC para el sector financiero, PUCH para clnicas y hospitales, PUC para
comerciantes, PUC para empresas de servicios pblicos domiciliarios, PUC para
cooperativas, y asi sucesivamente. La necesidad de adoptar mtodos y procedimientos
acordes con el negocio permite tambin conocer diferentes tipos de contabilidad: de
costos, hotelera, tributaria, bancaria, de seguros, etc.

Para el sector pblico es de suponer entonces, que dado que realiza actividades
similares a la de los particulares, el PUC debe entonces consolidar en una sola
normatividad las caractersticas especficas que satisfaga la pluralidad de actividades,
de cuyo estudio nos dedicaremos ms adelante.

2.2 Objetivos de la Contabilidad Pblica

Por muchos aos, la contabilidad pblica en Colombia estuvo asociada al concepto de

rendicin de cuentas, antes de la Constitucin de 1991, en muy pocos organismos
estatales exista dependencia u oficina de contabilidad, debido a que la rendicin de
cuentas era realizada por los empleados de manejo (tesoreros, pagadores,
almacenistas). Esta prctica era tan generalizada en el sector pblico colombiano, que
el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, por ende el departamento financiero de la
Nacin, solo hasta el ao 1995, aproximadamente, incorpor dentro de su estructura
administrativa la dependencia contable con un contador a su cargo.

La idea de realizar un verdadero desarrollo y cultura contable en el sector pblico

colombiano result infructuoso bajo los esquemas estructurales y de control que
precedieron la Constitucin Poltica de 1991, pues no se comprenda por qu motivo en
el sector privado se le daba tanta significacin, mientras que en el pblico resultaba
poco relevante; tambin se cuestionaba el hecho de que el Estado exigiera a los
asociados en sus obligaciones de tributacin, contabilidad de manera rigurosa, mientras
l no contaba con dicho instrumento de perentoria exigencia en toda organizacin que
de manera responsable deba dar cuenta a sus asociados, sobre la manera como se
estn administrando los recursos.

Invertira Usted en una empresa que carezca de contabilidad?, o que sus cifras
reveladas no sean confiables o no pueda ser comprobada su veracidad?, pues en el
caso del sector pblico colombiano ha existido y an persisten dudas sobre la
razonabilidad de las cifras y estados financieros preparados con base en estas y de
manera disciplinada la casi totalidad de los colombianos pagamos nuestros tributos o
aportes a esa gran empresa llamada Estado, porque est contemplado como un deber,

25
existen medidas coactivas y porque definitivamente es un hecho obligado o impositivo,
de ah su denominacin.

La interpretacin que el Estado como un todo y las entidades a l pertenecientes,

individualmente consideradas, ms que el propio concepto de organismo o entidad son
realmente empresas, nos genera bases de comprensin en materia contable pblica.

Si al Departamento o al Municipio le diramos el carcter de empresa en la bsqueda

de justificar la generacin de informacin contable y resultados financieros para sus
socios (los habitantes del respectivo territorio), tendramos que denominar al
Gobernador o Alcalde como gerente, la junta directiva sera la Asamblea o el Concejo
Municipal (representan a los socios), tiene un revisor fiscal (la contralora respectiva), un
departamento financiero representado por la Secretara de Hacienda o la Tesorera;
bueno y desde luego, debe tener un contador, un departamento de presupuesto, una
oficina jurdica, y dems dependencias necesarias para el cumplimiento de su objeto
social

Un elemento complementario aporta la asimilacin a empresa de las entidades

territoriales, dara a entender que cuando los Gobernadores y Alcaldes reciben el voto
de confianza de los ciudadanos de cada circunscripcin para que rija sus destinos como
suele manifestarse, le estn asignando la responsabilidad de gerenciar esa empresa, la
ms grande, con ms capital y nmero de socios dentro del territorio;
desafortunadamente en muchos casos, la ms burocratizada, con mayores niveles de
corrupcin, elevados dficit, patrimonio negativo, que no cuenta con contabilidad
confiable ni genera estados financieros, y que adems, no informa a sus socios sobre
los resultados obtenidos por lo menos anualmente.

En condiciones de correcto desempeo, cada mandatario debe caracterizarse por ser

un gestor pblico, un gerente un administrador, alejado del concepto poltico de que han
estado precedidos. A este aspecto han contribuido los nuevos ordenamientos en
materia contable, que entre otros aspectos exigen la refrendacin de los estados
financieros por parte de los representantes legales, situacin que no se daba antes la
Carta Constitucional de 1991.

En esencia, lo que se busca es que exista una contabilidad pblica que genere
informacin a sus usuarios, y de estos, de manera especial a sus propietarios o socios
(la sociedad), pues a estos les asiste no solo un derecho a que se les informe qu
destino o de qu manera se estn utilizando sus aportes, representados en tributaos,
tasas, contribuciones, etc., sino que debe constituir una medida para rescatar la
confianza como contribuyentes. No es raro escuchar, para que pagamos impuestos si
se los van a robar. Pero tambin es necesario generar mecanismos para despertar
sentido de pertenencia por lo pblico, en muchos sectores de la sociedad se considera
el sector pblico como algo ajeno a su situacin personal, de ah que muchos se
alegren cuando destruyen bienes pblicos, o llegan a exaltar a los corruptos y evasores
de impuestos.

26
Los objetivos de la contabilidad pblica los podemos concretar en tres grandes
aspectos:

a. Constituir herramienta de Gestin Pblica

b. Servir de instrumento de control
c. Contribuir a la divulgacin y cultura

Divulgacin
y Cultura

Control

Gestin Pblica

a. Herramienta de Gestin Pblica

La contabilidad debe constituir la principal herramienta en que se apoyen los

gestores pblicos para la toma de decisiones. Un sistema de informacin contable
con cifras confiables y oportunas es el instrumento ms idneo para visualizar la
situacin de cada ente pblico individualmente considerado, respecto a su situacin
patrimonial, el valor y representatividad de sus activos, derechos de cobro, cartera,
bienes muebles e inmuebles; la situacin de sus obligaciones o pasivos, capacidad
de endeudamiento en el corto, mediano y largo plazo; sus fuentes de recursos con
los cuales podr financiar sus gastos; complementariamente tiene la posibilidad de
visualizar derechos y obligaciones potenciales a travs de sus cuentas de orden,
aspecto este ltimo que el presupuesto por su carcter anual no le permite registrar.

Si bien la contabilidad es un insumo con destino a distintos usuarios, el principal

usuario debe ser la propia entidad que la genera. Este es un hecho que vale la pena
reiterar, ya que por muchos aos en el sector pblico ha sido caracterstico generar
informacin contable y estados financieros, por la necesidad de cumplir con los
ordenamientos de rendicin de informacin ante los organismos de control y con ello
evitar las sanciones pertinentes.

27
Ante tantas evidencias, resulta pertinente que los organismos de control en la
prctica de sus auditoras consideren realizar la pregunta: Utiliza el gobernador o
alcalde, la contabilidad o sus Estados financieros para tomar decisiones?, Son
confiables y oportunos los saldos reflejados en la contabilidad?, ya que en este
ltimo interrogante radica en parte la justificacin para no recurrir a ella, a partir de
ello estamos visualizando en gran medida el mejoramiento a que debe
comprometerse la administracin.

Tomar decisiones, o mejor, tomar oportunas y acertadas decisiones con base en la

contabilidad y sus resultados es un rigor que va ms all de llevar contabilidad, pues
implica no solo llevarla, sino llevarla en debida forma, es decir, registrar las
operaciones en la medida que ocurran, bajo el principio contable de causacin, el
cual explicamos ms adelante, y la confiabilidad de la cifras me estara indicando que
si en mi saldo reflejo una cantidad determinada, esta est respaldada en soportes
que indican la existencia real del hecho que lo origin. Es tambin someter los saldos
a un permanente seguimiento y revisin con fines de depuracin, evaluacin,
reclasificacin, re expresin, fijar competencias y tomar las decisiones del caso.

Tambin podemos considerar en extenso, que muchas entidades pblicas

manifiestan que llevan contabilidad porque generan peridicamente (en los
momentos actuales cada tres meses) estados contables con destino a la Contadura
General de la Nacin, para lo cual se valen de los servicios prestados por un
Contador que sirve a varias entidades territoriales solo para la ocasin de generar los
informes con destino al ente rector de la contabilidad pblica y a otras instancias
oficiales. Se podra afirmar que esos organismos presentan estados financieros pero
no llevan contabilidad.

De qu sirve a las entidades contables pblicas un sistema de informacin que no les

permite en un momento determinado conocer en tiempo real cul es su disponibilidad
de saldos bancarios, la cartera morosa, las disponibilidades de caja, los excedentes
de caja con fines de inversin, las existencias fsicas de equipos de computacin y
de trasportes, el comportamiento de los ingresos y gastos causados, recaudos y
erogaciones durante cada vigencia fiscal, como tambin los faltantes y procesos
fiscales, penales, civiles, seguidos a favor y en contra de la entidad.

La generacin de informacin contable con las caractersticas antes sealadas no se

ha realizado en el sector pblico colombiano, al precer poco han servido los avances
tecnolgicos que los momentos histricos nos aportan y es poco probable que en el
corto plazo se logre cumplir con las formalidades que la tcnica contable exige, pues
ms que un propsito existe un despropsito de disponer de este instrumento, que si
bien constituye un elemento fundamental para la toma de decisiones y evitar la
corrupcin, para muchos genera demasiadas evidencias para establecer las malas
prcticas administrativas.

En sntesis, se considera que la informacin contable pblica sirve entre otros

aspectos, para

28
 Evaluar la aplicacin y destinacin eficiente de los recursos en los diferentes
sectores de la accin social del Estado.

Realizar el seguimiento a la gestin y los resultados de las entidades del

sector pblico, as como verificar el cumplimiento y legalidad de sus operaciones,
pretendiendo con ello que los recursos pblicos sean utilizados bajo conceptos
de eficiencia, eficacia, transparencia y equidad.

Evaluar la ejecucin de planes, programas y proyectos de los diferentes niveles y

rdenes estatales, en funcin de los objetivos, metas y prioridades para la poltica
econmica, social y ambiental

b. Instrumento de control

La informacin contable aporta substancialmente instrumentos para el ejercicio del

control en sus diferentes manifestaciones: en materia de control interno, para que
cada administracin pueda mantener un permanente seguimiento de las
transacciones, variaciones, proyecciones y evaluaciones del comportamiento
financiero-patrimonial del ente pblico, aprovechando la cronologa de los registros y
las cifras en trminos individuales y consolidados.

En lo que respecta al control ciudadano, puede generar resultados que la comunidad

est en capacidad de analizar y poder tener un conocimiento general de la manera
como se estn administrando sus recursos; para facilitar estos deberes
institucionales, hoy da se exige por parte de la Contadura General de la Nacin, la
publicacin de los resultados financieros en lugares visibles de los rganos y
entidades pblicas.

No hay duda que para el ejercicio del control fiscal externo que ejercen las
Contraloras, es fundamental disponer de informacin til, confiable, oportuna,
verificable, entre otras caractersticas, con fines de evaluacin histrica de la gestin.
La contabilidad precisamente permite, a diferencia de otros instrumentos como el
presupuestal, poder mostrar resultados de cada vigencia fiscal, con los cuales se
inicia la siguiente, permitiendo conocer la evolucin institucional con el fin de
establecer los efectos de las diferentes transacciones a travs de la vida institucional
o de gestin continuada, evidenciadas mediante el control y evaluacin financieros.
Sabemos tambin, que la contabilidad es el principal insumo en que se fundamenta
la prctica de la auditora financiera, regida por importantes elementos tcnicos y
acogida a principios de general aceptacin, para establecer la razonabilidad de los
estados financieros, sobre las cuales los rganos de control fiscal y revisoras
fiscales profieren un dictamen u opinin, pronunciamiento que va a depender de la
disposicin de informacin contable, pues ya que es factible inclusive abstenerse de
tal opinin, situacin que an es posible experimentar en algunas instituciones
pblicas de nuestro pas.

29
Dentro de los controles a los cuales sirve la informacin contable pblica
encontramos el relacionado con el control poltico: Las instituciones estatales,
cualquiera que sea el orden o nivel al que pertenezca, deben presentar a los
organismos de control fiscal el resultado de sus finanzas, para que esta de manera
individual y consolidada presenten ante las corporaciones de eleccin popular, las
evaluaciones o anlisis correspondientes, las glosas u observaciones que le ha
formulado tanto a la informacin contable como a los Estados Financieros
presentados, como tambin los planes de mejoramiento que han sido suscritos con
el fin de poder sanear o depurar los saldos contables institucionales.

El control disciplinario tambin se surte del sistema de informacin contable, del cual
deriva evidencias para establecer el cumplimiento de las funciones de los
responsables de su generacin y anlisis, con el fin de establecer e imponer las
sanciones que sean del caso6.

c. Divulgacin y cultura

El objetivo de divulgacin y cultura se refiere a que el sistema contable pblico

permite satisfacer necesidades generales de informacin para adelantar estudios e
investigaciones que sean de conocimiento pblico y generacin de cultura y sentido
de pertenencia sobre el uso de los recursos pblicos.

Para que la informacin contable pblica pueda cumplir con dicho objetivo, la se
requiere entre otras acciones: generar cultura sobre el uso de la informacin que
provee el SNCP; generar y divulgar la situacin y resultados analticos del sector
pblico; y proveer informacin para investigaciones de carcter acadmico.

2.3 Rgimen de Contabilidad Pblica

Mediante Resolucin 222 de 2006, la Contadura General de la Nacin adopt el

Rgimen de Contabilidad Pblica, conformado por: El Plan General de Contabilidad
Pblica, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pblica.

Plan General de Contabilidad

Pbica-PGCP

Manual de Procedimientos

Doctrina Contable Pblica

6
La Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario nico- en su artculo 48 hace referencia a faltas gravsimas, entre las
cuales est no llevar en forma debida la contabilidad.

30
2.4 Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP

Este elemento constitutivo del Rgimen de Contabilidad Pblica, es considerado el

principal instrumentos de normalizacin de la contabilidad pblica en Colombia,
contiene la regulacin de tipo general y est constituido por: el Marco Conceptual y por
la Estructura y clasificacin de las clases.

Marco
conceptual

Plan General
de
Contabilidad
Pblica -
PGCP
Estructura y
descripcin
de las clases

2.4.1 Marco conceptual

Segn la Resolucin 222 de 2006, que adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica, el

Marco Conceptual constituye el referente terico que define y delimita el mbito del
Sistema Nacional de Contabilidad Pblica (SNCP), as como la estructura y los
elementos intangibles del mismo, contenidos en el Plan General de Contabilidad
Pblica-PGCP; por lo tanto, presenta la caracterizacin del entorno, la definicin de la
entidad contable pblica, los usuarios de la informacin, los propsitos del SNCP, los
objetivos de la informacin, las caractersticas cualitativas de la informacin, los
principios y las normas tcnicas de contabilidad pblica.

Dicho Marco conceptual tiene los siguientes objetivos:

a. Servir de base para el proceso metodolgico de la Regulacin;

b. Establecer los conceptos centrales que definen el SNCP;

c. Servir de gua al regulador para evaluar permanentemente las normas vigentes y

para el desarrollo normativo sustancial y procedimental de la contabilidad
pblica;

d. Apoyar a los usuarios en la interpretacin y aplicacin de las normas;

e. Aportar en el proceso de construccin de la informacin contable por parte de

quienes preparan y emiten la informacin; apoyar a los evaluadores de la
informacin en el proceso de realizar un juicio sobre la contabilidad pblica, y

f. Servir de base para el desarrollo doctrinal.

31
2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pblica-SNCP

En consideracin de la Contadura General de la Nacin, el SNCP es un conjunto de

instituciones, reglas, prcticas, recursos humanos y fsicos, que buscan satisfacer las
necesidades de sus usuarios, que implica la identificacin y diferenciacin de sus
componentes, tales como: las instituciones, las reglas, las prcticas y los recursos
humanos y fsicos.

CONTADURIA
GENERAL DE LA
NACIN

SISTEMAS
ELECTRNICOS Y REGIMEN DE
MANUALES CONTABILIDAD
PBLICA

CONTADORES ELEMENTOS ENTIDADES

PBLICOS CONTABLES
DEL SNCP PBLICAS

USUARIOS DE LA
INFORMACIN INFORMACIN
CONTABLE CONTABLE
PBLICA PBLICA
EVALUADORES
INTERNOS Y
EXTERNOS

El ente rector de la Contabilidad Pblica en nuestro pas ha sealado que los elementos
que componen el SNCP son:

a. El ente regulador, que es la Contadura General de la Nacin-CGN;

b. La regulacin contable pblica, es decir, el Rgimen de Contabilidad Pblica
emitido por el regulador;
c. Los sistemas electrnicos o manuales, soporte para la construccin y
conservacin de la contabilidad;
d. Los contadores pblicos responsables de la preparacin y presentacin de la
informacin;
e. Las entidades contables pblicas que emiten y presentan informacin y sus
representantes legales en calidad de responsables;
f. La informacin contable pblica, estructurada en diferentes tipos de informes
contables;
g. Los evaluadores internos y externos de la informacin, como los rganos de
control fiscal y las auditorias; y
h. Los usuarios de la informacin contable pblica, entre ellos las autoridades de
control, de planeacin y gestin de las polticas pblicas y la ciudadana.

32
2.4.1.2 Entidad contable pblica

De acuerdo con el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica en Colombia, se considera

Entidad Contable Pblica-ECP a: la unidad mnima productora de informacin que se
caracteriza por ser una unidad jurdica y/o administrativa y/o econmica, que desarrolla
funciones de cometido estatal y controla recursos pblicos; la propiedad pblica o parte
de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de
lucro y que, por estas caractersticas, debe realizar una gestin eficiente; sujeta a
diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el
mantenimiento del patrimonio pblico7.

En las entidades territoriales-ET, encontramos diferentes tipos de entidades contables

pblicas: El departamento (sector central), el distrito (Sector central), el municipio
(sector central), y las entidades descentralizadas por servicio de estos rdenes:
establecimientos pblicos, empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades
de economa mixta, empresas sociales del Estado (hospitales), empresas de servicios
pblicos domiciliarios, universidades, colegios, etc., cada ente generador de
informacin hacia distintos usuarios.

2.4.1.3 Usuarios de la informacin contable pblica

Los usuarios de informacin contable pblica en nuestro pas estn caracterizados por
las necesidades y uso de la informacin contable que cada uno de ellos requiera, y son
entre otros:

1
La sociedad civil en general

2
Los organismos de planificacin y desarrollo de la poltica econmica y social,

3
Las corporaciones de eleccin popular

4
Los rganos de control externo

5
Las propias administraciones y sus gestores

6
La Contadura General de la Nacin

7
Los organismos nacionales o internacionales

8
Otras personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas

7
Contadura General de la Nacin Diccionario de trminos de contabilidad pblica, pag. 49

33
a. La sociedad civil en general, son quienes en su condicin de contribuyentes los
verdaderos dueos de los bienes pblicos, de los cuales a su vez se benefician,
pero que tambin les asiste el derecho y el deber de conocer la manera como se
gestionan los recursos pblicos, expresados a travs de las cifras o resultados
de las transacciones, las cuales se recomienda se muestren de manera sencilla
para sus asequibilidad a todos los niveles de la sociedad.

b. Los organismos de planificacin y desarrollo de la poltica econmica y

social, basados en el requerimiento de contar con informacin contable con el fin
de orientar la poltica pblica; coordinar las acciones de las entidades del Sector
Pblico, dirigindolas a la aplicacin eficiente y eficaz de los recursos, para la
satisfaccin de las necesidades ms apremiantes de la comunidad, bajo un
concepto de planificacin. Tambin para evaluar los resultados fiscales,
situaciones de ahorro e inversin pblicos, endeudamiento, regulacin de precios
y tarifas, planear la distribucin de la renta y la riqueza, soportar las cifras para
la proyeccin de los Planes de Desarrollo, Marcos Fiscales y de Gastos de
Mediano Plazo, Planes Financieros e Indicativos, PAC, entre otros.

c. Las corporaciones de eleccin popular, a las que corresponde dentro de sus

funciones, pronunciarse sobre los resultados financieros que peridicamente le
deben ser presentados por la administracin y por los rganos de control fiscal,
para realizar los debates que dentro del marco del control poltico resulten para
exigir a los gestores pblicos el debido cumplimiento de sus funciones y si es del
caso aplicar mociones de censura.

De esta manera, es comprensible que la representacin poltica del Congreso de

la Repblica, Asambleas y Concejos Distritales y Municipales, es un hecho que
compromete el examen y verificacin analtica de los resultados que les son
presentados con el fin de poderles informar a la sociedad que representan, la
manera como se estn manejando los recursos encomendados a los gestores
pblicos.

d. Los rganos de control externo, que con base en el sistema de informacin

contable, los registros, soportes y resultados consolidados reportados por las
administraciones o dispuestos para su revisin in situ, ejercen controles de tipo
fiscal, disciplinario, penal, poltico y ciudadano, con el fin de establecer la
captacin, aplicacin, conservacin y manejo en general del patrimonio pblico,
con el fin de promover las investigaciones o procesos jurdicos para aplicar las
sanciones, correctivos o dejar las advertencias que de las actuaciones
incorrectas se deriven o prevenir su ocurrencia.

En el caso particular de las Contraloras, la informacin contable est asociada al

control financiero, que de conformidad con el artculo 10 de la Ley 42 de 1993,
consiste en: el examen que se realiza, con base en las normas de auditora
de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad
reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su

34
 situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las
transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las
normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

e. Las propias administraciones y sus gestores, en esencia el principal usuario,

pues la informacin que generan las diferentes entidades pblicas debe estar al
servicio de la propia administracin como herramienta primordial en que se
apoye la gestin, como instrumento de evaluacin, control y toma de decisiones.
Complementariamente para cumplir los requerimientos de informacin de los
rganos de control y gestin estatales, con fines evaluativos, de seguimiento y
anlisis en trminos individuales y consolidados de la situacin financiera,
econmica, social y ambiental del sector pblico.

f. La Contadura General de la Nacin, para fines de gestin interna,

consolidacin y presentacin a otros usuarios responsables del control y la
gestin de la informacin contable pblica.

g. Los organismos nacionales o internacionales, que mediante el otorgamiento

de crditos financian la prestacin de servicios o la realizacin de inversiones
fsicas o sociales, quienes a travs de la informacin contable evalan la
capacidad de pago, riesgo, solvencia y niveles de endeudamiento y realizar el
seguimiento a la realizacin o ejecucin para poder evidenciar si se cumple con
lo pactado en los respectivos contratos y de esa manea poder tomar las
decisiones que sean del caso.

h. Otras personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas, extendido a

grupos de investigacin, acadmicos, gremios econmicos, medios de
comunicacin, agencias internacionales, pases comunitarios, empresas
editoriales, analistas de inversin, entre otros, que requieren informacin sobre la
situacin financiera, econmica, social y ambiental de las entidades del Sector
Pblico, para que sirva como soporte o como fuente de compilacin,
investigacin y divulgacin, de acuerdo con necesidades particulares.

2.4.1.4 Caractersticas cualitativas de la informacin contable pblica

Estas caractersticas constituyen atributos y restricciones que identifican la informacin

suministrada por el SNCP y que permiten diferenciarla de otro tipo de informacin y
tienen por objeto cumplir y validar los propsitos del SNCP y garantizar la satisfaccin
conjunto y aseguran la calidad de la informacin.

Para que la informacin contable pblica pueda satisfacer las necesidades de sus
usuarios se requiere que se genere con observancia de las siguientes caractersticas:

a. Confiabilidad
b. Relevancia

35
c. Comprensibilidad

CONFIABILIDAD RELEVANCIA COMPRENSIBILIDAD

Razonabilidad Oportunidad Racionalidad

Objetividad Materialidad Consistencia
Verificabilidad Universalidad

La informacin contable pblica es Confiable si se caracteriza por ser razonable,

objetiva y verificable; es Relevante si est asociada con la oportunidad, la materialidad
y la universalidad; y se considera Comprensible si es racional y consistente.

2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pblica

Segn el Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP, los principios de contabilidad

pblica constituyen pautas bsicas o macro reglas que dirigen el proceso para la
generacin de informacin en funcin de los propsitos del SNCP y de los objetivos de
la informacin contable pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas, el
manual de procedimientos y la doctrina contable Pblica.

La Contadura General de la Nacin, en su condicin de ente rector de la Contabilidad

Pblica en Colombia, ha determinado que los Principios de Contabilidad Pblica son:
Gestin continuada, registro, devengo o causacin, asociacin, medicin, prudencia,
perodo contable, revelacin, no compensacin y hechos posteriores al cierre y los
describe de la siguiente manera:

Gestin No
Medicin
continuada compensacin

Hechos
Registro Prudencia posteriores al
cierre

Devengo o Periodo
Causacin contable

Asociacin revelacin

36
2.4.1.5.1 Gestin Continuada.

Se presume que la actividad de la entidad contable pblica se lleva a cabo por tiempo
indefinido, conforme a la ley o acto de creacin. Por tal razn, la aplicacin del Rgimen
de Contabilidad Pblica no est encaminada a determinar su valor de liquidacin. Si por
circunstancias exgenas o endgenas se producen situaciones de transformacin o
liquidacin de una entidad contable pblica, deben observarse las normas y
procedimientos aplicables para tal efecto.

2.4.1.5.2 Registro

Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de

manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la
entidad contable pblica, con base en la unidad de medida.

2.4.1.5.3 Devengo o Causacin

Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el

momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la
corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se
efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u
operacin originada por el hecho incida en los resultados del perodo.

2.4.1.5.4 Asociacin

El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la
ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados
con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por
circunstancias especiales deban registrarse partidas de perodos anteriores que
influyan en los resultados, la informacin relativa a la cuanta y origen de los mismos se
revelar en notas a los estados contables.

2.4.1.5.5 Medicin

Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en

funcin de los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas
cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados
monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto de actualizacin, sin
perjuicio de aplicar criterios tcnicos alternativos que se requieran en la actualizacin y
revelacin. La cuantificacin en trminos monetarios debe hacerse utilizando como
unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio
ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de
ser cuantificados monetariamente se aplicar lo reglamentado por las normas tcnicas.

37
2.4.1.5.6 Prudencia

En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente los realizados durante el
perodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con referencia a
los gastos deben contabilizarse no slo en los que se incurre durante el perodo
contable, sino tambin los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir,
los que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se presente en
el perodo actual o en perodos anteriores.

Este principio tambin consagra que cuando existan diferentes posibilidades para
reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que
tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar
los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se
justificar la decisin tomada y se cuantificarn los procedimientos alternativos, con el
posible impacto financiero, econmico, social y ambiental en los mismos.

2.4.1.5.7 Perodo Contable

Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe medir los
resultados de sus operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y el
patrimonio pblico bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y
cierre. El perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre. No obstante, se podrn solicitar estados contables intermedios e informes y
reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las
autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecucin de un
cierre.

2.4.1.5.8 Revelacin

Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacin financiera,

econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, as como los resultados
del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la informacin
contenida en ellos; la informacin adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad
contable pblica y que no est contenida en el cuerpo de los estados, informes y
reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La informacin debe servir,
entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y
evaluacin de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de
planes, programas y proyectos de la entidad contable pblica.

2.4.1.5.9 No Compensacin

En ningn caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y
pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad
financiera, econmica, social y ambiental.

38
2.4.1.5.10 Hechos Posteriores al Cierre

La informacin conocida entre la fecha de cierre y la de emisin o presentacin de los

estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes
antes de la fecha de cierre, as como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad,
que por su materialidad impacten los estados contables, debe ser registrada en el
perodo objeto de cierre o revelada por medio de notas a los estados contables,
respectivamente.

2.4.1.6 Normalizacin y regulacin de la Contabilidad Pblica

En Colombia, el Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP es el medio de normalizacin y

regulacin contable pblica, tanto de tipo general y como especfico.

La regulacin de tipo general, se encuentra contenida en el Plan General de

Contabilidad Pblica-PGCP, que contiene las pautas conceptuales que deben
observarse para la construccin del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica-SNCP y
est integrado por el Marco Conceptual y por la Estructura y Descripcin de Clases.

Plan General
Estructura y
Marco de
Descripcin
Conceptual Contabilidad
de Clases
Pblica-PGCP

De otra parte, la regulacin de tipo especfico est contenida en el Manual de

Procedimientos y en la denominada Doctrina Contable Pblica.

El Manual de Procedimientos define los criterios y prcticas que permiten desarrollar las
normas tcnicas y contiene las pautas instrumentales para la construccin del SNCP.
Dicho Manual est conformado por los procedimientos contables que desarrollan los
procesos de reconocimiento y revelacin por temas particulares; por los instructivos
contables que son la aplicacin de los procedimientos a travs de casos especficos; y
por el Catlogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura,
descripcin y dinmicas de la clasificacin conceptual.

Procedimien
tos
Instructivos Contables
contables

Catlogo
General de
Cuentas

Manual de Procedimientos

39
Respecto a la doctrina contable pblica, est conformada por los conceptos emitidos
por el Contador General de la Nacin, en respuesta bsicamente a las consultas
formuladas por distintos usuarios de la informacin contable pblica.

2.4.1.7 Normas tcnicas de contabilidad pblica

Se le denomina al conjunto de criterios tcnicos establecidos por la Contadura General

de la Nacin, mediante los cuales se precisa y prescribe el tratamiento contable que
debe drsele al reconocimiento y revelacin de las transacciones, hechos y
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, susceptibles de llevarse a
la contabilidad, realizadas por las entidades pblicas de distinto orden.

Las Normas Tcnicas de Contabilidad Pblica, segn lo establecido en el Plan General

de Contabilidad Pblica, adoptado por la Contadura General de la Nacin comprende
cuatro grandes conceptos:

Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos

financieros, econmicos, sociales y ambientales

Normas tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad

Normas tcnicas relativas a los estados, informes y reportes contables

Normas tcnicas relativas a los hechos posteriores al cierre

Relativas a las etapas de Activos

reconocimiento y Pasivos
revelacin de los hechos Patrimonio
financieros, econmicos, Cuentas de actividad
sociales y ambientales F.E.S y A
Cuentas de orden

Relativas a los soportes, Soportes

comprobantes y libros de Compobantes
contabilidad Libros

Relativas a los estados,

informes y reportes
contables

Relativas a los hechos

posteriores al cierre

40
2.4.1.7.1 Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin
de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales.

Comprenden las normas tcnicas relativas a los activos, pasivos, patrimonio,

cuentas de actividad financiera, econmica, social y ambiental, y las relativas
a las cuentas de orden.

2.4.1.7.2 Normas tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad.

Se refiere a las normas tcnicas dictadas para los soportes contables,

comprobantes y libros de contabilidad, su tenencia, conservacin, custodia y
exhibicin.

2.4.1.7.3 Normas tcnicas relativas a los estados, informes y reportes contables

Estas normas determinan los criterios para su preparacin y presentacin. Las

actuaciones en esta materia se encuentran enmarcadas en los propsitos, objetivos,
caractersticas cualitativas, principios y normas tcnicas que sustentan el SNCP, con el
fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios.

2.4.1.7.4 Normas tcnicas relativas a los hechos posteriores al cierre

Se refieren a los criterios a tener en cuenta con la informacin generada y conocida

entre la fecha de cierre y la de emisin o presentacin de los estados contables, que
aporta evidencias o hechos adicionales sobre situaciones existentes omitidas antes de
la fecha de cierre, as como la representativa de hechos determinados con
posterioridad, que por su significacin impacten los resultaos de los estados contables,
y que por tal motivo debe ser registrada en el perodo que se cierra y/o revelarse por
medio de notas a los estados contables.

2.4.1.8 Proceso contable

El PGCP define el Proceso Contable como: Un conjunto ordenado de etapas que se

concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin,
la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una
entidad contable pblica en particular.

Tambin define el Proceso contable como: Un conjunto de actividades que comprende

desde el momento en que se genera el hecho financiero, econmico o social, hasta el
momento en que obtiene, analiza, interpreta y comunica la informacin de carcter
contable.

41
 IDENTIFICACIN CLASIFICACIN REGISTRO Y AJUSTE

HECHOS LIBROS
FINANCIEROS, AUXILIARES
ECONMICOS,
SOCIALES Y
AMBIENTALES
IMPUTACIN ELABORACIN DE
SOPORTES COMPROBANTES
CONTABLES DE DIARIO, DE
REVISIN, AJUSTES Y DE
CIERRE
VERIFICACIN
SUBSISTEMAS: Y CLASIFICACIN DE
-PLANEACIN
TRANSACCIONES,
-PRESUPUESTO
-RENTAS POR COBRAR DOCUMENTOS UTILIZACIN
-CUENTAS POR COBRAR FUENTE Y SOPORTES CATALOGO DE LIBRO DIARIO
-NOMINA CUENTAS
-TESORERA
-INVENTARIOS
-ACTIVOS FIJOS

MAYOR Y
BALANCE

GENERACIN DE INFORMES

ANLISIS, ELABORACIN
INTERPRETACIN Y DE ESTADOS E
COMUNICACIN INFORMES
CONTABLES

Fuente: Contadura General de la Nacin, Resolucin 119 de 2006, por la cual se reglamenta el modelo
estndar de sostenibilidad de los sistemas de contabilidad pblica.

Durante el proceso contable se capturan de manera cronolgica datos de las diferentes

transacciones que realiza la entidad contable pblica, se realizan clculos analticos,
revisiones y anlisis metodolgicos, se realizan procesos de medicin, ajustes y
depuraciones, cierres intermedios y se generan los distintos estados, informes y
reportes contables a los diferentes usuarios.

El proceso contable no concluye con la determinacin de los estados contables, pues

sobre la base de estos deben realizarse los anlisis e informes correspondientes, y
como extensin de dicho proceso, el seguimiento correspondiente, con el fin de sanear
o corregir las inconsistencias establecidas a una fecha de corte determinada.

42
Vale recalcar, que el desarrollo del proceso contable pblico, para su validez,
requiere la observancia de los principios, normas tcnicas y dems procedimientos
establecidos por la Contadura General de la Nacin.

43
 Captulo III

ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PBLICA

3.1 Catlogo general de Cuentas

Constituye el instrumento para el reconocimiento y revelacin de los hechos,

transacciones u operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales realizadas
por las entidades contables pblicas, mediante una clasificacin metodolgica
ordenada, flexible y de fcil comprensin tanto por el ente contable pblico, como para
los rganos de control y usuarios en general.

3.1.1 Estructura y descripcin de las clases y grupos

El Catlogo de Cuentas est conformado por cinco niveles de clasificacin, con una
estructura de cdigo de seis dgitos.

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR

X X XX XX .

Como se expresa en el cuadro anterior, el primer dgito de la codificacin corresponde a

la Clase, el segundo al Grupo, el tercero y cuarto dgitos corresponden a la Cuenta y el
quinto y sexto a la Subcuenta.

La determinacin de las Clases, Grupos, Cuentas y Subcuentas es competencia de la

Contadura General de la Nacin. Despus de estos niveles las entidades contables
pblicas de manera discrecional pueden adicionar niveles auxiliares, de acuerdo con
sus necesidades, por Ej. para registrar nmero de cdula, NIT, cuenta bancaria, nmero
del contrato, factura, y dems, salvo aquellos casos regulados especficamente para
este nivel.

3.1.1.1 Clases

El Catlogo General de Cuentas de la informacin contable pblica est conformado

por las nueve clases siguientes:

1. ACTIVOS
2. PASIVOS
3. PATRIMONIO
4. INGRESOS
5. GASTOS
6. COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIN
7. COSTOS DE PRODUCCIN
8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

44
 Cuentas de
Activo Resultado Cuentas de Orden
Pasivo deudoras
Ingresos Cuentas de Orden
Patrimonio
Gastos Acreedoras
Costos de Ventas y de
Operacin
Costos de Produccin
Cuentas de Cuentas de
Balance Orden

Las clases de 1 a 3 representan la situacin financiera, econmica, social y ambiental y

se les denomina Cuentas de Balance, ya que son la base para la elaboracin del
Balance General; las clases de 4 a 7 contienen las cuentas de resultados y son la base
para la elaboracin del Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental;
a estas cuentas tambin se les denominan transitorias, ya que se cancelan al cierre de
cada periodo y se abren nuevamente acorde con las operaciones en la siguiente
vigencia; las clases 8 y 9 representan contingencias y revelan informacin para efectos
de control.

3.1.1.2 Grupos

CLASE 1 ACTIVOS
GRUPOS 11 EFECTIVO
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS
13 RENTAS POR COBRAR
14 DEUDORES
15 INVENTARIOS
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PBLICO E HISTRICOS Y
CULTURALES
18 RECURSOS NATURALES RENOVABLES
19 OTROS ACTIVOS

CLASE 2 PASIVOS
GRUPOS 22 OPERACIONES DE CRDITO PBLICO
23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS
DERIVADOS
24 CUENTAS POR PAGAR
25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL
INTEGRAL
26 OTROS BONOS Y TTULOS EMITIDOS
27 PASIVOS ESTIMADOS
29 OTROS PASIVOS

45
CLASE 3 PATRIMONIO
GRUPOS 31 HACIENDA PBLICA
32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL

CLASE 4 INGRESOS
GRUPOS 41 INGRESOS FISCALES
42 VENTA DE BIENES
43 VENTA DE SERVICIOS
44 TRANSFERENCIAS
45 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA GENERAL DE
PENSIONES
47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
48 OTROS INGRESOS

CLASE 5 GASTOS
GRUPOS 51 DE ADMINISTRACIN
52 DE OPERACIN
53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
54 TRANSFERENCIAS
55 GASTO PUBLICO SOCIAL
57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
58 OTROS GASTOS
59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

CLASE 6 COSTOS DE VENTAS Y OPERACIN

GRUPOS 62 COSTO DE VENTAS DE BIENES
63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS
64 COSTO DE OPERACIN DE SERVICIOS

CLASE 7 COSTOS DE PRODUCCIN

GRUPOS 71 PRODUCCIN DE BIENES
72 SERVICIOS EDUCATIVOS
73 SERVICIOS DE SALUD
74 SERVICIO DE TRANSPORTE
75 SERVICIOS PBLICOS
76 SERVICIOS HOTELEROS Y DE PROMOCIN TURSTICA
79 OTROS SERVICIOS

CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

GRUPOS 81 DERECHOS CONTINGENTES
82 DEUDORAS FISCALES
83 DEUDORAS DE CONTROL
89 DEUDORAS POR CONTRA (CR)

46
CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
GRUPOS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
92 ACREEDORAS FISCALES
93 ACREEDORAS DE CONTROL
99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

3.1.2 Descripciones de las Clases y Grupos

Ya hemos sealado que el Catlogo General de Cuentas est conformado por nueve
(9) clases y dentro de cada una de estas un determinado nmero de grupos
representativos de las transacciones susceptibles de ser registradas apropiadamente
en cada uno de ellos.

Los Grupos comprenden cuentas, llamadas tambin cuentas mayores, y estas a su vez
se descomponen en Subcuentas.

En esta seccin de nuestro Mdulo haremos descripcin de cada una de las clases,
teniendo en cuenta las transacciones financieras, econmicas, sociales y ambientales
que en ellas se registran, siguiendo parmetros establecidos por la CGN en el Manual
de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.

3.1.2.1 Activo

CLASE Esta denominacin incluye los grupos representativos de bienes y

1 derechos, tangibles e intangibles, de la entidad contable pblica
ACTIVO obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se
espera que fluyan a la entidad contable pblica un potencial de servicios
o beneficios econmicos futuros en desarrollo de sus funciones de
cometido estatal. Estos bienes y derechos se originan en las
disposiciones legales, en los negocios jurdicos y en los actos o hechos
que los generan, tambin surgen como consecuencia de transacciones
que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realizacin
de ingresos. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza
dbito8.

8
Dbito es el efecto que sufren las cuentas del Activo, de costos y gastos cuando aumentan, y las del pasivo,
ingresos y patrimonio cuando disminuyen.

47
 INVENTARIOS
PROPIEDADES,
DEUDORES PLANTA Y
EQUIPO

BIENES DE
RENTAS POR BENEFICIO Y
COBRAR USO PBLICO H.
Y C.

RECURSOS
INVERSIONES NATURALES NO
RENOVABLES

EFECTIVO ACTIVO OTROS ACTIVOS

A continuacin encontraremos la descripcin de los grupos que conforman el Activo,

segn el Manual de Procedimientos de Contabilidad Pblica adoptado por la Contadura
General de la Nacin. Tales descripciones las hemos acompaado con normas tcnicas
dictadas por la Contadura General de la Nacin, como elemento sustancial para una
mejor comprensin y extensin de los conceptos.

La referidas normas estn orientadas a definir criterios para el reconocimiento, medicin

y revelacin de los hechos relacionados con los bienes y derechos ciertos de la entidad
contable pblica, derivados del desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

3.1.2.1.1 Efectivo

CLASE GRUPO CUENTA

1 11 Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
ACTIVO EFECTIVO representativas de los recursos de disponibilidad
inmediata en caja, cuentas corrientes y de ahorro,
disponibles para el desarrollo de las funciones de
cometido estatal de la entidad contable pblica.

Regularmente los activos se resumen en la cantidad de fondos y bienes que posee una
organizacin, pero al desagregar estos dos conceptos encontramos muchos elementos
componentes. En primer lugar siempre encontramos el Efectivo disponible en las cajas,
el existente en las cuentas corrientes y de ahorro, producto del recaudo u otro tipo de
transaccin que genera el flujo o captacin de dinero, que puede estar representado en
cheques, moneda extranjera, comprobantes de pago con tarjetas de crdito o dbito.

Cuando hacemos referencia a la existencia de dinero en Caja, nos referimos a la Caja

General y a las Cajas Menores. Aunque el concepto ha cambiado substancialmente, es
preciso saber que la existencia de dineros en la Caja General debe obedecer a hechos
transitorios, mientras se procede a su consignacin, para los cual las normas de control
interno deben establecer lmites mximos de permanencia. Hoy da el recaudo de
dinero a travs de Caja es relativamente poco, debido a que regularmente se establece
la consignacin directa de recaudos en las cuentas corrientes bancarias, no obstante
48
existen municipios u otro tipo de entidad pblica, donde por alguna circunstancia no hay
entidad bancaria, o por situaciones eminentemente operativas, debe disponerse el
recaudo en las cajas o tesorera de la institucin.

Es necesario sealar que el sistema de informacin contable no es un hecho aislado

dentro de los procesos institucionales, por el contrario es muy pertinente, en este caso
del efectivo tiene que ver como procesos como el presupuestal, la Tesorera, las
inversiones al establecer situaciones de liquidez o iliquidez, de adquisicin de bienes y
servicios, entre otros aspectos. Pero hay un aspecto que el control fiscal tanto interno
como externo debe establecer de manera recurrente, es la confiabilidad de los
registros, que est dado fundamentalmente por la comparacin entre los valores
registrados en los libros, comprobantes y estados contables y la existencia fsica de los
recursos.

Para que la informacin contable cumpla la finalidad de su generacin debe ser

fundamentalmente confiable y oportuna. La confiabilidad se refiere precisamente a que
obedezca a un hecho cierto, debidamente soportado, y la oportunidad hace referencia a
que si la operacin ocurri hoy, en la misma fecha hay que realizar el registro contable.

Muchas entidades pblicas no se amparan en sus registros para dar un dato de sus
saldos bancarios, precisamente porque no hacen registros en las fechas en que se
producen las transacciones, y ante un requerimiento informativo tienen que llamar al
banco, esperar el suministro del extracto bancario o recurrir a su consulta por internet,
situaciones que estara conllevando a una situacin aparentemente inoficiosa de llevar
su propio sistema de informacin contable.

Hay que advertir que el concepto de manejo de efectivo tiene varias facetas, en el
sentido de que hay entidades que manejan mayores volmenes que otras; tambin que
los montos o saldos van a obedecer a aspectos coyunturales por la estacionalidad de
los recaudos acordes con las disposiciones institucionales. De tal manera que los
anlisis permitirn en estos casos establecer situaciones de liquidez para tomar
decisiones de inversin o de iliquidez para efectos de financiacin.

3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados

CLASE GRUPO CUENTA

1 12
ACTIVO INVERSIONES E Aqu se encuentran las cuentas que representan
INSTRUMENTOS recursos utilizados con el objeto de incrementar la
DERIVADOS disponibilidad de fondos excedentes o gestin de
liquidez, mediante la captacin de rendimientos
financieros o como resultado de variaciones positivas
en el mercado.

Entonces son tambin Activos las inversiones, pero no todo tipo de inversiones, se
refiere a inversiones econmicas representadas en ttulos valores o acciones, con el

49
objeto de obtener unos rendimientos a manera de intereses, dividendos y
participaciones, incrementos por variaciones positivas en el mercado de valores y otros
conceptos. En algunos casos estas inversiones deben realizarse de manera forzosa al
estar condicionadas las situaciones de liquidez a la adquisicin de ttulos de deuda
pblica u otro tipo de inversin con fines de poltica econmica o fiscal o fines de control
a las entidades que realizan la inversin.

Las inversiones que en este caso se realicen deben ser el resultado de anlisis y
proyecciones, de tal manera que no alteren el ciclo y programacin presupuestal de la
vigencia correspondiente y debe estar concordante con el Plan Financiero y el PAC,
especialmente.

Las Normas Tcnicas adoptadas por la CGN en materia de inversiones, expresan entre
otros los siguientes aspectos:

Las inversiones deben reconocerse por su costo histrico y actualizarse

atendiendo la intencin de realizacin, la disponibilidad de informacin en el
mercado y, tratndose de inversiones patrimoniales, el grado de control que se
tenga sobre el ente emisor, mediante la aplicacin de metodologas que
aproximen su realidad econmica, tales como: el valor razonable, el valor de
mercado, el valor presente neto para la determinacin de la rentabilidad interna
del ttulo, el mtodo de participacin patrimonial y el mtodo del costo. Por su
parte, los instrumentos financieros derivados, bien sea para administrar la
liquidez o con fines de cobertura, deben reconocerse y actualizarse a precios de
mercado.

Las inversiones realizadas en moneda extranjera deben reconocerse aplicando

la Tasa Representativa de MercadoTRM de la fecha de transaccin. El valor
debe re-expresarse peridicamente, aplicando la TRM en la fecha de
actualizacin, sin perjuicio de las metodologas de valoracin. En el caso de
inversiones realizadas en diferentes unidades de valor o ndices especficos,
stas debern reconocerse por el precio de la unidad en la fecha de la inversin
y debern reexpresarse peridicamente, aplicando el precio de la unidad o el
ndice a la fecha de actualizacin. En el caso de inversiones con pactos de
ajuste, debern reexpresarse las partidas aplicando el criterio sealado en tal
pacto. El mayor o menor valor obtenido como resultado de la reexpresin, debe
reconocerse en el perodo, en las cuentas de actividad.

Las inversiones deben revelarse teniendo en cuenta la finalidad con la cual se

realizan y la modalidad del ttulo. En relacin con la finalidad, las inversiones se
efectan para administrar la liquidez, adquirir el control del ente emisor, gestionar
el riesgo y por razones de poltica. En cuanto a la modalidad del ttulo, las
inversiones se clasifican en ttulos de deuda y ttulos participativos. Cuando
surjan provisiones o valorizaciones debern revelarse por separado.

50
3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar

CLASE GRUPO CUENTA

1 13
ACTIVO RENTAS POR A esta agrupacin pertenecen las cuentas que
COBRAR representan el valor de los derechos a favor de la
entidad contable pblica, por concepto de ingresos
derivados de la potestad que tiene el Estado de
imponer tributos, de ah su denominacin de
tributarios o impuestos, directos e indirectos y es
aplicable a los entes nacionales y territoriales.

Los Activos tambin incorporan derechos de cobro como los constitutivos de rentas y
deudores en general. Las rentas por cobrar es un rengln muy importante dentro de la
informacin contable de las entidades estatales de los niveles centrales nacional,
departamental, distrital y municipal, ya que all se concentran de manera significativa los
impuestos que los contribuyentes adeudan al correspondiente fisco, concepto que en la
mayora de los casos se acumula alcanzando saldos de gran valor, resultado de la
morosidad de los contribuyentes, tambin como consecuencia de malas polticas de
cobro, que a pesar de los procesos adelantados en materia de depuracin contable no
ha sido posible sanear, debido a la falta de soportes, la no localizacin de los
contribuyentes, entre otros aspectos, sin dejar de considerar que en ocasiones la mala
tributacin es tambin el resultado o reflejo de una mala situacin econmica, bajo cuya
circunstancia es necesario aplicar polticas pblicas acordes con tal circunstancia.

Tambin hay que sealar que una sana tributacin se puede observar a travs de este
rubro contable, advirtiendo que en el caso colombiano la mayora de los impuestos se
pagan de manera simultnea con su liquidacin, as excepcionalmente los derechos de
cobro vendra a representar conceptos de pagos diferidos acordados, conforme a
determinadas polticas de tributacin, pero definitivamente son el resultado de deudas
de corto, mediano y largo plazo, que acorde con su antigedad se adoptan desde el
punto de vista de la tcnica contable las provisiones correspondientes para reflejar en
concordancia con el principio contable de Prudencia, ante la inminencia de su prdida,
exoneracin o amnista.

Debe ser claro en este caso, que toda reduccin de los derechos de cobro debe
derivarse de los pagos correspondientes o las decisiones amparadas en norma legal
que autorice la condonacin, eliminacin o la reduccin de la obligacin.

Nos hemos referido a lo significativo de los saldos de esta agrupacin, que representa
una potencialidad de recursos a captar, siempre y cuando se derive de derechos
razonables. El comentario se debe al hecho que se ha comprobado la existencia de
saldos tan significativos que algunas personas llegan a comentar por qu motivo no se
recurre a su recuperacin y evitara muchas reformas tributarias, regularmente
promovidas para imponer mayores tributos; no obstante cuando se cobran resulta que
ya el contribuyente ha cancelado la obligacin correspondiente, pero que debido a unos

51
malos registros contina sin amortizarse o cancelarse la obligacin. La prueba de
auditoria recomendada en estos casos es la circularizacin de saldos, lo que
complementariamente conlleva a que los contribuyentes puedan subsanar
inconsistencias que operativamente le corresponde a las administraciones tributarias
pblicas.

Para este caso, las normas tcnicas sealan los siguientes aspectos:

Las rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las
declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y dems actos
administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes,
responsables y agentes de retencin, y actualizarse de acuerdo con los factores
de ajuste previstos legalmente. Deben registrarse cuando surjan los derechos
que los originan, con base en las liquidaciones de impuestos, retenciones y
anticipos.

Las liquidaciones oficiales deben registrarse como derechos contingentes en las

cuentas de orden, hasta tanto queden en firme.

Las rentas por cobrar deben provisionarse como resultado del grado de
incobrabilidad originado en factores tales como antigedad y/o incumplimiento.
Para determinar el valor de la provisin la entidad contable pblica debe realizar
una evaluacin tcnica del riesgo de recuperacin de la renta, al menos una vez
al final del perodo contable.

Son mtodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisin: el

individual y el general. El mtodo individual se basa en el anlisis de la
antigedad y revisin de las condiciones de cada una de las rentas por cobrar.
Tomando como base la experiencia y las condiciones econmicas actuales, la
entidad contable pblica har la estimacin de los porcentajes y valores que no
tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo
vencido, es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se har
el ajuste correspondiente a la provisin. El mtodo general o alternativo se basa
en la estimacin de un porcentaje sobre el total de las rentas por cobrar que se
consideran incobrables, con independencia de la situacin particular de cada una
de ellas. Este mtodo toma en cuenta el comportamiento o experiencia y
establece rangos en las rentas por edades de vencimiento. La entidad contable
pblica determinar el porcentaje a aplicar como provisin en cada uno de los
rangos definidos, sin exceder del valor de la renta por cobrar.

Las rentas por cobrar deben revelarse segn su antigedad en: vigencia actual,
vigencia anterior y difcil recaudo y, segn la naturaleza del impuesto. Las rentas
de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el
contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravmenes
reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a
la cual corresponde la liquidacin. As mismo, incluyen las retenciones y

52
 anticipos liquidados en el mismo perodo. Las rentas de la vigencia anterior son
los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del
perodo contable. Las rentas de difcil recaudo incluyen los saldos reclasificados
de la vigencia anterior al inicio del perodo contable, as como los de la vigencia
actual o anterior cuando la entidad detecte circunstancias que permitan prever el
alto riesgo de irrecuperabilidad.

Las provisiones deben presentarse como un menor valor de las rentas por
cobrar, debiendo revelarse en notas a los estados contables los mtodos y
criterios empleados para su estimacin.

3.1.2.1.4 Deudores

CLASE GRUPO CUENTA

1 14
ACTIVO DEUDORES Denominacin que le da a las cuentas que
representan el valor de derechos de cobro de la
entidad contable pblica, originados en desarrollo de
sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de
deudores, conceptos tales como los derechos por la
produccin y comercializacin de bienes y la
prestacin de servicios, los prstamos concedidos, los
valores conexos a la liquidacin de rentas por cobrar,
los intereses, sanciones, multas y dems derechos
por operaciones distintos a los ingresos tributarios.

En cuanto a esta agrupacin, las normas tcnicas sealan:

Estos derechos deben reconocerse por su importe original o por el valor

convenido, el cual es susceptible de actualizacin de conformidad con las
disposiciones legales vigentes o con los trminos contractuales pactados.

Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como

antigedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se
consideren incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su
evolucin. El clculo de la provisin debe corresponder a una evaluacin tcnica
que permita determinar la contingencia de prdida o riesgo por la eventual
insolvencia del prestatario, y deber efectuarse por lo menos al cierre del perodo
contable. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor
valor de los deudores, debiendo revelarse en notas a los estados contables, los
mtodos y criterios utilizados para su estimacin.

Los deudores deben revelarse de acuerdo con su origen en: Derechos

originados en actividades comerciales, de financiacin, de seguridad social, por
destinacin especfica y transferencias; y de acuerdo con el riesgo de
insolvencia del prestatario, en deudores de difcil recaudo.
53
3.2.1.2.5 Inventarios

CLASE GRUPO CUENTA

1 15
ACTIVO INVENTARIOS Esta denominacin se da a las cuentas que representan
el valor de los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e
intangibles, adquiridos o producidos por la entidad
contable pblica, con la intencin de que sean
comercializados, transformados o consumidos en
actividades de produccin de bienes y/o prestacin de
servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la
comunidad, en desarrollo de funciones de cometido
estatal.

El concepto Inventarios suele originar confusiones, ya que en el sector pblico

tradicionalmente se ha dado esta denominacin a la totalidad de los bienes muebles e
inmuebles que poseen las entidades contables pblicas, ya sea que se encuentren en
servicio, en depsito, en trnsito o en poder de terceros. Pero bien, para aclarar que en
este caso se refiere a bienes tangibles e intangibles, muebles e inmuebles, adquiridos o
producidos por la propia entidad contable pblica, con fines de ser comercializados,
transformados o aplicados a los procesos productivos de bienes y/o servicios a manera
de insumo, o para ser suministrados en forma gratuita a la comunidad en cumplimiento
de cometidos estatales. De esa manera figurarn Inventarios representados en bienes
terminados producidos por el ente pblico, mercancas para la venta, materias primas o
insumos, productos en proceso, envases y empaques, mercancas en trnsito o en
poder de terceros.

Queda entonces claro, que aunque en ambos casos se trata de bienes muebles e
inmuebles posedos por la entidad pblica, en el primero, aunque adquiridos de
distintas maneras, y susceptibles de ser vendidos, la finalidad de su adquisicin es
incorporarlos al proceso administrativo de cumplimiento del objeto social del ente
contable estatal, por ello figurar en otra agrupacin de la estructura contable pblica.

Es de suponer que el concepto de Inventarios figurar en algunos entes estatales

creados con fines de produccin, transformacin o venta de un servicio determinado,
como es el caso de algunos establecimientos pblicos, las empresas industriales y
comerciales del Estado, sociedades de economa mixta, empresas sociales del estado-
ESE, empresas de servicios pblicos domiciliarios, institutos cientficos, entre otros,
entidades ubicadas dentro del concepto de entidades descentralizadas por servicio. De
manera excepcional, algunas entidades pblicas de los niveles centrales pueden llegar
a desarrollar actividades de transformacin o venta de bienes a manera de inventarios,
pero de darse, es preciso aplicarles tratamiento similar a las antes sealadas, sin que
ello implique variar su naturaleza jurdica.

En relacin con los Inventarios, las normas tcnicas sealan las siguientes
observancias:

54
 La comercializacin comprende el proceso de intermediacin entre los centros de
produccin y los destinos de consumo, a travs de diferentes operaciones de
compraventa mayoristas o minoristas, actividad en la cual los bienes no son
objeto de transformacin por parte de quien los comercializa.

La produccin de bienes se considera como el proceso de creacin de valor que

realizan ciertas unidades econmicas, en el cual a partir de la combinacin de
insumos, mano de obra e infraestructura, se elaboran o fabrican nuevos bienes
que se destinan al consumo final o comercializacin.

La prestacin de servicios comprende las actividades que tienen por objeto

satisfacer necesidades colectivas, en las cuales se consideran como inventarios
los materiales que son consumidos directamente en la prestacin de los mismos.

Los inventarios deben reconocerse por el costo histrico y se llevarn por el

sistema de inventario permanente, empleando los mtodos de valoracin de
inventarios reconocidos en esta norma tcnica. Para efectos de valoracin y
determinacin de los costos pueden aplicarse los mtodos de Primeras en Entrar
Primeras en Salir-PEPS, costo promedio o cualquier otro de reconocido valor
tcnico, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, procesos productivos y
procedimientos internos. No se considera como un mtodo de reconocido valor
tcnico el de ltimas en Entrar Primeras en Salir-UEPS.

Debern reconocerse provisiones por las diferencias originadas en la

comparacin entre el valor en libros y el valor de realizacin, cuando este ltimo
sea menor, como consecuencia de las contingencias originadas en
disminuciones fsicas o monetarias, tales como merma, deterioro, obsolescencia,
declinacin del precio de venta, las cuales se calcularn mediante la aplicacin
de criterios tcnicos que permitan determinar su razonabilidad, de acuerdo con la
naturaleza del inventario y las condiciones que los hayan afectado.

Tratndose de bienes que se van a suministrar gratuitamente a la comunidad o

cobrando a cambio un precio econmicamente no significativo, as como los
bienes producidos para el uso o consumo interno deber efectuarse la
comparacin con el costo de reposicin. El clculo y registro de la provisin
deber efectuarse por lo menos al cierre del perodo contable.

Los inventarios deben revelarse de acuerdo con su estado de elaboracin, en

productos terminados, en proceso e insumos y de acuerdo con su disponibilidad,
en inventarios en trnsito y en poder de terceros. Las provisiones constituidas
deben revelarse por separado como un menor valor de los inventarios. As
mismo, el mtodo de valoracin utilizado debe ser revelado en las notas a los
estados contables.

55
3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo

CLASE GRUPO CUENTA

1 16
ACTIVO PROPIEDADES, Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
PLANTA Y que representan el valor de los bienes tangibles de
EQUIPO propiedad de la entidad contable pblica, utilizados
para la produccin y comercializacin de bienes y
la prestacin de servicios, la administracin de la
entidad, as como los destinados a generar
ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto
no estn disponibles para la venta en desarrollo de
actividades productivas o comerciales, siempre
que su vida til probable en condiciones normales
de utilizacin, exceda de un ao.

Este es el concepto ms significativo dentro de los Activos de muchas entidades

pblicas y el ms relevante en forma consolidada del sector pblico, ya que bajo esta
denominacin se contabilizan los terrenos, edificaciones, construcciones terminadas y
en curso, maquinarias y equipos en operacin, en proceso de montaje o en trnsito, la
existencia de bienes en bodega, plantas, ductos, tneles, redes, lneas y cables,
equipos mdicos, cientficos, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de
comunicacin y de computacin, semovientes, equipo de transporte, traccin,
elevacin, plantaciones, entre otros, que han sido adquiridos para la produccin de
bienes y servicios, la administracin de la entidad contable pblica, que aunque
susceptibles de ser vendidos su finalidad no es esa.

Los registros contables de las Propiedades Planta y Equipo de los entes contables
pblicos presentan significativas inconsistencias, la ms relevante est dada por el
hecho de no existir un inventario fsico cuantificado que permita revelar de manera
confiable y consistente los registros contables, soportado en la existencia real de los
bienes, situacin que se vuelve an ms compleja por no contarse con documentos
soporte que acrediten la propiedad sobre los mismos.

Durante la vigencia de la Ley 716 de 2001, sobre saneamiento contable, se logr

avanzar en gran medida en la depuracin de los saldos de este grupo de los activos, no
obstante la tarea completa qued por cumplir, aceptando tambin que la labor al
respecto tiene que continuar, al considerarse el saneamiento y depuracin una gestin
permanente dentro de las organizaciones estatales. Si hay algo que reconocer como
positivo del citado proceso de saneamiento, es el que permiti dar a conocer a las
entidades contables pblicas, que lo relevante en la gestin de bienes no es solo su
tenencia y buen uso, sino la acreditacin de su propiedad, cuantificacin y registro,
entre otros aspectos, sobre lo que se deben construir los instrumentos de control en
procura del uso eficiente y eficaz de los mismos.

56
Dentro de esta agrupacin de los activos se exigen muchos elementos tcnicos y
analticos, que son preciso tener en cuenta en materia de control para que le sean
exigidos en el corto y mediano plazo a los entes sujetos de control, entre otros podemos
citar: el clculo y aplicacin de mtodos de depreciacin y revaluacin de activos;
avalos y reavalos con fines de actualizacin y revelacin de valores ciertos; mtodos
y procedimientos para dar de baja los bienes inservibles fsicos y tcnicos; los medios
tcnicos de conservacin y tenencia, los estimativos de vida til, los procedimientos de
reposicin, los montos y porcentajes en trminos de costos para determinar si las
operaciones de transformacin y mantenimiento del bien constituyen un costo o un
gastos, con el fin de re expresar la vida til y su depreciacin. Tambin el manejo de
activos con caractersticas especiales como los semovientes, las decisiones para
considerar si un bien es de consumo o devolutivo, entre otras consideraciones.

Desde el punto de vista del control fiscal existe un tema de suprema importancia,
relacionado con la determinacin de responsabilidades fiscales, por conceptos como la
prdida, uso indebido y deterioro de bienes en poder de funcionarios pblicos o
particulares, que es necesario analizar al tenor de las normas y procedimientos de
control fiscal y los elementos de tipo conceptual y analtico expedidos por la Contadura
General de la Nacin.

Consideramos importante destacar los aspectos conceptuales y doctrinarios emitidos en

torno a estos importantes recursos del patrimonio pblico, hacerlo adems en forma
relevante como un mecanismo que no torne todas las veces este tema bajo un
concepto rido, aburrido e intrascendente, pues en efecto, la contabilidad no es solo
una expresin de cifras, debe ser adems el resultado de una labor integrada.

La contabilidad tiene que ver con todas las reas de la organizacin, todos los bienes
pblicos, por intrascendentes que parezcan, son susceptible de registrar, porque todo
es susceptible de controlar para establecer su uso acogido al cumplimiento del objeto
social de las organizaciones pblicas. Este discernimiento encaja en el propsito de
invitar a las entidades contables pblicas a que acompaen en los procesos a los
Contadores o jefes de contabilidad, se debe recordar que la contabilidad se basa en el
alimento permanente de una gran base de informacin que es necesario y podemos
decir, obligatorio suministrar, derivado de las transacciones u operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales. Por tanto, si al encargado de alimentar ese
sistema de informacin se le suministra basura, el resultado final tambin ha de ser
basura.

La CGN con relacin a este significativo grupo de los activos ha sealado las
siguientes normas tcnicas:

Deben reconocerse por su costo histrico y actualizarse mediante la aplicacin

de mtodos de reconocido valor tcnico que permitan una medicin confiable.
Los costos de endeudamiento asociados a la adquisicin de un activo que an
no se encuentre en condiciones de utilizacin o venta, se reconocern como un
mayor valor del mismo.

57
 Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes
recibidos en donacin por el valor convenido entre las partes o, en forma
alternativa, el estimado mediante avalo tcnico de conformidad con las
disposiciones legales vigentes. Los bienes trasladados de otra entidad contable
pblica y los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestacin, se
reconocen por el valor convenido que podr ser el valor en libros, o un valor
estimado mediante avalo tcnico.

El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y
en consecuencia afectan el clculo futuro de la depreciacin, teniendo en cuenta
que aumentan la vida til del bien, amplan su capacidad, la eficiencia operativa,
mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reduccin
significativa de los costos de operacin. Las reparaciones y mantenimiento se
reconocen como gasto o costo, segn corresponda.

La depreciacin debe reconocerse mediante la distribucin racional y sistemtica

del costo de los bienes, durante su vida til estimada, con el fin de asociar la
contribucin de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal.
La determinacin de la depreciacin debe efectuarse mediante criterios de
reconocido valor tcnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los
beneficios recibidos, la vida til y la distribucin del costo del activo
correspondiente. Para los activos considerados de menor cuanta debe
calcularse su depreciacin total en el perodo en el cual fueron adquiridos.

El valor de los semovientes y de las plantaciones agrcolas se amortizar durante

el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con mtodos de
reconocido valor tcnico.

Deben reconocerse provisiones o valorizaciones, de conformidad con las normas

contables vigentes, cuando el valor en libros de los bienes difiera del que se
determina en los avalos realizados, sean stos con fines de revelacin contable
o para otros efectos.

Las propiedades, planta y equipo deben reconocerse y revelarse de acuerdo con

su naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles,
plantaciones y de locomocin propia. Los bienes muebles se revelarn de
acuerdo con su naturaleza, destinacin y estado normal de funcionamiento o de
situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o
administrativos. En los bienes inmuebles se revelar por separado el valor que
corresponda a los terrenos. Los bienes clasificados como de locomocin propia
corresponden a los semovientes y se revelan en forma separada.

Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, as como las provisiones

cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta
y equipo, y debern revelarse en forma separada. Por su parte, cuando haya

58
 lugar a la constitucin de valorizaciones, stas debern revelarse como otros
activos.

3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales

CLASE GRUPO CUENTA

1 17
ACTIVO BIENES DE En esta agrupacin se incluyen las cuentas que
BENEFICIO Y registran el valor de los bienes pblicos destinados al
USO PBLICO E uso y/o goce de los habitantes de todo territorio
HISTRICOS Y nacional, que estn orientados a generar bienestar
CULTURALES social o a exaltar los valores culturales y preservar el
origen de los pueblos y su evolucin, los cuales son de
dominio de la entidad contable pblica. Tambin incluye
los bienes formados o adquiridos en virtud de la
ejecucin de contratos de concesin.

La incorporacin de los registros contables de los bienes de uso pblico, fue un

propsito a partir de nuevos conceptos contables establecidos por la Contadura
General de la Nacin, ya que anteriormente ese tipo de bienes se daban de baja una
vez eran entregados al dominio pblico, lo que ocasionaba un efecto negativo sobre el
patrimonio pblico, en vez de incrementarlo. El patrimonio del sector pblico colombiano
sigue siendo negativo, pero ya obedeciendo a otras causas.

Una de las mayores dificultades para la incorporacin de esta clase de bienes lo

constituye la determinacin de su valor, ya que se requiere en principio avalos
tcnicos; no obstantante, la Contadura General de la Nacin ha recomendado la
habilitacin de funcionarios del mismo organismo, cuando se trate se suplir
necesidades de registro contable, pues la contratacin de peritos para practicar de
manera tcnica estos avalos resultan bastante onerosos, entre otros aspectos porque
los honorarios se pactan segn el valor del bien; lo que de todas maneras no debera
ser bice para no llevarlas a cabo, ya que una medida sera irlo realizando de manera
progresiva durante varios periodos hasta cubrir el 100%.

Dado el uso a que son sometidos estos bienes para el cumplimiento de los fines de las
entidades contables pblicas, se les aplica depreciacin, que no es otra cosa que un
valor acumulado que se va deduciendo como resultado de la prdida de la capacidad
operacional de los mismos, concordante con una vida til previamente estimada,
concepto que puede llegar a ser reexpresado, cuando como consecuencia de adiciones
y mejoras se considera razonable prolongar su vida til.

Recordemos tambin, que dentro de esta agrupacin se incluyen los denominados

Bienes histricos y culturales, cuyas caractersticas dificultan de alguna manera su
cuantificacin o avalo, requiriendo personal muy especializado para este tipo de
operacin y erogaciones en algunos casos significativas para dicho proceso, no
obstante la Contadura General de la Nacin ha hecho recomendaciones para evitar

59
incurrir en elevados costos, permitiendo habilitar personal especializado de la entidad
contable pblica o con criterio suficiente para suplir este requerimiento desde el punto
de vista contable, recurriendo inclusive a los servicios de otros entes contables
estatales con experticia sobre el tema. De tal manera que para este caso y otros
similares citados anteriormente, el requisito de avalo tcnico especializado sera
exigible solo para efectos de enajenacin de estos bienes.

En todo caso, la valorizacin de los bienes, cualquiera sea su naturaleza, es una

exigencia no solo acorde con la tcnica contable, complementada con la necesidad de
soportar o acreditar la propiedad de la entidad contable pblica sobre el bien, sino la
necesidad de establecer su reposicin o pago en caso de prdida, dao, malversacin,
deterioro, pues donde inclusive el valor registrado constituir de todas maneras un valor
referencial, ya que el valor por el cual se debe responder fiscalmente ha de ser el de
reposicin o el que establezca la administracin. Este aspecto es importante tratndose
del caso de bienes histricos y culturales que por sus caractersticas no se encuentran
en el mercado, pero susceptibles de establecer su reposicin, cobro del respectivo
seguro o recuperacin mediante los procesos de responsabilidad fiscal respectivos, sin
perjuicio de las dems acciones en materia penal y disciplinaria, donde su valor resulta
determinante para la imposicin de la sancin correspondiente.

A continuacin encontramos las normas tcnicas respecto a esta agrupacin de los

Activos:

Los bienes de beneficio y uso pblico e histricos y culturales deben reconocerse

por el costo histrico. En el caso de los bienes histricos y culturales debe existir
el acto jurdico que los considere como tales.

El costo de los bienes histricos y culturales recibidos en donacin o en

cumplimiento de clusulas contractuales, corresponder al valor convenido entre
las partes o, en forma alternativa, al estimado mediante avalo tcnico de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.

El mejoramiento y rehabilitacin de los bienes de beneficio y uso pblico se

reconoce como mayor valor de los bienes, y en consecuencia afectan el clculo
futuro de la amortizacin, teniendo en cuenta que aumentan la vida til del bien,
amplan su capacidad, la eficiencia operativa o mejoran la calidad de los
servicios. El mantenimiento o conservacin se reconoce como gasto.

El reconocimiento de los bienes de beneficio y uso pblico e histricos y

culturales debe realizarse con sujecin a la condicin sealada en el prrafo para
su medicin monetaria confiable. Cuando no sea posible la medicin monetaria
confiable deben revelarse por medio de informacin cualitativa o cuantitativa
fsica en notas a los estados contables.

Los bienes de beneficio y uso pblico que no se encuentren amparados por

contratos de concesin deben amortizarse para reconocer el deterioro por la

60
 prdida de capacidad de su utilizacin. El registro de la amortizacin afecta
directamente el patrimonio. Por su parte, aquellos amparados en contratos de
concesin no son objeto de amortizacin.

Los bienes de beneficio y uso pblico se revelan atendiendo su situacin en

construccin y en servicio; atendiendo sus caractersticas, en vas de
comunicacin, plazas pblicas y parques, entre otros. Las amortizaciones que
proceden se revelan por separado, como un menor valor de los mismos.

Los bienes histricos y culturales se revelan de acuerdo con su naturaleza en:

monumentos, museos, obras de arte, parques arqueolgicos y culturales, entre
otros.

3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables

CLASE GRUPO CUENTA

1 18
ACTIVO RECURSOS Comprende esta agrupacin, las cuentas
NATURALES NO representativas del valor de los recursos naturales no
RENOVABLES renovables que, por sus propiedades, se encuentran
en la naturaleza sin que hayan sido objeto de
transformacin. Incluye las inversiones orientadas a su
explotacin.

Son valores registrados con base en reservas probadas de recursos naturales como
minas, yacimientos y canteras, cuyo clculo de existencia o reservas probables
requieren la aplicacin de mtodos de reconocido valor tcnico, valor que se va
disminuyendo en la medida de su explotacin, bajo el concepto de Agotamiento
acumulado.

Tambin se incorpora en este concepto los costos en que se incurre durante la etapa
de exploracin, cuando el recurso natural resulta productivo; como tambin, los costos
incurridos en la etapa de desarrollo, hasta el inicio de la produccin, excepto los
correspondientes a propiedades, plata y equipo.

Este tipo de bien no est sujeto a depreciacin, sino a amortizacin, la cual se calcula
con base en estudios de reconocido valor tcnico.

Las normas tcnicas prescritas en este caso, contemplan:

Los recursos naturales no renovables deben reconocerse y actualizarse

mediante la aplicacin de metodologas de reconocido valor tcnico. Por su
parte, las inversiones se reconocen por el costo histrico y no son objeto de
actualizacin.

61
 Los recursos naturales no renovables se agotan en la medida en que son
extrados y este agotamiento debe revelarse por separado como un menor valor
de los mismos.

Las inversiones en recursos naturales no renovables en explotacin estn

conformadas por los costos incurridos en la etapa de exploracin que tengan
relacin directa con el descubrimiento de reservas especficas, siempre que los
costos estn asociados con reas que resulten productoras.

3.1.2.1.9 Otros Activos

CLASE GRUPO CUENTA

1 19
ACTIVO OTROS Esta agrupacin ha sido creada para incluir las cuentas
ACTIVOS que no resultan factibles registrar en la anteriores
agrupaciones del Activo, y que representan los recursos,
tangibles e intangibles considerados complementarios
para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal
de la entidad contable pblica o estn asociados a su
administracin, en funcin de situaciones tales como
posesin, titularidad, modalidad especial de adquisicin,
destinacin, o su capacidad para generar beneficios o
servicios futuros.

Segn el PGCP, en las transacciones y manejo de las cuentas pertenecientes a este

grupo, se deben tener en cuenta las siguientes normas tcnicas:

Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histrico y por regla
general no son susceptibles de actualizacin, excepto para los que de manera
especfica as se determine.

Los bienes de arte y cultura y los intangibles se reconocen por su costo histrico
y no son susceptibles de actualizacin.

Los activos, tales como los bienes recibidos en dacin de pago y los adquiridos
de instituciones inscritas, se reconocern por el valor convenido, el cual es
susceptible de actualizacin, de conformidad con los trminos contractuales y las
normas contables que le sean aplicables a la entidad contable pblica.

Para los activos reclasificados contablemente, el reconocimiento se efecta por

el valor neto registrado en las cuentas de origen y estn sometidos a los
procesos de actualizacin que apliquen a los activos objeto de reclasificacin.

Los bienes adquiridos en leasing financiero se reconocen por el valor presente

neto de los cnones futuros y opcin de compra pactados

62
 Para efectos de revelacin, los otros activos se clasifican atendiendo la clase de
bien, su condicin, su naturaleza, as como su capacidad para generar beneficios
o servicios futuros.

Los cargos diferidos se amortizarn durante los perodos en los cuales se espera
percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los
estudios de factibilidad para su recuperacin, los perodos estimados de
consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos,
segn corresponda.

El impuesto diferido se amortizar durante los perodos en los cuales se reviertan

las diferencias temporales que lo originaron.

Las obras y mejoras en propiedad ajena diferentes de las susceptibles de ser

reconocidas como propiedades, planta y equipo, se amortizarn durante el
perodo menor que resulte entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la
propiedad, o la vida til estimada de los bienes, producto de las adiciones o
mejoras realizadas, slo cuando el costo de las obras y mejoras efectuadas no
sean reembolsables.

Los bienes entregados a terceros se amortizarn durante el perodo menor que

resulte entre la vigencia del contrato o la vida til estimada de los bienes y se
registrar como gasto o costo.

El valor de los intangibles adquiridos o desarrollados se amortizar durante el

lapso que corresponda a la recuperacin de la inversin en que se incurri, el
perodo en que se obtendrn los beneficios econmicos esperados por efectos
de su explotacin o la duracin del amparo legal o contractual de los derechos
otorgados, debiendo reconocerse como costo.

Los bienes adquiridos en leasing financiero son objeto de depreciacin para

reconocer la prdida de capacidad operacional por su utilizacin.

Para los bienes recibidos en dacin de pago deben reconocerse provisiones o

valorizaciones como resultado de la comparacin del valor en libros con el valor
de realizacin.

3.1.2.2 Pasivo

CLASE Bajo esta denominacin se incorporan los grupos que representan las
2 obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pblica, como
PASIVO consecuencia de hechos pasados, de las cuales se prev que
representarn para la entidad un flujo de salida de recursos que
incorporan un potencial de servicios o beneficios econmicos, en
desarrollo de funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran

63
 esta clase son de naturaleza crdito9.

A continuacin encontraremos la descripcin de los grupos que conforman el Pasivo,

segn el Manual de Procedimientos de Contabilidad Pblica adoptado por la Contadura
General de la Nacin. Tales descripciones las hemos acompaado con normas tcnicas
dictadas por la Contadura General de la Nacin, como elemento substancial para una
mejor comprensin y extensin de los conceptos.

OPERACIONES DE
CRDITO
PBLICO

OPERACIONES DE
OTROS PASIVOS FINANCIAMIENT
O

PASIVO
PASIVOS CUENTAS POR
ESTIMADOS PAGAR

OBLIGACIONES
OTROS BONOS Y
LABORALES Y DE
TITULOS
SEGURIDAD
EMITIDOS
COCIAL INTEGRAL

Las normas tcnicas relacionadas con los Pasivos estn orientadas a definir y concretar
criterios para el reconocimiento, medicin y revelacin de las obligaciones de la entidad
contable pblica.

Las obligaciones constitutivas de pasivos para los entes pblico surgen en la ley, en los
negocios jurdicos y dems actos o hechos ocurridos en cumplimiento de los cometidos
estatales que les han sido encomendados.

3.1.2.2.2 Operaciones de Crdito Pblico

CLASE GRUPO CUENTA

2 22
PASIVO OPERACIONES Con esta denominacin se incluyen las cuentas que
DE CRDITO representan el valor de los actos o contratos que de
PBLICO conformidad con las disposiciones legales sobre
crdito pblico, tienen por objeto dotar a la entidad
contable pblica de recursos, bienes o servicios,
con plazo para su pago, tales como emprstitos,
emisin y colocacin de bonos y ttulos de deuda

9
Crdito es el efecto que sufren las cuentas del pasivo, ingresos y patrimonio cuando aumentan, y las del
activo y de gastos cuando disminuyen.

64
 pblica y, crdito de proveedores.

Las normas tcnicas dictadas contenidas en el PGCP, al respecto sealan:

Cuando se trate de contratos de emprstito, las operaciones de crdito pblico

deben reconocerse por el valor desembolsado; los bonos y ttulos colocados se
reconocen por el valor nominal y los crditos de proveedores deben reconocerse
por el valor del bien o servicio recibido. Para el caso de la deuda asumida, sta
se reconoce por el valor de la deuda que se adquiere, con base en la norma que
autorice tal operacin.

Las operaciones de crdito pblico pactadas en moneda extranjera, deben

reconocerse aplicando la Tasa Representativa de MercadoTRM de la fecha de
transaccin. Este valor debe reexpresarse peridicamente, aplicando la TRM en
la fecha de actualizacin.

Las operaciones de crdito pblico deben revelarse atendiendo los criterios de

origen, plazo pactado y operacin que provee el financiamiento.

De acuerdo con su origen, las operaciones de crdito pblico se clasifican en

internas y externas. Se consideran internas, las que de conformidad con la
reglamentacin vigente se celebren exclusivamente entre residentes del territorio
Nacional. Por su parte, las externas corresponden a aquellas que se celebren
con no residentes.

Atendiendo el plazo pactado, las operaciones de crdito pblico se clasifican en

corto, si el plazo para su pago es igual o inferior a un ao, y en largo si su plazo
es superior a un ao.

De acuerdo con la operacin que provee el financiamiento, las operaciones de

crdito pblico se clasifican en emprstitos, emisin y colocacin de bonos y
ttulos y crdito de proveedores.

De otra parte, el financiamiento con la banca central, se reconoce por el valor del
desembolso y se revela como una forma particular de financiamiento.

3.1.2.2.3 Operaciones de Financiamiento

CLASE GRUPO CUENTA

2 23
PASIVO OPERACIONES Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
DE que representan el valor de las operaciones que
FINANCIAMIENTO no exigen las formalidades propias de las
operaciones de crdito pblico, tales como las
efectuadas para cubrir situaciones temporales de

65
 iliquidez, las obligaciones constituidas como
resultado del cumplimiento de garantas de
operaciones de crdito pblico por parte de la
Nacin y las entidades territoriales, como tambin
las operaciones de la Nacin a corto plazo.

Las normas tcnicas dictadas al respecto sealan:

Los instrumentos derivados con fines de cobertura representan el valor de las

operaciones financieras que se pactan con el objeto de gestionar el riesgo de los
pasivos y pueden efectuarse para comprar o vender activos, como divisas o
ttulos valores o futuros financieros sobre tasas de cambio, tasas de inters,
ndices burstiles o cualquier otro subyacente pactado, los cuales se liquidarn
en fecha futura acordada.

Tratndose de prstamos y operaciones para cubrir situaciones temporales de

iliquidez, las operaciones de financiamiento deben reconocerse por el valor
desembolsado; los bonos y ttulos colocados se reconocen por el valor nominal.

En cuanto a los contratos de leasing, estos se reconocen por el valor presente

neto de los cnones futuros y opcin de compra pactados. Para el caso de las
obligaciones surgidas en acuerdos de pago, stas se reconocen por el valor
pactado. Los instrumentos derivados deben reconocerse por el valor del
derecho y la obligacin en la fecha de inicio del contrato, sern objeto de
actualizacin empleando metodologas de reconocido valor tcnico y se revelan
identificando la clase de pasivo cubierto.

Las operaciones de financiamiento que han sido pactadas en moneda extranjera

deben reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado (TRM) de la
fecha de transaccin. Este valor debe reexpresarse peridicamente, aplicando la
TRM en la fecha de la actualizacin.

Las operaciones de financiamiento se revelan atendiendo los criterios de origen,

plazo pactado y operacin que provee el financiamiento.

De acuerdo con su origen, las operaciones de financiamiento se clasifican en

internas y externas. Son internas las operaciones de financiamiento que de
conformidad con la reglamentacin vigente se pacten exclusivamente entre
residentes del territorio nacional. Por su parte, las externas corresponden a las
que se pacten con no residentes.

Atendiendo el plazo pactado, las operaciones de financiamiento se clasifican en

corto y largo plazo. Son de corto plazo las operaciones de financiamiento
adquiridas con plazo para su pago inferior o igual a un ao; son de largo plazo,
las operaciones de financiamiento adquiridas con plazo para su pago superior a
un ao.

66
 De acuerdo con la operacin que provee el financiamiento, se clasifican en
prstamos, operaciones de colocacin de bonos y ttulos, operaciones para
cubrir situaciones temporales de iliquidez y contratos de leasing.

3.1.2.2.4 Cuentas por Pagar

CLASE GRUPO CUENTA

2 24
PASIVO CUENTAS POR Aqu se agrupan las cuentas representativas de
PAGAR obligaciones de la entidad contable pblica,
adquiridas con personas naturales o jurdicas, en
desarrollo de sus operaciones de cometido estatal,
diferentes de las operaciones de crdito pblico y
de las operaciones de financiamiento.

Las normas tcnicas adoptadas en relacin con estos pasivos, expresan:

Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se
define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin. En el
caso de operaciones con proveedores en moneda extranjera, deben reconocerse
aplicando la Tasa Representativa de MercadoTRM de la fecha de transaccin.
Los costos de endeudamiento se reconocen por el valor devengado, de acuerdo
a las condiciones pactadas. Se registraran en el momento en que se reciba el
bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones
correspondientes de conformidad con las condiciones contractuales.

Estas obligaciones deben actualizarse peridicamente de acuerdo con la

modalidad de ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes. El valor
de operaciones con proveedores en moneda extranjera, se deber expresar
peridicamente, aplicando la TRM en la fecha de actualizacin. El mayor o
menor valor generado por efectos del ajuste se reconoce en los resultados del
perodo.

Se revelan en funcin de los hechos que originan la obligacin, tales como:

Adquisicin de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depsitos, avances
y anticipos y costos de endeudamiento.

3.1.2.2.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

CLASE GRUPO CUENTA

2 25
PASIVO OBLIGACIONES En esta denominacin se incorporan las cuentas
LABORALES Y que representan obligaciones generadas por
DE SEGURIDAD relaciones laborales, en virtud de normas legales,
SOCIAL convencionales o pactos colectivos, como tambin,

67
 INTEGRAL las derivadas de la afiliacin al sistema de
seguridad social integral.

Segn las normas tcnicas dictadas en esta materia:

Deben reconocerse por el valor de la obligacin real. Por lo menos al final del
perodo contable debe registrarse el resultado de la consolidacin de
prestaciones.

Su revelacin debe realizarse atendiendo la naturaleza salarial o prestacional de

tales obligaciones. En cuanto a las de seguridad social, se clasifican atendiendo
las prestaciones generales de los regmenes establecidos por el correspondiente
sistema.

3.1.2.2.6 Otros Bonos y Ttulos Emitidos

CLASE GRUPO CUENTA

2 26
PASIVO OTROS BONOS Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
Y TTULOS representativas de los bonos y ttulos emitidos por la
EMITIDOS entidad contable pblica, que dada sus
caractersticas especiales no son consideradas
operaciones de crdito pblico, ni operaciones de
financiamiento, en razn a que su objetivo no es
obtener o captar recursos, sino la sustitucin y el
reconocimiento de obligaciones.

Al respecto las normas tcnicas en esta materia sealan:

Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas
vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago.

Se revelan identificando la modalidad de la obligacin que los genera en bonos

pensionales, ttulos de devolucin de impuestos y certificados de reembolso
tributario, entre otros. Los costos financieros deben clasificarse en cuentas
separadas de la obligacin que los origina.

3.1.2.2.7 Pasivos Estimados

CLASE GRUPO CUENTA

2 27
PASIVO PASIVOS Denominacin bajo la cual se incluyen las cuentas
ESTIMADOS representativas de las obligaciones a cargo de la
entidad contable pblica, originadas en
circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor

68
 depende de un hecho futuro; estas obligaciones
deben ser justificables y su medicin monetaria
debe ser confiable.

Las normas tcnicas al respecto sealan:

Deben reconocerse por el valor que se estime, empleando criterios tcnicos de

conformidad con las disposiciones legales vigentes, constituyndose en
provisiones.

Deben revelarse atendiendo el concepto que los origine. Cuando la circunstancia

que determin la estimacin se materialice, deben reclasificarse como un pasivo
real.

3.1.2.2.9 Otros Pasivos

CLASE GRUPO CUENTA

2 29
PASIVO OTROS En esta agrupacin se incluyen las cuentas
PASIVOS representativas de obligaciones que por sus
caractersticas no son susceptibles de clasificarse en
las dems agrupaciones del Pasivo de la entidad
contable pblica.

De acuerdo con las operaciones que aqu se registran, las normas tcnicas establecen:

Las obligaciones se reconocen por el valor recaudado y por el valor adeudado en

cumplimiento de garantas.

Los pasivos diferidos se amortizarn durante los perodos en los cuales se

produzca la contraprestacin de bienes y servicios, cuando se reviertan las
diferencias temporales que los originaron. El crdito por correccin monetaria
diferida se amortizar en la misma proporcin en que se asignen los costos del
activo que la origin.

Deben revelarse en funcin de la titularidad de los recursos, la probabilidad de

constituir ingresos y el cumplimiento de garantas.

3.1.2.3 Patrimonio

CLASE Esta denominacin incluye los grupos representativos de bienes y

3 derechos, deducidas las obligaciones, con el fin de cumplir las
PATRIMONIO funciones de cometido estatal. Esta diferencia se encuentra
representada en los recursos asignados o aportados a la entidad
contable pblica para su creacin y desarrollo, en las diferentes

69
 modalidades de supervit y en los factores que implican su
disminucin. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza
crdito

Hacienda
Pblica

Patrimonio

Patrimonio
Institucional

Tcnicamente, el Patrimonio es lo que le queda a la entidad contable pblica despues

de deducir de sus Activos, las obligaciones o Pasivos existentes. Es an ms
comprensible, a partir de la ecuasin contable:

PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS

Las normas tcnicas relativas al patrimonio estn orientadas a definir criterios para el
reconocimiento y revelacin de los recursos para la constitucin y desarrollo de la
entidad contable pblica, as como otros factores que inciden en el comportamiento
patrimonial, representado en incrementos y disminuciones.

Los recursos para la constitucin y desarrollo de la entidad contable pblica

estn conformados por los aportes iniciales y sus incrementos directos, o como
consecuencia de capitalizaciones originadas en actos jurdicos que le sean
aplicables, y en las decisiones del mximo rgano corporativo de direccin,
tratndose de las empresas.

Los factores que inciden en el comportamiento patrimonial, cuando generan

incrementos, se constituyen en supervit que, dependiendo de su origen, puede
ser pagado, operacional, de valuacin, donado e incorporado.

El supervit pagado comprende el valor en exceso originado en la venta de

acciones o cuotas partes de inters social, con respecto a su valor nominal.

El supervit operacional se origina como consecuencia del reconocimiento de

ingresos, gastos y costos relacionados con las funciones de cometido estatal, en
un perodo contable, ms los resultados de perodos anteriores que estn
disponibles.

70
 El supervit de valuacin se deriva de los procesos de valoraciones tcnicas
tendientes a la actualizacin de los valores de activos.

El supervit donado comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin

contraprestacin econmica, destinados a la formacin bruta de capital, con
independencia de la naturaleza del bien o derecho recibido. As, las donaciones
que tengan como destino la financiacin de gastos se registrarn como ingreso.

El supervit incorporado se origina en el reconocimiento de bienes y derechos

trasladados de otras entidades contables pblicas, siempre que constituyan
formacin bruta de capital para la entidad que los recibe y de los intangibles
formados.

Los factores que generan disminuciones en el comportamiento patrimonial

corresponden a la incorporacin de pasivos y al reconocimiento de provisiones,
agotamiento, depreciaciones y amortizaciones, as como el retiro de las rentas
por cobrar y los deudores, en los casos expresamente sealados en las normas
tcnicas aplicables.

El reconocimiento del patrimonio pblico debe corresponder con el criterio de

reconocimiento definido para las dems cuentas del activo, pasivo, ingresos,
gastos y costos que lo originan, y con el de revelacin cuando aplique.

Las disminuciones patrimoniales estn conformadas por la incorporacin de

pasivos y el registro de provisiones, agotamiento, depreciaciones y
amortizaciones.

El patrimonio pblico se revela dependiendo del sector al que pertenezca la

entidad contable pblica.

3.1.2.3.1 Hacienda Pblica

CLASE GRUPO CUENTA

3 31
PATRIMONIO HACIENDA En esta denominacin se incluyen las cuentas que
PBLICA representan los recursos destinados para la creacin
y desarrollo de las entidades contables pblicas del
sector central de los niveles nacional y territorial.
Tambin incluye las variaciones patrimoniales
originadas por el desarrollo de las funciones de
cometido estatal, los procesos de actualizacin y las
decisiones de terceros a favor de la entidad contable
pblica.

Hacienda Pblica es el concepto de patrimonio de las entidades del sector central

(Ministerios, Departamentos Administrativos, Secretaras, Congreso, Asambleas,
71
Concejo, Contraloras, Personeras), del orden nacional, departamental, distrital o
municipal. El patrimonio de estas entidades, organismos o corporaciones, son una
segregacin del patrimonio pblico.

El capital fiscal representa los recursos destinados para la creacin y desarrollo de la

entidad contable pblica, as como la acumulacin de los traslados de otras cuentas
patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio pblico
incorporado y las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones de los
activos de las entidades del gobierno general, que no estn asociados a la produccin
de bienes y la prestacin de servicios individualizables.

3.1.2.3.2 Patrimonio Institucional

CLASE GRUPO CUENTA

3 32
PATRIMONIO PATRIMONIO En esta agrupacin se encuentran las cuentas
INSTITUCIONAL representativas de los aportes destinados para
la creacin y desarrollo de entidades contables
pblicas descentralizadas por servicios.
Tambin incluye los recursos pblicos que estn
orientados a fomentar el desarrollo de un sector
especfico y las variaciones patrimoniales
originadas por la operacin, los procesos de
actualizacin y las decisiones de terceros a favor
de la entidad contable pblica.

Patrimonio Institucional es la denominacin que corresponde a la segregacin del

patrimonio pblico manejado por las entidades del sector descentralizado por servicios
(Establecimientos pblicos, EICE, ESE, SEM, ESPD).

Las normas tcnicas relacionadas con esta parte del Patrimonio, advierten:

El Capital social est conformado por los aportes sociales de conformidad con
normas legales que rigen la creacin de entes pblicos cuya naturaleza jurdica
corresponde a sociedades limitadas y asimiladas.

El Capital autorizado y pagado comprende los aportes efectivamente otorgados a

los entes pblicos cuya naturaleza jurdica corresponde a sociedades annimas
y asimiladas, de conformidad con las normas que rigen su creacin.

El Capital fiscal corresponde a los aportes otorgados para la creacin y

desarrollo de establecimientos pblicos y dems entidades no societarias, y
tambin la acumulacin de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es
el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio pblico incorporado y las
provisiones, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del

72
 gobierno general, que no estn asociados a la produccin de bienes y la
prestacin de servicios individualizables.

El Capital de fondos parafiscales representa el valor de los recursos pblicos

recibidos para la creacin de fondos para el fomento y desarrollo de un sector
especfico, que por ley son administrados por particulares.

3.1.2.4 Ingresos

CLASE Bajo esta denominacin se incluyen los grupos que representan los
4 flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable
INGRESOS pblica, susceptibles de incrementar el patrimonio pblico durante el
periodo contable, bien sea por aumento de activos o por
disminucin de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que
reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de
carcter extraordinario obtenidos en cumplimiento del objeto social
en nombre del Estado.

INGRESOS
FISCALES

VENTA DE BIENES
OTROS INGRESOS

INGRESOS
OPERACIONES VENTA DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES

ADMINISTRACIN
DEL SISTEMA TRASNFERENCIAS
GENERAL DE
PENSIONES

Las normas tcnicas relacionadas con los Ingresos, sealan:

El reconocimiento de los ingresos debe hacerse en cumplimiento del principio de

Devengo o Causacin, con base en las normas que los imponen, las
declaraciones tributarias, la liquidacin de pago de los aportes parafiscales, o el
desarrollo de actividades de comercializacin de bienes y prestacin de
servicios. Para el caso de los ingresos tributarios y no tributarios, las
liquidaciones oficiales y los actos administrativos, respectivamente, se reconocen
una vez hayan quedado en firme.

Los intereses de mora derivados de los derechos, por estar sometidos a

situaciones inciertas, deben reconocerse atendiendo al principio de prudencia.
En caso de no reconocer el ingreso, deber revelarse dicha situacin en cuentas

73
 de orden contingentes y en las notas a los estados, informes y reportes
contables.

El reconocimiento de los ingresos por venta de bienes se realizar cuando se

haya transferido su titularidad y determinado en forma razonable la
correspondiente contraprestacin. Por su parte, los ingresos por prestacin de
servicios se reconocen cuando surja el derecho de cobro como consecuencia de
la prestacin del servicio, imputndose al perodo contable respectivo.

La entidad contable pblica que en desarrollo de sus operaciones realice

devoluciones, rebajas y/o descuentos debe reconocerlos por el precio o el valor
convenido, segn corresponda.

Las transferencias se reconocen cuando la entidad contable pblica receptora

conoce que la entidad contable pblica cedente expidi el acto de
reconocimiento de su correlativa obligacin. El importe para el reconocimiento
corresponde al definido en el citado acto.

Las operaciones interinstitucionales estn conformadas por los fondos recibidos,

las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo. Los fondos se
reconocen por el valor recibido y las operaciones de enlace y sin flujo de efectivo,
por el valor de la operacin que las genera.

Los ingresos se revelan atendiendo el origen de los mismos, como el poder

impositivo del Estado, el desarrollo de operaciones de produccin y
comercializacin de bienes y prestacin de servicios; las relaciones con otras
entidades del sector pblico, y la ocurrencia de eventos complementarios y
vinculados a la operacin bsica o principal, as como los de carcter
extraordinario. Se clasifican en ingresos fiscales, venta de bienes y servicios,
transferencias, recursos de los fondos de reservas de pensiones, operaciones
interinstitucionales y otros ingresos.

Los ingresos fiscales corresponden a ingresos tributarios y no tributarios, aportes

sobre la nmina, y rentas parafiscales.

Los ingresos tributarios corresponden a ingresos exigidos sin contraprestacin

directa, determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el
Estado de establecer gravmenes. Se clasifican segn el hecho generador del
tributo y recaen sobre la renta o la riqueza, en funcin de la capacidad
econmica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la produccin, la actividad o
el consumo. Tambin pueden clasificarse atendiendo a la jurisdiccin a la cual
pertenezcan en: Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales.

Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de
un servicio a cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios

74
 que obtiene de ste. Comprenden, entre otros, las tasas, multas, intereses,
contribuciones, regalas y concesiones.

Los aportes sobre la nmina son ingresos creados por disposiciones legales, que
se originan en pagos obligatorios derivados de la relacin laboral, de las
entidades pblicas y privadas.

Las rentas parafiscales son gravmenes que afectan un determinado y nico

grupo social y econmico, y se utilizan para beneficio del propio sector.

Los recursos generados por la produccin y comercializacin de bienes y la

prestacin de servicios constituyen ingresos para las entidades contables
pblicas. En caso de existir devoluciones, rebajas o descuentos, deben
reconocerse como un menor valor del ingreso, con independencia de la vigencia
en que se haya devengado.

Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin

contraprestacin directa, efectuados entre las entidades contables pblicas de
los diversos niveles y sectores.

Los recursos de los fondos de reservas de pensiones comprenden las

cotizaciones, recuperaciones de cartera, devoluciones de aportes de la
administradora, reintegros de pensionados, convalidacin y conmutacin
pensional y el reconocimiento de semanas, as como las cuotas partes de
pensiones y de bonos pensionales.

Las operaciones interinstitucionales comprenden los fondos recibidos por la

entidad contable pblica, de la administracin central del mismo nivel, para el
desarrollo de las funciones de cometido estatal. Incluye las operaciones de
enlace y las operaciones sin flujo de efectivo que se caracterizan porque en las
mismas intervienen dos o ms entidades contables pblicas.

Los otros ingresos comprenden flujos de entrada de recursos generados por la

entidad contable pblica, no considerados expresamente en las anteriores
clasificaciones. Incluye tambin los ingresos por partidas de carcter
extraordinario.

3.1.2.5 Gastos

CLASE Con esta denominacin se contemplan los grupos que representan flujo
5 de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles de reducir el
GASTOS patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin
de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa.
Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e
incluye los originados por situaciones de carcter extraordinario.

75
 DE
ADMINISTRACIN
CIERRE DE
INGRESOS, DE
COSTOS Y OPERACIN
GASTOS

PROVISIONES,
OTROS
GASTOS GASTOS DEPRECIACIONES,
AMRTIZACIONES

OPERACIONES
INTERENSTITU
TRASNFERENCIAS
CIONALES
GASTO
PBLICO
SOCIAL

Las normas tcnicas referidas a gastos sealan:

El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujecin a los principios de

devengo o causacin y medicin, de modo que refleje sistemticamente la
situacin de la entidad contable pblica en el perodo contable.

Tratndose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el

principio de prudencia y estar soportados en criterios tcnicos que permitan su
medicin confiable.

Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempea la entidad
contable pblica, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos
extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades
del sector pblico; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados,
transferencias, gasto pblico social, operaciones interinstitucionales y otros
gastos.

Los gastos de administracin corresponden a los montos asociados con

actividades de direccin, planeacin y apoyo logstico.

Los gastos de operacin se originan en el desarrollo de la operacin bsica o

principal de la entidad contable pblica, siempre que no deban registrar costos
de produccin y ventas, o gasto pblico social, de conformidad con las normas
respectivas.

Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir

previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de prdida o
provisiones por eventos que afecten el patrimonio pblico, as como el valor
relativo al desgaste o prdida de la capacidad operacional por el uso de los
bienes, su consumo, o extincin.

76
 Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin
contraprestacin directa, efectuados entre entidades contables pblicas de los
diversos niveles y sectores.

El gasto pblico social corresponde a los recursos destinados por la entidad

contable pblica a la solucin de las necesidades bsicas insatisfechas de salud,
educacin, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente,
recreacin y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la
calidad de vida de la poblacin, de conformidad con las disposiciones legales.

Las operaciones interinstitucionales comprenden los fondos entregados por la

administracin central, para el pago de los gastos incluidos en el presupuesto de
las entidades contables pblicas del mismo nivel. Incluye las operaciones de
enlace y las operaciones sin flujo de efectivo que se caracterizan porque en las
mismas intervienen dos o ms entidades contables pblicas.

Los otros gastos comprenden los flujos de salida de recursos incurridos por la
entidad contable pblica, no considerados expresamente en las anteriores
clasificaciones. Incluyen los costos de endeudamiento, los cuales corresponden
a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtencin de
financiacin. Adicionalmente incluye los gastos por partidas extraordinarias.

3.1.2.6 Costo de Ventas y Operacin

CLASE En esta denominacin se incluyen los grupos representativos de

6 erogaciones y cargos asociados con la adquisicin o produccin de
COSTO DE bienes y la prestacin de servicios vendidos por la entidad contable
VENTAS Y pblica durante el periodo contable. Los costos de operacin
OPERACIN constituyen los valores reconocidos como resultado del desarrollo de la
operacin bsica o principal de la entidad contable pblica en la
administracin de la seguridad social, el desarrollo de las actividades
financiera y aseguradora y la explotacin de los juegos de suerte y
azar; operaciones que por sus caractersticas no se reconocen de
manera acumulativa en los costos de produccin.

77
 COSTO DE
VENTA DE
BIENES

COSTO DE
VENTAS Y
OPERACIN

COSTO DE COSTO DE
OPERACIN VENTAS DE
DE SERVICIOS SERVICIOS

Las normas tcnicas relacionadas con esta agrupacin, expresan:

El costo de ventas se reconoce por el costo histrico de los inventarios de los

bienes adquiridos para la venta y los costos de produccin acumulados de los
bienes producidos y servicios prestados. Los costos de operacin se reconocen
por el costo histrico.

El costo de ventas se revela identificando la clase de bien o servicio prestado.

Tratndose de bienes debe tenerse en cuenta la actividad de produccin o
comercializacin. Por su parte, los costos de operacin se revelan de acuerdo
con los conceptos asociados a las actividades identificadas.

3.1.2.7 Costos de Produccin

CLASE
Bajo esta denominacin se incluyen los grupos representativos de
7 erogaciones y cargos directamente relacionados con la produccin
COSTOS DE de bienes y la prestacin de los servicios individualizables, que
PRODUCCIN surgen del desarrollo de funciones de cometido estatal de la entidad
contable pblica, con independencia de que sean suministrados de
manera gratuita, o vendidos a precios econmicamente no
significativos, o a precios de mercado. Igualmente, incluye el costo
de los bienes producidos para el uso o consumo interno. Los costos
de produccin estn asociados principalmente con la obtencin de
los ingresos o parte de ellos, por la venta de bienes o la prestacin
de servicios individualizables.

78
 PRODUCCIN
DE BIENES

OTROS SERVICIOS
SERVICOS EDUCATIVOS

COSTOS DE
PRODUCCIN

SERVICIOS SERVICIOS DE
PBLICOS SALUD

SERVICIOS DE
TRANSPORTES

Las normas tcnicas contenidas en el PGCP, relacionadas con esta agrupacin

expresan:

Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de

manera particular, y su utilizacin reduce la disponibilidad de prestacin para los
dems individuos, tales como: salud, educacin y servicios pblicos domiciliarios.
Las entidades que producen bienes o prestan servicios individualizables,
debern reconocer los costos de produccin asociados a tales procesos.

Los servicios colectivos que presta el gobierno a la comunidad como la

administracin pblica, la defensa, la seguridad y la justicia, sern objeto de
asignacin de costos en la medida que la entidad contable pblica disponga de
capacidad para implementar sistemas de costos. No obstante, los registros
originados afectarn las cuentas de gastos.

Los diferentes conceptos que conforman el costo de produccin deben

reconocerse por el costo histrico. Para la determinacin y registro deben
implementarse sistemas de acumulacin ajustados a la naturaleza del proceso
productivo, bien sea por rdenes especficas, procesos o actividades, empleando
metodologas reconocidas tcnicamente como: costeo global, directo o marginal,
o costeo basado en actividades, entre otras, que permitan satisfacer las
necesidades de informacin de la entidad contable pblica.

Los costos de produccin se revelan en el correspondiente informe

complementario, identificando los bienes y servicios producidos en desarrollo de

79
 las actividades econmicas, los insumos y dems factores necesarios para la
produccin.

El costo de los bienes producidos para la venta o el suministro gratuito a la

comunidad, debe trasladarse al inventario de productos terminados en la medida
en que se obtenga el producto concluido, previa la distribucin de los costos
indirectos.

El costo de los bienes que se encuentran en proceso de produccin actualizar

temporalmente el inventario de productos en proceso, para efectos de revelacin
de la informacin contable a una fecha determinada.

En el caso de servicios, la produccin y el intercambio se dan en forma

simultnea; por tanto, una vez acumulados los costos de produccin se trasladan
al costo de ventas, si el servicio prestado es vendido a un precio
econmicamente significativo, en trminos de la recuperacin de los costos o del
valor de mercado.

El traslado del costo de produccin de los servicios al costo de ventas o al gasto,

debe efectuarse previa distribucin de los costos indirectos, como mnimo al
finalizar el mes.

Los costos de produccin se acumulan durante el perodo contable, razn por la

cual la actualizacin en los inventarios, en propiedades, planta y equipo o cargos
diferidos, en el caso de los bienes, o al costo de ventas o gasto en el caso de los
servicios, debe efectuarse a travs de una subcuenta de naturaleza crdito
denominada "Traslado de costos".

La entidad contable pblica debe establecer centros de costos que satisfagan

sus necesidades de informacin y control particulares, considerando la
homogeneidad de las operaciones realizadas, la posibilidad de atribuir de
manera clara e independiente recursos fsicos, tecnolgicos y humanos, y la
viabilidad de asignar responsabilidades en los procesos de decisin y de
resultados.

En notas a los estados, informes y reportes contables se debe revelar el sistema

de costos utilizado, la metodologa de costeo empleada, la base sobre la cual
funciona el sistema de costos y la distribucin de los costos indirectos.

3.1.2.8 Cuentas de Orden Deudoras

CLASE En esta denominacin se incluyen los grupos que representan los

8 hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que
CUENTAS afecten la estructura financiera de la entidad contable pblica. Incluye
DE ORDEN cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que
DEUDORAS por su naturaleza no inciden en la situacin financiera de la entidad

80
 contable pblica, las utilizadas para control interno de activos, de
futuros hechos econmicos y con propsito de revelacin, as como
las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros
contables de los activos, costos y gastos, y la informacin tributaria.
Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza dbito.

DERECHOS
CONTINGENTES

CUENTAS DE
DEUDORAS POR DEUDORAS
CONTRA (CR) ORDEN FISCALES
DEUDORAS

DEUDORAS DE
CONTROL

3.1.2.9 Cuentas de Orden Acreedoras

CLASE A travs de esta denominacin se incluyen los grupos que

9 representan los hechos o circunstancias, compromisos o contratos,
CUENTAS DE que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto
ORDEN pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad
ACREEDORAS contable pblica. Se incluyen las cuentas de registro utilizadas para
efectos de control de pasivos y patrimonio, de futuros hechos
econmicos y con propsitos de revelacin, as como las cuentas
que permiten conciliar las diferencias entre los registros contables de
los pasivos, patrimonio e ingresos, y la informacin tributaria. Las
cuentas que integran esta clase son de naturaleza crdito.

RESPONSABILIDADES
CONTINGENTES

ACREEDORAS CUENTAS DE ACREDDORAS

POR CONTRA ORDEN FISCALES
(DB) ACREEDORAS

ACREEDORAS DE
CONTROL

81
Las normas tcnicas para las cuentas de orden deudoras y acreedoras, sealan:

Los hechos que puedan afectar la situacin financiera, econmica, social y

ambiental de la entidad contable pblica deben reconocerse por el valor
estimado, determinado mediante metodologas de reconocido valor tcnico, el
cual es susceptible de actualizarse peridicamente.

El reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para control

administrativo debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo
con las normas especficas aplicables tanto a los activos como a los pasivos,
segn corresponda.

Los bienes retirados del servicio sern objeto de registro por el valor de
realizacin.

Las responsabilidades sern reconocidas por el valor en libros o el costo de

reposicin y no sern objeto de actualizacin.

El reconocimiento de diferencias surgidas entre la informacin contable pblica y

la utilizada para propsitos tributarios debe efectuarse por el valor resultante de
su comparacin.

Las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes registran hechos,

condiciones o circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relacin
con un posible derecho u obligacin, por parte de la entidad contable pblica.
Estas contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas, tratndose de
las cuentas de orden deudoras contingentes y eventuales o remotas, tratndose
de las cuentas de orden acreedoras contingentes. En ambos casos,
dependiendo de la probabilidad de su ocurrencia, determinada con base en la
informacin disponible.

Las cuentas de orden deudoras contingentes se revelan de acuerdo con los

posibles bienes y derechos provenientes de garantas, pretensiones y
reconocimientos econmicos.

Las cuentas de orden acreedoras contingentes se revelan teniendo en cuenta las

posibles obligaciones provenientes de garantas, demandas y compromisos
contractuales.

Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control reflejan las operaciones

que la entidad contable pblica realiza con terceros pero no afectan su situacin
financiera, econmica, social y ambiental, as como las que permiten ejercer
control sobre actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones.

82
 Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control clasifican los bienes
propios o de terceros y los derechos y compromisos sobre los cuales se requiere
realizar seguimiento y control.

Las cuentas de orden deudoras y acreedoras fiscales reflejan las diferencias

entre las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, con
respecto a los valores determinados en la elaboracin de la informacin para
propsitos tributarios, por lo cual se revelan teniendo en cuenta el origen de tales
diferencias.

83
 Cptulo IV

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pblica

Nos hemos referido a la Contabilidad Pblica como un sistema de informacin que

satisface necesidades de distintos usuarios. La CGN a travs del Plan General de
Contabilidad Pblica da los lineamientos para que las entidades contables pblicas
efecten el registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionados con las
actividades que realizan.

En esencia, los ordenamientos relacionados con este tema, expresan los sealamientos
en materia de tenencia, conservacin y custodia de los soportes, comprobantes, libros
de contabilidad y su forma de oficializarlos; clasificacin de los documentos soporte y la
elaboracin de los comprobantes de contabilidad, con el fin de poder garantizar la
legalidad de los mismos, en aras de la autenticidad e integracin de la informacin
contable pblica y su disposicin, especialmente a los rganos de control para efectos
de inspeccin, vigilancia, control y evaluacin de la gestin.

Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad son parte integral de la contabilidad

pblica, ya sea que se obtengan en forma manual o automatizada, acorde con la
capacidad tecnolgica que posea la entidad contable pblica respectiva.

4.1.1. Documentos soporte de la Contabilidad

Todo hecho financiero, econmico, social o ambiental que deba registrarse en el

sistema de informacin contable pblico debe estar debidamente soportado en
documentos conformados por relaciones, escritos o mensajes de datos en que se
fundamentan o soportan dichos registros.

Los soportes deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y

conservarse en el orden que hayan sido expedidos, trtese de medios fsicos, pticos o
electrnicos.

RECIBOS Y
ACTOS COMPROBANTES,
FACTURAS CONTRATOS
ACTAS ADMINISTRATIVOS EXTRACTOS
BANCARIOS

84
Los documentos soporte se van generando en la medida que se realizan las diferentes
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y su origen puede ser de
carcter interno o externo.

Se consideran de carcter interno los que provienen de operaciones o hechos que no

afectan directamente a terceros, como las provisiones, depreciaciones, amortizaciones,
valorizaciones, estimaciones y operaciones de cierre. Las de origen externo son los
documentos que provienen de terceros y que representan transacciones tales como:
recibos de caja, contratos, extractos bancarios, facturas, actos administrativos, que
generan registros contables.

Los documentos soporte son muy importantes, ya que ellos sustentan los registros y
saldos de la contabilidad, no se concibe la tenencia de un derecho, una obligacin, la
propiedad sobre un bien, la imposicin de un tributo, una sancin pecuniaria, la
disponibilidad de dinero en caja o en bancos, entre otros aspectos, sin la existencia del
documento que lo acredite.

La inexistencia de documentos soporte es precisamente uno de los grandes problemas

de la contabilidad pblica en Colombia. Entre el ao 2001 y 2005, como resultado de un
proceso de saneamiento contable en nuestro sector pblico10, sobre saneamiento
contable, se lograron algunos avances, ya que al tenor de este ordenamiento se
establecieron mecanismos, entre otros aspectos para: allegar, rehacer, constituir,
formalizar, diligenciar, los soportes inexistentes, sin lo cual no era posible acreditar, por
ejemplo, la propiedad de infinidades de bienes muebles e inmuebles, de los cuales no
existan escrituras, facturas, tarjetas de propiedad y dems documentos representativos
de la propiedad e indicadores de caractersticas y valor de los mismos, necesarios para
los registros.

Otro caso est relacionado con la administracin tributaria de todo el sector estatal,
donde figuran elevados saldos de cartera morosa, que si se llegara a recaudar evitara
por varios aos recurrir a reformas tributarias, pero que al pretender realizar su cobro no
es posible comprobarle al contribuyente los derechos al cobro.

Se ha podido establecer que el rea donde radican los mayores problemas por la falta
de soportes, es la relacionada con el manejo de bienes, conocida comn mente como
almacenes e inventarios, a esta problemtica se agrega el hecho de que no existen
normas especficas sobre el manejo de este tipo de propiedades, especialmente a partir
de la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991, momento en que sesaron tambin
las funciones que a este respecto tena la CGR en relacin con el ordenamiento sobre
los bienes pblicos.

La visualizacin de esta problemtica tambin ha sido el resultado de una nueva

conceptualizacin de la informacin contable pblica, en el sentido de que antes de la
creacin de la figura del Contador General, un alto porcentaje de entidades pblicas no
10
El saneamiento contable fue ordenado por la Ley 716 de 2001, inicialmente para una vigencia de dos os,
fue prorrogado por os aos ms.

85
llevaba contabilidad, por tanto poco importaba soportar su propiedad o tenencia, mucho
menos velar por un adecuado manejo de libros y estados contables. De tal manera que
al surgir las nuevas obligaciones en materia contable se encontraron con la necesidad
de acreditar requisitos de registro, en muchos casos inexistentes, lo que obligaba a su
reposicin o generacin, enfrentando grandes complejidades.

Volviendo al caso de los bienes, es de tener en cuenta que las nuevas normas en
materia de contabilidad pblica incluyeron el concepto de Bienes de Uso Pblico, como
componente contable de los Activos, aspecto que antes de la Constitucin de 1991
generaba efectos negativos sobre el Patrimonio estatal, ya que todo bien que
entregaba al dominio pblico era dado de baja (gasto). De tal manera que tales bienes
como: parques, vas y carreteras pblicas, plazas, puentes, terrenos de ejidos11, entre
otros, para poderlos incorporar ha sido necesario adelantar los procesos
correspondientes, recurriendo a la prctica de avalos, en algunos casos costosos,
enfrentando dificultades de apropiacin presupuestal, pero definitivamente necesario
no solo por la necesidad de alimentar registros, sino para evitar pretensiones de
terceros.

En materia de control, lo que deseamos destacar, es el hecho de que muchos derechos

y obligaciones, reales y potenciales se encuentran sin registrar y por tanto sin reflejar
sus saldos por el hecho de carecer de soportes. Por tanto, en la prctica de auditora
financiera en general, un aspecto a destacar es este, lo que en trminos de
razonabilidad de las cifras genera subestimaciones de activos, pasivos y
consecuentemente desvirta el valor patrimonial.

Se recomienda entonces comprometer a la administracin a adelantar las acciones

correspondientes, e incluir esta labor dentro de los planes de mejoramiento, con el
seguimiento correspondiente a travs del proceso auditor y de control interno.

4.1.2 Comprobantes de Contabilidad

Son documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, econmicas,

sociales y ambientales de la entidad contable pblica, con base en los cuales se
efectan los registros de movimientos en el libro correspondiente.

Segn las normas tcnicas contenidas en el PGCP, deben elaborarse en idioma

castellano teniendo como base los documentos soporte, indicando la fecha, origen,

11
Terrenos localizados en las proximidades de los poblados o centros urbanos, destinados al uso comn para
los vecinos del lugar. Estos terrenos no estn sujetos a prescripcin, por tratarse de bienes municipales de
uso pblico o comn y deben destinarse exclusivamente a fomentar y ejecutar programas de vivienda de
inters social. La administracin y disposicin de estos bienes est sujeta a las normas que dicten los
Concejos municipales correspondientes. Artculos 167, 168 y 169 del Decreto 1333 de 1986, Cdigo de
Rgimen Municipal.

86
descripcin y cuanta de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran
y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificacin se debe
realizar de acuerdo con el Catlogo General de Cuentas.

De acuerdo con las mismas normas tcnicas, las entidades contables pblicas deben
elaborar, entre otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General. El
comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de
efectivo o documento que lo represente.

De otra parte, el comprobante de egreso constituye la sntesis de las operaciones

relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.

El comprobante general resume las operaciones relacionadas con movimientos

globales o de integracin, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras
operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente.

Tambin sealan dichas normas, que los comprobantes deben incorporar informacin
de mximo un mes, por medios manuales, mecnicos o electrnicos, conservarse de
manera que sea posible su verificacin posterior y podrn agrupar o resumir varias
operaciones realizadas por las diversas reas de la entidad contable pblica.

4.1.3 Libros de Contabilidad

Los Libros de Contabilidad son estructuras adecuadas que contienen de manera

cronolgica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y
operaciones que afectan la situacin y la actividad de las entidades contables pblicas.

Los libros permiten la adecuacin de la informacin contable pblica y constituyen

labase fundamental para el control de los recursos, por tal motivo se constituyen en
soporte documental para dicho ejercicio.

De acuerdo con las normas tcnicas contenidas en el PGCP, los libros de contabilidad
se clasifican en principales y auxiliares.

Libros Libros
Principales Auxiliares

87
Son libros de contabilidad principales: el Diario y el Mayor, los cuales presentan en
forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Diario
presenta en los movimientos dbito y crdito de las cuentas, el registro cronolgico y
preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de
contabilidad.

Por su parte, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior,
clasificados de manera nominativa segn la estructura del CGC; las sumas de los
movimientos dbito y crdito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han
sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes.

Los Libros de Contabilidad Auxiliares contienen los registros contables

indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la
entidad contable pblica, con base en los comprobantes de contabilidad y los
documentos soporte.

La oficializacin de los libros de contabilidad principales se realiza mediante un acta de

apertura suscrita por el representante legal de la entidad contable pblica (gerente,
director, presidente, rector, alcalde, gobernador, ministro, etc.), que debe conservarse.
Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las
mismas formalidades de la de apertura y tambin conservarse.

Los libros de contabilidad principales de las entidades contables pblicas obligadas a

inscribirse en el Registro Mercantil, se registran en la Cmara de Comercio de su
jurisdiccin, lo cual corresponde a la oficializacin de los libros. Estos requisitos son
indispensables para iniciar vlidamente el proceso de registro de las operaciones.

En ejercicio del control fiscal, tanto interno como externo, se debe verificar entre otros
aspectos, que en el acta de apertura de los libros se indique: el nmero de folios
autorizados en forma sucesiva y continua, la razn social de la entidad contable pblica,
nombre del libro y la fecha de oficializacin .

En lugar del acaecimiento de eventos de caso fortuito o fuerza mayor que originen la
destruccin o prdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la
responsabilidad del representante legal.

Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma castellano, contener el nmero y

fecha de los comprobantes de contabilidad que le sirven de respaldo, de forma que
garantice la integridad de la informacin contable pblica.

Las normas tcnicas sobre esta materia expresan que los errores de reconocimiento de
transacciones deben corregirse mediante anotaciones al pie de la pgina respectiva o
por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su correccin. En el caso de los
libros de contabilidad fsicos la anulacin de un folio debe hacerse sobre el mismo folio,
indicando la causa y fecha de la anulacin y el nombre y firma del funcionario que
autoriza la anulacin.

88
Cuando se trate de libros de contabilidad fsicos y virtuales, no est permitido alterar el
orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar
espacios en blanco, hacer interlineaciones, borrar o eliminar informacin, o efectuar
correcciones sobre los registros. Adicionalmente, en los libros fsicos no est permitido
hacer raspaduras, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas.

El PGCP adoptado por la CGN, aporta normas tcnicas adicionales relacionadas con la
tenencia, conservacin y custodia de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad.

4.1.4 Estados, Informes y Reportes de Contabilidad

Para este caso, las normas tcnicas relativas a los estados, informes y reportes
contables contenidos en el PGCP, determinan los criterios para su preparacin y
presentacin. Los criterios se encuentran enmarcados en los propsitos, objetivos,
caractersticas cualitativas, principios y normas tcnicas que sustentan el SNCP, con el
fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios.

La observancia de los criterios definidos por las normas tcnicas en materia de

informacin contable pblica tiene una significativa importancia para el ejercicio del
control, toda vez que el xito del proceso auditor depende en gran medida de la forma
en que las entidades contables pblicas dispongan la informacin. En tal sentido,
dichas normas establecen los siguientes aspectos:

En la preparacin y presentacin de los estados, informes y reportes contables,

la materialidad de la cuanta se determina con relacin, entre otros, al activo
total, al activo corriente y no corriente, al pasivo total, al pasivo corriente y no
corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda.

En general, debe tenerse en cuenta la participacin de la partida o hecho,

reconocidos o no, con respecto a un determinado total, llmese ste clase,
grupo, cuenta o cualquiera de los antes citados.

Para el caso de la cuanta, no se consideran materiales las partidas o hechos

econmicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relacin con un total.
Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relacin con un total,
algunas partidas o hechos podrn ser materiales y otras no; y las mayores al diez
por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos econmicos
materiales que pueden tener un impacto significativo en la informacin contable,
y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen.

En el caso de la naturaleza, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos de

manera individual o en conjunto: 1) Si se trata de actividades ordinarias o
partidas extraordinarias; 2) Si las transacciones o hechos representan riesgos u
oportunidades para la entidad contable pblica; 3) Si influyen o pueden influir

89
 significativamente en sus resultados; 4) Si compromete la continuidad o
funcionamiento de la entidad contable pblica o, 5) Si se trata de transacciones
con entes vinculados o adscritos, de tal manera que puedan tener alguna
relevancia. Estas partidas o hechos deben revelarse en notas a los estados,
informes y reportes contables.

Los estados, informes y reportes contables al representar la situacin financiera,

econmica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la
capacidad para generar recursos de las entidades contables pblicas, deben
certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, as
como por el contador pblico responsable de su preparacin.

La certificacin de los estados, informes y los reportes contables de la entidad

individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de
los libros de contabilidad; que la contabilidad se elabor conforme a los
principios, normas tcnicas y procedimientos de contabilidad pblica y, que la
informacin revelada refleja de forma fidedigna la situacin financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica.

La certificacin de la entidad que agrega informes y reportes contables de

entidades contables pblicas que tienen su respectivo representante legal, indica
que la base de la agregacin fueron los informes y reportes recibidos y
debidamente certificados y, que el proceso de agregacin se efectu de
conformidad con los procedimientos definidos para el efecto.

Los estados, informes y reportes contables estn conformados por los estados
contables bsicos, los estados contables consolidados, los informes contables
especficos, los informes contables complementarios y los reportes contables.

La descripcin de los informes contables especficos y complementarios tiene

como propsito expresar las posibilidades informativas del SNCP. La
obligatoriedad de su preparacin y presentacin est sujeta al desarrollo en el
manual de procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP.

Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contable pblica los elabore para sus
propias necesidades.

4.1.4.1 Estados contables bsicos

Estos Estados revelan informacin cuantitativa en la estructura de su informe y

cualitativa en las notas a los mismos.

90
 Balance
General

Estado de Estados Estado de

Flujos de Contables Actividad
Efectivo F,E,S y A
Bsicos

Estado de
Cambios
en el
Patrimoni
o

Los estados contables bsicos son:

El Balance General
El Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental
El Estado de Cambios en el Patrimonio, y
El Estado de Flujos de Efectivo

Las notas a los estados contables bsicos forman parte integral de los mismos.

4.1.4.1.1 Balance General

De acuerdo con el PGCP, el Balance General es un estado contable bsico que

presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situacin financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, expresada en
unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes,
derechos, obligaciones y la situacin del patrimonio. Para efectos de su
elaboracin, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente12

4.1.4.1.2 Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental

Es un estado contable bsico que revela el resultado de la actividad financiera,

econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, con base en el flujo
de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de
cometido estatal, expresado en trminos monetarios, durante un perodo
determinado. Este estado se revela identificando las actividades ordinarias y las
partidas extraordinarias. Las actividades ordinarias se clasifican en operacionales
y no operacionales, y las partidas extraordinarias se consideran no
operacionales13.

12
Plan General de Contabilidad Pblica, Pgina 88
13
Plan General de Contabilidad Pblica, Pag. 88

91
 4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio

Es el estado contable bsico que revela en forma detallada y clasificada las

variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pblica, de un
perodo determinado a otro14.

4.1.4.1.4 Estado de Flujo de Efectivo

Es un estado contable bsico que revela los fondos provistos y utilizados por las
entidades contables pblicas en desarrollo de sus actividades operativas, de
inversin y financiacin. Permite evaluar a partir del origen y aplicacin del efectivo
en un perodo, la capacidad de la entidad contable pblica para obtener flujos
futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y
externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones15.

4.1.4.1.5 Notas a los Estados Contables Bsicos-ECB

Las Notas a los estados contables bsicos, forman parte integral de los mismos y
corresponden a la informacin adicional de carcter general y especfico, que
complementa los estados contables bsicos.

El objeto de las notas es revelar la informacin adicional necesaria sobre las

transacciones, hechos y operaciones financieras, econmicas, sociales y
ambientales que sean materiales; la desagregacin de valores contables en
trminos de precios y cantidades, as como aspectos que presentan dificultad para
su medicin monetaria que pueden evidenciarse en trminos cualitativos, o
cuantitativos fsicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situacin de la
entidad contable pblica.

Las normas tcnicas expresan que las notas a los estados contables bsicos son
de carcter general y especfico.

Notas de Notas de Notas a los

carcter carcter Estados
General Especfico Contables

Las Notas a los estados contables de carcter general se refieren a las

caractersticas, polticas, prcticas contables de la entidad contable pblica, as
como a los aspectos que afectan o pueden afectar la informacin contable, de

14
Pla General de Contabilidad Pblica, Pag. 89
15
Plan General de Contabilidad Pblica, Pag. 89

92
 modo que permiten revelar una visin global de la entidad contable pblica y del
proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurdica y funciones de cometido
estatal, 2) Polticas y prcticas contables, 3) Informacin referida al proceso de
agregacin de la informacin contable pblica, 4) Limitaciones y deficiencias
generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del
proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5)
Efectos y cambios significativos en la informacin contable.

Las Notas a los estados contables de carcter especfico tienen relacin con las
particularidades sobre el manejo de la informacin contable, estructurada de
acuerdo con el Catlogo General de Cuentas, que por su materialidad deben
revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento
contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los
siguientes aspectos:

Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Estas notas deben

prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la
consistencia y razonabilidad de la informacin contable, tales como bienes,
derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos
con posterioridad a la fecha de cierre del perodo contable que pueden tener
efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.

Relativas a la valuacin. Estas notas describen las bases particulares de

medicin adoptadas por la entidad para la cuantificacin de las operaciones
que afectan la informacin contable pblica.

Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos lquidos,

bienes, derechos y obligaciones, as como los ingresos, costos y gastos que en
virtud de disposiciones legales tienen destinacin especfica, los cuales fueron
incorporados en la informacin contable y,

Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y

subcuentas. Relacionan la informacin adicional que permita efectuar anlisis
de las cifras consignadas en los estados contables bsicos, atendiendo a los
principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,
gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pblica.

4.1.4.2 Estados Contables Consolidados

De acuerdo con lo establecido en las normas tcnicas del PGCP, los estados
contables consolidados revelan la situacin, actividad y flujo de recursos financieros,
econmicos, sociales y ambientales, de un grupo de entidades contables pblicas
que conforman centros de consolidacin como si se tratara de una sola entidad
contable, como la Nacin, el Departamento, el Municipio o el Sector pblico en
general, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un perodo determinado.

93
En concordancia con los intereses y las necesidades de informacin de los usuarios,
la conformacin y estructura consolidada, permite determinar los ingresos, el gasto
pblico, el ahorro, la inversin, el financiamiento, la solvencia y el patrimonio pblico
y, en general, informacin de importancia para la definicin, anlisis y control de los
instrumentos del poltica fiscal y macroeconmicos.

Los estados contables que se presentan en forma consolidada son: el Balance

General, el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental y el
Estado de Cambios en el Patrimonio, con sus respectivas notas, que como hemos
sealado, forman parte integral de los mismos.

Sobre estos estados consolidados, las Contraloras practican tambin auditoria con
el fin de presentar el informe sobre la Hacienda Pblica en el caso de las entidades
territoriales y sobre la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro en el orden
nacional, de acuerdo con la competencia sealada al Contralor General de la
Repblica en el Pargrafo nico del Artculo 354 de la Carta Poltica y artculos 38 y
39 de la Ley 42 de 1993.

De acuerdo con el artculo 47 de la misma Ley 42, antes del 1 de julio de cada ao,
la Contralora General de la Repblica debe auditar y certificar en denominado
auditar balance de la hacienda o balance general del ao fiscal inmediatamente
anterior, que le presente el Contador General a ms tardar el 15 de mayo de cada
ao.

4.1.4.3 Informes Contables Especficos

Estos informes contables especficos se preparan para satisfacer necesidades

particulares de ciertos usuarios de la informacin contable y se caracterizan por
tener un uso limitado y por suministrar mayor detalle de algunas transacciones,
hechos y operaciones. Cuando sea necesario suministrar informacin adicional a la
estructura del informe se har por medio de notas.

4.1.4.4 Informes Contables Complementarios

Esta clase informes contables se preparan con sujecin a las reglas de clasificacin
de usuarios estratgicos, para satisfacer necesidades de informacin financiera,
econmica, social y ambiental y pueden prepararse y presentarse en forma
comparativa con el perodo anterior. Esto implica la relevancia de la informacin de
base contable como insumo para la elaboracin de otro tipo de informes, para
sistemas estadsticos y macroeconmicos, cuyos propsitos son claramente
distintos a los del SNCP. Cuando sea necesario suministrar informacin adicional a
la estructura del informe se har por medio de notas.

94
 4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas de Caja

Es un informe complementario que revela la situacin de dficit o supervit de la

entidad contable pblica, como tambin, el resultado neto de la totalidad de ingresos
y pagos efectivos de caja clasificados en dos secciones bsicas a saber: una
reservada para los ingresos corrientes y de capital y los gastos corrientes y de
inversin, y la otra, para las operaciones de caja asociadas a los flujos
correspondientes a las diversas fuentes de financiamiento interno y externo, cuyos
saldos parciales son conciliables entre s.

4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversin y Financiamiento

Informe complementario que revela los flujos de caja derivados de los registros
contables mediante la deduccin tcnica y rigurosa del devengo o causacin,
clasificados en dos secciones bsicas. La primera correspondiente a los saldos
netos de las operaciones de generacin interna de recursos de las entidades
contables pblicas y su aplicacin neta de flujos de caja a las actividades de
inversin e infraestructura; y en la segunda seccin, las operaciones netas
correspondientes al financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son
conciliables entre s.

4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos del Ingreso

Informe que revela los factores que explican el origen, distribucin, redistribucin y
utilizacin del valor agregado generado por la entidad contable pblica entre los
agentes econmicos con los que interacta, describiendo y clasificando las
diferentes transacciones efectuadas en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal.

De su anlisis se infiere que de la diferencia entre los ingresos y los gastos

corrientes, se obtiene el ahorro o autofinanciamiento, saldo que representa los
recursos con los cuales la entidad contable pblica adquiere activos financieros,
activos no financieros o la cesin que hace de ellos a otras entidades pblicas que
los requieren para financiar su actividad.

4.1.4.4.4 Informe de Variacin Patrimonial

Este informe permite identificar y evaluar los cambios observados en la estructura

del activo financiero, activo no financiero y pasivo, como consecuencia del ahorro
que finalmente produce la entidad contable pblica, en desarrollo de sus funciones
de cometido estatal.

4.2 Otros sistemas de reporte de la informacin contable pblica

4.2.1 El Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica (CHIP)

95
El Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica-CHIP, es un sistema de
informacin que permite definir, capturar, consolidar y difundir informacin cuantitativa y
cualitativa, producida por diferentes entidades pblicas y dems proveedores de
informacin, con destino al gobierno central nacional, organismos de control y
ciudadana en general, como instrumento de apoyo de la gestin y toma de decisiones
en materia de planificacin, poltica econmica fiscal, as como en la definicin,
ejecucin y administracin de las polticas pblicas en general.

4.2.1.1 Objetivo del CHIP

Es objetivo del CHIP, canalizar, generar y difundir la totalidad de la informacin

financiera, econmica, social y ambiental en forma confiable y oportuna. Como canal
nico de informacin pretende simplificar y racionalizar los flujos de informacin hacia
los diferentes usuarios, permitiendo que las entidades reporten por una sola vez la
informacin pblica de carcter oficial que vayan generando, con el propsito de
reforzar la capacidad de seguimiento financiero a las entidades de control y gestin
gubernamentales.

4.2.1.2 Usuarios del CHIP

Los usuarios del CHIP son: La Contadura General de la Nacin, las entidades pblicas
en general, las entidades estratgicas, los centros educativos y la comunidad.

Es el centro de gestin del Son las responsables de

CHIP y, por lo tanto, la reportar y registrar la
entidad encargada de informacin financiera
administrar el sistema de necesaria para el sistema
informacin
Las entidades
pblicas
La Contadura (nacionales,
General de la departamental
Nacin es municipales
y distritales

Entidades
Entre otras, se encuentran el Universidades, centros de
Ministerio de Hacienda y
estratgicas Otros investigacin y la comunidad
Crdito Pblico, el en general
Departamento Nacional de
Planeacin, el Banco de la
Repblica, el Departamento
Administrativo Nacional de
Estadstica y la Contralora
General de la Repblica.

96
4.2.1.3 Funcionarios responsables de la informacin contable pblica

REPRESENTANTES
LEGALES

OTROS JEFES DE CONTROL

PROFESIONALES INTERNO

PROFESIONALES CONTADORES O
DEL AREA DE QUIENES HAGAN
SISTEMAS SUS VECES

4.2.2 Formulario nico Territorial-FUT

El FUT fue adoptado mediante Decreto 3402 de 2007 con el fin de recolectar
informacin sobre ejecucin presupuestal de ingresos y gastos y dems informacin
oficial bsica, para efectos de monitoreo, seguimiento, evaluacin y control de las
entidades territoriales.

El dicho Decreto se contempla el mbito de aplicacin, los funcionarios responsables, la

creacin de una Comisin Intersectorial, encargada de coordinar, evaluar y actualizar el
sistema y los mecanismos de control y cumplimiento de la informacin.

Para tales efectos, las entidades del nivel territorial debern presentar el FUT a travs
del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica (CHIP),
administrado por la Contadura General de la Nacin, al cual pueden acceder las
entidades del orden nacional que ostenten la calidad de usuario estratgico del sistema,
y el Banco de la Repblica.

Las entidades pblicas que participan en el FUT son bsicamente: Ministerio de

Hacienda y Crdito Pblico, el Ministerio de Educacin Nacional, la Contadura General
de la Nacin los Departamentos Administrativos Nacional de Estadsticas-DANE y de
Planeacin-DNP.

Existe un Comisin Intersectorial responsable de coordinar, evaluar y actualizar el FUT

de acuerdo con las necesidades de informacin de naturaleza financiera, econmica,
geogrfica, social y ambiental, que los usuarios estratgicos requieran que sea
reportada por parte de las entidades territoriales. Cuenta con su propio reglamento, en
97
el cual establece, entre otros aspectos, lo relacionado con la periodicidad de las
reuniones, el qurum requerido para deliberar y tomar decisiones.

A las sesiones de la Comisin podrn ser invitados otros servidores pblicos,

autoridades regionales y territoriales, representantes de organismos, gremios y
agremiaciones del sector privado nacionales e internacionales y el Presidente del
Banco de la Repblica o su delegado, quienes podrn participar en las deliberaciones,
sin derecho a voto.

98
 Captulo V

METODOLOGA TCNICA PARA LA AUDITORIA A LA CONTABILIDAD PBLICA

5.1 Conceptualizacin de la Metodologa

En el presente Captulo se incluyen elementos metodolgicos relacionados con la

auditora al sistema de informacin contable pblico, interpretados para hacerlos
compatibles con las Guas de Auditoria elaboradas como insumo fundamental de
las Contraloras de distinto orden, en su componente prctico de auditora
financiera. En tal sentido se han visualizado los nuevos enfoques de riesgos y
controles de las nuevas metodologas de auditora, cuyo objetivo fundamental es
verificar que la prestacin de bienes y servicios por parte de los entes o asuntos
auditados se oriente hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

5.2 Del concepto de Auditora

La Auditora se considera un proceso sistemtico que mide y evala, acorde con

las normas de auditora generalmente aceptadas, los resultados de la gestin fiscal
en trminos de prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos para el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a las
Contraloras de distinto orden fundamentar sus opiniones y conceptos16.

De conformidad con la Ley 42 de 1993, en cumplimiento del ejercicio de control

fiscal que le corresponde a las Contraloras se pueden aplicar sistemas de control
como: el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y
la evaluacin del control interno.

5.3 Sistema de Control Financiero

La auditora a la contabilidad se encuentra enmarcada dentro del sistema de

auditora financiera, no obstante en su desarrollo, concordante con el concepto de
auditora integral tambin es sujeta del control de legalidad y de evaluacin del
control interno.

El control financiero es bsicamente una evaluacin y examen de los

documentos, operaciones, registros y estados financieros de las entidades
contables pblicas, para lograr establecer si estos reflejan razonablemente el
resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera,
comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y
operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas
por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptados o prescritos por el Contador General de la Nacin.

16
GUA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, Bogot D.C., Agosto
de 2011.

99
 La prctica de auditora Financiera se realiza acorde con normas de auditora de
general aceptacin y se lleva a cabo de manera detallada sobre la contabilidad y
registros inherentes a la misma, donde adems del acervo normativo y operativo-
procedimental, es necesario aplicar el criterio fundamentado del auditor que se
enfrenta a una realidad regularmente distinta.

La Auditora Financiera debe propender bsicamente por los siguientes logros:

a. Emitir un dictamen u opinin sobre los estados financieros generados por los
sujetos de control17
b. Evaluar el cumplimiento de las normas legales y disposiciones aplicables a la
entidad
c. Evaluar el control interno contable
d. Determinar el grado de eficiencia en el manejo de los recurso pblicos
e. Formular las recomendaciones que sean del caso para el mejoramiento de los
controles internos, procedimientos y sistemas de orden contable
f. Presentar un informe con destino a la alta direccin de las entidades contables
pblicas con los resultados de la auditora practicada, con fines de toma de
decisiones y fijacin de las responsabilidades a que haya lugar.

5.4 La contabilidad pblica dentro del proceso de auditora financiera

No es propsito de esta gua aportar todos los elementos que conllevan a

desarrollar las fases del proceso de auditora, por ello contemplaremos aquellos
aspectos de particular importancia asociados con la auditoria a la contabilidad de
los entes pblicos, pues ya hemos sealado que el hecho formal se configura
dentro de la ejecucin prctica de auditora financiera, enmarcada a su vez en el
concepto de auditora gubernamental con enfoque integral.

Dentro del concepto de planeacin preliminar de auditora a la contabilidad, es

preciso considerar las caractersticas propias del ente contable pblico, tales como:
razn social, naturaleza jurdica, orden al que pertenece(nacional, departamental,
distrital, municipal), adscripcin (en caso de entes descentralizados por servicio),
normas que le son aplicables (de derecho pblico y/o de derecho privado), objeto
social, constitucin de su patrimonio o fuentes de recursos con que financia sus
actividades en nombre del Estado, entre otros aspectos, ya que acorde con este
conocimiento se deben preparar las dems fases del proceso auditor. Esta fase del
proceso auditor se conoce como Anlisis en detalle del ente o asunto a auditar.

5.4.1Evaluacin del riesgo

Mediante la identificacin de factores especficos de riesgo y sus relaciones con

errores potenciales se puede llegar a evaluar los riegos existentes. Se consideran
errores potenciales aquellos relacionados con la integridad, validez, registro y corte
17
Los tipos de opinin sobre los Estados Financieros son: Sin salvedades, con salvedades, adversa o negativa y
abstencin de opinin.

100
 de transacciones particulares y con la valuacin y presentacin de partidas en los
estados financieros preparados por la entidad contable pblica. Por ello, el auditor
debe considerar una evaluacin preliminar del riesgo de control.

Existen diferentes mtodos y herramientas para que el auditor obtenga un

entendimiento holstico del negocio y una visin de conjunto del ente o asunto a
auditar, como por ejemplo entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamiento de
complejidad, PEST o modelo de revisin del negocio.

Segn Yanel Blanco Luna el riesgo de auditora financiera tiene tres componentes:
riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin18. Segn este mismo autor
Riesgo de auditora significa el riesgo que corre el auditor de emitir una opinin de
auditora inapropiada cuando los estados financieros estn elaborados en forma
errnea de una manera importante, y los describe de la siguiente manera:

El Riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase

de transacciones a una representacin erronea que podra ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones errneas en otras
cuentas o clase, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.

El Riesgo de control es el riesgo de que una representacin errnea que pudiera

ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de
importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones
errneas en otros saldos o clase, no se ha prevenido o detectado y corregido con
oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.

El Riesgo de direccin, consiste en aquel riesgo de que los procedimientos

sustantivos de un auditor no detecten una representacin errnea que existe en un
saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones errneas en
otros saldos o clases

5.4.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno o mecanismos de control

Esta fase del proceso de auditora, Consiste en obtener suficiente comprensin

del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que
tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o ente a auditar. Este
conocimiento implica que el equipo auditor deber disear las preguntas
orientadas a determinar la efectividad de controles que permitan minimizar los
riesgos y de esta forma enfocar la auditora. El xito de la identificacin de riesgos,
depender de la adecuada y acertada formulacin de las preguntas, razn por la
cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo19.

18
Normas y procedimiento de la Auditora Integral, Editora Roesga, 1998, Santa Fe de Bogot D.C., Pag. 37.
19
GUA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, Pag. 16, Bogot D.C-
., Agosto de 2011.

101
5.4.3 Programa de auditora a la Contabilidad Pblica

De manera apropiada a nuestros propsitos, hemos contemplado la fase de

elaboracin dentro de nuestra Gua, de un programa de auditora a la contabilidad
pblica, dejando atrs otros procesos a tener en cuenta en la prctica formal de la
auditora. Los programas de auditora contienen el esquema detallado del trabajo
a realizar y los procedimientos a aplicar en la fase de ejecucin. En dicho
programa se determina el alcance, la oportunidad y la profundidad de las pruebas
para la obtencin de las evidencias que soporten los conceptos y opiniones.

Segn la Gua de Auditora de la CGR, la estructura de los programas de

auditora, deben considerar como mnimo los siguientes componentes:

a. Denominacin de la lnea de auditora: Hace referencia al nombre del ente,

proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad,
rea, cuenta o asunto que se va auditar.

Para nuestro caso hemos considerado como lnea de auditora cada Grupo
constitutiva del Activo, Pasivo, Patrimonio. En el caso de Ingresos, Gastos y
Costos y Cuentas de Orden lo hemos dejado de manera general, con fines de
implementacin o diseo en el proceso de enseanza-aprendizaje.

b. Objetivos: Estn relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al

realizar un examen especfico; como por ejemplo: verificar el adecuado uso de
los recursos pblicos; verificar la produccin o provisin de los bienes y
servicios en trminos de calidad, cantidad, costo, oportunidad; evaluar los
riesgos de desvo de recursos en la obtencin de esos bienes y/o servicios;
establecer el cumplimiento de polticas, planes y programas; comprobar la
efectividad de los procesos o actividades; establecer la confianza hacia los
controles; determinar la efectividad de los sistemas de informacin; comprobar
la calidad de los registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el
cumplimiento de la normatividad que regula la actividad o el proceso auditado.

c. Fuentes de criterio: Corresponden a las normas, disposiciones, procesos,

procedimientos, guas y buenas prcticas aplicables a la lnea auditada.

Las normas constituyen un aspecto diverso, disperso y de aplicacin acorde

con la entidad contable pblica de que se trate. Por tanto, este aparte de la
auditora deber fundamentarse acorde con las caractersticas prpias del
sujeto de control y las normas especficas en materia contable pblica. No
obstante se debe considerar que existen normas de general aplicacin, sin
importar el orden, nivel o naturaleza jurdica del ente pblico.

d. Criterios de auditora: Son el deber ser de lo que se evala, se constituyen

en parmetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtencin de
bienes y servicios, la prevencin de riesgos de desviacin de recursos, las

102
 prcticas administrativas, los sistemas de control e informacin y los procesos
y procedimientos operacionales observados.

e. Identificacin de riesgos de control: Se relaciona con los riesgos

identificados en la evaluacin de control interno.

f. Evaluacin de los mecanismos de control interno: Tiene relacin con la

evaluacin de los mecanismos de control inherentes a la lnea que se audita y
la determinacin de su efectividad.

g. Procedimientos: Conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el

cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluacin. Incluye la aplicacin
de tcnicas de auditora que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones
y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Fsica,
Ocular y Documental.

Sobre la base de estos componentes mnimos, hemos diseado el siguiente Plan de

Auditora a la Contabilidad Pblica:

5.4.3.1 Auditora de Activos

5.4.3.1.1Efectivo

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Activo - Efectivo

- Caja
- Bancos y Corporaciones
- Fondos en Transito
- Fondos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. Determinar si bajo este grupo se reflejan las 1. Establecer la autenticidad de los fondos de
cuentas que representan los recursos de efectivo en caja y de los depsitos a la vista
liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de propiedad de la entidad contable pblica,
de ahorros y en fondos disponibles para el que se encuentran en su poder, en poder de
desarrollo de la funcin administrativa o bancos, de terceros o en trnsito.(totalidad,
cometido estatal del ente contable pblico. existencia y presentacin )
2. Establecer si las cuentas de efectivo se 2. Comprobar si dentro del rubro de caja y
manejan con criterios y polticas establecidas bancos, se presentan todos los fondos y
por la Direccin y de acuerdo a Principios y depsitos disponibles que existen y son
Normas de Contabilidad Pblica y Normas de propiedad del ente pblico. (totalidad y
Auditora NAS. exactitud)
3. Comprobar si los egresos son previamente 3. Establecer si los fondos y depsitos cumplen
aprobados por funcionarios autorizados. las condiciones de disponibilidad inmediata y
4. Establecer si todas las cuentas que conforman sin restriccin en cuanto a su uso y destino.
el efectivo estn registradas en este grupo. (existencia)
5. Verificar si los desembolsos estn amparados 4. Verificar si las divisas incluidas en este rubro,
por comprobantes aprobados, numerados y estn adecuadamente valuadas. (valuacin

103
 con la debida identificacin fiscal del y presentacin)
beneficiario. 5. Determinar la adecuada presentacin del
6. Determinar que los fondos fijos que se manejan efectivo en el Estado de Balance General y
en cuentas bancarias, se controlan de igual en caso de restriccin a la disponibilidad
forma que las dems cuentas. inmediata, que est revelado en Notas a los
7. Comprobar si el efectivo en caja menor se Estados Contables. (presentacin, existencia,
maneja sobre la base de fondo fijo valuacin y totalidad)
reembolsable, con un funcionario responsable 6. Comprobar si en el caso de manejo de
del mismo y manjeado separado de los dems fondos especiales, estos se llevan en
fondos. cuentas bancarias separadas de los recursos
8. Determinar si la responsabilidad de los fondos de libre destinacin.
fijos de caja, est separadas de las funciones
de los ingresos y egresos.
9. Establecer si los dineros recibidos en Caja
General por cualquier concepto son
consignados a ms tardar el da hbil siguiente
y en la forma como fueron recibidos.
10. Comprobar el proceso de constitucin,
legalizacin, reembolso y liquidacin del fondo
fijo de caja menor.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORA:

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad
Pblica, circulares externas y cartas circulares
emitidas por el Contador General de la Nacin y
dems normas concordantes con la entidad
contable pblica auditada.
1. Los fondos fijos deben representar los
valores autorizados para caja menor y dems
fondos.
2. Los sobregiros efectuados deben estar
autorizados por funcionario responsable,
deben reflejarse como pasivos u obligaciones
a corto plazo.
3. Los depsitos o dineros sujetos a
restricciones de retiro, tales como los
embargos parciales, deben presentarse en
las Notas a los Estados Contables

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Puede ocasionar dualidad de funciones, operaciones imprevistas y no determinar
responsabilidades.
2. La no evaluacin y actualizacin peridica de las normas, puede conllevar a la aplicacin de
normatividad ya prescrita o no vigente.
3. Posibles desviaciones en la ejecucin del presupuesto de ingresos, gastos y apropiacin indebida
de recursos.
4. Los cheques pueden llegar a ser firmados por personas no autorizadas, lo que origina traumas en
los pagos por la devolucin de estos.
5. Se llegan a realizar pagos con documentos, comprobantes o registros falsos y no autorizados
previamente.
6. No se legalizan gastos y se incurre en uso indebido de fondos o faltantes de los mismos.
7. No conocimiento de la existencia real de fondos.
8. Incumplimiento de disposiciones legalmente establecidas sobre la materia
9. Prdida de chequeras y utilizacin indebida de las mismas
10. Utilizacin de fondos para fines diferentes a los autorizados
11. Malos manejos de ingresos y egresos, lo que permite perder la confiabilidad en la informacin.
12. Irregularidades administrativas en detrimento del patrimonio del ente pblico
13. Se puede incurrir en la realizacin de doble pago por la no inutilizacin de soportes o por fuera de la
programacin del PAC.
14. Deficiente control interno posibilita la comisin de fraude.

104
15. Posible alteracin de los movimientos y registros contables, sin adoptar mecanismos de ajuste.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existen Manuales de Procedimientos 7. La apertura de las cuentas bancarias y
para el grupo del Efectivo que regulen el firmas responsables son debidamente
manejo de: autorizadas?
a. Autorizacines? 8. Las operaciones bancarias estn
b. Custodia? debidamente autorizadas?
c. Registro y Control? 9. Los encargados del manejo de la Caja
d. Responsabilidades? Menor son independientes del tesorero?
e. Formas Estndar?
2. Los manuales de procedimientos son
evaluados y actualizados
peridicamente?
3. Los niveles directivos tienen controles
adecuados de las operaciones del
grupo de cuentas del Efectivo?
4. Existen instructivos para el manejo de
fondos en trnsito?
5. Las funciones de los responsables del
manejo de efectivo son independientes
de las de preparacin y manejo de
libros y registros?
6. Se lleva por separado un libro auxiliar
de las cuentas y subcuentas que
conforman este grupo?.
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
10. Existen mecanismos que garanticen: 20. Existen restricciones para el acceso a los
a. Los procedimientos existentes registros y libros de contabilidad?
para desembolsos? 21. Existen prohibiciones para:
b. Un adecuado control de las a. Firma de cheques en blanco?
operaciones? b. Giro de cheques al portador?
c. Un correcto registro de las c. Cambio de cheques a empleados
transacciones? y/o
11. Las existencias de chequeras en blanco 22. portador ?
y cheques pro-forma, estn controladas a. Pagos en efectivo (Excepto caja
en forma tal que permitan que personas menor)?
no autorizadas para girar cheques, b. Recibo de divisas para custodia?
puedan hacer uso indebido de ellas?. 23. Est restringido el acceso a las
12. Los fondos recaudados a travs de la dependencias de personas distintas a
Caja General, se consignan quienes tienen la responsabilidad de
oportunamente en sus respectivas custodia y manejo del efectivo?
cuentas corrientes ?. En la misma forma
en que se recibieron? 6.5 RESPONSABILIDADES

105
 13. Los cheques consignados y devueltos 24. Los equipos e instalaciones empleados en la
por el banco, son recibidos e recepcin, recaudo y custodia del efectivo
investigados por personas que no son:
intervengan en ingresos y a. Adecuados?
desembolsos? b. Garantiza un buen control ?
14. Las cuentas bancarias son conciliadas 25. Se practican arqueos peridicos y
oportunamente por funcionarios sorpresivos?
diferentes al responsable de manejo? 26. Las personas autorizadas para firmar
15. Las cuentas en divisas cumplen con las cheques tienen funciones relacionadas con
disposiciones legales vigentes?. la elaboracin de los documentos y
16. Al solicitar el reembolso de fondos para comprobantes de ingresos o registros
Caja Menor se presentan los contables?
comprobantes de los gastos con el fin 27. Existen plizas que aseguren los fondos del
de que sean inspeccionados por quien ente pblico?
autoriza el reembolso?
17. Los recibos oficiales de Caja estn
debidamente prenumerados de forma:
a. Ascendente?
b. Continua?
c. Preimpresa ?
18. Los pagos a contratistas se efectan
conforme a lo acordado en el respectivo
contrato?
19. Se lleva un control efectivo de los pagos
a travs de las cuentas bancarias?.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor con su equipo de trabajo discutir los objetivos del programa y los pasos contenidos en l,
asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo
integran, y comprelos con los saldos del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cdulas que incluyan los saldos de las cuentas que
conforman este grupo y crcelos con los libros auxiliares.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems Estados Contables Bsicos.
5. Para un perodo seleccionado, revise la secuencia numrica y cronolgica de los recibos oficiales
de Caja, y compruebe que est completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier
irregularidad.
6. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorera:
a. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se
anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas
administrativas.
b. Verifique las operaciones aritmticas y los soportes que dan origen.
c. Sume los recibos de caja y crcelos contra el comprobante de consignacin y auxiliares.
d. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el
estado que se recibi, a ms tardar en las primeras horas del da hbil siguiente a la recepcin.
7. Tome selectivamente movimientos de bancos y:
a. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignacin.
b. Verifique las consignaciones reportadas en el boletn de tesorera y crcelas contra el extracto
bancario.
c. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente pblico y concilie.
d. Investigue las notas dbito y crdito.
8. En la revisin de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por emprstitos
financieros y servicios, verifique que los pagos o notas dbito se encuentren de conformidad a las

106
 clusulas contractuales.
9. Para el anlisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se
registre el nmero de la cuenta corriente, nota dbito o del cheque, el nombre del banco y valor
neto girado y pagado.
10. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente pblico y:
11. Prepare sub-cdula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
a. Saldo segn libros (totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
b. Las partidas conciliatorias dbito.
c. Las partidas conciliatorias crdito.
d. Saldo segn extracto.
12. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
13. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
14. Examine todas las notas dbito y crdito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados
correctamente en la cuenta corriente respectiva o estn en la conciliacin.
15. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques (nmero y valor segn extracto) de alguna
consideracin que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
16. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideracin
que no han sido cobrados a la fecha del cierre.
17. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliacin al final de la vigencia e investigue sus
causas.

Moneda extranjera - Bancos

18. Cercirese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente pblico en
moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones
administrativas y legales.
19. Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que
justifican la transaccin en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio
vigente a la fecha de la operacin.
20. Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente pblico tanto en moneda nacional como
extranjera a Diciembre 31.

Arqueos

21. Solicite y presencie la prctica de arqueo de dineros y ttulos valores en Caja General y Cajas
menores en la fecha que crea conveniente y de manera sorpresiva.
22. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e
investigue las diferencias.
23. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del
arqueo, estn debidamente aprobados.
24. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecucin de la auditoria, los cuales
deben estar acordes con los procedimientos actuales n materia de manejo o administracin del
efectivo.

5.4.3.1.2 Inversiones

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA:

Activo Inversiones

- Inversiones Administracin de Liquidz en Ttulos de Deuda

- Inversiones Administracin de Liquidz Ttulos Participativos
- Inversiones con Fines de Poltica en Ttulos de Deuda

107
 - Inversiones Administracin de Liquidz en Instrumentos Derivados
- Inversiones Patrimoniales en Entidades no Controladas
- Inversiones Patrimoniales en Entodades Controladas
- Inversiones Administracin de Liquidz en Ttulos de Deuda on Fondos Administrados por la
Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional
- Inversiones Patrimoniales en Entidades en Liquidacin
- Inversiones Derivadas con Fines de Cobertura de Activos
- Derechos de Recompra de Inversiones
- Provisin para Proteccin de Inversiones
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. Que el manejo contable de las Inversiones de 1. La existencia de registros auxiliares que
se realice de acuerdo a planes, programas y describan la identificacin de las inversiones.
polticas establecidas por el ente pblico y que (Existencia)
las operaciones se ajusten al Plan General de 2. La existencia fsica y debida custodia de los
Contabilidad Pblica, Normas y Principios de ttulos o documentos que acrediten la
Contabilidad y dems normas. propiedad de las inversiones. (Existencia)
2. La autorizacin para la constitucin, venta y 3. La correcta contabilizacin y valuacin de las
registro de la utilidad o prdida de las inversiones de acuerdo con Principios y
inversiones. Normas de Contabilidad Pblica, aplicados
3. La existencia de restricciones en las sobre bases uniformes, en relacin con el
inversiones. periodo anterior. (Valuacin y Presentacin)
4. El estudio peridico de alternativas, criterios 4. Su adecuada presentacin en los Estados
de valoracin, valuacin de riesgos y la Contables y revelar cualquier restriccin que
constitucin de provisiones por las bajas de exista sobre las inversiones. (Presentacin y
valor. Revelacin)
5. Que en este grupo se registren las cuentas 5. La forma como fueron contabilizados los
que representen los fondos colocados en rendimientos o prdidas provenientes de las
ttulos valores en moneda nacional o extranjera inversiones y su presentacin en los resultados
con la finalidad de obtener un rendimiento del periodo. (Exactitud, Presentacin y
financiero, ejercer el control de otro ente Cuantificacin)
pblico o privado, establecer vnculos 6. Evaluar el Sistema de Control Interno.
econmicos o en cumplimiento de los
requerimientos legales o reglamentarios..

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORA

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad
Pblica, circulares emitidas por el Contador
General de la Nacin, Circulares externas de la
Superintendencia Bancaria, Estatuto Tributario,
Resoluciones de la DIAN y de la Direccin del
Tesoro Nacional y Crdito Pblico del MH.
1. Las inversiones deben representar los fondos
colocados en ttulos valores y/o documentos
financieros en moneda nacional o extranjera,
cuyo objeto es aumentar los excedentes
disponibles, producto de la rentabilidad
generada que ingresa por concepto de
intereses, dividendos, participaciones, como
variaciones de mercado y otros conceptos.
2. Las inversiones deben identificarse y
registrarse por su valor nominal o precio de
adquisicin y expresarse a su valor actual o
precio de mercado de conformidad con las
normas que para el efecto se expidan.
3. En las inversiones, la rentabilidad debe
predeterminarse de acuerdo a las condiciones
contractuales.
4. En las inversiones, la rentabilidad debe
determinarse en funcin de la participacin de

108
 utilidades del ente emisor o patrimonio
autnomo
5. La Provisin para Proteccin de Inversiones,
debe representar el valor estimado de la
contingencia de prdidas en inversiones como
resultado del exceso del costo de las
inversiones sobre su valor intrnseco.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Existe la posibilidad de apropiacin o uso indebido de ttulos valores y/o documentos financieros.
2. Se presenta la posibilidad de apropiacin indebida de los rendimientos financieros o parte de ellos.
3. De no estar definidas las responsabilidades, existe la posibilidad de usurpacin de funciones y
abusos de confianza.
4. Si la comprobacin de los ingresos son efectuados por personas que tienen funciones de recaudo,
registro, custodia y rendimientos, se pueden presentar alteraciones en registros o utilizacin indebida
de fondos.
5. De no existir pliza de seguro de inversiones, se pierde la oportunidad de recuperacin de stas en
caso de prdida.
6. Puede presentarse confusin o compensacin para omitir sustracciones o faltantes.
7. Da la posibilidad de desviacin de los objetivos del ente pblico con el propsito de favorecer a
terceros.
8. Permite el fraude, desfalco y malversacin de activos.
9. No se asegura la integridad y confiabilidad de los registros de valores.
10. Existe la posibilidad que se utilicen los ttulos valores como garanta para la obtencin de prstamos
o que sean retirados indebidamente para negociaciones ilcitas; obtencin de fondos mediante
sustraccin temporal de valores.
11. Si los beneficiarios de las inversiones son distintos al ente pblico, facilita irregularidades que van en
detrimento del patrimonio del ente pblico.
12. Da lugar a la apropiacin y sustitucin de ttulos valores.
13. Es posible que muchas inversiones despus de haberse dado por perdidas, vuelvan a ser
recuperadas parcial o totalmente, apropindose de ellas o utilizadas indebidamente.
14. La carencia o ausencia efectiva de control permite:
a. Perdida de inversiones cuando se han entregado para su custodia a otro ente pblico y no se
reclaman.
b. Da lugar a que se invierta en entidades sin reconocida solvencia econmica las cuales ofrecen
incentivos personales.
c. Perdida de inversiones cuando el ente pblico emisor de ttulos valores se declara en quiebra o
concordato.
d. Cancelacin negociada con apropiacin total o parcial de rentabilidad generada cuando se
efecta antes de su vencimiento.
e. Usurpacin de funciones.
15. La ausencia de responsabilidades definidas, permite un inadecuado manejo de las inversiones que
conlleva a grandes riesgos.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN

109
1. Existen polticas establecidas por el ente
pblico que regulen las inversiones en cuanto
a:
a. Autorizacin ?
b. Constitucin ?
c. Manejo ?
d. Registro ?
e. Custodia ?
2. Existe Manual de Procedimientos para la
compra y venta de inversiones ?
3. Los procedimientos establecidos permiten
identificar las responsabilidades que se derivan
en la ejecucin de las operaciones ?
4. Antes de realizar la Inversin se analiza:
a. La solvencia y la estabilidad del ente
econmico?
b. Los riesgos de mercado?
10. La compra, venta y renovacin de inversiones,
son previamente autorizadas por funcionario
competente ?
11. Se castiga la provisin para proteccin de
inversiones cuando estas se consideran
perdidas?
Previo cumplimiento de:
a. Requisitos legales?
b. Procedimientos Administrativos?
12. Para recibir inversiones en custodia de otras
entidades requiere, de autorizacin de
funcionario competente?
13. Si las Inversiones son entregadas para su
custodia a otro ente pblico, requieren ser
aprobadas por funcionario competente?

5. La existencia fsica de los Ttulos Valores y/o

documentos financieros que soportan el rubro
de Inversiones son:

a. Comprobados peridicamente?
b. Confrontados contra libros auxiliares?
c. Contra Estados Contables?

6. La rentabilidad generada por las inversiones

de renta variable es:
a. Causada oportunamente?
b. Recaudada oportunamente?
7. Existen plizas que amparan el riesgo de
posibles prdidas de inversiones?
8. Las inversiones que el ente pblico ha recibido
para su custodia o como garanta, estn
contabilizadas en cuentas de orden ?
9. Las provisiones que amparan las inversiones:
a. Son constituidas oportunamente?
b. En forma adecuada?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
14. Existe registro y control de inversiones: 22. Los ttulos valores y/o documentos
a. Entregadas en custodia ? financieros que soportan las inversiones
b. Recibidas en custodia ? estn bajo custodia de una entidad
15. Se lleva un registro detallado de las independiente?
inversiones por un funcionario distinto de 23. En caso afirmativo efectan
aquel designado oficialmente para confirmaciones?
custodiarlas? 24. Si se guardan en el ente pblico, tienen
16. Los ttulos valores y/o documentos delegada la responsabilidad de custodia en
financieros que soportan las inversiones, un funcionario determinado?
son controlados peridicamente mediante 25. Tienen acceso a las cajas de seguridad?
inspeccin fsica por personal asignado
diferente a quienes los custodian?
17. Igual procedimiento existe para inversiones 6.5 RESPONSABILIDADES

110
 recibidas en custodia y/o en garanta ? 26. Se establecen responsabilidades cuando la
18. Las inversiones que no figuran inversin es redimida antes de su
directamente a nombre del ente pblico se vencimiento?
encuentran debidamente endosadas ? 27. Toda inversin debe ser soportada por
19. Las acciones propias readquiridas son autorizacin escrita?
controladas de la misma forma que las 28. Los documentos que soportan la compra y
inversiones? venta de inversiones se encuentran en
20. Se hace una comprobacin independiente poder de funcionario responsable de su
de los precios por los cuales han sido archivo y control?
compradas o vendidas las inversiones?
21. Para las inversiones se lleva: Nota: El auditor en cada ente pblico segn la
- Registro de entradas y salidas de caja naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
fuerte? cuestionamientos adicionales para complementar
- Control de los intereses generados? su estudio y evaluar el riesgo.
- Registro actualizado de los
rendimientos?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Verifique que todas las operaciones se encuentren registradas en el Estado de Balance General y
Estado de Situacin Financiera, Econmica, Social y Ambiental y cruce con los dems Estados
Contables (Estado de Cambios en la Situacin Financiera, Econmica y Social, y Estado de Cambios
en el Patrimonio).
2. Verifique que las inversiones se hayan realizado de acuerdo con polticas o planes establecidos por
el ente pblico.
3. Prepara planilla sumaria con los saldos que aparecen en los Estados Contables y comprelos con los
del ao inmediatamente anterior.
4. De acuerdo al punto anterior prepare sub-cdulas que descompongan los saldos, detalle, valor, tasa
de inters, vigencia, rendimientos generados y cruce contra documentos soportes y registros
auxiliares.
5. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables.
6. Verifique que las operaciones se hayan realizado de acuerdo al manual de procedimientos, normas
internas y externas que reglamenten lo pertinente a Inversiones.
7. Exija y presencie la prctica de arqueo de las diferentes Inversiones que tenga el ente pblico y
crcelo contra el boletn de Tesorera.
8. Si las Inversiones estn bajo custodia de una persona o entidad independiente, obtenga directamente
confirmacin y crcela con los registros.
9. Para la constitucin y venta de Inversiones compruebe:
a. Autorizaciones
b. Avisos de corredores de bolsa.
c. Boletines de la bolsa de valores
d. Resoluciones de la DIAN
10. Constate que el costo de las inversiones, como los rendimientos o prdida en cada venta, haya sido
correcta y oportunamente calculados y registrados.
11. Analice la valorizacin o desvalorizacin de las Inversiones al final del perodo y compruebe la
suficiencia de la Provisin para Proteccin de Inversiones.
12. Determine la base para registrar el valor en libros de las Inversiones, intereses, dividendos,
participaciones y descuentos sobre ttulos valores y/o documentos financieros.
13. Constate la existencia de plizas que amparen el riesgo de inversiones y verifique la vigencia y
cuanta amparada.
14. Verifique que no se haya registrado contablemente la sobre valorizacin de las Inversiones, cuando
el precio del mercado sea superior al precio de costo y observe que se revele adecuadamente en las
notas a los Estados Contables.

111
15. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios dentro de la ejecucin de la auditoria.
5.4.3.1.3 Rentas por Cobrar
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA
Activo Rentas por Cobrar
- Vigencia Actual
- Vigencias Anteriores
2.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar:
1. Si las rentas por cobrar estn debidamente
registradas, clasificadas y presentadas de
acuerdo a su vigencia y al Plan General de
Contabilidad Pblica.
2. Si las rentas por cobrar registradas
corresponden, a las obligaciones pendientes
que tienen los contribuyentes.
3. Si la cuenta corriente del contribuyente, se
encuentra actualizada y acorde con los
registros contables.
4. Si las cuentas rendidas por los
Administradores de Impuestos y Aduanas
Nacionales estn de acuerdo a lo establecido
en las normas prescritas por los rganos de
control respectivos.
5. La existencia de acuerdos de pago celebrados
por la administracin y el cumplimiento de los
mismos.
3. FUENTES DE CRITERIO
Debe consultarse el Plan General de Contabilidad
Pblica, circulares externas y cartas circulares
emitidas por el Contador General de la Nacin, el
Estatuto Tributario, Estatutos Fiscales territoriales y
dems normas legales
OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. La razonabilidad de las Rentas por Cobrar por
conceptos de ingresos tributarios y no
tributarios, agrupados bajo esta denominacin.
(Totalidad, Existencia y Presentacin)
2. Que los valores que conforman la cuenta de
Rentas por Cobrar, estn registrados con
exactitud y ajustados a la ley de la vigencia
respectiva. (Totalidad y Exactitud)
3. El clculo de la provisin y su razonabilidad.
(Presentacin y Exactitud)
4. El adecuado reconocimiento y su probabilidad
de cobro. (Existencia, Exactitud y
Presentacin)
5. El correcto registro de los expedientes
prescritos en la vigencia y avalar las causas de
prescripcin. (Totalidad y Exactitud)
6. Evaluar el sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. Las Rentas por Cobrar deben comprender los
ingresos tributarios y no tributarios,
determinados con base en la capacidad
econmica de ingreso y gastos del
contribuyente.
2. El reconocimiento y registro de las Rentas por
Cobrar, se debe efectuar cuando exista el
derecho de cobro que la originan, con base en
las liquidaciones privadas de los contribuyentes
las liquidaciones oficiales.
3. Los conceptos relacionados con la liquidacin
de renta como intereses moratorios, sanciones
y multas por extemporaneidad, deben
registrarse como ingresos no tributarios.
4. Las rentas vigencia actual, deben incluir los
impuestos liquidados durante el perodo
gravado pendientes de recaudo, que por las
caractersticas legales y proceso de recaudo,
corresponden al perodo inmediatamente
anterior; adicionalmente se registran las clases
112
 de Rentas por Cobrar que se causen y liquiden
durante la vigencia actual.
5. Las Rentas de Vigencias Anteriores, deben
incluir los impuestos liquidados en el perodo
correspondiente al ao gravable
inmediatamente anterior.
6. Las Rentas de Difcil Recaudo, deben incluir
las liquidaciones o declaraciones pendientes de
recaudo cuya vigencia exceda a 2 aos
despus de la fecha de su presentacin.
7. Las liquidaciones oficiales por reclamo de
impuestos, deben registrarse como derechos
contingentes en las Cuentas de Orden hasta
tanto se produzca su fallo definitivo.
8. Los litigios o demandas de impuestos deben
estar registrados como derechos contingentes
en el grupo de cuentas de orden.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La no clasificacin de acuerdo con su naturaleza y vigencias, pueden ocasionar inconsistencias en la
planeacin, ejecucin y control del Presupuesto General de la Nacin.
2. El no llevar registros auxiliares de Rentas por Cobrar, puede ocasionar evasin fiscal e
irregularidades administrativas en la Administracin Tributaria
3. Si las Rentas por Cobrar, no se registran por vigencias, la constitucin de la provisin no es correcta.
4. La no revisin de las liquidaciones privadas, permiten no detectar posibles errores que pueden ir en
contra de los intereses del Estado.
5. El no establecer responsabilidades a los funcionarios designados para verificar las liquidaciones de
impuestos, puede ocasionar malos manejos, fraude, evasin de impuestos y fomentar la corrupcin.
6. La no presentacin oportuna de las liquidaciones privadas por parte de los contribuyentes, dificulta
cumplir con las metas de recaudo establecidas.
7. La no contabilizacin, de litigios y demandas como derechos contingentes, impide llevar un efectivo
control de los impuestos pendientes de determinar.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Las Rentas por Cobrar se registran de 5. Estn claramente establecidas las
acuerdo al Plan General de Contabilidad responsabilidades de quienes revisan las
Pblica en: liquidaciones privadas?
a. Tributarias ? 6. Se verifica que las liquidaciones privadas fueron
b. No tributarias ? efectivamente presentadas?
c. Vigencia actual ?
d. Vigencia anterior ?
e. Difcil recaudo ?
2. Se llevan Registros Auxiliares de Rentas
por Cobrar?
3. Las Rentas de Difcil Recaudo incluyen las
liquidaciones o declaraciones pendientes
de recaudo cuya vigencia excede a los 2
aos contados a partir de la fecha de su
presentacin?
4. Se revisan las liquidaciones privadas en
cuanto a:
a. Determinacin y liquidacin del
Impuesto ?
b. Anticipos ?

113
 c. Sanciones ?
d. intereses ?
e. Saldos a favor ?
f. Plazos establecidos por la Direccin de
Impuestos?
g. El lleno de los requisitos legales ?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
7. Se envan cuentas de cobro a los Determine
contribuyentes ?
8. El sistema de Control Interno establecido
por el ente pblico proporciona garantas 6.5 RESPONSABILIDADES
razonables para:
Determine
a. Reconocimiento de los tributos ?
b. Recaudo ?
c. Registro ?
d. Devoluciones y/o compensaciones de
saldos a favor ?
9. Se evalan peridicamente los resultados
obtenidos a travs de los programas de
recaudo y fiscalizacin de las rentas por
cobrar?
10. Los soportes de las rentas por cobrar
originados en liquidaciones oficiales,
resoluciones y otros actos administrativos
son entregados oportunamente para su
contabilizacin?
11. Existe libro de radicacin y control de los
documentos de rentas por cobrar que son
enviados a las diferentes reas?
12. Existe control en la recepcin de la
informacin enviada por las entidades
autorizadas para recaudar?
13. Los paquetes son validados oportunamente
?
14. Son debidamente autorizados los ajustes
contables?
15. Se realizan cruces para establecer la
correcta inclusin de stos en la cuenta
corriente del contribuyente?
16. 14.Son enviadas a la divisin de cobranzas
las relaciones de los impuestos
contabilizados en mora para que se inicien
las acciones de cobro?
17. Se verifica la inclusin de compensaciones
y otros actos administrativos en la cuenta
corriente con el fin de actualizarla?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas a ejecutar relacionados con Rentas por Cobrar y el respectivo informe
de ejecucin y verifique que se hayan cumplido las metas establecidas.
2. Prepare planilla sumaria con los saldos que aparecen en el Estado de Balance General, comprelos
con los del periodo anterior y determine la variacin absoluta y relativa.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cdulas que incluyan los saldos de las cuentas que

114
 conforman este grupo y crcelos con los libros auxiliares.
4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems Estados Contables Bsicos.
6. Analice las Rentas por Cobrar ms representativas y verifique su razonabilidad.
7. Verifique que las Rentas por Cobrar se hayan reflejado correctamente en los Estados Contables de
acuerdo a la vigencia.
8. Verifique el traslado de cambio de vigencia del saldo a primero de enero de cada ao de la Cuenta
Rentas por Cobrar.
9. Solicite relacin de Rentas por Cobrar, y con las ms representativas efecte confirmacin de
saldos.
10. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los contribuyentes y los saldos en los
libros auxiliares.
11. Mediante prueba selectiva de declaraciones de renta, ventas, retenciones en la fuente, timbre,
recibos oficiales de pago, documentos aduaneros y otros , cruce con:
a. Cuenta corriente del respectivo contribuyente.
b. Listados de Reconocimiento
c. Registros contables
12. Revise el proceso de cobro y determine su efectividad.
13. Obtenga inventario en la Divisin de Cobranzas de los expedientes por cobro persuasivo o coactivo.
a. Cruce el total con los registros contables.
b. Selectivamente verifique algunos expedientes y analice la gestin administrativa.
14. Analice la constitucin de la provisin de Rentas por Cobrar de acuerdo al Plan General de
Contabilidad Pblica y Circulares Externas de la CGN.
15. Verifique la actualizacin de la cuenta corriente del contribuyente en cuanto a:
a. Impuesto a pagar
b. Cancelacin de la obligacin por: Pagos, Compensaciones y Prescripciones
16. Solicite los acuerdos de pago celebrados por la administracin y verifique su procedencia y
cumplimiento.
17. Solicite los expedientes prescritos en la vigencia, analice, evale las gestiones de cobro y causas de
prescripcin.
18. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecucin de la auditora.

5.4.3.1.4 Deudores

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Activo Deudores

- Ingresos no Tributarios
- Aportes sobre la Nmina
- Rentas Parafiscales
- Venta de Bienes
- Prestacin de Servicios
- Servicios Pblicos
- Servicios de Salud
- Aportes por Cobrar a Entidades Afiliadas
- Administracin del Sistema de Seguridad en Salud
- Transferencias por Cobrar
- Prstam0s concedidos
- Prstamos Gubernamentales otorgados
- Administracin del Sistema General de Pensiones
- Administracin del Sistema de Seguridad Social de Riesgos Profesionales
- Avances y Anticipos Entregados

115
 - Anticipos y o Saldos a Favor por Impuestos y Contribuciones
- Recursos Entregados en Administracin
- Derecho de recompra de Deudores
- Otros Deudores
- Deudas de Difcil Recaudo
- Cuotas partes de Bonos y Ttulos Pensionales
- Provisin para Deudores (Cr)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar:
1. La autenticidad de los derechos exigibles y que 1. Que los deudores agrupen las cuentas que
se ajusten a las polticas establecidas por el
ente pblico.
2. El cumplimiento de normas y dems
disposiciones legales que se deben tener en
cuenta para registrar las operaciones en cada
uno de los rubros que componen el grupo.
3. Las gestiones de cobro realizadas por el ente
pblico tendientes a la recuperacin de cartera
morosa.
4. La constitucin de la Provisin para Deudores y
que se ajuste a Normas y Principios de
Contabilidad Pblica y a las Circulares Externas 3. La existencia de garantas que respalden los
expedidas por el Contador General de la Nacin.
3. FUENTES DE CRITERIO
Debe consultarse el Plan General de Contabilidad 1. Los deudores deben corresponder a derechos
Pblica y Circulares Externas emitidas por el
Contador General de la Nacin, manuales de
procedimiento y control interno y dems normas en
materia de control fiscal.
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
representan derechos ciertos a favor del ente
pblico, originados en el desarrollo de su
funcin administrativa o cometido estatal y de
otras actividades que generan derechos.
(Existencia, Presentacin y Valuacin).
2. La valuacin, clasificacin y presentacin de
los deudores reflejados en el Estado de
Balance General y que se ajusten al Plan
General de Contabilidad Pblica.
(Presentacin, Exactitud, Totalidad y
Valuacin)
derechos exigibles a favor del ente pblico.
(Valuacin y Existencia)
4. La correcta clasificacin de la cartera por
edades, que permita la recuperacin de la
misma de acuerdo a su vencimiento.
(Presentacin, Cuantificacin y Existencia)
5. La antigedad de los saldos de anticipos y su
correcta afectacin en las cuentas
correspondientes al momento de su
legalizacin. (Presentacin y Exactitud)
6. Que la constitucin de la provisin se haya
realizado con base en anlisis general o
individual de la cartera y su correcto registro.
(Existencia, Valuacin y Presentacin)
7. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
originados en el desarrollo de las actividades
del ente pblico que se producen como
resultado de la venta de bienes o prestacin
de servicios, prstamos concedidos,
operaciones de tesorera, avances o anticipos
y otros derechos generados.
2. El clculo de la provisin para deudores debe
corresponder a una evaluacin tcnica que
permita determinar la contingencia de prdida
o riesgo de incobrabilidad del Derecho.
3. La provisin para deudores debe ser reflejada
en el Estado de Balance General como un
menor valor de stos.
4. Los derechos que se originan en moneda
extranjera deben registrarse a la tasa
116
 representativa del mercado-TRM al momento
de celebrar la transaccin y ajustarse a la
TRM al cierre del ejercicio.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

Da lugar a evasin de responsabilidades, generan incumplimiento de requisitos, contabilizaciones
extemporneas y controles inoperantes.

1. Se puede presentar que el registro no se incluya todas las cuentas que lo conforman.
2. Actuaciones indebidas originadas por usurpacin de funciones o indeterminacin de
responsabilidades.
3. Abonos ficticios a Deudores, originados por supuestas devoluciones, descuentos o rebajas.
4. Puede presentarse situaciones de favorecimiento por intereses creados.
5. Contravencin a Normas y Principios de Contabilidad Pblica.
6. Manipulacin indebida del dinero producto de los pagos o abonos en cuenta.
7. Incumplimiento de normas y procedimientos internos.
8. Otorgamiento de plazos en forma irregular.
9. Puede dar lugar a cambio o adulteracin de documentos.
10. Demora en los registros contables, lo que genera inexactitud en los Estados Contables.
11. No efectuar anlisis peridico de cartera puede ocasionar:

a. Saldos irreales en las cuentas que conforman este grupo.

b. Apropiaciones indebidas de cobros en efectivo
c. Omisin de registros contables

12. No permiten efectuar cruces y detectar anomalas en los movimientos de Deudores.

13. Cancelacin de saldos pendientes por manipulacin en los registros.
14. La sustraccin o perdida de documentos puede generar la negacin y no pago de la obligacin.
15. Puede presentarse sustraccin de efectivo y/o sustitucin de ttulos valores.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Estn segregadas las funciones de 10. Los anticipos y prstamos a empleados
responsabilidad y manejo de deudores en son autorizados por funcionario
cuanto a: competente?
a. Manejo y garanta ? 11. La aceptacin de prrroga de letras,
b. Creacin e imputacin contable ? pagars y cheques post-fechados a favor
c. Recaudo? del ente pblico, son aprobados por
d. Liquidaciones parciales y totales ? funcionario competente?
e. Registros y controles ? 12. Las personas autorizadas para aprobar
2. Estn determinados los criterios de la notas crdito, son independientes de las
Direccin para la aceptacin de deudores? involucradas en:
3. Existen controles que garanticen la a. Cobranzas ?
recuperacin de: b. Registros ?
a. Crditos ?
b. Avances y anticipos entregados?
4. Los abonos o pagos parciales diferentes a
los pactados son autorizados previamente
por funcionario competente?
5. Las notas crdito son debidamente
aprobadas?
6. El saldo de la cuenta Depsitos Entregados
representa los dineros dados para
garantizar el cumplimiento de contratos?
7. Se efecta anlisis de cartera

117
 peridicamente para:
a. Clasificarla por edades?
b. Reclasificarla como de difcil cobro?
c. Constituir la provisin?
8. La Gestin de recaudo de deudas de difcil
cobro es:
a. Asignada a funcionario competente?
b. Debidamente controlada?
9. Existen mecanismos adecuados que
garanticen el cobro efectivo de la cartera ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

13. Estn prenumeradas: 18. Se mantiene custodia efectiva sobre
a. Ordenes de despacho ? documentos y ttulos valores que
b. Facturas ? representan los derechos exigibles?
c. Notas de Contabilidad ? 19. El acceso a registros contables est
14. Las copias de las facturas son enviadas a: restringido?
a. Cartera ?
b. Contabilidad ? 6.5 RESPONSABILIDADES
15. Se revisan peridicamente las cuentas de
20. La cancelacin de cuentas Deudoras,
clientes para controlar que no haya exceso
est bajo la responsabilidad de un
en los lmites de crdito autorizado?
funcionario competente?
16. Se envan peridicamente estados de
cuenta a los clientes?
Nota: El auditor en cada ente pblico
17. 17. El mtodo para clculo de provisin es
segn la naturaleza y de acuerdo a su
consistente ?
criterio, disea los cuestionamientos
adicionales para complementar su estudio
y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutir en detalle con su equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria por los conceptos que conforman el grupo de deudores y compare los
saldos contra los del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cdulas.
3. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y relativa.
4. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situacin Financiera, Patrimonio y Flujo de Efectivo.
5. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
6. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de auditoria apoyadas en el computador) verifique los
movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
7. Con base en el registro de ventas a crdito, seleccione un determinado nmero de facturas y:
a. Compruebe la secuencia numrica.
b. Compare las facturas con:
- El auxiliar respectivo del deudor
- Los catlogos de precios
8. Seleccione cuentas por cobrar a empleados que sean significativas y examine su aprobacin
9. Verifique y coteje los descuentos contra nmina
10. Revise las garantas otorgadas
11. Revise Otras Cuentas por Cobrar y determine si representan partidas corrientes de recaudo a corto
plazo, concepto y antigedad.
12. Revise los registros de notas crdito e investigue partidas significativas y analice sus soportes.

118
13. Solicite relacin de Deudores, seleccione los ms representativos y efecte confirmacin de saldos.
14. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los Deudores y los saldos en libros.
15. Verifique la exigibilidad de los documentos por cobrar y que estos estn debidamente protegidos
bajo la responsabilidad de funcionario afianzado.
16. Solicite y presencie la prctica de arqueo de ttulos valores y cruce con lo registrado en libros.
17. Verifique que la provisin y castigo de la cartera se haya efectuado de acuerdo a estudios tcnicos.
18. Analice las decisiones que originaron el castigo de la cartera.
19. Determine la suficiencia de la provisin para deudas de difcil recaudo.
20. Verifique que los Deudores por cobrar originados en transacciones diferentes al objeto social del ente
pblico se clasifiquen adecuadamente.
21. Desarrolle otros procedimientos que considere necesario dentro de la ejecucin de la auditoria.

5.4.3.1.5 Inventarios

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Activo - Inventarios

- Bienes Producidos
- Mercancas en Existencia
- Materias Primas
- Envases y Empaques
- Materiales para Produccin de Bienes
- Materiales para Prestacin de Servicios
- Banco de Componentes Anatmicos y de Sangre
- Productos en Proceso
- Productos en Trnsito
- Productos en Poder de Terceros
- Provisin para Proteccin de Inventarios (Cr)

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar si:
1. Si existen normas adecuadas de 1. Las cantidades en inventarios representan
administracin y control de inventarios y si se correctamente productos, materiales y
ajustan a los planes, programas y polticas suministros de propiedad de la empresa y si
del ente pblico. estn en existencia, en trnsito, en depsitos, en
2. Si la base para la valuacin de los inventarios almacenes de terceros o en consignacin.
es razonable y si cumple con las Normas y (Totalidad y Existencia)
Principios de Contabilidad Pblica. 2. Las partidas en inventarios estn valorizadas al
3. Si hay pignoracin sobre los inventarios que costo o mercado, el que sea ms bajo de
se encuentren presentados en los Estados acuerdo con Normas y Principios de Contabilidad
Contables y la posesin legal del ente pblico Pblica, aplicados uniformemente. (Exactitud y
sobre su existencia. . Totalidad)
3. Las existencias de los inventarios, estn
recopilados, calculados, valuados
uniformemente, soportados y reflejados
correctamente en los registros auxiliares.
(Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentacin)
4. Los Estados Contables estn de acuerdo con los
registros de control de Inventarios.
(Presentacin, Totalidad y Exactitud)
5. La constitucin de la Provisin para Proteccin
de Inventarios, cubre las contingencias de

119

3. FUENTES DE CRITERIO
Se debe consultar el Plan General de
Contabilidad Pblica, Circulares Externas y
Doctrina Contable emitida por el Contador
General de la Nacin, las Normas Tributarias,
Manuales de Procedimientos, normas de Control
Interno, MECI y dems normas vigentes sobre la
materia.
prdidas que puedan originarse en
disminuciones fsicas y monetarias. (Exactitud,
Valuacin y Presentacin)
6. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar
de acuerdo a su naturaleza en mercancas
procesadas, adquiridas para la venta o en
existencia, materias primas y suministros, banco
de rganos y tejidos, productos en proceso,
productos en trnsito y productos en poder de
terceros.
2. Los productos terminados deben comprender los
bienes producidos o adquiridos a cualquier ttulo,
con el propsito de ser comercializados y para la
prestacin de servicios en desarrollo de la
actividad propia del ente pblico.
3. Los Inventarios deben registrarse por el costo
histrico o precio de adquisicin, conformado por
las erogaciones y cargos directos e indirectos
necesarios para colocarlos en condiciones de
utilizacin o venta.
4. Los inventarios deben llevarse por el Sistema
permanente y se reexpresarn mediante la
aplicacin de ajustes por inflacin de acuerdo
con Normas Vigentes aplicables al ente pblico.
5. Para efectos de valuacin y determinacin de los
costos, deben aplicarse los mtodos de costo
promedio, identificacin especfica o cualquier
otro mtodo de reconocido valor tcnico de
acuerdo con la naturaleza de los Procesos
Productivos, Procedimientos internos y el
mtodo que se utilice, debe ser indicado en las
notas a los Estados Contables.
6. Se debe constituir Provisin para Proteccin de
Inventarios, para disminuciones fsicas o
monetarias tales como: merma, obsolescencia,
prdida, desperdicio tcnico en los procesos
productivos o desvalorizacin en el mercado. El
valor de las provisiones constituidas debe
revelarse por separado como un menor valor de
la cuenta de inventario.
7. Las partidas excesivas, de poco movimiento o
defectuosas deben estar reducidas a su valor
neto de realizacin.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Puede originar dualidad de funciones, operaciones improvisadas y dificultad para determinar
responsabilidades.
2. Aplicacin de normas derogadas, existencia de procedimientos no adecuados.
3. Desconocimiento de la existencia real de bienes y/o compra de bienes innecesarios.
4. Cualquier funcionario puede ordenar ajuste en forma indebida y propiciar apropiacin de bienes que
luego se cubre con registros contables.
5. Se puede dar exceso en compra de bienes innecesarios lo que ocasiona desviacin en el
presupuesto e incumplimiento en el programa anual de compras.

120
6. Ocasiona descontrol en la existencia de bienes por retiro de los mismos con aprobacin de
funcionarios no autorizados.
7. Cualquier funcionario aprueba y ocasiona prdida de bienes y cubrimiento de faltantes.
8. Se carece de una base confiable para practicar los conteos fsicos y de informacin esencial sobre la
cantidad y valor de la existencia.
9. Puede efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios de mercancas en poder de
terceros y por consiguiente prdidas sin establecer responsabilidades.
10. Se pueden presentar diferencias por operaciones irregulares y no ser descubiertas oportunamente,
impidiendo determinar responsabilidades.
11. Se puede recibir mercancas que no correspondan a las cantidades y especificaciones tcnicas
pactadas con los proveedores y contratistas.
12. Manipulacin de movimientos de entrada y salida de bienes, perdiendo confiabilidad la informacin.
13. Se pueden propiciar desfalcos por sustraccin de bienes y alteracin de los registros de contabilidad
por no existir una adecuada separacin de funciones.
14. Descontrol administrativo, no determinacin oportuna de responsabilidades y prdida de bienes.
15. Se puede presentar diferencias en la cantidad y calidad de las existencias con respecto a los
informes de recepcin y produccin con el consiguiente perjuicio para el ente pblico.
16. Se imposibilita hacer las provisiones oportunamente y tomar determinaciones acertadas sobre el
manejo de inventarios.
17. Se dificulta la determinacin de responsabilidad por la diversidad de funciones o por la omisin de
estas en la ejecucin de operaciones.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existe Manual de Procedimientos que 7. Los ajustes en los registros de inventario, como
describa para el grupo de inventarios lo consecuencia de la toma fsica de los mismos, son
relacionado con : autorizados previamente por funcionario
a. Autorizacin ? responsable?
b. Custodia? 8. Las compras de inventarios estn debidamente
c. Registro y Control? autorizadas?. Estn de acuerdo al Plan Anual de
d. Responsabilidades? Compras?
2. El Manual de Procedimientos es evaluado 9. Los retiros de inventarios son autorizados por
y actualizado peridicamente? funcionario competente?
3. Existe control sobre el mximo y mnimo 10. Los ajustes por prdida de inventarios son
de existencias? revisados, aprobados y autorizados por funcionarios
4. Existen polticas claramente definidas y que no estn involucrados en la responsabilidad de
expresas en cuanto a: manejo y registro de los mismos?
a. Recepcin? 11. Aprueba un funcionario responsable la venta de las
b. Almacenamiento? existencias obsoletas no utilizadas o deterioradas?
c. Conservacin? 12. Las ventas y donaciones de existencias fuera de
5. Existen registros adecuados para uso o de poco movimiento son aprobadas por el
controlar los bienes en poder de terceros comit responsable de conformidad con las
entregados en consignacin o en disposiciones administrativas y fiscales vigentes?
depsito?
6. Existen medidas adecuadas que controlen
la entrada y salida de bienes?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
13. Se llevan registros de inventarios 22. Existen instalaciones adecuadas, medidas de
adecuadamente valorizados? seguridad que permitan:
14. Se efectan en forma peridica a. La conservacin de inventarios ?
comprobaciones de los registros auxiliares b. Ingreso de personal no autorizado ?
de inventario contra las respectivas 23. Verifican los almacenistas las cantidades recibidas
cuentas del mayor? contra los informes de:
15. Son las existencias recibidas y registradas a. Recepcin?

121
 con la descripcin de cantidad, calidad y b. Produccin?
cualquier otra informacin necesaria?
16. Existen procedimientos claramente
establecidos para identificar faltantes en la 6.5 RESPONSABILIDADES
recepcin de materias primas y
24. Estn claramente definidas las responsabilidades
suministros?
para el manejo de los inventarios en cuanto a:
17. Existen informes actualizados de
a. Registro ?
inventarios para efectos de facilitar el
b. Custodia ?
anlisis de prdidas y manejo de los
mismos?
18. Para efecto de asegurar registros exactos
de las cantidades reales en depsito, se
realizan:
a. Inventarios fsicos?
b. Informes?
19. Son conciliados los resultados de los
inventarios fsicos contra los registros de
contabilidad?. Se investigan las
diferencias?
20. Son los inventarios fsicos, tomados por
personas ajenas a la custodia de
inventarios?
21. A los encargados de manejo de registros?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas y polticas a realizar referente a inventarios y cruce contra el informe
de actividades ejecutadas.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Inventarios
y comprelos con los saldos del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcdulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y relativa.
5. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situacin Financiera, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador) verifique
los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
8. Obtenga una copia de las instrucciones del ente pblico para practicar el inventario fsico. Si no lo
hubiere, investigue los procedimientos que se sigue para efectuar el conteo fsico.
9. Efecte prueba selectiva a las existencias de inventarios y cruce contra tarjetas de krdex o listados
sistematizados.
10. Investigue las diferencias.
11. Revise la base y mtodos de valuacin de inventarios y la uniformidad en su aplicacin.
12. Verifique la cobertura y vigencia de los seguros y la proteccin fsica de los inventarios.
13. Analice si existe pignoracin sobre los inventarios y verifique que se refleje en los Notas a los
Estados Contables.
14. Revise las partidas de inventario dadas de baja durante el perodo auditado y examine el
cumplimiento de los procedimientos prescritos en las disposiciones vigentes.
15. Tome una muestra representativa de entrada y salida de existencias de almacn y bodega y verifique
soportes, registro contable y krdex.
16. Determine si los procedimientos utilizados para la separacin de materiales obsoletos, daados o de
poco movimiento, son adecuados.
17. Determine que artculos o mercancas recibidas en consignacin no estn incluidas en los inventarios

122
 del ente pblico y estn registradas en cuentas de Orden.
18. Revise el krdex de inventarios, con relacin a existencias de poco movimiento, obsoletas o sin valor
e investigue las causas.
19. Verifique que la provisin para la proteccin de Inventarios se haya calculado mediante la aplicacin
de un mtodo de reconocido valor tcnico que corresponda con la naturaleza de los Inventarios.
20. Cercirese de que el saldo de la Provisin para la Proteccin de Inventarios al final del perodo sea
suficiente para cubrir cualquier prdida que pudiera resultar.
21. Revise la base y mtodo para la valuacin de los inventarios, la consistencia y uniformidad con el
utilizado en perodos anteriores.
22. Verifique la existencia y vigencia de la pliza de manejo del responsable de los inventarios.
23. Verifique que el clculo y registro de los ajustes integrales por inflacin se hayan efectuado de
acuerdo al Plan General de la Contabilidad Pblica, Normas y Principios de Contabilidad Pblica y
Circulares Externas .
24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos.

5.4.3.1.6 Propiedades Planta y Equipo

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Activo Propiedades Planta y Equipo

- Terrenos
- Semovientes
- Plantaciones Agrcolas
- Construcciones en Curso
- Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje
- Maquinaria, Planta y Equipo en Trnsito
- Bienes Muebles en Bodega
- Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento
- Propiedades Planta y Equipo no Explotados
- Edificaciones
- Plantas , Ductos y Tneles
- Redes, Lneas y Cables
- Maquinaria y Equipo
- Equipo Mdico y Cientfico
- Muebles, Enseres y Equipos de Oficina
- Equipos de Comunicacin y Computacin
- Equipo de Transporte, Traccin y Elevacin
- Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelera
- Propiedades de Inversin
- Depreciacin Acumulada (CR)
- Amortizacin Acumulada (CR)
- Depreciacin Diferida
- Provisiones para Proteccin de Propiedades, Planta y Equipo (CR)

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar si:
1. La existencia de polticas sobre adquisiciones, 1. Las bases de valuacin de las cuentas de
transferencias, ventas y baja de bienes de Propiedad Planta y Equipo son uniformes
propiedad del ente pblico, depreciacin y con las del periodo anterior. (Valuacin y
contabilizacin. Presentacin)
2. La propiedad legal del ente pblico sobre los 2. Las adiciones son partidas capitalizables y

123
 bienes presentados en este grupo. representan costos reales de activos
3. Que las adquisiciones de Propiedades Planta y fsicamente instalados o construidos.
Equipos se ajustan al Plan Anual de Compras (Exactitud y Totalidad)
y Presupuesto de Inversin. . 3. Las provisiones, Depreciaciones y
Amortizaciones, son adecuadas y si se han
calculado sobre bases aceptables y
uniformes. (Existencia y Presentacin)
4. Al registrar las bajas se ha afectado el
costo, depreciaciones, amortizaciones y
ajustes integrales por inflacin del
respectivo bien. (Existencia, Presentacin y
Exactitud)
5. Las Propiedades Planta y Equipo
presentadas en los Estados Contables
existen fsicamente. (Existencia,
Presentacin y Valuacin)
6. Los bienes retirados por venta, cesin o
baja y los recibidos por donacin y aportes
estn registrados correcta y oportunamente.
(Existencia, Presentacin y Valuacin)
7. El clculo de la depreciacin se efecta de
acuerdo a mtodos tcnicos y el saldo es
razonable y consistente. (Exactitud,
Presentacin y Valuacin)
8. Existen registros auxiliares para las cuentas
que conforman el grupo de Propiedades
Planta y Equipo. (Existencia, Totalidad y
Exactitud)
9. Evaluar el Sistema de Control Interno.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORA:

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad 1. Las Propiedades Planta y Equipo las deben
Pblica, Circulares emitidas por el Contador integrar los bienes tangibles adquiridos,
General de la Nacin, manuales de construidos o en trnsito de importacin,
procedimientos, de funciones y dems normas construccin y montaje de propiedad del
vigentes. ente pblico con la intencin de emplearlos
en forma permanente, para la produccin o
suministro de otros bienes y servicios,
arrendarlos o reutilizarlos en la
administracin del ente pblico y que no
estn destinados para la venta.
2. Las Propiedades Planta y Equipo deben
identificarse y clasificarse de acuerdo con
su naturaleza en bienes depreciables y no
depreciables, registrarse por el costo
histrico y reexpresarse aplicando ajustes
por inflacin de acuerdo con las normas
vigentes.
3. El costo histrico del bien debe estar
constituido por el costo de adquisicin ms
todas las erogaciones necesarias hasta
colocarlo en condiciones de cumplir el
objetivo para el cual fue adquirido.
4. El costo de las Propiedades Planta y
Equipo, recibidos en dacin de pago,

124
 permuta o donacin se debe registrar por el
valor convenido o pactado entre las partes,
o mediante avalo tcnico legalmente
reconocido.
5. El costo de las adiciones, mejoras y
reparaciones que aumentan su vida til,
amplan la capacidad, mejoran la calidad de
los productos y servicios o permiten una
reduccin significativa de los costos de
operacin deben constituir un mayor valor
de las Propiedades Planta y Equipo.
6. Las Propiedades, Planta y Equipo
depreciables, deben corresponder a las
activos que por causa de deterioro, desuso,
utilizacin, causas naturales, obsolescencia,
explotacin, pierden su capacidad normal
de operacin despus de un perodo de vida
til.
7. La vida til de las Propiedades Planta y
Equipo, debe corresponder al lapso de
tiempo esperado, durante el cual el activo
puede ser utilizado en la prestacin de
servicio o produccin de bienes.
8. Se deben clasificar como depreciables las
edificaciones; plantas y ductos, redes,
lneas y cables, maquinara y equipo, equipo
mdico y cientfico, muebles y enseres y
equipo de oficina, equipo de comunicacin y
computacin, equipo de transporte, traccin
y elevacin, equipo de comedor, cocina,
despensa y hotelera.
9. La depreciacin debe corresponder a la
distribucin sistemtica del costo ajustado
por inflacin de un activo depreciable en los
periodos de vida til.
10. La depreciacin debe determinarse
mediante mtodos de reconocido valor
tcnico, teniendo en cuenta aplicar el que
mejor refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida til y el costo del activo
correspondiente.
11. El mtodo de depreciacin que se utilice
debe mantenerse de un perodo a otro;
cuando ste se modifique debe revelarse en
las notas a los Estados Contables,
indicando el motivo del cambio.
12. Las Propiedades Planta y Equipo deben
revelarse a su valor actual, precio de
mercado o valor de realizacin en los
Estados Contables

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para
determinar responsabilidades.
2. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualizacin.

125
3. Desconocimiento de las Propiedades Planta y Equipo del ente pblico.
4. La falta de una adecuada separacin de funciones, propicia el mal manejo de la existencia real de
las Propiedades Planta y Equipo y conlleva a posibles fraudes.
5. Pueden funcionarios no autorizados disponer de las Propiedades Planta y Equipo del ente pblico
lo que ocasiona detrimento al patrimonio del mismo.
6. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de las
Propiedades Planta y Equipo, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por un
funcionario competente.
7. Adquisiciones innecesarias, lo que dara lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
8. Se puede dar auto adjudicacin, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales
establecidas para esta clase de operaciones.
9. Registros deficientes que no proporcionan informacin confiable y dificultan la constatacin fsica.
10. Se facilita la apropiacin de las Propiedades Planta y Equipo sin ser detectadas oportunamente,
incidiendo en la razonabilidad del saldo de este grupo.
11. Pueden confundirse las Propiedades Planta y Equipo, dificultando su localizacin, identificacin y
posibles sustituciones.
12. Pueden originarse operaciones innecesarias, arrendamientos indebidos, dobles pagos o
apropiarse de dineros recibidos por este concepto.
13. Puede alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad lo que va en
detrimento del patrimonio del ente pblico.
14. Deterioro, dao y prdida de las Propiedades Planta y Equipo del ente pblico.
15. La falta de control sobre las obras conlleva a la posibilidad de que al finalizar los proyectos, sus
objetivos hayan sido desviados, su calidad o cantidad sean inferiores a lo estipulado.
16. Se incumplen polticas y programas trazados previamente.
17. No se asegura la integridad de los registros contables.
18. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son descubiertos oportunamente para encubrir
sustraccin de materiales u omisin de operaciones.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existen polticas del ente pblico para 2. Existen manuales de procedimientos para las
Propiedades Planta y Equipo en cuanto a: Propiedades Planta y Equipo que describan:
a. Adquisiciones ? a. Autorizacin?
b. Transferencias ? b. Custodia?
c. Baja de Bienes ? c. Registro y Control?
d. Registros contables ? d. Responsabilidades?
3. Los manuales de procedimientos son
evaluados y actualizados peridicamente?
4. El nivel directivo tiene control adecuado para el
manejo de la Propiedades Planta y Equipo?
5. Existe una adecuada segregacin de
funciones para:
a. Registro?
b. Autorizacin?
c. Adquisicin ?
d. Interventora?
e. Custodia ?
6. Existen polticas del ente pblico para:
a. Ejecucin de obras?
b. Entregas parciales?
c. Entregas totales?
7. Se inician las actividades de las
Construcciones en Curso a partir de la
autorizacin y aprobacin por parte del

126
 funcionario competente?
8. Se cancela la cuenta Construcciones en Curso
despus de recibir la obra ?
9. Para los terrenos e inmuebles que el ente
pblico posee existe:
a. Ttulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradicin ?
c. Avalos Tcnicos ?
10. Las adquisiciones de las Propiedades Planta y
equipo estn incluidas en el:
a. Presupuesto de Inversin ?
b. Plan Anual de Compras ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

11. Cuenta el ente pblico con registros 27. Los documentos que soportan los registros de
auxiliares adecuados ? las Propiedades Planta y Equipo estn:
12. Los registros auxiliares se concilian a. Custodiados ?
peridicamente con: b. Protegidos adecuadamente ?
13. El saldo total del grupo Propiedades Planta 28. Existen plizas contra posibles riesgos de las
y Propiedades Planta y Equipo ?
14. Equipo ? 29. Para la conservacin y proteccin de las
15. Libro control de Propiedades Planta y Propiedades Planta y Equipo existen:
Equipo ? a. Instalaciones adecuadas ?
16. En las Propiedades Planta y Equipo se b. Medidas de seguridad ?
registra correctamente: 30. Existen plizas de cumplimiento que garanticen
a. Costo? la ejecucin de las obras ?
b. Depreciacin ? 31. Existen medidas de seguridad que garanticen
c. Amortizacin ? la proteccin de materiales e insumos?
d. Provisin ?
e. Ajustes por Inflacin ? 6.5 RESPONSABILIDADES
17. En el libro control se especifica:
32. Los funcionarios responsables del manejo de
18. costo?
las Propiedades Planta y Equipo son
a. Costo ?
independientes de quienes llevan su registro ?
b. Localizacin ?
c. Fecha de adquisicin ?
Nota: El auditor en cada ente pblico segn su
d. Vida til ?
criterio previo anlisis de la normatividad interna,
e. Mejoras y Adiciones ?
sealar los cuestionamientos necesarios y
f. Depreciaciones ?
suficientes para complementar su estudio y evaluar
19. Se practica peridicamente Inventario fsico
el riesgo.
?
20. Se compara los resultados con los
auxiliares correspondientes ?
21. Se investigan las diferencias ?
22. Las Propiedades, Planta y Equipo poseen
nmero de identificacin ?
23. Concuerda ste con el que aparece en el
libro control ?
24. Son los registros efectuados por
funcionarios distintos de aquellos que
tienen a su cargo las Propiedades Planta y
Equipo ?
25. Las operaciones de arrendamiento de
las Propiedades Planta y Equipo se:
a. Registran ?
b. Controlan adecuadamente ?

127
 26. Existen procedimientos que garanticen
un control adecuado para la entrega de
obras:
a. Parciales ?
b. Definitiva ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, transferencias y ventas de las propiedades
Planta y Equipo y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas, efectivamente
se ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las polticas establecidas por el
ente pblico relacionadas con las Propiedades Planta y Equipo.
3. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de
Propiedades Planta y Equipo y comprelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcdulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales, indicando la variacin absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y cruce
el Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Econmica y Social, contra los Estados
de Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestal.
7. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador),
verifique los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos
soportes.
9. Cruce el saldo total del grupo de Propiedades Planta y Equipo con los auxiliares.
10. Determine la base de valuacin de las Propiedades Planta y Equipo.
11. Examine los controles para compra y venta de las Propiedades Planta y Equipo y analice los
aspectos legales.
12. Determine las adquisiciones y adiciones a las Propiedades Planta y Equipo realizadas durante el
periodo y verifique: autorizaciones, presupuesto, Plan Anual de Compras, desembolsos, soportes
y registros.
13. Determine si existen gravmenes e impuestos en algunas Propiedades Planta y Equipo y analice
lo relacionado con la legalizacin de estos.
14. Verifique los retiros de las Propiedades Planta y Equipo que se efectuaron en el perodo y
determine:
a. Las autorizaciones
b. Soportes y registros
15. Solicite al rea responsable la relacin de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia fsica
b. Existencia de Ttulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones

128
 f. Plizas de Seguros
16. Obtenga el ltimo listado de inventario de bienes muebles y verifique:
a. Existencia fsica
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
17. Solicite al rea responsable la relacin de los bienes inmuebles y muebles que hayan sido
vendidos, cedidos o donados y verifique:
a. Autorizacin
b. Soportes
c. Afectacin de:
- Costo
- Depreciacin
- Amortizacin
- Ajustes por inflacin
- Valorizaciones
18. Verifique el clculo y registro correcto de las depreciaciones,amortizaciones, valorizaciones,
provisiones y ajustes integrales por inflacin efectuados durante el periodo examinado.
19. Analice que el mtodo de depreciacin sea consistente y refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida til y costo del activo.
20. Solicite relacin de Carta-Contrato y/o contratos de obra, seleccione los ms representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de Obra
c. Pagos
d. Registros
21. Verifique el traslado de las construcciones en curso terminadas a la respectiva cuenta y
constate su soporte.
22. Verifique que el valor de los terrenos estn registrados separadamente de las Edificaciones.
23. Verifique el avalo de los semovientes nacidos, recibidos en donacin o cesin y constate su
registro.
24. En la cuenta Maquinaria Planta y Equipo en trnsito analice:
a. Antigedad de las operaciones
b. Origen
c. Soportes
25. Determine que estn registrados los costos incurridos en el diseo y construccin de vas,
caminos, carreteras y puentes en predios del ente pblico en la cuenta Vas de Comunicacin
y Acceso.
26. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo, disee
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.

5.4.3.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Activo Bienes de Beneficio y uso Pblico e Histricos y Culturales

- Materiales
- Materiales en Trnsito
- Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales en Construccin
- Bienes de beneficio y Uso Pblico en Construccin-Concesiones
- Bienes de beneficio y Uso Pblico en Servicio
- Bienes de beneficio y Uso Pblico en Servicio-Concesiones
- Bienes Histricos y Culturales

129
 - Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales entregados en Administracin
- Amortizacin Acumulada de Bienes de Uso Pblico (CR)
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar :
1. La existencia de planes, programas, polticas 1. En este grupo estn registradas la totalidad
del ente pblico y planes de desarrollo del
Gobierno Nacional para la construccin,
adquisicin y manejo de Bienes de Beneficio y
uso Pblico.
2. La propiedad legal del ente pblico sobre los 2. El clculo de la amortizacin se efecta de
bienes presentados en este grupo.
3. Que las construcciones y adquisiciones de
Bienes de Beneficio y Uso Pblico, se ajusten
al Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de
Inversiones, Banco de Programas y Proyectos
de Inversin, Plan Anual de Compras y
Presupuesto de Inversin Anual.
3. ENTES DE CRITERIO:
Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pblica, Circulares Externas
expedidas por el Contador General de la Nacin,
Presupuesto General de la Nacin, Plan Nacional
de Desarrollo, Plan de Desarrollo Territorial, Plan
Operativo Anual de Inversiones-POAI, Plan
Financiero, Banco de Programas y Proyectos de
Inversin, Marco de Gastos y dems normas
inherentes al tema a auditar.
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar si:
de Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
destinados al goce, uso o disfrute de la
comunidad. (Totalidad, Presentacin y
Exactitud)
acuerdo a mtodos tcnicos, el saldo es
razonable y consistente de acuerdo a la
prdida de capacidad de utilizacin que han
sufrido los bienes teniendo en cuenta su vida
til estimada. (Exactitud, Valuacin y
Presentacin)
3. Las ampliaciones, mejoras, adiciones y
reparaciones, son partidas capitalizables y
representan costos reales de los bienes de
beneficio y uso pblico. (Existencia,
Totalidad y Exactitud)
4. La base de valuacin de los Bienes de
Beneficio y Uso Pblico, son uniformes con
las del periodo anterior. (Valuacin y
Presentacin)
5. Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico
presentados en los Estados Contables,
existen fsicamente. (Existencia,
Presentacin y Valuacin)
6. En los registros de los Bienes de Beneficio y
Uso Pblico enajenados o trasladados a otro
ente pblico, estn afectados correcta y
oportunamente la amortizacin. (Existencia,
Exactitud y Presentacin)
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
1. Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
Histricos y Culturales deben ser destinados
para el uso, goce o disfrute de la comunidad
cuyo dominio y administracin lo ejerza el
ente pblico.
2. De los Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
Histricos y Culturales no se debe esperar
obtener utilidad financiera, porque estn
constituidos para satisfacer necesidades de la
comunidad, exaltar los valores culturales y
preservar el origen de los pueblos y su
evolucin.
3. Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
Histricos y Culturales deben registrarse por
el costo, el cual incluye los valores de
construccin, adecuacin, adicin, mejora y
dems gastos significativos.
130
 5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL
1. Se incumplen los planes, programas, polticas y proyectos trazados previamente por el ente pblico.
2. Puede ocasionar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar
responsabilidades.
3. La no actualizacin peridica conlleva a la aplicacin de normatividad no vigente y de manuales
inaplicables por desactualizacin.
4. Desconocimiento total o parcial de la autoridad competente.
5. Pueden presentarse en el Estado de Balance General, saldos indebidos por los registros
inadecuados.
6. Probabilidad de prdida o deterioro de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico.
7. Pueden sobrevalorarse o disminuirse el valor de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico.
8. Puede confundirse los Bienes de Beneficio y Uso Pblico dificultando su localizacin e identificacin
y posibles sustituciones.
9. Adquisiciones innecesarias lo que dara lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
10. Se facilita la apropiacin de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico sin ser detectados
oportunamente incidiendo en la razonabilidad de los saldos de este grupo.
11. La falta de control sobre las obras conlleva a la posibilidad que al finalizar los proyectos no se
hayan cumplido sus objetivos, calidad y cantidad pactada.
12. Puede alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Bienes
de Beneficio y Uso pblico lo que va en detrimento al Patrimonio.
13. Se pueden afectar registros incorrectos que no son descubiertos oportunamente para encubrir
sustraccin de materiales u omisin de operaciones.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existen planes, programas y polticas del 2. Existen manuales de procedimiento para los
ente pblico para Bienes de Beneficio y Bienes de Beneficio y Uso Pblico que
Uso Pblico en cuanto a: describan:
a. Construccin ? a. Autorizacin ?
b. Adquisicin ? b. Custodia ?
c. Manejo ? c. Registro y Control
d. Traslados ? d. Responsabilidades ?
e. Registros contables ? e. Conservacin ?
f. Donaciones ? 3. Los manuales de procedimientos son evaluados
y actualizados peridicamente ?
4. Existen mecanismos que garanticen controles
adecuados de los Bienes de Beneficio y Uso
Pblico, Histricos y Culturales para:
a. Manejo ?
b. Conservacin ?
c. Custodia ?
d. Registro ?
5. La enajenacin o traslado de los Bienes de
Beneficio y Uso Pblico, Histricos y Culturales
es autorizado por funcionario competente ?
6. Existen polticas del ente pblico para:
a. Ejecucin de Obras ?
b. Entregas Parciales ?
c. Entregas Totales ?
7. Se inician actividades de construcciones de
Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos y
Culturales a partir de la autorizacin y
aprobacin por parte de la autoridad competente
?

131
 8. Se cancela la cuenta de Bienes Pblicos en
construccin despus de recibirla ?
9. Para los Bienes de Beneficio y Uso Pblico que
el ente posee existe:
a. Ttulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradicin ?
c. Avalos Tcnicos ?
10. Las construcciones y adquisiciones de los
Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos
y Culturales, estn incluidas en el:
a. Presupuesto de Inversin ?
b. Plan Anual de Compras ?
c. Plan Nacional de Desarrollo ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

11. Se llevan registros adecuados para el 24. Los documentos que soportan y registran los
control de los costos ? Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos
12. Se efecta peridicamente y Culturales, estn:
comprobacin de los registros a. Custodiados ?
auxiliares contra el saldo total de este b. Protegidos adecuadamente ?
grupo ? 25. Existen restricciones para el acceso a los
13. Existen controles adecuados y registros contables ?
reglamentarios para la recepcin de 26. Existen plizas contra posibles riesgos de los
obras parciales o totales ? Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos
14. Los registros contables estn y Culturales ?
debidamente soportados ? 27. Para la conservacin y proteccin de los
15. Cuenta el ente pblico con registros Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos
auxiliares adecuados ? y Culturales, existen:
16. En los registros de los Bienes de a. Instalaciones Adecuadas ?
Beneficio y Uso Pblico se incluyen b. Medidas de Seguridad ?
correctamente la: 28. Existen plizas de cumplimiento que
a. Amortizacin ? garanticen la ejecucin de las obras ?
b. Ajustes por Inflacin ? 29. Existen medidas de seguridad que
c. Traslados ? garanticen la proteccin de materiales e
d. Donaciones ? insumos ?
e. Enajenaciones ? 30. Existen procedimientos que garanticen un
17. En el libro control se especifica: control adecuado para la entrega de obras:
a. Costo ? a. Parciales ?
b. Localizacin ? b. Definitivas ?
c. Fecha de Adquisicin ?
d. Vida til estimada ? 6.5 RESPONSABILIDADES

132
 e. Mejoras y Adiciones ? 31. Estn debidamente asignadas las
f. Amortizaciones ? responsabilidades de:
18. Se practica peridicamente inventario a. Interventora ?
fsico. b. Suministro de materiales ?
19. Se compara los resultados con los c. Custodia ?
auxiliares correspondientes ? d. Conservacin ?
20. Se investigan las diferencias ? 32. Los funcionarios responsables del manejo de
21. Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico los Bienes de Beneficio y Uso Pblico son
poseen identificacin ? independientes de quienes llevan su registro
22. Est corresponde a la que figura en el ?
libro control?
23. Son los Registros Contables Nota: El auditor en cada ente pblico segn su
efectuados por funcionarios distintos de criterio, previo anlisis de la normatividad interna,
aquellos que tienen a su cargo los sealar los cuestionamientos necesarios y
Bienes de Beneficio y Uso Pblico suficientes para complementar su estudio y evaluar
el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, traslados y enajenacin de los Bienes de
Beneficio y Uso Pblico y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas
efectivamente se ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las polticas establecidas por el
ente pblico relacionadas con los Bienes de Beneficio y Uso Pblico.
3. Prepare planilla sumaria que refleje el saldo de las cuentas que conforman el grupo de Bienes de
Beneficio y Uso Pblico y comprelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cdulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Econmica y Social, contra los Estados de
Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestal.
7. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador), verifique
los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
9. Cruce el saldo total del Grupo de Bienes de Beneficio y Uso Pblico con los auxiliares.
10. Compruebe la existencia de los ttulos, escrituras y plizas de seguro, que respaldan los Bienes de
Beneficio y Uso Pblico y cruce con registros auxiliares.
11. Determine si existen gravmenes e impuestos en algunos Bienes de Beneficio y Uso Pblico y
analice lo relacionado con la legalizacin de estos.
12. Verifique los traslados y enajenacin de los Bienes de Beneficio y Uso pblico que se efectuaron en
el periodo y determine:
a. Autorizacin
b. Soportes y Registros
c. Afectacin de:
- Costos
- Amortizacin
- Valorizaciones
13. Solicite al Departamento Jurdico relacin de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico y compruebe:
a. Existencia fsica
b. Existencia de ttulos de propiedad
c. Estado
d. Registro contables
e. Valorizaciones
14. Obtenga el ltimo listado de inventarios de bienes muebles y verifique:

133
 a. Existencia fsica
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
15. Verifique el clculo y registro correcto de las amortizaciones, valorizaciones y ajustes integrales por
inflacin efectuados durante el periodo examinado.
16. Analice que el mtodo de amortizacin sea consistente y que refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida til y el costo del activo.
17. Solicite relacin de carta-contrato y/o contrato de obra, seleccione los ms representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de entregas de obra
c. Pagos y registros
18. Verifique el traslado de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos y Culturales en
Construccin a la respectiva cuenta del activo y constate su soporte.
19. Determine que estn registrados todos los costos incurridos en el diseo de vas de comunicacin,
puentes, tneles, plazas pblicas, parques recreacionales, arqueolgicos, monumentos, museos,
obras de arte, hemerotecas y bibliotecas de uso pblico.

5.4.3.1.8 Recursos Naturales no Renovables

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Activo - Recursos Naturales no Rnovables

-Recursos Naturales Renovables en Explotacin

-Agotamiento acumulado de Recursos Naturales Renovables en Explotacin (CR)
-Inversiones en Recursos Naturales Renovables en explotacin
-Amortizacin acumulada de Inversiones en Recursos Naturales Renovables en explotacin
(CR)
- Inversiones en Recursos Naturales no Renovables en explotacin
- Amortizacin acumulada de Inversiones en Recursos Naturales no Renovables en Explotacin
(CR)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. El ente pblico cumple con las polticas, planes 1. La adecuada clasificacin y registro
y programas en materia ambiental establecidas contable de las erogaciones aplicadas a
por el Plan Nacional de Desarrollo, Plan las actividades relacionadas con los
Operativo Anual de Inversines y Ministerio del Recursos Naturales no Renovables.
Ambiente. (Totalidad, Presentacin y Valuacin)
2. El medio ambiente relacionado con el ente 2. La correcta aplicacin y registro de los
pblico est valorado econmicamente y ajustes integrales por inflacin,
cuente con un indicador que permita amortizacin, valorizacin y agotamiento
compararlo con otros componentes del mismo. para los recursos naturales y del
3. La poltica ambiental del ente pblico est ambiente. (Exactitud y Presentacin)
conforme a los principios generales 3. Si las erogaciones no identificadas
ambientales de planificacin, proteccin, desde el punto de vista tcnico de un
responsabilidad, conservacin, prevencin, proyecto de Recursos Naturales no
apoyo a la investigacin, motivacin e Renovables.se registraron en el gasto o
integracin ambiental. activo correspondiente. (Presentacin,
4. El estudio de impacto ambiental de un proyecto Existencia y Valuacin)
obra o actividad tenga como objetivo principal la 4. El correcto clculo y registro por

134
 planificacin ambiental, y definida las medidas
de prevencin, correccin, compensacin,
mitigacin de impactos y efectos negativos.
5. En las polticas definidas por el gobierno y el
ente pblico con relacin a la gestin de los
proyectos, est incluida la variable ambiental.
6. En los estudios de impacto ambiental se
identifique, describa, cuantifique, prevenga y
controle los efectos derivados de la ejecucin
del proyecto, obra o actividad.
7. Los indicadores de Gestin Ambiental
establezcan criterios unificados de medicin de
resultados de los programas y proyectos en
torno a la proteccin del medio ambiente.
8. El ente pblico utilice la auditoria ambiental
como una herramienta administrativa para
identificar el comportamiento ambiental de cada
una de las instalaciones y de la organizacin en
su conjunto.
9. La alta Direccin evala los alcances y efectos
econmicos de los factores ambientales, su
incorporacin al valor de mercado de bienes y
servicios, el impacto sobre el desarrollo de la
economa nacional, el costo econmico del
deterioro y de la conservacin del medio
ambiente y de los recursos naturales
renovables. .
Agotamiento acumulado como resultado
de las unidades extradas de los
recursos naturales no renovables con
base en las reservas probadas mediante
estudio tcnico. (Exactitud, Valuacin y
Presentacin)
5. Que el registro de la amortizacin se
haya realizado con base en el periodo
estimado para recuperar la inversin, de
acuerdo con estudios de reconocido
valor tcnico. (Valuacin, Cuantificacin
y Presentacin)
6. El valor total de las erogaciones
invertidas en Recursos Naturales no
Renovables, cuya finalidad sea:
comercial, ambiental y bienes y
servicios. (Presentacin, Totalidad y
Exactitud)
7. Que los bienes adquiridos para la
ejecucin de proyectos de inversin
ambiental se haya registrado en otros
activos. (Presentacin y Existencia)
8. Que los Recursos Naturales no
Renovables, en conservacin que posee
el ente pblico y las inversiones tiendan
a conservar, recuperar, mitigar, prevenir,
sostener, mantener, proteger y
administrar los recursos naturales y del
ambiente. (Valuacin, Existencia y
Totalidad)
9. Que el saldo de la cuenta Recursos
Naturales no Renovables en explotacin
incluya el valor estimado de los recursos
existentes de acuerdo con
procedimientos tcnicos ms las
inversiones realizadas. (Valuacin,
Presentacin, Exactitud y Totalidad)
10. Que el saldo de la cuenta inversiones en
Recursos Naturales no Renovables en
explotacin representen el valor de los
costos incurridos hasta el momento en
que se inicie la etapa de produccin.
(Valuacin, Presentacin, Exactitud y
Totalidad)
11. Que el saldo de la cuenta de gastos por
agotamiento represente los valores
correspondientes a la disminucin
gradual de los recursos renovables no
renovables, por efecto de su explotacin,
extraccin o produccin, como
reconocimiento de la prdida de su
capacidad econmica y operacional.
(Presentacin, Valuacin y Totalidad)
12. Que en el presupuesto aprobado para el
ente pblico se haya incluido el rubro
135
 para ejecutar los planes y programas de
proteccin y conservacin de los
recursos naturales no Renovables en la
respectiva vigencia. (Exactitud,
Presentacin y Cuantificacin).
13. Evaluar el Sistema de Control Interno.
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORA
Plan Nacional de Desarrollo, Planes de las Desarrollo 5. Toda erogacin encaminada a un
de las Entidades Territoriales, Plan General de la proyecto especfico de Recursos
Contabilidad Pblica, circulares externas, Doctrina Naturales y del Ambiente se debe
Contable y dems normatividad, Cdigo de Minas, considerar Inversin en este y los
Normas dictadas en materia de Recursos Naturales y dems gastos se registraran como
del Ambiente, Polticas Ambientales nacionales y Gastos Operativos.
territoriales, Inforemes de las Contraloras y Auditora 6. El valor de la inversin incurrida en
General en materia de recursos naturales y del el desarrollo de programas que
ambiente. impliquen la recuperacin o
proteccin de Recursos Renovables
no se debe amortizar, teniendo en
cuenta que en el transcurso del
tiempo se valoriza y genera
beneficios para la comunidad.
7. Toda inversin en Recursos
Naturales Renovables para
conservacin se debe valorizar, y a
las erogaciones cuya finalidad sea la
explotacin se aplicar ajustes por
inflacin.
8. Se debe establecer que ente pblico
es el encargado de registrar la
inversin, cuando esta se ejecuta a
travs de convenios o contratos de
administracin delegada.
9. La actividad de explotacin se debe
entender como la extraccin,
utilizacin y aprovechamiento de los
recursos naturales y del ambiente
con los cuales se busca obtener una
utilidad o beneficio econmico.
10. La actividad de conservacin se
debe entender como la preservacin,
recuperacin, prevencin, mitigacin,
restauracin, mantenimiento y
mejoramiento de los Recursos
Naturales y del ambiente.
11. El medio ambiente se debe valorar
econmicamente para contar con un
indicador de importancia en el
bienestar de la sociedad.
12. Se debe verificar la existencia de
Estudios de Impacto ambiental,
planes de manejo ambiental, planes
de contingencia y relaciones con la
comunidad y el presupuesto
asignado.
13. El estudio del impacto ambiental

136
 debe realizarse bajo la racionalidad
del desarrollo sostenible y por ende
optimizar y racionalizar el uso de los
recursos ambientales y prevenir,
evitar y minimizar los riesgos e
impactos negativos que pueda
ocasionar el futuro proyecto.
14. El ente pblico debe implementar la
educacin ambiental como un
instrumento que coadyuve a la
prevencin, mitigacin, control y
compensacin de los impactos
ambientales producidos por los
proyectos en construccin.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se pueden aplicar procedimientos inadecuados, incurrir en errores que se veran reflejados en los
Estados Contables; incumplimiento de las normas, polticas y planes ambientales.
2. Si no existe estudio de impacto ambiental no se est dando cumplimiento a lo establecido en la
normas, se atenta contra la comunidad y medio ambiente, se desconoceran los planes, los costos,
el cronograma de actividades, lo que dificulta evaluar la gestin ambiental.
3. La ausencia de licencia ambiental indicara desconocimiento de las normas ambientales por parte
del ente pblico.
4. Si no existe control y seguimiento al plan de manejo ambiental no se cuenta con herramientas
suficientes para evaluar la gestin a travs de indicadores.
5. Si no existe interventora no se dara cumplimiento a las clusulas contractuales y se dejara de
identificar posibles anomalas.
6. Si no se identifican reas crticas se estaran dedicando recursos y esfuerzos en actividades no
prioritarias.
7. Si no se incluye partida presupuestal el ente pblico no contara con los recursos para cumplir con
lo establecido en la normatividad.
8. Si no cuenta con polticas claras y definidas no se tienen directrices encaminadas a proteger el
medio ambiente.
9. Si no se capacita al personal que tiene relacin directa con el medio ambiente no se contara con el
conocimiento y criterios suficientes que permitan desarrollar una labor ambiental eficiente y
participativa a la comunidad.
10. Si no existen planes de contingencia no se contara con los bienes y equipos e instrucciones
necesarios para atender posibles desastres.
11. Si no se establecen los costos incurridos en las inversiones el saldo de este no se ajustara a la
realidad.
12. Si en la poltica ambiental no se aplican los principios generales habra un total desconocimiento de
los fundamentos ambientales.
13. Si no se da cumplimiento al Plan General de Contabilidad Pblica, no hay responsabilidades
corporativas, ni se realizan evaluaciones ambientales peridicas, el sistema contable no es
confiable y los resultados no se ajustan a la realidad.
14. Si no se estipula las condiciones de registros en las clusulas de los convenios o contratos de
Administracin Delegada se pueden presentar Estados Contables errneos por omisin o doble
contabilizacin.
15. Si no se registran todas las cuentas correspondientes al grupo se estara presentando estados
Contables no reales.
16. Si no se revelan en las Notas a los Estados Contables todos los aspectos que afectan el grupo no
se estara dando cumplimiento a lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pblica y los
usuarios no tendran el conocimiento necesario para la toma de

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

137
 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existen manuales de procedimientos que 16. Para iniciar la construccin se cuenta con:
regulen: a. Licencia ambiental ?
a. La poltica ambiental para los Recurso b. Autorizaciones que exige la Ley ?
Naturales no Renovanbles? 17. Durante la fase de ejecucin de los
b. Registros contables ? proyectos se cuenta con una interventora
2. Las actividades relacionadas con los Recursos ambiental ?
Naturales no Renovanbles se realiza de acuerdo
a las disposiciones y normatividad vigente para
tal fin?
3. Para la gestin ambiental del ente pblico se
tiene en cuenta:
a. Estudios de impacto ambiental ?
b. Planes de manejo ambiental ?
c. Planes de contingencia ?
d. Planes de relaciones con la comunidad ?
e. Presupuesto asignado ?
4. En el estudio de Impacto Ambiental se:
a. Describe el medio ambiente y el
socioeconmico, en el cual se pretende
desarrollar el proyecto, obra o actividad ?
b. Se definen los ecosistemas?
c. Se evala la oferta y vulnerabilidad de
los recursos utilizados ?
d. Se evalan los impactos?
e. Se identifican los planes gubernamentales
a nivel nacional, regional o local que exista
para el rea de estudio ?
5. Se disean planes de:
a. Prevencin ?
b. Mitigacin ?
c. Correccin ?
d. Compensacin de impactos ?
e. Manejo ambiental ?
f. Se estiman costos ?
g. Se elabora cronograma de:
h. Inversin ?
i. Ejecucin de las obras ?
6. Se disean sistemas de seguimiento y control
ambiental que permitan evaluar el pan de
manejo en cuanto a:
a. Comportamiento ?
b. Eficiencia ?
c. Eficacia ?
d. Se tiende a eliminar o minimizar los efectos
negativos ?
7. Se cuenta con indicadores de Gestin Ambiental
?
8. Existen procedimientos que garanticen:
a. Poltica ambiental ?
b. Guas y estndares corporativos ?
c. Planes de cumplimiento ordenados por
autoridad ambiental ?
d. Cumplimiento de normas contables ?
9. Se identifican las reas operacionales que

138
 necesitan mejorar su desempeo ambiental ?
10. Se optimizan las inversiones del ente pblico en
proteccin del medio ambiente ?
11. Dentro de la cultura de la gestin ambiental del
ente pblico se incorpora la la comunidad ?
12. Existen planes de contingencia para
emergencias ambientales ?:
a. Se actualizan peridicamente ?
b. Se dan a conocer interna y externamente ?
c. Son monitoriados ?
d. Se adquieren bienes y equipos necesarios ?
e. A estos se les realiza:
- Registro contable ?
- Mantenimiento adecuado ?
- Inventario fsico peridico ?
13. La poltica ambiental del ente pblico est
conforme a los principios generales ambientales
de:
a. Planificacin ?
b. Proteccin ?
c. Responsabilidad ?
d. Conservacin ?
e. Prevencin ?
f. Apoyo a la investigacin ?
g. Motivacin ?
h. Integracin ?
14. En los convenios o contratos de Administracin
Delegada celebrado entre entes pblicos o con
el Gobierno Nacional se especifican las
clusulas donde se determine claramente lo
relacionado con los Recursos Naturales y del
Ambiente como:
a. Condiciones ?
b. Participaciones ?
c. Alcance ?
d. Traslacin de dominio ?
e. Entrega de los bienes ?
15. La Oficina de Control Interno efecta
peridicamente auditora ambiental ?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
18. Para determinar la inversin, costo o 23. El ente pblico cuenta con una poltica clara
gasto de las actividades para la y definida sobre proteccin de los Recursos
proteccin de los Recursos Naturales no Naturales y del Ambiente ?
Renovanbles? se tiene en cuenta los
siguientes elementos:
a. Costo en planeacin ambiental ?
b. Costo relaciones con la comunidad.
c. Costo de gestin sanitaria de
instalaciones ? 6.5 RESPONSABILIDADES

139
 d. Costo planes de cumplimiento ? 24. El personal cuya actividad tiene relacin
e. Costo programas de minimizacin directa con el medio ambiente est
de residuos? debidamente capacitado ?
f. Costo control de prdidas ?
g. Costo preparacin para Nota: El auditor en cada ente pblico segn la
emergencias ? naturaleza y de acuerdo a su criterio, disear
h. Costo adquisicin de equipos ? los cuestionamientos adicionales para
i. Costo programas de capacitacin ? complementar su estudio y evaluar el riesgo.
j. Costo incorporacin de cultura
ambiental ?
19. El sistema contable para el Registro de
los Recursos Naturales y del ambiente
permite cumplir con:
a. Las exigencias normativas (Plan
General de la
b. Contabilidad Pblica)?
c. Las responsabilidades corporativas
?
d. La evaluacin ambiental ?
20. El registro contable de las erogaciones
aplicadas a las actividades relacionadas
con los recursos naturales y del
ambiente son reflejados:
a. En forma independiente ?
b. Clara ?
c. Uniforme ?
d. Razonable ?
21. Se evala la gestin y los resultados
obtenidos ?
22. Las erogaciones o inversiones en
Recursos Naturales Renovables para
explotacin:
23. Se registran por su costo histrico ?
24. En los recursos naturales no
Renovanbles? se contabilizan:
a. Los Recursos Renovables en
conservacin ?
b. Los Recursos Naturales Renovables
en explotacin ?
c. El Agotamiento acumulado de los
Recursos Renovables en
explotacin (cr) ?
d. Recursos Naturales no Renovables
en explotacin ?
e. Agotamiento acumulado de
Recursos no Renovables en
explotacin (cr) ?
f. Inversiones en Recursos no
Renovables en explotacin ?
g. Amortizacin acumulada de
Inversiones en Recursos
Renovables en explotacin (cr) ?
h. Inversiones en Recursos Naturales
no renovables en explotacin ?
i. Amortizacin acumulada de

140
 inversiones en Recursos Naturales
no renovables en explotacin (cr) ?
j. Agotamiento ?
k. Estn debidamente soportados ?
22. En las Notas a los Estados Financieros se
revela:
a. Los Recursos Naturales y del Ambiente ?
b. Las inversiones desagregadas por proyecto
?
c. Justificacin de los resultados del ejercicio
d. cuando se registre prdida ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas, proyectos a ejecutar para la proteccin y conservacin de los
recursos naturales y medio ambiente, implementacin de medidas para emergencias ambientales,
implementacin de difusin de cultura ambiental y analice que est de acuerdo a la variable
ambiental en la vigencia y el respectivo informe anual de actividades realizadas y cotjelas a fin de
determinar que estos efectivamente se desarrollaron en cumplimiento de la poltica ambiental.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las polticas establecidas por el
Gobierno y ente pblico relacionadas con los Recursos Naturales no Renovanbles.
3. Establezca que la valoracin de los costos econmicos del deterioro y de la conservacin del medio
ambiente y de los recursos renovables se efecto mediante metodologas tcnicas.
4. Solicite relacin de los proyectos de gestin ambiental y verifique:
a. Su apropiacin presupuestal
b. Su inclusin en los planes y programas de
c. proteccin y conservacin de Recursos
d. Naturales y medio ambiente.
e. Trmino de duracin en la ejecucin
f. La respectiva licencia ambiental
g. Que estn acorde a los principios generales
h. ambientales.
5. Verifique la existencia de indicadores y analice la gestin ambiental desarrollada por el ente pblico.
6. Verifique la existencia del estudio del impacto ambiental y cercirese que contenga la planeacin
ambiental, medidas de prevencin, correccin, compensacin, mitigacin de impactos y efectos
negativos de un proyecto.
7. Prepare planilla sumaria que refleje las cuentas mayores que conforman el grupo de Recursos
Naturales y del Ambiente y comprelo con los saldos del periodo anterior.
8. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcdulas.
9. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y relativa.
10. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin al ente
pblico y cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica, Social y
Ambiental, contra los Estados de Cambio, flujo de efectivo y ejecucin presupuestal.
11. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
12. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador) verifique
los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
13. Solicite los informes de auditora interna, analice las observaciones ms relevantes y verifique si se
han tomado las acciones necesarias.
14. Verifique la adecuada afectacin de las cuentas de:

141
 a. Otros Activos-Valorizaciones; Hacienda
b. Pblica; Supervit por Valorizacin, Ajustes
c. por Inflacin; Patrimonio Institucional -
d. Supervit por Valorizacin,
15. Determine los mecanismos o controles establecidos por el ente pblico, que aseguren el correcto
reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones que se derivan
de la operacin ambiental.
16. Solicite el inventario de los Recursos Naturales y del ambiente a diciembre 31 del ao auditado y
confrntelo con los registros auxiliares y en caso de presentarse diferencias investguelas.
17. Verifique los registros contables de las inversiones, costos y gastos ambientales y confrntelo con
los respectivos soportes.
18. Determine el valor y clasificacin de las erogaciones invertidas en Recursos Naturales y del
ambiente y constate su registro contable.
19. Verifique que las erogaciones de las actividades de explotacin se registren y reflejen
independientemente de las de conservacin.
20. Verifique que las cuentas incluidas en el grupo de Recursos Naturales no Renovanbles estn
registradas, clasificadas y presentadas.
21. Verifique que el clculo por agotamiento acumulado se haya realizado con base en las reservas
probadas mediante estudios tcnicos y constate su registro contable.
22. Compruebe que la amortizacin acumulada de inversiones se haya realizado con base en el
periodo estimado para recuperar la inversin, y de acuerdo con estudios de reconocido valor
tcnico y verifique su registro.
23. Verifique que se hayan efectuado los ajustes por inflacin y su correcta contabilizacin.
24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos

5.4.3.1.9 Otros Activos

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

ACTIVOS-Otros Activos

- Reserva Financiera Actuarial

- Bienes y Servicios Pagados por Anticipado.
- Cargos Diferidos.
- Obras y Mejoras en Propiedad Ajena.
- Bienes entregados a Terceros
- Provisin para Proteccin de Bienes Entregados a Terceros (CR)
- Amortizacin Acumulada de Bienes Entregados a Terceros (CR)
- Derechos en Fideicomiso
- Bienes Recibidos en Dacin de Pago.
- Provisin Bienes Recibidos en Dacin de Pago (CR).
- Activos Adquiridos de Instituciones Inscritas
- Bienes Adquiridos en Leasing Financiero
- Depreciacin de Bienes Adquiridos en Leasing Financiero (CR)
- Bienes de Arte y Cultura
- Intangibles
- Amortizacin Acumulada de Intangibles (CR)

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar:
1. El manejo contable del grupo de Otros Activos, 1. Que los saldos de las cuentas que
se realice de acuerdo a polticas establecidas conforman este grupo presenten
por el ente pblico y que las operaciones se razonablemente la situacin financiera del

142
 ajusten al Plan General de Contabilidad
Pblica, normas y principios de contabilidad y
Normas Generales de auditoria.
2. En este grupo se registren las cuentas que
representan el valor de los desembolsos en los
cuales incurre el ente pblico, con el fin de
obtener beneficios futuros que se amortizan o
extinguen gradualmente.
3. En este grupo se registren aquellos bienes o
derechos que por sus caractersticas no se
encuentran clasificados dentro de los dems
grupos del activo.
4. Las adquisiciones de otros Activos se ajusten
al Plan anual de compras.
3. FUENTES DE CRITERIO
Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pblica, circulares externas emitidas
por la Contadura General de la Nacin y dems
normas vigentes.
5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL
ente pblico. (Totalidad, Existencia y
Presentacin)
2. La razonabilidad de la provisin y
amortizacin de las cuentas del grupo de
Otros Activos. (Presentacin y Exactitud)
3. Si los pagos efectuados anticipadamente
corresponden a gastos por prestacin de
servicios, suministro de bienes, que
proveern beneficios futuros, se
contabilizaron adecuadamente en las
cuentas de Gastos Pagados por anticipado
y Cargos Diferidos. (Presentacin y
Exactitud)
4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
1. Los estudios, investigaciones, desarrollo de
proyectos, organizacin y puesta en
marcha, se deben amortizar durante el
lapso que resulte estimado para recuperar
la erogacin efectuada con base en
estudios tcnicos. El plazo no podr
exceder el determinado por las normas
expedidas por la CGN.
2. Las obras y mejoras en propiedad ajena,
debern amortizarse durante el periodo
menor que resulte entre la vigencia del
respectivo contrato o la vida til estimada de
los bienes.
3. Los bienes muebles e inmuebles
entregados a terceros, mediante contrato de
comodato o Leasing, deben restituirse en
las condiciones establecidas en las
clusulas contractuales.
4. Los bienes recibidos en dacin de pago,
deben incrementarse con los gastos
necesarios, para ponerlos en condiciones
de utilizacin o enajenacin.
5. Los activos adquiridos de instituciones
inscritas, deben ser recibidos con pacto de
retroventa, y se har efectivo, durante la
vigencia o en la terminacin del respectivo
contrato.
6. La correccin monetaria, registrada en
cargos Diferidos debe amortizarse en la
misma proporcin en que se asignen los
costos que la originaron.
7. Los cargos diferidos no monetarios, tales
como, gastos de organizacin y puesta en
marcha, estudios y proyectos, gastos de
explotacin, de desarrollo, de refinacin y
de asociacin deben ser objeto de la
reexpresin por concepto de ajustes por
inflacin.
143
1. Se incumplen polticas y programas trazados previamente.
2. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para
determinar responsabilidades.
3. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualizacin.
4. Se pueden presentar irregularidades administrativas que van en detrimento del patrimonio del
ente pblico.
5. Hay encubrimiento de gastos y se propician erogaciones no necesarias.
6. Desconocimientos de los Otros Activos propiedad del ente pblico.
7. La falta de una adecuada separacin de funciones propicia el mal manejo de la existencia real de
los Otros Activos y conlleva a posibles fraudes.
8. Pueden funcionarios no autorizados disponer de los Otros Activos del ente pblico, lo que
ocasiona detrimento al patrimonio del mismo.
9. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de Otros
Activos, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por funcionario competente.
10. Adquisiciones innecesarias lo que dara lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
11. Se puede dar auto adjudicacin, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales
establecidas para esta clase de operaciones.
12. Registros deficientes que no proporcionan informacin contable y dificultan las constataciones
fsicas.
13. Se facilita la apropiacin de Otros Activos incidiendo en la razonabilidad del saldo de las cuentas
de este grupo.
14. Pueden alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Otros
Activos, lo que va en detrimento del patrimonio del ente pblico.
15. Deterioro, dao y prdida de los Otros Activos.
16. No se asegura la integridad de los registros contables.
17. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son detectados oportunamente para encubrir
sustraccin de Otros Activos

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existen polticas del ente pblico para Otros 10. Los bienes entregados a terceros son
Activos en cuanto a: autorizados por funcionario competente?
a. Adquisiciones? 11. Existe autorizacin de funcionario competente
b. Bienes entregados a terceros ? para:
c. Bienes en proceso de Titularizacin ? a. Celebracin de contratos de Leasing?
d. Bienes en Dacin de Pago ? b. Recibir Bienes en Dacin de Pago?
e. Bienes adquiridos en Leasing ?
f. Valorizaciones ?
g. Registros contables ?
2. Existe Manual de Procedimientos que
describa lo relacionado con :
a. Autorizacin ?
b. Custodia ?
c. Registro y Control ?
d. Responsabilidades ?
3. Es Evaluado y actualizado peridicamente ?
4. Existe una metodologa que permita
estandarizar las amortizaciones?
5. Las amortizaciones, depreciaciones y ajustes
por inflacin se:
a. Calculan correctamente ?
b. Se registran Oportunamente ?
c. Se registran Correctamente ?
6. Son detallados los registros contables de

144
 estas cuentas?
7. Las adquisiciones de Otros Activos se
ajustan al Plan Anual de Compras ?
8. Existe una adecuada segregacin de
funciones de:
a. Registro ?
b. Autorizacin ?
c. Adquisicin ?
d. Custodia ?
9. Para los Bienes entregados a terceros,
Recibidos en Dacin de Pago, Adquiridos en
Leasing que son propiedad del ente pblico
existe:
a. Ttulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradicin ?
c. Avalos tcnicos ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

12. En otros Activos se registra correctamente:
a. Costo ?
b. Depreciacin ?
c. Amortizacin ?
d. Provisin ?
e. Valorizacin ?
f. Ajustes por Inflacin ?
13. Existen registros auxiliares para las cuentas
que conforman este grupo ?
14. Se efectan peridicamente a los otros
activos:
a. Pruebas selectivas ?
b. Inventarios fsicos ?
c. Se investigan las diferencias ?
15. 16. Son los registros contables efectuados
por funcionarios distintos de aquellos que
tienen a su cargo los Otros Activos ?
16. Los documentos que soportan los registros
de los Otros Activos estn:
a. Custodiados ?
b. Protegidos adecuadamente ?
17. Para la conservacin y proteccin de los
Otros Activos existen:
a. Instalaciones adecuadas ?
b. Medidas de seguridad ?
18. Existen plizas contra posibles riesgos de los
Otros Activos ?
6.5 RESPONSABILIDADES
19. Los funcionarios responsables del manejo de
los Otros Activos son independientes de
quienes llevan su registro ?
Nota: El auditor en cada ente pblico segn su
criterio, previo anlisis de la normatividad interna
sealar los cuestionamientos necesarios y
suficientes para complementar su estudio y
evaluar el riesgo.

145
 7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas para las adquisiciones, entrega de Bienes a terceros, en proceso
de Titularizacin, Recibidas en Dacin de pago, adquiridos en Leasing, y el informe anual de
actividades realizadas y determine si estas efectivamente se ejecutaron.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Otros
Activos y comprelos con los del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cdulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y
relativa.
5. 4.Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y
cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica y Social, contra los
Estados de Cambios, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador),
verifique los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos
soportes.
8. Cruce el saldo total del grupo de Otros Activos con los auxiliares.
9. Examine los controles que aseguren el cumplimiento de polticas establecidas para adquisicin,
entrega de Bienes a Terceros, Titularizacin, Recibidos en Dacin de Pago, adquiridos en Leasing
y Bienes de Arte y Cultura y:
a. Analice los aspectos legales
b. Verifique los registros contables
10. Verifique los retiros por enajenacin o bajas de Bienes Entregado a Terceros, Recibidos en
Dacin de Pago, adquiridos en Leasing y Bienes de Arte y Cultura y determine:
a. Las Autorizaciones
b. Soportes y Registros
c. Afectacin de:
d. Costo
e. Depreciacin
f. Amortizacin
g. Valorizaciones
11. Solicite al Departamento Jurdico, relacin de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia fsica
b. Existencia de Ttulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones
f. Plizas de Seguros
12. Determine las adquisiciones y adiciones a los Otros Activos realizadas durante el periodo y
verifique:
a. Autorizaciones
b. Presupuesto
c. Plan Anual de Compras
d. Desembolsos
e. Soportes
f. Registros
13. Verifique el clculo y registro correcto de:
a. Las depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones provisiones y Ajustes por Inflacin
efectuados durante el periodo examinado.
b. Analice que el mtodo de Depreciacin sea consistente y refleje el equilibrio entre los
servicios recibidos, la vida til y costo del Activo.
14. Determine el valor de los desembolsos efectuados por el ente pblico para ampliaciones, mejoras

146
 o adiciones a los Bienes inmuebles de Propiedad de terceros, utilizados por el ente pblico para el
desarrollo de su funcin administrativa y verifique que se hayan amortizado durante la vigencia del
contrato.
15. Para los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferido verifique:
a. Registro
b. Amortizacin
16. Determine el valor de los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas en
Dacin de Pago para cancelacin de crditos y prstamos y verifique:
a. Registro de la Dacin de Pago
b. Constitucin y registro de la provisin que debe reflejar la diferencia entre el avalo o
precio de mercado del bien y el valor fijado en la Dacin.
c. Que los gastos en que se incurri para ponerlos en condiciones de utilizacin se hayan
adicionado al costo.
17. Determine el valor de los bienes recibidos en arrendamiento financiero y verifique:
a. Registro
b. Constitucin y registro de la Depreciacin
c. Amortizacin
d. Ajustes por Inflacin
18. Determine el valor del Aporte de capital Garanta Otorgada por la Nacin y verifique:
a. Registro
b. Normatividad vigente
19. Determine el valor de los bienes muebles de carcter histrico y cultural adquiridos por el ente
pblico con el propsito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura y verifique:
a. Registro contable
b. Inspeccin fsica
c. Plizas
d. Custodia
e. Que se haya constituido la respectiva provisin
20. Verifique que las valorizaciones representen el aumento neto del valor de los activos y determine:
a. Que los avalos se realizaron con criterios y normas de reconocido valor tcnico.
b. Que se hayan registrado correctamente
21. Determine el valor registrado en la cuenta Intangibles como costo de adquisiciones, desarrollo o
produccin de bienes inmateriales que constituyen derechos para el ente pblico y verifique:
a. Soportes
b. Ajustes por Inflacin
c. Amortizacin
22. Determine el valor de los activos Adquiridos de instituciones inscritas (se asimila a adscritas) tales
como cartera, acciones, bienes muebles e inmuebles o valores mobiliarios con el fin de propender
su recuperacin y verifique:
a. Soporte
b. Registro
23. Determine el valor del aporte de capital otorgado por la Nacin a travs del Fondo de Garantas a
las entidades financieras para evitar caer en causales de disolucin y verifique:
a. Soporte
b. Registro
c. Normatividad vigente
24. Determine el valor registrado en la cuenta principal y subalterna de las operaciones de
transferencias de fondos, bienes servicios y/o obligaciones realizadas entre la oficina principal y
las sucursales y verifique los soportes.
25. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo disee
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.

147
5.4.3.2 Auditoria a los Pasivos

5.4.3.2.1 Operaciones de Crdito Pblico

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Pasivo - Operaciones de Crdito Pblico

- Operaciones de Crdito Pblico Internas de Corto Plazo

- Operaciones de Crdito Pblico Internas de Largo Plazo
- Operaciones de Crdito Pblico Externas de Corto Plazo
- Operaciones de Crdito Pblico Externas de Largo Plazo
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. El cumplimiento de las obligaciones 1. En la contabilizacin de las operaciones de
contractuales corresponda al pago de capital, Crdito Pblico interno o externo, se hayan
intereses, comisiones y otros gastos originados observado los Principios y Normas de
en operaciones de crdito pblico. Contabilidad Pblica, normas dictadas por el
2. Las obligaciones por concepto de Crdito Contador General de la Nacin, los
Pblico se ajusten a los requerimientos del lineamientos de Normas Internacionales de
ente pblico, de acuerdo con polticas y planes Contabilidad (NIC) y dems normas legales
de desarrollo. relacionadas con estas obligaciones.
3. El valor de las obligaciones de Crdito Pblico (Existencia, Presentacin y Totalidad).
Interno originadas en la contratacin de 2. En la cuenta de Operaciones de Crdito
emprstitos, emisin de ttulos y crdito de Pblico Interno, se registren las obligaciones
proveedores de fuente nacional, se celebre contraidas, con el propsito de proveer de
exclusivamente entre residentes del territorio recursos a la Nacin, Departamentos,
colombiano y se ajusten a las leyes y normas Municipios o cualquier otro ente pblico
que regulan estas operaciones. territorial. (Existencia, Totalidad, Propiedad y
4. Las obligaciones de Crdito Pblico por Cuantificacin).
concepto de crditos externos sobre 3. El saldo de las obligaciones de Crdito
emprstitos, colocacin de ttulos y crditos de Pblico que muestran los Estados Contables,
proveedores, correspondan a contratos correspondan a los compromisos adquiridos
celebrados con organismos internacionales no por el ente pblico. (Presentacin,
residentes en Colombia y que se ajusten a Cuantificacin y Totalidad).
disposiciones cambiarias y dems normas 4. Los recursos por concepto de Crdito Pblico
legales vigentes. se hayan destinado a los proyectos y planes
5. Las obligaciones de Crdito Pblico por para las cuales fueron adquiridos. (Existencia,
concepto de crditos internos, emisin y Propiedad y Cuantificacin).
colocacin de ttulos valores y cartas de 5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
crdito, sean viables y se ajusten a normas
legales para la celebracin de contratos con la
banca oficial y privada o cualquier organismo
financiero.
6. Los recursos del crdito externo, estn
orientados a programas de seguridad social o
econmica, acorde con polticas del Gobierno
Nacional, mediante el aumento de
exportaciones, sustitucin de importaciones o
proteccin de la industria y el trabajo nacional.
7. Las obligaciones de Crdito Pblico por
concepto de contratos de emprstitos
internacionales, se ajusten a polticas

148
 econmicas del gobierno nacional y mrgenes
de endeudamiento establecidos, as como las
normas tributarias vigentes.
8. El Ente Pblico posea controles para
asegurarse del correcto manejo de las
obligaciones por concepto de Deuda Pblica.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORA:

Todas las operaciones de Deuda Pblica, se 1. Las obligaciones de Crdito Pblico, deben
deben ajustar a polticas y planes establecidos por ser reconocidas cuando se haya recibido los
la Direccin del ente pblico, as como las normas recursos.
que regulan estas transacciones, Ley 80 de 1993, 2. Las obligaciones de Crdito Pblico, deben
Decreto 2681 de 1993, Ley 358/97 y dems contabilizarse, registrarse y clasificarse de
normas en materia de Deuda Pblica y Estatuto acuerdo a Principios y Normas de
Orgnico del Presupuesto. Contabilidad Pblica y dems disposiciones
Consulte, adems, el PGCP y dems normas vigentes.
dictadas por la CGN y la CGR. 3. Todo registro contable relacionado con
operaciones de Crdito Pblico, debe estar
soportado con su correspondiente
documento, aprobado y legalizado.
4. Los valores de Crdito Pblico, deben
corresponder a autorizaciones de
contratacin de prstamos con un plazo de
vencimiento mayor de un ao ya sea de
carcter interno y/o externo.
5. La Crdito Pblico externa, debe
corresponder a operaciones que se pactan a
travs de la misma, destinada a financiar
proyectos de inversin contenidas en los
planes de desarrollo.
6. Las Operaciones de Crdito Pblico Interno,
debe corresponder a prstamos celebrados
con la banca oficial o privada, emisin y
colocacin de ttulos valores y cartas de
crdito. Las Operaciones de Crdito Pblico
externa corresponder a crditos financieros
para proyectos especficos, programas de
proveedores procedentes de lneas de crdito
entre gobiernos, Organismos Internacionales
de Fomento, Fondo Monetario Internacional,
Entidades Financieras Internacionales
Privadas, Proveedores, Convenios de
Compensacin y Cartas de Crdito.
7. En el manejo de Operaciones de Crdito
Pblico deben existir controles administrativos
para toda transaccin.
8. Los intereses, comisiones y otros conceptos
causados sobre las operaciones de Crdito
Pblico se registrarn en la cuenta Gastos
Financieros por Pagar.
9. Los proyectos de inversin para ser
financiados con recursos de Crdito Pblico
deben ser presentados de acuerdo con los
manuales vigentes para cada sector
(Educacin, Salud, Justicia, Defensa,

149
 Seguridad, Agropecuario, Energa,
Infraestructura urbana y vial) establecidos por
el Banco de Proyectos de Inversin (BPIN)
del Departamento Nacional de Planeacin.
10. Los contratos de emprstitos de obligaciones
de Crdito Pblico tanto internos como
externos, deben tener las respectivas
autorizaciones, segn su nivel (Nacional,
Departamental, Municipal, Territorial y
descentralizado).

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La moratoria en el pago del principal da origen a intereses de ms que van en detrimento del
patrimonio estatal.
2. Se origina un desconocimiento sobre el estado real de las cifras generales por concepto de las
obligaciones de Crdito Pblico.
3. Se pueden dejar de registrar las operaciones con la consecuente desactualizacin de los
auxiliares.
4. Se efectan operaciones y transacciones no autorizadas por funcionarios competentes.
5. Aplicacin de normatividad derogada y procedimientos en desuso que obstaculizan el normal
desarrollo de las operaciones de Crdito Pblico.
6. Se puede presentar duplicidad de funciones, aplicacin de procedimientos inadecuados y dificultad
para determinar responsabilidades.
7. Dobles pagos por funcionarios no competentes para esta clase de obligaciones de Crdito Pblico.
8. Se distorsiona la informacin y se desconocen los Principios y Normas de Contabilidad Pblica.
9. El manejo de las operaciones de Crdito Pblico, sin la aplicacin de polticas gubernamentales
conlleva a un mal uso de los recursos.
10. El registro y clasificacin de las operaciones no efectuado de conformidad con Principios y Normas
de Contabilidad Pblica, Plan General de Contabilidad Pblica y dems normas legales
establecidas, pueden generar sanciones y poca credibilidad en la informacin contable.
11. La no confirmacin y conciliacin de saldos de Crdito Pblico entre entes prestatarios y
prestamistas, pueden ocasionar registros incorrectos con saldos irreales de las obligaciones.
12. La valoracin de los saldos de las obligaciones de Crdito Pblico a tasas de cambio
desactualizadas generan valores no reales en las obligaciones por pagar del ente pblico.
13. La no separacin de registros contables entre las operaciones de los proyectos financiados y
dems operaciones de Crdito Pblico, conllevan a informacin financiera no confiable.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. En el trmite de contratos de Crdito Pblico 12. Los contratos de Deuda Pblica se celebran
interno o externo: segn polticas establecidas por la Direccin,
a. Se hace la presentacin del proyecto al de acuerdo al Plan de Desarrollo?
Departamento Nacional de Planeacin ? 13. La colocacin de ttulos de Deuda Pblica, se
b. Se solicitan las autorizaciones segn las ajustan a las condiciones financieras de
exigencias del crdito ? carcter general que seala el Banco de la
c. Se solicita concepto financiero del Repblica?
Departamento Nacional de Planeacin? 14. Utiliza el ente pblico convenios de
2. Los programas de endeudamiento a travs compensacin y Deuda Pblica?
de Crdito Pblico se hacen de acuerdo a la 15. Las operaciones de Deuda Pblica se ajustan
Ley de Presupuesto General de la Nacin ? a:
3. Las obligaciones registradas como Deuda a. La Ley?
Pblica corresponden a prstamos internos y b. Polticas del Gobierno Nacional?
externos con plazos de vencimiento mayores c. Normas vigentes?
a un ao ?
4. Las fuentes y usos de los recursos del ente

150
 pblico, se diferencian entre los provenientes
de la Crdito Pblico y los de otras
obligaciones financieras ?
5. Las modalidades de Crdito Pblico se
ajustan a las necesidades y polticas del ente
pblico de acuerdo al Plan de Desarrollo?
6. Existen operaciones de Crdito Pblico
interna con garanta de la Nacin?
7. Las garantas otorgadas por la Nacin,
cumplen con lo dispuesto en los
procedimientos y normas vigentes?
8. Utiliza el ente pblico los crditos de
proveedores y cartas de crdito en
operaciones de Crdito Pblico?
9. Se aplican los manuales o cartillas guas del
BID y BIRF, para el manejo de Deuda
Pblica, proveniente de estas entidades?
10. Existe rotacin de crditos (extensin de
plazos)?
11. Se ha dado en algn momento el refundig
(reemplazo deuda) ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

16. Los saldos vigentes de la Deuda Pblica 28. Se incluyen en el Plan Financiero los pagos de
Externa se valoran a la tasa de cambio Deuda Pblica que servirn de base para la
vigente a la fecha del cierre del perodo elaboracin del Plan Anual de Caja (PAC) ?
respectivo?
17. Los valores registrados como Deuda Pblica,
corresponden realmente a los conceptos
definidos dentro del contrato de emprstito?
18. Se registran y clasifican las operaciones de
Deuda Pblica de conformidad con Normas 6.5 RESPONSABILIDADES
Internacionales de Contabilidad, el Plan 29. En cuanto a modificaciones de la Deuda
General de la Contabilidad Pblica, y dems Pblica, se ha dado el repudio de la Deuda
normas legales establecidas? o Default decisin unilateral del deudor de
19. Se llevan registros contables separados de no pagar?
los proyectos financiados con recursos de 30. Existan garantas?
crditos de Deuda Pblica? 31. En cuanto al pago de intereses existe
20. Se controla la utilizacin de estos recursos moratoria?
en los proyectos para los cuales fueron 32. Se hace capitalizacin de intereses?
otorgados?
21. Se diferencia y registran correctamente los
pagos por amortizaciones, intereses,
comisiones y otras erogaciones en las
operaciones de Crdito Pblico?
22. Existen controles administrativos que
garanticen el buen manejo de las
operaciones relacionadas con Crdito
Pblico?.
23. Los saldos registrados como Crdito Pblico:
a. Se analizan?
b. Se confirman peridicamente?
24. Se llevan libros auxiliares separados de los
contratos de Deuda Pblica otorgados en las

151
 diferentes monedas autorizadas ?
25. Las operaciones de manejo de Deuda
Pblica se contratan en forma:
a. Directa?
b. Por licitacin?
c. Se ajustan a lo previsto en la Ley 80/93?
d. A las normas en materia de Crdito
Pblico?
26. Tiene el ente pblico obligaciones por Crdito
Pblico reprogramadas o refinanciadas?
27. En algn momento se ha dado la
condonacin y/o alivio de la deuda:
a. Total?
b. - Parcial?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor con su equipo de trabajo discutir los objetivos del programa, y los pasos contenidos en l,
asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Verifique que la contratacin de emprstitos y dems modalidades de operaciones de Crdito

Pblico se ajusten a las polticas, planes y programas del ente pblico como las establecidas en el
Plan de Desarrollo.
2. Realice planilla sumaria con los saldos de las cuentas de Crdito Pblico, comprelos con los del
perodo anterior y verifique con registros auxiliares.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcdulas que descompongan los saldos de
las cuentas, cotjelos con los del periodo anterior y determine la variacin absoluta y relativa.
4. 4.Verifique las notas a los Estados Contables, comprelas con los registros auxiliares y los Estados
Contables Bsicos.
5. 5.Cruce la informacin de operaciones de Deuda Pblica del Estado de Balance General y Estado
de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems Estados Contables (Estado
de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en la Situacin Financiera y Estado de Ejecucin
Presupuestal)
6. Determine los montos de contratos de emprstitos dejados de pagar, refinanciados, rotacin de
crditos (extensin de plazos), suspensin de pago, capitalizacin de intereses, condonacin de
deudas y analice sus causas y consecuencias.
7. 7.Verifique que las operaciones de Crdito Pblico, estn realizadas de acuerdo con las normas
vigentes que las regulan.
8. Verifique que todo registro contable relacionado con operaciones de deuda pblica est
debidamente soportado, aprobado, legalizado, clasificadas de acuerdo al Plan General de
Contabilidad Pblica.
9. Solicite el presupuesto aprobado para el Ente Pblico y cruce el rubro de Servicio de la Deuda con
las amortizaciones de capital, intereses y dems gastos de Deuda Pblica y verifique su registro.
10. Determine que existan los suficientes controles administrativos, que aseguren el correcto manejo de
las obligaciones por concepto de Crdito Pblico.
11. Confirme los saldos de Crdito Pblico e investigue las diferencias.
12. Verifique que los registros auxiliares de las obligaciones de Crdito Pblico, contengan como
mnimo lo siguiente:
a. Identificacin del emprstito y fecha de celebracin.
b. Prestatario
c. Entidad prestamista
d. Monto del emprstito
e. Moneda
f. Destinacin
g. Tasa de inters y perodo de pago

152
 h. Comisin de compromiso
i. Serie, nmero y valor de cada documento, si se trata de emisin de ttulos.
13. Solicite conciliacin realizada entre el ente prestamista y el prestatario, analice sus resultados y
verifique registros contables.
14. 14.Verifique las cuentas de Crdito Pblico, sus asimiladas y conexas que se encuentren
clasificadas de acuerdo con la metodologa de las operaciones efectivas del programa anual
mensualizado de Caja -PAC.
15. Verifique que dentro del perodo examinado solo se hayan registrado operaciones de Crdito
Pblico realmente efectuadas.
16. Verifique que en la emisin de ttulos o bonos de Deuda Pblica, se utilicen los mecanismos y
procedimientos adecuados de colocacin y se ajusten a las normas vigentes.
17. Verifique la redencin de los ttulos, que se hayan constituido los fondos de amortizacin y
determinado correctamente los rendimientos.
18. Verifique el ndice de endeudamiento y analice su resultado.
19. De acuerdo a la evaluacin del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan
el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2.2 Cuentas por Pagar

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA:

Pasivo Cuentas por Pagar

- Adquisicin de Bienes y Servicios Nacionales.

- Adquisicin de Bienes y Servicios del Exterior.
- Operaciones de Seguro y Reaseguro.
- Aportes por Pagar a Afiliados
- Intereses por Pagar
- Comisiones por Pagar
- Acreedores
- Gastos Financieros por Pagar
- Intereses de Ttulos Emitido
- Subsidios Asignados
- Retencin en la Fuente e Impuesto e Timbre
- Impuestos, Contribuciones y Tasas por Pagar
- Impuestos al Valor Agregado IVA
- Avances y Anticipos Recibidos.
- Recursos Recibidos en Administracin
- Crditos Judiciales.
- Premios por Pagar.
- Otras Cuentas por Pagar.

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar:
1. Las obligaciones contradas por el ente 1. Si las cifras que muestra el grupo estn
pblico, estn debidamente autorizadas y debidamente representados por las cuentas del
registradas. Plan General de Contabilidad Pblica.
2. Las cuentas que conforman este grupo (Totalidad y Existencia)
estn clasificadas y presentadas 2. Que los saldos que muestran las cuentas por
adecuadamente en los Estados y Notas pagar, correspondan efectivamente a las
Contables. obligaciones reales y pendientes de pago.
3. Las obligaciones adquiridas estn (Presentacin y Totalidad)
debidamente soportadas. 3. Que todas las obligaciones adquiridas por el

153
 4. De acuerdo a la naturaleza del ente pblico, estn respaldadas por
compromiso se realiza la adecuada y adquisiciones de bienes y servicios
oportuna causacin. efectivamente recibidos. (Totalidad, Existencia
5. Los registros se hayan efectuado de y Presentacin)
acuerdo a Principios y Normas de 4. Las garantas otorgadas y los gravmenes que
Contabilidad Pblica. existen sobre bienes del ente pblico, por
6. Los compromisos que adquiere el ente hipoteca y prenda. (Presentacin)
pblico, estn encaminados al 5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
cumplimiento del objeto social.

4. FUENTES DE CRITERIO 5. CRITERIOS DE AUDITORA

Se debe consultar PGCP, resoluciones, circulares
y conceptos de la CGN; Manuales de
procedimiento de Tesorera, normas de Control
Fiscal y Control Interno.
1. Se deben identificar las cuentas que
representan obligaciones contradas por el ente
pblico, en desarrollo del giro ordinario de sus
actividades.
2. Los bienes adquiridos a cualquier ttulo con el
propsito de ser comercializados, trasformados
o para la prestacin de los servicios del ente
pblico, deben haber sido adquiridos de
acuerdo a la normatividad vigente.
3. Las cuentas por pagar se deben clasificar de
acuerdo al concepto que las origina al grupo
que corresponda.
4. La presentacin de los diferentes conceptos de
cuentas por pagar dentro del Estado de
Balance General, se debe agrupar de acuerdo
al PGCP.
5. Se debe presentar por separado las deudas a
favor de proveedores por la adquisicin de
bienes o servicios, que representa las
actividades propias del ente pblico los cuales
incluyen los fletes, gastos de incorporacin y
dems erogaciones en que se haya incurrido y
que estn an pendientes de pago.
6. Los pasivos a favor de accionistas y
funcionarios se deben presentar por separado.
7. Los pasivos por los impuestos y por la
participacin de utilidades, deben mostrarse
separadamente.
8. Los pasivos en moneda extranjera, deben
revelarse en la moneda legal al tipo de cambio
vigente a la fecha de presentacin de los
Estados Contables o cierre del ejercicio, as
mismo reflejarse en notas a estos.

6. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Al no definirse sobre quien recae la responsabilidad de la aprobacin del pago de facturas no se
cumple con los compromisos oportunamente.
2. Existe la posibilidad de efectuar pagos sobre elementos no recibidos, recibir mercanca defectuosa y
anticipar la causacin de la obligacin.
3. El procedimiento de pago est incompleto ante la falta de soporte.
4. Si no existe un adecuado control sobre la devolucin de mercancas, se puede incurrir en perjuicio
econmico al pagar lo que no se ha aceptado.
5. Pueden ser considerados los beneficios econmicos que se pierden al no acceder a descuentos.
6. Hay posibilidad de manipular los registros, con miras a una indebida apropiacin.

154
7. Se incurre en pago de intereses innecesarios.
8. Los errores involuntarios o intencionados pueden pasar desapercibidos, lo que permite la posibilidad
de apropiarse dolosamente de fondos al pagarse pasivos ficticios.
9. No se refleja el verdadero saldo de las cuentas por pagar.
10. Compromisos indiscriminados en las cuentas por pagar pueden poner en peligro la estabilidad
econmica.
11. Se pueden presentar pagos indebidos o dobles pagos, ante la ausencia de una responsabilidad
definida sobre la aprobacin de facturas por pagar.
12. Se carece de evidencia documentaria, para el cumplimiento de los procedimientos adecuados de
recepcin, registro y aprobacin de pagos.
13. Se carece de informacin sobre la real recepcin de los bienes adquiridos, y en consecuencia
pueden pagarse o considerarse como obligaciones por bienes o mercancas que no han sido
recibidas.
14. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creacin de pasivos inexistentes o por
sustraccin de documentos.
15. Se presenta perjuicios econmicos al pagar mercancas o bienes que fueron devueltos al proveedor,
por falta de un adecuado control y registro de las devoluciones.
16. Se pueden producir pagos en exceso al no efectuarse deducciones en las facturas por los anticipos
recibidos.
17. Se crean cuentas por pagar ficticias al no existir funcionario responsable, con el fin de apropiarse
posteriormente del efectivo destinado a pagarlos.
18. Se desaprovechan los beneficios del pronto pago, dentro de los periodos de descuento.
19. Se pueden renovar documentos indebidamente para encubrir temporalmente la apropiacin de
fondos utilizados para cancelar una obligacin.
20. Se producen dobles desembolsos por presentacin de documentos ya pagados.

7. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1.Existe un manual de procedimientos que 4. Todas las adquisiciones se tramitan por el
describa para el grupo de cuentas por pagar, lo funcionario competente, mediante:
relacionado con: a. Pedidos ?
b. rdenes de compra?
a. Autorizacin ? 5. Son adecuados los procedimientos utilizados para
b. Custodia ? tramitar las mercancas devueltas a los
c. Registro y Control ? proveedores?
d. Responsabilidades ? 6. Existen controles para el pago de facturas dentro
1. El manual de procedimientos es evaluado y del periodo de descuento?
actualizado peridicamente? 7. La direccin aprueba aquellas obligaciones o
2. Los procedimientos definen claramente las pasivos provenientes de las obligaciones no
funciones de: usuales del ente pblico ?
a. Verificacin ? 8. Se requiere autorizacin de funcionario
b. Aprobacin del pago de facturas? competente firmas autorizadas para contraer las
3. El departamento que verifica y aprueba las obligaciones ?
cuentas por pagar es independiente de:
a. El departamento de compras ?
b. La caja general ?
c. La recepcin de mercancas y
suministros ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

9. Existe un adecuado registro de pedidos?
10. Se concilian peridicamente los registros
auxiliares de cuentas por pagar con la
cuenta control ?
11. Los registros de cuentas por pagar son:
14. La autorizacin de emisin de documentos que
comprometan financieramente al ente pblico, est
definida en funcionario responsable?
15. La renovacin de documentos por pagar es
responsabilidad de las mismas personas que los

155
 a. Adecuados ?
b. Oportunos?
12. Se registran oportunamente los ajustes por
diferencia en cambio?
13. Los documentos pagados son:
a. Archivados adecuadamente ?
b. Anulados de manera que se impida el
doble pago?
suscribieron originalmente?
16. Se concilian las cuentas por pagar?
17. Se controlan adecuadamente:
18. Las devoluciones sobre compras ?
19. Los Descuentos en compras ?
20. Existen mecanismos de control para los dineros
recibidos como Avances y Anticipos por:
a. Ventas ?
b. Fondo para Proyectos especficos ?
c. Convenios ?
d. Acuerdos ?
e. Contratos ?
21. Se llevan registros auxiliares de cuentas por pagar
que especifique:
a. Beneficiario ?
b. Nmero de Documento ?
c. Fecha de Adquisicin ?
d. Fecha de Vencimiento ?
e. Cuanta ?

Nota: El auditor en cada ente pblico segn la

naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionamientos adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
6.5 RESPONSABILIDADES
22. Para las operaciones en moneda extranjera se
aplica correctamente el tipo de cambio?
23. Se aplican correctamente las tasas de captacin
reguladas por la Junta Directiva del Banco de la
Repblica y de acuerdo con los parmetros
establecidos por la Superintendencia Bancaria;
Superintendencia de Valores y el ente pblico?.

Nota: El auditor en cada ente pblico segn la

naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionamientos adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas por pagar, confrntelo con los
del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcdulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotjelos con los del
periodo anterior, crcelos contra registros auxiliares y determine la variacin absoluta y relativa.
3. Verifique las notas a los Estados Contables y crcelo contra los registros auxiliares y saldos de
los Estados Contables.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica y Social con los dems Estados Contables Bsicos.
5. Solicite relacin de cuentas por pagar y cruce con registros auxiliares y soportes.
6. Realice confirmacin de saldos de las cuentas por pagar y crcela contra registros auxiliares e
investigue las diferencias.
7. Revise los procedimientos seguidos para el pago de facturas con descuentos por pronto pago y

156
 coteje su registro.
8. Confronte los estados de cuentas mensuales de los acreedores con los saldos que figuran en los
registros auxiliares.
9. Investigue partidas antiguas pendientes de pago e indague las causas.
10. Examine los soportes pagados para verificar su cancelacin y constate que se hayan hecho
todas las anotaciones del caso que impidan su posterior presentacin para un doble pago.
11. Analice los gastos efectuados durante el periodo por concepto de intereses y crcelo con los
soportes.
12. Examine los orgenes de las retenciones efectuadas y verifique que hayan sido:
a. Consignadas oportunamente
b. Que se hayan tomado sobre la base
c. correcta
d. Que se haya aplicado el porcentaje correctamente.
13. Examine los pagos efectuados durante el ao, para cancelar los impuestos y contribuciones.
14. De acuerdo a la Evaluacin del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le
permitan el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2.3 Obligaciones Laborales y de Segiridad Social Integral

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA:

Pasivo - Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

- Salarios y Prestaciones Sociales

- Pensiones y Prestaciones Econmicas por Pagar
- Administracin de la Seguridad Social en Salud
- Administracin de la Seguridad Social en Riesgos Profesionales

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. La aplicacin de las normas legales 1. El correcto registro de los pagos efectuados
relacionadas con la contratacin, pago de por concepto de salarios, aportes, retenciones
salarios y liquidacin de prestaciones sociales. sobre salarios y pagos de prestaciones
2. El adecuado registro de las obligaciones sociales. (Exactitud, Totalidad y Presentacin)
contradas por el ente pblico con funcionarios o 2. La correcta liquidacin de los aportes
exfuncionarios. parafiscales. (Exactitud, Totalidad y
3. Que los costos y gastos por prestaciones Presentacin)
sociales sean controlados y registradas 3. Evaluar el Sistema de Control Interno.
adecuadamente.
4. Que la preparacin y pago de la nmina cuente
con la debida aprobacin.
5. El oportuno traslado a los fondos
administradores de cesantas las sumas
adeudadas a los funcionarios del ente pblico. .

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORA

Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad
Pblica, Circulares Externas y doctrina contable
expedidas por la Contadura General de la Nacin,
Ley 100/93, Ley 50/90 y dems normas vigentes
1. Las obligaciones laborales deben representar
el valor de los pasivos a cargo del ente pblico
a favor de los funcionarios, exfuncionarios o
beneficiarios, originados en virtud de normas
legales, convenciones de trabajo o pactos
colectivos.
2. Deben identificarse cuando existe la obligacin

157
 adquirida a favor de los empleados,
clasificarlos de conformidad con la naturaleza
salarial o prestacional de la obligacin, como
un pasivo estimado y ajustarlo a su valor real.
3. Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pblica, Circulares Externas y
doctrina contable expedidas por la Contadura
General de la Nacin, Ley 100/93, Ley 50/90 y
dems normas vigentes.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La falta de control permite que se alteren datos en el archivo de los funcionarios.
2. El ente pblico puede incurrir en gastos adicionales por la duplicidad de funciones, y de
procedimientos inadecuados.
3. Los funcionarios no autorizados, pueden realizar operaciones que originen posibles fraudes.
4. Pueden no quedar registradas oportunamente las operaciones derivadas de las obligaciones, por falta
de documentos soportes que legalizan la operacin.
5. Puede presentarse deterioro, dao y prdida del archivo existente.
6. Se dejan de detectar posibles irregularidades como la incorporacin de nuevos funcionarios no
existentes en la planta.
7. Se puede presentar sustraccin de documentos para acciones indebidas.
8. El reporte inoportuno de las novedades a la dependencia de personal y la de nmina, puede generar
doble pago de las obligaciones.
9. Las irregularidades en las nminas se puede disminuir con la segregacin de las funciones en cuanto
a la preparacin, elaboracin y pago.
10. La no informacin oportuna al departamento de contabilidad de cualquier cambio que deba efectuarse
a nivel de ingreso o retiro de personal genera obligaciones inexistentes.
11. Pueden incrementarse las nminas de sueldos y salarios.
12. Es posible pagar a funcionarios por trabajos no realizados.
13. Puede suscitarse otros errores en los cmputos de las nminas por sueldos.
14. Manejo de nminas paralelas innecesarias que afecten el presupuesto y criterio de las entidades.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. El archivo individual de cada trabajador 3. Se ha establecido que todas las autorizaciones,
contiene: especialmente avisos de despido o retiro de
empleado son notificados prontamente al
a. Fecha de ingreso ? departamento de liquidaciones de nmina ?
b. Novedades debidamente aprobadas?
c. Bases del sueldo ?
d. Pagos parciales de cesantas y
autorizaciones de la oficina de trabajo ?
e. Autorizaciones para el descuento del
salario ?
f. Acumulacin de pagos de salarios ?
g. Contrato de trabajo ?
h. Examen mdico de ingreso ?
i. Evidencia de la renuncia a que hubiere
lugar ?
j. Aviso a la E.P.S para efectos de la
inscripcin del trabajador ?
k. - Investigaciones efectuadas para la
contratacin del trabajador ?
l. Informaciones necesarias para dar

158
 cumplimiento a las disposiciones relativas
a la retencin de impuestos sobre salarios
pagados?
m. Otras informaciones para cumplir
disposiciones legales ?
2. Se guardan los archivos en forma tal que no
tengan acceso a ellos personas que:
a. Preparan la nmina ?
b. Las aprueben ?
c. Realicen su pago ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

12. Los funcionarios que preparan la nmina y
4. Los registros de tiempo u otras informaciones liquidan las prestaciones sociales, tienen
que sirvan de base para la preparacin de la funciones independientes de la contratacin o
nmina, son preparadas y llevadas despido del personal?
independientemente de quienes intervienen en 13. Estos funcionarios son independientes de las que
la elaboracin de las mismas? registran y contabilizan las liquidaciones de
5. Las horas extras y otras bonificaciones prestaciones sociales ?
especiales son aprobados por empleados que 14. Se revisa la nmina y la liquidacin de
supervisan las actividades pero que no: prestaciones sociales por empleados que no
a. Preparan las nminas ? intervienen en su:
b. Realizan el pago ? a. Preparacin ?
6. Los funcionarios que preparan la nmina y b. Autorizacin ?
liquidan las prestaciones sociales, tienen c. Pagos ?
funciones independientes de la contratacin o 15. La nmina y las liquidaciones de prestaciones
despido del personal? sociales son aprobadas por un empleado
7. Estos funcionarios son independientes de las responsable?
que registran y contabilizan las liquidaciones 16. Se efecta todos los descuentos ?
de prestaciones sociales ? 17. Se realizan todas las retenciones sobre sueldos
8. Se revisa la nmina y la liquidacin de conforme a lo establecido por las normas
prestaciones sociales por empleados que no legales?
intervienen en su:
a. Preparacin ?
b. Autorizacin ? 6.5 RESPONSABILIDADES

159
 c. Pagos ? 18. El pago en cheque o en efectivo es efectuado por
9. La nmina y las liquidaciones de prestaciones empleado que:
sociales son aprobadas por un empleado a. No interviene ni controla la preparacin de la
responsable? nmina?
10. Se efecta todos los descuentos ? b. No son responsables por la contratacin o
11. Se realizan todas las retenciones sobre despido del personal ?
sueldos conforme a lo establecido por las c. No aprueban los informes de tiempo ?
normas legales?
19. Se comparan los endosos, al menos
selectivamente, con las firmas de los empleados
en el archivo ?
20. Cuando el pago se hace en efectivo, se firma el
desprendible ?
21. Se devuelven a pagadura o tesorera, los
salarios y liquidaciones de prestaciones sociales
no reclamados ?
22. El funcionario que efecta el pago informa
directamente a contabilidad aquellos sueldos y
prestaciones sociales no reclamados ?
23. Se pagan tales salarios y prestaciones sociales
no reclamados en una fecha posterior con base
en:
24. La evidencia de asistencia y cumplimiento de las
funciones ?
25. Aprobacin por un empleado que no sea
responsable de la preparacin de la nmina o del
informe de tiempo ?

Nota: El auditor en cada ente pblico segn la

naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionarios adicionales.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en el y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare cdula sumaria que muestre los saldos del grupo de Obligaciones Laborales para el periodo
objeto de examen y compare con las cifras del periodo anterior.
2. Elabore subcdulas que descompongan los saldos de las cuentas que conforman las obligaciones
laborales a la fecha del examen, cruce los saldos con registros auxiliares y determine la variacin
absoluta y relativa.
3. Verifique las notas a los Estados Contables y crcelas con el Estado de Balance General.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General, con los dems Estados
Contables Bsicos.
5. Verifique que todo el personal que figura en la nmina, haya sido vinculado legalmente y que cumpla
con todos los requisitos establecidos para el cargo.
6. Tome el saldo de la cuenta obligaciones laborales por pagar, verifique la causa y establezca la
veracidad de la obligacin.
7. Seleccione algunas dependencias y verifique que el personal que labora pertenezca a la planta.
8. Seleccione en la nmina pendiente de pago, algunos empleados y compruebe lo siguiente:
9. Que corresponda a un cargo creado legal y administrativamente para el ente pblico.
10. Que existe el acto administrativo, mediante el cual se vincul laboralmente al empleado y que en el
conste todos los requisitos legales (contrato o resolucin de nombramiento).
11. Que existan funciones establecidas para ese cargo y que se hayan dado a conocer al empleado.
12. Seleccione la nmina pendiente de pago de algunos empleados y compruebe lo siguiente:
13. A qu periodo corresponde esa nmina

160
14. Que el nmero de empleados que figura en
15. esa nmina correspondan a esa dependencia.
16. Que el sueldo bsico corresponda al que se haya convenido en el acto administrativo.
17. Que los das laborales que se liquidan sean los que figuran en el registro de control de tiempo.
18. Compruebe la veracidad de las horas extras liquidadas, comisiones o pagos de auxilios de transporte.
19. Verifique la exactitud del clculo de las deducciones y los aportes parafiscales.
20. Obtenga registro de planillas de horario u otras de trabajo y crcelos con las nminas.
21. Compruebe clculos sobre salarios, horas extras, primas y otros.
22. Mediante prueba selectiva verifique las sumas de devengado, deducciones, descuentos y crcelos
contra los registros contables.
23. Solicite la nmina de pensionados y verifique:
a. Resolucin de Pensin
b. Beneficiarios
c. Sustitucin
d. Clculos sobre descuentos
24. De acuerdo a la evaluacin del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan el
logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2. 4 Otros Bonos y Ttulos Emitidos

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA:

Pasivo - Otros Bonos y Ttulos Emitidos

- Bonos Pensionales
- Ttulos Emitidos

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
. Determinar:
Determinar que:
1. El objetivo por el cual se realiz la emisin se
cumpli.
2. El mximo rgano del ente pblico, evalu el
mercado antes de realizar la emisin.
3. La emisin de los bonos y ttulos a cargo del
ente pblico, cumplan con las normas
vigentes.
4. Los ttulos que se encuentran en circulacin
estn dentro del tiempo estipulado para el
cual fue expedido.
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. Que los saldos que muestra el grupo de Bonos y
Ttulos Emitidos en los estados contables
corresponden al total de la emisin de los bonos y
ttulos. (Totalidad y Exactitud)
2. La existencia, propiedad y adecuada proteccin de
las obligaciones a cargo del ente pblico por
concepto de las emisiones. (Existencia y
Derechos)
3. Si los bonos y ttulos emitidos han sido valuados
de acuerdo a los Principios y Normas de
Contabilidad Pblica. (Valuacin y Exactitud)
4. La exactitud del clculo realizado de los intereses
se cause de acuerdo a lo pactado. (Exactitud)
5. Que el valor de la redencin total o parcial
corresponde a los bonos o ttulos colocados.
(Exactitud y Totalidad)
6. Que los ttulos emitidos en moneda extranjera, se
les haya efectuado el ajuste por diferencia en
cambio. (Exactitud y Presentacin)
7. Si existe un adecuado control respecto a la
emisin, colocacin, rendimiento y redencin de
los ttulos y bonos emitidos por el ente pblico.
(Totalidad y Presentacin)
8. Evaluar el Sistema de Control Interno.

161
 3. FUENTES DE CRITERIO
Los bonos y ttulos emitidos por los entes
pblicos, se deben registrar de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad Pblica.
Consulte el PGCP, resoluciones y circulares
expedidos por la CGN.
Consulte normas que regulan el mercado de
valores.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. La prima o descuento generado en la colocacin
de los bonos y ttulos por exceso o defecto frente
al valor nominal de los mismos, se debe amortizar
en forma sistemtica durante su periodo de
maduracin de acuerdo con los trminos pactados
de pago del capital y los rendimientos.
2. Este grupo debe incluir los bonos y ttulos
pensionales que se emitan a nombre de los
funcionarios que deciden trasladarse al nuevo
sistema de ahorro pensional de acuerdo con las
normas de seguridad social vigentes.
3. Se debe agrupar el valor de las obligaciones
generadas en la colocacin de ttulos emitidos por
el Banco de la Repblica, en desarrollo de la
actividad de regulacin monetaria y cambiaria que
le corresponde por Ley, como los Ttulos de
participacin, los Ttulos expedidos a las
corporaciones de ahorro y vivienda y los
expedidos en divisas.
4. Debe representar el valor de los bonos emitidos y
en circulacin para financiar las operaciones del
ente pblico, que no constituyen deuda pblica de
acuerdo con las normas vigentes.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Origina duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar
responsabilidades.
2. Puede aplicarse procedimientos inadecuados y normatividad obsoleta por desactualizacin de los
manuales.
3. Utilizacin de fondos para fines diferentes a los destinados.
4. Se facilita la confusin, lo que puede permitir sustracciones o faltantes.Ocasiona costos o gastos
innecesarios en contra de los intereses del ente pblico
5. Se facilita el manejo indebido de los ttulos emitidos por falta de revisin y control peridico.
6. Se presenta duplicidad de ttulos y registros que origina alteraciones y fraudes.
7. La no oportuna aplicacin del tipo de cambio, presenta Estados Contables no confiables.
8. Prdida de control administrativo y posibilidad de fraude.
9. Se pierde el control para conocer los pasivos redimidos y los intereses pagados y pueden realizarse
dobles pagos.
10. Se pueden alterar los registros contables para encubrir faltantes por apropiaciones de los pagos, o
crear pasivos no autorizados o emitidos.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Existen Manuales de procedimientos que 3. Estn claramente definidos los niveles de
regulen las funciones de registro, manejo y autorizacin para la expedicin y control de
cancelacin de bonos y ttulos emitidos por el firmas autorizadas?
ente pblico? 4. Est debidamente autorizada la anulacin y
2. El Manual de procedimientos es evaluado y cancelacin fsica de ttulos redimidos y los
actualizado peridicamente? inutilizados por dao en su expedicin?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

5. Se lleva un adecuado control de vencimiento 8. Se encuentran debidamente protegidos y

162
 de los bonos y ttulos emitidos?
6. Se efecta peridicamente arqueos de ttulos
en poder del ente pblico?
7. Los ttulos y bonos expedidos se controlan a
travs de una numeracin preimpresa y
consecutiva?
custodiados los ttulos en blanco pendientes de
emitir?
6.5 RESPONSABILIDADES
9. Para las operaciones en moneda extranjera se
aplica correctamente el tipo de cambio?
10. Se aplican correctamente las tasas de
captacin reguladas por la Junta Directiva del
Banco de la Repblica y de acuerdo con los
parmetros establecidos por la Superintendencia
Financiera y el ente pblico?

Nota: El auditor en cada ente pblico segn la

naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionamientos adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que muestre en detalle los saldos que conforman el grupo de esta cuenta a
31 de diciembre del ao auditado y comprelos con los del periodo anterior, verificando los registros
contables.
2. Prepare subcdulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotjelas con las del periodo
anterior y determine la variacin relativa y absoluta.
3. Verifique que las notas a los Estados Contables revelen la informacin adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems estados contables bsicos.
5. Examine los actos o normas legales y verifique la autorizacin y aprobacin de endeudamiento, o
emisin de bonos y verifique los registros contables.
6. En los contratos de emisin de obligaciones prepare un resumen de las clusulas ms significativas
que indiquen:
a. Valor nominal
b. Tasas de inters, formas y fechas de pago.
c. Fecha de vencimiento de la emisin
d. Gravmenes
e. Restricciones
f. Nombre del fiduciario, sus funciones y responsabilidades.
g. Base para cualquier emisin adicional.
7. Solicite una relacin de los bonos por pagar y analice: Que los bonos emitidos y en circulacin estn
registrados en las cuentas del mayor y crcelos con las autorizaciones.
8. Investigue el producto de los bonos emitidos; determine el ingreso del efectivo y revise los registros
correspondientes.
9. Examine los retiros de bonos y compruebe con los bonos mutilados, el certificado o acta de
incineracin.
10. Verifique los intereses pagados y crcelos con los libros auxiliares de control y el libro diario.
11. En caso que el ente pblico utilice un fiduciario, confirme directamente el importe de los bonos en
circulacin y requiera lo siguiente:
a. Verificacin clusulas contractuales.
b. Descripcin exacta de la emisin, fechas de vencimiento y tasa de inters.
c. Bonos redimidos o adquiridos por el ente pblico durante el ao.
d. Importe en circulacin a la fecha del balance contable.
12. Revise los pagos por concepto de intereses sobre bonos y verifique la obligacin que generan dichos
intereses.

163
13. Examine los egresos de fondos por tal concepto y revise la documentacin soporte as como los
cupones debidamente cancelados y las autorizaciones para el pago.
14. Concilie la cuenta bancaria a travs de la cual se pagan dichos intereses.
15. Verifique la correccin de los clculos hechos por el ente pblico para el pago de intereses.
16. Determine el saldo por intereses pendientes de pago a la fecha de cierre y comprelo con la cuenta
correspondiente del pasivo acumulado.
17. Verifique si existe un adecuado control de vencimiento de las obligaciones, que permita establecer su
ptimo manejo y la adecuada clasificacin.
18. Revise selectivamente los ttulos o bonos cancelados con el fin de establecer si se efectu pagos
antes de su vencimiento y verifquelos con las polticas de emisin.
19. Verifique que los ttulos cancelados estn debidamente invalidados y coteje su registro contable.
20. Determine la existencia real del pasivo, que se encuentren bajo custodia o en fideicomiso.
21. Solicite a la parte administrativa la relacin de bonos y dems ttulos emitidos por clase, fecha de
emisin, valores y verifique:
22. Que su saldo corresponde con la cifra reflejada en el balance.
23. El documento que soporta el fideicomiso est de acuerdo con las normas y reglamentaciones vigentes.
24. Si los ajustes de esta cuenta estn autorizados por funcionario responsable y debidamente
soportados.
25. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.

5.4.3.2.5 Pasivos Estimados

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Pasivo - Pasivos Estimados

- Provisin para Obligaciones Fiscales

- Provisin para Contingencias
- Provisin para Prestaciones Sociales
- Provisin para Pensiones
- Provisin para Bonos Pensionales
- Pasivo Pensional Conmutado
- Provisin Para Seguros y Reaseguros
- Provisin Fondos de Garantas
- Provisiones Diversas

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2 DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. Los valores estimados por el ente pblico, 1. Las Provisiones se calcularon tcnicamente y
estn fundamentados legalmente, con el registradas en el periodo correspondiente. (Exactitud
fin de cubrir obligaciones, costos y gastos y Totalidad)
futuros no determinados. 2. Las provisiones registradas representen valores
2. Las provisiones para contingencias estimados por el ente pblico, para cubrir
(civiles, laborales, penales y obligaciones, costos y gastos futuros no
administrativas), se registren de acuerdo a determinados y acreencias laborales no
la autorizacin y estimacin de la Oficina consolidadas. (Exactitud y Totalidad)
Jurdica. 3. Las provisiones hayan sido reconocidas, clasificadas
3. El clculo actuarial (base para la provisin y valoradas de acuerdo al concepto que las origin.
de pensiones de jubilacin) se encuentra (Valuacin, Presentacin y Revelacin)
actualizado de acuerdo con la 4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
normatividad vigente.
4. El clculo de las provisiones se haya

164
 realizado de acuerdo a un concepto
tcnico y su aplicacin uniformemente.
5. Las provisiones estimadas han sido
reconocidas, clasificadas y valoradas de
acuerdo con el concepto que las origin.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORA

Los pasivos estimados deben reconocerse,
clasificarse y valorarse de acuerdo con el
concepto que los origine y de acuerdo al Plan
General de la Contabilidad Pblica y
Circulares Externas.
1. Para el clculo de las provisiones, se deben utilizar
mtodos de reconocido valor tcnico.
2. Se debe solicitar informacin peridica a la oficina
jurdica del ente pblico sobre las posibles prdidas
por demandas.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La no contabilizacin de las provisiones en el periodo contable, puede ocasionar distorsin en el
resultado del ejercicio.
2. El no utilizar un clculo apropiado de acuerdo a la normatividad vigente, al momento de contabilizar las
provisiones, puede presentar desfases, que afecten el Estado de Actividad Financiera, Econmica y
Social.
3. El porcentaje del clculo de las provisiones debe ajustarse a las normas generales.
4. La no revisin oportuna de los clculos hechos para la provisin de las cesantas y los intereses a las
mismas, puede presentar inconsistencias en la presentacin de los Estados Contables.
5. La no verificacin oportuna del pasivo causado sobre cesantas que deben ser asumidas por otros
entes, puede causar al ente pblico gastos que no le corresponden.
6. El no registro de los Pasivos Estimados origina Estados Contables no confiables.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Se elaboran oportunamente las 3. Estn todas las provisiones debidamente
provisiones? autorizadas y aprobadas por funcionario
2. Las provisiones son calculadas competente?
tcnicamente, para cada una de las
cuentas que conforman el grupo de
pasivos estimados?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

4. Se concilian peridicamente las cuentas 10. Para determinar pertinencia
de control del mayor con los registros
auxiliares?
5. Para efectos de la provisin se calculan 6.5 RESPONSABILIDADES

165
 peridicamente: 11. Para determinar pertinencia
6. Cesantas?
7. Intereses?
8. Se comprueba que las cesantas que
son asumidas por otros entes pblicos,
se les haya causado el pasivo
correspondiente ?
9. El valor presente de las futuras
pensiones de jubilacin, que el ente
pblico deba pagar a los servidores que
adquieran ese derecho, es registrado de
conformidad con las normas legales y
contables vigentes?
Nota: El auditor en cada ente pblico segn la
naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1. Prepare planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas que conforman este grupo, confrntelos
con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcdulas que descomponga el grupo de pasivos estimados, cotjelos con los del periodo
anterior y determine la variacin absoluta.
3. Verifique que las notas a los estados contables, revelen la informacin adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems estados contables bsicos.
5. Analice los documentos que soportan cada uno de estos registros y verifique su autenticidad y
exactitud.
6. Una vez analizado los documentos efecte clculos y verifique la adecuada amortizacin de las
cuentas que conforman el grupo de pasivos estimados.
7. Solicite a la oficina jurdica relacin de los procesos que cursan en contra del ente pblico y verifique
su registro.
8. Solicite el estudio del clculo actuarial y verifique su registro.
9. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.

5.4.3.2.6 Otros Pasivos

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Pasivo Otros Pasivos

- Recaudo a Favor de Terceros

- Ingresos Recibidos por Anticipado
- Crditos Diferidos
- Anticipos Impuestos
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar si: Determinar si:
1. En el grupo de otros pasivos estn incluidas 5. Se han recaudado las regalas, impuestos,
todas las cuentas que no estn en los dems sobretasa a la gasolina, venta efectuada por
grupos del pasivo. terceros y otros recaudos. (Totalidad y
2. Las obligaciones adquiridas por el Fondo de Exactitud)
Garantas de Instituciones Financieras se 6. Se han recibido anticipadamente dineros que

166
 efectuaron de acuerdo con el cometido estatal.
3. Los Otros Pasivos estn adecuadamente
presentados en el Estado de Balance General.
4. Existen garantas otorgadas, gravmenes o
restricciones y estas se presenten
adecuadamente en los Estados Contables.
3. FUENTES DE CRITERIO
Se deben aplicar las normas para las cuentas de
otros pasivos, como el Plan General de
Contabilidad Pblica, circulares emitidas por el
Contador General de la Nacin, as como las
dems que la rigen.
afectan varios perodos contables tales como:
Intereses, comisiones, rendimientos,
arrendamientos, honorarios, ventas, descuentos
y derechos. (Presentacin y Exactitud)
7. Hubo ingresos por correccin monetaria
generada en ajustes por inflacin, impuestos
diferidos, e ingresos diferidos. (Exactitud y
Totalidad)
8. Las cuentas mayores que se agrupan en otros
pasivos correspondan efectivamente a
obligaciones del ente pblico. (Presentacin y
Exactitud)
9. Se utiliz adecuadamente las tasas de inters
pactadas. (Valuacin y Exactitud)
10. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. Las cuentas que se agrupan dentro de otros
pasivos, deben constituir obligaciones para el
ente pblico.
2. Las obligaciones de este grupo deben
registrarse de acuerdo a lo establecido en el
Plan General de la Contabilidad Pblica y
Circulares Externas.
3. Las obligaciones por recaudo de regalas deben
pagarse a las empresas pblicas o privadas de
acuerdo a lo pactado.
4. Los ingresos recibidos por anticipado por
concepto de inters, comisiones, rendimientos y
arrendamientos deben registrarse en forma
oportuna.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. El ente pblico puede incurrir en gastos adicionales por concepto de multas, intereses, etc, por no
pago oportuno de las obligaciones.
2. Puede comprometer el patrimonio del ente pblico por endeudamientos inoficiosos o crear
obligaciones ficticias para encubrir desfalcos.
3. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creacin de pasivos inexistentes o por sustraccin
de documentos de las cuentas que se agrupan en otros pasivos.
4. Se pueden negociar y/o manipular indebidamente dichos valores lo que crea un pasivo no autorizado
por el ente pblico.
5. Informacin escasa y desactualizada sobre las cuentas de pasivos.
6. Se puede incurrir en doble pago o pago de obligaciones inexisten

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Se cancelan oportunamente las obligaciones 3. Estn todas las obligaciones del grupo de Otros
contradas? Pasivos debidamente autorizadas por funcionario
2. Existe prenumeracin de los documentos que competente?
soportan las obligaciones?

167
 6.3 REGISTRO Y CONTROL
4. Se concilian peridicamente las cuentas de
control del mayor con los registros auxiliares y
estas con los documentos soportes?
5. Se verifica que los ingresos recibidos
anticipadamente por el ente pblico
corresponden a diferentes conceptos que
afectan varios periodos contables ?
6. Existe un control de las operaciones
recprocas entre entes pblicos y son
eliminadas para efectos de consolidacin ?
7. Se lleva un control sobre la participacin
patrimonial del sector pblico y se concilia
peridicamente ?
6.4 CUSTODIA Y ACCESO
8. Los documentos no firmados y autorizados se
encuentran adecuadamente custodiados por los
funcionarios debidamente asignados?
9. Los registros contables de otros pasivos se
encuentran a cargo de un funcionario
responsable ?
6.5 RESPONSABILIDADES
10. Son necesarias al menos dos firmas para prestar
validez a un documento de otros pasivos?
11. Existe segregacin de funciones respecto al
registro y manejo de los documentos de las
obligaciones ?
12. La Oficina de Control Interno verifica los registros
contra los documentos fsicos con respecto a las
obligaciones ?

Nota: El auditor en cada ente pblico segn la

naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en l y
asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que muestre el detalle de los saldos de las cuentas que se agrupan dentro de
Otros Pasivos y confrntelos con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcdulas que descomponga el grupo de Otros Pasivos, cotjelos con los del periodo
anterior, crcelos contra registros auxiliares y determine la variacin absoluta y relativa.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables y crcelos contra registros contables.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental con los dems Estados Contables Bsicos.
5. Analice las cuentas de otros pasivos que sean ms importantes y efecte lo siguiente:
a. Examine las actas y normas legales y verifique la autorizacin y aprobacin para contraer una
obligacin.
b. Tome selectivamente algunos saldos de las subcuentas y confrntelas con los documentos fsicos.
c. Realice clculos con el fin de verificar la exactitud y la veracidad del saldo de las cuentas
reflejadas en los libros.
d. Compruebe el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes para cada operacin de
endeudamiento de acuerdo con las normas que regulan la concertacin de las obligaciones.
6. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.

168
5.4.3.3 Auditora al Patrimonio

5.4.3.3.1 Hacienda Pblica

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Patrimonio Hacienda Pblica

- Capital Fiscal
- Resultado del Ejercicio
- Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidacin
- Supervit por Valorizacin
- Supervit por el Mtodo de Participacin Patrimonial
- Supervit por Donacin
- Patrimonio Pblico Incorporado
- Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
- Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. Si los conceptos y valores mostrados en el
Estado de Balance General en el Grupo de 1. Si las transacciones que afectaron las
Hacienda Pblica, se encuentran debidamente cuentas durante el perodo examinado, fueron
clasificados y contabilizados de acuerdo a adecuadamente autorizadas y registradas.
principios y normas de contabilidad pblica. (Exactitud, presentacin y revelacin)
2. Que los valores de los aportes otorgados y 2. Que las valorizaciones y desvalorizaciones de
desembolsados para la creacin, los activos, han sido determinadas de
funcionamiento y el desarrollo del ente pblico conformidad con las normas generales de
estn registrados en el Patrimonio. contabilidad pblica y debidamente
3. Que el aumento neto del valor de los activos contabilizados y presentados en el Estado de
se haya efectuado mediante criterios y normas Balance General. (Presentacin, revelacin y
de reconocido valor tcnico. totalidad)
3. Que las donaciones de fondos o bienes, se
han contabilizado por su valor comercial.
(Exactitud y revelacin)
4. Si se hicieron los ajustes por inflacin para
incrementar el patrimonio de acuerdo con las
normas que se expidan, siempre y cuando el
ente pblico est obligado a aplicarlos.
(Exactitud y presentacin)
3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Se deben aplicar las normas que rigen para la 1. La cuenta que hace parte del grupo Hacienda
cuenta Hacienda Pblica, tales como el Plan Pblica- Capital Fiscal, debe ser la diferencia
General de Contabilidad Pblica, circulares entre el activo y Pasivo y los aportes
externas emitidas por el Contador General de la otorgados para la creacin y desarrollo
Nacin, as como las dems que la rigen. normal del ente pblico.
2. La cuenta del grupo de Hacienda Pblica -
Resultado del Ejercicio, debe contener los
registros de las operaciones efectuadas
durante la vigencia.
3. Las cuentas del Activo que se aumenten ya
sea por avalos o valores estimados, deben
efectuarse con normas generales de
contabilidad pblica.
4. Que los fondos y bienes que sean donados,

169
 deben registrarse por el valor comercial o por
un mtodo de reconocido valor tcnico que se
efecte a los mismos.
5. Se deben efectuar como contrapartida de las
cuentas, los ajustes por inflacin efectuados a
los valores contabilizados en los rubros del
Estado de Balance General y del Estado de
Actividad Financiera, Econmica y Social.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Puede originarse operaciones improvisadas sin poder determinar responsabilidades.
2. La no actualizacin peridica, conlleva a la obsolescencia de la normatividad existente.
3. Se presenta concentracin de funciones, lo que genera operaciones fraudulentas.
4. Pueden presentarse equivocaciones en los registros.
5. Manipulacin del control en cada una de las cuentas del Patrimonio.
6. Posibilidad de alteracin de los movimientos contables.
7. Se presenta detrimento del patrimonio del ente pblico.
8. Incumplimiento de las normas legales.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN
1. Se verifican las restricciones contenidas en 3. Las transacciones relacionadas con el capital
las normas legales y reglamentos internos? fiscal inicialmente establecido, as como los
2. Estn separadas las funciones de: aumentos posteriores han sido autorizados por
a. Control ? acuerdo de la Junta Directiva ?
b. Registro? 4. Estn debidamente registrados los excedentes y
c. Custodia de documentos? dficit como resultado del ejercicio.

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

5. Se consolida y verifica peridicamente con 8. Dterminar pertinencia
el libro mayor, las cuentas registradas en
este grupo?
6. Se tienen controles adecuados para un 6.5 RESPONSABILIDADES
buen manejo de grupo de cuentas de
9. Determinar pertinencia
Hacienda Pblica?
7. Preguntas adicionales ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l y debe asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria con los saldos que aparecen en los estados contables del ejercicio en
estudio y del anterior y crcelos con los registro del mayor y balances y determine sus variaciones.
2. Analice la conformacin de los saldos con base en los libros auxiliares y verifique que su total es
igual al registrado en la planilla sumaria, a partir de ellas efecte el desarrollo del programa.
3. Examine las actas de la junta directiva sobre la entrada y salida de fondos para respaldar los
cambios en la estructura del capital y obtenga copias de los documentos pertinentes.
4. Prepare un anlisis de las cuentas del supervit y coteje los saldos del Estado de Balance General
con el del perodo anterior.
5. Examine los documentos soportes de los registros de cada clase de supervit y asegrese de la

170
 adecuada correccin de los asientos.
6. Determine si existen restricciones con relacin al supervit como consecuencia de requisitos de
obligaciones y relacione los asientos que deban considerarse para revelarse en los estados
contables.
7. Examine las actas de la junta directiva relacionada con decisiones patrimoniales y verifique que ha
dado cumplimiento a ellas y que los registros contables son los adecuados.
8. Verifique el ingreso y contabilizacin de las donaciones y del supervit de cualquier ndole y
determine que no existan cargos o abonos inapropiados
9. Verifique que las notas a los estados contables revelen la informacin adicional necesaria, y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
10. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del estado de actividad
financiera, econmica y social con los dems estados contables bsicos.
11. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de
este grupo.

5.4.3.3.2 Patrimonio Institucional

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Patrimonio Patrimonio Institucional

- Aportes Sociales
- Capital Suscrito y Pagado
- Capital de Fondos Parafiscales
- Capital Fiscal
- Aporte en Especie
- Prima en colocacin de acciones, Cuotas o Partes de Inters social
- Reservas
- Dividendos y Participaciones Decretados en Especie
- Excedentes Financieros Distribuidos (DB)
- Resultado de Ejercicios Anteriores
- Resultado del Ejercicio
- Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidacin
- Supervit por donaciones
- Supervit por Formacin de Intangibles
- Supervit por Valorizacin
- Supervit por el Mtodo de Participacin Patrimonial
- Revalorizacin del Patrimonio
- Patrimonio institucional Incorporado
- Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
- Recursos de Cofinanciacin
- Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
2. OBJETIVOS
2.1. DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENT0 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Determinar: Determinar:
1. La conformacin del Patrimonio Institucional dentro 1. La conformacin del Patrimonio
de cada una de las cuentas que lo integran. Institucional, teniendo en cuenta los
2. Que el proceso contable afecta este grupo, aportes en dinero y en especie, o en su
contemple las Normas y Principios de Contabilidad defecto por incrementos patrimoniales que
Pblica y dems normas legales del ente pblico. pueda suceder por procesos de
3. Si las reservas que hacen parte del patrimonio, capitalizacin de utilidades. (Exactitud,
fueron creadas con base en parmetros legales o Totalidad y Revelacin)
estatutarios. 2. Que el efecto por el aumento neto de los

171
4. El efecto del resultado del ejercicio, presentado en
los Estados Contables originados por el proceso de
las operaciones realizadas por el ente pblico
durante el perodo.
5. Que el registro de la cuenta revalorizacin del
patrimonio se lleva de acuerdo al incremento
patrimonial por concepto de la aplicacin de los
ajustes parciales por inflacin y de acuerdo con las
normas legales vigentes.
3. FUENTES DE CRITERIO
Consultar PGCP, resoluciones, circulares y conceptos
de la CGN.
activos dentro del patrimonio institucional,
se haya hecho teniendo en cuenta,
avalos o estimaciones basadas en
criterios y normas de reconocido valor
tcnico. (Totalidad, Exactitud e
Integridad)
3. Que las valorizaciones de los activos han
sido determinadas de conformidad con las
prescripciones legales, debidamente
contabilizadas y presentadas en el
balance. (Presentacin y Revelacin)
4. Que el registro del capital autorizado y
pagado, se encuentre bien clasificado y
representado en el Estado de Balance
General. (Presentacin y Revelacin)
5. Que los dividendos y participaciones
decretadas, correspondan al valor
apropiado de las ganancias acumuladas
mientras se hace la correspondiente
emisin de las acciones, cuotas o partes
de inters social. (Totalidad, Exactitud y
Revelacin)
6. Que el supervit por donacin,
corresponda al valor de los fondos, bienes
o ttulos recibidos en donacin, as mismo
que se hayan registrado con base en su
valor comercial. (Presentacin y
revelacin)
7. Que el ajuste parcial por inflacin, se haya
calculado con base en el PAAG
correspondiente. (Revelacin y exactitud).
4. CRITERIOS DE AUDITORA
Este grupo debe incluir los aportes en dinero o
especie recibidos de personas naturales,
entes pblicos y/o privados y se deber
verificar:
1. Que se registren los incrementos
patrimoniales que suceden por procesos
de capitalizacin de utilidades, resultados
o reservas.
2. Que los criterios tcnicos sobre Reservas,
Supervit y Revalorizacin del patrimonio
deben ser acordes con las normas
vigentes aplicables a los entes pblicos.
3. Que los aportes otorgados y
desembolsados para su creacin y
desarrollo de los Establecimientos
Pblicos est de acuerdo con las
disposiciones legales.
4. Que el mayor valor cancelado sobre el
valor nominal o sobre el costo de los
aportes o acciones constituya una prima
en colocacin de acciones, lo que origina
un incremento patrimonial.
172
 5. Que el valor apropiado de las ganancias
para emisin de acciones, cuotas o
aportes de inters social y traslados en
las cuentas patrimoniales, hacen parte de
los dividendos y participaciones
decretadas en conformacin del
Patrimonio Institucional.
6. Que el capital pagado de los entes
pblicos debe reconocerse y registrarse
en le momento de ser recibidos los
aportes.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se facilitan operaciones fraudulentas por falta de autorizaciones.
2. El patrimonio Institucional del ente pblico se afecta por no contar con estudios tcnicos y/o
incumplimiento de normas legales vigentes y estatutarias.
3. Se desconoce el nmero de acciones, cuotas o partes de inters social que posee cada persona
y se impide identificar en forma inmediata las que se encuentran en circulacin.
4. Se presenta subestimacin del patrimonio por la no aplicacin oportuna de los ajustes parciales
por inflacin.
5. Se afecta la presentacin del patrimonio y los estados contables.
6. Se presenta sobrevaloracin del Patrimonio.

6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIN

1. Los incrementos patrimoniales originados en los 4. El capital autorizado y los aumentos

procesos de capitalizacin de utilidades estn
basados en normas especiales del ente pblico ?
2. El valor del capital autorizado, aportes otorgados
y desembolsos en desarrollo del ente pblico,
cumple con las disposiciones legales que regulan
su creacin ?
3. Las reservas constituidas por el ente pblico, son
destinadas a satisfacer requerimientos legales o
estatutarios para fines especficos y justificados?
posteriores han sido aprobados por la Junta
Directiva del ente pblico ?
5. Los incrementos por valorizaciones de las
Inversiones, Propiedad Planta y Equipo, y
otros activos estn basados en criterios y
normas, de reconocido valor tcnico ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

6. Tiene el ente pblico para cada clase de Determinar pertinencia

acciones, cuotas o partes de inters social un
registro de beneficiarios y se consolida y verifica
peridicamente con la cuenta control del libro
mayor por un funcionario diferente al encargado
6.5 RESPONSABILIDADES
de la custodia?

173
7. Se han presentado ajustes y reclasificaciones a Determinar pertinencia
las cuentas de Patrimonio ?
8. Se registra el resultado del ejercicio de acuerdo a
su naturaleza en la correspondiente cuenta ?
9. El registro de la cuenta revalorizacin del
patrimonio se lleva de acuerdo al incremento
patrimonial y por la aplicacin de los ajustes
parciales por inflacin ?
10. El Supervit donado se registra por el valor de los
fondos, bienes o ttulos recibidos en dinero,
especie y derechos ?
11. Las reservas constituidas por el ente pblico
estn fundamentadas en normas vigentes,
estatutarias o por decisin de la Junta o Consejo
Directivo ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pagos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria que descomponga el grupo de Patrimonio Institucional por cada una de
las cuentas que lo integran, e incluir saldos anteriores y actuales de acuerdo a los registros del ente
pblico.
2. Selectivamente tome los movimientos de las cuentas y confronte las partidas registradas en los libros
del Grupo de Patrimonio Institucional contra los documentos que lo soportan.
3. Realice seguimiento sobre las decisiones tomadas por la administracin con respecto a las
observaciones y recomendaciones de la auditora anterior. Con base en los resultados seleccione
una muestra de la cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos.
4. Examine como est conformado el patrimonio institucional del ente pblico por el ao auditado y
analice su incremento respecto al periodo anterior.
5. Profundice el punto anterior mediante anlisis efectuado a cada una de las cuentas que hacen parte
de este grupo, con el fin de validar la propiedad que tiene el ente pblico sobre su valor relacionado
en los estados contables.
6. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas o partes de inters social, tienen la
informacin necesaria para facilitar su identificacin y sus beneficiarios.
7. Analice los registros por valorizaciones y verifique que los porcentajes aplicados a estos, estn
basados en criterios y normas de reconocido valor tcnico.
8. Verifique la base aplicada en el clculo de los ajustes parciales por inflacin que afecte la cuenta de
Patrimonio Institucional.
9. Analice las diferencias establecidas en el proceso de conciliacin de saldos por las transacciones
efectuadas entre entes pblicos, con el fin de verificar el movimiento dbito en el patrimonio.
10. Verifique que las reservas patrimoniales se efectan con base en parmetros legales o estatutarios.
11. Examine la documentacin comprobatoria de todos los dbitos y crditos a cada clase de supervit y
asegrese de la correccin de los asientos.
12. Examine las actas de asamblea de accionistas para comprobar los dividendos decretados y
determine si han sido pagados o incluidos en el pasivo.
13. Determine si existen restricciones en relacin con cualquier clase de supervit como consecuencia
de los requisitos de emisin de las obligaciones o bonos y relacione los asuntos que deban
considerarse para revelarse en los estados contables.
14. Indague sobre las decisiones tomadas por la administracin con respecto a las observaciones y
recomendaciones de la visita anterior. Con base en los resultados seleccione una muestra de la
cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos que se describen. La muestra no deben incluir
operaciones seleccionadas en otros programas.
15. Determine la razonabilidad de las variaciones del punto anterior.

174
16. Examine las actas de la junta directiva o de socios y de la asamblea general y de accionistas,
relacionadas con decisiones patrimoniales y verifique que se ha dado cumplimiento y que los
registros contables son los adecuados.
17. Determine si a habido readquisicin de acciones propias, verifique si el producto de las reservas y si
la custodia y controles a que estn sujetas son los ms adecuados. De igual forma establezca que
no se hallan pagado dividendos sobre estas acciones.
18. Determine si se ha producido cancelacin de dividendos con acciones y su registro de contabilizacin
son los adecuados.
19. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas partes sociales tienen la informacin
necesaria para facilitar su identificacin y sus beneficiarios.
20. Solicite y presencie la prctica de arqueo a las acciones que no han sido suscritas o canceladas y
detalle nmero, serie, valor unitario, caracterstica de la accin, monto total, beneficiario y
preferencias.
21. Verifique el ingreso y aplicacin contable a los fondos provenientes por venta y prima en colacin de
acciones, etc.
22. Verifique el ingreso y contabilizacin de las donaciones, supervit de cualquier ndole y determine
que no existen cargos o abonos inapropiados.
23. Determine si la base tomada para reparticipacin de dividendos o utilidades es la apropiada y est de
conformidad con las disposiciones o decisiones tomadas.
24. Examine el procedimiento y documento fuente que ha originado la reparticin de los dividendos o
utilidades y que estas sean de conformidad con la legislacin aplicable.
25. Verifique que las notas a los estados contables revelen la informacin adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
26. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica y Social con lo dems estados contables bsicos.
27. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
28. Efecte una revisin y seguimiento de las estipulaciones de las escrituras de constitucin, de los
estatutos y de los contratos de prstamos que restringen el pago de dividendos.
29. Realice una revisin y seguimiento a los registros de la cuenta Supervit por Valorizacin, los que
representan valores acumulados que el ente pblico ha recibido de personas naturales o jurdicas
nacionales o extranjeras por concepto de donaciones en dinero, bienes tangibles y ttulos valores o
por el aumento neto del valor que los activos determinados por estimaciones basadas en criterios y
normas de reconocido valor tcnico.

5.4.4 Auditoria de Ingresos

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Ingresos

- Ingresos Fiscales
- Venta de Bienes
- Venta de Servicios
- Transferencias
- Otros Ingresos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de Ingresos, recuerde que estos estn
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los ingresos durante la vigencia; los reconocimientos,
recaudos, participacin de los ingresos con destinacin especfica frente al total de los ingresos,
ndices de evasin, reconocimientos y recaudos de la actual vigencia con relacin a vigencias
anteriores, soportes, clases de contribuyentes, faltantes, mecanismos de recaudo, cumplimiento y

175
actualizacin de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros
aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditora, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la efectividad
del sistema del control interno que la entidad
contable pblica haya implementado, de tal
manera que deben ser verificadas en el momento
de de analizar las pruebas por lo tanto en el
momento de analizar las pruebas, con el fin de
establecer si los procedimientos son adecuados y
aplicando de manera correcta..
Son pruebas que disea el auditor con el objeto
de conseguir evidencias referidas a la
informacin financiera auditada. Estn
relacionadas con la integridad, la exactitud y la
validez de la informacin financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar
validez y fiabilidad a toda la informacin que
generan los estados contables y en concreto a
la exactitud monetaria de las cantidades
reflejadas en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORA

Establezca las normas, disposiciones, procesos, Estos criterios constituyen parmetros

procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guas de Auditoria expedidas para las
Contraloras nacional y territoriales.
razonables frente a los cuales deben evaluarse
la obtencin de bienes y servicios, la prevencin
de riesgos de desviacin de recursos, las
prcticas administrativas, los sistemas de
control e informacin y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluacin de control interno, relacionados la auditoria a los
ingresos.
6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relacin con la evaluacin de los mecanismos de control inherentes a los Ingresos y la
determinacin de su efectividad.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el cumplimiento de los objetivos
propuestos en la evaluacin de los Ingresos. Incluye la aplicacin de tcnicas de auditora que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Fsica, Ocular y Documental.

5.4.3.5 Auditora de Gastos

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

Gastos

- De Administracin
- De Operacin
- Provisiones, depreciaciones y Amortizaciones

176
 - Transferencias
- Gasto Pblico Social
- Operaciones Interinstitucionales
- Otros Gastos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de Gastos, recuerde que estos estn
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participacin de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relacin a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualizacin de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2. DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, Determine las pruebas sustantivas, bajo las
teniendo en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditora, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la
efectividad del sistema del control interno que la
entidad contable pblica haya implementado, de
tal manera que deben ser verificadas en el
momento de de analizar las pruebas por lo tanto
en el momento de analizar las pruebas, con el fin
de establecer si los procedimientos son
adecuados y aplicando de manera correcta.
Son pruebas que disea el auditor con el objeto de
conseguir evidencias referidas a la informacin
financiera auditada. Estn relacionadas con la
integridad, la exactitud y la validez de la
informacin financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar
validez y fiabilidad a toda la informacin que
generan los estados contables y en concreto a la
exactitud monetaria de las cantidades reflejadas
en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos, Determine los criterios que constituyen
procedimientos, guas y buenas prcticas parmetros razonables frente a los cuales deben
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en los reconocimientos, registros y pago de gastos, la
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
prevencin de riesgos de desviacin de recursos,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN. las prcticas administrativas, los sistemas de
control e informacin y, los procesos y
Consulte las Guas de Auditoria expedidas para procedimientos operacionales observados.
las Contraloras nacional y territoriales

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluacin de control interno, relacionados la auditoria a los
gastos.
6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relacin con la evaluacin de los mecanismos de control inherentes a los Ingresos y la
determinacin de su efectividad.

177
 7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el cumplimiento de los objetivos
propuestos en la evaluacin de los gastos. Incluye la aplicacin de tcnicas de auditora que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Fsica, Ocular y Documental.

5.4.3.6 Auditoria a las Cuentas de Orden Deudoras

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

- Derechos Contingentes
- Deudoras Fiscales
- Deudoras de Control
- Deudoras por el contrario (CR)

2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de Gastos, recuerde que estos estn
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participacin de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relacin a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualizacin de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditora, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la efectividad
del sistema del control interno que la entidad
contable pblica haya implementado, de tal
manera que deben ser verificadas en el momento
de de analizar las pruebas por lo tanto en el
momento de analizar las pruebas, con el fin de
establecer si los procedimientos son adecuados y
aplicando de manera correcta.
Son pruebas que disea el auditor con el objeto
de conseguir evidencias referidas a la informacin
financiera auditada. Estn relacionadas con la
integridad, la exactitud y la validez de la
informacin financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar
validez y fiabilidad a toda la informacin que
generan los estados contables y en concreto a la
exactitud monetaria de las cantidades reflejadas
en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guas de Auditoria expedidas para las
Contraloras nacional y territoriales
Determine los criterios que constituyen
parmetros razonables frente a los cuales deben
los reconocimientos, registros y pago de gastos,
la prevencin de riesgos de desviacin de
recursos, las prcticas administrativas, los
sistemas de control e informacin y, los procesos
y procedimientos operacionales observados.

178
 5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL
Determine los riesgos identificados en la evaluacin de control interno, relacionados la auditoria a los
gastos.
6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relacin con la evaluacin de los mecanismos de control inherentes a la lnea que se audita y la
determinacin de su efectividad.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Consiste en establecer un conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el cumplimiento de
los objetivos propuestos en la evaluacin de los gastos. Incluye la aplicacin de tcnicas de auditora
que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden
ser: Escrita, Verbal, Fsica, Ocular y Documental.

5.4.3.7 Auditoria a las Cuentas de Orden Acreedoras

1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

- Responsabilidades Contingentes
- Acreedoras Fiscales
- Acreedoras de Control
- Acreedoras por Contra (DB)
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de las Cuentas de Orden Acreedoras,
recuerde que estos estn relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditora, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la efectividad
del sistema del control interno que la entidad
contable pblica haya implementado, de tal
manera que deben ser verificadas en el momento
de de analizar las pruebas por lo tanto en el
momento de analizar las pruebas, con el fin de
establecer si los procedimientos son adecuados y
aplicando de manera correcta.
Son pruebas que disea el auditor con el objeto de
conseguir evidencias referidas a la informacin
financiera auditada. Estn relacionadas con la
integridad, la exactitud y la validez de la
informacin financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez
y fiabilidad a toda la informacin que generan los
estados contables y en concreto a la exactitud
monetaria de las cantidades reflejadas en los
estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guas de Auditoria expedidas para las
Contraloras nacional y territoriales
Determine los criterios que constituyen parmetros
razonables frente a los cuales deben los
reconocimientos, registros y pago de gastos, la
prevencin de riesgos de desviacin de recursos,
las prcticas administrativas, los sistemas de
control e informacin y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.

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 5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL
Determine los riesgos identificados en la evaluacin de control interno, relacionados la auditoria a los
gastos.
6. EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relacin con la evaluacin de los mecanismos de control inherentes a la lnea que se audita y la
determinacin de su efectividad.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Consiste en establecer un conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el cumplimiento de los
objetivos propuestos en la evaluacin de los gastos. Incluye la aplicacin de tcnicas de auditora que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Fsica, Ocular y Documental.

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