INSTITUTO DE ACCESO A LA PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL CONTRALORA

INFORMACIN

GUA PARA LA ELABORACIN DE PAPELES DE TRABAJO

JUNIO 2006
NDICE
Pginas Introduccin Disposiciones generales I. Objetivo II. Definiciones III.
Lineamientos especficos IV. Metodologa para la realizacin de papeles de trabajo
IV.1 Clasificacin de los papeles de trabajo IV.2 Caractersticas de las cdula de
auditora IV.3 Estructura o elementos que integran las cdulas de trabajo IV.4
ndices de Auditora IV.5 Marcas de auditora IV.6 Cruce de papeles de trabajo 3 3
3 3 4 4 5 6 7 7 10 11

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INTRODUCCIN Es tarea importante del auditor pblico, verificar mediante la
prctica de auditora, el cumplimiento de la legalidad en la actuacin del
Instituto, y la aplicacin de la normatividad para incrementar los niveles de
eficiencia, eficacia y productividad; motivo por el cual, se presenta esta gua
sobre la elaboracin de papeles de trabajo, ndices, cruces y marcas de auditora,
para uniformar los criterios en su elaboracin, ya que son la principal herramienta
que respalda el trabajo profesional del auditor. Los papeles de trabajo son un
instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera detallada y sistemtica
la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la aplicacin de tcnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos. Cabe hacer
mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como referencia lo
sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de
Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica.

DISPOSICIONES GENERALES La Contralora del Instituto observar las Normas Generales

de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de Contralora y Desarrollo
Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, en todo aquello que no se
oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento Interior del
Instituto.

I. OBJETIVO Uniformar criterios para la elaboracin, ordenamiento y consulta de las

cdulas de trabajo y la documentacin soporte de las mismas, a fin de respaldar,
debidamente los trabajos desarrollados en la auditora.

II. DEFINICIN Papeles de Trabajo: Es el conjunto de cdulas y documentos que

contienen los datos e informacin obtenida por el auditor en su revisin, en los
cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los
resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones, recomendaciones,
acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente. Cdulas de
Auditora: Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de
auditora efectuados durante la revisin, as como de los resultados obtenidos.
Documentacin soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las
Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las cdulas de trabajo como
evidencia de los hechos observados y/o anlisis efectuado (facturas, resguardos,
contratos, etc.).

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III. LINEAMIENTOS ESPECFICOS La presente gua es de observancia obligatoria para
el personal de la Contralora del Instituto, para la elaboracin de papeles de
trabajo. Los auditores debern analizar la documentacin existente en las reas
auditadas, a fin de determinar el grado de razonabilidad de las operaciones,
sustentando los resultados que sean determinados, con la evidencia suficiente,
competente, pertinente y relevante, e integrarla debidamente a los expedientes de
papeles de trabajo. Los auditores debern realizar sus papales de trabajo
considerando los siguientes aspectos: Las cdulas de trabajo debern reflejar
informacin clara y precisa para soportar debidamente los juicios emitidos.
Aprovechar la informacin proporcionada por el rea. Escribir todos los datos que
sean necesarios. Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de
auditora. No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
Las cdulas de auditora deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras
de computadora, y estar firmadas por el auditor. Una vez integrados los legajos de
papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al rea responsable para su
conservacin y custodia. El auditor deber conservar la confidencialidad de su
contenido. La redaccin de las cdulas de auditora debe ser clara. Se debe
supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.

IV. METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo

sern elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores
encargados de la auditora. Para asegurar que los papeles de trabajo estn
completos, sean rpidos de localizar y fciles de comprender, es recomendable la
aplicacin de los siguientes aspectos: Previo a su formulacin: Determinar la
necesidad de elaboracin, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la
auditora. Establecer el diseo basado en la informacin a obtener, as como las
pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.
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Aprovechar, hasta donde sea posible y prctico, la documentacin de las reas
auditadas, como cdulas propias. Al formularlos: Elaborar cdulas sumarias por cada
rea, captulo o programa de trabajo. Utilizar letra legible. Redactar en forma
clara y precisa. Anotar en una columna la informacin que se va a revisar y en
otra, las revisiones efectuadas. Anotar la informacin conforme se obtenga.
Respetar el orden en que aparece la informacin en los documentos fuente. Registrar
de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas
realizadas. Anotar las marcas que sean necesarias. No pasar las cdulas en limpio,
salvo casos excepcionales. Cruzar la informacin entre cdulas.

IV.1 Clasificacin de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo se clasifican

en:

A. Expediente continuo de auditora o archivo permanente. Est integrado por un

conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios legajos
especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se
duplique la trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia
desde la etapa de planeacin de la auditora, al obtener informacin general de las
reas susceptibles a evaluar, (direcciones de rea) como: la estructura orgnica,
funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin; incorporando los
objetivos de auditora y el programa especfico de revisin.

B. Expediente de papeles de trabajo actuales. El auditor deber elaborar los

papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisin y sirven para:
Construir una prueba de validez de la opinin plasmada en el informe de auditora.
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Respaldar el avance del programa de auditora y el logro de los objetivos de la
revisin. Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economa y efectividad del
trabajo realizado. Los papales de trabajo se clasifican en cdulas sumarias,
analticas, subanalticas, cdulas de discusin de observaciones y cdula de marco
conceptual. Cdula sumaria.- Contiene los datos en forma global o general de las
cifras, procedimientos, conclusiones o las observaciones determinadas,
correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogneos cuyo anlisis se
encuentra en otras cdulas. Cdula analtica.- Describe un procedimiento de
auditora desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido
seleccionadas para su revisin y comprobacin en los diversos tipos de auditora
que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido,
as como las marcas y notas explicativas de auditora. Cdula subanaltica.- Se
elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y para explicar otros
procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica de auditora.
Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin
del superior jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las
decisiones que se consideren necesarias a seguir en relacin con el resultado
obtenido de la auditora; siendo til al rea auditada para mejorar sus sistemas
operativos o de administracin. Tambin se sealan los puntos de vista del titular
del rea auditada y las diferencias con lo sustentado por el auditor a fin de
determinar la pauta a seguir en su caso. El contendido de las cdulas debe darse a
conocer a los titulares de las reas auditadas, a travs del informe de auditora
respecto al resultado de la revisin efectuada y poder decidir cual ser la opcin
tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisin.
Cdula de marco conceptual.- Es la cdula por medio de la cual el auditor da a
conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y
cualquier otro recurso del cual se valdr para lograr el objetivo deseado,
adicionalmente, deber prepararse al inicio de la auditora por cada uno de los
auditores que integran el grupo de trabajo de la revisin. Es importante sealar
que cualquier modificacin significativa en la revisin realizada deber ser
considerada en esta cdula, por lo que debe estar actualizada conforme a la
revisin que se llev a cabo.

IV.2 Caractersticas de las cdulas de auditora. Completa.- Que incluya el

desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las observaciones
encontradas, la conclusin a que se lleg, la fuente de datos, marcas e ndices,
as como el cruce o conexin con otras cdulas.

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Que se entienda.- Deber ser de fcil interpretacin al enfoque de la revisin, de
los procedimientos que se aplicaron, as como su alcance y el motivo de aplicar
determinados procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen
irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo respaldan. De fcil lectura.-
Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con
letra legible, a fin de facilitar la lectura. Objetiva.- Se tiene que asentar
nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los registros contables
o en la documentacin comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicacin de
los procedimientos efectuados, si contienen las cdulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarn claramente en la misma situacin.

IV.3 Estructura o elementos que integran las cdulas de trabajo Las cdulas de
auditora deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qu
se revis y cules fueron los resultados obtenidos, y deber utilizarse el formato
sealado en el anexo I, sus componentes son: Encabezado.- Incluye los datos de
identificacin que deben anotar en la parte superior de las cdulas y contiene los
siguientes datos: Nombre del rea sujeta a revisin. Nombre especfico
del rubro, concepto u operacin a revisar. Nombre especfico del procedimiento.
Tipo de cdula que se elabora. Iniciales del auditor que elabor la cdula.
Iniciales del auditor que supervis la cdula.

Cuerpo de la cdula.- Comprende el resultado de la revisin, indicando entre otros

aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan
los resultados, la conclusin obtenida, y en su caso, notas complementarias o
aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la informacin
solo cuando se considere necesario. Pie.- Al calce de la cdula se anotar la
fuente de datos y significado de las marcas, as como la firma del auditor que
elabor y supervis el papel de trabajo. La fuente de datos es toda clase de
documentos, libros de contabilidad, registros, contratos, expedientes, etc., de
donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elabor y
supervis la cdula y observaciones anotadas en la clusula de auditora. IV.4
ndices de auditora Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en
la auditora se integrarn en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los
cuales, para su distincin o clasificacin, se sealan mediante un clave escrita en
todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ngulo superior derecho
con lpiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre
de ndices.
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Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as
como clasificarlas por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede
saber o identificar de que cdulas se trata y el lugar que le corresponde en los
expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos, teniendo un orden lgico y
flexible. El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para
relacionar las cdulas. sta, es una de las fases principales del trabajo del
auditor y facilita la revisin de los expedientes o la consulta de determinado
rengln, cifra o concepto. A continuacin se seala los ndices a utilizar en la
integracin de los expedientes de papeles de trabajo que generan las revisiones
efectuadas al Instituto. NDICES A B C D E F G H CONCEPTO ANTECEDENTES DE LA
REVISIN INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
SERVICIOS PERSONALES RUBRO ADQUISICIONES RUBRO DE OBRA PBLICA FONDOS Y VALORES
CASOS ESPECIALES SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES

A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser

utilizada para conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo:
orden de auditora, carta planeacin, cronograma de actividades, acta de inicio de
auditora, informes de auditoras anteriores, seguimiento de observaciones,
comunicaciones sobre problemtica, etc. B. Informe definitivo, borrados del informe
y copia de las observaciones comentadas.Comprende el informe donde se seala el
resultado de la auditora practicada, as como las observaciones que se
determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del rea revisada.

C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura

orgnica, manual de organizacin y procedimientos, estructura bsica y no bsica,
control de personal, expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados
contra nmina, verificacin de pagos y estructura funcional, etc. D. Rubro de
adquisiciones.- Comprende el anlisis de funciones y actividades en el mbito de
suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa
anual, licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de
prestaciones y servicios, verificaciones fsicas, comits, subcomits de compras y
manuales que regulen la actividad, etc.

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E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la autorizacin y
ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control
de estimaciones, as como manuales que regulen la actividad. F. Fondos y valores.-
Comprende la revisin a los renglones o reas de contabilidad, tesorera,
presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.

G. Revisiones especiales.- Comprende la documentacin de aquellas revisiones que no

estn consideradas en los rubros mencionados, as como auditoras no financiera
tales como: Desempeo, Administrativas, Operacionales, etc. H. Seguimiento de
observaciones.- Comprende toda aquella documentacin utilizada para dar seguimiento
y comprobar el cumplimiento por parte de las reas auditadas a las observaciones
determinadas.

Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la

auditora, los siguientes datos: La observacin a la cual se da
seguimiento. Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la
problemtica planteada. El juicio u opinin del auditor para considerar solventada
o no la irregularidad. En caso de no estar solventada la observacin, incluir el
replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o
preventivas para solventar. La fecha compromiso en la que el rea auditada
considera resolver las irregularidades.

Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser
comentadas con el responsable del rea auditada, antes de quedar plasmadas en el
informe de auditora. Estos conceptos no son limitativos y estarn sujetos a la
situacin y criterios de los responsables de las auditoras practicadas. El anexo
II se muestra la cartula que debe integrase a los expedientes o legajos de
auditora.

Si la revisin comprende ms de un ejercicio, al ndice del rubro se agregar un

dgito comenzando por el nmero 1 (uno) para identificar cada perodo, mismo que se
asignar del ejercicio ms antiguo al ms reciente. Ejemplo: D D1 Adquisiciones
Adquisiciones de 2004

La clave de las cdulas sumarias, analticas y subanalticas, as como de la

documentacin soporte de las mismas se formar con el ndice alfanumrico del rubro
a que correspondan, ms un dgito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1
(uno).

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Ejemplo: D1-1 Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al
expediente del rubro de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera
hoja del expediente (D1-1) Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se
integran ms cdulas (D1-2, D1-3), etc.

D1-2 D1-3

Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice

general del expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el
orden general.

IV.5 Marcas de auditora Son signos que al auditor anota en sus cdulas para
sealar o resaltar un hecho o prueba efectuada, describiendo al calce de la misma
el significado de la misma.

Marca Clculo verificado. Cifra cuadrada.

Significado

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones,

sumatorias, inventarios, etc.

Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son temporales. De hecho, no deben existir
puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues
stos deben ser completos.

Confrontado contra registro.

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Marca

Significado
Confrontado contra documentacin comprobatoria en original.

Expediente revisado.

Documento integrado en expediente.

dc

Documentacin comprobatoria revisada.

Confrontado contra evidencia fsica. Se utiliza cuando algn dato o cifra que
conste en la cdula se compara contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: Bienes
inventariados o fondos arqueados.

Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.

Obs.

Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que posteriormente se

describir en una cdula de observacin.

Muestra seleccionada para revisin.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que

permiten al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles
de trabajo:

Conectores 1 1 2 2 A

Notas B C

IV.6 Cruce de papeles de trabajo Es la tcnica mediante la cual se relacionan los

ndices de las cdulas de auditora y es una de las fases principales para
facilitar la revisin de los papeles de trabajo del auditor, as como la consulta
de un determinado rengln o concepto que se quiere conocer.

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Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de
las flecha es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente),
se cruzarn o relacionarn los datos o cifras entre las cdulas de trabajo del
auditor. Ejemplo:

Viene de (ndice)

Cdula D-1

Va hacia (ndice)

Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relacin en la

informacin, lo cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o
informacin reflejada en las cdulas de auditora o entre ellas.

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Fecha de elaboracin: Fecha de actualizacin:

15 de marzo de 2005. 4 de abril de 2006.

CDULA DE AUDITORA
ANEXO I
CONTRALORA PAPEL DE TRABAJO

(Encabezado)

Unidad Administrativa: (1) Revisin: (2) Cdula: (3)

Elabor: (4) Revis: (5)

(Cuerpo)

Procedimiento: (6)

Informacin obtenida: (7)

Notas aclaratorias: (8)

Observaciones: (9)

Conclusin: (10)

(Pie)
Marcas: (11) Elabor: Fecha: (13) (14)

Documento Fuente: (12)

Supervis: Fecha:

(13) (14)
Instructivo de llenado de la Cdula de Trabajo Identificador 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. Descripcin Anotar el nombre del rea sujeta a revisin. Identificar el nmero
de auditora. Anotar el nombre especfico del rubro, concepto u operacin a
revisar. Anotar las iniciales y rbrica del auditor que elabor la cdula. Anotar
las iniciales y rbrica del auditor que supervis la cdula. Anotar el
procedimiento sujeto a revisin. Anotar la informacin obtenida (cifras o conceptos
sobre los cuales se trabaj). Anotar comentarios especficos que clarifiquen el
contenido de la cdula y que el auditor considere necesario incorporar. Anotar las
deficiencias, irregularidades, desviaciones y oportunidades de mejora en las
operaciones revisadas. Anotar la opinin del auditor sobre el anlisis realizado.
Anotar las marcas de auditora utilizadas y su significado. Anotar el nombre de la
fuente documental de los datos utilizados para el anlisis. Firma de la persona que
elabora y supervisa el papel de trabajo. Anotar la fecha de elaboracin y
supervisin de la cdula.

9.

10. 11. 12. 13. 14.

CARTULA PARA LOS EXPEDIENTES DE AUDITORA
ANEXO II
INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

(2)
UNIDAD RESPONSABLE: (1) FOLIO:
NO. ORDEN: FECHA: REA AUDITADA: UBICACIN: TRABAJO REALIZADO: TIPO DE AUDITORA O
REVISIN: PERODO REVISADO: DESCRIPCIN DEL EXPEDIENTE: FECHA DE INICIO: (11) (5)
(6) (7) (8) (9) (10) FECHA DE TRMINO: (12) FECHA DEL INFORME: (13) (3) (4)

CONTENIDO DE ESTE LEGAJO: REFERENCIA (14) (14) (14)

NDICE DE TODOS LOS LEGAJOS DE ESTE TRABAJO: (15)

PERSONAL QUE INTERVINO EN ESTE TRABAJO NOMBRE (16) PUESTO (17) DESDE (18) HASTA
(19)

INFORME ENTREGADO:

(20)

LEGAJO REVISADO POR: FECHA:

(21) (22)
Instructivo de llenado de la Cartula de los Expedientes de Auditora Indicador 1.
2. Contralora. Anotar el ndice que le corresponda de acuerdo con el numeral IV.4
de la presente Gua. A B C D E) F) G) H 3. 4. 5. 6. 7. 8. Antecedentes de la
revisin. Informe definitivo, observaciones. Servicios personales Adquisiciones
Obra Pblica Fondos y valores Casos especiales Seguimiento de observaciones
borrador del informe y copia de las Descripcin

Indicar el nmero de orden de auditora. Anotar la fecha de emisin de la orden de

auditora. Indicar el nombre del rea sujeta a revisin. Anotar el domicilio del
rea sujeta a revisin Anotar cual fue el trabajo que desarroll el auditor
comisionado. Especificar el tipo de auditora de acuerdo a lo establecido en el
Programa Anual de Auditora. Indicar el trimestre o perodo de revisin.
Especificar el contenido del expediente a) Antecedentes. b) Papeles de trabajo.

9. 10.

11. 12. 13.

Anotar la fecha de inicio de la auditora. Anotar la fecha de trmino de la

auditora. Anotar la fecha de emisin del informe de auditora.
Instructivo de llenado de la Cartula de los Expedientes de Auditora Indicador 14.
Descripcin Anotar los ndices establecidos en los papeles de trabajo indicando el
comienzo y fin del documento. Ejemplo: D-1 D-2 D-17 15. D-2 D-16 D- Marco
Conceptual Estructura Orgnica

Anotar los ndices y documentos contenidos en todos los expedientes de la misma

auditora. Anotar el nombre del personal que intervino en ese trabajo. Anotar el
puesto del personal que intervino en los trabajos de auditora. Anotar la fecha en
que los auditores iniciaron la auditora. Anotar la fecha en que los auditores
concluyeron la auditora. Anotar la fecha en que se entreg el informe de auditora
a las reas correspondientes. Anotar el nombre de la persona que revis el
expediente de auditora. Anotar la fecha en que fue revisado el expediente o legajo
de auditora.

16. 17. 18. 19. 20.

21. 22.