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ACTIVIDAD 3
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ADMINISTRACIN Y
CONTROL DE INVENTARIOS
ADMINISTRACIN Y MATERIAL
ACTIVIDAD 3
CONTROL DE INVENTARIOS
NDICE
1. Modelos de control de inventarios.
1.1 Generalidades.
1.1.1 Probabilstico.
1.1.2 Determinstico
1.2 Clasificacin.
1.3 Componentes.
1.4 Costos involucrados.
3. Niveles de inventarios.
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1.1.1 Probabilstico.
Se supone que la demanda se conoce slo en trminos de probabilidades. El modelo ms
sencillo considera aplicable el teorema central del lmite, por lo cual estima que la demanda
sigue una distribucin normal.
1.2 Clasificacin
La clasificacin general de los modelos de inventarios depende del tipo de demanda que
tenga el artculo. Esta demanda puede ser de dos tipos determinstica o probabilstica; en el
primer caso la demanda del artculo para un periodo futuro es conocida con exactitud y
probabilstica en el caso que la demanda del artculo para un periodo futuro no se conoce
con certeza, pero se le puede asignar una distribucin de probabilidad a su ocurrencia. Sin
lugar a dudas todo artculo se clasifica en algunas de las dos anteriores categoras; pero
pueden subclasificarse en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones que
se relacionan a continuacin.
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Tipo de reposicin: dependiendo del tipo de reposicin se dice que un modelo puede
ser de reposicin instantnea cuando el artculo es comprado y de reposicin
continua cuando el artculo es producido en una planta manufacturera.
Costo por ordenar o fijo: Este costo se causa en el mismo instante que se lanza una
orden de produccin o una orden de compra. Se llama fijo no depende de la cantidad
pedida o fabricada, pero a diferencia del costo fijo contable que siempre se causa, este
se origina si se da la orden (si no se da la orden no se causa). En otras palabras, si hay
que realizar un tipo de acondicionamiento especial para iniciar la produccin de un
artculo, y no hay demanda del artculo, el costo no se causa ya que el acondicionamiento
especial no se realiza. Dentro de este costo se puede involucrar la preparacin de las
mquinas para iniciar una produccin, combustibles necesarios. alistamiento de materia
prima, papelera, servicios y salarios involucrados.
El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es la herramienta que
permite visualizar esta relacin y determinar fcilmente, cules artculos son de mayor
valor, optimizando as la administracin de los recursos de inventario y permitiendo
tomas de decisiones ms eficientes.
Esta relacin emprica fue formulada por Paretto y ha tenido mucho xito en la gestin
empresarial gracias a su sencillez y a su utilidad, pues permite concentrar la atencin y
los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar.
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Existencias A.
Son los artculos ms importantes para la gestin de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los artculos del almacn y, en conjunto, pueden
sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor
econmico ms relevante para el aprovisionamiento.
Existencias B.
Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores, pues tienen un valor econmico medio. A pesar de ello, se debe mantener un sistema
de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30 % de los artculos del almacn, con un valor de entre el 10 y el 20 % del almacn.
Existencias C.
Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestin de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas especficamente, es suficiente con
los mtodos ms simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50 % de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o 10 % del valor
total del almacn.
Ejemplo sencillo de esta tcnica de administracin: Una tienda de joyera, dispone de existencias A, B y C. Los relojes de alta gama suponen apenas un 20%
del total de artculos almacenados, pero su valor en el inventario es muy alto. Las cadenas y colgantes son ms numerosos en el almacn, pero representan
un valor medio en el inventario. Las alianzas de boda son muy numerosas, sin embargo su valor en el inventario es muy bajo.
Dentro de los sistemas ms comunes utilizados para realizar esta clasificacin A, B y C se encuentran:
Paso 2: ordenar los artculos del inventario en orden descendente con base en su
precio.
Paso 3. Clasificar como artculos tipo A, al 15% del total de artculos. Estos artculos
deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 4: Clasificar como artculos tipo B, al 20% de los artculos restantes en el mismo
orden.
Clasificacin por valor total: Este es muy similar al utilizado para clasificar por precio
o costo unitario; solo que se toma en cuenta para la clasificacin el valor total del
inventario y requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para cada
nivel de clasificacin.
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Paso 1: Promediar los valores totales invertidos en los inventarios de los productos de un
determinado perodo.
Paso 2: ordenar los artculos del inventario en orden descendente con base en el total de
dinero invertido.
Paso3: clasificar como artculos tipo A. el porcentaje del total de artculos que determine el
analista para esta clasificacin. Estos artculos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 5: Clasificar como productos tipo C el resto de los artculos. Estos corresponden a los de
menor inversin en el inventario.
Paso 6: Con base en la clasificacin se establecen las polticas de control y periodicidad de los
pedidos.
Clasificacin por utilizacin y valor: Para este mtodo solo se toma en cuenta, mediante
datos histricos, la utilizacin o consumo de cada uno de los artculos con su correspondiente
costo.
Al igual que en el mtodo anterior se requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de
importancia para cada nivel de clasificacin.
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Paso 1: obtener el consumo de cada artculo para una misma unidad de tiempo y el costo de
cada unidad de producto. Con base en estos datos se obtiene el valor del inventario
consumido.
Paso 2: Ordenar los artculos en orden descendente con base en el valor del inventario
consumido.
Paso 3: clasificar como artculos tipo A, al porcentaje del total de artculo determinado por el
analista para esta clasificacin. Estos artculos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 5: clasificar como productos tipo C al resto de los artculos. Estos corresponden a los de
menor valor dentro de los productos consumidos.
Clasificacin por su aporte a las utilidades: En este mtodo la clasificacin de los productos
se realiza de la misma forma que se utiliz en la clasificacin por precio unitario; con la
diferencia que se realiza con el dato de utilidades de cada uno de los productos. Como es
evidente se requiere calcular el precio de venta y los costos unitarios de cada una de las
referencias.
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Cuanto menor sea el tamao del pedido, mayor ser la frecuencia de rotacin de stock y menor ser el nivel de productos almacenados. La frecuencia de
rotacin mayor eleva el coste de renovacin del almacn (generado por el movimiento de entradas frecuentes), pero disminuye el coste de mantenimiento
(almacn ms pequeo...).
Cuanto mayor sea el tamao del pedido, mayor ser el nivel medio de almacn y su coste de mantenimiento, pero el nmero de pedidos y el coste de
realizacin de pedidos sern ms pequeos.
El lote de pedido (Q) es la cantidad de unidades que se van a solicitar en cada pedido. Para calcular esta cantidad, hay que considerar que cada realizacin
de un pedido tiene un coste asociado (coste por pedido o CP) y un coste de almacenamiento (CA), adems del propio coste de adquisicin (CAd) del
producto, que es el que figura en la factura.
CAd=V*P
CP= Cp ((
V
Q
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Incluye los gastos de las instalaciones, la maquinaria, la mano de obra, etc. Se calcula multiplicando el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio.
CA= Ca ((
Q
2
Se calculan sumando los tres costes anteriores (adquisicin, emisin de pedido y almacenamiento).
CT= V * P + Cp ((V
Q
+ Ca ((
Q
2
Ahora que se disponen de estos datos, y con el fin de minimizar estos costes totales, se obtiene el lote econmico o tamao ptimo de pedido.
Q* = Cp * V * 2
Ca
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El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que indica que es necesario realizar un
pedido nuevo para evitar una rotura de stock.
Para calcularlo, se parte del Stock de seguridad (SS), que es la cantidad mnima que
tiene que haber en el almacn. Adems hay que considerar cul es el plazo de entrega
del proveedor (PE) y la demanda media (DM).
PP= SS + ( PE * DM )
Como se ha visto, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcularlo,
hay que tener en cuenta el plazo mximo de entrega (PME), que son los das que
tardaran en llegar los productos si hubiese un retraso. El SS debera ser lo
suficientemente alto como para cubrir la demanda media (DM).
SS= ( PME - PE ) * DM
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Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una
seal, papel, una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales,
etc. Las mismas indican que debe hacerse un nuevo pedido, hasta la forma ms sofisticada
como son el llevarlo por programas de computadora.
Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando
se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es
conocer las existencias.
Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto ptimo de pedido para un
artculo de inventario es el modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP). Tiene en
cuenta los diferentes costos financieros y de operacin y determina el monto de pedido que
minimice los costos de inventario de la empresa.
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El estudio de este modelo abarca: 1) los costos bsicos, 2) Un mtodo grfico, 3) un mtodo
analtico.
Costos Bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina el inventario
pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de
inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y caractersticas
claves.
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Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementacin de este modelo
estn:
Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un
pedido, o sea, el costo de preparacin de una orden de compra, procesamiento y la verificacin
contra entrega.
Estos se expresan en trminos de gastos o costos por pedido.
Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener un
artculo en el inventario por un periodo determinado. Entre los ms comunes se encuentran los
costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el
costo de oportunidad.
Estos son expresados en trminos de costos por unidad por periodo.
Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de mantenimiento
del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice.
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La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor
mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los costos de
pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de
pedido.
El primer paso para obtener la ecuacin del costo total es desarrollar una expresin
para la funcin de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.
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CT = Costo Total.
CP = Costo de pedido.
P = Costo por pedido.
Q = Cantidad pedida.
El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el nmero de pedidos. Como el nmero de pedidos es igual al uso durante el periodo
dividido entre la cantidad de pedido, entonces:
Costo del Pedido= (U)/(C), donde U = uso durante el periodo y C = cantidad del pedido.
El costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2).
Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se expresa:
La ecuacin del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido y costo de mantenimiento de inventario como sigue.
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la funcin de costo
total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente frmula. CEP = 2PU/M. Punto de
reformulacin. Una vez que empresa ha calculado su cantidad econmica de pedido debe
determinar el momento adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone
que los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del inventario llega a cero.
De hecho se requiere de un punto de reformulacin de pedidos que se considere el lapso
necesario para formular y recibir pedidos.
Son muchos los beneficios del sistema justo a tiempo, entre ellos:
Siga los siguientes pasos para implementar un sistema del tipo justo a tiempo:
Todos los centros de trabajo deben tener una carga uniforme de produccin
diaria constante.
Evite cambios en el plan de produccin durante algn periodo de tiempo.
Produzca aproximadamente la misma combinacin de produccin cada da,
usando una secuencia repetitiva si se producen varios artculos en la misma lnea.
a esto suela llamarse ensamblaje de modelo combinado.
Cambie la cantidad de inventario de artculos finales para responder a las
fluctuaciones de la demanda, en lugar de hacerlos mediante fluctuaciones en los
niveles de produccin.
El tiempo inactivo de mquinas y trabajadores debe utilizarse para mantener el equipo y evitar fallas.
g) Exija al proveedor aseguramiento de calidad y lleve a cabo un programa de calidad de cero defectos.
Debido a que no existen reservas de inventario de seguridad, deben eliminarse los errores que llevan a producir artculos defectuosos.
Para mantener esos colchones amortiguadores es costoso para la empresa y hay crticos que
argumentan que ello puede, adems fomentar la ineficiencia y el trabajo lento. Esos crticos
tambin argumentan que con una cuidadosa planeacin los inventarios pueden reducirse
substancialmente y en muchos casos hasta ser eliminados, lo cual se logra mediante la
utilizacin del sistema de inventarios Justo a Tiempo, (JAT).
De acuerdo con lo anterior, las materias primas deberan recibirse en la bodega justo a tiempo
para ser comenzadas a procesar, las diferentes partes de un producto deberan ser procesadas
justo a tiempo para ser ensambladas y los productos deberan ser terminados justo a tiempo
para ser despachados a los clientes.
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En el modelo tradicional de produccin una estacin de trabajo le enva a la siguiente el lote que
ha procesado sin tener en cuenta si dicha estacin est lista para recibirlo, lo que ocasiona una
acumulacin y dispersin innecesaria de inventario que permanece all por das hasta semanas,
ocasionando altos costos financieros y operativos a la empresa. En este modelo los lotes son
empujados de una estacin a otra.
En el modelo JAT, contrariamente al modelo tradicional; los lotes no son empujados sino
jalados. Desde el final de la cadena de produccin se enva una seal a la estacin precedente
pidindole la cantidad exacta de materiales o productos que se necesitarn en las prximas
horas en el ensamblaje (o despacho), de productos; y solamente esa cantidad deber ser
provista. La misma seal es enviada hacia atrs a las estaciones precedentes de forma que ese
flujo parejo y estable de materiales y partes garantiza que no haya acumulacin de inventarios
prcticamente en ningn lugar de la planta.
De esta forma, las estaciones de trabajo slo responden a jalonazo originado al final de la
cadena de ensamble, que a su vez ha respondido a las rdenes de los clientes.
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La empresa porque al recibir las materias primas justo a tiempo evita mantener un alto volumen de
materias primas, con los consecuentes ahorros de bodegaje, manipuleo y de costos financieros.
Sus proveedores porque garantizando una provisin de materiales justo a tiempo aseguran la
lealtad de sus clientes y por ende la obtencin de contratos de abastecimiento a largo plazo.
Adems, ellos pueden mejorar su propia eficiencia puesto que, a su vez, tambin deberan
implementar el JAT con sus respectivos proveedores. Es importante en este punto tener en cuenta
que cuando se adopta la disciplina JAT los proveedores seleccionados no necesariamente deben
ser los de ms bajo precio. Los proveedores marginales de los que la empresa no dependa o
aquellos incapaces de abastecer justo a tiempo deberan ser suprimidos.
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En el ambiente justo a tiempo debe adoptarse un modelo de manufactura flexible en el que todas
las mquinas requeridas para la elaboracin de un producto en particular se agrupan en un solo
sitio, con lo que las mquinas de un mismo tipo quedan dispersas por toda la planta de acuerdo
con los requerimientos. Lo anterior supone la creacin de mltiples lneas de flujo de produccin
en la cual todas las tareas para procesar un determinado lote se realizan en un mismo sitio pues
este fluye a travs de las diferentes mquinas all ubicadas segn los requerimientos tcnicos.
Este sistema, tambin conocido con el nombre de Produccin por Mdulos o Produccin Modular,
supone, entonces, la creacin de especies de mini fbricas dentro de la fbrica, lo que, junto con
la disminucin de los inventarios de todo tipo generalmente trae como resultado adicional la
disposicin de un mayor espacio en la planta que puede destinarse a otros usos productivos.
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Disminucin del costo de manipuleo de materiales y productos, ya que los lotes no se mueven entre diferentes sitios dentro de la planta, sino unos pocos
centmetros o metros de una mquina a otra.
Las mltiples lneas de flujo de produccin hacen innecesario almacenar unidades parcialmente terminadas en espera del prximo paso en el proceso de
produccin, debido a que una mquina solamente procesa la cantidad requerida por la mquina o estacin que le sigue. Se disminuyen, por lo tanto, los niveles
de inventario de producto en proceso hasta el punto de que puede realizarse su control en forma visual y permanente, lo cual es imposible en el modelo tradicional
en el que grandes cantidades de producto en proceso se acumulan a travs de la planta esperando ser movidos de un sitio a otro.
Desde el punto de vista de la manufactura el tiempo de ciclo se define como el tiempo que toma convertir las materias primas en productos terminados, tiempo
que est sujeto a la duracin de las actividades que se identifiquen como restricciones del proceso.
Si bien la produccin modular, como parte del concepto de manufactura flexible, conduce a la identificacin y eliminacin de las restricciones de los diferentes
procesos aumentando la frecuencia con la que son terminadas las unidades solicitadas por los clientes y posiblemente tambin el volumen, muchas veces esas
restricciones tambin se presentan en operaciones como diseo, compras, despachos, facturacin, etc.
Ello supone que las actividades involucradas en dichas operaciones tambin deban ser analizadas con el fin de reducir al mximo el tiempo de respuesta a los
pedidos de los clientes.
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Cuando estos tiempos son amplios se hace necesaria la programacin de altos lotes de produccin que implican el aumento de inventarios que deben esperar
muchos das y hasta semanas antes de ser vendidos o procesados en la siguiente estacin. Por lo tanto, una forma de reducir el tamao de los lotes es reduciendo
los tiempos improductivos y de preparacin, los que tambin redundar en la reduccin de los tiempo de respuesta a los pedidos de los clientes.
Adems de la produccin modular, el entrenamiento y compromiso de los trabajadores, lo mismo que el mayor grado de automatizacin posible, son factores
decisivos en el logro de la reduccin de estos tiempos. Es por ello que una de las principales preocupaciones de las empresas para finales de este siglo sea el
desarrollo de su recurso humano, factor sin el cual el modelo JAT sera intil.
Sistemas computarizados de informacin gerencial y control de manufactura que incluyen el uso de la Intranet y la conexin va intercambio electrnico de datos
(EDI) con clientes y proveedores.
Manufactura asistida por computadora que incluye el uso de mquinas de control numrico y mquinas.
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V. Control de la calidad.
Para que el sistema JAT brinde el resultado deseado las empresas que lo adopten deben desarrollar un sistema de control total de la calidad que significa que
ningn defecto debe ser permitido en materias primas recibidas de los proveedores, ni en productos en proceso, ni en productos terminados, ni en el servicio a los
clientes internos y externos.
El control total de la calidad comienza con los proveedores, que en caso de no cumplir con el propsito de cero defectos, deberan ser reemplazados.
En la planta el monitoreo continuo es responsabilidad de los mismos trabajadores que manipulan los productos, pues esta es la nica forma de garantizar que las
partes del producto pasen de una estacin a otra libres de defectos, lo cual garantiza, adems, la disminucin o eliminacin de produccin de segunda calidad y
los desperdicios.
Dado que el sistema JAT supone que una estacin de trabajo solo debe producir lo que requiere la siguiente, cuando dicho requerimiento se ha completado, los
trabajadores pueden o pasar a otras mquinas dentro del mdulo o realizar algn otro tipo de actividad como control de calidad y mantenimientos menores.
Esta condicin obliga a que todo el personal en la empresa desarrolle habilidades de trabajo en equipo para lo cual se requiere de entrenamiento proporcionado
por profesionales especializados en este tema.
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Para fijar los mximos y el mnimo se debern tener en cuenta los siguientes
factores:
Una vez fijados los mximos y los mnimos tendrn que ser revisados
peridicamente, a fin de ajustarlos a la realidad del negocio.
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3. Niveles de inventarios.
La administracin y control de los niveles de los inventarios dependen del xito o
fracaso de una empresa. El punto de partida corresponde a una regla general que
expresa dos escenarios claros, mantener niveles muy elevados de inventarios o
mantener niveles insuficientes de inventario.
3. Niveles de inventarios.
Los sistemas de inventario justo a tiempo (JAT) (Just in Time), (Kan ban)
en japons, han sido desarrollados por empresas japonesas. Actualmente
han sido adoptadas por empresas occidentales modernas, para obtener una
disminucin considerable de los costos logsticos y mejorar utilidades. Esto es
clave cuando el costo de capital es alto y cuando la competitividad del
producto se enfrenta a un mercado mundial.
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4. Bibliografa:
Mller, M. (2005). Fundamentos de Administracin de Inventarios. Editorial norma.
Guerrero Salas, H. (2009). Inventarios Manejo y Control. (1 edicin). Editorial. Ecoe ediciones.
5. Webgrafa:
Alliot Group. (2013). Niveles de Inventarios Adecuados. Consultado el 09 de junio de 2014, en
http://www.ora.com.ve/download/cdt_71.pdf
Tesis Digitales UNMSM. (2013). Captulo III Sistemas de Inventarios. Consultado el 09 de junio de 2014, en
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/martinez_ra/cap03.pdf
Tesis Digitales UNMSM. (2013). Captulo II Los Inventarios. Consultado el 11 de junio de 2014, en
http://w4.escolapia.cat/terrassa/aulavirtual/assignat/empresa/Inventaris_esp.pdf