ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICO

EN LA EMPRESA

Sistema
Conjunto ordenado de elementos que se integran y relacionan para alcanzar un
determinado fin u objetivo.

Importancia del Sistema Logstico

La empresa posee diferentes sistemas, el cual el de Logstica tiene una influencia
directa en el desarrollo de sus actividades y por ello es esencial para su
funcionamiento.

Estructura del Sistema Logstico

1. Adquisicin y Control
2. Almacenes
3. Inventarios y su Control
4. Medios de Transporte y Manipulacin
5. Comunicaciones
6. Planeamiento y Control de la Produccin
7. Personal

1. Adquisicin y Control
Se realiza al descubrir o detectar la necesidad y acta accionado por el control de
la produccin, inventarios o por los usuarios para la disposicin de materiales.
Uso: Inmediato o para renovacin oportuna de existencias.
Generalmente:
- Materiales de consumo CONSTANTE (actividades normales de la
empresa) es accionado por el Control de Inventarios o el de Produccin.
- Materiales de consumo ESPORADICO es accionado por los USUARIOS a
travs de sus pedidos.
El Control de las Adquisiciones es parte de la actividad diaria con el propsito
principal que los materiales lleguen oportunamente y evitar duplicidades.

2. Almacenes
Responsable de guardar ubicados los materiales, conservndolos en condiciones
ptimas para su utilizacin.
Se deben incluir:
- Planta - Materia Prima, Productos en Proceso y Productos Terminados.
- Externos - ubicados en otras reas, as como los de las Empresas
Distribuidoras y en algunos casos las tiendas de venta al por menor o
detallistas.
Se considera a TODOS LOS TIPOS DE ALMACENES, porqu el Sistema
Logstico acta en el proceso de FLUJO DE MATERIALES desde su Origen o
Fuente de Abastecimiento hasta la entrega al Ultimo Usuario, seleccionndose
los canales de distribucin para llegar a los clientes con los productos
terminados.

3. Inventarios y su Control
Razn de la actividad logstica

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 Acta como amortiguador de las operaciones para que el sistema se desarrolle
con efectividad y economa.
Amortiguacin:
- Almacenaje de Materiales y Control permanente para su adecuada
renovacin
- Adquisicin y transporte de artculos necesarios no existentes para contar
con ellos en el tiempo requerido, lugar preciso y cantidad conveniente.
Pueden ubicarse en una o varias bodegas de acuerdo a las necesidades de los
usuarios o diferentes clases de material.
NO DEBEN PERMANECER SIN MOVIMIENTO.
Los materiales SIN MOVIMIENTO proporcionan seguridad, sin embargo puede
conducir a una situacin crtica para las operaciones y para la subsistencia de la
empresa.
Se debe ejercer control sobre los inventarios de manera de lograr que sean los
adecuados eliminndose as las actividades que atentan contra la economa de
la empresa.
Planeamiento de los Inventarios y su Control debe realizarse de modo detallado
basndose en el Plan de Produccin y en los registros de los diferentes
materiales.

4. Medios de Transporte y Manipulacin

Los Costos de Transporte y Manipulacin inciden en el costo del material:
- Abastecimiento de Materiales
- Distribucin Fsica
Incluyen tambin:
- Movimientos hacia la planta
- Dentro de ella
- Entre los almacenes
- Hacia los clientes
Costos de adquisicin: transporte y manipulacin hacia la planta
Costos de distribucin fsica: transporte y manipulacin hacia los clientes
Transporte:
- Negociacin con los proveedores
- La propia empresa se encarga por si misma o por un tercero
- En ambos se debe obtener una reduccin del costo total de los materiales
Movimiento Interno:
- Desarrollo de equipos especiales de manipulacin
- Se incide en la disminucin del tiempo y del costo de movimiento por unidad
de material
Caractersticas claves:
- Costo, Rapidez de la Entrega y Calidad del Servicio

5. Comunicaciones
Se debe contar con elementos de comunicacin para:
- Impartir o hacer llegar a los proveedores instrucciones sobre los materiales
y/o medios de transporte
- Especificaciones relativas a las caractersticas de los artculos
- Variaciones que pueden presentarse despus de emitida la O/C
- Mantenimiento de registros sobre las existencias en almacn o en trnsito
- Rpidas decisiones respeto con el embarque de artculos o movimiento de
materiales

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 El diseo del sistema debe considerar:
- Necesidades de comunicacin y medios que se requieren
- Estar aptos para enviar y/o recibir informacin de materiales, precios,
cantidades, etc. de proveedores, clientes, distribuidores, etc.
Disposicin de equipos para el procesamiento de informacin para:
- Producir o mover inventarios
- Completar o renovar existencias
- Ordenar la fabricacin de artculos
- Emitir solicitudes a proveedores y clientes
- Cualquier otra actividad para el funcionamiento efectivo del sistema,
actividades de la empresa y dependencias

6. Planeamiento y Control de la Produccin

Elabora los planes de tiempo y unidades que deben producirse, con lo que se
determina la cantidad y variedad de materiales requeridos.
El Planeamiento provee las bases para el Control y asegura que los recursos
asignados se empleen para alcanzar los objetivos planeados.
El Control de debe realizar respecto a los planes preparados.
El Control se debe realizar fcilmente y sin dificultades

7. Personal
Los Ejecutivos y Trabajadores toman las decisiones de:
- Compra
- almacenamiento
- manipulacin
- movimiento de materiales
- control de inventarios, etc.
En general el Personal piensa y acta para mejorar el sistema y proporcionar un
servicio eficiente.

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 ADMINISTRACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS

El propsito de la Administracin Logstica es la de satisfacer las necesidades de

los usuarios de un modo adecuado y eficiente, al menor costo posible.
Una Cadena de Suministro se refiere a la forma en que los materiales fluyen a
travs de diferentes organizaciones, empezando desde las materias primas y
culminando con los productos terminados que se entregan al consumidor final.
La Administracin de la Cadena de Suministro se refiere a todas las funciones
gerenciales y de administracin relacionadas con el flujo de materiales desde los
proveedores directos de la empresa hasta sus clientes directos, incluyendo
compras, almacenamiento, inspeccin, produccin, manejo de materiales,
embarques y distribucin.

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 Proveedor

1ra Etapa
Abastecimiento de
Transporte y Pedido de Materiales
Manipulacin Reposicin

2da Etapa
Planta
Flujo de Materiales
Interno

Transporte y Pedido de
Manipulacin Reposicin

Depsito Central
3ra Etapa
Distribucin Fsica
de Productos
Terminados
Transporte y Pedido de Flujo de Materiales de
Manipulacin Reposicin la Planta al Usuario
Final a travs de dos
Depsitos
Depsito
Regional

Despacho a
Clientes

Usuario Final (UF)

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1ra Etapa - Abastecimiento
Comprende lo siguiente:
- Punto de almacenaje del proveedor
- punto de almacenaje de la planta
- red de comunicacin entre los dos puntos
- operaciones que corresponden a la adquisicin
- transporte y manipulacin
Acciones que se realizan:
- Solicitud que emite Control de Inventarios hacia Compras
- Compras efecta el pedido al proveedor
- coordinaciones para el envo de materiales
- transporte y manipulacin desde el almacn del proveedor hasta el almacn
de planta

2da Etapa - Flujo de Materiales Interno

Acciones que se realizan de transporte y manipulacin:
- Almacn de planta ==>
- lnea de produccin ==>
- lnea de acabado ==>
- almacn de productos terminados
El Flujo de Materiales es accionado a travs de las redes internas de
comunicacin

3ra Etapa - Distribucin Fsica de los Productos Terminados

Acciones que se realizan:
- Pedido de reposicin del distribuidor
- manipulacin y transporte desde el almacn de planta hasta el almacn del
distribuidor
Formas de Distribucin Fsica:
1 Punto de almacenaje del distribuidor hacia otro depsito de otra localidad
del mismo
2 Punto de almacenaje del distribuidor, atencin en mostrador al cliente,
entrega del producto SIN transporte ni manipulacin
3 Punto de almacenaje del distribuidor, atencin en mostrador al cliente,
entrega del producto MEDIANTE transporte y manipulacin

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 CICLO DE MATERIALES Y LOS OBJETIVOS DE LA
ADMINISTRACION LOGISTICA

Ciclo de Materiales
La Logstica se refiere al flujo de materiales.
En una primera etapa se efecta el acopio de materiales (Abastecimiento).
En una segunda etapa se efecta su transformacin en productos terminados.
La tercera etapa la conforma la entrega de los productos terminados a los
clientes (Distribucin Fsica).
Las etapas de Abastecimiento y Distribucin Fsica constituyen las principales
funciones del denominado CICLO DE MATERIALES.

Complejidad de las labores de Administracin Logstica

1. Un producto terminado puede estar constituido por unos cuantos insumos o por
cientos o miles de componentes.
2. El proceso de produccin utiliza materiales que no conforman el producto
terminado, pero si intervienen en su fabricacin.
3. Las herramientas y materiales requeridos para operar y mantener la fbrica y la
oficina, constituyen otro conjunto necesario de artculos.
4. El lanzamiento de un producto requiere disponer de repuestos y componentes
listos para su venta, antes que uno solo de los productos haya llegado a manos
de los consumidores.
5. Para dar un buen servicio al cliente y por ende una buena imagen de la empresa,
se debe contar con mquinas, equipos y stock de repuestos.
6. El despacho de productos terminados requiere de materiales para su embalaje y
distribucin.

Regulacin del Flujo de Materiales

Cambios en la demanda de productos terminados
Procesos que se someten las materias primas y sus variaciones
Desempeo de los proveedores (calidad y cumplimiento de entrega)
Existencias disponibles
Previsiones y pronsticos en funcin al consumo y actividades a l relacionadas
Otros aspectos diversos que influyen en la poltica de materiales

Decisiones en la Regulacin del Flujo de Materiales

El gerente de Logstica basndose en la informacin debe tomar decisiones y
establecer CUANDO, CUANTO, DE DONDE Y COMO efectuar la regulacin del
flujo de materiales.

ABASTECIMIENTOS
Se inicia con la requisicin de los insumos que se necesitan para produccin
Deben ser especificados al detalle para su correcta adquisicin
Termina cuando los materiales solicitados se encuentran a disposicin del
solicitante.
Actividades:
- Compra
- recepcin
- inspeccin
- almacenaje

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 - control de existencias
- la entrega
- transporte y manipulacin que actan en estas actividades

DISTRIBUCION FISICA
Se inicia con la entrega del producto terminado al almacn
Termina con la distribucin de los artculos a los clientes
Actividades:
- Recepcin e inspeccin en el almacn de productos terminados
- almacenaje y ordenamiento
- control y renovacin mediante solicitudes u rdenes de produccin
- seleccin, preparacin, embalaje y despacho
- transporte y distribucin a los clientes

IMPACTO DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA EN LA EMPRESA

Reduciendo el costo de adquisicin de materiales (eleva el margen o utilidad de
las unidades producidas)
Eficiente gestin de inventarios o reduccin de los inventarios sin afectar la
operacin de la empresa (capital no inmovilizado)

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA

1 OBJETIVOS DIRECTOS O PRIMARIOS

1.1 Costos de Operacin Bajos

Referidos a:
- costos de adquisicin de materiales y posesin
- costos de planilla
Los primeros se reducen cuando las dependencias logsticas estn bien
organizadas y disponen de procedimientos rpidos, flexibles y adecuados.
Lo anterior se traduce en que las actividades de compra, control de existencia y
almacenaje sean eficientes.
Otra forma de reducir los costos es de adquirir en un gran pedido grandes
cantidades de material - se logra bajar los precios unitarios pero se eleva el costo
de posesin por la cantidad de artculos que hay que recibir, controlar, manipular,
almacenar, adems de aumentar el inventario promedio (capital inmovilizado).
Adquirir frecuentemente pocas cantidades, reduciendo el costo de posesin pero
elevando el de adquisicin.
En lo que respecta al pago de planillas, debe evitarse los sobretiempos o pagos
extras por una tarea determinada; tambin se involucra en evitar errores de
operacin.

1.2 Precios de Compra Bajos

No slo se consiguen con un precio bajo del artculo mismo, sino tambin con los
fletes y otros gastos relacionados con el transporte de materiales y manipulacin.

1.3 Rotacin de Inventario Alta

El objetivo es reducir la inversin en inventarios e incrementar su rotacin
En consecuencia menor stock pero sin afectar la operacin

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 Asimismo disminuyen los costos de almacenaje y movimiento de materiales

1.4 Continuidad en Abastecimiento

Evita interrupciones en el proceso productivo
La lejana de algunos insumos extranjeros merecen especial mencin, toda vez
que toma tiempo su adquisicin, frecuentemente el proveedor exige lotes
mnimos, cartas de crdito, variacin del tipo de cambio, etc.

1.5 Consistencia de la Calidad

La calidad de los materiales, repuestos y servicios que se adquieren de
proveedores, son de responsabilidad de la administracin logstica.
Es de suma importancia este aspecto y recae en todos y cada uno de los
artculos que la empresa adquiere.

1.6 Buenas Relaciones con los Proveedores

Es necesario las relaciones cordiales con los proveedores
Los problemas que pudieran presentarse son ms sencillos de resolver
Tanto compradores como vendedores se benefician

1.7 Desarrollo del Personal

El xito de una empresa est en manos de su personal
Es necesario la capacitacin para un desempeo ms eficiente del mismo
Adicionalmente para la preparacin de los futuros ejecutivos

1.8 Buenos Registros

Un correcto registro es indispensable para el accionar de la administracin logstica,
dado que es la informacin requerida para el planeamiento de las compras,
almacenamiento adecuado, deterioros, obsolescencias, etc.

2 OBJETIVOS INDIRECTOS O SECUNDARIOS

2.1 Relaciones recprocas favorables

Referidos a compras que la empresa efecta a sus propios clientes

2.2 Diseo de nuevos productos o adquisicin de nuevos materiales

Las dependencias de ingeniera y produccin pueden estar diseando un nuevo
producto o requiriendo un nuevo material, por lo que el personal de logstica debe
cooperar con su experiencia indicando proveedores, materiales existentes en el
mercado, etc.

2.3 Hacer o Comprar

Logstica coopera obteniendo un buen costo del artculo y la disponibilidad de los
materiales por adquirir.

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Ejemplo:
El Ing Ral Saba, Director Gerente de TEXFINA S.A.C., est analizando la
posibilidad que el servicio de teido del hilo para la lnea de polos no la realice la
empresa SITEX S.A.C. (su actual proveedor). El Dpto. de Ingeniera ha diseado dos
procesos A y B, con los que pudiera prescindirse del proveedor y se han
desarrollado las siguientes estimaciones:

Concepto Proceso A Proceso B Servicio

Externo
Volumen Anual (TM) 3,000 3,000 3,000
Costo Fijo (US$/ao) 20,000 60,000 0
Costo Variable (US$/TM) 10.0 3.33 20.0

a) Debe TEXFINA realizar teido de hilos mediante el proceso A o B, o continuar

con los servicios de SITEX.

b) Indique los rangos de volumen anual que convendra el proceso A, B y continuar

con el servicio de teido.
Solucin:(a)
Costo Anual Total = Costo Fijo (US$) + Costo Variable (US$/TM) x Volumen (TM)

Proceso A = 20,000 + 10 x 3,000

Proceso A = 50,000US$

Proceso B = 60,000 + 3.333 x 3,000

Proceso B = 70,000US$

Servicio Externo = 0 + 20 x 3,000

Servicio Externo = 60,000US$

La operacin ms econmica es el Proceso A con un estimado de US$50,000 al

ao.
Solucin:(b)

Hacer o Comprar

250,000

200,000

150,000
US$

100,000

50,000

0
A
0 2000 4000 6000 8000 10000
B
Volumen Anual (TM)
S.Ext
Proceso Rango (TM)
S. Ext. De 0 a 2,000
A De 2,000 6,000
B > 6,000

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2.4 Normalizacin
Labor conjunta entre con personal de las dependencias de ingeniera y los usuarios,
quienes deben sealar las especificaciones y caractersticas de los materiales a
adquirir; logstica revisar los stocks, identificar materiales y ayudar a definir los
productos normalizados; evitndose nuevas diversificaciones y adquiriendo artculos
estandarizados.

2.5 Mejoramiento de Productos

Logstica colabora con ingeniera en la parte econmica, indicando materiales a usar
y donde adquirirlos.

2.6 Previsiones entre Departamentos

Logstica es la dependencia que tiene relacin con todas las otras dependencia
de la empresa.
Las relaciones puedan tornarse conflictivas ante retardos en la entrega de
materiales a las otras dependencias.
Se debe evitar estos inconvenientes mediante la comunicacin oportuna.

2.7 Previsiones
Debe informarse en relacin al futuro sobre precios, tendencias, costos, etc; de
los materiales a adquirir.

3 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Alcanzar los objetivos depende mucho de los procedimientos que se establecen
en la empresa y el control que sus ejecutivos realicen.
En consecuencia, es necesario un manual que dirija el proceder del personal,
tanto para las labores cotidianas, como para las excepciones y casos fortuitos.

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