GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

5
INVENTARIOS

INDICE

INTRODUCCION
PROPOSITOS DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LOS INVENTARIOS
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS INVENTARIOS
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
LOS INVENTARIOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS
INVENTARIOS
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 5
INVENTARIOS

INTRODUCCION
La presente gua de Auditora Interna de Inventario, emitida por la comisin de auditora
interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores tienen como propsito
enfocar la importancia de la evaluacin del control, administracin y registro de los bienes y
transacciones que afectan los inventarios, dentro de la estructura operativa, contable y
financiera de las entidades.
Uno de los rubros ms importantes de las entidades tanto industriales como comerciales, lo
constituyen los inventarios, su adecuada administracin y control permite la disminucin de
costos innecesarios y el incremento de la eficiencia.
El auditor interno debe conocer a fondo las polticas y procedimientos aplicados en el control,
administrativo y registro de los inventarios, para recomendar la conveniencia de la utilizacin o
modificacin de los mismos.
Se incluyen los propsitos de la gua, el concepto, naturaleza y registro de los inventarios, los
objetivos de la auditora interna, los procedimientos bsicos de control, la evaluacin de la
administracin de los inventarios, los aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento
electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de auditora interna aplicables a los
inventarios y el informe.

PROPOSITOS DE LA GUIA

Los propsitos de esta gua son los siguientes:

a. Identificar el concepto y naturaleza de los inventarios
b. Definir los objetivos de la auditora interna en los inventarios
c. Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin de la auditora interna en los
inventarios
d. Establecer la comunicacin del resultado de la auditora
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios son todos los bienes tangibles propiedad de la entidad, disponibles para la
venta y/o para usarse en la produccin de bienes y servicios. Por su naturaleza los inventarios
se clasifican en: materias primas, materiales y suministros, productos en proceso y productos
terminados.

Un aspecto importante en los inventarios, lo constituye su registro contable, cuyo objetivo es

identificar sobre una base uniforme, los valores que deben incluirse en el costo de los bienes
vendidos durante el perodo contable, los que deben registrarse como inventarios para el
perodo siguiente y asi obtener una apropiada equiparacin entre los costos y las ventas. Los
mtodos aceptados para determinar el costo de los inventarios son: el de primeras entradas
primeras salidas (PEPS), ltimas entradas primeras salidas (UEPS), promedio ponderado o
promedio mvil, identificacin especfica, mtodo del inventario al detalle o por menor y
considerarse otros mtodos de valuacin reconocidos en industrias especficas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LOS INVENTARIOS

Los objetivos bsicos que persigue la auditora interna en el rubro de los inventarios son:
Garantizar informacin financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de inventarios.
Salvaguarda de los inventarios, verificacin de la propiedad, existencia fsica, as como la
adecuada cobertura de los mismos contra diferentes riesgos.
Promover la eficiencia operativa de los inventarios, evaluando las actividades relacionadas con
el uso econmico y eficiente de los mismos e identificar deficiencias tales como excesos de
inventarios, baja rotacin y obsolescencia.
Cumplimiento de objetivos, planes, polticas, restricciones, procedimientos, leyes y
reglamentos aplicables a los inventarios.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL RECOMENDABLES EN LOS INVENTARIOS

El auditor interno para cumplir con la salvaguarda de los inventarios, debe verificar que la
entidad cumpla como mnimo con los siguientes procedimientos de control interno:
En la recepcin de los inventarios, verificar que la mercadera ingrese a las instalaciones de la
entidad, que exista requisin, orden de compra o bien el pedido formal, las calidades
requeridas, as como un formulario de ingreso prenumerado, factura del proveedor y su
registro al sistema auxiliar de existencias.
Para las devoluciones sobre compras y de ventas, debe existir notas de dbito y crdito,
debidamente prenumeradas, las cuales deben autorizarse por funcionarios responsables.
En el traslado a procesos de produccin o a otras bodegas, debe existir un formulario
prenumerado el cual debe contener como mnimo fecha, cantidad, descripcin, nombre, firma y
sello de quien entrega y de quien recibe.
En los controles sobre la produccin terminada, debe existir un formulario prenumerado para
el traslado a las bodegas de producto terminado, este formulario debe contener como mnimo
fecha, cantidad, descripcin, nombres y firmas tanto de las personas que entregan como de las
que reciben.
Deben documentarse las salidas de los inventarios, con formas tales como envos, requisiciones,
despachos, facturas u otro documento autorizado que compruebe la salida de los mismos, en los
cuales se debe considerar el contenido mnimo descrito en los puntos anteriores.
Para la toma fsica de los inventarios que se deben realizar peridicamente, se debe contar con
una planificacin adecuada que incluya el corte de formularios utilizados en el control, los
procedimientos en la toma fsica, la identificacin de los artculos daados, de lento
movimiento u obsoletos, su compilacin, valuacin y su comparacin con los registros tericos y
la justificacin de las diferencias establecidas.

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

El auditor interno al practicar sus pruebas debe evaluar que las polticas y procedimientos
establecidos en la entidad, permitan alcanzar el mayor grado de eficiencia y efectividad en las
operaciones o funciones relacionadas con los inventarios.
Las polticas y procedimientos establecidos en una entidad deben permitir que como mnimo se
logre:
a. Que exista una estructura organizativa que permita contar con puestos y personal
capacitado para administrar los inventarios, as como los recursos necesarios y por
consiguiente una adecuada segregacin de funciones.
b. Procedimientos apropiados que permitan evaluar y aprobar las compras de inventarios
para la venta y/o produccin.
c. Nivel adecuado de inversin, a travs del establecimiento de mnimos y mximos, alta
rotacin, control de pedidos en trnsito, aplicacin de justo a tiempo. etc.
d. Minimizar las prdidas por medio de la identificacin de artculos de lento movimiento,
lo cual provocara obsolescencia o vencimiento de productos perecederos.
e. Definir procedimientos de evaluacin de los informes relacionados con los inventarios y
los ejecutivos involucrados que participan en el anlisis y toma de decisiones.
f. Determinar si se utilizan procedimientos presupuestarios para detectar variaciones,
desviaciones y la forma de corregirlos.

LOS INVENTARIOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE

DATOS

Para la realizacin del trabajo el auditor interno se apoya en los sistemas de procesamiento
electrnico de datos, a travs de la utilizacin de programas (software) de auditora o el
traslado de datos a hojas electrnicas. Adicionalmente debe conocer y evaluar los siguientes
aspectos del funcionamiento de los sistemas de procesamiento electrnico de datos.
a. El organigrama del departamento.
b. Definicin de los puestos.
c. Hardware o equipo utilizado.
d. Lenguaje en que se desarrollaron los programas.
e. Reportes que se producen.
f. Flujograma de los procesos.
g. Limitaciones en el acceso al equipo para consulta.
h. Operacin y correcin.
i. Manuales de procedimientos del sistema de manejo de inventarios.
 j. Segregacin de funciones.
k. Autorizacin de cambios a programas.
l. Procedimientos de verificacin del registro de las transacciones.
m. Mtodos de deteccin de errores o mal funcionamiento del equipo.
n. Archivos.
o. Llaves de seguridad y otros.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS

INVENTARIOS:

A continuacin, se incluyen algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor

especficamente para el rea de inventarios.

FAMILIARIZACION

El auditor debe familiarizarse con las operaciones relacionadas con los inventarios,
considerando los siguientes aspectos:

a. Polticas, manuales de procedimientos especficos en el rea de inventarios.

b. Estructura organizacional de las reas o departamentos relacionados con los
inventarios.
c. Caractersticas de los inventarios y mercado en que opera.
d. Revisin de los mrgenes de utilidad.
e. Inspeccionar la ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las
actividades relacionadas con los inventarios.

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS

Mediante las entrevistas y/o flujogramas de las funciones relacionadas con los inventarios, el
auditor interno puede:
Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin de los
inventarios.
Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos indicados en los manuales respectivos o bien
entrevistar al personal que ejecuta las actividades relacionadas con los inventarios.
Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin, en base
a la entrevista elaborar los flujogramas de los procesos en las operaciones o funciones.

ANALISIS DE INFORMACION FINANCIERA

El auditor debe obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de los inventarios,
como estadsticas de compras y ventas, costos, composicin de las existencias, costos de los
inventarios daados, obsoletos y de lento movimiento, rotacin de inventarios, tendencias y
otras razones financieras.
Realizar revisiones analticas que incluyan las comparaciones con perodos anteriores y de ser
posible con entidades similares.
EXAMEN DE DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA

Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin, as como en las
entrevistas o flujogramas, el auditor debe examinar la documentacin selectivamente y
realizar las investigaciones especficas que considere necesarias. A continuacin, se mencionan
algunas de ellas:

a. Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y

cumplimiento.

b. Estudiar los registros contables tanto principales, como auxiliares y las formas
existentes, para comprobar su funcionalidad.

c. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes

relativos a la actividad de inventarios.

d. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que siguen los
procesos en sus diferentes fases.

e. Analizar el sistema de costos y el mtodo de valuacin de los inventarios que utiliza la

entidad, para establecer las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista
financiero como fiscal, realizando tambin comparaciones del costo unitario promedio
real cargado al costo de ventas, costos unitarios, relaciones de mano de obra y gastos
de fbrica con perodos anteriores.

f. Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios, as como

estudiar la eficiencia de los recursos humanos.

g. Investigar las tcnicas de almacenaje e identificar excesos o necesidad de espacio

para el movimiento y distribucin de los inventarios y comprobar las medidas de
seguridad.

h. Evaluar la cobertura de plizas de seguros y fianzas para establecer si son suficientes

en casos de siniestros y considerar los endosos de las plizas y los reclamos.

i. Realizar los procedimientos de revisin analtica, que incluya la rotacin de los

inventarios, comparaciones de costos y unidades, utilidades brutas con los de perodos
anteriores. En los productos elaborados comparaciones de los consumos de materias
primas, planillas, informes de produccin e investigar las variaciones significativas.

j. Establecer el monto de los inventarios daados, obsoletos y de lento movimiento, as

como los inventarios en exceso, realizando comparaciones de produccin, ventas,
compras y de ser posible comparar la experiencia con los patrones de la industria. Lo
anterior con el propsito de crear las reservas de obsolescencia de los inventarios.

k. Practicar tomas fsicas de los inventarios en las instalaciones de la entidad o en

consignacin y establecer que se emitan los instructivos para tal fin, que se separen los
 inventarios de terceros y que se identifiquen plenamente, las etiquetas o marbetes que
sirven de control y realizar los cortes de formularios y su control.

l. Revisar la compilacin del inventario fsico, cruzando los conteos de prueba y las
confirmaciones realizadas cuando existan inventarios de terceros. Lo anterior
cotejndolo con los registros auxiliares y principales de contabilidad.

m. Si se usan los inventarios en bodega como colateral para obtener prstamos, confirmar
los detalles con las almacenadoras y los bancos.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

El auditor interno debe presentar un informe de las deficiencias, errores o irregularidades

encontradas, con una cuantificacin del costo de la misma y presentar sus recomendaciones, en
borrador y discutirlo con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando
su experiencia.
La discusin permitir:
a. Asegurarse que se trate de problemas cuya solucin sea factible, en las circunstancias
actuales o en un futuro inmediato.
b. Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operacin y
resultados de la entidad.
c. Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras reas.
d. Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME

El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluacin del control
interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla.
El informe debe contener una breve descripcin del trabajo desarrollado, el perodo revisado,
la identificacin y cuantificacin de las debilidades encontradas, as como las deficiencias en
los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y
concluyendo con las recomendaciones.

El informe del auditor interno en el rea de inventarios debe ser enviado al rgano que
reporta, el cual debe considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que
lo descrito en el informe y a las decisiones de la gerencia se les d el seguimiento respectivo.