PROGRAMA DE CAPACITACION

DE ARCHIVO
TRASFERENCIAS
DOCUMENTALES
BIENVENIDOS.

VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO
1. QU ES UNA
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL?
2. QU SE DEBE HACER ?
3. PARA QU SIRVE UNA
TRANSFERENCIA
Es el traslado de las Series y/o
Subseries documentales que han
cumplido su tiempo en el Archivo de
Gestin u Oficina al Archivo Central o
Intermedio.

Pero qu es cumplir el tiempo de

Retencin Documental o de
permanencia en el Archivo de Gestin?

Es cuando los documentos que se

encuentran en el Archivo de Gestin
cumplen su ciclo es decir, la frecuencia
de consulta disminuye como
consecuencia de la prdida de sus
valores administrativos.
1. Clasificar los documentos
segn el Cuadro de
Clasificacin Documental
Los documentos propios de
cada dependencia, de
acuerdo a sus funciones se
separarn segn el Cuadro
de Clasificacin
Documental (CCD),
siendo una herramienta que
permite la codificacin e
identificacin de cada una
de las series, subseries y
tipologas documentales en
cada dependencia.
Ejemplo:
La ordenacin de cada carpeta se har
segn sea el caso cronolgica o numrica.

Ordenacin Cronolgica se ubicaran

los documentos dentro de la carpeta en
forma ascendente por DIA, MES, AO

Ordenacin Numrica se ordenaran en

forma numrica ascendente, donde el
primer nmero corresponde al primer
documento almacenado en la unidad de
conservacin, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven
un nmero consecutivo asignado.
1. Las carpetas deben ir con la
documentacin completa,
estar previamente
seleccionados sin borradores,
notas marginales, formatos sin
diligenciar, recortes de prensa,
manuscritos, sobres de correo,
material bibliogrfico,
documentos duplicados,
ganchos de grapadora, clips,
autoadhesivos, cinta pegante o
elementos que puedan causar
deterioro fsico
CAPACIDAD DE
ALMACENAMIENTO

Cada carpeta tiene

en el lomo la
capacidad estndar
para el
almacenamiento de
los documentos
por favor no
exceda su
capacidad.
Escaso volmen documental
menos de 50 folios

Exceso volmen documental

mas de 120 folios

Correcto volmen documental

entre 80 y 120 folios
 1
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO

Cada tipologa 2

FOLIACIN
MEMORANDO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

documental se le
PROYECTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Orlando Pinzn Chacon

Jefe Departamento de Personal

debe asignar un
MEMORANDO
DE: Mariela Alvarez Rodrguez

ASUNTO: Solicitud informacin

FECHA: 14 de marzo de 2002

3
nmero en forma PARA:

DE:
Dr. Orlando Pinzn Chacon
Jefe Departamento de Personal
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Mariela Alvarez Rodrguez

ascendente
Con el finDE
PROYECTO deARCHIVO
conocer el nmero de personas que van a participar en la capacitacin sobre
ASUNTO: preparacin
Solicitud de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
informacin
la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboracin para definir y conocer los
FECHA: siguientes
14 de marzo de aspectos:
2002

haciendo la
1.MEMORANDO
Nmero de personas a asistir
2. Nombre y apellido (Listado)

Conelelnmero
Con el fin de conocer fin de precisar el nmero
de personas de copias
que van del material
a participar a reproducir.sobre
en la capacitacin
preparacin de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de

respectiva
Aprovecho la oportunidad
la Universidad, comedidamente para sugerir,
solicito su amable siguiendo
colaboracin parainstrucciones del seor
definir y conocer los Vicerector en el
PARA: Dr. siguientes
Orlando Pinzn sentido de informar a los directivos y dems jefes de cada sede, sobre el procedimiento
Chacon
aspectos:
Jefe Departamento dedePersonal
transferencias a travs de una charla con duracin de treinta (30) minutos.
1. Nmero de personas a asistir
DE: Mariela Alvarez yRodrguez
2. Nombre Agradezco
apellido mucho su colaboracin
(Listado)

foliacin por cada ASUNTO:

FECHA:
Solicitud
Con elinformacin

14 de
fin de precisar el nmero de copias del material a reproducir.

marzo dela2002
Aprovecho Cordialmente,
oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del seor Vicerector en el
sentido de informar a los directivos y dems jefes de cada sede, sobre el procedimiento

documento dentro
de transferencias a travs de una charla con duracin de treinta (30) minutos.

Agradezco muchoMARIELA
su colaboracin
ALVAREZ RODRIGUEZ
Con el fin de conocer el nmero de personas que van
Coordinadora a participar
Proyecto en la capacitacin sobre
de Archivo
preparacin de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de

de la carpeta,
la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboracin para definir y conocer los
siguientes aspectos:
Cordialmente,

1. Nmero de personas a asistir

2. Nombre y apellido (Listado)

utilizando lpiz
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ
Con el fin de precisar el nmero Proyecto
Coordinadora de copiasde
delArchivo
material a reproducir.

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del seor Vicerector en el

sentido de informar a los directivos y dems jefes de cada sede, sobre el procedimiento
de transferencias a travs de una charla con duracin de treinta (30) minutos.

negro. Agradezco mucho su colaboracin

Cordialmente,

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ

Coordinadora Proyecto de Archivo
 CMO MARCAR LAS CARPETAS?

Las carpetas se
identificaran con un rtulo
autoadhesivo el cual debe
de tener:

Nombre dependencia
Cdigo de la dependencia
/ Nmero de clasificacin
Ttulo de la carpeta
Ao retrospectivo
De acuerdo con la Tabla de Retencin
Documental, se transferirn solo al Archivo
Central los documentos que cumplan el
tiempo de vigencia en el Archivo de Gestin,
estipulados en las TRD.

Se transferirn las series que respondan a las

funciones especficas de la dependencia
productora.
 UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Unidades Acadmicas de Pregrado
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Tradicin Retencion Disposicin

CDIGO
Nombre de las Series, Subseries Documental Archivo Final
OBSERVACIONES
Serie y Tipologas Documentales
Dependencia. O C F Ges tion Central CT E S T
Subserie
1 ACTAS
1.6 Actas del Consejo Directivo Despus de dos aos se puede reciclar
X 2 0 2
- Actas del Comit Directivo la documentacin, ya que carece de
(copia) valor secundario
Actas del Comit Acadmico Despus de dos aos se pueden
1.8 y/o Comit Acadmico reciclar los documentos, ya que carecen
Ampliado X 2 2 de valor secundario
- Actas del Comit Acadmico
Ampliado (copia)
Actas del Comit Asesor del Despus de dos aos se pueden
1.17 Departamento de reciclar los documentos, ya que carecen
Investigaciones X 2 2 de valor secundario
- Actas del Comit Asesor del
Departamento de
Investigaciones(copia)
Actas del Comit de Despus de dos aos se pueden
1.18 X 2 2
Curriculum reciclar los documentos, ya que carecen
- Actas del Comit de de valor secundario
Curriculum(copia)
Actas del comit de Facultades Despus de dos aos se pueden
1.19
sede Floresta X 2 2 reciclar los documentos, ya que carecen
- Actas del comit de Facultades de valor secundario
sede Floresta
Actas del Consejo de Facultad Despus de dos aos se pueden
1.20
X 2 2 reciclar los documentos, ya que carecen
- Actas del Consejo de de valor secundario
Facultad(copia)
Convenciones: O: Original C: Copia F: Fotocopia CT: Conservacin Total E: Eliminacin S:Seleccin T: Tecnologa

P *: Conservacin en el Archivo de Gestin en forma permanente

COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIN EN
EL FORMATO DE INVENTARIO?
Una vez ordenadas las carpetas internamente se proceder a ubicarlas y
registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el nmero asignado
a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificacin
Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Nota Las carpetas que tengan el mismo cdigo de serie se ordenaran en forma
alfabtica. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.
 Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la
acumulacin de documentos en la oficina.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentacin
Evitar la produccin y acumulacin irracional de
documentos
Concentrar la informacin til para la toma de decisiones
administrativas
Garantizar a los usuarios el acceso a la informacin
Guardar temporalmente o definitivamente la memoria
institucional.