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Bsqueda y seleccin

de proveedores 02
En esta Unidad aprenders a:

1. Describir el proceso
de bsqueda y seleccin
de proveedores.

2. Comunicarse correctamente,
de forma escrita, con posibles
proveedores para recabar la
informacin ms adecuada.

3. Establecer criterios de seleccin


de los proveedores idneos para
satisfacer las necesidades
de la empresa.

4. Evaluar las condiciones de


varios posibles proveedores,
de acuerdo con los criterios
establecidos, y elegir el
ms adecuado.
2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.2 El proceso de bsqueda de proveedores

2.1 La bsqueda de proveedores


Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesi- Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la
tan adquirir productos y servicios (materias primas, com- seleccin de los ms adecuados basndose en los criterios
ponentes, seguros, servicios de comunicacin, etctera). de seleccin que se hayan elegido hasta reducir la canti-
Las personas o empresas que suministran productos o dad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable
servicios a otras empresas se denominan proveedores. tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que
necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras
Todas las empresas deben realizar un proceso de bs- entre varios proveedores, para que la empresa no quede
queda y seleccin de los proveedores de bienes y servi- sin abastecimiento si un proveedor falla.
cios ms adecuados a sus necesidades. Normalmente, se
realiza en el departamento de compras. El propsito es A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de
establecer una lista de las empresas que fabrican los pro- bsqueda y seleccin tiene un coste econmico para la
ductos que nos interesan para solicitarles informacin y, empresa (aunque nicamente se considere el tiempo
luego, elegir la ms adecuada a nuestros intereses. dedicado por las personas encargadas de la seleccin),
por lo que slo se realizar para la adquisicin de los
Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un pro- productos que se compren con ms asiduidad o en los
veedor, se debe estudiar si los productos o materia que el ahorro final que se obtenga sea superior a la
prima que ofrece van a tener impacto positivo en nues- inversin realizada en la bsqueda y seleccin de los
tra productividad, calidad y competitividad. proveedores.

2.2 El proceso de bsqueda de proveedores


Antes de comenzar la bsqueda de proveedores se ha Internet
de tener muy claro cules son los productos que se Prensa, radio y televisin
Publicaciones especializadas
necesita adquirir, de qu calidad y en qu cantidad 1 Ferias y exposiciones
para que la seleccin se realice comparando productos Bsqueda de Asociaciones empresariales y profesionales
informacin
de iguales o muy similares caractersticas. Una vez rea- Bases de datos pblicas y privadas
lizado este anlisis, comienza el proceso de seleccin Anuarios econmicos
en el que se pueden plantear diferentes situaciones de Otras fuentes
partida, por ejemplo:
Sobre:
Condiciones econmicas
La empresa inicia su actividad y debe buscar Condiciones tcnicas
toda clase de proveedores. 2 Servicio postventa
Solicitud de
informacin Mediante:
La empresa tiene ya unos proveedores que habi- Carta
tualmente le suministran, pero no se encuentra Representante
satisfecha con ellos. Visitas personales

3 Realizacin de:
Se quiere ampliar la cartera de proveedores para Evaluacin y Una ficha por proveedor
realizar comparaciones de productos y de condi- seleccin del Cuadro comparativo
ciones comerciales con el objetivo de mejorar la proveedor de las condiciones
gestin comercial.
Criterios de seleccin:
Econmicos
El proceso de bsqueda y seleccin tiene tres fases: De calidad
bsqueda de informacin, solicitud de informacin y
evaluacin y seleccin de proveedores (vase Fi-
gura 2.1). Fig. 2.1. Proceso de bsqueda y seleccin de proveedores.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.2 El proceso de bsqueda de proveedores

A Bsqueda de informacin B Solicitud de informacin

Algunas de las fuentes de informacin que se pueden Una vez confeccionado un listado con los posibles pro-
utilizar para localizar proveedores son las siguientes: veedores, se inicia el contacto directo para solicitar la
informacin que interesa recabar. Se ha de procurar que
Internet. respondan claramente a los aspectos que ms interese
Pginas amarillas. conocer. Los aspectos ms importantes se reflejan en
Prensa de informacin general. la Tabla 2.1.
Radio y televisin.
Publicaciones especializadas en la actividad de la En el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir la
empresa. respuesta de los posibles proveedores, se indicar en
Publicaciones e informes de bancos y cajas de aho- las comunicaciones una fecha lmite para responder a
rro. la solicitud de informacin.
Ferias y exposiciones comerciales especializadas
en el sector.
Asociaciones empresariales y profesionales. Caso prctico
Cmaras de comercio.
Bases de datos de organismos pblicos (ministe-
rios, comunidades autnomas, ayuntamientos, uni- 1 Utiliza las Pginas Amarillas e Internet
versidades, organismos oficiales, etctera). para seleccionar los tres proveedores de
Informacin obtenida de empresas especializadas muebles que te parezcan ms intere-
en gestin de bases de datos. santes para renovar el mobiliario de un
Fuentes internas de la propia empresa, como espe- hotel de tres estrellas.
cialistas y tcnicos en los productos.

Aspectos que se desean conocer de los proveedores

Condiciones referidas
Condiciones econmicas Otras condiciones
a la calidad

Calidad de los productos Precio unitario Periodo de validez de la oferta


Materiales utilizados Descuento comercial Causas de rescisin del contrato
Caractersticas tcnicas Rappels (descuentos por volumen de Circunstancias que pueden dar lugar
Periodo de garanta compra) a revisiones en los precios
Formacin de los usuarios, si fuese Forma de pago Plazo de entrega
necesario Plazo de pago Embalajes especiales
Servicio postventa Precios de envases y embalajes Devolucin de los excedentes
Servicio de atencin al cliente Pago del transporte Cualquier otra informacin
Otras informaciones que se necesite Pago del seguro
conocer Recargos por aplazamiento de pago

Tabla 2.1. Aspectos sobre los que se puede pedir informacin a los proveedores.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.3 Formas de solicitar informacin

Cmaras de comercio

El portal www.camerdata.es fue creado en


1985 para aglutinar informacin de distintas
cmaras de comercio de mbito nacional.

En la actualidad aglutina a 85 cmaras


de comercio y tiene un fichero con ms de
2,5 millones de empresas censadas.

Este portal posibilita el acceso a diferentes


bases de datos con informacin de inters
empresarial que permite responder a mlti-
ples necesidades de las empresas, como:
acciones de ventas, planes de marketing,
estudios de mercado, seguimiento de la
competencia, almacenamiento de datos y
reduccin del riesgo comercial.

Portal web de Camerdata (www.camerdata.es).

2.3 Formas de solicitar informacin


Visitas a las empresas
Las formas ms frecuentes para solicitar informacin de
los proveedores son: visitas de representantes comer-
ciales, visitas personales del responsable de la selec-
B de los proveedores

cin a la empresa del proveedor o cartas solicitando el En algunos casos, un representante del departamento
envo de catlogos, muestras, presupuestos, etctera. de compras podr visitar a un proveedor potencial con
el fin de formarse una opinin mediante la observa-

A Visitas de representantes
comerciales
cin directa, respecto al equipo y al personal del pro-
veedor.

Las entrevistas con los vendedores y representantes de Se considera una prctica sana que tales visitas sean
los fabricantes pueden constituir una de las fuentes ms realizadas en equipo, junto con los expertos tcnicos
valiosas de informacin. Se debe recibir a tantos repre- y financieros, cuando se desee efectuar una evaluacin
sentantes de ventas como sea posible. ms completa de una empresa y sus productos.

Cartas de solicitud
Es indispensable el desarrollo de buenas relaciones con
los proveedores, las cuales se inician con una actitud
amistosa, corts, y franca hacia la persona del agente
C de informacin

de ventas. Es conveniente que en las cartas que se enven o en


la negociacin los proveedores conozcan los criterios
sta es la fuente ms productiva, pues permite hablar que se van a utilizar para evaluar sus ofertas.
directamente, escuchar, preguntar caractersticas como
precio, calidad, a qu otras empresas surten, etctera. En las Figuras 2.2 y 2.3 aparecen dos modelos de carta
para solicitar informacin a posibles proveedores.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.3 Formas de solicitar informacin

Fig. 2.2. Modelo de carta de solicitud e informacin.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.3 Formas de solicitar informacin

Fig. 2.3. Modelo de carta de solicitud de catlogo e informacin.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.4 Evaluacin y seleccin de los proveedores

2.4 Evaluacin y seleccin de los proveedores


Una vez que se han buscado proveedores, se procede a proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez ele-
la seleccin de los ms adecuados; esto implica el estu- gido un proveedor o proveedores, es conveniente noti-
dio exhaustivo de los posibles proveedores y su elimi- ficar a los seleccionados la decisin que se ha tomado
nacin sucesiva basndose en los criterios de seleccin y cules son las razones que han llevado a dicha elec-
que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos cin.
pocos proveedores.
A los proveedores no seleccionados se les puede notifi-
Con la informacin que se recabe en el proceso de car las causas que han motivado el no aceptar sus con-
seleccin se realiza el siguiente trabajo: diciones, ya que podran realizar nuevas ofertas que die-
sen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no slo
Una ficha de cada proveedor para formar un en el momento, sino tambin en futuras ocasiones.
fichero de proveedores en el que se reflejarn las
caractersticas de los artculos que cada proveedor Ficha de proveedores
puede suministrar y las condiciones comerciales Nombre: NIF:
que ofrece (vase Figura 2.4). Domicilio:
Localidad: CP:
Un cuadro comparativo en el que se reflejen las Telfono: Fax:
condiciones ofrecidas por todos los proveedores en E-mail:
cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuen-
tos, plazo de entrega, etc., que sirva para reali- Productos o servicios que suministra
zar un estudio comparativo con toda la informa-
cin recabada (vase Figura 2.5).

No es conveniente depender de un nico proveedor. Se Condiciones comerciales


deben repartir los pedidos entre varios para garantizar
Precio Descuento Forma de pago Plazo de entrega
el suministro en el caso de que alguno falle y as evi-
Comercial:
tar un desabastecimiento de la empresa con el consi-
Rappels:
guiente perjuicio econmico, al tener que parar el pro-
ceso productivo o desabastecer a los clientes. Transporte Descuento Forma de pago Plazo de entrega

Tener varios proveedores puede generar el inconveniente


de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios Fig. 2.4. Modelo de ficha de proveedores.

Artculo
Caractersticas Proveedor A Proveedor B Proveedor C
Precio unitario
Descuento comercial
Transporte
Seguros
Rappels
Precio total
Periodo de garanta
Plazo de entrega
Servicio tcnico
Forma de pago
Observaciones
Fig. 2.5. Cuadro comparativo de proveedores.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.5 Criterios de seleccin

2.5 Criterios de seleccin


Una vez elaborado un cuadro comparativo con las stos han de ser sometidos a un meticuloso estudio
caractersticas de las ofertas de todos los proveedores comparativo de sus caractersticas tcnicas, analizar
preseleccionados, se proceder a la eleccin del prove- muestras, realizar pruebas, etctera.
edor que ofrezca el producto y las condiciones ms ade-
cuadas a las necesidades de la empresa. Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la
empresa es conseguir un producto de una determinada
Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsica- calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor,
mente criterios econmicos y de calidad, aunque se sino la que interese al comprador en ese momento.
puede utilizar una combinacin de ambos. Tambin se utilizan criterios de calidad cuando el
producto ha de responder a unas caractersticas tc-

A Criterios econmicos nicas determinadas.

Cuando los artculos sean de la misma calidad se ele-


La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de gir el que resulte ms econmico.
los artculos, los descuentos comerciales, el pago de
los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y No siempre la oferta ms barata es la ms conveniente,
descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra puesto que tambin se pueden considerar como par-
(rappels) y los plazos de pago. Se elegir el proveedor metros de calidad aspectos no directamente relaciona-
cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos con los productos como, por ejemplo: servicio pos-
dos productos renan las mismas condiciones econmi- tventa, periodo de garanta, imagen que el producto y
cas, se elegir el de mayor calidad. el proveedor tengan en el mercado, existencia de ser-
vicios de atencin al cliente, etctera.

B Criterios de calidad Tambin se toman en cuenta del proveedor, su pres-


tigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica,
Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le con- capacidad financiera y nivel organizativo y de admi-
ceda una gran importancia a la calidad de los artculos, nistracin.

Caso prctico

2 En una empresa desean renovar 150 sillas de su ofi- rado como ms interesantes las ofertas que apare-
cina. Despus de un proceso de seleccin han lle- cen en esta tabla:
gado a una etapa final en la que se han conside-

Condiciones econmicas
Caractersticas Fabricante A Fabricante B Fabricante C
Precio unitario 60 80 75
Descuento comercial 5% 15% 10%
Transporte 1,70 c/u 1,75 c/u 1,60 c/u
Seguros incluido en el porte incluido en el porte 0,75% c/u
Rappels 5% si la compra supera 9 000 10% si la compra supera 10 000 8% si la compra supera 10 000
(Contina)

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
2.5 Criterios de seleccin

Condiciones de calidad
Caractersticas Fabricante A Fabricante B Fabricante C

Calidad del producto Aceptable Muy buena Buena


Plazo de entrega 30 das 5 das 30 das
Facilidades de pago Contado 30, 60, 90, 120 das 30, 60, 90 das sin recargo

Los criterios de seleccin son por orden prioritario: Fabricante C:

1) Precio final ms bajo. Precio: 75 150 = 11 250,00


2) Calidad. Descuento: 10 % = 1 125,00
3) Facilidades de pago. 10 125,00
4) Plazo de entrega. Rappels: 8 % = 810,00
9 315,00
Se elegir al fabricante que responda a estos criterios Transporte: 1,60 150 = 240,00
de seleccin, siempre que los productos sean de una Seguros: 0,75 150 = 112,50
calidad aceptable, den unas buenas facilidades de Precio total: = 9 667,50
pago y condiciones de entrega adecuadas.
El fabricante A es el que ofrece un producto ms
Si un producto cumple con las condiciones de cali- barato. No obstante, tiene en su contra que la
dad y tiene el precio final ms bajo, ser el elegido, entrega se aplaza 30 das y que el pago es a 30
salvo que el siguiente tenga mejores condiciones de das.
calidad y el importe del producto no sea superior al
del precio ms bajo en un 8 %. El segundo precio total ms bajo es el del fabri-
cante B.
Solucin
Ofrece muy buena calidad, excelentes condiciones
Fabricante A: de pago y un plazo de entrega muy corto.

Precio: 60 150 = 9 000 Como la calidad del segundo es muy buena, aplica-
Descuento: 5% = 450 mos la condicin del 8 %. Tenemos, por tanto, lo
8 550 siguiente:
(No se aplican rappels puesto que no llega a 9 000)
Fabricante A: 8 805 1,08 = 9 509,40
Transporte: 1,70 150 = 255,00
Precio total: = 8 805,00 Esto supone que el fabricante elegido ser el B,
puesto que con el incremento del 8% el precio final
Fabricante B: del fabricante B (9 442,50 ) resulta inferior en
66,90 al precio final del Producto A, incremen-
Precio: 80 150 = 12 000,00 tado en el 8 %.
Descuento: 15 % = 1 800,00
10 200,00
Rappels: 10 % = 1 020,00
9 180,00
Transporte: 1,75 150 = 262,50
Precio total: = 9 442,50

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
Actividades

Actividades

1 En el Hotel Ibrico estn renovando las instalacio- Transporte: por cuenta del vendedor.
nes de las cocinas. Desean instalar cuatro grandes Seguros: por cuenta del vendedor.
cmaras frigorficas, por lo que quieren ponerse en Rappels: 3 % si la compra es superior a 24 000 .
contacto con diferentes fabricantes y distribuido- Forma de pago: 50 % al contado y 50 % aplazado
res de frigorficos industriales. 30 das.

Redacta una carta que sirva para ponerse en con- Fabricante C:


tacto con los fabricantes de frigorficos y solicitar
informacin que pueda servir para elegir al pro- Precio unitario: 7 800 .
veedor ms adecuado. Descuento comercial: 8 %
Transporte: 41 por unidad.
En la carta se solicitar un catlogo con especifi- Seguros: 1 % sobre el precio, por cuenta del
caciones tcnicas y la siguiente informacin: comprador.
Rappels: 10 % si la compra es superior a
Precio unitario. 30 000 .
Descuento comercial. Forma de pago: a 30, 60, 120 das, sin recargo.
Transporte.
Seguro. a) Confecciona una ficha para cada fabricante.
Rappels.
Periodo de garanta. b) Realiza un cuadro comparativo con las condiciones
Servicio de mantenimiento. de los tres fabricantes.

2 En el Hotel Ibrico reciben la informacin y com- c) Elige el fabricante ms adecuado aplicando criterios
prueban que las condiciones de calidad de los dife- econmicos.
rentes proveedores son muy similares. Con estos
criterios, cualquiera de los fabricantes podra ser el d) Supongamos que la calidad del fabricante A es regu-
elegido. En consecuencia, se elegir al fabricante lar, la del fabricante B es buena, y la del fabricante
que ofrezca las mejores condiciones econmicas. C, muy buena.

Las ofertas fueron: e) Cul sera el elegido si el segundo criterio para ele-
gir es la calidad y estn dispuestos a pagar hasta un
Fabricante A: 12 % ms del precio ms barato?

Precio unitario: 6 000 . 3 Un comerciante dedicado a la venta de maquinaria


Descuento comercial: 5 % de jardinera desea ampliar la gama de los produc-
Transporte 58 por aparato, por cuenta del comprador. tos que ofrece en su establecimiento vendiendo sie-
Seguros: 1,5 %, sobre el precio. rras mecnicas.
Rappels: 5 % si la compra es superior a 21 500 .
Forma de pago: contado. a) Redacta una carta que sirva al comerciante de jardi-
nera para solicitar informacin a los dos fabricantes
Fabricante B: que ha considerado que ofrecen unos productos ms
adecuados a las caractersticas de su establecimien-
Precio unitario: 7 500 . to, solicitndoles que le visiten sus respectivos
Descuento comercial: 10 % representantes comerciales para que le expliquen

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
Actividades

de forma directa las caractersticas de los productos y excesivamente alto, por lo que seleccionar la mquina
puedan realizar algn tipo de prueba o demostracin. de mejor calidad, excepto si el importe total es supe-
rior al del segundo proveedor en un 20 %.
Una vez analizadas las prestaciones de las motosie-
rras, sus caractersticas tcnicas, el servicio post- e) Calcula el precio unitario de venta al pblico. Sabien-
venta, el plazo de entrega, etc., se llega a la con- do que en la tienda se incrementa el precio de coste
clusin de que las mquinas ofrecidas por el en un 120 % y que el IVA que se aplica a estos pro-
Fabricante X son de superior calidad a las del Fabri- ductos es del 16 %.
cante Y, aunque esta diferencia no es demasiado
significativa. 4 La empresa La Cuna, SA, que vende material infan-
til, desea ampliar la gama de productos; para ello
b) Realiza una ficha para cada proveedor. Las caracte- se pone en contaco con diferentes proveedores soli-
rsticas de las ofertas fueron: citndoles presupuestos para la compra de 400 uni-
dades de un determinado producto. Las ofertas fue-
Fabricante X: ron:

Precio unitario: 120 . Concepto Fabricante A Fabricante B Fabricante C


Descuento: 10 %
Precio unitario 40 35 45
Transporte: 150 , por cuenta del comprador.
Descuento 7% 10% 8% (sobre
Seguros: 100
Forma de pago: contado. comercial (300 primeras 15 000 ),
Rappels: 10 %, si la compra es superior a la cantidad unidades), 12% restantes
de 3 400 . 10% restantes
Transporte 140 2% 3 unidad
Fabricante Y: Seguros 1,5% 2% 0,10 unidad
Rappels 10%, si 12%, si 10%
Precio unitario: 105 .
supera 14 000 supera
Descuento: 10 %
13 000
Transporte: por cuenta del vendedor.
Seguros: 100 .
Forma de pago: a 30 das sin recargo. a) Indica cul ser el proveedor si se selecciona la
Rappels: 10 % si la compra es superior a 2 900 . empresa que ofrezca un precio ms econmico, salvo
que el siguiente en precio no sea superior en un 20 %.
c) Evala las ofertas para determinar cul ser el provee-
dor ms adecuado, desde el punto de vista del precio, b) Una vez elegido el producto, suponemos que La Cuna
si se realiza un primer pedido de treinta mquinas. S.A. es un mayorista que posteriormente vende los pro-
ductos a minoristas con un beneficio del 30 %. Poste-
d) Selecciona luego el proveedor ms adecuado sabiendo riormente el minorista se lo vender al pblico con un
que el comprador desea ofrecer en su establecimiento beneficio del 40 %, siendo el IVA del 7 %. Calcula el
mquinas de primera calidad, salvo que el precio sea importe que tendr que pagar el consumidor final.

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2. Bsqueda y seleccin de proveedores
Test de repaso

Test de repaso

1 Los proveedores son personas o empresas que suminis- 8 Siempre interesa comprar productos de la mayor calidad?
tran... a) S, siempre.
a) producto. b) Se compran de la calidad que interese en ese mo-
b) servicios. mento.
c) productos y servicios. c) No, siempre el ms barato.

2 Una empresa con problemas para los pagos en efectivo 9 Cuando dos productos sean de igual calidad se elegir...
elegir un proveedor que le ofrezca... a) el ms barato.
a) mayor plazo de entrega de las mercancas. c) cualquiera de los dos.
b) mejor relacin calidad/precio. c) el que se suponga ms comercial.
c) mayor aplazamiento de pago.
10 Es siempre la oferta ms barata la que ms interesa a la
3 El proceso de seleccin de proveedores se realizar empresa?
a) siempre. a) S, siempre.
b) cuando el ahorro final sea superior al coste de la b) No, depende del plazo de pago.
seleccin. c) Se consideran parmetros de calidad.
c) slo para productos de precio muy elevado.
11 Es ms interesante tener un nico proveedor o varios
4 Seleccionar un proveedor por el criterio de calidad signi- proveedores?
fica... a) Uno, pues se negociar mejor.
a) conseguir el producto de una determinada calidad. b) Varios, para asegurar el suministro.
b) conseguir el producto de mejor calidad. c) Depende de la calidad y el precio que ofrezcan.
c) ninguna es verdadera.
12 Qu inconveniente puede presentar tener varios pro-
5 No es una condicin de seleccin referida a la calidad... veedores?
a) el servicio postventa. a) Los rappels pueden ser menores.
b) la forma de pago. b) Se puede generar desconfianza entre los proveedores.
c) servicio de atencin al cliente. c) Se dificulta la gestin de las compras.

6 Cuando es urgente recibir una respuesta de los posibles 13 Qu inconveniente puede presentar tener un nico pro-
proveedores, en las cartas... veedor?
a) se solicita la visita de un representante. a) El proveedor puede imponer sus condiciones.
b) se solicita visitar la empresa del proveedor. b) Si falla el proveedor se desabastece a la empresa.
c) se indica la fecha lmite para recibir la respuesta. a) Pueden ser ambas.

7 Normalmente, cuando los productos renen las mismas 14 Cuando un candidato no es elegido como proveedor, es
condiciones econmicas, se elegir... conveniente
a) el de mayor calidad. a) notificar las causas de la seleccin.
b) el ms barato. b) notificar las causas de la no seleccin.
c) el que d mayores facilidades de pago. c) deja de interesarnos definitivamente.

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