Guia de Conservacion Preventiva para Los Archivos de La Policia Nacional

GUA DE
CONSERVACIN
PREVENTIVA PARA
LOS ARCHIVOS DE LA
POLICA NACIONAL
Octubre 10 de 2009
Gua Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional
Gua de Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional

Publicacin de la Polica Nacional de Colombia
Direccin General Secretaria General
rea de Archivo General
Presidente de la Repblica
Doctor LVARO URIBE VLEZ
Ministro de Defensa Nacional

Doctor GABRIEL SILVA LUJN
Director General Polica Nacional

Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Subdirector General
Mayor General RAFAEL PARRA GARZN
Director de Seguridad Ciudadana

Mayor General ORLANDO PEZ BARN
Secretario General
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA
Coordinacin General y Redaccin

Mayor JOS HERNANDO MEDINA BERNAL
Capitn EDGAR FERNANDO LPEZ GONZLEZ
Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZLEZ
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Ver.: 0 Pgina 1 de 86 Aprobacin: 07-09-2009
CONTENIDO
Presentacin........ 4
Introduccin.. 6
1. Generalidades............. 7
1.1 Objeto ...... 7
1.2 Normatividad.... 7
2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ... 9
3. Diagnostico Integral.......... 11
3.1. Cmo lo hago? .. 12
4. Sistema Integrado de Conservacin (SIC) 13

4.1. Principales Aspectos a Considerar 14
4.2. Estrategias o Programas de Conservacin.. 14
4.3. Sensibilizacin del Personal 15
4.4. Limpieza de reas y Documentos.. 16
4.4.1. Eliminacin del Polvo..... 16
4.4.2. Para recordar... 16
4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico 17
4.5.1. Control de contaminantes biolgicos 19
4.5.2. Uso y Manipulacin. 20
4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento... 20
4.5.4. Unidades de Conservacin: Materiales y diseo 21
4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones.. 21
4.7. Prevencin y Atencin de Desastres. 22
4.8. Otros Programas... 23
4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. 23
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4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes. 24
5. La Conservacin en el Archivo de Gestin.. 26

5.1. Transferencia al Archivo Central. 31
6. La Conservacin en el Archivo Central. 32
7. La Conservacin en el Archivo Histrico..... 35
8. Pautas para la Consulta de Documentos.. 37
9. Programas de Conservacin Preventiva... 38
10. Glosario.. 41
11. Anexos... 42
11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos. 42
11.2. Anexo 2. Instructivo 009 condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las
dependencias destinadas para archivos.... 56
11.3. Anexo 3. Acuerdo 050 Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo... 62
11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo 67
11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernacin la solucin?............................................ 74
11.6. Anexo 6. Extintores.. 75
11.7. Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo 76
12. Bibliografa... 83
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PRESENTACIN
Para el Archivo General de la Polica Nacional, ha sido una preocupacin constante apoyar la
conservacin de los acervos documentales de las unidades a nivel nacional. A pesar de los
esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada Direccin, Oficina Asesora, Regional,
Departamento, Metropolitana, Escuela de Formacin o compaero que solicita asesora en el tema,
seguimos encontrando mltiples unidades con las mismas carencias en materia de conservacin.
El universo es comn, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre son
iguales, si hay algunos parmetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversos
archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservacin de la
documentacin a travs del tiempo.
La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se

evidencia en la mayora de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, las
consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservacin preventiva es un tema de
todos, sin importar cual sea nuestra profesin, oficio o cargo dentro de una entidad y puede
implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que
se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.
Con esta publicacin, se pretende guiar a aquellas unidades policiales y personas que han estado
atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido la Secretaria General por
intermedio del Archivo General, como duea del Proceso de Gestin Documental y regente de la
poltica archivstica para la Polica Nacional, especialmente en lo relacionado con la conservacin de
los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo de
Administracin y Conservacin Documental sobre el tema, es por eso que hemos hecho un esfuerzo
por brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera
aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo la institucin.
No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la

concepcin de la conservacin preventiva en archivos. Se trata simplemente de una gua de
conservacin preventiva para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y
principios que ha tratado de aplicar el Grupo de Conservacin y Administracin Documental del
Archivo General de la Polica Nacional y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden
reducir los deterioros que frecuentemente encontramos en nuestros archivos.
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Por otro lado, es necesario recordar que los seores Directores, Jefes Oficinas Asesoras,
Comandantes de regionales, metropolitanas, departamentos de Polica, Directores de escuelas de
formacin, y dems funcionarios tenemos el deber constitucional y legal de proteger, conservar y
hacer difusin del patrimonio documental de los archivos de la institucin, incluso desde el mismo
momento de su produccin o recepcin. Esta Gua presenta algunos elementos que podrn resultar
de utilidad para el desarrollo de estas actividades y para controlar y evitar el gasto de grandes
sumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo.
El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el anexo 12 de la Gua para la

Implementacin de un Programa de Gestin Documental del Archivo General de la Nacin, puede
constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones a
nivel de restauracin, que sin duda alguna, resultaran siempre mucho ms costosas que la
implementacin de estrategias de conservacin preventiva. A travs de una Gua de los aspectos
que se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran en
cada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestin, Central e Histrico), sin lugar a dudas, la funcin
archivstica y la conservacin de la documentacin se ver fortalecida al interior de la Polica
Nacional.
Esta gua se desarroll con el fin de prevenir la prdida de informacin y generar conciencia en los
funcionarios que no le dan la suficiente importancia a la documentacin que producen y almacenan,
prestndole poco inters a la preservacin y conservacin de la informacin, argumentados en la
falta de Instalaciones adecuadas para la ubicacin de los archivos y en la escases de elementos y
materiales destinados para la conservacin de los documentos.
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA

Secretario General
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INTRODUCCIN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental como el

Conjunto de actividades administrativa y tcnicas, tendientes a la Planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.1
Con la promulgacin de la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad que
tiene la administracin pblica y los funcionarios encargados de los diferentes archivos (Gestin,
Central e Histrico), con respecto a la conservacin de los documentos tanto en soporte papel como
los producidos con el uso de tecnologas de avanzada. Esta ley en su titulo XI obliga a los archivos
de la Administracin Pblica a implementar un Sistema Integrado de Conservacin.
El Sistema Integrado de Conservacin se define como el conjunto de estrategias y procesos de

preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el
concepto de archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos,
independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la
documentacin, desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito
final, o sea en cualquier etapa de su ciclo vital... 2
Con los programas que se formulen en esta gua basados en la conservacin preventiva, se
evidenciara un proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento
documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin
de medidas especificas en edificios y locales, sistema de almacenamiento y depsito, unidades de
conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros factores3
De otra parte, en la elaboracin de esta gua se tuvo en cuenta los lineamientos definidos por el
Archivo General de la Nacin, su diseo obedece a una metodologa de construccin donde
participaron algunos funcionarios adscritos al rea de Archivo General, bajo la orientacin de la
Secretaria General.
1
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 3.
2
Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 60.
3
Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 59. Pargrafo primero
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1. GENERALIDADES
1.1 Objeto
La presente gua se compone por una serie de procedimientos que describen los lineamientos
para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se tratan los factores
externos como son la temperatura, humedad, luz, polvo, agentes biolgicos y otros, cuya accin
ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservacin del acervo documental de la
institucin, as como la seguridad de los documentos ante el contacto con el agua, el fuego, los
ataques subversivos y los fenmenos naturales. Para esto fue necesario buscar alternativas que
permitieran la adopcin de medidas encaminadas a prevenir el deterioro y que posibiliten
continuar disponiendo de la informacin en la institucin.
1.2 Normatividad
Constitucin Poltica de Colombia artculos 15, 74
Ley 4 de 1913 Obligacin de las entidades oficiales con relacin a inventarios de documentos
de archivo, acceso a los documentos pblicos art. 289, 315, 316, 320 y 337.
Ley 43 de 1913. Provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales.
Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.
Ley 489 de 1998. Establece la creacin del sistema general de informacin administrativa del
sector pblico, y se indica que toda entidad pblica debe tener un sistema interno de Gestin
Documental y Archivos como parte del sistema de informacin administrativa del sector pblico
(Artculo 36 y 37).
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera
administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.
(Articulo 18)
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el proceso de microfilm en los archivos y se
concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
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Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan
un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus
originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen
en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con
absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio.
Acuerdo 011 de 1996 AGN. Establece criterios de conservacin y organizacin.
Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo del
Reglamento General de Archivo sobre restricciones por razones de conservacin.
Acuerdo 048 de 2000 AGN Desarrolla el artculo 59 del captulo 7 conservacin de documentos
y del reglamento general de archivos sobre conservacin preventiva, conservacin restauracin
documental.
Acuerdo 049 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de
Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales
destinados a archivos.
Acuerdo 050 de 2000 AGN. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII conservacin de documentos
del reglamento general de archivos sobre prevencin de deterioro de los documentos de archivo
y situaciones de riesgos.
Acuerdo 056 de 2000 AGN. Sobre acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 037 de 2002 AGN. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los
requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y
conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos
1 y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000.
Acuerdo 38 de 2002 AGN. Desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos sobre

responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y los archivos.
Circular 01 de 2003 AGN. Organizacin y conservacin de los Documentos de archivo.
Instructivo 009 de 2009 PONAL. Condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las
dependencias destinadas para archivos
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2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propsito de establecer las reglas
y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, teniendo como mbito de
aplicacin a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas y los dems organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la
emisin de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las
responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de
preservar la documentacin. Aunque para algunos la conservacin es un proceso aislado, los
esfuerzos del Archivo General de la Nacin por rescatar la importancia de la conservacin como
elemento de la funcin archivstica, han dado frutos. Sin embargo, aun falta trabajo por desarrollar,
ya que todava existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los
conocimientos bsicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes
beneficios para los documentos.
Algunas veces se piensa que solo la documentacin clasificada como histrica o "antigua" amerita
un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestras
oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos
"especiales" que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos,
probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias de la institucin y pasaron
por un archivo de gestin, que si bien en ese momento no reciba tal nombre, si cumpla sus
funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un
archivo central. Es aqu donde empezamos a valorar toda la documentacin desde el primer
momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto las comunicaciones producidos en los
archivos de las Estaciones como en los Departamentos de Polica.
El Archivo General de la Polica Nacional, a

travs de su Grupo de Administracin y
Conservacin Documental, ha buscado la
manera de brindar asesora a todas las unidades
policiales, con el fin de ayudarles a conservar de
manera adecuada sus archivos. Sin lugar a
dudas, una parte importante de esos archivos lo
constituyen todos aquellos documentos
susceptibles de ser declarados como bienes de
inters institucional. Este es un campo al que se
le haba dado importancia desde el punto de
Una forma importante de conservar el pasado es
precisamente a travs de Los documentos que consignan
vista de la restauracin, con las labores de
el devenir histrico de las sociedades recuperacin de los fondos documentales.
Nuestra institucin logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina y
legado cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario
cultivar una conciencia institucional para preservar la informacin. Una forma importante de
conservar el pasado es precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir
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histrico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias
policiales y se constituyen por s mismos en portadores de valores histricos de referencia material
y tecnolgica. Aqu yace la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo
vital.
Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente ya

que en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la informacin se pierde aunque los
soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en la institucin,
preparados en este campo resulta bastante limitada e insuficiente en proporcin al volumen
documental de la Polica Nacional. Por fortuna, cada vez cobra ms importancia el desarrollo de la
conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes
documentales con caractersticas heterogneas, pues propone soluciones generales de
mantenimiento. La conservacin preventiva se refiere a "las estrategias de orden poltico u
operativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin
entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema
administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos"; en otras palabras, "contempla manejos
administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y
locales, sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservacin, manipulacin y
mantenimiento peridico entre otros factores".
Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un

programa integral de conservacin, que debe contemplar la orientacin, planeacin y diseo de
estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservacin del material que
custodia y/o produce cada unidad.
Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a

los bienes documentales, es necesario estructurar un
plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente Cobra ms importancia el de-
en la aplicacin de las estrategias para su desarrollo y as sarrollo de la conservacin
lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio preventiva como la nica
del cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere ser
instancia aplicada al manejo
conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la
unidad, los compaeros y la institucin a la cual estamos
de grandes volmenes
vinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, un documentales con
compromiso moral, hacindose participe en la caractersticas heterogneas,
recuperacin del patrimonio documental, meta que se pues propone soluciones
lograra de una parte, atendiendo a las realidades de generales de mantenimiento.
nuestro polica y de otra, con la puesta en prctica de las
estrategias investigadas en el campo de la conservacin
preventiva.
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3. DIAGNOSTICO INTEGRAL
La evaluacin de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y

control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservacin de
los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusin, fundamento de la memoria
histrica de la Nacin y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones
de las instituciones.
La falta de organizacin as como las deficiencias en las reas de depsito y la carencia de

sistemas de proteccin, tanto en los archivos de Gestin como en los Centrales e Histricos,
propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de
manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnstico integral. Este ser la base a partir de
la cual se formulen las medidas de conservacin preventiva que deben aplicarse en los archivos.
Proponemos esta metodologa para determinar factores y variables que directa o indirectamente
inciden en la conservacin de la documentacin, haciendo especial nfasis en la evaluacin y
control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las caractersticas de la
documentacin, abordando la problemtica derivada de la carencia de organizacin archivstica y la
acumulacin de alteraciones que afectan los soportes.
EI diagnstico garantiza:
Una visin completa de la situacin en la que se encuentra el archivo pues contempla

aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est la
documentacin y de su organizacin.
Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables que
inciden en la preservacin, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus
especificidades pues se evala el estado de conservacin por medio del deterioro
presente en los documentos.
Permite la formulacin de programas de conservacin preventiva, dirigidos a la
correccin, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores
involucrados, priorizando los relevantes.
Facilita los procesos de gestin documental que deben formular los archivos
atendiendo a los principios rectores de la archivstica de procedencia y orden natural, y
al ciclo vital de los documentos.
Contribuye en la planificacin dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas,
permite proyectar presupuestos para la adquisicin de materiales e insumos y tomar
los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta fsica basados en la
determinacin de necesidades precisas.
Posibilita la prestacin de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la
entidad en general.
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3.1 Cmo lo Hago?

El Archivo General de la Nacin de Colombia atendiendo al desarrollo de la poltica de salvaguarda,
conservacin, recuperacin y acceso a la informacin custodiada por los archivos y en busca de su
articulacin para alcanzar el objetivo comn de hacer de estas instituciones centros de informacin
para la administracin y la cultura, proporciona por medio de la publicacin Pautas para
Diagnstico Integral de Archivos, una propuesta metodolgica enfocada a la ejecucin de
procesos de diagnstico integral. EI diagnstico parte de la identificacin de las caractersticas
particulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten
mayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y las
oportunidades de manejo. As, se podrn identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones
pertinentes, por medio de la formulacin de estrategias, la planeacin y consecucin del
mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los archivos.
La metodologa que se propone basa sus resultados en el anlisis pormenorizado de tres grandes
bloques temticos: la identificacin de la entidad y del archivo, la determinacin de su infraestructura
fsica y las caractersticas que posee la documentacin punto en el cual se incluyen el inventario,
medios de organizacin y finalmente las caractersticas y estado en el cual se encuentra la
documentacin. Esta forma de visualizacin, permite desde el propio desarrollo de los formatos,
entender como estos componentes que a simple vista podran pasar desapercibidos, son los que
tendrn impacto en mayor o menor proporcin y finalmente son los que llegan a determinar el estado
de conservacin de los bienes documentales.
La propuesta de aplicacin que presenta el Archivo General de la Nacin, surge de los

planteamientos inciales que se formularon en el "Sistema integrado de Conservacin", los cuales
han logrado enriquecerse con la participacin de profesionales en restauracin, quienes
proporcionan medios con los cuales se realizan clculos y anlisis automatizados que de otra forma
serian complejos. Esta herramienta aplica principios estadsticos y toma como punto de partida, las
necesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las variables que
determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos.
La experiencia acumulada en los aos de funcionamiento del laboratorio de Restauracin del

Archivo General de la Nacin, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas en
encuadernacin, bilogos, microbilogos y qumicos, permiten tener la certidumbre que con la
aplicacin y anlisis juicioso de la informacin recopilada en los formatos, se lograra una mejor
comprensin de las situaciones que afectan e inciden en un archivo. As, ser posible
desarrollar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservacin, organizacin y
salvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la informacin y siendo de garantes de
los derechos colectivos.
Las unidades que requieran realizar el diagnostico integral de archivo, deben diligenciar los
formatos que se encuentran plasmados en la publicacin Pautas para Diagnstico Integral de
Archivos del AGN. Desde esta ptica se garantizara, la preservacin y conservacin del
legado documental presente en los archivos de la Institucin.
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4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)
Este debe ser permanente y contar con un

El Sistema Integrado de Conservacin (SIC),
presupuesto anual basado en el cubrimiento
contemplado dentro de la ley 594 de 2000
de prioridades y con proyectos anuales de
Ley General de Archivos, en el capitulo XI, se
trabajo. Este programa general planeado de
define como el "Conjunto de estrategias y
acuerdo con las necesidades de conservacin
procesos de preservacin y conservacin,
determinadas a travs de un diagnstico
acordes con el sistema de archivos
integral, el personal y los recursos
establecido en la entidad, bajo el concepto de
disponibles, deber prever los costos dentro
Archivo Total, para asegurar el adecuado
de los proyectos de inversin institucional; un
mantenimiento de sus documentos,
nuevo frente de trabajo dentro de los
independientemente del tipo de soporte,
desempeos de la instituciones.
garantizando la integridad fsica y funcional de
toda la documentacin, desde el momento de
EI SIC no puede depender nicamente del
su emisin, durante su periodo de vigencia,
responsable de archivo o del funcionario que
hasta su depsito final o sea en cualquier
haga sus veces y de las secretarias, sino de
etapa de su ciclo vital". La implementacin del
todos los funcionarios, desde jefes de Gestin
SIC es obligatoria en aquellas entidades
Documental, Comandantes de Regionales,
pblicas o privadas que cumplen funciones
Departamentos, Metropolitanas y Directores;
pblicas.
y mantener constantemente un proceso de
Un Sistema Integrado de Conservacin sensibilizacin a todo nivel, para concientizar
pretende integrar las tcnicas archivsticas de modo que se desarrolle un trabajo en
con las herramientas de conservacin a fin de equipo, pues el mantenimiento de los bienes
ofrecer una metodologa que pueda ser de archivo es una responsabilidad inherente a
aplicada a cualquier documentacin en su todos los miembros de la institucin.
ciclo vital, desde su produccin hasta su
disposicin final.
Es importante anotar que el SIC en cada

unidad, debe plantearse de acuerdo a las Conjunto de estrategias y procesos de
preservacin y conservacin, acordes con
necesidades propias, por eso, es necesario
el sistema de archivos establecido en la
que se identifiquen aquellos factores
entidad, bajo el concepto de Archivo total.
intrnsecos y extrnsecos de deterioro que
pueden estar afectando la documentacin y Es importante anotar que el SIC en cada
se tomen las medidas preventivas y entidad debe plantearse de acuerdo con las
correctivas necesarias. necesidades propias.
1GD - GU 001 13
4.1. Principales Aspectos a Considerar
Para disear el Sistema Integrado de Conservacin, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades especficas y
permita la correccin de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservacin:
Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo, tecnologa e

importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en los
cuales se est consignando actualmente la informacin como los disquetes, las microfichas
y las cintas de video, entre otros
Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

de control. Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro se
podrn tomar medidas preventivas o correctivas segn las necesidades que existan.
Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y mante-

nimiento de los bienes de archivo. Especficamente se deben considerar las normas sobre
acceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy relacionados con el
mantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en este punto, que la unidad
aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nacin a travs de sus
publicaciones, las visitas de asistencia tcnica y los acuerdos que en temas de conservacin
se han producido.
4.2. Estrategias o Programas de Conservacin
Las estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de desarrollar soluciones

integrales de conservacin y teniendo en cuenta los factores de alteracin presentes y la intensidad
de su manifestacin. Contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para
corregirlo. Su aplicacin debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y
proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como
para corregirlo.
Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y

las posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningn modo en
camisa de fuerza, sino mas bien cada unidad determinara cuales son las que debe implementar e
incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir
del diagnstico integral que se definen los programas requeridos.
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En trminos generales los programas de conservacin consisten en:

Sensibilizacin del personal
Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel,
como electrnicos)
Monitoreo y control ambiental y biolgico
Limpieza de reas y documentos
Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de
almacenamiento)
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones
Prevencin y atencin de emergencias.
Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no se

incluye en esta gua por ser tema especifico de una ya existente (Pautas para el
diagnostico integral de archivos, publicacin elaborada por el Archivo general de la
Nacin); pero que es la base para la formulacin de los programas requeridos que
funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.
4.3. Sensibilizacin del Personal
A travs de esta estrategia, se busca Esta sensibilizacin se puede lograr a travs

concertar mecanismos y acciones para el de la programacin de capacitaciones para
reconocimiento y valoracin de las fuentes los funcionarios, actividades ldicas o incluso
documentales y para crear conciencia sobre resultan de gran utilidad manuales didcticos
la responsabilidad en la conservacin y y cartillas.
organizacin de los archivos.
Las acciones que se desarrollen deben ser

dirigidas a todo el personal de los archivos y a
sus usuarios. Se har especial nfasis en las
diferentes instancias en las que se establecen
y aplican los Programas de Gestin
Documental y tambin en las que involucran
prstamo, consulta y reprografa, ya que en
todas ellas est involucrada la manipulacin
de la documentacin.
Sensibilizacin del personal (Capacitacin)
1GD - GU 001 15
4.4. Limpieza de reas y Documentos

Limpieza de Documentos
incluir tanto el control de la carga de polvo
(evitando que se acumulen gruesas capas del
mismo sobre estantes, cajas y documentos) y
en control de factores que pueden ocasionar
la aparicin de contaminantes de tipo
biolgico.
La limpieza debe ser permanente y peridica.

Especficamente para las reas de depsito,
se debe procurar realizar una limpieza en
seco y en hmedo por lo menos una vez al
La limpieza de reas y documentos es una de mes y debe registrarse en formatos
las principales estrategias a desarrollar en diseados con el fin de hacer seguimiento y
materia de conservacin preventiva. Debe control del programa de limpieza.
4.4.1. Eliminacin del Polvo
El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras, cajas, carpetas y
documentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes que asociados con una humedad
relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y la aparicin de deterioros fsicos
y qumicos que en las mayora de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de
polvo, guarda una estrecha relacin con agentes biolgicos entre los que se encuentran caros y
esporas de hongos y bacterias, que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos
colores y degradacin de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.
4.4.2. Para recordar
Un buen programa de limpieza puede ser la

formula ms eficaz para prevenir problemas
de deterioro en la documentacin, reduciendo
as las probabilidades de tener que recurrir a
grandes gastos de dinero y tiempo en
procesos de restauracin.
EI objetivo es aplicar procesos de limpieza

para el control del polvo y la suciedad sobre
las reas de depsito y manejo documental.
Por ello, est dirigido al personal que tiene a
cargo el mantenimiento y la custodia de la
documentacin.
Eliminacin de polvo con aspiradora de cepillo
1GD - GU 001 16
Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los
funcionarios encargados de estas actividades.
La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aporten

humedad a los ambientes.
Es necesario que las labores de limpieza se

basen en un instructivo de limpieza de reas y
documentos. EI Archivo General de la Nacin
desarrollo un instructivo con las pautas mnimas
a tener en cuenta, que podr ajustarse de
acuerdo a necesidades particulares siempre
siguiendo los lineamientos del ente rector. Es
necesario tener en cuenta que solo ser para
los espacios, NUNCA para la documentacin,
pues esta, requiere de un trabajo realizado por
profesionales que puedan controlar los efectos
de los productos y procesos sobre los soportes.
Clasificacin y Recuperacin del patrimonio Documental
4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico
Para lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente las condiciones
ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes atmosfricos), en
particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y procesos tcnicos y aplicar
mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de
agentes biolgicos.
EI monitoreo y control de las condiciones

ambientales y biolgicas debe estar a cargo del
personal responsable del mantenimiento y la
custodia de la documentacin, aunque es
importante anotar, que todo aquel que manipula
la documentacin en cualquier momento deber
velar por su preservacin y notificar a los
responsables en caso de hallar factores que
estn causando deterioro o puedan hacerlo a
largo plazo. Termohigrmetro: Para medicin de humedad relativa y temperatura
Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo, determinar los
valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservacin de la
documentacin, utilizando equipos para la medicin y registro de las condiciones ambientales:
luxmetro, monitores UV, termohigrmetro, datalagger, entre otros; Una vez se evalen las
condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climtico dentro y fuera del
1GD - GU 001 17
archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control
UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (segn el caso), ventiladores, sistemas
naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y filtros de polvo, entre otros.
Para tener un programa de control de condiciones

ambientales no es indispensable contar con equipos de
ltima tecnologa en grandes cantidades, ya que en lugar de
invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer
mediciones puntuales con pocos equipos muy bien
calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los
recursos necesarios para el control de las condiciones, ya
que la toma de datos no es por s sola una solucin.
Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que

los archivos cuenten con las condiciones ideales,
estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se
deber controlar ms que el lograr la temperatura y la
Deshumidificador humedad relativa ideales, los niveles de fluctuacin, que no
debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tendera siempre a
amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada, producir
cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte.
La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro

biolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, as como
la proliferacin de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en
la documentacin (perdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los
soportes. (vase anexo 4)
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con
sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a
controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice la
renovacin continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos
recomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico.
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una adecuada ventilacin,
por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca quede recostada sobre los muros.
Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y humedad no est
directamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarse
que funcionara las 24 horas del da de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rango
permitido, es preferible buscar mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso de
ventiladores mecnicos en los espacios y extractores.
Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminacin. Las radiaciones visibles y an ms las
invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la radiacin visible lumnica deber
1GD - GU 001 18
ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estos
debern ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz
sobre los documentos.
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba

ingresar personal a buscar documentacin, el resto del
tiempo deber permanecer apagada. En trminos ideales,
los depsitos de archivo, no deberan tener ventanales
por donde ingrese luz natural, y la ventilacin debera
garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos
donde se requiere adecuar los espacios ya existentes,
podr pensarse en soluciones alternativas como las ya
propuestas o con persianas (no cortinas de tela, que
conservan grandes cantidades de polvo) que se
mantengan cerradas. La luz deber ser encendida nicamente
cuando deba ingresar personal a buscar
documentacin, el resto del tiempo deber
4.5.1. Control de contaminantes biolgicos permanecer apagada
La estrategia debe incluir la aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y erradicacin de

agentes biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones
ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biolgicos incluimos:
hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.
Esta estrategia ser dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la
documentacin. Aunque tambin incluir al pblico que consulta, de manera que se prevengan
hbitos que promuevan la formacin o aparicin de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos
dentro de las zonas de depsito o consulta, y el pasar las pginas remojando el dedo en saliva).
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y actividad del

agente contaminante.
Aislar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la armona del (los)
expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),
Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de jardines y

arboles).
Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los espacios, como

por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.
En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deber
realizar el tratamiento individual con productos y procesos tcnicos.
1GD - GU 001 19
Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin, desinsectacin

y desratizacin de reas.
4.5.2. Uso y Manipulacin
Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de almacenamiento, teniendo
presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservacin, es
necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los
diseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.
4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento
Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de

conservacin acordes con la cantidad, formato,
tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa
del ciclo vital. Para la adquisicin de las unidades
correctas, es indispensable el trabajo en grupo con
el personal responsable de compras de la unidad,
que debe estar consciente de la importancia que
reviste en el tema de archivos el uso de materiales
calidad archivo.
Mobiliario diseado para el almacenamiento de planos y mapas
Se requiere:
Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y mas

especficamente con los procesos de Gestin Documental y el ciclo vital; es decir, desde el
mismo momento de la produccin del documento deber contemplarse el uso de carpetas y
cajas o archivadores segn sea el caso.
Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta nicamente de

almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.
Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las unidades

de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y proyectar el
crecimiento del volumen de documentacin de acuerdo con las tablas de retencin
documental y las transferencias programadas.
Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos especficos,

para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.
Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario.

Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin
adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos), que cumplan
con los estndares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.
1GD - GU 001 20
Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservacin,
debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materiales
utilizados (adhesivos cidos) y tcnicas (perforacin de los folios y de prdida de informacin, poco
espacio entre mrgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro
lado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los materiales si aun no se han
realizado procesos archivsticos y si las Tablas de Retencin Documental de la entidad no han sido
adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmacin o
digitalizacin, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se
perder el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Vase
anexo 2)
4.5.4. Unidades de Conservacin: materiales y diseo
EI Archivo General de la Polica Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de
Administracin y Conservacin Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo,
son unidades de conservacin que ofrecen mejores garantas preventivas para los documentos de la
institucion. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de las diversas instituciones tanto
pblicas como privadas, el Archivo General de la Nacin de Colombia, sustentado en la NTC
5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte de papel, donde se especifican las
caractersticas de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las cajas y las
carpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del pas. (Vase anexo 7)
4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en
particular de las reas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados para
el depsito de los documentos, la falta de capacitacin del personal sobre aspectos de conservacin
preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones.
Es necesario:
Evaluar peridicamente el estado de conservacin

de los materiales constructivos y acabados del
edificio.
Identificar regularmente factores de alteracin:

redes de energa, conduccin de agua, materiales
inflamables, focos de suciedad o materiales que
Puntos muertos donde se acumulan polvo y suciedad acumulen polvo y mugre.
(Espacio entre ladrillos)
Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores de
alteracin.
A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y prioridades de man-

tenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin de los espacios de archivo.
1GD - GU 001 21
Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y hacer segui-

miento, para establecer si es til o debe replantearse.
Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes
hidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar
con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeos problemas puedan
aumentar debido a la demora en la correccin de dichos percances.
4.7. Prevencin y Atencin de Desastres
Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depsitos, por lo
tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal
sepa cmo actuar en caso de desastre.
Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin (durante) y

respuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas,
entre otras, contemplando la proteccin del personal y del acervo documental.
Se considera pertinente abordar los Artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se
desarrolla el Artculo 64 del Titulo VII "Conservacin de Documentos", y del Reglamento General de
Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo":
Artculo 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgo

es una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan
programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia,
minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la
edificacin, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho
plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los
acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del
siniestro en la planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y
entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y
operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo de
los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin.
Pargrafo: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en
las unidades por los Comit de prevencin o de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar
todas las medidas de reaccin y recuperacin.
Artculo 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de riesgos,
seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se
establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el
establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias.
1GD - GU 001 22
En trminos generales los archivos debern contar con suficientes extintores (preferiblemente de
agente extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del agua sobre las tintas solubles es
irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio CO2 podr tratarse en procesos de
conservacin una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depsito. Para la
seleccin de los lugares donde se ubicaran en el edificio, debern tenerse en cuenta las siguientes
pautas:
La distribucin deber ser uniforme.

Debern ser visibles fcilmente a todas las personas.
Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de
bloqueo por almacenamiento y/o equipos.
Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con
frecuencia.
Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.
El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao
fsico. (vase anexo 3)
Extintor de Solkaflam 4.8. Otros Programas
Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas par el Archivo General de la
Nacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programas
que pueden aplicarse y que tambin redundaran en grandes beneficios en caso de ser bien
enfocadas. Entre estas encontramos:
4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia
EI objetivo es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su misma

produccin, a travs de las oficinas de Radicacin y Correspondencia de las unidades. De esta
manera, el programa est dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la
unidad.
Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo documental en sus

tres etapas, para lo cual se requiere la aplicacin del Manual de Correspondencia (MACO) que
establece las pautas que debern ser cumplidas por todas las reas, en los siguientes aspectos:
1GD - GU 001 23
Normalizacin en la produccin de tipos

documentales: mrgenes, uso de papel libre de
lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7),
gramaje de mnimo 75 g/m, fotocopiado de los
documentos enviados por fax y uso de tintas estables
de escritura e impresin.
Controlar y restringir el uso de material metlico,

perforacin, doblado de documentos, uso de cinta
pegante comercial, amarre con pita, anotaciones
sobre originales y uso de AZ.
En correspondencia, almacenar los documentos en

muebles con compartimentos (tipo colmena).
Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo

de correspondencia externa.
Muebles con compartimentos (tipo colmena)
4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes
Los procesos de conservacin preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe
normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y despus de
los procesos de migracin o reproduccin (microfilme, fotografa, fotocopias, digitalizacin, etc.). La
estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulacin de los documentos en
procesos reprogrficos, al personal de depsito (archivo), servicios al pblico y a los usuarios.
Debe evaluarse el estado fsico y de integridad

de la documentacin previamente, teniendo en
cuenta sus valores administrativos e histricos
para fijar prioridades y establecer las acciones
de conservacin durante y despus del proceso
de migracin. As mismo es de suma importancia
capacitar al personal involucrado sobre los
procesos especficos de conservacin preventiva
como manipulacin y desempaste, si llega a
requerirse este proceso aunque lo ideal es
evitarlo.
Scanner para la digitalizacin de documentos
En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que esta debe hacerse con un
objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin un
propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando la
documentacin cuenta con organizacin desde el punto de vista archivstico.
EI Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el ciclo vital de los documentos y
1GD - GU 001 24
sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la elaboracin de TRD y TVD en el
caso de los fondos acumulados, redundara en la proteccin de los archivos administrativos e
histricos de la institucin y aportara las herramientas requeridas para una adecuada conservacin
del patrimonio documental de la Polica Nacional.
Es importante tener claro que ningn proceso

que se realice de manera independiente puede Equipo de Microfilmacin
tener buenos resultados; un sistema integrado
de conservacin realizado de manera aislada o
solo al momento de realizar una transferencia al
archivo central o histrico, no garantizara la
conservacin; la elaboracin de TRD, sin
adoptarlas e implementarlas junto con buenas
prcticas de manipulacin y uso, tampoco
revisten valor alguno, pues terminan por
convertirse en un documento mas. El poseer
estantera, cajas y carpetas, en todos los
archivos, sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los principios de orden original y proce-
dencia, no hace ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible
encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.
Por este motivo a continuacin, se ponen a disposicin de los responsables de archivo de las
unidades, las medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En
algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que
todos los principios envueltos en el tema de la Conservacin Preventiva se inculquen en los
funcionarios responsables no solo de custodiar, sino de producir documentos.
Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden,

pero tambin es fcil que se d el proceso
inverso y terminemos olvidando las buenas
costumbres, para regresar a esos viejos hbitos
que han ocasionado grandes prdidas a la
memoria documental e histrica de muchas
instituciones. Por esto es necesario un esfuerzo
arduo y constante de todos los actores involucra-
dos en los archivos.
Lector Digitalizador
1GD - GU 001 25
5. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO DE GESTIN
"Es importante tener presente que desde el punto de vista archivstico no existe mejor organizacin
que la creacin de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar la
conservacin de aquellos documentos que as lo requieren, pues va a ser menor el volumen de
documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos ms racionales de las condiciones
de espacio y almacenamiento".
EI Archivo de Gestin "comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o tramite
se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados"4. En esta fase se desarrollan los
procesos de produccin, recepcin, distribucin y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro
del Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la misma
produccin cuando se deben aplicar principios de conservacin preventiva para lograr una
adecuada preservacin del acervo documental.
La conservacin debe comenzar tomando en cuenta la

importancia de usar materiales de buena calidad (calidad
archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de
acido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas, insolubles
en agua luego de aplicadas y qumicamente estables); as
mismo, la estructura de los documentos (mrgenes) tambin
deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el
momento de almacenar. Existen Normas Tcnicas de
Calidad (NTC 4436: "Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y la durabilidad", y la NTC
2223: "Equipos y tiles de oficina. Tinta liquida para escribir")
que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta
Eliminacin de Gancho de cosedora, a la hora de hacer la eleccin de los mismos, para evitar
Legajadores metlicos y clips problemas en el futuro.
Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicacin de normas

relacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas. Juegan aqu
un papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad.
En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos aun dentro de esta

etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin de los archivos. Es importante
que en las oficinas se eliminen practicas tan dainas para los documentos como la perforacin de
los documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros
y sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento plstico) aun
cuando su costa pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la correccin de
problemas y deterioros generados por estos elementos resultara sin duda alguna mucho ms
4 4
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23
1GD - GU 001 26
costosa (segn los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor).
Actualmente, la mayora de documentos son

perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ
o carpetas de yute. Practicas como esta, sumadas a la
falta de regulacin en las mrgenes de los
documentos, causan la perdida de soporte y de
informacin dentro de los documentos. Lo ideal es no
perforar ningn documento (salvo contadas
excepciones como los documentos contables, que
sern determinadas al interior de la unidad, por el
respectivo Comit de Archivo y por exigencias
formativas, ms no por simple preferencia de los
funcionarios). En caso de requerir este sistema de
almacenamiento, ser necesario utilizar ganchos Actualmente, la mayora de documentos son
legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y perforados con el fin de ser almacenados
dentro de AZ, causando la prdida de soporte y
asegurar que las mrgenes no ocasionen perdida de de informacin dentro de los documentos.
informacin una vez sean perforados.
Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la unidad, ya que
la concepcin comn de que el documento que no se legaje est en riesgo de perderse, es el
denominador comn en las entidades pblicas y privadas. Sin embargo, dicha prctica no garantiza
que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran
cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulacin, conlleve a arrancar
los folios.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de
una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como se
muestra en la fotografa. Esta medida es de carcter temporal, ya que asla los folios del material
metlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentacin, deber ser
eliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto ser responsabilidad de cada funcionario
y no del personal del archivo central.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una
pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal.
1GD - GU 001 27
Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentacin, si

existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisicin de la carpeta,
evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulacin terminan causando
fragmentacin e incluso perdida.
Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada para la unidad
de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad mxima de 200
folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deber excederse esta
cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorndose rpidamente.
Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como
"mtodo de prevencin" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta est diseada
para mantenerse cerrada.
En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres de acido
y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio y al final, una
cartulina blanca que actu como barrera entre la carpeta y los documentos.
Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la produccin y estar
elaboradas con materiales de conservacin. Esto es de suma importancia si lo que se pretende es
lograr una buena conservacin a travs de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos
carpetas acidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que
desencadenaran y aceleraran el proceso de degradacin natural dentro del papel.
Los AZ no son unidades de almacenamiento

adecuadas, pues debido al gran volumen de
folios que pueden almacenar, ocasionan
problemas fsicos a la documentacin
(rasgaduras en la zona donde son
perforados), as mismo contienen material
metlico que en presencia de humedad va a
tender a oxidarse y a transmitir dicha
oxidacin a los folios. En el caso de Archivos
de Gestin, es posible utilizar carpetas
sencillas de cartulina o yute dentro de
carpetas colgantes plsticas, debido al alto
costo que implicara contar con carpetas
desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay
que recalcar que este almacenamiento ser
Carpeta Colgante para Archivo de Gestin
solo temporal.
Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote),

especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otras
denominadas vitales, desde el mismo momento de su creacin, por la importancia que tienen para
los ciudadanos.
Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que
1GD - GU 001 28
el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido comn la prctica de doblarlos para incluirlos
dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa
graves deterioros a la documentacin. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestin y con
mas razn una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, debern utilizarse
unidades de conservacin (carpetas) y planotecas diseadas para tal fin. No se recomiendan los
sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posicin colgante puede generar tensiones al
papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior
o de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico irreversible.
Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el uso
de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminacin del material metlico al
interior de los Archivos de Gestin, es importante resaltar que el Archivo General de la Polica
Nacional y su Grupo de administracin y conservacin documental, han obtenido muy buenos
resultados con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas las
unidades policiales. Un buen manejo de la gestin documental NO depender de si el expediente
esta legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos (inventario nico
documental actualizado, hoja de control) y la foliacin adecuada.
A propsito de la foliacin, la documentacin debe

foliarse en lpiz de mina blanda, previendo posibles
modificaciones en el momento de las transferencias;
no es el esfero lo que garantizara que la
documentacin no se pierda, por el contrario
ocasionara una gran cantidad de dificultades, entre
esas la foliacin mltiple.
En los Archivos de Gestin, toda la documentacin

debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo
que facilitara la recuperacin de la informacin y
futuras transferencias. Es importante recalcar que la
ordenacin debe ser descendente (el documento mas
reciente deber ser el ultimo dentro de la carpeta) y no
ascendente como se ha venido haciendo en muchas
unidades, de manera que se respete el principio de
Foliacin (Instructivo 010 del 2009) orden original.
EI Archivo de Gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el
volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario recomendado, encontramos
archivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en
el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una
capacidad mxima que debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario.
Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y con su respectiva
identificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada unidad o dependencia.
1GD - GU 001 29
Archivo de Gestin organizado segn las Tablas de Retencin Documental
Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten
inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al
archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin estipulado en la respectiva
Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples deterioros por almacenamiento
inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como
baos, cafeteras y corredores.
La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar

los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar
deformacin, manchas, rasgaduras y otros problemas. As mismo, no debe consumirse en el lugar
donde estn ubicados los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes
que ocasionen deterioro a la documentacin.
Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar el
uso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que los
adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso especfico en el campo de la
conservacin), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidacin y amarillamiento con el
paso del tiempo. En la mayora de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Solo
en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de prdida total o parcial de la documentacin
puede implementarse el uso de pequeos puentes en forma de corbatn, de cinta adhesiva
(preferiblemente de aquella denominada "cinta mgica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas
comunes), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los
1GD - GU 001 30
fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el dao sea grave,
y el documento sea de gran valor, deber recurrirse a un restaurador profesional con experiencia
para que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deber permitirse que una persona sin
conocimiento y experiencia en el tema de la conservacin, se encargue de hacer este tipo de
procesos, pues en la mayora de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad".
En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguias,

productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguias, los
documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina
desacidificada de mnimo 240 g/m, cartulina propalcote de mnimo 320 g/m, cartulina brstol/bond).
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluya adhesivos,
cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo
adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido (Rotulo de identificacin).
5.1. Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no debera constituir una dificultad para un Archivo de Gestin
bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservacin bsicas, como
las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado
procesos sencillos como sustituir el material metlico por plstico o sencillamente retirarlo, llevar un
inventario actualizado, hacer la foliacin cada vez que se ingresa un documento al expediente, el
primer paso ser revisar la documentacin y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips
metlicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que este ordenada respetando el
principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de
apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deber foliarse, como lo indica el Instructivo
010 del 130209 Recomendaciones generales sobre foliacin, elaborado por el Archivo General de
la Polica, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas
debidamente identificadas e inventariadas y estas a su vez, debern ir dentro de cajas para archivo,
aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.
Es importante resaltar que no es funcin de la persona responsable del archivo central, la

preparacin de la documentacin para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el
Archivo de Gestin, por esto la recomendacin de implementar sencillas medidas de conservacin
durante todos los das de cada ciclo y en especial del primero (gestin), cobra mayor importancia en
la medida en que facilitar el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no
deber recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron
previamente.
1GD - GU 001 31
6. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central "agrupa documentos

transferidos por los distintos Archivos de
Gestin de la unidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en
general"5. En esta fase se desarrollan los
procesos de organizacin, consulta,
conservacin y disposicin final del
documento.
Nuestros Documentos antes de la Ley General de Archivos
En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningn modo
puede constituirse en el "cuarto de san alejo" de la unidad. Debe tener una capacidad de
almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantera y ocasionar
sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, reas
residuales como baos, cocinas stanos de parqueos, pues se debern garantizar las condiciones
estipuladas en la normatividad vigente.
Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos de
lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservaci n en gran
parte de las unidades policiales por todo el territorio nacional.
Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado

Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:
La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.
5 5
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23
1GD - GU 001 32
La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material

documental.
EI crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los
procesos de retencin y valoracin documental.
La resistencia estructural de las placas y pisos (deber estar dimensionada para soportar
una carga mnima de 800 kg/m en el caso de estantera fija, y de 1250 kg/m para
estantera compacta).
En este espacio solo deber estar ubicada la estantera, cajas y carpetas que contengan la
documentacin. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado
de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos
de organizacin. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones
ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biolgicos.
Por otro lado, la estantera metlica debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de distribucin:
La estantera ms recomendable es la metlica, ya

sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y
deben tener un aprovechamiento del 100% de su
capacidad.
Altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso

de 100 kg/m lineal, por bandeja o balda.
El sistema de entrepaos debe ser graduables o de

altura regulable.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos

de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas
laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo
caso se debern anclar los estantes con sistemas de
fijacin a piso.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la manipulacin
y el acceso del operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentacin.
EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de

documentos ni de ningn otro material.
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20
1GD - GU 001 33
centmetros, entre estos y la estantera.
EI espacio de circulacin entre cada modulo de estantes debe tener un mnimo de 70

centmetros, y un corredor central mnimo de 120 centmetros.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin, acorde

con la signatura topogrfica. (Rotulo de identificacin de Caja)
As mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulacin, control y
prevencin, de nada servir que se cumplan las especificaciones tcnicas de edificios, estantes y
sistemas de almacenamiento, pues la documentacin y el edificio mismo terminaran deteriorndose
rpidamente.
La estantera debe ser metlica, Con entrepaos graduables,

separada de la pared y poniendo la ultima balda a mnimo 10
centmetros.
1GD - GU 001 34
7. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO HISTRICO
De acuerdo con los artculos 7 al 10 del Ttulo

III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad
deber conformar su Archivo General, donde
reposaran tanto el Central de la
Administracin, como el histrico territorial,
como lo estipula el Artculo 3 del Decreto
4124 de 2004.
Al igual que el Central, el Archivo Histrico

debe contar con un espacio adecuado en
cuanto a ubicacin, adecuacin y condiciones
ambientales. No debe presentar problemas de
tipo estructural, tampoco deben pasar tuberas
El Archivo Histrico debe contar con un espacio de agua o instalaciones elctricas por el techo,
adecuado en cuanto a ubicacin, adecuacin y no debe presentar filtraciones, problemas de
condiciones ambientales.
humedad o goteras.
La transferencia al Archivo Histrico, se realizara cuando el tiempo de retencin establecido en las

Tablas de Retencin Documental de cada unidad productora se haya cumplido y no antes.
Al momento de hacer la transferencia

secundaria es necesario asegurarse de que
toda la documentacin este en buen estado
de conservacin y limpia, que no presente
deterioro biolgico ni qumico que pueda
poner en riesgo la estabilidad de los
documentos. En caso de tener problemas de
tipo biolgico es necesario aislar la
documentacin y contactar a un restaurador
que pueda encargarse de controlar el
problema y, si es necesario, restaurar
aquella documentacin que lo requiera.
En este Archivo la documentacin tambin

deber contar con sus carpetas y cajas,
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del
ubicadas sobre la estantera adecuada. espacio como de la documentacin
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin. Esta
ltima siempre deber realizarse en seco y debe existir personal encargado nicamente de esta
labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitacin sobre el tema para evitar
1GD - GU 001 35
daos. La limpieza de espacios debe programarse peridicamente para el depsito (de acuerdo con
las necesidades del mismo) y para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar
estante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajas
debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de
programas, resultar necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una induccin al
personal encargado.
Para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante
por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad
1GD - GU 001 36
8. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS
Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentacin con el fin de

protegerla. Algunas de estas normas son:
No mojar los dedos con saliva para pasar las paginas.
Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas)
Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos.
Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los consultan.
Lavarse las manos despus de consultar.
No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el

almacenamiento de la documentacin.
Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacin dentro del
apartado del Archivo Histrico, para una correcta conservacin, debern aplicarse desde el
momento del trmite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en el
histrico.
1GD - GU 001 37
9. PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA
CAMPO DE
PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVOS
ACCIN
Desconocimiento del Evaluar las condiciones en A los Aplicar formatos de diagnstico que contemplen Todas las
Diagnostico estado en el que se las que se encuentra el responsables identificacin del inmueble, infraestructura fsica, dependencias de
integral encuentran los archivo en relacin con todas de la caractersticas y estado de conservacin de la la institucin.
archivos en trminos aquellas variables administracin documentacin; se deben identificar los aspectos
de conservacin involucradas con la archivstica y al administrativos de la unidad, continuar con la
documental. conservacin documental, personal revisin de las instalaciones y dotaciones, culminar
con el fin de establecer las tcnico. con la evaluacin de las caractersticas y el estado
necesidades, de conservacin de la documentacin, a partir de
recomendaciones y los resultados, establecer los programas
prioridades de accin. prioritarios. vase publicacin del AGN Pautas
para el Diagnostico Integral de Archivos
Falta de conocimiento y Concertar mecanismos y A todo el Aplicar la reglamentacin vigente a saber: Ley Toda la institucin,
Sensibilizacin valoracin de las acciones de sensibilizacin; personal que General de Archivos, Acuerdos emanados del especialmente las
y toma de fuentes documentales y recuperar valores integra la Archivo General de la Nacin y Decretos del dependencias en
conciencia la responsabilidad en la documentales, histricos, institucin Ministerio de Defensa, normatividad institucional, que se preste los
conservacin y administrativos, culturales y (nivel directivo, decisiones tomadas en el Comit de Archivo de la servicios de
organizacin de los testimoniales; crear administrativo, Polica Nacional; realizacin de jornadas de archivo como son,
archivos. conciencia sobre la personal capacitacin, talleres, cursos, visitas guiadas, prstamo y
importancia y utilidad de los uniformado, no investigaciones; normalizar los procedimientos de consulta.
programas de conservacin uniformado) y conservacin a travs de la implementacin
preventiva. usuarios. progresiva de los programas en cabeza del
responsable de los archivos Centrales e Histrico.
Factores de riesgo Crear estrategias y medidas Todo el Crear la Brigada o comit de prevencin y atencin Toda la
Prevencin y internos y externos de seguridad para la personal de la de desastres para documentos para la preparacin Institucin
atencin de relacionados con el prevencin, preparacin y institucin en de recursos, operaciones y responsabilidades;
desastres deterioro o perdida del respuesta ante una situacin cabeza de los aplicar el Acuerdo No. 050 de 2000 del AGN,
acervo documental. de vandalismo, hurto, responsables Prevencin de deterioro de documentos de archivo
atentados, emergencia o del archivo y situaciones de riesgo, este Acuerdo contempla, el
desastre; este programa central; grupo levantamiento y valoracin del panorama de
contempla la proteccin tanto de salud riesgos, medidas preventivas, preparacin de un
del acervo documental como ocupacional y plan de emergencias y reaccin en caso de
la del personal que labora usuarios. siniestros.
dentro de los locales
destinados para archivo.
La existencia de Aplicar mecanismos para el Personal que Evaluar peridicamente el estado de conservacin Infraestructura e
Inspeccin y espacios inadecuados control de las instalaciones, tiene a cargo el de los materiales constructivos y acabados del instalaciones, en
mantenimiento para el depsito de en particular las reas de mantenimiento edificio; identificar igualmente factores de particular reas
de instalaciones documentos; carencia manejo documental. y la custodia de alteracin, redes de energa, conduccin de agua, de
de capacitacin de los la materiales inflamables, focos de suciedad o almacenamiento
funcionarios que documentacin. materiales que acumulen polvo o mugre; conocer y y de limpieza de
administran los usar los planos de la edificacin para la ubicacin y la
archivos con relacin registro de los factores de alteracin; definir las documentacin.
a los aspectos de necesidades y prioridades de mantenimiento,
conservacin reparacin o renovacin; contactar si es
preventiva y a los de necesario al personal tcnico o a las empresas
servicios generales; especializadas para la inspeccin y
problemas mantenimiento de las instalaciones alertando
administrativos: sobre las medidas de seguridad y proteccin
presupuesto sobre la documentacin; aplicar programa de
insuficiente y limpieza en las diferentes reas de la edificacin,
deficiente vase Acuerdo AGN No. 049/2000, Acuerdo AGN
mantenimiento global No. 037/2002, Instructivo SUDIR-SEGEN No. 009
de la edificacin. de 2009.
1GD - GU 001 38
CAMPO DE
ACCIN
Documentacin que Implementar el uso de Personal que Organizar, inventariar y clasificar el archivo; Depsitos,
Almacenamiento presenta un mobiliario mobiliario y unidades de tiene a cargo determinar el nmero total de los documentos y de oficinas, espacios
de documentos. de almacenamiento conservacin acordes con la todo el las unidades de conservacin necesarias para de manejo
inadecuado cantidad, formato, tcnica y mantenimiento y garantizar la conservacin documental; identificar documental.
(estantera, uso de los documentos en la custodia de la las caractersticas fsicas de los documentos,
planotecas, muebles cualquier etapa del ciclo vital documentacin; tipologas, formatos especficos (determinacin de
de oficina); unidades del documento. personal metros lineales); evaluar las Tablas de Retencin
de conservacin encargado de los Documental, con el fin de proyectar futuras
(cajas, carpetas, depsitos donde transferencias a mediano y largo plazo; determinar
rollos, legajos, libros, se encuentre la la capacidad y adaptabilidad del mobiliario; adquirir
entre otros) no documentacin; estantera y unidades de conservacin adecuadas
adecuados. personal ejecutor (carpetas, cajas, rollos de polister para planos,
de los sobres para fotos); de acuerdo con la disposicin
procedimientos. final de los documentos; vase sobre unidades de
conservacin a ser utilizadas en las fases del ciclo
vital del documento, Instructivo No.009 SUDIR -
SEGEN del 120209 sobre Condiciones tcnicas
mnimas que deben poseer las dependencias
destinadas para archivo, el cual se encuentra
anexo en la presente gua.
Acumulacin de polvo Aplicar procedimiento de Personal que Identificar las fuentes de polvo y suciedad; adoptar Instalaciones en
Limpieza de y suciedad en reas y limpieza para el control del tiene a cargo el medidas de seguridad industrial para funcionarios; particular, rea
reas y documentos, debido a polvo y la suciedad sobre las mantenimiento aplicar el instructivo de limpieza, desinfeccin de de
documentos la existencia de reas de depsito y manejo y la custodia de reas y documentos, que incluye: dotacin para almacenamiento
espacios inadecuados documental. la funcionarios y rutinas para trabajo documental; o depsito y
y prcticas incorrectas documentacin limpieza documental y re almacenamiento; limpieza reas de
de limpieza y cuidado; . y desinfeccin puntual de documentos en papel limpieza de la
carencia de atacados por hongos y re almacenamiento (ver documentacin.
capacitacin de los anexo 1).
funcionarios que
administran los
archivos y de los
encargados del
manejo documental en
el campo de la
conservacin
preventiva; problemas
administrativos:
presupuesto
insuficiente y
deficiente
mantenimiento global
de la edificacin.
Manejo fsico Normalizar y regular el manejo Personal Implementar procedimiento de conservacin Todos los
Apoyo a la inadecuado de fsico de la documentacin encargado del durante el flujo documental en sus tres etapas del funcionarios de
produccin documentos en las desde su misma produccin, a manejo ciclo vital del documento; normalizar en la la Institucin.
documental y oficinas en su travs de las oficinas de archivo documental en produccin de tipos documentales su estructura,
manejo de produccin y trmite y correspondencia de la unidad. la Institucin y tipo de papel, el fotocopiado de papel qumico (fax)
correspondencia de correspondencia, personal que y el uso de tintas estables de escritura e impresin;
. debido a la falta de produce y controlar y restringir el uso de material metlico,
normalizacin. tramita la perforacin, doblado de documentos, el uso de
documentacin cinta pegante comercial, amarre con pita,
en la anotaciones sobre documentos originales; realizar
Institucin. los recorridos de la documentacin por las oficinas
en carpetas de polipropileno; en correspondencia,
almacenar los documentos en muebles con
compartimentos (tipo colmena); usar embalajes
resistentes y rgidos para el manejo de
correspondencia externa; para el efecto consltese
el Reglamento de Archivo y el Manual de
Correspondencia y Comunicaciones Oficiales para
Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y
Polica Nacional y la Gua de Gestin Documental
para la Polica Nacional.
1GD - GU 001 39
CAMPO DE
ACCIN
Riesgo y/o presencia Aplicar mecanismos de Personal que Identificar los focos de contaminacin biolgica y Instalaciones en
Control de de deterioro biolgico inspeccin, control y tiene a cargo el entradas de agentes biticos; evaluar el estado de particular rea de
plagas en reas y erradicacin de plagas en mantenimiento conservacin de la documentacin, grados de almacenamiento
documentacin debido reas y documentos. y la custodia de deterioro y actividad del agente contaminante; o depsito y
a condiciones la aislar el material contaminado; realizar el reas de
ambientales documentacin tratamiento individual con productos y limpieza de la
inadecuados, . procedimientos tcnicos; adecuar las condiciones documentacin.
inexistencia de ambientales: humedad, temperatura, ventilacin e
espacios apropiados y iluminacin; aplicar las medidas de mantenimiento
deficientes practicas en el caso de existir vegetacin; instalar elementos
de limpieza y cuidado; de proteccin contra plagas en los espacios como
problemas por ejemplo, rejillas, mallas, anjeos, entre otros; ver
administrativos; anexo 1. Instructivo de limpieza y desinfeccin de
presupuesto reas y documentos del Archivo General de la
insuficiente y Nacin
deficiente
de la edificacin.
Espacios Aplicar mecanismos y Personal que Evaluar el entorno climtico y microclimtico: luz, reas de
Monitoreo y inadecuados para el sistemas para el monitoreo y tiene a cargo el temperatura, humedad relativa, ventilacin y almacenamiento
control de depsito de los control de las condiciones mantenimiento contaminantes atmosfricos; adoptar medidas depsito; reas
condiciones documentos; carencia ambientales, en particular en y custodia de la correctivas: filtros de control UV, persianas, de consulta y
ambientales de capacitacin de los reas de depsito documentacin ventiladores, sistemas naturales o artificiales de limpieza.
funcionarios que documental. . climatizacin, filtros de polvo; aplicar programa de
administran los limpieza en las edificaciones (Acuerdo No.
archivos con relacin 049/2000, Acuerdo No. 037/2002, Instructivo de
a los aspectos de limpieza y desinfeccin de reas y documentos del
conservacin AGN)
preventiva; problemas
administrativos:
presupuesto
insuficiente y
deficiente
de la edificacin.
Riesgo de deterioro Normalizar procedimientos Responsables de Evaluar el estado fsico y de integridad de la Microfilmacin,
Apoyo a la que sufren los especficos de conservacin la administracin documentacin, teniendo en cuenta sus valores fotografa,
reproduccin documentos durante y preventiva, tanto para el archivstica; administrativos e histricos para fijar prioridades y fotocopias,
despus del original como para las personal a cargo establecer las acciones de conservacin durante y digitalizacin,
procedimiento de reproducciones, con el fin de de la despus del procedimiento de reprogrfico; etc.; reas de
reproduccin. minimizar el riesgo de manipulacin de capacitar sobre procedimientos especficos de reprografa.
deterioro que puedan sufrir. los documentos conservacin preventiva como manipulacin,
en el realmacenamiento; implementar sistemas de
procedimiento de almacenamiento y manejo de reproducciones.
reprogrfia
Estado de deterioro Implementar procedimientos Responsable de Evaluar el estado de conservacin del acervo Oficinas de
Intervenciones del material bsicos de intervencin los archivos documental; aplicar los siguientes procedimientos produccin
de primeros documental; falta de tendientes a detener el centrales e de acuerdo con el tipo de deterioro de los documental;
auxilios para capacitacin en deterioro fsico y mecnico de histricos con documentos: limpieza mecnica superficial, depsitos; rea
documentos. procedimientos los documentos. asesora del eliminacin de cintas, etiquetas y adhesivos; especfica para
mnimos de Archivo General eliminacin de pliegues y dobleces; unin de el mantenimiento
intervencin sobre los de la Nacin; rupturas, rasgaduras y recuperacin de plano. de los
documentos. personal ejecutor documentos.
de los
procedimientos.
1GD - GU 001 40
10. GLOSARIO
Esta gua adopta las definiciones en materia de conservacin de documentos establecidas en la Ley
594 de 2000, Ley General de Archivo; la Resolucin 2764 del 26 de junio de 2008, Por medio de la
cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de
operacin; y la norma NTCGP 1000:2004, Sistema de Gestin de la Calidad para la rama ejecutiva
del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios.
La conservacin documental: se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad fsica de los documentos que alberga un archivo, procurando que el deterioro de los
documentos sea el menos posible, estas medidas pueden ser preventivas o de intervencin directa,
las cuales se aplican en la exhibicin, almacenamiento, manipulacin, limpieza, embalaje y
transporte de objetos y/o documentos e incluso en el manejo de las edificaciones destinadas para
almacenar los acervos documentales.
Fondo Documental Fsico: De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad
y el ciclo vital de los documentos, la Polica Nacional estructura el procedimiento de organizacin de
sus archivos en Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, para la totalidad de la
documentacin producida, recibida y conservada por ella.
Planes de Prevencin: La planificacin frente a posibles desastres y siniestros es una de las

estrategias fundamentales para la proteccin de los fondos que custodian los archivos. Los
programas deben estar especialmente dirigidos a la prevencin de incendios o inundaciones, que se
puedan presentar por causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razn bsica para
adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel
implicara un siniestro. Estos van desde la prdida, el dao de los acervos documentales, el edificio y
los equipos, hasta los riesgos de prdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y
usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros si se puede atenuar su impacto
mediante la preparacin y elaboracin de un plan de deteccin, prevencin, atencin, reaccin y
recuperacin. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en
el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros, programndose simulacros de
evacuacin, manejo de extintores e implementacin del esquema de sealizacin de la edificacin.
1GD - GU 001 41
11. ANEXOS
Anexo 1.
INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE REAS Y DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INTRODUCCIN
Dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservacin preventiva, la

desinfeccin y la fumigacin, son los ms consultados para su aplicacin en nuestro pas. Sin
embargo, al abordar los procesos de control biolgico de una manera indiscriminada y sin contar con
profesionales en el campo de la conservacin del patrimonio, se ha venido generando un mayor
deterioro sobre los soportes debido a que si bien es cierto se emplean sustancias y procedimientos
que reducen estos agentes de deterioro, no se tiene en cuenta el efecto que estas sustancias y
procedimientos pueden generar sobre los mencionados soportes. Es as como el presente
documento, da a conocer algunas estrategias que permiten abordar de una manera ms sistemtica
el control de tales agentes.
En los espacios de almacenamiento y trabajo: los hongos, los roedores e insectos son los principales
causantes de prdidas del soporte y de informacin. Los hongos utilizan la celulosa como fuente de
carbono, generando manchas de diversos colores y cidos que degradan tanto las fibras que
componen el papel como las cargas y los encolantes.
Por otra parte, sin bien es cierto que los roedores no emplean la celulosa como fuente de
alimentacin, son grandes destructores de documentos en papel, pues lo utilizan para construir sus
nidos. Igualmente son vectores de numerosas enfermedades que puede afectar al hombre.
Dentro del campo de los insectos, las termitas y el gorgojo son quizs de los organismos mas
voraces, ya que una vez colonizan, en menos de 15 das se pueden presentar apreciables perdidas
de informacin y por ende, de los soportes que la sustentan.
Criterios Generales de Intervencin
Es importante aclarar que no se deben adelantar procedimientos ni aplicar productos directamente

sobre el material documental, sin previo conocimiento de la metodologa y de las reacciones
qumicas que se puedan generar entre los productos utilizados y el soporte, la tinta y otros
materiales sustentados del documento.
Los aspectos que se deben tener en cuenta de forma rigurosa para emprender acciones, tanto
directas como indirectas para el control de plagas por parte de los responsables de los archivos son
los siguientes:
1GD - GU 001 42
a) Todos los mtodos y materiales usados durante los tratamientos debern ser cuidadosamente
documentados (fichas tcnicas, registro de procesos, registro fotogrfico, referencias de
experiencias anteriores sobre papel, entre otros.)
b) Cualquier intervencin deber ser la mnima necesaria y su accin incluso deber adelantarse al
mismo deterioro, combatindolo desde sus posibles causas.
c) Toda intervencin deber estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad esttica,
histrica y fsica del documento y basarse en los siguientes principios:
Reversibilidad, compatibilidad, durabilidad y estabilidad.
Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a ser necesarias.
Dejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos desaparecidos

temporalmente.
No tratar de realizar intervenciones de conservacin o restauracin si no se posee la

experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesora necesaria.
Toda intervencin, mtodo y material utilizado deber tener como base las condiciones
ambientales a las cuales estarn sometidos los documentos.
Conocer los materiales constitutivos de los soportes y materiales sustentados.
Nivel de Intervencin
De acuerdo con lo anterior, se har nfasis en la conservacin preventiva, dirigida a controlar las
casusas del deterioro y as detener los mecanismos qumicos, fsicos y biolgicos de alteracin que
estn atentando o pueden atentar contra la integridad fsica y testimonial de los acervos
documentales.
Estas acciones deben verse desde una perspectiva integral que incluye no solamente la limpieza
documental, sino tambin los depsitos donde estos se almacenan, las estanteras y muebles, las
oficinas donde se hace el trabajo archivstico y los espacios donde se hace la limpieza de los
documentos.
Entre los aspectos que cabe recalcar, estn las medidas de proteccin personal que deben seguir
los funcionaros que trabajan en los archivos y ms aun si emprenden acciones de limpieza. Las
personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotacin concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y mascaras desechables, entre otros y
el implementar acciones y practicas cotidianas de aseo, como la utilizacin de jabn desinfectante
liquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o
consumir algn alimento en las horas de descanso.
1GD - GU 001 43
Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comits Paritarios de
Salud Ocupacional estn actualmente en la obligacin de desarrollar en las unidades. De acuerdo
con el levantamiento de los panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la
situacin y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de dotacin (ley
100 de 1993, decreto 1295 de 1994, decreto 3075 del Ministerios de Salud de 1997) y se pueden
reglamentar practicas de trabajo que redundaran en el beneficio, no solo de la conservacin de los
documentos, sino de la salud de los funcionarios que trabajan en los archivos.
Cronograma y periodicidad
El programa de limpieza para documentos, reas de trabajo y de depsito debe ser permanente y
peridico. Se debe procurar la realizacin de una limpieza en seco y en hmedo por lo menos una
vez al mes en las reas de depsito y un control por lo menos visual de eficiencia en cada una.
Tanto la programacin como los controles deben quedar consignados en formatos diseados con
este propsito.
Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los
siguientes aspectos:
El personal capacitado del que se dispone o la planeacin de la capacitacin necesaria.
Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.
La cantidad de metros lineales de documentacin.
Inspeccin visual para determinar el estado de conservacin y las prioridades. A partir del
resultado, iniciar la limpieza por los documentos ms afectados.
La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que depender de varios factores

como por ejemplo la ubicacin del inmueble y su entorno.
El rea de los espacios en metros cuadrados y los materiales constructivos.
Dotacin para funcionarios y rutinas de bioseguridad para trabajo Documental
1) El empleador debe suministrar la dotacin, herramientas y elementos de seguridad industrial de

ley, a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental,
y extremar las medidas si se trata de material con alta concentracin de polvo o material
contaminado.
Overoles o batas (preferiblemente con cierres de cremallera y puo ajustado)
Tapabocas o respiradores desechables
1GD - GU 001 44
Gorros desechables
Guantes desechables o de nitrilo
Gafas plsticas transparentes protectoras
Jabn antibacterial lquido
Suero fisiolgico
Gel antibacterial
2) Usar siempre overol o bata de trabajo debidamente cerrados, en buen estado (limpia) y llevarla
SOLO mientras ejecuta las labores. Lavar la bata o el overol, por separado con hipoclorito o
desinfectantes (Clorox, Clorox ropa color) siguiendo las indicaciones de las etiquetas, cada tres
u ocho das, dependiendo de las suciedad que presente.
3) Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo debern renovarse
ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de ltex. En el caso de guantes de
nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando se laven, se sequen o sean limpiados con alcohol
antisptico y estn en buen estado. Tapabocas de retencin de partculas puede ser reutilizado
mientras se encuentre en buen estado y debe ser cambiado mnimo una vez por semana.
4) Si la documentacin est muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas trasparentes
protectoras. Se recomienda llevar el cabello largo recogido.
5) Si la documentacin presenta gran concentracin de polvo o contaminantes biolgicos se debe

limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organizacin archivstica.
6) Tener en cuenta que mientras se trabaja deber evitar el contacto directo de los dedos o de las
manos con el resto del cuerpo.
7) Lavarse cuidadosamente las manos con jabn lquido antibacterial despus de la manipulacin y
preferiblemente antes.
8) Las actividades debern hacerse intercalando periodos de trabajo de mximo hora y media
seguidos de quince minutos de descanso, para salir a tomar aire puro. En los periodos de
descanso, sobre todo si se va a consumir algn alimento o cuando se vayan a realizar otras
actividades, los funcionarios se debern lavar las manos y si se pueden lavar la cara tambin
con jabn antibacterial. De igual manera se puede emplear el gel antibacterial que se encuentra
en el comercio.
9) Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiolgico.
1GD - GU 001 45
10) Mantener el orden y la limpieza del puesto de trabajo, el cual dese ser limpiado antes y despus
de la jornada, por aspersin con alcohol antisptico dejando actuar el producto unos minutos y
posteriormente retirar con bayetilla blanca, la cual debe ser bien lavada despus de su uso.
11) No comer, beber, fumar o maquillarse en el rea de archivo y de trabajo de limpieza y

desinfeccin documental.
12) Evitar el uso de accesorios colgantes (collar, aretes, pulseras, bufanda) o no dejarlos fuera de la
bata u overol.
13) Evitar el uso de maquillaje.
1. LIMPIEZA DOCUMENTAL Y REALMACENAMIENTO
La limpieza se deber ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del depsito
de archivo en un rea aislada y ventilada, que dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado
de deterioro del material a tratar, deber a su vez limpiarse y desinfectarse peridicamente.
Materiales
Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o

liencillo blanco
Brocha ancha comercial de cerda suave
Alcohol antisptico al 70%
Clips plsticos
Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
Cinta de faya de polister algodn
Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central e histrico segn sea el
caso).
Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningn tipo de producto
sobre los documentos.
Tener cuidado al colocar la documentacin que se va a trabajar en el mismo sitio donde se

vaya a hacer la limpieza. Se debe colocar en un sitio alejado de la cada del polvo. Sera
preferible dejarla fuera del rea e ir ingresndola y retirndola a medida que hace el trabajo.
Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente con
bayetillas. si se trata de un expediente que viene amarrado consrvalo as mientras
procedes con la limpieza externa.
1GD - GU 001 46
Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo el grado de suciedad,

deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de
la unidad.
Eliminar material metlico como clip y grapas presentes en la unidad.
De ser necesario, sustituir el material metlico por material plstico como clips.
Una vez terminada esta Labor de limpieza proceder al almacenamiento de la

documentacin. Limpiar la mesa de trabajo con alcohol y agua (70:30) colocar los folios
limpios dentro de una carpeta de cartulina o celuguia, si es el caso. Si se debe hacer amarre
sustituir la pita o la piola por cinta de faya.
Colocar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden estrictamente.
2. LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADO POR HONGOS
Materiales
Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco
Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave
Mini-aspiradora, (bomba al vacio provista de una cnula, usada en hospitales para el
suministro de suero por goteo y un erlenmeyer con alcohol).
Material plstico: Clips Ganchos
Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o comn blanca)
Cinta de faya de polister algodn
Hojas de papel peridico blanco
Ventiladores de pie
Aplicadores o hisopos de algodn
Papel absorbente o secante
Pesas de mrmol o vidrio
Detergente
Cmara de aislamiento
No mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no

contaminado por que poda propagar el deterioro.
1GD - GU 001 47
Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las
medidas de desinfeccin y limpieza de los espacios.
El material con ataque de hongos casi siempre va acompaado con concentracin de

humedad en los soportes. Por lo tanto, se hace necesario programar una desecacin de
soporte por un periodo de 48 horas. Dejar los folios extendidos sobre hojas de papel
peridico blanco. En las horas laborales, agilizar la ventilacin usando ventiladores de pie
dirigidos contra los muros del espacio para que circule el aire y no sobre la documentacin.
Colocar el material en una carpeta de cartulina blanca con los datos de identificacin para
aislarlos del resto de la documentacin y que no vaya a transmitir la infeccin al resto de los
documentos. Dejar un testigo en el lugar de donde se hayan extrado los documentos y
hacer un listado de la relacin.
Una vez desecado el soporte, proceder con la limpieza. La documentacin afectada por
problema biolgico se puede limpiar mecnicamente con brocha o con mini aspiradora,
siempre y cuando la resistencia del soporte lo permita. Este procedimiento se debe realizar
dentro de una cmara de aislamiento.
La limpieza con aspiradora se har solo para las partes externas y resistentes de las
unidades, la limpieza con brocha en cada folio y en el rea afectada con mini aspiradora en
lo posible, pues se controla mejor la eliminacin de material particulado y se evita para su
esparcimiento. Con mucho cuidado, deslizar la brocha del centro hacia afuera arrastrando lo
que se vaya a eliminar. Conviene tener como mnimo dos brochas y una misma brocha
SOLO en el material afectado por los hongos. Generalmente, un expediente tiene folios con
diversos grados de ataque de hongos e inclusive sin ataque. En los folios sanos usar una
brocha diferente a la que se vaya a utilizar para los folios con biodeterioro. Estas brochas se
deben lavar con detergente, desinfectar con alcohol luego de cada jornada de trabajo y usar
perfectamente secas.
SIEMPRE se debern realizar pruebas de solubilidad de las tintas con las que est escrita la
informacin ANTES de someter el soporte a la desinfeccin puntual: Colocar un hisopo
ligeramente impregnado con alcohol antisptico sobre un rea mnima del texto e
inmediatamente poner en contacto un copo de algodn o un fragmento de papel secante. Si
la tinta desprende, abstenerse de hacer el procedimiento.
El material afectado por hongos se puede desinfectar de manera puntual aplicando sobre las
manchas de color que evidencian su presencia, alcohol antisptico con la ayuda de un
hisopo de algodn, evitando aplicar sobre la informacin aunque ya se haya hecho la prueba
de solubilidad de tintas y utilizando papel absorbente para controlar su dispersin. Realizar
el procedimiento sobre una superficie lisa y limpia, colocando debajo del documento a tratar,
una hoja de papel absorbente y debajo de este una hoja de acetato. Sobre la parte a
desinfectar, deslizar el hisopo ligeramente impregnado de alcohol, sin frotar. Poner sobre la
zona un plato transparente o una caja de petri por unos minutos para ayudar a que los
1GD - GU 001 48
vapores de alcohol entren en contacto con el papel y luego prensar el rea tratada con una
pesita y un papel secante para evitar la deformacin de plano.
Luego de haber estado en contacto con el material afectado, el algodn del hisopo debe ser
desechado en un frasco con una solucin de hipoclorito de sodio al 1%.
Para el desecho de los hisopos, los guantes y los tapabocas empleados, colocarlos en una
solucin comercial de hipoclorito de sodio al 1% siguiendo las precauciones escritas en las
etiquetas y luego desechar el lquido por el sifn y los slidos a la basura de no reciclable ni
biodegradables.
Una vez finalizados los diferentes procedimientos se debe reintegrar la documentacin a las
unidades originales de donde fue extrada, retirando los testigos dejados.
3. LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE LAS REAS DE LIMPIEZA DOCUMENTAL
Materiales:
Aspiradora multiusos ( o purificador de esporas)
Elementos como Baldes, bayetillas blancas, traperos y trapos
Desinfectante como hipoclorito (productos comerciales como Decol, Clorox, lmpido, etc.)
Detergente.
Esta limpieza y desinfeccin debe efectuarse como mnimo una vez al mes, dependiendo del
volumen de trabajo y del desprendimiento de polvo de la documentacin sometida a limpieza.
Si el flujo de unidades a limpiar es bajo o est relativamente limpio, puede ser cada tres meses. Para
el caso de reas de oficina puede ser trimestral o semestral.
Aspirar toda el rea de trabajo.
Desinfectar los mesones y muebles con alcohol antisptico.
Limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zcalos, ventanas, filtros o rejillas de
ventilacin y si se puede, techos por aspiracin o bayetillas y con un producto liquido
desinfectante que se utiliza en restaurantes, clnicas y hospitales, de baja toxicidad (categora
dos) para ser aplicado en la limpieza de 1 metro de superficie (mesn, pared, piso, etc.)
Desinfectar la infraestructura despus de realizar la primera aplicacin (limpieza) y dejar actuar

el producto desinfectante de acuerdo al espacio seleccionado para limpieza, al aplicarlo tener en
1GD - GU 001 49
cuenta el uso respiradores, overol y guantes. Es recomendable realizar el procedimiento el da

viernes por la tarde para lograr la ventilacin de dos das.
Limpiar siempre los implementos de trabajo cada vez que termine la jornada de limpieza.
Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene como posibilidades como
aspiradora, como ambientador y como purificador de esporas, de polvo y de contaminantes slidos,
con este uso se renueva el aire y se purifica de los posibles contaminantes atmosfricos. Se puede
prender una hora antes de dar inicio al trabajo, dos horas despus de culminadas las labores y
durante los periodos de descanso.
4. LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE REAS DE TRABAJO
Materiales:
Aspiradoras
Alcohol antisptico
Elementos como Baldes. bayetillas blancas, traperos y trapos
Desinfectantes como hipocloritos
Debe efectuarse antes o despus de cada jornada laboral de acuerdo a los programas de
mantenimiento y limpieza establecido con el equipo de servicio generales de las entidades, a
partir de los cronogramas de trabajo.
Aspire minuciosamente el espacio cuidando en controlar todos los rincones.
Limpie los escritorios, mesones y sillas de trabajo con una solucin de alcohol antisptico y agua
(70-30). Use bayetilla blanca que debe lavar y desinfectar con Hipoclorito despus de cada
jornada de trabajo dependiendo de los niveles de suciedad.
Limpie el piso con un producto desinfectante dependiendo del tipo de piso. Lave y desinfecte los
traperos o trapos usados luego de cada jornada de trabajo.
Deje ventilar controlando la entrada de polvo si la ventilacin la da naturalmente por ventanales.
Si la ventilacin debe darla artificialmente, especialmente en zonas de clima caliente, coloque

ventiladores de pie, dirigidos contra rincones del rea. Djelos prendidos una hora ANTES de
iniciar las labores de limpieza y una o dos horas DESPUES de terminar la jornada.
1GD - GU 001 50
5. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE INSTALACIONES
En muchas entidades se llevan a cabo Programas anuales de Saneamiento Ambiental de

Instalaciones, en algunos casos se pueden coordinar con las secretarias Distritales o municipales
de salud (Servicio de Atencin al Medio Ambiente) que incluyen labores de desratizacin y
desinfeccin de espacios.
Estos procesos tienen como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para las
personas que all laboran, sino que adems, benefician el campo de la conservacin preventiva del
patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de las entidades.
Fumigacin Contra Insectos
Este proceso se llevara a cabo en toda la infraestructura fsica del depsito de material documental
UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde
trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar. El objetivo de la desinsectacin es eliminar
del ambiente y de las superficies (pisos, muros, techos, mesones) la mayora de las variedades de
insectos que son comunes a los depsitos como son: moscos, zancudos, caros, termitas, gorgojo,
cucarachas, hormigas, chinches, entre otros, por medio de la fumigacin por aspersin.
Igualmente es importante llevar a cabo la fumigacin contra insectos en toda la infraestructura de la

entidad como reas diferentes a los depsitos de archivo y es necesario cuando se lleven a cabo los
procesos proceder a la evacuacin del personal.
En caso de que a lo largo de la estructura fsica de la edificacin existan terminados en madera y

que a su vez en ellos se detecte ata que de gorgojo o termitas, es recomendable planear acciones
de inmunizacin, empleando productos especficos para tal fin.
Fumigacin Contra Hongos
Con este tratamiento se fumigaran completamente mediante nebulizacin con alcohol al 70%, las
reas de depsito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. El objeto de la desinfeccin es erradicar
hongos y levaduras, incluidas sus respectivas esporas, as como bacterias del ambiente y de las
superficies incluyendo la estantera.
Proceso de desratizacin
Como su nombre lo indica, con este proceso se busca erradicar toda clase de roedores, tales como
ratas y ratones. Para este proceso se empleara un agente rodenticida que sea eficaz, de aplicacin
tanto en interiores como en exteriores, que no emita olores ni genere descomposicin en los
roedores que lo consumen.
1GD - GU 001 51
ANEXO INSTRUCTIVO.
ALGUNOS PRODUCTOS PARA SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ESPACIOS
Al disear un programa de fumigacin de espacios, los responsables de la custodia del archivo

deber tener en cuenta varios aspectos como:
Documentarse sobre la ficha tcnica de los diversos productos a utilizar.
Que los productos a emplear sean de baja toxicidad y no afecten la salud de las personas.
Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y procedimientos a
tener en cuenta antes y despus de los tratamientos.
No contratar los servicios de fumigacin con empresas que no estn autorizadas para llevar
a cabo esta tarea y mucho menos que se empleen en forma repetitiva el mismo producto,
ya que los organismos y microorganismos tienen la tendencia a generar defensas contra los
mismos, por lo que el producto se tornara ineficaz. Para evitar lo anterior se debe planear
la fumigacin haciendo rotacin de productos.
Contratar preferiblemente los servicios de fumigacin con las empresas que tengan
profesionales con experiencia en el campo de la conservacin de bienes documentales.
A continuacin se mencionan algunos productos que se han empleado en el Archivo General de la

Nacin. Sin embargo es importante aclarar que el AGN no recomienda empresas, ni marcas de
productos y que se relacionan con fines netamente informativos.
1. DEMON 10 EC
Es un insecticida del tipo piretroide de amplio espectro, cuyo componente activo es una cipermetrina. Su
grado de toxicidad corresponde a una categora de III (Baja toxicidad) y de acuerdo con su ficha tcnica
indica que este producto se puede usar con bastante grado de seguridad, ya que no es mutagnico, ni
teratognico, o sea que no genera mutaciones ni anomalas. Tampoco se acumula en el tejido graso y es de
rpida degradacin en el suelo. Emulsin concentrada para mezclar con agua. Fabricado y distribuido por
la empresa BASF Qumica.
Ficha tcnica:
Clase: Insecticida
Grupo: Piretroide
Tipo: Concentrado emulsionable
Nombre Qumico: Carboxlico de (+) ciano (3 fenoxifenil) metil (+) cis, trans 3 (2,2-dicloroetenil) 2,2
dimetil ciclopropano
Nombre Comn: Cipermetrina, EPA, 10182-105
Categora toxicolgica: III.
Insecticida piretroide de amplio uso en la industria se usa para el control de insectos rastreros y voladores, en
especial colepteros y lepidpteros, as como plagas de los granos. Se aplica en ambientes y superficies por
aspersin o nebulizacin.
Dosis: Aspersin: 10 a 20ml/lt para un rea de 25m usar 1 litro de la solucin y por nebulizacin: para la
misma rea empelar 40 a 90ml/lt
1GD - GU 001 52
2. SOLFAC 050 EC
Este es un insecticida piretroide que acta por ingestin y contacto, de amplio espectro contra plagas
rastreras e insectos voladores. De rpido efecto inicial. Estable a la luz Solar.
Fabricado por la BAYER S.A.
Ficha Tcnica
Registro Min. Salud No. V-00964.

Categora Toxicolgica II.
Sustancia activa: Cyfluthrin.
LD50: 500mg/Kg (ratas)
LD50 aguda en la misma especie: 5000mg/kg
Modo de aplicacin: Aspersin y nebulizacin.
Dosificacin: Por aspersin: 6- 8ml/lt de agua. Para un rea de 1m, emplear 50ml de la Solucin.
Por nebulizacin aplicar una concentracin de 20ml/lt para 1000 a 2000 m.
3. KLERAT
Producto fabricado a base de slidos parafinados o granulados

Presentacin: Granulado (pellets) para interiores y cebos parafinados para exteriores.
Fabricado por BASF Qumica Colombiana.
Ficha Tcnica
Clase: Rodenticida
Grupo: Anticoagulante de segunda generacin.
Tipo: Derivado de la hidroxi cumarina.
Nombre comn: Brodifacouma.
El Klerat es estable por tres aos cuando se conserva en ambientes secos y frescos. Estable a la luz y
resistente al agua. En general se emplean de 2 a 3Kg por hectrea.
DL50 de 0.2g/kg
Antdoto: Fitomenadiona. (Konation)
4. NEW GER
Este producto ha demostrado ser efectivo como desinfectante contra hongos y bacterias.
Ficha Tcnica
Composicin: Solucin de N-DUOPROPENIDA (Mezcla compleja de ioduros de amonio Cuaternario) al 2.5%.

Liquido viscoso de color pardo a concentraciones altas pH: 5-7 (en solucin de agua al 10%) dosificacin
critica: 100-150ml de NEW GER y diluir con agua hasta completar 1 litro.
No se utiliza en presencia de hipoclorito, oxidantes fuertes, bisulfitos y/o productos anicnicos.
No se puede reenvasar despus de su aplicacin dosificacin normal: 50 ml de NWW GER y diluir con agua
hasta contemplar un litro.
Aplicacin: despus de limpieza general por aspersin, inmersin o manualmente.
Presentacin: Galn x 3 litros / Garrafa x 20 litros.
5. TIMSEN
1GD - GU 001 53
Sal mejorada de amonio en forma de perla seca, compuesta en un 40% de ingrediente, el nalquil, dimetil,
bencil amonio y un 60% de rea estabilizada.
Ficha Tcnica
Dosis letal: para el hombre la LD50 seria 3.675mgr/kg de peso corporal en su estado slido.
Las soluciones de Timsen entran en contacto con los microorganismos, causan la anulacin de cargas
negativas existentes a su alrededor y provocan una apertura de los poros citoplasmticos, perdidas de
elementos esencias como nitrgeno y fosforo. Se causa la destruccin de la membrana y del ncleo celular,
asegurando la total eliminacin del microorganismo sin posibilidades de crear resistencia del producto.
El Timsen es incompatible con jabones aninicas o sustancias del igual naturaleza.
Para preparar un litro se le agrega 1,9 gr. (concentracin 800 PPM).
En Colombia es distribuido por PROMOTORAS UNIDAS LTDA. e-mail: UPI@WPRLDONET. ATT.NET.
RECOMENDACIONES PARA FUMIGACION DE ESPACIO DE OFICINA
Para llevar a cabo este proceso es necesario la proteccin de los equipos y dems elementos, para
lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque.
Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. No dejar a la mano objetos de valor.

2. Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les impregne el
producto, tales como: artculos personales, maquillaje, etc.
3. Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos.
4. Proteger con papel peridico blanco los equipos electrnicos, especialmente los equipos de
cmputo.
5. Proteger con papel peridico los libros, folders y carpetas.
6. Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el producto penetre en
los diferentes espacios.
7. No dejar conectado a la toma elctrica o en funcionamiento ningn equipo.
8. Dejar las ventanas cerradas.
9. No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotogrfico, o documentos en
cualquier soporte.
Para el periodo posterior a la jornada de fumigacin es recomendable:
Dejar ventilar los espacios de oficina.

No consumir alimentos en las oficinas.
Limpiar los escritorios y sillas
Limpiar los equipos
Estas actividades de Saneamiento Ambiental deben ser coordinadas y ejecutadas con las
Secretarias de Salud Distritales y Municipales o contratadas con empresas especializadas y
debidamente certificadas.
1GD - GU 001 54
FORMATO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO, LIMPIEZA Y DESINFECCION
El responsable del programa deber diligenciar de acuerdo al cronograma anual generado,

directamente este formato, teniendo presente los siguientes lineamientos: Describa cada uno los
tems el nombre de la persona responsable de adelantar las tareas de mantenimiento, la
periodicidad, el equipo y los materiales empleados y las observaciones a nivel de conservacin
preventiva, haciendo nfasis en los que por s estado de integridad, intentando representar una
fuente de deterioro o de posible desastre. (Ver tabla de formato No. 1)
FORMATO No. 1 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

SEGUIMIENTO_____________
Responsable del programa_________________________________________ Cargo_________________________

Procedimiento___________________________________________________ rea__________________________
Fecha _________________________________________________________
TEM RESPONSABLE PERIODICIDAD EQUIPO MATERIALES OBSERVACIONES
REA
INSTALACIONES
ESTANTERA
DOCUMENTACIN
1GD - GU 001 55
Anexo 2.
INSTRUCTIVO 009 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS QUE DEBEN POSEER

LAS DEPENDENCIAS DESTINADAS PARA ARCHIVOS
12 de febrero de 2009
Es importante que los seores directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de Regin,
metropolitanas, y departamentos de Polica, directores de escuelas de Formacin y jefes de
organismos especiales, en el caso particular de la gestin documental, observen los lineamientos
previstos en el Acuerdo No.049 de 2000, emanado del Archivo General de la Nacin, que establece
las condiciones tcnicas mnimas que se deben acatar al construir y/o adecuar la parte locativa
destinada a los archivos.
La Ley 594 del 14 de julio de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, tiene
como objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del
Estado, estableciendo en el artculo 11 la obligatoriedad estatal de la creacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
La Polica Nacional en acatamiento a lo previsto en el Artculo 61 del Reglamento General de
Archivos, desarrollado por el Acuerdo No. 049/2000 emanado del Archivo General de la Nacin,
debe responder por la adecuada instalacin y custodia de sus archivos y por la apropiada prestacin
de los servicios archivsticos, para lo cual adoptar las normas de carcter tcnico relacionadas con
edificios y locales destinados a archivos as como a los procedimientos de control y dems aspectos
que garanticen su funcionalidad y la conservacin de sus fondos documentales, cindose a las
directrices tomadas de la precitada norma y que se relacionan, as:
Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir
con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales.
Condiciones generales. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ubicacin
Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de

inundacin y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible peligro por atentados u
objetivos blicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural
incremento.
1GD - GU 001 56
Aspectos Estructurales
Si se utiliza estantera de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deber
estar dimensionada para soportar una carga mnima de 1200 kilogramos por metro
cuadrado, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantera compacta o de
mayor tamao al sealado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugos de
alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin y corrosin.
Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentacin.
Capacidad de almacenamiento
Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:

La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.
La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material
documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan
las tablas de retencin y valoracin documental.
Distribucin
Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios estarn fuera de las
de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las reas de depsito.
Las reas tcnicas tendrn relacin con los de depsitos, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las
relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de
los documentos.
reas de depsito. El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las

caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantera
Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o
aristas que produzcan daos sobre los documentos.
1GD - GU 001 57
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado, qumicamente estable:
Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja deber soportar un peso de
100kg/metro lineal.
La estantera total no deber tener ms de 100 metros de longitud.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar
los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso, a techo y entre s.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la
manipulacin y el acceso del operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7
centmetros o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningn otro material.
Distribucin de Estanteras
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20

centmetros entre stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70
centmetros y un corredor central mnimo de 120 centmetros.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin
acorde con la signatura tipogrfica.
Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin
de la documentacin almacenada.
Mobiliario para obras de gran formato
Adems de las caractersticas anotadas debern dimensionarse para contener un nmero

de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulacin. As las gavetas de las
planotecas tendrn una profundidad de 5 centmetros o menos. Cada una de ellas debe
poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la friccin y vibraciones, eliminando el
riesgo de atascamiento o cada de la gaveta.
1GD - GU 001 58
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la

conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas

de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes, C.D.
principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acorde con las dimensiones y
tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya
lugar.
Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y

eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de
embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propsito de prolongar de una manera considerable la conservacin de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de stos, se
aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar
dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para
el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo
de 4 centmetros.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de
video, rollos cinematogrficos o fotografas, entre otros, y digitales como disquetes y
C.D., se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de
pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes
con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
Los disquetes y C.D. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en
polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos,
1GD - GU 001 59
y no contenga molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de

conservacin contendr solo un disquete o C.D.
Condiciones ambientales y tcnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de

archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura,
humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:
Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel
Temperatura de 15 a 20C. Con una fluctuacin diaria de 4 C.

Humedad relativa entre 45% y 60%, con fluctuacin diaria del 5%.
Material documental: Fotografa
Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20C.

Humedad relativa de 40% a 50%
Color: Temperatura menor a 10C.
Grabaciones: Temperatura 10 a 18C.
Medios magnticos: Temperatura 14 a 10C.
Discos pticos: Temperatura 16 a 20C.
Microfilm: Temperatura 17 a 20C.
Ventilacin
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos
veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales
internas que se quieren mantener y al espacio.
1GD - GU 001 60
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una

adecuada ventilacin a travs de ellos.
Filtrado de aire. Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de
partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de stos guardan
relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
Iluminacin en depsitos
Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.

Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y
utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Seguridad
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO 2, Solfaclan o

Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el
empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar
acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos
para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades
documentales.
Mantenimiento
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente

la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear aspiradoras.
El mando institucional dispone que se acaten las recomendaciones tcnicas descritas, debiendo
tomar las acciones pertinentes a fin de propugnar por la adecuada conservacin del fondo
documental de la Polica Nacional.
La Secretaria General registrar los avances que en esta materia se vayan logrando.
1GD - GU 001 61
Anexo 3
ACUERDO No. 050 PREVENCIN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO.
(5 de mayo de 2000).
CONSIDERANDO:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin
y en su literal b) precepta: Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la
conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva.
Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin, ahora..... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su
numeral a) dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional. Que
se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevencin de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.
ACUERDA:
ARTICULO 1: Situacin de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto
plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce
consecuencias dainas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las
situaciones de riesgo involucran los daos producidos por agua e incendios, agentes vandlicos,
hurto y vandalismo entre otros.
PARAGRAFO: Los desastres se clasifican en fenmenos naturales como terremotos, ciclones y

erupciones volcnicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos
terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas
humanas.
ARTCULO 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgo es

una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan programado
acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el
peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificacin, evitando y
disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales y el
conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la
respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del personal
al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua
o conducciones elctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin.
PARAGRAFO : El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas

adelantados en las entidades por los Comit Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
1GD - GU 001 62
establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar
todas las medidas de reaccin y recuperacin.
ARTICULO 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de

riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas
situaciones se establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos
inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin
necesarias; tales como:
1. LEVANTAMIENTO Y VALORACIN DEL PANORAMA DE RIESGOS.
Para la identificacin y valoracin de los posibles riesgos que puedan afectarse el material
documental, se puede establecer la siguiente clasificacin:
- Riesgos provenientes del exterior del edificio.

- Riesgos provenientes de la estructura del edificio.
- Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos
documentales.
- Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institucin o algn tipo de
material.
Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinacin de peligros

ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecnicos y del material
documental. Para evitar lo antes sealado se proceder previamente a:
Identificar los peligros geogrficos y climticos que pongan en riesgo el edificio y las
colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institucin con la
presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para
la institucin.
Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante.
Dentro del edificio, se har una evaluacin de la infraestructura y el estado de los
materiales, los sistemas de servicios como hidrulicos y elctricos y los mecanismos de
proteccin contra incendios.
Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental,

estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.
Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivstico teniendo en cuenta

la existencia de algn tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que
puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la importancia del material
documental, se debern establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de
inundacin, fijados por la valoracin de los documentos y teniendo en cuenta que todos los
documentos de un archivo revisten igual relevancia.
1GD - GU 001 63
2. MEDIDAS PREVENTIVAS
Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad de los
acervos documentales, se establecer un plan de contingencia con metas concretas y recursos
identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer
un programa regular de inspeccin y mantenimiento como una de las medidas de prevencin ms
eficaces.
Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de proteccin contra el fuego como:
- Detectores automticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de

urgencia.
- Personal de vigilancia
- Sistemas de extincin escogidos con la asesora de los bomberos: extinguidores manuales,
sistemas de extincin fijos.
- Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones elctricas y asegurarse que las
salidas de emergencia sean de fcil acceso y de abertura desde el interior.
Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos
sensibles como pelculas de nitrato o productos qumicos inflamables y evitar las fotocopias en salas
de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
La proteccin contra los efectos del agua, incluirn la verificacin constante de los sistemas
hidrulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de
las canalizaciones y evitar las redes de evacuacin o suministro de agua en las placas de las salas
de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuacin de aguas para las salas
subterrneas.
3. PREPARACIN DE UN PLAN DE EMERGENCIA
Este se deber coordinar en estrecha colaboracin con todos los servicios relacionados con el tema
como los bomberos, constructores de la edificacin, servicios de mantenimiento del edificio, servicios
de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el Comit Paritario de Salud Ocupacional de las
entidades entre otros. Los responsables de los acervos documentales debern preparar un plan de
medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deber ser ledo por todo el personal
de la entidad y ubicado en un lugar estratgico de manera que se pueda consultar rpidamente en
caso de emergencia.
La informacin que se encuentran en un plan de emergencia aborda en trminos generales

los siguientes aspectos:
- Nmeros de telfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y polica.

- Planos del edificio: disposicin de los acervos documentales, del equipo de emergencia
como extinguidores y materiales para intervencin, y los puntos donde la electricidad y el
agua pueden suspenderse entre otros.
1GD - GU 001 64
- Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde se
deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser
sometidos a tratamientos especiales.
- Orden y detalles de las operaciones de salvamento.
- Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento,
bibliografa especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.
- Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte
eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.
- Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a
requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones.
4. REACCIN EN CASO DE SINIESTRO
En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pnico. Asegurar en primera instancia
la seguridad de las personas y alertar a los servicios de intervencin de las emergencias con los
que previamente se han establecido un plan conjunto de trabajo. Se debe contactar rpidamente al
responsable del Plan de Prevencin de Desastres quien har los contactos del Comit de Apoyo y
de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos Tcnicos sobre mtodos de accin.
Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el
uso de extinguidores, suspensin de las redes de agua, de electricidad y de gases entre otros.
Una vez neutralizada la causa del siniestro, se proceder a determinar la magnitud de los daos. No
hay que desechar ningn documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente est
muy hmedo, por agua de inundacin o bomberos, hay que ensayar en bajar las tazas de humedad
relativa para evitar la aparicin de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas
bastan para que una infestacin se desate. Hay que asegurar una buena circulacin de aire y si es
posible instalar tcnicamente equipos de deshumidificacin.
Se debern evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de
salvaguarda, reuniendo de manera sistemtica la informacin necesaria como fotografa de los
documentos y de los locales, inventario del material afectado.
Estos datos sern necesarios para el expediente de la a seguranza en el caso de que exista y en la
evaluacin del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien contra el robo.
Se debern poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los

materiales de emergencia para suministrar rpidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar
espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. As mismo se
hace necesario escoger mtodos de tratamiento segn las cualidades y los tipos de documentos a
tratar, su valor el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de accin:
a) Secado de documentos.
Con excepcin de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que prima sobre
la encuadernacin.
1GD - GU 001 65
Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de
papel absorbente; las hojas se cambiarn regularmente. Se puede favorecer la evaporacin con un
ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta
operacin es lenta pero muy econmica y eficaz, si se disponen del equipo humano necesario.
Si las pginas estn pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos de
pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar
regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.
No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado. Lo

ideal sera practicar un secado asistido mecnicamente tipo liofilizacin o tambin se podr intercalar
entre cada pgina papel absorbente hasta el fondo de la encuadernacin y cambiarlo de tiempo en
tiempo.
Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podr lavar ligeramente
pasndolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrndolos bien para que el agua no penetre.
Todos los documentos frgiles como las fotografas manuscritos sobre papel y sobre pergamino
debern ser tratados por especialistas.
Secado asistido mecnicamente: Sistema de deshumificacin del aire, congelacin y secado

manual, congelacin y liolizacin.
b) Desinfeccin.
Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del mtodo de secado, ser necesaria una
desinfeccin cuando todos los documentos estn secos. Igualmente se desinfectarn los depsitos.
El equipo mnimo con el que se debe contar incluye:
Lonas, cajas plsticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas
absorbentes, etiquetas adhesivas, lmparas de mano, mscaras, guantes, overoles, papeles
absorbentes y rollos de papel absorbente, plstico en rollos, extensiones elctricas, cinta adhesiva
para empaque, bolsas plsticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles,
termohigrmetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.
ARTICULO 4:
Este Acuerdo rige desde su publicacin.
PUBLQUESE Y CUMPLASE.
Dado en Santaf de Bogot, a los cinco (5) das del mes de mayo del dos mil (2000).
BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO

Presidente Secretario Tcnico
1GD - GU 001 66
Anexo 4
DETERIORO EN DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Despus de haber hecho un recorrido por la conservacin preventiva en archivos de gestin, central
e histricos, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de los documentos de
archivo, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que se produce dicho deterioro
y los indicadores que permiten que sea detectado. As mismo, es necesario incluir algunos aspectos
relacionados con la conservacin del material fotogrfico, ya que cada vez son ms archivos los que
contienen este tipo de documentos que pueden ser muy frgiles y susceptibles a sufrir alteraciones
irreversibles.
La alteracin de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o

modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos a los
cuales contribuyen las condiciones en que se encuentran almacenados. Estas alteraciones se
pueden clasificar en:
Factores de alteracin
Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o caractersticas propias a su

naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformacin de los materiales. Tambin
llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrnsecos o extrnsecos y son hechos
pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro.
Intrnsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de los
componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricacin; la presencia de agentes de
deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o elementos metlicos oxidantes
que se incorporen durante el proceso de fabricacin.
El papel de manufactura industrial posee, dentro de su estructura, materiales y productos poco

estables que ocasionan el deterioro de los documentos. Adems de utilizar materias primas
derivadas de las fibras de madera, incluyen compuestos qumicos inestables como el alumbre-
colofonia, empleados en la consolidacin del papel, por otro lado, en los proceso industriales
qumico-mecnicos de obtencin de la pulpa se utilizan entre otros, el procedimiento al sulfito,
produciendo papeles cidos. Al igual, mtodos de blanqueo con cloro, cuyos derivados poseen una
alta accin oxidante.
Lignina: Los papeles modernos fabricados con pulpas extradas de tronco de arboles poseen esta
sustancia que se encuentra en las paredes celulares y que tiene la caracterstica de ser inestable y
reaccionar fcilmente con la luz y con otros sustancias. A su vez, se descomponen con facilidad,
1GD - GU 001 67
dando lugar a la formacin de subproductos colorados que le confieren a papel un aspecto

amarillento; tambin dan lugar a la produccin de cidos orgnicos que van a ocasionar hidrlisis
acida, la cual provoca una disminucin en el grado de polimerizacin de la molcula de celulosa y el
consiguiente debilitamiento del soporte, con lo que experimenta la disminucin de sus propiedades
mecnicas.
Encolantes y cargas: Los encolante utilizados para ayudar a la compactacin de las fibras y mejorar
los propiedades fsico mecnicas del papel, pueden contener partculas que se oxidan causando
manchas puntuales y acidez u oxidacin; igualmente se presenta este mecanismo especialmente en
aquellos procesos industrializados en que se emplea la mezcla colofonia-alumbre la cual cataliza la
formacin de acido sulfrico.
Tintas: las diferentes tintas utilizadas poseen una mltiple y variada composicin. Algunas causan
deterioro mediante mecanismos de accin similares a los expuestos anteriormente, ya que los
materiales con que se fabrican poseen variados contaminantes. Uno de los daos ms frecuentes es
el efecto que producen los residuos metlicos capaces de catalizar las reacciones de oxidacin o la
formacin de cidos. Un caso que merece especial atencin son las tintas ferro-galo-tnicas, que
causan corrosin en algunos papeles llegando a ocasionar roturas; eran fabricadas a base de hierro,
acido glico y tnico y se encuentra comnmente en documentacin antigua.
Extrnsecos: Dentro de estos se encuentran las condiciones ambientales, biolgicas, desastre

naturales y factores antropognicos (deposito y mantenimiento, manipulacin y vandalismo).
Condiciones Ambientales
Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar
acciones biticas y procesos de oxidacin y condensacin, cuyos indicadores son la
descomposicin, debilitamiento y pulverizacin del soporte. Es importante controlar muy
bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible.
Humedad Relativa: La humedad es un factor determinante, considerando que el papel es un

material higroscpico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua
en su estructura.
Los materiales orgnicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permite
mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos ptimos para su conservacin en el
tiempo; este porcentaje se conoce como el agua de constitucin, que est en equilibrio
dinmico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se rompe
si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.
1GD - GU 001 68
Un exceso de humedad sobre la documentacin favorece el crecimiento de hongos

(deterioro de tipo biolgico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de
hidrogeno y disminucin de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de
hidrlisis, as como tambin ocasiona migraciones inicas que a su vez rompen las redes
celulsicas que dan forma a la hoja de papel.
En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por
resequedad, la cual torna frgil y quebradizo el soporte. Este dao es prcticamente
irreversible y se caracteriza por la prdida de agua de hidratacin y de propiedades fsico-
mecnicas como la resistencia y la flexibilidad.
Otro problema que se puede presentar es la cristalizacin de los adhesivos o colas utilizados
en los procesos de encuadernacin. Estos materiales que se involucran en la
documentacin producen tambin cambios dimensionales como encogimiento debido a la
perdida de flexibilidad y elasticidad de la pelcula o adhesivo.
Iluminacin: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario adems de conocer
su naturaleza y caractersticas, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxmetro y el
monitor de radiaciones UV.
Fuentes de iluminacin:
Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la ms

Natural perjudicial pues contiene la mayor proporcin de radiaciones UV y una alta
intensidad lumnica. Altas montaas: mayor dao
Constituida por un bulbo de cristal con un filamento de
tungsteno calentado por la electricidad. Gran parte de la
Lmpara
electricidad se convierte en calor y no en luz. Emite una gran
incandescente
cantidad de rayos IR por lo que aumenta la temperatura de los
Artificial depsitos.
Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor de
Lmpara mercurio y recubierta por polvo capaces de fluorescer en las
fluorescente radiaciones emitidas por el vapor. Emiten radiaciones UV. No
deben usarse sin filtro.
Eliminar la radiacin UV utilizando filtros en ventanas.
Acciones Reducir la iluminacin de manera que sea solo la necesaria para que el objeto
para se vea.
reducir los Reducir el tiempo de iluminacin tanto como sea posible.
efectos No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre
los documentos.
Es necesario tener claro que todo material orgnico corre peligro en presencia de la luz
(papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).
1GD - GU 001 69
La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula la
actividad biolgica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lmparas
fluorescentes ocasionan daos ms graves como reacciones fotoqumicas de los radicales
libres de celulosa. El dao de este tipo ms comn es la fotooxidacin; sta conlleva una
gran cantidad de reacciones qumicas que en ltimas producen cambios de color,
disminucin en las propiedades mecnicas, etc. Este proceso puede verse acelerado
tambin por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras
del papel.
Como ltimo aspecto sobre la iluminacin, es necesario comentar que mientras ms intensa
sea la luz sobre un documento y ms tiempo de exposicin tenga, mayor ser su deterioro,
gracias a la ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz acta acumulativamente, de
manera que es el tiempo total de exposicin lo que importa. Por este motivo, la estrategia
ms eficaz para reducir los daos es reducir la iluminacin y el tiempo de exposicin.
Contaminacin atmosfrica: Las sustancias ms comunes y que causan graves daos en

diversos tipos de documentacin son el dixido sulfuroso (SO2), el dixido de nitrgeno
(NO2) y el trixido de azufre o anhdrido sulfrico (SO3), los cuales en contacto con el agua
(humedad) dan lugar a la formacin de acido sulfrico y ntrico los cuales tienen la propiedad
de ser corrosivos y pueden causar sobre el papel oxidaciones, hidrlisis acida de la celulosa,
modificaciones estructurales sobre otros componentes tornndolos solubles. Algunas
partculas metlicas presentes en el papel catalizan (aceleran) la formacin de cidos y por
lo tanto su accin.
En ambiente salino los iones cloruro del acido clorhdrico en presencia del acido sulfrico
son una mezcla particularmente corrosiva, al igual que la formara el acido clorhdrico con el
acido ntrico. Igualmente son causantes de deterioro las partculas metlicas del papel en
ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las fumigaciones.
En primer lugar, los metales reaccionan con el oxigeno produciendo xidos, este oxido
puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la
documentacin. Aunque la reaccin de algunos gases contaminantes atmosfricos con el
agua puede ser lenta, al estar presente partculas metlicas con xidos de aluminio, cobre,
hierro, etc., se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este
fenmeno es conocido como un proceso de catlisis qumica.
En los espacios cerrados la concentracin de los gases depende de la humedad. Mientras

mayor sea sta, mas rpido se absorber el gas por los materiales constitutivos del espacio
y aquellos depositados en l.
1GD - GU 001 70
El polvo, conformado por pequeas partculas solidas que permanecen suspendidas en el

aire por un tiempo, es un elemento que causa graves daos sobre los soportes
documentales. Las sustancias qumicas, cristalinas y amorfas como tierra, arena, holln,
residuos cidos y gaseosos y microorganismos, generan o aceleran procesos de deterioro
qumico y fsico sobre el papel.
Factores biolgicos
Gran parte de la destruccin de los materiales de archivo es atribuida a la accin de

microorganismos, insectos y micro mamferos.
Hongos: Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestin del sustrato en
que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunin de mltiples
filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman estructuras
especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son liberadas al aire en
donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un medio ambiente favorable.
Los hongos, juegan un papel mucho ms importante que las bacterias en lo que se refiere al
deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio espectro de accin y la poca
especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxigeno, temperatura
y a su tipo de nutricin.
Insectos: Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayora de especies pueden

alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como papel, cartn,
cuero, pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de estanteras.
Murcilagos (Chioptera): Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en gran cantidad

en archivos rurales; de hbito nocturno, se alimentan de frutas, insectos y sangre. Cuando estos
animales pasan la noche dentro de los archivos y ticos, pueden manchar con su orina la
documentacin y sus excrementos ocasionan problemas de salubridad e infestacin de insectos,
as como, concreciones que modifican las calidades estticas u ocultan e incluso degradan tanto
al soporte como la informacin.
Aves: Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su excremento
deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de microorganismos.
Entre los principales insectos que pueden ser atrados por los excrementos y establecer su
hbitat en los nidos de las aves, se encuentran las polillas, los piojos de libro, los escarabajos de
las alfombras y del libro.
1GD - GU 001 71
Desastres o catstrofes
Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria, de carcter accidental o inducido, que al incidir
directamente sobre la documentacin van a causar deterioros generalmente irreversibles. La
posibilidad de ocurrencia de catstrofes naturales depende en gran parte de la ubicacin geogrfica
y de la conformacin geolgica de los terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los
siguientes casos:
Sismos/Terremotos: Este factor afecta aquellas zonas volcnicas o cercanas a fallas

geolgicas, generalmente en las vecindades de la costa pacfica, donde estos fenmenos
ocurren con cierta periodicidad.
Incendios: Los incendios son un problema causante de daos irreversibles a la

documentacin, ya que la perdida de informacin es inminente debido al cambio en la
naturaleza del material (los diferentes materiales de carcter combustible, tales como
celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxigeno ambiental dando lugar a la formacin de
carbn, gas carbnico y vapor de agua).
Inundaciones: Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanas de los ros, lagos,
costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentacin y ser absorbidos por la
misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte, corrimiento de tintas, daos en las
encuadernaciones y propician el crecimiento de hongos, entre otros.
Factores Antropognicos
Se definen como aquellos que son producto de la accin directa o indirecta del hombre. Entre ellos
se encuentran los siguientes:
Depsito y mantenimiento: Un factor indirecto de deterioro, pero no menos importante, es la

edificacin destinada a albergar la documentacin. Si cuenta con una mala ubicacin,
diseo poco funcional, mala ventilacin, fuentes de iluminacin y sistemas de depsito
inadecuados, proveern las condiciones para el dao de los soportes.
Manipulacin: El hombre es considerado como uno de los principales causantes de deterioro

de los documentos. Los daos fsicos ms frecuentes en los diferentes tipos de documentos
son en general desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte y desgarros
por tensin excesivas. La consulta peridica de la documentacin implica un constante
abrir y cerrar de tomos y otras unidades de conservacin, movimientos continuos en la
ubicacin sobre estanteras. Esto, unido al empleo de materiales de baja calidad, va a
deteriorar a largo plazo la documentacin debido a fricciones, rozamientos y desgarros.
1GD - GU 001 72
Materiales metlicos: el empleo de materiales metlicos tales como grapas, clips, anillados,
ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones, que se
intensifican cuando el documento est en ambientes hmedos.
Entre las alteraciones ms frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxidacin
de estos materiales. La accin corrosiva que tienen sobre los soportes, causan
principalmente manchas y roturas.
Vandalismo: Se refiere a los deterioros fsicos o mecnicos en general, causados por

manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas,
inscripciones, fragmentaciones y manchas.
Mecanismos e indicadores de alteracin:
Son una secuencia de cambios fsicos y qumicos que provocan modificaciones en ciertas
propiedades especficas del material, cuando este ha sido influenciado por factores de alteracin.
Entre los mecanismos deteriorantes ms comunes podemos citar los siguientes:
Degradacin trmica, oxidacin, hidrlisis acida, degradacin enzimtica o alteraciones fsico-
mecnicas, entre otros.
Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante las cuales
podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de alteracin), que ha
sufrido el material.
1GD - GU 001 73
Anexo 5
EMPASTE Y ENCUADERNACIN LA SOLUCIN?
Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces de
manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los mtodos por los que se realiza.
En ocasiones, no resulta fcil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de documentos.
Sin importar cul sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo
es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdad
fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, por lo que se hace
necesario evitar que este tipo de prcticas se vuelvan comunes dentro de nuestros archivos.
Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son mltiples, consideramos importante
mencionar algunos ejemplos con el propsito de que no se repitan. En algunas ocasiones, la
documentacin no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a
empastar sin eliminar primero el material metlico, hacer foliacin y revisarla, desdoblar los
documentos (quedando incluso perdida la informacin por no poder desdoblarlo). En otros casos,
las mrgenes resultan insuficientes y al empastar la informacin se ha perdido al perforar el soporte
o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas
para el empaste son otro problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio
documental de la Nacin, pues se usan costuras conocidas como diente de perro y de nervios
incrustados que causan roturas y prdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el
exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de
tipo qumico, fsico y hasta esttico.
Al momento de evaluar la necesidad del empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:
Necesidad: Segn la clasificacin archivstica, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del empaste.
Funcionalidad: Debe examinarse con cuidado si las mrgenes lo permiten sin afectar el contenido y
el grado de abertura que se requerira para no alterar la lectura de texto.
Durabilidad: Resistencia al uso y estabilidad estructural.
Longevidad: Resistencia al deterioro qumico y estabilidad de los materiales que se usan para el
empaste.
Reversibilidad: En lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reemplazarse
posteriormente.
A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, especficamente el

grado de acidez de cartones, papeles y telas; as mismo, la cubierta debe ser acorde con el tamao
y peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en dos o tres parte iguales y
empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.
1GD - GU 001 74
Anexo 6
EXTINTORES.
Para tener una idea de la mnima cantidad de extintores que debern ubicarse dentro de un deposito
de archivos, se incluye la siguiente tabla.
OCUPACIN OCUPACIN OCUPACIN
Riesgo Leve Riesgo Ordinario* Riesgo extraordinario
(bajo) (moderado) (alto)
Clasificacin mnima
2 2 4
Extintor Individual
3000 pies cuadrados 1500 pies cuadrados 1000 pies cuadrados
rea mxima 280 m 140 m 93 m
Por unidad de A 11250 pies cuadrados 11250 pies cuadrados 11250 pies cuadrados
1045 m 1045 m 1045 m

Distancia mxima a recorrer 75 pies 75 pies 75 pies
hasta el extintor 22.7 m 22.7 m 22.7 m
Cuando el rea de un edificio es menor de 3000 pies cuadrados (279 m) debera colocarse por lo
menos un extintor del tamao mnimo recomendado.
*Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificacin entraran la mayora de los depsitos
de archivo siempre y cuando sea respetado su uso nico como archivo y no como cuarto de san
alejo. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase B estn presentes en una
proporcin mayor que la esperada en lugares con riesgo menor (bajo). Estos lugares podran
consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercanca y almacenamiento, manufactura ligera,
salones de exhibicin de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de reas de servicio de
lugares de riesgos menor (bajo) y depsitos con mercancas de clase I y II.
Cada entidad deber evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro
tipo de medidas preventivas como sistemas automticos de riego (sprinklers), entre otros. Teniendo
presente que el dao causado a los documentos en un incendio, sea el menos posible. Ya que en
caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores,
al mojar la documentacin y causar problemas con las tintas y los soportes.
1GD - GU 001 75
Anexo 7
ESPECIFICACIONES CAJAS Y CARPETAS DE ARCHIVO
Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental AGN
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentacin del polvo,
la contaminacin, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su
adecuada manipulacin y organizacin. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben
seleccionar diseos acordes con el formato de los documentos.
El Laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin a partir de la investigacin y

revisin de diseos empleados en otros pases y con la asesora de empresas nacionales ha
avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para Archivo Histrico, Archivo Central y para
documentos de mediano y gran formato.
El diseo de las cajas que se recomiendan a continuacin permite por medio del plegado y el
ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes diseos
facilitan la produccin en lnea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos
metlicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo
e insectos y en cuanto al material, stas deben ser fabricadas con cartn kraft corrugado de pared
sencilla y cumplir los siguientes requisitos:
Material: Cajas producidas con cartn kraft corrugado de pared sencilla.
Resistencia. El cartn corrugado debe tener una resistencia mnima a la compresin vertical
(RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mnima al aplastamiento horizontal de 2 Kgf/cm2.
Recubrimiento interno. Debido a la composicin del cartn corrugado, este material tiene un valor de
pH inferior a 7, para evitar la migracin de cido a los documentos, el cartn debe contar con un
recubrimiento interior constituido por una pelcula transparente de material inerte con base en ceras
neutras, pelculas polimricas, emulsin de parafinas o ceras vegetales. La pelcula debe ser
qumicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar
untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningn caso se deben
usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo nico componente sea parafina. Los recubrimientos
que cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes:
Emulen 50. Emulsin acuosa de polmero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad 200-400 cps.
Mobil-cer-a. Pelcula a base de ceras y parafinas, la cual es usada tradicionalmente en
embalajes para exportacin de flores con el fin de evitar la deshidratacin.
Adhesn 599. Adhesivo en emulsin de polivinil acetato modificado, viscosidad 1200-1500 cps.
Dispromul R. Dispersin balanceada con ceras parafnicas, pH 8 - 9, viscosidad 200 cps
mximo MA-003.
1GD - GU 001 76
Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificacin de la entidad.
Acabado. El cartn corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partculas abrasivas u
otras imperfecciones.

Ref: Archivo Histrico
Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.
Medidas que se que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin
Diseo: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las
unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
1GD - GU 001 77

Ref: Archivo Central
Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.
Diseo: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaa para su
manipulacin.
NOTA. Este diseo tambin puede ser utilizado para Archivo Histrico.

Ref: Cajas para Documentos de Mediano Formato
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones internas: largo: 60 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 60,5 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8,5 cm.
Base:
Dimensiones internas: largo: 57,5 cm. x ancho: 41 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 58 cm. x ancho: 43 cm. x alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.
Diseo: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de
la documentacin.

Ref: Cajas para Documentos de Gran Formato
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones externas: largo: 88,5 cm. x ancho: 62,5 cm. x alto:8,5 cm.
1GD - GU 001 78
Base:
Dimensiones externas: largo: 87,5 cm. x ancho: 60 cm. x alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.
Diseo: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de
la documentacin.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO

Ref: Carpetas con Solapas Laterales
Dimensiones:
Total: Ancho: 69,5 cm. x largo: 69,5 cm.

De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
Ancho: 25,5 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22,5 cm. x largo: 17cm.
Material:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deber tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH 7)
Deber estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores,
perxidos y sulfuro.
Resistente al doblez y al rasgado.
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasin y
ser insolubles en agua.
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partculas abrasivas u otras
imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2 o propalcote de mnimo 320
g/m2.
Diseo: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior.
Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1
cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad mxima de
1GD - GU 001 79
almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni
ganchos.
En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin

de su contenido.

Ref: Carpetas con Solapas Laterales
DIAGRAMA DE CARPETA
35 cm
22 cm
17 cm
cm 5 cm
cm
22 cm
5
17.5 cm
cm 25.5
cm
5 5
1GD - GU 001 80

Ref: Carpetas para Archivo de Gestin
En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguas, productos
que se pueden adquirir comercialmente.
Internamente, dentro de las celuguas, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas
en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mnimo
320g/m2, cartulina bristol/bond).
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluye adhesivos,
cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a
albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la
identificacin de su contenido.
Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm.

Largo del pliegue: 35 cm.
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.
Ancho cubierta anterior: 22 cm.
Este ancho incluye una pestaa de 1,5 cm. para identificacin
NOTA. No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentacin.

Ref: Carpetas para Documentos de Gran Formato
Los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina

desacidificada de mnimo 240 g/m2 o cartulina propalcote de mnimo 320 g/m2 ). Las carpetas
deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar
visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido.
En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentacin de gran formato se puede

utilizar la unin de varias piezas de cartn o cartulina, usando como bisagras cintas o telas (con alto
contenido de algodn o lino), cuyo adhesivo sea resistentes al paso del tiempo, reversible
(fcilmente removibles) y estable en condiciones ptimas de humedad relativa y temperatura
1GD - GU 001 81
(humedad relativa entre 45% y 60% y temperatura entre 15C y 20C). El color del adhesivo debe
ser permanente, es decir, no debe decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas.
Adems, ste no debe contener cloruro de polivinilo (PVC) y debe impedir la propagacin y
contaminacin por microorganismos como hongos y/o bacterias. Se recomienda el uso de adhesivos
polimricos tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polivinlico (PVA) y acetato de
polivinilo (PV Ac). El pH de los anteriores adhesivos debe ser igual o mayor a 7 (pH 7).
1GD - GU 001 82
12. BIBLIOGRAFA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 007/1994, Por el cual se adopta y se expide el

Reglamento General de Archivo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 11/1996, Establece criterios de conservacin y

organizacin de documentos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 47/2000 Por el cual se desarrolla el acceso a

los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivo sobre restricciones por
razones de conservacin.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 48/2000 Conservacin de documentos, del

reglamento general de Archivo sobre conservacin preventiva y restauracin documental.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 049/2000, Condiciones de edificios y locales

destinados para Archivo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 050/2000, prevencin de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 38/2002 Desarrolla el artculo 15 de la ley

General de Archivo sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y
archivos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Circular 01/2003 organizacin y conservacin de los

documentos de archivo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Instructivo de limpieza y desinfeccin de reas y de

documentos, grupo de conservacin y restauracin.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Pautas para Diagnostico Integral de Archivos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para la Implementacin de un Programa de

Gestin Documental.
1GD - GU 001 83
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA. Norma tcnica de calidad

en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2004.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. Reglamento de archivo para el Ministerio de Defensa

Nacional, Fuerzas militares y Polica Nacional.
POLICA NACIONAL. Instructivo 009 SUDIR-SEGEN del 120209 sobre condiciones tcnicas
mnimas establecidas que deben poseer las dependencias destinadas para archivo.
POLICA NACIONAL. Instrucciones para unificar criterios sobre la elaboracin de documentos

institucionales. Directiva permanente 012, 17 de Diciembre de 2002.
ICONTEC. Normas tcnicas Colombianas, para la elaboracin de documentos, 2000.
MARA CLEMENCIA GARCA. Conservacin Preventiva en archivos de Gestin (Boletn Con-

Tacto Numero 6, Publicacin del Laboratorio de Restauracin AGN).
MARA CLEMENCIA GARCA. Programas permanentes de Conservacin (Boletn Con-Tacto

Numero 8, Publicacin del Laboratorio de Restauracin AGN).
HELBERT GUERRERO. Eliminacin de factores biolgicos dainos en archivos. (Boletn Con-

Tacto Numero 4 y 5, Publicacin del Laboratorio de Restauracin AGN).
FABIO ENRIQUE PEZ. Gua para la conservacin Preventiva en los archivos, orientaciones
en primeros auxilios en archivos. AGN 1997.
MARIO JAVIER SANTANDER. Gua de conservacin preventiva de nuevas tecnologas,

soportes documentales alternativos en archivos y centros de informacin. AGN 2004
UNESCO. Archives and education: a ramp study with guidelines. Unesco. Paris 1986
1GD - GU 001 84
Direccin y Conceptualizacin
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCIA
Secretario General
Elaboracin y redaccin
rea de Archivo General
Mayor JOS HERNANDO MEDINA BERNAL
Capitn EDGAR FERNANDO LPEZ GONZLEZ
Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZLEZ
Diagramacin e impresin
Imprenta Nacional de Colombia
1GD - GU 001 85

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Gua de Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional

Ministro de Defensa Nacional

Director General Polica Nacional

Director de Seguridad Ciudadana

Coordinacin General y Redaccin

2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ... 9

4. Sistema Integrado de Conservacin (SIC) 13

4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes. 24

5. La Conservacin en el Archivo de Gestin.. 26

6. La Conservacin en el Archivo Central. 32

7. La Conservacin en el Archivo Histrico..... 35

8. Pautas para la Consulta de Documentos.. 37

9. Programas de Conservacin Preventiva... 38

La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se

No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la

El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el anexo 12 de la Gua para la

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental como el

El Sistema Integrado de Conservacin se define como el conjunto de estrategias y procesos de

Constitucin Poltica de Colombia artculos 15, 74

Ley 43 de 1913. Provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales.

Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.

Acuerdo 011 de 1996 AGN. Establece criterios de conservacin y organizacin.

Acuerdo 056 de 2000 AGN. Sobre acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 38 de 2002 AGN. Desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos sobre

Circular 01 de 2003 AGN. Organizacin y conservacin de los Documentos de archivo.

2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

El Archivo General de la Polica Nacional, a

Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente ya

Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un

Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a

La evaluacin de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y

La falta de organizacin as como las deficiencias en las reas de depsito y la carencia de

Una visin completa de la situacin en la que se encuentra el archivo pues contempla

3.1 Cmo lo Hago?

La propuesta de aplicacin que presenta el Archivo General de la Nacin, surge de los

La experiencia acumulada en los aos de funcionamiento del laboratorio de Restauracin del

4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)

Este debe ser permanente y contar con un

Es importante anotar que el SIC en cada

4.1. Principales Aspectos a Considerar

Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo, tecnologa e

Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y mante-

4.2. Estrategias o Programas de Conservacin

Las estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de desarrollar soluciones

Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y

En trminos generales los programas de conservacin consisten en:

Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no se

4.3. Sensibilizacin del Personal

A travs de esta estrategia, se busca Esta sensibilizacin se puede lograr a travs

Las acciones que se desarrollen deben ser

Sensibilizacin del personal (Capacitacin)

4.4. Limpieza de reas y Documentos

La limpieza debe ser permanente y peridica.

4.4.1. Eliminacin del Polvo

4.4.2. Para recordar

Un buen programa de limpieza puede ser la

EI objetivo es aplicar procesos de limpieza

La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aporten

Es necesario que las labores de limpieza se

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico