HERRAMIENTAS BSICAS DE MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel es un programa del paquete Microsoft Office que funciona bajo el
Sistema Operativo Windows y est diseado principalmente para llevar registros y calcular
precios y costos.

Es muy utilizado para la organizacin y control dentro de una empresa, ya que sirve para
hacer hojas de clculo y de eso se puede sacar mucho provecho como: calcular, convertir,
expresar formulas, graficar y muchas cosas ms.

Las principales caractersticas de Excel son:

- Es una hoja de clculo
- Puede hacer clculos muy largos
- Tiene limitaciones increblemente pequeas
- Una tabla no es un reto par Excel
- Plantillas y ejemplos muy explcitos
- Relleno y formato de celdas

El entorno de Excel es el siguiente:

Es importante saber que las hojas de clculo se trabajan en base a celdas, columnas y
filas.

Nombre de una celda: Est compuesta por la letra de la columna y el nmero de la fila.
Ejemplo: A1.

Cuadro de Nombres: Lugar que muestra la posicin actual del puntero de celda, o del
nombre asignado a un rango.
 Las herramientas bsicas de Microsoft Excel son iguales a las de Microsoft Word, como
son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamao de letra; agregndose otras como lo
son:

Barra de Funciones: Esta es una de las barras principales de Excel por ser tan eficiente y
donde se muestran todas las formulas y funciones.

En ella se muestra el contenido de una celda activa, es decir, la casilla donde se est
situado, y permite la creacin de frmulas usando un asistente el cual est ubicado en el
lado izquierdo de la barra o mediante la escritura de la frmula en forma manual. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente.

Barra de Etiquetas. Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Autosuma: El mando autosuma sirve para sumar 2 o ms celdas, obviamente que

contengan nmeros y da el resultado en otra celda.

Orden Ascendente: Este botn es para que el texto en una celda en vez de que el texto
vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo.

Graficas: Este botn es para insertar una grfica en la hoja de clculo, hay muchos tipos
de grficas, pero eso lo vamos a ver despus.

Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como
moneda, contabilidad, otros.

Estilos: Sirven para identificar qu tipo de moneda, porcentaje o decimales se quiere. El

primero es para moneda, solamente se coloca un nmero y al quitar la seleccin de la celda
aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no
se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ltimo es para que aparezcan decimales
a lado del nmero.
 Agregar o Disminuir Decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar
decimales en un nmero con muchos decimales.

Unir Celdas: Este botn es muy til, es para unir 2 o ms celdas y sirve principalmente
para titulares.

Insertar una Funcin

Una funcin, es un comando que Excel para que haga una cosa determinada, le debe
realizar lo siguiente:

a) Primero se tiene que empezar con el signo de igual, para que la computadora cree una
formula o funcin:

Ejemplo: =

b) Despus del signo de igual, se inserta la funcin, entre ellas:

- Suma: Suma todas las celdas seleccionadas

- Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
- Max: Te da el nmero ms grande de las celdas seleccionadas
- Min: Te da el nmero ms pequeo de las celdas seleccionadas

Ejemplo: =suma

c) Ahora, se abre parntesis y ah se especifica dnde es se quiere que se sume, d el

promedio, el mnimo o el mximo nmero, en cual celda o celdas.

Ejemplo: =suma (a1, a2, a3) Finalmente, se hace clic en cualquier de las otras
celdas y el resultado va a aparecer:

Ejemplo:

Para mtodos ms fciles, en vez de escribir a1, a2, a3, a4ax, se coloca a1:a4. Es
decir: =suma(a1:ax), siendo x la ltima celda sumar.
 Hacer una Formula.

Una frmula es casi como una funcin, una funcin es algo que la computadora ya tiene
hecho (algo que est guardado para que haga algo) y una formula, es como tu funcin
personalizada.

La frmula se hace casi igual que la funcin:

- Se empieza con el signo igual.

- Ahora se puede hacer una operacin bsica o larga con respecto a una celda.

Los caracteres que se usan en operaciones bsicas son:

+ Para sumar
- Para restar
* Para multiplicar
/ Para dividir

Tambin se puede incluir una funcin en una formula como:

=a1+3*2*suma (a2:a4)

Las formulas son igual o ms tiles que las funciones, porque la computadora no sabe a
lo que una empresa o negocio se van a enfrentar.

Las formulas pueden sustituir a las funciones, por ejemplo:

En vez de =promedio(a1:a3) se puede escribir =a1+a2+a3/3, claro que las funciones

son ms prcticas que las formulas, pero vindolo desde otro punto de vista, es muy til.

Insertar una Fila o una Columna.

Insertar una fila o una columna puede ser muy til cuando se realizaron mal los clculos
de filas o columnas, faltan o sobran columnas, pero eso ya no es un obstculo ms para
Microsoft Excel

Es muy sencillo insertar una fila o columna. Se tienen 2 diferentes bases de datos y se
necesita ms espacio en el medio; estas 2 instrucciones fciles de seguir solucionan el
problema:
Se seleccionar la celda donde se quiere que se inserte
abajo la nueva fila y se hace clic en el botn derecho y se
presiona insertar.
 Seleccionar insertar toda una fila y listo.

Este mtodo tambin funciona con las columnas, solo se clic en insertar toda una
columna.

Tambin se puede eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2
pasos:

Se selecciona una celda donde se quiere que se elimine la fila (en la seleccionada) y se
hace clic en el botn derecho y se presiona eliminar.

Se selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada.

Tambin funciona para las columnas, solo se hace clic en eliminar toda una columna.

Encabezados y Relleno de Celdas.

Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que ms se usan en una base de
datos, como el nombre de la empresa, nombre de transicin, factura, y otros. Esto es una
cosa muy fcil de hacer en Excel.

Solamente se seleccionan las columnas que se quieren juntar, y se hace clic en el botn
de combinar y centrar, as:

Para rellenar una celda, se puede usar la opcin de relleno en el men de herramientas
dibujo, si no se tiene, se hace clic en , y se selecciona el color que se quiere que
tenga la celda.

Ejemplo:
 Grficas y Sus Tipos.

Las grficas son otras de las cosas ms importantes de Excel, ellas pueden representar
los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, prstamos, y otros, en un simple
dibujo.

Vamos a ver como insertar una grfica y que nos muestren los datos de celdas actuales.

Seleccionar los datos que se quiere representar.

Se hace clic en el botn para insertar la grfica.
Se hace clic en la grfica que quieras insertar en la hoja (tipos de graficas).
Hacer clic en siguiente.
El siguiente paso se omite.
En los siguientes pasos se puede incluir un ttulo y se ponen etiquetas a los ejes X e Y.
En el ltimo paso solamente se tiene que especificar si se quiere poner la grfica en la
misma hoja o en una nueva.

Los tipos de grficas son:

- Columnas y Barras: Para comparar valores.

- Lneas: Mostrar fcilmente muchos nmeros.
- Circular: El por ciento de un todo.
- rea: Presenta la tendencia a travs del tiempo.
 Tareas Bsicas en Excel 2013.

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a partir
de grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos sencillos y para
realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de informacin. La clave para desbloquear
todo este potencial es la cuadrcula de las celdas. Las celdas pueden contener nmeros,
texto o frmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto
permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear grficos muy
visuales.

Veamos los pasos bsicos para empezar:

Crear un Nuevo Libro.

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente
se denominan hojas de clculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede
crear libros nuevos para separar los datos.

a) Haga clic en Archivo > Nuevo.

b) En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Introducir los Datos.

a) Haga clic en una celda vaca. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas segn su ubicacin en la fila y la columna de la hoja, de

modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

b) Escriba un texto o un nmero en la celda.

c) Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

 Usar Autosuma para Sumar los Datos.

Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rpido
de hacerlo es mediante Autosuma.

a) Seleccione la celda a la derecha o debajo de los nmeros que desea agregar.

b) Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los nmeros y muestra el resultado en la celda que seleccione.

Crear una Frmula Simple

Sumar nmeros solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer
tambin otros clculos. Pruebe algunas frmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o
dividir los nmeros.

a) Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda
contendr una frmula.

b) Escriba una combinacin de nmeros y operadores de clculo, como el signo ms (+)

para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicacin o la
barra invertida (/) para la divisin.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

Presione Entrar. De este modo se ejecuta el clculo.

Tambin puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda

activa.

Aplicar un Formato de Nmero.

Para distinguir entre los distintos tipos de nmeros, agregue un formato, como moneda,
porcentajes o fechas.

a) Seleccione las celdas que contienen nmeros a las que desea cambiar el formato.
b) Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

c) Seleccione un formato de nmero.

Escribir los Datos en una Tabla.

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en
una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rpidamente los datos para empezar.

a) Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrndola a la ltima celda
de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mays a la vez que presiona las teclas de
flecha para seleccionar los datos.

b) Haga clic en el botn Anlisis rpido de la esquina inferior derecha de la

seleccin.
 c) Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el aspecto que
tendrn los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.

d) Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee u
ordnelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha
del encabezado de tabla de una columna.

e) Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las
marcas de verificacin y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

f) Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la

A.
 Mostrar los Totales de los Nmeros.

Las herramientas de anlisis rpido permiten obtener el total de los nmeros

rpidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los
resultados del clculo debajo o junto a los nmeros.

a) Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea agregar o contar.

b) Haga clic en el botn Anlisis rpido de la esquina inferior derecha de la

seleccin.

c) Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del clculo
de los datos y haga clic en el botn para aplicar los totales.

Dar Significado a los Datos.

El formato condicional o los minigrficos pueden resaltar los datos ms importantes o

mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Anlisis rpido para obtener una
vista previa activa y probarlo.

a) Seleccione los datos que desea examinar ms de cerca.

b) Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la esquina inferior derecha
de la seleccin.
c) Examine las opciones de las pestaas Formato y Minigrficos para ver cmo afectan a
los datos.
 Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galera Formato para diferenciar las
temperaturas altas, medias o bajas.

Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opcin.

Mostrar los Datos en un Grfico.

La herramienta Anlisis rpido recomienda el grfico adecuado para los datos y le

ofrece una presentacin visual con unos pocos clics del ratn.

a) Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un grfico.

b) Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la esquina inferior

derecha de la seleccin.

c) Haga clic en Grficos, muvase por los grficos recomendados para ver cul se adapta
mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

Guarde el Trabajo.

a. Haga clic en el botn Guardar o en la barra de herramientas de acceso rpido o bien,

presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado. Si esta es la primera vez, contine

completando los siguientes pasos:

b. En Guardar como, elija dnde desea guardar el libro y desplcese a una carpeta.
c. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.

d. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Imprimir.

a) Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.

b) Obtenga una vista previa de las pginas haciendo clic en las flechas Pgina siguiente y
Pgina anterior.

La ventana de vista previa muestra las pginas en blanco y negro o en color, en funcin
de la configuracin de su impresora.

Si no le gusta la manera en que se imprimirn las pginas, puede cambiar los mrgenes
de pgina o Agregar saltos de pgina.

c) Haga clic en Imprimir.

 https://support.office.com/es-es/article/Tareas-b%C3%A1sicas-en-Excel-2013-
363600c5-55be-4d6e-82cf-b0a41e294054

https://es.slideshare.net/Miriamsitaro/entorno-y-barra-de-herramientas-de-excel

https://www.youtube.com/watch?v=AjXmxYmfv2Q

https://www.youtube.com/watch?v=qzmee6Yr8j4

https://www.youtube.com/watch?v=JdeE1EXnLiI